2
TARTALOMJEGYZÉK Bevezető o 1. fejezet: Önkéntesek a szervezetben o 4 o 2. fejezet: Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek és az önkéntes szerződés o 8 o 3. fejezet: Önkéntesek toborzása o 12 o 4. fejezet: Önkéntesek kiválasztása o 16 o 5. fejezet: Önkéntesek bevezetése a fogadó szervezetbe o 20 o 6. fejezet: Képzés o 24 o 7. fejezet: Az önkéntes program koordinátora o 28 o 8. fejezet: Az önkéntesek mentora o 32 o 9. fejezet: Önkéntesek motiválása, megtartása o 36 o 10. fejezet: Önkéntesek tevékenységének elismerése, köszönetnyilvánítás o 40 o 11. fejezet: Önkéntesek ellenőrzése, számonkérése, értékelése o 44 o 12. fejezet: Önkéntesek kilépése o 48 o 13. fejezet: Az intézményi önkéntes program o 52 o 14. fejezet: Vállalati önkéntesség o 54 Irodalomjegyzék o 58 1
Bevezetô Ezen kiadvány megjelenése egy több éve tartó folyamat fontos állomása. Célja, hogy bemutassa, milyen lépések előzték meg az Önkéntes Központ Alapítvány (ÖKA) képzői körének megalakulását és e hiánypótló kiadvány megszületését. A 2001-es Önkéntesek Nemzetközi Éve alatt létrejött egy képzésekkel foglalkozó munkacsoport, mely elsőként fogalmazta meg, hogy mire lenne szükség Magyarországon ahhoz, hogy az önkéntesekkel való együttműködés sikeresebb legyen. Mivel a Nemzetközi Év célkitűzéseinek gondozása az ÖKA feladata, magától értetődő volt, hogy a szervezet tevékenységeinek az önkéntes menedzsment képzések tartása az egyik kiemelt területe. A Képzők Képzése program előkészítése, 2004 vége és 2006 eleje között valósult meg és tizennégy már korábban más területen képzőként dolgozó szakember felkészítését vállalta. Ez volt a nulladik lépés, azt láttuk ugyanis, hogy nagy szükség van képzésekre, azonban ehhez sem tematika, sem pedig szakemberek nem álltak rendelkezésre. Nagy segítséget jelentett a Holland Külügyminisztérium MATRA programjának anyagi támogatása, mely nélkül nem tudtuk volna a gyakorlatba átültetni elképzeléseinket. Továbbá nem szabad elfeledkezni a holland partnerszervezet (CIVIQ) munkatársairól; (Saskia van Grinsven, Monique van der Meulen), valamint hazai mestertrénereinkről; (Baranyi Éva, Dr. Dávidné D. Hídvégi Julianna, Donáth Attila, Kovács Erzsébet, Petes Beáta, és Varga István), akik közül Donáth Attila, Barany Éva és Varga István vállalkoztak arra, hogy végigkísérik az önkéntes menedzsment képzők felkészítését. Az Önkéntes Központ Alapítvány képzői köre 2005 óta tart tematikus képzéseket, szervezetre szabott tréningeket, konzultációkat és működik közre önkénteseket fogadó szervezetek tapasztalatcseréjében az önkéntes menedzsment témaköreihez kapcsolódóan. Ez a könyv a képzői kör tapasztalataira alapozva született meg. A benne összefoglalt ismeretek első ízben jelennek meg magyar nyelven. Számos angol nyelvű önkéntes menedzsment kiadvány volt elérhető a NIOK Alapítvány és az ÖKA könyvtárában, de ezidáig nem rendelkeztünk egy olyan átfogó magyar nyelvű anyaggal, mely a fogadó szervezetek széles rétegeit felkészülésükben segíthetné. A szervezetek felé egy igen régi adósságunkat törlesztjük így, és bízunk abban, hogy a későbbiekben további, az önkéntes menedzsment területeket részletesen feldolgozó tematikus anyagokkal tudunk majd jelentkezni. Jelen kiadvánnyal célunk, hogy bemutassuk azokat az alapvető önkéntes menedzsment elemeket, melyek elengedhetetlenek a magas színvonalú, tudatosan vezetett önkéntes program megvalósulásához. A fejezetek az önkéntesekkel való munka hátterét alapfogalmi szinten tisztázzák, így hasznos információt nyújtanak azoknak a fogadó szervezeteknek, amelyek civil szervezeti, egyházi vagy önkormányzati háttérrel valósítják meg, vagy tervezik önkéntes programjukat. Ugyanakkor érdekes olvasmány lehet önkéntesek, vagy leendő önkéntesek számára, hogy betekintést nyerjenek az önkéntesekkel való munka alapjaiba és ezáltal tájékozottabbak legyenek az általuk választott fogadó szervezet gyakorlatáról is. A kiadvány olyan helyzetet vesz alapul, ahol a szervezetnek vannak alkalmazottai, akik önkéntesek bevonását határozták el. Tisztában vagyunk azzal, hogy számos olyan szervezet van, ahol egyáltalán nincs alkalmazott, úgy gondoljuk viszont, hogy ez a kiadvány az ő munkájukat is ugyanúgy tudja segíteni, mint az alkalmazottal rendelkezőkét. Magyarországon rendkívül sok olyan szervezet és kezdeményezés működik, melyben a munkát kizárólagosan önkéntesek látják el. Számukra is tartalmaz jól hasznosítható ismereteket ez a kiadvány. Az önkéntes menedzsment elemek szorosan kapcsolódnak egymáshoz, a gyakorlatban gyakran egymást átfedve működnek (pl. az önkéntesek 2
