VERZIÓSZÁM: 7.0
UniPoll Feedback Intézményi integrált kérdőívkészítő rendszer vélemény és visszajelzés gyűjtéshez.
Tartalomjegyzék Bevezető... 5 Kezdeti lépések... 5 Belépés... 5 Kérdőívszerkesztői felület felépítése... 6 Kérdőívkészítés... 6 Új kérdőív létrehozása... 6 Alapadatok... 7 Kérdőív felépítése... 8 A kérdőív elemei... 8 Egy új kérdőív felépítése... 9 Kérdések létrehozása... 9 Speciális fejezettípusok OMHV kérdőívben... 10 Feltételek, elágazások a kérdőívben... 11 Kérdőív adatainak módosítása... 13 Kérdőív importálása... 15 Kérdőív exportálása... 15 További beállítások... 15 Jogosultságok... 16 Kérdőív megjelenése... 17 Közzététel... 18 Kitöltési időszak... 19 Neptun web kliens... 20 Neptun üzenetküldés... 20 Értesítési csatornák együttműködése... 21 Kérdőívre mutató link... 22 Beágyazási kód... 22 3
E-mail értesítés... 22 Eredmények, statisztikák... 23 Kitöltés állapota... 23 Automatikus statisztika... 24 Új riport készítése... 24 Riport módosítása... 24 Riport közzététele és jogosultságok... 25 Válaszívek... 25 Eredmények exportálása... 25 Papír alapú kérdőívek... 26 4
Bevezető Jelen dokumentum célja bemutatni a legfontosabb funkciók használatát az UniPoll Edu Feedback (Neptun tanulmányi rendszerrel integrált) kérdőívkészítő rendszerben. Az integrált UniPoll rendszer szorosan együttműködik a Neptun tanulmányi rendszerrel. Az együttműködés a következő főbb területekre terjed ki: - Felhasználók kezelése a Neptun partneradatbázisa alapján - Speciális, felsőoktatási kérdőívtípusok létrehozása (OMHV, evizsga, stb.) - Jogosultságok beállítása egy kérdőívhez a Neptun partneradatbázisa alapján - Neptun tanulmányi rendszerben szereplő adatok felhasználása a kérdőív szerkesztés során (feltételek, speciális fejezet típusok, stb.) - Kérdőívek közzététele hallgatókhoz, alkalmazottakhoz, tantárgyakhoz - Kérdőív szerkesztés indítása Neptun kliensből - Kérdőívkitöltés Neptun webes kliensből - Kérdőívhez kapcsolódó üzenetek küldése Neptun rendszeren keresztül Kezdeti lépések Belépés A belépéshez nyissa meg böngészőjében az intézményi UniPoll rendszer címét és a kezdőoldalon adja meg Neptun felhasználónevét és jelszavát, majd kattintson a Belépés gombra. Az Adatok megjegyzése jelölőnégyzet segítségével adatait az adott számítógépen elmenti a rendszer és az oldalra lépve automatikusan belépteti a rendszerbe. A hitelesítés a Neptun rendszer adatai alapján történik, ezért jelszavát a Neptun rendszerben tudja megváltoztatni. 5
Kérdőívszerkesztői felület felépítése A belépést követően a Kérdőívek oldal jelenik meg. Itt találja azokat a kérdőíveket, amelyeket Ön hozott létre, illetve amelyekhez szerkesztői jogosultsággal rendelkezik. Az oldal fő részében találja az aktuális feladat elvégzéséhez szükséges listákat, felületeket, műveleteket. Az UniPoll használata során mindig a jobb felső sarokban találja a nyelvválasztó kapcsolót, a felhasználónevét és a Kijelentkezést. A szerkesztés végeztével a Kijelentkezésre kattintva kijelentkezhet a rendszerből. Kérdőívkészítés Új kérdőív létrehozása Új kérdőív létrehozásához a Kérdőívek oldalon kattintson az Új kérdőív gombra. A kérdőívszerkesztő végigvezeti Önt a kérdőívkészítés lépésein, amelyek a következők: 1. Alapadatok megadása: Itt adhatja meg a kérdőív címét, leírását, típusát. 2. Kérdőív felépítése: Itt állíthatja össze a kérdőív szerkezetét, a kérdőív oldalait és a kérdéseket. 3. Megjelenés és hozzáférések beállítása: Itt adhatja meg a kérdőív jogosultságait és megváltoztathatja a kérdőív kinézetét. 4. Tesztelés: Elkészített kérdőívét teszt jelleggel kipróbálhatja, megtekintheti a végleges megjelenését. 5. Közzététel: Itt találja a kérdőív közzétételéhez szükséges adatokat, beállíthatja a kitöltés kezdetének és végének dátumát, bekapcsolhatja az e-mail értesítést és kitöltőket rendelhet a kérdőívhez. 6. Riport: Megtekintheti a kérdőív eredményeit: riportokat készíthet és exportálhatja az eredményeket Excelbe, valamint itt érhetőek el a kitöltési statisztikák is. 6
A lépések végrehajtása nem kötelező ebben a sorrendben, de ajánlott. Szintén nem kötelező minden adatot rögtön kitölteni, az alapadatok megadását követően a rendszer létrehozza a kérdőívet és minden módosítást folyamatosan rögzít, így bármikor megszakíthatja a folyamatot, kiléphet a rendszerből vagy elléphet másik felületre. Később a Saját kérdőívek felületen a kérdőív címére kattintva folytathatja a kérdőív szerkesztését. Tipp! Bármikor kipróbálhatja, hogy kérdőíve hogyan jelenik meg és működik kitöltés közben, ha a kérdőív szerkesztésekor a Tesztelés gombra kattint. Ilyenkor egy új böngészőablakban megnyílik a kérdőív és kitölthető. A tesztelés keretében megadott adatok a statisztikákban nem jelennek meg. Alapadatok Az alapadatok felületen kell megadni a Kérdőív címét. Ez fog megjelenni a kitöltés során a kérdőív minden oldalán is. A kérdőív leírása nem kötelező, az itt megadott szöveg a kérdőív első oldalán fog megjelenni a