European Union Co-financed by the ERDF Made possible by the INTERREG IVC programme Nemzetközi projektek menedzselése szeminárium Projektek költségvetése Gregán Orsolya nemzetközi projektmenedzser Debrecen, 29. augusztus 17.
Honnan is indulunk? Projektötlet Munkaterv = megvalósítási ütemterv GANTT diagram Humánerıforrás terv Kommunikációs terv Finanszírozás??? = Pénzügyi terv Pályázati forrás + Önerı + Hitel Nemzetközi projektek lehetséges forrásai (Strukturális Alapok, ENPI, LIFE+, FP7, CIP, CULTURE, Public Health, DG-k, LLL, stb.)
A költségvetés-készítés alapelvei Reális Gazdaságos Tervezett Átlátható Végrehajtandó tevékenységek Szükséges költségvetés Hozzáférhetı költségvetés Végrehajtandó tevékenységek Forrás: INTERREG IVC
Nemzetközi projektek jellemzıi Jövedelmezıség vizsgálata: a célok miatt kevésbé fontos Nemzetköziség Sok eltérés, kevés központi szabályozás (Programme Manual) szigorú nemzeti szabályozás (Elszámolási segédlet) Vezetı partner elv Közös költségvetés Nemzeti felelısség
A pénzügyi terv elkészítése Költségoldal Kiinduló feltételrendszer: Projekt munkaterv HR terv Elemi feladatokhoz rendelhetı költségkategóriák beazonosítása költségnem és mértékegység szerint Projekt összevont Költségszerkezetének meghatározása Tipp: gyakori hiba a kínálatvezérelt gondolkodásmód alkalmazása az alulról-felfelé építkezı (európai uniós gondolkodásmód) helyett Strukturált pénzügyi terv Kinduló feltételrendszer: Finanszírozási források Saját és idegen forrás Forrásoldal Elemi feladatokhoz rendelhetı finanszírozási mód beazonosítása Projekt összevont forrásszerkezetének meghatározása
Elszámolható költségek Szabályozás A Közbeszerzésrıl szóló 23. évi CXXIX. Tv. A Számvitelrıl szóló 2. évi C. tv. Az adózás rendjérıl szóló 23.évi XCII. Tv. Általános forgalmi adóról szóló 27. évi CXXVII. Tv. Program dokumentáció Elszámolási segédlet INTERREG IVC programok esetében elszámolható költségek A beszámolási idıszakban felmerült és kifizetett olyan költségek, amelyek tényleges felmerülése azonosíthatóan a partner szervezetnél történt és az ezzel kapcsolatos eredeti számla rendelkezésre áll; teljesülése, jogalapja (szerzıdés, megrendelés, stb.) igazolható; pénzügyi teljesítése bankszámlakivonattal vagy kiadási pénztárbizonylattal, illetve, egyéb hiteles számviteli, vagy belsı bizonylattal igazolható; (utófinanszírozás!) közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez; a projekt elfogadott költségvetésében szerepelnek, illetve annak hatályos módosításában feltüntetésre kerültek; egységárai nem haladják meg a szokásos piaci árat (vagy a közbeszerzési szerzıdésben rögzített árat); felmerülésének helye a program ERFA támogatásra jogosult területei; felmerülésével nem valósult meg a kettıs finanszírozás; a projekt végrehajtáshoz nélkülözhetetlenek és felmerülésük arányos hozzáadott értéket képvisel. Tipp: már a költségek tervezésekor érdemes komponensekben gondolkodni (1. projektmenedzsment, 2. kommunikáció, 3. szakmai feladatok)
Nem elszámolható költségek 1. Az elszámolhatósági idıszakon és/vagy az elszámolható területi hatályon kívül esik, kivéve a projekt elıkészítés költségeit; Föld-, vagy egyéb ingatlan vásárlásának költségei, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a projekt megvalósításához; Gépjármő beszerzés; Harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelmően nem tulajdoníthatók vezetı partner / projekt partner általi kifizetésnek; Olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitőzött alapelvekkel; A kettıs finanszírozás minden formája (pl, azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek); Értékcsökkenés a támogatás arányában nem számolható el; Adók, legfıképpen a visszaigényelhetı és levonható ÁFA (ÁFA nem számolható el, ha visszaigényelhetı, vagy ha nem a partnert terheli); Bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek; Hitelkamatok és hiteltúllépések költségei; Ki nem fizetett részszámla (ok: utófinanszírozás) Késıbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék); Banki és pénzügyi mőveletek költségei (bankszámlákkal kapcsolatos költségek, banki mőveletek költségei, stb.), kivétel azon bankszámla nyitásának és vezetésének díja, amelyet a pályázó a projekt lebonyolítására érdekében elkülönített alszámlaként tart nyilván; Forrás:INTERREG IV C elszámolási segédlet /VÁTI/