motiválása és elismerése, vagy a koordinálás és a mentorálás). Az általunk megfogalmazott önkéntes menedzsment elemek külön tárgyalásával azok jelentőségét szeretnénk hangsúlyozni, és a témában való további elmélyülést szeretnénk ösztönözni. A fölvázolt sorrend egyfajta időrendiséget tükröz, ami az önkéntesek fogadásával kezdődik. Ugyanakkor minden egyes pont, terület folyamatosan jelen van az önkéntes programban és fejlesztésük mindenkor időszerű lehet. Bár számos szervezet számára nagy kihívás a könyvben megfogalmazott sok teendő, tapasztalataink szerint érdemes ezen lépéseket követni, ha egy szervezet jól működő önkéntes programot szeretne megvalósítani. Mindenkit arra bíztatnánk, hogy törekedjen erre, még akkor is, ha nem jut energiája minden lépés precíz kivitelezésére, már az is sokat segíthet, hogy ismeri azok tartalmát. Az 1. és a 2. fejezet az önkéntesek szervezetben elfoglalt helyéről, kapcsolatairól és azokról a szervezeti irányelvekről szól, melyeknek már az önkéntesek megjelenése előtt jelentősége van. Az önkéntes tevékenységeket kínáló fogadó szervezetek szervezeti kultúrájában, felépítésében és működésében változást hoz az önkéntesség, mely előkészítést igényel. Ezek végiggondolását segíti ez a két fejezet. Azoknak a szervezeteknek pedig, melyeknél már futó önkéntes program működik, a professzionálisabban és tudatosabban folyó háttérmunka megteremtéséhez nyújt támogatást. A 3-5. fejezet (toborzás, kiválasztás, orientáció) az önkéntesek fogadásáról, annak előkészítéséről és megvalósításáról szól. A 6. fejezet, az önkéntesek képzése szorosan kapcsolódhat ehhez a folyamathoz, hiszen sok fogadó szervezetnél az önkéntesek tevékenységének megkezdéséhez elengedhetetlen, hogy a szervezet által biztosított képzésen, tanfolyamon, tréningen vegyenek részt a jelentkezők. Ezért kapott itt helyet ez a fejezet, de a könyv későbbi részében, az önkéntesek tevékenysége során folyamatosan megvalósuló menedzsment elemek közül sem hagyható ki, hiszen továbbképzések által fejleszthető az önkéntesek tudása, önismerete, csapatban történő együttműködése, mely a szervezet és az önkéntes számára egyaránt hasznos lehet. A 7. és 8. fejezet az önkéntesekkel közvetlenül kapcsolatban álló, tevékenységüket irányító, kísérő és támogató két szerepkörrel, a koordinátori és mentori feladatok kérdéskörével foglalkozik. A 9-12. fejezet pedig azokat az önkéntes menedzsment elemeket tárgyalja (az önkéntesek motiválása, megtartása, elismerése, értékelése, számonkérése, elengedése), melyek az önkéntes program során, az önkéntesekkel kapcsolatban folyamatos feladatot jelentenek. A 13. fejezet az intézményi önkéntes program rövid ismertetése. Napjainkban kevésbé elterjedt még az önkormányzati intézményekben megvalósuló önkéntesség, de bízunk benne, hogy idővel egyre több jó gyakorlattal találkozhatunk. A 14. fejezet a vállalati önkéntes programot mutatja be, mely az önkéntesség egy speciális formája, az üzleti szféra társadalmi felelősségvállalásának megvalósulási lehetősége. A fejezetek végén található, a témakörhöz kapcsolódó kérdéseket gondolatébresztőnek szántuk. Úgy véljük, hogy a kérdésekre adott válaszok segítenek jobban megvilágítani egy adott szervezet önkéntes programjának figyelmet érdemlő területeit. Reméljük, hogy kiadványunk segítséget jelent a szervezetek, intézmények számára és hatékonyan szolgálja az ÖKA által is kitűzött célt: a szervezetek és az önkéntesek sikeres együttműködését, mely talán a legfontosabb tényezője a jó önkéntes programnak. Hiszünk abban, hogy a Magyarországon egyre több helyen megtalálható önkéntesek száma ezáltal is tovább nő, és egyre többen lesznek, akik nem csak egy-egy alkalommal, hanem egy szervezethez kötődve rendszeresen fognak különféle programokba bekapcsolódni. Ne feledjük, hogy az önkéntesek a szervezet hitelességét is erősíthetik, így a velük való megfelelő foglalkozás sok tekintetben fontos lehet a szervezet számára. 3 3