kitöltés során, így célszerű itt a kérdőívvel kapcsolatos általános ismertetőt, bemutatót elhelyezni, esetleg kitérni a kérdőív kitöltése során megszerzett adatok kezelésére is. A kérdőív típusánál az alábbi lehetőségek közül választhat: Kérdőív: Általános kérdőív létrehozásához. OMHV: Oktatói munka hallgatói véleményezése típusú kérdőív létrehozásához. A kérdőív egy adott tanulmányi félévhez kapcsolódik és tárgyakat kell hozzárendelni. A kérdőívet az adott félévben a kiválasztott tárgyakat felvett hallgatók tölthetik ki. Vizsga: Elektronikus vizsga feladatsor létrehozásához használható kérdőív típus. Jelenleg nincs aktiválva a rendszerben. Az Alapadatok menüponton, a Kitöltők opciónál lehet megadni, hogy a kérdőívet bárki kitöltheti, aki ismeri a kérdőívre mutató linket (Kitöltők köre nyitott), vagy csak azok a felhasználók, akiket a közzététel során megadunk (Kitöltők köre zárt). Azon kérdőívek esetén, amelyeknél a kitöltők körét zártra állítjuk, a kitöltés csak a rendszer által kiküldött üzenetben található linken keresztül, vagy a Neptun webes kliens felületén keresztül történhet, mert a rendszer ilyenkor minden célszemély számára egy egyedi hivatkozást küld el, amelyet megnyitva a rendszer automatikusan azonosítja a kitöltő személyét. Ha a kitöltők köre nyitottra van állítva, a kitöltésre lehetősége lesz mindenkinek, aki ismeri a linket. Mivel ilyenkor nem történik azonosítás, egy kitöltő ugyanazzal a linkkel több kitöltést is végezhet. Ha a kérdőívet az intézmény honlapján tesszük elérhetővé, (beágyazással vagy a link közzétételével,) használjuk ezt a beállítást! 7
Az Anonimitás opciónál megadható, hogy a kitöltők személye rögzítésre kerüljön-e a válaszívre, vagy anonim legyen a kérdőív. Ez az opció akkor látható, ha Kérdőív típusú kérdőívet hozunk létre és csak regisztrált felhasználóknak engedélyezzük a kitöltést, valamint OMHV típusú kérdőívek esetén. Anonim kérdőív esetében csak az azonosítás történik meg, illetve rögzítésre kerül, hogy az adott személy kitöltötte-e már a kérdőívet, vagy sem, de a válaszai nem kerülnek összerendelésre a személyes adataival. Személyes kérdőív esetén a kitöltő személye összerendelésre kerül a válaszívvel. Kitöltők köre zárt Kitöltők köre nyitott Anonim titkos szavazás név nélküli szavazás honlapon Személyes nyílt szavazás nyílt regisztráció honlapon Példák anonim, illetve személyes kérdőívek használatára. A Félév mezőben adható meg, hogy az OMHV kérdőív mely tanulmányi félévhez kapcsolódjon. A listában a Neptunban szereplő összes félév megjelenik. A mező csak OMHV típusú kérdőív esetén látható. Kérdőív felépítése A kérdőív létrehozásának második szakasza a kérdőív szerkezetének kialakítása a Kérdőív felépítése oldalon. A kérdőív elemei Minden kérdőív egymásra épülő elemekből áll össze, melyek a következők (a legnagyobb építőelemtől haladva a kisebb felé): Fejezet: Bonyolultabb kérdőívek esetén hasznos a kérdőív oldalainak összefogására. A fejezethez (is) meg lehet adni feltételeket, így a fejezetben szereplő összes oldal és azokon szereplő összes kérdés csak a feltétel teljesülése esetén jelenik meg. OMHV kérdőív esetében speciális fejezet típusok érhetőek el: kurzus és kurzusoktató, melyekről a későbbiekben részletesen lesz szó. Oldal: A kérdőív oldala megegyezik egy papír alapú kérdőív oldalával. A kitöltés során egyszerre jelennek meg azok a kérdések, amelyek egy oldalon találhatók. A kitöltés során a válaszok mentése oldalanként történik, ezért hosszabb kérdőívek esetén érdemes oldalanként néhány kérdést elhelyezni és inkább több oldalas kérdőívet létrehozni, hogy minél több részeredmény rögzítésre kerülhessen. Szintén az oldalak alapján történik a kitöltők számára az előrehaladás kijelzése, vagyis hogy a kitöltésben hány százaléknál tart. A kérdőív oldalak (is) tartalmazhatnak feltételeket, így az oldalon szereplő kérdések csak akkor jelennek meg a kitöltő számára, ha a feltételek teljesülnek az esetében. 8
Kérdéscsoport: Egy oldalon belül a kérdések csoportosítására szolgál, alapértelmezetten csak a szerkesztő számára, de megadható, hogy a kitöltéskor is csoportban jelenjenek meg a kérdések. A kérdéscsoportokhoz is megadható opcionálisan leírás, amellyel segíthetjük a válaszadót a kitöltésben. Kérdés: A kérdőív kérdései. Általános felépítésük szerint a kérdés szövegéből, opcionális leírásból és a kérdésre adható válaszokból állnak. Az UniPollban több mint 15 féle kérdéstípus közül választhatjuk ki a leginkább megfelelőt. Egy új kérdőív felépítése Új kérdőív esetén a rendszer automatikusan létrehozza a kérdőív alapértelmezett felépítését, amely tartalmaz egy első fejezetet és egy utolsó fejezetet. Ezek speciális, kötelező elemek a kérdőívben, ezért nem törölhetők, de címük, leírásuk és tartalmuk természetesen módosítható. Az első és az utolsó fejezet nem módosítható speciális, OMHV típusú fejezetté. Az első fejezet azért kötelező elem, hogy a kérdőív tartalmazzon legalább egy