A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA. BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI RENDJÉNEK.

Átírás

1 A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI RENDJÉNEK. számú melléklete A KUTATÓKÖZPONT ÜGYRENDJE BUDAPEST 2015 (2015. december 12. napjától hatályos változat) H-1149 Budapest, Buzogány utca

2 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A KUTATÓKÖZPONT ALAPVETŐ JELLEMZŐI.4 Az ügyrend célja és tartalma.4 Az ügyrend személyi és tárgyi hatálya, betartása.4 A Kutatóközpont szerepe, feladatai a BGF szervezetében..5 A Kutatóközpont szervezeti felépítése..5 Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások..6 Fogalom meghatározások.7 SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRA 8 A Kutatóközpont feladatai.8 Az akadémiai szféra feladatai.12 A nem oktatási terület feladatai.15 ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS.16 Folyamatok, folyamatfelelősök..16 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK..17 FÜGGELÉK 18

3 MÓDOSÍTÁSOK NYILVÁNTARTÁSA Kiadás dátuma Verzió szám Első kiadás Változás rövid leírása 3

4 1. Az ügyrend célja és tartalma I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A KUTATÓKÖZPONT ALAPVETŐ JELLEMZŐI BEVEZETÉS Az ügyrend célja, hogy a Kutatóközpont működésének céljait és alapelveit rögzítse, illetve meghatározza a Budapesti Gazdasági Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) más szervezeti egységekkel való kapcsolatát, feladatmegosztását. 2. Az ügyrend személyi, időbeli és tárgyi hatálya Személyi hatály: Jelen ügyrend kiterjed: a) a Kutatóközpont tevékenységében részt vevő, a Főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló személyekre, b) a Főiskola Szervezeti és Működési Rendje (a továbbiakban: SZMR) 1. (1) bekezdés c) pontjában meghatározott esetekben a Kutatóközpont tevékenységéhez kötődő személyekre. Tárgyi hatály: Az ügyrend kiterjed a Kutatóközpont és a hozzá tartozó szervezeti egységek valamennyi tevékenységére. Szabályozza a központ által irányított, felügyelt folyamatokat. 3. A Kutatóközpont szerepe, feladatai a Főiskola szervezetében A Kutatóközpont a rektornak alárendelt, a Főiskola akadémiai szervezetéhez nem tartozó oktatási szervezeti egysége, amely ellátja a Főiskola főállású kutatói munkájának irányítását és szervezését, valamint a Főiskola kiemelt kutatási programjainak megvalósítását és a kutatásokhoz kapcsolódó adatbázis kezelését, illetve saját igazgatási és ügyviteli feladatait. A Kutatóközpont tevékenysége során a Főiskola valamennyi karával és oktatási szervezeti egységével és vezetőjével együttműködik, különösen a tudományos dékánhelyettesekkel és a tehetséggondozásért felelős oktatókkal. 4. A Kutatóközpont szervezeti felépítése A Kutatóközpont egy kis létszámú, központi szervezet, amely összekapcsolja a kutatással foglalkozó oktatókat, kutatókat, tudományos tevékenységük elvégzése idejére. A kutatócsoportok munkáját témavezetők irányítják, akiknek feladata addig terjed, amíg a kutatás zajlik. Az egyéni kutatók közvetlenül kapcsolódnak a hálózathoz, részesülnek a kutatási szolgáltatásokból, szerepelnek a kutatási regiszterben. Ugyanakkor a Kutatóközpont a főállású kutatók tekintetében hierarchikus szervezetként is működik, foglalkoztatva a főállású kutatókat. 4