4 I. ÖNKÉNTESEK A SZERVEZETBEN
Az önkéntesek bevonása a szervezet életébe minden esetben egy, a szervezeten belüli közös döntés eredménye. Kevés, ha egy vagy két ember, vagy csak a vezető pártolja a kezdeményezést, hiszen az önkéntesek a szervezet egészét fogják segíteni, és előbb vagy utóbb minden munkatárssal kapcsolatba kerülnek. Gyakori az is, amikor kizárólag önkéntesek működtetik a szervezetet. Ebben az esetben egy folyamatról van szó, hiszen maguk az önkéntesek kezdték el a szervezet tevékenységét, viszont Az önkéntes tudást és erőforrást hoz a szervezetbe annak érdekében, hogy segítse azt céljai megvalósításában. az önkéntes menedzsment, valamint további önkéntesek bevonásáról történő döntések ugyanolyan jelentőségűek. Az önkéntesek fogadására való felkészülés fontos része, hogy a szervezetben mindenki tudja, mit jelent a szervezet számára az önkéntesség, hogy átgondolja az eddig a szervezetben tevékenykedő tagok, aktivisták státuszát, továbbá, hogy milyen feladatokat fognak az önkéntesek végezni, és hogy a szervezetnek mit kell ahhoz tennie, hogy egy sikeres önkéntes program valósuljon meg. Q Az önkéntes a szervezet életében Az önkéntes tudást és erőforrást hoz a szervezetbe annak érdekében, hogy segítse azt céljai megvalósításában. Az, hogy egy szervezet miként tekint erre az önkéntesre és az önkéntes hogyan tud beilleszkedni, elsősorban az önkéntes bevonására vonatkozó stratégia és a szervezeti kultúra határozza meg. Az önkéntesek nem fizetésért, egyedi motivációkkal, különböző időtartamban - akár havi 1-, de akár heti 38 órában is - végezhetik tevékenységüket a szervezetben, és bár ebben eltérhetnek az alkalmazottaktól, mégis a szervezet emberi erőforrásainak fontos részét képezik. Így bizonyos kérdésekben egyenlő szabályok és jogok vonatkoznak rájuk is, ugyanakkor a munkavégzés jellegéből és a motivációk kielégítése céljából speciális figyelmet igényelnek. A sikeres önkéntes program alapja, hogy a szervezet úgy gondoljon önkénteseire (hasonlóan, mint a szervezetet alkotó többi munkatársra, tagra), mint olyan személyekre vagy csoportra, akik hozzáadott értéket képviselnek; sok feladatot elvégeznek, de egyben saját igényekkel és jogokkal rendelkeznek. Tévhit, hogy az önkéntes egy szervezetben ingyen vagy olcsó munkaerő, aki feltétel nélkül ajánlja fel munkáját, és ez a szervezetnek semmilyen anyagi, kapacitásbeli ráfordításba nem kerül. Ez így egy egyoldalú kapcsolat lenne, mely hosszú távon nem fenntartható. A sikeresség és eredményesség azon alapul, hogy a szervezet hajlandó-e az önkéntesekkel való foglalkozásra, motiválásukra, elismerésükre anyagi, de elsősorban az emberi kapacitást felhasználni, és az önkéntes szolgálat megélését, annak értékét mind az önkéntesben, mind a szervezetben tudatosítani. A koordinátor, vagy az erre a szerepre kijelölt munkatárs feladata, hogy az önkéntesek belépését és működését segítse, összehangolja, ugyanakkor az 5 5