olyan oldalt, amelyet ki kell tölteni. Automatikusan tartalmaz egy kérdőív oldalt és egy kérdéscsoportot. Egyszerű kérdőív esetén elegendő az első fejezetben az Új kérdés gombbal létrehozni a kérdőív kérdéseit, míg összetettebb kérdőívek esetén további kérdéscsoportok, oldalak és fejezetek adhatók a szerkezethez. Az utolsó fejezet funkciója, hogy a kitöltés végeztével ez az oldal jelenik meg a kitöltők számára. Ezen az oldalon elhelyeztünk egy szöveget, amely megköszöni a kitöltőnek a válaszadást. Ez a szöveg szabadon módosítható, de kérdést ide már nem lehet hozzáadni. Kérdések létrehozása Kérdés létrehozásához a Kérdőív felépítése oldalon kattintsunk a kérdőív szerkezetén belül a megfelelő helyen az Új kérdés gombra. A Kérdés hozzáadása oldalon választhatunk a rendelkezésre álló típusok közül, melyek több csoportba rendezve jelennek meg. Mindegyik típushoz található szöveges leírás, amely bemutatja a főbb tulajdonságait és lehetőségeit az adott típusnak, valamint az Előnézet gombra kattintva kipróbálható a működése. A kívánt típus mellett kattintsunk a Beszúrás gombra a kívánt kérdéstípus hozzáadásához. Tipp! Gondoljuk végig, hogy az adott kérdésnek melyik típus felel meg leginkább és az optimális megoldást válasszuk. Ezzel tömörebb, áttekinthetőbb kérdőívet hozhatunk létre, így növelve a kitöltési hajlandóságot és megkönnyíthetjük a kitöltést. 9
A típus kiválasztása után a Kérdés szerkesztése oldal jelenik meg, ahol a típusnak megfelelő adatokat kell megadni a kérdésről. Szintén ez az oldal jelenik meg, ha egy korábban már létrehozott kérdésnél a szerkesztés gombra kattintunk a Kérdőív felépítése oldalon. Adjuk meg a kérdés szövegét, opcionálisan a kérdéshez tartozó megjegyzést, amely segítheti a kitöltőt a kérdés megválaszolásában. A további adatok, amelyeket meg kell adni, a kérdés típusától függően változnak. Listás, osztályozás és táblázatos kérdéseknél megadhatók a lehetséges válaszok, illetve az értékelés szempontjai, soronként felsorolva az egyes elemeket. Egyes kérdéstípusoknál megadható, hogy milyen értékek közötti választ fogadunk el a kitöltés során. Minden kérdéstípus esetén beállítható, hogy kötelező legyen-e az adott kérdés. A kitöltő nem tud az adott oldalról továbblépni, amíg nem válaszolt minden kötelező kérdésre. Az oldal alján található egy előnézeti kép a kérdésről, amelyen ellenőrizhető, hogy a megadott adatok alapján hogyan fog kinézni a kérdés és kipróbálható a válaszadás. A minta frissítéséhez kattintson a Frissítés gombra! A Mentés gombra kattintva létrejön a kérdés és visszatér a Kérdőív felépítése oldalra, ahol újabb kérdéseket adhat hozzá a kérdőívhez. Speciális fejezettípusok OMHV kérdőívben OMHV kérdőív esetén a fejezetek speciális funkciót tölthetnek be. Mivel a kérdőívet tantárgyakhoz rendeljük hozzá, lehetnek olyan kérdések a kérdőívben, melyeket minden oktatóra vagy kurzusra vonatkozóan meg szeretnénk kérdezni egy, a tantárgyat felvett hallgatótól. Ehhez a következő fejezet típusok közül választhatunk: Kurzus: A fejezet tartalma a kérdőív kitöltés során automatikusan annyiszor fog ismétlődni, ahány kurzust hallgat az adott hallgató az adott tantárgyból, amelyre vonatkozóan kitölti a kérdőívet. Kurzusoktató: A fejezet tartalma a kérdőív kitöltés során automatikusan minden (a hozzáadott tárgyhoz tartozó) kurzus minden oktatója esetében meg fog ismétlődni attól függően, hogy az adott hallgató mely kurzusokra jár és azt mely oktató oktatja. Normál: Egyszerű fejezettípus, amely csak oldalak csoportosítására szolgál. A fejezet típusának megadásához kattintson a fejezet címének sorában megjelenő szerkesztés ikonra! A Fejezet szerkesztése oldalon megadhatja a fejezet címét, leírását. A Cím látható mezővel szabályozhatja, hogy a kitöltés közben is megjelenjen-e a fejezet címe vagy csak a kérdőív szerkesztés során legyen segítség. A Típus legördülő listából válassza ki a kívánt fejezettípust! 10
A kitöltés során a hallgatóra vonatkozó tantárgy, kurzus és oktatói adatokat a rendszer automatikusan lekérdezi a Neptun rendszerből. Ha az UniPollban történt tárgyhozzárendelés óta történtek változások a létszámokban, e-mail címekben vagy a kurzusokban, azt a Közzététel menüpont Kitöltők listájának frissítése gombjára kattintva frissítheti. A gomb megnyomásának hatására a hozzárendeltek listája frissül. Feltételek, elágazások a kérdőívben Előfordul, hogy a kérdőívben bizonyos kérdésekre csak meghatározott feltételek teljesülése esetén kell választ adnia a kitöltőnek, de ha ezek a feltételek nem teljesülnek, akkor nem is kell, hogy megjelenjenek ezek a kérdések. Például ha egy szolgáltatás minőségével kapcsolatban várunk visszajelzést, akkor érdemes a kérdőív egy korábbi oldalán rákérdezni, hogy a kitöltő egyáltalán igénybe vette-e az adott szolgáltatást és csak ha igennel válaszol, abban az esetben tenni fel ezeket a kérdéseket, míg ha nemmel, akkor ezeket ugorja át. Ilyen opcionális kérdések létrehozásához, vagyis