NYÍREGYHÁZI FİISKOLA A SZERZİDÉSKÖTÉS ELJÁRÁSI RENDJE 2009. július
TARTALOMJEGYZÉK Tartalomjegyzék... 2 1. A szabályzat célja, hatálya, fogalmak... 3 2. Képviseleti és szerzıdéskötési jogosultság... 3 3. A szerzıdı fél megnevezése... 3 4. A szerzıdéskötés kezdeményezése... 4 5. A szerzıdés aláírásának folyamata... 4 6. Szakmai ellenjegyzés... 4 7. Forrás igazolása... 5 8. Iktatás, nyilvántartás... 5 9. Jogi vizsgálat, ellenjegyzés... 5 10. Pénzügyi ellenjegyzés... 6 11. Szerzıdés aláírása... 6 12. Aláírás utáni teendık... 6 13. Jogok visszavonása... 6 14. Szerzıdésmódosítás és megszüntetés... 7 15. Felelısség... 7 16. Záró rendelkezések... 7 I. számú melléklet Karok/Szervezeti egységek által a fıiskola nevében kötött szerzıdések fejlécének formai elıírása, A szerzıdés kötelezı/javasolt elemei... 8 II. számú melléklet - Szerzıdést kezdeményezı lap... 9 III. számú melléklet Szerzıdés megszőntetését kezdeményezı lap... 10 2
1. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, FOGALMAK (1) A szabályzat célja a Nyíregyházi Fıiskolán (a továbbiakban: Fıiskola) a szerzıdéskötési gyakorlat egységesítése, az aláírás rendjének rögzítése, a felelısségi körök és jogosultságok meghatározása. (2) A szabályzat hatálya kiterjed a Nyíregyházi Fıiskola valamennyi szervezeti egységére és a Hallgatói Önkormányzati Testületre, valamint a fıiskola valamennyi alkalmazottjára függetlenül attól, hogy az alkalmazás közalkalmazotti-, vagy egyéb jogviszonyban történik. (3) A szabályzat alkalmazása során elnevezésétıl függetlenül (pl. szerzıdés, megállapodás, egyezmény) szerzıdésnek (továbbiakban: szerzıdés) kell tekinteni mindazon két vagy több személy egybehangzó, joghatás kiváltására irányuló nyilatkozatát: a) amelyben a Fıiskola pénzbeli vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére vállal kötelezettséget, vagy amelyben szolgáltatás követelésére válik jogosulttá; b) amelynek teljesítéséért a Fıiskola anyagi felelısséget vállal; c) amelyet oktatási, kutatási, kulturális, sport és egyéb nonprofit együttmőködés céljából köt meg, különös tekintettel a 2005. évi CXXXIX. tv. 31. -ban, valamint a 117. -ban foglaltakra. (4) Érvényes szerzıdés: csak az a szerzıdés érvényes, amely a jelen szabályzat formai és tartalmi követelményeinek megfelelıen lett megkötve. (5) Az írásos/elektronikus megrendelésekre a Kötelezettségvállalások Rendje (a Gazdálkodási szabályzat 6. sz. melléklete) elıírásait kell alkalmazni. 2. KÉPVISELETI ÉS SZERZİDÉSKÖTÉSI JOGOSULTSÁG (1) A Fıiskola képviseletére a rektor jogosult, aki ezt a jogkörét a 2. (2) bekezdésben foglaltak szerint átruházza, illetve az ügyek egyes csoportjára nézve konkrét, írásban adott, a képviselet szintjét és terjedelmét is meghatározó meghatalmazásban átruházhatja. Az átruházott képviseleti jogkör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. (2) A rektor a képviseleti és szerzıdéskötési jogosultságát az alábbiak szerint ruházza át: a) távolléte esetére - a kötelezettségvállalás tárgyától és értékhatárától függetlenül - az