A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA. BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI RENDJÉNEK.

Átírás

1 A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI RENDJÉNEK. számú melléklete A KOMMUNIKÁCIÓS ÉS MARKETING IRODA ÜGYRENDJE BUDAPEST 2015 (2015. november 7. napjától hatályos változat) H-1149 Budapest, Buzogány utca

2 TARTALOMJEGYZÉK MÓDOSÍTÁSOK NYILVÁNTARTÁSA... 3 I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK... 4 A KOMMUNIKÁCIÓS ÉS MARKETING IRODA ALAPVETŐ JELLEMZŐI Az ügyrend célja és tartalma Az ügyrend személyi és tárgyi hatálya, betartása Az iroda szerepe, feladatai a BGF szervezetében Az iroda szervezeti felépítése Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások Fogalom meghatározások (az ügyrend értelmezési segédlete)... 5 II. A KOMMUNIKÁCIÓS ÉS MARKETING IRODA... 6 SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRÁJA Az irodavezető szerepe Az iroda feladatainak/folyamatainak általános bemutatása... 6 III. ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS FOLYAMATOK, FOLYAMATFELELŐSÖK MEGHATÁROZÁSA... 7 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 9 FÜGGELÉK sz. függelék A kommunikációs és marketing stratégia kialakításának folyamatábrája sz függelék A kommunikációs és marketing stratégia kialakításának SIPOC táblája sz. függelék A beiskolázási marketing stratégia és kampány folyamatábrája sz függelék A beiskolázási marketing stratégia és kampány SIPOC táblája sz függelék A rendezvényszervezés folyamatábrája sz. függelék A rendezvényszervezés SIPOC táblája sz. függelék A hirdetések kezelésének folyamatábrája sz függelék A hirdetések kezelésének SIPOC táblája sz függelék A honlap fenntartásának folyamatábrája sz függelék A honlap fenntartásának SIPOC táblája sz függelék A hír közzétételének folyamatábrája sz függelék A hír közzétételének SIPOC táblája sz függelék A hírlevél szerkesztésének folyamatábrája sz függelék A hírlevél szerkesztésének SIPOC táblája... 27

3 MÓDOSÍTÁSOK NYILVÁNTARTÁSA Kiadás dátuma Verzió szám Első kiadás Változás rövid leírása 3

4 I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A KOMMUNIKÁCIÓS ÉS MARKETING IRODA ALAPVETŐ JELLEMZŐI 1. Az ügyrend célja és tartalma Az ügyrend célja, hogy meghatározza a Kommunikációs és Marketing Iroda (a továbbiakban: Iroda), mint önálló szervezeti egység működési rendjét, valamint az egyes folyamatok lebonyolításának módját. Az ügyrend a Szervezeti és Működési Rend alapján tételesen tartalmazza a Kommunikációs és Marketing Iroda által ellátandó feladatokat. Az ügyrend mellékletét képezik az Iroda folyamatait bemutató folyamatábrák, valamint a feladat és hatásköröket tartalmazó un. (SIPOC és (M)RACI) táblák, melyek rögzítik a folyamatot végző szervezeti egységet, valamint az ellátandó feladatot. Az ügyrendben nem részletezett kérdésekben a Budapesti Gazdasági Főiskola (a továbbiakban: BGF vagy Főiskola) hatályos szabályzataiban foglaltakat kell alkalmazni. Az ügyrendben rögzített folyamatok egyes részterületeire vonatkozóan, az eljárások, feladatok, felelősség vonatkozásában további részletező ügyviteli utasítások adhatók ki. 2. Az ügyrend személyi és tárgyi hatálya, betartása Személyi hatály Az ügyrend hatálya kiterjed az Iroda vezetőjére és ügyvivő-szakértőire, azonban az Iroda által ellátandó feladatokhoz kapcsolódó folyamatokban közreműködő szervezeti egységekre, személyekre is alkalmazandó. Tárgyi hatály Az ügyrend hatálya kiterjed a Főiskola PR és reklám tevékenységeinek, tervezésére, szervezésére, a lebonyolítás koordinálására, a Főiskola rendezvényeire (ideértve a központi, valamint a karok által szervezett rendezvényeket, valamint a Főiskola épületeiben, de nem a Főiskola tevékenységeihez kapcsolódóan szervezett, külsős eseményeket is), valamint a belső és külső kommunikációs folyamatok tervezésére és kivitelezésére Az iroda szerepe, feladatai a BGF szervezetében Működése során az Iroda különösen az alábbi feladatok ellátásáért felel: a) az általános rektorhelyettessel együttműködésben kidolgozza a Főiskola kommunikációs és marketing stratégiáját, b) ellátja a főiskolai arculat tervezésével és gondozásával kapcsolatos feladatokat, c) ellátja a Főiskola protokoll, szakmai és kulturális rendezvényeinek szervezésével, lebonyolításával kapcsolatos feladatokat, d) ellátja a központi sajtókommunikációs feladatokat, e) gondoskodik a Főiskola magyar és idegen nyelvű honlapjának, közösségi oldalainak egységes megjelenéséről, tartalommenedzsmentjéről, folyamatos frissítéséről és fejlesztéséről, koordinálja az egységek honlap felelőseinek munkáját,

5 f) az Oktatási Igazgatósággal együttműködve ellátja az Alumni tevékenységgel és a pályakövetési rendszer működtetésével kapcsolatos kommunikációs, marketing és rendezvényszervezési feladatokat, g) az Oktatási Igazgatósággal, valamint az általános rektorhelyettessel együttműködve kidolgozza és végrehajtja a beiskolázási marketing stratégiát és kampányt, h) szerkeszti a Főiskola elektronikus hírlevelét, i) gondoskodik a Főiskola ajándéktárgyainak beszerzéséről, j) megtervezi és aktualizálja a Főiskolai kiadványait, szóróanyagait, k) elvégzi a Főiskola kiadványainak és hirdetéseinek grafikai tervezési, kivitelezési feladatait, l) támogatja a pályázatok kötelező és önként vállalt kommunikációs tevékenységét. 4. Az iroda szervezeti felépítése Az Iroda a Főiskola olyan nem oktatási szervezeti egysége, amely a kancellárnak közvetlenül alárendelten, az irodavezető vezetésével látja el feladatait. Az Iroda további szervezeti egységekre nem tagozódik. 5. Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások Az Iroda feladatainak ellátását az alábbi főbb jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök és szabályzatok határozzák meg: Magyarország Alaptörvénye, a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény, a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény, a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló évi XLVIII. törvény, a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. tv. és végrehajtási rendeletei, a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet, a Budapesti Gazdasági Főiskola Szervezeti és Működési Rendje, A Budapesti Gazdasági Főiskola honlapjának működtetésére vonatkozó ügyviteli rend, a Budapesti Gazdasági Főiskola ISO 9001 minőségirányítási rendszerének mindenkor érvényes dokumentációja (Minőségirányítási Kézikönyv, Minőségirányítási Eljárások) 6. Fogalom meghatározások (az ügyrend értelmezési segédlete) A mellékletben található folyamatleírás strukturális felépítése a SIPOC-módszertanán alapul. A SIPOC egy mozaikszó, amely az egyes folyamatlépések pontos meghatározásához szükséges adatok angol elnevezésének kezdőbetűjéből áll: S(upplier) I(nputs) P(rocess) O(utput) C(ustomer). A módszertan lényege, hogy a folyamatlépéseket egy táblázatos formában mutatja be, és pontosan definiálja, hogy egy adott folyamatlépésnek ki a felelőse, mit várunk el tőle, ehhez kitől milyen adatokra / dokumentumokra / részleszállítandókra van szüksége, mit készít el, és kinek adja tovább az eredményt. A táblázatban minden egyes sor egy folyamatlépést fejez ki, és a táblázat az alábbi oszlopokból áll: Input-ot adó szervezeti egység: A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adatot, döntést / jóváhagyást, dokumentumot / fájlt, tájékoztatást) biztosító szervezeti egység Szükséges input: A lépéshez szükséges input leírása, valamint - amennyiben IT rendszerben tárolt adatról van szó - az adatot tartalmazó rendszer neve 5

