GroupWise 5.2 használói jegyzet

GroupWise 5.2 használói jegyzet 16 bites verzió Készítette: Borsodi Gábor, ABS Consulting Kft. (http://www.abs.hu) 1998-2001 Ez a dokumentáció szabadon felhasználható (nyomtatható, másolható) és terjeszthet, amennyiben a dokumentum készít je és a felsorolt adatai szerepelnek a másolaton!

1 BEVEZETÉS... 1 1.1 GROUPWISE INDÍTÁSA... 1 1.2 A F ABLAK / ASZTAL ELEMEI... 1 1.3 ÜZENETEK MEGJELENÍTÉSE... 2 2 LEVELEK KÜLDÉSE... 3 2.1 LEVELEK KÜLDÉSE... 3 2.2 MELLÉKLET FÁJLOK CSATOLÁSA... 3 2.3 OBJEKTUMOK CSATOLÁSA... 5 2.4 LEVÉL OLVASÁSA... 6 2.5 FÁJL MELLÉKLETEK MEGTEKINTÉSE... 7 2.6 FÁJL MELLÉKLETEK MEGNYITÁSA... 7 2.7 VÁLASZOLÁS LEVELEKRE... 7 2.8 LEVELEK TOVÁBBIRÁNYÍTÁSA... 8 2.9 LEVELEK TÖRLÉSE... 9 2.10 ÜZENETEK VISSZAÁLLÍTÁSA... 9 2.11 ÜZENET NYOMTATÁSA... 10 2.12 TÖBB ÜZENET KINYOMTATÁSA... 10 3 SZEMÉLYES NAPTÁR... 11 3.1 SAJÁT NAPTÁR MEGJELENÍTÉSE... 11 3.2 SAJÁT NAPTÁR KOMPONENSEK... 11 3.3 SAJÁT TALÁLKOZÓ ÜTEMEZÉSE... 12 3.4 HANGJELZÉS BEÁLLÍTÁSA TALÁLKOZÓKHOZ... 12 3.5 SAJÁT TENNIVALÓ LÉTREHOZÁSA... 13 3.6 SAJÁT FELJEGYZÉS LÉTREHOZÁSA... 13 3.7 SZEMÉLYES TALÁLKOZÓK ÁTÜTEMEZÉSE... 13 3.8 SZEMÉLYES TALÁLKOZÓK KINYOMTATÁSA... 14 4 CSOPORTOS NAPTÁR... 15 4.1 TALÁLKOZÓK ÜTEMEZÉSE... 15 4.2 ID PONTKERESÉSEK... 16 4.3 TENNIVALÓ KIOSZTÁSA... 17 4.4 FELJEGYZÉSEK KÜLDÉSE... 18 4.5 TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK, FELJEGYZÉSEK FIGYELÉSE... 18 4.6 TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK, FELJEGYZÉSEK VISSZAVONÁSA... 19 4.7 TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK ÉS FELJEGYZÉSEK ELFOGADÁSA... 20 5 TELEFONÜZENETEK... 21 5.1 TELEFONÜZENETEK KÜLDÉSE... 21 6 MAPPÁK HASZNÁLATA... 22 6.1 MAPPA LÉTREHOZÁSA... 22 6.2 ÜZENETEK MAPPÁBA HELYEZÉSE... 22 6.3 MAPPA TARTALMÁNAK MEGTEKINTÉSE... 23 6.4 MAPPA ÁTNEVEZÉSE... 23 6.5 MAPPA ÁTHELYEZÉSE... 23 6.6 MAPPA TÖRLÉSE... 23 7 ÜZENETKÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK... 24 7.1 KÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK MEGVÁLTOZTATÁSA... 24 7.2 TOVÁBBI BEÁLLÍTÁSOK MEGVÁLTOZTATÁSA... 26 8 ISMÉTL D ESEMÉNYEK ÜTEMEZÉSE... 27 8.1 ISMÉTL D TALÁLKOZÓ, TENNIVALÓ VAGY FELJEGYZÉS ÜTEMEZÉSE DÁTUM SZERINT... 27 8.2 ISMÉTL D TALÁLKOZÓ, TENNIVALÓ VAGY FELJEGYZÉS ÜTEMEZÉSE PÉLDA ALAPJÁN... 28

8.3 ISMÉTL D TALÁLKOZÓ, TENNIVALÓ VAGY FELJEGYZÉS ÜTEMEZÉSE KÉPLET ALAPJÁN... 29 8.4 ISMÉTL D ESEMÉNY ELFOGADÁSA... 29 8.5 ISMÉTL D ESEMÉNYEK TÖRLÉSE... 29 9 CÍMJEGYZÉK... 30 9.1 A CÍMJEGYZÉK MEGNYITÁSA... 30 9.2 CÍMJEGYZÉK KOMPONENSEK... 30 9.3 HASZNÁLÓI ADATLAP MEGNÉZÉSE... 33 9.4 ÜZENETEK CÍMZÉSE... 33 9.5 ÚJ CÍM FELVÉTELE A SAJÁT CÍMEK KÖZÉ... 34 9.6 SAJÁT CÍMEK MÓDOSÍTÁSA... 35 9.7 SAJÁT CÍMEK TÖRLÉSE... 35 10 KERESÉS... 36 10.1 KERESÉS... 36 11 SZ RÉS... 37 11.1 SZ R LÉTREHOZÁSA... 37 11.2 SZ R KIKAPCSOLÁSA... 38 11.3 SZ R MENTÉSE... 38 11.4 SZ R BETÖLTÉSE... 39 12 SZABÁLYOK HASZNÁLATA... 40 12.1 "SZABADSÁG" SZABÁLY LÉTREHOZÁSA... 40 12.2 ÜZENETEK AUTOMATIKUS MAPPÁBA HELYEZÉSE... 43 12.3 SZABÁLYOK LETILTÁSA... 44 12.4 SZABÁLYOK MÓDOSÍTÁSA... 45 12.5 SZABÁLY TÖRLÉSE... 46 13 LOMTÁR... 47 13.1 LOMTÁR MEGNYITÁSA... 47 13.2 ÜZENET VISSZAÁLLÍTÁSA A LOMTÁRBÓL... 47 13.3 ÜZENETEK ÜRÍTÉSE A LOMTÁRBÓL... 47 13.4 LOMTÁR ÜRÍTÉSE... 47 14 HELYETTESÍTÉS... 48 14.1 HELYETTESÍTÉSI HOZZÁFÉRÉS MEGADÁSA... 48 14.2 HASZNÁLÓ TÖRLÉSE A HELYETTESÍTEND K LISTÁJÁRÓL... 50 14.3 MÁSOK POSTAFIÓKJÁNAK ÉS NAPTÁRÁNAK KEZELÉSE... 50 15 ÜZENETMEGJELENÍTÉSI LEHET SÉGEK... 51 15.1 ÜZENET KINÉZETÉNEK MEGVÁLTOZTATÁSA... 51 16 ÉRTESÍT... 52 16.1 16.2 AZ ÉRTESÍT FUTTATÁSA... 52 ÉRTESÍT BEÁLLÍTÁSAI... 52 16.2.1 Általános... 52 16.2.2 Értesítés... 53 16.2.3 Riasztás... 54 16.2.4 Állapot visszaküldése... 55 16.3 ÜZENETEK OLVASÁSA AZ ÉRTESÍT B L... 56 16.4 ÉRTESÍT KIKAPCSOLÁSA... 56 17 ONLINE SÚGÓ... 57 17.1 SÚGÓ ELÉRÉSE... 57 18 A GROUPWISE TESTRESZABÁSA... 59 18.1 LEVÉL, TELEFON... 60

