SIKERES MEGOLDÁS-E A VÉGREHAJTÁSI FELADATOK KISZERVEZÉSE VÉGREHAJTÓ ÜGYNÖKSÉGEKHEZ?

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK 2009 ISSN 1831-0893 13. sz. különjelentés SIKERES MEGOLDÁS-E A VÉGREHAJTÁSI FELADATOK KISZERVEZÉSE VÉGREHAJTÓ ÜGYNÖKSÉGEKHEZ? HU

13 2009. sz. különjelentés Sikeres megoldás-e a végrehajtási feladatok kiszervezése végrehajtó ügynökségekhez? (az EK-Szerződés 248. cikke (4) bekezdése második albekezdése alapján) EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK 12, rue Alcide De Gasperi 1615 Luxembourg LUXEMBURG Tel.: +352 4398-1 Fax: +352 4398-46410 E-mail: euraud@eca.europa.eu Internet: http://www.eca.europa.eu 13 2009. sz. különjelentés Jelentős mennyiségű további információt talál az Európai Unióról az interneten. Az információk az Europa szerveren, a következő címen állnak rendelkezésre: http://europa.eu Katalógusinformáció a kiadvány végén található. Luxembourg: Az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala, 2009 ISBN 978-92-9207-483-8 doi:10.2865/86419 Európai Közösségek, 2009 A sokszorosítás a forrás megnevezésével engedélyezett. Printed in Luxembourg

TARTALOMJEGYZÉK 3 Bekezdés Rövidítések és kifejezések I VI Összefoglaló 1 14 Bevezetés 15 17 Az ellenőrzés célja és módszere 18 60 Az ellenőrzés észrevételei 18 30 Az ügynökségek létrehozásának folyamata 18 21 a végrehajtó ügynökségek létrehozását célzó kezdeményezést elsősorban a Bizottság korlátozott munkaerő-felvételi lehetőségei motiválták 22 30 a költség-haszon elemzések csak korlátozott mértékben javították a döntéshozatali folyamatot 31 51 Az elért előnyök 31 39 az alacsonyabb személyzeti költségek megtakarításokat eredményeznek, de nehéz az átfogó számszerűsítés 40 46 Jobb szolgáltatások 47 51 Korlátozott hatékonyságnövelés a felvételi eljárásokat illetően 52 60 Az ügynökségek bizottsági felügyelete 52 60 Középpontban a költségvetés végrehajtása 61 66 Következtetések és ajánlások I. melléklet végrehajtó ügynökségek által kezelt programok és költségvetések részletes áttekintése II. melléklet A végrehajtó és a szabályozási ügynökségek közötti különbségek iii. melléklet az egyszerűsítés, tájékoztatás, láthatóság és az eredmények terjesztése érdekében végrehajtott intézkedések a Bizottság válaszai

RÖVIDÍTÉSEK ÉS KIFEJEZÉSEK 4 AAR: Éves tevékenységi jelentés AWP: Éves munkaterv CBA: Költség-haszon elemzés COBU: Az Európai Parlament Költségvetési Bizottsága CREA: A Végrehajtó Ügynökségek Szabályozó Bizottsága DG: Főigazgatóság (Európai Bizottság) DG BUDGET: Költségvetési Főigazgatóság DG ECFIN: Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság DG ENTR: Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság DG ENV: Környezetvédelmi Főigazgatóság DG INFSO: Információs Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóság DG SANCO: Egészségügyi és Fogyasztóvédelmi Főigazgatóság EACEA: Európai Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség EACI: Versenyképességi és Innovációs Végrehajtó Ügynökség (volt IEEA) EAHC: Egészség- és Fogyasztóügyi Végrehajtó Ügynökség (volt PHEA) ERC: Európai Kutatási Tanács ERCEA: Az Európai Kutatási Tanács Végrehajtó Ügynöksége Felügyeletet ellátó főigazgatóság: Az ügynökségekre bízott közösségi programokért felelős bizottsági szervezeti egység IEEA: Intelligens Energiával Foglalkozó Végrehajtó Ügynökség (feladatkörének kibővítése után, 2008-ban átalakult az EACI ügynökséggé) Keretrendelet: A Tanács 58/2003/EK rendelete (2002. december 19.) a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó ügynökségekre vonatkozó alapszabály megállapításáról (HL L 11., 2003.1.16., 1. o.)

5 MFF: Többéves pénzügyi keret. Az Európai Unió költségvetésére vonatkozó pénzügyi tervet tartalmazza, kiadási fejezetenkénti bontásban. A jelenlegi időszakra (2007 2013) vonatkozó MFF a következő fejezeteket tartalmazza: 1) Fenntartható növekedés és foglalkoztatás, 2) A természeti erőforrások megőrzése és kezelése, 3) Állampolgárság, szabadság, biztonság és a jog érvényesülése, 4) Az EU mint globális szereplő, 5) Igazgatás, 6) Kompenzáció. PHEA: A Közegészségügyi Program Végrehajtó Ügynöksége (feladatkörének új programokkal való kibővítése után, 2008-ban átalakult az EAHC ügynökséggé) REA: Kutatási Végrehajtó Ügynökség TAO: Technikai Segítségnyújtási Hivatal (TSH) TEN-T EA: A Transzeurópai Közlekedési Hálózat Végrehajtó Ügynöksége

6 ÖSSZEFOGLALÓ I. A v é g r e h a j t ó ü g y n ö k s é g e k a B i z o t t s á g által létrehozott, jogi személyiséggel rendelkező közösségi szervek, melyek feladata uniós k iadási programok nak vagy azok egy részének felhatalmazás alapján történő végrehajtása. Továbbra is a Bizottság felelősségi körébe tar tozik azonban a szak politik ai feladatok ellátása, valamint az átruházott tevékenységek felügyelete. II. A végrehajtó ügynökségek viszonylag nemrég jelentek meg az uniós intézmények palettáján. 2003 óta hat végrehajtó ügynökség alakult, amelyek egy mintegy 32 milliárd eurós pénzügyi keretösszeg kezelését végzik a 2013-ig tartó időszakb a n. A 2 0 0 9 - e s é v re a z ü g y n ö k s é g e k számára 1 339 fős alkalmazotti létszámot hagytak jóvá. A személyzet elsősorban szerződéses alkalmazottakból áll. III. A számvevőszéki ellenőrzés célja annak felmérése volt, hogy az irányítási feladatoknak a végrehajtó ügynökségekre történő átruházása eredményes módja-e az uniós költségvetés végrehajtásának. IV. Ennek érdekében a Számvevőszék különösen a következőket vizsgálta: i) a végrehajtó ügynökségek létrehozására vonatkozó határozatot alátámasztotta-e az igények és lehetséges előnyök megfelelő elemzése; ii) milyen előnyökkel járt az ügynökségek felállítása a pénzügyi megtakarítások, jobb minőségű szolgáltatások nyújtása és a hatékonyság növelésének egyéb területein; iii) a Bizottság eredményesen felügyelte-e az ügynökségek tevékenységeit. V. A Számvevőszék a következőket állapította meg: i) a végrehajtó ügynökségek létrehozását célzó kezdeményezést maguknak a programoknak a lényegi jellegzetess é g e i h e l y e t t e l s ő s o r b a n a B i z o t t s á g korlátozott munkaerő-felvételi lehetőségei motiválták; ii) az ügynökségek létrehozására vonatkozó határozatot megalapozó jogs z a b á l yok á l t a l e l ő í r t k ö l t s é g - h a s zon elemzések kevéssé foglalkoztak a nem pénzügyi jellegű szempontok k al, és a költségek oldalán egyes lényeges ténye zőket n e m ve t tek f i g ye l e m b e. B á r pénzügyi szempontból vitathatatlanul k e d v e z ő v o l t, a k a p o t t k é p n e m v o l t teljesen pontos. A költség-haszon elemzéseket csak korlátozott mértékben vették figyelembe a döntési folyamat során; iii) a realizált előnyök közé tartozik az alacsonyabb bérezésű szerződéses alkalmazottak nagy száma miatti egyértelmű költségmegtakarítás, még akkor is, ha figyelembe vesszük, hogy a mind a Bizottságnál, mind az ügynökségek nél létrehozott új felügyeleti és támogatási munkakörökkel kapcsolatban többletköltségek merültek fel. A megtakarítások tényleges összege ugyanak kor a z ü g y n ö k s é g e k á l t a l á t v e t t m u n k á t korábban végző bizottsági alkalmazottak áthelyezésének, illetve az ügynöks é g e k t e v é k e n y s é g é v e l p á r h u z a m o s t e r ü l e t e k e n a b i z o t t s á g i s z e r z ő d é s e s munkakörök csökkentett számának a függvénye. Mivel nem áll rendelkezésre megbízható információ a Bizottságnál korábban fennálló helyzetről, ezér t a megtakarítások mértéke nem igazolható;