6 Folyamatlépés: A folyamatlépés neve (a folyamatábrával megegyező módon) Folyamatlépés elvégzője: Az a szervezeti egység (vagy, amennyiben munkakör szintű bontás szükséges, munkakör), amely az adott folyamatlépés elvégzéséért felelős Folyamatlépés részletes leírása: A folyamatlépés részletes megértéséhez és elemzéséhez szükséges további információk Eredmény (output): A folyamatlépés eredményeként előálló output (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) Eredmény felhasználója: Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított output-o(ka)t átveszi A táblázat az ezt követő oszlopokban a tevékenységben érintett szervezeti egységeket sorolja fel, és szervezeti egységenként rögzíti az egyes folyamatlépésekhez kapcsolódóan a felelősségi köröket. Ezen eszköznek RACI-mátrix neve, a mozaikszó a szereplők angol nevének első betűjéből álló betűszóból alakult ki, és így a következő felelősségtípusokat különbözteti meg: Responsible = Végrehajtó: az adott folyamatlépést, feladatot elvégzi Approve = Jóváhagyó: neki számol be a végrehajtó, ő hagyja jóvá az adott folyamatlépést Consult = Támogató: közreműködik a lépés végrehajtásában (kétirányú kommunikáció) Inform = Tájékoztatandó: a feladat elvégzését követően informálni kell arról, ami történt (egyirányú kommunikáció) Egy adott munkakör / szervezeti egység egy adott folyamatlépéssel kapcsolatban egy, vagy akár több felelősségtípussal is bírhat, pl. a ugyanaz a szervezeti egység lehet az adott feladat végrehatója (R) és egyben a felelős is érte (A), amennyiben a minőséget a szervezeti egység a belső működéséből fakadóan biztosítani tudja. Az ügyrendben a szerepkörök a RACI-mátrixnak megfelelően kerültek meghatározásra. Ennek megfelelően minden szervezeti egység feladatai az alábbi négy csoportba kerültek besorolásra: Jóváhagyási hatáskörrel bír az alábbi tevékenységek során Megvalósítási felelősséggel bír az alábbi tevékenységek során Véleményez az alábbi tevékenységek során Tájékoztatást kap II. A KOMMUNIKÁCIÓS ÉS MARKETING IRODA SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRÁJA 1. Az irodavezető szerepe Az irodavezető a kancellárnak közvetlenül alárendelten látja el feladatait. Az irodavezető felelős az Iroda tevékenységeinek operatív vezetéséért, az Iroda által végzett munka összefogásáért, összehangolásáért, a belső-erőforrásmenedzsmentért, valamint a Főiskola szervezeti egységeivel, és a külső partnerekkel történő kapcsolattartásért. 2. Az iroda feladatainak/folyamatainak általános bemutatása Az Iroda működése során különösen az alábbi feladatok ellátásáért felel: kidolgozza a Főiskola kommunikációs és marketing stratégiáját, a jóváhagyott stratégiát végrehajtja, 6

7 javaslatot tesz a Főiskola arculatának kialakítására, kapcsolatot tart a megvalósításban érintett külső partnerrel, gondoskodik a Főiskola arculatának megfelelő kommunikációs és reklámeszközök, valamint dokumentumok és egyéb eszközök biztosításáról, kidolgozza és működteti az arculati elemek megfelelő alkalmazásának ellenőrzési rendszerét, koordinálja a Főiskola protokoll, szakmai és kulturális rendezvényeinek tervezését, előkészíti a rendezvényekhez kapcsolódó éves közbeszerzés kiírását, folyamatosan aktualizálja a Főiskola rendezvénynaptárát, ehhez kapcsolódóan folyamatosan kapcsolatot tart a karokkal, vezeti a rendezvényekhez kapcsolódó teremfoglalásokat, kezeli az igénybejelentőket, koordinálja a Főiskola rendezvényeinek előkészítését, lebonyolítását, lebonyolítja a központi rendezvényeket kidolgozza és működteti a sajtóval történő kapcsolattartás rendszerét, monitorozza a Főiskolával kapcsolatos sajtómegjelenéseket, kapcsolatot tart a médiával, kidolgozza a Főiskola honlapjának kezelési szabályait, kapcsolatot tart a kari honlap felelősökkel, szerkeszti a Főiskola közösségi oldalait, gondoskodik a központi csatornákon (info@, BGF Facebook oldal) beérkező megkeresések megválaszolásáról, javaslatot tesz a Főiskola beiskolázási marketing stratégiájára, kidolgozza és végrehajtja a Főiskola beiskolázási marketing kampányát, közreműködik a road show-k szervezésében, lebonyolításában, szerkeszti a Főiskola elektronikus hírlevelét, megtervezi a Főiskola ajándéktárgyainak beszerzését, kapcsolatot tart a külső partnerekkel, ellátja az Alumni tevékenységgel és a pályakövetési rendszer működtetésével kapcsolatos kommunikációs, marketing és rendezvényszervezési feladatokat, folyamatosan felülvizsgálja a Főiskola kiadványait, szóróanyagait, kidolgozza a kiadványok jóváhagyásának folyamatát, gondoskodik a Főiskola kiadványainak és hirdetéseinek grafikai tervezési, kivitelezési munkáinak ellátásáról, támogatja a pályázatok kötelező és önként vállalt kommunikációs tevékenységét. III. ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS 1. FOLYAMATOK, FOLYAMATFELELŐSÖK MEGHATÁROZÁSA Annak érdekében, hogy ne kizárólag az Iroda izolált felelősségi területei és hatáskörei legyenek fellelhetőek, hanem az egyes szervezeti egységek közötti együttműködés keretei is transzparenssé váljanak, jelen ügyrend függelékét képezi(k) a szervezeti egység folyamatainak ábrája. Ez a folyamato(ka)t teljes körűen, ún. faltól-falig tartalmazza, ennek megfelelően feladatokat fogalmaz meg az akadémiai szféra és a külső partnerek számára is. Az Iroda vonatkozásában az alábbi főfolyamatok kerültek meghatározásra: Kommunikációs és marketing stratégia kialakítása Beiskolázási marketing stratégia és kampány Rendezvényszervezés 7