önkéntes a munkája révén kapcsolatba kerül más fizetett munkatársakkal, más önkéntesekkel is. Q Az önkéntesek kapcsolata az alkalmazottakkal Az alkalmazottak és az önkéntesek kapcsolata fontos tényező az önkéntes program sikeres megvalósításában. A szervezet vezetőjének és az önkéntes program koordinátorának közös feladata, hogy az önkéntesek érkezése előtt a munkatársak kellő információt kapjanak arról, hogy az önkéntesek A szervezet munkatársainak lehetőséget kell biztosítani, hogy bemutatkozzanak az önkéntesnek, ami egyszeri alkalommal, vagy rendszeres megbeszélések részeként is megtörténhet, attól függően, hogy mi illik leginkább a kialakult szervezeti kultúrába. milyen tevékenységekbe fognak bekapcsolódni, milyen időtartamra, a koordinátoron kívül kivel fognak dolgozni, és hogy a szervezet milyen feltételeket biztosít számukra. Amennyiben a szervezet kultúrája engedi, még jobb, ha a munkatársak mindennek a kitalálásában is részt vesznek, azaz bevonjuk őket az önkéntes stratégia kidolgozásába. Ezzel a felkészítéssel, bevonással félreértések és konfliktusok kerülhetők el. Ugyanezen információkat az önkéntes is megkapja a szervezetbe való bevezetés során, így a kellő mennyiségű információval ellátott munkatársak között az önkéntes is biztonságosabban fog mozogni. A szervezet munkatársainak lehetőséget kell biztosítani, hogy bemutatkozzanak az önkéntesnek, ami egyszeri alkalommal, vagy rendszeres megbeszélések részeként is megtörténhet, attól függően, hogy mi illik leginkább a kialakult szervezeti kultúrába. A szervezeti kultúrára nem lehet egyszerű tájékoztatással felkészíteni az önkénteseket, de a rendszeres megbeszéléseken való részvétel, a szervezetben végzett tevékenység lehetőséget teremt a szervezetben kialakult normák, viselkedési szabályok megismerésére. Amennyiben a szervezet munkatársai tisztában vannak a szervezet önkéntesekre vonatkozó stratégiájával, elképzeléseivel, ismerik az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelveket, akkor mind a fogadó, mind az érkező részéről egyértelműek a keretek és az elvárások. Erre az alapra lehet az önkéntessel való együttműködést biztosan felépíteni. Q Az újonnan érkező és a korábbi önkéntesek kapcsolata Az önkénteseket fogadó szervezetekre inkább jellemző, hogy több önkéntessel dolgoznak együtt, akik lehetnek hosszú és rövid távú, újonnan csatlakozó, vagy már hosszabb ideje a szervezetben tevékenykedő önkéntesek. Minden önkéntes előbb vagy utóbb találkozni fog a többi önkéntessel, csakúgy, mint a szervezet munkatársaival. Ez a kapcsolat sem más, mint a munkatársakkal való találkozás 6
és interakció, így a koordinátornak figyelmet kell fordítania arra, hogy az önkéntesek is megismerjék egymást, tisztában legyenek azzal, ki milyen formában és tevékenységben támogatja a szervezetet. Az önkéntesek körében gyakran könnyebben kialakulnak baráti társaságok, szívesen vesznek részt közös programokon, amit a szervezet kezdeményezni, támogatni és segíteni tud. Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek, és az önkéntesek által aláírt szerződés / megállapodás nemcsak az önkéntesek működését és a munkatársakhoz való kapcsolatát szabályozza, hanem az önkéntes működését, jogait és kötelességeit is meghatározza, amely irányadó minden szereplőnek. Saját önkéntes programját minden szervezet egyedi elképzelései, szervezeti kultúrája és stratégiája szerint alakíthatja, fejlesztheti. Q Kérdések: o Mi alapján születik/született meg a döntés arról, hogy a szervezet önkénteseket fogadjon? o Milyen helyet tölt be az önkéntesség a szervezet életében? o Hogyan vélekednek a szervezet munkatársai általában az önkéntesekről és az önkéntesek által elvégezhető feladatokról? o Milyen módon készíti fel a szervezet a munkatársakat az önkéntesek fogadására? 7 7
8
Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek, és az általuk aláírt szerződés/ megállapodás nemcsak az önkéntesek tevékenységét és a munkatársakhoz való kapcsolatát szabályozza, hanem jogait és kötelességeit is meghatározza, amely irányadó minden szereplőnek. Saját önkéntes programját minden szervezet egyedi elképzelései, szervezeti kultúrája és stratégiája szerint alakíthatja, fejlesztheti. Q Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek jelentősége a szervezet életében Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek olyan, a fogadó szervezet által kidolgozott, és elfogadott írásos anyag, amelynek mind stílusa, mind tartalma arra vonatkozik, hogy a szervezet önkéntesei milyen formában, feltételekkel, és Fontos, hogy az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek kialakításában mindenki részt vegyen, aki az önkéntesekkel bármilyen kapcsolatban van/lesz. elvárásokkal tevékenykedhetnek. Amint egy szervezet szükségét látja, és elhatározza, hogy önkénteseket von be működésébe, először is tisztán kell látnia, hogy az önkéntesek milyen szerepet kapnak a szervezetben, és milyen jellegű munkafolyamatokban vesznek majd részt. A kezdeti elhatározás nagyon sokat változhat, de az alapvető működésre vonatkozó kérdéseket nem tisztázó, kezdeti elgondolkodás nélküli önkéntes program sok problémát és elfecsérelt energiát eredményezhet mind a szervezet, mind az önkéntesek számára. Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti stratégiában a szervezet vezetése és munkatársai közösen határozzák meg, hogy szervezet küldetésének eléréséhez az önkéntesek bevonása miért fontos, továbbá, hogy milyen módon tudnak hozzájárulni céljuk eléréséhez. Amint ezen elvi alapok megszületnek, és minden érintett el tudja ezt fogadni, máris felmerül az a kérdés, hogy ez a mindennapokban miként is működjön. Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek erre a kérdésre adnak választ mind a már ott lévő és az újonnan érkező önkénteseknek, mind a szervezet alkalmazottainak. A szervezeti irányelvek egy rugalmasan kezelhető szabályrendszer, ami nem korlátok közé szorít, hanem megadja a szervezetben bármilyen formában jelenlevőknek az önkéntesek működésének keretét, egységes értelmezését, és konkrétumait. Fontos, hogy az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek kialakításában mindenki részt vegyen, aki az önkéntesekkel bármilyen kapcsolatban van/lesz. Természetesen a kidolgozás elsősorban az önkéntes program koordinátorának, vagy ennek a feladatnak az ellátására kijelölt munkatárs/ak és a vezetők feladata, akik együttműködnek az önkéntesekkel, azok képviselőivel. A szervezet önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelve akkor lesz egy valóban értelmet adó és jól használható eszköz, valamint akkor fogják a szervezetben tevékenykedők komolyan venni, ha a lehető legtöbb munkatárs és önkéntes szemszögéből jól értelmezhető dokumen- 9 9
tum születik. Ez az anyag hasznos eszköz az újonnan érkező önkéntesek orientációjában és a szervezeten belüli működésükben, az önkéntesekkel kapcsolatos kérdések egységes értelmezésében és az esetlegesen felmerülő problémák objektív kezelésében. Amikor a szervezet elhatározza az önkéntesekre vonatkozó irányelvek összeállítását, rögtön felmerül a kérdés, hogy ehhez képest mi vonatkozik mindenkire és mi az, amiben az önkéntes jogai és kötelességei különböznek a tagokétól, dolgozókétól. Amennyiben van elfogadott Szervezeti és Működési Szabályzat, (SZMSZ) akkor csak annak kiegészítését kell elvégezni. Amennyiben nincs, akkor megérett az idő arra, hogy az önkéntes irányelvekkel együtt ez is elkészüljön. Ha az önkéntesekre vonatkozóan vannak írott irányelvek, míg a tagok, munkatársak esetében csak a szokásjog érvényesül, ez önmagában konfliktusokat generálhat. Q A szervezeti irányelvek tartalma és stílusa Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek tartalma és stílusa igen meghatározó, mivel ez a dokumentum nemcsak magát a szervezeti kultúrát reprezentálja, de azt is, hogy a szervezet miként viszonyul saját önkénteseihez. A baráti hangvételtől a szinte jogi szövegre, szerződésre emlékeztető formáig minden előfordulhat, és jelentős kifejezőerővel bír. Minden forma és stílus jó és elfogadható, amennyiben azt az üzenetet közvetíti, amit a szervezet valóban képvisel az önkéntes programjára vonatkozóan. A bevezető rész a szervezet tevékenységét mutatja be, majd azt, hogy miért fontos az önkéntesek tevékenysége a szervezetben. A továbbiakban leírásra kerül, hogy az adott szervezetben mi a gyakorlat a következő területeken vagyis, az önkéntes menedzsment elemei hogyan működnek a gyakorlatban: o az önkéntesek toborzása o az önkéntesek orientációja, képzése o az önkénteseket érintő költségek o feladat delegálása az önkéntesnek és az önkéntes