5 A Kutatóközpont adminisztrációs és módszertani szolgáltatási feladatainak ellátásához 3 szerep betöltése szükséges: Kell egy széles látókörrel bíró, nagy szakmai tekintélyű kutató, aki képes a kutatási ötleteket megítélni, a Főiskola tématérképén megfelelően elhelyezni, és a potenciálisan kapcsolódó témákat a határterületeken felismerni, valamint a kutatások kategorizálásakor azok pályázati potenciálját objektív szemmel előre ismertetet, publikus módszertan alapján értékelni. Emellett szakmai felkészültségével támogatja az értékesítőt a jelentősebb partneri tárgyalásokon. Kell egy operatív menedzser, aki folyamatosan tartja a kapcsolatot a társszervezetekkel, tervez, ellenőriz és számon kér, aki átlátja a folyamatokat és ennek megfelelően aktívan támogatja azok megvalósulását és fejlesztését. Ő felelős a külső partnerek akvirálásáért, a szerződéses megbízások előkészítéséért, ezért kutatási tapasztalatokkal és módszertani ismeretekkel is kell rendelkezzen. Kell egy kutatási asszisztens, aki szakmai oldalról - előkészíti és lebonyolítja a Kutatóközpont programjait és rendszeresen ellenőrzi és karbantartja a Kutatóközpont adatbázisát. Szakmai területen az operatív menedzser támogatja. A kutatóközpont vezetője az operatív menedzseri szerepet betöltő munkatárs. A Kutatóközpont szakmai irányítását a tudományos rektorhelyettes végzi. Egyidejűleg ő tölti be az első szerepet is, így a folyamatábrák is eszerint az elv szerint készültek el. A kutatási asszisztens a Kutatóközpont nem vezető állású munkavállalója, aki a vezető munkáját támogatja. A Kutatóközpont munkatársai még a Főiskola főállású kutatói, akik közül kerülnek kiválasztásra az egyes kutatási témák vezetői. Mivel a Kutatóközpont egy nagyon kicsi szervezeti egység, a tevékenységei megvalósításához a BGF egyéb szervezeti egységeit belső szolgáltatóként - igénybe veszi. Ezért jelen ügyrend nem csak a Kutatóközpont munkatársainak feladatait tartalmazza, hanem mindazokat a szervezeti egységekét is, amelyek érdemben kapcsolódnak a Kutatóközpont folyamataihoz. 5. Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások A nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény A közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény A nemzeti felsőoktatási kiválóságról szóló 24/2013. (II.5.) Korm. rendelet A Budapesti Gazdasági Főiskola Szervezeti és Működési Rendje A Budapesti Gazdasági Főiskola Foglalkoztatási Követelményrendszere A Budapesti Gazdasági Főiskola SZMR melléklete: Gazdasági Igazgatóság ügyrendje 5

6 6. Fogalom meghatározások Annak érdekében, hogy a Kutatóközpont el tudja látni a Koncepcióban definiált szolgáltatásokat, összesen hat folyamat működtetésére van szükség. Ezek a tevékenységek különböző érettségi és komplexitási fokon vannak, és különböző folyamatgazdákkal rendelkeznek. Fontos megjegyezni, hogy a Kutatóközpont ezen folyamatokon felül további tevékenységeket végez, de azok olyan ad hoc módon merülnek fel, illetve megoldásukhoz mindig olyan egyedi eljárás kell, illetve a tevékenység olyan rövid ideig tarthat, hogy azok számára nem lehet, vagy nem éri meg folyamatot definiálni. Ilyen kutatóközponti tevékenység az utánpótlás biztosítása, a kiválósági és az alkalmazott tudományok egyeteme kritériumainak ellenőrzése, a részvétel a hallgatói tehetséggondozásban, a disszemináció támogatása. Ezeket a feladatokat az ügyrend tárgyalja, de külön folyamatábra nem készült rájuk. Az ügyrend a továbbiakban tehát hat alapfolyamatot fed le. Amennyiben a Kutatóközpont egyéb szervezeti egységekhez kapcsolódóan lát el felelős szerepet, azt az adott szervezeti egység ügyrendje tartalmazza. Módszertani összefoglaló A Függelékben található folyamatleírás strukturális felépítése a SIPOC-módszertanán alapul. A SIPOC egy mozaikszó, amely az egyes folyamatlépések pontos meghatározásához szükséges adatok angol elnevezésének kezdőbetűjéből áll: S(upplier) I(nputs) P(rocess) O(utput) C(ustomer). A módszertan lényege, hogy a folyamatlépéseket egy táblázatos formában mutatja be, és pontosan definiálja, hogy egy adott folyamatlépésnek ki a felelőse, mit várunk el tőle, ehhez kitől milyen adatokra / dokumentumokra / részleszállítandókra van szüksége, mit készít el, és kinek adja tovább az eredményt. A táblázatban minden egyes sor egy folyamatlépést fejez ki, és a táblázat az alábbi oszlopokból áll: - Input-ot adó szervezeti egység: A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adatot, döntést / jóváhagyást, dokumentumot / fájlt, tájékoztatást) biztosító szervezeti egység - Szükséges input: A lépéshez szükséges input leírása, valamint - amennyiben IT rendszerben tárolt adatról van szó - az adatot tartalmazó rendszer neve - Folyamatlépés: A folyamatlépés neve (a folyamatábrával megegyező módon) - Folyamatlépés elvégzője: Az a szervezeti egység (vagy, amennyiben munkakör szintű bontás szükséges, munkakör), amely az adott folyamatlépés elvégzéséért felelős - Folyamatlépés részletes leírása: A folyamatlépés részletes megértéséhez és elemzéséhez szükséges további információk - Eredmény (output): A folyamatlépés eredményeként előálló output (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) - Eredmény felhasználója: Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított output-o(ka)t átveszi A táblázat az ezt követő oszlopokban a tevékenységben érintett szervezeti egységeket sorolja fel, és szervezeti egységenként rögzíti az egyes folyamatlépésekhez kapcsolódóan a felelősségi köröket. Ezen eszköznek RACI-mátrix neve, a mozaikszó a szereplők angol nevének első betűjéből álló betűszóból alakult ki, és így a következő felelősségtípusokat különbözteti meg: 6

