NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT SOPRON 2016 Hatálys: 2016. 03. 02.-től
TARTALOMJEGYZÉK A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS HATÁLYA... 3 A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA... 3 A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROK, A KÖZBESZERZÉS BECSÜLT ÉRTÉKE... 7 A NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI FELADATAIVAL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS ADMINISZTRATÍV TEVÉKENYSÉGEK... 8 A KÖZBESZERZÉSEK TERVEZÉS... 9 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELŐKÉSZÍTÉSE... 11 ALKALMAZANDÓ ELJÁRÁSREND... 16 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETEK, SZEMÉLYEK... 17 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 20 MELLÉKLETEK JEGYZÉKE 1.SZÁMÚ MELLÉKLET- KÖZBESZERZÉSI HATÓSÁG ELNÖKÉNEK TÁJÉKOZTATÓJA A 2016. JANUÁR 1-JÉTŐL IRÁNYADÓ KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROKRÓL 2.SZÁMÚ MELLÉKLET KIEMELT TERMÉKEK KÖRE 3. SZÁMÚ MELLÉKLET-KIEMELT SZOLGÁLTATÁSOK KÖRE 4. SZÁMÚ MELLÉKLET- ÉRTESÍTÉS A KÖZBESZERZÉSI SZERZŐDÉS ALAPJÁN MEGRENDELT BESZERZÉS TELJESÜLÉSÉRŐL 5.SZÁMÚ MELLÉKLET - KÖZBESZERZÉSI IGÉNYEK 6.SZÁMÚ MELLÉKLET ELŐTERJESZTÉS KÖZBESZERZÉSI ENGEDÉLYEZÉSÉHEZ 7. SZÁMÚ MELLÉKLET NYILATKOZAT PÉNZÜGYI FEDEZET RENDELKEZÉSRE ÁLLÁSÁRÓL 8. SZÁMÚ MELLÉKLET JEGYZŐKÖNYV A BÍRÁLÓBIZOTTSÁG KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁST ELŐKÉSZÍTŐ ÜLÉSÉRŐL 9.SZÁMÚ MELLÉKLET ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ÉS TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT 10. SZÁMÚ MELLÉKLET-MEGBÍZÁS KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN VALÓ KÖZREMŰKÖDÉSRE 11. SZÁMÚ MELLÉKLET FOLYMATAÁBRA KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS FOLYAMATA 12. SZÁMÚ MELLÉKLET FOLYAMATÁBRA INFORMATIKAI TÁRGYÚ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSA 2
I. A Közbeszerzési Szabályzat célja és hatálya 1. A Nyugat-magyarrszági Egyetem (a tvábbiakban: Egyetem) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a tvábbiakban: Kbt.) 5. (1) bek. c) pntjában meghatárztt Közbeszerzési Hatóság nyilvántartásában szereplő - ajánlatkérő szervezet. Az Egyetem a Kbt. 27. -ában fglalt kötelezettsége, a közpénzek hatékny és ésszerű felhasználása, valamint széleskörű nyilváns ellenőrizhetőségének megteremtése érdekében megalktja hatálys Közbeszerzési Szabályzatát. A Szabályzat meghatárzza az Egyetem által indíttt közbeszerzési eljárásk előkészítésének, leflytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az Egyetem nevében eljáró, illetve az eljárásba bevnt személyek, valamint szervezetek felelősségi körét (különös tekintettel az eljárás srán hztt döntésekért felelős személyre/személyekre), valamint a közbeszerzési eljárásk dkumentálási rendjét, összhangban a vnatkzó jgszabálykkal. 2. Jelen Szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatában megnevezett valamennyi szervezetre. A Szabályzat előírásait a közbeszerzési eljárásban az Egyetem, mint ajánlatkérő ldalán részt vevő valamennyi személy és szervezet köteles betartani. 3. A Közbeszerzési Szabályzat - a Kbt. legfntsabb elemeit kiemelve - alapvetően az Egyetemre vnatkzó sajáts és különös szabálykat tartalmazza, ezért azt a Kbt.-vel, annak végrehajtási rendeleteivel, a Közbeszerzési Hatóság Útmutatóival és ajánlásaival, valamint egyéb kapcslódó jgszabálykkal együttesen szükséges alkalmazni. II. A közbeszerzés tárgya 1. Közbeszerzési eljárást Kbt.-ben meghatárztt eljárási szabályk szerint - kell leflytatni az Egyetem által visszterhes szerződés megkötése érdekében, amennyiben az adtt beszerzés a Kbt. tárgyi hatálya alá tartzik, nem esik a Kbt. által nevesített kivételi kör alá, és becsült értéke eléri az adtt évre irányadó közbeszerzési értékhatárt. 3
2. Közbeszerzés tárgya: Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Kbt.-ben meghatárztt közbeszerzési értékhatárkat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések tekintetében az alábbi beszerzései tárgyakra: közbeszerzési szerződések építési kncesszió [8. (5)] árubeszerzés [8. (2)] Az árubeszerzés frgalmképes és birtkba vehető ingó dlg tulajdnjgának vagy használatára, hasznsítására vnatkzó jgnak - vételi jggal vagy anélkül történő - megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában fglalja a beállítást és az üzembe helyezést is. építési beruházás [8. (3)] Az építési beruházás a következő valamely munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: a) a Kbt. 1. mellékletében felsrlt tevékenységek egyikéhez kapcslódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jgszabályban meghatárztt tervezése együtt; b) építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jgszabályban meghatárztt tervezése együtt; c) az ajánlatkérő által meghatárztt követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel vagy módn történő kivitelezése. szlgáltatás megrendelés [8. (4)] (4) A szlgáltatás megrendelése - árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő - lyan beszerzés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről. szlgáltatási kncesszió [8. (6)] A közbeszerzés tárgya meghatárzásánál figyelemmel kell lenni a Közös Közbeszerzési Szójegyzékre (CPV-kód szerinti meghatárzás). A CPV-kódt már a közbeszerzés eljárás szakmai előkészítésének iratanyagában (8.sz. melléklet) is szükséges feltüntetni. Ha a közbeszerzés többféle beszerzési tárgyat fglal magában, a közbeszerzési eljárásra a beszerzés fő tárgya szerinti szabálykat kell alkalmazni. (Kbt. 22. ) Ha a beszerzés különböző elemei bjektíve nem szétválaszthatóak, és szükségszerűen egy szerződés tárgyát képezik, a szerződés megkötésére alkalmazandó szabálykat a beszerzés fő tárgya határzza meg. (Kbt. 23. (2) ) Ha a szerződés közbeszerzési szerződés és kivételi körbe tartzó beszerzés elemeit fglalja magában, akkr is szükséges közbeszerzési eljárást leflytatni /Kbt. 23. (6)/. Tekintettel arra, hgy az Egyetemre a közpntsíttt közbeszerzési rendszerről, valamint a közpnti beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V.25) Krmányrendelet hatálya kiterjed, a Krm. rendelet 1. sz. mellékletében felsrlt kiemelt termékek tekintetében értékhatártól függetlenül - az Egyetem a közpntsíttt közbeszerzés szabályait köteles alkalmazni, és a beszerzéseket a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) rendszerén keresztül megvalósítani.(a kiemelt termékek körét jelen szabályzat 2. sz. melléklete tartalmazza.) Tekintettel arra, hgy az Egyetemre a Nemzeti Kmmunikációs Hivatalról és a krmányzati kmmunikációs beszerzések közpntsíttt közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Krm. rendelet hatálya (a tvábbiakban: NKH Krm. rendelet) is kiterjed, az NKH Krm. rendelet 1. sz. mellékletében felsrlt kiemelt szlgáltatásk tekintetében az Egyetem az NKH Krm. 4
