PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT (Elfogadva a Szenátus 156/2015. (XII.09.) sz. határozatával) 2015.

2 2 Tartalomjegyzék ÁLTALÁNOS RÉSZ II. A PÉNZKEZELÉS LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJE Házipénztár /A Pénzbeszedőhely Házipénztár létesítése, kialakítása és működtetése /A Pénzbeszedőhely kialakítása-működtetése III. A HÁZIPÉNZTÁR MŰKÖDÉSE A házipénztár pénzellátása A Pénzbeszedőhely pénzellátása A házipénztár készpénz értékhatára A pénztári, pénzbeszedőhelyi berendezések A készpénzszállítás szabályai Pénztári tájékoztatók /A Pénzbeszedőhelyi tájékoztatók IV PÉNZKEZELÉSI MUNKAKÖRÖK ÉS FELADATOK Pénzkezelési munkakörök Pénztáros /A Pénzbeszedő munkaköri feladatai Pénztáros helyettes /A Pénzbeszedő-helyettes Pénztárellenőr V. ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS, ELLENJEGYZÉS Érvényesítő feladata Utalványozó feladata Ellenjegyző feladata Vezetői ellenőrzés VI. A PÉNZKEZELÉS BIZONYLATAI Pénztári bizonylatok /A Pénzbeszedőhelyek bizonylatai A pénztári bevételek bizonylatolása /A Pénzbeszedőhelyek bizonylatolása A pénztári kifizetések bizonylatolása... 27

3 3 22. Pénztárjelentés /A Napi pénzbeszedőhelyi jelentés /B VII. PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB SZABÁLYOK Illetmények Elszámolható költségek és elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Szigorú számadás alá vont nyomtatványok VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet /a melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet... 41

4 4 A számvitelről szóló évi C. törvény, valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Kormányrendelet szerint az intézmény számviteli politikájának kötelező tartalmi eleme a pénz- és értékkezelési szabályzat. E szabályozási kötelezettségnek eleget téve az intézmény és a hozzátartozó, pénzkezeléssel is foglalkozó szervezetei házipénztári-, pénzkezelő-helyi pénzkezelését, valamint a bankszámlákon lebonyolított pénzforgalom kezelését az alábbi törvények, jogszabályok figyelembevételével kell szabályoznunk: Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény, Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet, Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Kormányrendelet, Az elektronikus aláírásokról szóló évi XXXV. törvény, A számvitelről szóló évi C. törvény, A személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény, Az adózás rendjéről szóló évi XCII. törvény, A pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló évi LXXXV. törvény, A pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII.6.) MNB rendelet, A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2007.évi CXXXVI. törvény, mind ezen jogszabályoknak a szabályzat készítésének idején hatályos módosításai.

5 5 ÁLTALÁNOS RÉSZ (1) Az Eszterházy Károly Főiskola önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. 1. (2) A főiskola gazdálkodásának lebonyolítására az előirányzat-felhasználási keretszámla szolgál, amely jogszabály alapján a Magyar Államkincstár Heves Megyei Igazgatóságánál került megnyitásra. (3) A főiskola, mint költségvetési szerv pénzforgalma a) bankszámlán b) készpénzben c) intézményi és VIP kincstári kártyán bonyolódik. (4) A főiskola a pénzforgalom lebonyolítását a Magyar Államkincstárnál és külön engedéllyel más pénzintézetnél megnyitott forintszámlákon végzi az államháztartásról szóló évi CXCV. tv. előírásai szerint. A pénzforgalom lebonyolítását szolgáló számlák (1) Az előirányzat-felhasználási keretszámla megnyitásáról, illetve megszüntetéséről - a központi költségvetési szerv létrehozásának, illetve megszüntetésének időpontját követő 15 napon belül - az irányító szerv intézkedni köteles. (2) A főiskola számlái: Előirányzat-felhasználási keretszámla A Központi költségvetési szerv gazdálkodásának lebonyolítására szolgál. Ezen a számlán írja jóvá a Kincstár az EMMI egyetértésével megnyitott havi előirányzat-felhasználási kereteket, a főiskolát megillető bevételeket, illetve terheli a kiadásokat, átutalásokat. Fedezetbiztosítási számla A kötelezettet terhelő, a fedezetigazolásnak megfelelő összegű pénzügyi biztosíték elkülönített kezelésére szolgál. Több fedezetbiztosítási számla is nyitható. A számlára fedezet az előirányzat-felhasználási keretszámla és a célelszámolási számla terhére különíthető el. A számláról közvetlen kifizetés a külön jogszabályban meghatározott előírásoknak megfelelően teljesíthető. Európai Uniós programok célelszámolási forintszámla A számla az Európai Uniótól kapott támogatások felhasználásának elkülönített kezelésére szolgál. Költségvetési szerv számára több célelszámolási forintszámla is vezethető. Kincstári kártyafedezeti számla A kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgál. A pénzügyi fedezetet a főiskola az előirányzat-felhasználási keretszámlája terhére benyújtott átutalási megbízással / Electra rendszeren belüli forint átutalással biztosítja. A kincstári

6 6 kártyák kibocsátója az OTP Bank Nyrt., amely a Kincstári Kártyarendszert a Kincstárral közösen üzemelteti. o Intézményi kártyafedezeti számla A készlet- és kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres kisösszegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére-befizetésére szolgáló forint alapú, kizárólag belföldön használható elektronikus módon elfogadható készpénz-helyettesítő fizetési eszköz. o VIP kártyafedezeti számla A főiskola belső szabályzatában meghatározott kiadások kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló, külföldön és belföldön egyaránt használható készpénz-helyettesítő fizetési eszköz. Devizaszámla A devizaszámla külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A devizaszámla-vezetés feltételeit a MÁK-kal kötött szerződésben kell rögzíteni. A külföldről devizában érkező bevételeket, ha azok szerződés szerinti felhasználása is devizában történik, valamint a segélyt, adományt, ajándékot - ha az adományozó feltételként szabta - devizaszámlán kell kezelni. Devizaszámlát a Kincstárnál vagy külön felügyeleti szervi engedéllyel belföldön működő hitelintézetnél lehet nyitni, illetve vezetni. A főiskola a Magyar Államkincstárnál vezet devizaszámlát. Munkáltatói lakásépítési alap számla A főiskola dolgozói számára lakásépítés, lakásvásárlás munkáltatói támogatásával összefüggő pénzügyi műveletek lebonyolítására szolgál. A számlát az OTP Bank Nyrt. vezeti. Neptun gyűjtő számla A felsőoktatási hallgatók tanulmányaihoz kapcsolódó pénzügyi kötelezettségek (pl.: kollégiumi díj, vizsgadíj) tetszőleges időközönkénti befizetéseinek elkülönített gyűjtésére szolgáló pénzforgalmi számla, amely a felsőoktatási intézmény előirányzat-felhasználási keretszámlájához kapcsolódó alszámlaként működik. (3) A számlák törzsadataiban történő változások átvezetését az irányító szerv útján kell kezdeményezni a Kincstárnál. (4) A különböző típusú számlák feletti rendelkezési jogosultságot valamennyi számlához aláírás-bejelentő kartonok igazolják: közös aláírásbejelentő kartonon Előirányzat-felhasználási keretszámla, Intézményi kártyafedezeti számla, VIP kártya fedezeti számla, EU programok célelszámolási számla, Fedezetbiztosítási számla, külön-külön aláírásbejelentő kartonon Devizaszámlák és Lakásépítési alap számlák. Az aláírók személyének kijelölése, az új aláírások megszerzése és az aláírás-bejelentő karton eljuttatása a számlavezető pénzintézethez a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság feladata. A számla feletti rendelkezés jogát aláírás helyett elektronikus kód alkalmazásával is lehet gyakorolni. Ebben az esetben a fizetési megbízások elektronikus aláírói a számlák feletti rendelkezési jognak megfelelő számú, aláírási joggal rendelkezők lehetnek, akik a Kincstár által előírt formában bejelentésre kerültek. (5) A számlák forgalmának könyvvezetési és egyeztetési rendjét a főiskola Számviteli Politikája és Számlarendje tartalmazza.