7 Responsible = Végrehajtó: az adott folyamatlépést, feladatot elvégzi Approve = Jóváhagyó: neki számol be a végrehajtó, ő hagyja jóvá az adott folyamatlépést Consult = Támogató: közreműködik a lépés végrehajtásában (kétirányú kommunikáció) Inform = Tájékoztatandó: a feladat elvégzését követően informálni kell arról, ami történt (egyirányú kommunikáció) Egy adott munkakör / szervezeti egység egy adott folyamatlépéssel kapcsolatban egy, vagy akár több felelősségtípussal is bírhat, pl. a ugyanaz a szervezeti egység lehet az adott feladat végrehatója (R) és egyben a felelős is érte (A), amennyiben a minőséget a szervezeti egység a belső működéséből fakadóan biztosítani tudja. Az ügyrendben a szerepkörök a RACI-mátrixnak megfelelően kerültek meghatározásra. Azonban a következő fejezetekben az áttekinthetőség érdekében minden szervezeti egység feladatai körül csak azok kerülnek nevesítésre, amelyben az adott szervezeti egység jóváhagyási, vagy megvalósítási hatáskörrel bír. 7

8 II. A KUTATÓKÖZPONT SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRÁJA 1. A KUTATÓKÖZPONT FELADATAI 1.1. A Kutatóközpont A Kutatóközpont, a Főiskola akadémiai szervezetéhez tartozó kutatási szervezeti egység, amely a rektornak közvetlenül alárendelten felügyeli és támogatja a Főiskola kutatási tevékenységét.. A Kutatóközpont feladatai az SZMR szerint különösen: a) közreműködés tudományszervezési feladatok ellátásban, a Főiskolán folyó kutatásokhoz háttérszolgáltatások nyújtása, illetve azok megszervezése (kérdőíves kikérdezések lebonyolítása, adatelemzés, anyanyelvi lektorálás koordinálása, adatgyűjtés stb.) b) a Főiskola alkalmazott kutatási projektjeinek vezetése, A Főiskola kiemelt kutatási területeinek kiválasztása, azok kutatási programjainak kidolgozása (oktatók és kutatók bevonásával), a projektek megvalósítása, disszeminációja és utógondozása c) önálló alap- és alkalmazott kutatások folytatása a Kutatóközpont éves munkaterve alapján, A főállású kutatók munkájának irányítása, tervezés, megvalósítás, beszámoltatás, közzététel. A főállású kutatók által vezetett kutatócsoportok munkájának felügyelete, kapcsolattartás a résztvevők tudományos vezetőivel (tudományos dékánhelyettesek és tanszékvezetők). d) részvétel a hallgatói tehetséggondozásban, TDK-műhelyek működtetése, a kari szakkollégiumok kutatótevékenységének támogatása, kutatási témák ajánlása szakkollégiumok és TDK dolgozatok számára. e) A tudományos tevékenységet jellemző adatok gyűjtése, közvetlenül illetve közvetve konferencia-aktivitás, publikációk, kutatási témák/tevékenységek. Együttműködés a Központi Könyvtárral és a kari, illetve főiskolai szintű konferencia-támogatást nyújtó szervezetekkel. Az Alkalmazott Tudományok Főiskolája cím kritériumát jelentő, a vonatkozó Kormányrendeletben szereplő indikátorok nyilvántartása. A rendelet hatályon kívül helyezése esetén új indikátorok meghatározása. f) kutatás-módszertani továbbképzés szervezése a Főiskola oktatói és kutatói számára, éves munkaterv alapján rendszeres kutatás-módszertani képzés, félévente legalább 2 alkalommal, esetenként tanácsadás a kutatást végzőknek, erre tanácsadó hálózat létrehozása g) a kutatási eredmények disszeminációjának elősegítése. Belső és külső kommunikáció szervezése különböző új tudományos eredmények közzététele érdekében, együttműködve a Kommunikációs és Marketing Irodával 8