8 Hirdetések kezelése Honlap fenntartása Hír közzététele Hírlevél szerkesztése Az Iroda folyamatai, és az egyes folyamatlépésekért felelős szervezeti egységek: Szervezeti egység neve Kommunikációs és Marketing Iroda Alfolyamat neve Kommunikációs és marketing stratégia kialakítása Egyes folyamatlépésben felelős akadémiai terület Általános rektorhelyettes Egyes folyamatlépésért felelős kancellári terület Kommunikációs és Marketing Iroda, Kancellár Külső szervezet - Kommunikációs és Marketing Iroda Beiskolázási marketing stratégia kampány és Általános rektorhelyettes Kommunikációs és Marketing Iroda, Oktatási Igazgatóság - Kommunikációs és Marketing Iroda Kommunikációs és Marketing Iroda Rendezvényszerv ezés Hirdetések kezelése Tartalomszolgáltat ók Általános rektorhelyettes, Szervezeti egység Kommunikációs és Marketing Iroda, Gazdasági Igazgatóság Kommunikációs és Marketing Iroda, Gazdasági Igazgatóság, - Kommunikációs Hivatal, PR ügynökség, Médiaügynökség Kommunikációs Honlap Kari honlap Kommunikációs és Marketing Iroda fenntartása felelősök és Marketing Iroda, - Informatikai Főosztály Kommunikációs Hír közzététele Dékáni Hivatal, Kommunikációs Ügynökség és Marketing Iroda Általános és Marketing rektorhelyettes Iroda Kommunikációs Hírlevél Általános Kommunikációs és Marketing Iroda szerkesztése rektorhelyettes, és Marketing Szervezeti egység, Iroda, Informatikai Főosztály, Kancellár - Az egyes folyamatlépések résztvevőit, tevékenységüket és felelősségét (döntés; végrehajtás; együttműködés; tájékoztatás) az egyes alfolyamatok szerint meghatározott, Függelékben szereplő ún. SIPOC tábla tartalmazza. Amennyiben az Iroda egyéb szervezeti egységekhez kapcsolódóan lát el felelős szerepet, azt az adott szervezeti egység ügyrendje tartalmazza. 8

9 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Kommunikációs és Marketing Iroda ügyrendjét a Szenátus november 6. napján tartott ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 6.) 17. számú határozatával elfogadta. Az ügyrend az elfogadást követően napon lép hatályba. Budapest, november 6. Sándorné dr. Kriszt Éva s.k. rektor Dr. Dietz Ferenc s.k. kancellár 9

10 10 FÜGGELÉK

11 11 1. sz. függelék A kommunikációs és marketing stratégia kialakításának folyamatábrája

12 2. sz függelék A kommunikációs és marketing stratégia kialakításának SIPOC táblája Folyamat neve: Kommunikációs és marketing stratégia kialakítása # Input-ot adó szervezeti egység A folyamatlépés elvégzéséhez szükséges input Folyamatlépés neve Folyamatlépés felelőse Folyamatlépés részletes leírása Folyamatlépés átfutási ideje (hét) Eredmény (output) Eredmény felhasználója Szerepek és felelősségek R: aki részben vagy egészben az adott folyamatlépést végrehajtja A: aki a folyamatlépés megfelelő végrehajtásáért egyedül felelős C: akivel a folyamatlépés elvégzése közben egyeztetni kell I: akit a folyamatlépés befejeződése után tájékoztatni kell Folyamatlépés száma A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) biztosító szervezeti egység A lépéshez szükséges input neve, illetve elektronikusan tárolt adat esetén az IT rendszer neve A folyamatábrával megegyező elnevezés A szervezeti egység (vagy munkakör), amely a folyamatlépés elvégzéséért felelős A folyamatlépés pontos megértéséhez és elemzéséhez szükséges részletek. Ki (szerepek és felelősségek) és mit csinál az inputtal az out előállítása érdekében. Az input beérkezése és az output kibocsátása között eltelt hetek száma ("bruttó" átfutási idő, beleértve a várakozási időt is, amikor a feldolgozás szünetel) A folyamatlépés eredményeként előálló output (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított outputo(ka)t átveszi Kancellár ÁRH Rektori Tanács 1. Információk, üzenetek, adatok Javaslatot tesz a kommunikációs és marketing stratégiára.a az összegyűjtött információk, valamint a megfogalmazott üzenetek alapján javaslatot tesz a kommunikációs és marketing stratégiára 2 javaslat az éves stratégiára ÁRH R,A C, I 2. javaslat az éves stratégiára Véleményezi a stratégiát ÁRH Az ÁRH véleményezi a által javasolt stratégiát, szükség esetén kiegészítéseket tesz. 1 véleményezett éves stratégia I R,A 3. ÁRH véleményezett éves stratégia Egységesíti a stratégiát Az ÁRH javaslatainak beépítésével a egységesíti az éves stratégiát. 0,5 végleges stratégia Kancellár R,A I C,I 4. végleges stratégia Jóváhagyja a stratégiát Kancellár A Kancellár jóváhagyja a kidolgozott éves kommunikációs és marketing stratégiát 1 jóváhagyott stratégia Rektori Tanács I R,A I 5. Kancellár jóváhagyott stratégia Elfogadja a stratégiát Rektori Tanács A Rektori Tanács elfogadja a felterjeszetett kommunikációs és marketing stratégiát 1 elfogadott stratégia I I I R,A 6. Rektori Tanács elfogadott stratégia Végrehajtja a stratégiát A végrehajtja az éves kommunikációs és marketing stratégiát, annak alapján kommunikációs és marketing kampányokat dolgoz ki és hajt végre megvalósított stratégia célcsoport R,A I I 7. célcsoport megvalósított stratégia Értékeli a stratégia megvalósítását A az eredmények alapján értékeli a stratégia megvalósítását. 2 értékelt stratégia Kancellár R,A I I 12

