Online Segédlet Hogyan szerezz több ügyfelet hírlevél kampány segítségével 1
Ön hogyan tartja a kapcsolatot a látogatóival? Vágjunk rögtön bele a közepébe: Több weboldal is elköveti ugyanazt a szarvashibát: semmilyen módon nem gyűjtik a látogatók kapcsolat-felvételi adatait! Pedig gondoljon csak bele: ha Ön épít egy saját adatbázist a weboldalának látogatóból, akkor hosszútávon ez lehet az Cége, és marketinge egyik legbiztosabb aranytartaléka. Bármikor előhúzhatja, bármikor, újra és újra felhasználhatja, értesítéseket küldhet az egykori látogatóinak. Ezért a hatékony e-mail marketing mai napig az online értékesítés egyik legbiztosabb alapköve. Nincs annál nagyobb öngól, mint amikor a fáradságos munkával és nem ritkán rendkívül költségesen megszerzett látogatót elengedjük anélkül, hogy valami olyan elérhetőségét megadná, amin keresztül a későbbiekben fel tudjuk venni vele a kapcsolatot. Ezért saját és ügyfeleink tapasztalatai alapján egyaránt, azt javasoljuk, hogy mindenképpen és következetesen már a legelső pillanattól kezdve kezdje el gyűjteni a látogatók adatait, azzal a céllal, hogy a későbbiekben fel tudja venni velük a kapcsolatot újra és újra. A hírlevél modul ehhez minden szükséges opciót felkínál Önnek! Milyen adatot lehet elkérni a látogatóktól? Olyat, amit könnyen, viszonylag gondolkodás nélkül megad magáról a látogató: jellemzően egy e-mail cím, egy telefonszám vagy egy postacím megadására van jó esély. Nem mindre, hanem valamelyikre ezek közül. Sok adatot itt még nem érdemes elkérni, mert minél több kitöltendő mezőt lát a látogató az űrlapon, annál kisebb a valószínűsége, hogy kitölti a mezőket! Inkább adjon meg magáról sok látogató kevés információt, mint csupán néhány elkötelezett töltse ki a teljes űrlapot! A hiányzó adatokat a későbbiekben ugyanis bármikor, akár telefonon is pótolhatjuk! Milyen formában érdemes ezeket az adatokat bekérni? Több egyszerű formája is létezik ennek: telefonszám elkérése, visszahívást ajánlva, postacím elkérése, egy ingyenes nyomtatott katalógusért cserébe, e-mail cím elkérése egy letölthető tanulmányért, vagy hírlevél sorozatért. Hosszabb távon a legköltséghatékonyabb megoldás kétségkívül az e-mail címek begyűjtése, ugyanis ellentétben a telefonos percdíjakkal és a postai csomagok kiküldési 2
díjával, az e-mailek elküldése csaknem ingyenes. (Na jó, internet előfizetés azért kell hozzá ) Miért lehet fontos a hírlevél rendszere? A hírlevél használatával fontos eseményeket, híreket, információkat oszthat meg honlapjának felhasználóival! Ha napi szinten szeretné tájékoztatni ügyfeleit Cégéről, Cége tevékenységéről mindenképp válassza ezt a szolgáltatásunkat! Hogyan kezdjem? Amennyiben az Ön által választott csomagban nem találja a HÍRLEVÉL modulunkat és szeretné igénybe venni kérem, igényelje meg tőlünk és mi azonnal lehetővé tesszük Önnek a hírlevelek szerkesztését. Viszont ha már az Ön csomagjában megtalálható ez a szolgáltatás, olvasson tovább és Ön is profi hírlevél szerkesztő lesz percek múlva. Első lépésként tegye közé honlapján a hírlevél lehetőségét. A honlapkészítő rendszerbe való bejelentkezés után válassza a 3. lépést (Menü). A baloldalon látható Hírlevél modul aktív (tehát már igénybe veheti), adja hozzá honlapjához a mellette található pluszjellel menüpont formájában. Amint Ön elérhetővé tette felhasználóinak a hírlevél rendszerét, akkor a vendégei egy űrlap formátumban iratkozhatnak fel vagy le a hírlevélről a weboldalán keresztül. Felügyelet, hírlevél létrehozása! menüpontot. Ezen tevékenységek eléréséhez létjen át a 3. lépésről a 4. lépésre (tartalom) és válassza a hírlevélnek készített A modulon belül a következő lehetőségek nyílnak meg Ön előtt. Elsősorban egy listát láthat a meglévő hírleveleiről. Ha még nincs ilyen, akkor csak a lista fejlécét láthatja. A fejcél elemei: - Tárgy (a hírlevél tárgya), - Utoljára kiküldve (a látott dátum megmutatja mikor volt az adott levél utoljára kiküldve), 3
