elfogadott Intézkedési terv végrehajtása 1. Az Áht ában foglaltaknak megfelelően a rendeletet-tervezet jelen előterjesztés mellékletét képezi.

Átírás

1 1 / 14 Iktatószám: I.2-235/2004. Ügyintéző: Hegedűsné Tárgy: Makó Város Önkormányzatnál végzett Állami Számvevőszéki ellenőrzés jelentése alapján elfogadott Intézkedési terv végrehajtása Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete Makó Tisztelt Képviselő-testület! A Képviselő-testület április 28. napján megtartott testületi ülésén a 147/2004.(IV.28.) MÖKT határozattal fogadta el a tájékoztatót az Állami Számvevőszéki ellenőrzés jelentéséről. A tájékoztató melléklete volt az Intézkedési terv, mely pontokba sorakoztatta a határidős feladatokat. 1. Az Áht ában foglaltaknak megfelelően a rendeletet-tervezet jelen előterjesztés mellékletét képezi. 2. Az SZMSZ módosítást a testület ezen ülésén tárgyalja 3. A pénzkezelési szabályzat módosítása megtörtént, egységes szerkezetbe történő szerkesztése és kiadása június 30-ig megtörténik. 4. A tárgyi eszköz nyilvántartási rendszer programmódosítása megtörtént, jelenleg már a módosított programmal történik a nyilvántartás. 5. Az ISO Minőségirányítási Eljárás pontjában meghatározott nem megfelelőség elemzése és helyesbítő intézkedések jegyzőkönyvének elkészítése - az ellenőrzés függvényében - folyamatosan kitöltésre kerül. 6. A pénztárbizonylatokhoz kapcsolódó utalványrendeletek szigorú számadás alá vonása július 1. napjával kerül bevezetésre. 7. A évi költségvetési rendeletben elfogadott, céljelleggel - nem szociális ellátásként - biztosított előirányzat elszámolásának módját és az elszámolás felülvizsgálatának rendjét támogatási szerződésben rögzítettük Kiegészítésre került az adatvédelmi szabályzat a váratlan esemény, tűz, víz bekövetkeztére vonatkozó

2 2 / 14 katasztrófatervvel. Az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998.(XII.30.) Kormány rendelet 14. -a rendelkezik az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv közötti megállapodás jóváhagyásáról. A Képviselő-testület 424/1999.(XI.30.) MÖKT határozatával jóváhagyta az Ügyrendi megállapodást az önálló és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek között. A feladatok és jogszabályi változások miatt az ügyrendi megállapodás átdolgozásra került. Tisztelt Képviselő-testület! Kérem, hogy a fenti előterjesztés alapján az alábbi határozati javaslatot és a mellékelt rendelettervezetet elfogadni szíveskedjenek. H A T Á R O Z A T I J A V A S L A T Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete figyelemmel az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. törvényre és az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998.(XII.30.) Kormány rendelet rendelkezéseire a következő határozatot hozza: Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete az önálló (polgármesteri hivatal) és a részben önálló költségvetési szervek (önkormányzati intézmények) közötti feladat- és felelősségi megállapodást a melléklet szerint július 1-jei hatállyal jóváhagyja, ezzel egy időben a 424/1999.(XI.30.) MÖKT határozattal elfogadott feladat- és felelősségi megállapodást visszavonja. Határidő: Felelős: azonnal Polgármester, Jegyző A határozat végrehajtásáról a Képviselő-testület tájékoztatást nem kér. Erről értesítést kap: - Makó város polgármestere - Makó város jegyzője - Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya - Polgármesteri Hivatal Közoktatási Osztálya - Érintett intézmények Makó, június 15. Dr. Buzás Péter Polgármester