9 Annak érdekében, hogy a Kutatóközpont ezeket a feladatokat elláthassa, az alábbi folyamatlépéseket kell megtennie: a) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében a bevitt adatok formai ellenőrzése és jóváhagyása; b) Státuszjelentések készítéséhez a bevitt adatok formai ellenőrzése és jóváhagyása, c) Belső kutatási igények menedzseléséhez a bevitt adatok formai ellenőrzése és jóváhagyása, valamint a kutatási workshop-ok tartalmi előkészítésének támogatása, d) Kutatástervezés támogatásához a szándék rögzítése, rendelkezésre bocsátja a Projekt Alapító Dokumentum (a továbbiakban: PAD)-mintát, és támogatót jelöl ki a kutató számára, e) Kutatástervezés támogatása érdekében átnézi a PAD-ot, és ha az teljes körű és konzisztens befogadja azt, f) Pályázati tölcsér menedzseléséhez a pályázásra alkalmas kutatások adatbázisának folyamatos karbantartása g) Pályázati tölcsér menedzselése érdekében a pályázati feltételek áttekintése, és az oktatók / Kutatók tájékoztatása a pályázati lehetőségről és felkérése pályázási szándék kinyilvánítására h) Külső megbízások gyűjtése érdekében a marketing anyagok részletes kidolgozása i) Napi szinten biztosítja a felelős szervezeti egységekkel együtt az akvizíciós-, disszeminációs-, hasznosítási-, feladatok ellátását A Kutatóközpont vezetője A Kutatóközpont vezetőjét a rektor bízza meg és menti fel, továbbá gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. A vezetői megbízatás maximum 3 évre szólhat, mely pályázat alapján többször meghosszabbítható. Kutatóközpont vezetőjének egyetemi, főiskolai tanári, vagy egyetemi docensi, valamint kutatóprofesszori és tudományos főmunkatársi kinevezéssel rendelkező személy bízható meg. A Kutatóközpont vezetőjének feladatai az SZMR szerint különösen: a) a Kutatóközpont kutatásainak irányítása, a kutatásvezetők munkájának ellenőrzése, támogatása. b) a Kutatóközponthoz tartozó kutatók munkájának folyamatos nyomon követése, c) az intézeti tudományos aktivitás fejlesztésének elősegítése, monitorozása, ezzel kapcsolatos információk főiskolai szintű gyűjtése és nyilvántartása, d) tudományos konferenciákon való részvétel elősegítése, monitorozása, ezzel kapcsolatos információk főiskolai szintű gyűjtése és nyilvántartása, e) tudományos tevékenységet támogató belső pályázati rendszer működtetése a Tudományos Tanács iránymutatásai szerint, f) az intézetközi tudományos együttműködés lehetőségeinek feltárása, g) kapcsolattartás hazai és külföldi kutatóintézetekkel. Annak érdekében, hogy a Kutatóközpont vezetője ezeket a feladatokat elláthassa, az alábbi folyamatlépéseket kell ellátnia: 9

