Az adatbázis-kezelő program A tananyagban az alapfogalmak és a tervezési megoldások megismerése után a gyakorlatban is elkészítünk (számítógépes) adatbázisokat. A számítógépes adatbázisok létrehozásához, használatához szoftver szükséges, esetünkben ez a Microsoft Access 2003 adatbázis-kezelő program lesz. Ebben a fejezetben kicsit belekukkantunk az adatbázis-kezelés technikai részébe is. Az Access adatbázis-kezelő rendszer a Microsoft Office Professional programcsomag része, a programcsomag telepítésekor választhatunk, hogy a többi programmal együtt felkerüljön-e a gépünkre vagy ne. Telepítés után a Minden program/microsoft Office/Access 2003 (vagy más évszámú, amit éppen telepítettünk) programot kell indítani. 1. ábra Az Access indítása A program felületét az alábbi képen láthatjuk: címsáv menü eszköztár státuszsor munkaablak 2. ábra Az Access program felülete indítás után Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
Az Access adatbázis-kezelő program relációs adatbázisok kezelésére szolgál. Ennek megfelelően a program terminológiája általában megegyezik a relációs adatbázis fogalmaival, de nem minden esetben, így jobbnak láttam, ha egy kis összefoglaló fogalomtárat állítok össze. Táblák (Table) Mint már tudjuk, a relációs típusú adatbázisok az adatokat ún. táblákban tárolják. Minden tábla az adatok egy bizonyos körét tárolja: olyan adatokat, amelyek valamilyen dolog (objektum, egyed) leírására, jellemzésére szolgálnak. Két vagy több tábla össze is kapcsolható. Az Access adatbázis-kezelőben a táblákat Táblának (Table) vagy Munkalapnak, Táblázatnak (Data sheet) nevezzük. A táblákban tárolt adatokat egyedileg vagy összefüggéseikben ábrázolva, az Access segítségével képernyőn vagy nyomtatott formában jeleníthetjük meg. A táblák sorokat, másik elterjedt kifejezéssel rekordokat tartalmaznak. A rekord adatmezők (oszlopok) halmazából áll. Az alábbi ábra egy videotéka-adatbázis tagjait tartalmazó egyik táblájának részlete az Access megjelenítésében. A tábla minden rekordja (sora) 7 adatmezőt (tagtulajdonságot) tartalmaz, melyek egy-egy tagot jellemeznek. 3. ábra Táblázatrészlet Lekérdezések (Query) A lekérdezések egy vagy több táblából származó adatokat tartalmaznak. A lekérdezésekben mi magunk határozzuk meg azt, hogy miről, milyen adatokat és milyen összefüggésekben akarunk látni. Az Access adatbázis-kezelő egyik legfontosabb szolgáltatása a lekérdezések összeállításának támogatása. A lekérdezések által előállított adathalmazt adatlapokon, űrlapokon vagy jelentésekben jeleníthetjük meg. Űrlapok (Form) Az űrlapokon a lekérdezések által előállított adatokat jól áttekinthető, rendezett formában jeleníthetjük meg. Az űrlapok az adatok megjelenítésén kívül új adatok adatbázisba való bevitelére is használhatók. Jelentések (Report) A jelentések a lekérdezések által előállított adatok nyomtatott jellegű, képernyős vagy papíros alapú megjelenítését szolgálják. Webes adatkezelő lapok A webes adatkezelő lapok adatok megjelenítését, illetve adatok bevitelét célozzák olyan esetekben, amikor az adatbázist az interneten keresztül használjuk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
Makrók (Macro) A makrók egy vagy több utasításból állnak, ahol minden utasítás valamilyen jól meghatározott feladatot, műveletet végez el, például: űrlap megjelenítése, jelentés nyomtatása. Modulok (Module) A modulok egy adott programnyelven írt utasítások, eljárások. Az Accessben a Visual Basic for Applications programozási nyelvet használhatjuk összetett adatfeldolgozó vagy programjellegű felületek vezérlésére szolgáló megoldások kialakításához. A weblapok, makrók és modulok nem részei ennek a tananyagnak. Objektumok Az adatbázisok eddig tárgyalt összetevőit (táblák, űrlapok, lekérdezések stb.) az Accessben összefoglaló néven objektumoknak nevezzük. Adatbázisok használata Az adatbázisok használatához rendelkeznünk kell néhány alapvető ismerettel, mint például: hogyan veszünk használatba egy adatbázist, hogyan jegyzünk be új rekordokat, és hogyan távolítunk el már létezőket, hogyan keresünk vissza adatokat az adatbázisból, hogyan rendezzük az adatokat (alfabetikus vagy numerikus sorrendet állítva elő), hogyan készítünk jelentéseket. A továbbiakban az adatbázis-kezelő programmal való ismerkedésünket két, rendszeresen használt alapfunkció kipróbálásával kezdjük: új adatbázis létrehozása, illetve már létező adatbázis megnyitása. Ezek mellett kitérünk a programfelület beállítási lehetőségeire és a segítő információkhoz való hozzájutás lehetőségére. Az adatbázis-állomány A relációs adatbázis-kezelők táblákat használnak az adatok tárolására. A tárolás hosszú távú, ezért valamilyen adathordozón rendszerint lemezen történik. A lemezes adattárolás alapegysége a fájl. A programok a fájlokat az operációs rendszer segítségével hozzák létre, írják és olvassák. Ez alól az Access adatbázis-kezelő sem kivétel: amikor adatbázist hozunk létre, a program a megadott útvonalon (mappa- és fájlnév) egy.mdb kiterjesztéssel ellátott állományt hoz létre. Az Access adatbázis-kezelő minden különálló adatbázis részére készít egy fájlnév.mdb nevű állományt, és később minden, az adatbázishoz tartozó elemet (táblák, lekérdezések, műveletek stb.) ebben az egyetlen állományban tárol. Más adatbázis-kezelőknél is megszokott módszer a teljes adatbázis egyetlen fizikai állományban való tárolása, de vannak olyanok is (általában a régebbiek), amelyek minden táblát (és a táblához kapcsolódó egyéb adatokat) külön fájlokban helyeznek el. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
Adatbázis-állomány létrehozása Indítsuk el az Access programot! Az indítás után megjelenő programablakon már láttuk a Munkaablakot. Ennek alján található a Megnyitás panel, melynek utolsó eleme új adatbázis létrehozását teszi lehetővé. Hogy ez miért a megnyitással kapcsolatos funkciók között található, azt később megtudjuk. Egérrel kattintsunk az Új fájl létrehozása menüpontra, ekkor a munkaablak tartalma megváltozik. Most válasszuk az első, Üres adatbázis pontot. 4. ábra Új, üres adatbázis létrehozása a Munkaablak segítségével Ekkor megjelenik egy, a Windowsban megszokott állománykereső, -létrehozó ablak, melyben először létre kell hozni egy új mappát, majd megadni az új fájl nevét. Hozzunk létre egy mappát (például: Új adatbázis), és a Fájlnév mezőben adjuk meg az ebben a mappában most létrehozandó új adatbázisfájl nevét: Iskola.mdb. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
5. ábra Adatbázis-fájl megadása Ezután kattintsunk a Létrehozás gombra. A program ekkor létrehozza, és a háttértárolón rögzíti az Iskola.mdb adatbázisállományt. Ezzel a műveletsorral tulajdonképpen nem tettünk mást, mint készítettünk egy üres irattartót, melybe később különböző dokumentumokat (táblák, kigyűjtések stb.) tehetünk. Iskola.mdb irattartó fájl A későbbi tartalom 6. ábra Az irattartó fájl és későbbi tartalma Vegyük észre, hogy az Access másképp működik, mint a korábban már megismert irodai programok (Word, Excel vagy PowerPoint), ezeknél az új fájl (dokumentum, munkafüzet, bemutató) létrehozásakor még nem történik meg a mentés, csak akkor, ha ezt külön kezdeményezzük. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
A munkafelület Az adatbázisfájl létrehozása után megjelenik a munkafelület, amely az adatbázis tényleges tartalmának, elemeinek kialakításához szükséges funkciókat tartalmazza. Objektumeszközsor Objektumpanel Adatbázis elemeinek listája Adatbázisablak 7. ábra A munkafelület A későbbiekben az objektumpanelen éppen kiválasztott elemtípussal dolgozhatunk (létrehozás, tartalmának kialakítása, törlés stb.). Ezzel később fogunk foglalkozni, most egyelőre zárjuk be adatbázisunkat: Fájl menü/bezárás menüpont. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