3 3 / 14 T E R V E Z E T Makó Város Önkormányzatának../2004.(..) Makó ör. rendelete az Önkormányzat költségvetési és zárszámadási rendeletének tartalmára vonatkozóan Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete a az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. törvény ában foglaltaknak megfelelően az Önkormányzat költségvetési és zárszámadási rendeletének tartalmára vonatkozóan az alábbi rendeletet alkotja. 1. Az önkormányzat költségvetésének előterjesztésekor, illetőleg a zárszámadáskor a képviselő-testület részére tájékoztatásul be kell mutatni az önkormányzat összes bevétele, kiadása, finanszírozása és pénzeszközének változásán túl: - Az adósságot és a nyújtott hitelek állományát lejárat, hitelezők (csak zárszámadáskor) és eszközök szerinti bontásban. - Az önkormányzat összevont mérlegeit, és elkülönítetten a helyi kisebbségi önkormányzatok mérlegeit, a tervezéskor előzetes adatok, a zárszámadáskor a tényleges adatok alapján. - Az önkormányzat vagyonkimutatását (csak zárszámadáskor) - A többéves kihatással járó döntések számszerűsítését évenkénti bontásban, valamint összesítve, szöveges indoklással. - A közvetett támogatásokat, szöveges indoklással. 2. Az önkormányzat mérlegeinek a költségvetés előterjesztésekor a vonatkozó év és az előző év várható, valamint az azt megelőző év tényadatait kell tartalmaznia. A mérlegeknek a zárszámadáskor a vonatkozó év terv- és tény-, illetve az előző év tényadatait kell tartalmazniuk. 3. Ezen rendelet a kihirdetése napján lép hatályba. Dr. Buzás Péter Polgármester Dr. Bánfi Margit jegyző

4 4 / 14 Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete a./2004.(..)mökt határozatával jóváhagyott Ügyrendi megállapodás -t megtárgyaltuk, az abban foglaltakkal egyetértünk. A megállapodás július 1-vel hatályos. Makó, Bálint József Belvárosi Általános Iskola Igazgatója Halász Ferencné Kertvárosi Általános Iskola Igazgatója Almási Pál Almási Utcai Általános Iskola Igazgatója Sarró Ferencné Belvárosi Óvoda Vezetője Hepp Attiláné Újvárosi Óvoda Vezetője Rózsa Istvánné ENIPSZ Vezetője Pőcze Lászlóné Termál és Gyógyfürdő Vezetője Mátó Erzsébet József Attila Könyvtár Vezetője Rózsa Istvánné Városi Piac Vezetője Dr. Buzás Péter polgármester Dr. Bánfi Margit jegyző 1. A gazdasági szervezet

5 5 / 14 Megnevezése: Makó Város Önkormányzati Képviselő-testület Polgármesteri Hivatal Jogállása: önállóan gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv, a hozzá tartozó részben önálló költségvetési szervek részjogkörrel rendelkező költségvetési szervek. Illetékessége: az önálló költségvetési szerv feladatainak tekintetében a saját gazdálkodására, a részben önálló költségvetési szervek feladatainak tekintetében a költségvetés tervezésére, a beszámoló készítés és alátámasztás koordinálására terjed ki. Székhelye: Makó, Széchenyi tér A gazdasági szervezet néhány további adata: Költségvetési intézményi törzsszám: KSH területi számjel: Adóazonosító szám: A gazdasági szervezet az általa ellátott, illetve a megkötött szerződésekben szereplő feladatok számlázásához a KSH által kiadott aktuális számjelrendszert használja. Számlavezető pénzintézet megnevezése: Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Rt. Makói Fiókja Bankszámla száma: Részben önálló intézmények adatai: Bankszámla száma: Törzsszám: Adóazonosító szám: József Attila Városi Könyvtár Városi Piac Makó Kertvárosi Általános Iskola Almási utcai Általános Iskola Belvárosi Óvoda Újvárosi Óvoda Egyesített Népjóléti Intézmény és Pedagógiai Szakszolgálat Makó és Térsége Területfejlesztési Önkormányzati Társulás Makó Kistérség Többcélú Társulása Makó Város Önkormányzati Képviselő-testület Polgármesteri Hivatala önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, saját gazdasági szervezete látja el: - a költségvetés tervezésével, az előirányzat-felhasználással, előirányzat módosítással kapcsolatos feladatokat az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv költségvetésének tervezési és előirányzat-