7 ÖSSZEFOGLALÓ iv) mivel azonosítható és pontosan meghatározott feladatokra szakosodnak, az ügynökségek jobb minőségű szolgáltatást nyújtanak a szerződéskötési idő csökkenésével, a szakmai és pénzügyi jelentések gyorsabb jóváhagyásával és a k i f i z e t é s e k k i s e b b k é s e d e l m é vel. A m i n ő s é g j avulásához h o z z á j á r u l m é g a folyamatok egyszerűsítése, valamint a külső kommunikáció és az eredmények terjesztésének kibővítése, melyek az Európai Unió láthatóságának növel é s é t s z o l g á l j á k. M á s r é s z r ő l a z o n b a n n e m b i zony í t o t t a m u n k a e rő - fe l vétel elvárt rugalmassága; v) a Bizottság meglehetősen korlátozottan felügyeli az ügynökségek tevékenységét: az éves munkaterveket (melyeket a Bizottságnak kell jóváhagynia) csak ritkán használják irányított célkitűzések meghatározására; a monitorozás elsősorban a feladatok végrehajtásával kapcsolatos mutatókra összpontosít az elért eredmények helyett; a jelentések általában a költségvetés végrehajtására korlátozódnak, és nem mérik az évek során elért előrehaladást, illetve nem fogalmaznak meg kiigazító intézkedéseket a jövőre nézve. VI. A S z á m v e v ő s z é k f ő a j á n l á s a i s z e r i n t a Bizottság: i) vizsgálja felül a kiszervezési lehetőségek felmérését célzó, valamint az ügynökségek létrehozására vagy tevékenységük bővítésére vonatkozó döntéshozatali eljárásait; ii) j a v í t s o n a k ö l t s é g - h a s z o n e l e m z é s e k minőségén, hogy azok teljes körűen és e redményesen j á r u l h a s s a n a k h ozzá a döntéshozatali folyamathoz; iii) biztosítsa releváns és megbízható adat o k r e n d e l k e z é s r e á l l á s á t a z á t a d o t t feladatok végrehajtásával k apcsolatos munkaterhelésről és hatékonyságról, mind a kiszervezés előtti, mind az azt követő időszakra vonatkozóan; iv) azonosítsa azokat a sikertényezőket, melyek a végrehajtó ügynökségek jobb eredményeihez vezettek, és alkalmazzon hasonló elemeket a továbbra is a Bizottságon belül irányított programok esetében; v) eredményorientált és irányított célkitűzések meghatározásával, a következő évi célkitűzések alapját képező, korlátozott számú releváns teljesítmény-mutató használatával felügyelje az ügynökségeket.

BEVEZETÉS 8 1. a végrehajtó ügynökségek a Bizottság által létrehozott, jogi személyiséggel rendelkező közösségi szer vek, melyek feladata uniós programoknak vagy azok egy részének a Bizottság nevében és felelősségére történő végrehajtása. 2. a kiadási programok napi irányításának átruházása szakosított ügynökségekre nemzeti szinten az utóbbi két évtized közszolgálati reformjainak vezérmotívuma 1 volt. Alapvetően kettős célt szolgált: a szolgáltatások minőségének javítását (kisebb bürok rácia, erőteljesebb szakosodás és nagyobb elkötelezettség a konkrét eredmények iránt), valamint azt, hogy a központi hatóságok számára lehetővé tegye az olyan alapvető feladatokra történő összpontosítást, mint a szakpolitikai tervezés és felügyelet. 3. végrehajtó ügynökségeknek az uniós kereteken belül történő létrehozása 1999-ben merült fel, amikor a Bizottság az átfogó igazgatási reformcsomag részeként teljes körűen felülvizsgálta kiszervezési politikáját 2. Erre a Parlament azzal kapcsolatos aggodalmára válaszul került sor, hogy a kiadási programok irányítását több mint száz, magánvállalkozók által működtetett szervezet úgynevezett technikai segítségnyújtási hivatal (TSH) végezte 3. 4. 2000-ben a reformról szóló Fehér Könyv 4 m e g e rősítette a n n a k s z ü k s é g e s s é g é t, h o g y a B i z o t t s á g b i z o nyos i g a z g a t á s i m u n k á k kiszervezésével újra alapvető feladataira tudjon összpontosítani, amennyiben a kiszervezés: a) eredményesebb és költséghatékonyabb módja a szóban forgó áruk vagy szolgáltatások biztosításának; b) nem vonja maga után mérlegelési jogkör gyakorlását (vagyis annak keretében nem születnek politikai döntések); 1 Az 1990-es évek elejétől részét képezte az Egyesült Királyság, Kanada és Új-Zéland jobb közirányítást célzó modernizációs törekvéseinek. Az utóbbi időkben további európai országok (Svédország, Franciaország, Németország és Olaszország) is ezt a példát követik. 2 Iránymutatás a Bizottság kiszervezési politikájához, Mrs. Schreyer és Mr. Kinnock közleménye, SEC(1999) 2051/7, 1999. december 14. 3 A TSH-kat különösen azért bírálták, mert feladataikat nem határozták meg egyértelműen, a Bizottság nem megfelelően ellenőrizte tevékenységeiket, a költségvetés átláthatósága veszélybe került amiatt, mert a hivatalok igazgatási költségeinek finanszírozásához működési előirányzatokat használtak fel, valamint a hivatalok nem feleltek meg a vonatkozó elszámoltatási kötelezettségeknek. Lásd: Európai Parlament, COBU Working Documents 10, 11 and 12 on the future of the TAOs: supervision or dismantling? (10., 11. és 12. sz. COBU munkadokumentum a TSH-k jövőjéről: felügyelet vagy megszüntetés?), 1999.11.4. 4 A Bizottság reformja Fehér Könyv I. rész, COM(2000) 200 végleges/2., 2000.4.5. c) önmagában indokolt, és nem pusztán a Bizottság alkalmazottainak korlátozott száma miatt jelent helyettesítő megoldást.

