DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA Dunaújváros 2015
3. kiadás 0. módosítás 1(61). oldal Dunaújvárosi Főiskola Szenátusa által 41-2015/2016. (2015.11.17.) sz. határozatával egységes szerkezetben elfogadva Hatályos: 2015. november 18.
3. kiadás 0. módosítás 2(61). oldal TARTALOMJEGYZÉK PREAMBULUM... 4 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 4 1.1. A VAGYONKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS HATÁSKÖRÖK ÉS FELELŐSSÉGEK...... 5 1.1.1. A KANCELLÁR HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE 5 1.1.2. A GAZDASÁGI ÉS ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓ HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE 5 1.1.3. A SZERVEZETI EGYSÉGEK VEZETŐINEK HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE 6 1.1.4. A LELTÁRFELELŐSÖK (VAGYONKEZELŐK) HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE 76 1.1.5. A VAGYONTÁRGYAKAT HASZNÁLÓK FELELŐSSÉGE 7 1.1.6. BIZONYLATOK 7 1.2. A VAGYONTÁRGYAK KATEGÓRIÁI...... 87 1.2.1. ANYAGOK (FORGÓESZKÖZÖK) 9 1.2.2. KIS ÉRTÉKÜ TÁRGYI ESZKÖZÖK 9 1.2.3. NAGY ÉRTÉKŰ TÁRGYI EGYKÖZÖK 9 1.2.4. EGYÉB VAGYONTÁRGYAK 10 1.3. KIVÉTELEK...... 10 2. A VAGYONKEZELÉS SZABÁLYAI, BIZONYLATOLÁSIRENDJE... 11 2.1. VAGYONVÉDELEM...... 11 2.2. VAGYONKEZELÉS ÉS BIZONYLATOLÁS...... 11 2.2.1. ÚJ VAGYONTÁRGY VÁSÁRLÁSA, KÉSZÍTÉSE, KÉSZÍTTETÉSE, ESZKÖZ ÉRTÉKNÖVELŐ BŐVTÉSE 11 2.2.2. VAGYONTÁRGYAK ÁLLOMÁNYVÁLTOZÁSAI 14 2.2.3. TÁRGYI ESZKÖZ KÖLCSÖNADÁSA, HASZNÁLATBA ADÁSA, BÉRBEADÁSA, ELADÁSA 14 2.2.4. VAGYONTÁRGY JAVÍTÁSA, JAVÍTTATÁSA 1817 2.2.5. SZEMÉLYI KARTONRA KERÜLŐ VAGYONTÁRGYAK 19 3. A FELESLEGES VAGYONTÁRGYAK KEZELÉSE... 19 3.1. FELESLEGES ANYAGOK KEZELÉSE...... 20 3.2. FELESLEGES LELTÁRI ESZKÖZÖK KEZELÉSE...... 20 3.2.1. A FELESLEGES LELTÁRI ESZKÖZÖK GYŰJTÉSE, LEADÁSA 2120 3.2.2. LELTÁRNYILVÁNTARTÁSOK AKTUALIZÁLÁSA 21 3.2.3. NEMESFÉMET HORDOZÓ VAGYONTÁRGYAK LEADÁSA 22 3.3. BONTÁS...... 22
3. kiadás 0. módosítás 3(61). oldal 3.4. HASZNOSÍTÁSI ELJÁRÁS...... 22 3.4.1. AZ ELFEKVŐ RAKTÁR VAGYONTÁRGYAINAK HASZNOSÍTÁSA 23 3.4.2. A SELEJT RAKTÁR VAGYONTÁRGYAINAK HASZNOSÍTÁSA 25 3.4.3. MEGSEMMISÍTÉS 26 4. VAGYONTÁRGYAK SELEJTEZÉSE... 27 4.1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK...... 27 4.2. A SÉRÜLT, MEGSEMMISÜLT, HIÁNYZÓ VAGYONTÁRGYAK ELSZÁMOLÁSA... 2827 5. A SELEJTEZÉSI BIZOTTSÁG... 2928 5.1. A SELEJTEZÉSI BIZOTTSÁG ÖSSZETÉTELE...... 29 5.2. A SELEJTEZÉSI BIZOTTSÁG HATÁSKÖRE, FELADATAI...... 29 5.2.1. A SELEJTEZÉSI BIZOTTSÁG HATÁSKÖRE 29 5.2.2. A SELEJTEZÉSI BIZOTTSÁG FELADATAI 29 5.2.3. A SELEJTEZÉSI ELJÁRÁS BIZONYLATAI 30 5.2.4. A HASZNOSÍTÁS ÉS SELEJTEZÉS ELSZÁMOLÁSA 31 6. A HASZNOSÍTÁS ÉS SELEJTEZÉS ELLENŐRZÉSE... 31 Záró rendelkezések...... 32 1. sz. melléklet.... 33 2. sz. melléklet.... 35 3. sz. melléklet.... 37 4. sz. melléklet.... 39 5. sz. melléklet.... 42 6. sz. melléklet.... 44 7. sz. melléklet.... 49 8. sz. melléklet.... 51 9. sz. melléklet.... 53 10. sz. melléklet.... 55 11. sz. melléklet.... 57 12. sz. melléklet.... 59
3. kiadás 0. módosítás 4(61). oldal PREAMBULUM A Dunaújvárosi Főiskola (továbbiakban: Főiskola) Szenátusa a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénnyel (továbbiakban: Szt.), valamint annak végrehajtási rendeletével, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) kormányrendelettel (továbbiakban: Áhsz.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) kormányrendelettel, továbbá a Főiskola vonatkozó belső szabályzataival összhangban vagyonkezelésére vonatkozó szabályzatát (továbbiakban: Szabályzat) az alábbiakban határozza meg: 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Kincstár tulajdonát képező és a Dunaújvárosi Főiskola leltárában szereplő, vagy abba bekerülő mindennemű vagyontárgy, a Főiskola kizárólagos rendelkezési hatáskörébe tartozik. A Főiskola rendelkezési hatáskörében, szervezeti egységei kezelésében, használatában lévő/kerülő vagyontárgyak az alaptevékenység folytatása során elhasználódnak, korszerűtlenné, feleslegessé, használatra alkalmatlanná válhatnak, akadályozhatják a szaktevékenységek végzését, javításra, pótlásra, fejlesztésre szorulnak. Állagukat, fejlesztésüket, szakszerű kezelésüket, idegen eltulajdonítással szembeni védelmük szintjét folyamatosan ellenőrizni, biztosítani kell. A vagyonkezelés/fejlesztés, a felesleges vagyontárgyak feltárási, hasznosítási, selejtezési teendői a gazdasági év során folyamatosan végzendők, legkésőbb minden teljes körű leltározás előtt végrehajtandók. A Főiskola ezen vagyontárgyak bizonyos körének kezelői jogát, feladataik elvégezhetősége érdekében, átruházza szervezeti egységeire. Mivel ezen vagyontárgyakat a szervezeti egységek csak kezelik, ezért önállóan: eszközök eladását, idegen vállalkozásoknak tartós használatba adását/bérbeadását/rövid időtartamú kölcsönadását, stb. nem végezhetik. A kezelői jog körébe tartozó vagyontárgyakat tételesen, a szervezeti egységek Munkalapos anyag felhasználási jegyei, leltárjegyzékei tartalmazzák. Ezen vagyontárgyakért, felhasználásukért, használatukért, állagukért, értékük megőrzéséért, védésükért, a karbantartási, felújítási, korszerűsítési tennivalókért a kizárólagos felelősség a vagyon kezelésében résztvevőket és a szervezeti egységek vezetőit terheli.
