A Nemzeti Kulturális Alap Könyvtári Szakmai Kollégiumának támogatásával. Megvalósítás: 2008.09.05. 2009.06.10. Elszámolási határidő: 2009.07.31.

2139/0108 (NKA 2008) Projektdokumentum Könyvtári Minőségfejlesztés 21 projekt bevezetése A Nemzeti Kulturális Alap Könyvtári Szakmai Kollégiumának támogatásával. Megvalósítás: 2008.09.05. 2009.06.10. Elszámolási határidő: 2009.07.31. Szakmai beszámoló a 2139/0108 jelű, "A Könyvtári minőségfejlesztés 21 projekt bevezetése" (1.1. Partnerközpontú szervezeti kultúra kialakítása) című pályázati projekt megvalósításáról a Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Főiskolai Kar Zalaegerszegi Intézetének Könyvtárában Összeállította: Szabó G. Tibor projektmenedzser (könyvtári szakinformátor, minőségmenedzser) Jóváhagyta: Horváth Istvánné szakmai felelős, pályázati megbízott (könyvtárvezető) Zalaegerszeg, 2009. június

Tartalomjegyzék Vezetői összefoglaló 4 1. A pályázat lebonyolításának és elszámolásának ütemezése 6 2. A pályázati források felhasználása, pénzügyi elszámolás 7 2.1. Megítélt támogatás és felhasználása 7 2.2. Szakértői előadások és tapasztalatcserék lebonyolítása 8 2.3. Tréningfoglalkozások lebonyolítása 9 3. A projekt lebonyolítása 11 3.1. A vezetőség elkötelezettsége 11 3.1.1. Minőségfejlesztési munkacsoport alakítása Munkatársak bevonása - Programalkotás 11 3.1.2. Külső szakértő és tréner kiválasztása 12 3.2. Fejlesztési források felmérése források biztosítása 15 3.2.1. Humán források értékelése 15 3.2.2. Pénzügyi források értékelése 16 3.2.2.1. Intézményi (saját) források értékelése 16 3.2.2.2. Pályázati források értékelése 18 3.2.3. Tárgyi eszközök értékelése 21 3.2.3.1. Számítógépek 21 3.2.3.2. Egyéb IKT eszközök 23 3.2.3.3. Könyvtári bútorok 24 3.2.4. Szoftverek értékelése 25 3.3. Küldetésnyilatkozat és jövőkép (vízió) megfogalmazása 26 3.3.1. Küldetésnyilatkozat 26 3.3.2. Jövőkép 27 3.4. A szervezeti kultúra fejlesztése 29 3.4.1. A szervezeti kultúra értékelése 29 3.4.2. Külső és belső kommunikáció felmérése, hiányosságok azonosítása 32 3.4.3. Szervezeti kultúra fejlesztési programja 33 3.4.4. Munkatársak részvétele minőségügyi képzéseken, tréningeken 33 3.5. PGTT analízis 34 3.5.1. PGTT analízis összefoglalása 34 3.5.2. PGTT analízis szöveges kiegészítése 35 3.5.2.1. Felsőoktatási környezet ismertetése 35 3.5.2.2. Területi adottságok, demográfia, gazdaság 37 3.5.2.3. Jogszabályi, szakpolitikai háttér 38 3.5.2.4. Fenntartói szervezeti környezet (Budapesti Gazdasági Főiskola) 39 3.5.2.5. A Zalaegerszegi Intézet bemutatása 42 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 2

3.5.3. Az intézeti könyvtár tevékenységének áttekintése 43 3.5.3.1. Alapfolyamatok (értékképző folyamatok) 44 3.5.3.2. Könyvtári érdekeltek és igényeik 45 3.5.3.3. A fogyasztói elégedettségmérések megállapításai 48 3.5.3.4. Az olvasók által igényelt változások, fejlesztések 50 3.6. SWOT analízisek 52 3.6.1. A szolgáltató kulcsterületek SWOT analízisei 52 3.6.1.1. A tájékoztatás SWOT analízise 52 3.6.1.2. A katalógusszolgáltatás SWOT analízise 53 3.6.1.3. Dokumentumok hozzáférésének SWOT analízise 54 3.6.1.4. Reprográfia és formátumkonverzió SWOT analízise 55 3.6.1.5. IKT erőforrás-használat SWOT analízise 56 3.6.2. A támogató folyamatok SWOT analízisei 57 3.6.2.1. A menedzsment SWOT analízise 57 3.6.2.2. A gyűjteményszervezés SWOT analízise 58 3.6.3. A könyvtár összefoglaló SWOT analízise 60 3.7. Stratégiai terv 63 3.7.1. A könyvtári folyamatok statisztikai elemzése, értékelése 64 3.7.2. Felettes stratégiák: a BGF Intézményfejlesztési Terve 70 3.7.3. A könyvtár stratégiai terve 2009-2011 között 72 3.8. Könyvtári tanácskozás: a projekt záró értékelése 77 Mellékletek 80 1. melléklet: A projekt feladatainak módosított ütemterve 81 2. melléklet: A könyvtár belső szakmai fórumai 82 3. melléklet: Az intézet minőségbiztosítási rendszerének szervezete 84 4. melléklet: NKA 2139/0100 felmérés: intézményi felhasználók elégedettsége 85 5. melléklet: NKA 2139/0100 felmérés: olvasók fejlesztési szükségletei 86 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 3