7 A Kincstár (1) A MÁK ellátja a költségvetés végrehajtásával, pénzforgalmi műveletek lebonyolításával összefüggő feladatokat. 7 (2) A Kincstár a számlán történt terhelésről, illetve jóváírásról, kötelezettségvállalás bejelentéséről, módosításáról, a főintézmények esetén az előirányzatok forgalmáról, valamint a fedezetlen tranzakciókról papíron, és/vagy elektronikus formában összevont és tételes számlakivonattal értesíti a számlatulajdonost minden olyan napról, amikor a számlán fizetési tranzakció történt. (3) A hibás, nem teljesíthető megbízásokról a Kincstár a hibakód megjelölésével az elektronikus adatforgalmazásra szerződött számlatulajdonosokat vonali úton, a többi számlatulajdonost papír alapon, a napi számlakivonatban értesíti. (4) Saját hibáját helyesbíti, melyről utólag értesíti a számlatulajdonost. (5) Naponta tájékoztatást nyújt az előirányzat-változás és a kiadások-bevételek alakulásáról, egységes rovat azonosító (ERA) bontásban. (6) A főiskola a dologi és a felhalmozási kiadásokat, valamint a működési és felhalmozási célra államháztartáson kívülre átadott pénzeszközöket terhelő, a tárgyévi előirányzat vagy az előző év(ek) előirányzat-maradványa terhére vállalt kötelezettségeket köteles egyedileg bejelenteni KT-01 formanyomtatványon, elektronikus úton a kötelezettségvállalást követő 5 munkanapon belül, amennyiben az egyedi kötelezettségvállalás összege eléri a bruttó 5 millió Ft-ot, amit a Kincstár nyilvántartásba vesz. (7) A főiskola által a Kincstárhoz benyújtott valamennyi okmány csak az előzetesen megküldött aláírás bejelentőben elfogadott módon utalványozott, ellenjegyzett, bélyegzővel ellátott bizonylat lehet (kivételt képeznek ez alól az elektronikusan megküldött okmányok). A pénzforgalmat érintő megbízásokon minden esetben fel kell tüntetni a kiadási vagy bevételi jogcímet jelölő ERA kódot. (8) Az Egységes Rovat Azonosító a 4/2013 (I.11) Korm. rendelet 15. sz. mellékletében rögzített egységes rovatrend szerint került kialakításra. Részletes listáját a Kincstár által kiadott tájékoztató tartalmazza. (9) A Kincstár a számlák terhére benyújtott fizetési megbízásokat az aktuális előirányzatok összegéig teljesíti (kivétel az előzőleg kötelezettségvállalással elkülönített előirányzatok összegei). (10)A fizetőképesség biztosítása érdekében a többletbevételek előirányzat módosítását folyamatosan kell végezni. (11)A főiskola költségvetési beszámolójában kimutatott kiadás-bevételi jogcímenkénti előirányzatnak és teljesítésnek meg kell egyeznie a Kincstár által kimutatott azonos tartalmú adatokkal. Az esetleges eltérést a beszámoló készítése során indokolni szükséges. A költségvetés végrehajtása során a kincstári körbe tartozó kincstári ügyfelek főkönyvi nyilvántartása és a kincstári pénzforgalomból nyert adatok közötti eltérések kiküszöbölése érdekében az Átutalás kiegészítő szelvény"-t kötelező kiállítani az alábbi esetekben: a) egy átutalási megbízás több kiadási jogcímet érint;

8 b) a Kincstár által már lekönyvelt kiadási jogcím helyesbítése esetén; c) a nyilvántartásba vett kötelezettségvállalás teljesül; d) devizaszámláról felhasználás történik; e) pénzforgalom nélküli kiadás-bevétel könyvelése esetén; f) nem azonosított bevételek azonosítása esetén; g) számlák közötti átvezetés esetén. 8 Az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Nyrt. (1) Az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Nyrt. számlakivonatot küld a terhelések, jóváírások tételes felsorolásáról számlaforgalom esetén. (2) Negyedévenként a negyedévi törlesztéseket jóváírja, a hozzá kapcsolódó tételes listát megküldi. Előirányzat kezelése (1) A Kincstár az éves költségvetési törvény, valamint a főiskola elemi költségvetése alapján nyitja meg az előirányzatokat. (2) A főiskola a jóváhagyott éves előirányzatainak megfelelően teljesíti kiadásait, illetve szedi be a bevételeit. (3) Az időközben bekövetkezett saját hatáskörben végrehajtható, illetve az irányító szerv által engedélyezett előirányzat módosításokat az államháztartásról szóló évi CXCV tv. és annak végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben foglaltak szerint kell elvégezni. (4) A saját hatáskörű módosításokat a Kincstár részére kell megküldeni. Az előirányzat módosítások összeállítása és megküldése a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság feladata. (5) Az eredeti, valamint a különböző hatáskörökben végrehajtott előirányzat módosításokról az EOS rendszerben való könyvelés mellett analitikus nyilvántartást kell vezetni. (6) A jóváhagyott előirányzat-módosításokat a főkönyvben is könyvelni kell. A főiskolának az előirányzatokat a Kincstárral havonta folyamatosan egyeztetnie kell. Az esetleges eltéréseket tisztázni szükséges, ha indokolt, a javítást el kell végezni. (7) Az előirányzatok felhasználásán a jóváhagyott előirányzatok terhére történő bevételek beszedését és a kiadások teljesítését kell érteni. A számlaforgalom lebonyolítása (1) A főiskola bankszámláira érkező befizetések jóváírása átutalási megbízás, készpénz átutalási megbízás, valamint közvetlen készpénzbefizetés alapján történik. (2) A készpénz átutalási megbízásnak tartalmaznia kell a számlatulajdonos nevét és számlaszámát, a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. (3) A befizetések egyértelmű azonosítása érdekében készpénz átutalási megbízás csak akkor adható ki ügyfélnek, ha azon előzetesen feltüntették a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. (4) A bankszámlák megterhelése történhet:

9 a) a főiskola által kiállított átutalási megbízással; b) csoportos átutalással, direkt elektronikus GIRO rendszeren keresztül; c) készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal (készpénzcsekk); d) inkasszóval; e) pénzintézeti postautalvánnyal; f) elektronikus fizetőeszközzel; g) a számlavezetéssel összefüggő díjak és költségek utóterhelésével; h) jogszabályi felhatalmazás alapján; i) nettó finanszírozás keretében a Kincstár által kezdeményezett átutalással. 9 (5) A Kincstárral kötött szerződés alapján elektronikus fizetőeszköz (kincstári kártya) használatára a számlatulajdonos jogosult. (6) A házipénztári kifizetések lebonyolításához szükséges készpénz felvétele a szigorú számadású készpénz felvételi utalvánnyal történik. Az utalványt a terhelendő számla felett rendelkezésre jogosultaknak kell aláírni. (7) A banki/kincstári számlákon történő jóváírások és terhelések napi forgalmának elszámolásáról és a banki/kincstári számlák egyenlegéről a számlavezető pénzintézet számlakivonatot, értesítőt küld. Kincstári kártyaforgalom (1) A kincstári kártyafedezeti számla megnyitásáról és tartalmáról az államháztartásról szóló évi CXCV. tv felhatalmazása alapján a Kincstár külön szabályzatban rendelkezik, amely tartalmazza a kincstári kártya forgalommal kapcsolatos részletes szabályokat és a kártya használatra vonatkozó tudnivalókat (Magyar Államkincstár szabályzata a kincstári kártya forgalomról, Általános szerződési feltételek kincstári kártyákhoz, Hirdetmény a kincstári kártyákról). A szabályzatok és esetleges változásaik a MÁK honlapján találhatóak, nyomon követhetőek, abban foglaltakról a Főiskola külön szabályzatban már nem rendelkezik. Jelen szabályzatban nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár szabályzatai az irányadók. (2) Fenti szabályozás keretében az intézményi kincstári kártyát készpénzfelvételre és vásárlásra egyaránt lehet használni, az arra feljogosított személynek a kártyához kapcsolódó napi limit összegéig. (3) Az Eszterházy Károly Főiskola egyes munkatársai rendelkezhetnek VIP mastercard Ezüstkártyával, mely a (2) bekezdésben foglaltakon túl alkalmas arra, hogy a kincstári számlatulajdonos egyes szolgáltatások és termékek interneten történő megrendelése esetén a pénzbeli ellenszolgáltatást kiegyenlítse. (4) Kincstári kártyák kezelésével kapcsolatos feladatok és felelősök: Feladat Felelős a) Kártyafedezeti-számla nyitása gazdasági és műszaki főigazgató b) Bankkártya szerződés megkötése gazdasági és műszaki főigazgató c) Kártyaigénylések gazdasági és műszaki főigazgató d) Fedezetek biztosítása pénzügyi, számviteli és keretgazdálkodási osztályvezető e) Kártyák átvétele/átadása pénzügyi ügyintéző f) Kártyabirtokosok tájékoztatása pénzügyi ügyintéző

10 g) Kártyatranzakciók bizonylatainak begyűjtése (kártyabirtokosok elszámoltatása) pénzügyi ügyintéző h) Az esetleges reklamációk kezelése pénzügyi ügyintéző 10 (5) A kártyahasználathoz szükséges fedezetet a főiskola biztosítja az előirányzat-felhasználási keretszámlájáról a megjelölt - Kincstár által megnyitott és visszaigazolt kártyafedezeti számlára történő átvezetéssel. (6) A főiskolának Kincstári Bankkártya Szerződést kell kötnie. A kártyaigényléskor annyi adatlapot kell kitölteni, amennyi személy részére kártyát kíván igényelni. (7) A kancellár a gazdasági és műszaki főigazgató javaslatára dönt a kártyafedezeti számlákhoz igényelt kincstári kártyák darabszámát, a kártyával ellátandó kártyabirtokosok körét és a kártyákhoz tartozó limiteket illetően. Intézményünkben jelenleg az alábbi kártyákat használják: Kártya típus Személy Napi Limit összeg (Ft) EM VIP Ezüst kincstári kártya rektor ,- EM VIP Ezüst kincstári kártya NKK osztályvezető ,- EM VIP Ezüst kincstári kártya gyakorló iskola igazgató ,- Intézményi kincstári kártya főiskolai beszerzési ügyintéző ,- Intézményi kincstári kártya gyakorló iskolai beszerzési ,- ügyintéző Intézményi kincstári kártya Comenius kar beszerzési ügyintéző ,- (8) Nem rendszeres használatú kártyák esetében a kártyabirtokos köteles gondoskodni a kártya biztonságos elhelyezéséről. (9) Kincstári kártyával történő vásárlások elszámolása: a) A kártyabirtokosnak a kártyával történt vásárlás alkalmával számlát kell kérnie, amelyet a főiskola részére kell kiállíttatnia. A kártyával történt fizetés igazolásaként az elfogadó eszköz (POS) két bizonylatot nyomtat. A kártyabirtokos aláírásával igazolja a fizetés megtörténtét, majd megkapja és megőrzi a kártya lehúzásakor keletkezett bizonylatot. Csak elektronikus elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylat fogadható el, amelynek összege és dátuma megegyezik a vásárlást igazoló számla összegével és dátumával. b) A kártyabirtokosnak a vásárlás megtörténtét igazoló számlát és a kártyás fizetés megtörténtét igazoló bizonylatot összetőzve 4 napon belül leigazolva le kell adnia a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságon. (10) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani a Magyar Államkincstár Hirdetményében meghatározott módok valamelyikén. A fentiekből kifolyólag a főiskolát ért esetleges károk megtérítése a kártyabirtokost terhelik, amennyiben a kár keletkezése nem neki felróható okból történt a kár megtérítésétől a munkáltató eltekinthet.