10 a) Szemeszter elején aktualizálja az akvizíciós-, disszeminációs-, hasznosítási-, PR- és toborzási terveket és leegyezteti a felelős végrehajtókkal, b) Havonta részletes akvizíciós-, disszeminációs-, hasznosítási-, PR- és toborzási terveket készít és leegyezteti a felelős végrehajtókkal, c) Havonta felkéri a főállású kutatókat, hogy készítsék el jövő havi munkatervüket, d) Havi szinten egyeztet a Pályázati irodával az elvégzendő feladatokról és az újonnan megjelent pályázatokról, e) Napi szinten menedzseli a vállalati partnereket, f) Havi szinten egyeztet a Pályázati irodával a megvalósult feladatokról. és az esetleges intézkedési szükségletekről, g) Havonta felkéri a főállású kutatókat, hogy készítsék el előző havi beszámolójukat, h) Havonta részletes beszámolót készíttet a felelős szervezeti egységekkel az akvizíciós-, disszeminációs-, hasznosítási-, PR- és toborzási tevékenységeikről és leegyezteti azokat, i) Szemeszter végén beszámolót készíttet az akvizíciós-, disszeminációs-, hasznosítási-, PRés toborzási tevékenységekről, j) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében figyelmezteti a feltöltéssel késő munkatársakat, k) Partner- és témaadatbázis karbantartása során a kutatások besorolása pályázati potenciál szempontjából, l) Státuszjelentések készítésekor a késők figyelmeztetése, és a kutatás besorolása pályázati potenciál szempontjából, m) Belső kutatási igények menedzselése érdekében az elért eredmények egyeztetése 1-2 havi kutatói fórum keretében, amelynek során ötletelés további kutatási témák azonosítása érdekében, n) Belső kutatási igények menedzselése érdekében a kutatási témák hálózatának elemzése és új lehetséges témák generálása a témahálózat alapján, o) Belső kutatási igények menedzselése érdekében félévente kutatási workshop tartalmi előkészítése, és ezen való részvétel - ennek keretében új témák azonosítása és megvitatása, p) Kutatástervezés támogatása keretében újraértékeli a kutatási projekteket, és rögzíti a pályázati tölcsérben, q) Pályázati tölcsér menedzselése érdekében a pályázaton eséllyel induló (további) kutatások beazonosítása, majd a pályázni kívánó kutatók alapján a pályázati koncepció megfogalmazása, r) Külső megbízások gyűjtése érdekében éves akvizíciós terv összeállítása és a marketing koncepció kidolgozása, s) Külső megbízások gyűjtése érdekében potenciális lead-ek felkeresése üzleti lehetőségek azonosítása céljából, üzleti ajánlat készítése az azonosított üzleti lehetőségre (benne kutató delegálása a feladathoz) és a szerződéstervezet előkészítése. 10

11 1.3. A Témavezetők A Témavezetők a Kutatóközpont olyan főállású kutatói, akik a fókusztémák vezetésére kiválasztásra kerültek, és így felelősek az adott témákhoz kapcsolódó kutatások menedzseléséért. Annak érdekében, hogy a Témavezetők ezt a feladatukat elláthassák, az alábbi folyamatlépéseket kell ellátniuk: a) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében a bevitt adatok formai ellenőrzése és jóváhagyása, b) Belső kutatási igények menedzselése érdekében az elért eredmények egyeztetése 1-2 havonkénti kutatói fórum keretében, amelynek során ötletelés további kutatási témák azonosítása érdekében, c) Belső kutatási igények menedzseléséhez a fórumon felmerült ötletek továbbgondolása és értékelése megvalósíthatóság szempontjából, d) Belső kutatási igények menedzselése érdekében részvétel a félévenkénti Kutatási Workshop-okon, ennek keretében új témák azonosítása és megvitatása, e) Kutatástervezés támogatásához átnézik a benyújtott PAD-ot, és ha az teljes körű és konzisztens befogadja azt, f) Kutatástervezés támogatásához a PAD benyújtását követően újraértékeli a kutatási projekteket, és rögzíti azokat a pályázati tölcsérben, g) Napi szinten szakmai és módszertani támogatást nyújtanak a főállású kutatóknak és az aktívan kutató oktatóknak A főállású kutatók A főállású kutatók képezik a Főiskolán folyó kutatások magját, tőlük várható a legnagyobb kutatási teljesítményt. Ennek érdekében a Kutatóközpont a főállású kutatók vonatkozásában a szakmai vezetésen kívül gyakorolja mindazokat a munkavégzéssel összefüggő munkáltatói irányítási jogokat is, amelyeket jelenleg a dékánok, illetve az oktatási szervezeti egységek vezetői gyakorolnak. Annak érdekében, hogy a Kutatók feladatukat elláthassák, az alábbi folyamatlépéseket kell ellátniuk: 11 a) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében az adatok rögzítése a Kutatóközpont adatbázisában, illetve a kutatási terv egyeztetése a Témavezetővel a féléves célkijelölés keretében, b) Státuszjelentések készítéséhez a státusz rögzítése, c) Belső kutatási igények menedzseléséhez a kutatói státuszjelentés leadása, az elért eredmények egyeztetése havi kutatói fórum keretében, amelynek során ötletelés további kutatási témák azonosítása érdekében, d) Kutatástervezés támogatásához szándéknyilatkozat a PAD szerinti tervezésről, majd ezt követően a PAD kitöltése,