Vezetői összefoglaló A Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Főiskolai Kar Zalaegerszegi Intézetének Könyvtára a Nemzeti Kulturális Alap Könyvtári Szakmai Kollégiumának támogatásával bonyolította le a 2139/0108 jelű "Könyvtári Minőségfejlesztés 21 projekt bevezetése" című pályázati projektet 2008.09.05. és 2009.06.10. között, melyhez a stratégiai tervezés bemenő adataiként felhasználta a szükségletfeltárással egybekötött használói elégedettségvizsgálatra vonatkozó pályázati projekt (NKA 2139/0100) szakmai megállapításait. A minőségfejlesztési projekt célkitűzései a következők voltak: - közvetlen cél: a könyvtár új (2009-2011 közötti), minőségközpontú stratégiájának kialakítása, - közvetett cél: a minőségkultúra könyvtáron túl mutató (intézeti) terjesztése előadásokkal és tréningekkel. A projekt megvalósítása során figyelembe vettük a témára vonatkozó fontosabb hazai szakirodalmi publikációk 1 iránymutatásait, a program megvalósításában tapasztalatot szerzett könyvtárak (pl. BME OMIKK, OIK stb.) publikált eredményeit és tapasztalatait. A projekt megvalósítása során mindvégig az a szemlélet vezérelt bennünket, hogy ne egy partikuláris könyvtárértelmezés mentén vizsgáljuk a minőség kérdéseit, hanem mindig a felsőoktatási intézmény igényei, az intézet céljai, támogatandó folyamatai adjanak keretet, értelmezési hátteret ehhez. Könyvtárunk szolgáltatásai az oktatás és tanulás, valamint a kutatás támogató folyamataiként funkcionálnak, míg a helyi és szubregionális lakosság számára a főiskolai intézet társadalmi szolgáltató tevékenységének részeként jelennek meg. A kilencvenes évek második felétől egyre aktívabban kapcsolódunk be az intézet fejlődését biztosító, nem kizárólag könyvtári vonatkozású pályázati tevékenységekbe, az intézet webes megjelenésébe és online információközlésébe, újabban még a használóképzés körén kívüli - oktatási tevékenységbe is (Minőségirányítás). Meggyőződésünk, hogy egy intézményi könyvtár úgy szolgálhat igazán eredményesen, ha munkatársainak minden kompetenciáját mozgósítja a fenntartó szervezet folyamatainak szélesebb körű támogatására, bátran túllépve a szűkebben vett könyvtári tevékenységeken. A jelen beszámolóban olvasható elemzések egy része a projektidőszakban, ám nem kizárólag e projekt megvalósítása érdekében készült, hanem a párhuzamosan futó, intézményi infrastruktúra-fejlesztést célzó és a könyvtár jövőjét alapvetően meghatározó - 2. körös TIOP 1.3.1 pályázat 1 Többek közt: Fülöp Gyula: Stratégiai menedzsment. Bp., Perfekt, 2008. Skaliczki Judit: Az első lépésektől a könyvtár stratégiai tervének elkészítéséig. Bp., Könyvtári Intézet, 2007. Skaliczki Judit Zalainé Kovács Éva: Minőségmenedzsment a könyvtárban. Veszprém, Veszprémi Egyetemi Kiadó, 2003. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 4

megvalósíthatóságának vizsgálatát, alátámasztását szolgálta. E pályázat eredményesen zárult, így lehetővé válik az "Információtechnológiai és Gazdasági Információs Tudásközpont (Infocentrum) barnamezős fejlesztése" c. program megvalósítása, melynek keretében a könyvtár elhelyezése és berendezése (ide értve az infokommunikációs eszközállományt is) teljesen megújul. Minőségprojektünk alapértelme abban rejlik, hogy ennek a nagy horderejű változásnak munkaközösségünk felkészült, frissített szemléletű megvalósítója lehessen. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 5

1. A pályázat lebonyolításának és elszámolásának ütemezése A pályázati projektet a pályázatban közölt eredeti ütemtervtől eltérően valósítottuk meg. Az ütemterv módosítására 2008. augusztus 1.-jén kértünk és 2008. augusztus 11.-én kaptunk engedélyt (NKA ikt. sz.: 49410/08). A módosítás legfőbb szakmai oka, hogy a támogatott intézmény TIOP-1.3.1-07/2-2008-0007 pályázata elnyerte az NFÜ első és e beszámoló benyújtásakor második - körének támogatását. A TIOP pályázat egy Információtechnológiai és Gazdasági Információs Tudásközpont (Infocentrum) barnamezős fejlesztését célozza, a létesítmény földszintjén az Intézet könyvtára új elhelyezést kap, IKT eszközállománya és berendezése teljesen megújul, illetve az IKT-hoz fűződő szolgáltatási kapacitások jelentősen bővülnek. Az 597 millió Ft támogatású infrastruktúra-fejlesztési pályázat második körös kidolgozása 2009.01.15.-ig volt határidős, melyben az NKA pályázatát is megvalósító munkatársakra jelentős szerep hárult (pl. minőségterv kidolgozása, beszerzési terv eszközlistájának összeállítása, informatikai stratégia készítése). A projektfeladatok ütközése miatt és az NKA pályázat igényes szakmai megvalósíthatósága érdekében kértük a határidők lényeges módosítását. Projektünk megvalósítását meg kellett előznie a 2139/0100 jelű projekt lebonyolításának Az alábbi módosított határidőkkel végeztük el a pályázati projektet: 1. táblázat: Projekthatáridők Megvalósítás teljesítési határideje (Szerződés 3. pont) Elszámolás teljesítési határideje (Szerződés 7. pont) Szerződés szerinti határidő Kért és jóváhagyott határidőmódosítás Módosítással kért hosszabbítás napokban 2008.12.19. 2009.06.10. 175 nap 2009.02.17. 2009.07.31. 164 nap A projektesemények és feladatok végrehajtásának kimutatását az 1. melléklet tartalmazza. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 6