11 11 (11) A kártya letiltását követően a kártyabirtokosnak azonnal írásban be kell jelenteni az adott szervezeti egység illetékes vezetőjénél, aki dönt a letiltott kártya pótlásáról. (12) Mind a letiltott kártya pótlása, mind a pótlólagos kártyaigénylések új adatlap kitöltésével történnek. (13) Az esetlegesen cserére szoruló kártyákat érvénytelenítve (a mágnescsíkon történő többszöri átlyukasztással), új adatlap kitöltésével együtt kell a Kincstár Állampénztári Irodájában leadni. A lejárat miatti kártyacseréhez adatlapot nem kell kiállítani. A kincstári kártya és a kártyafedezeti számla megszüntetése (1) Kártyamegszüntetés esetén, a kártyabirtokostól a kártyát be kell vonni, az analitikus nyilvántartáson át kell vezetni, a kártyát érvényteleníteni kell és az Adatlap kitöltésével át kell adni a Kincstár Állampénztári Irodájának további ügyintézésre. Így kell eljárni a kártyabirtokos dolgozó kilépésekor is. (2) A kártyával végzett tranzakciókkal soron kívül el kell számoltatni. (3) Ha a kilépő dolgozó a kártyáját nem adja le, akkor a kártyát a dolgozó költségére haladéktalanul le kell tiltatni. (4) Számlamegszüntetés esetén a számlához tartozó összes kártyát be kell vonni a kártyabirtokosoktól.

12 12 2. (1) A Magyar Államkincstárnál vezetett számlák: a) KESZ számla Számlaszám: HU Az intézmény előirányzatainak pénzforgalmi bonyolítására szolgál, a központi beruházás, a programfinanszírozás kivételével. b) EU programok célelszámolási számla Számlaszám: HU Az Európai Uniós pályázatokra kapott támogatások fogadására szolgál c) Magyar Államkincstár devizaszámla A devizában történő jóváírásokra és terhelésekre szolgál. (pld. TEMPUS) TEMPUS ERASMUS pályázat deviza számla HU d) Intézményi kártyafedezeti számla Számlaszám: HU Kisebb beszerzések lebonyolítására szolgáló számla e) VIP kártyafedezeti számla Számlaszám: HU Külföldi kiküldetések alkalmával történő készpénzkímélő fizetésekre szolgál f) Fedezetbiztosítási számla Számlaszám: HU Jelentős összegű kötelezettségvállalás, vagy jogszabályi előírás esetén a szerződéses partner fedezetbiztosítási igényének kielégítésére szolgáló számla. g) TEMPUS-JPHES projekt devizaszámlája: Számlaszám: HU h) Neptun gyűjtő számla Számlaszám: HU Hallgatói befizetések elkülönített gyűjtésére szolgáló pénzforgalmi számla (2) Kereskedelmi banknál vezetett számlák: a) OTP lakásalap számla Eger Számlaszám: HU A dolgozók lakásépítési támogatásának folyósítására és a törlesztések fogadására szolgáló számla b) OTP lakásalap számla Sárospatak Számlaszám: HU A dolgozók lakásépítési támogatásának folyósítására és a törlesztések fogadására szolgáló számla (3) A bankszámla fölötti rendelkezési jogot banki aláírási bejelentőkön szabályoztuk.

13 13 II. A PÉNZKEZELÉS LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJE 3. Házipénztár (1) A házipénztár az intézmény feladatai ellátásához, valamint a szervezeti működéséhez szükséges a) készpénz és b) egyéb értékek megőrzésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó bútorszéf van. (2) Nem tekinthető pénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányt kezelő pénzkezelő hely, a csak befizetést, illetve kizárólag kifizetést teljesítő pénzkezelő hely. (3) Kivételes esetben lehetőség van idegen értékek és pénzek házipénztárban való kezelésére is, ha az idegen értékek és pénzek átadás-átvétele megfelelően bizonylatolva van. Idegen pénzek, értékek átvételét csak a szervezet vezetője, vagy a gazdasági vezető engedélyezheti úgy, hogy a letéteknél használt pénztári bizonylatra rávezeti őrzése engedélyezve és aláírásával hitelesíti. (4) A saját házipénztári készlet és a megőrzésre átvett idegen pénzek és értékek között az elkülönítést biztosítani kell. 3. /A Pénzbeszedőhely (1) A pénzbeszedőhely az intézmény egyes feladatai ellátásához szükséges a/ esetenként, vagy b/ ismétlődően felmerülő, személyes közreműködést igénylő készpénz befizetések lebonyolítására szolgáló helyiség, melyet e célra a főiskola gazdasági és műszaki főigazgatója eseti, vagy tartós jelleggel jelöl ki az egységvezető javaslata alapján, a biztonsági feltételek betartásával: a/ Zárható helyiségben pénzkazetta biztosítása a beszedett pénz összegyűjtésére, valamint a tevékenység közben összegyűlt ,-Ft feletti összeg tárolására zárható másik kazetta, vagy szekrény biztosítása alkalmanként, legfeljebb a munkaidő végéig. b/ Biztonsági zárral zárható helyiség, melyet lehetőség szerint riasztóval is el kell látni. A helyiségben pénzkazetta biztosítása a beszedett pénz összegyűjtésére, valamint a napközbeni őrzés biztonsága érdekében tűzbiztos lemezszekrény, vagy bútorszéf a ,-Ft feletti összeg tárolására, legfeljebb a munkaidő végéig. (2) A pénzbeszedőhelyen éjszakára készpénz nem maradhat. A beszedett bevételt naponta a főiskola bankszámlájára be kell fizetni. (3) Kivételes esetben igazgatói/egységvezetői vagy igazgatóhelyettesi engedéllyel lehetőség van egyéb pénzek (osztálykiránduláshoz, táborokhoz, diákönkormányzathoz érkezett pénzek stb.) pénzbeszedő-helyen való átvételére az adott munkanap végéig (17 óráig), úgy hogy a letéteknél használt bizonylatra rá kell vezetni őrzésre engedélyezve és aláírással hitelesíteni kell.

