FŐTITKÁR \1 \1;\ \ii,\11 \'1',,'1'11 losl Budapest, Vörösmarty tér l. Levelezési dm: 1368 13udapcst, Pf. 242 Telefon: +36 (l) 235-4200, +36 (l) 235-4213 E-mail: titkars.1g(ii)mma.hu \Veb: www.mma.hu Iktatószám: 875-..! ~. /2015/MiVIA A MAGY AR MÚVÉSZETI AKADÉMIA FÖTITKARANAK./~. /2015. (Xf:.?.r!:) számú utasítása a Magyar Művésze ti Akadémia Titkársága Szervezcti és Működ ési Szabályzatának kiadásáról l. A Magyar Művészeti Akadémiáról szóló 20 ll. évi CL'\. törvényben és a Magyar Müvészeti Akadémia Elnökségének 86/20 IS. ( 12. 09.) számú határozatában biztosított felhatalmazás alapján a Magyar Művészeti Akadémia Titkársága szcrvezeti és müködési rendjének módosítását a jelen utasítás mellékletét képező Magyar Művészeti Akadémia Titkársága Szervezeti és Müködési Szabályzatában és annak mellékleteiben foglaltak szerint határozam meg. 2. A Magyar Müvészeti Akadémia főtitkára jelen utasításával kiadott, a módosítással egységes szerkczetbe foglalt Szervezeti és Müködési Szabály-zat 2016. január l. napján lép hatályba. 3. Jelen Szervezeti és Mlíködési Szabály-zathatálybalépésével egyidejű l eg hatályát veszti a 4/2015. (l V. IS.) számú fotitkári utasítással kiadott Magyar Müvészeti Akadémia Titkársága Szervezeti és Mlíködési Szabályzata. 4. A Szervezeti és Müködési Szabály-zatot a Magyar Mlívészeti Akadémia Titkársága valamennyi munkatársa számára a helyben szokásos módon ki kell hirdetni; a köztestület tagjai pedig a Magyar Míívészeti Akadémia honlapjának ( www.mma.hu ).1 tagok számára hozzáfe rh ető, jelszóval védett részén olvashatva ismerhetik meg. Budapest, 20 IS. december"?!(_."
,V/e/lék/et a Magyar,\-/iívészeti Akadémiafőtitkárának (!:!20 /5. (1/l),f) szám ú utasításúhoz,\\.\(/{,\r,\\l JVt:SZI II AK.\Df.\\1,\ A Magyar Miívészeti Akadémia Titkársága Szervezeti és Mííködési Szabályzata I. Fejezet Általános rendelkezések l. A Magyar Müvészeti Akadémia Titkárságának jogállása és alapadatai 1.1 A Magyar Müvészeti Akadémiáról szóló 20 ll. évi CIX. törvény (a továbbiakban MMA tv.) 28. -a alapján a Titkárság alapító, irányító szerve a Magyar Müvészeti Akadémia (a továbbiakban:.m.l'v1a)i a Titkárság jogi személy, gazdálkodási jogkörét tekintve önállóan müködő és gazdálkodó, kincstári körbe tartozó köztestületi költségvetési szerv. 1.2 megnevezése: Magyar Müvészeti Akadémia Titkársága 1.3 rövid megnevezése:.m.i'v1a Titkárság 1.4 a Tikárság angol nyelvü megnevezése: Secretariat of the Hungaria n Academy of Arts 1.5 Székhelye: Levelezési cím: Postafiók cím: 1034 Budapest, Kecske utca 25. 1051 Budapest, Vörösmarty tér l. 1368 Budapest Pf.: 242 1.6 veze tőj e: főtitkár l. 7 alapítója: Magyar Müvészeti Akadémia alapítás idöpontja: 2012. január l. módosított és egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat kelte: 2012. június 30. 1.8 jogállása: Magyar Müvészeti Akadémia köztestületi költségvetési szerve 1.9 szárnlavezetöje: Magyar Államkincstár 1.10 törzskönyvi azonosító: 795504 1.11 államháztartási szakágazat: 8 41107 Köztestületek államháztartási igazgatási tevékenysége 1.12 A költségvetési szerv alaptevékenységének kormányzati funkciók szerinti besorolása: 013330 Pályázat- és támogatáskezelés, e llenőrzés 013340 Az állami vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok 014010 Általános K+F politika 082010 Kultúra igazgatása 082020 Színházak tevékenysége 082030 Művésze ti tevékenységek ( kivéve: színház) 082042 Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása 082043 Könyvtári állomány feltárása, m egőrzése, védelme 082044 Könyvtári szolgáltatások 082061 Múzeumi gyűjteményi tevékenység
082062 Múzeumi tudományos feldolgozó és publikációs tevékenység 082063 Mt'tzeumi kiállítási tevékenység 082064 Múzeumi közművelődési, közönségkapcsolati tevékenység 083020 Könyvkiadás 083030 Egyéb kiadói tevékenység 086030 Nemzetközi kulturális együt tműköd és 098040 Nemzetközi oktatási együttmííködés 1.13 a Titkárság vállalkozási tevékenységet nem végez 1.14 adónyilvántartási szám: 15795506-2-41 1.15 KSH statisztikai számjel: 15795506-8411-342-01 1.16 ÁHTI azonosító: 3 317 5 l 1.17. ÁHTT azonosító: 303224 1.18 Az alapfeladatok ellátásának forrása: Magyarország központi költségvetésének XXXN. fejezete fejezeti előirányzat-felhasználás i keret elosztási számlaszáma: 10023002-00319377-40000004 IBAN: HU 85 1002 300200319 377 4000 0004 1.19. Költségvetési azonosító adatai: XXXIV. fejezet l. cím l. alcím MMA Titkárság Igazgatása Államháztartási azonosító: 331751 Előirányzat - felhasználási keretszámla: l 0023002-00319391-00000000 IBAN szám: HU93 1002 3002 0031 9391 0000 0000 Intézményi kártyafedezeti számla: l 0023002-00319391-00060004 IBA.l'\1 szám: HU79 1002-3002 0031 9391 0006 0004 VlP kártyafedezeti számla: l 0023002-00319391-00070003 IBAN szám: HU 57 1002 3002 0031 9391 0007 0003 Lakásépítés és vásárlás munkáltatói támogatása számla: l 0023002-00319391-05000005 IBAN szám: HU57 1002 3002 0031 93910500 0005 XXXIV. fejezet l. cím 2. alcím MMA köztestületi feladatok Államháztartási azonosító: 332328 Előirányzat -fell1asználási keretszámla: l 0023002-00319 559-00000000 IBAN szám: HU 16 1002 300200319 559 0000 0000 XXXIV. fejezet 3. cím MMA Kutatóintézet.Mlívészetelméleti és.módszertani Kutatóintézet Államháztartási azonosító: 345728 Előirányzat - felhasználási keretszámla: l 0023002-00334277-00000000 IBAN szám: HU36 1002 3002 0033 4277 0000 0000 Intézményi kártyafedezeti számla: 10023002-00334277-00060004 IBAN szám: HU36 1002-3002 0033 4277 0006 0004 VlP kártyafedezeti számla: l 0023002-00334277-00070003 IBAN szám: HU36 1002 300200334 277 0007 0003 2
XXXIV. fejezet 4. dm Fejezeli kezelésü előirányzatok Aliarnháztartási azonosító: 332140 l. Országos müvészeti társaságok 1 szövetségek támogatása FK303435 2. Magyar Müvészetek Háza programok FK303446 3. N emzetközi programok 1 konferenciák 1 nemzetközi tagdíjak FK303457 6. Kutatási tevékenység támogatása FK303480 7. Pályázati alapok FK303491 8. Pesti Vigadó müvészeti programok FK303502 ll. Gazdasági társaságok által ellátott kulturális feladatok támogatása FK346628 12. Míívészetelméleti és Módszertani Kutatóintézet épületének felújítása és kialakítása FK351540 13. Nemzeti Szalon programjai FK346895 14. Nú\IIA végleges elhelyezésére szolgáló irodaház rekonstrukciója FK351551 Fejezeti maradvány elszámolási számla: l 0023002-00319377 -l OOOOOO l IBAN szám: HUl 7 1002 3002 0031 9377 1000 0001 Fejezeti kezelésli e lőir á nyzat - felh a~zn álási keretszámla: l 0023002-00319377-50000005 IBAN: HU43 1002 3002 0031 9377 5000 0005 Fejeze ti beihetési számla: l 0023002-00319377-60000006 IBAN: HU98 1002 3002 0031 9377 6000 0006 2. A T itkárság feladata 2.1 A T itkárság az NL\IIA köztestületi feladatait szervező 1 igazgatási 1 gazdálkodási 1 pénzügyi 1 vagyonkezelési és ell e nőrzés i feladatait ellátó költségvetési szerv. 2.2 A Titkárság a lap ve tő feladata az 1tú\IIA tv-ben és az NL\IIA Alapszabályában megfogalmazott akadémiai feladatok ellátásában az Nú\IIA elnöke és főtitkára tevékenységének elősegí t ése 1 az NÚ\IIA köztestületi szervei testületi munkájának segítése. A T itkárság ellátja a fejezetet irányító szerv feladatai közill azokat 1 amelyekkel a fejezetet irányító veze t ő megbízza 1 így: a) az NúviA Közgyű lése által választott vezetöinek és köztestületi szerveinek munkáját támogatva e l ősegíti az NLviA tv-ben megfogalmazott akadémiai feladatok megvalósítását; b) ellátja az NL\IIA nemzetközi kapcsolataiból e r e dő adminisztratív feladatokat; 3
