2. FEJEZET Vigh László: Táblázatok kezelése szakdolgozat-készítésnél A szakdolgozatokban rendszeresen kell számadatokat magába foglaló táblázatokat közölni. A Word program több formátumot is tartalmaz, melyek felhasználása esztétikusabbá teheti a dolgozatot, illetve növelheti a szakszerűséget. Arra mindig figyeljünk, hogy feleslegesen ne helyezzünk táblázatokat a dolgozat fő szövegébe (csak azért, hogy nőjön az oldalszám) és ne alkalmazzunk hosszú, fél-egy oldalas adatsorokat. Ha mégis szükségesnek érezzük nagy adathalmaz közlését, akkor a leghelyesebb, ha ezt a mellékletben szerepeltettjük. A munka megkezdésekor mérlegeljük, milyen típusú táblázatot szeretnénk igénybe venni a tanulmányban. Ez azért meghatározó döntés, mert a dolgozat összes táblázatát azonos stílusban kell szerkeszteni. Gondoljuk végig milyen forma segíti majd a megértést. Általában célszerű az egyszerűbb formákat választani. Ez azt is eredményezi, hogy az Internetről letöltött táblázatokat is át kell alakítani ugyanerre a formára. Ilyen esetben mindig ellenőrizni kell, hogy ez a változtatás tényleg megtörtént-e, az egyes cellákban bekövetkezett-e a betűtípus, méret átalakítása, vagy a cellák igazítása ugyanolyan-e. Amikor már bemásoltuk, vagy begépeltük az adatokat a táblázatunkba, mindenképp adjuk meg a címét és a forrását. Annak érdekében, hogy a táblázat nehogy a dolgozat végső formába öntésekor eltörjön, - vagyis egy része átcsússzon a következő oldalra, esetleg a címe, vagy a táblázat alá került forrása -, össze kell kötni az információkat. Ezért jelöljük ki az összes egybetartozó sort (cím, maga a táblázat, forrás jelölés), majd a»formátum«-ba belépve a»bekezdés«pontot választva a»szövegbeosztás«fülben az»együtt a következővel«opciót jelöljük meg. Ennek köszönhetően bármi történik is a munkával, például később a táblázat elé írunk néhány sort (vagy bekezdést) a korábban kijelölt szöveg együtt fog mozogni. Legtöbbször hasznos lehet, ha a táblázatok rácsosak, vagy más módon megkülönböztethetők a sorok, vagy az oszlopok. A Listaszerű táblázat -ok arra alkalmasak, hogy a sorok között tegyenek jól látható különbséget, ahogy az 1. táblázat mutatja. 1. Táblázat: Néhány EU tagállam lakosainak száma és nemzeti bankjában foglalkoztatottak létszáma, listaszerű táblázatban lakosság jegybanki alkalmazottak száma Finnország 5055000 722 Dánia 5100000 558 Luxembourg 395000 197 Görögország 10300000 5280 Forrás: http://nbg.gr/en/images/t_year.gif, Bank of Finland Anual Report 2005. p. 85., http://www.nationalbanken.dk/dnuk/publications.nsf/8b8fe2a60c3a10cbc1256be50057a78e/ 4ec70f70213c669bc1256c92004a6ade/$FILE/organisation.htm, http://www.bcl.lu/en/careers/key_figures/headcount/index.html Ez a módszer adott esetben azt erősíti, hogy az egyes országok milyen adatokkal rendelkeznek. Különösen alkalmas lehet akkor, ha az 1. táblázatban szereplőnél több 46
oszlopban helyezkednek el adatok, és azok jól jellemzik az adott mutatót (jelen esetben államokat). Ezzel szemben az Oszlopos táblázat -ok a függőleges elválasztást emelik ki. Így a 2. táblázat inkább az egyes értékek összehasonlítását teszi jelentősebbé. Az ilyen kiemelés több adat akár sor, akár oszlop használatakor célszerű. 2. Táblázat: Néhány EU tagállam lakosainak száma és nemzeti bankjában foglalkoztatottak létszáma oszlopos táblázatban 2001 Lakosság jegybanki alkalmazottak száma Finnország 5055000 722 Dánia 5100000 558 Luxembourg 395000 197 Görögország 10300000 5280 Forrás: http://nbg.gr/en/images/t_year.gif, Bank of Finland Anual Report 2005. p. 85., http://www.nationalbanken.dk/dnuk/publications.nsf/8b8fe2a60c3a10cbc1256be50057a78e/ 4ec70f70213c669bc1256c92004a6ade/$FILE/organisation.htm, http://www.bcl.lu/en/careers/key_figures/headcount/index.html Rácsos táblázat használatakor mind vízszintesen, mind függőlegesen elkülönülnek az adatok. Ebben az esetben azonban felmerülhet az is, hogy túlzottan széttagolódik az adatsorunk és ez már megnehezíti az értelmezést. (Ahogy ez a 3. táblázatból is látszik.) Márpedig azért kell a táblázatot beilleszteni a dolgozatba, hogy alátámasszuk a szöveges részeket, illetve igazoljuk azokat. 3. Táblázat: Néhány EU tagállam lakosainak száma és nemzeti bankjában foglalkoztatottak létszáma rácsos táblázatban 2001 lakosság jegybanki alkalmazottak száma Finnország 5055000 722 Dánia 5100000 558 Luxembourg 395000 197 Görögország 10300000 5280 Forrás: http://nbg.gr/en/images/t_year.gif, Bank of Finland Anual Report 2005. p. 85., http://www.nationalbanken.dk/dnuk/publications.nsf/8b8fe2a60c3a10cbc1256be50057a78e/ 4ec70f70213c669bc1256c92004a6ade/$FILE/organisation.htm, http://www.bcl.lu/en/careers/key_figures/headcount/index.html Ez pedig a második lényeges a táblázatok alkalmazásához köthető feltétel. Csak olyan adatsort szabad a munkába szerkeszteni, aminek tartalmi köze van az adott szövegrészhez. (S ez nem merülhet ki abban, hogy például felsoroljuk a tanulmányban szereplő állam területi, népességi, vagy más alapadatait.) Harmadrészt arról sem szabad megfeledkeznünk, hogy a dolgozatnak van margója. Ezért úgy kell beállítanunk a táblázat külső (általában a jobb oldallal szokott probléma lenni) oldalát, hogy ne nyúljon túl a szöveges részen. Amennyiben ez mégis bekövetkezik, több megoldás is rendelkezésünkre áll. Ezek közül a legegyszerűbb a betűméret csökkentése. (Természetesen még az olvashatóságot fenntartva.) Illetve megfontolandó a sorok és oszlopok felcserélésének lehetősége is. Hogy tegyük az utóbbit? Semmi esetre sem úgy, hogy mindent újra begépelünk! A táblázatunkat ilyenkor ki kell jelölni és egy Excel munkalapra kell másolni. (Mentsük el, csak 47
