DUNAÚJVÁROSI EGYETEM Dunaújváros 2016
3. kiadás 0. módosítás 2 (34). oldal A Dunaújvárosi Egyetem Szenátusa által 105-2015/2016.(2016.04.26.) számú határozatával egységes szerkezetben elfogadva. Hatályos: 2016. április 27.
3. kiadás 0. módosítás 3 (34). oldal Tartalomjegyzék Preambulum... 4 1. A szabályzat célja... 4 2. A Szabályzat hatálya... 5 3. A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek... 5 4. Értelmező rendelkezések... 5 Feladatok, felelősségi- és hatáskörök... 7 5. Szervezeti szintű felelősségek és hatáskörök... 7 6. Személyi szintű felelősségek és feladatok... 7 7. Egyes összeférhetetlen tevékenységek és feladatkörök... 7 8. Pénztár működési rendje... 8 9. Az Egyetem pénztára és pénzkezelő helyei... 8 10. A pénztár kezelésére vonatkozó szabályok... 9 11. A pénztár pénzellátása... 10 12. A készpénz szállításának szabályai... 12 13. A készpénz és érték kezelése a pénztárban... 12 14. A pénztáros és helyettese(i) feladata... 13 15. A pénztáros és helyettese(i) személyére, az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályok, a pénzkezelő helyek pénzkezelőire vonatkozó szabályok... 14 16. A pénztárellenőr feladatai... 15 17. A pénzkezelő helyek pénzforgalmának szabályai... 16 18. Pénztári rend és az arról szóló tájékoztató... 17 19. Elszámolásra kiadott előlegek, kifizetések utólagos elszámolása... 17 Pénzforgalom lebonyolítását szolgáló számlák kezelése... 18 20. Bankszámlák nyitása, kezelése... 18 21. Az elektronikusan indított, fogadott átutalások biztonsági és... 19 eljárási szabályai... 19 22. Kártyák használatára vonatkozó általános rendelkezések... 19 23. Kincstári VIP kártyára vonatkozó rendelkezések... 20 24. Az üzemanyagkártya kezelési rendje... 21 Pénzeszközök általános bizonylatolási és nyilvántartási rendje... 21 25. Bizonylati szabályok... 21 Záró rendelkezések... 24 1. melléklet: A Dunaújvárosi Egyetem pénzforgalmának lebonyolítását szolgáló számlák... 25 2. melléklet: A Dunaújváros Egyetem bankszámlái feletti rendelkezési jogosultságok... 26 3. melléklet... 30 JEGYZŐKÖNYV... 30 4. melléklet... 31 NYILATKOZAT... 31 5. melléklet... 32 NYILATKOZAT... 32 6. melléklet... 33 JEGYZŐKÖNYV... 33 7. melléklet... 34 MEGHATALMAZÁS... 34
3. kiadás 0. módosítás 4 (34). oldal Preambulum A Dunaújvárosi Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Szenátusa a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (továbbiakban: Nftv.), Magyarország gazdasági stabilitásáról szóló 2011. évi CXCIV. törvény, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (továbbiakban: Kbt.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénnyel, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) korm.rendelet, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII.31.) korm.rendelet (továbbiakban: Ávr), a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról 2013. évi CCXXXVII. törvény (továbbiakban: Hpt.), valamint a Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ), a Kötelezettségvállalási és utalványozási Szabályzat rendelkezéseivel összhangban a pénzkezelésre vonatkozó szabályokat az alábbiak szerint határozza meg: 1. A szabályzat célja (1) Jelen Szabályzat célja, hogy - az Egyetem biztosítsa a pénzzel való gazdálkodás és pénzkezelés szervezett keretek között, naprakészen, ellenőrizhető módon történő megvalósulását. - meghatározza az Egyetem pénzeszközeinek előírásszerű kezelését és biztosítsa azok védelmét. A pénzeszközök körébe nem tartozó vagyontárgyak védelméről az Egyetem más belső szabályzataiban foglaltak szerint gondoskodik. (2) Jelen Szabályzat biztosítja - a pénzgazdálkodás és pénzkezelés a kincstári előírásoknak való megfelelését; - az Egyetem teljes pénzforgalmának szabályozását; - a rendszer ellenőrizhető, biztonságos módon történő működését; - a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok, más belső szabályzatok vonatkozó előírásainak érvényesülését a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés során a naprakész, megbízható, pontos információ nyújtását. (3) Jelen Szabályzat az Egyetem Számviteli politikájának részét képezi.
3. kiadás 0. módosítás 5 (34). oldal 2. A Szabályzat hatálya (1) Jelen Szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetemen a) közalkalmazotti jogviszonyban álló alkalmazottakra, a munkaviszonyban álló munkavállalókra, a megbízási szerződéssel foglalkoztatottakra, a hallgatókra, valamint mindazon személyekre, akik a pénztárból egyedi engedéllyel elszámolási kötelezettséggel készpénz előleget vehetnek fel vagy valamilyen pénzeszközt kezel, valamint azzal kapcsolatban információt dolgoz fel vagy információt szolgáltat; b) mindazon szervezeti egységére, illetve pénzkezelő helyére, amely a tárgykörbe tartozó feladatot lát el, valamint arra, aki a pénztárból egyedi engedéllyel elszámolási kötelezettséggel készpénz előleget vehet fel. (2) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a pénztárban kezelt készpénzre, a Kincstári Egységes Számlához kapcsolódó előirányzat felhasználási keretszámlára és alszámláira, a kártyafedezeti számlára, valamint az ezeken forgalmazott pénzeszközök kezelésére, továbbá a hitelintézetnél vezetett bankszámlára, függetlenül attól, hogy azok saját (pl. saját bevétel) vagy idegen tulajdont képeznek, illetve forintban, devizában vagy valutában jelennek meg, valamint az elektronikus pénzeszközökre. 3. A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek (1) Törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazására, a pénzforgalom lebonyolítása során előnyben kell részesíteni a fizetési számlán elektronikus úton végrehajtott tranzakciókat. Ha nincs a fizetés módjában megállapodás, akkor azt átutalással kell teljesíteni. Készpénzforgalom abban az esetben engedélyezhető, ha a beszerzés jellege, körülményei az átutalással történő fizetést nem teszi lehetővé. (2) Az elektronikus úton indított terhelő tételeknél, lekérdezéseknél szigorúan be kell tartani az Egyetem vagyona védelmét szolgáló biztonsági szabályokat. (3) A házipénztárban lebonyolított készpénzforgalom, a terminálon lebonyolított terhelő forgalom - jóváírási forgalom, vagy egyenleg lekérdezés során biztosítani kell a zavartalan ügyintézést. A pénztárhelyiségben a pénztáros és az a személy tartózkodhat, akinek az ügyét intézik. 4. Értelmező rendelkezések (1) Fogalmak és értelmező rendelkezések: a) pénzeszköz: a pénz, a pénzhelyettesítő eszköz, a fizetési számla-pénz; b) készpénz: a bárhol forgalomban lévő és a forgalomban lévőre még átváltható bankjegy és érme; c) pénzhelyettesítő eszköz: az Egyetem nevére szóló kincstári bankkártya, az étkezési hozzájárulás (Campus kártya), egyéb értéket képviselő utalványok; d) konvertibilis pénznem: (valuta, deviza) a Magyar Nemzeti Bank (továbbiakban