elágazásokhoz használhatók a megjelenítési feltételek, melyekkel feltételhez köthető, hogy a kérdőív egy adott része megjelenjen-e vagy sem. Megjelenítési feltételt a kérdőív fejezeteihez és oldalaihoz tudunk rendelni, azaz egy fejezet összes kérdésére vagy egy oldalon szereplő összes kérdésre fog vonatkozni a feltétel. A feltételekben egy korábban feltett kérdésre adott választ vagy a felhasználó valamelyik tulajdonságát tudjuk vizsgálni. Feltételes kérdések létrehozásához hozzunk létre egy új oldalt a kérdőívben és helyezzük el rajta azokat a kérdéseket, amelyek kitöltését ugyanahhoz a feltételhez szeretnénk kötni. Ezt követően az adott oldalnál kattintsunk az Új feltétel gombra, így megjelenik a feltétel szerkesztő. Válasszuk ki azt a kérdést, amelyre adott választ vizsgálni szeretnénk és adjuk meg, hogy mely válasz esetén kell, hogy megjelenjenek az adott oldalon szereplő kérdések. Egy feltétel például: Ha az első oldalon szereplő Igénybe vette-e az x szolgáltatást? kérdésre megjelölte az Igen választ. A feltétel összeállítását követően kattintson a Beszúrás gombra! A kérdőív oldalon az Oldalmegjelenítési feltételek résznél látni fogja azokat a feltételeket, amelyek teljesülése szükséges az oldalon szereplő kérdések megjelenítéséhez. Egy oldalhoz több feltételt is megadhat, melyek között automatikusan logikai ÉS kapcsolatot hoz létre a rendszer, vagyis miden feltétel együttes teljesülése esetén fognak megjelenni az oldalon szereplő kérdések. A kitöltés során a felhasználó számára sorban jelennek meg a kérdőív oldalai, illetve az azokon szereplő kérdések. Amikor a kitöltés során a következő kitöltendő oldalon feltételek szerepelnek, a rendszer a felhasználó válaszai és tulajdonságai alapján automatikusan kiértékeli az oldal feltételeit és ha azok teljesülnek, akkor megjelennek a kérdések. Ha nem, akkor a következő oldalt vizsgálja meg. Természetesen a következő oldalon is lehetnek feltételek, így lehetséges, hogy a kitöltés során egynél több oldalt is átugrik a program, ha a kitöltő olyan válaszokat adott meg. 11
Feltételeket nem csak oldalakhoz, hanem fejezetekhez is meg lehet adni, ha több oldalon keresztül ugyanazok a feltételek teljesülése szükséges az adott oldalak megjelenítéséhez. Ilyenkor a fejezeten belüli oldalakhoz is adhatunk további feltételeket, amelyek a fejezet feltételeivel együtt kerülnek kiértékelésre. Ha az adott fejezeten szereplő feltételek a kitöltőre nem teljesülnek, akkor a program a fejezet minden oldalát át fogja ugrani. Az alábbi ábra egy kérdőív felépítését mutatja be, amelyben a 2. fejezetre és az 5. oldalra adtunk meg feltételeket. A kitöltés során a feltételeknek megfelelő oldalak jelennek meg a kitöltők számára, így különböző kitöltési utakat fognak bejárni, melyeket a jobb oldali folyamat szemléltet. A példában az 1. és 2. oldal kitöltését követően kiértékelődik a II. fejezet feltétele. Ha a feltételek teljesülnek, akkor a 3. és 4. oldal kitöltése következik, majd kiértékelődik az 5. oldal feltétele és ha teljesül, akkor az 5. oldal kitöltését követően a 6. oldal következik. Ha a II. fejezet feltétele nem teljesül, akkor a 3-5. oldalak kimaradnak és a 6. oldal fog következni. Az OMHV kérdőívben létrehozott speciális típusú fejezetek esetén is használhatók a megjelenítési feltételek. Ilyenkor adott oktatóra, vagy kurzusra vonatkozó fejezeteken belül is lehetnek olyan kérdések, amelyek csak egy feltétel teljesülése esetén jelennek meg. Ez a feltétel viszont minden oktató vagy kurzus vonatkozásában újra kiértékelésre kerül. Az alábbi ábrában egy olyan kérdőív 12
felépítését mutatjuk be, amelyben kurzus és oktató típusú fejezetek is találhatók és a kurzus típusú fejezet egyik oldalához feltételeket is adtunk meg: A példában az első fejezet egy általános fejezet, a kérdőív kitöltése az első oldalon található kérdésekkel kezdődik. Ezt követően egy kurzus típusú fejezet jön, amelyet a kitöltés során a rendszer annyiszor fog megismételni, ahány kurzusra jelentkezett az adott hallgató az adott tárgyból. A fejezeten belül két oldal található és a 3. oldalon feltételként állítottuk be, hogy a 2. oldalon szereplő kérdésre mit választolt a hallgató. A kitöltés során előbb az első kurzus esetében kell a 2. oldal kérdésére válaszolni, és a választól függően jelennek meg az adott kurzusra vonatkozó további kérdések, melyek a 3. oldalon találhatók. Majd a további kurzusok esetében is ugyanez történik. A III. fejezet egy oktató típusú fejezet, az ebben szereplő kérdések annyiszor jelennek meg, ahány oktató oktatja az adott hallgatót az adott tárgyból. 13