6 6 / 14 módosítási tevékenységét, és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek költségvetésének tervezési és előirányzat-módosítási tevékenységének irányítását, - a költségvetésében megtervezett bevételek beszedésével, a kiadások teljesítésével kapcsolatos operatív feladatokat, a pénzgazdálkodással, a bankszámlavezetéssel, a pénzellátással kapcsolatos teendőket, - az üzemeltetéssel, a fenntartással, működéssel, a beruházással, a vagyon használatával és hasznosításával kapcsolatos teendők, továbbá a munkaerővel való gazdálkodás feladatait, - a számviteli törvényből és a költségvetési szervek számviteli feladatait szabályozó kormányrendeletből adódó feladatokat, - a beszámolással, az éves zárszámadással és évközben a gazdálkodásról tájékoztatók elkészítésével, valamint más adatszolgáltatással járó tennivalókat, testületi előterjesztések készítése, - a pénzügyi-gazdasági munkafolyamatokba épített belső ellenőrzést. 2. A Makó Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervei az alábbi feladatok ellátását felelős személyek kijelölésével látják el: - a költségvetés tervezését, az előirányzat-felhasználással, előirányzat módosítással kapcsolatos feladatok kezdeményezését az önállóan gazdálkodó költségvetési szerven keresztül látja el, kivéve a Makó és Térsége Területfejlesztési Önkormányzati Társulás és a Makó Kistérség Többcélú Társulása, ahol a fenti feladatokat a Társulási Tanács költségvetési határozat alapján látja el. - a költségvetéseikben megtervezett bevételek beszedésével, a kiadások teljesítésével kapcsolatos operatív feladatokat, a pénzgazdálkodással, a bankszámlavezetéssel, a pénzellátással kapcsolatos teendőket, kivéve a Makó Város Önkormányzat Termál- és Gyógyfürdő, a Városi Piac, a József Attila Városi Könyvtár, a Makó és Térsége Területfejlesztési Önkormányzati Társulás és a Makó Kistérség Többcélú Társulás, ahol a fenti feladatokat a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározottak alapján, a Polgármesteri Hivatalon keresztül látja el. - az üzemeltetéssel, a fenntartással, működéssel, a vagyon használatával és hasznosításával kapcsolatos teendők, továbbá a munkaerővel való gazdálkodás feladatait, - a számviteli törvényből és a költségvetési szervek számviteli feladatait szabályozó kormányrendeletből adódó feladatokat, - a beszámolással, az éves zárszámadással és évközben a gazdálkodásról tájékoztatók elkészítéséhez adatszolgáltatással járó tennivalókat, - a pénzügyi-gazdasági munkafolyamatokba épített belső ellenőrzést. Az egyes szervezeti egységek feladatellátásának jogszabályi keretei - a helyi önkormányzatról szóló többször módosított évi LXV. törvény, - az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. törvény, - a számvitelről szóló többször módosított évi C. törvény, - az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998.(XII.30.) kormányrendelet, - az államháztartás szervezete beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000.(XII.24.) kormányrendelet, - az önálló költségvetési szerv tekintetében Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzata, a részben önálló költségvetési szerv esetében saját önálló jogi személyként elfogadásra került Szervezeti és Működési Szabályzata, - Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete Polgármesteri Hivatala által kiadott szabályzatok:

7 7 / 14 Számlarend Pénzkezelési szabályzat Leltározási szabályzat Selejtezési szabályzat Szigorú számadású bizonylatok szabályozása Bizonylati Album - intézményi sajátosságok miatt intézményenként elkészített szabályzatok: Anyaggazdálkodási és raktározási szabályzat Készletekkel kapcsolatos belső szabályozás I. Gazdálkodással kapcsolatos hatáskörök az előirányzat felhasználása során Az előirányzat felhasználása - a költségvetési szerv fő és kiegészítő, vagy elkülönítetten kezelt tevékenysége érdekében végzett szakmai és gazdasági, szervezeti feladatok ellátásának folyamatában - a kötelezettség vállalását és annak teljesítését jelenti. A kiemelt előirányzatok módosítás feletti rendelkezési jog a Képviselő-testületet illeti meg, módosítás Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete Polgármesteri Hivatala kezdeményezésével, a hivatal és a részben önálló költségvetési szerv vezetőjének javaslatára történhet. A jóváhagyott kiemelt előirányzatokkal való gazdálkodás az intézményvezetőt illeti meg. A kiemelt előirányzaton belől az önálló költségvetési szervnél pénzügyi osztályvezető, a részben önálló költségvetési szerveknél az intézményvezető engedélyével lehet előirányzat módosításokat, átcsoportosításokat végezni. II. A gazdálkodás pénzügyi folyamata elemeinek meghatározása 1. Kötelezettségvállalás 1.1 A kötelezettségvállalás olyan intézkedés, amely fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget von maga után. Olyan tevékenység, amelynek során, ha a kötelezettségvállalásban megjelölt feltétel teljesül, akkor az abból adódó kötelezettségeket viselni kell. 1.2 Az önálló költségvetési szerv nevében a polgármester, illetve az általa írásban megbízott személyek, a részben önálló költségvetési szervek nevében átruházott hatáskörben - az intézmények vezetői, illetve a polgármester által írásban megbízott személyek jogosultak kötelezettséget vállalni. 1.3 Kötelezettségvállalás előtt - a kötelezettséget vállalónak - meg kell győződni arról, hogy a kiadás teljesítésére rendelkezésre áll-e a fedezet. Kötelezettségvállalás csak írásban történhet. 1.4 Kötelezettségvállalás formái: - Megállapodás - Megrendelés - Szerződés 1.5 A kötelezettségvállalásra jogosultak nevét és aláírás-mintáját (kézjegyét) a pénzkezelési szabályzat mellékletét képező aláírási címpéldány tartalmazza. 2. Ellenjegyzés

8 8 / Az ellenjegyzésre jogosult személy feladata, hogy meggyőződjön arról, hogy a kiadások teljesítéséhez biztosított-e a fedezet, a kiadások teljesítése, a bevételek beszedése megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. 2.2 A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére csak a jegyző, vagy az általa meghatalmazott személy jogosult, amely csak írásban történhet. 2.3 Az ellenjegyzésre jogosultnak a kötelezettségvállalást jelentő okmányt - ha nem ért vele egyet- "A kötelezettségvállalás utasításra történt" záradékkal kell ellátnia a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztály egyidejű értesítése mellett. 2.4 Az utalványozás ellenjegyzésére jogosult a jegyző és az általa írásban felhatalmazott személyek. 2.5 A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére és az utalványozás ellenjegyzésére jogosultak nevét, beosztását és aláírás-mintáját (kézjegyét) a pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 3. Érvényesítés 3.1 Ha a kötelezettségvállalásban foglaltak teljesültek, akkor a kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt, okmány alapján ellenőrizni és érvényesíteni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki és tartalmi követelményeket betartották-e. A teljesítésről minőségi, mennyiségi átvétellel vagy egyéb más módon kell meggyőződni. Meg kell vizsgálni a kiállított számlát, alapbizonylatot olyan szempontból, hogy: - a kötelezettségvállalás alapján történt-e a teljesítés, - jogos-e a követelés, - a teljesítésnek megfelelő-e a számlázás, - a számla, alapbizonylat számszerűsége megfelelő-e - a bevétel jogszerűen illeti-e meg az intézményt. 3.2 Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, pénzügyi - számviteli végzettségű dolgozó eszközölhet. 3.3 Az érvényesítésnek az "érvényesítve" megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. 3.4 Az érvényesítés szakmai igazoláson alapul. Szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének jogosságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. 3.5 Az "Érvényesítés" mindig az eredeti számlához, alapbizonylathoz csatolt utalványrendeletre kell, hogy kerüljön. A bizonylatok adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. 3.6 Az érvényesítésre, szakmai teljesítés igazolására jogosultak nevét, beosztását, aláírás mintáját a pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 4. Utalványozás 4.1 Az utalványozás a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének, vagy elszámolásának az elrendelése. Utalványozásra az önálló költségvetési szerv nevében a polgármester, illetve az általa írásban