a biztonság kedvéért!) Ezt követően az Excelben levő táblázatunkat jelöljük ki és másoljuk le (vagy ikonnal, vagy a legördülő menüvel»szerkesztésmásolás«), ezzel vágólapra helyeztük az adatokat. Álljunk át egy üres cellára és a jobb egérgombbal rákattintva, a megjelenő listából válasszuk az»irányított beillesztés«programpontot. A kinyíló ablakban jelöljük be a»transzponálás«parancsot, majd az»ok«-ra kattintva a számítógép elvégzi a számunkra fontos cserét. Az így módosított táblázat visszamásolható a Wordben írt szövegünkbe. Természetesen ügyeljünk arra, hogy újra, a már korábban kiválasztott stílusúvá kell formáznunk. Negyedszer arra is figyelnünk kell majd, hogy az egyes sorok és oszlopok azonos méretűek legyenek. Nagyon csúnya az olyan táblázat, ahol az azonos információk hol 2 cm, hol 4 cm szélességű oszlopban találhatók. Természetesen a címsorok ez alól a szabály alól kivételt képezhetnek. Mindebben segít ha a»táblázat«fület lenyitva az»automatikus méretezés«opciót választva a kijelölt (!) cellák méretére vonatkozóan beállítjuk az»azonos oszlopszélesség«lehetőséget. Mivel ma már többen színesben nyomtatják ki a dolgozatot, vagy a prezentációban akarják használni az elkészített kimutatásokat, lehet színes formákat is választani. Azzal a szabállyal, hogy a kevés gyakran többet jelent. Vagyis nem kell túlzottan sok mindent kiszínezni. Egy-egy adatsor esetében fekete-fehér nyomtatással is lehetséges a kiemelés, ahogy a 4. táblázatban látható. Ilyenkor az adott cellát kijelölve a»formátum«opcióra kattintva a»szegély és mintázat«sort választva a»mintázat«fület megnyitva dönthetünk egy adott árnyalat mellett. Érdemes ilyenkor egy sötét színt választani. De ezt követően ne felejtsük a»formátum«-on belül a»betűtípus«sorban a»betűszín«opció Automatikus jelölését lenyitva egy világos (akár fehér) színre átállítva valóban kiemelni a táblázatból az adott érték. 4. Táblázat: Néhány EU tagállam lakosainak száma és nemzeti bankjában foglalkoztatottak létszáma, kiemeléssel 2001 Lakosság jegybanki alkalmazottak száma Finnország 5055000 722 Dánia 5100000 558 Luxembourg 395000 197 Görögország 10300000 5280 Forrás: http://nbg.gr/en/images/t_year.gif, Bank of Finland Anual Report 2005. p. 85., http://www.nationalbanken.dk/dnuk/publications.nsf/8b8fe2a60c3a10cbc1256be50057a78e/ 4ec70f70213c669bc1256c92004a6ade/$FILE/organisation.htm, http://www.bcl.lu/en/careers/key_figures/headcount/index.html Gyakran elegáns a térbeli táblázatok használata. Ezt a formát viszont csak megfelelően nagyszámú adat feldolgozásakor érdemes alkalmazni. Néhány sor, vagy három oszlop esetében nem tud érvényesülni a kiemelés. Világosan látható a különbség, ha az 5. táblázatot összevetjük a 6.-kal. 48
5. Táblázat: Néhány EU tagállam lakosainak száma és nemzeti bankjában foglalkoztatottak létszáma, térhatású táblázatban 2001 Lakosság jegybanki alkalmazottak száma Finnország 5055000 722 Dánia 5100000 558 Luxembourg 395000 197 Görögország 10300000 5280 Forrás: http://nbg.gr/en/images/t_year.gif, Bank of Finland Anual Report 2005. p. 85., http://www.nationalbanken.dk/dnuk/publications.nsf/8b8fe2a60c3a10cbc1256be50057a78e/ 4ec70f70213c669bc1256c92004a6ade/$FILE/organisation.htm, http://www.bcl.lu/en/careers/key_figures/headcount/index.html 6. Táblázat: Az Európai Központi Bank kamatlábainak változása 1999-2006 között Időpont Betéti rendelkezésre állás Refinanszírozási Aktív oldali rendelkezésre állás Kamatláb (%/év) Kamatláb (%/év) Kamatláb (%/év) 2006 December 13. 2.50 3.50 4.50 2006 Október 11. 2,25 3,25 4,25 2006 Augusztus 9. 2,00 3,00 4,00 2006 Június 15. 1.75 2.75 3.75 2006 Március 8. 1.50 2.50 3.50 2005 December 6 1.25 2.25 3.25 2003 Június 6. 1.00 2.00 3.00 2003 Március 7. 1.50 2.50 3.50 2002 December 6 1.75 2.75 3.75 2001 November 9. 2.25 3.25 4.25 2001 Szeptember 18. 2.75 3.75 4.75 2001 Augusztus 31. 3.25 4.25 5.25 2001 Május 11. 3.50 4.50 5.50 2000 Október 6. 3.75 4.75 5.75 2000 Szeptember 1. 3.50 4.50 5.50 2000 Június 28. 3.25 4.25 5.25 2000 Június 9. 3.25 4.25 5.25 2000 Április 28. 2.75 3.75 4.75 2000 Március 17. 2.50 3.50 4.50 2000 Február 4. 2.25 3.25 4.25 1999 November 5. 2.00 3.00 4.00 1999 Április 9. 1.50 2.50 3.50 1999 Január 22. 2.00 3.00 4.50 1999 Január 4. 2.75 3.00 3.25 1999 Január 1. 2.00 3.00 4.50 Forrás: http://www.ecb.int/stats/monetary/rates/html/index.en.html Grafikonok Mielőtt valamilyen adatsor grafikus ábrázolásába kezdünk, idézzük fel a statisztikából tanult ismereteinket. Vannak olyan számsorok (névleges skála), melyek tulajdonképpen egymáshoz 49
viszonyítva az égvilágon semmit nem fejeznek ki. A számok csak a vizsgált egységek azonosítására, esetleg csoportosítására alkalmasak. Így bármilyen ábrázolási technikát is alkalmazunk a megértést vagy a jobb átláthatóságot nem segítjük elő. Ilyen lehet például, ha az EU-hoz való csatlakozást dátumát vizsgáljuk. 1. ábra Néhány ország EU csatlakozásának éve Sáv diagramon Horvátország Bulgária Málta Litvánia Szlovákia Finnország Portugália Görögország Írország Belgium Olaszország 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2010 Forrás: saját tanulmányok sss Az ilyen információkat tehát szükségtelen ábrázolni, bármilyen formában, hisz a 2. grafikon sem mond semmi tartalmit. 50
2. ábra Néhány ország EU csatlakozásának éve Grafikon diagramon 2010 2000 1990 1980 1970 1960 1950 Olaszország Belgium Írország Görögország Portugália Finnország Szlovákia Litvánia Málta Bulgária Horvátország Forrás: saját tanulmányok A sorrendi skála típusú adatoknál az adatok egymásutániságát fejezzük ki, vagyis azt hogy mi mi után következik, de ez az adat nem alkalmas arra, hogy kifejezze a különbségeket, mégis valami relatív mérték alapján meghatározható, hogy mi a kisebb illetve a nagyobb. Tehát a számok sorrendet fejeznek ki, de távolságot nem. Az ilyen adatok ábrázolása sokszor felesleges, következtetés levonására alkalmatlan. Sokkal hasznosabb ilyenkor a táblázatos forma meghagyása. 7. Táblázat: Néhány EU tagállam sorrendje lakosság alapján 1 Németország 2 Franciaország 3 Olaszország 4 Lengyelország 5 Hollandia 6 Magyarország 7 Bulgária 8 Finnország 9 Litvánia 10 Észtország 11 Málta Forrás: Világatlasz Cartographia, 2002. Budapest pp. 199-270. Az intervallum skála típusú adatsoroknál már lehetőség nyílik arra, hogy a különböző adatok közötti különbségeket összevessük. Ilyenkor több statisztikai módszert is használhatunk vizsgálataink és később ábrázolásuk során. Számítható átlag, szórás, esetleg korrelációszámítás. 51