rendeletben meghatárzttak szerint köteles eljárni. Ezen szlgáltatásk beszerzésének krdinálását és az Nemzeti Kmmunikációs Hivatallal való kapcslattartást az Egyetem részéről az Ügyfélkapcslati és Tudásmenedzsment Közpnt végzi. (A kiemelt szlgáltatásk körét jelen szabályzat 3. sz. melléklete tartalmazza, ezen szlgáltatásk beszerzése tekintetében szükséges felvenni a kapcslatt az Ügyfélkapcslati és Tudásmenedzsment Közpnttal) A Kbt. 34. -a szerint az ajánlatkérő a Kbt. 3. mellékletében meghatárztt CPV kódszámú egészségügyi, szciális és kulturális szlgáltatásk (mint például: 75121000-0 Közigazgatási ktatási szlgáltatásk,, 75122000-7 Közigazgatási egészségügyi szlgáltatásk, 75123000-4 Közigazgatási házépítési szlgáltatásk, 80110000-8 Iskla előtti ktatási szlgáltatásk, 80300000-7 Felsőktatási szlgáltatásk, 80420000-4 E-ktatással kapcslats szlgáltatásk, 80430000-7 Egyetemi szintű felnőttktatási szlgáltatásk, 80511000-9 Személyzeti képzési szlgáltatásk, 80520000-5 Képzési létesítmény, 80590000-6 Oktatási szlgáltatásk) esetében a közbeszerzési eljárásban való részvétel jgát fenntarthatja azn gazdasági szereplők részére, amelyek a) tevékenysége az tt meghatárztt egészségügyi, szciális és kulturális szlgáltatásk nyújtásáhz kapcslódó közfeladat ellátására irányul, b) működése nnprfit jellegű, ahl a nyereséget a szervezet közfeladatainak ellátására frdítják, vagy amennyiben a nyereség felsztásra kerül, akkr az a munkavállalóknak a szervezet irányításába való bekapcslódását szlgálja, c) irányítási vagy tulajdnsi struktúrája biztsítja a munkavállalók aktív részvételét a szervezet irányításában, vagy szükségessé teszi a munkavállalók, illetve a közfeladat ellátásában érdekeltek aktív részvételét, tvábbá d) a megelőző hárm évben nem kötöttek az ajánlatkérővel e bekezdés hatálya alá tartzó tárgyú szerződést. Az ilyen szerződés határztt időre, legfeljebb hárm évre köthető. A közbeszerzési eljárásban való részvétel jgának fenntartására az eljárást megindító felhívásban az ajánlatkérőnek hivatkznia kell. 3. Kivételi körök: Jelen Szabályzat hatálya a Kbt. hatálya alá tartzó valamennyi közbeszerzésre kiterjed. A Kbt. alapján az alábbi kivételi körök tekintetében nem szükséges közbeszerzési eljárást leflytatni, aznban a kivételi kör alá tartzást dkumentummal alátámasztttan indklni szükséges: - a Kbt. 9. -a szerinti kivételi körök fennállása esetén egyáltalán nem szükséges (értékhatárra tekintet nélkül) közbeszerzési eljárást leflytatni (ezen kivételi körök közül az Egyetemet érinthetik különösen: in-huse beszerzések az Egyetem által kntrllált jgi személyek tekintetében, amennyiben a Kbt. 9. (1) h)/i) pntkban meghatárztt feltételek fennállnak; közfeladat átadása más Kbt. szerinti ajánlatkérőnek amennyiben a Kbt. 9. (1) j) pntban meghatárztt feltételek fennállnak; Kbt. 9. (8) bekezdésében meghatárztt speciális szlgáltatás megrendelések: építmény/ingatlan megszerzése; választttbírósági/közvetítői/ békéltetői tevékenység; Kbt. 9. (8) d) pnt szerinti jgi szlgáltatás igénybevétele; Kbt. 9. (8) e) pnt szerinti pénzügyi szlgáltatás; hitel- és kölcsönszerződések; 5
munkaszerződés/közalkalmaztti jgviszny; ha a szlgáltatást az Egyetem jgszabályban, vagy hatósági határzatban az EUMSZ 1 -szel összhangban meghatárztt kizárólags jg alapján nyújtja; biznys K+F szlgáltatásk 2 kivéve, ha eredményüket kizárólag az Egyetem hasznsítja tevékenysége srán, és az ellenszlgáltatást teljes mértékben az Egyetem teljesíti). - Nemzeti értékhatárkat meghaladó, de uniós értékhatárt el nem érő közbeszerzéseknél a Kbt. 111. -a szerinti kivételi körök fennállása esetén nem szükséges közbeszerzési eljárást leflytatni. Ezen kivételi körök közül az Egyetemet érinthetik különösen: tankönyv beszerzése 3 ; a Kbt. 3. melléklete szerinti szálldai és éttermi szlgáltatásk; könyvtárkezelési szlgáltatásk 4, pihenés, kultúra, sprt területén nyújttt szlgáltatásk 5 ; jgi szlgáltatásk; a Kbt. 3. sz. melléklete szerinti nettó 18 millió Ft. alatti becsült értékű szlgáltatásk 6 ; hideg élelmiszer és főzési alapanyag, friss, illetve feldlgztt zöldség és gyümölcs, tej és tejtermék, gabnafélék, kenyér és pékáru, méz, tjás, kertészeti növény beszerzése; 1 Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 2 CPV kódk:73000000-2-tól 73120000-9-ig (Kutatási és fejlesztési szlgáltatásk és kapcslódó tanácsadói szlgáltatásk, Kutatási és kísérleti fejlesztési szlgáltatásk, Kutatási szlgáltatásk, Kutatólabratóriumi szlgáltatásk, Tengerkutatási szlgáltatásk, Kísérleti fejlesztési szlgáltatásk); 73300000-5 Kutatás és fejlesztés tervezése és kivitelezése; 73420000-2 Előzetes megvalósíthatósági tanulmány és technlógiai demnstráció; 73430000-5 Tesztelés és értékelés 3 Kbt. 111. a) szerinti feltételekkel 4 CPV kódk: 79995000-5-től 79995200-7-ig: Könyvtárkezelési szlgáltatásk, Archiválási szlgáltatásk, Katalgizálási szlgáltatásk 5 CPV kódk:92000000-1 től 92700000-8-ig: például: Szlgáltatásk a pihenés, kultúra és sprt területén, Mzifilmmel és videfilmmel kapcslats szlgáltatásk, Oktatófilm és videfilm gyártása, Reklám-, prpaganda-, ismeretterjesztő film és videfilm gyártása, Rádióval és televízióval kapcslats szlgáltatásk, Szórakztatási szlgáltatásk, Művészeti és irdalmi alktási és értelmezési szlgáltatásk, Műalktás, Művészeti szlgáltatásk, Színházi prducer, dalcsprt, együttes és zenekar szlgáltatása, Szerzők, zeneszerzők, szbrászk, mutatványsk és egyéb egyéni művészek által nyújttt szlgáltatásk, Írói ügynökségi szlgáltatásk, Képzési anyagk elkészítésével kapcslats szlgáltatásk, Műszaki szerzői szlgáltatásk, Üdülőterülettel kapcslats szlgáltatásk, Vásárral és vidámparkkal kapcslats szlgáltatásk, Pirtechnikai szlgáltatásk, Hangtechnikusi szlgáltatásk, Hírügynökségi szlgáltatásk, Könyvtári, levéltári, múzeumi és egyéb kulturális szlgáltatásk, Könyvtári és levéltári szlgáltatásk, Iratmegsemmisítési szlgáltatásk, Múzeumi szlgáltatásk, illetve emlékművek és műemlékek megőrzésével kapcslats szlgáltatásk, Btanikai és állatkerti szlgáltatásk, valamint természetvédelmi területi szlgáltatásk, Vadállmány-megőrzési szlgáltatásk, Sprtszlgáltatásk, Sprtlétesítmény-üzemeltetési szlgáltatásk, Sprttal kapcslats szlgáltatásk, Sprtesemény-szervezési szlgáltatásk 6 Például: Egészségügyi, szciális és ezekhez kapcslódó szlgáltatásk; közigazgatási, szciális, ktatási, egészségügyi és kultúrával kapcslats szlgáltatásk; kötelező társadalmbiztsításhz kötődő szlgáltatásk; nemzetközi szlgáltatásk; pstai szlgáltatásk; 6