3. kiadás 0. módosítás 6 (34). oldal MNB) által hivatalosan jegyzett pénznem; e) deviza: külföldi pénznemre szóló követelés (pénzhelyettesítő eszköz, fizetési számlaés egyéb pénzkövetelés); f) valuta: külföldi pénz; g) pénztár: az Egyetem működéséhez szükséges készpénzforgalom lebonyolítására kijelölt helyiség; h) állandó, bevételt beszedő pénzkezelő hely: készpénzbevételek begyűjtésére, átvételére kijelölt hely; i) ideiglenes bevételt beszedő pénzkezelő hely: eseti jellegű, adott eseményhez, rendezvényhez kapcsolható készpénzbevételek beszedésére kijelölt hely; j) állandó ellátmányt kezelő helyek: kisebb összegű, de a működéshez folyamatosan szükséges készpénzkiadások teljesítésére kijelölt pénzkezelő helyek; k) számviteli bizonylat: minden olyan, az Egyetem által kiállított, készített, illetve az Egyetemmel üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy, gazdálkodó szervezet által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés), amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely megfelel a számviteli és egyéb törvényekben meghatározott, alaki és tartalmi kellékeknek; l) szigorú számadású bizonylat: (e szabályzat rendelkezésében) minden olyan számviteli bizonylat, amelyet a készpénz kezeléséhez, illetve más jogszabályban meghatározott gazdasági eseményekhez állítottak ki, továbbá minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek illetéktelen kezekbe kerülése visszaélésre adhat alkalmat; m) bizonylati felelős: a Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Gazdasági Osztályának (továbbiakban: GO) dolgozója, aki a szigorú számadású nyomtatványok közül a készpénzfizetési számlatömb, nyugtatömb beszerzésével, kiadásával, elszámoltatásával kapcsolatos feladatokat végzi; n) felhasználó: az a személy, aki az Egyetem nevében a készpénzfizetési számlát, nyugtát kiállítja, és a vevőnek átadja. o) kerekítési különbözet: a nem 5 Ft-ra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő végösszeg és a kerekítés alapján meghatározott készpénzben fizetendő végösszeg különbsége; p) slip: POS (point of sales-terminals) terminál által kinyomtatott bizonylat.
3. kiadás 0. módosítás 7 (34). oldal Feladatok, felelősségi- és hatáskörök 5. Szervezeti szintű felelősségek és hatáskörök (1) Az Egyetem valamennyi szervezeti egysége köteles tevékenysége során maradéktalanul betartani a Szabályzat saját munkaterületére vonatkozó rendelkezéseit. (2) A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok és felelősségek a Gazdasági és Üzemeltetési Igazgató szervezetén belül a Gazdasági Osztály feladata. (3) A pénztár működtetése, a készpénzkímélő fizetési eszközökkel kapcsolatos teendők ellátása a Gazdasági Osztály feladatkörébe tartozik. (4) Az üzemanyagkártyák igénylése, átadása, bevonása, őrzése, azok nyilvántartása, a Műszaki Szolgáltató Központ feladatát képezi. (5) Az üzemanyagkártyák analitikus nyilvántartásának vezetése a Műszaki Szolgáltató Központ feladata. (6) Az informatikai rendszerek működőképességének biztosításáért az Informatikai Szolgáltató Központ a felelős. 6. Személyi szintű felelősségek és feladatok (1) A Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság vezetője felelős azért, hogy a pénztár működésének biztonságos feltételeit a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak figyelembevételével részleteiben meghatározza és azok betartása érdekében a szükséges intézkedéseket megtegye. (2) A Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság vezetője felelős az üzemanyagkártyák vonatkozásában előírt nyilvántartás szabályszerű vezetéséért. (3) A pénzeszközök kezelői és azok felett ellenőrzési kötelezettséggel bíró alkalmazottak felelősek a Szabályzatban és más hatályos belső szabályozásokban meghatározott feladataik maradéktalan végrehajtásáért. (4) A kártyával rendelkező alkalmazottak felelősséggel tartoznak a kártyák biztonságos őrzéséért, azok jogszerű használatáért. (5) A pénztáros és helyettese az általuk elszámolási kötelezettséggel átvett pénzeszközök jogszerű kezeléséért, valamint a kártyabirtokosok a kártyával általuk eszközölt fizetések jogszerűségéért anyagilag is felelősek. 7. Egyes összeférhetetlen tevékenységek és feladatkörök (1) Kifizetés csak szabályszerűen utalványozott bizonylat alapján történhet. A kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és szakmai teljesítési jogkörök részletes szabályait a Kötelezettségvállalási Szabályzat tartalmazza. (2) Összeférhetetlen feladatkörök páronként: a) Kötelezettségvállaló - Ellenjegyző (ugyanarra a gazdasági eseményre vonatkozóan);
3. kiadás 0. módosítás 8 (34). oldal b) Utalványozó - Ellenjegyző (ugyanarra a gazdasági eseményre vonatkozóan); c) Pénztáros - Utalványozó (személy); d) Érvényesítő - Kötelezettségvállaló (személy); e) Pénztáros - pénztárellenőr (személy); f) Pénztáros pénzfelvevő (személy); g) Érvényesítő - Utalványozó (személy). (3) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el. 8. Pénztár működési rendje (1) Amennyiben valamely tevékenység kapcsán a Kincstár által kiállított fedezetigazolásra van szükség, akkor annak megkéréséről a közgazdasági csoport gondoskodik. Fedezetbiztosítási elkülönített számla csak a kancellár engedélyével nyitható. (2) Előzetes szerződések alapján bankgarancia lehívására a körülmények mérlegelése után a kancellár ad engedélyt. (3) Amennyiben valamely tevékenység kapcsán további alszámla nyitása szükséges a Kincstárnál, az csak a kancellár engedélyével nyitható. 9. Az Egyetem pénztára és pénzkezelő helyei (1) Az Egyetemen működő pénztár: Dunaújváros, Táncsics M. u. 1/A, III. emelet, 423 iroda (2) Az Egyetem pénzkezelő helyei: a) Könyvtár; b) Jegyzetbolt; c) Fordítóiroda; d) kollégiumok; e) Tanulmányi Hivatal; f) EHÖK. (3) Az Egyetem pénzkezelő helyei csak befizetéseket bonyolíthatnak, melyek bizonylatolása és pénzkezelése egyszerűbb a házipénztárnál. A pénz kezelését végző személyek felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. Nem tekinthető pénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányt kezelő pénzkezelő hely. (4) A beszedhető bevételek köre, különösen a) reprográfiai díj, könyvtárközi kölcsönzés postaköltsége, kártérítési díja, késedelmi díj, beiratkozási díj; b) vendégszoba térítési díja; c) szabad férőhelyek térítési díja; d) elkészült fordítás díja; e) jegyzetértékesítés bevétele.