14 14 (4) A saját pénzbeszedőhelyi készlet és a továbbításra átvett idegen pénzek között az elkülönítést biztosítani kell. 4. Házipénztár létesítése, kialakítása és működtetése (1) A házipénztár létesítésének előírásait az átlagos napi készpénzforgalom alapján kell meghatározni pl. a) kisebb értékű készpénzforgalom napi ,- Ft-ig b) nagyobb értékű készpénzforgalom napi , ,- Ft-ig c) jelentős értékű készpénzforgalom napi , ,- Ft-ig d) különösen nagy értékű készpénzforgalom napi ,- Ft fölött (2) Házipénztár az alábbi helyen működik: Eszterházy Károly Főiskola 3300 Eger, Eszterházy tér emelet 227 szoba Pénzügyi, Számviteli és Keretgazdálkodási Osztály Nyitvatartási idő: Csütörtök 12 órától - 15 óráig 4. /A Pénzbeszedőhely kialakítása-működtetése (1) A pénzbeszedőhely létesítésének előírásainál figyelembe kell venni, hogy ott alkalmanként, időlegesen, vagy tartósan, kisértékű, vagy jelentős, illetve különösen nagyértékű pénzforgalom zajlik. (2) A pénzbeszedőhelyiségen és berendezésein bárminemű változtatást végrehajtani csak az igazgató/egységvezető elrendelésére, vagy előzetes engedélye alapján szabad. (3) A pénzbeszedő-helyiségbe az igazgató/egységvezető által állandó, vagy eseti jelleggel felhatalmazott munkatársak kivételével másnak belépni tilos. A belépésre jogosultak névjegyzékét a pénzbeszedőhelyen ki kell függeszteni. (4) Pénzbeszedőhelyek a főiskolán: a/ Eszterházy Károly Gyakorlóiskola 3300 Eger, Bartók Béla tér 4., fsz. 31. Nyitvatartási ideje: A pénzbeszedés helyén kifüggesztve A tanév szorgalmi idejében, a tanév helyi rendjében meghatározott, térítési-, tan- és egyéb szolgáltatási díjak beszedésének az iskola honlapján és hirdető tábláján elhelyezett ütemezése szerint. (külön engedéllyel, továbbítási céllal DÖK, SZMK, alapítványi, stb pénzek átvétele) b/ Eszterházy Károly Főiskola épületeinek porta helyiségei, vagy arra kijelölt helyiségei ("A"Líceum, "B" épület, Almagyardombi, Sas úti kollégiumok) Nyitvatartásuk: folyamatos A múzeumi, könyvtári; ISC fénymásolási, nyomtatási és szállás szolgáltatást, jegyzetértékesítést igénybevevők helyszíni fizetési lehetőségének biztosítására c/ Comenius Kar 3950 Sárospatak, Eötvös u. 7. Kollégiumi szállásértékesítés és könyvtári, fénymásolási, nyomtatási befizetések.

15 15 III. A HÁZIPÉNZTÁR MŰKÖDÉSE 5. A házipénztár pénzellátása (1) A házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletezésű pénzeszköz folyamatos rendelkezésre állásáért a pénztáros felelős. A pénztárosnak kell gondoskodnia a készpénz igényléséről, hogy a kifizetés időpontjában biztosított legyen a megfelelő mennyiségű készpénz. (2) Amennyiben a kincstári számláról kell felvenni a készpénzt, úgy a pénztárosnak az alábbi feladatai vannak: a) az előző pénztárinapi záró pénzkészlet és a várható kifizetések alapján felméri a várható készpénzigényt és továbbítja azt az aktuális kp. igény bejelentési nyomtatványon a MÁK-ba, b) a pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt, c) gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány aláírásáról az aláírásra jogosultság figyelembe vételével, d) kiállítja a címletjegyzéket. (3) Az év utolsó munkanapjának záró pénzkészletét célszerű a bankszámlára befizetni, hogy a házipénztárban készpénz ne maradjon. (4) A házipénztárban a szervezet csak a saját pénzellátása céljára a kincstári számláról felvett, továbbá a napi készpénzbevételként bevételezett pénzösszeget tarthat. (5) A házipénztárba befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem használhatja fel, azt naponta készpénzben be kell fizetni a kincstári előirányzat-felhasználási keretszámlára. 6. A Pénzbeszedőhely pénzellátása (1) A pénzbeszedő váltópénzként ellátmányt nem kezel. A pénzbeszedőhelyen a pénzbeszedő pénzváltásra nem kötelezhető! Ezt a szabályt a pénzbeszedés helyszínén is ki kell függeszteni. A befizetést elrendelőnek előre tájékoztatnia kell a befizetőket erről a tényről, valamint a befizetendő pontos összegről. (2) A pénzbeszedőhelyen beszedett pénzeszközöket a pénzbeszedő köteles a beszedés napján a jogosult bankszámlára befizetni, úgy hogy a pénzbeszedőhelyen készpénz ne maradjon. Amennyiben a bevétel munkaidőn túl kerül a szolgáltatást igénybe vevő által befizetésre, és nincs mód azt az intézmény bankszámlájára befizetni (legfeljebb Ft), úgy azt a következő munkanapon haladéktalanul meg kell tenni. A beszedett bevételből a pénzbeszedő helyen kiadást teljesíteni TILOS. 7. A házipénztár készpénz értékhatára A napi forgalom lebonyolítása és a napi zárás után a pénztárban maximum ,- Ft készpénz tartható.

16 16 8. A pénztári, pénzbeszedőhelyi berendezések (1) A pénztári berendezések megfelelő, biztonságos zárását, nyitását biztosítani kell. (2) A pénzbeszedő helyiség és berendezéseinek megfelelő biztonságos zárását és nyitását a következők szerint kell elvégezni: a) A gyakorlóiskolai pénzbeszedő helyiség kulcsát zárható szekrényben kell elhelyezni, mely az igazgatóhelyettesi irodában található és azt a pénzbeszedő kezeli. A gondnokságok bevétel beszedésére kijelölt egységeinek helyiség kulcsait általánosan, nyitvatartási időn kívül az épület portáján kell őrizni. A Comenius Karnál a készpénzt pénzkazettában, elzárható szekrényben kell tartani. A szállásdíjak átvételét a portások végzik, műszakváltáskor a pénzkazettában található összeget átvételi elismervénnyel kell átadni. A könyvtári bevételek pénzkezelésére egy dolgozót kell kijelölni. b) ha a pénzbeszedő a munkahelyét a befizetési órák alatt - akárcsak rövid időre is - elhagyja, köteles a pénzt elzárni, valamint a befizető helyiség fizetőablakát, és ajtaját bezárni, c) ha a pénzkazetta, szekrény, bútorszéf, vagy a pénzbeszedő helyiség kulcsa elveszett, vagy a zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell az igazgatónak/egységvezetőnek, aki a szükséges intézkedést köteles azonnal megtenni. (3) Ha a pénzkazetta és a szekrény/bútorszéf kulcsait a pénztároson kívül más személy kezeli, jegyzőkönyvet kell készíteni, amiből kitűnik, hogy az egyes kulcsok mikor, és milyen célból, mely személyeknél vannak. A kulcsok átvételét aláírással kell igazolni. 9. A készpénzszállítás szabályai (1) A készpénz szállítása a számlavezető kincstári fióktól a pénztárig, valamint a pénzbeszedő helytől a befizetés helyéig (pl. posta) a jelen szabályzat alapján, a pénzfelvételre, beszedésre felhatalmazott személy, illetve személyek kötelessége. (2) A készpénz szállítása: a) ,- Ft-ig 1 fő pénzszállító vagy pénztáros, vagy pénzbeszedő b) ,- Ft felett 1 fő pénzszállító vagy pénztáros, vagy pénzbeszedő és 1 fő kísérő szükséges. (3) A pénz szállításával megbízott dolgozóknak a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül kell a pénztárba, vagy a befizetés helyére (pl. posta) szállítani és ott befizetni. A pénzszállítókat szállítás közben más feladattal megbízni nem szabad, de nem is vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket e feladat biztonságos végrehajtásában. (4) A pénz szállításával megbízott dolgozók felelősek az átvett pénzösszegért. 10. Pénztári tájékoztatók (1) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság honlapján a nyitvatartási rendet és az aktuális információkat közzé kell tenni.