c) ellátja az M1v1A testületeinek müködéséhez szükséges döntéseket előkészítő, szervező, összehangoló, végrehajtó és e ll enőrző tevékenységet, biztosítja a köztestületi tagok részére tagságukból eredő jogaik gyakorlásának fel tételeiti d) végrehajtja a Közgyülés, a közgyűlési munkacsoportok, az Elnökség, az ivlvla bizottságai, a tagozatok mííködésével kapcsolatos feladatokati e) elvégzi az akadémiai költségvetés operatív pénzügyi, gazdasági feladataiti ellátja a fejezeti gazdálkodással kapcsolatos feladatokati átruházott hatáskörben ellátja az Akadémia vagyonának kezeléséből adódó gazdálkodási és képviseleti feladatokat, a közbeszerzésekkel kapcsolatos tevékenységeti f) segíti, irányítja és e ll e nőrzi az akadémiai intézmények pénzügyi, gazdálkodási munkájáti g) adományokat fogadhat el, hagyatékokat kezelhet a vonatkozó szabályozás szerint. 2.3 A Titkárság időszakosan az alaptevékenységhez kapcsolódó kapacitáskihasználási tevékenység körébe tartozó feladatokat is ellát, így pl.: a köztestiilet müködésével kapcsolatos egyéb rendezvényekkel összefüggő nevezés i, szakértői, tanfolyami és regisztrációs díjak stb. számlázása, a bevételek nyilvántartása. 3. A Titkárság alaptevékenységét és működését szabályozó jogszabályok A Titkárság alaptevékenységét meghatározó törvények: a) Magyarország Alaptörvényei b) A Magyar MüvészetiAkadémiáról szóló 2011. évi CIX. törvényi c) Az államháztartásról szóló 201 1. évi CXCV. törvényi d) A cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvényi e) Az információs önrendelkezési jogról és az infonnációszabadságról szóló 201 1. évi CXll. törvényi f) Az egyesülési jogró!, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezctek müködés é ről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvényi g) A civil szenrezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggö eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLX:XXI. törvényi h) A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényi i) A jogalkotásról szóló 2010. évi CX:XX. törvényi j) Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényi k) A számvite lről szóló 2000. évi C. törvényi l) A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvényi m) AMunka törvénykönyvéről szóló 2012. évi l. törvényi n) A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény. ll. Fejezet A Titkárság irányítása l. A főtitkár jogállása, feladat- és hatásköre 1.1 Az M1v1A tv. vonatkozó rendelkezései alapján az M1\t1A Titkárságáta főtitkár vezeti. 4
1.2 Az M.J.VIA főtitkárát az.nl\tla Közgyűlése választja öt évre. Közszolgálati jogviszonya a Titkársággal a közjogi tisz tségviselői megválasztásával jön létre, amelyet a tisztségviselö-választó Közgyűlés levezető elnöke és a Közgyűlés jegyzőkönyv-hitelesítői által kiállított és aláírt okirat (jegyzőkönyv) igazol. 1.3 Az.NL\tlA tv. 26. szakasza alapján a főtitkárt a közigazgatási államtitkári illetménnyel azonos mértéklí javadalmazás, valamint évente 40 munkanap szabadság illeti meg. Egyéb juttatásai tekintetében a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvényben, továbbá az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendeletben foglaltakat kell megfelelően alkalmazni. A főtitkár jogállására az.nlvia tv-ben nem szabályozott kérdésekben a közszolgálati tisztviselökről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 2. -a alapján a Kttv. rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni. 1.4 A főtitkár irányítási jogkörében gyakorolja a Titkársággal közszolgálati jogviszonyban, vagy munkaviszonyban állók tekintetében a munkáltatói jogokat, amelyeket a Titkárság Alapító Okirata, illetve az abban foglalt felltatalmazás alapján kiadott külön rendelkezésszerint átruházhat 1.5 A főtitkár alapfeladata, hogy az.nl\tla tv., az Alapszabály, a Közgyűlés határozatai, valamint az elnök iránymutatásának keretei között mlíködtesse a Titkárságot, és azon keresztül irányítsa az MNIA köztestületi adminisztrációjának mlíködését. 1.6 A főtitkár közvetlenül is felkérheti az NLVIA bármely intézményét, köztestületi tagját, az NLVIA Titkársága köztisztvise lőj ét, közalkalmazottját, munkavállalóját meghatározott feladatok elvégzésére, és állandó vagy eseti bizottságokat hozhat létre. 1.7 A főtitkár a Titkárság mlíködtetése, irányítása és vezetése kapcsán eljár és dönt a jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben vagy az M.J.VIA Alapszabályában meghatározott mindazon kérdésekben, illetve ügyekben, amelyeket ezen szabályozók nem utalnak más testület, intézmény vagy személy feladat- és hatáskörébe. 1.8 A Titkárság nevében és képviseletében eljárva szerződéskötésre (kötelezettségvállalásra), megállapodások aláírására a főtitkár jogosult, e jogát eseti vagy állandó jelleggel, illetvekülönrendelkezés szerint átruházhatj a. 1.9 A főtitkár eredeti hatáskörében eljárva a) közremlíködik az Országgyűlés részére készülő beszámoló, és a Kormány részére készü lő tájékoztató kidolgozásában, összeállításában és az országgylílési beszámoló Közgyűlés elé terjesztésébe ni b) részt vesz az Ml\tlA egész mííködését érintő mlívészeti elvek, programok kialakításában i ' c) részt vesz a Közgyűlés határozatainak végrehaj tásában i d) az elnök iránymutatása szerint gondoskodik az NLVIA Titkárságán a külön jogszabály szerinti b e lső kontroll-rendszerek megszervez ésé ről, és évente - a költségvetési beszámoló keretében - számot ad a b első kontrollok mlíködéséről i e) engedélyezi a Titkárság munkatársainak szociáüs és jóléti támogatásáti f) döntést hoz a Titkárság szervezeti egységei közötti vitás ügyekbeni g) kijelöli valamely, a Titkárság feladat- és hatáskörébe tartozó ügy elintézéséért felelős szervezeti egységet, amennyiben jelen szabályzat alapján az nem állapítható meg pontosani h) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a Közgyíílés és az elnök megbízza i i) részt vesz azon testületek munkájában, amelyeknek az.nl\tla tv., illetve az M.J.VIA Alapszabálya alapján vezetője vagy tagjai 5