általános rektorhelyettes jogosult a szerzıdés aláírására, aki e jogot a h bető feltüntetésével gyakorolja; b) a gyakorló iskolák igazgatói az iskolák pénzeszközeinek felhasználásával kapcsolatos, valamint a kizárólag csak az iskolát jogosító vagy kötelezı szerzıdések megkötésére jogosultak. (5) A közalkalmazotti, illetve a munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonnyal kapcsolatos szerzıdésekre A munkáltatói jogkörök gyakorlása a Fıiskolán címő szabályzatban (SZMSZ 8. sz. melléklete) a munkáltatói jogkör gyakorlására feljogosított vezetık jogosultak. 3. A SZERZİDİ FÉL MEGNEVEZÉSE (1) Jogi személyiséggel csak a Fıiskola rendelkezik, s így jogokat és kötelezettségeket is csak a Nyíregyházi Fıiskola szerezhet, illetve vállalhat, ezért szerzıdést minden esetben csak a Fıiskola köthet függetlenül attól, hogy a szerzıdés által ténylegesen jogosított, vagy kötelezett fél más, a szerzıdésben nevesített Kar vagy szervezeti egység. 3
(2) A szerzıdı fél megnevezésekor a Fıiskola és a szerzıdı fél részérıl az alábbiakat szükséges feltüntetni: név, adószám, bankszámlaszám, cégjegyzék szám (amennyiben ezzel rendelkezik), képviselı, kapcsolattartó. (3) A szerzıdésnek a konkrét feladatot meghatározó részében meg kell határozni, hogy a jogok érvényesítéséért, illetve a kötelezettségek teljesítéséért mely Kar/szervezeti egység és annak mely vezetıje, illetve munkatársa a felelıs. 4. A SZERZİDÉSKÖTÉS KEZDEMÉNYEZÉSE (1) A szerzıdéskötést a dékán, illetve szervezeti egységvezetı kezdeményezi oly módon, hogy a szerzıdést kötı másik féllel együttmőködve elkészíti a szerzıdéstervezetet, amelyet a II. számú melléklet szerinti szerzıdést kezdeményezı adatlappal és az esetleges további szükséges mellékletekkel együtt elıterjeszt a 6. -ban meghatározott szakmai ellenjegyzınek. 5. A SZERZİDÉS ALÁÍRÁSÁNAK FOLYAMATA (1) A szerzıdés aláírása fı szabály szerint 5 lépésbıl áll: 1. Szakmai ellenjegyzés 2. Forrás igazolása 3. Iktatás, nyilvántartás 4. Jogi vizsgálat, ellenjegyzés 5. Pénzügyi ellenjegyzés 6. Szerzıdés aláírása (2) Az (1) bekezdésben ismertetett lépések a célszerő sorrendet mutatják, melytıl eltérni csak indokolt esetben lehet. Az aláírás azonban ekkor is csak utolsóként kerülhet a szerzıdésre. (3) Minden aláírást, ellenjegyzést a szerzıdésen, vagy amennyiben a szerzıdés nem teszi lehetıvé annak a szerves részét képezı II. számú melléklet szerinti szerzıdéskötési adatlapon kell végrehajtani. A szerzıdéshez a nyilvántartásban minden esetben iktatni kell a kezdeményezı szervezeti egység által kitöltött, jelen szabályzat II. számú mellékletét is. (4) A jelen szabályzatban nem szabályozott kötelezettségvállalással és ellenjegyzéssel kapcsolatos kérdéseket illetıen a A Nyíregyházi Fıiskola Gazdálkodási Szabályzata címő szabályzat (SZMSZ 13. sz. melléklete) rendelkezései az irányadóak. (5) A szerzıdéskötés során a jelen szabályzat hatálya alá tartozó személyek kötelesek a szerzıdés ellenértéke vonatkozásában az értékhatárok szem elıtt tartásával a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény és a Közbeszerzési szabályzat (a Gazdálkodási szabályzat 7. sz. melléklete) elıírásait maradéktalanul betartani, valamint a Polgári Törvénykönyv és a szerzıdés tárgya szerinti vonatkozó jogszabályok rendelkezései szerint eljárni. 