- K(az itt látott szám utal, hogy hányszor küldte ki a levelet), - M (hányszor tekintették meg a kiküldött levelet a felhasználók), - Á (ha linket helyezett el a hírlevél szövegében, itt láthatja, hogy hányan kattintottak a linkre), - Címzettek (az adott hírlevél hány címzettnek lesz/volt kiküldve). A listában minden létrehozott hírlevél mellett talál még négy darab ikont, amelyekkel különböző lehetőségek állnak rendelkezésére (módosítása, levél kiküldése, statisztika, előnézet). Fogjon bele Ön is! Kezdje az Új hírlevelet szerkesztek gombbal. Itt szerkesztheti, módosíthatja hírleveleit. Hírlevél dobozban válassza ki, hogy kik legyenek a levélnek a címzettei (alapesetben mindenki lesz, azaz mindenki, aki feliratkozott a hírlevelére). Adja meg a hírlevél tárgyát és a tartalmát. Van lehetősége előre elkészített sablont is választani, ezt a jobb oldalon találja meg a Hírlevél sablonok dobozban. Ha megtekintette a sablonokat valamelyikre kattintva beillesztésre kerül a tartalomba. Majd alakítsa át a szövegezését az Ön egyedi elképzelései alapján. Lehetősége van képeket is beszúrni a tartalomba ezt szintén a jobb oldalon láthatja a feltöltésnél. Található még egy fontos doboz a szerkesztőben, ez a Feladó adatai. Itt töltse ki a nevet (lehet a honlap neve, az Ön neve, Cégének neve), e-mail címet (erről a címről fog érkezni az ügyfelének a levél) Hogyan tovább? A hírlevél menüpontjában több fület is láthat (e-mail címek, csoportok, ). E-mail címek: itt láthatja az összes hírlevélre feliratkozott személyt, névvel, ip, csoporttal. Itt állíthatja be, hogy a feliratkozott személy aktív lehessen (zöld lakat), azaz kapjon-e hírlevelet. Minden felhasználó módosításánál beállíthatja, hogy milyen csoportba tartozzon. Kampányok: a hírlevél küldése annyit jelent, hogy egy darab hírlevelet küldünk ki az 4
ügyfeleinknek. Kampány viszont amikor stratégiailag felépített hírlevél sorozatot küldünk felhasználóinknak. Tehát a Hírlevél kampány létrehozásának első lépéseként, a Hírlevél menüpontban állítsuk össze a kampányban kiküldeni szándékozott leveleket. Az összeállított hírleveleinket meghatározott szempontok szerint küldhetjük ki a következőkben leírtak alapján. Hogyan készítsünk hírlevél kampányt? 1.Hozzuk létre kampányunk elemeit (tehát a leveleket) a Hírlevél menüpontban, majd a Kampányok menüpontban az Új kampány menüpontra kattintva a következő képet kapjuk. Itt beállítjuk az előzőekben már leírt a hírlevél kiküldéséhez szükséges adatokat, majd rányomunk a Hírlevél hozzárendelése gombra 2.Megjelenik a hírlevél stratégiánk összeállításához szükséges ablak. - Itt az 1. lépésben az előzőekben összeállított hírleveleink közül választhatunk. - 2. lépés egy általunk meghatározott esemény, ami kiváltja, hogy hírlevelet küldjünk. - Ilyen a feliratkozás, ami nyílván az kampányunk első elemének kiváltó eseménye lesz. -A következő a megnyitás, azaz, ha az előző levelünket megnyitotta feliratkozónk, tehát, kíváncsi volt rá akkor a 3. lépésben meghatározott időpont beállításával, a megnyitás dátumához képest eltelt időt állíthatjuk be, amikor a következő hírlevél megérkezzen. - Következő lehetőségünk, ha akkor küldjük a következő levelet, ha az ügyfél átkattintott az előző hírlevelünkben felkínált linkre, vagyis kíváncsi arra amit kínálunk. A 3.lépésben szintén a levél kiküldésének késleltetett időpontját állítjuk be az átkattintáshoz képest. - A 2.lépés lehetősége a fix időponthoz szerkesztett hírlevél kiküldés, ezt nagyon jól használhatjuk alkalmakra, ünnepekre. - Ezt követően kicsit személyesebb hangvételű levelek kiküldésére van lehetőségünk, mivel ügyfelünkhöz rendelt külön időpont lesz a hírlevél kiküldését kiváltó esemény. 5
