Schwarczenberger Istvánné dr.: A szoftver, mint szolgáltatás Software as a Service - SaaS Budapest, 2010. C:\Documents and Settings\smaria.BMSINFORMATIKA\Dokumentumok\projektek\CM portál\tartalmak\saas.doc
TARTALOMJEGYZÉK 1 BEVEZETİ 3 2 ÁTTEKINTÉS 4 3 A SAAS MODELL 5 4 KINEK ÉRI MEG A SAAS MODELL ALKALMAZÁSA? 7 Szerzı: Schwarczenberger Istvánné dr. Kiadó: BMS Informatikai Kft., 2010. 2./8
1 BEVEZETİ Napjainkban az informatikai rendszerek az üzleti élet nélkülözhetetlen részévé váltak. Nincs olyan vállalkozás, szervezet, intézmény, ahol ne használnának valamilyen informatikai megoldást a mindennapi munkában kezdve a legegyszerőbb irodai alkalmazásoktól a komplex, a vállalkozás egészét átfogó, integrált vállalatirányítási rendszerekig. Az informatikai rendszerek ma már ugyanolyan természetes részei az üzleti életnek, mint az energia, a telefon, a technológiai berendezések, stb. A jó információs rendszer harmóniában van az üzleti folyamatokkal, felhasználóbarát kialakítású, könnyen kezelhetı, üzembiztosan és biztonságosan mőködik. Egy vállalkozás információs rendszerének a kialakítása minél bonyolultabb és minél nagyobb mérető a szervezet jelentıs beruházást igényel, ami a több tízmillió forinttól akár százmillió forintos nagyságrendő is lehet. A beruházást követıen további jelentıs ráfordítást igényel a rendszer fenntartása, üzemeltetése, a változások követése, az új igények kielégítése. A vezetık a mőködési költségek tervezésekor mindig szembesülnek azzal a problémával, hogy az informatikai kiadások mértékét hogyan tudják reálisan megbecsülni. Ehhez számos kérdésre kell tudniuk a választ. Például: Megfelelı kiépítéső és funkcionalitású rendszerrel rendelkeznek-e? Az IT rendszer fenntartása milyen költségekkel jár? Az IT szervezet optimális mérető-e és megfelelı tudású szakembereket alkalmaznak? Voltak-e és milyen mértékő rendszerleállások, azok okoztak-e és milyen mértékő kiesést az üzleti folyamatokban? Mennyire elégedettek a felhasználók az IT szolgáltatásokkal? Milyen az IT rendszer biztonsága? Milyen informatikai fejlesztések, beruházások szükségesek a tervidıszakban, ezek milyen egyszeri és folyamatos költséget igényelnek, hogyan fognak hatni az üzleti folyamatokra? A fenti kérdések megválaszolásához át kell látni az IT rendszer architektúráját, ismerni kell a felmerült problémákat, incidenseket, az IT szervezet mőködését, a tényleges ráfordításokat, mérni kell a teljesítményeket. Ennek ismeretében dönthetı csak el, hogy a tervezett költségek indokoltak-e, a tervezett fejlesztések, beruházások mennyi idın belül térülnek meg, hogy elég hatékonyan mőködik-e az informatika? Szerzı: Schwarczenberger Istvánné dr. Kiadó: BMS Informatikai Kft., 2010. 3./8
2 ÁTTEKINTÉS Az informatikához nem értı vezetık nehezen tudják megválaszolni a bevezetıben felsorolt kérdéseket. Túlságosan bonyolultak az informatikai rendszerek, speciális szaktudás szükséges az irányításukhoz, és ráadásul egy gyorsan fejlıdı, gyakran változó terület. Ugyanakkor minden vezetınek célja a költségek csökkentése, a nagyobb hatékonyság elérése még az informatika területén is. Az IT piac elsı válasza minderre az outsourcing az informatikai szolgáltatások kiszervezése volt. Az ITIL (IT Infrastructure Library) folyamatok kialakítása az informatikai szervezetben lehetıvé tette a szolgáltatások szabványosítását, mérését, és ennek alapján szolgáltatási szint megállapodások (SLA service level agreement) megkötését. A nagyobb cégek elıször a rutinszerő, jól körülhatárolható feladatokat szervezték ki (pl. a munkaállomások karbantartása), ami az üzleti folyamatok szempontjából nem volt nagyon kockázatos. Vannak azonban