9 5. a Fehér Könyv azt is előírta, hogy a kiszervezésre vonatkozó határozatokat az Európai Bizottság következetesen hozza meg úgy, hogy hasonló esetekben hasonló eszközök használatára kerüljön sor 5. Az irányítási feladatok kiszervezése egy bizottsági dolgozók által vezetett új típusú végrehajtó szerv 6 azaz a végrehajtó ügynökségek tesztelését is magába foglalta. 6. a TSH-kat ezért fokozatosan megszüntették. Egyes (elsősorban a k ü l s ő t á m o g atással k a p c s o l atos) p ro gramok i rány í t á s át j e l e ntős számú szerződéses alkalmazottra támaszkodva átvette a Bizottság; más programok at megszüntettek, megint mások at pedig átadtak a végrehajtó ügynökségeknek 7. 5 A Bizottság reformja, 11. o. 6 A Bizottság reformja, 11. o. 7 A 2000-ben működő 126 TSH-ból hatot váltott fel végrehajtó ügynökség (hármat az EACEA, egyet az EAHC és kettőt az EACI). 8 Az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet 54. cikke (2) bekezdésének a) pontja és az 55. cikke (HL L 248., 2002.9.16., 1. o.). 9 58/2003/EK rendelet. 7. a végrehajtó ügynökségek létrehozásáról a 2002. évi költség vetési rendelet rendelkezik 8. E z e k a l a p s z a b á l y á t e g y k ö z ö s j o g i k e r e t határozza meg 9. A vé gre h a j tó ü g y n ö k s é g e k e t a B i zottság h ozza létre a tagállamok jóváhagyásával, melyet azok a komitológiai szabályozási eljárás során adnak meg 10. A z Euró p a i Pa r l a m e nt i s érintett a döntéshozatalban: véleményezi a javasolt ügynökség szükségességét. 10 Ez a keretrendelet 24. cikke értelmében a Végrehajtó Ügynökségek Szabályozó Bizottságán (CREA) keresztül történik. A szabályozó bizottság tagjai a tagállamok képviselői, elnöke pedig a Bizottság képviselője. 8. 2003 óta hat végrehajtó ügynökséget hoztak létre (lásd: 1. táblázat). 9. a számvevőszéki ellenőrzés idején a hat ügynökség közül négy működött (EACI, EAHC, EACEA és TEN-T EA, az utóbbi 2008 áprilisa óta).

10 1. táblázat A 2003 óta létrehozott végrehajtó ügynökségek Végrehajtó ügynökségek A 2007 2013- as MFF alatt kezelendő teljes költségvetés (milliárd EUR) Működés kezdete és vége Alkalmazottak száma (teljes munkaidősre átszámítva) a 2009-es költségvetésben Irányított programok (*) Logó Versenyképességi és Innovációs Végrehajtó Ügynökség (EACI), korábban IEEA 1,7 2004.1.1 2008.12.31. (meghosszabbítva 2015.12.31-ig) 147 A versenyképességi és innovációs keretprogram egy részét, valamint a Marco Polo II programot hajtja végre Egészség- és Fogyasztóügyi Végrehajtó Ügynökség (EAHC), korábban PHEA Európai Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség (EACEA) A Transzeurópai Közlekedési Hálózat Végrehajtó Ügynöksége (TEN-T EA) Kutatási Végrehajtó Ügynökség (REA) Az Európai Kutatási Tanács Végrehajtó Ügynöksége (ERCEA) 0,5 3,7 8,0 2005.1.1 2010.12.31. (meghosszabbítva 2015.12.31-ig) 2005.1.1 2008.12.31. (meghosszabbítva 2013.12.31-ig) 2006.10.26 2008.12.31. (meghosszabbítva 2015.12.31-ig) 50 394 6,5 2008.1.1 2017.12.31. 349 7,5 2008.1.1 2017.12.31. 300 99 Az európai közegészségügyi programot, a fogyasztóvédelmi programot és a Jobb képzés a biztonságosabb élelmiszerekért kezdeményezést hajtja végre Programokat és intézkedéseket hajt végre az oktatás és képzés, aktív polgári szerepvállalás, ifjúság, audiovizuális politika és a kultúra területein A transzeurópai közlekedési hálózat (TEN-T) fejlesztését célzó programot hajtja végre A 7. KP keretében végrehajtja a PEOPLE programot, valamint a Kapacitások és az Együttműködés programok bizonyos részeit. A 7. KP alatt futó projektek nagy része tekintetében támogató szolgáltatásokat nyújt. A 7. KP keretében végrehajtja az Ötletek nevű programot. 27,9 1 339 (*) Az ügynökségek által irányított programokról részletesebb tájékoztatást nyújt az I. melléklet.

11 10. az egyes ügynökségek eredeti tevékenységi idejét vagy feladatkörét számos esetben kibővítették: a) az EACEA feladatkörét négyszer bővítették ki, hogy az kiterjedjen a programok új, 2007 2013-as generációjára, valamint új oktatással kapcsolatos programokra; b) miután az új 2008 2013-as közegészségügyi program 11 kibővült a 2007 2013-as fogyasztóvédelmi programmal 12 és az élelmiszerbiztonsági képzési programmal, a PHEA átalakult az EAHC ügynökséggé, és c) az IEEA átalakult az EACI ügynökséggé, miután a versenyképességi és innovációs program egyes részeit és a Marco Polo II programot hozzáadták az Intelligens Energia programhoz. 11. a végrehajtó ügynökségek feladata a (2007 2013 közötti időszakra vonatkozó) többéves pénzügyi keretben előirányzott összesen mintegy 27,9 milliárd EUR összegű uniós kiadási programok végrehajtása. Figyelembe véve az előző többéves pénzügyi kerettel kapcsolatos feladataikat is, a teljes összeg megközelíti a 32 milliárd eurót. 11 Az Európai Parlament és a Tanács 1350/2007/EK határozata (HL L 301., 2007.11.20., 3. o.). 12 Az Európai Parlament és a Tanács 1926/2006/EK határozata (HL L 404., 2006.12.30., 39. o.). 13 Az 58/2003/EK keretrendelet 7. cikke és az azt követő cikkek. 14 A Számvevőszék a közelmúltban tette közzé a szabályozási ügynökségek teljesítményéről szóló különjelentését. Lásd: 5/2008. sz. különjelentés Európai uniós ügynökségek: Középpontban az eredmények. 12. a végrehajtó ü g y n ö k s é g e k i g a z g a t á s i k ö l t s é g vetését a z á l t a l u k irányított programok pénzügyi keretéből gazdálkodják ki. Ezért a megfelelő előirányzatokat a forrásokra vonatkozóan a többéves pénzügyi keret 5. fejezetében meghatározott felső határon kívül szerepeltetik. Ez a fejezet az uniós intézmények általános igazgatási kiadásaira vonatkozik. 13. a végrehajtó ügynökségek tevékenységét a Bizottság felügyeli. Az ügynökségek igazgatói a Bizottság által kinevezett tisztviselők; az irányító bizottságok tagjait szintén a Bizottság nevezi ki 13. Az ügynökségek éves tevékenységi jelentéseit csatolják a felügyeletüket ellátó főigazgatóságok jelentéseihez. 14. a v é g r e h a j t ó ü g y n ö k s é g e k t ö b b s z e m p o n t b ó l i s k ü l ö n b ö z n e k a belső piac bővülésével kapcsolatban felmerülő uniós szintű szabályozási feladatok ellátására elsősorban az 1990-es évektől kezdődően létrehozott úgynevezett szabályozási ügynökségektől 14. A l e g fő b b k ü l ö n b s é g a z, h o g y a végrehajtó ü g y n ö k s é g e k kiadási programokat hajtanak végre és közvetlenül a Bizottságnak vannak alárendelve, míg a szabályozási ügynökségek elsősorban közös szabályokat hoznak létre és közös szolgáltatásokat nyújtanak, és a tagállamok képviselőiből álló igazgatói testület irányítása alatt működnek (további részletekért lásd: II. melléklet).