az Egyetem alaptevékenysége ellátásáhz szükséges irdalmi (szakirdalmi, tudmánys) mű létrehzása, tanácsadói vagy személyi tlmácslási tevékenység; felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói tevékenység igénybevétele; pénzfrgalmi szlgáltatás igénybevétele; pstai szlgáltatás; kulturállis javak körébe tartzó tárgyak megvétele; tervezési szlgáltatásk 7 és az ezekkel kapcslats ugyanazn építési beruházásra vnatkzó Megvalósíthatósági tanulmány, tanácsadó szlgáltatás, elemzés (CPV: 71241000-9) /Prjekt- és tervelőkészítés, költségbecslés (CPV:71242000-6) / Költségszámítás, költségfelügyelet (CPV:71244000-0) / Építkezéshez szükséges mennyiségek meghatárzása és jegyzékbe vétele (CPV:71246000-4) / Építési munka felügyelete (CPV:71247000-1). Ha a szerződés közbeszerzési szerződés, és e törvény alkalmazása alól kivételt képező szerződés elemeit fglalja magában, a szerződés megkötésére a közbeszerzési eljárásra vnatkzó szabálykat kell alkalmazni, függetlenül attól, hgy az e törvény alkalmazása alól kivételt képező szerződéses elemek értéke hgyan aránylik a teljes szerződés értékéhez. /Kbt. 23. (6)/ Amennyiben az Egyetem nettó 50 millió Ft. értékű szerződést közbeszerzési eljárás leflytatása nélkül kíván megkötni, a szerződéskötés előtt köteles a szerződéskötést a Miniszterelnökséget Vezető Miniszternek megküldött előterjesztéssel engedélyeztetni. (320/2015.(X.30.) Krm.rendelet 15. ). A szerződés értékét az egybeszámítási szabálykra figyelemmel szükséges meghatárzni, így azn szerződések jóváhagyásának kezdeményezése is szükségesek, melyek önmagukban nem érnék el az 50 millió Ft.-t, aznban más beszerzéssel együttszámítva már igen. III. A közbeszerzési értékhatárk, a közbeszerzés becsült értéke 1. Értékhatárk: A Kbt. 15. -a szerinti hivatals dkumentumkban közzétett értékhatárk feletti beszerzések tekintetében amennyiben a kivételi körök alkalmazása nem lehetséges az Egyetem közbeszerzési eljárás leflytatására köteles. Az uniós értékhatárk időszaknként az Európai Unió Hivatals Lapjában, a nemzeti értékhatárk évente a közpnti költségvetésről szóló törvényben kerülnek meghatárzásra. A 7 CPV kódk: 71221000-3 Épületekkel kapcslats építészeti szlgáltatásk, 71222000-0 Szabadtéri területekkel kapcslats építészeti szlgáltatásk, 71223000-7 Épületbővítéssel kapcslats építészeti szlgáltatásk, 71243000-3 Előzetes tervek (rendszerek és integráció), 71245000-7 Jóváhagyási és kiviteli tervek, specifikációk, 71410000-5 Várstervezési szlgáltatásk, 71420000-8 Tájrendezési szlgáltatásk, 79932000-6 Belsőépítészeti szlgáltatásk 7
Közbeszerzési Hatóság az egyes beszerzési tárgyak esetében alkalmazandó értékhatárkat minden év elején közzéteszi hnlapján. A Közbeszerzési Hatóság ezen tájékztatója jelen Közbeszerzési Szabályzat 1. számú melléklete. 2. Becsült érték: (16. - 20. ) A közbeszerzés megkezdésekr annak tárgyáért az adtt piacn általában kért vagy kínált ÁFA nélkül számíttt teljes ellenszlgáltatás értéke. A becsült érték meghatárzása srán az Egyetem valamennyi működési egységének beszerzési igényét együttesen kell figyelembe venni, kivéve, ha egy különálló működési egység saját gazdálkdási szervezettel és működési költségvetése felett önálló rendelkezési jggal bír. Árubeszerzés becsült értékének meghatárzása szempntjából az azns vagy hasnló felhasználásra szánt áruk beszerzését egybeszámítani szükséges. Szlgáltatás megrendelése esetén a becsült érték meghatárzása szempntjából meghatárzó szempnt, hgy a szlgáltatás-megrendelések ugyanazn közvetlen cél megvalósítására irányulnak-e, valamint fennáll-e köztük műszaki/gazdasági/funkcinális egység. Tils a közbeszerzést ly módn részekre bntani, amely a közbeszerzési szabályk alkalmazásának megkerülésére vezet. A becsült érték meghatárzása céljából az ajánlatkérő köteles külön vizsgálatt végezni és annak az eredményét dkumentálni. A becsült érték meghatárzásának alapja: bjektív alapú módszerek lehetnek például: indikatív ajánlatk bekérése, arra szaksdtt szervek által végzett piackutatás, igazságügyi szakértő igénybevétele, szakmai kamarák által adtt díjszabásk ill. építési adatbázis, Közbeszerzési Hatóság által kiadtt árstatisztika, krábbi hasnló tárgyú szerződések elemzése. IV. A Nyugat-magyarrszági Egyetem közbeszerzési feladataival kapcslats általáns adminisztratív tevékenységek 1. Az Egyetem köteles a költségvetési év elején legkésőbb a tárgyév március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készíteni (Kbt. 42. ) az adtt évre tervezett közbeszerzéseiről. A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. Újabb igény, vagy váltzás felmerülésekr a közbeszerzési tervet módsítani szükséges. A közbeszerzési terv elkészítésére a Közbeszerzési Irda, elfgadására a Gazdasági Igazgató jgsult. A közbeszerzési terv nyilváns, erre figyelemmel elfgadás után az Egyetem hnlapján közzé kell tenni. Az Egyetem köteles a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban (KBA) is közzétenni a közbeszerzési tervet, valamint annak módsítását. A közbeszerzési tervet a 320/2015. (X.30.) Krm. rendelet 23. -ának megfelelően az Miniszterelnökséget Vezető Miniszter részére is szükséges megküldeni legkésőbb minden év március 31-ig, valamint a módsítását (az alátámasztó indkkkal együtt) a módsítás elfgadását követő 3 munkanapn belül. 8