3. ábra Egy hektoliter megtermelt borból származó átlagbevétel 2002-2006 között, a nagyobb EU-s bortermelő államokban euróban Görögország 13 Spanyolország 25 Magyarország 38 Románia 44 Olaszország 79 Szlovénia 110 Portugália 131 Németország 131 Franciaország 140 Ausztria 178 Forrás: www.bruxinfo.eu/printable.php?lap=dokument/dokument&dok_id=23358 (2008. 03. 25.) Az arányskála típusú adatok használatakor a nulla pontnak is van jelentősége. Az efféle számsorok csoportosítása, intervallumok, különbségek összehasonlítása is lehetséges. Megállapíthatók arányok és különböző statisztikai számítások is végezhetők. Ilyen adatok felhasználását mutatja a 8. táblázat, illetve a 4. ábra. 8. Táblázat: Az EU tagállamoknak nyújtott felzárkóztatási támogatás 2007-2013 között euróban Tagállam Támogatási összeg Tagállam Támogatási összeg Tagállam Támogatási összeg Belgium 2019000000 Franciaország 12736000000 Ausztria 1301000000 Bulgária 6047000000 Olaszország 25647000000 Lengyelország 59698000000 Cseh 23697000000 Ciprus 581000000 Portugália 19147000000 Köztársaság Dánia 545000000 Lettország 4090000000 Románia 17317000000 Németország 23450000000 Litvánia 6097000000 Szlovákia 10264000000 Írország 815000000 Luxembourg 58000000 Szlovénia 3739000000 Görögország 18217000000 Magyarország 22451000000 Finnország 1532000000 Spanyolország 31536000000 Málta 761000000 Svédország 1682000000 Észtország 3058000000 Hollandia 1696000000 Egyesült 9468000000 Királyság Forrás: www.bruxinfo.eu/printable.php?lap=dokument/dokument&dok_id=23417 (2008. 03. 25.) 52
4. ábra Az EU tagállamoknak nyújtott felzárkóztatási támogatás 2007-2013 között %-os megoszlásban Portugália 6,22% Románia 5,63% Szlovénia 1,22% Szlovákia 3,34% Finnország 0,50% Svédország 0,55% Egyesült Királyság 3,08% Belgium 0,66% Bulgária Németország 7,62% Cseh Köztársaság 1,97% 7,70% Dánia 0,18% Írország 0,26% Görögország 5,92% Lengyelország 19,40% Ausztria 0,42% Hollandia 0,55% Málta 0,25% Magyarország 7,30% Luxembourg Lettország 0,02% Litvánia 1,98% 1,33% Ciprus 0,19% Olaszország 8,34% Franciaország Észtország 4,14% 0,99% Spanyolország 10,25% Forrás: www.bruxinfo.eu/printable.php?lap=dokument/dokument&dok_id=23417 (2008. 03. 25.) Szakdolgozatunkat sok információ felhasználásával készítjük. A belőlük kialakított diagramokat az Excel program segítségével állítjuk elő. Előfordul, hogy nagy ügyességgel megtaláljuk az Eurostat oldalait böngészve a tagállamok több évre visszamenő GDP növekedési táblázatát és ennek adatsorait szeretnénk azonnal diagramban ábrázolni. Az egyszerű másolás-beillesztéssel az Excelben megdöbbentő változást látunk. A számadatok helyett hónapok és dátumok jelentkeznek: 53
9. táblázat: Az EU tagállamok GDP növekedési ütemének átvarázslása 1996-2000 2001-2005 2005 2006 Belgium 07.febr 05.jan 01.jan 01.márc Bulgária -0.8 09.ápr 05.máj 07.jún Cseh Köztársaság 05.jan 06.márc 01.jún 08.máj Dánia 09.febr 03.jan 01.márc 3 Németország 2 0.6 0.9 01.márc Írország 07.szept 02.máj 05.máj 07.júl Görögország 04.márc 04.ápr 07.márc 04.ápr Spanyolország 01.ápr 02.márc 05.márc 08.márc Észtország 01.jún 03.aug 05.okt 11 Franciaország 07.febr 05.jan 02.jan 08.jan Olaszország 09.jan 0.6 0 07.jan Ciprus 08.márc 02.márc 08.márc 06.márc Lettország 04.máj 01.aug 02.okt 08.nov Litvánia 07.ápr 07.júl 06.júl 01.júl Luxembourg 01.jún 01.márc 4 05.máj Magyarország 4 03.ápr 02.ápr 09.márc Málta 09.jún 0.3 02.febr 07.febr Hollandia 4 02.jan 05.jan 3 Ausztria 09.febr 05.jan 2 03.márc Lengyelország 04.máj 3 05.márc 06.máj Portugália 01.ápr 0.6 0.4 05.jan Románia -1.3 07.máj 01.ápr 03.aug Szlovákia 07.márc 06.ápr 6 08.szept Szlovénia 07.ápr 04.márc 4 09.máj Finnország 08.ápr 05.febr 09.febr 08.máj Svédország 02.márc 04.febr 09.febr 07.ápr Egyesült Királyság 02.márc 04.febr 09.jan 08.febr Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema= PORTAL&screen=detailref&language=en&product=Yearlies_new_economy&root=Yearlies_new_economy/B/ B1/B11/eb012 (2008. 01.17) Hogy lehet ez és egyáltalán miért? Nos a helyzet az, hogy az Eurostatnál található számsorok a tizedes jegyeket ponttal jelölik. Tíz és fél az: 10.5 a magyar táblázatkezelő viszont 10,5-ként fogadja el. Sokkal egyszerűbb ezért ha az internetes táblázatot elsőként egy Word fileba másoljuk. Ott pedig a»szerkesztés«,»csere«(»keresett szöveg«.»csere erre«, ) paranccsal (az»összes cseréje«gombot nyomjuk meg, de csak akkor, ha nem a dolgozat szövegébe másoltuk a táblázatot) vesszősítjük a számadatokat. Ezt újra kijelölve az Excel már számoknak fogja értékelni az adatainkat és kezdhetjük is a diagram szerkesztést. 54
10. táblázat: Az EU tagállamok GDP növekedési üteme eredetileg és átalakítva 1996-2000 2001-2005 2005 2006 1996-2000 2001-2005 2005 2006 Belgium 2.7 1.5 1.1 3.1 2,7 1,5 1,1 3,1 Bulgária -0.8 4.9 5.5 6.7-0,8 4,9 5,5 6,7 Cseh Köztársaság 1.5 3.6 6.1 5.8 1,5 3,6 6,1 5,8 Dánia 2.9 1.3 3.1 3 2,9 1,3 3,1 3 Németország 2 0.6 0.9 3.1 2 0,6 0,9 3,1 Írország 9.7 5.2 5.5 7.7 9,7 5,2 5,5 7,7 Görögország 3.4 4.4 3.7 4.4 3,4 4,4 3,7 4,4 Spanyolország 4.1 3.2 3.5 3.8 4,1 3,2 3,5 3,8 Észtország 6.1 8.3 10.5 11 6,1 8,3 10,5 11 Franciaország 2.7 1.5 1.2 1.8 2,7 1,5 1,2 1,8 Olaszország 1.9 0.6 0 1.7 1,9 0,6 0 1,7 Ciprus 3.8 3.2 3.8 3.6 3,8 3,2 3,8 3,6 Lettország 5.4 8.1 10.2 11.8 5,4 8,1 10,2 11,8 Litvánia 4.7 7.7 7.6 7.1 4,7 7,7 7,6 7,1 Luxembourg 6.1 3.1 4 5.5 6,1 3,1 4 5,5 Magyarország 4 4.3 4.2 3.9 4 4,3 4,2 3,9 Málta 6.9 0.3 2.2 2.7 6,9 0,3 2,2 2,7 Hollandia 4 1.2 1.5 3 4 1,2 1,5 3 Ausztria 2.9 1.5 2 3.3 2,9 1,5 2 3,3 Lengyelország 5.4 3 3.5 5.6 5,4 3 3,5 5,6 Portugália 4.1 0.6 0.4 1.5 4,1 0,6 0,4 1,5 Románia -1.3 5.7 4.1 8.3-1,3 5,7 4,1 8,3 Szlovákia 3.7 4.6 6 9.8 3,7 4,6 6 9,8 Szlovénia 4.7 3.4 4 5.9 4,7 3,4 4 5,9 Finnország 4.8 2.5 2.9 5.8 4,8 2,5 2,9 5,8 Svédország 3.2 2.4 2.9 4.7 3,2 2,4 2,9 4,7 Egyesült Királyság 3.2 2.4 1.9 2.8 3,2 2,4 1,9 2,8 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema= PORTAL&screen=detailref&language=en&product=Yearlies_new_economy&root=Yearlies_new_economy/B/ B1/B11/eb012 (2008. 01.17) Amikor úgy döntünk, hogy az egyértelműség kedvéért, vagy a pontosabb érthetőség érdekében diagramon ábrázolja az információkat, azt is meg kell határozni, hogy milyen típust választunk. Ritka az az eset, amikor ugyanaz a típus megfelel minden célra, tehát folyamatosan vizsgálni kell, mi a legalkalmasabb forma. A munka megkezdése előtt eldöntendő kérdések közé tartozik az is, hogy a dolgozat milyen formában kerül majd kinyomtatásra. Ha fekete-fehér nyomtatást fogunk használni, minden egyes ábránknál meg kell arról győződni, hogy a monitoron kiválónak tűnő képünk, vajon hogy mutat szürkeárnyalatosan, papíron. Az Excel program ilyen esetekre eleve felkínálja a fekete-fehér típusú diagramokat, mégis gyakran célszerű a színes grafikonokat alkalmazni, mivel minimális változtatással kitűnő ábrák hozhatók létre. Ha a biztonság kedvéért mégis a csak fekete-fehér diagramokat szeretnénk használni, a következő bár korlátozott opciók lehetségesek: kör, oszlop, terület és színátmenetes terület diagram. A lehetőségek közül a következő módon választhatunk. Az adatainkat kijelölve az Excel»Beszúrás«fülén válasszuk a»diagram«opciót, majd a megnyíló ablakban a»felhasználói típusok«fület. Itt az FF -fel kezdődő négy lehetőség bármelyikét kiválaszthatjuk és a későbbiekben ismertetett módszerrel a számunkra szükséges információkkal kiegészítve, átalakítva tudjuk a legmegfelelőbb grafikont elkészíteni. 55