18.2 TALÁLKOZÓ... 61 18.3 TENNIVALÓ... 62 18.4 FELJEGYZÉS... 63 18.5 KÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK... 64 18.6 TALÁLKOZÓK ID PONTJA... 65 18.7 ID PONTKERESÉS... 65 18.8 DÁTUM ÉS ID... 66 18.9 KÖRNYEZET... 67 18.10 TÁRSÍTÁSOK... 68 18.11 FÁJLOK HELYE... 68 18.12 MAPPALISTA... 69 18.13 JELSZÓ... 69 18.14 HELYETTESÍTÉS HOZZÁFÉRÉSI LISTÁJA... 70 18.15 ÉRTESÍTEND K... 71 18.16 MEGJELENÍTÉS... 71 18.17 LOMTALANÍTÁS... 72

1 Bevezetés A GroupWise 5 a legújabb verziója a Novell cég elektronikus kommunikációs rendszerének, mely az egyik legjobb a világon. Nem csak egy elektronikus levelez program, hanem más funkcionalitással is rendelkezik, mint például személyes id menedzsment, találkozóütemezés, dokumentummenedzsment. 1.1 GroupWise indítása 1. Kattintson a GroupWise csoportban ikonra. 2. A F ablak / asztal jelenik meg (ezentúl a jegyzetben asztalnak nevezem): Menü sor 1.2 A f ablak / asztal elemei Menü sor - az összes GroupWise-ban használható parancs innen elérhet. Egy menüre kattintva megjelennek a lehetséges menüpontok és azok parancsai. Azon menüpont mely mögött... van párbeszédablakot jelenít meg, ahol további információt kell megadni. A szürke szín menüpontok az adott pillanatban nem elérhet funkciót jelölnek. Bejöv k erre az ikonra duplán kattintva jelenik meg a postaládája, amelyben a bejöv üzeneteit láthatja. Kimen k erre az ikonra duplán kattintva jelenik meg azon levelek postaládája, amelyeket ön küldött. Lomtár erre az ikonra duplán kattintva jelenik a Lomtár, ahol a törölt üzenetek vannak végleges törlésükig Saját naptár erre az ikonra duplán kattintva jelenik meg az ön naptára. Levél küldése erre az ikonra duplán kattintva küldhet levelet. Találkozó erre az ikonra duplán kattintva ütemezhet mással találkozót. Tennivaló erre az ikonra duplán kattintva küldhet tennivalót másnak vagy önmagának. Feljegyzés írása erre az ikonra duplán kattintva írhat másnak vagy önmagának feljegyzést. Telefonüzenet erre az ikonra duplán kattintva küldhet másnak telefonüzenet esetén feljegyzést. 1

1.3 Üzenetek megjelenítése A GroupWise 5-ben a Bejöv k ablakban lehet megnézni az érkezett üzeneteinket, egyen az levél, találkozó, feljegyzés, stb. Ezeket a rendszer különböz ikonokkal jelöli meg: Felbontatlan levél Olvasott levél Levél melléklettel Meg nem nyitott találkozó Megnyitott találkozó Meg nem nyitott tennivaló Megnyitott tennivaló Meg nem nyitott feljegyzés Megnyitott feljegyzés Meg nem nyitott telefonüzenet Megnyitott telefonüzenet A mappában még el nem olvasott üzenet van. A mappában nincs olvasatlan üzenet. 2

2 Levelek küldése Az elektronikus levelek hasonlítanak a rendes üzenetekre, van nekik feladójuk, címzettjük, témájuk és üzenetük, és lehet bel lük több másolatot készíteni. Ezeket fogjuk itt megnézni. 2.1 Levelek küldése 1. Az asztalon kattintson a Levél küldése ikonra vagy a Fájl menüben az Új -> Levél menüpontra. A Levél Címzettje: párbeszédablak jelenik meg. 2. Kattintson a Címjegyzék ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a levél témáját a Téma: mez be. 4. Írja be az üzenetet az Üzenet: mez be. 5. Kattintson a Küldés ikonra a levél elküldéséhez. 2.2 Melléklet fájlok csatolása Ha másnak küldünk levelet vagy dokumentumot, akkor azt általában nem úgy oldjuk meg, hogy a levélbe begépeljük az elküldeni kívánt fájl tartalmát, hanem a már meglev dokumentumot hozzácsatoljuk az elküldend levélhez, a levélbe pedig csak a hozzácsatolt dokumentummal kapcsolatos megjegyzéseinket írjuk: 1. A Levél: nézetb l kattintson a Melléklet ikonra. A Mellékletek párbeszédablak jelenik meg: 3

2. Kattintson a Fájl beszúrása gombra és a feljöv ablakban válassza ki a mellékelni kívánt fájlt: 3. Ha kiválasztotta a csatolni kívánt fájlt, kattintson az OK gombra, majd a Mellékletek ablakban a Bezárás gombra. 4

4. A Melléklet: mez ben egy, a fájlt reprezentáló ikon jelenik meg. GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) 5. Kattintson a Küldés ikonra a levél elküldéséhez. 2.3 Objektumok csatolása Nem csak fájlokat, hanem más jelleg objektumokat, például hangjelzéseket, képet, videót is mellékelhet egy levélhez: 1. A Levél Címzett: nézetben a Fájl menüb l válassza Mellékletek -> Mellékletek menüpontot. A Mellékletek párbeszédablak jelenik meg: 2. Kattintson az Objektum beszúrása gombra, hogy képet vagy hangot csatoljon az üzenethez. Az objektum berakása ablak jelenik meg. 5

3. Válassza az Új objektum beszúrása-t és egy objektumtípust, vagy a Új melléklet pontot és írja be a teljes elérési útvonalát egy már létez objektumnak, majd kattintson az OK gombra. 4. A Melléklet mez a mellékelt objektum nevét jeleníti meg. 5. A Bezárás gomb megnyomásával csatolja az objektumot az üzenethez. A Melléklet: mez ben egy, az objektumot reprezentáló ikon jelenik meg. 2.4 Levél olvasása 1. Az asztalon kattintson a Bejöv k ikonra, a Bejöv k ablak jelenik meg, melyben a beérkezett üzentei kerültek: 2. A Mailbox mappát választva megjelennek a kapott üzeneteink a jobb oldalon. 3. Kattintson duplán a megtekinteni kívánt üzenetre. Az üzenet kinyílik és elolvashatja mit írtak önnek.. 6

2.5 Fájl mellékletek megtekintése GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) 1. A megnyitott üzenet melléklet ablakában kattintson duplán a mellékletre (ha a megtekintés az alapbeállítás) vagy kattintson a jobb egérgombbal a mellékletre és válassza a Melléklet megtekintése lehet séget. 2. A melléklet a néz ben jelenik meg, nem abban az alkalmazásban, amiben létrehozták. Ez a leggyorsabb módja a melléklet megtekintésének, de így néhány formázási információ nem biztos, hogy megjelenik, és módosítani sem tudja a mellékletet. 2.6 Fájl mellékletek megnyitása 1. A megnyitott üzenet melléklet ablakában kattintson duplán a mellékletre (ha a megnyitás az alapbeállítás) vagy kattintson a jobb egérgombbal a mellékletre és válassza a Melléklet megnyitása lehet séget. 2. A mellékletet létrehozó alkalmazás elindul, automatikusan beolvasva a mellékletet. Ezzel a módszerrel módosíthatja is az mellékletet és az összes megjelenítési beállítás érvényre jut. 2.7 Válaszolás levelekre 1. A nyitott levélen kattintson az ikonra. A Válasz párbeszédablak jelenik meg, két beállítás automatikus kiválasztása mellett: Válasz a feladónak és Feladótól kapott üzenet átvétele a válaszba: 2. Kattintson az OK gombra. Egy levél jön létre, melynek automatikusan címzettje az eredeti levél feladója, megjelenik egy Vá: el tag a témában, és az eredeti üzenet bemásolódik az Üzenet: részbe (ha van): 7