2. A pályázati források felhasználása, pénzügyi elszámolás 2.1. Megítélt támogatás és felhasználása A megítélt pályázati támogatás összege: 199000 Ft A pályázat költségkalkulációjában - a 4.1.1. Személyi jellegű költségek rovaton 158.600 Ft személyi jellegű költség szerepelt, valamint - a 4.1.2. Tb-járulék rovaton 41.400 Ft. A projekt megvalósítására az alábbi megbízási szerződéseket létesítettük a személyi jellegű költségkeret terhére. 2. táblázat: Megbízások és kifizetések Feladat Személyi jellegű kifizetés (Ft) Személyi jellegű kifizetés TB járuléka (Ft) 2008 2009 2008 2009 Szakértői megbízási díj (1 fő részére) [tartalma: három nyilvános szakértői előadás tartása és minőségfejlesztési tanácsadás] 2008. október 20. és 2009. április 22. között Tréner-előadó megbízási díj (1 fő résézre) [tartalma: két, előadással felvezetett tréningfoglalkozás] 2009. február 25. és 2009. május 5. között 39000 118800 10180 31008 Személyi jellegű kifizetés mindösszesen: 157800 TB járulék mindösszesen: 41188 Személyi jellegű kifizetés és TB járuléka mindösszesen: 198988 A támogatási összeg felhasználását igazoló pénzügyi elszámolást a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő módon, az elszámoló lapon és az eredeti, érvénytelenített bizonylatok fénymásolatainak csatolásával teljesítjük. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 7

2.2. Szakértői előadások és tapasztalatcserék lebonyolítása Az előadások célközönsége: Az elsődleges célközönséget az intézet munkatársai, a további potenciális célközönséget intézeti hallgatók, zalaegerszegi könyvtárak munkatársai, valamint lakossági érdeklődők alkotják. Az előadások nyilvánossága: Az előadások nyilvánosságának érdekében támogatást kértünk és kaptunk az intézet igazgatójától, meghívtuk a megyei és városi könyvtár dolgozóit, a rendezvényekről tájékoztattuk a megyei sajtót (Zalai Hírlap), valamint a rendezvényre vonatkozó tájékoztatást tettünk közzé az N-Joy Rádióban (Zalaegerszeg FM 88,9 MHz), továbbá az intézet és a könyvtár webhelyének nyitóoldalain. Kezdeményeztük az utolsó előadás felvételét a 2009.05.21-22.-én rendezett Zalaegerszegi Főiskolás Napok programjába, ami sajnos nem valósult meg. A nyilvánosság mértéke az általunk remélttől lényegesen elmaradt, az első foglalkozáson 26, a másodikon 17 fő (ezekből öt munkatársunk), míg a harmadik foglalkozáson csak a könyvtár munkatársai vettek részt. 3. táblázat: Az előadások adatai Előadások adatai 1. előadás: "A minőség kultúrája" - lebonyolítás: 2008.10.20. (hétfő) 11.00-tól az intézeti nagyelőadóban. - tartalom: általános bevezetés a minőségügybe, alapfogalmak tisztázása, egy kis szakmatörténet (Deming, Juran stb.), társadalmi környezet és szabályozás (makrominőségügy), különös tekintettel a felsőoktatásra (Bergen stb.). - cél: figyelemkeltés, motiválás. 2. előadás: "Minőségközpontú szervezet - a minőség vezetési és szervezeti kérdései" - lebonyolítás: 2008.12.17. (szerda) 11.00-tól a tanulmányi (F) épület 26-os előadóban. - tartalom: mikrominőségügy, különös tekintettel a vezetés elkötelezettségére, ennek megnyilvánulásaira, a szervezeti kultúra formálására (kedvező és kedvezőtlen feltételek) a szolgáltató szervezetekben, a felsőoktatásban (MAB intézményi audit tapasztalatok tükrében). - cél: minőségközpontú kultúrára vonatkozó ismeretek közvetítése. 3. előadás: "Minőségstratégia kialakítása - érdekeltek - partnerség" - lebonyolítás: 2009.04.22. (szerda) 11.00-tól a könyvtári olvasóteremben (D ép. 1. emelet). - tartalom: a felsőoktatás kulcs- és támogató folyamatai, érdekeltek azonosítása és az igények, szükségletek, elégedettség feltárása, beépítése a tevékenységbe; szervezeti stratégiaalkotás és kapcsolata az intézményi minőségstratégiával, a szervezeti egységek/területek részstratégiáival; partnerség kialakítása (hallgatókkal, önkormányzati és vállalati szereplőkkel, civil szervezetekkel stb.), 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 8

ennek formái, keretei. - cél: minőségstratégiára vonatkozó ismeretek közvetítése. A szakértő díjazása megbízási szerződés alapján, a pályázati keret személyi jellegű költségek rovata terhére, előirányzat szerint foglalkozásonként bruttó 39.000 Ft, összesen 117.000 Ft értékben történt. A kifizetés a teljesítések után alkalmanként, bankszámlára történő átutalással teljesült, a TB járulékot a megbízási szerződés értelmében a Megbízó fizette. A teljesítésigazolásokat a GH-nak 2009.10.21., 2008.12.18. és 2009.04.29. napokon leadtuk. 2.3. Tréningfoglalkozások lebonyolítása Az intézeti könyvtár a "Könyvtári Minőségfejlesztés 21" program bevezetése első, a partnerközpontú szervezeti kultúra kialakítására irányuló szakaszának megvalósítása keretében két tréningfoglalkozást bonyolított le olyan ütemezéssel, mely lehetővé tette a szervezeti kultúra fejlesztését, valamint a környezeti elemzések készítését, helyzetértékelést, stratégiaalkotást célzó fázisokban a résztvevők készségfejlesztését az alábbi területeken: - minőségügyi csapatépítés, kooperáció a minőségfejlesztési tevékenységben - minőségügyi értékelő kompetenciák, csoportos szellemi alkotó technikák edzése. A tréningeket intézetünk minőségfejlesztési programjába is beillesztettük, a foglalkozásokon az intézet könyvtárosai és az intézet minőségbiztosítási szervezetének munkatársai vettek részt. A foglalkozások előtt az intézetigazgató a minél teljesebb részvételt az érintettek körlevélben történő felhívásával támogatta. A tréningek optimális időpontjait az érintettek megkérdezésével terveztük, elsősorban az oktatói elfoglaltságokhoz próbáltunk minél teljesebb mértékben igazodni. A tréningek ideje alatt a helyszín, az időpont és a könyvtárosok teljes részvétele miatt a szolgáltatások szüneteltek. A tréner díjazása megbízási szerződés alapján, a pályázati keret személyi jellegű költségek rovata terhére, előirányzat szerint foglalkozásonként bruttó 20.400 Ft, összesen 40.800 Ft értékben történt. A kifizetés a teljesítések után alkalmanként, bankszámlára történő átutalással teljesült, a TB járulékot a megbízási szerződés értelmében a Megbízó fizette. A teljesítésigazolásokat a GH-nak 2009.03.09. és 2009.05.07. napokon leadtuk. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 9