13 13 3. sz. függelék A beiskolázási marketing stratégia és kampány folyamatábrája

14 4. sz függelék A beiskolázási marketing stratégia és kampány SIPOC táblája Folyamat neve: Beiskolázási marketing stratégia és kampány # Input-ot adó szervezeti egység A folyamatlépés elvégzéséhez szükséges input Folyamatlépés neve Folyamatlépés felelőse Folyamatlépés részletes leírása Folyamatlépés átfutási ideje (hét) Eredmény (output) Eredmény felhasználója Szerepek és felelősségek R: aki részben vagy egészben az adott folyamatlépést végrehajtja A: aki a folyamatlépés megfelelő végrehajtásáért egyedül felelős C: akivel a folyamatlépés elvégzése közben egyeztetni kell I: akit a folyamatlépés befejeződése után tájékoztatni kell Folyamatlépés száma A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) biztosító szervezeti egység A lépéshez szükséges input neve, illetve elektronikusan tárolt adat esetén az IT rendszer neve A folyamatábrával megegyező elnevezés A szervezeti egység Az input beérkezése és az A folyamatlépés (vagy munkakör), output kibocsátása között eredményeként előálló A folyamatlépés pontos megértéséhez és elemzéséhez amely a eltelt hetek száma ("bruttó" output (pl. adat, döntés / szükséges részletek. Ki (szerepek és felelősségek) és mit folyamatlépés átfutási idő, beleértve a jóváhagyás, csinál az inputtal az out előállítása érdekében. elvégzéséért várakozási időt is, amikor a dokumentum / fájl, felelős feldolgozás szünetel) tájékoztatás) Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított outputo(ka)t átveszi OI RT Kancellár ÁRH 1., OI felvételi eljárási információk, hallgatói adatok Felkéri az OI-t a stratégia elkészítésében való közreműködésre A felkéri az OI-t a beiskolázási stratégia kialakításában való együttműködésre, a stratégia véleményezésére 0,2 felkérés OI R R,A 2. javasolt stratégia Közreműködik a stratégia kidolgozásában OI Az OI közreműködik a stratégia kidolgozásában, véleményezi a által javasolt stratégiát 2 javaslat a stratégiára ÁRH A R I 3. javaslat a stratégiára Véleményezi a stratégiát ÁRH Véleményezi a stratégiát, javaslatot tesz az esetleges módosításra 1 kiegészített, módosított stratégia I I R,A 4. ÁRH kiegészített, módosított stratégia Elfogadja a stratégiát RT A Rektori Tanács elfogadja a által előterjesztett beiskolázási marketing stratégiát. 1 elfogadott stratégia I R,A I 5. RT elfogadott stratégia Kidolgozza a kampányt Az elfogadott stratégia alapján a kidolgozza a beiskolázási marketing kampányt 2 javaslat a kampányra OI R R,A 6. javaslat a kampányra Javaslatot tesz a kampány kiegészítésére/módosítára OI Az OI véleményezi, javaslatot tesz a által kidolgozott kampányra 1 véleményezett kampány ÁRH R A I 7. véleményezett kampány Véleményezi a kampányt ÁRH Az ÁRH véleményezi a kidolgozott kampányt 1 véleményezett kampány I I R,A 8. ÁRH véleményezett kampány Megvalósítja a kampányt A véleményezett, jóváhagyott kampány megvalósítása 4-10 megvalósított kampány célcsoport I R,A C 9. megvalósított kampány Értékeli a kampányt A értékeli a megvalósított kampányt. 2 értékelt kampány Kancellár, ÁRH I R,A I I 14