j) az elnökkel történő egyeztetési kötelezettséggel ellátja az!yl.v1a véleményének államtitkári szintü államigazgatási képviseletét; eredeti feladat- és hatáskörében eljárva, illetve az elnök általi egyedi felkérés alapján képviseli az Ml\11A-t külsö testületek, szervek és személyek előtt; k) javaslatot tehet az!yl\11a elnökének egyéb akadémiai költségvetési szerv létrehozására, átszervezésére, átsorolására, megszüntetésére. 1.10 A főtitkár az!yl\11a tv-ben, a külön jogszabályokban, az!yl.v1aalapszabályában, továbbá az MMA-t érintő szabályozások alapján saját hatáskörében elj árva, nem határozati formában hoz normatív döntést (engedélyez, stb.); gyakorolja irányítási jogát; tesz javaslatot; alkot állásfoglalást (véleményt) és ad tájékoztatást; gyakorol jóváhagyási és hozzájárulási stb. jogot. 1.11 A főtitkár tevékenységéről minden évben az M.N1A tárgyévet megelőző évi költségvetésének végrehajtásáról szóló beszámoló keretében beszámol a Közgyiilésnek. 1.12 A fötitkárt munkájában segíti, és szabadsága vagy akadályoztatása esetén az általa esetileg kijelölt főosztályvezető helyettesíti. 1.13 A fő titkár a Titkárság belső kontrollrendszereinek keretei között alakí~a ki és mlíködteti a kockázatkezelési rendszert, a Titkárság ellenőrzési nyomvonalait Ezek folyamatos karbantartására a FEUVE mlíködtetésére, rendszeres felülvizsgálatára az Éves Ellenőrzési Munkaterv keretében intézkedik. 1.14 A főtitkár az MMA Titkársága belső ellenőrzési tevékenysége feladatainak megszervezéséröl és ellátásáról a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/20 ll. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján gondoskodik. A belső ellenőr tevékenységét közvetlenül az!yl.v1a főtitkárának alárendelve végzi, jelentéseit közvetlen ül a főtitkárnak küldi meg. A főtitkár köteles biztosítani a belső ellenőr funkcionális függetlenségét. A belső ellenőr a bizonyosságat adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadási tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. III. Fejezet A Titkárság l. A Titkárság szervezeti tagozódása A Titkárság főosztályokra, osztályokra (ideértve a Szakkönyvtárat) tagolódik. A főosztályokhoz osztályszintíí titkárságok is tartoznak, amelyeket közvetlen ül a főosztá lyvezetök irányítanak. 2. A Titkárság szervezete 2.1 A Titkárság szervezeti egységei 2.1.1. Elnöki Titkárság (Főosztály), ezen belül: Elnöki Titkársági Titkárság Elnöki Kabinet Társadalmi és Kormányzati Kapcsolatok Osztálya 2.1.2. Fő titkári Titkárság (Főosztály), ezen belül: Főtitkári Titkársági Titkárság Fötitkári Kabinet 6
Igazgatási Osztály 2.1.3. Tagozati és Bizottsági Főosztály1 ezen belül: Tagozati és Bizottsági Főosztályi Titkárság Tagozati Titkárság Bizottsági Ügyek Osztálya 2.1.4. Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Főosztálya 1 ezen belül: Nemzetközi és Határon Tt'tli Ügyek Főosztályi Titkárság Nemzetközi Ügyek Osztálya Határon Túli Ügyek Osztálya 2.1.5.Művészeti Dokumentációs Főosztály és Szakkönyvtár 1 ezen belül: Müvészeti Dokumentációs Főosztályi és Szakkönyvtári Titkárság Művészeti Dokumentációs Osztály Szakkönyvtár 2.1.6 Kommunikációs 1 Sajtó és Szervezési Főosztály1 ezen belül: Kommunikációs 1 Sajtó és Szervezési Főosztályi Titkárság Kommunikációs és Sajtó Osztály Szervezési Osztály 2.1.7 Jogi és Személyügyi Főosztály1 ezen belül: Jogi és Személyügyi Főosztályi Titkárság Jogi Osztály Személyügyi Osztály 2.1.8. Gazdasági és Pénzügyi Főosztály1 ezen belül: Gazdasági és Pénzügyi Főosztályi Titkárság Költségvetési Osztály Gazdálkodási Osztály Támogatáskezelési Osztály Vagyongazdálkodási 1 Üzemeltetési és Informatikai Osztály 2.2 A szervezeti egységek feladatkörét a VII. Fejezet 1 míg részletes feladataikat ügyrendjük tartalmazza. A Titkárság szervezeti felépítésének ábráját jelen Szervezeti és Mlíködési Szabályzat melléklete tartalmazza. 2.3 A Titkárságon az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi C LII. törvény (a továbbiakban: Vnyt.) alapján vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök: 7
a) A Vnyt. 3. (l) bekezdésének b), c), d), e) pontja alapján évente vagyonnyilatkozat tételére kötelezett: a főtitkár, a főosz tályvezetők, a Gazdálkodási Osztály osztályvezetője, a Költségvetési Osztály osz tályvezetője, a Támogatáskezelési Osztály osztályvezetője, a Vagyongazdálkodási, Üzemeltetési és Informatikai Osztály osztályvezetője, a belső ellenőr. b) A Vnyt. 3. (2) bekezdésének c) pontja alapján ötévente vagyonnyilatkozat tételére kötelezett: az elnöki tanácsadó, az elnöki főtanácsadó. c) A Vnyt. 3. (2) bekezdésének d) pontja alapján ötévente vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett: a föosztályveze tő - helye tte sek, az osztá lyvezetők 2.4 A Titkárságon a Kttv-ben foglaltak szerint az ivl\1a fő titkára szakmai tanácsadói, illetve szakmai főtanácsadói címet adományozhat a Titkárság szervezetében közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőknek. Az adományozható kétféle cím együttesen legfeljebb a Titkárság fel ső fokú iskolai végze ttségű köz ti sztvise l ő i létszámának 20%-a lehet. 2.5 Az Ml\1A főtitkára a tartósan kieme lkedő munkát végző fe lsőfo kú iskolai végzettségű, közigazgatási szakvizsgával rendelkező köztisztviselőnek címzetes vezető - tan ácsos i, címzetes főtanácsosi, címzetes vezetőfőtanácso s i, a középiskolai végze ttségű köz tisztv i se l ő n ek címzetes főmunkatársi címe t adományozhat. 2.6 A fenti 2.4 és 2.5 pont szerinti címek adományozásának eljárási rendjével kapcsolatban az Mlv1A fő titkára további részletszabályokat határozhat meg. IV. Fejezet A Titkárság műkö dés i szabályai l. Az ügyintézés alapelvei l. l A Titkárság szervezeti egységei feladataik ellátása során, a Titkárság zavartalan müködése érdekében - tekintettel jelen Fejezet 3. pont 3.1 alpontjában foglaltakra is - kötelesek szarosan és szervezetten együttműködni, közvetlenül kapcsolatot tartani, és egymást a szükséges tájékoztatás megadásával, adatok szolgáltatásával, valamint minden egyéb módon kölcsönösen segíteni. 1.2 Az ügyintézés során a jelen szabályzatban, az egyéb akadémiai és titkársági szabályozásokban és a munkaköri leírásokban foglaltak szerint, az ivl\11a elnökségével és illetékes testületi szerveivel együ ttműköd ve kell eljárni. 1.3 H a e szabályzat alapján nem állapítható meg pontosan, hogy valamely ügyelintézése me! y szervezeti egység feladata, a főtitká r jelöli ki az ügy intézéséért felelős szervezeti egységet. 1.4 Az ügyintézésre vonatkozó e lőírásoka t minden munkatársnak ismernie és alkalmaznia kell. 8