3. kiadás 0. módosítás 5(61). oldal 1.1. A VAGYONKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS HATÁSKÖRÖK ÉS FELELŐSSÉGEK 1.1.1. A KANCELLÁR HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE A Főiskola Kancellára jelen szabályozás elkészíttetésével, a szabályzatban foglaltak betartásával és betartatásával, biztosítja a Főiskola rendelkezési hatáskörében lévő vagyon védelmét, szakszerű kezelését, a törvényi előírások, rendeletek maradéktalan betartását, a jogszabályi előírások maradéktalan érvényesítését. - Engedélyezi és figyelemmel kíséri a főiskolai szintű beruházásokat, felújításokat, beszerzéseket, rendelkezik a vagyontárgyak célszerű csoportosításáról. - Engedélyezi, illetőleg jóváhagyja a vagyontárgyak Selejtraktáron keresztül történő selejtezését, a hiányzó és megsemmisült vagyontárgyak elszámolását. - Intézkedik kezdeményezett eljárások lefolytatására, illetőleg eljárások lefolytatását kezdeményezi. - Vagyonkezelői megállapodást köt a szervezeti egységek vezetőivel (1. sz. melléklet). 1.1.2. A GAZDASÁGI ÉS ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓ HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE - Gondoskodik e szabályzatban foglaltak betartásáról, figyelemmel kíséri a bizonylati fegyelem alakulását, észrevétel esetén intézkedik, illetőleg intézkedést kezdeményez a főiskola kancelláránál. - A vagyontárgyak beszerzésével, kezelésével, őrzésével kapcsolatos észrevétel (feleslegesszabálytalan vásárlás, szándékos rongálás, szabálytalan kölcsönzés, stb.) esetén, intézkedést kezdeményez. - Gondoskodik a hiteles, naprakész nyilvántartás vezetéséről az utalványozásra, megrendelés és szerződéskötés aláírására jogosult alkalmazottakról (aláírásuk hiteles megadása mellett), számukra (munkatársai bevonásával), évenként legalább egy alkalommal, a formai és tartalmi követelményekről, megjelenő törvényekről, rendeletekről, jogszabályokról tájékoztatót tart. - Gondoskodik a meghatalmazottak és a Gazdasági Osztály ügyintézőinek zavartalan munkakapcsolatáról. - A szervezeti egységek felesleges vagyontárgyainak begyűjtéséhez, a vagyontárgyak, használt eszköz raktárakba történő szállíttatásához, igénybe veszi a Műszaki Szolgáltató Központ munkatársait. - Rendelkezik és engedélyezi az elfekvő/selejt raktárba leadott felesleges/selejtes vagyontárgyak ezen szabályzat szerinti elszámolását/hasznosítását. - Bejárásos ellenőrzésen vizsgálja a vagyonbiztonságot, eszközállapotot, beszerzéseket, a leltárjegyzékek naprakészségét, a vagyonkezelők munkáját, a bizonylati fegyelmet, a szervezeti egységek ez irányú tevékenységét.
3. kiadás 0. módosítás 6(61). oldal 1.1.3. A SZERVEZETI EGYSÉGEK VEZETŐINEK HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE - Megnevezik a hivatalos iratok aláírására/igazolására (beszerzésre, megrendelésre, szerződéskötésre, stb.) általuk felhatalmazott alkalmazottakat, hivatalos átiratban, témaszerinti megjelöléssel és a felhatalmazottak hiteles aláírásával, megküldik a Gazdasági Osztálynak. - Megkötik a Főiskola kancellárjával a kezelésükre átadott kincstári vagyonra vonatkozóan - a vagyonkezelői megállapodást (1. sz. melléklet). - Rendelkeznek a vagyontárgyak szervezeti egységen belüli, célszerű csoportosításáról, engedélyezik (hozzájárulnak) vagyontárgyak átvételét, átadását, vásárlását, stb. - Megkötik egységvezetőikkel a kezelésükre átadott kincstári vagyonra vonatkozóan a vagyonkezelői megállapodást (2. sz. melléklet). - Érvényre juttatják és ellenőrzik ezen szabályzatban foglaltakat, kijelölik és megbízzák egyes leltárkörzeteik/alkörzeteik leltárfelelőseit (vagyonkezelőit) (csak az jelölhető ki és bízható meg aki az adott leltárkörzetben dolgozik, megfelelő helyismerettel és az általa kezelt eszközökre vonatkozóan elvárható - szakértelemmel rendelkezik). - Megkötik a kezelésükben lévő leltárkörzetek/alkörzetek leltárfelelőseivel (vagyonkezelőivel) az Megbízólevél a leltárfelelősi feladatok ellátására (3. sz. melléklet). - A vagyonkezelő huzamosabb idejű távolléte esetén, gondoskodnak a helyettesítéséről (a leltárkörzetben dolgozó, alkalmazott személyében). A helyettesítő személy megbízásához, a leltárfelelős (vagyonkezelő) egyetértése szükséges. - Biztosítják a leltárkörzetek/alkörzetek közötti (szervezeti egységen belüli és/vagy a szervezeti egységek közötti) vagyonmozgás megfelelő bizonylatolását, a vagyontárgyak mozgatásának megkezdése előtt a leltárfelelősök (vagyonkezelők) tájékoztatásával és hatékony közreműködésével. - Tudomásul veszik, hogy a leltárfelelősnek (vagyonkezelő) tudta nélküli (leltárkörzetek/alkörzetek közötti) vagyonmozgás nem rendelhető el. Amennyiben ilyen eszközmozgatás történik ennek következményeként a gazdasági és üzemeltetési igazgató a tudomására jutást követően 8 napon belül elszámoltató leltárt rendel el. Az esetleges hiányokért, többletekért, a szabálytalan vagyonmozgást elrendelő vezető, anyagi és erkölcsi felelősséggel tartozik. - Intézkednek a felelesleges/selejtes vagyontárgyak feltárására, jelen szabályzatban megfogalmazottak szerinti leadására (elfekvő/selejt raktárba). - Bejárásos ellenőrzéseken vizsgálják a kezelésükre bízott vagyontárgyak állapotát, szakszerű kezelését, őrzését, a bizonylati fegyelem betartását, a leltárívek pontosítottságát, stb, az egyes dokumentumokat ellenőrzésükkor ellenjegyzik. - A tapasztalt hiányosságokat számon kérik, indokolt esetben vagy saját hatáskörű felelősségre vonást végeznek, vagy felelősségre vonást kezdeményeznek a főiskola kancellárjánál.
3. kiadás 0. módosítás 7(61). oldal 1.1.4. A LELTÁRFELELŐSÖK (VAGYONKEZELŐK) HATÁSKÖRE, FELELŐSSÉGE - A leltárfelelős (vagyonkezelő) hatáskörét, feladatait az Megbízólevél a leltárfelelősi feladatok ellátására tartalmazza (3. sz. melléklet). - Vagyontárgyat csak az adott leltárkörzethez/alkörzethez tartozó Tárgyieszköz átadás-átvételi bizonylat nyilvántartás és eszközmozgás bizonylat tömbbel (szigorú számadású bizonylat) kezelhet. Huzamosabb idejű távolléte esetén, biztosítania kell a kezelésében lévő tömbökhöz, a hozzáférés lehetőségét. - Egyetértési joga van helyettesítőjének megbízásához. - Újbóli munkába állásakor át kell tekintenie a változásokat, a leltáríveket pontosítania kell. 1.1.5. A VAGYONTÁRGYAKAT HASZNÁLÓK FELELŐSSÉGE A szervezeti egységvezető, a szervezeti egység kezelésében, használatában lévő eszközöket, - az egyeztetett leltári tablók szerint átveszi. - Az adott leltárkörzet/alkörzet vagyontárgyait használók kötelmeit, a Csoportos felelősségvállalási megállapodás tartalmazza (4. sz. melléklet). - Tudomásul veszik, hogy az általuk kezelt eszközök esetében csak kezelési joggal rendelkeznek. 1.1.6. BIZONYLATOK A vagyontárgyak kezelése során a megfelelő bizonylatok kitöltése alapvető követelmény. A használható nyomtatványok: Megrendelő könyv Szállítólevél Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata gazdálkodó szervezeten belül Munkalapos anyag felhasználási jegy Állományba vételi bizonylat C. 318-38. r. sz. B.sz.ny. 10-70/A/4r.sz. B. 11-66. r. sz. Minden leltárkörzetnek/alkörzetnek rendelkeznie kell saját kezelésű (szigorú számadású) bizonylati tömbökkel. Ezen bizonylati tömbök csak az adott leltárkörzetben/alkörzetben használhatók. A bizonylatokat mindenkor, az adott leltárkörzet vagyonkezelője kezelheti, huzamosabb idejű távolléte esetén pedig, az adott leltárkörzethez tartozók közül a helyettesítésre megbízott és akinek megbízásával a leltárfelelős (vagyonkezelő) egyetértett.
