Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Címzetes Fıjegyzıjétıl 2170 Aszód, Szabadság tér 9 Tel. 28:500-666 Fax. 400-575 Email: jegyzo.aszod@invitel.hu /2009 szám Tisztelt Képviselı-testület! Elıterjesztés Aszód Város Önkormányzat értékhatár alatti Közbeszerzési szabályzat módosítására Aszód Város Önkormányzat képviselı-testülete legutóbb 2008. március végén fogadta el az értékhatár alatti beszerzések rendjére vonatkozó szabályzatot. Az elmúlt testületi ülésen az a két ülés között tett intézkedésekrıl szóló jelentés tárgyalásakor vetıdött fel annak igénye, hogy indokolt lenne módosítani a szabályzatot. Figyelemmel a képviselı-testületi ülésen javasolt módosítás indokára, annak beépítése - a hatályos jogszabályi keretek között megtörtént. A többi módosítás az idıközben történt aktualizálásokat pontosítja. Melléklet : szabályzat A s z ó d, 2009. szeptember 17. Kissné Kulybus Gizella Jegyzı H a t á r o z a t i j a v a s l a t Aszód Város Önkormányzat képviselı-testülete Aszód Város Önkormányzat közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések rendjének szabályzatát a módosításokkal egységes szerkezetbe elfogadja, ezzel egyidejőleg hatályát veszti a 71/2008. /III. 27./ Ökt. sz. határozattal elfogadott szabályzat. Megbízza a polgármert, a szükséges intézkedések megtételére Felelıs: polgármester, jegyzı Határidı: azonnal és folyamatos A határozattal elfogadott közbeszerzési szabályzat elıírásai szerinti végrehajtásban közremőködnek: GAMESZ vezetı, jegyzı, témakör szerint illetékes irodavezetık
Aszód Város Önkormányzat Képviselı-testületének AZ ASZÓD VÁROS ÖNKORMÁNYZAT KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁR ALATTI BESZERZÉSEK RENDJÉNEK SZABÁLYZATA
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 3 1.1. A Beszerzési Szabályzat célja... 3 1.2. A Szabályzat személyi hatálya... 3 1.3. A Szabályzat tárgyi hatálya... 3 1.4. Irányadó jogszabályok, dokumentumok... 3 2. ÉRTELMEZİ ELİÍRÁSOK... 3 3. A BESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK, HATÁSKÖRÖK... 4 3.1. Az önkormányzat... 5 3.2. Az önkormányzat polgármestere, intézményvezetıje... 4 3.3. Polgármester, intézményvezetı... 5 3.4. Mőszaki irodavezetı... 5 3.5. Ügyrendi-Közbeszerzési Bizottság... 5 3.6. A beszerzési eljárás elıkészítésében részt vevı személyek:... 5 4. A BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELİKÉSZÍTÉSÉNEK ÉS VÉGREHAJTÁSÁNAK FOLYAMATA... 5 4.1. A beszerzések tervezése, a beszerzési terv elkészítése és jóváhagyásahiba! A könyvjelzı nem létezik. 4.2. Az ajánlati/részvételi felhívás elkészítése... 5 4.3. A beszerzési eljárás megindítása... 5 4.4. Ajánlati felhívás... 6-7 4.5. Meghívásos eljárás... 6 4.6. Az ajánlatok felbontása... 7 4.7. Az ajánlatok elbírálásának szakmai elıkészítése, ellenırzése... 7 4.8. Döntés az eljárás eredményérıl... 7 4.9. Eredményhirdetés, az eredmény közzététele... 8 5. SZERZİDÉSKÖTÉS... 8 6. A BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK DOKUMENTÁLÁSI RENDJE... 8 7. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 8 2
Aszód Város Önkormányzat Képviselı-testülete (továbbiakban: önkormányzat) a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá nem tartozó beszerzéseinek egységes kezelésére az alábbi Beszerzési Szabályzatot (továbbiakban: Szabályzat) alkotja: 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1 A Beszerzési Szabályzat célja A Szabályzat célja az önkormányzat és intézményei költségvetési szervei közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek egységes szemlélet szerinti gazdaságos megvalósítása, a közpénzek ellenırzött, nyilvánosságra alapozott felhasználása, a vállalkozói verseny tisztaságának és az ajánlattevık esélyegyenlıségének biztosítása. Célja továbbá a beszerzésekkel és szállítók értékelésével, nyilvántartásával kapcsolatos feladatok, felelısségek meghatározása. 