15 15 5. sz függelék A rendezvényszervezés folyamatábrája

16 6. sz. függelék A rendezvényszervezés SIPOC táblája Folyamat neve: Rendezvényszervezés Szerepek és felelősségek # Input-ot adó szervezeti egység A folyamatlépés elvégzéséhez szükséges input Folyamatlépés neve Folyamatlépés felelőse Folyamatlépés részletes leírása Folyamatlépés átfutási ideje (hét) Eredmény (output) Eredmény felhasználója R: aki részben vagy egészben az adott folyamatlépést végrehajtja A: aki a folyamatlépés megfelelő végrehajtásáért egyedül felelős C: akivel a folyamatlépés elvégzése közben egyeztetni kell I: akit a folyamatlépés befejeződése után tájékoztatni kell Folyamatlépés száma A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) biztosító szervezeti egység A lépéshez szükséges input neve, illetve elektronikusan tárolt adat esetén az IT rendszer neve A folyamatábrával megegyező elnevezés A szervezeti egység Az input beérkezése és az A folyamatlépés (vagy munkakör), output kibocsátása között eredményeként előálló A folyamatlépés pontos megértéséhez és elemzéséhez amely a eltelt hetek száma ("bruttó" output (pl. adat, döntés / szükséges részletek. Ki (szerepek és felelősségek) és mit folyamatlépés átfutási idő, beleértve a jóváhagyás, csinál az inputtal az out előállítása érdekében. elvégzéséért várakozási időt is, amikor a dokumentum / fájl, felelős feldolgozás szünetel) tájékoztatás) Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított outputo(ka)t átveszi Kari kapcsolattartók Szervezeti egységek Gazdasági Igazgatóság ÁRH Kancellár 1. határidő Felkéri a karokat a tervezésre A felkéri a karokat az éves rendezvényterv, valamint az ahhoz kapcsolódó igények összeállítására. 0,1 felkérés Kari kapcsolattartók R,A I I 2. Szervezeti egységek információ Összegzi a kari igényeket, terveket Kari kapcsolattartók A kari kapcsolattartók összegzik az adott kar éves rendezvénytervét, valamint az ahhoz kapcsolódó beszerzési igényeket. 2 összegezett tervek, igények Kari kapcsolattartók I R,A R 3. Kari kapcsolattartók összegzett tervek, igények Továbbítja az igényeket, terveket a -nek Kari kapcsolattartók A kari kapcsolattartók továbbítják a karok éves rendezvénytervét, valamint az ahhoz kapcsolódó beszerzési igényeket a -nek 0,2 továbbított tervek, igények I R,A I 4. Kari kapcsolattartók továbbított tervek, igények Feldolgozza a beérkezett igényeket, terveket A beérkezett kari tervek, igények alapján a elkészíti az intézményi éves rendezvénynaptárat, valamint összegzi az ahhoz kapcsolódó beszerzési igényeket. 1 intézményi rendezvénynaptár, összegzett beszerzési igények ÁRH R,A I 5. intézményi rendezvénynaptár, összegzett beszerzési igények Véleményez, javasol ÁRH Az ÁRH véleményezi az intézményi rendezvénynaptárt, illetve az összegzett beszerzési igényeket, szükség esetén kiegészítést javasol azokhoz. 1 véleményezett rendezvénynaptár és beszerzési igények I I R,A 6. ÁRH véleményezett rendezvénynaptár, beszerzési igények Előkészíti az intézményi közbeszerzési eljárást Az ÁRH véleményezését követően a az összegezett beszerzési igények alapján elkészíti az intézményi közbeszerzési eljáráshoz tartozó műszaki leírást. 1 előkészített műszaki leírás Kancellár R,A C C I I 7. előkészített műszaki leírás Jóváhagyja az intézményi közbeszerzési eljárást Kancellár A Kancellár jóváhagyja az intézményi közbeszerzési eljárás megindítását. 1 jóváhagyott intézményi közbeszerzési eljárás Gazdasági Igazgatóság I R,A 8. előkészített műszaki leírás Kiírja az intézményi közbeszerzési eljárást Gazdasági Igazgatóság A Gazdasági Igazgatóság a Kancellár jóváhagyását követően kiírja az intézményi közbeszerzési eljárást 2 kiírt intézményi közbeszerzési eljárás Gazdasági Igazgatóság C,I R,A I 9. Gazdasági Igazgatóság kiírt intézményi közbeszerzési eljárás Lefolytatja a közbeszerzési eljárást, kihirdeti a nyertes ajánlattevőt Gazdasági Igazgatóság A Gazdasági Igazgatóság lefolytatja az intézményi közbeszerzési eljárást, majd kihirdeti a nyertes ajánlattevőt 6 lefolytatott intézményi közbeszerzési eljárást vagy kari Kapcsolattartók I I R,A I I 10. Gazdasági Igazgatóság lefolytatott intézményi közbeszerzési eljárás Koordinálja a központi rendezvények szervezését A koordinálja az intézmény központi rendezvényeinek szervezését az éves rendezvénynaptárnak megfelelően előkészített rendezvény R,A I 11. Gazdasági Igazgatóság lefolytatott intézményi közbeszerzési eljárás Koordinálja a kari rendezvények szervezését Kari kapcsolattartók A Kari kapcsolattartók koordinálják az intézmény kari rendezvényeinek szervezését az éves rendezvénynaptárnak megfelelően előkészített rendezvény Szervezeti egységek C,I R,A C 12. előkészített rendezvény Lebonyolítja a központi rendezvényeket A lebonyolítja az intézmény központi rendezvényeit az éves rendezvénynaptárnak megfelelően. 1-4 lebonyolított rendezvény R,A I 13. Kari kapcsolattartók előkészített rendezvény Lebonyolítja a kari rendezvényeket Szervezeti egységek A Szervezeti egységek lebonyolítják az intézmény kari rendezvényeit az éves rendezvénynaptárnak megfelelően. 1-4 lebonyolított rendezvény Kari kapcsolattartók C,I C,I R,A 14. lebonyolított rendezvény Elkészíti az elszámolást A elkészíti az elszámolást az általa lebonyolított, központi rendezvényekhez kapcsolódóan 2 elkészített elszámolás Gazdasági Igazgatóság R,A C,I 15. Szervezeti egységek lebonyolított rendezvény Referál a rendezvények lebonyolításáról a -nek Kari kapcsolattartók A Kari kapcsolattartók referálnak a rendezvények lebonyolításáról a -nek 0,3 infromáció C,I R,A 16. Szervezeti egységek lebonyolított rendezvény Elkészíti az elszámolást Kari kapcsolattartók A Kari kapcsolattartók elkészítik a kari rendezvényekhez kapcsolódó elszámolást. 2 elkészített elszámolás Gazdasági Igazgatóság C,I R,A C,I C,I 17. vagy Kari Kapcsolattartók elkészített elszámolás Ellenőrzi az elszámolást, elszámol Gazdasági Igazgatóság A Gazdasági Igazgatóság ellenőrzi a, illetve a Kari kapcsolattartók által készített elszámolásokat, és ha azokat rendben találja, végrehajtja az elszámolást 2 elszámolt rendezvény C,I C,I R,A 18. GI elszámolt rendezvény Értékeli a folyamatot A az elszámolás lezárása után értékeli a rendezvényt. 1 értékelt rendezvény Kancellár R,A C,I I 16