5. ábra Néhány ország EU csatlakozásának éve FF oszlop diagramon 2010 2005 2000 1995 1990 1985 Adatsor1 1995 2004 2004 2004 2007 2010 Forrás: saját tanulmányok Finnország Szlovákia Litvánia Málta Bulgária Horvátország Használjuk a továbbiakban a 10. táblázatot grafikonok készítésére. Mire alkalmas ez a táblázat? Elsőként be tudjuk mutatni például Észtország GDP-jének növekedési ütemének változását. Ilyenkor az Excelben a Ctrl lenyomásával jelöljük ki a táblázat címsorának celláit (beleértve a tagállamok feletti üres cellát is), majd a Ctrl gombot tovább lenyomva tartva az Észtország nevét tartalmazó cellát és az adatsort is. Ezt követően a»beszúrás«fülre kattintva a»diagram«sort kiválasztva az»alaptípusok«fülhöz tartozó lista segítségével dönthetünk. Ennél az adatsornál elegendő egyszerűbb formát választani. Figyelem ez egy görgető sáv! Így még lefelé haladva más (sokszor alkalmasabb) típusú grafikonok is találhatók. Ebben az esetben a»piramis«diagramtípus alkalmas a kívánt adatok ábrázolására. A jobb oldali típusok között most mivel csak egy adatsorunk van, nem igazán lehet választani. Így a»tovább«gomb megnyomásával a várható diagram képét látva ismét a»tovább«gombra kattintva megadható a diagram címe. A szoftver felajánlja főcímnek Észtország nevét, illetve lehetővé teszi, hogy a grafikon tengelyeinek is nevet adjunk. Szükség esetén érdemes a további fülekre kattintva módosításokat végrehajtani. Ebben az esetben a»jelmagyarázat«fülben ajánlatos kitörölni a»jelmagyarázat látszik«opciót. Majd a»tovább«gombra kattintva eldönthetjük, hogy szeretnénk-e külön munkalapra helyezni a diagramot. Általában ez azért ajánlatos, mert így könnyebb lesz a későbbi módosításokat végrehajtani. A kész ábrán érdemes a diagram felületnek valamilyen (halvány) színt adni. Kettős kattintással a»terület«felirat alatt valamilyen árnyalatot határozhatunk meg, de a»kitöltési effektusok «gombra kattintva választhatunk színátmentet is. Dönthetünk úgy is, hogy csak egy színt alkalmazunk, ilyenkor lehetőségünk van sötét és világos tónus megadásával (csúszó sáv mozgatása) változatok kialakítására. A»Kétszínű opcióval«két különböző szín átmenetét tudjuk megteremteni. De ha lusták vagyunk kísérletezni, akár választhatjuk a»beállított«56
opciót is. Az»Árnyékolás módja«opciókkal további változatok kreálhatók. Figyelem! Ha választottunk egy fajta megoldást, ezt használjuk az egész szakdolgozatban. Ne keverjük a stílusokat! Az»Anyagminta«, vagy a»mintázat«fülre kattintva sok lehetőség közül választhatunk, de ügyeljünk arra, hogy a munka során mindig ezt a típust használjuk, és ne keverjük a különböző mintákat. Másrészt ilyenkor érdemes újra átgondolni, hogy a diagramjaink színes, vagy fekete-fehér formában lesznek-e kinyomtatva. Hiszen az utóbbi esetben sokkal nehezebben érvényesülhetnek a színhatások. Ilyenkor is javasolt azonban az eredetileg megadott sima fehér felületet valamilyen színre (halványszürke lesz nyomtatásban) változtatni. Példánkban egy halvány vajszínt választok. A diagram terület színének megváltozása azzal járhat, hogy hasonlóvá válik (fekete-fehér nyomtatásban) a diagram falainak színével. Így a falakra kettőt kattintva ugyanazt a menüfelületet találjuk, mint az előzőekben. Hasonló eljárással választhatunk ide is megfelelő színt, vagy effektust. Ugyanígy járhatunk el a padlószint esetében is. Szükséges lehet az egyik piramisra kattintva az adatsorok színét is megváltoztatni. Amennyiben a piramisra kétszer, de nem gyors egymásutánban klikkelünk, egyenként is be tudjuk állítani az ábrázolt értéket jelölő objektumot. Például valamilyen oknál fogva (mert a dolgozatunk szöveges részében erről van szó) a 2005-ös év adatát más színnel jelöljük. A tengelyek (jelen esetben a függőleges tengely) átalakítására is lehetőség van, illetve szükség lehet. A tengelyre duplán kattintva megjelenik a»tengely formázása«ablak. A füleken szereplő opciók közül választva több tulajdonság is megváltoztatható. Most a»skála«átalakítása lehet szükséges. A fülre kattintva a»maximum«értéket átállíthatjuk 11-re az automatikus 12 helyett. Ezzel azt érjük majd el, hogy némileg nagyobbak lesznek a diagramban a piramisok. Vigyázat, ha csak a maximumot változtatjuk meg, akkor a számítógép a»minimum«értéket -1-re fogja módosítani, hiszen számára a 2 egységes»fő lépték«mellett ez logikus lépés. Nekünk erre egyrészt nincs szükségünk, másrészt felesleges is. Ezért a»minimum«rubrikába is írjuk bele a 0-t, vagy kapcsoljuk ki az előtte levő négyzetben a zöld jelölést. Érdemes lehet még a cím pontosítása és szerkesztése. Amennyiben a dolgozatunkban szerepeltetjük az ábrát, mindenképp sorszámoznunk kell és meg kell adnunk a címét. Ebből következően az ábrán belül nincs is szükség címre. Így egyszerűen kattintsunk az Észtország feliratra. Megjelenik egy szövegdoboz ablak, melyet vagy a jobb egér gombbal a»tartalom törlése«opcióval eltávolíthatunk, vagy a Del billentyűvel is megtehetjük ezt. Ettől az ábra terület ismét növekszik, ami előnyös az érthetőség szempontjából. Amikor a diagramot esetleg prezentációhoz használjuk, szükséges lehet a cím diagramban tartása. Ekkor a szövegbe kattintva pontosíthatjuk az ábra címét Észtország GDP növekedésének üteme különböző időszakokban. A kész szöveget bal egérgombot lenyomva tartva kijelölhetjük és az olvashatóság érdekében formázhatjuk. Érdemes lehet»félkövér«és legalább 16-os méretűre (de még nagyobb is célszerű lehet az előadás körülményeitől függően) módosítani. Magát a feliratot mozgatni is tudjuk, ha ismét megkeressük a szövegdobozt és azt húzzuk a bal egérgombot lenyomva tartva az ábrán. Szükséges lehet még az egyes piramisokhoz tartozó értékek feltüntetése is. A jobb egérgombbal kattintva a piramisra megjelenik egy ablak, ahol»felíratatok«fülre kattintva jelöljük ki az»érték«opciót. (Ha az»adatsor neve«opciót is bejelöljük minden piramisnál megjelenik az Észtország felirat, a»kategória neve«opció pedig az adott évszámot jeleníti meg. Ezekre nekünk nincs szükségünk.) Az adott értékek a piramis csúcsán jelentkeznek, nem biztos hogy pontosan olvashatók. Ezért a jobb egérgombbal ráklikkelve a megjelenő kerettel elmozdíthatók. Szükség esetén a számadatok kiegészíthetők (például % jellel), jobb egér gomb lenyomása után (»Adatsorok formázása «feliratra kattintva) formázhatók (félkövér), színük megváltoztatható. 57