4. táblázat: A tréningek adatai Foglalkozások adatai Foglalkozások leírása 1. foglalkozás "Minőség- és szervezetfejlesztési tréning minőségfejlesztési kooperáció" című tréning-előadás Tartalom: minőségfejlesztési együttműködés szervezeten belül és szervezetek között. Cél: együttműködési módszerek, tapasztalatok megosztása, az együttműködési készségek fejlesztése. Előadó: Bodorkós László igazgató (Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ, Minőségfejlesztési és Informatikai Központ) Helyszín: Intézeti Könyvtár, olvasóterem Időpont: 2009. február 25., 14.00-16.00 Résztvevők száma: 11 fő (16 főből részvételi arány 68,75 %) Tevékenységek: - tréner bevezető előadása - tréner által moderált szakmai kerekasztal beszélgetés 2. foglalkozás "Minőség- és szervezetfejlesztési tréning szellemi alkotó csoporttechnikák" című tréning-előadás Előadó: Bodorkós László igazgató (Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ, Minőségfejlesztési és Informatikai Központ) Tartalom: csoporttechnikába ágyazott szolgáltatáselemzés SERVQUAL módszerrel. Cél: szellemi alkotó csoporttechnika hatékony alkalmazása a minőségügyi szakmai munka megvalósításában, szervezésében, a minőségügyi csoportok, szervezeti egységek konkrét tevékenységében. Résztvevők száma: 8 fő (16 főből részvételi arány 50 %) Helyszín: Intézeti Könyvtár, olvasóterem Időpont: 2009. május 5., 14.30-16.00 Tevékenységek: - tréner bevezető előadása - tréner által moderált termék megfigyelési gyakorlat - SERVQUAL elemzés a bergeni 1.5. felsőoktatási minőségbiztosítási sztenderd (Tanulástámogatás, erőforrások és hallgatói szolgáltatások) köréből, a front- és back office könyvtári tevékenységekre vonatkozóan - minőség gap-ek meghatározása pókhálódiagramon 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 10

3. A projekt lebonyolítása 3.1. A vezetőség elkötelezettsége 3.1.1. Minőségfejlesztési munkacsoport alakítása Munkatársak bevonása - Programalkotás 2008.09.18-án megalakítottuk a könyvtár Minőségügyi Munkacsoportját. (Az alakuló ülést a tervezett 2008.09.05. helyett nem halasztható könyvtári feladatok miatt és minden munkatársunk részvételének biztosítása érdekében 13 nap késéssel rendeztük.) Döntés született arról, hogy a Minőségkör (a továbbiakban röviden: MK) - mint a könyvtári minőségügyi munkacsoport - tagja a könyvtár minden dolgozója. Az összes dolgozó bevonása nem nehezíti meg a munkacsoport működését, mivel csak öt főt érint, viszont a teljes bevonás révén (ami TQM alapelv is) nagyobb hatékonyságot érhetünk el, ez szolgálja legjobban a motivációt. A szakosított munkavégzés miatt a teljes részvétel nem lenne korlátozható anélkül, hogy az ne rontaná az egyes területek állapotának feltárását, a legjobb részstratégiák kialakítását és általában a szervezetfejlesztési célokat. A MK elnevezésével Kaoru Ishikawa (1915-1989) munkásságára emlékezünk, akit a minőségi körök (qulaity circles) és az ok-okozati elemzés egy módszerének (halszálka-diagram) megalkotójaként tart számon a minőségtudomány. A kör meghatározással hangsúlyozni kívánjuk azt is, hogy a munkatársak minőségügyi együttműködése az egyenlőségen és tapasztalatok megosztásán alapszik, hierarchikus felépítése nincs (nem célja a szervezeti felépítés egy újabb leképezése), a minőségmenedzser kizárólag moderátor szerepet tölt be az MK-ülések során. Az aktív részvételt csak önkéntességre és a hosszú távú egyéni érdekeltség felismerésére építhetjük. Az MK általános feladatai a következők: a szervezeti kultúra tudatos formálása, a motiváció és a munkával kapcsolatos elégedettség növelése, a belső és az érdekeltekkel folytatott kommunikáció, együttműködés javítása, munkafolyamatok javítása, a munkaakadályok felderítése és felszámolása, minőségköltségek csökkentése (különös tekintettel a termékek, folyamatok költségeire). Az MK e projekt keretében teljesítendő feladata: részvétel a projekt rendezvényein (előadások, tréningek), részvétel az elemző és stratégiaalkotó folyamatban. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 11