támogatása o az önkéntes kapcsolata az alkalmazottakkal o munkakörülmények o biztosítás o esélyegyenlőség o panaszkezelés o motiváció és elismerés o távozás a szervezetből o bizalmas adatkezelés Az irányelvek egy speciális része lehet az önkéntesre vonatkozó munkavédelmi előírások. Ezt a későbbiekben a bevezetés során lehet ismertetni az önkéntessel és az önkéntes szerződés mellékletét is képezheti. Ennek nagy szerepe van abban, hogy megelőzzük a baleseteket, valamint fontos szerepe lehet baleset esetén a felelősség és az esetleges kártérítés megállapításában. El kell gondolkozni az önkéntesekre vonatkozó biztosítás lehetőségén is, és az ezzel kapcsolatos döntést szintén érdemes az irányelvek között szerepeltetni. Amikor egy szervezet eljut arra az elhatározásra, hogy elkészíti az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek dokumentumot, fontos, hogy ezt komolyan vegye, vagyis ne csak egy írás maradjon, hanem a mindennapi életben is érvény- 10
be lépjen. Ez nem megy egyik napról a másikra, ugyanakkor következetesség nélkül értelmét veszíti. Amint a kidolgozás a megfelelő szereplők bevonásával megtörtént, ajánlatos a szervezet munkatársaival is megismertetni annak tartalmát. Szerencsés, ha van valamilyen írásos formája annak, hogy a dokumentumot az alkalmazottak és az önkéntesek elolvasták és megértették. Ennek egyik módja, hogyha az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek az SZMSZ részét képezik, hiszen ennek tudomásulvételét (elvileg) minden dolgozónak alá kell írnia. Erre a későbbikekben felmerülő kérdések, esetleges egyet nem értések során hivatkozni lehet. Ezen irányelvek működésének hatékonyságát is csak akkor lehet megmérni, ha a szervezetben dolgozók valóban használják is ezt a dokumentumot. A folyamatok és irányelvek is természetszerűen változnak, ezért ez a dokumentum is folyamatos korrigálást igényel. Még ha nem is érzékelhető nagyobb változás, akkor is ajánlatos évente átnézni, és az idejétmúlt vagy nem működő szabályokat, folyamatokat az adott körülményeknek megfelelően átalakítani. Tehát egyszerre kell az irányelvekkel kapcsolatban következetesnek (betartani és betartatni) és rugalmasnak lenni (az élethez igazítani), ami így biztosíthatja a hatékony önkéntes programot. Amikor elkészült az önkéntesre vonatkozó szervezeti irányelvek dokumentuma, ennek birtokában már nem jelenthet problémát az önkéntes szerződés összeállítása. Az önkéntes szerződésnek tartalmaznia kell az önkéntes és a szervezet jogait és kötelezettségeit, ezen kívül olyan megállapodásokat, melyek az önkéntes tevékenység hatékony és megfelelő elvégzéséhez szükségesek. A szervezet általánosan az önkéntesekre vonatkozó irányelvekben fogalmazza meg azt, ami minden önkéntesre vonatkozik. Az egyéni szintű megállapodást, az adott önkéntes feladatköri leírását, a szervezet és az önkéntes aláírását az önkéntes szerződés tartalmazza. (Az önkéntes szerződés megalkotásához további segítséget nyújt az Önkéntes Központ Alapítvány által Útmutató az önkéntes törvényhez c. megjelentetett kézikönyve.) Q Kérdések: o Miként vonja be szervezete önkénteseit és munkatársait az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek kialakításába és aktualizálásába? o Mi nyújt segítséget szervezetüknek a szervezeti irányelvek megalkotásához, vagy annak aktualizálásához? o Milyen elemeket tartalmaz az Ön szervezete esetében az önkéntes szerződése? Q Önkéntes szerződés 11 11
12