3. kiadás 0. módosítás 8(61). oldal 1.2. A VAGYONTÁRGYAK KATEGÓRIÁI Jelen szabályozás kizárólagosan az eszközök azon körére vonatkozik csak, amelyek a szervezeti egységek (oktatási, oktatást közvetlenül segítő szervezeti egységek) köznapi gyakorlatában leginkább előfordulnak. Ezek az alábbiak szerint csoportosíthatók (4/2013. (I.11.) kormányrendelet): - FORGÓESZKÖZÖK: - I. Készletek 1. Anyagok. 2. Befejezetlen termelés és félkész termékek. 3. Késztermékek. 4. Áruk, betétdíjas göngyölegek és közvetített szolgáltatások, követelés fejében átvett eszközök és készletek. - BEFEKTETETT ESZKÖZÖK: - I. Immateriális javak 1. Alapítás-átszervezés aktivált értéke 2. Kisérleti fejlesztés aktivált értéke 3. Vagyoni értékű jogok 4. Szellemi termékek 5. Immateriális javakra adott előlegek 6. Immateriális javak értékhelyettesítése - II. Tárgyi eszközök 1. Ingatlanok és a kapcsolódó vagyoni értékű jogok. 2. Gépek, berendezések és felszerelések. 3. Járművek. - IV. Üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott (vagyonkezelésbe vett) eszközök. 1. Üzemeltetésre, kezelésre átadott eszköz 2. Koncesszióba adott eszközök 3. Vagyonkezelésbe adott eszközök 4. Vagyonkezelésbe tett eszközök 5. Üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott, illetve vagyonkezelésbe vett eszközök értékhelyesbítése 6. Beruházások, felújítások 7. Beruházásra adott előlegek
8. Tárgyi eszközök értékhelyesbítése Sz-19 3. kiadás 0. módosítás 9(61). oldal Ennek megfelelően a Főiskola rendelkezési hatáskörébe tartozó, szervezeti egységeinek kezelésre átadott vagyontárgyak lényegében három kategóriába sorolhatók. Bármely kategóriába tartozó vagyontárgyról, az azt kezelő elszámolási kötelezettséggel, nyilvántartási felelősséggel tartozik. 1.2.1. ANYAGOK (FORGÓESZKÖZÖK) Anyagnak minősül minden olyan egyedi vagyontárgy, amely térítés ellenében vagy anélkül került a Főiskola rendelkezési hatáskörébe és amely értékétől függetlenül, beépítésre, felhasználásra kerül, ez lehet o működést biztosító (pl. festékpatronok, stb.), szinten tartó, értéknövelő, beépítés/felhasználás, vagy o olyan nem beépítésre/felhasználásra szolgáló egyedi tárgyi eszköz, amelynek egyedi értéke az 5.000.- Ft -ot, kihordási ideje a 3 évet nem haladja meg (anyagnak minősülő tárgyi eszköz), nem leltárköteles, de elszámolásra köteles tétel, ezért nyilvántartása kötelező (nyilvántartására a Munkalapos anyag felhasználási jegy szolgál). 1.2.2. KIS ÉRTÉKÜ TÁRGYI ESZKÖZÖK Kis értékű tárgyi eszköznek minősül minden olyan egyedi vagyontárgy, amely térítés ellenében vagy anélkül került a Főiskola rendelkezési hatáskörébe, és - amely nem kerül beépítésre/felhasználásra, és - amelynek egyedi értéke 5.000.- és 200.000.- Ft között van, vagy - amelynek egyedi értéke az 5.000.- Ft-ot nem, de kihordási ideje meghaladja a 3 évet, - leltárköteles tárgyi eszköz, átvételét az Állományba vételi bizonylat tanúsítja (egyben kivételi jegy is), nyilvántartása leltári tablókon történik. 1.2.3. NAGY ÉRTÉKŰ TÁRGYI EGYKÖZÖK Nagy értékű tárgyi eszköznek minősül az az egyedi vagyontárgy, amely térítés ellenében vagy anélkül került a Főiskola rendelkezési hatáskörébe, és - amely nem kerül beépítésre/felhasználásra, és - amelynek egyedi értéke a 200.000.- Ft-ot meghaladja, vagy
3. kiadás 0. módosítás 10(61). oldal - amelynek egyedi értéke az 200.000.- Ft-ot nem haladja meg, de kihordási ideje több mint 7 év, - leltárköteles tárgyi eszköz, átvételét az Állományba vételi bizonylat tanúsítja (egyben kivételi jegy is), nyilvántartása leltári tablókon történik. 1.2.4. EGYÉB VAGYONTÁRGYAK A Főiskola természetesen rendelkezik - a könyvviteli előírásokban meghatározott - más vagyontárgyakkal (eszközökkel és forrásokkal) is. Ezen vagyontárgyak kezelését belső szabályzatok, hatályos törvények, rendeletek figyelembevételével a Gazdasági Osztály végzi. Ide tartoznak az: Eszközök tekintetében az - I. Immateriális javak. - II. Tárgyi eszközök esetén a beruházások, felújítások, beruházásra adott előlegek. - III. Befektetett pénzügyi eszközök. Forgóeszközök tekintetében a - II. Követelések. - III. Értékpapírok. - stb. 1.3. KIVÉTELEK Jelen szabályozás nem terjed ki a külön jogszabályokban meghatározott vagyontárgyakra: - iratok selejtezésére - különleges célra, vagy különlegesnek (speciálisnak) minősített vagyontárgyakra: könyvtári állományra, muzeális gyűjteményekre, műemlékeknek, műszaki emlékeknek minősülőkre, eredeti képző- és iparművészeti alkotásokra, építménynek nem minősülő ingatlanok bizonyos körére (pl.: erdő) veszélyes hulladékokra (pl.: kohászati, vegyi), polgári védelmi vagyontárgyakra, tűzvédelmi vagyontárgyakra, nemesfémekre, nemesfém tartalmú vagyontárgyakra.
3. kiadás 0. módosítás 11(61). oldal 2. A VAGYONKEZELÉS SZABÁLYAI, BIZONYLATOLÁSIRENDJE 2.1. VAGYONVÉDELEM A szakszerű vagyonkezelés, a rendeltetés szerinti használat, alapfeltétele a vagyon védelmének. A vagyontárgyak felelős kezelői (a szervezeti egységek vezetői, a leltárfelelősi megállapodásban szereplők) kötelesek azokat szakszerűen használni, szakszerű használatukra felügyelni, épségüket megőrizni, védelmüket biztosítani. 2.2. VAGYONKEZELÉS ÉS BIZONYLATOLÁS Az adott leltárkörzet leltárfelelőse (vagyonkezelője) köteles minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök állományát vagy összetételét megváltoztatja bizonylatot kiállítani (készíteni), illetőleg készíttetni, ilyen jellegű bizonylatokkal rendelkezni. 2.2.1. ÚJ VAGYONTÁRGY VÁSÁRLÁSA, KÉSZÍTÉSE, KÉSZÍTTETÉSE, ESZKÖZ ÉRTÉKNÖVELŐ BŐVTÉSE Bármilyen minősítésű vagyontárgyra vonatkozó, külső cégnél történő megrendelés csak, a megrendelés aláírásával, a fedezet biztosításával (lekötéssel) történhet. A pénzügyi ellenjegyzése/aláírása hiányában, a megrendelés tárgytalan, a következményekért a szabálytalanul eljáró anyagi/fegyelmi és erkölcsi felelősséggel tartozik. A vásárlásnál kapott számlát, a vásárolt eszközt, az arra illetékes szervezeti egységvezető igazolni/minősíteni köteles. Új vagyontárgyak és anyagok vásárlása esetén a Közbeszerzési, valamint a Beszerzési szabályzat rendelkezéseit figyelembe kell venni. Az elmaradt minősítésű vagyontárgyak esetében a vagyontárgyat a Gazdasági Osztálynak kell minősíteni. 2.2.1.1. Anyag vásárlása A vásárolt vagyontárgy anyaggá történő minősítéséről (amennyiben ez nem egyértelmű), az adott szervezeti egység vezetője köteles a számlán, a számlaleadás előtt, írásban nyilatkozni. A vásárlási számlát a raktár kezeléséért felelős személynek kell (a vásárlást követő 48 órán belül) leadni bevételezésre. A raktáros erről bevételi bizonylatot állít ki. Ezt követően kerülhet csak sor az anyag kivételezésre.
