TARTALOMJEGYZÉK I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK... 4 AZ MUNKAERŐ-PIACI KAPCSOLATOK IRODA ALAPVETŐ JELLEMZŐI... 4 1. Az ügyrend célja és tartalma... 4 2. Az ügyrend személyi és tárgyi hatálya, betartása... 4 3. A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda szerepe, feladatai a BGF szervezetében... 4 4. Az Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda szervezeti felépítése... 5 5. Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások... 5 6. Fogalom meghatározások (az ügyrend értelmezési segédlete)... 6 II. A MUNKAERŐ-PIACI KAPCSOLATOK IRODA SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRÁJA... 8 1. Az Irodavezető szerepe... 8 2. A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda feladatainak/folyamatainak általános bemutatása... 8 III. ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS... 9 1. Folyamatok, folyamatfelelősök meghatározása... 9 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 11 FÜGGELÉK... 12 Adatbázis üzemeltetés folyamatábrája... 13 adatbázis üzemeltetés tevékenység SIPOC táblája... 14 partner akvizíció folyamatábrája... 15 partner akvizíció tevékenység SIPOC táblája... 16 Megállapodás, Szerződés Menedzsment folyamatábrája... 17 Megállapodás, Szerződés menedzsment tevékenység SIPOC táblája... 18 Megállapodás, Szerződés menedzsment tevékenység SIPOC táblája... 19
MÓDOSÍTÁSOK NYILVÁNTARTÁSA Kiadás dátuma Verzió szám 2015.11.07. 1.0. Első kiadás Változás rövid leírása 3
I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK AZ MUNKAERŐ-PIACI KAPCSOLATOK IRODA ALAPVETŐ JELLEMZŐI 1. Az ügyrend célja és tartalma Jelen ügyrend célja, hogy az egyéb szervezeti egységekhez hasonló, egységes megjelenés szerinti betekintést adjon a Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda folyamataiba, működésébe, valamint meghatározást adjon az Iroda szerepére, feladataira vonatkozóan. 2. Az ügyrend személyi és tárgyi hatálya, betartása Személyi hatály Az ügyrend elsősorban a Budapesti Gazdasági Főiskola (a továbbiakban: BGF vagy Főiskola) Munkaerő-piaci Kapcsolatok Irodájának munkatársaira vonatkozik akik kötelesek az ügyrendben foglaltakat betartani és betartatni, de a Főiskola valamennyi szervezeti egységére értelmezetten alkalmazandó abban a tekintetben, hogy a Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda az intézményi érdekeket szem előtt tartva minden egység és munkatárs számára kíván támogatást, szolgáltatásokat nyújtani a munkaerő-piaci kapcsolatok hatékony fenntartása és fejlesztése érdekében, önálló kezdeményezései, tevékenységei mellett. Tárgyi hatály Az ügyrend kiterjed a Munkaerő-piaci Kapcsolatok Irodájának tevékenységére, kiemelten annak folyamataira. 3. A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda szerepe, feladatai a BGF szervezetében A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda a Főiskola olyan nem oktatási szervezeti egysége, amely a kancellárnak közvetlenül alárendelten, az irodavezető vezetésével ellátja a Főiskola gazdálkodó szervezetekkel való kapcsolatok kiépítésével, ápolásával, szakmai együttműködési lehetőségek felkutatásával kapcsolatos tevékenységét. 4 A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda hatáskörébe tartozik különösen: a) a gazdálkodó szervezetekkel való kapcsolatok feltárása, folyamatos bővítése, megújítása, b) a gazdálkodó szervezetekkel való kapcsolatok különböző formáinak beépítése a Főiskola működésébe, az oktatási, kutatási intézményfejlesztési folyamatokba, c) a gazdálkodó szervezetek (személyi, tárgyi, pályázati) erőforrásainak felkutatása, és a kölcsönös előnyök felhasználásával történő hasznosítása, d) a kari szintű vállalati kapcsolatok főiskolai szintű kiterjesztésének elősegítése, e) a gazdálkodó szervezetekkel való kapcsolatok aktualizált nyilvántartása, f) a gazdálkodó szervezetekkel való együttműködési megállapodásokra, támogatási és adományozási szerződéskötésre vonatkozó javaslatok előkészítése,
g) a kötelező adatszolgáltatásokról, és a szerződések szerinti igazolások, nyilatkozatok kiadása. 4. Az Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda szervezeti felépítése Az Iroda nem tagozódik további belső egységekre. 5. Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások Jogszabályi háttér: a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény, a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartási törvény végrehajtási rendjéről szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.), a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény, a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény, az államháztartásban felmerülő egyes gyakoribb gazdasági események kötelező elszámolási módjáról szóló 38/2013. (IX. 19.) NGM rendelet, az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény, a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény, a 2011. évi CXCIV. törvény Magyarország gazdasági stabilitásáról, a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény. Szervezeti szabályozások: a Főiskola Szervezeti és Működési Rendje, a Budapesti Gazdasági Főiskola szerződéskötési rendjéről szóló szabályzata, a Budapesti Gazdasági Főiskola gazdálkodási szabályzata, a Budapesti Gazdasági Főiskola munkavédelmi szabályzata, a Budapesti Gazdasági Főiskola tűzvédelmi szabályzata, a Budapesti Gazdasági Főiskola rendészeti és vagyonvédelmi szabályzata, a Budapesti Gazdasági Főiskola katasztrófa és polgári védelmi szabályzata, a Budapesti Gazdasági Főiskola foglalkoztatási követelményrendszere, Rektori, Kancellári utasítások, az ISO 9001 minőségirányítási rendszer mindenkor érvényes dokumentációja (Minőségirányítási Kézikönyv, Minőségirányítási Eljárások) 5
6. Fogalom meghatározások (az ügyrend értelmezési segédlete) Módszertani összefoglaló A Függelékben található folyamatleírás strukturális felépítése a SIPOC-módszertanán alapul. A SIPOC egy mozaikszó, amely az egyes folyamatlépések pontos meghatározásához szükséges adatok angol elnevezésének kezdőbetűjéből áll: S(upplier) I(nputs) P(rocess) O(utput) C(ustomer). A módszertan lényege, hogy a folyamatlépéseket egy táblázatos formában mutatja be, és pontosan definiálja, hogy egy adott folyamatlépésnek ki a felelőse, mit várunk el tőle, ehhez kitől milyen adatokra / dokumentumokra / van szüksége, mit készít el, és kinek adja tovább az eredményt. A táblázatban minden egyes sor egy folyamatlépést fejez ki, és a táblázat az alábbi oszlopokból áll: Input-ot adó szervezeti egység: A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adatot, döntést / jóváhagyást, dokumentumot / fájlt, tájékoztatást) biztosító szervezeti egység Szükséges input: A lépéshez szükséges input leírása, valamint - amennyiben IT rendszerben tárolt adatról van szó - az adatot tartalmazó rendszer neve Folyamatlépés: A folyamatlépés neve (a folyamatábrával megegyező módon) Folyamatlépés elvégzője: Az a szervezeti egység (vagy, amennyiben munkakör szintű bontás szükséges, munkakör), amely az adott folyamatlépés elvégzéséért felelős Folyamatlépés részletes leírása: A folyamatlépés részletes megértéséhez és elemzéséhez szükséges további információk Eredmény (output): A folyamatlépés eredményeként előálló output (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) Eredmény felhasználója: Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított output-o(ka)t átveszi A táblázat az ezt követő oszlopokban a tevékenységben érintett szervezeti egységeket sorolja fel, és szervezeti egységenként rögzíti az egyes folyamatlépésekhez kapcsolódóan a felelősségi köröket. Ezen eszköznek RACI-mátrix neve, a mozaikszó a szereplők angol nevének első betűjéből álló betűszóból alakult ki, és így a következő felelősségtípusokat különbözteti meg: Responsible = Végrehajtó: az adott folyamatlépést, feladatot elvégzi Approve = Jóváhagyó: neki számol be a végrehajtó, ő hagyja jóvá az adott folyamatlépést Consult = Támogató: közreműködik a lépés végrehajtásában (kétirányú kommunikáció) Inform = Tájékoztatandó: a feladat elvégzését követően informálni kell arról, ami történt (egyirányú kommunikáció) Egy adott munkakör / szervezeti egység egy adott folyamatlépéssel kapcsolatban egy, vagy akár több felelősségtípussal is bírhat, pl. a ugyanaz a szervezeti egység lehet az adott feladat végrehatója (R) és egyben a felelős is érte (A), amennyiben a minőséget a szervezeti egység a belső működéséből fakadóan biztosítani tudja. 6
Az ügyrendben a szerepkörök a RACI-mátrixnak megfelelően kerültek meghatározásra. Ennek megfelelően minden szervezeti egység feladatai az alábbi négy csoportba kerültek besorolásra: Jóváhagyási hatáskörrel bír az alábbi tevékenységek során Megvalósítási felelősséggel bír az alábbi tevékenységek során Véleményez az alábbi tevékenységek során Tájékoztatást kap 7