3. Írja be válaszát az Üzenet: mez be a villogó kurzornál, majd kattintson az ikonra. A válasz elküldésre kerül, az eredeti üzenet ott van a képerny jén. Törölje vagy tárolja el (bezárás), ahogy szeretné. Tipp: A "Válasz mindekinek"-et választva az összes személy megkapja a választ, akinek az eredeti levelet a feladója küldte. 2.8 Levelek továbbirányítása 1. A nyitott levélen kattintson az ikonra. Egy új levélablak jelenik meg, a témája az eredeti téma lesz plusz - Továbbítva: 2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be üzenetét az Üzenet: mez be. 8

4. Kattintson az ikonra. A továbbirányított levél elküldésre került, az eredeti üzenet ott van a képerny jén. Törölje vagy tárolja el (bezárás), ahogy szeretné. 2.9 Levelek törlése 1. Postafiókban jelölje ki a törölni kívánt leveleket, majd nyomja meg a Delete billenty t vagy megnyitott levél esetén kattintson az menüpontot. 2.10 Üzenetek visszaállítása ikonra, illetve válassza a Szerkesztés menüb l a Törlés 1. Kattintson duplán az asztalon a Lomtár ikonra. Minden törölt üzenet megjelenik. 2. Válassza ki a helyreállítani kívánt üzenetet, majd jobb egérgombbal való kattintás után a visszaállítást. Az üzenet visszakerül az eredetileg azt tartalmazó mappába és elt nik a Lomtárból. 9

2.11 Üzenet nyomtatása 1. A nyitott levél esetén válassza a Fájl menü Nyomtatás menüpontját vagy a tétellistában jobb egérgombbal a levélre kattintva, válassza a Nyomtatás menüpontot. A Nyomtatás párbeszédablak jelenik meg, a Tételek közt a kijelölt levéllel: 2. Ha a mellékletet is ki a karja nyomtatni, a Shift billenty nyomva tartása mellett kattintson a mellékletre. Jelölje ki a Melléklet kinyomtatása a társított alkalmazásból dobozt, ha helyes formázással akarja kinyomtatni a mellékletet. 3. Kattintson a Nyomtatás gombra. 2.12 Több üzenet kinyomtatása 1. A tétellistáról válassza ki a kinyomtatni kívánt leveleket. 2. Kattintson a tétellistában jobb egérgombbal bármelyik kiválasztott levélre kattintva és válassza a Nyomtatás menüpontot. A Nyomtatás párbeszédablak jelenik meg, a Tételek közt a kijelölt levelekkel: 3. Ha a mellékletet is ki a karja nyomtatni, a Shift billenty nyomva tartása mellett kattintson a mellékletre. Jelölje ki a Melléklet kinyomtatása a társított alkalmazásból dobozt, ha helyes formázással akarja kinyomtatni a mellékletet. 4. Kattintson a Nyomtatás gombra. 10

3 Személyes naptár A GroupWise egy nagyon hasznos id menedzsment tulajdonsággal rendelkezik, melynek neve Naptár. A Naptár személyes és csoportos találkozók, tennivalók és feljegyzések ütemezésére szolgál. 3.1 Saját naptár megjelenítése 1. Az asztalon kattintson duplán a Saját naptár ikonra. A Nap ablak jelenik meg: 3.2 Saját naptár komponensek 3 hónap kalendáriuma 1 hónappal el re és visszafele láthatjuk a naptárunkat. Azokon a napokon, ahol volt, van, lesz valamilyen esemény ütemezve, a többi szürkét l eltér en fekete színnel jelenik meg a nap száma. Találkozók panel - saját és csoportos találkozók megtekintése Feljegyzések panel - saját és csoportos feljegyzések megtekintése Tennivalók panel - saját és csoportos tennivalók megtekintése 11

3.3 Saját találkozó ütemezése 1. Kattintson duplán a Találkozók panelben egy konkrét id pontra. A Saját találkozó ablak jelenik meg: 2. Írja be a témát, a helyet (megadható) és az üzenetet (megadható). 3. Adja meg a kezd dátumot, a kezd id pontot és id tartamot. 4. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be. 5. Kattintson az ikonra a Találkozó kezd id pontjának és hosszának beállításához, ha nem jó az alapbeállítás. 6. Írja be a megfelel üzentet az Üzenet: mez be. 7. Kattintson az OK gombra. Tipp: A Találkozók panelben csak a Találkozók témája és helye jelenik meg, de ha a Megtekint t használja megjelenik az üzenet is. 3.4 Hangjelzés beállítása találkozókhoz 1. Kattintson a jobb egérgombbal arra a találkozóra, melyre a hangjelzést be akarja állítani. A feljöv menüb l válassza a Hangjelzés beállítása menüpontot. Az alábbi ablak jelenik meg: 2. Írja be mennyi órával és perccel korábban szeretne hangjelzést kapni, a maximum 99 óra 59 perc. Ezután a személyes találkozója mellett egy csörg óra ikon jelenik meg. A Hangjelzések beállítás után már nem távolíthatók el, csak a találkozó törlésével és újra létrehozásával. Tipp: A Hangjelzés megkapásához abban az id ben az Értesít nek futnia kell! 12

3.5 Saját tennivaló létrehozása GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) 1. Kattintson a duplán a Tennivalók panelben. Az alábbi Saját tennivaló ablak jelenik meg: 2. Írja be a Témát, Prioritást (nagy, kis, 1A, stb.), a Kezd dátumot és a Határid t a megfelel mez be, valamint a megadni kívánt üzenetet a Üzenet mez be. 3. Kattintson az OK gombra. 3.6 Saját feljegyzés létrehozása 1. Kattintson a duplán a Feljegyzés panelben. Az alábbi Saját feljegyzés ablak jelenik meg: 2. Írja be a Témát, a Kezd dátumot a megfelel mez be, valamint a megadni kívánt üzenetet a Üzenet mez be. 3. Kattintson az OK gombra. 3.7 Személyes találkozók átütemezése 1. Kattintson a találkozóra és húzza át a megfelel id pontra. 13

3.8 Személyes találkozók kinyomtatása 1. A Fájl menüb l válassza a Naptár nyomtatása menüpontot, a Naptár nyomtatása ablak jelenik meg: 2. Válassza ki a naptár típusát, méretét, papírstílust, és lapelrendezést. A beállítások alapján egy minta jelenik meg a jobb oldali részben. 3. Írja be a kezd dátumot és kinyomtatni kívánt napok számát. 4. Ki lehet választani a nyomtatandó tartalmat (találkozók, tennivalók, feljegyzések), valamint a nyomtatandó információ mennyiségét. 5. A Jellemz k részben további finomításokat lehet megtenni. 9. Az OK gombra kattintva lehet visszatérni a naptár nézethez. 14

4 Csoportos naptár A GroupWise nem csak saját események ütemezését teszi lehet vé, hanem csoportos találkozót, tárgyalást szervezhet, küldhet másnak jegyzeteket, oszthatunk ki másnak feladatokat. 4.1 Találkozók ütemezése 1. Kattintson az asztalon a Találkozó ikonra. A Találkozó címzettje ablak jelenik meg: 2. Kattintson a Címjegyzék ikonra hogy kiválassza a címzetteket. Alapértelmezés szerint önmagunk is kiválasztásra kerülünk. Ne felejtsük el magunkat is meghívni a találkozóra, különben az nem jelenik meg a naptárunkban! 3. Írjuk be a dátumot a Kezd dátum: mez be vagy kattintsunk az ikonra a megjelenített l különböz dátum választására. Ha a találkozó rendszeresen ismétl dik, használjuk az Ismétl d lehet séget. (Lásd, Ismétl d naptár események). 4. Kattintson az ikonra a találkozó idejének és hosszának meghatározásához. 5. Írja be a találkozó témáját a Téma: mez be. 6. Írjon be egyéb információt az Üzenet: mez be. 7. Elküldéshez kattintson az ikonra. Tipp: Csak a témabeli információ jelenik meg a naptárban. Megtekint használata esetén viszont megjelenik a tétel is. 15