17 17 7. sz. függelék A hirdetések kezelésének folyamatábrája

18 18 8. sz függelék A hirdetések kezelésének SIPOC táblája

19 Folyamat neve: Hirdetések folyamata Szerepek és felelősségek # Input-ot adó szervezeti egység A folyamatlépés elvégzéséhez szükséges input Folyamatlépés neve Folyamatlépés felelőse Folyamatlépés részletes leírása Folyamatlépés átfutási ideje (hét) Eredmény (output) Eredmény felhasználója R: aki részben vagy egészben az adott folyamatlépést végrehajtja A: aki a folyamatlépés megfelelő végrehajtásáért egyedül felelős C: akivel a folyamatlépés elvégzése közben egyeztetni kell I: akit a folyamatlépés befejeződése után tájékoztatni kell Folyamatlépés száma A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) biztosító szervezeti egység A lépéshez szükséges input neve, illetve elektronikusan tárolt adat esetén az IT rendszer neve A folyamatábrával megegyező elnevezés A szervezeti egység Az input beérkezése és az A folyamatlépés (vagy munkakör), output kibocsátása között eredményeként előálló A folyamatlépés pontos megértéséhez és elemzéséhez amely a eltelt hetek száma ("bruttó" output (pl. adat, döntés / szükséges részletek. Ki (szerepek és felelősségek) és mit folyamatlépés átfutási idő, beleértve a jóváhagyás, csinál az inputtal az out előállítása érdekében. elvégzéséért várakozási időt is, amikor a dokumentum / fájl, felelős feldolgozás szünetel) tájékoztatás) Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított outputo(ka)t átveszi szervezeti egység ÁRH Médiaügynökség Kancellár Kommunikációs Hivatal Gazdasági Igazgatóság 1. Szervezeti egységek közzétenni kívánt információ Hirdetési igény bejelentése Szervezeti egységek A szervezeti egységek a közzétenni kívánt információk felmérését követően bejelentik a hirdetési igényt a nek. 0,3 bejelentett hirdetési igény I R,A 2. Szervezeti egységek bejelentett hirdetési igény Összegez, véleményez A összegzi és véleményezi a bejelentett hirdetési igényeket. 1 összegzett hirdetési igények ÁRH R,A C I 3. összegzett hirdetési igények Véleményez ÁRH A által összegzett és véleményezett hirdetési igényeket az ÁRH véleményezi, szükség esetén módosítást, kiegészítést javasol. 0,5 véleményezett hirdetési igények I R,A 4. ÁRH véleményezett hirdetési igények Koncepciót alkot Az ÁRH által véleményezett hirdetési igények alapján a kidolgozza a hirdetési koncepciót. 0,5 koncepció R,A C I 5. koncepció Ajánlatot kér A kidolgozott hirdetési koncepció alapján a ajánlatot kér a Médiaügynökségtől. 0,5 ajánlatkérés Médiaügynökség R,A I C 6. ajánlatkérés Ajánlatot tesz Médiaügynökség A által megküldött ajánlatkérés alapján a Médiaügynökség ajánlatot tesz. 1 ajánlat C,I I R,A 7. Médiaügynökség ajánlat Ajánlatot átnéz, javasol A Médiaügynökség által megküldött ajánlatot a áttekinti, annak ismeretében javaslatot tesz a hirdetési kampányra. 0,5 javaslat a hirdetési kampányra Szervezeti egységek R,A I I 8. javaslat a hirdetési kampányra Kiírja a beszerzési igénybejelentőt Szevezeti egységek A javaslata alapján a Szervezeti egységek kiírják a beszerzési igénybejelentőt a hirdetési kampányhoz kapcsolódóan. 0,5 beszerzési igénybejelentő C,I R,A I 9. Szervezeti egységek beszerzési igénybejelentő A vezető szignálja a beszerzési igénybejelentőt A vezetője áttekinti a beszerzési igénybejelentőt és megfelelőség esetén szignálja azt. 0,3 szignált beszerzési igénybejelentő GI R,A C I 10. szignált beszerzési igénybejelentő Engedélyez Gazdasági Igazgatóság A Gazdasági Igazgatóság a szignált beszerzési igénybejelentő alapján engedélyezi a beszerzést. 1 engedélyezett beszerzés I I R,A Megküldi az eljárásra vonatkozó 11. GI engedélyezett beszerzés engedélykérést a Kommunikációs Hivatalnak Gazdasági Igazgatóság A Gazdasági Igazgatóság megküldi az anyagot a Kommunikációs Hivatalnak az eljárás jóváhagyása céljából. 0,3 engedélykérés Kommunikációs Hivatal I R,A 12. Kommunikációs Hivatal engedélykérés Jóváhagyás Kommunikációs Hivatal A Kommunikációs Hivatal jóváhagyja az eljárást. 1 jóváhagyás GI R,A I 13. Kommunikációs Hivatal jóváhagyás Továbbítja a jóváhagyást GI A Gazdasági Igazgatóság továbbítja a Kommunikációs Hivatal engedélyét a -nek 0,3 továbbított jóváhagyás, GI I R,A 14. GI engedélyezett beszerzés Bekéri a hirdetés adatait Az engedélyezett beszerzés alapján a bekéri a Szervezeti egységektől a hirdetés adatait. 0,5 felhívás Szervezeti egységek R,A I 15. felhívás Megküldi a hirdetés adatait Szervezeti egységek A felhívásának megfelelően a Szervezeti egységek megküldik a -nek a hirdetés anyagát. 0,5 hirdetés adatai I R,A 16. Szervezeti egységek hirdetés adatai Véleményezi az adatokat A Szervezeti egységek által megküldött anyagot a véleményezi. 0,5 a hirdetés vélményezett adatai ÁRH R,A I I 17. a hirdetés véleményezett anyaga Véleményez ÁRH A által megküldött, véleményezett anyagot az ÁRH véleményezi, szükség esetén javaslatot tesz a kiegészítésére, módosítására. 0,5 a hirdetés vélményezett adatai I I R,A 18. ÁRH a hirdetés véleményezett adatai Elkészíti a grafikát Az ÁRH véleményezését követően a elkészítteti a grafikát a PR Ügynökséggel 0,3 grafika R,A I 19. véleményezett grafika Grafika véleményezésre továbbítása A az elkészült grafikát megküldi az ÁRH-nak és a Szervezeti egységnek véleményezésre. 0,2 véleményezésre küldött grafika Szervezeti egységek és ÁRH R,A I I 20. véleményezésre küldött grafika Véleményezi a grafikát ÁRH Az ÁRH és a Szervezeti egység véleményezi a által megküldött grafikát. 0,5 véleményezett grafika C,I R R 19

20 21. véleményezésre küldött grafika Véleményezi a grafikát Szervezeti egységek Az ÁRH és a Szervezeti egység véleményezi a által megküldött grafikát. 0,5 véleményezett grafika C,I R R 22. ÁRH és Szervezeti egységek véleményezett grafika Véglegesíti a grafikát Az ÁRH, valamint a Szervezeti egység véleménye alapján a a PR Ügynökséggel véglegesíti a grafikát. 0,5 véglegesített grafika GI R,A 23. GI továbbított engedély Megküldi a grafikát a Médiaügynökségnek A Kommunikációs Hivatal engedélye alapján a megküldi a grafikát a Médiaügynökségnek 0,3 megrendelés Médiaügynökség R,A I I 24. GI megrendelés Elkészíti és kiküldi a megrendelőt Gazdasági Igazgatóság A Gazdasági Igazgatóság elkészíti és kiküldi a megrendelőt a Médiaügynökségnek 0,5 megrendelés Médiaügynökség C,I C,I I R,A 25. GI megrendelés Teljesíti a megrendelést Médiaügynökség A Médiaügynökség a által megküldött grafika, valamint a GI által megküldött megrendelés alapján teljesíti a megrendelést. 1 teljesített megrendelés, Médiaügynökség C,I R,A 26. Médiaügynökség teljesített megrendelés Megküldi a teljesítésigazolást a hónap végén Médiaügynökség A teljesített megrendelés alapján a Médiaügynökség a hónap végén megküldi a teljesítésigazolást. 0-4 teljesítésigazolás C,I R,A 27. Médiaügynökség teljesítésigazolás Ellenőrzi, aláírja a teljesítésigazolást A ellenőrzi a Médiaügynökség által megküldött teljesítésigazolást és megfelelőség esetén azt aláírja 0,5 aláírt teljesítésigazolás Médiaügynökség R,A C,I 28. aláírt teljesítésigazolás Számláz Médiaügynökség Az aláírt teljesítésigazolás alapján a Médiaügynökség kiállítja a számlát. 1 számla, Szervezeti egységek C,I R,A 29. Médiaügynökség számla -hez tartozó számlákat aláírja, a többi továbbítása az adott szervezeti egységnek A a Médiaügynökség által kiállított számlákat szortírozza, a hozzá tartozókat aláírja, a többit továbbítja a szervezeti egyséneknek. 0,5 aláírt, továbbított számla, Szervezeti egységek R,A C,I I 30. aláírt számla -hez tartozó számlát továbbítja Az aláírt számlákat a továbbítja a Gazdasági Igazgatóságra. 0,3 továbbított számla GI R,A I 31. számla Aláírja és továbbítja a számlát Szervezeti egységek A Szervezeti egységek aláírják a által nekik továbbított számlát. 0,5 aláírt számla GI R,A I 32. vagy Szervezeti egységek aláírt számla Teljesíti a kifizetést a megadott határidőn belül GI A, valamint a Szervezeti egységek által megküldött, aláírt számlák alapján a GI teljesíti a kifizetést a megadott határidőn belül. 1-4 teljesített kifizetés C,I C,I R,A 33. GI teljesített kifizetés Jelentést készít A kifizetés teljesítését követően a jelentést készít a hirdetési kampányról. 1 jelentés Kancellár R,A C I 34. jelentés Jelentést véleményezi Kancellár A Kancellár véleményezi a által készített jelentést. 1 véleményezett jelentés C,I R,A 35. Kancellár véleményezett jelentés Értékeli a folyamatot A a Kancellár véleményezését követően értékeli a hirdetési folyamatot. 1 értékelt folyamat R,A I I I 20