3. kiadás 0. módosítás 9 (34). oldal (5) A készpénzforgalom lebonyolítása pénzkezelő helyeken a) Készpénzes számla, vagy nyugta kiadásával történik, amely a raktárból szerezhető be. A szervezeti egységek megbízott dolgozója veszi fel a készpénzes számlát, nyugtát. b) A beszedett pénzről összesítőt kell készíteni, és a pénzt befizetni az Egyetem számlájára az Egyetem nevére kiállított csekken amennyiben az elérte az 50 000 Ft-ot, továbbá a hónap utolsó munkanapján és évvégén vagy közvetlenül befizetni a pénztárba. c) Összesítővel a készpénzes számla, nyugta másod példányát mellékelve feladás készítése a Gazdasági Osztály felé. d) A pénzt biztonságos körülmények között kötelesek tárolni, zárható szekrényben. (6) Külső szervezet vagy természetes személy részére készpénzkezelési tevékenységet az Egyetem szervezeti egységei, közalkalmazottai nem végezhetnek. 10. A pénztár működési rendjére vonatkozó szabályok (1) A pénztár az Egyetem működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek, kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. (2) Az Egyetem a pénztár elhelyezésére különálló helyiséget biztosít. A készpénz és az ott tartható értékek megőrzése páncélszekrényben történik. (3) A pénztárolásra szolgáló helyiség és az abban lévő páncélszekrény kulcsának első példányát a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok másod példányát az első példányt kezelő által a boríték záró oldalán, a lezárás mindkét oldalát átérő aláírással hitelesített, lezárt borítékban kell elhelyezni. Az ilyen módon tárolt kulcspéldányt zárt kazettában, biztonsági zárral felszerelt szekrényben, vagy íróasztalban kell tartani. A tartalékkulcs kezeléséért a gazdasági osztályvezető felelős. Távollétében a fenti előírások szerint elzárt tartalékkulcsok a gazdasági és üzemeltetési igazgató irodájában helyezendők el a gazdasági és üzemeltetési igazgató felügyelete mellett. (4) A kulcsok bármely példányának elvesztése esetén a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján haladéktalanul zárat kell cserélni, el kell rendelni a teljes körű pénztárzárlatot, valamint arról jegyzőkönyvet kell felvenni. (5) A kulcsokat kezelő személyekről és a másolat őrzéséről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a pénztáros a felelős. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a) a kulcs átvevőjének nevét; b) az átvétel idejét; c) az átvétel okát (pl. helyettesítés); d) az átvevő sajátkezű aláírását; e) az átadó sajátkezű aláírását. (6) A pénztáros munkahelyéről szabadság, betegség miatti távolmaradásakor köteles a nála levő kulcsot (kulcsokat) munkakezdésre lezárt és a zárás mindkét oldalát átérő aláírással
3. kiadás 0. módosítás 10 (34). oldal hitelesített borítékban a gazdasági osztályvezetőhöz, távolléte esetén a gazdasági és üzemeltetési igazgatóhoz eljuttatni. (7) A pénztáros távollétében történő pénztárfelnyitásra a gazdasági osztályvezető, vagy a pénzügyi és számviteli csoport vezetője jogosult. A pénztár felnyitásánál jelen kell lennie: a) a pénztárellenőrnek és b) a pénztárat átvevő személynek. (8) A pénztár bármilyen ok miatti felnyitásáról az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a jelenlevők nevét; b) a pénztár felnyitásának időpontját, okát; c) a pénztárban talált c.1) készpénz összegét címletenként; c.2) értékpapírok összegét (típus, címlet, darabszám); c.3) egyéb értékeket; d) a pénztárnapló utolsó bejegyzési tételszámát; e) az utolsóként felhasznált kiadási és bevételi pénztárbizonylat sorszámát; f) a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát; g) a jelenlévők aláírását. (9) Az elkülönített pénztárhelyiségbe felhatalmazás nélkül egyéni kóddal csak a pénztáros léphet be. (10) Az elkülönített pénztárhelyiségben engedély nélkül tartózkodhat: a) a kancellár; b) a gazdasági és üzemeltetési igazgató, gazdasági osztályvezető; c) a pénztárellenőr. (11) A pénztárhelyiségben a pénztároson kívül az a személy tartózkodhat, akinek az ügyét intézik. (12) A (10) bekezdéstől eltérő személyek eseti meghatalmazással léphetnek be a pénztárhelyiségbe. (13) A pénztárosnak gondoskodnia kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának és aláírásának jól látható helyre történő kifüggesztéséről. 11. A pénztár pénzellátása (1) Naponta szükséges a pénzkészlet biztosítása: a) a Kincstár Fejér Megyei Fiókjánál vezetett előirányzat felhasználási keretszámláról történő készpénzfelvétellel, vagy b) az Intézményi kincstári kártyával történő készpénzfelvétellel. (2) A pénztárba készpénzben befizetett bevételt a kiadások teljesítésére nem lehet felhasználni.