Kérdőív adatainak módosítása A létrehozott kérdőíveket a Saját kérdőívek oldalon találja. Egy kérdőívnek három állapota lehet: Nem publikált: A kérdőív létrehozását követően egészen addig, míg nem tesszük közzé a kérdőívet. (A nem publikált kérdőíveket szerkesztés alatt van a kérdőív.) ikonnal jelöltük, amely azt jelképezi, hogy Publikált: A kérdőív közzé van téve, a kitölthető. (A publikált kérdőíveket ikonnal jelöltük, amely azt jelképezi, hogy a kérdőív kitöltése éppen folyamatban van.) Befejezett: A kérdőív kitöltése lezárult. (A befejezett kérdőíveket ikonnal jelöltük, amely a kitöltött kérdőíveket jelképezi.) Nem publikált Publikált Befejezett Szerkesztési fázis Minden adat módosítható A kérdőív nem kitölthető Nincsenek eredmények Kitöltési fázis A kérdőív szerkezete már nem módosítható A kérdőív kitölthető Az eredmények már megtekinthetők Kitöltött fázis Csak a közzétételi adatok módosíthatók A kérdőív nem kitölthető Minden eredmény rendelkezésre áll A kérdőívek listájában a kérdőív neve előtti ikon jelzi, hogy az adott kérdőív milyen állapotban van. Bizonyos adatok csak a kérdőív létrehozásakor adhatók meg, később nem módosíthatók (pl. kérdőív típusa), más adatok addig módosíthatók, míg nem tettük közzé a kérdőívet (kérdőív felépítése), a további beállítások pedig a kérdőív bármely állapotában szerkeszthetők. A kérdőívek listája a Neptun kliens Adminisztráció UniPoll kérdőívek menüpontjában is elérhető a megfelelő jogosultsággal. 14
Egy létező kérdőív módosításához a Saját kérdőívek oldalon az adott kérdőív címére kell kattintani, vagy a Neptun kliens UniPoll kérdőívek felületén, a kérdőív kiválasztását követően a Szerkeszt gombra kell kattintani. Ha a kérdőív még nem volt publikálva, akkor a Felépítés oldal, ha már közzé volt téve, akkor a Közzététel oldal fog megjelenni. Kérdőív importálása A programban lehetőségünk van a rendszeresen használt kérdőíveink fájlba mentésére, valamint a mentett fájl beolvasására. Mentett kérdőív beolvasásához kattintsunk az Új kérdőív gombra, majd a lap alján a Tallózás gombra! Válasszuk ki számítógépünkről a feltölteni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Feltöltés gombra! Kérdőív beolvasásakor nem szükséges a kérdőív címének és a leírás mezőben szereplő adatok megadása, mivel ezeket az információkat a program az importált fájlból veszi át. Figyelem! Kérdőív beolvasásakor a program alapértelmezetten a kitöltők körét zártra állítja. Ha nyitott (amit a link birtokában bárki kitölthet) kérdőívet szeretnénk beolvasni, végezzük el a szükséges módosításokat az Alapadatok menüpontra lépve a beolvasást követően! Kérdőív exportálása Ha elkészítettünk egy kérdőívet és szeretnénk az adatait fájlban tárolva elmenteni vagy átemelni egy másik adatbázisba, lehetőségünk van a kérdőív bizonyos tulajdonságainak fájlba mentésére. A Közzététel menüponton található Sablon exportálása gombra kattintva egy.upt kiterjesztésű XML fájlba menthetjük a kérdőívet. A fájl tartalmazza a kérdőív címét, leírását, a kérdéseket, elágazásokat, és a megjelenését. A hozzárendelt kitöltőket és az értesítő és emlékeztető e-maileket és azok tulajdonságait a program nem tárolja el mentéskor, azokat ismét meg kell adni közzétételkor. 15
További beállítások Jogosultságok A kérdőívhez kapcsolódóan háromszintű jogosultságkezelésre van lehetőség: Szerkesztők: A kérdőív adminisztrátorai, akik teljeskörűen szerkeszthetik a kérdőívet és hozzárendelhetnek kitöltőket a kérdőívhez. Értesítési csoport: A csoport tagjai megtekinthetik és e-mailben értesítést kaphatnak a kérdőív eredményeiről. Minden egyes riporthoz külön-külön lehet megadni, hogy kik láthatják az riport tartalmát, vagyis a válaszokról készült statisztikákat. Kitöltők: azok a személyek, akik valamilyen értesítési csatornán keresztül tudomást szereznek a kérdőívről és jogosultak a kitöltésre. A kérdőív típusától függően lehet értelmezni a kitöltőket is, mint jogosultsági szintet, azonban ez nem minden kérdőívtípus esetén jelent zárt csoportot. A kitöltőkről bővebben a 16
Közzététel fejezetben olvashat. A szerkesztők megadása a kérdőív megnyitását követően a Megjelenés oldalon történik. A Szerkesztők részben kattintson a Hozzáad gombra! Ekkor a Neptun alkalmazottak listája jelenik meg. Válassza ki a listából a kívánt személyeket és a Kijelöltek hozzáadása gombra kattintva adja hozzá őket! Az UniPoll automatikusan értesítést küld az érintettek számára az új jogosultságról. Kérdőív megjelenése Az UniPoll lehetőséget biztosít, hogy a kérdőív megjelenését teljes egészében saját igényei szerint alakítsa. Ehhez beépített témákat, témaszerkesztőt is biztosít a rendszer, valamint a kérdőív kinézetét meghatározó CSS leírást is lehet módosítani. A kérdőív kinézetének módosításához lépjen a Megjelenés oldalra. A Kinézet résznél egy listából választhat a beépített témák közül. Ha saját témát szeretne készíteni, kattintson a listában a Saját téma elemre. Ezt követően megjelenik a kérdőív jelenlegi stílusának CSS kódja, amelyet módosíthat. A módosítások teszteléséhez kattintson a Mentés gombra, majd a Tesztelésre! Így ellenőrizheti a kérdőív megjelenését. A CSS kódban lehetősége van egyedi képek beállítására is, így intézményének arculatához igazíthatja a kérdőív megjelenítését. Egy testre szabott kérdőívet mutat be az alábbi ábra: 17