21 21 9. sz függelék A honlap fenntartásának folyamatábrája

22 sz függelék A honlap fenntartásának SIPOC táblája

23 Folyamat neve: Honlap fenntartása # Input-ot adó szervezeti egység A folyamatlépés elvégzéséhez szükséges input Folyamatlépés neve Folyamatlépés felelőse Folyamatlépés részletes leírása Folyamatlépés átfutási ideje (hét) Eredmény (output) Eredmény felhasználója Szerepek és felelősségek R: aki részben vagy egészben az adott folyamatlépést végrehajtja A: aki a folyamatlépés megfelelő végrehajtásáért egyedül felelős C: akivel a folyamatlépés elvégzése közben egyeztetni kell I: akit a folyamatlépés befejeződése után tájékoztatni kell Folyamatlépés száma A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) biztosító szervezeti egység A lépéshez szükséges input neve, illetve elektronikusan tárolt adat esetén az IT rendszer neve A folyamatábrával megegyező elnevezés A szervezeti egység (vagy munkakör), amely a folyamatlépés elvégzéséért felelős Az input beérkezése és az A folyamatlépés output kibocsátása között eredményeként előálló A folyamatlépés pontos megértéséhez és elemzéséhez eltelt hetek száma ("bruttó" output (pl. adat, döntés / szükséges részletek. Ki (szerepek és felelősségek) és mit átfutási idő, beleértve a jóváhagyás, csinál az inputtal az out előállítása érdekében. várakozási időt is, amikor a dokumentum / fájl, feldolgozás szünetel) tájékoztatás) Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított outputo(ka)t átveszi Tartalomszolgáltatók Kommunikációs és Marketing Iroda Informatikai Főosztály 1. vagy a Tartalomszolgáltatók információ Honlapon közzé teendő tartalom megfogalmazás Tartalomszolgáltatók, A rendelkezésre álló információból az illetékesség függvényében a vagy a Tartalomszolgáltatók elkészítik a tartalmat a honlapon közzéttételre alkalmas formában. 0,3 közzétehető tartalom Tartalomszolgáltatók vagy R, A R, A Az illetékesség függyvényében a vagy a 2. vagy a Tartalomszolgáltatók közzétehető tartalom Tartalom létrehozása, szerkesztése Tartalomszolgáltatók, Tartalomszolgáltatók a honlap kezelőfelületén létrehozzák, szerkesztik a tartalmat, majd feltöltik a honlap nem publikus mappájába. 0,2 publikálható tartalom a honlapon Tartalomszolgáltatók,, vagy Informatikai Főosztály R, A R, A Amennyiben a módosításhoz az Informatikai Főosztály 3. vagy a Tartalomszolgáltatók publikálható tartalom Módosítási igény jelzése Tartalomszolgáltatók, közreműködése szükséges a vagy a Tartalomszolgáltatók jelzik a módosítási igényt az Informatikai Főosztálynak. 0,2 módosítási igény Tartalomszolgáltatók vagy R,A R, A A Tartalomszolgáltatók vagy a által jelzett módosítási 4. vagy a Tartalomszolgáltatók módosítási igény Módosítások elvégzése Informatikai Főosztály igénynek megfelelően az Informatikai Főosztály elvégzi a módosítást a honlapon. 0,3 elvégzett módosítás Informatikai Főosztály I I R,A 5. Informatika Főosztály elvégzett módosítás Jelzés az igénylőnek a módosítási Az Informatikai Főosztály jelzi az igénylőnek a módosítási Informatikai Főosztály igény állapotáról megtörténtét. 0,1 publikálható tartalom a honlapon Tartalomszolgáltatók vagy I I R,A 6. Informatikai Főosztály, vagy Tartalomszolgáltatók publikálható tartalom Tartalom publikálása Tartalomszolgáltatók vagy Az előkészített, ellenőrzött, véglegesített tartalmat a Tartalomszolgáltatók vagy a publikálja a honlapon. 0,2 publikus tartalom látogatók R, A R, A 7. vagy a Tartalomszolgáltatók publikus tartalom Honlapon megjelenő tartalmak ellenőrzése Tartalomszolgáltatók vagy Az illetékesség függvényében a vagy a Tartalomszolgáltatók ellenőrzik a honlap tartalmának aktualitását, adattartalmát. 0,2 ellenőrzött, frissített tartalom Tartalomszolgáltatók,, vagy Informatikai Főosztály R, A R,A,C Amennyiben a módosításhoz az Informatikai Főosztály 8. vagy a Tartalomszolgáltatók ellenőrzött, frissített tartalom Jelzés a módosítandó, törlendő tartalmakról Tartalomszolgáltatók közreműködése szükséges a vagy a vagy Tartalomszolgáltatók jelzik a módosítási, vagy törlési igényt az Informatikai Főosztálynak. 0,1 módosítási igény Informatikai Főosztály R,A R, A A Tartalomszolgáltatók vagy a által jelzett módosítási 9. vagy a Tartalomszolgáltatók módosítási igény Módosítások elvégzése Informatikai Főosztály igénynek megfelelően az Informatikai Főosztály elvégzi a módosítást, vagy törlést a honlapon. 0,3 módosított, törölt tartalom Tartalomszolgáltatók vagy I I R,A 10. vagy a Tartalomszolgáltatók ellenőrzött, frissített tartalom Tartalom módosítása Az ellenőrzött tartalmak alapján illetékesség függvényében Tartalomszolgáltatók a Tartalomszolgáltatók vagy a módosítják a honlapon vagy elérhető publikus tartalmat. 0,2 módosított tartalom látogatók R, A R,A 11. vagy a Tartalomszolgáltatók ellenőrzött, frissített tartalom Tartalom eltávolítása Az ellenőrzött tartalmak alapján illetékesség függvényében Tartalomszolgáltatók a Tartalomszolgáltatók vagy a törlik a honlapon vagy elérhető publikus tartalmat. 0,2 törölt tartalom látogatók R,A R,A 23

