HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ DOLGOZÓK IMPORTÁLÁSA KULCS BÉR PROGRAMBA AZ ONLINE MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÓ RENDSZERBŐL Budapest, 2013. november 08.
1. CÉLKITŰZÉS A fő cél, hogy az OL Munkaidő Rendszerből kinyert jelenlét adatokat a Kulcs-Bér program tudja fogadni és feldolgozni. A két rendszer egy előre definiált felépítésű Excel állomány segítségével teremt kapcsolatot. 2. A DOLGOZÓK BEAZONOSÍTÁSA Minden dolgozónak létre kell hozni egy egyedi import azonosítót, mely a két rendszer kommunikációjához szükséges. Ez az egyedi importazonosító teszi lehetővé, hogy egyértelműen beazonosítható legyen a dolgozó. Az OL Munkaidő Nyilvántartó Rendszerben a Dolgozó adatainak szerkesztése ablakban adható meg a törzsszám.
A Kulcs-Bér programban a dolgozó jogviszonyos adatainál adhatjuk meg az Egyéb adatok menüpontnál az import azonosítót. Az azonosító megadása nélkül a két program nem tudja átadni illetve fogadni a jelenlét illetve jövedelem adatokat az importálás során.
3. EXCEL ÁLLOMÁNY LÉTREHOZÁSA AZ OL MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÓ RENDSZERBŐL Az OL Munkaidő Nyilvántartó Rendszer Kimutatások menüben válasszuk ki a szervezeti egységet és a dolgozókat. A dátumnál kiválaszthatjuk, mely hónapokra szeretnénk lekérni az állományt, majd kattintsunk a Lekérdezés indítása gombra. Ezután a Bérprogramba feladás gomb megnyomásával válasszuk ki a Kulcs-Soft lehetőséget.
A letöltés automatikusan elindul A fájl mentése után létrejött az Excel állomány. Az állományban ne változtasson meg semmit!
4. SZÜKSÉGES BEÁLLÍTÁSOK ELSŐ LÉPÉS A Kulcs-Bér programban első lépésként be kell állítani az importáláshoz szükséges beállításokat. A beállásokat a Beállítás menüpontból érhetjük el, a Jelenlét adatok importálása nevű pontban. Ezt követően a következő képernyő fogad bennünket:
Először egy sablont kell létrehozni, ehhez a sablonhoz adhatjuk meg az importáláshoz szükséges beállításokat. Megnyomjuk az Új gombot és létrehozzuk a sablont.
Új sablon felvételekor meg kell adni: - a sablon nevét - az importálandó állomány típusát - Importazonosító mezőt - az adatok feldolgozási irányát
Az OL Munkaidő Nyilvántartó Rendszerből kinyert Excel állomány paramétereit itt kell megadni. Ha elkészültünk megnyomjuk a Mentés gombot. MÁSODIK LÉPÉS A jogcímek karbantartása pontban az OL Munkaidő Nyilvántartó Rendszerben használt jelenlét és jövedelem jogcímeket kell felrögzíteni a Kulcs-Bér programba. Az Új gomb megnyomásával vehetünk fel új jogcímeket.
Meg kell adni a külső azonosítót, amit az OL Munkaidő Nyilvántartó Rendszer használ, majd a megnevezést kell kitölteni és ezt követően ki kell választani a rögzíteni kívánt jogcím típusát.
Következő lépésként össze kell rendelni a felrögzített jogcímeket a Kulcs-Bér programban található jelenlét és jövedelem jogcímekkel.
Utolsó lépésként pedig az import állomány felépítésének a meghatározását kell megadni. Az adott import mező mely oszlopban található. Kiválasztjuk valamelyik import mezőt és az Excel tábla oszlopa megnevezésnél, hogy az adott import mező melyik oszlopban található, majd nyomjuk meg a Felvesz gombot. Ha hibásan adtuk meg az oszlopot, akkor az X gombbal lehet törölni. Ha készen vagyunk, nyomjuk meg a Mentés gombot.
5. IMPORTÁLÁS Először meg kell nyitni az importálandó Excel állományt. Az importálási funkciót a Kulcs-Bér programban az Elszámolások menüpont Jelenlét adatok kezelése --> Jelenlét adatok importálása menüpontban érhetjük el.
Ki kell választani a sablont, amit korábban létrehoztunk, majd az import állomány elérési útvonalát kell megadni. A Beolvas gomb megnyomásával elkezdődik az adatok beimportálása a Kulcs-Bér programba.
Beolvasás után az állományban lévő adatok megjelennek az ablakon található táblázatban.
A beolvasás alatt a program ellenőrzi az adatok helyességét. Hiba esetén a program jelez. A hibaüzenetek előtt található egy sorszám, ennek segítségével könnyedén lehet azonosítani, melyik sorban található a hiba.
A Kulcs-Bér program addig nem engedi feldolgozni az adatokat amíg, az összes hiba nincs kijavítva. Ha minden hiba javítva van, akkor a Feldolgoz gomb segítségével a program feldolgozza az adatokat.
A feldolgozást követően megjelenik a Jelenlét adatok feldolgozása ablakban az állományban található jelenlét valamint a jövedelem adatok.
Az OL Munkaidő Nyilvántartó Rendszerben tárolt jogcímeket az összerendelésnek megfelelően olvassa be. A beolvasást követően még szabadon módosíthatók az adatok (átírható/kiegészíthető). Az OK gomb segítségével elmenthetők az adatok. Az import adatok bekerültek a dolgozó Jelenlét adataihoz, illetve a Jövedelmek, juttatások részhez.