9 9 / 14 megbízott személyek, a részben önálló költségvetési szervek nevében átruházott hatáskörben - az intézmények vezetői, illetve a polgármester által írásban megbízott személyek jogosultak. 4.2 Az utalványozásra az érvényesítés után kerülhet sor. Az utalványozó fegyelmileg felelős a fedezet meglétéért, a szabályszerűség betartásáért. 4.3 Utalványozni csak külön írásbeli rendelkezéssel - utalvánnyal - lehet. Az utalványon fel kell tüntetni: - a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, - az "utalvány" szót, - a költségvetési évet, - a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlaszámát, - a fizetés módját, időpontját és összegét, - a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. 4.4 Az utalvány ellenjegyzésére a jegyző, vagy az általa megbízott személy jogosult. Az ellenjegyzésre jogosultnak, ha az utalványozással nem ért egyet, erre fel kell hívnia az utalványozó figyelmét és az okmányt "az ellenjegyzés utasításra történt" záradékkal kell ellátnia a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztályvezetőjének egyidejű értesítése mellett. 4.5 Az aláírások és azok sorrendje: - szakmai teljesítés igazolása, - érvényesítés, - utalványozás, - ellenjegyzés. 4.6 Az utalványozók nevét és aláírás-mintáját (kézjegyét) a pénzkezelési szabályzat mellékletét képező aláírási címpéldány tartalmazza. 4.7 Az egységes utalványrendelet mintáját a pénzkezelési szabályzat tartalmazza, melynek egységes használata kötelező. III. Az összeférhetetlenség szabályai A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, az utalványozó és az ellenjegyző, illetőleg az érvényesítő és a szakmai teljesítést igazoló azonos személy nem lehet! Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási és ellenjegyzési feladatokat nem végezhet az a személy, aki azt a tevékenységet közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el. A pénzügyi - gazdálkodási folyamatnak zárt rendszert kell alkotnia. A gazdálkodás folyamatában a jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését tartalmazó feladatok meghatározott sorrendben követik egymást: 1. Kötelezettségvállalás - Szerződés - Megrendelés - Megállapodás 2. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése 3. Kötelezettségvállalásban megjelölt feladat teljesítése 4. Szakmai teljesítés igazolása 5. Érvényesítés 6. Utalványozás 7. Utalványozás ellenjegyzése

10 10 / Pénzügyi teljesítés A kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, szakmai teljesítés igazolási és érvényesítési jogköröket a munkaköri leírásokban is rögzíteni kell. A gazdasági szervezet kötelezettségvállalás, kötelezettségvállalás ellenjegyzése, utalványozás és utalványozás ellenjegyzése nélkül semmiféle kifizetést nem eszközölhet. Szóbeli utasításra történő pénzkifizetés tilos. Ennek megfelelően: 1. lépés: Minden kötelezettségvállalásra feljogosított tartalmi és formai követelmények betartásával megrendelőt köteles kitölteni. 2. lépés: Gazdasági szervezet ellenjegyzése után kerülhet sor a "Megrendelés" továbbítására. (Itt már funkcionál a munkafolyamatban épített vezetői ellenőrzés) 3. lépés: A szakmai teljesítés igazolása után az "Utalványrendelet"-hez megfelelő számla, okmány, bizonylat csatolásával kerülhet sor az érvényesítésre, utalványozásra és ellenjegyzésre. 4. lépés: Átutalás esetén ezek alapján történik meg a számla ellenértékének utalása. 5. lépés: Pénztári kifizetés esetén az "Utalványrendelet"-hez - megrendelés (kötelezettségvállalás) - szakmai teljesítés igazolása - érvényesítés - utalványozás - az eredeti bizonylat (számla, okmány, stb.) - a kiadási pénztárbizonylat összeszerelése, annak tartalmi és formai ellenőrzése munkafolyamatba építve egységes zárt rendszert alkot. IV. A gazdálkodási feladatok részletes meghatározása l. Koncepció, tervezés A jegyző és a pénzügyi osztályvezető áttekinti az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek vezetőivel a következő évre vonatkozó feladatokat, minden év október 30. napjáig. Az önkormányzat bevételi forrásainak és a feladatainak számbavétele alapján kialakítják a költségvetés koncepcióját, melyet a polgármester a képviselő-testület elé terjeszt november 30-ig, a képviselő-testület tagjai általános választásának évében legkésőbb december 15-ig. A koncepciót a képviselő-testület megtárgyalja, és határozatot hoz a költségvetés-készítésének további munkálatairól. A települési önkormányzat költségvetési koncepciójának elfogadását követően, illetve a költségvetési törvény kihirdetését követően, a költségvetésre vonatkozó részletes információk megismerése után az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek benyújtják az intézményre vonatkozó elemi költségvetés tervezetet. A jegyző és a pénzügyi osztályvezető az elemi költségvetési tervezetet a költségvetési szervek vezetőivel egyezteti, melyet írásban rögzítenek. Az egyeztetést a költségvetési törvény kihirdetését követő 20 napon belül kell lefolytatni. A jegyző által elkészített költségvetési rendelettervezetet a polgármester február 15-ig nyújtja be a települési önkormányzat képviselő-testületének. Abban az esetben ha a költségvetési törvény

