Költségtervezés ERP rendszerek bevezetéséhez 2015
Költségtervezés ERP rendszerek bevezetéséhez 1. Bevezetés Egy ERP bevezetés sikerének egyik fontos mutatója, hogy a projekt során ténylegesen felmerülő költségek hogyan viszonyulnak az előirányzott keretösszeghez. Ahhoz, hogy a tervezett költségen belül tudjunk maradni az első lépést még a projekt megkezdése előtt kell megtenni: szükség van egy átfogó és biztos alapokon nyugvó budget összeállítására. A bevezetés során a pénzügyi tervezésre ugyanazok a szabályok érvényesek, mint bármilyen más projekt költségvetésének elkészítése esetén: minden elképzelhető költségre gondolni kell, és végül azokkal kell számolni, amelyek valóban relevánsak a projekt szempontjából. A feladat azért nehéz, mert ügyelni kell rá, hogy az ERP bevezetéshez kapcsolódó összes költség bekerüljön a tervbe, de arra is, hogy a becslések ne rugaszkodjanak el a valóságtól, és megalapozott feltételezésekre épüljenek. Tanulmányunk a költségvetés megfelelő összeállításához szükséges lépéseket és tételeket veszi számba. Ha biztosan el szeretnénk kerülni, hogy kimaradjon valami a számításokból, akkor érdemes három kategóriára bontani a költségeket: Szoftver költségek Technikai költségek Személyi költségek Adatmigrációs költségek 2. Szoftver költségek 2.1. ERP licenszek A költségvetésben mindig el kell különíteni a megfelelő keretet az ERP felhasználói licencekre, amelyeknek a költségei attól függően lehetnek egyszeri vagy rendszeres tételek, hogy a vállalat egy helyi telepítésű változatra építi inkább a stratégiáját, vagy egy teljes mértékben felhő alapú (SaaS) megoldást alakít ki, esetleg egy kombinált helyi telepítésű/lekérhető változatot részesít előnyben. 2.2. Kiegészítő alkalmazások licenszköltségei Szükség lehet továbbá kiegészítő modulok vagy alkalmazások licenceinek megvásárlására is, például: Üzleti intelligencia/jelentéskészítés felhasználói licencei Ügyfélkapcsolat kezelési rendszer (CRM) felhasználói licencei Portál licencek az ügyfelek és/vagy a beszállítók webes hozzáférésének biztosításához Webshop kiegészítő alkalmazás Stb. 2
2.3. Karbantartás és támogatás A tervezéskor olyan rendszeres költségek is felmerülnek, mint a háttértámogatásért és a későbbi frissítésekért, a megoldás forgalmazójának fizetendő díjak. Megvásárolt saját szoftver esetén, ezek megfizetésére (a licence díjának egy bizonyos százalékában) általában évente kerül sor, míg SaaS megoldásoknál a karbantartás és a támogatás díja rendszerint a szolgáltatási díj részét képezi. 3. Technikai költségek A technikai jellegű ERP költségek közé sorolhatjuk az összes szoftver-, hardver-, illetve az ezekhez kapcsolódó tanácsadás költségeit. Egy ERP költségvetés összeállításakor a fenti tételeket, általában az 1. ábrán látható bontás szerint vesszük számításba. Adatbázis és operációs rendszer Egyedi fejleszések Interfészek Technikai költségek Hálózatépítés Hardver Hoszting 1. ábra: Technikai ERP költségek Nem minden ERP implementáció esetében szükséges az összes tétellel számolni, mindazonáltal érdemes lehet mindegyiket megvizsgálni. 3.1. Hardver Hacsak nem egy klasszikus felhő megoldást választunk, akkor szükség lesz a projekt során szerverekre. A szerverek számának és paramétereinek megválasztásához figyelembe kell venni, hogy mekkora léptékű és milyen terjedelmű projektről van szó, mert a kapacitást úgy kell megtervezni, hogy a szerver ki tudja szolgálni a megoldás alkalmazásainak, adatbázisának és megjelenítési rétegeinek igényeit. Be kell számítani továbbá minden korábbi virtualizációs technológiai beruházást is, és mérlegelni kell azt is, hogy vészhelyzet esetén milyen helyreállítási igények merülhetnek fel. A vészhelyzeti helyreállítási (DR) stratégia vonatkozásai önmagukban is jókora feladatokat vonhatnak maguk után, így sok vállalat ilyenkor kihasználja az alkalmat, hogy újragondolja DR stratégiáját az ERP infrastruktúra egyébként is jelentős beruházásainak keretében. 3