A toborzás az önkéntesekkel való kapcsolatfelvétel egyik legfontosabb eszköze, de több, mint egy hívogató akció. A toborzás módja, a direkten és indirekten közvetített információk sokat elárulnak az önkénteseket fogadó szervezet tevékenységéről, arculatáról, kommunikációjáról, szervezeti kultúrájáról. A jól előkészített toborzás az önkéntesek becsalogatásán túl a fogadó szervezet, és tevékenységei megismertetésének közvetett eszköze is. Q Mikor szükséges az önkénteseket toborozni? A toborzás által lehetőség van az önkéntes program működésének beindításához szükséges akár nagyobb létszámú önkéntes csoport életre hívására, vagy már működő önkéntes program esetén az önkéntesek létszámának bővítésére, frissítésére, új feladatokhoz új emberek megkeresésére. Az önkéntes program működése önmagában is vonzerőt jelent az önkéntesség iránt érdeklődők számára. Ennek biztos jele, ha a toborzási időszakok között is jelentkezik egy-egy csatlakozni vágyó ember. Lehetséges, hogy az adott fogadó szervezet ilyen módon is biztosítani tudja legalábbis időszakosan önkéntesei utánpótlását, frissítését, de ahhoz, hogy hosszú távon, és tervezetten működjön az önkéntes program, szükség lehet bizonyos időközönként toborzásra. Q A toborzás előkészítése A toborzás előkészítése és kivitelezése csapatmunka, melyet a koordinátor fog össze (a mentorral szorosan együttműködve). Már a toborzás tervezésébe érdemes bevonni az önkéntesekkel kapcsolatba kerülő, vagy a tevékenységeikre rálátó, abban valamilyen módon résztvevő alkalmazottakat és az önkéntesek közül egyegy embert. Lesz, aki csak a tervezésben, mások viszont a kivitelezésben is szívesen részt vesznek. Az előkészítés fázisában nagy segítség lehet a fogadó szervezet önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelve, stratégiája, meglevő önkéntes tevékenységek leírása, szerződések, és bármilyen dokumentáció, mely támpontul szolgálhat az ötletelésben, tervezésben. A toborzás tartalmi részével kapcsolatos kérdések végiggondolásával konkrét kép alakul ki arról, hogy milyen feladatok elvégzését bízzuk majd az önkéntesre, és ebből következően az is tisztázódik, hogy pontosan milyen típusú emberre van szüksége a fogadó szervezetnek. Néhány konkrét kérdés, amelyek támpontul szolgálhatnak: Milyen feladat(ok) elvégzését bízzuk majd az önkéntesekre? Érdemes minél pontosabban megfogalmazni akár a részfeladatokat is, még akkor is, ha ez időközben majd változik. Erre nagy szükség van, még akkor is, ha a toborzási plakáton nem is soroljuk fel majd az összes tevékenységet, - mert az érdeklődők pontosan tudni akarják majd, mit is kell csinálniuk. Természetesen a jelentkezőkkel való találkozások, beszélgetések során feltárul az önkéntesek kapacitása, háttértudása, és ezek alapján alakíthatók az előre eltervezett feladatok. Nagyon fontos, hogy a fogadó szervezetnek kiforrott elképzelése legyen arról, mire hívja leendő önkénteseit. Hosszú távon (pl.: folyamatosan végzendő adatrögzítésre, vagy idős emberek otthoni segítésére) vagy egyszeri alkalommal (pl.: erdőtakarítás, vagy egy szakmai 13 13
konferencián való tolmácsolás) van szükségünk önkéntesekre? Hány önkéntesre van szükség a feladatok elvégzéséhez? Szükséges e valamilyen elôképzettség, szakmai, gyakorlati, személyes vagy önkéntes tapasztalat a feladatok elvégzéséhez? Emellett számos, az adott önkéntes program sajátosságából következő kérdés merülhet fel, melyet végig kell gondolni. Lehet egy fogadó szervezetnek olyan A toborzás tervezésének fontos kérdése, hogy mi motiválja az önkénteseket a csatlakozásban. tevékenysége, melynek alapja valamely életkori sajátosság (pl. a serdülőkorra alapozott kortárssegítés), vagy lehet, hogy az adott szervezet kultúrája, szemlélete, világnézete ad keretet magának az önkéntes programnak is (pl. valamely egyházi szervezet önkéntes programja). Ezek a sajátosságok jelentősen befolyásolhatják a kit, hol, hogyan kérdésekre adott válaszokat is. A toborzás tervezésének fontos kérdése, hogy mi motiválja az önkénteseket a csatlakozásban. Ennek megválaszolásához segítséget jelenthet egy olyan beszélgetés, ahol a szervezetben jelenleg tevékenykedők (tagok, alkalmazottak, önkéntesek) motivációit tárjuk fel. Ez legegyszerűbb formában egy körkérdés lehet, amelyben mindenki arra válaszol, hogy ő személy szerint miért csatlakozott a szervezethez. A későbbiekben a toborzás kommunikációja során a feltárt motívumokat lehet erősíteni. Q A kivitelezés A toborzás megvalósítása, kivitelezése csak a tartalmi rész alapos tisztázása után következhet. Ha már tudjuk, hogy milyen tevékenységre kit