példák a teljes informatikai rendszer üzemeltetésének, továbbfejlesztésének kiszervezésére, sıt a teljes IT rendszer tulajdonjogának átadására is a szolgáltató szervezet részére. Nem véletlen, hogy az outsourcing elsısorban a nagyobb cégeknél vált gyakorlattá. Általában ezeknél a cégeknél van kiterjedt hálózat, több száz felhasználó, akik területileg egymástól távol végzik a munkájukat, számos alkalmazási rendszer, ami lefedi az üzleti folyamatokat és nagyobb informatikai szervezet, amely üzemelteti a rendszert. A szervezet méretébıl következıen az informatikai szolgáltatások jobban szabályozottak, dokumentáltabbak, és követhetıbbek. Így a szolgáltatások részben, vagy egészben történı kiszervezése könnyebben megoldható. A kis- és közepes cégeknél más a helyzet. Jellemzıen saját IT rendszerrel rendelkeznek, amelyet 1-2 rendszergazda üzemeltet, míg az alkalmazásokat a szállító cég tartja karban és többnyire az ügyfélszolgálatot is biztosítja hozzá. Általában megosztják a feladatokat a szállítók között attól függıen, hogy az egyes rendszer elemekért ki a felelıs. A probléma itt a felelısség megosztásából szokott adódni. Az IT rendszer egy nagyon összetett, bonyolult rendszer, amelyben egy elem kiesése akár teljes rendszerleálláshoz is vezethet. A hiba okának kiderítése sokszor nagyon idıigényes, a szállítók egymásra mutogathatnak, ami tovább növeli a helyreállítási idıt. Ha nincs egy rendszergazda, aki szakmailag teljesen átlátja a rendszert, és irányítani tudja a hibaelhárítást, akkor az IT rendszer hosszabb idejő kiesésével lehet számolni. Ilyenkor az informatikai rendszer részleges, vagy teljes kiesése következtében keletkezı károk nagyságrendjét kell megállapítani és ennek függvényében a megelızı intézkedéseket megtenni. A költségek nemcsak az IT rendszer helyreállításából adódnak, hanem az üzleti folyamatok leállásából származó károk, árbevétel kiesés, többletmunka költsége is hozzáadódik. Hogyan lehetne ezeket a költségeket minimalizálni, az informatikai szolgáltatásokat megbízhatóvá, egyenletessé tenni? Az IT piac legújabb válasza erre a SaaS Software as a Service vagyis a szoftver, mint szolgáltatás biztosítása. Szerzı: Schwarczenberger Istvánné dr. Kiadó: BMS Informatikai Kft., 2010. 4./8
3 A SAAS MODELL Az internet elérése Magyarországon már szinte mindenhol biztosított. Ez tette lehetıvé az alkalmazási rendszerek olyan irányú fejlesztését, hogy interneten keresztül, egyszerő böngészıvel a szükséges funkciók elérhetıvé váljanak a felhasználók részére. A SaaS modellben a következı szereplık vesznek részt: Felhasználók Internet- szolgáltat ltatók Meta adatok Alkalmazás- szolgáltat ltatók Alkalmazás- fejlesztık SCM ERP CRM A felhasználókkal az alkalmazásszolgáltatók vannak közvetlen üzleti kapcsolatban. İk vállalják az alkalmazási rendszerek szolgáltatását, üzemeltetését, a biztonságos és folyamatos üzemhez szükséges infrastruktúra kiépítését, gondoskodnak az IT rendszer megállapodások szerinti rendelkezésre állásáról, ügyfélszolgálatot biztosítanak a felhasználók részére. Megállapodnak az alkalmazásokat fejlesztı szoftverházakkal, akik a szoftverek tulajdonosai. Ezen keresztül biztosítják az alkalmazási rendszerek folyamatos karbantartását, a jogszabályváltozások automatikus követését. A szereplık közötti kommunikációt az internet szolgáltatók biztosítják a megfelelı infrastruktúrával. A SaaS modell szerint a felhasználók elıfizetéses alapon, az igényelt szolgáltatásokkal arányos díj ellenében használják az alkalmazásokat anélkül, hogy saját rendszert kellene beruházniuk és fenntartaniuk. Az alkalmazásszolgáltatók lényegesen erısebb eszközparkkal, stabilabb, megbízhatóbb