2. Az ügyintézés általános szabályai 2.1 Az ügy elintézéséért elsőd legesen az a szenrezeti egység felelős (elsőhelyi fele l ős szervezeti egység), amelynek a Szervezeti és Működési Szabályzat, vagy az 1vLv1A főti tkár intézkedése alapján a feladatkörébe tartozik. Az ügy elintézésében több szalanai felelős (szakmai felelős szervezeti egység) is részt vehet. Több szakmai felelős esetén meghatározandó az e l ső hely i szakmai felelős. 2.2 Az ügyeket érdemben vagy közbenső intézkedésként (egyeztetés, hiánypótlás stb.) a vonatkozó jogszabályolo1ak, az akadémiai szabályozásoknak, a felettes vezető útmutatásainak megfelelően, az e lőírt határidők megtartásával kell elintézni. Az érdemi döntéshez szükséges tényeket és feltételeket, valamint a döntés várható következményeit minden esetben tisztázni kell. 2.3 Az általános ügyintézési határidő - az ügyintézésben közremííködő szervezeti egységek számától függetlenül - 15 munkanap, amelyet az ügyiratnak az ügyintéző hö z érkezése napjától kell számítani. Az ügy fontosságára tekintettel az illetékes vezet ő ennél rövidebb, illetőleg indokolt esetben hosszabb elintézési határidőt is megállapíthat Jogszabályban megállapított h at á ridő esetén a jogszabályi rendelkezéseket kell alkalmazni. 2.4 Az ügyiratkezelésért felelős szervezeti egység negyedévente lekérdezi a határidön túli feladatokat, és erről összefoglaló jelentést készít a főtitkárnak 2.5 A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy minden ügy elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen. 2.6 H a a vezetői döntéshez szükséges valamennyi körülmény magából az ügyiratból nem állapítható meg, az ügyintézés e lőzmé nyeiről írásbeli összefoglaló t, belső feljegyzést kell készíteni és azt az ügyirathoz kell csatolni. 2.7 Az ügyirat aktaborítóján az ügyintézési h atárid ő és a felelős ügyintéző megjelölése a szervezeti egység vezetőjének feladata, felelőssége. 2.8 Az ügy érdemi elintézésével összefüggő- közvetlen munkakapcsolatok keretében létrejött-egyeztetéseket és megállapításokat, ha azokról közös jegyzőkönyv, e ml ékeztető nem készült, az előző bekezdésben foglaltak szerint kell rögzíteni. 2.9 Ha az ügyintézés olyan vezetöi utasítás alapján történt, amellyel az ügyintéző vagy az ügyintézésben közreműködő nem ért egyet, az ellenvéleményt az indokok megjelölésével írásba kell foglalni, és azt az ügyiratban fel kell tüntetni. 2.1 O A T itkárság munkatársai kötelesek az ügyintézés során a tudomásukra jutott adatot és üzleti titkot megőrizni. 2.11 Az ügyintézés folyamán egyebekben az 1-úvfA tv-ben és a vonatkozó külön jogszabályokban, az MlvfA Alapszabályban, a hatályos akadémiai szabályozásokban és az egyes testületek ügyrendjében és szabályzatában foglaltaha figyelemmel kell eljárni. 2.12 Az ügyiratkezelés és a bélyegzők használata során a vonatkozó titkársági szabályozások elöírásait kell alkalmazni. 3. A szervezeti egységek együttm űködése és kapcsolattartása 3.1 A szervezeti egységek tevékenységüket egymássalszoros együt tműködésben, mellérendelten végzik. Az együttműködést elsősorban az adott feladat ellátásáért a szervezeti és működési szabályzat J munkaterv szerint első helyen felelős szervezeti egységnek kell kezdeményeznie. Az egyes szervezeti egységek feladatkörébe tartozó, de más szervezeti egységek feladatkörét is érintő ügyekben az érdekelt szervezeti egységek bevonásával kell eljárni. Az ennek során felmerült vitás kérdésekben a közös álláspont kialakítását egyeztetés titján kell megkísérelni. Ha ez nem vezet eredményre, a vitás ügyet a főtitkárhoz kell döntésre fel terjeszteni. 9
3.2 A Titkárság sajtókommunikációját a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztály közremüködésével végzi, amelynek előse gít és e érdekében a tagozatok a prograrnak eredményeiről folyamatosan tájékoztatást küldenek az Osztály számára. 3.3 A Titkárság szervezeti egységei a nemzetközi ügyek vonatkozásában j e lentkező egyes feladatokat a Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Föosztálya közremüködésévellátják el. 4. Kapcsolattartás, képviselet 4.1 A szervezeti egységek a külsö szervekkel való hivatalos érintkezésben a hatásköriikbe tartozó vagy külön megbízás alapján hatáskörükbe utalt ügyekben jogosultak eljárni. Ennek során más szervezeti egységek feladatkörét is érint ő ügyekben az érdekelt szervezeti egységek bevonásávaj, tájékoztatásával járnak el. 4.2 Az Ml\1A véleményének államigazgatási képviseletére miniszteri szinten az elnök, államtitkári szinten - az elnökkel történ ő egyeztetési kötelezettséggel - a főtitkár által kötött felhatalmazással kijelölt személy jogosult. A kötött fell1atalmazás alapján eljáró személy csak a kijelölésre jogosult által meghatározott személyi és tárgyi körben, meghatározott tartalomm al tehet nyilatkozatot, kiadmányozhat vagy láthatja el más módon az NilviA képviseletét 4.3 Az államigazgatási szervek (központi államigazgatási szervek, kormányhivatalok stb.) és egyéb költségvetési szervek illetékes főosz tálya ival a munkakapcsolatot a feladatkörébe tartozó ügyekben az illetékes főosztály, vagy osztály tartja, így kiilönösen: a) az államigazgatási szervek és egyéb költségvetési szervek jogi szervezeteivel ( titkárságával), szerző i jogi kérdések tekintetében az illetékes hivatalokkal, szakmai szervezetekkel a Jogi és Személyügyi Főosztály, b) pénzügyi, költségvetési, beruházási és vagyonnal kapcsolatos kérdésekben az államháztartásért fele lős miniszterrel és az állami vagyonért felelős miniszterrel, munkaügyért felelős miniszterrel, ellenőrzési ügyekben az Állami Számvevőszékkel a Gazdasági és Pénzügyi F őosz tály. 4.4 A médiával a kapcsolatot a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztá ly tartja. A sajtó részére adandó közlemény, tájékoztatás tartalmát az illetékes osztályok vezetöinek kell közölniük a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztállyal. Főosztályvezető, osztályvezető a saj tónak nyilatkozatot, közlés t az elnök vagy a főtitkár engedélyével adhat. 4.5 Kormánybizottságokban, programtanácsokban, tárcaközi bizottságokban stb. az NL.\1A képviseletének ellátására a fő titkár esetenként jelöli ki az illetékes munkatársakat, és látja el a szi.ikséges felliatalmazásokkal. 