3. kiadás 0. módosítás 12(61). oldal Egyszerű, raktári készletből történő kivételezés esetében a minősítés adott (a raktáros végzi el a vagyontárgy beszerzése során). 2.2.1.2. Nagy és kis értékű tárgyi eszköz minősítésű vagyontárgy vásárlása Nagy és kis értékűnek minősülő, vagy a szervezeti egységvezető által a számlán, nagy vagy kis értékűnek minősített tárgyi eszköz vásárlása esetén, a számla másolatát a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoporthoz kell leadni, ahol állományba vételi bizonylatot állítanak ki (ez szolgál a be- és kivételezésre is), ennek egy példánya a vásárló szervezeti egységet illeti meg iktatásra, melyről készült másolat viszont csatolandó a vagyonkezelő leltárkimutatásához. A számlaleadás határideje, a vásárlást követően 48 óra. A Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoport egy héten belül köteles biztosítani a vagyontárgy leltári számmal való elláthatóságát. A leltárba vételi eljárás kezdeményezése a leltárfelelős (vagyonkezelő) kötelessége (időpontegyeztetést folytat a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoporttal). A leltárba vétel mindenkor a következő adatok felvételét jelenti: - az eszköz pontos megnevezése, - azonosító adatai (típusa, gyári száma, fontos műszaki paraméterei, stb.). 2.2.1.3. A szervezeti egység által vásárolt vagyontárgy, illetőleg új eszköz készítése/készíttetése Valamely vagyontárgy részegységekben történő megvásárlása csak igen indokolt esetben, írásos kancellári engedéllyel lehetséges. Az írásos engedély birtokában, ha valamely szervezeti egység egy tárgyi eszközt részegységeiben vásárol meg (a számla is részegységekre vonatkozik), akkor először a részegységekre vonatkozóan, a II. 2.1.1. vagy/és a II. 2.1.2. pontokban foglaltak szerint kell eljárnia (az alkatrészeket leltárba vétetni). 2.2.1.3.1. Végleges használatú összeépítés Összeépítés esetén, azaz ha valamely tárgyi eszköz kivételt képeznek a személyi számítógépek - egyedi tárgyi eszközök és anyagok felhasználásával belső/külső kivitelezéssel, végleges használatra készül, akkor az elkészült vagyontárgyat a szervezeti egység vezetője az alábbiak szerint köteles felértékelni és az előbbieknek megfelelően (1.2.2. és/vagy 1.2.3.) besorolva, leltárba vétetni.
3. kiadás 0. módosítás 13(61). oldal Az elkészült vagyontárgy értékének megállapításánál három példányos - jegyzőkönyv felvétele kötelező. A jegyzőkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia: - az elkészült eszköz megnevezése, rendeltetése, felhasználási helye (leltárkörzet/alkörzet), - a beépített tárgyi eszközök tételes felsorolása (megnevezése), - leltári száma, nettó költsége - a felhasznált anyagok megnevezése, mennyisége, nettó + ÁFA költsége - a tervezésre fordított idő és bekerülési költsége, nettó + ÁFA költsége - mint önálló szellemi alkotás díja, nettó + járulékok - a kivitelezésre fordított idő, óradíja és bekerülési költsége, nettó + ÁFA költsége - az eszköz leltárba vételi bruttó értéke (amely nem lehet kevesebb, mint a felhasznált tárgyi eszközök, anyagok, időráfordítások költségeinek bruttó összege), leltári besorolása/minősítése - mellékletek: gépkönyv használati utasítás biztonságvédelmi tanúsítványok (jegyzőkönyvek). Nem lehet kis értékűnek minősíteni azt a tárgyi eszközt, amely nagy értékű alkatrészt tartalmaz. Az elkészült jegyzőkönyv egy példánya a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoporthoz (szükséges intézkedésre) egy-egy példány pedig a szervezeti egység irattárába, illetőleg a leltárfelelőshöz (vagyonkezelőhöz) kerül (csatolandó a leltári tablókhoz). A szükséges elemek, alkatrészek beszerzését a kivitelező/raktár is végezheti, a felértékelés lehet az elkészítő/kivitelező feladata, a költségek a készíttető szervezeti egységet terhelik. 2.2.1.3.2. Ideiglenes használatú összeépítés Ez esetben elmarad az eszköz felértékelése és leltárba vétele (csak az alkatrészek maradnak leltári tárgyak), a jegyzőkönyv két példányban készül, egy pl. a szervezeti egység irattárába, a második pl. csatolandó a leltárfelelős (vagyonkezelő) leltártablójához. Egyéb tekintetben a 2.2.1.3.1. pont szerint kell eljárni (a mellékletek kötelező biztosításával). Kivételt képeznek itt is a személyi számítógépek. Vállalkozóval történő (végleges vagy ideiglenes) összeállíttatás esetében a megrendelés csak cégszerű lehet, tételesen felsorolva (leltári szám szerint) az összeszerelésre átadott eszközöket, anyagokat. Külső elkészíttetés esetében cégszerű megrendelés és a kapott tételes számla együtt jelentik az új vagyontárgy elkészültének bizonylatát. Az eszköz rendeltetési funkció szerinti működőképességének ellenőrzése, igazolása mindenkor az adott leltárkörzet szervezeti egység vezetőjének feladata.
3. kiadás 0. módosítás 14(61). oldal 2.2.1.4. Értéknövelő bővítéssel előállított vagyontárgy Amennyiben egy vagyontárgy egyes elemeit minőségileg jobb elemekkel cseréljük/cseréltetjük ki, akkor ezáltal egy jobb paraméterekkel rendelkező, korszerűbb, értékesebb eszköz keletkezik. Az elemcserét/cseréket (a tervek kivételével) a 2. 2.1.3. pontban mondottak értelemszerű alkalmazásával kell végezni, azzal a kiegészítéssel, hogy a kiszerelt vagyontárgyakat bontási anyagként vissza kell vételeztetni a raktárba, az elkészült jegyzőkönyvnek a visszavételezendő alkatrészeket is tételesen tartalmaznia kell. 2.2.1.5. Csekély térítéssel vagy térítésmentesen kapott vagyontárgy Csekély térítéssel, vagy térítésmentesen kapott vagyontárgyak jegyzékét (átvételi elismervényét) a számlával együtt (ha ez létezik), valamint egy, az egységvezető által aláírt tételes vagy csoportos minősítő jegyzőkönyvvel egyetemben kell értelemszerűen a 2.2.1.1. vagy/és a 2. 2.1.2. szerint eljárni. 2.2.2. VAGYONTÁRGYAK ÁLLOMÁNYVÁLTOZÁSAI Bármilyen indokból, bármely leltári körzetben a vagyontárgyak állományának megváltozását a 4 példányos Tárgyi eszköz átadás-átvételi jeggyel bizonylatozni kell. A bizonylatolást az eszközt átadó/leadó leltárfelelős (vagyonkezelő) köteles végezni. Ezen szabályozás a raktári (elfekvő/selejt) leadásokra is vonatkozik (figyelemmel a Leltározási Szabályzat vonatkozó fejezeteire). Az állományváltozást/változtatást a szervezeti egység vezetője (az egységvezető javaslata alapján) engedélyezi, rendeli el, a folyamat lebonyolítója a szervezeti egység leltárfelelőse (vagyonkezelő). 2.2.3. TÁRGYI ESZKÖZ KÖLCSÖNADÁSA, HASZNÁLATBA ADÁSA, BÉRBEADÁSA, ELADÁSA A Főiskola rendelkezési hatáskörébe tartozó és valamely szervezeti egysége kezelésében lévő tárgyi eszközök alapvetően az egység működését, sikeres oktatási tevékenységét hivatottak szolgálni. Jogszabályokban előírtak betartásával azonban, indokolt esetben, kölcsön, használatba, bérbe illetőleg egyedi döntéssel eladhatók. Az eszköz bármilyen jellegű használatáért használati díj számítható fel, mely a főiskola pénztárba készpénzben/átutalással, előzetes írásbeli értesítés/befizetési jogcím megnevezése után, fizetendő be. A használati díj meghatározásában az Önköltség számítási szabályzat feltételeit kell figyelembe venni.
