Pénzkezelési Szabályzat az alapszervezetek és a középszervezetek részére

Átírás

1 Vasutasok Szakszervezete Komárom állomás Szakszervezeti Bizottsága Pénzkezelési Szabályzat az alapszervezetek és a középszervezetek részére

2 A Vasutasok Szakszervezete szakszervezeti bizottságai (alapszervezetei), valamint területi és szakmai képviseletei (továbbiakban: szakszervezeti szervezet) pénztára által kezelt készpénz és egyéb értékek a szervezet vagyonának legmobilabb részét képezik, ezért kezelésük, megőrzésük, védelmük kiemelt figyelmet igényel. A bizonylati elv és bizonylati fegyelem tárgykörét, a bizonylatok tartalmi és formai követelményeit a Számviteli Törvény szabályozza, de külön állami előírások a készpénz és értékek kezelését, megőrzését, védelmét, a készpénz és értékforgalom bizonylatolását, nyilvántartását nem szabályozzák. A szakszervezeti tagság vagyonának védelme érdekében e kérdéseket a Vasutasok Szakszervezete Elnöksége a következőkben szabályozza. A szabályozás hatálya kiterjed a Vasutasok Szakszervezete valamennyi alapszervezete (szakszervezeti bizottsága, önálló nyugdíjas csoportja ), területi és szakmai képviselete, a területi közös könyvelés által kezelt készpénzre, értékpapírra és az általuk működtetett házipénztárra. I. A HÁZIPÉNZTÁRI PÉNZKEZELÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 1. A házipénztár a szakszervezeti szervezet működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítását szolgálja. 2. A házipénztárat úgy kell elhelyezni, hogy abban a készpénz és az értékcikk biztonságos kezelése, tárolása a lehető legnagyobb fokú legyen. 3. A pénztári nyitvatartási időt a helyi sajátosságoknak megfelelően kell kialakítani. 4. A házipénztárban kell kezelni a pénzintézetnél vezetett csekkszámláról, a területi könyvelés közös számlájáról felvett, továbbá készpénz-befizetésként a házipénztárba bevételezett összegeket. 5. A házipénztárban kell tartani a szakszervezeti szervezet egyéb értékeit. 6. A házipénztárban idegen gazdálkodó szervezetek, személyek pénzét tartani tilos! 7. A szakszervezeti szervezet házipénztárában tartható készpénz felső határa: 7.1. páncélszekrényben: Ft 7.2. lemezszekrényben: Ft 7.3. vaskazettában: Ft 8. A házipénztárban tartható készpénz szempontjából nem kell figyelembe venni a segélyek, tiszteletdíjak és azzal azonos elbírálás alá tartozó összegek kifizetésének teljesítéséhez szükséges összeget. Gondoskodni kell a házipénztárban lévő ily módon megnövekedett készpénzkészlet fokozott biztonságáról. 9. A házipénztárban értékpapír nem tartható. Megőrzésével a kibocsátó pénzintézetet kell megbízni. II. A PÉNZKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK 1. A szakszervezeti szervezet a tagjai sorából választással, vagy megbízás útján a gazdasági felelősi - továbbiakban pénztárosi - feladatok ellátására alkalmas, büntetlen előéletű személyt köteles megbízni. Akadályoztatása esetén hasonló feltételekkel helyettesítéséről gondoskodni kell. 2. Nem lehet pénztáros és a pénztáros helyettese olyan dolgozó (tisztségviselő), akinek munkaköre összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Összeférhetetlennek kell tekinteni azokat a személyeket, akik a szakszervezeti szervezet gazdálkodására vonatkozóan utalványozási, ellenőrzési jogkörrel rendelkeznek. A titkár, illetve az utalványozásra jogosult a pénztárt átmenetileg sem kezelheti. 3. A szakszervezeti szervezet pénztárát a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt

3 a pénztáros megbízatásának elfogadásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. 4. A pénztáros feladata a házipénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, az azzal kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem és a pénzkészletre vonatkozó előírások maradéktalan betartása, valamint területi könyvelés esetén a bizonylatok és az "Időszaki pénztárjelentés" (B.Sz.ny /V.r.sz.) határidőre történő eljuttatása a területi könyvelőhöz, valamint ellenőrzés során a pénztárban lévő készpénz, bizonylatok, számadások és leltári tárgyak bemutatása. 5. Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. 6. Házipénztári bevételezést és kifizetést csak utalványozott okmány alapján lehet teljesíteni. 7. A pénztáros feladata az alapbizonylatok alaki és tartalmi felülvizsgálata után a bevételi vagy kiadási pénztárbizonylat kiállítása. 8. Utalványozási jog a szakszervezeti szervezet elnökét, titkárát, illetve helyetteseiket illeti meg. 9. Az utalványozási jogkör gyakorlója megválasztásakor köteles a felelősségvállalási nyilatkozatot kitölteni, melynek l példánya az alapszervezetnél kerül megőrzésre, l példányát a területileg illetékes középszervhez kell megküldeni. 10. Ellenjegyzési jogkörrel csak a gazdasági felelős rendelkezhet. 11. Az utalványozó a pénztárbizonylat megfelelő rovatában, valamint az alapbizonylaton kézjegyének elhelyezésével utalványoz. 12. Pénzintézetek felé a szakszervezeti szervezet pénzeszközeit érintő mindennemű megbízást (készpénz kifizetése, átutalási megbízás, betéti elhelyezés, stb.) csak az utalványozók valamelyike és az ellenjegyző együttes aláírásával lehet adni. 13. Pénzintézeti aláírási címpéldányt (aláírás bejelentő kartont) csak úgy lehet benyújtani a pénzintézethez, hogy az aláírók közül az egyiknek minden esetben a szakszervezeti szervezet ellenjegyzési jogkörrel felruházott gazdasági felelősének kell lennie. A szakszervezeti szervezet titkárát (elnökét) és helyettesét együttes aláírási joggal nem lehet felruházni. 14. Pénzintézeti aláírási címpéldányt (aláírás bejelentő kartont) csak a Vasutasok Szakszervezete képviseletével a Fővárosi Bíróságnál bejegyzett képviselők (a VSZ elnöke és alelnökei) hitelesíthetnek. 15. A szakszervezet bizottság pénzeszközeinek kamatoztatása csak a szakszervezeti bizottság nevére és bélyegzőjével történő elhelyezéssel lehetséges. 16. Az alapszervezetek (szakszervezeti bizottságok, önálló nyugdíjas csoportok) gazdálkodásának ellenőrzését a tagság által megválasztott helyi Pénzügyi Ellenőrző Bizottság, illetve a pénzügyi ellenőr végzi. 17. Feladata a bizonylatok alaki és tartalmi vizsgálata, a könyvelés, a pénztárjelentés helyességének és az abban kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. 18. A PEB elnöke, illetve a pénzügyi ellenőr az ellenőrzött bizonylatokat és a havi vagy negyedéves záró jegyzőkönyvet kézjegyével köteles ellátni. III. A KÉSZPÉNZ KEZELÉSE A HÁZIPÉNZTÁRBAN 1. A pénztárosnak gondoskodni kell arról, hogy az esedékes és várható kifizetések teljesítéséhez

4 mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon rendelkezésre a házipénztárban. 2. A készpénz felvételével és szállításával megbízott személy(ek) felelős az általa átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott személy felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárba be nem fizette. 3. A pénztárszekrény vagy vaskazetta egyik kulcsát a pénztáros kezeli. A pénztárkulcs másodpéldányát lezárt és hitelesített, pecséttel ellátott borítékban biztonságos helyen kell elhelyezni. 4. Ha a pénztáros munkahelyét a pénztári órák alatt - akárcsak rövid időre is - elhagyja, köteles a pénzt és egyéb értékeket biztonságba helyezni. 5. A kulcs átvételét annak kezelője aláírásával igazolja. 6. Ha a pénztárkulcs elveszett, eltörött vagy a zár elromlott, ezt azonnal jelenteni kell a szakszervezeti szervezet titkárának. 7. A pénztáros csak valódi és forgalomképes pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől és a kifizetést is csak ilyen pénzzel teljesítheti. Nem fogadhat el sérült (beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos stb.) bankjegyeket. Nem fogadhat el a pénztáros olyan érmét sem, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban természetes kopás következtében, hanem más ok (pl. szándékos rongálás) miatt vesztett súlyából vagy sérült meg. 8. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, illetőleg érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartani, a befizetőt meg kell hallgatni és jegyzőkönyvet kell felvenni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványnak látszó pénzt. 9. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a befizető nevét, foglalkozását és címét. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett hamis vagy hamisnak látszó pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen - bankjegy esetén - fel kell tüntetni annak címletét, sorozatát és sorszámát. 10. A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt elsősorban a számlavezető pénzintézetnek kell átadni, de bármely más pénzintézetnek is átadható. A pénzintézet a lefolytatott vizsgálat eredményéről a szakszervezeti szervezetet és a befizetőt tájékoztatja. IV. A HÁZIPÉNZTÁRI BIZONYLATOLÁS 1. A pénztári befizetések és kifizetések csak utalványozott bizonylat alapján számolhatók el. A befizetések alkalmával - az országos szabványban előírt - "Bevételi pénztárbizonylat"-öt, kifizetések alkalmával "Kiadási pénztárbizonylatból kell használni. 2. A pénztári bizonylatokat tartalmazó tömböket szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni. 3. A pénztárbizonylatokat tollal kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylatot (annak összes példányát) meg kell őrizni. 4. A pénztári befizetésekről - a vonatkozó alapokmánnyal egyezően - bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. Csatolni kell mindazokat az okmányokat, amelyek a befizetésre vonatkoznak. 5. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető céljára szolgáló rovatban kell hivatkozni a vonatkozó okiratra, (pl. postautalvány). 6. A kiadási pénztárbizonylatot a megfelelő pénztári alapokmány alapján a pénztáros állítja ki. Csatolni