2. Az Egyetem éves közbeszerzéseiről a 44/2015. (XI.2.) MvM rendelet 40. -a szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig köteles közzétenni a Közbeszerzési Adatbázisban. Az éves statisztikai összegezés elkészítésével és közzétételével kapcslats feladatkat a Közbeszerzési Irda látja el. 3. Az Egyetem a Közbeszerzési Adatbázisban az alábbi közbeszerzési eljáráskkal kapcslats iratkat is köteles közzétenni (Kbt. 43. ): 8 - előzetes vitarendezéssel kapcslats adatkat (80. (2)), - in-huse szerződéseket (9. (1) h), i)) - közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul, - a szerződés teljesítésére vnatkzó adatkat /43. (1) f)/ - a szerződés mindegyik fél által történt teljesítését követő 30 napn belül, illetve 1 évnél hsszabb időre kötött szerződés esetében évente aktualizálva. A fenti adatkötelezettségre tekintettel az adtt szerződés megkötésében érdekelt szervezeti egység vezetője / teljesítés igazlás kiállítására felelős személy köteles - az in-huse beszerzésekkel kapcslatban a szerződéskötést követően haladéktalanul, - a közbeszerzési szerződések teljesítésével kapcslatban a rész- és végteljesítésről kiállíttt teljesítésigazlásk kiállítását követően haladéktalanul értesíteni és a szükséges tájékztatást megadni az Egyetem Közbeszerzési Irdájának. (A szerződés teljesítésével kapcslats tájékztatás mintáját a jelen Szabályzat 4. sz. melléklete tartalmazza.) 4. Az Egyetem valamennyi közbeszerzési eljárását írásban (vagy elektrnikus közbeszerzés esetén elektrnikusan) köteles dkumentálni. A közbeszerzési eljárással kapcslatban keletkezett valamennyi iratt a közbeszerzési eljárás lezárulásától, a szerződés teljesítésével kapcslats összes iratt a szerződés teljesítésétől számíttt 5 évig meg kell őrizni. Az adtt közbeszerzési eljárás valamennyi dkumentumát a Közbeszerzési Irda szkennelt frmátumban is rögzíti az Egyetem elektrnikus adatbázisában. 5. Az Egyetem évi két alkalmmal június 30-ig és december 31-ig adatszlgáltatást teljesít beszerzéseiről az Miniszterelnökséget Vezető Miniszter Minisztériuma részére. Az adatszlgáltatáshz szükséges adatk körét a miniszter határzza meg. 9 V. A közbeszerzések tervezése 1. Az Egyetem köteles a költségvetési év elején legkésőbb a tárgyév március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készíteni (Kbt. 42. ) az adtt évre tervezett közbeszerzéseiről. 2. A közbeszerzési tervezéshez szükséges adatkat elsődlegesen a Gazdasági Igazgatóság nyújtja a Közbeszerzési Irdának legkésőbb minden év március 10-ig: A Közbeszerzési terv megfelelő 8 Amennyiben az adatk közzététele a KBA-ban nem lehetséges az Egyetem köteles azkat saját hnlapján közzétenni, és a Kbt.-ben meghatárztt határidőig elérhetővé tenni. A KBA-ban való közzétételért felelős: az Egyetem Közbeszerzési Csprtja. 9 320/2015. (X.30.) Krm.rendelet 23. (3) 9
elkészítése érdekében az Egyetem Gazdasági Igazgatósága a Közbeszerzési Irdának tervezett beszerzésekkel kapcslatban adatt szlgáltat az Egyetem költségvetése (költségvetési kncepció, előzetes tervszámk) és a szervezeti egységek által szlgáltattt adatk alapján. Amennyiben a Gazdasági Igazgató szükségesnek látja, a Közbeszerzési Irda rendelkezésére bcsátja az előző év főkönyvi adatait, valamint az adtt évre elfgadtt/elfgadásra váró költségvetését. 3. A közbeszerzési terv előkészítése érdekében az Egyetem szervezeti egységei (Kark) vezetői felelősek azért, hgy a területén ismert, várhatóan felmerülő beszerzési igényekről minden év március 5-ig elektrnikus útn tájékztassák a Gazdasági Igazgatóságt, valamint a Közbeszerzési Irdát. (Jelen szabályzat 5. számú melléklete) 4. A Közbeszerzési Irda a megadtt adatk alapján minden év március 20-ig elkészíti az Egyetem éves közbeszerzési tervét, melyet elfgadásra megküld a Gazdasági Igazgatónak vagy a Gazdasági Igazgató által meghatalmaztt személynek. 5. Minden év március 5-ig az Egyetem közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekkel fglalkzó munkatársa is összefglalót készít a Közbeszerzési Irdának az előző év beszerzéseiről, melyben beszerzési tárgyanként és értékenként valamint lehetőség szerint szállítóként - feltünteti az előző évi beszerzéseket, valamint bemutatja az adtt évre tervezett közbeszerzés értékhatár alatti beszerzéseket. 6. Az elfgadtt közbeszerzési terv közzétételéről (KBA/Egyetem hnlapja) a Közbeszerzési Irda gndskdik legkésőbb minden év március 31-ig. 7. Új közbeszerzési igény felmerülésekr (pl.: új támgatási szerződés megkötése, többletfrrás megjelenése) a közbeszerzési terv a Közbeszerzési Irda által módsításra kerül, melyet úgyszintén a Gazdasági Igazgató fgad el. 8. Jóváhagytt kötelezettségvállalás esetén az érintett szervezeti egység (Kar) a kötelezettségvállalás jóváhagyását követően haladéktalanul értesíti a Közbeszerzési Irdát a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzéssel kapcslatban. (Ilyenkr a közbeszerzés feltüntetésre kerül a közbeszerzési tervben, vagy pedig elfgadtt közbeszerzési terv esetén: az elfgadtt terv módsításra kerül.) 9. Elfgadtt pályázat esetén a Pályázati Irda/érintett prjektmenedzser a pályázat elfgadását követően haladéktalanul értesíti a Közbeszerzési Irdát a tervezett/ pályázatban szerepeltetett közbeszerzéssel kapcslatban. (Ilyenkr a közbeszerzés feltüntetésre kerül a közbeszerzési tervben, vagy pedig elfgadtt közbeszerzési terv esetén: az elfgadtt terv módsításra kerül.) 10. A közbeszerzési terv nem vnja maga után az abban megadtt közbeszerzésre vnatkzó eljárás leflytatásának kötelezettségét, tvábbá le lehet flytatni a tervben nem szereplő, vagy ahhz képest módsíttt közbeszerzési eljárást. Ilyenkr a tervet aktualizálni szükséges. 10
VI. Közbeszerzési eljárás előkészítése 1. Beszerzési/Közbeszerzési igény felmerülésekr az Egyetem érintett szervezeti egységének illetékes munkatársa írásban értesíti a Közbeszerzési Irdát. A Közbeszerzési Irda megvizsgálja, hgy az adtt beszerzés valóban közbeszerzés köteles, és arról tájékztatást ad. Az érintett szervezeti egységeknek célszerű azzal kalkulálni, hgy a közbeszerzési igény felmerülését követően a közbeszerzési eljárás megkezdéséhez több hetes beszerzés nagyságától, és szükséges engedélyeztetési eljárásktól függően hónaps előkészítés előzheti meg a közbeszerzési eljárás leflytatását. 2. A Közbeszerzési Irda a közbeszerzési eljárás közbeszerzési jgi előkészítését a tervezett közbeszerzéssel kapcslats, jóváhagytt kötelezettségvállalás, és jelen Szabályzat fedezetnek a rendelkezésre állását igazló, valamint a knkrét közbeszerzési eljárás megindítását jóváhagyó 6. számú mellékletének kitöltött, valamint aláírt példányának az érintett szervezeti egység vezetője, illetve általa meghatalmaztt személy által történő benyújtását/megküldését követően kezdi meg. 3. Amennyiben a közbeszerzési eljárás támgattt prjektből finanszírztt, a Közbeszerzési Irda részére meg kell küldeni a hatálys Támgatási Szerződést, a támgatási szerződés költségvetését, valamint amennyiben van a kapcslódó közbeszerzési tervet. 