6. SZAKMAI ELLENJEGYZÉS (1) A szakmai ellenjegyzés igazolja azt, hogy a szerzıdéstervezet szakmai szempontból megfelelı, célszerő, a Fıiskola érdekeit az adott korlátok között a legjobban szolgálja. (2) A szakmai ellenjegyzınek az adott szervezeti egységet érintı szerzıdés tárgyának, tartalmának megítélésében jártas és kompetens személynek kell lennie, mely személy nem lehet azonos a szerzıdést kezdeményezıvel. 4
(3) Amennyiben a szerzıdéshez közbeszerzési eljárás is tartozik, abban az esetben a szakmai ellenjegyzı mellett a beszerzési osztályvezetı ellenjegyzése is szükséges. (4) Pályázatok esetében a szakmai ellenjegyzı a témavezetı. (5) Idegen nyelven írott szerzıdéshez mellékelni kell a hiteles magyar nyelvő fordítást (Országos Fordító és Fordításhitelesítı Iroda által történı hivatalos fordítás). Amennyiben nincs lehetıség a hiteles magyar nyelvő fordítás beszerzésére, a magyar nyelvő fordításáért felelıs személy (a fıiskola alkalmazásában álló olyan vezetı beosztású személy, aki az adott idegen nyelv vonatkozásában legalább középfokú nyelvvizsgával és szakmai nyelvvizsgával rendelkezik) köteles ellenjegyezni a dokumentumot és mellékelni egy magyar nyelvő fordítást. 7. FORRÁS IGAZOLÁSA (1) A szerzıdés kezdeményezıje köteles a Szerzıdést kezdeményezı lappal (II. számú melléklet) ellátott szerzıdéstervezetet a Gazdasági és Mőszaki Fıigazgatóságra forrás igazolása céljából eljuttatni. (2) A dokumentum központi iktatására kizárólag a forrás igazolását követıen kerülhet sor. (3) Amennyiben a szerzıdés tárgya kizárólag támogatás vagy egyéb bevétel, úgy jelen szakasz alkalmazása mellızendı. 8. IKTATÁS, NYILVÁNTARTÁS (1) A szakmai ellenjegyzést és a forrás igazolását követıen a szerzıdéstervezetet minden esetben a Központi Iktatóban kell iktatni és nyilvántartásba venni. (2) A szerzıdéstervezet 1 példányát a szerzıdést kezdeményezı a szakmai ellenjegyzést és a forrás igazolását követıen papír formában a II. számú melléklettel együtt a Központi Iktatóba iktatószám ellátása céljából, elektronikus formában a Jogi és Szabályozási Irodára (a jogiiroda@nyf.hu e-mail címre) köteles megküldeni. (3) Az iktatást követıen a szerzıdéstervezetet a Központi Iktató juttatja el a Jogi és Szabályozási Irodára. (4) A nyilvántartásba vételt követıen kerülhet sor az 5. (1) 3-5 pontjában foglaltakra. 9. JOGI VIZSGÁLAT, ELLENJEGYZÉS (1) Az ügyvédi ellenjegyzést igénylı szerzıdéseket a Fıiskola által megbízott ügyvéd (ügyvédi iroda) jogosult, illetve köteles ellenjegyezni. (2) A szerzıdések jogi ellenjegyzésére csak akkor kerülhet sor, ha azokat a 6. (2) (4) bekezdésben megjelölt személyek ellenjegyezték, a forrás igazolása megtörtént, és a szerzıdés a Központi Iktatóban nyilvántartásba került. (3) Amennyiben a szerzıdéskötés során további egyeztetések szükségesek, valamint, ha a szerzıdı felek a véleményezett, illetve a véleményezés folytán kijavított szövegben újabb változtatásokat vezetnek át, a véleményeztetési eljárást meg kell ismételni. 5
10. PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉS (1) A szerzıdés aláírása kizárólag az elızetes pénzügyi ellenjegyzéssel érvényes. (2) Az elızetes pénzügyi ellenjegyzés az alábbi személyek hatáskörébe tartozik: a) gazdasági fıigazgató, akadályoztatása esetén a gazdasági fıigazgató-helyettes, b) amennyiben a kötelezettségvállaló a gazdasági fıigazgató, abban az esetben a gazdasági fıigazgató által megbízott közalkalmazott. (3) A pénzügyi ellenjegyzı köteles meggyızıdni arról, hogy a fıiskola Közbeszerzési eljárási szabályzatának elıírásai maradéktalanul betartásra kerülnek, melynek biztosítása érdekében köteles minden tervezési egység egy kapcsolattartó személyt kijelölni. 11. SZERZİDÉS ALÁÍRÁSA (1) A szerzıdések aláírására a pénzügyi ellenjegyzést szükség szerint a Gazdasági Tanács véleményét ill. a Szenátus döntését - követıen kerülhet sor. (2) A szerzıdést aláírásra a jelen szabályzat II. számú mellékletében meghatározott tartalmi elemeknek megfelelı, szerzıdéskötési adatlappal együtt kell az aláíró elé terjeszteni. (3) A hallgatói önkormányzatok vonatkozásában jelen szakaszt azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a hallgatói önkormányzatok szerzıdéseinek érvényességéhez minden esetben a rektor ellenjegyzése szükséges. (4) A GT véleményezi a Fıiskola által készített, egy milliárd forintot meghaladó támogatási igényő, illetve a Fıiskola költségvetését önrész biztosításával terhelı pályázatokat, Az 50 millió Ft összeget meghaladó kötelezettségvállalásról szóló szerzıdések estén az aláírás elıfeltétele a GT, majd azt követıen a Szenátus jóváhagyását tartalmazó határozat csatolása a szerzıdéshez. A szerzıdéses kötelezettség összege a szerzıdés futamidejére számított bruttó ellenszolgáltatás összege. (5) Olyan szerzıdést, amelyben a Fıiskola nemzetközi félként vesz részt, csak a rektor írhat alá. 12. ALÁÍRÁS UTÁNI TEENDİK (1) Aláírást követıen a szerzıdést a Jogi és Szabályozási Iroda megküldi a szerzıdést kezdeményezınek, aki a szerzıdı féllel köteles azt aláírattatni, majd 1 példányt a Központi Iktatóba, 1 példányt a Gazdasági és Mőszaki Fıigazgatóság titkárságára, ill. a 2005. évi CXXXIX. tv. 31. és 117. alapján megkötött együttmőködési megállapodásokból további egy példányt az oktatási rektorhelyettesnek eljuttatni. 13. JOGOK VISSZAVONÁSA (1) A rektor jogosult bármely szerzıdés esetében a jelen szabályzattal átruházott képviseleti jogot magához vonni. 6