12 e) Pályázati tölcsér menedzseléséhez a pályázati szándék kifejezése, amennyiben a Főiskola, vagy egy másik szervezet pályázatában kíván részt venni, f) Pályázati tölcsér menedzselése érdekében támogatja a Kutatóközpont vezetőjét és a Tudományos Rektorhelyettest az egységes pályázati koncepció megfogalmazásában, g) Külső megbízások gyűjtéséhez a lead adatbázis bővítése a személyes kapcsolatrendszeren keresztül, majd a potenciális lead-ek felkeresése üzleti lehetőségek azonosítása céljából, h) Külső megbízások megvalósítása érdekében kutatási feladat elfogadása. 2. A KUTATÓKÖZPONTON KÍVÜLI AKADÉMIAI SZFÉRA FELADATAI A továbbiakban a Kutatóközponton kívüli akadémiai szféra szervezeti egységeinek azon feladatait ismertetjük, amelyek a Kutatóközpont tevékenységéhez kapcsolódnak. Ennek megfelelően ez a fejezet nem tartalmazza az egyes szervezeti egységek SZMR szerinti legfőbb feladatait, és az operatív feladatok szintjén sem teljes körű, így semmi esetre sem pótolja, csak kiegészíti a BGF akadémiai szférájának oktatási tevékenységére vonatkozó ügyrendjét A Rektori Tanács feladatai: a) Pályázati tölcsér menedzselése érdekében a pályázatbenyújtási szándék elfogadása, és a Pályázati és projektiroda felkérése a pályázat beadására A Tudományos Rektorhelyettes feladatai: a) Évente előterjesztés készítése a Rektori Tanács és a Szenátus számára a Kutatóközpont akvizíciós-, disszeminációs-, hasznosítási-terveiről, valamint a kutatások várható finanszírozási hátteréről, b) Évente beszámoló készítése a Rektori Tanács és a Szenátus számára a Kutatóközpont akvizíciós-, disszeminációs-, hasznosítási- tevékenységeinek eredményéről, valamint a kutatások során felhasznált pénzügyi és egyéb erőforrásokról, c) Szemeszter elején felkéri a tudományos és oktatási dékánhelyetteseket, hogy állapodjanak meg a következő félév feladatairól és a hozzájuk rendelt kapacitásokról, d) Szemeszter elején felkéri a tudományos dékánhelyetteseket, hogy aktualizáltassák az oktatók kutatási projektjeinek következő szemeszterre vonatkozó terveit, e) Szemeszter elején felkéri a tudományos dékánhelyetteseket, hogy készíttessék el az oktatókkal a kutatási projektjeik státuszjelentését, f) Szemeszter végén beszámolót kér a tudományos dékánhelyettesektől kar tudományos teljesítményéről az oktatók kutatási eredményei alapján, g) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében az oktatók felkérése az adatbázis frissítésére, h) Státuszjelentések készítéséhez az oktatók felkérése a státuszjelentés frissítésére, i) Státuszjelentések készítését követően a szemeszterenkénti Kutatási Workshop elnöklése, j) Belső kutatási igények menedzselése érdekében az elért eredmények egyeztetése félévente több kutatói fórum keretében, amelynek célja további kutatási témák azonosítása, k) Pályázati tölcsér menedzseléséhez a pályázó kutatók és a pályázati koncepció jóváhagyása, a pályázati szándék előterjesztése a Rektori Tanács számára, 12

