Projektek monitorozása. Elvek és módszerek dr. Koós Tamás 2013. szeptember 18. Budapest
Monitorozás, audit és értékelés Monitorozás: a projektre vagy programra vonatkozó információk rendszeres vagy időszakos gyűjtése és elemzése annak érdekében, hogy képet kapjunk arról, hogy a projekt vagy program a tervezett irányba halad-e, vizsgáljuk a projekt vagy program előrehaladását a következő változók tekintetében: Forrás-felhasználás Megvalósítás kiemelt és rész-elemei Az elvárt eredmények, termékek elérése Kockázatok kezelése
Monitorozás Belső monitorozás: a projekt vagy program megvalósításában közvetlenül részt vevők végzik az információk gyűjtését és elemzését is menedzsment feladat Külső monitorozás: időszakosan vagy állandóan külső szakértőket kér fel a finanszírozó adatok, információk gyűjtésére és elemzésére
Felhasználók Monitorozás: elsősorban a projekt menedzsmentje. A felhasználás területe: operatív döntések a projekt vagy program kapcsán (Jól csináljuk-e?) Értékelés: elsősorban a projekt vagy program finanszírozói, kedvezményezettjei. A felhasználás területe: politika-tervezés, stratégia-tervezés (Jót csináltunk-e?) Audit: program vagy projekt finanszírozói. Felhasználás területe: pénzügyi felügyelet. (Rendben vannak-e a pénzügyek?)
A monitorozás értelme Hozzájárulhat a következő intézkedésekhez A projekt/program belső finanszírozásának átalakítása. Egyes elemekre több forrás, másokra kevesebb A projekt/program átütemezéséhez és a részek újrahangolásához A személyzet belső átcsoportosítása. A kevésbé haladó területek/rész-elemek nagyobb figyelmet kapnak
Projekt monitorozás Célja: a projekt aktuális helyzetének meghatározása az eredeti/tervezett eredmények elérése és annak ütemezése vonatkozásában (hol vagyunk és hol kellene lennünk) Időben történő beavatkozás, korrekciós lépések esélye a tervezettől való eltérés esetén
Adatgyűjtés a monitorozás során Mihez képest ítélem meg az előrehaladást? A monitorozási indikátorok - előrehaladási mutatók szerepe a projekt/program nyomon követésében Nem úgy általában gyűjtjük az adatokat, hanem előre megtervezett módon.
Monitorozás rendszere Kik fognak részt venni az adatgyűjtésben és elemzésben? Miről akarunk adatokat gyűjteni: intellektuális kihívás előre látni a kulcstényezőket, kockázatokat, lehetséges kritikus rész-területeket A monitorozáshoz szükséges jelentések kialakítása nyomtatvány, szoftver stb.
Monitorozás rendszere folyt. A monitorozáshoz szükséges jelentések rendjének leírása: ki tölti ki a nyomtatványt, viszi be az adatot a szoftverbe, milyen gyakran történik az adatfelvitel, ki fér hozzá a adatokhoz, és melyik szintjéhez Kik a felelősök az adtok gyűjtéséért és feldolgozásáért, elemzéséért
Monitorozás rendszere folyt. A tény-adatok és előzetes projekt-terv összehasonlítása hol is vagyunk Az összehasonlítás alapján: intézkedések Időközi jelentés a megfelelő előrehaladásról vagy Korrekciós beavatkozások, pl. források átcsoportosítása, átütemezés, személycserék, személyzet áthelyezése, módszer- vagy technológia-váltás stb.
Fő cél (impakt) célértékek Fejlesztési hipotézis Menedzsment beszámoltathatóság Fő cél (impakt) Eredmények (kívánt hatások) Közvetlen eredmények (termékek, szolgáltatások) Tevékenységek (feladatok) Kívánt hatások célértékei Mérföldkövek Gantt chart Pénzügyi folyamatok költségvetés T T Bevitt források (költségvetés, emberi erőforrások stb.) Idő Logikai keretmátrix függőleges logikája T 0 Forrás: Crawford P & Bryce P, International Journal of Project Management 21 (2003) 363 373
Aktuális átfogó hatás Aktuális hatások Fejlesztési hipotézis Menedzsment beszámoltathatóság Eredmények - Cél feltevések Közvetlen eredmények Eredményfeltevések Tevékenységek - Közvetlen Eredményekre vonatkozó feltevések Aktuális eredmények Aktuális tevékenységek Aktuális pénzügyi helyzet T T Bevitt források - Tevékenységekre vonatkozó feltevések Idő Feltevések/előfeltételek T 0 Forrás: Crawford P & Bryce P, International Journal of Project Management 21 (2003) 363 373