ÚTMUTATÓ A KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRÓL Szlovénia - Magyarország Operatív Program 2007-2013 3.0 VÁLTOZAT Érvényes: 2012. július
TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK... 3 2. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK KÖLTSÉGKATEGÓRIÁNKÉNT... 5 2.1. SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK... 5 2.1.1. ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK... 5 2.1.2. SPECIFIKUS SZABÁLYOK... 6 2.2. KÜLSŐ SZOLGÁLTATÁSOK KÖLTSÉGEI... 9 2.2.1. ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK... 9 2.3. BERUHÁZÁSI KÖLTSÉGEK...11 2.3.1. BERUHÁZÁS ESZKÖZÖKBE...11 2.3.1.1. Értékcsökkenés... 13 2.3.1.2. Lízing... 13 2.3.2. ÉPÍTÉSI MUNKÁK...14 2.3.3. FÖLDVÁSÁRLÁS...14 2.3.4. INGATLANVÁSÁRLÁS...15 2.4. ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK...16 2.4.1. KÖZVETLEN ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK...16 2.4.2. KÖZVETETT ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK...17 2.4.3. EGYÉB ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK...17 3. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ EGYÉB ELŐÍRÁSOK... 18 3.1. BEVÉTELEK...18 3.2. ÁFA...18 3.3. KÖZBESZERZÉS...19 3.4. TÁJÉKOZTATÁS ÉS NYILVÁNOSSÁG...20 3.5. ÁLLAMI TÁMOGATÁS (STATE AID)...21 4. NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK INDIKATÍV LISTÁJA... 21 5. MELLÉKLETEK... 22 2
1. ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Jelen útmutató az ERFA támogatást kérelmező Vezető Partnerek (VP) és Projekt Partnerek (PP), illetve a nemzeti kontrollerek számára kíván útmutatást nyújtani a Szlovénia-Magyarország Operatív Program 2007-2013 (SI-HU OP 2007-2013) társfinanszírozási feltételeinek tekintetében. Amennyiben olyan kérdés merül fel a költségek elszámolhatóságára vonatkozóan, melyet a jelen útmutató nem érint, ezt a kijelölt nemzeti kontrollerekkel, illetve a Közös Technikai Titkársággal (KTT) kell tisztázni. A kérelmezett költségeket tilos bármilyen más közösségi vagy közpénzből származó forrásból is finanszírozni. Továbbá, minden elszámolni kívánt költség esetében (függetlenül a költségkategóriától) tiszteletben kell tartani a vonatkozó nemzeti, illetve uniós jogszabályokat és megfelelő jogi alapon kell állnia (pl. szerződés). Elszámolhatóak azok a költségek, melyek: Beazonosíthatóak a jóváhagyott Pályázati Formanyomtatványban, ennek mellékleteiben és elfogadott módosításaiban; A projekt időtartamán belül merülnek fel (a Támogatási Szerződésben foglaltaknak megfelelően); A megfelelő projekt partnernél merültek fel és általa kerültek kifizetésre (A Támogatási Szerződésben foglaltaknak megfelelően) 1 ; Közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, szükségesek annak megvalósításához és összhangban állnak a célkitűzéseivel; Összhangban vannak a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel; Ténylegesen kifizetésre kerültek 2 és véglegesek (bekerültek a könyvelésbe és onnan már nem lehet kivezetni őket) ; Bekerültek a partnerek projektre elkülönített könyvelésébe az adott időszakban; Eredeti számlákkal, vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentummal 3 alá vannak támasztva a hatályos jogszabályoknak megfelelően. Jelen útmutatóban felsorolt költségkategóriák 4 egyikébe tartoznak és szerepelnek a jóváhagyott projekt költségvetésében. A megfelelő és folyamatos ellenőrzési nyomvonalat biztosítani szükséges. A jogosultsági feltételekre vonatkozó Uniós jogszabályok, a SI-HU OP 2007-2013, illetve a nemzeti jogszabályok minden esetben irányadóak. 1 Azon költségek, melyhez kapcsolódó számlán (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentumon) nem a megfelelő projekt partner neve kerül feltüntetésre és amelyeket nem a megfelelő projekt partner visel és fizet ki, nem elszámolhatóak. 2 A kifizetés megtörténtét a nemzeti kontroller minden esetben ellenőrzi. 3 Szlovéniában az összes pénzügyi dokumentumon, ahol lehetséges, fel kell tüntetni, hogy az adott projektre vonatkozik. Magyarországon a nemzeti kontrollerek lepecsételik az eredeti számlákat, s ezáltal feltüntetik rajta, hogy a Szlovénia-Magyarország Operatív Program 2007-2013 keretén belül kerül elszámolásra, illetve, hogy mennyi a kontroller által elszámolhatónak ítélt költség. A dokumentumon a projekt számának és rövid címének is szerepelnie kell. 4 Minden egyes költséget az ISARR/IMIS rendszerben meghatározott költségkategóriák egyikébe kell sorolni. 3
A költségek elszámolhatóságára vonatkozó uniós jogszabályok: 1080/2006/EK rendelet, 7. és 13. cikk 1083/2006/EK rendelet, 56. cikk 1828/2006/EK rendelet, 48-53. cikk Egyéb vonatkozó uniós jogszabályok: 1083/2006/EK rendelet, 2(5) cikk és 2004/18/EK irányelve, kiegészítve a 1422/2007/EK irányelv által (Közbeszerzés), 1083/2006/EK rendelet, 54. cikk (Állami támogatás - State Aid), 1828/2006/EK rendelet, 9. cikk (Tájékoztatás és nyilvánosság), 1605/2002/EK Euratom rendelet, 48.(2) cikk (Hatékony és eredményes pénzgazdálkodás), 1083/2006/EK rendelet, 16.cikk (Férfiak és nők közti egyenlőség és a megkülönböztetés tilalma), 1083/2006/EK rendelet, 17.cikk (Fenntartható fejlődés), 1083/2006/EK rendelet, 54.cikk (Kettős finanszírozás), 1083/2006/EK rendelet, 55.cikk (Jövedelemtermelő projektek), 1828/2006/EK rendelet, 24.cikk (d) (Az európai területi együttműködés célkitűzését szolgáló irányítási és ellenőrzési rendszerek leírása). Vegyék figyelembe, hogy a fenti lista nem teljes. Egyéb vonatkozó dokumentumok: Szlovénia-Magyarország Operatív Program 2007-2013 és Gyakorlati Végrehajtási Kézikönyv. 4
2. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK KÖLTSÉGKATEGÓRIÁNKÉNT Az alábbi költségkategóriák kerültek meghatározásra a SI-HU OP 2007-2013 keretén belül: 1. Személyi költségek 2. Külső szolgáltatások költségei 3. Beruházási költségek 4. Adminisztratív költségek 2.1. SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK A személyi költségek közé tartoznak: A Vezető Partner (VP) / Projekt Partner (PP) szervezetek alkalmazottainak projekthez kapcsolódó bérköltsége; A Vezető Partner (VP)/ Projekt Partner (PP) szervezetek alkalmazottainak projekthez kapcsolódó utazási és szállás költsége. Személyzet alatt azon a projektben részt vevő tagok értendők, akik rendszeres munkaviszonyról szóló szerződéssel rendelkeznek a VP/PP szervezetével. Ez a költségkategória tehát csak a VP/PP szervezetek azon alkalmazottaira értendő, akik munkatársak (teljes vagy rész munkaidőben) a projektben. A köztisztviselők/közalkalmazottak személyi költségei nem elszámolhatóak, ha ezek a közintézmény törvényes kötelezettségeihez, napi szintű irányítási, ellenőrzési feladataihoz kapcsolódnak (pl. az intézmény egy adott egységének alapszabályban meghatározott projektgeneráló feladatai). 2.1.1. Általános szabályok A VP/PP szervezeteiben felmerülő, a projekhtez kapcsolódó bruttó személyi költségek az alábbi feltételek teljesülése mellett számolhatóak el: Beazonosíthatóak a jóváhagyott Pályázati Formanyomtatványban, ennek mellékleteiben és elfogadott módosításaiban; A jogszabályoknak megfelelő szerződésen/megállapodáson alapulnak és ezzel alátámasztottak. A jogi alap nélkül az alkalmazottnak kifizetett pénzbeli juttatások (pl. pótlékok, jutalmak) nem elszámolhatóak; Megfelelő módon dokumentáltak. Elszámolható költségnek minősülnek tehát a bruttó személyi költségek (melyek magukban foglalják a járulékokat, hozzájárulásokat, adókat) és egyéb, a munkavállalónak megfelelő jogi alapon kifizetett juttatások 5, illetve a projekthez kapcsolódó utazási költségek. Kizárólag a valódi és ténylegesen kifizetett költségek elszámolhatóak melyek bérjegyzékkel vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentummal alátámasztottak. 5 A munkavállaló juttatásai csak abban az esetben elszámolható költségek, ha közvetlenül a projekt tevékenységeihez kapcsolódnak, és nem az alkalmazott napi szintű irányítási feladataihoz és törvényes kötelezettségeihez. 5
Ki kell emelni továbbá, hogy a személyi költségek teljes összege arányban kell, hogy álljon a résztvevő munkatársak szakmai tudásával és a projektre fordított munka mennyiségével. 2.1.2. Specifikus szabályok A projekten dolgozó - nemzeti, regionális vagy önkormányzati költségvetésből finanszírozott intézmények - alkalmazottainak bére elszámolható költség, amennyiben a munkaszerződésükből vagy más releváns dokumentumból egyértelműen kitűnik a következő: - A projekten belüli szerepük, feladataik és munkavégzésük mértéke, - A projektben való részvétel időszaka, - A projektben elvégzett munka százalékaránya a havi munkához képest, illetve egy záradék arról, hogy a projektben elvégzett munka nem kerül finanszírozásra semmilyen más közpénzből származó forrásból (a kettős finanszírozás tilos). A munkával kapcsolatos étkezési és utazási költségek elszámolhatóak a vonatkozó nemzeti jogszabályokkal összhangban. Magyarországon egyéb cafeteria elemek nem elszámolhatóak. Bérköltségek Alátámasztó dokumentumként kötelező benyújtani a munkaszerződést, amelyből egyértelműen kiderül a projektben történő munkavégzés mértéke (rész vagy teljes munkaidő) (a költségek elszámolhatósága a kinevezéssel kezdődik). a) Teljes munkaidőben foglalkoztatottak személyi költségei Ha valaki teljes munkaidőben áll alkalmazásban a projektben, a teljes bérköltsége elszámolható. Ebben az esetben a havi munkaidőnyilvántartót (ld. 1. melléklet) kell vezetni. A projekten dolgozó alkalmazott betegszabadsága vagy egyéb fizetett távolléte esetén csak a munkáltató által fedezett költségek elszámolhatóak. Bármely más forrásból finanszírozott költségek nem elszámolhatóak. b) Részmunkaidőben foglalkoztatottak személyi költségei A projektben rész munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak esetén az elvégzett munkáról a napi munkaidő-nyilvántartót (2. melléklet) kell vezetni, feltüntetve rajta a nevet, projektet, az elvégzett tevékenység dátumát/idejét és magát a tevékenységet. A munkaidő-nyilvántartókat a felelős személy aláírásával kell ellátni. Aláírásával a felelős személy tanúsítja, hogy a projektben elvégzett munkára vonatkozó feltüntetett adatok valódiak és helyesek, illetve, hogy a munkaidő-nyilvántartón szereplő tevékenységek és a hozzájuk kapcsolódó költségek esetében nem merül fel kettős finanszírozás. 6
A személyi költségek óránkénti rátája a következő modell szerint számolható: Az adott évi bruttó fizetés euróban Éves óránkénti ráta = ------------------------------------------------------- Magyarországon az aktuális munkaórák száma a bérjegyzék alapján 6 / Szlovéniában a hivatalos munkaórák számát lásd a www.racunovodja.com honlapon. vagy Az adott havi bruttó fizetés euróban Havi óránkénti ráta = ------------------------------------------------------- Magyarországon az aktuális munkaórák száma a bérjegyzék alapján 7 / Szlovéniában a hivatalos munkaórák számát lásd a www.racunovodja.com honlapon. A számítási módszer heti 40 órás munkarenden alapul. Ha az alkalmazott kevesebb, mint heti 40 órát dolgozik a héten, a számítást ehhez igazítani kell. A fizetés kiszámítása alapulhat a tényleges költségeken is. A kijelölt nemzeti kontrollerrel egyeztetni kell, melyik számításai módszer alkalmazandó. Ekkor: Bruttó fizetés = Munkavállaló nettó fizetése + munkavállaló és munkáltató által fizetett kapcsolódó járulékok, adók, hozzájárulások. A munkaórák száma nem