3. kiadás 0. módosítás 15(61). oldal 2.2.3.1. Kölcsönadás magánhasználatra A kölcsönadás rövid időtartamú, alkalomszerű lehet csak, és a vagyontárgy a kölcsönadásával, vállalkozások érdekét nem szolgálhatja. Kölcsönadni vagyontárgyat csak a főiskola alkalmazottainak lehet, és a kölcsönadott eszközért kölcsönzési díj számítható fel, melynek összegét a gazdasági és üzemeltetési igazgató javaslatára a kancellár határozza meg. A kölcsönadott tárgyi eszköz vagy kis értékű tárgyi eszköz lehet csak. A kölcsönadás engedélyhez kötött, engedélyezője azon szervezeti egység vezetője, akihez az adott leltárkörzet tartozik. A kölcsönadást és a visszavételezést a leltárfelelős (vagyonkezelő) köteles bizonylatozni, a négy példányos Tárgyi eszközök átadás-átvételi jeggyel, melynek első példánya a kölcsönvevőé, a második példány a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoporté, a harmadik példány a leltárfelelősé (vagyonkezelőé), aki köteles a portaszolgálat írásban értesíteni, a harmadik példány másolatban történő csatolása mellett, a negyedik pld. a tömbben marad. Amennyiben a visszaadott tárgyi eszközt megrongálták, erről 3 példányos jegyzőkönyvet kell felvenni, a jegyzőkönyv aláírója a leltárfelelős (vagyonkezelő) és a kölcsönvevő. A jegyzőkönyv eredeti példányát intézkedésre (javíttatás, kártérítés) meg kell küldeni a szervezeti egység vezetőjének, a második példány a leltárfelelősé, a harmadik a volt kölcsönvevőé. A javíttatás, esetleg új eszköz vásárlás költségei a volt kölcsönvevőt terhelik. 2.2.3.2. Használatba adás (Haszonkölcsön Szerződés) Lehetőség van kis- és nagy értékű tárgyi eszköz használatba adására is, amennyiben ez a szervezeti egység tevékenységét nem befolyásolja hátrányosan, illetve a pályázati keretek között a pályázatban résztvevőknek. Az eszköz használatba adása nem szolgálhatja vállalkozások érdekét. A használatba adás történhet szervezeti egység, alkalmazott és korlátozottan hallgató, illetőleg más, állami finanszírozású intézmény (iskolák, önkormányzatok, illetve a Dunaújvárosi Főiskola által alapított társaságok) részére, időtartama nem kötött. A használatba adott eszközért használati díj felszámítható, kivéve munkavégzéshez kapcsolható használatba adás esetén: - az Intézményi társaságok, alkalmazottak, állami finanszírozású intézmények esetében a használati díjat a szervezeti egységvezető javaslata alapján a gazdasági és üzemeltetési igazgató és a kancellár határozza meg, befizetése az előbbiekben mondottakkal megegyezik. A használatba adási szerződés aláírója a szervezeti egységvezetője. A használatba adási szerződést cégszerű aláírással szükséges ellátni. Az eszköz használatba adását az egységvezető javaslata alapján, a szervezeti egység vezetője 3 példányos használatba adási engedélyen, engedélyezi (mellékletek). Az engedély birtokában a
3. kiadás 0. módosítás 16(61). oldal leltárfelelős kiadja az eszközt és egyben négy példányos Tárgyi eszközök átadás-átvételi jegyet állít ki, melynek - első példánya (az engedélyező irat egy példányával együtt) a használatba vevőé (igazolásul a legális használatra), - második példánya a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoporté, - a harmadik példány (az engedélyező irat egy példányával együtt) a használatba adó leltárfelelősé (vagyonkezelőé), csatolandó a leltártablóhoz, - a negyedik példány tömbben marad, - az engedélyező irat harmadik példánya a szervezeti egység irattárába kerül megőrzésre. Az eszköz visszaszállítását dokumentálni kell a Tárgyi eszköz átadás-átvételi jegye kiállításának csatolásával az engedélyező iratok példányain, a visszavételezés időpontját is tartalmazó aláírásokkal (visszaszállító és vagyonkezelő) egyetemben. A leltárfelelős és az Eszköznyilvántartó Csoport a dokumentumok alapján módosítja a nyilvántartásait. Amennyiben a visszaadott tárgyi eszközt megrongálták, erről 3 példányos jegyzőkönyvet kell felvenni, a jegyzőkönyv aláírója a leltárfelelős (vagyonkezelő) és a használatba vevő. A jegyzőkönyv eredeti példányát intézkedésre (javíttatás, kártérítés) meg kell küldeni a szervezeti egység vezetőjének, a második példány a leltárfelelősénél (vagyonkezelőnél) marad leltári dokumentumként, a harmadik a volt használatba vevőé. A javítás/új eszköz vásárlás költségei a volt használatba vevőt terhelik. Tekintettel arra, hogy a főiskola hallgatójának, tanulmányi munkája zavartalan végzéséhez, szüksége lehet kis értékű tárgyi eszközök bizonyos körének rövid, vagy hosszabb időtartamú használatára, ezért részükre is biztosítani kell ezen eszközök használatát. Ezen használatba vétel azonban nem haladhatja meg egy tanév időtartamát. Az eszközök használatba adását az illetékes szervezeti egység vezetője javasolja, és feltételeit meghatározza, s a kancellár engedélyezi. A használatba adásról 3 példányos használatkölcsön szerződés készül. A továbbiakban az előbbiekben mondottak értelemszerű alkalmazása szerint kell eljárni. Kivételt képeznek a kollégiumi elhelyezést nyert hallgatók által használt vagyontárgyak átvétele, dokumentálása, amit a Kollégium vezetése saját hatáskörében végez, a már korábban kialakított szabályzatnak/gyakorlatnak megfelelően. 2.2.3.3. Bérbeadás Lehetőség van kis- és nagy értékű tárgyi eszközök bérbeadására is az esetben, ha ez a szervezeti egység tevékenységét nem gátolja, azaz a bérbe adandó vagyontárgy számára pillanatnyilag, vagy véglegesen felesleges, vagy a bérbeadást egyéb működtetési feltételek biztosíthatósága, oktatási célok megvalósítása, indokolja.