Már létező adatbázis megnyitása Ha egy már létező adatbázissal kívánunk dolgozni, azt meg kell nyitnunk. A munkaablak Megnyitás paneljén a program felsorolja a legutóbb használt néhány adatbázist, ha köztük van az, amellyel dolgozni szeretnénk, kattintsunk rá. Ha nincs, az Egyéb menüponttal megnyithatjuk a fájlkereső ablakot. 8. ábra Adatbázis megnyitása a Munkaablak segítségével Nyissuk meg a most létrehozott Iskola.mdb adatbázisunkat! Az Access beállításaitól (telepítés utáni alapbeállítás) függően most egy sajátos és nehezen követhető procedúra részesei lehetünk. Korábban már említettem, hogy az adatbázisok nem csak adatokat, hanem műveleteket is tartalmazhatnak. Mint tudjuk, a mai világban azonban a műveletek sokszor ártó szándékkal készülnek (lásd vírusok és egyéb károkozó kódok), adatbázis-állományt pedig nem csak mi készíthetünk, hanem másoktól is kaphatunk: Ki tudja, mi minden van bennük? Az Access program igyekszik megelőzni az ártalmas műveletek működését, ezért biztonsági funkciókat tartalmaz (ezek beállítása és működése kicsit hasonlít a webböngészők (pl. Internet Explorer) hasonló célú funkciójához és annak beállításaihoz). Megnyitási kísérletünkre tehát az Access alapbeállítása szerint az alábbi üzenetet kapjuk: 9. ábra Biztonsági figyelmeztetés Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
Ha nem értjük pontosan, hogy mit is jelent az üzenet (márpedig most nem értjük, az biztos!), kérjünk segítséget a Súgó gombbal! 10. ábra Az Access helyzetérzékeny súgó ablaka Mindezek után most válasszuk a Nem gombot (eléggé biztosak lehetünk benne, hogy az általunk létrehozott, üres adatbázis nem tartalmaz ártalmas funkciókat). Ezzel persze még nem jutottunk túl a nehézségeken, mert most újabb riasztó ablak jelenik meg: Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
11. ábra Biztonsági figyelmeztetés 2. Amikor az Igennel túljutunk ezen az ablakon, jöhet egy újabb, most már teljesen értelmetlen figyelmeztetés is: 12. ábra Újabb biztonsági figyelmeztetés A Megnyitás gomb után végre célhoz érünk, és megjelenik az adatbázis munkaterület-ablak. Ha valaki kényelmetlennek érzi ezt a megnyitási procedúrát, az ezt az egészet ki is kapcsolhatja: az Eszközök menü/makró/biztonság menüpont használata után megjelenő, Biztonság feliratú ablakon a szintet állítsa alacsonyra (persze saját felelősségére). Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
13. ábra Biztonsági szint beállítása alacsonyra Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10
Eszköztárak Korábbi Windows-programokkal szerzett tapasztalataink alapján tudhatjuk, hogy a programok (főbb) funkcióit általában több módon is indíthatjuk: menü, eszköztár gombok, úszómenük segítségével. A menü és eszköztárak rendszerint megjeleníthetők, eltüntethetők, illetve testre is szabhatók, használati szokásainknak megfelelően. Az Access eszköztárai a program adott állapotának megfelelő funkcionalitást biztosítanak. 14. ábra Testreszabás menü A megjelenő ablakon az Office-alkalmazásoknál már megszokott beállítási lehetőségekkel találkozunk. Mint látható, minden funkcióhoz tartozik egy eszköztár és ebből is látszik, hogy az Access milyen széles tárházát kínálja az adatbázissal való műveleteknek. 15. ábra Menü és eszköztárak testreszabása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11
A Súgó használata Korábban már a biztonsági figyelmeztetések kapcsán találkoztunk a Súgó egy bizonyos fajta használatával. A program Súgó menüje sok egyéb funkciót tartalmaz, ezek közül az első az, amely valóban a segítő funkciót szolgálja (az Office Segéddel nem foglalkozunk). A Súgó hívása után a különböző lehetőségek a Munkaablakban jelennek meg: A Munkaablak Keresés mezőjébe egy fogalom beírása, majd a nyílra való kattintás után, élő internetes kapcsolat esetén az online súgófunkció megjeleníti a kapcsolódó tartalmat. Ha nincs internetes kapcsolat, vagy nem akarjuk használni, beállíthatjuk az alsó menüben a kapcsolat nélküli súgót. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12
A találatok között a kívántra kattintva, megjelenik a tartalom ablak, melyben részletek nélkül vagy azok megjelenítésével olvashatunk a keresett témáról. 16. ábra Súgó és tartalom Összefoglalás Ezzel megtörtént első ismerkedésünk az Access adatbázis-kezelővel. Megtanultuk, hogyan indítsuk el a programot, hogyan hozzunk létre adatbázis-állományt, illetve hogyan nyissunk meg már létező adatbázist. Tudjuk, hol állítsuk be a számunkra kedvező eszköztárszerkezetet, és ha kell, információkat tudunk szerezni a Súgó segítségével. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13