5 kell mindazokat az okmányokat, amelyek a kifizetésre vonatkoznak. 7. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott kiadási pénztárbizonylat alapján eszközölhet kifizetést a pénztárból. 8. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolványával kell igazolnia. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. A pénz átvételét az átvevőnek a kiadási pénztárbizonylaton ( csatolt okmányon ) aláírásával kell elismernie. Kifizetések esetében az átvevő adóazonosító jelét is fel kell tüntetni. 9. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Egy bizonylaton több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha valamennyi érdekelt ugyanazon a napon veszi fel járandóságát, ( pl. segély kifizetés ) A pénzfelvétel igazolása ebben az esetben az átvevők aláírásával a csatolt okmányon történik. V. A HÁZIPÉNZTÁRI NYILVÁNTARTÁS A szakszervezeti szervezeteknek minden pénztári befizetést és kifizetést a teljesítést követően felmerülésük sorrendjében, a "Naplófőkönyv"-ben le kell könyvelni, a területi könyveléshez való tartozás esetében az "Időszaki pénztárjelentés"-be kell beírni és a terület által meghatározott határidőig kell eljuttatni a pénztárbizonylatokat és a kapcsolódó mellékleteket a területi könyvelőhöz. VI. A HÁZIPÉNZTÁR ZÁRLATA 1. A pénztáros szükségszerűen, de havonta legalább egy alkalommal pénztárzárlatot köteles készíteni. 2. A pénztárzárlatkor a pénztárosnak: 2.1. Meg kell állapítani címletenkénti részletezésben a pénztárban lévő készpénzállományt, 2.2. Meg kell állapítani a Naplófőkönyv vagy Időszaki pénztárjelentés bevételek és kiadások ( záráskori ) különbségének végösszegét, 2.3. A Naplófőkönyvben vagy Időszaki pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetnie kell a valóságos készpénzállománnyal, 2.4. Az egyeztetés megtörténtéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek valós tényét a pénztároson kívül a szakszervezeti szervezet titkárának és a PEB elnökének (tagjának) is alá kell írni (Rendszeresített jegyzőkönyv nyomtatvány ) Az egyeztetés során mutatkozó eltérések okait azonnal meg kell vizsgálni, ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak legkésőbb 15 napon belül be kell fizetnie. 3. Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros megbízatása megszűnik, pénztárrovancsot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a "Naplófőkönyv"-et vagy az "Időszaki pénztárjelentés"-t le kell zárni. A zárás után a helyettesítendő, illetve a távozó személy által kezelt pénzt, értéket, továbbá bizonylatokat és nyilvántartásokat a helyettesnek, illetve az utódnak át kell adni, aki az átvétel alkalmával az elszámolások helyességéről köteles meggyőződni. 4. Az átadásnál az átvevőnek, az átadónak, a PEB elnökének ( tagjának ) a szakszervezeti szervezet titkárának jelen kell lennie. Ha az átadásnál az átadó betegség, vagy egyéb halaszthatatlan ok miatt nem tud jelen lenni, az átadót a szakszervezeti szervezet titkára, vagy megbízottja helyettesíti. 5. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet az átadónak, az átvevőnek, a PEB elnökének ( tagnak ), a szakszervezeti szervezet titkárának alá kell írnia.