1.2. A Szabályzat személyi hatálya A Szabályzat hatálya kiterjed az önkormányzat és szervei nevében eljáró és beszerzési eljárásaiba bevont szervekre és személyekre. 1.3. A Szabályzat tárgyi hatálya A Szabályzat hatálya kiterjed minden olyan árubeszerzés, építési beruházás, szolgáltatás, megrendelésére, amelynek értéke a beszerzés megkezdésekor nem éri el a a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. Törvényben (továbbiakban: Kbt.) illetve az éves költségvetési törvényben meghatározott közbeszerzési értékhatárt. Nem tartoznak a Szabályzat hatálya alá a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzések. Az azonos tartalmú állandó jellegő szolgáltatások, beszerzések, felújítások nem bonthatóak értékhatár alatti tételekre, azokat negyedéves bontásban figyelemmel a finanszírozásra - egy elıterjesztési ajánlati értékként kell kezelni. Ugyancsak nem bonthatóak meg egy termék, vagy program megvalósításához szükséges beszerzések értékhatár alatti tételekre, azokat egy elıterjesztésben ajánlattételben kell benyújtani. Kivétel az elıre nem látható és vis maior eseteket, ez utóbbi nem adódhat az ajánlatkérı mulasztásából. Folyamatos szolgáltatások esetén az értékhatár megállapításánál 12 hónapi bruttó költséget, vagy a megbízás teljes idıtartamára vonatkozó bruttó költséget kell figyelembe venni, amennyiben az 12 hónapnál rövidebb. Az önkormányzat polgármestere valamint az intézményvezetık költségvetési szerv vezetı/k döntési hatáskörébeükbe tartozó megrendelésekkel kapcsolatban kötelezettség nem vállalható, kifizetés nem javasolható és nem engedélyezhetı - szakmai tartalomra és a költségekre vonatkozó együttes jóváhagyás megléte nélkül. 1.4. Irányadó jogszabályok, dokumentumok A beszerzések elıkészítésére, végrehajtására vonatkozó kötelezıen betartandó szabályok: - Az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. Törvény és a törvény végrehajtási rendeletei, - az önkormányzat és intézményei költségvetési szervei pénzügyi szabályzatai (kötelezettségvállalás rendje, utalványozás rendje) - az önkormányzat tárgy évi rendelete az önkormányzat és szervezete, intézményeinek költségvetési szervei éves költségvetésérılei - az önkormányzat Közbeszerzési Szabályzata, valamint jelen szabályzat. 2. ÉRTELMEZİ ELİÍRÁSOK Az Ügyrendi-Közbeszerzési Bizottság: a beszerzési értékhatár feletti értékő beszerzések ajánlatok elbírálást végzı, javaslattevı testület, mint az önkormányzat SZMSZ-ben meghatározott testület. 3
Beszerzés: fogalma alá tartozik minden olyan tevékenység, melynek során a költségvetési szerv más szervezettıl vagy külsı személytıl származó terméket vásárol, szolgáltatást vesz igénybe, vagy építési tevékenységet megrendel. Törölt: Pénzügyi Bizottság: a Társulás SZMSZ-ben meghatározott testület. Kiíró: a szabályzat alkalmazásában az Önkormányzat; szervezete a Polgármesteri Hivatal; és GAMESZ Ajánlattevı: a beszerzés/építés/szolgáltatás végzésére jogosult egyéni vállalkozó, gazdasági társaság, egyéb szervezet. Beszerzési kategóriák: az önkormányzat beszerzései azok rendeltetése és értékének nagysága alapján kategóriákba sorolandók, az elıkészítés és bonyolítás szabályai ennek megfelelıen változnak. Az alapvetı kategóriák: üzemeltetési, felújítási, fenntartási célú beszerzések az önkormányzat által ellátott közszolgáltatásokhoz kapcsolódó beszerzések a polgármester, GAMESZ vezetı felügyelete alatt. Értékhatár: Az értékhatárok az alábbiak: - Közszolgáltatási feladatok ellátását célzó beszerzések esetén: nettó 800.000,- Ft - Projektelıkészítı, -tervezı szolgáltatás vásárlása esetén: nettó 800.000,- Ft - Üzemeltetési, fenntartási célú beszerzések esetén: nettó 800.000,- Ft - Kommunikációs kiadások esetén: nettó 800.000,- Ft - Informatikai kiadások esetén: nettó 800.000,- Ft Formázott: Felsorolás és számozás Az értékhatár alatti beszerzések esetén legalább két ajánlatot kell bekérni, melyek közül a legjobb ajánlatot benyújtót választja ki az intézmény a költségvetési szerv vezetıje és dönt teljes körő szakmai és pénzügyi felelısségvállalás mellett, figyelemmel az intézmény a költségvetési szerv költségvetésére. - Az értékhatár feletti ajánlatokat - meghívásos, valamint nyílt- a költségvetési szerv honlapján közzé kell tenni. Amennyiben a meghívásos eljárásban figyelemmel a közzétételre a meghívott ajánlattevı/kön kívül más ajánlattevı is a feltételeknek megfelelı ajánlatot adott be, úgy azt is érdemben el kell bírálni. 