Szükség lehet ezen felül további hardverek, például mobil eszközök, szkennerek, nyomtatók, és bizonyos esetekben asztali számítógépek és laptopok beszerzésére is. A telepítési és üzembe helyezési szolgáltatásokkal szintén számolni kell, ha ezekhez a feladatokhoz külső segítség igénybevételére van szükség. 3.2. Adatbázis és operációs rendszer Minden ERP rendszer használ adatbázist, így tehát adatbázis licencek beszerzésére is szükség lesz a projekt keretében. Ennek megfelelően, el kell különíteni egy keretet az operációs rendszer licenceire is. Ha a projektet a felhőben szeretnénk megvalósítani, akkor a fenti licencek megvásárlására többféle konstrukció közül is választhatunk. 3.3. Interfészek Az interfészekhez szükséges pénzügyi keret nagysága nyilvánvalóan a projektterjedelem függvényében változik, de az ilyen célú kiadások mértéke attól is függ, hogy milyen meglévő vagy új, harmadik féltől származó alkalmazásokkal kell összehangolni a rendszert. Amikor egy speciális üzleti részfolyamatot nem az ERP rendszerben valósítunk meg, hanem egy különálló speciális iparági alkalmazásban, viszont a külső rendszer adataira szüksége van az ERP-nek, akkor interfészt kell létrehozni. Ezen a téren a legnagyobb tételt az interfész kiválasztásáért, kiépítéséért és implementációjáért fizetett tanácsadási díjak teszik ki. Ezeket a szolgáltatásokat egyaránt kínálhatja a harmadik féltől származó alkalmazás forgalmazója és az ERP szolgáltató is, így mind a két változattal számolni kell a pénzügyi tervezés során. 3.4. Egyedi fejlesztések Egy elméleti esetben a kiválasztott ERP rendszer funkcionalitása és az ügyfél igényei lefedik egymást, és a bevezetett rendszer már standard módon is alkalmas az igények kielégítésére. Ez a valóságban az esetek 99%-ban nincs így, és szükség van kisebb-nagyobb módosításokra a cél elérése érdekében. A kiválasztás során törekedni kell arra, hogy már a standard rendszer is amennyire csak tudja lefedje az igényeket, de a fennmaradó funkciók megvalósítása már egyedi beállításokat vagy külön fejlesztést igényel. Manapság teljesen elfogadott, hogy egy rendszeren testreszabást kell végezni a bevezetés folyamán, azonban arra mindenképpen felhívnánk a figyelmet, hogy egy ERP rendszer testreszabása időt és pénzt felemésztő folyamat, ezért a mértékét illik jól körül kell járni, és csak ezek után hozzárendelni a megfelelő költségeket. 3.5. Hálózatépítési technikai jellegű kommunikációs költségek Az ilyen célú szükségletek a projekt földrajzi kiterjedésétől, a korábbi rendszernél használt kommunikációs infrastruktúrától és a projekt üzembeállítási stratégiájától egyaránt függnek. Amellett, hogy tekintetbe vesszük, hogy a felhasználók hogyan és honnan férnek majd hozzá a rendszerhez, illetve hogy milyen teljesítményszintet kell elérnie a megoldásnak, gondolnunk kell olyan kiegészítő technikai és infrastrukturális igények kielégítésére is, mint például a vezeték nélküli hozzáférés biztosítása kézben hordozható raktári eszközökhöz. 3.6. Hoszting Egy másik stratégiai döntés, amely hatással lehet a pénzügyi tervezésre, hogy helyi telepítésű vagy egy felhő változatot választunk-e. Hasonlóképpen a havi vagy negyedéves szolgáltatási díjakhoz, a hoszting pénzügyi keretébe is be kell venni olyan egyszeri tételeket, mint a beállítás vagy a szükséges hardver díja. 4
4. Személyi költségek Nem minden személyi jellegű költség magától értetődő, így előfordul, hogy kifelejtünk néhány ilyen tételt a költségvetés készítésekor. Az ERP rendszer kiválasztása és implementációja során elengedhetetlen, hogy egyszerre tervezzünk a belső és külső humán erőforrás költségeivel. Az esetlegesen előforduló költségeket, amelyeket figyelembe kell venni. 