Az alakuló ülés NKA projektek az Intézet könyvtárában c. előadás-prezentációjában bemutatásra kerültek a 2139/0108-as és a 2039/0100-as projektünk feladatai és kapcsolódási pontjai. A könyvtár minőségfejlesztési törekvéseit nem kívánjuk elkülöníteni, kiszakítani azokból a fenntartói (intézeti, kari és főiskolai) folyamatokból, melyek jelenleg a MAB követelményein alapuló, önértékelésre épülő minőségfejlesztés, a jövőben pedig a követelményalapú, standardizált (MSZ EN ISO 9001) minőségügyi tevékenység formájában is megjelennek. A könyvtárszakma TQM központú megközelítése és az ISO megközelítés között nem látunk ellentétet: a TQM hosszú távú eredményeit csak erősíthetik a jól működő minőségirányítási rendszerek. A TQM a minőségügy humán, közösségi vetületét, az elkötelezettség "szenvedélyességét", az ISO-s MIR pedig a minőségügyi tevékenységek szilárd szerkezetét, "rendszerességét" biztosítja. TQM kezdeményezésünk hosszú távú fenntartásának természetesen vannak kockázatai: - eredményproblémák: a tartós hatások gyakran csak 5-10 éves távlatban jelentkeznek, így a kezdeményezések és az eredmények közötti kapcsolat nem lesz eléggé egyértelmű, ami a törekvések hatásosságát megkérdőjelezheti; - vezetői magatartás: a könyvtár vezetésében bekövetkező változások során megőrizhető lesz-e a szükséges ösztönzés és támogatás; - szervezeti burnout: a várható vagy még feltáratlan szervezeti változásokkal társuló feszültségek a lelkesedés elvesztéséhez, kifáradáshoz, kiégéshez vezethetnek (különösen, ha ez csökkenő megerősítéssel, lanyhuló visszajelzésekkel és kontrollal, vagy adminisztrációs terhek növekedésével társul). E kockázatok elkerülésében segíthet, hogy a felsőoktatási könyvtárak minőségének értékelését a felsőoktatási gazdaintézmények akkreditációja során (ez esetünkben legutóbb 2007-ben történt) rendszeresen elvégzik a felsőoktatás minőségbiztosításának európai sztenderdjei alapján. Az elmúlt években tapasztalatokat szereztünk a minőségértékelési tevékenységről, munkatársaink többsége tagja az intézeti minőségügyi szervezetnek is, így fokozatosan természetessé válik a minőségkultúra. Mindenképp kívánatosnak tartjuk, hogy a TQM túltematizálását szakmai divatszlogenné válását - elkerüljük és leginkább konkrét javító intézkedések, a kisebb-nagyobb, de feltétlen pozitív változások megvalósítására fókuszáljunk. A "nagy eszmék" és a hétköznapi valóság összevetése a legtöbbször szkeptikus konzekvenciára vezet, míg az apró javítások, innovációk a mindennapi szakmai munka örömét és értelmét jelentik. 3.1.2. Külső szakértő és tréner kiválasztása A szakértő és a tréner kiválasztási szempontjai esetében a fő hangsúlyt a felsőoktatási minőségügyi ismeretek, gyakorlati tapasztalatok meglétére helyeztük, mivel a felsőoktatási alapfolyamatokból származó elvárások közvetlenebbek és sürgetőbbek a tágabb értelmű könyvtárszakmai elvárások teljesülésénél. A nagyobb szervezeti haszon érdekében az előadások könyvtárszakmai jellegét lazítottuk és inkább a könyvtár által szolgált alapfolyamatokra, a 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 12

felsőfokú oktatásra és tanulásra vonatkozó összpontosítást vártuk el az előadótól. A felsőoktatási könyvtár szolgáltatásai csak a felsőoktatási intézmények hármas feladata (oktatás, kutatás és társadalmi szolgáltatás), valamint a tanulási folyamatok támogatásaként elemezhetőek - pl. a gyűjtemény tartalmi összetétele, a tájékoztató szolgálat szükséges szakmai kompetenciái stb. -, az intézeti képzés mindenkori "szakportfoliójától" függenek. Előzőekre tekintettel külső szakértőként nem könyvtári szakembert, hanem a felsőoktatás minőségbiztosításában jártas szakembert kérünk fel. PhD Koczor Zoltán a Budapesti Műszaki Főiskola Divat, Termék és Technológiai Intézet igazgatója, főiskolai tanár, kandidátus, doktori iskola témavezető, minőségügyi szakíró (főbb művei: Bevezetés a minőségügybe : a minőségügy gyakorlati kérdései. - Budapest : Műszaki Kvk. : M. Minőség Társ., cop. 1999. ; Minőségirányítási rendszerek fejlesztése : módszertani segédlet. - 5. kiad. - Budapest : TÜV Rheinland InterCert, 2005.), több publikációja jelent meg az Anyagvizsgálók lapjában, a Magyar minőség, valamint a Minőség és megbízhatóság c. szakfolyóiratokban. A BGF PSZF Kar Zalaegerszegi Intézetében 2007-ben lefolytatott második körös intézményi akkreditáció során a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság látogatóbizottságának auditora volt, így megfelelő rálátással rendelkezett szervezetünk egészére és átfogó képpel rendelkezik az intézet és könyvtára minőségképességére vonatkozóan. A tréning vezetőjének kiválasztásánál kiemelkedő fontosságúnak tekintettük a felsőoktatási szolgáltatási tevékenységek, folyamatok minőségügyi ismeretét (különös tekintettel a felsőoktatás minőségbiztosításának európai sztenderdjeire) és az arra vonatkozó szakmai gyakorlatot, mivel a könyvtári szolgáltatások a felsőoktatásban folyó oktatási és kutatási tevékenységek támogató folyamatai, hatékonyan csak úgy szolgálhatják az alapfolyamatokat, ha a felsőoktatási értékképzés, a felsőoktatás szükségletei irányából vizsgáljuk őket. Könyvtárunk nagyobb szervezeti struktúrák (intézet, kar, főiskola) része, a tréning fókuszát ezért nem kizárólag a könyvtári tevékenységre, hanem általában a felsőoktatási szolgáltató folyamatokra - a tanulástámogatás, erőforrások és hallgatói szolgáltatások körére - állítottuk. Bodorkós László - akivel a Nyugat-dunántúli Regionális Felsőoktatás-fejlesztési Egyeztető Fórum projekttevékenységei során alakítottunk ki jó szakmai kapcsolatot - korábban a Berzsenyi Dániel Tanárképző Főiskola főtitkári feladatait látta el, a főiskola Nyugat-Magyarországi Egyetembe integrálódása után a Savaria Egyetemi Központ Minőségfejlesztési és Informatikai Központját vezeti. Közreműködött a "Felsőoktatási Intézmények Minőségkultúra Váltásának Pilot Programjában" (HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0129/1.0), melyben a szombathelyi főiskolán kívül a Budapesti Corvinus Egyetem, a Debreceni Egyetem, az Esterházy Károly Főiskola, a Miskolci Egyetem, a Pannon Egyetem és a Szolnoki Főiskola vett részt. E program keretében intézményi stratégia- és működésfejlesztéssel foglalkozott (küldetésnyilatkozat, stratégiai alapelvek, környezetértékelés, valamint oktatási, kutatási és szolgáltatási stratégiák kialakítása), tehát projektünkhöz igen hasonló kérdésekkel, de lényegesen átfogóbban. Közreműködött a BDTF-en 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 13