17 /A Pénzbeszedőhelyi tájékoztatók (1) A befizetők tájékoztatása érdekében az épületek hirdetőtábláin, valamint a főiskola érintett egységeinek honlapján közzé kell tenni az aktuális időszakra vonatkozó befizetőhelyi nyitva tartási rendet.

18 18 IV PÉNZKEZELÉSI MUNKAKÖRÖK ÉS FELADATOK 11. Pénzkezelési munkakörök (1) Az államháztartási szervezet készpénzkezelését, a házipénztár zavartalan és biztonságos működését az alábbi feladatkörök ellátásával megbízott személyek útján a gazdasági vezető köteles biztosítani: a) pénztáros, b) pénztáros helyettes, c) pénztárellenőr, d) pénztárellenőr helyettes, e) érvényesítők, f) utalványozók, g) ellenjegyzők. (2) Az érvényesítő és a pénztárellenőr nem lehet ugyanaz a személy. (3) Egy munkanapon nem lehet azonos személy az ellenjegyző és a pénztárellenőr, illetve az utalványozó és ellenjegyző. (4) A felsorolt munkakörökre kijelölt személyek részére a megbízást a munkaköri leírásban kell kiadni. E megbízást a gazdasági és műszaki főigazgató adja ki. (5) A munkaköri leírás egy példányát a feladattal megbízott személy részére kell átadni, egy példányát pedig a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságon kell megőrizni. 12. Pénztáros (1) A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. (2) A pénztárosnak, a pénztárkezeléssel megbízott személynek a feladatokat egyéb munkakörhöz kapcsoltan kell ellátnia. (3) A pénztárosi munkakört az idevonatkozó rendelet értelmében csak e feladatok ellátására alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal, büntetlen előéletet igazoló, a főiskola alkalmazásában álló személy tölthet be. (4) A pénztárosi munkakört ezen felül nem töltheti be az, aki összeférhetetlenség címén a) a bankszámlák felett aláírási joggal vagy utalványozási joggal rendelkezik, b) a főkönyvi könyvelési feladatokat ellátó, c) bérelszámolási munkakört betöltő dolgozó. (5) A pénztárosnak kinevezésekor (megbízásakor) a 2. számú melléklet szerinti, 3 példányban készített írásbeli nyilatkozatot kell adnia, melyben elismeri, hogy a pénztárt elszámolási kötelezettséggel, teljes anyagi felelősséggel kezeli (1 példányt a vezetőnek kell megőrizni, 1 példányt a pénztárosnak, a 3. példány a pénzkezelési szabályzat mellékletét képezi).

19 19 (6) A felelősségvállaló nyilatkozat mintáját e szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. (7) A pénztáros a rábízott készpénzt és értékeket vaskazettában, a rábízott egyéb értékeket (bankkártyákat) fajtánként elkülönítve nappal is zárva tartott, biztonsági zárral ellátott bútorszéfben köteles tartani. (8) A bútorszéf kulcsát a pénztáros kezeli, tilos annak eredeti vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol az illetéktelen személy megtalálhatja. (9) A készpénz őrzéséről az alábbiak szerint kell a pénztárosnak gondoskodnia: a) ha a pénztáros munkahelyét akár csak rövid időre is elhagyja, köteles a bútorszéfet bezárni. (10) A pénztárkulcs elvesztését, eltörését, a zárak elromlását a pénztáros azonnal köteles jelenteni a felettesének a szükséges intézkedések megtétele végett. (11) A pénztáros akadályoztatása esetén a pénztár kezelését a pénztáros-helyettes veszi át. Pénz átvételére és kifizetések teljesítésére csak a pénztáros vagy az őt helyettesítő személy jogosult. (12) A pénztáros fő feladata a) a készpénz szükséglet felmérése és a készpénz igénylése, MÁK-ból történő felvétele, b) a pénztárban tartott készpénz és a rábízott egyéb anyagi értékek kezelése, őrzése, c) a befizetett készpénz átvétele, d) az alapbizonylatok alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, e) az utalványozott kifizetések teljesítése, f) a pénztárral kapcsolatos bizonylatok kiállítása, nyilvántartások, elszámolások vezetése, g) a beszedett bevétel bizonylatolása és befizetése a Kincstári számlákra, h) utólagos elszámolásra felvett előlegek és azok elszámolásának nyilvántartása. (13) A pénztáros köteles gondoskodni a várható kifizetéseknek megfelelő mennyiségű és címletű készpénz biztosításáról. (14) A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, kivéve, ha az még teljes értékben beváltható. Nem fogadható el olyan bankjegy, illetve érme, amelynél nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban, természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl.. szándékos rongálás) vesztett állagából, vagy sérült meg. (15) Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt a befizetés céljára nem fogadhatja el. A hamis, vagy a hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) vissza kell tartania és az eredetéről a befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatnia. A jegyzőkönyv felvételénél a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell, hogy a befizető a hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) kitől és mikor kapta.