4.1. ERP tanácsadók költsége Egy ERP rendszer teljes bevezetési költségének a két legnagyobb tétele a licenszdíj és a bevezetést végző cég tanácsadási és egyéb szolgáltatásai (lásd alább). A tanácsadó cégek a szolgáltatási díjaikat a legtöbb esetben napidíjban adják meg és a projekten végzett munka teljes szolgáltatási költségét az elvégzett napok alapján számolják. Ez egy nagyon fontos tétel, mert egy sikeres ERP projekt kulcsa a szakmailag felkészült tanácsadói csapat kiválasztása. A tanácsadók rendkívüli szakértelemmel rendelkeznek: sokszor mentek keresztül ezen a folyamaton, így tanácsaik megfogadásával sok időt és erőfeszítést takaríthat meg. Egy jó tanácsadó segíthet a szoftver kiválasztásában, bármilyen hálózat vagy hardver telepítésében, és a rendszer határidőn belüli felállításában és elindításában. Az ideális tanácsadó már részt vett korábban is az Önéhez hasonló cégek rendszereinek telepítésében. 4.2. Projektmenedzsment Az ERP szolgáltató a projektmenedzser (PM) munkadíját is bele fogja számítani az implementáció költségeibe, de a forgalmazó PM-jének csak a saját csapatuk saját projektfeladatainak koordinálására terjed ki a szerepe. Mivel valószínűleg több belső forrást kell majd hozzárendelni a projekthez, mint külsőt, és a projekt végső eredményessége egyébként is nagymértékben függ a szervezettségtől, a cégnek egy saját projektmenedzsert és projektmenedzsment csapatot is ki kell jelölnie a teljes munkafolyamat felügyeletére és támogatására. Az, hogy egy egész csapatra (programmenedzser, projektmenedzserek, projektkoordinátorok és projektiroda munkatársak) vagy csak egyetlen projektmenedzserre lesz-e szükség, attól függ, hogy mekkora léptékű és milyen terjedelmű projektről van szó. Bármelyik változat mellett is döntünk, az ERP projektmenedzseri pozíció betöltéséhez megfelelő szaktudásra és szakmai tapasztalatra van szükség: ha a szervezeten belül nem találunk megfelelő embert a feladatra, akkor külső erőforrás bevonásának költségeivel is számolni kell a pénzügyi tervezés során. 4.3. Saját munkaerő ráfordítás Míg egy ERP implementáció során a külső tanácsadók költségeit az elsők között szoktuk figyelembe venni, a saját munkaerő-ráfordítás költségeivel az utolsók között számolunk. Ez általában azért is van, mert a saját munkaerő fizetését a projekttől függetlenül, egyébként is fizeti a cég, így nem tűnik fel a költségtöbblet. Azt, hogy a projektcsapat tagjainak és más felhasználóknak a projekttel töltött munkaidejét beszámítjuk-e a projekt költségei közé vagy sem, a cég számviteli politikája határozza meg. Van azonban néhány olyan, a saját munkaerőhöz kapcsolódó költség, amelyeket minden esetben bele kell számítani a pénzügyi keretbe. Ide tartozik minden olyan alkalmazott helyettesítésének költsége, akik teljes munkaidejüket a projektre fordítják, valamint minden olyan kiadás is, amely a projekt irodai költségeivel (adminisztratív támogatással, eszközbeszerzéssel, irodaterület és szoftverek biztosításával) kapcsolatosak. 4.4. Külső tanácsadó igénybevétele Általában ezekre a költségekre gondolunk először, amikor a személyi kiadásokat vesszük számba, már csak azért is, mert a teljes költségvetésnek is egy jelentős hányadát teszik ki. Ide tartozik minden olyan feladat 5
is, amelyhez külső tanácsadási szolgáltatást biztosít az ERP megoldás forgalmazója, valamint a projekt megvalósításához szükséges minden egyéb szaktanácsadás. Érdemes áttekinteni a különböző területeket vezető pozíciók szerint: ERP bevezető oldali projektmenedzsment Üzleti működéssel kapcsolatos tanácsadók Műszaki tanácsadók Üzleti intelligencia tanácsadók Számítástechnikai rendszerek validálásával foglalkozó tanácsadók Ezeket a szolgáltatásokat általában napi díj ellenében lehet igénybe venni. A tanácsadóknak a helyszínre kell utaznia a projekt során, ennek megfelelően az utazási költségtérítésre is biztosítani kell a megfelelő keretet. 