A GroupWise-ban van egy nagyon hatékony eszköz, az úgynevezett Id pontkeresés. Sok id t takaríthat meg csoportos találkozók ütemezésekor, mert nem kell mindenkit külön felhívni id pont egyeztetésre. A GroupWise ezt lehet vé teszi egy gombnyomással. Automatikusan végigkeresi minden meghívott naptárát és megjeleníti az elérhet ségi információkat. 4.2 Id pontkeresések 1. Miután minden információt kitöltött a Találkozó címzett: ablakban, kattintson a Foglalt? ikonra. Az Id pontkeresés beállításai ablak jelenik meg. Címzett, Másolat, Titkolt: itt lehet megadni, hogy kiknél nézze meg az id pont foglaltságát Találkozó Id tartam: a találkozó id tartam Átnézend id pontok és napok: mely dátumtól mennyi napon át nézze meg két id pont között a foglaltságot. Átnézend napok: mely napokra nézze a foglaltságot a fenti id intervallumon belül. El jegyzési adatok is láthatók: ne csak azt írja, ki a rendszer hogy foglalt, hanem azt is hogy milyen esemény van az adott id pontra ütemezve 16

2. Ha meg akarja nézni az együttes elérhet séget, kattintson az OK gombra. Az Id pontkeresés párbeszédablak jelenik meg. Szürke helyeken (id ben) már ütemezve van egy találkozó a használó részére, a fehér részeken szabad: 3. Ha ütközés miatt meg kell változtatni az id pontot, húzza át máshova a kijelölt ablakot más id pontra. 4. Kattintson az kétszer OK gombra az Id pontkeresés beállításai ablak bezárásához és kattintson az ikonra a találkozó elküldéséhez. 4.3 Tennivaló kiosztása 1. Kattintson az asztalon a Tennivaló ikonra. A Tennivaló címzettje: ablak jelenik meg: 2. Kattintson a Címjegyzék ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be, vagy az ikonra kattintva válasszon másikat. A kezd id pont az aktuális dátumnál nem korábbi lehet. 4. Írja be a határidejét a Határid mez be, vagy kattintson az ikonra, hogy mást adjon meg. 5. Írja be a feladat témakörét a Téma mez be. 6. Adjon megfelel besorolást a feladatnak a Prioritás mez ben. 7. Részletesebb információt a tétel mez be írjon. 8. Elküldéshez kattintson a Küldés ikonra. 17

4.4 Feljegyzések küldése Az asztalon kattintson a Feljegyzés írása ikonra. A Feljegyzés címzettje: ablak jelenik meg: 2. Kattintson a Címjegyzék ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be, vagy az ikonra kattintva válasszon másikat. A kezd id pont az aktuális dátumnál nem korábbi lehet. 4. Írja be a feladat témakörét a Téma mez be. 5. Részletesebb információt a tétel mez be írjon. 6. Elküldéshez kattintson a Küldés ikonra. 4.5 Találkozók, Tennivalók, Feljegyzések figyelése 1. Válassza a Kimen k mappát. Minden ön által küldött üzenet megjelenik itt. 2. Kattintson a jobb egérgombbal és válassza a Tulajdonságok menüpontot. Az alábbi Adatlap ablak jelenik meg. Alapértelmezés szerint a tétel leszállításával, megnyitásával, elfogadásával, visszautasításával vagy befejezésével kapcsolatos információ jelenik meg. Tipp: Bizonyos információk mint például címzettek száma, akik megnyitották, elfogadták, vagy elutasították a tételt közvetlenül megnézhet a Küldemények mappában a Tulajdonságok ablak nélkül. 18

GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) 4.6 Találkozók, Tennivalók, Feljegyzések visszavonása 1. Válassza a Küldemények mappát. Minden ön által küldött üzenet megjelenik itt: 2. Válassza ki a visszavonandó üzenetet, és nyomja meg a Delete billenty t. A Tétel törlése párbeszédablak jelenik meg: 3. Válassza az alábbi opciók valamelyikét: A kimen tételek aktuális mappájából - a tétel csak a saját Kimen k mappából törl dik, a címzettek postafiókjában megmarad. A bejöv tételek összes mappájából - az összes címzett postafiókjából való eltávolítás, a saját Kimen k mappában megmarad. Az összes postafiókból - mind a címzettek postafiókjából, mind a saját Kimen k mappából törl dik a tétel. 4. Kattintson az OK gombra. Az eredeti tétel visszavonásra kerül. Tipp: Visszavonáskor értesítse a címzetteket, mert a visszavonásról nem kapnak értesítést. A tétel csak törl dik a naptárukból. 19

4.7 Találkozók, Tennivalók és Feljegyzések elfogadása 1. A Postafiók mappában vagy a naptárban kattintson duplán a megfelel tételre. Minden függ ben lev csoportos tétel d lt bet vel kerül megjelenítésre, és el ttük az ikon van: 2. Kattintson az ikonra, hogy elfogadja és normálissá konvertálja vagy az ikonra, hogy elutasítsa az adott tételt. Ha elfogad vagy elutasít, megindokolhatja ezen tettét. Tipp: Miután elfogadott egy tételt, nem az Postafiók mappában, hanem a Naptárban jelenik meg. Ha visszautasítja sehol sem kerül megjelenítésre. 20

5 Telefonüzenetek A hagyományos cetliragasztás helyett a GroupWise lehet vé teszi telefonüzenetek meghagyását elektronikusan. Ugyanúgy mint normál levelek, telefonüzenetek is küldhet k. 5.1 Telefonüzenetek küldése 1. Az asztalon kattintson a Telefonüzenetek ikonra: 2. Kattintson a Címjegyzék ikonra a címzett kiválasztásához a címjegyzékb l. 3. Írja be a hívó fél nevét a Hívó mez be. 4. Írja be a hívó fél cégnevét a Cég mez be. 5. Írja be a hívó fél telefonszámát a Telefon mez be. 6. Kattintson a Besorolás gombra, ha a normáltól eltér besorolást akar adni. 7. Kattintson a megfelel dobozokra a jellemz k beállításához. 8. Írja be az üzenetet az Üzenet: mez be. 9. Kattintson a Küldés ikonra az üzenet elküldéséhez. 21

6 Mappák használata Üzeneteit - ahogy a valós életben is - nem kell a postaládában tárolnia, hanem rendszerezheti ket, bef zheti, azaz mappákban tárolhatja azokat. A mappákat természetesen az Irattárban tarja. Az üzenetek kezelése a mappákban ugyanúgy történik mintha azok a Postafiókban lennének: megtekintés, törlés, stb ugyanúgy elvégezhet k rajtuk, csak a megjelenítési helyük más: nem a Postafiók, hanem valamelyik Irattáron belüli mappa. 6.1 Mappa létrehozása 1. Válassza a Szerkesztés menüb l a Mappák menüpontot, az alábbi Mappák ablak jelenik meg: 2. Jelölje ki a Cabinet-et (vagy ha egy már létez mappában akar újabbat létrehozni, akkor az adott mappát), és kattintson a Létrehozás gombra: A mappa mez be írja be a létrehozandó mappa nevét, majd kattintson az OK gombra. A mappa létrejön és megjelenik a mappák listájában. 6.2 Üzenetek mappába helyezése 1. Postafiókjában válassza ki az áthelyezni kívánt üzenetet: kattintson rá a bal egérgombbal, és az egérgomb folyamatos nyomva tartásával húzza át az üzenetet megfelel mappába. 22