Megnövelhetjük és elmozdíthatjuk a»rajzterületet«is, ha megtaláljuk ennek széleit. Adott esetben a bal oldali fal közelébe kattintva megjelenik a keret, aminek sarok és felezőpontjai mozdíthatók (így növelhető a felület), illetve a vonalakat mozgatva az ábra egésze eltolható. Vigyázat! Nagyon sok lehetőség nincs a mozgatásra és az átméretezésre, mivel a»diagramterület«-ből nem léphetünk ki. Ez az ábra már több módosítást nem igényel, a diagram szélére kattintva megjelenik a»rajzterület«széle, a képernyő tetején levő»másolás«ikonra kattintva, majd a Word dokumentumba átlépve a»beillesztés«ikonnal be is illeszthetjük a kész ábránkat a dolgozat szövegébe. Ne feledjük feltüntetni az ábra sorszámát és címét, illetve alul az adatok forrását. Javasolt ezeket a dolgozat betűtípusával azonos, de méretében kisebb (például 10-es) karakterekkel írni. Az ábrára kattintva már Wordben a»formátum«fül alatt a»szegély és mintázat«sorra klikkelve a»szegély«fül alatt jelöljük ki az»árnyék«, vagy a»körül«opciót. Így a grafikonunk megfelelően elválasztásra kerül a szöveges résztől annak ellenére, hogy az ábra külseje is világos színű. Érdemes ezután a címet, az ábrát és a forrást egyszerre kijelölni és a»formátum«fülben a»bekezdés«sorra kattintva a»szövegbeosztás«fül alatt az»együtt a következővel«sor előtti négyzetet kijelölni. Így nem fordulhat elő, hogy az ábra címe esetleg a lap aljára kerül a grafikon viszont átcsúszik a következő lapra, vagy a forrás kerül át egy új oldalra. 6. ábra Észtország GDP-jének növekedési üteme %-ban, előző év=100 10 8 6 4 6,1 % 8,3 % 10,5 % 11% 2 0 1996-2000 2001-2005 2005 2006 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema= PORTAL&screen=detailref&language=en&product=Yearlies_new_economy&root=Yearlies_new_economy/B/ B1/B11/eb012 (2008. 01.17) Mire alkalmas még a 10. táblázat adatsora? Összehasonlíthatjuk néhány tagállam GDP változásának ütemét is. Legyenek ezek az országok Olaszország, Ciprus és Lettország. Jelöljük ki a Ctrl gombok lenyomása mellett a táblázat címsorát (beleértve a tagállamok fölötti üres cellát is) és a három kiválasztott tagállamot a hozzátartozó adatokkal. Válasszuk a»beszúrás«,»diagram«opciókat, majd az ehhez legalkalmasabb diagramformát. Célszerű az 58
»Alaptípusok«közül a»grafikon«típust választani. Az»Altípusok«közül pedig a»vonal, minden adatértéknél jelölővel«formát. A»Tovább«gombra kattintva, majd újra»tovább«menve megadhatjuk az ábra címét, esetleg a tengelyek nevét. Mivel ezekre nem lesz szükség a»tovább«gombbal válasszuk az»új munkalapon«opciót. Az előzőekhez hasonlóan célszerű a»diagramterület«és a»rajzterület«színét megváltoztatni. (Ha ugyanabba a dolgozatba illesztjük majd ezt az ábrát is, ne feledkezzünk el arról, hogy ezek az átalakítások legyenek azonosak minden ábránkon.) Most tegyük jobban láthatóvá a vizsgált értékeket! A grafikon adatsorára duplán kattintva az»adatsorok formázásavonal«kategóriájában a»vastag«opciót lenyitva válasszuk a legnagyobb lehetőséget, majd adjunk meg egy olyan színt ami harmonizál a háttérrel. (Ne feledkezzünk meg a fekete-fehér nyomtatásról. Ezért hasznos, ha a»jelölő oldal«stílusát úgy választjuk meg, hogy elüssenek egymástól.) Jelöljük be a»görbített vonal«kategóriát is, ettől az adatsor lefutása természetesebb lesz. Hajtsuk végre mindezt az összes adatsorral. Érdemes lehet a skálát is megváltoztatni a fent leírt módszerrel (itt most»maximum«12-re,»minimum«0-ra). 7. ábra Olaszország, Ciprus és Lettország növekedési üteme %-ban, előző év=100 12 10 8 6 Olaszország Ciprus Lettország 4 2 0 1996-2000 2001-2005 2005 2006 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema= PORTAL&screen=detailref&language=en&product=Yearlies_new_economy&root=Yearlies_new_economy/B/ B1/B11/eb012 (2008. 01.17) A könnyebb láthatóság miatt a»jelmagyarázat«-ra kattintva a jobb egér gombbal a»jelmagyarázat formázása «feliratra klikkelve célszerű a betűméret, stílus megváltoztatása (jelen esetben 12, félkövérre). Mivel a grafikon területe tartalmaz olyan felületet, ahová a jelmagyarázat illeszthető, ezért annak keretét megfogva húzzuk a grafikonra. Ekkor magát az ábrát jobb felé el lehet nyújtani, a keretének mozgatásával. Az előzőekben megfogalmazottak alapján hozzuk át az ábrát a Word dokumentumba és formázzuk a fentiekben leírtaknak megfelelően. 59
Érdekes lehet az adatsorból két kiválasztott állam növekedési ütemének összehasonlítása is. Ilyenkor oszlopdiagramok használata a legmegfelelőbb. Jelöljük ki a korábbi módszer szerint a táblázatban Írország és Litvánia adatait (ne feledkezzünk meg a címsorról sem).»diagramtípus«-ból válasszuk ki az»oszlop«opciót, az»altípusok«közül pedig a»3d oszlop«-ot. A»Tovább«gomb lenyomásával megadhatjuk az ábra címét, majd»új munkalapon«hozzuk létre a grafikont. A szokásos módszerrel alakítsuk át a»rajzterület«-et, illetve a»falak«-at, valamint az adatsorokat ábrázoló oszlopokat. Mivel ez a program a»padlószint«mellé kiírja a forrás országok nevét a»jelmagyarázat«-ot törölhetjük, a diagramot kijelölve a sarokpontok bármelyikét bal egér gombbal megfogva az ábrát elforgathatjuk, számunkra megfelelő állásba. Szükség esetén az»értéktengelyskálá«-ját is módosíthatjuk. A kész ábrát a szokásos módon beilleszthetjük a szövegkörnyezetbe. 8. ábra Írország és Litvánia GDP növekedésének összehasonlítása 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Litvánia 1996-2000 2001-2005 2005 2006 Írország Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema= PORTAL&screen=detailref&language=en&product=Yearlies_new_economy&root=Yearlies_new_economy/B/ B1/B11/eb012 (2008. 