4.6 Bíróságak e lő tti eljárásokban, illetve más hatóságok e lő tti eljárásban főszabá lykén t (az elnök, a főtitkár vagy jogszabály eltérő rendelkezése hiányában) a Jogi és Személyiigyi Főosztály képviseli az NL.\1A-t. Az elnök vagy főtitkár rendelkezése alapján az M.J.viA-t bíróság e lőtti eljárásban, hatósági e l őtti eljárásban önálló ügyvéd, vagy ügyvédi iroda is képvisellieti. Részére az eseti fel11atalmazást a Jogi és Személyügyi Főosztály készíti elő, továbbá az eljárás során a kapcsolatot tart a meghatalmazott jogi képviselővel. 5. Kiadmányozás 5.1 A T itkárság a tevékenysége során az elnevezésének megfelelő- az NilviA logójával ellátott, sorszámozott és nyilvántartásba vett - bélyegzőt használ. A Titkárság az NilVIA hivatalos logóját használja hivatalos iratain, levélpapírjain, kiadványain, rendezvényein stb. 5.2 Kiadmány az NL.\1A-tól más szervhez, személyhez, ill ető leg az NilviA-n belül, az alelnökhöz, elnökségi taghoz, tagozatvezetöhöz, illetve a Felügyelő te stület tagjaihoz megküldött, a kiadmányozó hiteles aláírásával ellátott, bélyegzővellepecsételt irat. A Titkárságon belül keletkező- az NilVIA elnökének, fő titkárának, szervezeti egység vezetőjének címzett - iratokon a kiadmányozó aláírása mellet nem kell bélyegzőt használni. A jogosult 10
által kül ső szerv részére kiadmányozott iratot - a Titkárság Egyedi Iratkezelési Szabályzatában foglaltak szerint - az MlvlA sorszámozott bélyegzőjével ellátva kell a címzettnek továbbítani. 5.3 Jelen szabályozás értelmében kiadmányozás a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, aláírását, bélyegző vel való ellátását, elküldhet őségé nek engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről. 5.4 Az elnök, az alelnök, a fő titkár kiadmányazza mindazoknak az ügyeknek az iratait, amelyekben saját hatáskörükben, vagy az arra jogosult által átmházott hatáskört gyakorolva járnak el. 5.5 Az tvlvia elnöke kiadmányozhatja a közjogi méltóságoknak (miniszterelnöknek, köztársasági elnöknek, Országgyűlés elnökének, Alkotmánybíróság elnökének, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal elnökének, a Magyar Aliarnkincstár elnökének, Aliami Számvevőszék elnökének) címzett iratokati kiadmányozási jogának leadásáról általános és/vagy eseti módon rendelkezik. A kiadmányozásra jogosult vonatkozásában egyebekben az M.tviA államigazgatási képviseletére vonatkozó - az Alapszabályban és jelen szabályzatban - foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni. 5.6 A döntéshozatal és kiadmányozás rendjére vonatkozóan az tvlvia főtitkára további, az Alapszabállyal és jelen szabályzattal összhangban álló szabályokat állapít meg. Az ügyiratok érkeztetésének és szignálásának rendjével, az iratkezeléssel, az M.tviA logójával kapcsolatos, valamint a bélyegzőhasználatának részletes szabályait a vonatkozó titkársági szabályozások rögzítik. 5.7 A kiadmányok tartalmáért, törvényességéért a kiadmányozó felel, az ügyet e l őkészí t ő ügyintéző felelösségének fenntartása mellett. Az iraton - a szakmai illetékesség, illetve a felelősség megállapíthatóságának érdekében - az azt előkészítő ügyintéző nevét fel kell tüntetni. Ha a kiadmánnyal kapcsolatban a Titkárság egységes álláspontjának kialakítása nem történt meg, az elté rő vélemények tárgyilagos feltárásáért a kiadmány kész ít ője felelős. 5.8 Az ügy érdemi elintézésének befejezéseként az arra jogosult vezető rendelkezik az elintézést tartalmazó irat kiadása (kiadmányozás) vagy az irathoz tartozó ügyirat véglegesen az irattárba helyezése fe l ő l. 6. Pénzgazdálkodás, kötelezettségvállalás, utalványozás 6.1 Az MlVlA, mint költségvetési fejezet gazdálkodásával összefüggő rendelkezéseket az elnök a jogszabályban meghatározott esetekben az államháztartásért felelős miniszterrel egyetértésben szabályozza. 6.2 A Titkárság költségvetését - a Közgyiílés által meghatározott keretek között - az tvlvia főtitkára hagyja jóvá. 6.3 A T itkárság gazdálkodási, kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési rendjét, valamint a szerződéskötésekre vonatkozó eljárásrendet a főtitkár - jelen szabályzattal összhangban - külön rendelkezésekben szabályozza. 7. E l őte tj esztések készítése 7.1 Jogszabály, a T itkárság jóváhagyott féléves munkaterve vagy külön vezetői döntés alapján a külsö szervek (Országgyűlés, Kormány stb.) részére készülő akadémiai e l őterjesztések szakmai tervezetét az elnök vagy a főtitkár által esetileg kijelölt, egyébként az ügy elsőhelyi fe l e lős szervezeti egysége köteles - a többi szakmai felelőss ei együttműködve - e lőkészíteni. A szakmai tervezet megalapozásában az elsőhelyi fe lelő s szervezeti egységnek támaszkodnia kell a szakmailag érintett szervezeti egységek véleményére, valamint figyelembe kell vennie az tvlvia köztestületi szerveinek vonatkozó iránymutatásait, határozatait, szakvéleményét Az e l őkészí t és első h ely i felelős szervezeti egységének figyelembe kell vennie az ügyhöz kapcsolódó korábbi határozatokat, tanulmányokat, elemzéseket stb. is. ll
7.2 Az előterjesztés szalanai tervezetét a felelős osztály a Titkárságon belüli egyeztetés után az előírt határidőre megküldi a Jogi és Személyügyi Főosztálynak 7.3 A Titkárságon belüli véleményeltérés esetén jelen Fejezet 4.1 pontjaszerint kell eljárni. 7.4 A Jogi és Személyügyi Főosztály az előterjesztés tervezetét jogi és szerkesztési szempontból vizsgálja, majd a főtitkár engedélye alapján a tervezetet kiilső szervnek ( szerveknek) véleményezésre megküldi. Az előterjesztés, tájékoztató tervezetét olyan időben kell véleményezésre elküldeni, hogy a külső szervnek, illetve vezetőjének az állásfoglalás kialakítására alapesetben ls naptári nap álljon rendelkezésére. 7.5 Ha a külső szerv a tervezettel kapcsolatban, lényeges kérdésben el nem fogadható észrevételt tesz, egyeztető tárgyalást kell javasolni. Az egyeztető tárgyalásért az e lőterjesz tést készítő főosz tály vezetője a felelős. Az ellenvéleményt az előterjesztésben indokaival együtt külön fel kell tüntetni, az M.tVIA erre vonatkozó álláspontjával együtt. 8. Külső szervek által kiildött előterjesztések véleményezése 8.1 Közigazgatási egyeztetés keretében megküldött tervezetekre (jogszabálytervezetek, egyéb határozatok és előterjesztések stb.), illetve az államigazgatási szervektől és egyéb költségvetési szervektől érkező további előtetjesztésekre, megkeresésekre vonatkozóan az M1Y1A elnöke, illetve főtitkára adhat véleményt. A jogszabálytervezet, egyéb e lőterjesz té s, megkeresés véleményezésének munkáját - az elnök vagy a főtitkár eltérő rendelkezése hiányában- a Jogi és Személyi-igyi Főosztály szervezi és fogja össze. 