4. Közbeszerzési eljárás szakmai előkészítését az érintett szervezeti egység /Kar/ illetékes munkatársa végzi: a szakmai előkészítés magában fglalja többek között: a közbeszerzéssel kapcslats helyzet- és piacfelmérést, amennyiben szükséges: előzetes piaci knzultációt /Kbt. 28. (4)/, közbeszerzés becsült értékének felmérése, dkumentálását (jelen Szabályzat III.2. pntja szerint). Építési beruházás esetén a közbeszerzési eljárás megindításának feltétele a külön jgszabályban meghatárztt követelményeknek megfelelő tervek megléte. Külön jgszabályban fglalt esetekben az Egyetemnek tervellenőrzésről és tervezői művezetésről is gndskdnia kell. /Kbt. 28. (3)/. Szakmai előkészítés srán is figyelemmel kell lenni a Kbt.-ben megfgalmaztt alapelvek így különösen a verseny tisztasága, gazdasági szereplők esélyegyenlősége - betartására. A közbeszerzési eljárás szakmai előkészítéséhez tartzik tvábbá a közbeszerzési eljárás (kiírás) iratanyagát részét képező közbeszerzési dkumentumk műszaki leírásának (műszaki/szakmai tartalmának) meghatárzása. A műszaki leírás alapján biztsítani kell, hgy az eljárásban a gazdasági szereplők képesek legyenek műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempntból reális ajánlatt adni. Már a közbeszerzési eljárás előkészítése srán törekedni kell a magas minőségű teljesítés feltételeinek biztsítására, a környezet - beszerzés tárgyára tekintettel biztsítható - védelmére és a fenntarthatósági szempntk figyelembevételére, valamint a beszerzés tárgyát érintő szerződésmódsításk megelőzésére. 5. A közbeszerzési eljárás közbeszerzési jgi előkészítését a szakmai iratanyag alapján a Közbeszerzési Irda végzi el. Amennyiben a beszerzés tárgya és értéke indklttá teszi, a közbeszerzési eljárás lebnylításába külső szakértő vnható be. 11
A közbeszerzési jgi előkészítés többek között magába fglalja az alábbi dkumentumk elkészítését: Kbt. szerint irányadó eljárásfajta kiválasztása a műszaki/szakmai előkészítés által megadtt becsült érték és műszaki specifikáció alapján; felhívás és közbeszerzési dkumentumk közbeszerzési és jgi tartalmának meghatárzása; közbeszerzési eljárás eljárási iratanyagának előkészítése; szükséges bejelentési kötelezettségek, engedélyeztetések (Közbeszerzési Hatóság, Miniszterelnökséget vezető Miniszter, Emberi Erőfrrásk Minisztere stb.) megindítása. 6. A közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően az alábbi tájékztatási és/vagy engedélyeztetési eljáráskat kell kezdeményezni: 10 - Emberi Erőfrrásk Minisztériuma: nettó 100 millió Ft. becsült értéket meghaladó közbeszerzési eljárás megindítása előtt legalább 15 nappal tájékztatás küldése az EMMI Közbeszerzési Osztálya részére (adatlap.kzbesz@emmi.gv.hu). tájékztatási kötelezettség a 3504-2/2016/VAGYONKB ikt.számú fenntartói utasítás alapján. - Miniszterelnökséget vezető Miniszter (MvM) engedélyeztetési eljárása az ún. beszerzési tilalm hatálya alá eső infrmatikai eszközök, bútrk, személygépjárművek és telefn beszerzésével (tilalm felldásával) kapcslatban az 1982/2013. (XII.29.) Krm. határzat alapján. 11 Felmentés iránti kérelmet meghatárztt űrlap kitöltésével az EMMI-n keresztül kell megküldeni a MvM részére. - Miniszterelnökséget vezető Miniszter (MvM) közpnti ellenőrzési és engedélyeztetési eljárása az államháztartás alrendszereiből (saját frrásból) finanszírztt beszerzésekre a 320/2015. (X.30.) Krm. rendelet alapján. a beszerzés becsült értékétől függő engedélyeztetési eljárás leflytatása kötelező: a közbeszerzési eljárást megelőzően előzetes engedélyeztetés (Krm. rendelet mellékletének, fedezetigazlásnak /jelen Szabályzat 7. számú melléklete/, eljárás dkumentumainak megküldése): időigénye megközelítőleg 1 hónap, flyamatba épített ellenőrzés az eljárási cselekményekkel párhuzamsan; az eljárás eredményes lezárása (összegzés megküldése) kizárólag az MvM szabályssági tanúsítványának kiállításával lehetséges nettó 50 millió Ft. értékű szerződés módsításának engedélyeztetése. - Európai uniós alapkból származó támgatásk felhasználásával finanszírztt közbeszerzés esetén a 272/2014. (XI.5.) Krm. rendelet vnatkzó szabályai szerinti utóellenőrzés, vagy uniós értékhatárt / illetve nettó 300 millió Ft. becsült értéket elérő építési beruházás esetén ex-ante (előzetes és flyamatba épített) ellenőrzés. - Egyéb nemzetközi együttműködésből származó támgatásk felhasználása esetén: a támgatás felhasználására vnatkzó eljárásrend (Útmutató, jgszabály) szerint. 10 A beszerzés tárgyától függően egyéb jgszabály is előírhat valamely hatóságknál előzetes engedélyeztetési eljárást, melynek szükségességét az adtt közbeszerzési eljárás előkészítésekr vizsgálni szükséges. 11 A tilalm felldására rendkívül indklt, egyedi esetben lehet kérni. Az eljárás több hónapig eltart, engedélyeztetés nélkül a tilalm alá eső eszközök beszerzése nem lehetséges. 12
7. Szükséges szakértelem: A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dkumentumk elkészítése, valamint az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevnt személyeknek együttesen rendelkezniük kell az alábbi szakértelemmel: 1. 2. szakértelem megnevezése közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelem közbeszerzési szakértelem 3. jgi szakértelem illetékes munkatárs elsődleges feladata 12 az érintett szervezeti egység /Kar/ illetékes munkatársa Közbeszerzési Irda (valamint külső szakértő bevnása esetén: külső szakértő) Közbeszerzési Irda jgi munkatársa (valamint külső szakértő bevnása esetén: külső szakértő) - közbeszerzési eljárás szakmai előkészítése, becsült érték meghatárzása, dkumentálása, - beszerzés tárgyának meghatárzása, - közbeszerzési eljárást megindító dkumentumk szakmai tartalmának (felhívás szakmai alkalmassági követelményeinek, értékelési szempntjainak meghatárzása, dkumentáció műszaki/szakmai tartalmának kidlgzása, szerződéstervezet szakmai értékelése támgatása) - beérkezett ajánlatk, hiánypótlásk, indklásk szakmai tartalmának értékelése - megkötött szerződés (rész)teljesítésével kapcslats tájékztatás nyújtása a Közbeszerzési Irda részére - közbeszerzési eljárás krdinálása, - javaslat az eljárás fajtájára - eljárás iratanyagának előkészítése, közbeszerzési tartalmának meghatárzása, - iratk illetékes hatóságk részére történő megküldése - beérkezett ajánlatk, hiánypótlásk, indklásk közbeszerzési tartalmának értékelése - szerződéskötést követő adatszlgáltatási feladatk - közbeszerzési eljárás krdinálása, vnatkzó jgszabályk betartásának követése, - javaslat az eljárás fajtájára, - eljárás jgi iratanyagának előkészítése, közbeszerzési jgi tartalmának meghatárzása, szerződéstervezet elkészítése, - közreműködés az iratk illetékes hatóságk részére történő megküldésében, - beérkezett ajánlatk, hiánypótlásk, indklásk közbeszerzési jgi tartalmának értékelése - szerződéskötéssel kapcslats feladatk - szerződésmódsítással kapcslats feladatk 4. pénzügyi az érintett szervezeti - közbeszerzési eljárás pénzügyi előkészítése, 12 A feladatk bővülhetnek az adtt közbeszerzési eljárás jellegétől függően. 13