3. kiadás 0. módosítás 11 (34). oldal (3) A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről a várható készpénzkifizetések összegéről az ügyben érdekelt vezetőknek, ügyintézőknek a kifizetést megelőző napon tájékoztatni kell a pénztárost. (4) A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. Ennek keretében a pénztáros: a) felméri a pénztár pénzszükségletét; b) összeállítja a címletjegyzéket; c) az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, amennyiben az a Kincstár Fejér Megyei Fiókjánál történik, d) amennyiben a készpénz felvételi szükséglet esetenként és kártyánként nem haladja meg az 500.000 Ft-ot, akkor az OTP Bank fiókjában a kincstári kártyával veszi fel a készpénzt, a felvett összeg a kapott bizonylat alapján kerül pénztári bevételezésre; e) gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történő - aláíratásáról. (5) Nem lehet készpénzt felhasználni a) azokra az illetmény kifizetésekre, társadalombiztosítási juttatásokra, amelyek esetében a vonatkozó törvény a lakossági folyószámlára való utalást lehetővé teszi, b) a munkavégzéshez kapcsolódó juttatások jutalom, túlóra és helyettesítés, készenléti és ügyeleti díj, egyéb munkavégzéshez kapcsolódó juttatás folyósítására, c) a foglalkoztatottak sajátos juttatásainak végkielégítés, jubileumi jutalom, belföldi napidíj, biztosítási díjak, egyéb sajátos juttatások kifizetésére, d) a személyhez kapcsolódó költségtérítések és hozzájárulások ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás, közlekedési költségtérítés, pénzbeli étkezési hozzájárulás egyéb költségtérítés és hozzájárulás kifizetésére. e) a szociális jellegű juttatások kifizetésére, f) a belföldi kiküldetési előlegre, g) a saját gépjármű hivatali célú igénybevételének térítésére, h) az Egyetem tulajdonában lévő gépkocsik üzemanyag szükségletének és parkolási, úthasználati díjának és mosatásának térítésére, i) illetményelőleg folyósítására. (6) A (5) bekezdés szerinti járandóságokat egyedi engedély alapján a h) pont alatti üzemanyag, továbbá amennyiben üzemanyagkártya útján nem egyenlíthető ki, a parkolási díj, az úthasználati díj és mosatás térítésének kivételével minden esetben a jogosult lakossági folyószámlájára kell utalni. Az üzemanyag beszerzése a Gépjármű használati Szabályzatban foglaltak értelmében csak üzemanyag vásárlási kártyával történhet, ahol pedig lehetséges, a mosatási és úthasználati díjat is kártyával kell kiegyenlíteni.
3. kiadás 0. módosítás 12 (34). oldal (7) Az (6) bekezdés második mondatában foglaltaktól rendkívüli esetben, a szükséges igazolások birtokában a gazdasági osztályvezető egyetértése mellett el lehet térni. (8) Az idevonatkozó jogszabály értelmében az előírt formanyomtatványon a gazdasági vezetőnek meg kell adnia azoknak a névjegyzékét a kincstári fiók részére, akiket pénzfelvételre jogosít. (9) A kincstári fiókban történő készpénzfelvételre előzetes igénylés ellenében kerülhet sor. Az igénylést a PM rendeletben megállapított határidők betartásával, az előírt formanyomtatvány felhasználásával kell végrehajtani. Az igénylés lebonyolítása a pénztáros feladatkörébe tartozik. 12. A készpénz szállításának szabályai (1) Az Egyetem pénztárának működéséhez szükséges készpénz pénzintézettől, illetve (kincstári kártyával történő készpénzfelvétel), bank automatából történő felvételére, szállítására az alábbi értékhatárok és előírások vonatkoznak: a) 1.000.000,-Ft összegig a pénztáros, és 1 fő kísérő; b) 1.000.001,-Ft-tól a pénztáros és 2 fő. (2) A kísérő kijelölésére alkalmanként a gazdasági osztályvezető, gazdasági és üzemeltetési igazgató, illetve a Gazdasági Osztály számviteli és pénzügyi csoport csoportvezetője jogosult. (3) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. (4) Az 1.000.000 Ft-on felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. 13. A készpénz és érték kezelése a pénztárban (1) A pénztárban nem fogadható el: a) a hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy; b) olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg. (2) Ha a pénztáros részére átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet vagy érmét talál, azt fizetőeszközként nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. (3) A hamis, illetve hamisítványnak tűnő fizetőeszköz feltárásának hatóságok (rendőrhatóság, MNB Főpénztár) felé történő bejelentésére a gazdasági vezető köteles megtenni a szükséges intézkedéseket (4) A pénztáros a pénztárban levő pénzt címletenként elkülönítve köteles kezelni.
3. kiadás 0. módosítás 13 (34). oldal (5) A pénztárban a pénztárzárlat után a napi készpénz záró állomány maximális mértéke legfeljebb 300.000 Ft összeg tartható. (6) Amennyiben a következő munkanapon és a munkanapok között sem heti pihenőnap, sem munkaszüneti nap nincs a várható kifizetési forgalom indokolja, akkor a pénztárzárási keret legfeljebb 100.000 Ft-tal túlléphető. (7) Készpénzben való fizetés esetén, ha a fizetendő összeg nem 5 Ft-ra vagy annak egész számú többszörösére végződik a jogszabályban meghatározott kerekítési szabály szerint kell a végösszeget meghatározni és a pénzfizetésre vonatkozó kötelezettségnek eleget tenni. Mivel a kerekítési különbözet nem minősül vagyoni előnynek vagy hátránynak arról bizonylat kiállítása nem kötelező. (8) A pénztárban egyéb értékként kell kezelni az Egyetem tulajdonát képező, az alkalmazottak részére kiadásra kerülő étkezési utalványokat, egyéb utalványokat és más hasonló értékcikkeket. (9) Az idegen letétek, értékek tárolási rendje: Idegen érték (készpénzletét, tárgyi letét) csak a gazdasági vezető engedélyével tárolható a pénztárban jól azonosíthatóan, a többi értéktől elkülönítetten. Ezek nyilvántartását, bizonylatolását elkülönítetten kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a letét időpontját, - a letét tartalmát, - az elhelyező nevét, címét, - a letéti jogcímet, a rendelkezés számát, - a kiadást elrendelő rendelkezés számát, - a kiadás időpontját, - az átvevő azonosító adatait (név, cím) aláírás. 14. A pénztáros és helyettese(i) feladata (1) Készpénz kezelésére jogosult személyi kör: a pénztáros, helyettese(i), a pénzkezelő helyeken a pénz kezelését végző személy. (2) A pénztáros - helyettesítése esetén a pénztáros helyettes(ek) - feladatai: a) nyitva tartás biztosítása az előírt pénztári órák alatt; b) naponta várható pénzforgalom kielégítésére megfelelő mennyiségű és címletű készpénz biztosítása; c) pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése; d) részvétel a készpénz pénzintézetben történő felvételében; e) készpénzes utalvány kezelése és megőrzése; f) pénztári kulcsok nyilvántartása és kezelése; g) valamennyi bevételezés és kivételezés szabályszerű bizonylatolása; h) pénztári nyilvántartások naprakész vezetése; i) bizonylati rend és fegyelem, valamint a pénzkezelési előírások maradéktalan betartása; j) pénztáros minden pénztári napon köteles pénztárzárást készíteni, melynek során:
3. kiadás 0. módosítás 14 (34). oldal j.1) megállapítja a pénztárban lévő pénzállományt, címletenkénti részletezésben; j.2) a számítógépes pénztárjelentés alapján megállapítja a bevételek és a kiadások időszaki végösszegét, majd a nyilvántartás szerinti egyenleget; j.3) a pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyezteti a valóságos készpénzállománnyal; j.4) az egyeztetés megtörténtét a pénztáros aláírásával igazolja a pénztárjelentésen; k) napi pénztárzárás elkészítése és a bizonylatok továbbítása a pénzügyi és számviteli csoporthoz; l) pénztárbizonylatok rendszerezése, irattárazása a pénztárellenőrrel közösen; m) kifizetetlen készpénzes számlák és útiköltség számlák havonta történő felülvizsgálata; n) a kifizetetlen átutalási számlák folyamatos felülvizsgálata; o) étkezési hozzájárulások analitikus nyilvántartásának vezetése, az azzal kapcsolatos ügyintézés; p) elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása, a határidők figyelése, betartása és betartatása; q) egyéb, értéket képviselő utalványok, csekkek kiadásával kapcsolatos adminisztratív feladatok. (3) Ha a pénztárzárás során eltérés mutatkozik a valós pénzmennyiség és a pénztárjelentés egyenlege között, akkor annak okát a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha az nem vezet eredményre az eltérést rendezni kell, melyről a 3. melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie. A pénztáros, ill. helyettese a pénztárhiány összegéért a felelősségvállalási nyilatkozat aláírásával teljes anyagi felelősséget vállal. 15. A pénztáros és helyettese(i) személyére, az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályok, a pénzkezelő helyek pénzkezelőire vonatkozó szabályok (1) A pénztárat a pénztáros és helyettese(i) önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfogadásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (4. melléklet). A nyilatkozatot a pénztáros és helyettese(i) személyi anyagában kell megőrizni. (2) Pénztárosi, helyettesi és pénzszállítási feladatok ellátásában nem vehet részt az a közalkalmazott, akinek munkaköre, feladata a (3) bekezdés alapján összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. (3) Összeférhetetlen munkakörben dolgozó: a) a könyvelési, bérelszámolási és anyagbeszerzési feladatkör; b) ellenjegyzési feladatok; c) utalványozási és ellenőrzési jogosultság; d) bankszámlák felett rendelkezési jogosultság; e) a pénztáros és helyettese közeli hozzátartozója.
3. kiadás 0. módosítás 15 (34). oldal (4) A pénztárat egyidejűleg csak egy személy kezelheti. (5) A pénzkezelő helyeken a pénzkezelését végző személy felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. (6) Pénzkezelésére megbízást az adott szervezeti egység vezetője adhat az 5. melléklet szerinti tartalommal. (7) A pénztáros, valamint a pénzkezelő személyében beállott változás esetén a 6. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell elkészíteni. 16. A pénztárellenőr feladatai (1) A pénztár ellenőrzésére jogosult személyek: kancellár, gazdasági és üzemeltetési igazgató, gazdasági osztályvezető és kiemelt feladatkörrel a pénztárellenőr. A pénztárellenőr feladatait heti rendszerességgel köteles végezni. (2) A pénztárellenőr kiemelt feladatai a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, valamint a bevételek és kiadások alapbizonylatainak alaki és tartalmi ellenőrzése. (3) Az alaki- és tartalmi ellenőrzés során vizsgálnia kell, hogy: a) a pénztári bizonylatok adatai és az alapbizonylat adatainak egyezősége; b) a bizonylatokon lévő szabálytalan javítások; c) a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására megfelelő nyomtatvány használta; d) a pénztárbizonylatokon szerepelő aláírások; e) a pénzkifizetéseknél meghatalmazás csatolása abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. (4) A pénztári nyilvántartás ellenőrzése abból a szempontból, hogy a pénztáros abban valamennyi bevételi és kiadási tételt az alapbizonylatok adataival egyezően jegyzett be. A pénztárjelentés, valamint a zárlat adatainak számszaki, és a készpénz összegének címletenkénti részletezése helyességének, a bizonylatok meglétének ellenőrzése, a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban meglévő a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok ellenőrzése. (5) A pénztári ellenőr feladata, hogy a kifizetést (a heti időszaki forintjelentés leadását) követően, de a főkönyvi könyvelést megelőzően tételesen leellenőrizze a pénztári eseményeket. (6) Az ellenőrzés során meg kell vizsgálni, hogy a bizonylatok kitöltése formailag, számszakilag és tartalmilag a jogszabályokban, valamint belső szabályozásokban előírtaknak megfelelő-e. Meg kell győződni arról is, hogy a bizonylatok tartalmazzák-e a szolgáltatás, szállítás teljesítésének igazolását, a pénztári bizonylat adatai megegyezneke az alapbizonylat adataival, szabályszerű-e az érvényesítés, az utalványozás, az aláírásokat az arra jogosultak végezték-e el. A pénztári jelentés, valamint a kimutatott pénzértékek meglétének utólagos ellenőrzése során vizsgálni kell, hogy a bevezetett tételek pénztári bizonylatai és alapokmányai megvannak-e és számszakilag egyeznek-e azokkal, a pénztári jelentés a kapcsolódó bizonylatok alapján formailag, számszakilag és érdemileg helyes-e.