8.2 A Jogi és Személyiigyi Főosztály (vagy az egyedileg kijelölt szervezeti egység) elsőhelyi felelős szervezeti egységként a) kijelöli-szükség sze ri nt elnöki, fő titkári útmutatás alapján - azokat a szervezeti egységeket, amelyeknek a tervezetet véleményezniük kell i b) érdemben előkészíti a kiadmányozandó vélemény tervezetét, és gondoskodik arról, hogy az a határidőkre is figyelemmel eljusson az aláíró vezetőhöz. 8.3 Az érintett főosztályok fontosabb ügyekben az M.tVIA testületi szerveinek bevonásával kötelesek véleményüket kialakítani, és azt a megalapozó iratokkal együtt a Jogi és Személytigyi Főosztálynak határidőre megküldeni. 8.4 Az eltérő belső vélemények összehangolását - amennyiben azt a vélemények koordinálásáért felelős főos ztá ly nem tudta megoldani - a fő titkár végzi el a koordinálásért felelős főosztály által szervezett egyez tető megbeszélésen, vagy a rendelkezésre álló iratok (vélemények és ellenvélemények) alapján. Az egyeztető megbeszélésen (vagy az ügyiratok alapján) kialakított állásfoglalást a vélemények összehangolását végző vezető terjeszti az elnök vagy a főtitkár elé jóváhagyásra. 8.5 Az elnök, illetve a főtitkár számára az aláírandó lvúv1a vélemény tervezetét a koordináló szervezeti egység a jóváhagyott állásfoglalás alapján készíti el hat áridő re, majd a kiadmányozott iratot továbbítja a külső szerv veze tőjének. 8.6 Külső szervek által megküldött egyéb előterjesztések és jogszabályok előzetes tervezetére munkakapcsolat keretében - a jelen szabályzatban egyébként meghatározottak szerint - az előterjesztés tárgyaszerint érintett szervezeti egység vezetője, illetőleg a Jogi és Személyügyi Főosztály vezetőj e adhat nem kötelező érvényií véleményt. 9. Jogszabályok, beszámolók, utasítások követése, nyilvántartása 9.1 A jogszabályok, egyéb közjogi szabályozó eszközök és állásfoglalások követése a Jogi Főosztály feladata. A jogszabályok, határozatok kihirdetését követően a Jogi Főosztály haladéktalanul köteles megállapítani azokból a Titkárságra háruló feladatokat. A Jogi és Személytigyi Főosztá ly javaslata alapján a főtitkár jelöli ki a 12
végrehajtásért felelős szervezeti egységet és értesíti annak vezetőjét az elvégzendő feladatról, továbbá- szükség esetén-meghatározza a végrehajtási és jelentésadási határid öt. 9.2 A Jogi és Személyügyi Főosztály tartja nyilván és őrzi a föosztályok által megküldött, általuk kidolgozott általános jellegíí állásfoglalások, vélemények, közlemények és tájékoztatások eredeti kiadmányait 9.3 A Fötitkári Titkárság tartja nyilván és őrzi az elnöki utasítások és egyéb elnöki normatív szabályozások, a fötitkári normatív rendelkezések eredeti kiadmányait 9.4 A jogszabályban, határozatban, állásfoglalásban, foglalt feladat végrehajtásáért az első helyen kijelölt szervezeti egység vezetője felelős. 9.5 Ha valamely feladat végrehajtása alól mentesítést, vagy a végrehajtásra halasztást indokolt kérni, ezt a felelős szervezeti egység vezetője köteles a határidő lejárta előtt a feladatot meghatározó vezetőnél kezdeményezni. 9.6 A Gazdasági és Pénzügyi Főosztály tartja nyilván és őrzi az intézményi és fejezeti éves költségvetéseket és pénzügyi beszámolókat. 10. A Titkárság munkaterve 10.1 A Titkárság időszakosan következő fő feladatait- az MMA-ra, mint köztestületre a tárgyévben vonatkozó célkitűzések figyelembevételével - munkatervben kell meghatározni. A munkaterv féléves idötartamra készül. A munkaterv tartalmazza az elvégzendő feladatokat, azok elvégzésének határidejét és a végrehajtásért felelős megnevezését. 10.2 A munkaterv alapját az MMA részére feladatot megállapító jogszabályok, miniszterelnöki-, illetve kormányrendeletek, kormányhatározatok, miniszteri rendeletek, testületek munkatervei, határozatai, állásfoglalásai, továbbá az M1\IIA elnöksége által meghatározott feladatok képezik. l 0.3 A szervezeti egységek munkatervére vonatkozó javaslatokat - az osztályok közreműködésével - a föosztályok készítik el, amelyek alapján a Titkárság munkatervét a Fötitkári Titkárság készíti el és terjeszti a főtitkár elé. A főtitkár a munkatervet véleményezi, ahhoz módosító javaslatokat tehet. 10.4 Ha valamely feladat végrehajtásáért a munkaterv több felelőst jelöl meg, az elsőhelyi felelős kötelessége az egész feladat átfogó megszervezése, koordinálása, a végrehajtás teljességének és a határidő megtartásának biztosítása. 10.5 A Titkárság munkatervének végrehajtásáról a Fötitkári Titkárság vezetője a főtitkár részére összefoglaló jelentést készít. ll. A Titkárság döntés-előkészítési rendszere, testületi értekezletek Az állandó és eseti bizottságok, munkacsoportok 11.1 Meghatározott irányítási feladatok ellátásának elősegítése érdekében az M.tviA Alapszabályának rendelkezései szerint felhatalmazott testület, illetve vezető véleményező, javaslattevő, döntés-előkészítő feladattal állandó és eseti bizottságokat, munkacsoportokat hozhat létre. A fő titkári értekezlet 11.2 A Titkárság egészét érintő irányítási, vezetöi döntések előkészítése, az akadémiai elöterjesztések, jelentések stb. megvitatása, valamint a tiktársági munka megszervezésének, rendszeres áttekintésének és értékelésének elősegítése érdekében a főtitkár - a szervezeti egységek vezetőivel, Hletve a főtitkár által esetileg meghívottak részvételével- fötitkári értekezletet tart. 13
11.3 A fötitkári értekezlet - az els ő helyi fe le lős szervezeti egység kijelöléséve l- készíti el ö az Elnökség döntéseit (e körben összegyűjti és rendszerezi a döntés meghozatalához szükséges adatokat, információka t, valamint e lőkész íti a vonatkozó dokumentumokat). Az e lsőhelyi fele lős szervezeti egység kijelölésével egyidejűleg meghatározható az elsőhelyi szakmai felelős személy is. 11.4 A fötitkári értekezletet szükség szerinti gyakorisággal a főtitkár hívja össze. Az é rtekezletről a Fő titká ri Titkárság közremüködésével, hangfelvétel alapján e mlékez tető készül. A szervezeti egységek értekezletei 11.5 A szervezeti egységek vezetöi kötelesek legkésöbb a fötitkári értekezletet követő munkanapon a fötitkári értekezlet döntéseirö l, az ott meghatározott, a szervezeti egységet é rintő feladatokról az irányításuk alá tartozó szervezeti egység mutlkatársait tájékoztatni. V. Fejezet A Titkárság munkarendje l. A munkáltatói jogok gyakorlása 1.1 A T itkárság munkatársai az M.t\1A Titkárságával közszolgálati jogviszonyban álló köz tisztvise lők és közszolgálati ügykeze l ők, ületve munkaviszonyban álló munkavállalók. 