3. kiadás 0. módosítás 17(61). oldal Bérbeadás esetén a vagyontárgy szolgálhatja vállalkozások érdekeit is. A vagyontárgy működtethető a főiskola területén vagy más, idegen telephelyen. Az eszköz idegen telephelyre kerülése esetén, az elszállítás a bérbevevő feladata, költségeit a bérbevevő viseli. Bérbevétel esetén kötelező biztosíték (az eszköz pillanatnyi értékének 30 %-a) letétbe helyezése, mely biztosíték szolgálhat az esetleges rongálódások fedezetéül. Ha az eszköz hibátlanul került vissza, akkor ezen letéti összeg visszaszolgáltatandó. Az egyéb feltételek részletes szabályozását a bérleti szerződés tartalmazza, melyben alapvetően a főiskola érdekeit kell érvényre juttatni (9. sz. melléklet). A bérbeadást az illetékes szervezeti egység vezetője előterjesztésben kezdeményezheti (10. Sz. melléklet) (előnyök, hátrányok, feltételek), a gazdasági és üzemeltetési igazgatónál, akinek ellenjegyzése alapján, a bérbeadást a kancellár engedélyezi. Bérbeadási Szerződést csak a Főiskola köthet, cégszerű aláírással. A Bérbeadási Szerződés egy másolati példánya a vagyonkezelőhöz kerül, leltári dokumentumként. Az eszköz átadását-átvételét dokumentálni kell a korábbiakban mondottak szerint (a négy példányos Tárgyi eszközök átadás-átvételi jeggyel). Tartós bérbeadást külön jogszabályi feltételek megfeleltetése mellett lehet végezni. 2.2.3.4. Eladás Eladni csak feleslegesnek, vagy selejtesnek minősített vagyontárgyat lehet. Ehhez először a 3.2.1. ben megfogalmazottak értelemszerű alkalmazása szerint kell eljárni. Az eszközt, az elkészített jegyzőkönyv egy példányával, a Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylat kíséretében le kell adni (minősítésétől függően) az Elfekvő vagy a Használt tárgyieszközök raktárba. A jegyzőkönyv másik példánya leltári bizonylatként, a leltárfelelősnél (vagyonkezelőnél) marad, megőrzendő, a harmadik példány a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoport példánya (III. fejezet). Az értékesítés formái: - felesleges készlet értékesítés, - felkínálás börzén, - hasznosító telephelyekre történő szállítás. Vagyontárgy eladását indokolhatják bizonyos működtetési feltételek biztosíthatatlansága, vagy gazdaságtalansága mellett az oktatási - kutatási célok megvalósíthatósága, stb. Az eladást kezdeményezheti az adott szervezeti egység is, megjelölve az esetleges vásárlót, azonban a vagyontárgy értékesítéséről csak a Főiskola rendelkezhet, jelen Szabályzatban foglaltak szerint.
3. kiadás 0. módosítás 18(61). oldal 2.2.4. VAGYONTÁRGY JAVÍTÁSA, JAVÍTTATÁSA 2.2.4.1. A javítást a leltárkörzet munkatársa végzi Helyben történő javításkor, a javításhoz szükséges anyagokat, eszközöket a vagyonkezelő vagy beszerzi vagy kivételezi a raktárból (2.2.1.1.; 2.2.1.2. szerint). A felmerülő költségek a szervezeti egységet terhelik. Ha a javítás csak más szervezeti egység valamely leltárkörzetében végezhető el, és az nem jár egy adott területi telephely elhagyásával, akkor is az előbbieknek megfelelően kell eljárni azzal a kiegészítéssel, hogy a másik leltárkörzetben esetleg felmerülő költségek megtérítéséről is intézkedni kell, illetőleg az eszköz átkerülését (főleg ha a javítás hosszabb időtartamú) dokumentálni kell (2 példányos feljegyzés formájában, ideiglenes leltári dokumentum, aláírója a két vagyonkezelő). Ha a szállítás telephely elhagyását is igényli (főkapun keresztüli szállítás) akkor a javítás időtartamától függetlenül, szállítólevél kiállítása is kötelező, melyek kezelése megegyezik - a Tárgyi eszközök átadás-átvételi jeggyel kapcsolatosan - a korábbiakban mondottakkal. 2.2.4.2. Másik leltárkörzet munkatársa végzi a javítást Ha valamely tárgyi eszközt csak egy másik szervezeti egység munkatársa tudja megjavítani, akkor ezen javítást írásban/szóban kell megrendelni a kérdéses szervezeti egység vezetőjénél, aki ezen javítást visszaigazolja, ütemezi. Ha az eszköz helyben nem javítható, akkor átszállítandó a kérdéses leltárkörzetbe. Az átszállításhoz 4 példányos Tárgyi eszköz átadás-átvéteeli jegyet kell kiállítani, melynek kezelése a korábbiakban mondottak szerint történik. A javítás megtörténtét, a visszaszállítást a javítónak kell bizonylatoznia, a tulajdonos leltárfelelős (vagyonkezelő) ezen igazolja az átvételt és a működőképességet. A bizonylatok kezelése megegyezik a korábbiakban mondottakkal. A javítás költségei a javítást kérő szervezeti egységet terhelik. 2.2.4.3. Külső vállalkozás végzi a javítást Eszköz külső javíttatási igénye esetén 4 példányos cégszerű megrendelés, kötelezettség vállalás szükséges. Ennek birtokában lehet csak a javítást megrendelni, mely történhet helyben vagy a cég telephelyén. A megrendelés egy példánya a javítást végzőé, egy pl. a szervezeti egység irattáráé, egy pl. a leltárfelelősé (vagyonkezelőé), egy pl. a Gazdasági Osztály (a költséglekötéssel egyetemben, igazolásul a keletkező számla jogosságára).
3. kiadás 0. módosítás 19(61). oldal A külső vállalkozás telephelyén történő javítás esetében a kiszállítás csak a 4 példányban kiállított Tárgyi eszköz átadás-átvételi jeggyel lehetséges (a bizonylatok kezelése a korábbiakban mondottak szerint történik). A hiteles megrendelés egy példánya és az átvételi elismervény leltári dokumentumnak számít, őrzése a leltárfelelős (vagyonkezelő) feladata. A javítás elkészülte után ellenőrizni kell az eszköz működését, ezután kerülhet csak sor a számla igazolására, a költségek kiegyenlítésére. Az eszköz visszaszállításának időpontját, működőképességét, a leltári dokumentumokra (megrendelés, átadás-átvételi jegy) rá kell vezetni. A javíttatással felmerülő költségek a szervezeti egységet terhelik. 2.2.5. SZEMÉLYI KARTONRA KERÜLŐ VAGYONTÁRGYAK A feladatok folyamatos elláthatóságának biztosítása szükségessé teszi, hogy az alkalmazottak személyes használatban rendelkezzenek bizonyos szintű alapfelszereltséggel, amelybe sorolt vagyontárgyak nem tartoznak az adott leltárkörzet leltárjegyzékébe. Ezen vagyontárgyak köre csak általánosságban határozható meg, az adott leltárkörzet vezetője bővítheti ezek körét. Mindenképpen ebbe a kategóriába sorolhatók: - az adott munkakör ellátásához alapvetően szükséges kis értékű tárgyi eszközök (számológép, forrasztópáka, mérőműszer, stb), melyek személyi leltárköteles tételek, - anyag és tárgyi eszközök, amelyek csak elszámolásra köteles tételek (kéziszerszámok, stb.) A személyi karton egyben leltárjegyzékként is funkcionál, személyi felelősség csak az itt felsorolt vagyontárgyakra terjed ki. 3. A FELESLEGES VAGYONTÁRGYAK KEZELÉSE A kincstári tulajdonnal való célszerű és takarékos gazdálkodás érdekében, a főiskola szervezeti egységei kötelesek gondoskodni, feladataik végzése szempontjából felesleges/selejtes vagyontárgyak folyamatos feltárásáról is. Feleslegesnek kell tekinteni mindazon vagyontárgyakat: - amelyek változatlan feladat mellett, a zavartalan működéshez nem szükségesek, - anyagok azon maradékai, amelyek előre láthatóan nem kerülnek további felhasználásra