24 sz függelék A hír közzétételének folyamatábrája

25 12. sz függelék A hír közzétételének SIPOC táblája Folyamat neve: Hír közzététele # Input-ot adó szervezeti egység A folyamatlépés elvégzéséhez szükséges input Folyamatlépés neve Folyamatlépés felelőse Folyamatlépés részletes leírása Folyamatlépés átfutási ideje (hét) Eredmény (output) Eredmény felhasználója Szerepek és felelősségek R: aki részben vagy egészben az adott folyamatlépést végrehajtja A: aki a folyamatlépés megfelelő végrehajtásáért egyedül felelős C: akivel a folyamatlépés elvégzése közben egyeztetni kell I: akit a folyamatlépés befejeződése után tájékoztatni kell Folyamatlépés száma A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) biztosító szervezeti egység A lépéshez szükséges input neve, illetve elektronikusan tárolt adat esetén az IT rendszer neve A folyamatábrával megegyező elnevezés A szervezeti egység (vagy munkakör), amely a folyamatlépés elvégzéséért felelős A folyamatlépés pontos megértéséhez és elemzéséhez szükséges részletek. Ki (szerepek és felelősségek) és mit csinál az inputtal az out előállítása érdekében. Az input beérkezése és az output kibocsátása között eltelt hetek száma ("bruttó" átfutási idő, beleértve a várakozási időt is, amikor a feldolgozás szünetel) A folyamatlépés eredményeként előálló output (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított outputo(ka)t átveszi Szervezeti egység ÁRH Kancellár ügynökség 1. Szervezeti egység információ Információt küld Szervezeti egység Az információt birtokló szervezeti egység megküldi a nek a közzétételre érdemes témához kapcsolódó összes rendelekezésére álló információt. 0,2 adat i R,A 2. Szervezeti egység adat Megírja a közleményt A kapott információk alapján a megírja a témához kapcsolódó közleményt. 0,1 közlemény ÁRH R,A I i 3. közlemény Véleményezi a közleményt ÁRH Az ÁRH véleményezi a által összeállított közleményt. 0,1 véleményezett közlemény i R,A 4. ÁRH véleményezett közlemény Véglegesíti a közleményt Az ÁRH javaslatai alapján a véglegesíti a közleményt, majd megküldi az Ügynökségnek közzétételre. 0,1 közzétehető közlemény R,A I 5. Vvéglegesített közlemény Jóváhagyja a közleményt Szervezeti egység A Szervezeti egység jóváhagyja a véglegesített közleményt 0,2 jóváhagyott közlemény Ügynökség C,I R,A 6. közzétehető közlemény Megjelenteti a közleményt Ügynökség Az Ügynökség a kapott anyagot a lehető legrövidebb időn belül megjelenteti, eljuttatja a sajtó képviselőinek, majd ennek tényét jelzi a -nek. 0,1 közzétett közlemény i I I I R,A 7. Ügynökség közzétett közlemény Monitorozza a megjelenéseket A a közlemény megjelenését követően monitorozza az azzal kapcsolatos megjelenéseket, arról napi sajtómonitort készít. 0,1-0,3 napi sajtómonitor, vezetőség R,A I I 25

26 sz függelék A hírlevél szerkesztésének folyamatábrája

27 sz függelék A hírlevél szerkesztésének SIPOC táblája

28 Folyamat neve: Hírlevél szerkesztése # Input-ot adó szervezeti egység A folyamatlépés elvégzéséhez szükséges input Folyamatlépés neve Folyamatlépés felelőse Folyamatlépés részletes leírása Folyamatlépés átfutási ideje (hét) Eredmény (output) Eredmény felhasználója Szerepek és felelősségek R: aki részben vagy egészben az adott folyamatlépést végrehajtja A: aki a folyamatlépés megfelelő végrehajtásáért egyedül felelős C: akivel a folyamatlépés elvégzése közben egyeztetni kell I: akit a folyamatlépés befejeződése után tájékoztatni kell Folyamatlépés száma A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) biztosító szervezeti egység A lépéshez szükséges input neve, illetve elektronikusan tárolt adat esetén az IT rendszer neve A folyamatábrával megegyező elnevezés A szervezeti egység (vagy munkakör), amely a folyamatlépés elvégzéséért felelős A folyamatlépés pontos megértéséhez és elemzéséhez szükséges részletek. Ki (szerepek és felelősségek) és mit csinál az inputtal az out előállítása érdekében. Az input beérkezése és az output kibocsátása között eltelt hetek száma ("bruttó" átfutási idő, beleértve a várakozási időt is, amikor a feldolgozás szünetel) A folyamatlépés eredményeként előálló output (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított outputo(ka)t átveszi szervezeti egység ÁRH IT Kancellár 1. határidő Felhívja a szervezeti egységeket a hírek megküldésére A felhívja a szervezeti egységeket a hírlevélbe szánt tartalmak megküldésére. 0,2 felhívás szervezeti egységek R,A I 2. Szervezeti egységek felhívás Megküldi a híreket a -nek Szervezeti egységek A szervezeti egységek megküldik a hírlevélbe szánt tartalmakat a -nek. 1 tartalom I R,A 3. Szervezeti egységek tartalom Összeállítja a hírlevelet A beérkezett tartalmakból a összeállítja az aktuális havi hírlevél tervezetét. 0,3 hírlevél tervezet ÁRH R,A I 4. hírlevél tervezet Véleményez ÁRH Véleményezi az összeállított hírlevél tervezetet, szükség esetén korrektúráz. 0,3 véleményezett hírlevél Kancellár I R,A 5. véleményezett hírlevél Jóváhagy Kancellár Az ÁRH javaslataival kiegészített hírlevelet jóváhagyja. 0,3 jóváhagyott hírlevél I R,A 6. Kancellár jóváhagyott hírlevél Véglegesíti a hírlevelet A Kancellár jóváhagyását követően a véglegesíti a hírlevél tartalmát. 0,2 véglegesített hírlevél IT R,A I 7. véglegesített hírlevél Megszerkeszti a hírlevelet IT A -től kapott véglegesített tartalom alapján az IT megszerkeszti a hírlevelet publikálható formátumba. 0,3 publikálható hírlevél I R,A 8. IT publikálható hírlevél Feltölti, kiküldi a hírlevelet Az IT visszajelzését követően a feltölti, valamint kiküldi a hírlevelet a dolgozóknak. 0,2 publikált hírlevél dolgozók R,A I I I 28