1.2 A Titkársággal közszolgálati vagy mtulkaviszonyban állók tekintetében a munkáltatói jogokat az i'vúvla főt itká ra gyakorolja, amely jogokat a Titkárság Alapító Ok.irata, illetve az abban foglalt felhatalmazás alapján kiadott külön rendelkezés sze ri nt a Titkárság vezető beosztású közszolgálati tisztviselöjére átruházhatj a. 1.3 A köztisztviselők - kinevezéslik e lőtt- az M.i'vlA fő titk á ra előtt a Kttv-ben előírtak szerint esküt tesznek. 1.4 A munkatársak részletes mllllkaköri feladatait a szet vezeti egység ügyrendje alapján a szervezeti egység vezetője határozza meg, és átadja részükre a munkaköri leírásukat és elektronikus formában a Titkárság Szervezeti és Működési Szabályzatát, a Közszolgálati Szabályzatot. LS A helyettesítés rendjét, az átruházott munkáltatói jogokat, a munkaköri leírás tartalmát, valamint a munkakör átadás-átvétel szabályait a főtitkár a Közszolgálati Szabályzatban határozza meg. 2. A munkaidö 2. 1 A Titkárság munkatársainak munkaidejét a közszolgálati tisztviselökre és a munkavállalókra vonatkozó jogszabályok határozzák meg, amelyek alapján - amennyiben külön jogszabály, a kinevezés vagy munkaszerzödés eltéröen nem rendelkezik - a munkaid ő heti 40 óra. 2.2 A munkaidö beosztását a fő titkár, illetve a szervezeti egység vezetője határozza meg. 2.3 A szabadság kiadása e lőre meghatározott szabadságojási ütemterv szerint történik. A szervezeti egységek vezetöi kötelesek a főtitkár által engedélyezett szabadságuk, külföldi kiküldetésük idejét a Főtitkári Titkársággal közöln i. 3. Kedvezmények 3.1 A Titkárság mllllkatársai a vonatkozó jogszabályok alapján az i'vuvla fő titká ra által kiadott Közszolgálati Szabályzatban és egyéb akadém iai szabályozásokban foglaltak szerinti juttatásokban, illetve támogatásban, költségtérítésben részesülnek. 14
3.2 A Titkárság munkatársai kedvezményesen jogosultak az M.tviA és intézményei, valamint az MlVIA tulajdonosi körébe tartozó gazdasági társaságok által nyújtott szolgáltatásokat - a vonatkozó külön akadémiai szabályozásokban foglalt fel té telekkel - igénybe venni. 4. Hivatalos kiküldetés 4.1 Hivatalos kiküldetést csak kiküldetési rendelvény alapján lehet teljesíteni. 4.2 A külföldi kiküldetést a főtitkár esetében az ivúvia elnöke, a további munkatársak esetében a főtitkár rendeli el és engedélyezi. 4.3 A belföldi kiküldetést a főtitkár esetében az Ml'viA elnöke, a Titkárság vezetöi kinevezéssel bíró közszolgálati tisztviselői vonatkozásában a főtitkár, valamint a beosztott munkatársak vonatkozásában az illetékes szervezeti egység vezetője javaslatára a főtitkár engedélyezi. 4.4 A külföldi kiküldetési költségek elszámolására a hatályos pénzügyi jogszabályokat, illetve a vonatkozó titkársági szabályozásokat kell alkalmaznii belföldi kiküldetés esetén az elszámolásra a hatályos pénzügyi jogszabályokat kell alkalmazni. 4.5 Belföldi kiküldetés során történő hivatalos használatra titkársági gépkocsit az MlviA elnökségének tagja, a tagozat vezetője és a Titkárság vezetői kinevezéssel bíró közszolgálati tisztviselője igényelhet. Külföldi kiküldetés csetén titkársági gépkocsi használatára az MlVIA főtitkárának egyedi engedélye alapján van lehetőség. 4.6 A külföldi kiküldetések elrendelésére, elszámolására vonatkozó eljárási rendet kiilön fötitkári utasítás szabályozza. 15
VI. Fejezet A Titkárság munkatársainak általános feladatai l. Főosztályvezetők 1.1 A főosztályvezetők a vezetésük alá rendelt szervezeti egység munkájának felelős irányítói; hivatalból a Titkárság fegyelmi bizottságának tagjai 1 továbbá etikai bizottságának tagjai 1 a fegyelmi 1 illetve az etikai bizottság elnöke a Jogi és Személyügyi Főosztály vezetője. 1.2 A főosztályvezető általános feladatai közé tartozik 1 hogy az irányítása alatt álló szervezeti egységnél a) megszervezze és irányítsa a vonatkozó jogszabályok 1 a Közgyülés 1 az elnök 1 a fötitkár 1 valamint az akadémiai testületek döntéseiből (határozataiból 1 rendelkezéseiből stb.) adódó feladatok tervszerű1 szakszerü és gazdaságos 1 határidőre történő végrehajtását 1 valamint a végrehajtás ellenőrzését; b) meghatározza munkatársai munkaköri feladatait 1 és hatásköre keretei között gondoskodik a feladatok elvégzéséhez szükséges munkafeltételek biztosításáról; c) szorgalmazza maga és munkatársai szakmai és idegen nyelvi ismereteinek állandó továbbfejlesztését; d) átruházott hatáskörben meghatározza a vezetői ellenőrzés eszközeit 1 különösen az irányítása alá tartozó vezetők és munkatársak rendszeres és eseti beszámoltatásának eljárási szabályait a feladatok meghatározásáról és teljesítéséröl 1 az intézkedések végrehajtásáról 1 továbbá a mtmkafolyamatba épített ellenőrzés módját. 1.3 A főosztályvezető hatáskörébe tartozik 1 és munkaköri kötelessége: a) kapcsolattartás müködési terűletének megfelelően a központi államigazgatási szervek 1 kormányhivatalok 1 akadémiai költségvetési szervek 1 egyéb szervek és testületek illetékes vezető munkatársaival; b) az általa vezetett szervezeti egység álláspontjának Icialakítása és képviselete a működési teriiletükhöz tartozó 1 az a) pontban említett szerveknél 1 és külön fell1atalmazás alapján a Titkárság álláspontjának képviselete; c) elemzések 1 javaslatok készítése az MMA elnöksége részére az M.tVIA és az M.iv1A Titkársága számára jogszabályban (különösen az Ml\tlA tv-ben) 1 illetve egyéb szabályozásokban előírt feladatok hatékony 1 szakszerű végrehajtása érdekében; d) javaslattétel az általa vezetett szervezeti egység felépítésére és működésére 1 illetve ezek módosítására; a főosztályi titkárság vezetése; e) javaslattétel a titkársági munkatervnek a föosztályt érintő részeire 1 felelősség a munkatervben foglaltak végrehajtásáért 1 a munkatervi beszámoló elkészítéséért; f) az általa vezetett szervezeti egység ügyrendjének előkészítése (javaslattétel annak módosítására) 1 felelősség a főosztálynak az ügyrendben foglaltak szerinti működéséért; g) döntés 1 illetve véleménynyilvánítás a szervezeti egység munkatársainak személyes és fegyelmi ügyeiben 1 a főtitkár által jóváhagyott hatásköri rendnek megfelelőe n; h) átruházott hatáskörben az irányítása alá tartozó szervezeti egység munkatársai feletti munkáltatói jogok gyakorlása 1 a munkáltatói jogok gyakorlására vonatkozó külön főtitkári rendelkezésben foglaltak szerint; i) elkészíti a minösítési javaslatokat és a köztisztviselők teljesítményértékelését 1 munkaköri leírásait; j) felelős a szervezeti egység adatvédelmi feladatainak ellátásáért; 16