lépheti túl a vonatkozó nemzeti jogszabályban meghatározott maximális munkaóra számot. c) Természetbeni juttatások A természetbeni juttatások (önkéntes munka) nem elszámolható költségek. Benyújtandó dokumentumok A bérköltségek csak akkor elszámolhatóak, ha megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak. A munkaszerződés egy példánya/ A munkaszerződés kiegészítése/ Kinevezés a projektben való munkavégzésre (Csak az első előrehaladási jelentéssel együtt vagy amikor releváns) és - amennyiben ezt a szerződés nem tartalmazza az elvégzendő feladatok leírása (alátámasztván, hogy az alkalmazott a projekten dolgozik); Napi/Havi munkaidő-nyilvántartó az elvégzett tevékenységekről (a felelős személy által aláírva); A bér kifizetését igazoló dokumentum, bérjegyzék; A járulékok, adók, hozzájárulások kifizetését igazoló dokumentum, melyből kiderül az is, hogy a projektben dolgozó bérére vonatkozik; Az óránkénti ráta számítási módszerének leírása. 6 A munkáltató által fedezett költségek elszámolhatóak a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. 7 A munkáltató által fedezett költségek elszámolhatóak a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. 7
Utazási és szállásköltségek A projektben a VP/PP szervezetek alkalmazottainak utazási- és szállásköltségei számolhatóak el a hatályos jogszabályoknak megfelelően. Általánosságban, a köztisztviselők/közalkalmazottak az intézményi szabályokat kell, hogy kövessék, míg a civil szervezetek a nemzeti társfinanszírozást nyújtó szervezetek előírásait. Hacsak nem szabályozott másként a fent említett szervezetek által, a következő specifikus szabályokat kell betartani. Az eltéréseket minden esetben meg kell indokolni: A leggazdaságosabb közlekedési módot kell választani. E szabálytól való eltérést mindig alaposan meg kell indokolni. A szállásköltségek elfogadhatóak, amennyiben az átlagos árkategóriába esnek. A magasabb árakat (több, mint 100 euró/éjszaka) alaposan meg kell indokolni. A projekt megbeszéléseit a program területen belül kell megtartani. A programterületen kívüli 8 utazási költségek abban az esetben számolhatók el, ha szerepelnek a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban vagy a KTT/IH által elfogadásra kerültek (a kérelem formanyomtatványa elérhető a KTT-nál). A napidíjak 9 elszámolhatóak, ha összhangban vannak az adott ország közintézményekre vonatkozó szabályaival. A napidíj elszámolásánál a kiküldetés idejét megfelelően alá kell támasztani (pl. az esemény időtartama) és az utazási dokumentációval (pl. repülés ideje) összhangban kell, hogy legyen. A repülőút elszámolható 400 km-nél hosszabb utak és turistaosztályra szóló jegy esetében. 400 km-nél rövidebb út esetén a legolcsóbb közlekedési eszközt kell választani. Magánautó 10 vagy céges autó használata abban az esetben megengedett, ha ez a leggazdaságosabb közlekedési eszköz vagy jelentős mértékben időt spórol. Csak az APEH üzemanyag-norma elfogadható. Benyújtandó dokumentumok Az utazási-és szállásköltségek csak akkor elszámolhatóak, ha megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: Az utazási- és szállásköltségeket minden egyes út és minden személy esetében megfelelő számlával, bizonylattal alá kell támasztani. Minden úthoz be kell nyújtani a megfelelően kitöltött kiküldetési rendelvényt és a felmerült költségeket igazoló számlákat, bizonylatokat (hotel számla, jegy, beszálló kártya stb.). Az utazás célját minden esetben szükséges megindokolni és a részvételt bizonyító dokumentumokat csatolni (pl. meghívó, regisztráció, résztvevők listája, jelenléti ív, fényképek stb.) Az utazást és annak célját az egyéni munkaidő-nyilvántartókon is fel kell tüntetni. Kifizetés bizonylatai. A céges autó használatával kapcsolatos kiadásokat az adminisztratív költségek alatt lehet elszámolni. 11 8 A programterületen kívüli utazási költségek akkor számolhatók el, ha az utazás egyértelműen a projekt érdekében történik és előzetesen elfogadásra került a KTT/IH által vagy szerepel a jóváhagyott Pályázati Formanyomtatványban. 9 A napidíj elszámolható, ha a VP/PP szervezete fizeti a munkavállaló részére. 10 Magánautó használata esetén a költség nem lépheti túl a hivatalos nemzeti kilométer rátát. 11 Egyéb részletekért az elszámolhatóságra és a jelentésre vonatkozóan kérjük forduljon a nemzeti kontrollerhez. 8
Külső szakértők utazási-és szállásköltségei A külső szakértők utazási-és szállásköltségeit a velük kötött szerződésbe bele kell foglalni. A külső szakértők utazási költségeit a külső szolgáltatások költségvetési tétel alatt kell szerepeltetni. 2.2. KÜLSŐ SZOLGÁLTATÁSOK KÖLTSÉGEI Ezen költségkategóriába tartoznak a projekten belül a külső szakértők által elvégzett, a projekthez kapcsolódó szolgáltatások költségei. A külső szolgáltatások költségei akkor elszámolhatóak, ha a VP/PP nem rendelkezik elegendő kapacitással és/vagy megfelelő képesítéssel a projektmenedzsmenthez kapcsolódó feladatok (pl. pénzügyi menedzsment, koordináció, adminisztráció stb.) és a lent felsorolt tevékenységek végrehajtására. Az alábbi költségek elszámolhatóak: Rendezvényszervezés költségei (pl. találkozók, konferenciák, képzések, workshopok, szemináriumok), melyek közvetlenül kapcsolódnak a projekt célkitűzéseihez; a költségek tartalmazhatják a helyszín vagy berendezés bérleti díját, fordítási, tolmácsolási költségeket és amennyiben szükséges, nyomtatott anyagok/röplapok, vendéglátás, étkezés indokolt mértékű költségeit; Tanulmányok, kutatások, tervek, képzések stb. költségei; Tájékoztatási és nyilvánossági tevékenységek költségei, a projekt eredmények terjesztésének és népszerűsítésének költségei (pl. publikációk, kiadványok, sajtóközlemények, hirdetések, hírlevelek, honlapok stb.); Áruk vagy résztvevők szállítási költségei; Dokumentumok/anyagok fordítási költségei; Eszközök bérleti díja is elszámolható költség, amennyiben közvetlenül kapcsolódik a társfinanszírozott projekt célkitűzéseihez és a bérleti díj összege nem haladja meg az eszköz vételárát. Elszámolható pénzügyi és ellenőrzési szolgáltatások: Jogi konzultációs díjak, jegyzői díjak, tanácsadási díjak, amennyiben közvetlenül kapcsolódnak a projekt megvalósításához; Ellenőrző tevékenységek, amennyiben az IH/NH kéréséhez kapcsolódnak; Pénzügyi garanciák díjai, amennyiben ezen garanciákat a nemzeti vagy uniós jogszabályok követelik meg. 2.2.1. Általános szabályok A külső szolgáltatások (szakértők/tanácsadók, árubeszerzés, szolgáltatások általában) költségei az alábbi feltételek teljesülése mellett számolhatóak el: - A hatályos nemzeti közbeszerzési szabályok szerint kell eljárni; s ehhez kapcsolódóan a teljes közbeszerzési dokumentációt kötelező benyújtani (amennyiben ez nem történik meg, a költségek nem elszámolhatóak). - A külső szakértők munkája elegedhetetlen kell, hogy legyen a projekt szempontjából. - A költséghatékonyság szabályait betartva a külső szakértők díja elfogadható mértékű kell, hogy legyen. Az 500 euró feletti napi díjakat alaposan meg kell indokolni ahhoz, hogy elszámolhatóak legyenek. - A díjazás összhangban kell, hogy legyen a tapasztalat és szakértelem mértékével (bizonyíthatóan). 9
- A VP/PP nem szerepelhetnek szállítóként (nem köthető velük vállalkozói/alvállalkozói szerződés melyben fizetés ellenében szolgáltatást vagy termékeket kínál). - A VP/PP szervezetek alkalmazottai nem kaphatnak fizetést külső szakértőként a projektben elvégzett munkáért. - Külső szakértők megbízása esetén ennek megfelelő jogi alapot kell biztosítani (szerződés/dokumentáció, amely egyértelműen tartalmazza az elvégzendő szolgáltatás leírását és a projekthez való kapcsolódást). - Társintézmények közti szerződések (pl. olyan intézmények közti szerződések, melyek formálisan különállók, de személyi, pénzügyi, működési szinten összekapcsoltan működnek) csak akkor jogosultak, ha ezek igazolt valódi és elszámolható költségek, járulékos díjak nélkül. A külső szakértő kapcsolódó költségeit (utazás, szállás) a szerződéses díj magába kell, hogy foglalja. - A szakértő kapcsolódó költségeit (utazás, szállás) a külső szakértő szerződött díja magába kell, hogy foglalja. A vendéglátás költségeire a következő szabályok érvényesek: A kapcsolódó eseménynek szerepelnie kell a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban; A részvételhez kapcsolódó dokumentációt (pl. jelenléti ív) szükséges benyújtani; A projekt partnerek közötti belső megbeszélések vendéglátási költségei nem elszámolhatóak; Vacsora költségek csak kivételes esetben, külső helyszínen megtartott programok (ennek szerepelnie kell a pályázati formanyomtatványban) esetében számolhatók el; A vonatkozó nemzetiszabályokat tiszteletben kell tartani. Azon alvállalkozói tevékenység költségei nem elszámolhatóak, ahol a fizetség a projekt összköltségének vagy az egyes tevékenységek költségének százalékáben került megállapításra, kivéve ha ez a fizetési mód a VP/PP által indokolt, az elvégzett munka vagy szolgáltatás tényleges értékéből adódik. A költségek elszámolhatóságához a következőket kell figyelembe venni: A külső szolgáltatások költségeihez a projektben megbízott külső szakértő díja tartozik, amely a VP/PP-el kötött nem állandó munkaviszonyról szóló, hanem egyéb szerződésen alapul. A munkához kapcsolódó, VP/PP által fizetett, jogszabályoknak megfelelő adók és járulékok szintén elszámolhatóak (kivétel ez alól a visszaigényelt ÁFA). A hitelesség, korrektség, eredményesség és hatékonyság feltételeinek megfelelően a VP/PP-nek a következő dokumentumokat kell benyújtania a külső szakértők megbízásához kapcsolódóan: - a külső szakértő/szervezet kiválasztási folyamatát (közbeszerzés vagy kapott árajánlatok) igazoló dokumentumok csak a kapcsolódó kifizetési kérelemmel kell benyújtani, - a szerződés másolata, mely összhangban áll a nemzeti jogszabályokkal csak a kapcsolódó kifizetési kérelemmel kell benyújtani, - az elvégzett munka teljesítésének igazolása és/vagy az elvégzett munka eredménye, amennyiben lehetséges, - eredeti számla vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum, - kifizetés bizonylata. A VP/PP köteles megtartani és kérésre benyújtani a szerződésnek megfelelően kivitelezett szolgáltatás teljesítését igazoló dokumentumokat és/vagy outputokat. Ide tartoznak például a meghívók, programok, jelenléti ívek, résztvevőknek kiosztott anyagok, fényképek, kiadványok, publikációk, hírlevelek, tanulmányok, elemzések, stb. 10
2.3. BERUHÁZÁSI KÖLTSÉGEK Ezen költségkategóriába tartoznak: Beruházás eszközökbe/berendezésbe; Építési munkák; Földvásárlás; Ingatlanvásárlás; Eszközbeszerzés. A beruházási költségek csak akkor elszámolhatóak, ha szerepelnek a Pályázati Formanyomtatványban, azaz a program Monitoring Bizottsága által jóváhagyásra kerültek. A nemzeti kontroller felelőssége helyszíni ellenőrzést lefolytatni a beruházást végző projekt partnernél. 