11 11 / 14 kihirdetésére a költségvetési évben kerül sor a benyújtási határidő a kihirdetést követő 45 nap. A költségvetési rendelettervezet az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek költségvetését intézményenként elkülönítetten tartalmazza, kivéve a települési önkormányzat költségvetési rendeletébe a Makó és Térsége Területfejlesztési Önkormányzati Társulásának és a Makó Kistérség Többcélú Társulásának költségvetése (továbbiakban együtt Társulások) melyek a költségvetési határozat alapján változatlan formában és elkülönítetten épülnek be a költségvetési rendeletbe. A települési önkormányzat képviselő-testülete a Társulások költségvetésére vonatkozóan nem rendelkezik döntési jogosultsággal. A települési önkormányzat a Társulások költségvetési határozata törvényességéért, a bevételi és kiadási előirányzat megállapításáért és teljesítéséért, ill. egymás kötelezettségvállalásaiért és tartozásaiért felelősséggel nem tartoznak. A költségvetés tervezése során a részben önálló intézmények és a polgármesteri hivatal elemi, majd a polgármesteri hivatal összefoglaló költségvetést készít. Az intézményi elemi költségvetések analitikus szintű előkészítése naturális és érték adatok feltüntetésével a részben önálló intézmények feladata, a polgármesteri hivatal feladataira vonatkozóan a feladatokat a hatályos számviteli és az államháztartás információs rendszerére vonatkozó előírásainak figyelembevételével kell elvégezni. A részben önálló intézmények az elemi költségvetésnek megfelelő bontásban, a polgármesteri hivatal által kiadott szerkezetben minden évben kiközölt időpontig adják le a következő évi költségvetésüket. A polgármesteri hivatal az összesített költségvetési irányszámokat kiemelt előirányzatonkénti bontásban terjeszti véleményeztetés, feladategyeztetés céljából a bizottságoknak, majd elfogadás végett a képviselő-testület elé. A polgármesteri hivatal konszolidált elemi költségvetését a költségvetési rendeletben elfogadott kiemelt előirányzatoknak megfelelően, a polgármesteri hivatal és a részben önálló intézmények elemi költségvetésének összesítésével készíti el a megadott határidőre. Tervezéshez és a tervezés alátámasztásához az alábbi nyilvántartásokat és analitikus nyilvántartásokat kell vezetni, illetve annak adatait a tervezéskor használni minden intézménynek: n Intézményi feladatok alátámasztását tartalmazó nyilvántartások (intézményi törzskönyv, elfogadott szakmai feladatok dokumentálása) n Intézményi bérnyilvántartás (Tartós kötelezettségvállalás, Névszerinti nyilvántartás határozott időre kinevezett dolgozók, Névszerinti nyilvántartás határozatlan időre kinevezett dolgozók, Kötelezettségvállalás megbízási díjakról, Kötelezettségvállalás egyéb módon történő feladatellátásról) n Energiafelhasználás analitikus nyilvántartása n Tisztítószer felhasználás nyilvántartása n Irodaszer, nyomtatvány, karbantartási anyagok, egyéb anyagok felhasználásának nyilvántartása n Saját bevételek kiszámlázásához szerződések, megállapodások nyilvántartása, bevétel tervezését megalapozó egyéb megállapodások, intézményi döntések n Mennyiségi nyilvántartások kisértékű tárgyi eszközök, személyi felelősségvállalással kiadott eszközök (szemléltető eszközök, telephelyenként kiadott eszközök) irodaszer, nyomtatvány egyéb szakmai anyagok egyéb berendezések felszerelések tisztítószer 2. Előirányzat - felhasználása A részben önálló intézmények a jóváhagyott kiemelt előirányzatok felett önállóan rendelkeznek. Előirányzat - módosítás Az elemi és összefoglaló költségvetés kiemelt előirányzatait érintő előirányzat-módosítását - a