AZ ELLENŐRZÉS CÉLJA ÉS MÓDSZERE 12 15. az ellenőrzés általános célja annak megállapítása volt, hogy az operatív feladatoknak a végrehajtó ügynökségekre történő átruházása eredményes módszernek bizonyult-e az uniós költségvetés végrehajtásában. 16. ezt a következő kérdések megválaszolásával állapította meg a Számvevőszék: a) A végrehajtó ügynökségek létrehozására irányuló döntéseket alátámasztotta-e az igények és a lehetséges előnyök megfelelő elemzése? b) Milyen előnyökkel járt az ügynökségek felállítása a költségmegtakarítás, jobb teljesítmény és a hatékonyság növelésének egyéb területein? c) A Bizottság eredményesen hajtotta-e végre felügyeleti feladatait? 17. az ellenőrzésre 2008 áprilisa és novembere között került sor. Az ellenőrzési bizonyítékok gyűjtése a Bizottság minden végrehajtó ügynökségénél a dokumentumok elemzésével, az anyagok áttekintésével és elbeszélgetések segítségével történt. A célkitűzések meghatározása és a teljesítményértékelés területén a nemzeti szintű követendő példákat használták összehasonlítási alapként.

AZ ELLENŐRZÉS ÉSZREVÉTELEI 13 AZ ÜGYNÖKSÉGEK LÉTREHOZÁSÁNAK FOLYAMATA A VÉGREHAJTÓ ÜGYNÖKSÉGEK LÉTREHOZÁSÁT CÉLZÓ KEZDEMÉNYEZÉST ELSŐSORBAN A BIZOTTSÁG KORLÁTOZOTT MUNKAERŐ-FELVÉTELI LEHETŐSÉGEI MOTIVÁLTÁK 18. amint azt a keretrendelet is tükrözi 15, a végrehajtási feladatok szakosított ügynökségekbe történő kiszervezését azzal indokolták, hogy ezáltal az ügynökségek magasabb színvonalú szolgáltatásokat nyújtanak és növelik a hatékonyságot, míg a Bizottság elsődlegesen intézményi feladataira mint például a szakpolitikák kidolgozása és a stratégiai irányítás tud összpontosítani. Egy adott végrehajtó ügynökség létrehozásának konkrét indokait a fenti elveken alapuló igényfelmérés segítségével kell meghatározni. 15 Lásd: különösen az 58/2003/EK keretrendelet 4 6. preambulumbekezdései. 16 SEC(2006) 662 végleges, 2006. május 31., Iránymutatás az Európai Közösségek általános költségvetéséből finanszírozott végrehajtó ügynökségek létrehozásához és működtetéséhez. 19. a közelmúltban a Költségvetési Főigazgatóság által kiadott általános iránymutatás 16 kijelölte azokat az alapvető tényezőket, amelyeket az igények felmérésénél figyelembe kell venni: a) a Bizottság összpontosítson a szak politik ák k idolgozásával és a monitorozással kapcsolatos jogalkotási és stratégiai feladataira, ideértve a közösségi programokhoz kapcsolódó ilyen jellegű feladatait is; b) világosan el kell különíteni a szakpolitikai programozást ( a B i z o t t s á g a l a p v e t ő t e v é k e n y s é g é t ) a s z a k m a i p r o j e k t e k végrehajtásától, melyek keretében nem születnek a mérlegelési jogkör alkalmazása révén hozott politikai döntések; c) a teljes projekt-ciklus alatt magas szintű technikai szakértelemre van szükség; d) magas szintű szakosodással, illetve a hasonló programok vagy tevékenységek egy ügynökségen belül történő átcsoportosításával lehetővé kell tenni a méretgazdaságosságot; e) bizonyos tevékenységeket láthatóbb módon kell végrehajtani. 20. a Számvevőszék megvizsgálta, hogyan ültette át a Bizottság ezeket az elveket a gyakorlatba, és hogyan azonosította azokat a tényezőket, melyek a programok természete és jellegzetességei alapján motiválták a feladatok decentralizálását. Ilyen tényezők például a szükséges technik ai szakér telem szintje, az időigényes feladatok szabványosításának lehetősége, illetve a hasonló tevékenységek egymás hatásának erősítését célzó csoportosítása.

14 21. a Számvevőszék megállapította, hogy a Bizottság elsősorban gyakorlati nehézségeire válaszul kezdeményezte az ügynökségek létrehozását. Különösen az okozott nehézséget a Bizottság számára, hogy ellensúlyozza a TSH-k megszűnését és lehetővé tegye az általuk irányított programok folytatását annak ellenére, hogy a többéves pénzügyi keretben a Bizottságra vonatkozóan meghatározott igazgatási költségvetés felső határértéke nem tette lehetővé új források bevonását (12. bekezdés). A Fehér Könyvben és az útmutatók ban meghatározott szándékok ellenére a k iszer vezést elsődlegesen a bizottsági alkalmazottak nem elégséges száma, illetve szakismereteik hiánya motiválták (lásd: 1. háttérmagyarázat). A közelmúlt dokumentumai megerősítik, hogy a Bizottság továbbra is azt a gyakorlatot követi, hogy akkor fontolja meg új végrehajtó ügynökségek létrehozását, ha nem áll rendelkezésére elegendő saját erőforrás 17. 17 SEC(2007) 530., A Bizottság emberi erőforrásainak megtervezése és optimalizálása az EU prioritásainak szolgálatában, 15. o., és COM(2008) 135 végleges, Európai ügynökségek A további teendők, 3. o. Az előszűrés szerint a közeljövőben nem lesz szükség új végrehajtó ügynökségek létrehozására. Ugyanakkor a tervek között szerepel néhány program kiszervezése a már meglévő ügynökségekhez. 1. háttérmagyarázat Az (EACI által végrehajtott) Marco Polo program költség-haszon elemzése kifejezetten megállapítja, hogy a végrehajtási feladatoknak egy végrehajtó ügynökséghez történő kiszervezésére azért került sor, mert a Bizottságnál nem állt rendelkezésre elegendő humánerőforrás. A PHEA ügynökséget azt követően hozták létre, hogy a korábban hasonló tevékenységeket végző TSH megszüntetése után az Egészségügyi és Fogyasztóvédelmi Főigazgatóság erőforrásainak hiánya miatt jelentős végrehajtási nehézségek és kifizetési késedelmek merültek fel. Ezeknek a problémáknak az eredményeként, amikor a Tanács és a Parlament 2002-ben elfogadta az új közegészségügyi programot, ragaszkodtak ahhoz, hogy a program végrehajtásához megfelelő strukturális intézkedéseket hozzanak létre. Ez az érv szólt a PHEA felállítása mellett. Az alkalmazottak nem elégséges száma miatt a végrehajtás ugyanazon programon belül is számos különböző módon valósul meg. A versenyképességi és innovációs keretprogram három konkrét programját különböző módokon hajtják végre: az Intelligens Energia Európa programot továbbra is nagyrészt az EACI irányítja. Az információs és kommunikációs technológiák támogatására szolgáló program esetében a Bizottság úgy döntött, hogy a közvetlen irányítást továbbra is az Információs Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóság végzi. A vállalkozási és innovációs program (EIP) esetében a Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság feladatai jelentős részét, míg a Környezetvédelmi Főigazgatóság az EIP programhoz kapcsolódó öko-innovációs feladatait átadta az EACI-nak. A Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság feladatkörébe tartozó EIP tevékenységek vonatkozásában a versenyképességi és innovációs keretprogramot (CIP) alátámasztó jogalap előírta, hogy a CIP Pénzügyi Eszközök program végrehajtását továbbra is az Európai Beruházási Alap végezze.

