10. sz. fejezet HÁZIPÉNZTÁRKEZELÉSI SZABÁLYZAT A GTE Házipénztár Kezelési Szabályzata általánosan értelmezendő és érvényes valamennyi szervezeti egységre, ahol az egyesület működtetése kapcsán pénzkezelési feladat jelentkezik! 1, A házipénztárban csak a Kereskedelmi- és Hitel- Banknál vezetett bankszámláról felvett, valamint a házipénztárba közvetlenül készpénzben befizetett, az Egyesületet megillető bevételeket lehet kezelni. 2, A pénztáros és pénzkezelési feladatok ellátására a kijelölt személyt az ügyvezető igazgató bízza meg erkölcsi és anyagi fedhetelenségének igazolása után (erkölcsi bizonyítvány). Nem bízható meg pénztárosi feladatok ellátásával az, aki: utalványozási joggal rendelkezik, pénztári számfejtést végez, (ezt a tevékenységet a GTE külön szolgáltatóra bízza) bevételek előírásának elrendelésével, követelések megállapításával ( törlésével ) van megbízva. A pénztáros a pénzügyi-, számviteli- gazdasági vezető szakmai irányítása mellett önállóan teljes anyagi felelősséggel végzi munkáját. Ennek vállalásáról írásbeli nyilatkozatot kell adnia. Feladatai: a készpénz kezelése és megőrzése; pénzkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások naprakész, pontos vezetése; szigorú számadás alá vont okmányok kezelése, őrzése nyilvántartása; értékpapírok kezelése és őrzése; A pénztáros vagy pénzkezelő megbízásakor a feladatok végrehajtására, részletes munkaköri leírás készítendő! 4, Kettő vagy több személy egyidejűleg közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen (kisegítésképpen) sem kezelheti. Az Egyesület részére járó mindennemű pénzösszeg átvételére csak a pénztáros jogosult. A pénztárból ki- és befizetéseket csak a pénztáros ( pénzkezeléssel megbízott személy) eszközölhet. Gondoskodni kell arról, hogy készpénzhez és a pénztári okmányokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. 6, Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, szabályszerű pénztárzárlatot, átadás - átvételt kell végrehajtani, a pénztárzárlatnál az átadónak, az átvevőnek és a gazdasági vezetőnek (távolléte esetén az ügyvezető igazgató által kijelölt személynek) jelen kell lennie. Az átadás - átvétel megtörténtét feljegyzésben rögzíteni kell. Az átadás - átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a pénztár egyenleget; a pénzállományt; a szigorú számadási nyomtatványok, bélyegzők, értékpapírok állományának meglétét; a lekönyveletlen és egyéb okmányok átadását; GTESZÁMVPOLÜGYVIGUT-10-110215 1
a jegyzőkönyv hitelességét és tartalmának valódiságát a jelenlévők aláírásukkal igazolják. Ha a pénztárt a pénztáros távolléte esetén kell felnyitni rendkívüli esetben - akkor a pénztárszekrényt ügyvezető igazgató jelenlétében szabad felnyitni, az ügyvezető igazgatónál, illetve a gazdálkodásért felelős személynél egy hitelesen lezárt borítékba tett pótkulcs igénybevételével. A kulcs átadása jegyzőkönyv felvételével történik. KÉSZPÉNZ KEZELÉSE A HÁZIPÉNZTÁRBAN Az Egyesület pénzügyi-, számviteli- gazdasági vezetőjének és a pénztárosnak gondoskodniuk kell arról, hogy a munkabérek és egyéb készpénzkiadások teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű készpénz álljon rendelkezésre. A készpénzforgalmat pénztári óra alatt kell lebonyolítani, a pénztárossal egyeztetett időpontban: naponta de.: 10-12 du.: 13-15 Ettől eltérő kifizetés csak rendkívüli esetben az ügyvezető igazgató ill. a gazdálkodásért felelős személy külön engedélye alapján történhet. A pénztáros fizetőeszközként csak valódi és forgalomban lévő hibátlan pénzeszközt fogadhat el. Megrongálódott, hiányos bankjegy nem fogadható el, valamint nem fogadhat el és fizethet ki hamisnak vélt pénzt. 