3. A BESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK, HATÁSKÖRÖK A beszerzések elıkészítése és végrehajtása során az önkormányzat a következık szerint állapítja meg az eljárásba bevont személyek feladatait és felelısségi körét: 3.1. Az önkormányzat A beszerzésekkel kapcsolatban az önkormányzat: - jóváhagyja a Beszerzési Szabályzatot - az éves költségvetési rendelet elfogadásával biztosítja a pénzügyi forrást a fejlesztés/beszerzés végrehajtásához - értékhatár feletti beszerzéseknél kijelöli a nyertes ajánlattevıt 3.2. Az önkormányzat polgármestere, intézményvezetıje költségvetési szerv vezetıje Az önkormányzat felhatalmazza a polgármestert, költségvetési szerv vezetıjét, hogy jelen szabályzat 3.1. pontjában rögzített döntési jogköröket kivéve, az önkormányzat, költségvetési szerv képviseletében gyakorolja a kiíró jogait és kötelezettségeit. A beszerzések elıkészítése és végrehajtása során az önkormányzat polgármesterének/intézményvezetınek költségvetési szervnek feladata különösen: - az önkormányzat által biztosított anyagi fedezet keretén belül dönt a beszerzési eljárás megkezdésérıl, elıkészítésérıl - értékhatár alatti beszerzéseknél kijelölik a nyertes ajánlattevıt. 4
3.3. A polgármester/ intézmény költségvetési szerv vezetıje - részt vesz a Bizottság munkájában, - átveszi az ajánlattevıktıl az ajánlatokat és gondoskodik a megırzésükrıl, - elıkészítik a szerzıdést és gondoskodnak annak aláírásáról. 3.4. Mőszaki irodavezetı - Javaslatot tesz az egyes beszerzési eljárások megkezdésére, - elıkészíti az ajánlati/részvételi felhívást és dokumentációt, véleményezi azokat, - részt vesz a Bizottság munkájában, - gondoskodik az ajánlati/részvételi felhívások, tájékoztatók közzétételérıl. 3.5. Az Ügyrendi-Közbeszerzési Bizottság A bizottság javaslattevı a döntéshozó testület felé. 3.6. A beszerzési eljárás elıkészítésében részt vevı személyek: /polgármester, jegyzı, GAMESZ vezetı, mőszaki irodavezetı/ felelısek az ajánlati felhívás és dokumentáció szakszerő elıkészítéséért. 4. A BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELİKÉSZÍTÉSÉNEK ÉS VÉGREHAJTÁSÁNAK FOLYAMATA 4.1. Az ajánlati/részvételi felhívás elkészítése A mőszaki irodavezetı/ GAMESZ vezetı szükség szerint külsı szakértı igénybevételével- a beszerzés szakmai igényei alapján gondoskodik az ajánlati felhívás, valamint az elbírálási szempontok összeállításáról, az ajánlati dokumentáció elıkészítésérıl. 4.2. A beszerzési eljárás megindítása A beszerzési eljárás ajánlati/részvételi felhívás közzétételével, vagy tárgyalásos eljárás esetén az ajánlati felhívás megküldésével indul. Az ajánlatkérı az ajánlati felhívásban, illetve amennyiben dokumentációt készít a dokumentációban meghatározott feltételekhez kötve van. Az ajánlatkérési eljárást megindítani csak akkor lehet, ha az ajánlatkérı a szerzıdés megkötéséhez szükséges feltételekkel, teljesítését biztosító anyagi fedezettel rendelkezik, vagy a fedezet biztosítására támogatás iránti igényt nyújtott be. Az ajánlati felhívást a helyi médiákban (Kábeltévé, Aszódi Tükör) és a szervezet/intézmény internetes honlapján kell meghirdetni, valamint a Képviselı-testület által megjelölt más sajtóban is meghirdethetı. Az ajánlati felhívást az ajánlatok értékelését végzı Bizottsággal elızetesen egyeztetni kell. 4.3. Ajánlati felhívás Az ajánlati felhívásnak tartalmaznia kell: - a beszerzés tárgyát, mennyiségét, a beszerzés mőszaki leírását, illetıleg a minıségi és teljesítmény-követelményeket; - a szerzıdés idıtartamát vagy a teljesítés határidejét; - a teljesítés helyét; az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételeit; - az ajánlatok bírálati szempontját; az ajánlatok benyújtásának és felbontásának helyét, idejét; annak meghatározását, hogy az eljárásban lehet-e tárgyalni, vagy az ajánlatokat tárgyalás nélkül bírálják el; - ha az eljárás tárgyalásos, a tárgyalás lefolytatásának menetét, alapvetı szabályait, az elsı tárgyalás idıpontját; - a hiánypótlás lehetıségét vagy annak kizárását; - az eredményhirdetés és a szerzıdéskötés tervezett idıpontját. 5