3. kiadás 0. módosítás 16 (34). oldal (7) A tényleges pénzkészlet összege egyezőségének ellenőrzése a pénztárjelentés adatával, (rovancs). Amennyiben a rovancs során eltérés merül fel a valós pénzmennyiség és a pénztárjelentés egyenlege között, annak okát a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve amennyiben az nem vezet eredményre az eltérést rendezni kell, melyről a 3. sz. melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie. (8) A napi készpénz záró állomány összegének ellenőrzése a szabályzatban rögzített maximális összeg tekintetében. (9) Az ellenőrzés megtörténtének igazolása, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok aláírások ellenőrzése. (10) A Magyar Államkincstár felé a befizetési értékhatár betartásának ellenőrzése. (11) A pénztáros és helyettese között a pénztár átadása-átvétele a jegyzőkönyv alapján tartalmilag és formailag helyes dokumentáltságának ellenőrzése. (12) A pénztárellenőr a pénztárossal közösen ellátja a pénztári bizonylatok irattárazási teendőit az Egyetem Iratkezelési Szabályzatának megfelelően. (13) Amennyiben a házipénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes eljárást tapasztal, erről jegyzőkönyvet vesz fel, melyet a pénztárossal aláírat. A jegyzőkönyv egy példányát a szükséges intézkedések megtétele céljából köteles átadni a gazdasági osztályvezetőnek. (14) A pénztárellenőr ellenőrzi a pénztárban elhelyezett idegen pénzt és értékeket, valamint felülvizsgálja tulajdonosai jogviszonyának fennállását az Egyetemmel. Megszűnt jogviszony esetén jegyzőkönyv felvételével kezdeményezi a HR Szolgáltató Központ felé jelezve az értékek haladéktalan visszaszolgáltatását. 17. A pénzkezelő helyek pénzforgalmának szabályai (1) Az Egyetem pénzkezelő helyei csak befizetéseket bonyolíthatnak, bizonylatolása és pénzkezelése egyszerűbb a házipénztárénál. (2) A pénzkezelő helyeken a pénz kezelését végző személy felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. A pénzkezelő helyek ellenőrzésének feladata és folyamata megegyezik gyakorisága havi ellenőrzés- a pénztárellenőrzéssel. (3) A pénzkezelő helyeken beszedhető bevételek körét a 9. (4) bekezdés tartalmazza. (4) A pénzbeszedés szabályai és bizonylatai: a) a pénzbeszedés készpénzes számla, vagy nyugta kiadásával történik, amely bizonylatok a Raktárból szerezhetők be; b) a beszedett pénzt postai befizetési utalványon kell feladni, amennyiben a pénzkezelő hely záró pénzkészlete a nap végén elérte az 50 e Ft-ot, vagy értékhatártól függetlenül minden hónap utolsó munkanapján. illetve év végén december 20. napjával bezárólag; c) összesítővel (csekk másolattal) a készpénzes számla, nyugta másodpéldányát mellékelve feladást kell készíteni a Gazdasági Osztály (számviteli és pénzügyi csoport) felé;
3. kiadás 0. módosítás 17 (34). oldal d) a pénzkezelők a készpénzt kötelesek biztonságos vaskazettában, zárható szekrényben tárolni. 18. Pénztári rend és az arról szóló tájékoztató (1) A pénztárban befizetést, illetve kifizetést, egyéb értékek bevételezését, illetve kiadását csak pénztári órákban szabad teljesíteni. (2) Pénztári órák: kedd és csütörtök 9:00 órától 11:00 óráig és 12:00 órától 14:00 óráig. (3) A (2) bekezdés szerinti pénztári órákról, illetve a (2) foglalt eltérési lehetőségről a házipénztár ajtaján jól látható helyen tájékoztató táblát kell kifüggeszteni. (4) Rendkívül indokolt esetben a gazdasági osztályvezető engedélyezheti befizetés elfogadását, illetve kifizetés teljesítését, vagy egyéb értékek bevételezését, illetve kiadását a pénztári órákon kívül, valamint az érdekeltek tájékoztatása mellett és átmeneti jelleggel módosíthatja a pénztári órák rendjét. (5) A pénztárban jól látható helyen tájékoztató feliratot kell elhelyezni arról, hogy a pénztártól való távozás után reklamációnak helye nincs. 19. Elszámolásra kiadott előlegek, kifizetések utólagos elszámolása (1) Készpénz felvétele utólagos elszámolásra csak a következő célokra adható ki: a) kiküldetési költségre (elszámolási határidő az utazást követő 8. munkanap); b) beszerzésre (speciális, legfeljebb 30 napos határidő adható); c) reprezentációra (legfeljebb 30 nap) d) postaköltségre (legfeljebb 30 nap). (2) Kivételesen indokolt esetben a kancellár írásban engedélyt adhat a fenti jogcímeken túli, elszámolás-köteles kiadásra, illetve rendszeres előlegre (ellátmány). (3) Készpénzt utólagos elszámolásra csak névre szólóan, személyes elszámolási kötelezettség mellett és az engedélyezett összeg erejéig az arra jogosultak utalványozása alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. (4) Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. (5) Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt le. (6) Az elszámolásra kiadott összegekről olyan személyenkénti nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható: a) a felvétel időpontja, jogcíme, b) a kiadási tétel száma, c) a felvett összeg, d) az elszámolási határidő, e) az elszámolás időpontja,
3. kiadás 0. módosítás 18 (34). oldal f) a ténylegesen felhasznált összeg felhasználási jogcímenként, g) a bevételezési tétel száma. (7) Az Szt.-ben szabályozott elszámolási határidő lejárata előtt 5 munkanappal a pénztáros fel kell, hogy szólítsa (írásban) a szervezeti egységeket az előleg haladéktalan visszafizetésére. Az elszámolásnál a bruttó elszámolás elvét kell alkalmazni, vagyis a pénztáros Bevételi pénztárbizonylaton visszavételezi az elszámolásra kiadott összeget, valamint a felhasználást igazoló okmányok alapján Kiadási pénztárbizonylatot állít ki a ténylegesen felhasznált összegről. (8) Ha a pénztáros felszólítása 3 munkanap elteltével eredménytelennek bizonyult, arról haladéktalanul, írásban tájékoztatni kell a gazdasági osztályvezetőt. (9) A felszólítást követően az elszámolás elmulasztásából eredő Szja. fizetési kötelezettség az elszámolás elmulasztóját terheli. Méltánylást érdemlő ok a munkáltató részéről semmilyen indoknál fogva nem ismerhető el. (10) A felvett előleg felhasznált részéről számlát kell benyújtani. Amennyiben a számla ajándéktárgy, vagy ajándékutalvány vásárlását tartalmazza, akkor a számlához csatolni kell: a) az ajándéktárgy megnevezését, az átvevő nevét, lakcímét, anyja nevét, születési helyét és idejét, adószámát, TAJ számát az átvevő aláírását, b) az ajándékutalvány összegét átvevőnként, az átvevő nevét, lakcímét, anyja nevét, születési helyét és idejét, adószámát, TAJ számát az átvevő aláírását. Pénzforgalom lebonyolítását szolgáló számlák kezelése 20. Bankszámlák nyitása, kezelése (1) Az Egyetem költségvetésének végrehajtása érdekében a bankszámlák megnyitása, vezetése és megszüntetése a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) feladata. A Kincstárnál vezetett bankszámlák számát és elnevezését e szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. Az 1. mellékletben felsorolt számlák feletti rendelkezésre jogosultak névsorát e szabályzat 2. melléklete tartalmazza. (2) Az Egyetemi dolgozók lakásépítésének, vásárlásának - munkáltató támogatásával - kapcsolatos pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlákat kereskedelmi bank vezeti. A külföldi hallgatók befizetéseivel kapcsolatos pénzforgalom lebonyolítására szolgáló nemzetközi képzések bevételi számlát a Kincstár vezeti. Az e bekezdésben szabályozott számlák számát és elnevezését az 1. melléklet, az egyes számlák feletti rendelkezésre jogosultak névsorát pedig e szabályzat 2. melléklete tartalmazza. (3) A fizetési számla megnyitását és megszüntetését a kancellár engedélye alapján a gazdasági osztályvezető irányítja. (4) A bankszámlák feletti rendelkezési jogosultság bejelentéséről a Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság vezetője gondoskodik. Az aláírás bejelentők Egyetemen maradó példányait a pénztár páncélszekrényében kell őrizni.