18
Közzététel A kérdőív közzététele a kérdőív típusától függően (Alapadatok oldal, Kitöltők beállítás) más és más módszerrel történik: Általános kérdőív (kitöltők köre nyitott) Általános kérdőív (kitöltők köre zárt) OMHV kérdőív (kitöltők köre mindig zárt) Neptun web kliensben Igen Igen Igen Neptun üzenetküldésen keresztül Igen Igen Igen Kérdőívre mutató link közzétételével Igen Nem Nem Külső honlapba beágyazva Igen Nem Nem UniPoll értesítő e-mailen keresztül Igen Igen Nem Saját e-mailben Igen Nem Nem A zárt kitöltői körű kérdőívek esetében az UniPoll minden kitöltő számára egyedi linket készít és ezt küldi el üzenetben, vagy e-mailben a kitöltő számára. A linkre kattintva automatikusan megtörténik a felhasználó azonosítása, mely szükséges ilyen típusú kérdőívek esetében. Az integrált UniPoll rendszerben a Neptun web kliensből történő kitöltés és a Neptun üzenetküldés használata a preferált közzétételi mód, amennyiben hallgatóknak, vagy alkalmazottaknak tesz közzé kérdőívet. Mindkettő automatikus, az érintettek számára a rendszer üzenetet küld és a Neptun web kliensbe belépve a kérdőív megjelenik a kitölthető kérdőívek listájában. A többi értesítési mód abban az esetben használható, ha külső, a Neptunban nem szereplő személyek számára készít kérdőívet. Kitöltési időszak A kérdőív közzétételéhez be kell állítania a kitöltés kezdetének és végének dátumát. A kitöltés a két dátum közötti időszakban lehetséges. A közzétételhez lépjen a Közzététel oldalra és a Közzététel adatai részben állítsa be a Kitöltés kezdete és a Kitöltés vége dátumokat. A módosítások az oldal alján lévő mentés gomb megnyomásával lépnek életbe. 19
Neptun web kliens Minden kérdőív, amelyet Neptunban szereplő hallgatókhoz, vagy alkalmazottakhoz tesz közzé, automatikusan megjelenik a Neptun hallgatói webes kliens Ügyintézés Kérdőívek menüben. Oktatók esetében a Neptun webes kliensen szintén az Ügyintézés Kérdőívek útvonalon érhetőek el a kérdőívek. Neptun üzenetküldés A Neptun értesítési rendszere több szintű: Belső (Neptun automatikus) üzenet: Bizonyos eseményekről a Neptun automatikus üzenetekben értesíti a felhasználót (pl jegybeírás, tárgyfelvétel, kitölthető kérdőív). A rendszerüzenetek az esemény bekövetkeztekor automatikusan elküldésre kerülnek. E-mail értesítés: A Neptun belső üzeneteket a felhasználók e-mailben is megkaphatják. SMS értesítés: A Neptun belső üzeneteket a felhasználók SMS-ben is megkaphatják. Az UniPoll a Neptun értesítési rendszerét használja abban az esetben, ha egy kitölthető kérdőívről, eredményekről, jogosultság változásról egy Neptunban szereplő hallgatót, vagy alkalmazottat kell értesíteni. Például amikor a kérdőívet a közzététel során hallgatókhoz rendeljük, az érintettek automatikus rendszerüzenetet kapnak a kitölthető kérdőívről, valamint ugyanezt az üzenetet e- mailben és/vagy SMS-ben is megkaphatják. Az értesítések a következő felhasználói csoportoknak küldhetők ki az egyes kérdőívtípusok estén: OMHV Általános UniPoll e-mail UniPoll emlékeztető e-mail Neptun értesítő üzenet Neptun emlékeztető üzenet UniPoll e-mail UniPoll emlékeztető üzenet Neptun értesítő üzenet Neptun emlékeztető üzenet Neptun felhasználó Külső felhasználó tiltva tiltva mindig küld mindig küld, ha még nem teljes a kitöltöttség opcionális opcionális mindig küld mindig küld, ha még nem teljes a kitöltöttség és a kitöltők köre zárt - - - - opcionális opcionális - - 20
Értesítési csatornák együttműködése A felhasználó a Neptun felületén engedélyezheti vagy tilthatja az üzenetek fogadását a többi felhasználótól, azonban a Neptunból érkező rendszerüzenetek tiltására nincs lehetőség. Az UniPoll kérdőívekkel kapcsolatos értesítéseket is rendszerüzenetként kapja meg a felhasználó. A Neptun felhasználóinak lehetőségük van bizonyos Neptunos eseményekről, (így a kérdőívek kitölthetőségére figyelmeztető Neptun rendszerüzenetek tartalmáról is) e-mail, illetve SMS értesítés beállítására 1 vagy kikapcsolására. Ezek az üzenetek nem azonosak az UniPoll értesítő e-mailjevel, ezeket az üzeneteket a Neptun küldi a különböző eseményekről. (Pl. új kitölthető kérdőív, jegybeírás, üzenet felhasználótól, stb.) Az automatikus üzenetektől függetlenül lehetőség van e-mail küldésre is a Neptunos felhasználó részére az UniPollból. Ebben az esetben az UniPoll felületén kell beállítani az e-mail értesítés részben, hogy szeretnénk e-mail értesítést is küldeni az automatikus Neptun rendszerüzeneten kívül. (Az UniPoll e-mailekről bővebben lásd az Hiba! A hivatkozási forrás nem található. fejezetben.) A Neptun lehetővé teszi, hogy felhasználói belépéskor egy felugró ablakban értesüljenek a kitöltendő kérdőívről. A felugró ablak minden belépéskor meg fog jelenni a felhasználónak, amíg ki nem tölti a kérdőívét. Ezen funkció bekapcsolása vagy kikapcsolása intézményi szinten lehetséges a Neptun kliens Adminisztráció/Paraméterek menüpontjában a VELEMENYEZESFIGYELMEZTETES paraméter állításával. UniPoll esemény Új kitölthető kérdőív jött létre (kitöltő hozzárendelve a kérdőívhez) Emlékeztető kérdőív kitöltésére Neptun esemény Új kitölthető UniPoll kérdőív érhető el a Neptunban Emékeztető kérdőív kitöltésére UniPoll e-mail Neptun üzenet Neptun e-mail Neptun SMS Kitöltő 1 Az UniPoll és a Neptun üzenetek útja a kitöltőhöz 1 Intézményi beállításoktól függően. A szolgáltatásról érdeklődjön a Neptun terméktámogatáson! 21