II. A MUNKAERŐ-PIACI KAPCSOLATOK IRODA SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRÁJA 1. Az Irodavezető szerepe A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda élén az irodavezető áll. Az irodavezető megbízatása 3 évre szólhat, mely pályázat alapján többször meghosszabbítható. Az irodavezető a kancellárnak közvetlenül alárendelten látja el feladatait, különösen: az Iroda tevékenységeinek operatív vezetése, az Iroda által végzett munka összefogása, összehangolása, belső erőforrás-menedzsment, kapcsolattartás a Főiskola szervezeti egységeivel, valamint a külső partnerek tekintetében. 2. A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda feladatainak/folyamatainak általános bemutatása A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda kiemelt feladata a gazdálkodó szervezetekkel történő kapcsolatok menedzsmentje, azaz potenciális kapcsolatok feltárása, meglévő kapcsolatok ápolása, bővítése, megújítása, a szakmai együttműködési lehetőségek felkutatása. A partner akvizíciós tevékenységet a BGF Belső Partnerekkel történő folyamatos, kölcsönös együttműködés és tájékoztatás jellemzi, a BGF Külső Partnerrel történő egyeztetés során elemzi és értékeli azon lehetőségeket, melyek segítségével a gazdálkodó szervezetekkel való kapcsolatok különböző formái beépíthetők az oktatási, kutatási, intézményfejlesztési folyamatokba. Tevékenysége kiterjed gazdálkodó szervezetek (személyi, tárgyi, pályázati) erőforrásainak felkutatására, és a kölcsönös előnyök felhasználásával történő hasznosítására. Ezen feladatával kapcsolatosan előkészíti a gazdálkodó szervezetekkel való együttműködési megállapodásokra, támogatási és adományozási szerződéskötésre vonatkozó javaslatokat, gondoskodik a kötelező adatszolgáltatásokról, és a szerződések szerinti igazolások, nyilatkozatok kiadásáról. A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda céljainak elérése érdekében vezeti a gazdálkodó szervezetekkel fennálló kapcsolatok aktualizált nyilvántartását. Az adatbázis üzemeltetési tevékenysége lehetővé teszi statisztikák, jelentések készítését, ezek disszeminálása révén pedig elősegíti a kari szintű vállalati kapcsolatok főiskolai szintű kiterjesztésének lehetőségét. 8
III. ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS 1. Folyamatok, folyamatfelelősök meghatározása Annak érdekében, hogy ne kizárólag a Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda izolált felelősségi területei és hatáskörei legyenek fellelhetőek, hanem az egyes szerzeti egységek közötti együttműködés keretei is transzparenssé váljanak, jelen ügyrend függelékét képezi a szervezeti egység folyamatainak ábrája és szöveges leírása. Ez a folyamatokat teljes körűen, ún. faltól-falig tartalmazza, ennek megfelelően feladatokat fogalmaz meg az akadémiai szféra számára is. A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda folyamatának hatékony és megfelelő végrehajtásáért alapvetően az Iroda felelős, melyet a folyamatban részt vevő egyéb szervezeti egységek tevékenysége is befolyásol. Egyes folyamatlépésben felelős szervezeti egységek meghatározása Szervezeti egység neve Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda Alfolyamat neve Egyes folyamatlépésben felelős akadémiai területek / pozíciók Adatbázis üzemeltetés Rektor, Rektorhelyettesek, Dékánok, Intézetek, Tanszékek Partner akvizíció Rektor, Rektorhelyettesek, Dékánok, Intézetek, Tanszékek Egyes folyamatlépésben felelős kancellári terület Kancellár, Kommunikációs és Marketing Iroda, Karrier és Alumni Osztály, Gazdasági Igazgatóság, Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda Kancellár, Kommunikációs és Marketing Iroda, Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda Külső szervezet BGF Partner Külső Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda Együttműködési megállapodások, szerződések menedzsmentje Rektor, Intézetek, Tanszékek Szenátus, Rektori Tanács akadémiai szervezethez tartozó tagjai Kancellár, Jogi Igazgató, Gazdasági Igazgató, Igazgatási Főosztály, Gazdasági Igazgatóság, Szenátus, Rektori Tanács kancellári szervezethez tartozó tagjai BGF Partner Az egyes folyamatlépések résztvevőit, tevékenységüket és felelősségét (döntés; végrehajtás; együttműködés; tájékoztatás) az egyes alfolyamatok szerint meghatározott, Függelékben szereplő ún. SIPOC tábla tartalmazza. Külső
10 Amennyiben a Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda egyéb szervezeti egységekhez kapcsolódóan lát el felelős szerepet (pl. Gazdasági Igazgatóság), azt az adott szervezeti egység ügyrendje tartalmazza.
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Munkaerő-piaci Kapcsolatok Iroda ügyrendjét a Szenátus 2015. november 6. napján tartott ülésén, számú határozatával elfogadta. Az ügyrend az elfogadást követő napon lép hatályba. Budapest, 2015. november.. Sándorné dr. Kriszt Éva s.k. rektor Dr. Dietz Ferenc s.k. kancellár
12 FÜGGELÉK
ADATBÁZIS ÜZEMELTETÉS FOLYAMATÁBRÁJA
ADATBÁZIS ÜZEMELTETÉS TEVÉKENYSÉG SIPOC TÁBLÁJA
PARTNER AKVIZÍCIÓ FOLYAMATÁBRÁJA
PARTNER AKVIZÍCIÓ TEVÉKENYSÉG SIPOC TÁBLÁJA
MEGÁLLAPODÁS, SZERZŐDÉS MENEDZSMENT FOLYAMATÁBRÁJA
MEGÁLLAPODÁS, SZERZŐDÉS MENEDZSMENT TEVÉKENYSÉG SIPOC TÁBLÁJA 1. oldal
MEGÁLLAPODÁS, SZERZŐDÉS MENEDZSMENT TEVÉKENYSÉG SIPOC TÁBLÁJA 2. oldal 19