2006-ban megvalósult, új könyvtárépület létesítését célzó Regionális Felsőoktatási Forrásközpont 2 projektben. A felsőoktatási intézmény minőségirányításának gyakorlatát, mindennapjait alaposan ismeri, számos együttműködés és rendezvény résztvevőjeként a szakmai újdonságokat is folyamatosan követi. A minőségügy felsőfokú oktatásában is tapasztalatot szerzett, közvetlensége különösen alkalmassá teszik gyakorlatcentrikus csoportfoglalkozások lebonyolítására. 5. táblázat: Kiválasztott szakértő és tréner adatai Kiválasztott külső szakértő és tréner megnevezése PhD Koczor Zoltán Megjegyzések Munkahely: Budapesti Műszaki Főiskola Divat, Termék és Technológiai Intézet Beosztás: intézetigazgató Elérhetőség: 1034 Budapest, Doberdó u. 6. Telefonszám: 1/453-2859 Fax: 1/453-2860 E-mail: koczor.zoltan@rkk.bmf.hu Bodorkós László Munkahely: Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Minőségfejlesztési és Informatikai Központ Beosztás: igazgató Elérhetőség: 9700 Szombathely, Károlyi Gáspár tér 4. Telefonszám: (94) 519-662; (30) 500-2379 Fax szám: (94) 504-335 E-mail: bodorkos@sek.nyme.hu 2 A Forrásközpont létesítmény szakmai célkitűzései hasonlóak ahhoz, melyeket a BGF a Zalaegerszegen 2010-ben megvalósítandó Infocentrum létesítménynek szán. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 14

3.2. Fejlesztési források felmérése források biztosítása A középtávú minőségfejlesztéshez rendelkezésre álló és szükséges források számbavételét elvégeztük (lásd alább a 3.2.1. -3.2.4. pontok kifejtését). A jelenlegi eszközállomány bázisán 3.2.1. Humán források értékelése A fejlesztések legfontosabb forrása a munkatársi gárda, mely a 90-es évek második felétől lényegében változatlan. A könyvtáron belüli munkaterületi szakosodásnál a képzettség, szakmai tapasztalat és affinitás egyaránt szerepet játszott. Az elmúlt években két fő újabb felsőfokú végzettséget szerzett, két fő pedig ECDL és ECDL Start bizonyítványt. Amennyiben az a munkatárs érdeklődésével és a könyvtár szükségleteivel is egybevág, nyitottak vagyunk a "könyvtárosságon túli" képzettségek megszerzésére és alkalmazásának integrálására. Hangsúlyosan kezeltük az informatikai ismeretek terén történő, de nem feltétlen papírokkal igazolt felzárkózást. A munkatársak átlagéletkora 49 év, ami előnyös a munkatapasztalatok szempontjából, viszont hátrányos a fő felhasználói korosztálytól (18-22 év) való távolodás és a friss szakmai szemlélet, valamint a ma már nélkülözhetetlen idegen nyelvi kompetenciák hiánya miatt. 6. táblázat: A könyvtár humán erőforrásai Név/beosztás Végzettség és egyéb szakképzettség Életkor Munkaterület Horváth Istvánné főiskola: üzemgazdász technikus (1966) főiskola: könyvtár szak (1978) Góczán Judit főiskola: könyvtár szak (1995) [egyéb felsőfokú képzettség: magyar szak] egyetem: könyvtár kiegészítő szak (2001) Gyarmatiné érettségi és könyvtártechnikus szakvizsga Simonffy Ágnes tanfolyam: ECDL Start bizonyítvány (2005) Szabó G. Tibor főiskola: könyvtár szak (1992) [egyéb felsőfokú képzettség: biológia szak] egyetem: szakinformátor szak (1995) főiskola: minőségmenedzser (2007) Vörös Istvánné főiskola: könyvtár szak [egyéb felsőfokú képzettség: népművelő szak] tanfolyam: ECDL bizonyítvány (2004) 63 könyvtárvezetés, szaktájékoztatás 36 szaktájékoztatás, könyvtárstatisztika 50 kölcsönzés, folyóirattár 43 formai/tartalmi feldolgozás, könyvtárinformatika 54 kölcsönzés, gyűjteménygondnokság 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 15

A munkatársak a szorosan vett könyvtári szakmai tevékenységen túl bevonhatók az intézet más feladataiba (dokumentumok szerkesztése, korrektúrázás, e-learning szerver üzemeltetése, pályázati tevékenység koordinálása, honlap-szerkesztés, oktatás). A munkatársak szakmailag elkötelezettek. Hangsúlyosan kell kezelni a szolgáltatási tevékenység által igényelt kompetenciák fejlesztését. Személyi változás esetén jól képzett, sokoldalú, valós nyelvtudással rendelkező fiatal szakember bevonása kívánatos. 3.2.2. Pénzügyi források értékelése 3.2.2.1. Intézményi (saját) források értékelése Két saját forrást különböztethetünk meg: - költségvetési, fenntartói működési források (gyarapítás, rezsi, bérek), - felhasználói bevételi források (szolgáltatásértékesítés). A fenntartói működési források legalább egy évtizede érdemben nem bővültek területünkön, csak az infláció mértékében - bérek esetében a kötelező besorolások változásának mértékében - kompenzáltak. Különösen a gyarapítási lehetőségeket és az eszközállomány cseréjét illetően okoz helyben járást a stagfláció. Tárgyi eszközök és szoftverek vásárlásához éves szinten 200.000-400.000 Ft közötti összeget van módja az intézetnek biztosítani a könyvtárban, ami csak egy-két égetően fontos eszköz cseréjére elegendő. Évente mintegy 600-800 db dokumentumot vásárolunk, míg a felhasználók számára kedvezőbb (7 nap helyett legalább 14, de inkább 21 napos) kölcsönzési idejű ellátáshoz ennek duplájára lenne szükségünk (1500 dokumentumhoz további 2-2,5 millió forintra). A könyvtári saját bevételek 2000-től évi 240-670 ezer forint között szóródtak, a trendvonal lassuló növekedést mutat. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 16