12 12 / 14 vonatkozó kormányrendelet hatályos előírásainak figyelembe vételével- a részben önálló intézmény vezetőjének kezdeményezésére, illetve egyetértésével a pénzügyi osztály kezdeményezi. Kiemelt előirányzatokon belül átcsoportosítást a részben önálló intézmény az intézményvezető engedélyezésével önállóan végezhet. Az előirányzat - módosításokat minden esetben előre tervezve, a felhasználást megelőzően kell végrehajtani, illetve a kiemelt előirányzat módosításra vonatkozóan kezdeményezést a polgármesteri hivatal pénzügyi osztályához beadni. Az előirányzat-módosításokról nyilvántartást kell vezetni: - intézményi belső átcsoportosításokról az intézményben, a kiemelt előirányzat módosításokról a pénzügyi osztályon. A települési önkormányzat költségvetési rendeletébe beépült Társulások előirányzatai kizárólag a Társulások határozatai alapján módosíthatók, e módosítások a helyi önkormányzat költségvetési rendeletének kiadási és bevételi előirányzatain átvezetendők. A települési önkormányzat képviselő-testülete a Társulások költségvetést módosító határozatának megfelelően, a soron következő ülésén módosítja a költségvetési rendeletbe foglalt előirányzatait. Költségvetési információ szolgáltatás rendje Információ-szolgáltatás a költségvetésről A települési önkormányzat az elfogadott költségvetéséről a költségvetési törvény kihirdetését követő 2,5 hónapon belül, az államháztartás információs és mérlegrendszerének megfelelően tájékoztatja a Kormányt. A Társulások költségvetési határozatát úgy fogadja el, és az erről szóló információt az önkormányzatnak úgy szolgáltatja, hogy az a költségvetésével kapcsolatos tájékoztatási kötelezettségének határidőben eleget tudjon tenni. Beszámolási kötelezettség teljesítésének rendje A települési önkormányzat költségvetési beszámolója a polgármesteri hivatal, a települési önkormányzat felügyelete alá tartozó részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek beszámolóit tartalmazza. A polgármester a települési önkormányzat gazdálkodásának I. féléves helyzetéről szeptember 15-ig, míg háromnegyed éves helyzetéről a költségvetési koncepciójához kapcsolódóan tájékoztatja a képviselő-testületet. A tájékoztató tartalmazza a települési önkormányzat beleértve a Társulások költségvetési előirányzatainak időarányos alakulását, a tartalék felhasználását, a hiány (többlet) összegének alakulását, valamint a települési önkormányzat költségvetése teljesülésének alakulását. A Társulások elnökei a fentiekre kiterjedően a települési önkormányzatnak a beszámolási kötelezettség teljesítéséhez információt szolgáltat és beszámol a Társulások Tanácsának költségvetési határozatának időarányos teljesítéséről. A Társulások Tanácsa a zárszámadási határozatát úgy fogadja el, és erről a települési önkormányzatnak információt úgy szolgáltat, hogy a települési önkormányzat beszámolási kötelezettségének határidőben eleget tudjon tenni. A Társulások költségvetési beszámolóját az önkormányzati hivatal készíti el oly módon, hogy az a települési önkormányzat költségvetési beszámolójával egybeépíthető, illetve összevonható legyen. A települési önkormányzatnak a felülvizsgált éves és féléves beszámolóit, a beszámoló elkészítését követő nyolc munkanapon belül kell benyújtania a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Területi Igazgatóságának.