2.3.1. Beruházás eszközökbe Különbséget kell tenni a következő típusú eszközök között: 1. Mobilis eszközök (mozgatható pl. számítógép, bútor); 2. Immobilis eszközök (installált, helyhez rögzített) A megrendelést, a legjobb árajánlat kiválasztását és a beszerzést a VP/PP a vonatkozó nemzeti közbeszerzési jogszabályokkal 12 összhangban kell, hogy végezze. Az eszközökre vonatkozó elszámolható költségek magukba foglalják az összes szükséges költséget ahhoz, hogy az eszköz működőképes és használható legyen: Eszköz beszerzése; Telepítés költsége; Beszerzéshez kapcsolódó extra költségek (pl. kézbesítési, kezelési vagy üzembe helyezési költség) 13. A beszerzett eszközön címkét/táblát kell elhelyezni összhangban a Kedvezményezetti Útmutató a Tájékoztatás és nyilvánosság biztosításához c. dokumentum előírásaival (1.4. pont). Továbbá, külön szabályok érvényesek az alábbi eszközökre: a) Adminisztratív eszközök (főként a projektmenedzsmenthez kapcsolódnak); b) Technikai, tartalomhoz kapcsolódó eszközök (főként a projekt végrehajtás tartalmi részéhez kapcsolódnak). Általánosságban, minden eszköznek közvetlenül kapcsolódnia kell a projekthez. Ha az eszközt nem kizárólag a projekt céljaihoz kapcsolódóan használják, akkor annak költségei csak arányos módon számolhatók el a projektben. Ezt a megoszlást korrekt, jól alátámasztott és méltányos módszerrel szükséges kiszámítani. Ez a módszer alkalmazandó pl. a részmunkaidőben foglalkoztatott munkaerő foglalkoztatásához kapcsolódó beruházások esetén. 12 Lásd a 3.3. közbeszerzésről szóló fejezetet is. 13 Szlovéniában nem elszámolhatóak a nem a projekthez szükséges garanciák díjai. 11
Példa: Példa a projektben beszerzett A számítógép esetén: Potenciális jogosult költség: 144 A számítógépen dolgozó hivatalnok hány %-ban használja a projektben az eszközt: 50% Végső jogosult költség: 72 Továbbá, az eszköznek nélkülözhetetlennek kell lennie a projekt végrehajtásához, csak annak céljaira használható és az elszámolhatósági időszakon belül kell beszerezni. Az alábbiakban találhatók a különböző típusú eszközökre vonatkozó specifikus szabályok: a) Adminisztratív eszközök 14 : Ebbe a kategóriába tartozik azon eszközök beszerzése, melyek nem kapcsolódnak közvetlenül a projekt célkitűzéseihez és nem csak a projekt céljaira használják őket. Példa erre a számítógép beszerzése. Ebben az esetben csak a projekt időtartamára eső értékcsökkenés az elszámolható. A teljes értékcsökkenési összeg elszámolható, ha a projekt időtartama megegyezik vagy hosszabb az értékcsökkenés időszakánál 15. Asztali számítógép és a telefon költségei elszámolhatóak (arányosan az alkalmazottak számához viszonyítva nem több számítógép, mint alkalmazott). Laptopok és mobiltelefonok beszerzési költségei csak indokolt esetben számolhatók el (szükségesség és hasznosság). b) Technikai eszközök: Ebbe a kategóriába tartozik azon eszközök beszerzési költsége, melyek közvetlenül kapcsolódnak a projekt céljaihoz. Ebben az esetben a teljes beszerzési költség elszámolható lehet. A specifikus technikai eszközök, mint a software-ek, műszerek, számítógépek, mobil telefonok, laptopok, irodai bútorok, nyomtatók elszámolhatóak abban az esetben, ha közvetlenül kapcsolódnak a projekt tartalmához és nélkülözhetetlenek az eredmények eléréséhez. c) Használt eszközök: A használt eszközök beszerzési/értékcsökkenési költségei az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: Az eladónak ki kell állítania egy igazolást arról, hogy az eszköz az elmúlt hét évben nem került finanszírozásra nemzeti közpénzből vagy Európai Uniós forrásból; Az eszköz ára nem lehet magasabb a piaci árnál és nem lépheti túl egy hasonló új eszköz beszerzési árát; Az eszköznek rendelkeznie kell a szükséges technikai tulajdonságokkal és meg kell, hogy feleljen a vonatkozó normáknak/standardoknak. Benyújtandó dokumentok Az eszközbeszerzés költségei akkor elszámolhatóak, ha megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: Eredeti számla vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum; Kifizetés bizonylata (bankszámlakivonat); 14 Előre meghatározott tevékenységekhez/munkacsomagokhoz kapcsolódó eszköz, projektmenedzsment, tájékoztatás és nyilvánosság. 15 Lásd a 2.3.1.1. értékcsökkenésről szóló fejezetet is. 12
Közbeszerzéshez kapcsolódó dokumentáció 16 ; Átadás-átvételi jegyzőkönyv, üzembehelyezést igazoló dokumentum; Nyilvántartásba vétel bizonylata. 2.3.1.1. Értékcsökkenés Az értékcsökkenési költségek akkor elszámolhatóak, ha a vételár nem került már finanszírozásra más nemzeti közpénzből vagy Európai Uniós forrásból. Az értékcsökkenést közvetlenül a projektben kell felhasználni és a projekt időtartama alatt kell, hogy felmerüljön. Értékcsökkenést (a teljes vételár helyett) akkor kell alkalmazni, amikor az eszköz gazdasági élettartama hosszabb, mint a projekt időtartama (nem az elszámolhatósági időszakra vonatkozik). Az eszköz értékcsökkenési költsége az alábbi feltételek mellett számolható el: - Az értékcsökkenés értékét a hatályos számviteli és társasági adó törvénnyel összhangban állapították meg; - A költség szerepel a mérlegben (eredménykimutatásban), az eszköz pedig a nyilvántartásban; - Az eszköz értékcsökkenése nem haladja meg a beszerzési árat; - Az értékcsökkenést az eszköz használatával arányosan számolják el; - Az értékcsökkenést arányosan számolják el az előrehaladási jelentésekben. A projektre vonatkozó teljes értékcsökkenési összeg nem számolható el egyben, egy adott időszakban; - Az összeg (százalék és időtartam) bármikor ellenőrizhető. Az értékcsökkenés kiszámításához a következő információ szükséges: A beszerzett eszköz ára és leírása; A beszerzés dátuma; Az évek száma, amely alatt a költség leírható; 17 Az eszköz élettartamán felül az eszköz kizárólagos projekt céljaira való használatának %-os mértéke. A számlát a kijelölt nemzeti kontrollernek kell benyújtani, aki ezt ellenőrzi és oly módon hitelesíti, hogy az értékcsökkenés adott költsége csak egyszer kerüljön elszámolásra. 