1. ábra: Könyvtári bevételek alakulása 2000-2008 között Fő bevételi forrásaink a késedelmi és beiratkozási díjak, valamint a nyomtatás és fénymásolás. A bevételek évek közti ingását leginkább a késedelmi és beiratkozási díjak okozzák (illetve egyes évek bevételét "megnyomta" a selejtezett dokumentumok antikvár értékesítése is). Saját forrásainkat leginkább a hallgatói kör számára nyújtott fizetős szolgáltatások számának és díjainak növelésével fokozhatjuk. Nem próbálkoztunk a vállalkozói szféra számára értéknövelt információs szolgáltatások nyújtásával. Bevételtermeléssel kapcsolatos problémák: - a megtermelt bevételeket a fenntartó intézmény elvonja, így a bevétel termelési képesség lényegében még indirekt kapcsolatban sem áll a könyvtári ráfordítások bővíthetőségével, a könyvtár fejleszthetőségével (= költségvetési és nem üzleti modell) - rugalmatlan térítési, szolgáltatási árrendszer: a térítéseket és juttatásokat a főiskolán az évente felülvizsgált "Térítések és Juttatások Szabályzata" határozza meg - jelentős hozzáadott értékű, egyedi szolgáltatások nyújtásához csekély HR kapacitással (én néha hiányos kompetenciákkal) rendelkezünk, - a felhasználók zöme intézményi, "ingyenességre szocializált" felhasználó, akik körében csekélyebb mértékű térítések bevezetése is jelentős ellenállást válthat ki, - az üzletszerű működéshez alkalmatlan a pénztárkezelési, elszámolási modell (a pénztár hó végi kisöprése miatt lényegében még váltópénz sem marad). 2000-ben a BGF könyvtári szolgáltatási árakat egységesítő törekvését azzal az indokkal utasítottuk el, hogy a szolgáltatók környezeti, "üzleti" körülményeire és egyéb gazdasági feltételeire érzéketlen egységes árrendszer a könyvtárnak a megyeszékhely könyvtári piacára tekintettel, több éve fejlesztett és folyamatosan korrigált, a felhasználók által elismert árpolitikájának megváltoztatása komoly szolgáltatáspolitikai és arculati veszélyeket rejt. 2009-ben a "Térítések és Juttatások Szabályzata" új szabályzatába kérésünkre bekerült a következő szöveg: "A területi intézetek könyvtáraiban az egységes BGF díjszabás alkalmazásán túl bizonyos díjtételekben a helyi 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 17

sajátosságok is érvényre juthatnak, figyelembe véve a gyűjtemények egyediségét és szolgáltatáspiaci környezetét." Az első felsőfokú alapképzés tandíjmentességére alapozva úgy ítéltük meg, hogy helyesebb, ha a könyvtári szolgáltatás nyújtása a felsőoktatási tevékenység törvény előírt részeként a képzéshez hasonló díjmentességet élvez - bár beiratkozási díj szedésének saját hallgatókra vonatkozóan sincs jogszabályi vagy intézményi szabályozási tilalma. Az üzemi költségek olyan mértékben emelkednek az elmúlt években, hogy mindenképp méltányosnak tekinthető, ha annak egy meghatározott hányadát a felhasználóra hárítjuk, elkerülhetetlenül bevonva e körbe a hallgatókat is - annál inkább, mivel javult az elmúlt években diákok hiteltámogatása. Ma 15000-20000 forintot költünk egy olvasó egész éves ellátására (pontos adatot azért nem számíthatunk, mert a könyvtárra jutó rezsiköltségeket csak becsléssel tudjuk meghatározni, pontos részesedésüket az enegriaköltségekből nem ismerjük). Nem kis feszültséget gerjesztő kérdés, hogy ennek hány százalékát méltányos "visszakérnünk"? 10% 1500-2000 forintos éves tagdíjat jelent - a jelenlegi teljes áru beiratkozás 1600 Ft. A saját fenntartói és bevételi források elégtelenségének legsúlyosabb következménye, hogy a felhasználói igényvizsgálatban gyengén szereplő területeken (tansegédletek, szakkönyvek példányszáma és kölcsönzési ideje) nem tudunk pozitív változást elérni. A felhasználók igényei az elmúlt évtizedben tovább növekedtek, aminek nem teremtődött meg a közellátási fedezete, így egyre valószínűbb, hogy az igények és ellátás ollójának további nyílása csak a költségvetési és szolgáltatásértékesítési bevételek harmonizált növelésével, a szolgáltatási bevételek nagyobb részének direkt visszaforgatásával állítható meg. Ez utóbbihoz viszont megreformált, vagy nem költségvetési típusú gazdálkodásiüzemeltetési modellre lenne szükség. 3.2.2.2. Pályázati források értékelése 1993 és 2008 között 15.142.987 Ft támogatást nyertünk el különböző támogatóktól: Mellon Alapítvány, Nemzeti Kulturális Alap, "Budapest Bank az oktatásért és a magyar pénzügyi kultúráért" Alapítvány, Felsőoktatás Fejlesztési Alap, Magyar Soros Alapítvány, szakminisztériumok (MKM, OM, OKM, NKÖM), Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete, Széchenyi Terv, Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Közgyűlése, Informatikai és Könyvtári Szövetség, 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 18