3. kiadás 0. módosítás 19 (34). oldal (5) A bankszámlák forgalmának és egyenlegének számviteli adatok megfelelőségének egyeztetését és azok könyvelését a banki kivonatok alapján a pénzügyi és számviteli csoport végzi. 21. Az elektronikusan indított, fogadott átutalások biztonsági és eljárási szabályai (1) Elektronikus utalás esetén az alapbizonylat és a szabályszerűen kitöltött utalványrendelet adatai alapján az utalandó tételek gépi rögzítésre kerülnek. A listá(ka)t és a bizonylatokat a fizetési számla felett, első illetve második helyen aláírási joggal rendelkező két dolgozó ellenőrzi, a listával/listákkal együtt aláírja, majd mindkét dolgozó saját GIROLock kártyájával és jelszavával aláírja a kötegelt megbízásokat, ezt követően az elektronikus kapcsolat felvételével a Magyar Államkincstár a megbízásokat teljesíti. A teljesítés tényről az elektronikus banki rendszer visszaigazolást küld, melynek első lapja a rögzített tételek listájával együtt lefűzésre kerül a pénzügyi és számviteli csoportnál. (2) A Magyar Államkincstár a számlákon történő jóváírások és terhelések napi forgalmának elszámolásáról és a számlák egyenlegéről számlakivonat küld. (3) A kivonatok és az utalványrendelettel ellátott alapbizonylatok alapján az EOS programban és a Neptun rendszerben rögzítésre kerülnek a banki műveletek. (4) A GIROLock kártya birtokosa a tőle illetéktelenül eltulajdonított kártya felhasználásával végzett banki műveletekért - ellenkező bizonyításig - úgy felel, mintha saját maga bonyolította volna le a tranzakciót. 22. Kártyák használatára vonatkozó általános rendelkezések (1) Az Egyetem a következő kártyatípusokat alkalmazza: a) kincstári intézményi kártya (továbbiakban intézményi kártya) b) kincstári VIP kártya (továbbiakban VIP kártya) c) üzemanyag kártya (2) Az (1) bekezdés alatti kártyákat magáncélra használni szigorúan tilos. (3) A kártyabirtokos köteles gondoskodni a kártya biztonságos elhelyezéséről, kezeléséről, nyilvántartásáról és megőrzéséről. Azonnal köteles a kártyakibocsátónak, valamint a gazdasági vezetőnek bejelenteni, ha azt észleli, hogy a kártya adatai (PIN kód) úgy kerültek ki a kizárólagos ellenőrzési köréből, hogy azokkal jogosulatlan harmadik személy visszaélhet. (4) A kincstári VIP kártya és intézményi kártya, valamint az üzemanyag kártya birtokosát Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság tájékoztatja a kártya birtoklásával, használatával, őrzésével, a letiltással, elszámolással stb. kapcsolatos kötelezettségeiről és jogosítványairól. (5) A kártyabirtokosnak nyilatkozatot kell aláírnia, amelyben igazolja, hogy a kártyával kapcsolatos kötelezettségeit megismerte, azokat betartja, illetve megszegésük esetén a vonatkozó jogszabályok alapján fennálló kártérítési felelősségét tudomásul vette. (6) A kártyabirtokos a kártyáját önállóan kezeli, az általa kezdeményezett tranzakciót elszámolási kötelezettséggel és teljes anyagi felelősséggel bonyolítja.
3. kiadás 0. módosítás 20 (34). oldal (7) A Gazdasági Osztály gondoskodik a) a kártyafedezeti számla nyitásának és megszüntetésének kezdeményezéséről; b) a bankkártya-szerződések megkötéséről, és azok módosításáról, beleértve az engedélyezett napi kártyahasználati limitek rögzítését; c) fedezetek biztosításáról olyan módon, hogy a kártyák használatához szükséges fedezet időben és kellő mértékben rendelkezésre álljon; d) a kártyák igényléséről, bevonás esetén azok érvénytelenítéséről és az ezzel kapcsolatos ügyintézéséről; e) a kártyák átvételéről-átadásáról. időszakos őrzéséről, továbbá a kártyák biztonságos elhelyezéséről és nyilvántartásáról; f) a kártyatranzakciók bizonylatainak begyűjtéséről; g) a kártyatranzakciók és kapcsolódó díjak, költségek és egyéb tételek elszámolásáról; h) a kártyabirtokosok aláírás-mintáinak nyilvántartásáról. (8) A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: a) kártyaszám, b) kártyabirtokos neve, c) a kártya lejáratának időpontja, d) az átadó és az átvevő igazoló aláírása, e) megjegyzés rovat, amely a változások, letiltások stb. vezetésére szolgál. (9) A nyilvántartásra a szigorú elszámolási kötelezettség alá tartozó bizonylatokra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. (10) A kártyát csak elszámolási kötelezettség mellett lehet igénybe venni. 23. Kincstári VIP kártyára vonatkozó rendelkezések (1) VIP kártya használatára beosztásából eredően jogosult a rektor, valamint a kancellár. Egyéb személy részére a VIP kártya igénybevételét a kancellár engedélyezi. (2) A kincstári VIP kártya külföldi és belföldi kiküldetések során, valamint reprezentációs kiadások kiegyenlítésére használható. (3) A kincstári VIP kártya elsődlegesen kereskedelmi elfogadóhelyen történő vásárlás, szolgáltatás igénybevételének kiegyenlítésére alkalmazható, készpénz felvételére csak kivételesen, különlegesen indokolt esetben lehet használni. (4) A külföldi kiküldetéssel kapcsolatban elszámolható kiadásokat a hatályos szabályozásokban foglaltakon túl a Kiküldetési Szabályzat nevesíti. (5) A kártyabirtokos kincstári VIP kártyával történt vásárlás vagy szolgáltatás ellenértékének kifizetéséről slipet és a tartózkodási ország pénznemében kiállított számlát kap. (6) A kártyabirtokos feladata, hogy a slipen feltüntetett adatokat ellenőrizze és azok helyességét aláírásával igazolja. (7) A kiküldetésből visszatért, illetve a reprezentációs kiadást teljesített kártyabirtokos a kincstári VIP kártyával felhasznált összeggel a teljesítést követő 3 munkanapon belül, akadályosztatása esetén az akadály elhárulását követően a lehető legrövidebb időn belül köteles elszámolni.