2.3.1.2. Lízing Lízing esetén az az összeg elszámolható, amelyet a bérbevevő fizet a bérbeadónak. A bérbeadó költségei nem elszámolhatóak. A lízing költségei az alábbi feltétek mellett számolhatóak el: A bérbevevő által a bérbeadónak fizetett lízing részlet összegét alá kell támasztani a kifizetés bizonylatával (számla vagy azzal egyenértékű bizonyító dokumentum); Amennyiben a lízing szerződés magába foglalja a megvásárlás lehetőségét vagy előírja a lízing minimális időtartamát (amely megegyezik a szerződés tárgyának élettartamával), az elszámolható költség maximális összege nem haladhatja meg a lízingelt tárgy piaci értékét 18. Amennyiben a lízing szerződés nem tartalmazza a megvásárlás lehetőségét és a lízing minimális időtartamát (amely így rövidebb, mint a szerződés tárgyának élettartama), a lízing részletek a projekt időtartama alatt elszámolhatóak. Ebben az esetben a bérbevevőnek igazolnia kell, hogy a 16 Lásd a 3.3. közbeszerzésről szóló fejezetet is. 17 A hatályos számviteli és társasági adó törvénnyel összhangban. 18 A lízingszerződéshez kapcsolódó egyéb költségek (adók, általános és biztosítási költségek) nem elszámolhatóak. 13
lízingelés volt az eszköz beszerzésének leggazdaságosabb módja. Amennyiben a költségek alacsonyabbak lettek volna más módon (pl. eszközbérlés), a különbséget le kell vonni az elszámolható költségekből. Amennyiben a lízing szerződés időtartama túlnyúlik a projekt záró dátumán (azaz a fizetési határidők), csak a ténylegesen kifizetett költségek elszámolhatóak. 2.3.2. Építési munkák Az építési munkák akkor tekinthetők elszámolható költségnek, ha közvetlenül kapcsolódnak a projekt célkitűzéseihez. Ide tartoznak mindazon tevékenységek költségei, melyek az építési munkák előkészítéséhez és kivitelezéséhez kapcsolódnak, ideértve a műszaki dokumentációt is. A közbeszerzési dokumentációt, az építési munkáról szóló szerződést, az elvégzett tevékenységek megnevezését és felhasznált anyagokat tartalmazó számlákat, a záró műszaki jelentést és a hivatalos átadás-átvételi jegyzőkönyvet (ha szerepel a szerződésben), az üzemeltetési vagy használatbavételi engedélyt, illetve az aktuális kifizetési bizonylatokat mellékelni kell. Benyújtandó dokumentumok Az építési munka költségei elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: - Érvényes építési engedély; - Igazolt mennyiségi számlák; - Egyéb releváns dokumentum a nemzeti jogszabályokkal összhangban 19. 2.3.3. Földvásárlás A földvásárlásnak közvetlenül kapcsolódnia kell a projekt célkitűzéseihez. A földvásárlás költségei az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: a) Rendelkezésre áll egy független értékbecslő vagy illetékes szerv igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket; b) A földvásárlás költsége nem haladja meg a projekt összes elszámolható költségének 10%-át 20. Benyújtandó dokumentumok A földvásárlás költségei elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: Adásvételi szerződés (aktuális kifizetési kérelemmel kell benyújtani); Számla (ha alkalmazható); Kifizetés bizonylata (bankszámlakivonat); Jóváhagyott tulajdoni lap; Egy független értékbecslő vagy illetékes szerv igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket. 19 További információért lépjen kapcsolatba a kijelölt nemzeti kontrollerrel. 20 Kivételes és alaposan indokolt esetekben természetvédelmi projektek esetén az IH vagy KMB jóváhagyhat magasabb arányt. 14
Példa: A földvásárlás elszámolható költségének kiszámítása A Kedvezményezett az alábbi költségeket kívánja elszámolni: Földvásárlás teljes költsége 125.000 Egyéb elszámolható projekt költségek 200.000 Összes költség 325.000 Feltételezés: A kedvezményezett a föld vételi árának maximálisan elszámolható költségét kérelmezi, ami az összes elszámolható költség 10%-a. Számítási példa: a=(b/c)*d Vagy: a=(200000/0,9)*0,1=22.222,22 Ahol : a = a földvásárlás elszámolható költsége b = egyéb elszámolható projekt költségek c = az egyéb elszámolható költségek aránya az összes elszámolható költséghez viszonyítva (90% azaz 0,9) d = a földvásárlás elszámolható költségeinek aránya (10% azaz 0,1) A 102.778 különbség (125.000-22.222 = 102.778 ) a földvásárlás nem elszámolható költsége. 2.3.4. Ingatlanvásárlás Amennyiben az ingatlanvásárlás közvetlenül kapcsolódik a projekt célkitűzéseihez, költségei az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: a) Rendelkezésre áll egy független értékbecslő vagy illetékes szerv igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket; b) Rendelkezésre áll az illetékes hatóság által kibocsájtott működési engedély a tervezett tevékenységekre, vagy igazolni kell az engedély megszerzésének akadályait, melyek meghatározott időn belüli elhárításáért a VP felelősséget vállal; c) Igazolni kell, hogy az ingatlan az elmúlt tíz évben nem részesült támogatásban Közösségi támogatásban, amely miatt kettős finanszírozás lépne fel ha az ingatlan a Strukturális Alapokból is támogatást kapna; d) Az ingatlant az Irányító Hatóság által meghatározott vagy jóváhagyott célokra és időszakon belül használják; e) Az épületet csak a társfinanszírozott projekt célkitűzéseinek megfelelően lehet használni; ez különösen vonatkozik arra, hogy az épületet közigazgatási szolgáltatások helyszínéül csak akkor lehet használni, ha ez összhangban van az ERFA támogatásra jogosult tevékenységeivel; f) Az ingatlan rendeltetését és tulajdonjogát a projekt lezárása után legalább öt évig fenn kell tartani. Benyújtandó dokumentumok 15