13 l) Külső megbízások gyűjtéséhez az akvizíciós terv jóváhagyása, a marketing anyagok jóváhagyása, a szerződés Főiskolarészéről való jóváhagyása Dékánok feladatai: a) Szemeszter elején részt vesz a tudományos- és oktatási dékánhelyettesek egyeztetésén a Karon oktató főállású kutatók által ellátandó feladatokról, hogy a kutatókat ne akadályozza túlságosan sok tanszéki feladat a fő feladatuk elvégzésében, ugyanakkor kapacitáshiány se alakuljon ki az oktatók között. b) Szemeszter végén a dékáni tanácsok értékelik a féléves teljesítményt, amely kiváló alkalom arra, hogy intézetenként meghatározzák azokat a célokat és irányokat, amerre az oktatást fejleszteni kívánják. Emellett azonosíthatnak olyan kutatási témákat, amely vagy csak 1-1 intézet, de akár az egész kar számára előremutató eredményeket szolgáltathat. c) A két fenti esemény az elmúlt szemeszterre, illetve a következőre egyidejűleg is megvalósulhat, ekkor a dékán a legfelsőbb döntéshozó Tudományos dékánhelyettesek feladatai: a) Szemeszter elején megállapodik az oktatási dékánhelyettessel az intézetekben dolgozó főállású kutatók által ellátandó feladatokról, hogy a kutatókat ne akadályozza túlságosan sok tanszéki feladat a fő feladatuk elvégzésében, ugyanakkor kapacitáshiány se alakuljon ki az oktatók között, b) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében a késő oktatók dékán(helyettes)i figyelmeztetése, majd a feltöltés elmaradása esetén döntéshozatal a szankció mértékéről, c) Státuszjelentések készítése érdekében a késő oktatók dékán(helyettes)i figyelmeztetése, majd a státuszjelentés elmaradása esetén döntéshozatal a szankció mértékéről d) Belső kutatási igények menedzselése: érdekében kari szintű teljesítményértékelés és felkészülés a Kutatási Workshop-ra, e) Belső kutatási igények menedzseléséhez részvétel a Kutatási Workshop-on, ennek keretében új témák azonosítása és megvitatása, 2.5. Az Intézetvezetők feladatai: a) Státuszjelentések készítésekor intézeti teljesítményértékelés és felkészülés kari fejlődési lehetőségek azonosítására, b) Belső kutatási igények menedzselése érdekében részvétel a kari teljesítményértékelésen és felkészülés a Kutatási Workshop-ra Tanszékvezetők feladatai: a) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében az oktatók kutatási tervének egyeztetése féléves célkijelölés keretében, b) Státuszjelentések készítésekor az oktatók által elért eredmények egyeztetése féléves teljesítményértékelés keretében, c) Státuszjelentések készítésekor felkészülés az Intézeti teljesítményértékelésre és fejlődési lehetőségek azonosítására, 13

14 d) Belső kutatási igények menedzselése érdekében az elért oktatói eredmények egyeztetése féléves teljesítményértékelés keretében, e) Belső kutatási igények menedzselése érdekében részvétel a kari teljesítményértékelésen és felkészülés a Kutatási Workshop-ra Oktatók feladatai: a) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében a saját kutatás adatainak rögzítése a Kutatóközpont adatbázisában, b) Partner- és témaadatbázis karbantartása érdekében a kutatási terv egyeztetése féléves célkijelölés keretében a Tanszékvezetővel, c) Státuszjelentések készítése érdekében a státusz rögzítése és az elért eredmények egyeztetése féléves teljesítményértékelés keretében, d) Belső kutatási igények menedzseléséhez az elért eredmények egyeztetése féléves teljesítményértékelés keretében, e) Kutatástervezéshez kért támogatás esetén a tervezési szándék kifejezése, majd ennek megfelelően a PAD kitöltése, f) Pályázati tölcsér menedzseléséhez a pályázati szándék kifejezése, amennyiben a Főiskola, vagy egy másik szervezet pályázatában kíván részt venni, g) Pályázati tölcsér menedzselése érdekében támogatja a Kutatóközpont vezetőjét és a Tudományos Rektorhelyettest az egységes pályázati koncepció megfogalmazásában, h) Külső megbízások gyűjtéséhez a lead adatbázis bővítése a személyes kapcsolatrendszeren keresztül, majd a potenciális lead-ek felkeresése üzleti lehetőségek azonosítása céljából, i) Külső megbízások megvalósítása érdekében kötelezettségvállalás jövőbeli megvalósításra. 3. A KUTATÓKÖZPONTON KÍVÜLI NEM OKTATÁSI TERÜLET FELADATAI Ez a fejezet a kancellári szervezeti egységeknek a Kutatóközpont tevékenységéhez kapcsolódó feladatait tartalmazza.. Ennek megfelelően ez a fejezet nem tartalmazza az egyes szervezeti egységek SZMR szerinti legfőbb feladatait, csak kiegészíti azokat A Gazdasági Igazgatóság feladatai: a) az általános szabályozás szerinti beszerzési folyamatban való részvétel A Jogi Igazgatóság feladatai: a) Külső megbízások gyűjtése érdekében a külső megbízások teljesítéséhez szerződésminta biztosítása, b) Külső megbízások gyűjtése érdekében a Szerződéstervezet (benne szellemi tulajdonjogok) jóváhagyása Pályázati és projekt iroda feladatai: a) Pályázati tölcsér menedzseléséhez folyamatos pályázatfigyelés, b) Pályázati tölcsér menedzselése érdekében az újonnan megjelent pályázati kiírások átadása a Kutatóközpontnak Munkaerő-piaci Kapcsolatok Irodája: 14