4.5. Tréning A projekt kezdeti szakaszában, a projektcsapatnak és kulcsfelhasználóknak egy átfogó képzésre van szüksége a termékkel kapcsolatban, később pedig, az éles rendszerindítás napjának közeledtével a végfelhasználókat is be kell tanítani egyrészt az új rendszer használatára, másrészt pedig az üzleti folyamatokban bevezetett újításokra. Az alkalmazott képzési stratégia a költségvetésre is kihatással lesz. Általános gyakorlat, hogy először a csapatból képezünk ki oktatókat (kulcsfelhasználók) az információk átadására ezzel is hozzájárulva a külső költségek csökkentéséhez. Ezen felül, a tréning költségek tervezésekor gondolni kell más területekre is, mint pl. a 3. fél által fejlesztett kapcsolódó alkalmazások vagy a technikai csapat számára a rendszeradminisztrációval és az adatbázisok kezelésével kapcsolatos tréningek. Az ilyen jellegű tréningekre, napi díj ellenében, külső szaktanácsadókat is meghívhatunk, vagy elküldhetjük a résztvevőket külső helyszínen tartott képzésekre is. Még ha az is a stratégiánk, hogy az információk továbbadására képzünk ki egyes munkatársakat, a belső trénerek felkészítésére is el kell különíteni a megfelelő keretet. A képzés és/vagy a tréner költségei mellett további kiadásokat jelent majd a tréning anyagok kidolgozása és sokszorosítása, valamint a számítástechnikai és egyéb segédeszközök, nyomtatók beszerzése, illetve külső helyszín biztosítása esetén a terembérleti díj. 4.6. Változásmenedzsment Ez egy olyan terület, amelyet esetenként hajlamosak vagyunk túlértékelni a pénzügyi tervezés során, sőt még akár a bevezetési folyamat megkezdését követően is, ugyanis gyakran eleve hibásan értelmezzük a szerepét és a fontosságát. A következő főbb menedzsment feladatok tartoznak ide: Előnyök érvényesítése A rendszert használók elvárásainak kielégítése Munkaerő átállásának koordinálása Projektkommunikáció Tréning hatékonyságának maximalizálása A projekt léptékétől és terjedelmétől függően ez a feladatkör akár be is építhető a belső projektmenedzsment munkájába, de ha szükséges, külön (külső vagy belső) erőforrás is rendelhető hozzá. Függetlenül attól, hogy hogyan szervezzük meg az ide sorolható feladatok elvégzését, túlságosan fontos területről van szó ahhoz, hogy figyelmen kívül hagyjuk, így elengedhetetlen, hogy számoljunk vele a pénzügyi tervezés során. 5. Adatmigráció költségei Egy ERP pénzügyi terv összeállításakor, gyakran alulbecsüljük az implementáció adatmigrációval kapcsolatos 6
költségeit. A migráció során történik meg az ERP rendszer adatokkal való feltöltése. Az az ügyfél döntése, hogy mekkora mennyiségű múltbéli adatok kerülnek be a rendszerbe. A migráció bizonyos lépéseit végezheti az ügyfél vagy az ERP bevezető cég is. Azonban célszerű a migrációs feladatok összeállításába bevonni az ERP tanácsadókat, hiszen ők tudják, hogy milyen formában kell a végleges adatbázist a migrációra előkészíteni. 5.1. Adatok kinyerése Az előzőleg használt rendszerekben tárolt adatok kinyeréséhez szükséges ráfordítások mértéke függ az adatok formátumától és struktúrájától, valamint attól, hogy rendelkezésre áll-e a megfelelő szaktudás a feladathoz a szervezeten belül. Az adatkinyeréshez általában megfelelő technikusi háttérre van szükség, és ha nem áll rendelkezésre házon belül a megfelelő szaktudás, külső segítségért kell folyamodni. Szükség lesz ezen felül arra is, hogy az üzleti felhasználók ellenőrizzék a kinyert adatokat, és az erre fordított munkaórákat is be kell számítani a saját munkaerő-ráfordítások közé. 5.2. Adatgyűjtés Előfordulhat, hogy az új rendszerhez szükséges adatok közül nem áll majd minden rendelkezésre a korábban használt rendszerben. Az adatok gyűjtését általában kézileg végezzük, amihez a megfelelő számú munkaórával is számolni kell a költségvetésben az alkalmazottak munkaidejének terhére. Olyan esetekben, ahol ez jelentős feladatokat ró a vállalatra, szükség lehet arra is, hogy forrásokat különítsünk el adminisztratív támogatásra is. 5.3. Adattisztítás és adatátalakítás Amellett, hogy az átültetett adatoknak naprakésznek, relevánsnak és pontosnak kell lenniük, fontos az is, hogy olyan formátumba alakítsuk őket, amelyet az új rendszer is képes kezelni. Ez a feladat kézi és automatizált módszerekkel is elvégezhető, és a pénzügyi keretet ennek megfelelően kell meghatározni. 5.4. Betöltés és tesztelés Az adatok betöltése az új rendszerbe egy olyan feladat, amelyet általában az ERP megoldás szolgáltatója végez el, viszont a betöltött adatok tesztelése és ellenőrzése már a vállalat projektcsapatának a dolga, így az ehhez szükséges munkaidővel is számolni kell a tervben. 