Nem elszámolható költségek 2. Külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethetı kezelési költség, jutalék és veszteség; (sıt az árfolyamnyereséget általában a projekt céljaira kell fordítani) Bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése; Részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítı értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek; Átalányköltségek (lump sum fees); Pénzintézetek által nyújtott pénzügyi garanciák, biztosítékok költségei; Normatív állami képzés költségei; Reprezentációs célú beszerzések (pl: virág, csoki); Köztisztviselık/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendı tevékenység a kötelezı hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz. Fıállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerzıdés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat. Rendezvényen való részvételért kapott ellenszolgáltatás, honorárium; Olyan alvállalkozói szerzıdésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét. Az olyan közvetítıkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerzıdésekre kifizetett költségek, amelyekkel kapcsolatban a szerzıdés a kifizetést a tevékenység összköltségének százalékos arányában határozza meg. Természetbeni hozzájárulás (in-kind contribution). Forrás:INTERREG IV C elszámolási segédlet /VÁTI/
Bérköltségek A projektpartner alkalmazásában álló és a projekten teljes vagy részmunkaidıben dolgozó munkavállalók bére és járulékai illetve bérhez kapcsolódó egyéb költségei. Szükséges dokumentáció: Munkaszerzıdés Munkaköri leírás Bérlap Személyi költségek táblázata Munkaidı-kimutatás Kifizetési bizonylatok (nyilatkozatok) Tipp: a bérköltség nem természetbeni, hanem pénzbeli hozzájárulás, hiszen a partner kifizeti (cafeteria és jutalom esetében probléma adódhat) Tipp: egy személy fizetése felosztható különbözı projektek és azok különbözı komponensei között
Adminisztratív költségek Közvetlen A projekthez közvetlenül kapcsolódik, meghatározható, mekkora része érinti a projektet. Elszámoláshoz szükséges dokumentáció: - eredeti számla - kifizetési bizonylat Közvetett A szervezetnél felmerülı olyan költségek, amelyek az önköltség-számítási szabályzat alapján kerülnek leosztásra az egyes projektekre. Elszámoláshoz szükséges dokumentáció: - adminisztratív költségek segédtábla (További vizsgálat a helyszíni ellenırzés során folytatható le.) Tipp: az elszámolás mindig valós költségeken alapuljon, legyen átlátható (módszer megadása) és zárja ki a kettıs finanszírozást Elszámolható pl. a postaköltség, írószer, irodabérlet, rezsi Nem elszámolható pl. az irodai riasztórendszer kiépítése, építkezés, jogi konzultációk díjai Fontos figyelemmel kísérni k a pályp lyázat írásakor, hogy milyen szabályoz lyozót épített be a kiíró (pl. INTERREG IVC projektek esetében az admin.. költsk ltségek nem ajánlott, hogy meghaladják k meg a bérkb rköltségek 25 %-át.)%
Utazás és szállásköltség A projektben részt vevı és projektpartner alkalmazásában álló személyek a projekthez kapcsolódó utazási és szállásköltsége. Elszámoláshoz szükséges dokumentáció: Eredeti számlák Útijelentés Napidíj elszámolásához külföldi kiküldetési nyomtatvány Kifizetési bizonylatok Tipp:Európai Bizottság által országonként meghatározott összeg, vagy belsı szabályozásban lefektetett napidíj
Alvállalkozói teljesítmény Minden olyan költség, amelyet a partnerek szerzıdések, megrendelések alapján fizetnek ki külsı nem a partnerintézmények által alkalmazott - szereplıknek. Elszámoláshoz szükséges: Közbeszerzés Szerzıdés/megállapodás Kifizetés igazolása Ez az a költségkategória, amelyet a legprecízebben kell megtervezni és alátámasztani, mert minden eltérés kemény vizsgálat alá esik.» Milyen szabályok alapján (európai, nemzeti, belsı)» Megfelelı eljárás alkalmazása (közzététel, idı )» Az eljárás dokumentálása és alátámasztása Tipp: Általában ezen a soron számolható el a külsı pályázatmenedzselı cég alkalmazásának költsége
Eszközbeszerzés Olyan eszközök beszerzésére irányulhat a tevékenység, amelyek a projekt sikeres végrehajtásához feltétlenül szükségesek. Ez az INTERREG IVC projektek esetében általában a koordinációhoz és a pénzügyi menedzsment feladatainak elvégzéséhez szükséges IT eszközök (számítógép, nyomtató, stb.) beszerzését jelenti. Mivel nem képezheti a projekt fı célját, így általában maximálva van az erre a célra elkölthetı összeg (pl. összes költség 5%-a). Elszámolás: Részben vagy egészben elszámolható az eszköz vételára és/vagy értékcsökkenés a nemzeti szabályozás szerint. Az eszköz beszerzésével kapcsolatos teljes dokumentációt mellékelni kell (közbeszerzési eljárás, szerzıdés/megrendelés, átadás-átvételi jegyzıkönyv, állományba vételi bizonylat, számla). Meg kell felelni a közbeszerzés elıírásainak és a belsı szabályozásnak is. Az eszközön meg kell jeleníteni a kötelezı arculati elemeket.