3. kiadás 0. módosítás 20(61). oldal - amelyek a mindenkor érvényes (központilag vagy saját főiskolai hatáskörben meghatározott) normatívák és normák szerinti mennyiséget meghaladják, - amelyekből, a beszerzés időpontjától számított 1 éven belül nem, vagy csak jelentéktelen (10 % -ig terjedő) felhasználás történt, vagy felhasználásuk a beszerzés évét követő költségvetési évben sem látszik biztosítottnak, - amelyek a tudományos kísérleti módszerek fejlődése, változása, vagy a szervezeti egység korszerű eszközökkel való ellátása következtében feleslegessé váltak, - amelyek a rongálódás, természetes elhasználódás (romlás, minőségi értékváltozás) vagy elavultság miatt használhatatlanná váltak, - amelyek rendeltetésük szerint már nem használhatók, felújításuk, javításuk nem gazdaságos. Kivételt képeznek az előbbiekben említett vagyontárgyak közül azok, amelyek tartalék alkatrésznek minősített eszközök, továbbá azok a műszerek, szerszámok és egyéb eszközök, amelyek az oktatáshoz, a tudományos kutatáshoz csak időnként szükségesek. 3.1. FELESLEGES ANYAGOK KEZELÉSE A maradék anyagok, az egyes feladatok befejezése után, maradék-mennyiségük dokumentálásával, folyamatosan gyűjtendők az adott leltárkörzet egy erre kijelölt helyén. Az így összegyűlt anyagokat időnként, de legkésőbb a leltározást megelőzően, a vagyonkezelőnek vissza kell vételeztetnie (Munkalapos anyag felhasználási bizonylaton) a raktárba. A sérült, elhasználódott, anyagnak minősülő tárgyi eszközöket, az adott leltárkörzet erre kijelölt helyén folyamatosan gyűjteni kell, majd időnként, de legkésőbb a leltározást megelőzően, jegyzőkönyvileg (2 példány) selejtként le kell írni és a raktárba selejtként le kell adni ( Munkalapos anyag felhasználási bizonylattal, selejt anyag megjelöléssel). A jegyzőkönyv aláírására a szervezeti egység vezetője jogosult (egy példány a szervezeti egység irattáráé, egy példány a vagyonkezelőé a leadási bizonylat egy példányával). Külön kezelésre szorulnak azon vagyontárgyak, melyek tartalmuknál fogva, megsemmisítendők. A jegyzőkönyvnek ezen anyagokat tételes felsorolásban kell tartalmaznia, megsemmisítendő megjelöléssel (pl. különböző számítógépi programok, rontott diplomák, stb.). Ugyancsak külön kezelendők a veszélyes hulladékoknak minősülő anyagok, melyek tárolására, kezelésére külön törvényi szabályozások vonatkoznak (pl. kohászati salak, lejárt szavatossági idejű, vagy használt poroltók, vegyi hulladék-anyagok, üres festékpatronok, stb.). 3.2. FELESLEGES LELTÁRI ESZKÖZÖK KEZELÉSE
3. kiadás 0. módosítás 21(61). oldal 3.2.1. A FELESLEGES LELTÁRI ESZKÖZÖK GYŰJTÉSE, LEADÁSA A felesleges, vagy sérült, használhatatlan, elavult, elhasználódott, tárgyi eszközök, az adott leltárkörzetben, vagy a leltárkörzet erre kijelölt helyén folyamatosan gyűjtendők, hogy bármikor mobilizálhatók legyenek. Ezen eszközöket megcsonkítani, alkatrészeiket kiszerelni, szétszerelni, eszköztartozékot visszatartani, szigorúan tilos. Minden egyes eszközleadásnál az eszközöket tételesen, három példányos jegyzőkönyvben minősíteni kell. A minősítés szempontjai (12. sz. melléklet): - feleslegessé válásuk oka: elavult, elhasználódott, működésképtelen, hiányos, selejtes, szándékos/véletlen/szakszerűtlen kezelésből adódóan rongálódott, stb., - a feleslegessé válás okának indoklása, magyarázata, - a működőképesség fokának megítélése, az eszköz értékbecslése, - javíthatósága, ennek költségbecslése, - javasolt hasznosítási mód: eladás, MÉH telep, börzén felkínálás, alkatrészként visszavételezés, továbbtárolás, szemétre, stb. A jegyzőkönyvet a leltárkörzet felelőse állítja össze, ellen jegyzi, majd a szervezeti egység vezetőjével jóváhagyatja. A jegyzőkönyv egy példánya a szervezeti egységet, a másodpéldány a leltárfelelőst (vagyonkezelőt) (leltári dokumentum), a harmadpéldány az elfekvő/selejt raktár vezetőjét illeti. A jegyzőkönyv alapján, a raktár vezetője köteles vizsgálni a leadandó vagyontárgy hiánytalan meglétét, sérülésmentességét. Valamely vagyontárgynál észlelt rendellenesség esetén a vagyontárgy átvételét megtagadja, a jegyzőkönyvből törli, a törlést a vagyonkezelővel ellenjegyezteti, majd feljegyzés formájában kezdeményezi a gazdasági és üzemeltetési igazgatónál a kivizsgáltatást. A leltárfelelős (vagyonkezelő), a jegyzőkönyv alapján egyeztetést folytat a raktár vezetőjével, majd bizonylatoltan ( Tárgyi eszközök átadás-átvételi tömb) leadja a felesleges vagyontárgyakat az Elfekvő vagyontárgyak, vagy a Használható tárgyi eszközök Raktárába. Az elszállításhoz kérhető a Műszaki Szolgáltató Központ segítsége. 3.2.2. LELTÁRNYILVÁNTARTÁSOK AKTUALIZÁLÁSA A Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoport az átadás-átvételi bizonylatok alapján, a szervezeti egységek nyilvántartásából, egy héten belül, törli a vagyontárgyakat. Ezzel egy időben az eszközleadások minősítő jegyzőkönyveit másolatban továbbítja a Főiskola Selejtezési Bizottságához. A leltárfelelős (vagyonkezelő) egy héten belül, köteles a változásokat átvezetni saját leltárában, a változások dokumentumait köteles megőrizni.
3. kiadás 0. módosítás 22(61). oldal 3.2.3. NEMESFÉMET HORDOZÓ VAGYONTÁRGYAK LEADÁSA Nemesfém 1 alapú, bevonatú vagy nemesfém vagyontárgyak nem selejtezhetők. Leadásuk az előbbieknek megfelelően történik, kezelésükre külön jogszabályok vonatkoznak. 3.3. BONTÁS Épületeken, építményeken vagy azok belsejében, tartozékain történő bármilyen minősítésű bontás (belső - külső korszerűsítő felújítások, átalakítások, bontások, stb.) a vonatkozó jogszabályok betartása mellett három példányos Bontási jegyzőkönyv felvételét teszi kötelezővé. A jegyzőkönyvben tételesen fel kell sorolni a bontott és/vagy kinyert anyagokat, eszközöket, azok tényleges vagy becsült mennyiségeit (a vagyontárgyak jellegének megfelelő mértékegységben) és azok minősítését. A bontás tényleges bonyolítását, a bontásból visszanyerhető anyagok, eszközök kezelését, bizonylatolását, a szabályzatokban foglaltak értelemszerű alkalmazásával kell végezni. A jegyzőkönyv mellékleteként el kell készíteni a Hasznosítási javaslatot, mely a kinyert eszközök, anyagok minősítését (selejt) is tartalmazza. A Bontási Jegyzőkönyv a Hasznosítási Javaslattal egyetemben a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoportjához kerül további intézkedésre (a leadásoknál meghatározottak értelemszerű alkalmazásával). A Bontási Jegyzőkönyv felvétele a Műszaki Szolgáltató Központ vezetőjének, míg a Hasznosítási Javaslat összeállítása, a Műszaki Szolgáltató Központ vezetőjének ellenjegyzése mellett, a vagyonvédelmi felelős kötelmei közé tartozik. 3.4. HASZNOSÍTÁSI ELJÁRÁS A bontásokból származó, vagy a szervezeti egységek által leadott, működőképes vagy selejtes vagyontárgyakat, a vagyontárgyak minősítésétől függően, két különböző raktárban (elfekvő/selejt anyagok és vagyontárgyak raktára) kell megfelelő rendben, áttekinthető módon tárolni. 1 Számviteli törvény alapján meghatározott nemesfém fogalmat értjük ez alatt.