6.3 Mappa tartalmának megtekintése GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) 1a. Kattintson egyszer a baloldalon a mappára. Ekkor a jobboldalon megjelennek a mappában tárolt üzenetek, illetve a további almappák. 1b. Ha a mappára duplán kattint vagy a -ra kattintva a mappa el tt, a mappa kinyílik és a bal oldalon az almappák kerülnek felsorolásra. Ezt csak akkor teheti meg, ha a mappában van almappa. Ezt a rendszer a -szal jelöli a mappa el tt. Ha a mappában van almappa és megnyitásra került, a rendszer szal jelöli. 6.4 Mappa átnevezése 1. A Mappák ablakban kattintson az Átnevezés gombra. Az Új név mez be írja be a mappa új nevét, majd kattintson az OK gombra. 6.5 Mappa áthelyezése Ha át kívánja szervezni mappastruktúráját, a Bejöv k ablakban egyszer en csak rá kell kattintania az áthelyezni kívánt mappára a bal egérgombbal és folyamatos nyomvatartása mellett át kell húznia a mappát az új helyére. Figyelem: Ha már sok levél van egy mappában, akkor egy-egy mozgatási lépés sokáig is eltarthat! Legyen türelmes, várja ki míg a rendszer befejezi a mozgatást! 6.6 Mappa törlése 1. A jobb egérgombbal kattintson a mappára és a megjelen menüb l válassza a Törlés menüpontot, vagy a bal egérgombbal a mappára kattintva nyomja meg a Delete billenty t. A következ ablak jelenik meg: A következ opciók közül választhat: - Csak a tartalom: ezt a pontot választva a mappában lev összes üzenet törlésre kerül, de a mappa önmaga nem. - Mappa és tartalma: ezt a pontot jelölve törli a mappában tárolt összes üzenet mellett a mappát is. Figyelem: A törölt mappa nem kerül belel a Lomtárba, onnan nem tudja helyreállítani. Figyelem: Bár megteheti, ne törölje a rendszer által létrehozott Küldemények illetve Tennivalók mappát! Ha mégis törölné, hívja a rendszergazdát! 23

GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) 7 Üzenetküldési beállítások A GroupWise lehet vé teszi, hogy megváltoztassa az elküldött üzenetek alapbeállításait. Ezeket lehet globálisan is állítani, vagy üzenetr l-üzenetre, mint ezt most bemutatásra kerül. A beállítások két kategóriába sorolhatók: általános küldési beállítások és további küldési beállítások. 7.1 Küldési beállítások megváltoztatása 1. A Fájl menüb l válassza a Jellemz k menüpontot. A Levél és telefonüzenet küldési beállításai párbeszédablak jelenik meg: 2. Válassza a kívánt beállítást az alábbiak közül: Visszajelzett állapotadatok Nincs - semmilyen információ nem kerül visszajelzésre Kézbesítve - az üzenet megérkezésének ténye kerül visszajelzésre Kézbesítve és olvasva - az üzenet megérkezésének és megnyitásának ténye kerül visszajelzésre Összes információ - visszajelzésre kerül sor, ha megérkezett az üzenet vagy megnyitották, törölték, vagy a lomtárból kiürítették Értesítés a megérkezésr l Ha olvasták Nincs - nincs értesítés ha a címzett megnyitja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Ha törölték Nincs - nincs értesítés ha a címzett törli üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett törli üzenetét 24

GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) Besorolás Sürg s - az üzenet sürg s besorolást kap és ikonja piros színnel jelenik meg Normál - az üzenet normál besorolást kap és ikonja fehér színnel jelenik meg Ráér - az üzenet ráér besorolást kap és ikonja szürke színnel jelenik meg Válaszkérés Nincs - nem kér értesítést az üzenetre Amikor alkalmas - értesítést kér, amikor alkalmas. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: Értesítés kérve: amikor alkalmas. Max x. nap múlva - bizonyos id szakon belül kér értesítést. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: Értesítés kérve: (dátum)-ig. Elévülés Nincs - az üzenet a címzett postaládájában marad törlésig Küldés után x nappal - x napig marad meg az üzenet a címzett postaládájában Automatikus törlés - ha a címzett törölte és kiürítette az üzenetet, a küld nél is automatikusan törl dik Címzettek értesítése - a címzettek értesítése 3. Kattintson az OK gombra a változások elmentéséhez és a levélnézetbe való visszatéréshez. 25

GroupWise használói jegyzet (16 bites verzió) 7.2 További beállítások megváltoztatása 1. A fenti ablakban kattintson az Egyebek gombra. Az alábbi ablak jelenik meg: 2. Válassza a kívánt beállítást az alábbiak közül: Tételre vonatkozó beállítások Behelyezés a Kimen k mappába - minden elküldött tételr l képz dik egy másolat a Kimen k mappában Téma elrejtése - az elküldött tétel témájának elrejtése, csak olvasáskor jelenik meg Kézbesítend x nap múlva - itt lehet megadni mennyi nappal kés bb szállítsa a rendszer a tételt. A dátum és id automatikusan megjelenik a Mikor: mez ben, a beírt napok számától függ en. Az ikonra kattintva meg lehet változtatni az elküldés dátumát és idejét. Védelem Normál - nincs címke az üzeneten Védett - a Védelem: védett szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Bizalmas - a Védelem: Bizalmas szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Titkos - a Védelem: titkos szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Szigorúan titkos - a Védelem: Szigorúan titkos szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Csak betekintésre a Védelem: Csak betekintésre szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Mellékletek konvertálása - a mellékleteket átjárón keresztül átalakítja; így néhány formázási beállítás elveszhet. Ha a melléklet nem kerül átalakításra, meg rzi eredeti formátumát, de olvasásához szükséges az eredeti alkalmazás, amivel létrehozták. 3. Kattintson az OK gombra a változások elmentéséhez és a levélnézetbe való visszatéréshez. 26

8 Ismétl d események ütemezése Ismétl d találkozók, tennivalók és feljegyzések az Ismétl d dátum beállítás használatával ütemezhet k. Ha például Ön felel a részleg heti értekezletének szervezéséért, készíthet egy, az egész évre el re ütemezett automatikus találkozót. A találkozóval együtt egész évre el re ütemezheti a konferenciatermet és a vetít t is. Az ismétl d dátumok eshetnek minden héten ugyanarra a napra (például hétf re), minden hónap ugyanazon napjára (például 15.-e és az adott hónap utolsó napja) vagy bármely más meghatározott dátumsorozat napjaira. Az Ismétl d dátum használatával szabálytalanul ismétl d események például szabadságok is ütemezhet k. Ismétl d dátumú tétel küldésekor a GroupWise másolatokat készít a tételr l, és a dátumokat ezekben a másolatokban helyezi el. Ha például az eseményhez öt dátumot rendel, a GroupWise öt másolatot készít a tételr l és minden dátumra ütemez egy másolatot. Ha a tételt elküldi a használóknak, öt kimen tételt fog látni a Postafiókban, a hozzájuk tartozó öt esedékességi dátummal. Ha ismétl d dátumú tételt kap, a Postafiókban öt bejöv tétel jelenik meg, különböz dátumokra ütemezve. 8.1 Ismétl d találkozó, tennivaló vagy feljegyzés ütemezése dátum szerint 1. Új ütemezett tétel készítésekor a dátumnál kattintson az ikonra. Az alábbi Dátum beállítása ablak jelenik meg: 2. Kattintson az Ismétl d gombra, majd válassza a Dátum alapján nézetet. 3. Kattintson az ütemezni kívánt napokra, majd az OK gombra. 27

4. Az ütemezett találkozó dátum sorában az Ismétl d dátum bejegyzés jelenik meg: 8.2 Ismétl d találkozó, tennivaló vagy feljegyzés ütemezése példa alapján 1. Az ütemezett találkozóban, tennivalóban vagy feljegyzésben válassza a M veletek menü Ismétl d dátumkijelölés parancsát. 2. Váltson át a Példa alapján nézetre: 28