01.17) Ez a fajta ábra azonban nem alkalmas arra, hogy adott évben (példánkban 2006-ban) több állam (az Eurózona tagjai) adatait vessük össze. Erre a feladatra alkalmas lehet a»sávalaptípuscsoportosított sávaltípus«kiválasztása. Mielőtt ehhez hozzákezdenénk egy Excel problémával meg kell küzdenünk! A szoftver nem képes annyi lyukat kezelni, mint amennyi keletkezne kijelöléskor (12 tagállamban a fejezet írásakor nem az euró a nemzeti valuta) 1. Ezért a szokásos módon a Ctrl gomb segítségével ki kell jelölni a tagállamokat és a hozzájuk tartozó adatokat, ezeket a»másolás«ikonnal ki lehet másolni a táblázatból, majd egy másik helyre a»beillesztés«ikonnal áthelyezni (így nem törlődnek ki az adatok az alap táblázatunkból). 1 Aki nem hiszi próbálja ki! A címsor után a belga, majd a német-ír-görög-spanyol, majd a francia-olasz-ciprusi adatokat még fel tudja dolgozni az Excel, de ha már két ugrással Luxemburgot is bejelöljük a program érvénytelen hivatkozást fog kiírni. Az sem megoldás, ha a még sikeres adatok mellé a kész diagramban szeretnénk új adatsort illeszteni. Ilyenkor a program a régieket törli és csak az újat ábrázolja. 60
Az új táblázatot aztán egyben kijelölve már végigvihetők a szükséges lépések. A»Diagram varázsló«3. lépése most elsőként azt ajánlja fel, hogy helyezzük el a»jelmagyarázat«-ot. Ezt nyugodtan törölhetjük, sőt mivel a dolgozatban úgyis megcímezzük az ábránkat a»címek«fülből is töröljük ki a 2006-os számadatot. Az»Új lapon«megjelenített ábránkon elsőként a»kategóriatengely«-be kell beavatkoznunk. A»Tengely formázása«opcióban a»skála«fülön jelöljük be a»kategóriák fordított sorrendben«és az»az értéktengely (Y) a kategóriamaximumnál«levő négyzeteket. Ezzel az országok visszaállnak abc sorrendbe, másrészt a számozás továbbra is alul marad. A vízszintes tengelyen is érdemes beavatkozni, hiszen felesleges a 9-es értéket szerepeltetni. Ugyanitt a»főlépték«-et is növelhetjük 2-re, mivel ezzel nem lesz nehezebb a grafikon adatainak értelmezése, az ábra viszont átláthatóbbá válik. A szokásos háttérváltoztatás következhet (továbbra is ügyeljünk arra, hogy egységes hátteret használjunk!). Szükséges lehet még a jobb egérgombbal egy sávra kattintva az»adatsorok formázása«opcióban a»feliratok«fülben az»érték beállítása«. Már csak az átmásolás van hátra. 9. ábra Az eurózóna tagállamainak GDP növekedése 2006-ban %-ban, előző év=100 Belgium Németország 3,1 3,1 Írország 7,7 Görögország 4,4 Spanyolország 3,8 Franciaország Olaszország 1,7 1,8 Ciprus 3,6 Luxembourg 5,5 Málta 2,7 Hollandia 3 Ausztria 3,3 Portugália 1,5 Szlovénia Finnország 5,8 5,9 0 2 4 6 8 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema= PORTAL&screen=detailref&language=en&product=Yearlies_new_economy&root=Yearlies_new_economy/B/ B1/B11/eb012 (2008. 01.17) Gyakran előfordul olyan eset, hogy több tagállam adatait szeretnénk oszlopdiagramon ábrázolni. Ugyanakkor azt gondoljuk, túl sok helyet foglalna a tagállamok felsorolása a jelmagyarázatban, esetleg a túl sok adat miatt átláthatatlan lenne az ábránk. Ilyenkor jó megoldás lehet az oszlopokon az adott állam jellegzetességének feltüntetésével egyértelművé tenni az adatok tulajdonosát. Alkalmazható módszer, hogy a diagramok oszlopai a tagállamok nemzeti zászlajából képződnek. 61
10. ábra Néhány EU tagállam adósságának állománya a GDP %-ában, 2005-ben 70 60 50 40 30 20 10 0 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_ schema=portal&screen=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_ecobac/e cobac/eb070 (2008. 01.17) A következő technikával élhetünk: az Excelben kiemeljük az adott tagállamok adatait, majd kijelölve a»beszúrásdiagramoszlopcsoportosított oszlop«utat követve készítsünk egy grafikont. Ezt követően az első oszlopra kattintva az összes adat kijelölésre kerül. Ezért még egy lassú klikkelléssel a kiválasztott tagállam értékét mutató oszlopra kell kattintani, majd ezt követően gyors dupla kattintással megjelenik az»adatpont formázása«ablak. Itt a»mintázat«fül alatt a»kitöltési effektusok«gombot kell megnyomni. Ezt követően pedig a»kép«fület. Itt a»képkiválasztás«gomb segítségével böngészhetünk a gépünk képtárában 2. A megfelelő kép kiválasztása után az»ok«gombot megnyomva visszatérünk az előző ablakra, ahol ismét az»ok«gombbal jutunk vissza a grafikonunkhoz, ahol már a kiválasztott képet láthatjuk az oszlop helyén. Döntsük el nem értelmetlen-e a kép ábrázolása! Ha igen, jobb ha visszaállítjuk az eredeti állapotot, esetleg próbálkozhatunk egy másik képpel. Fontos tudni, hogy fekete-fehér lesz-e a nyomtatásunk, mert ha igen, akkor elég nehéz lesz megkülönböztetni a hasonló stílusú zászlókat. Másrészt csak akkor használható ez a módszer, ha viszonylag nagyok lehetnek az oszlopok, ezzel az érthetőség nem veszik el. A 10. ábra éppen ezért hibás! Vajon a 2. tagállam Bulgária vagy Litvánia. A negyedik Magyarország, vagy Hollandia, esetleg ez egy olasz vagy francia zászló. Természetesen ha a dolgozatunk témája az Egyesült Királyság és Bulgária összehasonlítása, nem lehet kérdés, hogy a brit mellett melyik ország adatsora szerepel. Nyilvánvalóan a színes nyomtatás is egyértelműsít, bár a magyar-olasz problémát nem oldja meg. Ezért ajánlatos az ilyen ábrákon az X tengelyre kattintva a»diagram beállításai«opciót kiválasztani, majd a»tengelyek«fül alatt a»kategória tengely 2 Zászló szimbólumok eredetileg nincsenek a képtárban, csak ha az Internetről letöltjük őket, például az ENSZ honlapjáról, akkor tudjuk azokat felhasználni. 62
(X)«előtti négyzetbe kattintani. Ettől a tengely alatt megjelenik az adott államok neve. Ezzel minden kétséget el tudtunk oszlatni és ha valóban jó helyről vettük a zászlók képeit (nem homályos) akkor az ábránk is csinos lesz. Hasonló természetesen megoldható vállalati emblémákkal, régiók címerével stb. De nem ajánlott fényképek, rajzok beillesztése. Egyrészt, mert az ötletet semmilyen bíráló nem fogja pozitívan értékelni, másrészt pedig ezek a képek eltorzulnak és lehet, hogy pont a lényeget nem tudják kifejezni. Előfordulhat olyan eset is, hogy egy diagramon két-háromféle egymástól többszörösen eltérő értékű mutatót szeretnénk ábrázolni (például infláció, államadósság). Ilyenkor a különleges típusú diagramokat kell alkalmazni, melyeket a»diagram varázslófelhasználói típusok«fül alatt találunk meg. Ahhoz, hogy könnyen elkészíthessük ezt a grafikont a két különböző adatsort egymás alatti sorba másolva kezdjünk a munkához. 