Az ingatlanvásárlás költségei elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: Adásvételi szerződés (aktuális kifizetési kérelemmel kell benyújtani); Számla (ha alkalmazható); Kifizetés bizonylata (bankszámlakivonat); Jóváhagyott tulajdoni lap; Egy független értékbecslő vagy illetékes szerv igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket. 2.4. ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK Ezen költségkategóriába kétféle költség tartozik: Közvetlen adminisztratív költségek: azon költségek melyek egyértelműen (és teljes összegben) a projekthez tartoznak; Közvetett adminisztratív költségek (»rezsi«): azon költségek, melyek nem rendelhetők egyértelműen és teljes összegben a projekthez, csak megfelelő nyomonkövetéssel és számítási módszerrel (pl. nem csak a projekt érdekében működő iroda áram, bérleti és fűtési díja, melyek arányosítva vannak a projekthez a projektre fordított órák alapján). Az adminisztratív költségek maximális aránya a projekt összes elszámolható közvetlen költségeinek 25%-a lehet. Az adminisztratív költség kiszámításához és benyújtásához kétfajta módszer alkalmazható: Amennyiben a Partner által igényelt adminisztratív költségek nem lépik túl a teljes jogosult (adminisztratív kiadásokhoz kapcsolható) költség 7%-át, a flat rate (átalányszámítás) módszere alkalmazható. Az adminisztratív kiadásokat igazoló dokumentáció a partnernél megőrzésre kerül, és nem kerül a partneri előrehaladási jelentésben továbbításra. Ugyanakkor, a magyar partnereknek előzetesen egyeztetni szükséges a flat rate módszer alkalmazásáról a kijelölt nemzeti kontrollerrel. Amennyiben a Partner által igényelt adminisztratív költségek meghaladják a teljes jogosult (adminisztratív kiadásokhoz kapcsolható) költség 7%-át, minden kiadást teljes mértékben alátámasztani szükséges a partneri előrehaladási jelentésben. 2.4.1. Közvetlen adminisztratív költségek A közvetlen adminisztratív költségek az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: Közvetlen költségek (egyértelműen a projekthez kapcsolódnak); Ténylegesen felmerültek és kifizetésre kerültek; Számlákkal vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentummal alátámasztottak. Néhány példa az elszámolható közvetlen adminisztratív költségekre: Azon rezsiköltségek (bérleti díj, fűtés, áram, víz, karbantartás), melyek kizárólag a projekthez kapcsolódnak és a projekt tevékenységek által használt négyzetméterekre vonatkoznak. Telefon- és postaköltségek, fénymásolás, irodaszerek költségei, melyek kizárólag a projekthez kapcsolódnak. Közvetlen adminisztratív költségek dokumentációja: 16
A közvetlen adminisztratív költségek elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: A vállalkozó kiválasztási folyamatát igazoló dokumentumok (ide értve a közbeszerzési jogszabályokkal összhangban történt kiválasztás dokumentációját); Megrendelő vagy szerződés; Eredeti számlák; Kifizetés bizonylatai. 2.4.2. Közvetett adminisztratív költségek A közvetett adminisztratív költségek az alábbi feltételek mellett számolhatók el: Nem lehet őket egyértelműen a projekthez kapcsolni; Az arányosan elosztott közvetett adminisztratív költségeket a projekt végrehajtásához kell rendelni; A költségek megfelelően dokumentáltak, időnként ellenőrzésre kerülnek; A közvetett adminisztratív költségek számítási módszerét ismertetni és indokolni kell. Példák számításra: o Képlet: a projekten dolgozó emberek száma / a partner szervezetében vagy a részlegen dolgozó emberek száma ; o Képlet: projektre fordított munkaórák száma / a partner szervezetében vagy a részlegen összesen ledolgozott órák száma ; o Képlet: a projekten dolgozó alkalmazottak által használt négyzetméterek száma/ a szervezet vagy részleg alapterülete/négyzetméterek száma. Néhány példa az elszámolható közvetett adminisztratív költségekre: Külső cég által végzett könyvelés (pl. könyvelés, bérszámfejtés); Irodai szerek és szolgáltatások (pl. fénymásolás, levelezés, telefon, fax, internet); Irodabérlet és fenntartás, fűtés, víz, áram költségek. Közvetett adminisztratív költségek dokumentációja: A közvetett adminisztratív költségek elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: A számítás a tényleges költségek alapján történik egy indokolt, tisztességes és méltányos módszerrel, melynek a projekt megvalósítás egész időszaka alatt változatlannak kell maradnia; Eredeti számlák; Kifizetés bizonylata. Azon költségek, melyek már egy másik költségkategóriába tartoznak, nem szerepelhetnek ezen költségkategóriában. 2.4.3. Egyéb adminisztratív költségek A projekt megvalósításához szükséges, az általános szabályoknak megfelelően elszámolható egyéb költségek tartozhatnak még az adminisztratív költségek közé: 1. A partnerek közötti nemzetközi pénzügyi tranzakciók költségei; 2. Számla nyitásához vagy vezetéshez kapcsolódó banki költségek, ha a projekt végrehajtásához szükséges külön bankszámla nyitása; 17
3. Garanciák költségei: a bank vagy egyéb pénzügyi intézmény garanciaköltségei, a nemzeti vagy Uniós jogszabályoknak megkövetelt mértékben. A fent fel nem sorolt egyéb költségek (pl. bírságok, pénzbüntetések, kamatok) nem elszámolhatóak. 3. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ EGYÉB ELŐÍRÁSOK 3.1. BEVÉTELEK Bevételnek számít az összes fizetés ellenében nyújtott szolgáltatás vagy termék 21. Az Uniós szabályozással összhangban a bevételt termelő projektek elszámolható költsége nem lépheti túl a bevétellel csökkentett költségeket. A projekt megvalósítása során és a projekt zárást követő öt even belül termelt összes bevételt le kell vonni a projekt költségeiből és ezáltal a támogatásból is. A projekt által termelt bevételeket le kell vonni az elszámolható költségekből. Az alábbiak számítanak bevételnek: Belépődíjakból (pl. workshopok), hirdetésekből, könyvek, kiadványok árusításából, lízingből, bérbeadásból, jövedelmekből, szolgáltatásokból, díjakból és hasonló tevékenységekből származó bevételek; Nem pénz formájában megjelenő bevételek. A bevételeket kétféleképpen lehet számításba venni: Előre kalkulált bevételek: Ebben az esetben a projekt lehetséges bevételeit a Pályázati Formanyomtatványban meg kellett becsülni, majd folyamatosan jelenteni kell róluk az előrehaladási jelentésekben. A bevételek összegét a nemzeti kontrollerek is folyamatosan nyomon követik és ellenőrzik. A záró jelentésben a projekt partnernek meg kell becsülnie a projekt zárását követő öt évben várható bevételeket. Ezeket a végső elszámolásban figyelembe veszik. Előre nem kalkulált bevételek: Ebben az esetben a projekt zárását követő öt éven belül termelt összes bevételt le kell vonni az összes költségből. A bevételeket csak ebben az időszakban kell nyomon követni. A bevételekre vonatkozó szabályok nem érvényesek azon projektek esetében, ahol az állami támogatás szabályait kell figyelembe venni. 