15 A KÖLTSÉG-HASZON ELEMZÉSEK CSAK KORLÁTOZOTT MÉRTÉKBEN JAVÍTOTTÁK A DÖNTÉSHOZATALI FOLYAMATOT 22. a keretrendelet előírja, hogy a végrehajtó ügynökségek létrehozásának a feladatok kiszervezését indokló költség-haszon elemzésen kell alapulnia 18, amely számos tényezőt vesz figyelembe. Ilyen tényezők például a koordináció és ellenőrzés költségei, a Bizottságnál a humánerőforrások ra gyakorolt hatás, a lehetséges pénzügyi megtakarítások, a feladatok kiszervezése révén elérhető hatékonyságnövekedésből és a rugalmasság növekedéséből származó előnyök, a használt eljárások leegyszerűsítése, a kiszervezett tevékenységek közelsége a végső kedvezményezettekhez, a Közösségnek az érintett közösségi program támogatójaként való feltüntetése, valamint a Bizottságon belül a megfelelő know-howszint fenntartásának igénye 19. 23. a Számvevőszék értékelte az ügynökségek létrehozásáról szóló döntéseket alátámasztó költség-haszon elemzések minőségét, és elemezte, hogy ezek ben megfelelően figyelembe vettek- e minden releváns tényezőt. 24. az értékelés során a Számvevőszék arra a következtetésre jutott, hogy a költség-haszon elemzések általában a pénzügyi szempontokra korlátozódtak, és csak kismértékben vettek figyelembe olyan egyéb, a kiszervezést indokló tényezőket, mint amelyeket a 22. bekezdés említ. A hangsúlyt általában az állandó tisztviselők helyett az olcsóbb szerződéses alkalmazottak foglalkoztatásából származó megtakarításokra helyezték 20. A jobb teljesítmény és a hatékonyság javulásának szempontjait alig vették figyelembe, annak ellenére, hogy az ilyen tényezőknek az elemzésben való szerepeltetése megerősíthette volna az ügynökségek létrehozása mellett szóló érveket. Ily módon az elemzések inkább költségösszehasonlítások voltak, nem pedig a kifejezés valódi tartalma szerinti költség-haszon elemzések. 25. a költségek oldalán sem vettek figyelembe néhány, az ügynökségek működéséhez és felszámolásához kapcsolódó elemet. Így nem tüntették fel, illetve nem megfelelően tüntették fel az ügynökségek felügyeletének ellátásához szükséges új bizottsági alkalmazottakkal, illetve a horizontális feladatokat ellátó új ügynökségi alkalmazottakkal kapcsolatos költségeket (kivétel a Transzeurópai Közlekedési Hálózat Végrehajtó Ügynöksége (TEN-T EA)), sem pedig a programoknak az ügynökség megállapított élettartamán túli működtetéséhez kapcsolódó költségeket. 18 A költség-haszon elemzés összehasonlítja az idővel felmerülő összes releváns költséget és hasznot annak meghatározása érdekében, hogy a haszon meghaladja-e a költségeket, és ha igen, akkor milyen mértékben. 19 Az 58/2003/EK keretrendelet 3. cikke. A keretrendelet 25. cikke úgy rendelkezik, hogy ezeket az elemzéseket az ügynökségek működéséről készítendő külső értékelési jelentések formájában minden harmadik évben meg kell ismételni. 20 Az Európai Parlament korábbi útmutatása alapján a végrehajtó ügynökségek személyzetének 75 %-ban szerződéses alkalmazottakból, 25 %-ban pedig a Bizottságtól kirendelt tisztviselőkből és ideiglenes alkalmazottakból kell állnia (lásd: 10., 11. és 12. sz. COBU munkadokumentum, 1999.11.4., cit., 25. o.). A Transzeurópai Közlekedési Hálózat Végrehajtó Ügynöksége (TEN-T EA) esetén azonban azt feltételezték a költség-haszon elemzésben, hogy a személyzet 55 %-ban fog szerződéses alkalmazottakból és 45 %-ban tisztviselőkből és ideiglenes alkalmazottakból felépülni. Az EACEA külkapcsolatokkal foglalkozó programterületeire (EMECW, TEMPUS, EM II 2. cselekvés) vonatkozó költséghaszon elemzések olyan személyzeti összetételt vettek figyelembe, amelyben 60 %-os a szerződéses alkalmazottak és 40 %-os a tisztviselők aránya.

16 26. ezenkívül alulbecsülték az új ügynökségek felállításához szükséges időt, valamint nem szerepeltették az elemzésekben a Bizottság/ ügynökségek közötti átfedésekből származó átállási költségeket, noha ismert volt, hogy körülbelül két évet vesz igénybe, amíg egy ügynökség eléri teljes működési önállóságát 21. A PHEA esetén figyelembe vették az átállási költségeket az elemzésben, de az ügynökség beindításának időtartamára vonatkozó kezdeti háromhat hónapos előrejelzés túlságosan optimistának bizonyult 22. 27. az elemzések ezenkívül bizonytalan elemeket is tartalmaznak. E l ő s z ö r i s a z ö s s z e h a s o n l í t á s s o r á n á l t a l á b a n e g y e t l e n á t l a g o s e g y s é g k ö l t s é g g e l s z á m o l n a k a k ü l ö n b ö z ő b e s o r o l á s i o s z t á l y b a tartozó szerződéses alkalmazottakat illetően, holott a szerződéses alkalmazottak a valóságban különböző besorolási fokozatokba tartoznak, és így különböző költségeket jelentenek 23. Ez az átlagos érték a Bizottság személyzeti összetételén alapul, ahol az ügynökségeknél alkalmazandó (szakértői) személyzethez képest gyakoribbak az alacsonyabb besorolási fokozatokba tartozó alkalmazottak, és ez ahhoz vezet, hogy alábecsülik az ügynökségeknél felmerülő költségeket. 28. másodszor, az ügynökségek személyzeti igényeinek, és ebből e r e d e n d ő e n a B i z o t t s á g h u m á n e r ő f o r r á s a i r a ( a m e g t a r t o t t é s átcsoportosított állandó álláshelyek, valamint a megszüntetett s z e r z ő d é s e s á l l á s h e l yek vonatkozásában) g y a k o rolt h a t á s n a k a kiszámítására olyan becsléseket használtak, melyeket nem támasztottak alá a munkaterhelésre és a hatékonyságra vonatkozó megbízható adatok (kivétel a TEN-T EA). Ez nem csak a folyamat pontosságára van kedvezőtlen hatással, hanem megakadályozz a a z e l é r t e l ő nyö k tény l e g e s m é r tékének e re d m é nye s u tólagos értékelését is (ennek részletes magyarázata a 37. bekezdésben található). 21 2005-ben a Bizottság elismerte, hogy: Az a legfontosabb tanulság, hogy nem szabad alulbecsülni a végrehajtó ügynökségek megtervezéséhez és felállításához szükséges időt. Az első létrehozott ügynökségekkel kapcsolatos tapasztalatok azt mutatják, hogy körülbelül két év az átfutási idő a Bizottságnak az ügynökség létrehozásáról szóló határozata és az ügynökség teljesen működőképes állapota között (SG.C.2 D (2005) 11582 hivatkozási számú vitaindító dokumentum, 4. rész). 22 Átlagosan mintegy két év telt el az ügynökségek létrehozásáról szóló határozat meghozatala és az ügynökségek teljes körű működése között. Pontosabban: a PHEA esetén 24,5 hónapig; az EACI esetén 24 hónapig, a TEN-T EA esetén 18 hónapig; az EACEA esetén pedig 12 hónapig tartott ez az időszak. A REA és az ERCEA várhatóan 2009 közepén kezd el működni, ami 19,5 hónapos átfutási időt jelent. 23 Egyedül az EACEA használt többféle rátát a személyzet besorolási fokozat szerinti megoszlásának figyelembevétele érdekében. 29. ha a költség-haszon elemzéseket kiigazítanák olyan módon, hogy azok figyelembe vegyék az említett hiányosságokat, az a legtöbb esetben nem érintené az ügynökségek létrehozása mellett szóló következtetést (tekintve, hogy a személyzeti költségeket illetően elérhető megtakarítások jelentős mértékűek): kivétel ezalól a l e g k i s e b b ü g y n ö k s é g ( P H E A j e l e n l e g E A H C ), a h o l a t i s z t á n pénzügyi érvek kétségessé tehették volna az ügynökség felállítására vonatkozó ajánlást. A költség-haszon elemzések ennek ellenére bírálhatóak amiatt, hogy nem nyújtanak megfelelő általános képet a pénzügyi következményekről és a hatékonyság, valamint az eredményesség szempontjából jelentkező egyéb előnyökről.