Közép-európai Brókerképző és Értékpapír-piaci Ismeretterjesztő Alapítvány. Legfontosabbak az 1998-as és 2002-es pályázati fejlesztések voltak, melyek lehetővé tették az átfogó könyvtár-automatizálást és megalapozták a szélesebb körű felhasználói számítógépes alkalmazásokat. 2. ábra: A könyvtár 1993-2008 között elnyert pályázati támogatásai Ft-ban Szakmai vonatkozású az IHM ITP-5 ös pályázata is, melynek két körében minden munkatársunk számítógéphez jutott (lényegében mindegyikőnknek ez volt az első, és többségünknek máig egyetlen ilyen eszköze). A felsőoktatási pályázatok 2000-től egyre inkább normatív jellegűekké, egyfajta "pótköltségvetéssé" váltak, az eredmények inkább az intézmények hallgatói mutatóival, mint a pályázatok minőségével álltak kapcsolatban. Megszűnt az önálló intézeti pályázás lehetősége is: minden részpályázatot az intézményi központ összesített és sorolt prioritási rendbe. 2003-ban a Pályázati Előkészítő Alap (PEA) támogatásával a HEFOP 4.1.2 intézkedés keretében kezdett az intézet kidolgozni egy kampuszfejlesztési koncepciót, melynek központi elemét képezte egy infocentrum létrehozása a könyvtár és az IKT laborok egyesített elhelyezésével. Ezt a közös elhelyezést a könyvtár már 1999 körül szorgalmazta, de a 2000-ben történt intézeti telephelyváltáskor nem valósulhatott meg. A HEFOP pályázat 2004-es beadása meghiúsult, mivel a főiskolán a budapesti helyszínű fejlesztések kaptak prioritást. A koncepciót 2006-ban vittük tovább a KT-FT/2/2006. pályázatban, akkor egy részlegesebb intézményfejlesztési célkitűzés, a felsőfokú szakképzések támogatásának örve alatt ( A gazdasági felsőfokú szakképzések szubregionális hatókörű infocentrumának - IKT-képzési és Tudásbázis intézményének - kialakítása, integrált szolgáltató központ keretében ). E pályázat célja nagyobb fejlesztési koncepciók kidolgozása volt szubregionális partnerség keretében. A tervezett fejlesztés volumenét azonban az FSZ képzések létszámai nem indokolták eléggé, így várnunk kellett egy szélesebb hallgatói kört érintő infrastrukturális nagypályázatra. 2007 őszén az NFT2 részeként megszületett az a TIOP 1.3.1 intézkedés ("A felsőoktatási tevékenységek színvonalának emeléséhez szükséges infrastrukturális és 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 19

informatikai fejlesztések támogatása"), mely megfelelő kiírás volt az infocentrum-koncepció megvalósítására. 2008 tavaszán benyújtottuk az első körös pályázatot, ami kedvező elbírálásban részesült. A második körben az intézet részletesen kidolgozta az "Információtechnológiai és Gazdasági Információs Tudásközpont (Infocentrum) barnamezős fejlesztése" projektkoncepciót, mely barnamezős beruházásként reális költségekkel egy Infocentrum (Tudásközpont) megvalósítását célozza három szintes, 1513 m 2 hasznos alapterületű, hatékony és környezetkímélő (talajhő hasznosítással fűtött) energetikai rendszerű létesítményben. A kialakítandó Infocentrum lehetővé teszi az intézet hallgatósága - és intézményközi együttműködés keretében a zalaegerszegi felsőoktatási intézmények hallgatói számára is - az információs technológia képzésintegrációjának elmélyítését, továbbá a szakmai információk eredményesebb kutatását, felhasználását, a tudáshasznosulás javítását diákok, oktatók, a helyi lakosság és az érdeklődő szervezetek (vállalkozások, közintézmények) számára. Az oktatási és könyvtári szinteken túl egy közösségi szint szolgálja a helyi szakmai és tudományos szervezetek programjainak lebonyolítását, együttműködéseinek fejlesztését és a gazdasági-pénzügyi kultúra terjesztését nyilvános rendezvények révén a szubrégió társadalmának javára. A létesítmény földszintjén modernizált, komplex kutatási-, információ- és dokumentumszolgáltatás (könyvtár és tájékoztató központ szint) valósul meg a következő célokkal: - a nagy látogatóforgalmú könyvtár áttelepítése a tanszéki épületből a Tudásközpont földszintjére, a felhasználói terek reorganizációjával és az IKT ellátottság megerősítésével (bővített felhasználói eszközök, saját IKT eszközök használata WiFi technológiával, ideális elhelyezés a csoportfoglalkozások követelményeinek stb.), - kutatószobák kialakítása a gyakorlati kutatási szolgáltatások bázisaként, - a tanulmányi (labor) és kutatási-információkeresési (könyvtár) célú felhasználói forgalom szinergikus kapcsolódásának megteremtése. Indokoltsága: a jelenlegi könyvtári elhelyezés (jelenleg még nem akadálymentes tanszéki épület emeletén) és eszközparkja kedvezőtlen, a rendelkezésre álló kutatási eszközállomány a tanszékeken széttagolt és korlátozott hozzáférésű. A projektkoncepciót a 2. körben is támogatták, így 597.000.000 Ft támogatással és 25.000.000 Ft önrésszel a projekt megvalósítása TIOP 1.3.1-07/2-2F-2009-0005 azonosítószámon megkezdődött és a tervek szerint 2010 őszéig megvalósul. A könyvtár hozzáférését a pályázati forrásokhoz jónak minősítjük. A legújabb, 2009-es TIOP 1.3.1-es eredmény átfogó megújulásra nyújt lehetőséget. Olyan bőséges erőforrás-hátteret biztosít a könyvtárnak, melyre még nem volt példa az intézmény történetében. 2139/0108 (NKA 2008) PROJEKTDOKUMENTUM 20