Kérdőívre mutató link Minden kérdőív rendelkezik egy egyedi URL címmel, amellyel a kérdőív elérhető a kitöltők számára. Nyílt kérdőívek esetében (ahol a kitöltők köre nyitott) ezt a linket megnyitva kitölthető a kérdőív. A kérdőív linkje a Közzététel oldalon, a kérdőív általános adatai résznél a Kérdőívre mutató link után található. Beágyazási kód A kérdőívet be lehet ágyazni külső honlapba, blogba. Ehhez egy HTML kódrészt kell az oldal forráskódjában a megfelelő helyen elhelyezni, így a kód helyén a kérdőív fog megjelenni. Regisztráció nélkül kitölthető kérdőívek esetében a kód beágyazásával bármely külső honlapról elérhető és kitölthető a kérdőív. A beágyazási kód a Közzététel oldalon, A kérdőív általános adatai résznél a Beágyazási kód után érhető el. Beágyazási kód használatához a kitöltők körét nyitottra kell állítani. E-mail értesítés Az UniPoll lehetőséget nyújt arra, hogy a kitöltőket e-mail üzenetben értesítsük a kérdőívről, illetve emlékeztető üzenetet küldjünk azok számára, akik a kitöltés határidejének közeledtével még nem fejezték be a kérdőív kitöltését. Zárt kérdőívek esetében minden kitöltő számára egyedi link készül a kérdőív kitöltéséhez, amellyel a rendszer a kitöltés kezdetén beazonosítja a felhasználót, ezért ilyen típusú kérdőívek esetén kötelező értesítő e-mailt küldeni. Nyílt kérdőívek esetén nem kötelező, de lehetséges e-mailt küldeni a kitöltőknek. Emlékeztető e-mail küldését abban az esetben lehet beállítani, ha zártkörű a kérdőív, mert ebben az esetben a rendszer rögzíti, hogy ki töltötte ki és ki nem a kérdőívet. Emlékeztető e-mailt a megadott időpontban azoknak küld a rendszer, akik még nem fejezték be a kérdőív kitöltését. Az e-mail küldés beállítása a Közzététel oldalon történik. Az értesítő e-mail küldéséhez a Közzététel adatai részben engedélyezze az E-mail értesítés a kitöltőknek mezőt, emlékeztető e-mailhez pedig az Emlékeztető e-mail küldése a kitöltőknek mezőt. A jelölőnégyzet bejelölését követően megjelennek az oldalon az e-mail adatai. 22
Az Értesítő e-mail és az Emlékeztető e-mail részeknél adhatja meg az e-mail tárgyát és az üzenet szövegét, illetve az emlékeztető e-mail esetében a küldés dátumát is. Adja meg az üzenet tárgyát, majd az üzenet szövegét. Az üzenet szövegénél HTML formátumban szerkesztheti a kiküldendő üzenetet. A rendszer lehetővé teszi behelyettesíthető mezők használatát, melyeket az üzenet szövegében elhelyezve az UniPoll a levél kiküldésekor automatikusan behelyettesít. A mezők közül a kérdőívre mutató link változó [[surveylink]] elhelyezése kötelező, a többi mező szerepeltetése opcionális. A Minta e-mail küldése gombra kattintva az Ön e-mail címére elküldi a rendszer a megszerkesztett üzenetet, így kipróbálhatja, hogyan fog kinézni az üzenet, amelyet a kitöltők majd megkapnak. Tipp! Az üzenet szövegében lehetőség szerint adjon tájékoztatást a kérdőív céljáról, a kitöltés határidejéről és a kérdőív kitöltése során megszerzett adatok további kezeléséről. Eredmények, statisztikák Az UniPoll a kérdőívkitöltés állapotáról és a beérkezett válaszokról automatikusan statisztikákat készít, melyek már a kitöltési időszak alatt megtekinthetők. Az eredményeket riportokba foglalva lehet elérni. Egy kérdőívhez automatikusan készül egy kitöltési statisztika és egy riport a válaszokról, a kérdőív adminisztrátora pedig további jelentéseket hozhat létre. A kérdőívhez kapcsolódó statisztikák a Saját kérdőívek felületen, az adott kérdőív sorában a Riportok menüpontban vagy a Neptun kliensben az UniPoll kérdőívek menüben, a Jelentések fülön érhetőek el. Mindkét helyen a kérdőívhez tartozó Riportok listája jelenik meg. Itt érhető el a kérdőív kitöltési statisztikája, a válaszívek megtekintése és az export funkció is. Kitöltés állapota A Kérdőív riportjai oldalon a Kitöltési statisztika gombra kattintva megtekinthetjük a kitöltés állapotát. Személyes kérdőívek esetén, a statisztikában szerepel, hogy hányan fejezték be, hányan kezdték el, de hagyták félbe, illetve hányan nem kezdték még el a kérdőív kitöltését. Anonim kérdőívek esetén a statisztikában csak az fog szerepelni, hogy hányan nem fejezték még be a kitöltést és hányan fejezték be az összes hozzárendelt kitöltő közül. A félbehagyott kérdőívekről külön statisztikában jelenik meg, hogy hányan, melyik oldalon hagyták félbe a kérdőív kitöltését. A kitöltések időbeli eloszlását grafikon szemlélteti. 23