8.3 Ismétl d találkozó, tennivaló vagy feljegyzés ütemezése képlet alapján 1. Az ütemezett találkozóban, tennivalóban vagy feljegyzésben válassza a M veletek menü Ismétl d dátumkijelölés parancsát. 2. Váltson át a Képlet alapján nézetre: 3. Az Érvényességi tartomány csoportban határozza meg a kezdeti és befejezési id pontot. vagy Tartomány megadása helyett bizonyos számú megjelenés megadásához határozza meg a kezdeti dátumot, az -ig bezárólag lenyíló menüben válassza az alkalommal elemet, majd adja meg az esedékességek számát. 4. Írja be a képlet szövegét, majd kattintson az OK gombra. 8.4 Ismétl d esemény elfogadása 1. A Naptárban kattintson a beérkezett találkozóra. Ha az ismétl d esemény, elfogadásakor az alábbi ablak jelenik meg: 8.5 Ismétl d események törlése 1. A Naptárban válassza ki az ismétl d dátumú tételt, és nyomja meg a Delete billenty t. A törlés az ismétl d találkozó ablak jelenik meg: 2. Kattintson az Ez alkalommal gombra, ha csak azt a példányt, vagy kattintson a Minden alkalommal gombra, ha az összes példányt törölni szeretné. 29

9 Címjegyzék A címjegyzék az az eszköz, ahonnan amivel más használókról tudunk különböz információkat szerezni, mint például azonosítójukat, telefonszámukat, faxszámukat. Lehet külön saját címjegyzékünk azok számára, akikkel gyakran érintkezünk, de rendelkezésre áll egy rendszercímjegyzék, amely a levelez rendszerbeli használók adatait tartalmazza. A címjegyzéket általában a levelezésnél használjuk, de lehet külön programként is elindítani, hogy gyorsan megnézzünk valakir l valamilyen információt. 9.1 A címjegyzék megnyitása 1. Nyomja meg a Ctrl-Shift-B gombokat egyszerre. 2. A címjegyzék a következ képpen fog kinézni: 9.2 Címjegyzék komponensek Nevek: A rendszer központi címjegyzéke, az összes használó, nyilvános csoport és er forrás itt van felsorolva. 30

Er források: A rendszergazda által felvett er forrásokat felhasználhatja találkozóinak ütemezése folyamán. Például ha a rendszergazda a tárgyalót felveszi er forrásként, akkor a tárgyalót hozzárendelve egy adott találkozóhoz, a többiek tudni fogják, hogy az adott id pontban a tárgyaló foglalt: Közös csoport: itt tekinthetjük meg a rendszergazda által létrehozott csoportokat, melyeket felhasználhat az üzenetek küldése során: ha csoportnak küld üzenetet, akkor a csoport minden tagjának elmegy az üzenet: 31

Saját címek: Saját címjegyzéke, amibe maga vehet fel neveket, címeket, egyéni információkat azokról a használókról, akikkel levelez: Sorrend: Itt adhatjuk meg mi szerint rendezze sorba a GroupWise az adott lista elemeit. Címzettek:, Másolatot kapnak: és Titkolt másolatot kapnak: dobozok: Itt adhatjuk meg, hogy kinek küldjük az üzenetet. Küls cím: ha küls levelezési rendszerbe akar levelet küldeni, itt adhatja meg: Tipp: Címzettek.: közvetlenül kapja az üzenetet; Másolatot kapnak: az üzenetb l kap egy másolatot, de nem kapja közvetlenül; Titkolt másolatot kapnak: úgy kap másolatot, hogy a többiek nem tudnak róla 32

9.3 Használói adatlap megnézése 1. Kattintson arra a személyre, akinek meg kívánja tekinteni adatait, majd kattintson az Adatok gombra. Az alábbi ablak jelenik meg: 9.4 Üzenetek címzése 1. A Levél Címzettei: nézetb l kattintson az ikonra, vagy a Eszközök menüb l válassza a Címjegyzék menüpontot. A címjegyzék 3 címkével fog megjelenni. Az összes rendszerbeli használó megjelenítéséhez kattintson a Nevekre: 33

2. A gördít sor nyilait és a dobozt használhatja, hogy megtalálja a Címjegyzék-ben a keresett használót. A neve els néhány bet jének beírásával is a megfelel névre ugorhat. Attól függ en kell a vezeték vagy utónevének bet it beírni, hogy melyik mez szerint vannak a nevek sorba rendezve. 3. A névre kétszer kattintva az hozzáadódik a Címz.: ablakhoz. Ha problémás kétszer rákattintani, akkor jelölje ki a nevet és húzza át az adott nevet a Címz.: ablakba, vagy jelölje ki és kattintson a Címz.: gombra. 4. Ha a Más: vagy Titk.: mez khöz akarja a címzettet felvenni, el bb kattintson a megfelel mez re, különben a Címz.: mez be kerül a név. 5. Ha véletlenül rossz mez be rakta be a címzettet, akkor ismét kétszer rákattintva vagy kijelölve és a Balranyíl gombot megnyomva kiszedheti a címzettek listájáról. 6. Ha az összes címzettet kiválasztotta, kattintson az OK gombra, hogy visszatérjen az üzenet nézethez. 9.5 Új cím felvétele a saját címek közé 1. A Címjegyzékben a Saját címeknél megnyitva, kattintson az Új gombra. Az alábbi ablak jelenik meg: 2. Töltse ki a mez ket értelemszer en, majd kattintson az OK gombra. Az új cím megjelenik a névjegyzékében. 34

9.6 Saját címek módosítása 1. A Címjegyzékben a Saját címeknél megnyitva, kattintson a Szerk gombra. Az alábbi ablak jelenik meg: 2. Módosítsa a mez ket értelemszer en, majd kattintson az OK gombra. 9.7 Saját címek törlése 1. A Címjegyzékben a Saját címeknél megnyitva, kattintson a Törlés gombra. Az alábbi ablak jelenik meg: 2. Törléshez kattintson az Igen gombra. 35

10 Keresés A GroupWise az ön leveleinek és dokumentumainak nem csak hatékony tárolóhelye, hanem a tárolt üzenetek és dokumentumok kapcsán további szolgáltatásokat nyújt. Az egyik legnagyszer bb tulajdonsága, hogy a rendszer tömöríti, titkosítja és indexeli a tárolt dokumentumokat; azaz nem csak kevesebb helyet foglalnak, mint eredeti formájukban, és illetéktelenek nem férhetnek hozzájuk, de ha csak keresni akarunk a dokumentumokban, az is egyszer en megoldható. Például ha csak arra emlékszik, hogy valamelyik dokumentumában szerepelt az öntöttvas szó, amit a múlt héten írt vagy kapott, akkor a rendszer el tudja keresni az összes ezeknek a feltételeknek megfelel dokumentumot. 10.1 Keresés 1. A Bejöv k ablakában Válassza a Szerkesztés menüb l a Keresés menüpontot, az alábbi Keresés ablak jelenik meg 2 címkével: Szöveg / Téma / Üzenet: ide írhatja be azt a kifejezést, amire keresni kíván. A GroupWise mez t l függ en keres. Ha megtalálta a feltétel(ek)nek megfelel tételt, rááll. Ezután a Következ illetve El z gombokkal lehet a következ találatokra pozícionálni, a keresést folytat ni. 36