3.2. ÁFA Az ÁFA lehet: NEM ELSZÁMOLHATÓ A PROJEKTBEN (a partner ÁFA-visszaigénylő). Abban az esetben, ha a partner teljes mértékben ÁFA-visszaigénylésre jogosult adóalany. 21 A bevétel nem tévesztendő össze a nyereséggel. 18
ELSZÁMOLHATÓ A PROJEKTBEN (a partner nem vagy csak részben ÁFA-visszaigénylő). Ebben az esetben az ÁFA-t is a partner állja. Az ÁFA ekkor elszámolható költségnek minősül, be kell tervezni a projektben és figyelembe kell venni a kifizetési kérelmek készítésekor. AZ ÁFA ÖSSZEGE VISSZATÉRÍTÉSRE KERÜL? AZ ÁFA ÖSSZEGE VISSZATÉRÍTÉSRE KERÜL? IGEN NEM NEM JOGOSULT ELSZÁMOLÁSRA A PROJEKTBEN JOGOSULT KÖLTSÉG A PROJEKTBEN a) az ÁFA teljes mértékben elszámolható: Ha a partner NEM adóalany Ha a partner adóalany, de a projektben vagy annak részeiben nem számít annak, tehát nem jogosult az ÁFA visszaigénylésére. b) az ÁFA részben elszámolható: Ha a partner adóalany, de a projektben vagy annak részeiben nem számít annak, tehát nem jogosult az ÁFA visszaigénylésére vagy csak részben. Amennyiben az ÁFA elszámolható (teljes mértékben vagy részben), egy aláírt és lebélyegzett ÁFAnyilatkozatot szükséges benyújtani az első előrehaladási jelentéssel. Amennyiben az ÁFA-státusz változik a projekt megvalósítása során, egy új nyilatkozat benyújtása szükséges a következő előrehaladási jelentéssel. 3.3. KÖZBESZERZÉS A közbeszerzésre vonatkozó szabályokat minden esetben tiszteletben kell tartani és a kapcsolódó teljes dokumentációt kötelező benyújtani ahhoz, hogy a költségek elszámolhatóak legyenek. Mivel a nemzeti jogszabályok az Uniós irányelvek nemzeti jogba való helyezéséből születtek, az egyes országok között lehetnek különbségek a szabályokban. Szlovéniában az összes projekt partner köteles betartani a Szlovéniában érvényes közbeszerzési törvény előírásait. Ezen szabályok vonatkoznak a projektben kedvezményezettként szereplő magánjogi személyekre is, hiszen ők is közpénzből származó támogatásban részesülnek. MAGYAR PARTNEREKRE VONATKOZÓ SPECIFIKUS SZABÁLYOK: A magyar projekt partnerek a magyar közbeszerzési törvényt (2003/CXXIX) kötelesek betartani. A közösségi értékhatárok a törvény 30-34. paragrafusában találhatóak, bár ez nem jelenti azt, hogy csak ezen értékhatárokat elérő partnerek kötelesek betartani a közösségi határokat elérő szerződésekre vonatkozó előírásokat. 19
Azon szerződések esetében, melyek összege a közösségi értékhatárok alatt marad, de eléri vagy túllépi a nemzeti értékhatárokat, ennek megfelelő közbeszerzési eljárást (egyszerű közbeszerzési eljárás) kell lefolytatni. A jelenlegi nemzeti értékhatárokat a Magyar Köztársaság éves költségvetéséről szóló 2009./CXXX. törvénye tartalmazza. A törvény IV. Mellékletében felsorolt szolgáltatások esetében egyszerű közbeszerzési eljárást lehetséges lefolytatni akkor is, ha az összeg eléri a közösségi értékhatárokat. Abban az esetben, ha az összeg nem éri el a nemzeti értékhatárokat, de meghaladja az 1000 eurót, a magyar partnerek kötelesek legalább három árajánlatot benyújtani a piaci ár bizonyítására. A közbeszerzési eljárások dokumentációja: A közbeszerzési eljárás dokumentációjának összhangban kell lennie a nemzeti jogszabályokkal, illetve nemzetközi előírásokkal. A magyar partnerek kötelesek benyújtani az összes, közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentumot, függetlenül attól, hogy a partner a nemzeti vagy a közösségi értékhatároknak megfelelően folytatta le az eljárást. A nemzeti kontrollerek és az IH/KTT bármikor ellenőrizhetik a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentációt a helyszíni ellenőrzések keretében. 3.4. TÁJÉKOZTATÁS ÉS NYILVÁNOSSÁG A tájékoztatásra és nyilvánosságra szánt költségek elszámolhatóak. A tevékenységre vonatkozó részletes előírásokat a Kedvezményezetti útmutató a tájékoztatás és nyilvánosság biztosításához c. dokumentum tartalmazza (elérhető a www.si-hu.eu honlapon). Ezen kategória alatt elszámolható költségfajták: a) A projekt bárminemű promóciójához és népszerűsítéséhez kapcsolódó költségek b) Szemináriumok/konferenciák, találkozók szervezéséhez kapcsolódó költségek a) A projekt bárminemű promóciójához és népszerűsítéséhez kapcsolódó költségek Példák: Honlap létrehozásának, frissítésének költségei; Reklámanyagok, kiadványok, publikációk tervezési és nyomtatási költségei; Népszerűsítő kampányok költségei (pl. média hirdetések) b) Szemináriumok/konferenciák, találkozók szervezéséhez kapcsolódó költségek Példák: Szervezési költségek (pl. helyiségbérlés); Étkezés/vendéglátás 22 ; Szállítási költségek, Konferencia díjak. 22 Az étkezési/vendéglátási költségek csak mérsékelt összegben és az adott partner ország standardjainak megfelelően elszámolhatóak. Túlzott reprezentációs költségek nem elszámolhatóak. Minden étkezési/vendéglátási költséget alá kell támasztani jelenléti ívvel és az esemény céljáról szóló nyilatkozattal. 20