20 20 (16) Rögzíteni kell a hamis pénzzel rendelkező ügyfél nevét, lakcímét, személyi igazolvány számát, foglalkozását is. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ügyféllel. Az aláírás esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. A hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyről (érméről) elismervényt kell adni a befizető részére. Az elismervényen fel kell tűntetni a bankjegy sorozat- és sorszámát. A hamis, vagy hamisnak látszó pénz és az átvételről készült jegyzőkönyvet további intézkedésre a gazdasági vezetőknek kell átadni (3. számú melléklet. JEGYZŐKÖNYV hamis pénz befizetésének esetére). (17) A készpénzen kívül a pénztáros kezeli: a) készpénzfelvételi utalványt, b) a pénztárjelentést, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokat, c) őrzi a pénztárban elhelyezett értékeket, kincstári kártyákat és a tulajdonosnak történő átadásig a PIN borítékokat, d) gondoskodik a kártyák és PIN borítékok átadásáról. (18) A pénztáros nem láthat el a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen teendőket. 12. /A Pénzbeszedő munkaköri feladatai (1) A pénzbeszedőhelyet a pénzbeszedő önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. (2) A pénzbeszedői munkakört csak e feladatok ellátására alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazoló, a főiskola alkalmazásában álló egyén tölthet be. (3) A pénzbeszedő megbízásakor a 2. sz. melléklet szerint, 3 példányban készített, írásbeli nyilatkozatot kell adnia, melyben elismeri, hogy a pénzbeszedőhelyet elszámolási kötelezettséggel, teljes anyagi felelősséggel kezeli. (4) A pénzbeszedő a beszedett, illetve a rábízott készpénzt kizárólag az erre a célra használt, nappal is zárva tartott, biztonsági zárral ellátott tűzbiztos szekrényben, vagy bútorszéfben köteles tartani. (5) A szekrény, vagy bútorszéf kulcsát a pénzbeszedő kezeli. Tilos a szekrény, vagy bútorszéf eredeti, vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol azt illetéktelen személy megtalálhatja. (6) A készpénz őrzéséről az alábbiak szerint kell a pénzbeszedőnek gondoskodnia: a) ha a pénzbeszedő a munkahelyét akár csak rövid időre is elhagyja, köteles a pénzkazettát bezárva a szekrénybe/bútorszéfbe helyezni és azt, valamint a beszedő helyiség ajtaját bezárni. (7) A pénzbeszedőhely kulcsának elvesztését, eltörését, a zárak elromlását a pénzbeszedő azonnal köteles az igazgatónak/egységvezetőnek jelenteni a szükséges intézkedések megtétele végett. (8) A pénzbeszedő akadályoztatása esetén a beszedő hely kezelését a pénzbeszedő-helyettes veszi át. (9) A pénzbeszedő fő feladata: a) a befizetett készpénz átvétele bizonylat ellenében,

21 21 b) a beszedett bevételek bizonylatolása, összesítők, zárlat készítése a készpénz címletek szerinti összesítésével és a pénz befizetése a kincstári, egyéb engedélyezett befizetések esetén DÖK, SZMK stb. számlára. c) Befizetés elszámolása a gazdasági és műszaki főigazgatósággal a befizetések összegével megegyező összesítők és ahhoz kapcsolódó bizonylatok 3 napon belüli leadásával. (egyéb engedélyezett befizetések esetén DÖK, SZMK stb) (10) A pénzbeszedő csak valódi és forgalomban lévő pénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, érme, kivéve, ha az még teljes értékben beváltható. (11) Ha a pénzbeszedő a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó érmét talál, azt befizetés céljára nem fogadhatja el, vissza kell tartania, és az eredetéről a befizetőt - jegyzőkönyv felvétele mellett - meg kell hallgatnia. A jegyzőkönyv felvételénél az iskola egy magasabb vezetőjének is jelen kell lennie. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell, hogy a befizető a hamis vagy hamisnak tűnő bankjegyet, érmét kitől, mikor kapta, továbbá az ügyfél nevét, lakcímét, személyigazolvány számát, és foglalkozását is. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ügyféllel. Az aláírás esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. Az átvételről készült jegyzőkönyvet további intézkedésre az igazgatónak, vagy helyettesének kell átadni. A jegyzőkönyv mintáját a jelen szabályzat 3. sz. melléklete tartalmazza. 13. Pénztáros helyettes (1) A pénztáros helyettese a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. A pénztáros helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. (2) A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénztárosra előírtakkal. (3) A pénztár átadásnál jelen kell lennie: a) az átadónak (pénztárosnak, vagy akadályoztatása esetén a közvetlen vezetőjének), b) az átvevő pénztáros helyettesnek, c) az érvényesítőnek, d) a pénztárellenőrnek. (4) A pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, pénztárzárlatot kell készíteni. (5) A pénzen kívül a kulcsokat, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. (6) A pénztárosi munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadásnál jelenlévők kötelesek aláírni. (4. számú melléklet: Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv) (7) Így kell eljárni abban az esetben is, ha a pénztáros valamilyen ok miatt nem jelenik meg a munkahelyén. A pénztáros helyett ekkor a hivatalból jelenlévő felettes írja alá a jegyzőkönyvet.

22 /A Pénzbeszedő-helyettes (1) A pénzbeszedő-helyettes a pénzbeszedőhely kezelését akkor veszi át, amikor a pénzbeszedő valamely oknál fogna munkakörét nem tudja ellátni. A pénzbeszedő-helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénzbeszedőével. (2) A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénzbeszedőre előírtakkal. (3) A pénzbeszedőhely átadásánál jelen kell lennie: a) a pénzbeszedőnek, vagy akadályoztatása esetén a közvetlen vezetőjének, b) a pénzbeszedő-helyettesnek, c) az igazgatónak/egységvezetőnek, vagy helyettesének. (4) A beszedőhely átadás-átvétele előtt - amennyiben az pénzbeszedés közben történik - a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, beszedőhelyi zárlatot kell készíteni, mely során a készpénzt címletenként is összesíteni kell. (Alap esetben ezek előző nap megtörténtek) (5) A pénzen kívül a kulcsokat, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni azok helyességéről. (6) A pénzbeszedő munkakör átadás-átvételéről (4/a sz. melléklet) pénzbeszedőhely átadásátvételi jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadásnál jelen lévők kötelesek aláírni. 14. Pénztárellenőr (1) A pénztárellenőr feladata: a) a pénztári bizonylatok előzetes (kifizetés előtti) ellenőrzése, valamint b) a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének utólagos ellenőrzése c) a pénztárban szabályszerűen kezelt anyagi értékek, szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének és a vezetett nyilvántartások rendszeres (utólagos) ellenőrzése. (2) A kiállított pénztári bizonylatokat a kifizetés megtörténte előtt alakilag (helyes bizonylat, szükséges adatokat kitöltötték-e) és tartalmilag a pénztárellenőr köteles ellenőrizni. Meg kell győződnie arról, hogy a pénztárbizonylathoz mellékelték-e az alapbizonylatokat, s az arra jogosult által megtörtént-e az érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés. (3) A pénztárjelentést utólag a napi záráskor érdemben és tételesen kell ellenőrizni. Ennek során meg kell győződni arról, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekhez kapcsolódó pénztári bizonylatok és alapbizonylatok meg vannak-e. Ellenőrizni kell továbbá a kimutatott pénzkészlet helyességét és meglétét, a záró egyenleggel való egyezőségét. (4) A pénztárellenőr kézjegyével köteles ellátni az ellenőrzött okmányokat. (5) A pénztárban kezelt egyéb értékeket negyedévente köteles ellenőrizni.