3. kiadás 0. módosítás 23(61). oldal 3.4.1. AZ ELFEKVŐ RAKTÁR VAGYONTÁRGYAINAK HASZNOSÍTÁSA A raktáros köteles az elfekvő vagyontárgyak raktárában található hasznosítható (feleslegesként leadott) vagyontárgyak jegyzékét tételesen és érték szerint összeállítani, állagukat, működőképességüket minősíteni (ehhez felhasználhatók a leadási minősítő jegyzőkönyvek). A gazdasági és üzemeltetési igazgató valamint a raktáros köteles évenként az elfekvő raktárban tárolt vagyontárgyak sorsát felülvizsgálni és évente legalább egy alkalommal, hasznosítási eljárás (visszahelyezés valamely szervezeti egységhez, továbbtárolás, bérbeadás, eladás, leselejtezés, stb.) keretében rendezni. A gazdasági és üzemeltetési igazgató a felesleges vagyontárgyak hasznosításának bonyolítására bizottságot hoz létre, melynek elnöke a Számviteli Csoport vezetője, tagjai a Műszaki Szolgáltató Központ vezetője, a raktáros és a Szakszervezeti Bizottság megbízottja. A bizottság ellenőrzi, hogy az Elfekvő vagyontárgyak raktárába leadott vagyontárgyak megegyeznek-e a leadott felesleges vagyontárgyak gyűjtőjegyzékével és a valósággal, a könyvelési nyilvántartásokkal (mennyiség és értékadatok, tartozékok, alkatrészek, gyártási számok, leltári számok). Vizsgálni kötelesek, hogy a szervezeti egységek által leadott vagyontárgyak minősítő jegyzőkönyveiben szereplő felesleges minősítés nem takar-e meggondolatlan, indokolatlan vásárlást. Ennek gyanúja esetén - a tisztázás érdekében - kötelesek írásban tájékoztatni a főiskola kancellárját. A minősítések alapján javaslatot tesznek a vagyontárgyak maradására (hasznosítására) vagy a selejt raktárba kerülésére. Ezen jegyzéket a gazdasági és üzemeltetési igazgató, a Műszaki Szolgáltató Központ vezetőjének véleménye alapján, jóváhagyja vagy változtatásokat rendel el, majd jóváhagyja. A jóváhagyott jegyzőkönyvnek megfelelően kell a vagyontárgyakat véglegesen elhelyezni az egyes raktárakba. A hasznosítható (felesleges) vagyontárgyak hasznosítása - a sorrendiség betartásával az alábbiak szerint végzendő. 3.4.1.1. Visszahelyezés valamely szervezeti egységhez
3. kiadás 0. módosítás 24(61). oldal A hasznosítható vagyontárgyak listáját a szervezeti egységek vezetőinek meg kell küldeni, meghatározva a vagyontárgyak megtekinthetőségének időpontját (három napos határidővel). Amennyiben valamely szervezeti egységnek valamely vagyontárgyra szüksége van, akkor azt a raktár vezetője Tárgyi eszközök átadás-átvétel bizonylattal átadja a kérdéses leltárkörzet vagyonkezelőjének. 3.4.1.2. Bérbeadás A működőképes, használható vagyontárgyak a 2.2.3.3. pont értelemszerű alkalmazásával bérbe adhatók. A bérbe adandó vagyontárgyakat funkció-csoportos megjelöléssel meg kell hirdetni (pl. hegesztőgépek, stb.) közölve egyben a megtekinthetőség időpontját is (mely egyben a bérbevételi lehetőség időpontját is jelenti). A lebonyolítási időtartam, a hirdetés megjelenésétől számított három nap. A bérleti díjat a bizottság állapítja meg az önköltség számítási szabályzat alapján. 3.4.1.3. Eladás A megmaradó vagyontárgyak eladásra felkínálhatók. Az eladási árakat az aktuális piaci ár, az elhasználódás foka, a használhatóság, a korszerűség illetőleg a leadáskor átadott minősítő jegyzőkönyvek figyelembevételével állapítja meg a bizottság. Az eladás az alábbi sorrend szerint történhet, maximum egy napos eltolódásokkal, úgy kell szervezni, hogy ezen ügyletek egy hét alatt befejeződjenek. 3.4.1.3.1. Eladás főiskolai alkalmazottnak A megmaradt, hasznosítható vagyontárgyak listáját meg kell küldeni a szervezeti egységeknek, meghatározva a vagyontárgyak megtekinthetőségének és egyben megvásárolhatóságának időpontját (három napos határidővel). Amennyiben valamely alkalmazottnak valamely vagyontárgyra szüksége van, akkor azt helyben megvásárolhatja, a vásárlásról bizonylatot és egyben (négy példányos) szállítólevelet kap (egy példány a portaszolgálaté). Ha ugyanazon vagyontárgyra több vásárló tart igényt, akkor a vagyontárgyat licitre kell bocsátani. A licitálás levezetése a bizottság elnökének feladata. A megvásárolt vagyontárgyat a tulajdonosnak azonnal el kell szállítania/szállíttatnia. Az el nem szállított vagyontárgyakért a főiskola felelősséget nem vállal. Az árat a gazdasági és üzemeltetési igazgató javaslatára a kancellár határozza meg. 3.4.1.3.2. Eladás vállalkozásoknak Az eladható vagyontárgyakat funkció-csoportos megjelöléssel meg kell hirdetni közölve egyben a megtekinthetőség és egyben a megvásárolhatóság időpontját is. A lebonyolítási időtartam, a hirdetés
3. kiadás 0. módosítás 25(61). oldal megjelenésétől számított három nap. Ha ugyanazon vagyontárgyra több vásárló tart igényt, akkor a vagyontárgyat licitre kell bocsátani. A licitálás levezetése a bizottság elnökének feladata. A megvásárolt vagyontárgyat a tulajdonosnak azonnal el kell szállítania/szállíttatnia. A helyben maradó vagyontárgyakért a Főiskola felelősséget nem vállal, továbbtárolásáról nem gondoskodik. 3.4.1.3.3. Eladás magánszemélynek A vagyontárgyakat funkció-csoportos megjelöléssel meg kell hirdetni (a hirdetés történhet a vállalkozási eladási hirdetéssel együtt is) közölve egyben a megtekinthetőség (ami egyben a vásárlás lehetőségét is jelenti) időpontját is. A lebonyolítási időtartam, a hirdetés megjelenésétől számított három nap. 3.4.1.3.4. Eladás intézményeknek Névleges térítés mellett a vagyontárgyak átadhatók más/oktatási intézményeknek. A térítési összeget a bizottság javaslata alapján a kancellár hagyja jóvá. A vásárlás (átadás-átvétel) időpontja megegyezik a magánszemélyek vásárlási időpontjával. 3.4.1.4. A nem hasznosított vagyontárgyak kezelése A megmaradó vagyontárgyak további sorsáról a bizottság javaslatot készít (tovább tárolandó, selejtezendő), mely javaslatot a kancellár hagyja jóvá. A selejtezésre ítélt vagyontárgyak - további intézkedésre - bizonylatoltan a selejt raktárba kerülnek, míg a többi marad az elfekvő raktárban. Ezen minősítésről készült jegyzőkönyvet a Gazdasági Osztály Eszköznyilvántartó Csoporthoz kell továbbítani a szükséges átvezetések elvégzésére, majd át kell adni a Selejtezési Bizottságnak. A kincstári vagyonnal történő takarékos gazdálkodás érdekében el kell érni, hogy selejtezésre, a már semmire sem használható, vagy használhatatlanná vált elemek, vagyontárgyak kerüljenek. 3.4.2. A SELEJT RAKTÁR VAGYONTÁRGYAINAK HASZNOSÍTÁSA A selejt raktárban felhalmozott vagyontárgyak hasznosítására Börzét kell szervezni. Ennek előkészítéseként az alábbi feladatokat kell elvégezni. - A vagyontárgyakat a selejt raktárban megfelelő módon, hozzáférhetően, megszemlélhetően kell elhelyezni. - A tárolt vagyontárgyakról jegyzéket kell összeállítani, ezen jegyzéket a Selejtezési Bizottságnak kell átadni. A jegyzék összeállítója a raktár vezetője. - A Selejtezési Bizottság köteles a felhalmozott vagyontárgyakat megszemlélni, meglétüket tételesen ellenőrizni, meghatározni a börzére bocsátható vagyontárgyak jegyzékét, eladási árukat megállapítani. Egyben összeállítja a Börzére nem bocsátható selejtes vagyontárgyak jegyzékét is, későbbi intézkedésre.