17 30. a gyakorlatban a Számvevőszék nem talált egyetlen olyan költséghaszon elemzést sem, amelyik valamely végrehajtó ügynökség létrehozása ellen szólt volna. Ugyanakkor azonban nem minden pozitív ajánlást követte ügynökség létrehozása 24, mivel a végső döntést a létrehozás mellett és ellen szóló érvek átfogóbb értékelésére alapozták. Ezért a költség-haszon elemzések kevés haszonnal jártak a folyamat szempontjából és nem nyújtottak megfelelő a l a p o t a h h o z, h o g y a d ö n t é s h o z ó k v é l e m é n y t a l k o t h a s s a n a k a különböző alternatívákról. AZ ELÉRT ELŐNYÖK AZ ALACSONYABB SZEMÉLYZETI KÖLTSÉGEK MEGTAKARÍTÁSOKAT EREDMÉNYEZNEK, DE NEHÉZ AZ ÁTFOGÓ SZÁMSZERŰSÍTÉS 31. a pénzügyi előnyöket illetően a Bizottság feltevése szerint megtakarítások érhetőek el, ha az ügynökségeknél 75 %-os arányban szerződéses alkalmazottakat vesznek fel állandó tisztviselők helyett 25. 32. a 2009-es költségvetésben összesen 1 339 álláshelyet engedélyeztek az ügynökségek számára, ebből 1 227 volt újonnan létrehozott munkahely: 941 szerződéses alkalmazott, 256 ideiglenes munkatárs és 30 nemzeti szakértő 26. Ez azt jelenti, hogy a szerződéses alkalmazottak tényleges aránya 70 %. Az álláshelyek között körülbelül 50 %-os átlagos illetménykülönbséget feltételezve eleve egyértelműen jelentős előnyök származnak abból, hogy több az alacsonyabb fizetésben részesülő alkalmazott, mintha a Bizottságnál vettek volna fel alkalmazottakat. 24 Ez történt például a tervezett Eurostat ügynökség esetén. 25 Lásd: 20. lábjegyzet. Ez a százalékos arány minden ügynökségre vonatkozik, kivéve a TEN-T EA-t, amelynek összetételét illetően 65 % szerződéses és 35 % ideiglenes és kirendelt alkalmazottat engedélyeztek. 26 Forrás: A 2009-es általános költségvetés. A fennmaradó 112 álláshelyet (technikailag teljes munkaidőben dolgozó alkalmazottaknak felelnek meg) a Bizottságtól az ügynökségekhez kirendelt tisztviselők foglalják el (úgynevezett befagyasztott álláshelyek): ezek az álláshelyek megfelelő csökkenést jelentenek a bizottsági költségvetés igazgatási előirányzatainál, így nincsenek hatással az előnyökre. Az ideiglenes álláshelyeket illetően feltételezhető, hogy a költségek a munkáltatótól függetlenül (Bizottság vagy ügynökségek) ugyanazok, így ezeknek az elérhető előnyökre gyakorolt hatása is semlegesnek tekinthető. Ez a számítás nem veszi figyelembe azokat az alkalmazottakat, akiket korábban a TSH-k foglalkoztattak.

18 33. van azonban néhány bizonytalan elem, amely megnehezíti a megtakarítások pontos összegének számszerűsítését. Először is: még akkor is, ha feltételezzük, hogy a Bizottság pontosan ugyanannyi embert vett volna fel, mint az ügynökségek, a csak állandó bizottsági tisztviselőkre vonatkozó feltevés nem veszi figyelembe, hogy a Bizottság (legalábbis néhány) szerződéses alkalmazottat is felvett volna. Másrészt az egyik ügynökség személyzeti költségeire vonatkozóan rendelkezésre álló tényleges adatok azt mutatják, hogy a szerződéses alkalmazottak átlagos költsége mintegy 10 %-kal magasabb, mint a Bizottságnál általános célokra alkalmazott átlagos költség (lásd: 2. háttérmagyarázat) 27. Ez abból adódik, hogy az ügynökségek szerződéses alkalmazottai főleg magas besorolási fokozatba tartoznak, míg a Bizottság átlagos költsége annak személyzeti összetételét tükrözi, amelyben viszont főként alacsony besorolási fokozatba tartozó szerződéses alkalmazottak szerepelnek. A megfelelőbb összehasonlítás elvégzéséhez arra lenne szükség, hogy az átlagos személyzeti költségeket besorolási osztályonként állapítsák meg 28. 34. ezenkívül a személyzeti megtakarításokat csökkenteni kell a felügyeletet ellátó főigazgatóságok által végzett új felügyeleti feladatok miatt fellépő többletköltségekkel és az ügynökségeknél ellátandó új horizontális feladatok hoz k apcsolódó általános költségekkel 29. A Bizottság jelentései alapján az ilyen felügyeleti és támogatási feladatokkal megbízott alkalmazottak aránya az ügynökségek teljes létszámának körülbelül 13 14 %-át teszi ki 30. 27 Lásd: pl. az EACEA-ra vonatkozó nemrég készült időközi értékelő jelentés (64. bekezdés). 28 Lásd még: 27. bekezdés. 29 A felügyeletet ellátó főigazgatóságoknál vannak olyan alkalmazottak, akik kifejezetten az ügynökségek felügyeletével foglalkoznak. Másrészt minden végrehajtó ügynökségnek van igazgatója, adatvédelmi felügyelője, belső ellenőre és könyvelője. 30 Ez az arány az ügynökségek méretének növekedésével csökkent, ami méretgazdaságossági megtakarításokat tett lehetővé. 31 Az 58/2003/EK keretrendelet 13. cikke (6) bekezdésének c) pontja. 35. másrészt azon programok esetén, amelyeket korábban közvetlenül irányítottak a Bizottság részlegei, minden esetleges megtak arítás attól függ, hány alkalmazottat helyeznek ténylegesen át azok közül, akik korábban azokkal a feladatokkal foglalkoztak, amelyek most átadásra kerültek az ügynökségeknek, valamint attól, hogy a Bizottság megfelelő programterületein meglevő szerződéses álláshelyek közül hány kerül megszüntetésre 31. 2. háttérmagyarázat Jogalkotási javaslatok esetében a Költségvetési Főigazgatóság a következő, a Bizottság egészére vonatkozóan kiszámított átlagos egységköltségeket alkalmazza: 122 000 EUR évente az állandó/ideiglenes tisztviselőkre, valamint 64 000 EUR a szerződéses alkalmazottakra vonatkozóan. Ezért a szerződéses alkalmazottak felvétele állandó tisztviselők helyett elméletileg 50 %-os megtakarítást tenne lehetővé alkalmazottanként.