6 6. A zárást, a készpénzállományt és egyéb értékek meglétét a PEB elnökének (tagnak) és a szakszervezeti szervezet titkárnak a 2. pontban foglalt rendelkezések figyelembevételével ellenőriznie kell. Ha az ellenőrzés során mulasztást, szabálytalanságot vagy a szabályzattal ellentétes eljárást tapasztalnak, jegyzőkönyvet kell felvenni - amelyet a pénztárossal is alá kell íratni - és a hiányosságot vagy eltérést meg kell szüntetni. 7. A Vasutasok Szakszervezete által megbízott személy jogosult a szakszervezeti szervezet gazdálkodását ellenőrizni. Az ellenőrzés kiterjedhet a készpénz-állomány, a szigorú számadású nyomtatványok és az egyéb értékek a nyilvántartásokkal való egyezőségének megállapítására, a készpénz és a kapcsolódó bizonylatok kezelésére, a pénz őrzésének biztonságára, az illetékes hatóságok felé történő bejelentési, elszámolási kötelezettség betartására, valamint a VSZ Elnöksége által megjelölt más célirányos ellenőrzésre. VII. ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEGEK NYILVÁNTARTÁSA 1. Készpénzt az alábbi jogcímeken lehet elszámolásra kiadni: 1.1. állandó készpénz ellátmányként 1.2. kiküldetési kiadásokra 1.3. beszerzési (szolgáltatási) kiadásokra 1.4. rendezvény költségekre. 2. Állandó készpénz ellátmányt csak a távoli munkahelyeken dolgozók bizalmi csoportja - szakszervezeti szervezet titkára által megbízott - képviselője részére lehet kifizetni. 3. Állandó készpénzellátmányként felvett összeggel a hónap végén - a havi zárást megelőzően - el kell számolni. 4. Kiküldetési, beszerzési és rendezvény költségekre készpénzt elszámolásra csak személyre szólóan, személyes elszámolási kötelezettség mellett lehet kifizetni. A kiadott előleg összege a cél eléréséhez szükséges mértéket nem lépheti túl. 5. Kiküldetési, beszerzési és rendezvény költségekre előleget csak a szakszervezeti szervezet titkára utalványozása és olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. Az elszámolás határideje nem haladhatja meg a 7 napot. Határidő lejárta előtt is el kell számolni az előleggel, ha az elszámolás lehetővé vált. 6. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget azonnal vissza kell fizetni. 7. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kikötött határidő még nem telt el. 8. Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben még akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. 9. Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, név, összeg és cél szerint, az elszámolási határidő megjelölésével, a visszaszámolási időpont feltüntetésével ( könyvelése bruttó módon történik ). 10. Ha a kiküldetési, beszerzési és rendezvény költségekre, illetve az állandó készpénz ellátmányként felvett összegekről az elszámolásra kötelezett a kitűzött határidőig nem számol el. akkor a szakszervezeti szervezet titkárának a kötelezettet haladéktalanul elszámolásra fel kell szólítania.

7 VIII. SEGÉLYEK ÉS MAS SZEMÉLYI JELLEGŰ KIFIZETÉSEK 1. A pénztáros a kifizetési napon esedékes segélyek, illetve más személyi jellegű kifizetések ( tiszteletdíj, megbízási díj, gépkocsi használati díj, stb. ) céljából csak a ténylegesen kiadható összeget veheti fel a pénzintézettől vagy a területi számláról. 2. Ha a szakszervezeti tag a kifizetés napján távol van és járandóságának átvételére másnak meghatalmazást nem adott, a részére járó összeget kérésére pénzintézet útján kifizetési utalványon el lehet küldeni lakcímére, vagy számlaszámára átutalni. IX. SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK KEZELÉSE ÉS FELHASZNÁLÁSUK NYILVÁNTARTÁSA 1. Az alábbiakban felsorolt - sorszámozással ellátott - nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezeim: 1.1. készpénzutalvány-füzet 1.2. bevételi pénztárbizonylat 1.3. kiadási pénztárbizonylat, 1.4. illetve azok a nyomtatványok, amelyekért a felhasználás során ellenértéket fizetnek. 2. A felsorolt nyomtatványokból beszerzett készletet a számla alapján kell kezelés és megőrzés végett nyilvántartásba venni. 3. Az 1. pontban meghatározott nyomtatványokat nyomtatványonként elkülönítve, emelkedő számsorrendben kell nyilvántartásba venni. 4. Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések ( pl. számlavezető pénzintézet jelzőszáma ) helyesek-e. 5. A kiállítás közben vagy más módon elrontott, illetve elszakadt készpénzutalvány-füzet űrlapot nem szabad a számlavezető pénzintézethez megküldeni, illetve forgalomba hozni. Az ilyen űrlapot keresztben át kell húzni és "Rontott" szóval át kell írni. 6. A visszamaradó tőszelvényeket 5 évig meg kell őrizni. E szabályozás január 1-től lép hatályba. Budapest, november hó Vasutasok Szakszervezete Elnöksége