és biztonságosabb üzemeltetési környezetet tudnak biztosítani, mint amit a cégek saját beruházásban képesek fenntartani. A cégek a szolgáltatások igénybevételével fokozatosan visszafejleszthetik a saját informatikai részlegüket, megszabadulva az érthetetlenül magas és sokszor kiszámíthatatlan informatikai költségektıl és üzemeltetési problémáktól. Az elıfizetıi költségek jól tervezhetıvé és kiszámíthatóvá válnak. A szolgáltatási díjak teljesítményarányosak, a felhasználói igényekhez jobban igazodnak, mivel a szolgáltatók mérhetıvé teszik a szolgáltatásokat. A mérés alapja lehet a rendelkezésre állás szintje, a felhasználószám, a tranzakciószám, a használati idı, stb. A SaaS modellel az új rendszerek bevezetési költsége és kockázata is jelentısen csökken a saját beruházáshoz képest, mivel az alkalmazási rendszerek bevezetési folyamata is szabályozott, az alkalmazásokat pedig sok felhasználó veszi igénybe. Szerzı: Schwarczenberger Istvánné dr. Kiadó: BMS Informatikai Kft., 2010. 5./8
A felhasználóknak nem kell lemondaniuk az egyedi fejlesztési igényeik kielégítésérıl sem. A szolgáltatók a szoftverházakkal való megállapodásukban szabályozni tudják az egyedi fejlesztések átfutási idejét és költségét, így a fejlesztések kockázatát nem a felhasználók, hanem a szolgáltatók viselik. A SaaS szolgáltatók közötti, egyre növekvı verseny a szolgáltatási díjak fokozatos csökkenéséhez fog vezetni. Ma még csak kevés alkalmazás érhetı el ilyen formában, de a szoftverfejlesztık köztük a BMS Informatikai Kft. is - egyre nagyobb energiákat fektetnek az alkalmazásaik továbbfejlesztésébe, hogy alkalmassá tegyék az interneten keresztüli elérésre. Várhatóan ebben az évben elkezdıdik egy paradigmaváltás az IT piacon, ami az informatikai szolgáltatásokat közmővesíti és a jelenleginél sokkal szélesebb felhasználói kör számára is elérhetıvé teszi. Szerzı: Schwarczenberger Istvánné dr. Kiadó: BMS Informatikai Kft., 2010. 6./8
4 KINEK ÉRI MEG A SAAS MODELL ALKALMAZÁSA? Hogyan mérlegelhetı, hogy megéri-e egy cég számára a SaaS üzleti modell alkalmazása? Vegyünk egy esettanulmányt, amin keresztül ez megítélhetı: A cégvezetık, amikor a cégük már egy magasabb fejlettségi szakaszba lépett, azzal a problémával találkoznak, hogy nehezen látják át a folyamatokat, kezdenek kicsúszni a kezükbıl az események. Nem kapnak választ például a következı kérdésekre: Hogyan tartható fenn a pénzügyi egyensúly, tervezhetı-e, kiszámítható-e a pénzforgalom? Hogyan tehetı gördülékennyé az információáramlás a szervezet tagjai között, hogyan valósítható meg a dokumentumok központi kezelése? A humán- és gépi teljesítmények mérésének megoldása. A vevıi igények megfelelı minıségben teljesülnek-e, hogy alakul a forgalom - értékesítési csatornák, vevıcsoportok, stb. szerint? A készletek alakulásának naprakész követése. Mennyire láthatók át a folyamatok, a tényleges költségek kiszámítása hogyan lehetséges? Controlling beszámolók, elemzések készítése lehetıleg kevés manuális munkaráfordítással. Az értékesítési folyamatok hatékonyságának kimutatása. A termék- és szolgáltatás elıállítási folyamatok terv- és tényköltségeinek alakulása mennyire követhetı? Ahhoz, hogy a fenti problémák megoldódjanak, a megoldás egy integrált vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése lehet. A vállalatirányítási rendszer bevezetésének díja általában függ az igényelt funkcionalitástól, a felhasználók számától, az üzemeltetéshez szükséges hardver- és alapszoftver környezettıl, stb. A példában szereplı költségek nettó értékek áfa nélkül. Az egyszerőség kedvéért soroljuk be a cégeket felhasználószám szerint, melynek alapján az