19 36. a hat végrehajtó ügynökség létrehozását követően a Bizottság úgy tervezte, hogy 267 alkalmazottat (159 állandó álláshely + 108 szerződéses alkalmazott) szabadít fel a megfelelő főigazgatóságokon. Ezek közül az alkalmazottak közül 209-et (131 állandó álláshely + 78 szerződéses alkalmazott) 2009. január 1-ig valóban fel is szabadítottak (lásd: 2. táblázat). A z ERCEA-val k apcsolatban nem tervezik alkalmazottak szabaddá tételét, mivel az ügynökségre ruházott tevékenységek teljesen újak. 37. ezeknek a terveknek a megfelelőségét azonban nem lehet leellenőrizni, mivel nem áll rendelkezésre megbízható információ arról, hogy ezt megelőzően milyen volt a helyzet a Bizottságnál az ügynökségek által átvett programokhoz rendelt alkalmazottakat, illetve a feladatok szakpolitikai feladatokra (melyek a Bizottságnál maradnak) és végrehajtási feladatokra való felosztását illetően. Nem rendelkezik a Bizottság ilyen adatokkal azon alkalmazottakra vonatkozóan sem, akik jelenleg hasonló feladatokat látnak el a Bizottság főigazgatóságain. 38. ebből a szempontból a Számvevőszék azt állapította meg, hogy növelte az átláthatóságot, hogy az ügynökségek működési költségvetését külön mutatják be a közösségek általános költségvet é s é b e n. E z v a l ó b a n releváns i n fo r m á c i ó k a t ny ú j t a p rogramok működtetéséhez szükséges erőforrásokról (és a kapcsolódó költségek ről), amelyek nem feltétlenül állnak rendelkezésre ak kor, ha a Bizottság maga irányítja a programokat. 39. a z említett bizonytalanságok hatását figyelembe véve is jelentős az elérhető megtakarítások mértéke. 2. táblázat Felszabadított álláshelyek A 2012-ig felszabadítandó alkalmazottak száma összesen A 2009.1.1-ig ténylegesen felszabadított alkalmazottak száma ( 1 ) Állandó álláshelyek Szerződéses alkalmazottak Állandó álláshelyek Szerződéses alkalmazottak EACEA 15 18 30 18 IEEA/EACI 28 5 30 0 PHEA/EAHC 22 0 15 0 TEN-T EA 56 6 56 6 ERCEA 0 0 0 0 REA 38 79 0 54 Összesen 159 108 131 78 ( 1 ) Fo rrás: Munkadokumentum A 2010-es előzetes költségvetés-tervezet III. része COM(2009) 300.

20 JOBB SZOLGÁLTATÁSOK 40. a korlátozott számú és pontosan meghatározott feladatok egyetlen ügynökségnél való koncentrálásától (szakosodási tényező) várt előnyök egyike, hogy javul a szolgáltatások minősége. 41. az ügynökségek teljesítményének és a Bizottság feladatok kiszervezését megelőző teljesítményének összehasonlítása érdekében a Számvevőszék mennyiségi mutatószámok alkalmazásával értékelte a programok végrehajtásának irányítási szempontjait. A felmérés a pályázatok értékelésére és a szerződéskötésre, a szerződő fél teljesítményének monitorozására, valamint a kifizetési eljárásokra terjedt ki. Ezenkívül sor került bizonyos minőségi szempontok figyelembevételére is. 42. az ellenőrzés azt mutatta, hogy a végrehajtó ügynökségek teljesítménye általában jobb, mint a felügyeletüket ellátó főigazgatóságok korábbi teljesítménye. Ezt a következők bizonyítják (lásd: 3. háttérmagyarázat): a) lerövidült a szerződéskötéshez szükséges idő (pályázatok értékelése és megtárgyalása); b) gyorsabbak lettek a jóváhagyási eljárások, mind a projektekről szóló technik ai, mind az ezek ről szóló pénzügyi jelentéseket illetően; valamint c) lerövidült a kifizetéshez szükséges idő (a kifizetési kérelem benyújtásától a kifizetésig terjedő időszak). 3. háttérmagyarázat Például a közegészségügyi program keretében a szerződéskötés ideje a felügyeletet ellátó főigazgatóság irányítása idején tapasztalt 345 napról 219 napra; a kifizetési időszak 503-ról 91 napra; a technikai és pénzügyi jelentések jóváhagyásához szükséges idő pedig 90-ről 42 napra csökkent.

21 43. ezenkívül az ügynökségek egyszerűsítették az irányítási eljárásokat, ezáltal csökkentve a pályázók és a projektgazdák adminisztratív terheit (lásd: 4. háttérmagyarázat). 44. az ellenőrzés arra is rámutatott, hogy az ügynökségek javították a lehetséges pályázókkal történő kommunikációt, valamint gondoskodtak az eredmények szélesebb körű elterjesztéséről, így biztosítva nagyobb nyilvánosságot az EU intézkedéseinek. Az ügynökségek közvetlenül, illetve nemzeti kapcsolattartó pontjaikon keresztül számos eseményt szerveznek (információs napok, tájékoztatók, workshopok) annak érdekében, hogy tájékoztassák a lehetséges kedvezményezetteket az új programokról, segítséget nyújtsanak nekik az eljárásokkal kapcsolatban, illetve adatokat szolgáltassanak a korábbi programokról (lásd: 5. háttérmagyarázat). 45. További példák találhatók a III. mellékletben. 4. háttérmagyarázat Az EACEA például egyszerűsítette a pályázati felhívást és a pályázati űrlapokat, bevezette a pályázatok interneten keresztül történő benyújtását, egyértelműbbé tette a kiválasztási kritériumokat, csökkentette a szerződések mellékleteinek számát, kiterjesztette az átalányösszegek alkalmazását, valamint egyszerűsítette a jelentéstételi kötelezettségeket. 5. háttérmagyarázat Az EACI minden tevékenységét kommunikációs terv támogatja, amely meghatározza az egyes programok esetén, hogy mely tevékenységet az év mely időszakában kívánják megvalósítani. Minden programhoz készül weboldal, logó, szórólapok és hírlevelek. A Számvevőszék egyik korábbi jelentésében (7/2008. sz. különjelentés: Intelligens Energia 2003 2006) rámutatott arra, hogy ezek a kezdeményezések pozitív hatással vannak a pályázók megelégedettségi szintjére.