15 15 a) Külső megbízások gyűjtése érdekében adatbázisszűrés készítése a potenciális leadekről, b) Külső megbízások gyűjtéséhez potenciális lead-ek felkeresése a Kutatóközponttal közösen az üzleti lehetőségek azonosítása céljából.

16 1. FOLYAMATOK, FOLYAMATFELELŐSÖK MEGHATÁROZÁSA III. ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS Annak érdekében, hogy ne kizárólag a Kutatóközpont izolált felelősségi területei és hatáskörei legyenek fellelhetőek, hanem az egyes szerzeti egységek közötti együttműködés keretei is transzparenssé váljanak, jelen ügyrend függelékét képezi(k) a szervezeti egység folyamatainak ábrája és szöveges leírása(i). Ez a folyamato(ka)t teljes körűen, tartalmazza, ennek megfelelően feladatokat fogalmaz meg az akadémiai szféra és a külső partnerek számára is. Azon tevékenységek esetében, amelyek folyamatként nem értelmezhetőek, jelen ügyrend tartalmaz iránymutatást a megvalósításukra. A Kutatóközpont folyamatai, és az egyes folyamatlépésekért felelős szervezeti egységek: Szervezeti egység Kutatóközpont Kutatóközpont Kutatóközpont Kutatóközpont Kutatóközpont Kutatóközpont Alfolyamat neve Partner- és témaadatbázis karbantartása Státuszjelentések készítése Belső kutatási igények menedzselése Külső megbízások gyűjtése Kutatástervezés támogatása Pályázati tölcsér menedzselése Egyes folyamatlépésért felelős akadémiai terület Tudományos Rektorhelyettes, Karok tudományos dékánhelyettesei, intézetvezetői, tanszékvezetői, oktatói Tudományos Rektorhelyettes, Karok tudományos dékánhelyettesei, intézetvezetői, tanszékvezetői, oktatói Tudományos Rektorhelyettes, Karok tudományos dékánhelyettesei, intézetvezetői, tanszékvezetői, oktatói Tudományos Rektorhelyettes, Karok oktatói Karok Oktatói Rektori Tanács, Karok Oktatói Egyes folyamatlépésért felelős kancellári terület MPK, Jogi Igazgatóság, Pályázati és projektiroda Külső szervezet

17 Az egyes folyamatlépések résztvevőit, tevékenységüket és felelősségét (döntés; végrehajtás; együttműködés; tájékoztatás) az egyes alfolyamatok szerint meghatározott, Függelékben szereplő ún. SIPOC tábla tartalmazza. Amennyiben a Kutatóközpont egyéb szervezeti egységekhez kapcsolódóan lát el felelős szerepet, azt az adott szervezeti egység ügyrendje tartalmazza. IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Kutatóközpont ügyrendjét a Szenátus 2015 december 11. napján tartott ülésén, a 2015/2016. tanévi (XII. 11.) 32. számú határozatával elfogadta. Az ügyrend az elfogadást követően napon lép hatályba, kivéve a II. rész 2. pontja, amely szeptember 1-jén lép hatályba. Jelen ügyrend hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszíti a Rektori Tanács 83/2010. (VI.14.) számú határozatával jóváhagyott, Kutatóközpont ügyrendje. Budapest, december 11. Sándorné dr. Kriszt Éva s.k. rektor Dr. Dietz Ferenc s.k. kancellár

18 FÜGGELÉK Folyamatábrák: a) Partner- és témaadatbázis karbantartása b) Státuszjelentések készítése c) Belső kutatási igények menedzselése d) Külső megbízások gyűjtése e) Kutatástervezés támogatása f) Pályázati tölcsér menedzselése SIPOC és MACI: Egységes, összevont SIPOC és MACI a Kutatóközpont folyamataira 18