3. kiadás 0. módosítás 21 (34). oldal (8) Az elszámolás során a teljesített vásárlások összes számláját és bizonylatát át kell adni a gazdasági osztálynak, mely az átvett bizonylatokat ellenőrzi és egyezteti az analitikus kártyaszámlán szereplő terhelésekkel. (9) Amennyiben a leadott bizonylatok az egyeztetés időpontjáig terhelésként még nem jelentek meg az analitikus kártyaszámlán, azokat a tényleges pénzügyi rendezésig elkülönítetten kell kezelni. (10) Készpénz felvételénél csak azon elfogadóhely által nyomtatott slip fogadható el, melynek összege és dátuma megegyezik a készpénzfelvétel végösszegével és dátumával. (11) A készpénzfelvétel esetén a kártyabirtokosnak mind a készpénzfelvételi, mind a vásárlási tranzakcióval el kell számolnia. (12) Amennyiben készpénzfelvételkor az automata, illetve az elfogadóhely berendezése valamilyen oknál fogva (papírszalag hiánya stb.) nem ad ki bizonylatot (slip) a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia az elszámolás alapját képező készpénzfelvétel dátumáról és összegéről. 24. Az üzemanyagkártya kezelési rendje (1) Az üzemanyagkártya belföldön, a Gépjármű-használati szabályzatban foglalt feltételek szerint használható az Egyetem tulajdonában, illetve használatában lévő személygépkocsikhoz. (2) Az üzemanyagkártyát csak és kizárólag az Egyetem tulajdonában vagy használatában lévő gépkocsikkal összefüggő lehet használni. (3) Az üzemanyagkártyák kezelésével és a kártyaforgalmi elszámolással kapcsolatos feladatokat a Műszaki Szolgáltató Központ látja el. (4) A Műszaki Szolgáltató Központ gondoskodik: a) az üzemanyagkártya igényléséről, bevonás estén a kártya érvénytelenítéséről és az ezzel kapcsolatos ügyintézésről; b) az üzemanyagkártyák átvételéről-átadásáról, időszakos őrzéséről, továbbá az üzemanyagkártyák szabályszerű kezeléséről és nyilvántartásáról. Pénzeszközök általános bizonylatolási és nyilvántartási rendje 25. Bizonylati szabályok (1) A Szt. 165. (1) bekezdése értelmében minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve azok forrásainak állományát, vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági műveletek folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. (2) A bizonylatok alaki és tartalmi követelményeire, kezelésére, könyvelésére, selejtezésére vonatkozó részletes rendelkezéseket a Szt. 166-167. rendelkezései és az Egyetem tárgyra vonatkozó szabályzatai tartalmazzák.
3. kiadás 0. módosítás 22 (34). oldal (3) A külföldről történő beszerzés, illetve a külföldi partner által nyújtott szolgáltatás számviteli elszámolásakor a bizonylatok amennyiben a (2) bekezdés előírásai maradéktalanul nem érvényesíthetők elfogadásához legalább a következő elvárásoknak kell megfelelni: a) Eleget kell tenni a bizonylat kibocsátójára vonatkozó jogszabályoknak. Ennek a feltételnek vizsgálatától a költség-haszon összevetésének elve alapján lehet eltekinteni. b) Az értékesítés alapja szerződés, vagy megállapodás, melyet közlekedési szolgáltatás esetében maga a jegy, vagy az ellenérték kifizetését igazoló bizonylat teljesíti. c) Bizonyított legyen az ellenérték kifizetése. d) Bizonyított legyen az értékesítés, a szolgáltatás igénybevétele, illetve hogy az a kiküldetések rendjéről szóló Hivatalos külföldi utazások Szabályzat szerint, kiküldetés során elszámolható költségnek minősül. e) A nem magyarul kiállított számviteli bizonylatok esetében minden, a számvitel számára lényeges információt (jellemzően a szolgáltatás megnevezését), le kell fordítani és magyarul ráírni a bizonylatra. A fordítást végző munkatársnak a bizonylatot le kell szignálnia. A fordításról / fordíttatásról a bizonylat benyújtójának kell gondoskodnia. (4) A pénztári bevételek bizonylatolása: Minden pénztári befizetésről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, melyet az EOS program kinyomtat. A bizonylatot a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. (5) A bevételi pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani, melyből: - az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni - a második példányt a befizető részére kell átadni, - a harmadik példányt a pénztáros őrzi meg. (6) A pénztári kifizetések bizonylatolása: Minden pénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani az EOS könyvelési program segítségével. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás, stb.) A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. A kiadási pénztárbizonylatot átírással két példányban kell kiállítani, melyből az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal, a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni. - a második példányt a pénztáros őrzi meg. (7) A pénztárjelentés A napi forgalom rögzítését követően a pénztáros a számítógépes rendszerből elkészíti a Pénztárnaplót. A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést bizonylatokkal fel kell szerelnie és a nap végén a számítógépes program segítségével időszaki pénztárjelentést kell készítenie. A pénztárjelentés időrendi sorrendben tartalmazza a bevételeket és kiadásokat. A pénztárjelentésben elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét meg kell jelölni. A Pénztárjelentés két példányban készül, melyből