6. Költségvetési becslések készítése és a költségterv összeállítása A fent bemutatott tételek alapján kialakíthatunk ugyan egy ERP költségvetési keretrendszert, de szükség van részletesebb becslésekre is. A részletes költségbecslések készítése során számos tényezőt kell számításba venni. 6.1. Mikor készítsük el a költségtervet? Ha már feltártuk a különböző tételeket és szempontokat, felmerül a kérdés hogy mikor is érdemes elkezdeni az ERP implementációs költségvetés összeállítását. Ideális esetben a pénzügyi tervezéshez az üzleti rendszer stratégiai fejlesztésének keretében kell hozzálátni olyankor, amikor az új rendszer igényét először megvizsgáljuk. A folyamat keretében sor kerül az új rendszerrel kapcsolatos előnyök számszerűsítésére, a magas szintű projektek terjedelmének megállapítására, és döntés születik a stratégiai megközelítéssel kapcsolatban is. A becsült költségek meghatározásához és a költségvetés első változatának elkészítéséhez ajánlatot kell bekérni a potenciális beszállítóktól a felhasználók száma, a projektterjedelem és a magas szintű funkcionális igények alapján, és ehhez hozzá kell venni a cég saját költségeit is. A várt előnyök felmérése mellett, ezek a 7
számítások is nagy jelentőséggel bírnak majd az üzleti terv elkészítésekor. Amikor már a stratégiai tervezés lezárultával konkrét döntésekre kerül sor, tekintettel arra, hogy addigra részletesebb információk lesznek a birtokunkban, és a projekt terjedelme is jobban körülhatárolhatóvá válik, a fejleményeknek megfelelően módosítani kell a költségvetést. Mire sor kerül a szerződéses feltételek véglegesítésére, és az implementáció megkezdéséhez is minden készen áll, addigra készen kell lennie egy részletes és átfogó költségvetésnek is, amely a projekt összes elemére kiterjed. 6.2. Tartalékképzés Még az összes résztvevő legnagyobb igyekezete, a projektterjedelem korlátainak tiszteletben tartása, és a külső kiadások legszigorúbb felügyelete, valamint a pénzügyi keretek túllépése ellen meghozott minden lehetséges intézkedés ellenére is mindig előfordulhatnak váratlan események egy ERP implementáció során. Az a legcélravezetőbb, ha már a pénzügyi tervezéskor felismerjük, hogy ez egy teljesen természetes jelenség, és mérlegeljük, hogy mennyiben jelenthet reális veszélyt a költségvetésre nézve. Ha a projektterjedelmet a legkisebb részletekig meghatároztuk, praktikus lehet például egy 5-10 %-os tartalékot képezni technikai tanácsadási költségekre, míg az egyedi megoldások kidolgozására vagy az interfész fejlesztésére, a tervezett költségekhez képest, legalább 25 % többletforrással érdemes számolni. Természetesen minden többletkiadásra csak indokolt esetben és szigorú ellenőrzés mellett kerülhet sor, de felelőtlenség lenne arra építeni, hogy a projekt bizonyosan minden tekintetben a terveknek megfelelően fog majd megvalósulni, az elejétől a végéig. 6.3. Nagyobb projektek pénzügyi tervezése Az implementációs projekt időtartama és különböző fázisokra bontása jelentős tényező lehet nagyobb projektek esetében, így a kifizetések ütemezésére is fontos lehet gondolni a költségvetés tervezése során. A licenc díjak némelyike például nem feltétlenül jelentkezik a projekt elején, míg a tanácsadási költségek az egyes fázisok természete szerint változhatnak. 7. Összegzés Egy ERP implementáció pénzügyi tervezését nem szabad félvállról venni. Ha a stratégiai tervezés és a döntéshozatal főbb mérföldköveihez érve mindig alapos vizsgálatnak vetjük alá a költségvetési tételeket, akkor a költségvetés sem tud eltávolodni a realitásoktól, kellőképpen átfogó marad, és illeszkedni fog a szervezet által kijelölt üzleti rendszerekkel kapcsolatos stratégiához. Segítek a választásban! Vállalatirányítási, pénzügyi és könyvelési rendszerek bevezetése előtt kérje ki szakértő tanácsadóink véleményét! Egy jól felépített kiválasztási folyamat már fél siker! Kupán Károly - kupan.karoly@erptanacsadas.hu 8