11. táblázat: Belgium államadósságának (a GDP %-ában) és inflációjának (előző év=100) változása 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Államadósság 119,6 114,8 109,1 108 103,3 98,6 94,3 93,2 89,1 Infláció 0,9 1,1 2,7 2,4 1,6 1,5 1,9 2,2 2,2 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_ schema=portal&screen=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_ecobac/e cobac/eb070 (2008. 01.17), http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad =portal&_schema=portal&screen=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_e COBAC/ecobac/eb040 (2008. 01.17) Ezt követően a»beszúrás«,»diagram«,»felhasználói típusok«sorrendet követve gördítsük le a»diagramtípus«-t a»vonal, 2 tengely«opcióhoz. Itt altípust nem találunk a»tovább«gombbal haladhatunk a megvalósítás felé. Mivel most sincs szükség a diagramon belül címre, haladhatunk a»befejezés«felé,»új munkalapon«. A szokásos háttérváltoztatás után a»jelmagyarázat«-ot bevihetjük a grafikonba, ezzel megnövelhetjük a tényleges ábra területét (esetleg megvastagíthatjuk a karaktereket is). Az»Adatsor«-ra kattintva módosítsuk a vonal»vastag«-ságot, illetve jelöljük ki a»görbített vonal«opciót, szükség esetén megváltoztatható a szín is (fekete-fehér nyomtatáshoz esetlegesen a»jelölő stílusa«is). Ha szükségesnek érezzük az»értéktengely«-ek is megváltoztathatók valamilyen tény erősebb hangsúlyozása érdekében. Adott esetben a baloldali skála»minimum«-át 80-ra állítva az államadósság csökkenésének tendenciája sokkal nyilvánvalóbbá válik. 63
11. ábra Belgium adósságállományának változása a GDP-hez viszonyítva, illetve az infláció alakulása (előző év=100) 125 3 120 2,5 115 110 2 105 1,5 100 95 Államadósság Infláció 1 90 85 0,5 80 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 0 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_ schema=portal&screen=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_ecobac/e cobac/eb070 (2008. 01.17), http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad =portal&_schema=portal&screen=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_e COBAC/ecobac/eb040 (2008. 01.17) Nagyon egyszerűnek tűnik ehhez az adatsorhoz hozzáadni még a költségvetési deficit mértékét is. Azonban az Excel ha a deficit adatot a 11. táblázat új soraként illesztjük az aljára, akkor azt kezeli külön változóként, az első két adatsort pedig egyként. Vagyis a jobb oldali skálán megjelenik a deficit adat, de a korábbi két számsor a baloldali tengelyhez kerül ábrázolásra, nyilvánvalóan az inflációt értelmetlen vonalként meghatározva. Ezért, ha ilyen típusú diagramot használunk mindig csoportosítanunk kell az adatokat a két külön tengelyhez. (Jelen esetben a két kisebb helyiértékű adat került az első és a második sorba jobb oldali skála a nagyobb helyiértékű a harmadikba bal oldali skála.) 12. táblázat: Belgium államadósságának (a GDP %-ában) és inflációjának (előző év=100) változása 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Deficit 1,7 0,4-0,5 1,9 0,1-0,9 2,2 1,9 3,3 Infláció 0,9 1,1 2,7 2,4 1,6 1,5 1,9 2,2 2,2 Államadósság 119,6 114,8 109,1 108 103,3 98,6 94,3 93,2 89,1 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema=portal&scree n=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_ecobac/ecobac/eb070 (2008. 01.17), http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema=portal&scree n=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_ecobac/ecobac/eb040 (2008. 64
01.17), http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_schema=portal&scree n=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_ecobac/ecobac/eb060 (2008. 01.17) Ennél a grafikontípusnál érdemes odafigyelni arra, hogy bizonyos tendenciák túl hangsúlyozhatók, mások esetleg elsikkadnak. Ha például a jobb oldali tengelyt abban a skálabeosztásban hagyjuk, amit a program eredetileg ajánl (0-140), akkor az államadóssági adatsor sokkal lassabb ütemű csökkenést mutat. S ha dolgozatunk célja a hasonló tendenciák bekövetkeztének fejtegetése, akkor alkalmas megoldással: a skála maximumát 125-re, a minimumát 80-ra állítva erősebb bizonyítékkal szolgálhatunk. (Természetesen, ha ennek ellenkezője hipotézisünk, a nagyobb skála ebben segíthet.) A megértést támogatja különösen ha színesben nyomtatjuk ki a diagramot, vagy prezentációban használjuk az, ha az értéktengelyeken az adatokat olyan színűre változtatjuk, amilyenre a trendvonalat. A módszer egyszerű: jobb egérgombbal a tengely közelébe kattintunk, a megjelenő»tengely formázása«parancsra klikkelve a»betűtípus«fül alatt a»szín«lenyíló ablakban választhatjuk ki a már a grafikonon használt árnyalatot. 65
12. ábra Belgium adósságállományának változása a GDP-hez viszonyítva, illetve az infláció alakulása (előző év=100) és a költségvetés deficitjének változása a GDP-hez viszonyítva 3 125 120 2 115 1 110 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 105 100-1 95-2 Infláció Deficit Államadósság 90 85-3 80 Forrás: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad=portal&_ schema=portal&screen=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_ecobac/e cobac/eb070 (2008. 01.17), http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid=1996,39140985&_dad =portal&_schema=portal&screen=detailref&language=en&product=strind_ecobac&root=strind_e COBAC/ecobac/eb040 (2008. 01.17), http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page?_pageid= 1996,39140985&_dad=portal&_schema=PORTAL&screen=detailref&language=en&product=STRIND_ECOB AC&root=STRIND_ECOBAC/ecobac/eb060 (2008. 01.17) Kellemetlen diagramkészítési esemény, amikor az Excel nem érti, hogy a megadott adatok közül az évek felsorolása nem számadat, hanem az X tengely egysége. Ha például az egyébként nem sok tartalommal bíró 13. táblázat adatait szeretnénk ábrázolni, a»grafikon«opciót választva olyan ábrát kapunk, ahol a lényegi adatok láthatatlanok. Legfőképpen azért, mert az Y tengely értékei ezres mértékűek. Márpedig az adott évekhez rendelve szeretnénk bemutatni a változásokat. 3 13. táblázat Az EMU és az eurót nem használó tagállamok számának változása 1999-2009 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 11 11 12 12 12 12 12 12 13 15 17 4 4 3 3 3 13 13 13 14 12 10 Forrás: saját tanulmányok 3 Érdemes azt is figyelembe venni, hogy a hiba fő oka az, hogy nincsen megadva az adatok előtt semmilyen megnevezés. Ha az egyszerű számok elé beírunk valamit, és azokat is a kijelölés részévé tesszük, akkor eltűnik ez a probléma. 66