Ha elkészültünk, újra a kampányoldalon találjuk magunkat. Csoportok: hozzon létre csoportokat, így sokkal jobban megkönnyíti munkáját a levelek kiküldésénél. Amikor hírlevelet szerkeszt vagy újat hoz létre, akkor címzettként az itt létrehozott csoportokat választhatja ki. Import/Export: hírlevél rendszerünk segítségével kezelheti felhasználóinak email címeit külső táblázatkezelő programokkal is (pl.: Microsoft Excel, Open Office). Az importálás segítségével lehetősége nyílik ügyfeleit áthelyezni a régi hírlevél küldő rendszeréből, új és folyamatosan bővülő rendszerünkbe. Az importálást a következőképpen teheti meg: ha még nincs egy feliratkozó sem a rendszerben, vigyen fel 1-2 címet az "E-mail címek" almodul segítségével (erre azért van szükség, hogy lássa milyen formátumban szükségesek az adatok). Itt kattintson a letölthető "email_export.csv" linkre, majd nyissa meg táblázatkezelő programjával a letöltött fájlt (ha esetleg megkérdezné a rendszer, hogy milyen elválasztó karaktert használjon a cellák szétszedésére, kattintsa be a pontosvesszőt (;) majd nyomjon OK, vagy tovább gombot). Akkor sikeres a megnyitás, ha 4 oszlopos táblázatot kap, amelyet már könnyedén szerkeszthet: - 1-2. oszlop: email cím, és név, - 3. oszlop: státusz. 1 - aktív, 2 - aktiválásra vár, 0 inaktív, - 4. oszlop: a csoportok azonosítója. Ha nem kívánja az adott e-mail címet csoporthoz kötni adjon meg 0 értéket. Ha már létező csoporthoz kívánja rendelni, adja meg a csoportja szám azonosítóját (több esetén kötőjellel elválasztva). Szerkesztés után mentse el a táblázatot.csv fájlként, majd az "E-mail címek importálása" dobozban tallózza ki a fájlt és töltse fel! Beállítások: Az alábbiakban hírlevél aloldalát, és a hírlevélre való feliratkozás beállításait végezheti el. Hírlevél oldal adatai: a hírlevél aloldalon megjelenik egy szöveges leírás, és egy hírlevél feliratkozó/leiratkozó űrlap. Az itt található dobozba szerkesztheti a szöveget, és az űrlap címét. Az alapértelmezett szöveget úgy módosítsa, hogy a szövegnek tartalmaznia kell a feliratkozás, és leiratkozás módjának rövid leírását. Feliratkozás megerősítési e-mail adatai: a hírlevélre való feliratkozáskor a látogató a megadott email címre levelet kap, amiben egy link szerepel. A linkre való kattintás során aktiválódik feliratkozása. Ez kizárja annak az esélyét, hogy valaki más nevében iratkozzon fel. Ennek a megerősítő e-mailnek a feladóját, és levélszövegét lehet megszerkeszteni az alábbi részben. A levélnek tartalmaznia kell a lent található helyettesítő 6
karaktereket (name, email), amiket a rendszer automatikusan kicserél a feliratkozáskor megadott névre és e-mail címre. Itt is felhívjuk figyelmét, hogy a feladó e-mail címnek a saját "Domain - Email" modulban hozzáadott címet adja meg, ellenkező esetben előfordulhat, hogy az a SPAM(kéretlen levelek) mappába kerülhet! Statisztika: Az utolsó pontban, egy a hírleveleink, és hírlevél kampányaink sikerességét ellenőrző, után követő statisztikai rendszert találunk. Az első táblázat egy általánosabb a feliratkozók, és leiratkozók, vagyis az új és régi látogatóink aktivitásának figyelésére szolgáló táblázat. A második táblázat pedig az általunk kiküldött hírlevelek statisztikáját mutatja. Nagyon jól mérhető rajta hírlevél kampányunk, hírleveleink sikeressége, mivel láthatjuk, hogy a kiküldések vonatkozásában milyen eredménnyel tekintették meg, kattintottak át, esetleg, hány ügyfelünk az, akinek valami miatt nem érkezik meg levelünk, tehát visszapattan. Mire figyeljünk a hírlevél küldésnél? Nem küldhetünk mindenkinek hírlevelet akinek az email címét birtokoljuk, csak azoknak akik hozzájárultak a levélküldéshez. Ilyen hozzájárulás ha honlapunkon keresztül feliratkoztak a hírlevélre, vagy ha írásban jelezték szándékukat az adott email címről. Magyarországon szigorúan szabályozzák a hírlevelek, és reklámlevelek küldését, kéretlen hírlevelekre küldése szankciókat von maga után, ezért kizárólag olyan listára küldjünk leveket melynek legális eredetét bizonyítani tudjuk. 7
A hírlevélküldő alkalmazás megkezdése előtt Önnek el kell fogadnia azon felhasználási és adatvédelmi feltételeket és szabályokat, melyeket az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. és a 2008. évi XLVIII. törvény (a továbbiakban: Ektv. - elektronikus kereskedelmi törvény) szabályoz. Üdvözlettel: Honlapom.hu csapata 8