23 23 (6) Amennyiben a pénztárellenőr a házipénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot, vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezéssel ellentétes eljárást tapasztal, erről jegyzőkönyvet kell felvennie, és azt a pénztárossal, illetve a szabálytalanságot előidéző dolgozóval alá kell íratnia. A jegyzőkönyvet az intézkedésre jogosult gazdasági és műszaki főigazgatónak kell átadnia.

24 24 V. ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS, ELLENJEGYZÉS 15. Érvényesítő feladata (1) Az érvényesítő a gazdasági eseményt igazoló okmányokat, elszámolásokat alaki, tartalmi és számszaki szempontból köteles ellenőrizni, majd az ellenőrzés megtörténte után az Utalványrendeletet kiállítani. (2) Az érvényesítés során meg kell vizsgálni az alapbizonylatokat abból a szempontból, hogy az előírásoknak megfelelnek-e (pl. az arra illetékes szervezet vagy személy állította-e ki, a számítások helyek-e stb.) Amennyiben a kifizetés alapját képező bizonylat anyag- vagy eszközvásárlásra, illetve szolgáltatás nyújtás igénybevételére vonatkozik, úgy az arra kijelölt a teljesítés igazolásául záradékolásra jogosult személy záradékától nem lehet eltekinteni. (3) Érvényesítő egyidejűleg nem végezhet pénztárosi, pénztárellenőri vagy utalványozói feladatot. (4) Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, az államháztartás működési rendjéről szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet előírásai szerinti szakképesítésű dolgozó végezhet. 16. Utalványozó feladata (1) Az utalványozásra jogosultak körét az államháztartás szervezetének vezetője határozza meg. (2) Utalványozók azok a személyek, akik felhatalmazás alapján a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. (3) Az utalványozásra jogosult személy az utalványozáskor köteles megvizsgálni, hogy. a) a bizonylat tartalmazza-e a szükséges adatokat, számszakilag helyes-e, b) a bizonylatot az arra jogosult állította-e ki, a kiállítás jogos-e, c) csatolva vannak-e a szükséges mellékletek, d) a bizonylatban szereplő kifizetést utasítást, egyéb jogszabály nem tiltja, illetve nem ütközik büntetőjogi rendelkezésbe. (4) Utalványozó nem lehet pénztáros, pénztárellenőr, ellenjegyző és érvényesítő sem. 17. Ellenjegyző feladata (1) Az ellenjegyzésre jogosultak körét 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet határozza meg, a feladatukat munkaköri leírás rögzíti. (2) Az ellenjegyző feladata, hogy biztosítsa a jogszabályi előírások és a belső utasítások maradéktalan betartását. (3) Az ellenjegyző az aláírást megelőzően köteles ellenőrizni, hogy a) az utalványozó az arra jogosult személy volt-e, b) a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e, c) a vonatkozó jogszabályokat, belső utasításokat betartották-e.

25 25 (4) Amennyiben az ellenjegyző az utalványozással nem ért egyet, a bizonylatot a következő záradékkal kell ellátni: Az ellenjegyzés utasításra történt. Az utasításra történt ellenjegyzésről 8 napon belül értesíteni kell a felügyeleti szervet. (5) Az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozó azonos személy nem lehet. (6) Ellenjegyzési feladattal csak az államháztartás működési rendjéről szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet előírásainak megfelelő végzettségű személyt lehet megbízni. (7) Az utalványozó, az ellenjegyző és érvényesítő nevét és beosztását a munkaköri leírások tartalmazzák. 18. Vezetői ellenőrzés (1) A gazdasági és műszaki főigazgató-helyettes negyedévenként köteles a házipénztár és a pénzbeszedő-helyek rendjét szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Az ellenőrzés megtörténtét a napi pénztárjelentésen aláírásával kell igazolnia, rögzítve azt, hogy az ellenőrzés mire terjedt ki. Pénzbeszedő-helyi ellenőrzés tényét és tapasztalatait feljegyzésben rögzíti. (2) A vezetői ellenőrzésnek ki kell terjednie: a) a pénzállománynak és egyéb értékeknek a nyilvántartással való egyezőségére, b) a pénz- és értékkezelés szabályszerűségére c) a bizonylatok szabályszerűségére, valamint d) a pénz- és egyéb értékek őrzésének biztonságára. (3) A pénzbeszedő-helyek vezetői ellenőrzését az egységvezetőknek havonta személyesen kell elvégezni, melyről feljegyzést kell készíteni. A (2) pont szerinti tartalmon kívül ellenőrizni kell a beszedett összegek naponkénti befizetésének megtörténtét, annak a bizonylatokkal való egyezőségét is.

26 26 VI. A PÉNZKEZELÉS BIZONYLATAI 19. Pénztári bizonylatok (1) A kincstári számláról készpénzt felvenni csak a pénzintézetnél bejelentett személy aláírásával ellátott készpénzfelvételi utalvány használatával lehet. (2) A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatvány, felhasználásáról utalványonként (nem tömbönként) naprakész nyilvántartást kell vezetni. (3) A pénztárosnak a pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. (4) A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó alapokmányokat. (5) Pénztári alapokmány lehet: a) a számla, b) a készpénzfizetési számla, c) kivételes esetben az illetmény kifizetési jegyzék, d) a menetlevél, kiküldetési rendelvény, e) előleg igénylés utólagos elszámolásra f) a ki-, vagy befizetéseket elrendelő egyéb okmányok 19. /A Pénzbeszedőhelyek bizonylatai (1) A pénz beszedését elrendelő bizonylatnak tartalmaznia kell a fizetésre kötelezett neve, azonosítói mellett az elrendelő személyét, az elrendelés okát, a befizetés jogcímét/eit, összegét/eit, a fizetési határidőt/ket, azt az időszakot, amire a térítés vonatkozik (ha releváns). (2) A befizetésekről a pénzbeszedő a gazdasági és műszaki főigazgatóság által külön mellékletben meghatározott, sorszámozott, a befizetések jogcíméhez igazodó bizonylatot állít ki az ott meghatározott példányban. Ezek a bizonylatok szigorú számadású nyomtatványok és használatuk a főiskolai bevételeket képező befizetéseknél kötelező, viszont nem használhatóak az idegen számlákra kerülő - külön engedéllyel beszedett - összegek bizonylatolására. 20. A pénztári bevételek bizonylatolása (1) A bevételi pénztárbizonylatot kettő példányban kell kiállítani. (2) Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat Melléklet rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. (3) A második Nyugta példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. Abban az esetben, ha a befizető részére bármely ok miatt nem került átadásra a Nyugta példány, azt érvényteleníteni kell, és a bizonylattömbben kell megőrizni.