Bankszámlakivonat importer leírás Célja: A Bankszámlakivonat importer a Kulcs-Könyvelés programba épülő modul, mely a bankok által készített elektronikus bankszámlakivonatok fájljainak beolvasását és abból banki típusú könyvelési tételek elkészítését teszi lehetővé. A modul egy erre használatos termékszám aktiválása után érhető el. Használata: A termékszám aktiválása után a Kulcs-Könyvelés programban a Könyvelés/Banki kivonatállományok beolvasása menüpont alatt találhatjuk az aktuálisan elérhető banki modulokat. A megfelelő bankot kiválasztva láthatjuk az ablakon, hogy milyen típusú fájlt tud kezelni az importer. Ennek megfelelően kérjük le a bankunkból a beolvasni kívánt fájlt. Pl.: A banki importer ablakon, a ikonra kattintva kiválaszthatjuk a lekért banki fájlt. A kiválasztott állomány beolvasását követően a felső ablakban láthatjuk a saját bankszámláinkat, melyet tartalmaz a fájl, a középső ablakban pedig a bankszámláinkhoz tartozó terheléseket, jóváírásokat.
Oszlopok: Bankszámlaszám: Saját bankszámláink számai Deviza: A bankszámlákhoz tartozó devizanemet jeleníti meg Főkönyvi szám: Kötelező a kitöltése, a bankszámlakivonatokhoz tartozó főkönyvi számainkat (pl. 3841) kell kiválasztani. Vigyázzunk, mert egy főkönyvi szám, csak egy számlaszámhoz választható! Forintban vezetett bankszámla esetén csak olyan főkönyvi számot választhatunk, melyekre a korábbiakban is Forint tételeket rögzítettünk, vagy még nem történt rá könyvelés. Ugyanez igaz a devizás bankszámlákra is. Árfolyam: Ezt automatikusan kitöltjük, amennyiben a törzsben van eltárolva az aktuális napra devizaárfolyam. Viszont ha nincs, akkor ezt kézzel kell kitölteni. Alapdeviza esetében ennek értéke mindig 1, mely nem írható át.
Részlegszám/Munkaszám: Amennyiben a Beállítások/Alapbeállítások/Egyéb fülön bekapcsolt a Részlegszám-, Munkaszám kezelés, akkor itt is van lehetőség ennek megadására. Sorszám: A tételek sorszámozása. Összeg: A számlakivonaton szereplő összeg, terhelés esetén negatív előjelű. Deviza: A tételek devizaneme. Árfolyam: A felső ablakba írt árfolyammal megegyezik. (Abban az esetben írható át, ha bejelöltük a Tételenként külön bizonylat opciót) Alapdeviza esetében az értéke mindig 1 és nem módosítható. Számla tulajdonos: A kivonaton szereplő ügyfélnév. Ügyfél: A Kulcs-Könyvelésben szereplő ügyféltörzsből ide kell kiválasztani a megfelelő ügyfelet. Az ügyfél egyeztetés a Kulcs-Könyvelés ügyféltörzsével elsődlegesen Giro szám alapján, másodlagosan pedig az ügyfélnév alapján történik. Ha így rátalál a program a megfelelő ügyfélre, akkor az oszlop automatikusan kitöltődik. Főkönyvi szám: A tételekhez tartozó főkönyvi számokat kell ide kiválasztanunk. Kitöltése minden sorban kötelező. Amennyiben az ügyfélnév és a bizonylatszám alapján a program talál a könyvelésben kiegyenlítetlen számlát, akkor ez a mező automatikusan kitöltődik és a beolvasás folyamán a kipontozás is létrejön. Bizonylatszám: A kivonaton szereplő közlemény rovat adatait szerepeltetjük itt, de ez tetszés szerint módosítható. Megjegyzés: Szintén a kivonaton szereplő közlemény rovat adatait szerepeltetjük itt, mely tetszés szerint módosítható. Bankszámlaszám: A tranzakcióhoz tartozó bankszámlaszám, pl. vevő ügyfelünk giro száma. Kód: A könyvelés után jelenik meg, a rögzített tételek naplószámát tüntetjük itt fel. Kipontozás árfolyama: Eltérő devizanemű tételek kiegyenlítésekor van erre szükség. Pl.: HUF bankból EUR számlát egyenlítünk ki, akkor bekérjük a kiegyenlítéskori EUR árfolyamot. Részlegszám/Munkaszám: Amennyiben a Beéllítások/Alapbeállítások/Egyéb fülön bekapcsolt a Részlegszám-, Munkaszám kezelés, akkor itt is van lehetőség ezek megadására.
Tippek: 1. Amennyiben helytelen karaktereket látunk a beolvasott állományban, akkor javasolt a Karakterkészletet átváltani az importer ablakban. Ennek hatására a fájl újra beolvasásra kerül és minden karakterünk helyesen fog megjelenni. 2. Ha olyan ügyfélhez tartozó tranzakcióval találkozunk a beolvasás során, ami a Kulcs-Könyvelés ügyféltörzsében még nem szerepel, akkor az ablakon található szerkeszthetjük az ügyféltörzset, így nem kell kilépnünk a beolvasásból. ikon segítségével 3. Amennyiben Kulcs-Könyvelés ügyféltörzsében szereplő cégekhez nincs bankszámlaszám rögzítve, akkor a könyveléskor javasolt a Bankszámlaszámok mentése a kiválasztott ügyfélhez opciót bekapcsolni, ugyanis ebben az esetben az Ügyfél oszlopban kiválasztott céghez automatikusan rögzítésre kerül a kivonaton szereplő bankszámlaszám. Nagy segítség lehet ez a későbbi beolvasásoknál, mivel legközelebb automatikusan kitölti az Ügyfél oszlopot a program a bankszámlaszám alapján. 4. Vevői vagy szállítói számla kiegyenlítésekor a közlemény rovatban a kiegyenlített számla bizonylatszámát szerepeltessük, ugyanis ha az ügyfélnév és a bizonylatszám alapján a program rátalál a kintlévőséges számlára, akkor a főkönyvi szám kitöltődik és a kipontozás automatikusan létrejön. A bizonylatszám oszlop szabadon szerkeszthető, úgyhogy ha nem a kintlévőséges számla bizonylatszáma szerepel ott, akkor ezt javíthatjuk. A kipontozás létrejöttével a sor sötétszürke színnel kiemelésre kerül és a képernyő alsó részén látható táblázatban megjelenik a kipontozó tétel.