keresünk, és tisztáztuk, hogy milyen személyi, anyagi, időbeli kereteink vannak a toborzás végrehajtására, akkor az elindításhoz további két kérdésre kell válaszolnunk: Kik alkossák a toborzás célcsoportját? Vagyis kiket akarunk elérni? Ha pl. speciális szakmai tudással, rugalmas időbeosztással rendelkező önkénteseket keresünk, toborozhatunk egyetemisták, főiskolások között. Ha kevésbé fontos az önkéntesek mélyebb tapasztalata, hozzáértése, mert pl. egyszeri, kampányszerű rendezvény lebonyolításáról van szó (pl. a fentebb már említett erdőtakarítás), akkor minél nagyobb tömeg elérése a cél. Hol és milyen módon érhetô el a toborzás célcsoportja? A toborzásnál minden esetben a célcsoport közvetlen elérésére kell törekedni. Emellett nagyon fontos, hogy azokat a kommunikációs csatornákat használjuk, melyek hozzájuk a legközelebb állnak, és olyan módon, mely számukra elfogadott, figyelemfelhívó (pl. ha az egyetemistákat akarjuk megszólítani, kollégiumokban, szórakozóhelyeken, egyetemi klubokban próbálkozhatunk). A toborzás lehet egycsatornás, de párhuzamosan akár több módon is folyhat: szórólapokon, plakátokon, helyi médiában történő hirdetéssel, felhívással, interjúval, az önkéntes program prospektusával, rendezvényeken felállított standdal, kézzel írott levéllel, telefonos megkereséssel, személyes elbeszélgetéssel, személyes toborzással. Bármilyen formáját választjuk a toborzásnak, fontos, hogy figyelemfelhívó, 14
kreatív, és lényegre törő információkat közöljünk: mire toborzunk önkénteseket, kiket várunk, és mit kínálunk, hol, mikor, hogyan és kinél lehet jelentkezni. Q A jelentkezők fogadása Sikeres toborzásról akkor beszélhetünk, ha az előzetes tervezéskor meghatározott célcsoportból a szükséges önkéntesek legalább kétszerese jelentkezik. Ez azért fontos, mert az érdeklődéstől a fogadó szervezethez való csatlakozásig tartó úton lemorzsolódással kell számolni. A lemorzsolódás adódhat abból, hogy a jelentkező nem találja meg a számításait, de lehet, hogy a fogadó szervezet részéről fogalmazódik meg, hogy a jelentkező nem illeszkedik az önkéntes programhoz. Az önkéntesek kilépésének folyamata természetes velejárója az önkéntes programnak, amely külön odafigyelést igényel már a toborzás időszakában is. A toborzás a jelentkezők fogadásával, regisztrációjával, és előzetes kiválasztásával zárul le. Mindenképpen olyan személyt kell választani a jelentkezések fogadására, aki alaposan felkészült az önkéntes programból legkézenfekvőbb a koordinátor vagy a mentor erre a feladatra. A jelentkezők fogadásakor kellő információt kell nyújtani az érdeklődőknek az önkéntes programról, de fontos, hogy ezeket beszerezzük a jelentkezőről is. Első lépésben érdemes a toborzáskor egy telefonszámot megadni, majd a telefonos bejelentkezés után azokat behívni személyes találkozásra (akár egyéni, akár csoportos), akik a telefonon kapott információk alapján meggyőződtek róla, hogy érdekli őket a lehetőség. Az első személyes találkozás alkalmával a kölcsönös tájékozódás, az első benyomások megszerzése a legfontosabb: a fogadó szervezet tájékoztassa röviden a jelentkezőket az önkéntes programról, az önkéntesek tevékenységeiről, az önkéntesként való csatlakozás lépéseiről (pl. kiválasztás módja, képzés), a jelentkezőknek pedig legyen módjuk feltenni a kérdéseiket. Q A toborzás értékelése A toborzás lezárása után következhet a folyamat értékelése a tervezésben és a megvalósításban részt vevőkkel együtt: eredményes volt-e a toborzás, alaposan és reálisan határoztuk-e meg a feladatköröket, megfelelően céloztuk-e meg a célcsoportot, releváns toborzó technikákat használtunk-e? Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásával, és az eredmény írásban történő rögzítésével a következő toborzáskor időt, pénzt és rengeteg energiát spórolhat meg a szervezet. Q Kérdések: o Milyen feladatokra toboroz önkénteseket a szervezet? o Melyek a szervezet leghatékonyabb toborzási módszerei? o Milyen szempontok alapján értékeli a szervezet a toborzás sikerességét? 15