5. szakértelem felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó 13 egység /Kar/ illetékes pénzügyi munkatársa, vagy pénzügyi szakértelemmel rendelkező munkatárs az Egyetem felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói címmel rendelkező munkatársa (Közbeszerzési Irda részéről), vagy külső szakértő közreműködés a becsült érték meghatárzásában, dkumentálása, - fedezet rendelkezésre állásának ellenőrzése, - közbeszerzési eljárást megindító dkumentumk pénzügyi tartalmának (felhívás pénzügyi alkalmassági követelményeinek, értékelési szempntjainak meghatárzása, dkumentáció pénzügyi tartalmának kidlgzása, szerződéstervezet pénzügyi szempntú észrevételezése pl.:számlázás, biztsítékk) - beérkezett ajánlatk, hiánypótlásk, indklásk pénzügyi tartalmának értékelése - megkötött szerződés számlázásával kapcslats tájékztatás nyújtása a Közbeszerzési Irda részére közbeszerzési szakértelemmel járó feladatk ellátása a 46/2015. (XI.2.) MvM rendelet szerint. 8. Bírálóbizttság: Az Egyetem az adtt közbeszerzéshez legalább hármtagú, fenti szakértelmekkel együttesen rendelkező Bírálóbizttságt köteles létrehzni. A Bírálóbizttság tagjai részt vesznek a közbeszerzési eljárás előkészítésében, valamint írásban dkumentáltan értékelik az ajánlatkat szükség esetén - a hiánypótláskat, indkláskat. A Bírálóbizttság által kötelezően elkészítendő dkumentumk: - jegyzőkönyv(ek) a Bírálóbizttság munkájáról /Kbt. 27. (4)/ tartalmaznia kell a Bírálóbizttság írásbeli szakvéleményét és döntési javaslatát az eljárást lezáró döntéshzó részére tartalmazhatja a tagk indklással elláttt bírálati lapjait tárgyaláss eljárás esetén az ajánlatkérő az ajánlatk bírálatát a Kbt. 89. -a szerint több szakaszban végzi, melyre tekintettel több bírálati jegyzőkönyv készül több szakaszú eljárásban az ajánlatkérő külön jegyzőkönyvet készít a részvételi jelentkezések elbírálásakr és az ajánlatk elbírálásakr - a közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően írásban dkumentálni szükséges az alábbiakat:(jegyzőkönyv jelen Szabályzat melléklete szerint) a közbeszerzési eljárás megindító iratk (felhívás és közbeszerzési dkumentumk) Bírálóbizttság általi elfgadását, a felhívás közvetlen megküldésével induló eljárás esetén az ajánlattevők kiválasztásának szempntjait 13 Részben vagy egészben európai uniós frrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szlgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, építési beruházás esetén az ötszázmillió frintt meghaladó értékű közbeszerzési eljárás esetén. 14
adtt eljárásra vnatkzó felelősségi rendet A Bíráló Bizttság tagjait a rektr vagy a Kancellár vagy a Gazdasági Igazgató - önállóan eljárva - bízza meg, illetve kéri fel a közbeszerzési eljárás előkészítő szakaszában (Jelen szabályzat 10. számú melléklete szerint). 9. Döntéshzó: az Egyetem nevében az eljárást lezáró döntést meghzó személy. A döntéshzatalra a Rektr vagy a Kancellár vagy a Gazdasági Igazgató önállóan is eljárva jgsult. A döntéshzó nem lehet a Bíráló Bizttság tagja. Különösen indklt esetekben testületi döntéshzatal is lehetséges a Kbt. 27. (5) szerint. A közbeszerzési eljárást lezáró döntést jegyzőkönyvben dkumentálni szükséges pntsan meghatárzva az eljárás eredményességét, az érvényes/érvénytelen ajánlatk körét, valamint a nyertes ajánlattevő személyét. 10. Az Egyetem által leflytattt közbeszerzési eljáráskban jgszabály által előírt esetekben 14 külső megfigyelő, szakértő és bíráló bizttsági tag is részt vehet. 11. Összeférhetetlenség (Kbt.:25. ) Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és leflytatásában az ajánlatkérő nevében lyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilags gyakrlására bármely kból, így különösen gazdasági vagy más érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárásban ajánlattevőként, részvételre jelentkezőként, alvállalkzóként vagy az alkalmasság igazlásában részt vevő szervezetként - az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcslats tevékenységbe bevnt személy vagy szervezet, - az a szervezet, amelynek a) vezető tisztségviselőjét vagy felügyelőbizttságának tagját, b) tulajdnsát, c) az a) és b) pnt szerinti személy közös háztartásban élő hzzátartzóját az ajánlatkérő az eljárással vagy annak előkészítésével kapcslats tevékenységbe bevnta, ha közreműködése az eljárásban a verseny tisztaságának sérelmét eredményezheti. 15 12. Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcslats tevékenységbe bevnt személy - különös figyelemmel a Bíráló Bizttság tagjaira írásban köteles nyilatkzni arról, hgy vele szemben fennáll-e összeférhetetlenség. (Összeférhetetlenségi nyilatkzat - Jelen szabályzat 9. számú melléklete szerint) 14 Különösen: uniós támgatásból megvalósuló közbeszerzések ex-ante ellenőrzése flyamán, vagy saját frrásból megvalósuló közbeszerzések MvM engedélyeztetése srán. 15 Nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét és nem összeférhetetlen az lyan személy (szervezet) részvétele az eljárásban, a) akitől, illetve amelytől az ajánlatkérő az adtt közbeszerzéssel kapcslats helyzet-, piacfelmérés, illetve a közbeszerzés becsült értékének felmérése érdekében a közbeszerzés megkezdése időpntjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges adatkat közölve kért tájékztatást, b) aki, illetve amely az ajánlatkérő által flytattt előzetes piaci knzultációban [28. (4) bekezdés] vett részt, c) akitől, illetve amelytől az ajánlatkérő a támgatásra irányuló igény (pályázat) benyújtásáhz szükséges árajánlatt kaptt, feltéve, hgy az a), b) vagy a c) pnt alkalmazása kapcsán az ajánlatkérő nem közölt vele a közbeszerzési eljárás srán az összes ajánlattevő vagy részvételre jelentkező részére rendelkezésre bcsáttt adatk körét meghaladó infrmációt. 15