k) fe l e lős a szakterületét támogató informatikai rendszer rendeltetésszerű használatáértj informatikai biztonsági e lőírások betartatásáértj I) együ ttmű ködés i és egyeztetési kötelezettség terheli a szervezeti egységek vezetőive l j m) ellátja mindazon feladatokat 1 amivel a főtitkár megbízza. 2. Főosztályvezető-helyettesek 2.1 A főosztályvezető helyettesítésére-szervezeti egység vezetése nélkül- főosztályonként egy főosz tályvezetőhelyettesi munkakör tölthető be. A főosztályveze tő -h e l yettes helyettesíti a főosztályvezetőt annak távollétében (szabadsága 1 akadályoztatása esetén) 1 illetve ellátja a hatáskörébe utalt feladatokat. A főtitkár egyedi kijelölése alapján a főosz tályve ze tö-helyette s a főosztályhoz tartozó szervezeti egység (osztály) irányítását és vezetését is elláthatj a. 3. Oszt á l yvezetők 3.1 Az osztályvezető felel ős a vezetése alatt álló szervezeti egység mlíködéséért. A főtitkár rendelkezései sze ri nt megszervezi 1 és szakterületén irányítja a vezetése alatt álló egységre tartozó feladatok tervszerű 1 szakszerű és gazdaságos 1 határid őre történő végrehajtását 1 valamint a végrehajtás e lle nőrzésé t. 3.2 Az osztályt vezetők szervezeti egységek közötti helyettesítésre fötitkári rendelkezés alapján kerül sor. A helye tt es ítő ellátja azokat a halaszthatatlan t ee ndőket1 mely az osztály zavartalan müködéséhez szükségesek. 4. Tagozati titkárok 4.1 A tagozati titkár az illetékes t agozatveze tő elvi irányításával a Tagozati T it kárságvezetőjének felügyeletével - és irányítása mellett - ellátja a tagozatok mííködésével összefüggő szakmai 1 szervezési 1 adminisztrációs és nyilvántartási feladatokat. 4.2 A tagozati titkárok elvégzik az lv1ma rendelkezésére álló támogatási források felosztásával kapcsolatos döntés -e l őkészítő tagozati bizottságok titkári feladatait. Elvégzik az egyedi támogatások 1 valamint a pályázati úton támogatottak szakmai beszámolójának e ll e nőrzését. 4.3 A tagozati titkár az Mt\1A Titkársága köztisztviselőj e. 5. Közszolgálati tisz tviselők1 ügykezelök és munkavállalók 5. 1 A köztisztvisel ők munkaköri leírásuk alapján 1 a vonatkozó jogszabályokkal összhangban személyes fe l e l ősségge l ügyeket. intézik a munkakörükbe tartozó 1 valamint a vezetők által szakterületük alapján reájuk bízott 5.2 A közt i sztviselők az adott szervezeti egység vezetőjé nek megbízása 1 felhatalmazása alapján önállóan és személyes fe l e lősségge l végzik a munkakörükhöz tartozó ügyekben a szervezési és ellenőrzés i feladatokat 1 koordinálják a bel ső és a kül ső kapcsolatokat. 5.3 A közt isztvise l őkn ek ismerniük kell szakterületüket 1 az akadémiai feladatokat 1 az ügyintézés általános szabályait 1 a munkaterületükre vonatkozó hatályos jogszabályokat 1 a szervezeti egység munkáját é rint ő akadémiai 1 titkársági rendelkezéseket stb. 5.4 A kö z tisz tviselő részére fős z abályként csak közvetlen felettese adhat utasítást. Ha az lvl\11a T itkársága valamely vezetője - jogszabály 1 az lvl\11a Alapszabálya 1 vagy jelen Szervezeti és Mííködési Szabályzat alapján - közvetlen ül utasítja Őt1 errő l az utasított köztisztviselőne k közvetlen felettesét egyidejű l e& ha ez nem lehetséges 1 utólag tájékoztatnia kell. 17
5.5 A közszolgálati ügykezelök, valamint a munkavállalók a felettesük által számukra meghatározott, munkakörükbe tartozó feladatokat kötelesek ellátni. 5.6 A köztisztviselök, ügykezelök és munkavállalók - a jogszabályok, az akadémiai és a titkársági belső szabályzások keretei között - jogosultak érdekképviseleti szervhez csatlakozni, véleményt nyilvánítani, munkaszervezéssel, feladatellátással kapcsolatos kérdésekben javaslatot tenni, információt kérni. 5.7 A köztisztviselő illetéktelen személynek és szervnek nem adhat tájékoztatást olyan tényekről, információkról, amelyek feladatainak ellátása során jutottak tudomására és kiszolgáltatásuk az állam, az M.tViA vagy annak költségvetési szerve, bármely munkatársa vagy külső személy számára hátrányos vagy jogellenesen előnyös következményekkel járna. 5.8 A köztisztviselő feladatainak ellátása során a személyes adatok védelmére és a közérdekü adatok nyilvánosságára, valamint az információs önrendelkezési jogra, az információszabadságra vonatkozó jogszabályok és a Titkárság belső szabályozásaszerint köteles eljárni. 18
VII. Fejezet A Titkárság szervezeti egységeinek feladatai VII./ l. l. Az El11öki Titkárság általá11os feladatköre Az Elnöki Titkárság az elnök személyéhez kötötten, valamint az MlviA közgyülési és elnökségi testületi müködésével kapcsolatos szervezési, adminisztrációs és protokolláris feladatokat lát el, így különösen: a) ellátja az elnök, az alelnökök, az elnökségi tagok, a Nemzet Müvésze Díjbizottság, a Professzori Felterjesztések Bizottsága, a közgyíílés általlétrehozott munkabizottságok munkáját segítő általános titkársági feladatokat; b) e l ső helyi felelőse az.núvia-nak az MMA tv-ben előírt, az Országgyíílés, illetve a Kormány részére készített müvészeti szakmai jellegü beszámolók, tájékoztatók, jelentések elkészítésének; c) ellátja az.nlvia elnöke által az alelnökök és az elnökségi tagok számára meghatározott munkamegosztás szerinti tevékenységi körökböl adódó feladatok szervezését és adminisztrációját; d) közremüködik az akadémiai testületekkel, bizottságokkal kapcsolatos elnöki, alelnöki, és elnökségi tagi tevékenység koordinálásában; e) nyilvántartja az elnök, az alelnökök és az elnökségi tagok h azai és külföldi programjait; f) szakmai érintettség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjes ztések véleményezése a Jogi és Személyügyi Főosztály koordinációjával; g) közrem(íködik a Közgyülés előkészítésével, lebonyolításával, az akadémiai központi rendezvényekkel kapcsolatos feladatok ellátásában; h) ellátja - a Fötitkári T itkársággal együttmlíködve - az Elnökség üléseivel kapcsolatos e lőkészítő, lebonyolító feladatokat; i) nyilvántartja az elnökségi és közgyíílési határozatokat; j) segíti és ellátja a külsö mlívészeti, tudományos, szakmai, társadalmi, gazdasági és érdekképviseleti partnerekkel való kapcsolattartást, az érdemi együttmlíködést; k) közreműködik az.nlvia hivatalos folyóiratának szerkesztésében, valamint az.núvia Hírlevél szerkesztésében. Az El11öki Titkárság alá tartozó szervezeti egységekfeladatköre 1.1. Elnöki Titkársági Titkárság Az Elnöki T itkársági Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály m(íködésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így különösen: a) a főosztályvezető munkájának közvetlen segítése; b) közremlíködik az elnökségi tagok, a Tagozatvezetök Egyeztető Fóruma tevékenységének adminisztratív támogatásában, az ehhez kapcsolódó titkársági feladatok ellátásában; c) a főosztályra szignált ügyiratok kezelése, iktatása, nyomon követése, titkárságon belüli kézbesítése, postázásra tört é nő e l őkészítése; 19