11 Sz rés Egy mappában az egyszerre kb. 5000 tétel jeleníthet meg, de már jóval kevesebb számú tétel esetén is szükség lehet arra, hogy csak bizonyos üzeneteket jelenítsünk meg. Erre a feladatra lehet a sz rési funkciót használni. 11.1 Sz r létrehozása 1. A Bejöv k vagy Kimen k ablakban válassza a Nézet menüb l a Sz rés menüpontot. A Bejöv tételek sz rése ablak jelenik meg: 2. Az adott sz r ben különböz feltételeket adhat meg, hogy mi szerint sz rjön, és hogy a sz rések milyen kapcsolatban álljanak egymással. A fenti példában a sz r majd csak azokat az üzeneteket jeleníti meg, melyek a olyan feladótól jöttek, kinek a neve tartalmazza a bakonyi szót, például: Bakonyi_Tamás. 3. Az OK gombra kattintva már csak azok a tételek jelennek meg, melyek teljesítik a sz r ben megadott feltétel(eke)t: 37

Figyelem: a sz r mindegyik mappára vonatkozik! 11.2 Sz r kikapcsolása Ismét válassza a Nézet menüb l a Sz rés menüpontot. A Bejöv tételek sz rése ablak jelenik meg. Itt kattintson az alaphelyzet gombra. 11.3 Sz r mentése 1. Nem kell minden egyes alkalommal újra létrehoznia a megfelel sz rési beállítást, hanem el is mentheti kés bbre, hogy bármikor alkalmazhassa. Ehhez a sz r létrehozásakor a Bejöv tételek sz rése ablakban ki kell választania a Mentés menüpontot, melyre az alábbi ablak jelenik meg: 38

2. Itt a Fájlnév mez be a sz r azon nevét kell beírni, amilyen néven el akarja menteni. Nyomja meg az OK gombot. 11.4 Sz r betöltése Egy elmentett sz r t betölthet, ha sz r létrehozásakor a Bejöv tételek sz rése ablakban a Betöltés gombot választja, ilyenkor a megjelen ablakban a betölteni kívánt sz r t kell megadni, majd az OK gombot megnyomni: 39

12 Szabályok használata Az üzeneteinek többségét anélkül tudja kezelni, hogy belépett volna a rendszerbe. Úgynevezett Szabályok használatával a GroupWise képes nagyon sokféle feladat automatizálására, például üzenetek mappákba mozgatására, automatikus válaszolásra, találkozók és tennivalók elfogadására, üzenetek továbbítására és törlésére. Az alábbiakban csak kett szabály kerül bemutatásra - egyik automatikus választ küld akkor, ha szabadságon van, a másik bizonyos üzeneteket automatikusan áthelyez egy adott mappába. 12.1 "Szabadság" szabály létrehozása 1. Az asztalon válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg (önnél más Szabályok jelenhetnek meg): Tipp: Minden korábban létrehozott szabály megjelenik a Szabálylista ablakban. A szabály melletti pipa a szabály érvényességét jelzi. 2. Kattintson az Létrehozás gombra. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg: 40

3. Írja be a szabály nevét a Szabály neve: mez be. (Pl.: Szabadság) 4. Válassza ki a megfelel üzenettípust (Levél, Találkozó, Tennivaló, Feljegyzés vagy Telefonüzenet) a Ha a tétel típusa alatt. 5. Kattintson az Akkor a m veletek dobozban a Hozzáadás gombra. A megjelen menüb l válassza a Válasz-t: 6. Az alábbi Válasz ablak jelenik meg. Pipálja ki a Feladótól kapott üzenet átvétele a válaszba szöveg el tti dobozt. 7. Kattintson az OK gombra. Az alábbi Válasz párbeszédablak jelenik meg. 41

8. Írjon be egy rövid üzenetet távollétével kapcsolatban az Üzenet: mez be. Írja bele szabadságának kezdetét és végét és a helyettesít jének elérhet ségi adatait. 9. Kattintson az OK gombra. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg. Tipp: További tevékenységek adhatók ehhez a szabályhoz, mint például a tétel automatikus továbbítása egy más használó számára. A továbbítás nem távolítja el automatikusan postafiókjából az üzenetet, csak átmásolja a címzettnek. 10. Kattintson a Mentés gombra, a szabály a Szabálylistába kerül és egy kipipált doboz jelenik meg mellette, jelezve, hogy a szabály engedélyezve van.: 11. Kattintson a Bezárás gombra. Tipp: Ne felejtse el kikapcsolni a szabály, ha visszatért a szabadságáról, különben az üzenetek továbbra is automatikusan megválaszolásra kerülnek, azt jelezve, hogy még mindig szabadságon van. 42

12.2 Üzenetek automatikus mappába helyezése 1. Az asztalon válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg (önnél más Szabályok jelenhetnek meg): 2. Kattintson az Létrehozás gombra. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg: 3. Írja be a szabály nevét a Szabálynév: mez be. (Pl.: Mariska) 4. A Ha a tétel tartalma részben a Feladó-hoz írja be: mariska 43

5. A tételtípusok közül válassza a Levél típust. 6. Kattintson az Akkor a m veletek dobozban a Hozzáadás gombra., és válassza az Áthelyezés mappába pontot. A Tétel áthelyezése mappába párbeszédablak jelenik meg. 7. Válassza a Cabinet mappát, abban egy megfelel almappát (pl.: Mariska levelei) rákattintással 8. Kattintson az Áthelyezés gombra. 9. Kattintson a Mentés gombra, a szabály a Szabálylistába kerül és egy kipipált doboz jelenik meg mellette, jelezve, hogy a szabály engedélyezve van. 10. Kattintson a Bezárás gombra. 12.3 Szabályok letiltása Ha egy szabály alkalmazását id legesen fel szeretné függeszteni, nem szükséges a szabály törlése, elég azt letiltani: 1. Az asztalon válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg (önnél más Szabályok jelenhetnek meg): 44

2. Válassza ki a tiltandó szabályt és kattintson a Letiltás gombra, vagy szedje ki az el tte lev dobozból a pipát. 3. Kattintson a Bezárás gombra. 12.4 Szabályok módosítása 1. Az asztalon válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg (önnél más Szabályok jelenhetnek meg): 2. Válassza ki a tiltandó szabályt és kattintson a Szerkesztés gombra, a Szabály szerkesztése párbeszédablak jelenik meg: 45

3. Végezze el a kívánt módosításokat, majd kattintson a Mentés gombra, a szabály frissítéséhez. 4. Kattintson a Bezárás gombra. 12.5 Szabály törlése A Szabályok ablakban jelölje ki a törölni kívánt szabályt, majd kattintson a Törlés gombra. A megjelen ablakban kattintson az Igen gombra a szabály törléséhez.: 46

13 Lomtár Minden törölt üzenet a Lomtárba kerül, ahol addig marad, míg ürítésre nem kerül. Alapértelmezés szerint a Lomtár hetente kerül ürítésre, de bármikor kiürítheti lomtárában a kiválasztott üzeneteket. A Lomtárbeli üzenetek megtekinthet k és visszaállíthatóak kiürítésig. Kiürítés után véglegesen elvesztek az üzenetek. 13.1 Lomtár megnyitása 1. Kattintson duplán az asztalon a Lomtár mappára. A Lomtár ablak jelenik meg, melyben az összes törölt üzenete megtalálható: 13.2 Üzenet visszaállítása a Lomtárból 1. Kattintson a jobb egérgombbal a visszaállítani kívánt üzenetre és válassza a Törlés helyreállítása menüpontot. Az üzenet abba a mappába kerül visszahelyezésre, ahonnan törölték és elt nik a Lomtárból. 13.3 Üzenetek ürítése a Lomtárból 1. A Lomtárban válassza ki a visszaállítani kívánt üzenetet. 2. Kattintson a jobb egérgombbal és válassza a Kijelölt elemek kiürítése menüpontot. Az üzeneteket a rendszer eltávolítja a Lomtárból és többé nem lesznek elérhet k. 13.4 Lomtár ürítése 1. A Lomtárban bármely üzenetre a jobb egérgombra kattintva, a felbukkanó menüb l válassza a Lomtár kiürítése menüpontot. Minden üzenet ürítésre kerül és nem lesznek elérhet k. 47