VII. Alkalmazandó eljárásrend Jelen szabályzat 1.számú mellékletében bemutattt értékhatárk szerint az alábbi eljáráskat szükséges alkalmazni: becsült érték / beszerzés speciális jellege Uniós értékhatárkat elérő vagy meghaladó értékű beszerzés Uniós értékhatárkat elérő vagy meghaladó, a Kbt. 3. melléklete szerinti szciális és egyéb szlgáltatásk beszerzése Kncessziós beszerzési eljárásk Uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű beszerzés egy része leválasztható, és a leválaszttt rész árubeszerzés/ szlgáltatás esetében 23.455.200,-Ft.-nál, építési beruházásnál 293.190.000,-Ft.-nál kevesebb becsült értékű, és a leválaszttt részek összértéke nem haladja meg a teljes becsült érték 20%-át /Kbt. 19. (4)/ A 168/2004. (V.25.) Krmányrendelet (Közpntsíttt közbeszerzés) 1. sz. mellékletében felsrlt kiemelt termékek A 247/2014. (X. 1.) Krm. rendelet (kmmunikációs beszerzések) 1. sz. mellékletében felsrlt kiemelt szlgáltatásk tekintetében Kbt. irányadó rendelkezése Kbt. II. Része szerint Kbt. III. Része szerint 16 Kbt. IV. Része szerint Kbt. III. Része szerint Kbt. 31. -a és a 168/2004. (V.25.) Krm.rendelet szerint Kbt. 31. -a és a 247/2014. (X.1.) Krm.rendelet szerint alkalmazandó eljárásrend - nyílt - meghíváss - innvációs partnerség (meghatárztt cél tekintetében) - tárgyaláss eljárás (meghatárztt feltételek fennállása esetén) - versenypárbeszéd (meghatárztt feltételek fennállása esetén) - hirdetmény közzététele nélküli tárgyaláss eljárás (meghatárztt feltételek fennállása esetén) Nemzeti eljárásrend szerinti szabályk (112-117. ) Nemzeti eljárásrend szerinti szabályk (112-117. ) 168/2004. (V.25.) Krm. rendelet szerint 17 247/2014. (X.1.) Krm.rendelet szerint 16 Kbt. szerinti kivételekkel /21. (2)/ 17 272/2014. (XI.5.) Krm. rendelet 97. -a szerint: az európai uniós támgatásk tekintetében a közpntsíttt közbeszerzési rendszer keretén belül leflytattt keretmegállapdáss eljárás esetében az eljárás másdik részének a Kbt. 19. (3) bekezdésének alkalmazása nélkül számíttt becsült értéke az irányadó. Ha ezen rész becsült értéke az uniós értékhatárkat - építési beruházás, építési kncesszió esetén a hármszázmillió frintt - eléri vagy meghaladja és a közpnti beszerző szerv által leflytattt keretmegállapdáss eljárás ezt lehetővé teszi, a verseny újranyitása kötelező a kedvezményezettek számára. 16
Uniós értékhatár alatti, de nemzeti értékhatárkat elérő értékű közbeszerzések, ahl - építési beruházás becsült értéke: 100-500 millió Ft. közötti - árubeszerzés/szlgáltatás becsült értéke: 18 millió ft. feletti valamint árubeszerzés/szlgáltatás becsült értéke 8 18 millió Ft. közötti vagy építési beruházás becsült értéke 15-100 millió Ft. közötti és a beszerzés uniós támgatásból finanszírztt és Magyarrszág rszághatárán átnyúló prjekttel kapcslats építési beruházás becsült értéke 500 millió Ft. és uniós értékhatár közötti Árubeszerzés/szlgáltatás becsült értéke 8 18 millió Ft. közötti vagy építési beruházás becsült értéke 15-100 millió Ft. közötti Kbt. III. Része szerint Kbt. III. Része szerint Kbt. III. Része szerint - Kbt. 117. -a szerinti ún. szabadn kialakítható eljárás - Közbeszerzési Hatóságnak előzetesen megküldött összefglaló tájékztatással előzetesen meghirdetett és a tájékztatás alapján jelentkező ajánlattevőknek, valamint 3 felkérni kívánt ajánlattevőnek (kkv) megküldött felhívással indíttt nyílt / Meghíváss / tárgyaláss eljárás (Kbt.113. ) - nemzeti nyílt eljárásrend - általáns nemzeti eljárásrend szerint, - nyílt vagy hirdetmény nélküli tárgyaláss eljárás, ahl a felhívást a teljesítésre feltehetőleg képes 4 kkv gazdasági szereplőnek közvetlenül kell megküldeni (115. ) VIII. A közbeszerzési eljárásban résztvevő szervezetek, személyek 1. Közbeszerzési Irda: Az Egyetemnek a vnatkzó jgszabályk által előírt közbeszerzési feladatait a Közbeszerzési Irda krdinálja/látja el. 1.1 A Közbeszerzési Irda által ellátandó tevékenységek különösképpen az alábbiak: - A Szabályzat IV.2. pntja szerinti éves statisztikai összegezés elkészítése, és gndskdás közzétételéről. - A Szabályzat V. pntja szerinti közbeszerzési terv előkészítése, közzétételével kapcslats feladatk. - A Kbt. 27. -a szerint Közbeszerzési Szabályzat elkészítése, és jgszabályi/szervezeti váltzás esetén gndskdás módsításáról. A Közbeszerzési Szabályzatt a Közbeszerzési Irda készíti el, és az Egyetem Szenátusa hagyja jóvá. - A Kbt. 37. -ában meghatárztt hirdetmények 18 közzététele/illetve külső szakértő bevnása esetén: közzétételének ellenőrzése. A hirdetmények közzététele srán a Közbeszerzési Irda a vnatkzó jgszabályk szerinti mintát alkalmazza, és tartja a kapcslatt a Közbeszerzési Hatósággal. A közzététellel kapcslats közzétételi díj megfizetésében a Gazdasági Igazgatóság működik közre. 18 előzetes tájékztató, nyílt eljárást indító ajánlati felhívás, részvételi felhívás, Kbt. 117. -a szerinti saját beszerzési szabály szerinti felhívás,időszaks előzetes tájékztató, előminősítési hirdetmény,tervpályázati kiírás, kncessziós beszerzést indító hirdetmény, eljárás eredményéről szóló tájékztató, szerződés módsításáról szóló tájékztató 17
- A Kbt. 43. -a szerinti nyilvánssággal kapcslats feladatk ellátása: így különösen a közbeszerzési terv, a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések, az összegezések, a szerződés teljesítésének adatainak (jelen Szabályzat IV.5. pntjában meghatárztt infrmációk szerint), éves statisztikai összegezés feltöltése a Közbeszerzési Hatóság által működtetett adatbázisba (KBA), illetve amennyiben a KBA-ba való közzététel nem lehetséges intézkedik a dkumentumk Egyetem hnlapján történő közzétételéről. A hnlapn történő közzététel tekintetében az Egyetemi Infrmatikai Közpnt működik közre. A Közbeszerzési Irda nem felelős a hirdetmények, infrmációk határidőben történő közzétételének késedelméért, melyekre vnatkzóan az Egyetem szervezeti egységei nem, vagy hiánysan, vagy késedelmesen bcsátanak rendelkezésre infrmációt. 