13 13 / 14 Pénzkezelés, pénzellátás A részben önálló intézmények önálló bankszámlával rendelkeznek. A részben önálló intézmények saját számlájukon bonyolítják le a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos pénzforgalmukat, a pénzügyi osztály által jóváhagyott és engedélyezett - heti pénzellátási tervben szereplő feladatok fedezetéig nyújthatnak be számlát az OTP-nél vezetett bankszámlájára. A pénzellátási terv elkészítésére vonatkozó rendelkezések: 1. Igényelhető finanszírozás: bankszámlára beadandó terhelések heti összege valamint a készpénzforgalmat biztosító heti pénztárforgalom csökkentve a tárgyhét befolyt bevételével. 2. Az egy hónapra vonatkozó összes pénzellátási terv finanszírozásának összege nem haladhatja meg a jóváhagyott költségvetés havi időarányos előirányzatának összegét. A pénzellátási tervet, tárgyhetet megelőző péntek 12 óráig kell az intézménynek a Polgármesteri hivatal pénzügyi osztályára eljuttatni. Az intézmény által beadott és a pénzügyi osztály által kontrollált pénzellátási terv alapján kapja meg az előirányzat felhasználásának jóváhagyását. A támogatás bankszámlára történő utalása az adott hét szerdáján történik meg. Ha a heti pénzellátási tervben előre nem tervezhetett, váratlan kifizetés merül fel, akkor az intézmény rendkívüli pénzellátási tervben igényelhet finanszírozást, amelyet köteles indokolni. A pénzellátási tervben szereplő adatokért, annak időben történő leadásáért az intézmény a felelős, a folyamatba épített ellenőrzésért a pénzügyi osztály felel. A intézményi OTP terminálon az adott héten csak az előre engedélyezett pénzellátási tervben szereplő összeg erejéig adható be átutalás. A részben önálló intézmények önálló házipénztárral rendelkeznek. A házipénztárak működtetése az egységes Pénzkezelési szabályzat alapján történhet. 6. Számviteli rend A részben önálló intézmények vezetői kivéve a József Attila Városi Könyvtár, a Makó Városi Önkormányzat Termál- és Gyógyfürdő, a Városi Piac, a Makó és Térsége Területfejlesztési Társulása és a Makó Kistérség Többcélú Társulása - számviteli feladataik elvégzésére - e szabályozás mellett - felelős személyeket jelölnek ki. A főkönyvi könyvelést TTG-en, kiegészítő programmal, intézményenkénti adatkönyvtárral, majd összesen gyűjtő készítésével kell elvégezni. A törzsadattár karbantartását a pénzügyi osztály végzi. Törzsadatban részben önálló intézmény módosítást nem végezhet, módosítási igényét írásban kell benyújtani a pénzügyi osztályhoz, ahol a módosítás a központi adatkönyvtárban végrehajtásra kerül, majd elvégzi az intézményi adattár módosítását is. A zárási feladatok elvégzése után minden intézménynek törzsszám alábontásként beszámoló táblák nyomtathatók, amelyek összesítésével áll össze a polgármesteri hivatal beszámolója. A főkönyv és az analitika egyeztetését folyamatosan a számlarendben meghatározottak alapján kell elvégezni a részben önálló intézményeknek, a folyamatba épített ellenőrzést a pénzügyi osztálynak kell biztosítani. A beszámoló mérleg-alátámasztó leltárát, a leltárutasítás alapján minden intézménynek el kell készíteni a megadott jegyzőkönyv pontos kitöltésével, valamint a bizonylatok másolatának csatolásával.

14 14 / 14 Minden intézménynek az alábbi analitikus nyilvántartásokat kell vezetnie: Befektetett eszközök analitikus nyilvántartása (külön immateriális javak, tárgyi eszközök) Raktári készletek (külön anyagok, áruk, állatok, befejezetlen és késztermékek) Adósok Követelések Aktív függő, átfutó, kiegyenlítő elszámolások főkönyvi számlánként Tőkeváltozások Pénzmaradvány felhasználás Szállító Egyéb rövidlejáratú kötelezettségek (túlfiz., ÁFA stb.) Passzív függő, átfutó, kiegyenlítő elszámolások főkönyvi számlánként Munkaruha, védőruha nyilvántartás (intézmény saját szabályzata alapján) Étkezők és térítési díjak analitikus nyilvántartása Az intézmény vezetője és a gazdasági ügyintézője felelős a könyvelt adatok bizonylati alátámasztásáért, a bizonylati fegyelem betartásáért, azaz a bizonylatok alaki, tartalmi követelményeinek biztosításáért. A beszámoló adataiért, a leadott mérleg-alátámasztó leltárakért az adott részben önálló intézmények felelősségvállalási nyilatkozatot kötelesek tenni.