Sajtóban történı megjelenéskor az alábbiakat kell megjelentetni: - munka/beszerzés megnevezése - mőszaki paramétere rövid ismertetése - kivitelezési határidı - beadási határidı, beadás helye, formája, - elbírálási határidı - ajánlati kiírás átvétele és konzultációs lehetıség. Az eredményhirdetés és szerzıdéskötés idıpontját ajánlatkérı egy alkalommal az ajánlattevık értesítése mellett elhalaszthatja. Ajánlatkérı kizárja az eljárásból azt az ajánlattevıt, aki, vagy amelynek alvállalkozója: - végelszámolás alatt áll, vagy ellene csıd, illetve felszámolási eljárás folyamatban van; - egy évet meghaladó központi adó-, illeték és az ajánlatkérı székhelye szerinti helyi adó hátralékkal rendelkezik; - öt évnél nem régebben - végzett építési beruházásoknál vállalt szerzıdéses kötelezettségének megszegését jogerıs államigazgatási, illetve bírósági határozat megállapította. Ajánlattevınek kizáró okok fenn nem állása vonatkozásában nyilatkoznia kell az adott eljárás ajánlattételi határidejének lejártát megelızıen. Ajánlatkérı az ajánlati dokumentációban elıírhatja ajánlattevı és alvállalkozója pénzügyi, gazdasági, mőszaki és szakmai alkalmasságának igazolását. Ennek körében az alábbiak kérhetık: - az ajánlattevı és alvállalkozója számlavezetı pénzintézeteinek nyilatkozata az ajánlattevı fizetıképességének megállapítása céljából; - ajánlattevı írásbeli nyilatkozata arról, hogy amennyiben az építési beruházás kivitelezését elnyeri, úgy a munkákra vonatkozóan felelısségbiztosítást köt; - azoknak a szakembereknek (szervezeteknek) vezetıknek megnevezése, képzettségük, jogosultságuk bemutatása, akiket ajánlattevı vagy alvállalkozója be kíván vonni a teljesítésbe, - referenciamunkáinak ismertetése; - egyéb objektív alapú alkalmassági feltételek meglétének igazolása vagy bemutatása. Ha az ajánlatkérı az ajánlati felhíváshoz annak megfelelı elkészítése érdekében dokumentációt készít, úgy az ajánlati felhívásban meg kell jelölni a dokumentáció beszerzésének költségét, feltételét. Az ajánlatkérı köteles gondoskodni arról, hogy az ajánlati felhívás közzétételének idıpontjától a dokumentáció rendelkezésre álljon. A dokumentációt úgy kell összeállítani, hogy az annak alapján készítendı ajánlatok értékelhetık és egymással összehasonlíthatóak legyenek, különös tekintettel a mőszaki tartalomra, a minıségre és az árra. Az ebben foglaltak indokolatlanul ne korlátozzák a potenciálisan számba vehetı vállalkozók körét. Ajánlattevı az ajánlatában közölt üzleti titkok nyilvánosságra hozatalát megtilthatja. Az ajánlatok benyújtására vonatkozó idıpontot úgy kell meghatározni, hogy az ajánlattételre megfelelı idı álljon rendelkezésre. Ajánlatkérı az ajánlati felhívását az ajánlattételi határidı lejártáig visszavonhatja, valamint, az ajánlattételi idık figyelembe vételével módosíthatja. 4.4. Meghívásos eljárás Az ajánlatkérı meghívásos eljárást alkalmazhat: - ha a beszerzés nettó értéke nem haladja meg az egyszerő közbeszerzési eljárás értékhatárának a felét, 6