1.2 A Közbeszerzési Irda saját munkatársaival külső szakértő bevnása esetén: külső szakértő megbízásával - biztsítja a közbeszerzési eljárásk srán eljáró Bírálóbizttságban a közbeszerzési és jgi szakértelmet. (Jelen szabályzat V.7. pnt szerint) 1.3 A Közbeszerzési Irda szervezi a Bírálóbizttság ülését, gndskdik a Bírálóbizttság ülését dkumentáló jegyzőkönyv elkészítéséről, összegyűjti/rendelkezésre bcsátja a Bíráló bizttság munkájának elvégzéséhez szükséges adatkat. Külső szakértő bevnása esetén: a Közbeszerzési Irda ezen tevékenységét a külső szakértő átveheti. 1.4 A Közbeszerzési Irda külső szakértő bevnása esetén: külső szakértő végzi el az adtt közbeszerzési eljárás lebnylításával kapcslats cselekményeket. Ennek megfelelően elkészíti a közbeszerzési eljárás jgszabálykban előírt iratait, a Kbt.-ben meghatárztt alapelvek figyelembe vételével kapcslatt tart az érdeklődő gazdasági szereplőkkel, részvételre jelentkezőkkel ajánlattevőkkel; gndskdik a nyertes ajánlattevővel történő szerződés megkötéséről (aláírással kapcslats feladatk), az érintett szervezeti egységek jelzése alapján megvizsgálja, hgy a Kbt. szerint van-e lehetőség a megkötött szerződés módsítására, valamint ellátja a módsítással kapcslats közbeszerzési és jg feladatkat. 2. Az Egyetem közbeszerzési tevékenységének irányítása a Kancellár feladata és hatáskörébe tartzik. Ezen feladatkörében ellátja a Közbeszerzési és beszerzési Irda irányítását. 3. A közbeszerzési eljáráskkal kapcslats szakmai/közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység (Kar, Közpnt, Igazgatóság) vezetője által kijelölt munkatárs biztsítja. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező munkatárs közbeszerzési eljárás előkészítésében, lebnylításában való közreműködését a Rektr vagy a Kancellár vagy a Gazdasági Igazgató által kiállíttt megbízó levél (jelen szabályzat 10. melléklete) biztsítja. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező munkatárs többek között ellátja az alábbi feladatkat: - gndskdik a kapcslódó kötelezettségvállalás jóváhagyási eljárásáról, - intézkedik a közbeszerzési eljárás engedélyezését és fedezetigazlást alátámasztó dkumentumk (6. és 7. számú mellékletek) végelegesítésével és Közbeszerzési Irdának megküldésével kapcslatban, - gndskdik a közbeszerzési eljárás pnts szakmai tartalmának meghatárzásáról, melynek körében a beszerzés becsült értékét (alátámasztó iratkkal dkumentáltan) meghatárzza, elkészíti a közbeszerzési dkumentáció részét képező műszaki leírást, meghatárzza az eljárásban részt vevő ajánlattevők szakmai alkalmasságának feltételeit, javaslatt tesz az 18
ajánlatk értékelésének szempntjaira, szakmai észrevételeket tesz a szerződéstervezettel kapcsltban (pl. teljesítési határidő meghatárzása) - a közbeszerzési eljárás lebnylítása alatt alábbi tevékenységeket lát el: kiegészítő tájékztatás szakmai tartalmának meghatárzása, szükség esetén részt vesz az ajánlatk bntási eljárásán, részt vesz a Bíráló Bizttság ülésein, elvégzi az ajánlatk/hiánypótlásk/indklásk szakmai értékelését - amennyiben eltérő utasításra vagy megbízásra, kijelölésre nem kerül sr, a megkötendő szerződésben kapcslattartóként kerül megjelölésre, és felügyeli a szerződés teljesítésének flyamatát. Amennyiben a szerződés módsítása szükséges, azt előre jelzi a Közbeszerzési Irda felé, annak érdekében, hgy a módsítás körülményeinek jgszabálykkal való összhangja megvizsgálásra kerüljenek. A szerződés teljesítésével kapcslatban adatt szlgáltat (4.sz. melléklet) a Közbeszerzési Irdának. 4. Uniós támgatáskkal megvalósuló közbeszerzés esetén a közbeszerzési eljárásk lebnylításában hatéknyan közreműködik az adtt támgatás menedzsmentjével fglalkzó prjektmenedzser/pályázati Irda. Ezen közreműködés különösen kiterjed az alábbiakra: - Támgatási Szerződés mellékletét képező közbeszerzési terv közös kialakítása a Közbeszerzési Irdával, - tervezett közbeszerzés(ek) időbeli ütemezését az ütemezés elfgadását követően haladéktalanul közli a Közbeszerzési Irdával, - ügyel a 272/2014. Krm. rendeletben, valamint a Támgatási szerződésben meghatárztt határidők, közbeszerzési eljáráskkal kapcslats kötelezettségek betartására, - a közbeszerzési eljárás kiírásában közreműködik: meghatárzva az adtt támgatás által megkövetelt speciális feltételeket, finanszírzási módszert stb. - menedzseli a közbeszerzési eljárásk és közbeszerzési szerződésmódsításk flyamatba épített- és utóellenőrzését: a Közbeszerzési Irda által rendelkezésre bcsáttt dkumentumkat benyújtja az ellenőrző hatóságknak, illetve feltölti a Pályázati Tájékztató Felületre; hiánypótlással kapcslats nyilatkzatkat a Közbeszerzési Irda támgatásával elkészíti. 5. A közbeszerzési hirdetmények ellenőrzési díjának befizetésével kapcslats feladatkat a Gazdasági Igazgatóság látja el a Közbeszerzési Irda által rendelkezésre bcsáttt infrmációk alapján. 6. A közbeszerzésekkel kapcslats nyilvánsság tekintetében az Egyetemi Infrmatikai Közpnt működik közre a Közbeszerzési Irda által rendelkezésre bcsáttt infrmációk alapján. 7. Infrmatikai tartalmú beszerzési igény esetén az érintett Kar/szervezeti egység az Egyetemi Infrmatikai Közpnt bevnásával alakítja ki a beszerzés műszaki tartalmát. 8. Az Egyetem külső szakértőt kérhet fel a közbeszerzési tanácsadói feladatk ellátására. A külső szakértő felkérése a Közbeszerzési Irdán keresztül történik. A külső szakértővel az Egyetem közvetlenül köthet megbízási szerződést. A külső szakértő kiválasztása előzetes ármegajánlás, illetve szakmai indkk alapján történik. 9. A szerződés megkötése és teljesítése srán (megkötésre jgsult személyek, szerződés teljesítésének igazlása, jgsultja, a kifizetés feltételei, ellenőrzés szabályai) a Szervezeti és Működési valamint Kötelezettségvállalási Szabályzatkban rögzített előírásk irányadóak. 19
IX. Záró rendelkezések 1. Az Egyetem szervezeti egységeinek vezetői kötelesek a vezetésük alatt álló egység közbeszerzéseit figyelemmel kísérni, és jelen Szabályzat rendelkezéseinek betartását ellenőrizni. 2. Jelen Szabályzat elfgadását követően haladéktalanul megküldésre kerül az Miniszterelnökséget Vezető Miniszternek a 320/2015. (X.30.) Krm. rendelet 23. (4) bekezdésének megfelelően. 3. Jelen szabályzatt a Szenátus a 21/2016. (III. 2.) számú határzatával fgadta el. A szabályzat 2016. március 2. napján lép hatályba. A Szabályzat rendelkezéseit a flyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 4. Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a Szenátus 53/2012. (V.9.) számú határzatával elfgattt Közbeszerzési Szabályzat. Sprn, 2016. március 2. Prf. Dr. Faragó Sándr rektr dr. Dinnyés Álms kancellár 20