Ennek az az oka, hogy bármilyen módszert választunk (például a cellák beállítása) a program az évszámot adatnak és nem címnek tekinti. Ezért miután kijelöltük a táblázatot a»beszúrásdiagramgrafikon«sort követtük a»tovább«gomb lenyomása után ki kell választani az»adatsor«fület. Itt az»adatsorok«felsorolásban az»adatsor1«-re kell kattintani, majd az alatta levő»eltávolítás«gombot kell lenyomni. Ezzel eltűnik a grafikonról az évszámok ábrázolása, de még mindig hiányzik az X tengely jelölése. Ezért az»a kategóriatengely (X) feliratai«címet követően a sor végén levő nehezen kivehető ikonra kell kattintani. Ekkor a diagramvarázsló felfelé összeugrik és visszatérünk az általunk megjelölt táblázathoz. Annak ellenére, hogy ez a jelölés még fennáll, az egérrel jelöljük ki az évszámok sorát (óvatosan, mert ha például újra lenyomjuk az egérgombot, vagy kettőt kattintunk akkor bekövetkezik a káosz). Ezt követően pedig nyomjuk meg a KLAVIATÚRÁN az»enter«billentyűt. Innentől kezdve a további lépések már a nekünk megfelelő képet fogják mutatni. Megfelelő fent leírt formázás után beilleszthető az ábra a dolgozatunkba. 13. ábra Az EMU-hoz csatlakozott tagállamok számának és a még nem csatlakozottak számának változása 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 EMU tagok nem EMU tagok 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Forrás: saját tanulmányok Végül még egy gyakran alkalmazott típus. Szükség lehet arra, hogy például az EU tagállamai viszonylatában egy kisebb országcsoport valamilyen jellemzőjét bemutassuk, de úgy, hogy a többi tagállamhoz képest is láthassuk az arányokat. Erre kiválóan alkalmas a Kör-sáv diagram. Használjuk ismét a 8. táblázat adatait! Célunk az, hogy a támogatások százalékos megosztása mellett emeljük ki a négy Visegrádi országot és a nekik juttatott támogatásokat külön is viszonyítsuk a többi tagállaméhoz. Az adatsorunkat kijelölve a»beszúrásdiagramalaptípusokkör«folyamatban válaszuk ki az utolsót, a Kör-sávot. A»Tovább«gombokat végig klikkelve és az»új munkalapon«opciót választva kapunk egy nyers diagramot. Ahhoz, hogy a céljainknak megfeleljen, jelentős átalakításra van szükség. Elsőként töröljük ki a jelmagyarázatot (jobb egérgomb, egy klikk»tartalom törlése«). Ezt követően a jobb oldali oszlopon lassan végig húzva a kurzort láthatjuk, hogy a program a táblázat alján szereplő tagállamokat vette külön az oszlopba. Ez azt mutatja, hogy ha előre 67
gondolkodunk, legközelebb a kiemelendő államokat érdemes a táblázat aljára másolni. Most a számunkra szükségtelen államokat ábrázoló csíkokat rakjuk át a kör diagramba (bal egérgombbal rákattintva és áthúzva). Adott esetben csak Szlovákia és Lengyelország marad kiemelve. Viszont nekünk szükségünk van a másik két visegrádi ország adatára is. Ezért ellentétes módszerrel a kördiagramból húzzuk át a cikkeket az oszlopba. (Természetesen először lassan végig húzva a kurzort láthatjuk, hogy melyik államról van szó.) Amint ezzel megvagyunk, láthatóvá válik, hogy bizony eléggé gyenge pasztellszínű oszlopok kerültek egymásra, ezért célszerű jól elkülöníthető színekre cserélni ezeket (bal egérgombbal kettőt kattintva felnyílik az Adatpont formázása ablak, és itt kijelölhetjük a számunkra megfelelő kitöltést). Adott esetben a sötétkék, sárga, piros és a neonzöld színeket választhatjuk. A Diagramterületet a már megszokott módon formázhatjuk (továbbra is ugyanazt alkalmazva, mint az eddigi ábrákon). Ekkor előfordulhat, hogy a kördiagram összesített adata hasonló árnyalatú lesz, mint a hátterünk. Ezért annak színét is érdemes átalakítani, olyanra, ami elüt (most például kékes-zöldre). Ügyeljünk arra, hogy ilyenkor csak a megváltoztatni szándékozott körcikk legyen kijelölve, nehogy az egész ábránkat egyszínűvé változtassuk. Ezt követően az oszlopunk egyes tégláiba jobb egérgombbal klikkelve válaszuk az»adatpont formázása«opciót, majd a»feliratok«fület. Itt jelöljük be a»kategória neve«és»százalék«opciókat. Tegyük ezt az összetett adatot tartalmazó körcikk esetében is. Mindezek hatására sokkal kisebb lesz az ábra és egy kicsit káoszos a sok információtól, ezért mindegyik szövegdobozt egyenként (csak akkor, amikor keretben látszik a szöveg, nem akkor amikor csak a két szélen jelenik meg fekete kocka) helyezzük a téglákba, illetve a körcikkbe. Ettől máris megnövekszik az ábra mérete. Szükség lehet pontosítani az adatokat, ezért a jobb egérgomb lenyomása után az»adatfeliratok formázása«opcióban a»szám«fül alatt jelöljük ki a»százalék«kategóriát és a»tizedesjegyek«-nél állítsuk be a 2-t. Mindezek után megnövelhetjük a betűk méretét, a fenti módszerrel a»betűtípus«fül alatt. Egyrészt a méretet növelhetjük, másrészt a sötét hátterű téglák esetében a színt is átalakíthatjuk fehérre. Most már csak az adatfeliratokat kell középre igazítanunk (bal egérgombbal), illetve az Egyebek szót lecserélni szakszerűbbre (bal egérgombbal belekattintva a szövegdobozba lehetőség nyílik a szöveg törlésére és újragépelésére). Esetlegesen a diagramterületen belül megfoghatjuk a»rajzterület«sarkait, és ezzel még inkább nagyíthatjuk a kész grafikonunkat, ahogy az a 14. ábrán látható. 68
14. ábra Az EU tagállamoknak nyújtott felzárkóztatási támogatás 2007-2013 között %- os megoszlásban, a Visegrádi Négyek kiemelésével Cseh Köztársaság 7,70% Magyarország 7,30% Visegrádi Négyek 37,74% Lengyelország 19,40% Szlovákia 3,34% Forrás: www.bruxinfo.eu/printable.php?lap=dokument/dokument&dok_id=23417 (2008. 03. 25.) Végül, ha az eddigieket elsajátítottuk, az ismereteinket kombinálva ezt az ábrát átalakíthatjuk úgy, hogy a Visegrádi országok nemzeti lobogói kerülnek egymásfölé az oszlopon, és a támogatási arányok növekvő sorrendben legyenek. Tessék kitalálni a módszert! Végül egy fontos tanács! Ha az ábrákat és táblázatokat beillesztettük a dolgozatunkba és már nem kívánjuk formázni, győződjünk meg arról, hogy megfelelően címeztük meg őket. Fontos, hogy a címek mindig pontosak legyenek. Lehet, hogy ez sokszor nehézkesen hangzik, és attól tartunk, nehezebben érthető, mintha nyelvileg pontos megfogalmazást használnák. Ezért mindenképpen jusson eszünkbe, hogy a munkánk egy tudományos publikáció, amit szakmai közönség fog olvasni, ezért számukra a terminus technikusok teljesen érthetőek. 69