- ha a felhívás közzétételével indult eljárás azért volt eredménytelen, mert egyetlen érvényes ajánlat sem érkezett. A meghívásos eljárás során a meghívandók száma nem lehet kevesebb, mint kettı. A meghívásos eljárásban az 1-4. pontokban foglalt szabályokat is alkalmazni kell. 4.5. Az ajánlatok felbontása A beérkezı pályázatokat a Polgármesteri Hivatalba kell leadni, iktatni felbontás nélkül kell. A határidı lejárta után, haladéktalanul, legfeljebb három napon belül a Bizottság bontja a pályázatokat. Az érvényes pályázatok bontásáról jegyzıkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a sorszámot, a pályázó nevét és ajánlati árát. Érvénytelen az ajánlat, ha: - az ajánlati felhívásban meghatározott ajánlattételi határidı lejárta után nyújtották be; - ajánlattevıt az eljárásból kizárták, vagy nem felel meg a szerzıdés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek; - az ajánlat nem felel meg a felhívásban, a dokumentációban valamint a jogszabályokban és ezen szabályzatban meghatározott egyéb követelményeknek. 4.6. Az ajánlatok elbírálásának szakmai elıkészítése, ellenırzése Az ajánlatok értékelésére az Ügyrendi-Közbeszerzési Bizottság jogosult, Meghívottak: - Szakmailag illetékes bizottság elnöke - Szakmailag illetékes irodavezetı - szükség szerint szakértı A bizottság adminisztrációját a hivatal munkatársa látja el. A Bizottság ülésének rendje: Az ülés rendjét a szervezeti és Mőködési Szabályzat sz. melléklete tartalmazza. Ezen túlmenıen a Bizottság tagjai a beérkezett ajánlatokról az ajánlati felhívásban meghatározott szempontrendszer szerint írásos szakvéleményt készítenek, amely különösen az alábbiakat tartalmazza: - az ajánlattevı érvényes ajánlatot adott-e, - az ajánlattevı megfelel-e az ajánlat teljesítéséhez szükséges pénzügyi-gazdasági feltételeknek, - az ajánlattevı mőszaki-technikai szempontból alkalmas-e az ajánlat teljesítésére, - a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülı adatokat. A Bizottság szakvéleményében megállapítja, hogy - az ajánlati felhívásban megfogalmazott értékelési szempontokat figyelembe véve - melyik ajánlat a legkedvezıbb. Az érvényes pályázatokat a Bizottság rangsorolja, figyelembevéve a mőszaki tartalmat, majd javaslatokat tesz az önkormányzat Képviselı-testületének részére. A Képviselı-testület az önkormányzat számára legelınyösebb ajánlatot adó pályázót határozatban szerzıdéskötésre kijelöli. Törölt: ot kell létrehozni Törölt: <#>A Pénzügyi Bizottság Elnöke Törölt: <#>A Társulási Tanács képviselıje Törölt: <#> 4.7. Döntés az eljárás eredményérıl Az ajánlatkérı a beszerzési eljárás eredményérıl a Bizottság szakvéleményét, figyelembe véve-dönt. A megállapított értékhatár feletti beszerzési eljárásokban az eljárás eredményrıl az önkormányzat dönt. Eredménytelen az eljárás, ha: - nem érkezett ajánlat, - kizárólag érvénytelen ajánlatok érkeztek, - egyik ajánlattevı sem tett az ajánlatkérı anyagi fedezete mértékére tekintettel megfelelı ajánlatot, - valamelyik ajánlattevınek az eljárás tisztaságát, vagy a többi ajánlattevı érdekeit súlyosan sértı cselekménye miatt ajánlatkérı az eljárás érvénytelenítésérıl dönt. 7
4.8. Eredményhirdetés, az eredmény közzététele Az ajánlatok elbírálása tárgyában hozott döntés kihirdetésére - az elbírálást követı 5 munkanapon belül - eredményhirdetést kell tartani. Az eredményhirdetésre az ajánlattevıket vagy meg kell hívni, vagy döntésrıl az eredményhirdetéstıl számított 5 munkanapon belül írásban értesíteni kell. 5. SZERZİDÉSKÖTÉS Az ajánlatkérı csak az eljárás nyertesével vagy visszalépése esetén, ha azt az ajánlati felhívásban elıírta az eljárás eredményének kihirdetésekor a következı legkedvezıbb ajánlatot tevınek minısített szervezettel (személlyel) kötheti meg a szerzıdést. 6. A BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK DOKUMENTÁLÁSI RENDJE Az önkormányzat az iratkezelési szabályzatának megfelelıen gondoskodik a beszerzésekkel kapcsolatos iratok megırzésérıl. 7. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzatot az Aszód Város Önkormányzat Képviselı-testülete./2009.(IX.24.) ÖKT számú határozatával jóváhagyta, ezzel egyidejőleg hatályát veszti a 71/2008.(III.27.) ÖKT sz. határozattal elfogadott Szabályzat. Jelen szabályzat 2009.október 1.-én hatályba. Aszód, 2009. október 1. Alkalmazását elrendelem: Sztán István polgármester 8