Különleges esetek Shared costs (partnerség keretében megosztásra kerülı költségek elszámolási módjai: 1. összeg átutalása, 2. ERFA finanszírozás átutalása csökkentett módon) Alprojektek (a fı projekt megvalósításával párhuzamosan ún. mini-program keretében kapcsolódik be a projekt partner országában székhellyel rendelkezı al-partner) Bevétel a projektben (a Tanács 183/26/EK rendeletének 55. cikkével összhangban az elszámolt költségeket csökkenteni kell a bevételekkel) Flexibility rules (a MA elızetes értesítése nélkül jogosult a partner a vezetı partner 2. EUR vagy 1% mértékéig átcsoportosítani az eredeti költségvetési összegeket partnerenként, komponensenként és költségsoronként, felette a projekt élettartama alatt egyszeri max. 2 %-os átcsoportosítás engedélyezhetı) Decommitment rule (n+3/n+2 szabály érvényesíthetı minden év elején)
Egy kis feladat hogyan tervezzünk költségvetést INTERREG IVC kiírásban szeretnénk pályázni, ahol komponensenként, költségkategóriánként és partnerenként kell megtervezzük a költségvetést. Próbáljuk felvázolni ennek lépéseit! A tevékenységek megtervezését és partnerek közötti felosztását követıen, minden partner erıforrás-, és ehhez kapcsolódó költségtervet készít, amelyben komponensenként és költségsoronként vázolja a szükséges erıforrásokat pl. munkaerı esetében a szükséges munkaórák és a pozíciókhoz kapcsolódó óradíjak segítségével kalkulálhatunk! A Vezetı Partner összesíti a partnerek költségvetéseit, miközben vizsgálja, hogy a beállított költségek elszámolhatóak-e a program szabályozása alapján; megfelelnek-e a partner tevékenységeinek (komponensek!); a partner tervezett költségei összhangban vannak-e az általánosan elfogadott egységköltségekkel; az egyes partnerek költségtáblája megfelel-e az INTERREG IVC szabályozásának (maximált költségkategóriák); az összesített költségvetés megfelel-e a program-szabályozásnak; reális-e a költségvetés; igazolható-e a költségvetés (külsı szakértıi díjak és eszközbeszerzések!); átlátható-e a költségek betervezettsége partner, és projektszinten egyaránt.
ÖSSZESEN Vezetı Partner 2. partner 3. partner 4. partner 5. partner 1. komponens Projektmenedzsment 25 512 8 312 38 4 82 49 8 Bérköltség 176 58 24 6 34 Adminisztratív költség 33 312 12 312 4 4 12 4 6 Utazás és szállás 4 1 1 1 1 Külsı szerzıdések 2 5 1 1 5 Eszközbeszerzés 1 2 1 2 2. komponens Kommunikáció és disszemináció 74 2 4 8 55 3 6 3 6 Bérköltség 16 16 Adminisztratív költség 4 4 Utazás és szállás 16 8 8 Külsı szerzıdések 35 2 4 24 3 6 3 6 Eszközbeszerzés 3 3 3. komponens Tapasztalatcsere 436 65 119 42 5 186 15 89 Bérköltség 299 5 8 9 5 15 6 Adminisztratív költség 5 15 14 2 22 15 12 Utazás és szállás 34 12 12 1 Külsı szerzıdések 49 1 31 2 6 Eszközbeszerzés 4 3 1 ÖSSZESEN 761 362 23 312 8 135 9 271 75 142 4
Taktikák és Praktikák Tervezési szakasz A tervezésnél tartsuk szem elıtt az idıfaktort, a támogatási intenzitást és az árfolyamingadozást! Legyen forrásunk a nem elszámolható költségek finanszírozására is! Legyünk tisztában a társfinanszírozás mértékével és a kifizetési idıszak hosszával! Megvalósítási szakasz Amennyiben indokolt és lehetséges, kérjünk elıleget! Próbáljuk tartani magunkat a tervhez! Szükség esetén alkalmazzuk a flexibility rule-okat! Legyen külön nyilvántartása minden projektnek! Elszámolási szakasz Az elszámolásnál minden szükséges dokumentációt csatoljunk be, szükség esetén nyilatkozatokkal is támasszuk alá a költséget! Kérjük a pénzügyesek, a FLC vagy a LP segítségét, vitás helyzetben!
Köszönöm megtisztelı figyelmét! orsolya.gregan@eszakalfold.hu 52/524-76 http://interreg-minieurope.com