5. Bankszámlák és főkönyvi számok összerendelése: Olyan tranzakcióknál, amivel többször találkozhatunk, ott javasolt a bankszámlához főkönyvi számot rendelni. Például: Bérfizetést látunk a tételek között, ami havonta ismétlődik. Jelöljük a ki a dolgozónk bankszámlaszámát majd nyomjuk meg a Ctrl+C billentyűkombinációt. Kattintsunk a ikonra, majd a -ra, itt a Bankszámlaszám mezőbe illesszük be Ctrl+V billentyűkombinációval a kimásolt mezőt, a Főkönyvi számnál pedig válasszuk ki a Keresetelszámolási számlánkat, mely a példánkban 4711. Amennyiben ezt elvégeztük, akkor a program ennél a bankszámlaszámnál a későbbiekben is automatikusan ki fogja tölteni a főkönyvi szám oszlopot. 6. Közlemények és főkönyvi számok összerendelése: Olyan tranzakcióknál, amivel többször találkozhatunk, de bankszámlát nem tudunk hozzá rendelni, ott javasolt a közlemény rovathoz főkönyvi számot rendelni. Például: Banki jutalék terhelését látjuk a tételek között, ami napi szinten jelentkezik a kivonatunkon. Jelöljük a ki a Megjegyzés rovatot, majd nyomjuk meg a Ctrl+C billentyűkombinációt. Kattintsunk a ikonra, majd a -ra, itt a Közlemény mezőbe illesszük be Ctrl+V billentyűkombinációval a kimásolt mezőt, a Főkönyvi számnál pedig válasszuk ki a Banki költség számlánkat, mely a példánkban 539. Amennyiben ezt elvégeztük, akkor a program ennél a közleménynél a későbbiekben is automatikusan ki fogja tölteni a főkönyvi szám oszlopot.
7. Az egy bankszámlához tartozó egy napi forgalom alapesetben egy bizonylatra könyvelődik a beolvasás során. Ha ettől el szeretnénk térni és minden tranzakciót külön naplószámon akarunk szerepeltetni, akkor pipáljuk be az ablakon található esetben a devizás bankszámla tételeihez is megadható különböző árfolyam. opciót. Ebben az 8. Több számla pontozása egy tranzakció sorhoz: Amennyiben több számlánk kiegyenlítése tartozik egy sorhoz akkor a Bizonylatszám mezőben a -ra kattintva elérhetjük a kintlévőséges számláinkat. Ha az Ügyfél oszlop kitöltött, akkor csak azon ügyfelünkhöz tartozó kintlévőséges számlák jelennek meg, valamint ha a főkönyvi szám is kitöltött, akkor annak megfelelően is megtörténik a szűrés. A megjelenő ablakban válasszuk ki a kipontozni kívánt számláinkat, majd nyomjunk az OK gombra. A következő ablakban a részkiegyenlítéseket is rögzíthetjük. Ezt követően az alsó ablakban megjelennek a kiválasztott számlák. Amennyiben a kiegyenlítések összege nem egyezik meg a tranzakció sorunk összegével, akkor a program automatikusan létrehoz egy plusz könyvelési sort a különbözetről, ahol a hiányzó adatokat nekünk kell kitölteni.
Természetesen utólag még módosíthatunk a kipontozó sorokon. A törölni kívánt sorra kattintsunk az egér jobb gombjával, majd válasszuk a törlést. Új sort pedig a -ra kattintva utólag is felvihetünk. Figyelmeztetések/Üzenetek: Amennyiben a beolvasást elvégeztük, mindent rendben találunk/kitöltöttünk, akkor az gomb megnyomásával könyvelhetjük le a tételeket, ha ez sikeresen megtörténik, akkor a következő üzenetet kapjuk: Amennyiben a számlát kipontozó banki tétel és a könyvelésben lévő számla között a beolvasás folyamán létrejön a kipontozás, akkor a program a beolvasást követően automatikusan létrehozza a szükséges árfolyam differencia tételt, vagy a pénzforgalmi elszámolású számlához tartozó áfa lekönyvelését.
A Főkönyvi szám oszlop minden sora kötelezően kitöltendő. Amennyiben ebben hiányosságok vannak, akkor kapjuk ezt a figyelmeztetést. Amennyiben a Főkönyvi szám oszlopban Vevő vagy Szállító napló gyökere alá tartozó főkönyvi számot adunk meg, de az Ügyfél (Kulcs- Könyvelés) oszlopot üresen hagyjuk, akkor ezt a figyelmeztetést kapjuk. Ebben az esetben az Ügyfél kötelezően kitöltendő! Ebben az esetben a választani kívánt ügyfelet jelöljük meg Vevőnek vagy Szállítónak, ezután már ki tudjuk választani. Szállítónak jelölt ügyfélhez nem adható meg a Vevő napló gyökere alá tartozó főkönyvi szám.
Vevőnek jelölt ügyfélhez nem adható meg a Szállító napló gyökere alá tartozó főkönyvi szám.