14 Helyettesítés A Helyettesítés használatával más használók Postafiókját és Naptárát kezelheti. A helyettesítés során különféle m veleteket hajthat végre a másik használó helyett, például tételek olvasását, elfogadását vagy elvetését, a másik használó által megszabott megszorításokon belül. Két el zetes lépés szükséges ahhoz, hogy valakit helyettesítsen. El ször a használónak, akit helyettesíteni tervez, a Hozzáférési listájában jogokat kell adnia Önnek. Azután a saját Helyettesítend k listájára Önnek kell felvennie a használó nevét, hogy hozzáférhessen Postafiókjához és Naptárához. Ha ezek a lépések megtörténtek, és a másik használó Postafiókját vagy Naptárát kell kezelnie, kattintson a használó nevére a saját Helyettesítend k listájában. 14.1 Helyettesítési hozzáférés megadása 1. Az asztalon válassza a Fájl menüt, ott a Beállítások menüpontot. A Beállítások ablak jelenik meg. 2. Kattintson a Hozzáférési lista ikonra. A Helyettesítés hozzáférési listája ablak jelenik: 48

3. Kattintson a Nevek gombra, majd dupla kattintással válassza ki a kívánt használót, hogy a Hozzáférési: mez be kerüljön. 4. Adja meg a megfelel hozzáférési jogot a megfelel doboz kipipálásával: Levél/telefon: Olvasás - Olvashatja az Ön által kapott tételeket. Írás - Tételeket hozhat létre és küldhet az Ön nevében. Találkozó: Olvasás - Olvashatja az Ön személyes és csoportos találkozóit. Írás - Személyes és csoportos találkozót ütemezhet az Ön nevében. Feljegyzés: Olvasás - Olvashatja az Ön által kapott feljegyzéseket. Írás - Feljegyzéseket hozhat létre és küldhet az Ön nevében. Tennivaló: Olvasás - Olvashatja az Ön által kapott tennivalókat. Írás - Tennivalókat hozhat létre és küldhet az Ön nevében. Feliratkozás a nekem szóló hangjelzést kapók körébe - Ugyanazt a hangjelzést kapja, mint Ön. Megkapja a nekem szóló feljegyzéseket - Értesítést kap arról, hogy Önnek tételei érkeztek. Beállításokat / szabályokat / csoportokat módosíthat - Módosíthatja az Ön Postafiókjának beállításait. A helyettes szerkesztheti a beállításokat, többek között a más használóknak biztosított hozzáférést is. Ha a helyettesnek Postakezelési joga is van, szabályokat és saját csoportokat is módosíthat. Tételeket archiválhat - A helyettes saját archív mappájában tárolhatja és olvashatja az Ön tételeit. Ha a helyettesnek Archiválási jogokat adott, az általa archivált tételek az merevlemezén kerülhetnek tárolásra, és így Önnek nem lesz azokhoz hozzáférése. Magánjelleg tételeimet elolvashatja - Olvashatja az Ön magánjelleg vé nyilvánított tételeit. Ha a helyettesnek nem biztosít Személyes jogokat, a Postafiók magánjelleg vé nyilvánított tételei rejtve maradnak el le. 6. Kattintson az OK gombra, majd a Bezárás gombra. 49

14.2 Használó törlése a Helyettesítend k listájáról 1. Az asztalon válassza a Fájl menüt, ott a Beállítások menüpontot. A Beállítások ablak jelenik meg. 2. Kattintson a Hozzáférési lista ikonra. A Helyettesítés hozzáférési listája ablak jelenik meg. 3. Kattintson az eltávolítani kívánt névre, majd a Törlés gombra. 4. Kattintson az OK gombra. 14.3 Mások Postafiókjának és Naptárának kezelése 1. A Helyettesítés lista megjelenítéséhez kattintson a bal alsó sarokban lev gombra. 2. Kattintson annak a személynek a nevére, akinek a Postafiókját el szeretné érni. Ilyenkor a GroupWise címsora a helyettesített használó nevét írja ki. Csak az engedélyezett m veleteket végezheti a postafiókban. 3. Ha befejezte a munkát a másik használó Postafiókjában, a saját Postafiókhoz történ visszatéréshez végezze el az el bbi lépéssorozatot, de most a saját nevét válassza. 50

15 Üzenetmegjelenítési lehet ségek A GroupWise-ban lehet ség van a küldend üzenetekben lev szöveg formátumának megváltoztatására. Például növelhet a font mérete, a szöveg színe, a szedés fajtája (d lt, félkövér). Ez lehet vé teszi az üzenetnek egyéni megjelenítés megadását. A címzettek ugyanúgy, ugyanazokkal a beállításokkal fogják látni, mint ahogy feladta. 15.1 Üzenet kinézetének megváltoztatása Az üzenet nézetben válassza ki a formázni kívánt szöveget. A Szerkesztés menüb l válassza a Bet típus menüpontot. A Bet típus párbeszédablak jelenik meg: 2. Válassza ki a kívánt opciót a párbeszédablakból (pl.: Bet típus, Félkövér, Aláhúzás,...). A Minta területen egy el zetes kinézet kerül megjelenítésre. 3. Kattintson a OK gombra. Tipp: Az üzenet témájának bet típusát vagy méretét nem tudja megváltoztatni, de lehet d lt, félkövér vagy aláhúzott, ahogy azt szeretné. 51

16 Értesít A GroupWise-ban szabályozni lehet, hogy kapjon-e értesítést ha új üzenetet kap, ha elküldött üzeneteit megnyitják, találkozója kezd dik, stb... vagy sem. Kaphat hangjelzést, egy párbeszédablak bukkanhat fel vagy alkalmazás indulhat automatikusan. 16.1 Az Értesít futtatása 1. A Windows-ban a GroupWise csoportból indítsa el az Értesít / Notify programot. A háttérben az alábbi ikon jelenik meg:. Tipp: Ha az Értesít t a Windows indulásakor automatikusan indítani akarja, másolja be a programot a Startup csoportba. 16.2 Értesít beállításai 1. Az Értesít futásakor kattintson a bal egérgombbal az Értesít ikonjára a háttérben, és válassza a Saját beállítások menüpontot. A Saját beállítások párbeszédablak 4 címkével jelenik meg: 16.2.1 Általános Posta ellen rzése x percenként - itt lehet beállítani milyen gyakran nézze az értesít, hogy új üzenet érkezett-e Értesít panel megjelenítése x másodpercig - itt lehet beállítani milyen hosszan jelenjen meg az Értesít ablaka Alapértelmezések - a megváltoztatott beállítások visszaállítása az eredeti értékre 52

16.2.2 Értesítés Beállítások - itt lehet megadni, mire legyenek érvényesek az itt beállított értékek (levél, találkozó, feladat, feljegyzés) vagy Azonos beálltások minden típushoz Sürg s üzenetek Panel kijelzése - magas prioritású (piros) üzenet érkezése esetén az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - magas prioritású (piros) üzenet érkezése esetén hangjelzés játszása Program indítása - magas prioritású (piros) üzenet érkezése esetén az itt megadott alkalmazás induljon el Normál üzenetek Panel kijelzése - normál prioritású (fehér) üzenet érkezése esetén az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - normál prioritású (fehér) üzenet érkezése esetén hangjelzés játszása Program indítása - normál prioritású (fehér) üzenet érkezése esetén az itt megadott alkalmazás induljon el Ráér üzenetek Panel kijelzése - alacsony prioritású (szürke) üzenet érkezése esetén az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - alacsony prioritású (szürke) üzenet érkezése esetén hangjelzés játszása Program indítása - alacsony prioritású (szürke) üzenet érkezése esetén az itt megadott alkalmazás induljon el 53