Tipp! Érdemes megnézni a kitöltési statisztikákat és levonni a következtetéseket: ha egy bizonyos oldalnál feltűnően sokan hagyták abba a kitöltést, akkor valószínűleg nem volt értelmezhető a kérdés vagy nem tudtak a válaszolók kiválasztani a számukra leginkább megfelelő választ. Az is lehet, hogy kérdőívünk túl hosszúra sikerült, ezért a válaszadó egyszerűen megunta a kitöltést. Kötelező kérdéseket csak indokolt esetben használjunk, amikor biztosan tudjuk, hogy minden valószínű válaszlehetőséget felkínáltunk! Automatikus statisztika A Riportok oldalon a Riportok nevű listában láthatók azok a jelentések, amelyek a kérdőívhez lettek létrehozva. A listában egy alapértelmezett riport szerepel, amelyet a rendszer minden új kérdőívhez automatikusan létrehoz. Ez a riport a kérdőívben szereplő összes kérdés eredményeit tartalmazza, a kérdés típusának megfelelően táblázatos és/vagy grafikonos megjelenítésben. A riport megnyitásához kattintson a riport címére vagy a Neptun kliensben a riport kiválasztása után a Jelentés gombra. Új riport készítése A kérdőívhez készíthet saját riportokat, melyekben meghatározhatja, hogy mely kérdések eredményei jelenjenek meg és kik férhetnek hozzá a riporthoz. Új riport létrehozásához kattintson az Új riport gombra és adja meg a riport címét. A Nyilvános statisztika jelölőnégyzet bekapcsolásával a riportot nyilvánossá teheti, így bárki, aki ismeri a riport címét, megtekintheti, illetve beágyazhatja külső honlapba. A Csak befejezett válaszívek jelölőnégyzettel szabályozhatja, hogy csak a teljesen kitöltött válaszívek eredményei jelenjenek-e meg a statisztikában vagy a félbehagyott kitöltések eredményei is. Az adatok megadását követően kattintson a Tovább gombra. Ezt követően a Riport felépítése oldalon választhatja ki, hogy mely kérdések jelenjenek meg a riportban. Riport módosítása Létező riport adatainak módosításához a Kérdőív riportjai oldalon kattintson a riport sorában a szerkesztés ikonra ( ceruzát szimbolizáló ikonnal jelöltük). Módosítsa a kívánt adatokat, majd kattintson a Mentés gombra a módosítások mentéséhez. 24
Riport közzététele és jogosultságok A kérdőívhez tartozó riportokat a kérdőív adminisztrátorai, valamint az adott riporthoz tartozó értesítési csoport tagjai (kiértékelői) tekinthetik meg. A riport nyilvánossá is tehető, így bárki, aki ismeri a riport linkjét, megtekintheti a riportot, illetve ebben az esetben beágyazható a riport külső honlapba is. Az értesítési csoport tagjai a riport szerkesztése során az Alapadatok oldalon adhatóak meg. Új tag hozzáadásához az Értesítési csoport résznél kattintson az Új kiértékelő gombra és adja meg a személy e-mail címét! A kiválasztott kiértékelő a kérdőív kitöltésének lezárulását követően értesítést kap az eredményekről e-mailben. Ha szeretné, hogy a riportot bárki megtekinthesse, a Riport beállításai oldalon engedélyezze a Nyilvános statisztika jelölőnégyzetet! Ugyanezen az oldalon található a Riportra mutató link és a riport beágyazási kódja. A linket elküldve vagy közzétéve bárki megnyithatja a riportot és megtekintheti az eredményeket, a beágyazási kódot pedig külső holnap kódjába beszúrva ágyazhatja be honlapjába a riportot hasonlóan a kérdőív közzétételénél bemutatottakhoz. Válaszívek A kérdőívre érkezett egyes válaszíveket megtekintheti a Kérdőív riportjai oldalon a Kérdőív válaszívei listában. A listában egy válaszívre kattintva megnyílik a kitöltött kérdőív és megtekintheti, hogy az adott kitöltő melyik kérdésre milyen válaszokat adott. Eredmények exportálása Lehetőség van a kitöltők által megadott válaszok exportálására is, így az eredmények külső alkalmazásokban feldolgozhatók és elemezhetők. Az eredmények exportálásához a Kérdőív riportjai oldalon, a Válaszívek exportálása résznél kattintson az Export generálás gombra. Az állomány előállítása a válaszívek számától és a kérdőív bonyolultságától függően több időbe is telhet. A folyamat a háttérben történik, az állomány elkészültét követően az Export mentése gombra kattintva letöltheti a fájlt. A generálás folyamata alatt tovább használhatja a rendszert, később erre az oldalra visszatérve láthatja, hogy a generálás már lezárult-e. 25
Papír alapú kérdőívek Az UniPoll lehetőséget biztosít papír alapú kérdőívek szerkesztésére és nyomtatására. Szerkesszük meg kérdőívünket a már ismert módon bármely kérdéstípus és elágazások használatával, majd ha készen vagyunk, kattintsunk a Közzététel menüponton a Nyomtatható kérdőív letöltése (Word) feliratú gombra! A program ekkor a kérdőív éppen aktuális állapotát egy Word dokumentumba menti, formázásokkal ellátva. A formátumnak köszönhetően a kérdőíven ekkor még végezhetünk módosításokat a nyomtatás előtt. A nyomtatandó fájl a kérdés számára hivatkozva megjeleníti a kérdőívben definiált megjelenítési feltételeket is, így a kitöltő csak azokat a kérdéseket fogja kitölteni, amik rá vonatkoznak. Tipp: tervezéshez, véleményezéshez nyomtassa ki összeállítás alatti kérdőívét, így nem kell minden egyes véleményezéshez újból megosztania a kérdőívét! 26