ERP rendszer beruházási költsége a következıképpen alakul: ERP beruházási projekt eft (a zárójelben az átlagos felhasználószám szerepel) Beruházási költség Éves fenntartási költség az elsı 3 évben Az elsı 3 év teljes költsége (TCO1)* 1 user (1) 3 000 1 800 8 400 2-5 user (3) 5 000 2 800 13 400 6-10 user (7) 8 000 3 900 19 700 11-20 user (12) 10 000 4 800 24 400 21 user fölött (20) 15 000 5 500 31 500 *tartalmazza a rendszergazda és szerver fenntartási költségét, sw. karbantartási díjat, évi 20 % écs-t az implementálási díj nélkül Egy integrált vállalatirányítási rendszer implementálásához elengedhetetlenül szükséges a rendszerparaméterek beállítása a cég folyamatai szerint, valamint a felhasználók kiképzése a programok használatára. A bevezetéshez nyújtott támogatást tanácsadói napokkal mérjük. Példánkban a minimálisan szükséges szakértıi munkát vettük alapul, abból a feltételezésbıl kiindulva, hogy a kisebb felhasználószám kisebb funkcionalitással jár együtt. A szakértıi ráfordítás becsült költsége: Szerzı: Schwarczenberger Istvánné dr. Kiadó: BMS Informatikai Kft., 2010. 7./8
Implementálási díj Tanácsadói nap Egységár eft/nap Díj eft Az elsı 3 év teljes költsége (TCO) 1 user 5 100 500 8 900 2-5 user 10 100 1 000 14 400 6-10 user 15 100 1 500 21 200 11-20 user 20 100 2 000 26 400 21 user fölött 30 100 3 000 34 500 A szakértıi támogatás mindkét esetben szükséges, akár saját beruházásban, akár szolgáltatásként alkalmazzuk a rendszert. Feltétlenül szükséges ugyanis, hogy a programok mőködése illeszkedjen az adott cég üzleti folyamataihoz, aminek beállításához egy minimális felmérés és konzultáció szükséges a kulcsfelhasználókkal. Továbbá a felhasználóknak meg kell tanulniuk a szoftver használatát annak érdekében, hogy helyesen tudják alkalmazni a rendszert. A SaaS modell szerint a TCO alakulása: SaaS modell szerint (eft) Éves szolgálta-tási díj Az elsı 3 év teljes költsége (TCO)* 1 user (1) 420 1 760 2-5 user (3) 1 260 4 780 6-10 user (7) 2 940 10 320 11-20 user (12) 5 040 17 120 21 user fölött (20) 8 400 28 200 *tartalmazza a 3 év szolgáltatási díját +implementálási díj A TCO megtakarítás a SaaS modell szerint a saját beruházáshoz képest a következıképpen alakul: Cégméret TCO saját beruházás TCO SaaS Megtakarítás az elsı 3 évben (eft) Megtakarítás % 1 user (1) 8 900 1 760 7 140 80,22 2-5 user (3) 14 400 4 780 9 620 66,81 6-10 user (7) 21 200 10 320 10 880 51,32 11-20 user (12) 26 400 17 120 9 280 35,15 21 user fölött (20) 34 500 28 200 6 300 18,26 A példából látható, hogy elsısorban a kisebb cégek számára jelent nagy megtakarítást a szoftver, mint szolgáltatás üzleti modell. A költség megtakarítás mellett azonban további szempontok is szólhatnak a SaaS modell mellett: A költségek jól tervezhetıek, nincs az elején egy nagy beruházási költség; A költségek teljesítményarányosan, idıben egyenletesen merülnek fel; A szolgáltatás minısége jól mérhetı, minıségi problémák esetén a szolgáltatás csekély ráfordítással lecserélhetı; A funkciók, felhasználószám bıvítése zökkenımentesen, gyorsan megoldható; A verziócserék, hibás szoftvermőködések miatti leállások nem zavarják az üzletmenetet; Az IT rendszer üzemeltetésével kapcsolatos kockázatok elsısorban a szolgáltatóknál merülnek fel, így az elhárításukhoz szükséges intézkedések költségei is náluk jelentkeznek. Mindenkinek egyedileg célszerő mérlegelnie, hogy melyik modellt választja. Ugyanakkor megállíthatatlan a folyamat, amely az informatikai szolgáltatásokat közmővesíti, hasonlóan az energia, telefon, internet, stb. szolgáltatásokhoz. Dokumentum vége Szerzı: Schwarczenberger Istvánné dr. Kiadó: BMS Informatikai Kft., 2010. 8./8