22 46. A már létező ügynökségek feladatkörének kiterjesztésénél sikerült hasonló programokra vonatkozóan már kifejlesztett eszközök alkalmazásával szinergiákat elérni. Ez különösen a felhívások kiküldésére és a lehetséges pályázók tájékoztatására használt kommunikációs eszközökre, a szakértők felkutatására és irányítására vonatkozó eljárásokra, valamint a szerződések kezelésére vonatkozik. KORLÁTOZOTT HATÉKONYSÁGNÖVELÉS A FELVÉTELI ELJÁRÁSOKAT ILLETŐEN 47. a végrehajtó ügynökségekkel szemben az is elvárás volt, hogy a személyzet rugalmasabb alkalmazása, magasan képzett alkalmazottak felvétele és a nagyobb fokú személyzeti állandóság révén is a hatékonyság növelését segítsék elő. 32 Ez alapvető fontosságú mérföldkő volt, mivel az igazgató felelős a további személyzet felvételéért. 33 Az 1821/2005/EK bizottsági rendelettel (HL L 293., 2005.11.9., 10. o.) módosított, a végrehajtó ügynökségek pénzügyi szabályozásáról szóló 2004. szeptember 21-i 1653/2004/EK bizottsági rendelet (HL L 297., 2004.9.22., 6. o.) 30. cikke: a könyvelőt jelenleg a magánpiaci szférából is fel lehet venni. 48. ami az első pontot illeti, a szerződéses alkalmazottak felvétele t e r m é s z e t é n é l f o g v a k ö n n y e b b e n i g a z o d h a t a z ü g y n ö k s é g e k sajátos szükségleteihez. A megfelelő személyzet kiválasztása azonban nehezebbnek bizonyult, mint ahogy azt a Bizottság elő zőleg feltételezte. A személyzet felvételével kapcsolatos problémák a fő okai az ügynökségek lassú beindulásának (lásd: 26. bekezdés). 49. az igazgatók kinevezése hosszú folyamat volt, és a megfelelő jelöltek megtalálása átlagosan nyolc hónapot vett igénybe 32. A könyvelői pozíciót illetően módosítani kellett azt a szabályt, mely szerint a számvitelért felelős tisztviselő a Bizottság kirendelt tisztviselője kellett, hogy legyen 33, mivel az EACI és a PHEA esetében nem sikerült megfelelő jelöltet találni. 50. a különleges szakértelemmel rendelkező alkalmazottak felvétele is több időt vett igénybe, mint amire számítottak. Az ügynökségek ugyanazokat a jelöltlistákat használják, mint a Bizottság, és a létszámterveket (a felügyeletet ellátó főigazgatóság jóváhagyásán kívül) a Személyi Állományi és Igazgatási Főigazgatóságnak is jóvá kell hagynia. Ezenkívül az ügynökségeknél a felvétel alacsonyabb besorolási fokozaton történik az ideiglenes álláshelyek esetén, a szerződéses alkalmazottak számára pedig több év szakmai tapasztalatot írnak elő, mint a Bizottságnál dolgozó, hasonló feladatok at ellátó szerződéses alk almazottak esetén. Ez annak ellenére is csökkenti az álláshelyek vonzerejét, hogy a szerződések meghoszszabbíthatók, szemben a bizottsági szerződéses alk almazottak ra érvényes legfeljebb hároméves szerződésekkel.

23 51. az ügynökségek igénybe vehetnek munkaerő-közvetítő ügynökség útján alkalmazott munkatársakat is. Jelentős mértékű az ilyen személyzet alkalmazása az EACEA-nál, ahol évente átlagosan 55 ideiglenes munkatársat foglalkoztatnak. Ez a megoldás ugyan nagyobb rugalmasságot biztosított a csúcsterhelésű időszakok problémáinak megoldásához, azonban az ilyen alkalmazottak magas szám a a m u n k a e rő - fe l vétel a l a p vetőbb p roblémáira u t a l, v a l a m i n t ellentmond a tapasztalt és állandó munkatársak alkalmazásával kapcsolatos elvárásoknak. AZ ÜGYNÖKSÉGEK BIZOTTSÁGI FELÜGYELETE KÖZÉPPONTBAN A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA 52. ahogy azt már említettük (13. bekezdés), a Bizottság megtartja felügyeleti szerepét a végrehajtó ügynökségek tevékenységeit illetően 34. Ez többek között azt jelenti, hogy a Bizottság jóváhagyja az ügynökségek éves munkatervében meghatározott egyértelmű prioritásokat és eredményorientált célkitűzéseket, valamint az éves tevékenységi jelentések révén értékeli az ügynökségek által elvégzett tevékenységeket 35. 53. a Számvevőszék megvizsgálta, hogy milyen mér ték ben használták fel az ügynökségek munkaprogramjait a célkitűzések meghatározásához, értékelte a 2006 2008 közötti időszakra megállapított t e l j e s í t m é ny m u t a t ó k m e g fe l e l ő s é g é t é s a 2 0 0 6 - o s é s a 2 0 0 7 - e s évre vonatkozó jelentések minőségét. 54. az éves munkatervek időzítése nem teszi lehetővé a Bizottság számára, hogy felhasználja azokat az ügynökségek számára kijelölendő prioritások és célkitűzések meghatározásához. A végrehajtó ügynökségekről szóló keretrendelet azt írja elő, hogy az ügynökségek éves munkatervét legkésőbb az adott év kezdetekor kell elfogadni 36, az ügynökségekre átruházott közösségi programok éves munkaterveit viszont a költségvetési rendelet értelmében csak az év első negyedévének vége előtt hagyják jóvá. Ezzel az ütemezéssel nem biztosítható a munkatervek következetessége. Valójában, az EAHC kivételével, a munkaterveket bőven az év közepén (EACI, 2008), vagy az év végén (EACEA, 2007 és 2008) hagyta jóvá a Bizottság, illetve egyáltalán nem hagyta azt jóvá (EACEA, 2006). 34 A végrehajtó ügynökségek keretrendeletének 20. cikke. Általánosabban: az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet 54. cikkének (1) bekezdése, Az átruházott végrehajtási feladatokat világosan meg kell határozni és teljesítésüket teljes mértékben felügyelni kell. 35 A végrehajtó ügynökségekről szóló keretrendelet 9. cikkének (2) bekezdése előírja, hogy az éves munkaterveknek részletes célkitűzéseket és teljesítménymutatókat kell tartalmazniuk. A végrehajtó ügynökségekről szóló 8/2001. sz. véleményében (HL C 345., 2001.12.6., 1. o.) a Számvevőszék már kiemelte, hogy a munkaprogramok év eleji elfogadásakor egyértelmű célkitűzéseket és teljesítménymutatókat is el kell fogadni az ügynökségekre vonatkozóan, hogy fel lehessen mérni, milyen jól teljesítik feladataikat. A Számvevőszék arra is rámutatott, hogy az éves tevékenységi jelentéseknek elegendő információt és elemzést kell tartalmazniuk annak értékeléséhez, hogy az adott ügynökség milyen mértékben teljesítette célkitűzéseit, és milyen hatékonyan végezte feladatait az ügynökség vezetése. 36 A végrehajtó ügynökségekről szóló keretrendelet 9. cikkének (2) bekezdése.

24 55. az éves munkatervek tartalmát illetően megállapítható, hogy általában eredményorientált célkitűzések és kapcsolódó célok nélkül jelölték ki a feladatokat a végrehajtó ügynökségek számára. 56. az ügynökségek munkatervei túl sok mutatót határoztak meg (2008-ban például ezek száma 52-től 109-ig terjedt, lásd: 1. diagram), noha a bevált nemzeti gyakorlatok csak korlátozott számú kulcsfontosságú mutatószám használatát javasolják. 57. ezenkívül az alkalmazott mutatók főként az irányítási tevékenységekhez (feladatok és munkaterhelés) kapcsolódnak, nem pedig az irányított programok eredményeihez. Csak néhány mutató kísérli meg a teljesített feladatokat a célkitűzésekhez képest felmérni ( e redményesség), é s n i n c s e n o l y a n m u t a tó, a m e l y a fe l h a s z n á l t erőforrásokat összevetné az elért eredményekkel (hatékonyság). 1. diagram Az éves munkatervekben használt mutatók száma és típusa 120 100 6 4 13 80 39 60 40 20 60 31 54 1 1 5 47 3 46 3 0 EACEA EACI PHEA TEN-T EA Feladatok Munkaterhelés Eredményesség Hatékonyság Egyéb