1, Készpénzkészlet felső határa: A készpénzkészlet felső határát az ügyvezető igazgató a biztonságos tárolás lehetőségeinek figyelembevételével havi átlagban 500.000,-Ft azaz Ötszázezer forintban, maximun 1.500.000,- Ft, azaz maximum Másfélmillió forintban határozza meg. A házipénztárban tartható készpénz szempontjából nem kell figyelembe venni a munkabérek és azzal azonos elbírálás alá eső, az aznapi kifizetésekhez felvett összegeket. 2, Az engedélyezett értékhatáron felüli készpénzt, ha az meghaladja az értékhatár 20%-át, naponta be kell fizetni a bankszámlára, ha a 20%-ot nem éri el, akkor a befizetéstől el lehet tekinteni. KÉSZPÉNZ SZÁLLÍTÁSA Készpénz felvételénél és visszafizetésénél, valamint a kifizetőhelyre történő szállításnál az alábbiakat kell figyelembe venni. Készpénzt szállíthat: 500.000,- Ft-ig 1 fő 500.000,- Ft-tól - 2.000.000,- Ft-ig 2 fő, (egyik lehet a gépkocsis kisérő személy, pl.: a GTE-vel szerződéses taxi válalat esetében) 2.000.000,- Ft felett 2 fő (plussz fegyveres kisérő személy, pl.: a szerződéses taxi válalat esetében) 1, Fegyveres kísérő a területileg illetékes rendőrhatóságtól vehető igénybe, vagy őrzés és vagyonvédelemre alakult vállalkozástól, (elfogadott a GTE-nek fuvart vállaló szerződéses taxi vállat szolgáltatása is), illetve kijelölhető az az egyesületi tag, vagy alkalmazott, aki fegyverviselési engedéllyel rendelkezik. A pénzszállításhoz gondoskodni kell megfelelő eszközről. Erre a célra minden esetben gépkocsit (pl.: 6x6-Taxi) kell biztosítani, de a készpénz 500.000,- Ft alatt is csak gépkocsival szállítható, tömegközlekedési eszköz nem vehető igénybe. GTESZÁMVPOLÜGYVIGUT-10-110215 2
A pénzszállítás megszervezéséért, a feltételek biztosításáért az ügyvezető igazgató, illetve a gazdálkodásért felelős személy, a lebonyolításért a pénzügyi- számviteli- vezető és a pénztáros a felelős. 2, A pénzt elsősorban a pénztáros vagy a pénzügy alkalmazottja köteles szállítani, de az ügyvezető igazgató kijelölése alapján az Egyesület bármely dolgozóját vagy társadalmi aktíváját meg lehet bízni. A felvevő személy (pénztáros) személyi igazolvánnyal köteles igazolni személyi azonosságát a banknál. A megbízott személy addig felelős az általa felvett készpénzért, amíg a pénzt hiánytalanul át nem adta a pénztárnak és erről bevételezés nem készült, vagy a felvett összeggel el nem számolt. A felvett készpénzt átvételkor minden esetben meg kell számolni. A házipénztárban a kifizetésekről és bevételezésekről bevételi bizonylatokat kell készíteni. A pénzforgalomról, a forgalom változásától függően heti, vagy kéthetenkénti időszaki pénztárjelentést kell készíteni. KÉSZPÉNZELLENŐRZÉS SZABÁLYAI Házipénztárak napi pénzforgalom alapján a következők szerint csoportosíthatók: Kisebb értékű pénzforgalom: napi 300.000,-Ft-ig tárolható páncélkazettában, elkülönített, zárt helyiségben; Nagyobb értékű pénzforgalom: napi 500.000,-Ft- ig tárolható páncélszekrényben, elkülönített, zárt helyiségben; Jelentős értékű pénzforgalom: napi 2.000.000,- Ft-ig tárolható külön biztonsági zárral felszerelt helyiségben Különösen nagy értékű pénzforgalom: napi 2.000.000-Ft feletti pénzforgalom esetén külön helyiségben, amely biztonsági berendezéssel van felszerelve, páncél-szekrényben Ha a pénztáros a munkahelyét csak rövid időre is elhagyja, köteles a pénzt biztonságban elzárni. PÉNZTÁRKULCS KEZELÉSE A pénztárszekrény vagy kazetta kulcsinak kettő példányban kell meglenni. A kulcsok egyik példánya a pénztárosnál (saját kezelésében, őrzésében), másodpéldánya az ügyvezető igazgatónál ill. gazdálkodásért felelős személynél lezárt hitelesen lepecsételt borítékban kell tárolni, erről nyilvántartást kell vezetni, hogy a felnyitás minden esetben rögzíthető