14. SZERZİDÉSMÓDOSÍTÁS ÉS MEGSZÜNTETÉS (1) Szerzıdésmódosítás és a szerzıdés megszüntetése esetén jelen szabályzat 2 12. -aiban meghatározottak alapján kell eljárni azzal az eltéréssel, hogy szerzıdés megszüntetése esetén a II. számú melléklet helyett a III. számú melléklet alkalmazandó. 15. FELELİSSÉG (1) Jelen szabályzatban foglaltak betartásáért minden érintett dolgozó erkölcsi-, anyagi-, munkajogi- és büntetıjogi felelısséggel tartozik. 16. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1) Jelen Szerzıdéskötés eljárási rendjét a Nyíregyházi Fıiskola Szenátusa az I/2-2/71/2008. (június 10.) számú határozatával fogadta el. A szabályzat 2008. június 11. napjától lép hatályba. (2) Jelen eljárási rendet a Nyíregyházi Fıiskola Szenátusa 2009. március 18-i hatállyal, az I/2-2/19/2009. (márc.17.) sz., és 2009. július 13-i hatállyal, az RH/48-42/2009. (júl.10.) sz. határozatával módosította. (3) A szabályzatban foglaltakat jogszabályok és felettes szervek utasításai módosíthatják. Nyíregyháza, 2009. július 10. A Szenátus nevében: Prof. Dr. Jánosi Zoltán rektor 7
I. számú melléklet KAROK/SZERVEZETI EGYSÉGEK ÁLTAL A FİISKOLA NEVÉBEN KÖTÖTT SZERZİDÉSEK FEJLÉCÉNEK FORMAI ELİÍRÁSA.. SZERZİDÉS amely létrejött egyrészrıl a Név: Nyíregyházi Fıiskola Székhely: 4400 Nyíregyháza, Sóstói út 31/b. Adószám: 15329853-2-15 Bankszámlaszám: 10044001-00282895 Statisztikai számjel: 15329853-8542-312-15 OM azonosító: FI74250 Képviselı: rektor Kapcsolattartó: mint Megbízó/Megrendelı/ stb. (továbbiakban: Fıiskola), másrészrıl Név: Székhely: Adószám: Bankszámlaszám: Statisztikai számjel: Cégjegyzékszám: Képviselı: mint Megbízott/Vállalkozó/Szolgáltató. stb. (továbbiakban: ) között az alulírt helyen és idıben az alábbi feltételek mellett: A SZERZİDÉS KÖTELEZİ/JAVASOLT ELEMEI 1. A szerzıdés tárgya (kötelezı elem) 2. Díjazás (kötelezı elem) 3. Megbízott/Vállalkozó/Szolgáltató kötelezettségei (kötelezı elem) 4. Fıiskola kötelezettségei (amennyiben aktuális - kötelezı elem) 5. Teljesítési határidık/szerzıdés idıtrtama (kötelezı elem) 6. Fizetési feltételek (kötelezı elem) 7. Késedelem (javasolt elem) 8. Munkavédelem (javasolt elem) 9. Egyéb feltételek (kötelezı elem) Például: 9.1. A jelen szerzıdésbıl eredı vitás kérdéseket felek elsıdlegesen tárgyalások útján kívánják rendezni. Tárgyalások sikertelensége esetén vitás kérdések rendezésére felek a Bíróság illetékességét kötik ki. (javasolt a Nyíregyházi Városi Bíróság, illetve a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Bíróság) 9.2. Jelen szerzıdésben nem szabályozott kérdésekre a Ptk. hatályos rendelkezései irányadók. Nyíregyháza, 200...... Nyíregyházi Fıiskola. (cégnév)..(név).. (képviselı neve) rektor.. (titulus) 8
II. számú melléklet SZERZİDÉST KEZDEMÉNYEZİ LAP Szerzıdést kezdeményezı Kar/Szervezeti egység neve: Elıterjesztı/Kapcsolattartó neve, e-mail-címe, melléke: Szakmai ellenjegyzı neve:. Aláírása:.. Forrás igazolása (GMF): A szerzıdés megkötésének rövid indoklása: A szerzıdés összegének forrása: Központi iktatószám (Központi Iktató tölti ki):... Dátum:.... aláírás 9
III. számú melléklet SZERZİDÉS MEGSZÜNTETÉSÉT KEZDEMÉNYEZİ LAP Szerzıdés megszüntetését kezdeményezı Kar/Szervezeti egység neve: Elıterjesztı/Kapcsolattartó neve, e-mail-címe, melléke: Szakmai ellenjegyzı neve:. Aláírása:.. A szerzıdés megszüntetésének rövid indoklása: Központi iktatószám (Központi Iktató tölti ki):... Dátum:.... aláírás 10