legyen. A pénztárkulcs elvesztését az ügyvezető igazgatónak azonnal jelenteni kell, akinek haladéktalanul intézkednie kell a zárak cseréjéről. A zárcsere költsége mindenkor az elvesztőt terheli. Elveszett kulcs helyett tilos a tartalékkulcsról másolatot készíteni! PÉNZTÁRI BEVÉTELEZÉSEK ÉS KIFIZETÉSEK SZABÁLYAI Pénztárból kifizetést az utalványozási joggal felruházott személy által láttamozott bizonylat alapján lehet eszközölni. Az utalványozás során meg kell állapítani a kiadás vagy bevétel jogosságát, összegszerű pontosságát, az alapul szolgáló okmány valódiságát, a kiállítás szabályszerűségét. Postai utalványon érvényesített készpénzösszeget átvétel után, bevételi bizonylattal kell ellátni és a pénztárban elhelyezni. A pénztáros a kifizetéseknél (kiadási pénztárbizonylaton), bevételezésnél (bevételi pénztárbizonylaton) minden esetben aláírással ismertesse el azok megtörténtét. Ha a GTESZÁMVPOLÜGYVIGUT-10-110215 3
felvételre jogosult személy nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást csatolni kell a kifizetési okmányhoz. ELŐLEGEK KIADÁSA ÉS NYILVÁNTARTÁSA Elszámolásra előleget kiadni csak az ügyvezető igazgató, illetve a témában felelős gazdasági vezető engedélye alapján szabad az alábbi jogcímeken: személyi költségek fedezetére dologi kiadások fedezetére A kiadott előlegekről nyilvántartást kell vezetni, a kiadott elszámolási előlegekkel a felvételtől számított 30 munkanapon belül, kiküldetés befejezésétől számított 5 munkanapon belül el kell számolni. Ha a felvevő - a GTE központ munkatársa - az előírt határidő lejártára nem számol el, úgy írásban fel kell szólítani, ha a felszólításnak nem tesz eleget, az esedékes munkabérből a levonásokra vonatkozó szabályok figyelembevételével le kell vonni. Év végén előleg nem lehet kinn, minden előleget vissza kell vonni, el kell számoltatni, függetlenül a lejárattól. Alszámlával nem rendelkező területi szervezetek költségeinek fedezetére a titkár vagy megbízottja előleget vehet fel, melynek elszámolási határideje a felvétel időpontját követő negyedév vége. Társadalmi aktívák a pénzfelvétellel egyidejűleg felelősséget vállalnak az elszámolási előleg felelős megőrzésére, határidőre történő elszámolására. Ennek elmulasztása esetén tudomásul veszik az Egyesület intézkedését a tartozás behajtására. PÉNZKEZELŐ Az egyéni tagdíj beszedésével, rendezvények részvételi díjainak beszedésével, stb. megbízott személy pénzkezelőnek minősül A házipénztár szabályzatban előírtak betartása ránézve kötelező jellegű. ZÁRÓRENDELKEZÉS Annál a szervezetnél, ahol pénzügyi szolgáltatót nem vesznek igénybe és mégis szükséges házipénztár működtetése, ott a pénztár kezelésére társadalmi aktíva is megbízható, írásban olyan felelősségvállalási nyilatkozattal, amelyben anyagi kártérítési fizetési kötelezettség mellett, ezen pénztárkezelési szabályzat előírásainak maradéktalan betartására is vállalkozik. A szabályzatban foglaltaktól eltérő intézkedést kiadni ill. kérés alapján engedélyezni az ügyvezető igazgató hatásköre. E szabályzat módosítása az ügyvezető igazgató javaslata alapján az Országos Elnökség hatásköre. A GTE Számviteli Politikája részeként a terület szabályozásként elrendelve: Budapest, 2011. február 15. Dr. Igaz Jenő A GTE Országos Elnöksége 02./08. 2006.(08.29.) OE Határozatával alkalmazását elrendelte: 2006. szeptember 01-től GTESZÁMVPOLÜGYVIGUT-10-110215 4
A GTE Országos Elnöksége 02./02. 2011.(02.15.) OE Határozatával elrendeli "A GÉPIPARI TUDOMÁNYOS EGYESÜLET SZÁMVITELI POLITIKÁJA - 2011" részeként, jelen szabályozás alkalmazását 2011. március 1.-től A módosított változat helyettesíti a korábban érvényben lévő intézkedéseket! GTESZÁMVPOLÜGYVIGUT-10-110215 5