ME 13 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése, belső kommunikáció V1. sz. verzió A kiadás dátuma: 2012. június 15. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: JÓVÁHAGYTA: Dr. Puskás János dékán A dokumentum a TÁMOP-411/A-10/1/KONV-2010-0009 projekt támogatásával készült.
Oldalszám: 1/7 I. A SZABÁLYOZÁS CÉLJA Az eljárás szabályozni kívánja a képzési és kutatási tevékenységének minőségi végzéséhez szükséges humánerőforrás-igények meghatározását, az adott feladathoz rendelt képzett belső vagy külső munkaerő rendelkezésre állásának biztosítását, a munkatársak felkészültségét támogató tevékenységeket, a munkatársak teljesítményének értékelését, a meghatározott és végigkövetett teljesítésekből megállapítható humánerőforrás fejlesztés tevékenységét. A szabályozással a 2011. évi CCIV. nemzeti felsőoktatásról szóló törvény, az MSZ EN ISO 9001:2009, az MSZ EN ISO 14001:2005 és az MSZ ISO/IEC 27001:2006 szabványok követelményeinek és az ENKA ESG kritériumrendszerének teljesíthetősége a cél. II. SZABÁLYOZÁS ELŐÍRÁSA 1. HUMÁNPOLITIKAI STRATÉGIAI TERVEZÉSE ÉS FELÜLVIZSGÁLATA 1.1. Humánerőforrással kapcsolatos hosszabb távú fejlesztési tertés egyetemi felső vezevek, igények meghatározása egyetemi szinten felsőoktatási törvény, MAB határozatok, oktatásfejlesztési terv, korfa, humánadatbázis, oktatói-kutatói követelmények, oktatói teljesítmények humánpolitikai stratégia irányelvei, vezetői átvizsgálási jegyzőkönyv Valamennyi Intézményfejlesztési terv módosítás és vezetőségi átvizsgálás során (ME-01 A vezetés felelőssége) felülvizsgálandó a HR-stratégia alkotás/ módosítás szükségessége. Szükség esetén írott tanulmány, felmérés készül. 1.2. Kari humánpolitikai stratégia elemeinek megfogalmazása dékán, intézetigazgatók oktatási, kutatási, szolgáltatási feladatok, korfa, humánadatbázis, oktatói-kutatói követelmények, oktatói teljesítmények stratégia tervezete A kari célok, a nemzetközi akkreditációs követelmények és a rendelkezésre álló humán- és pénzügyi erőforrások figyelembevétele szükséges. 1.3. Kari humánpolitikai stratégia elemeinek elfogadása kari tanács stratégia tervezete, stratégia 1.4. Az egyetemi humánpolitikai stratégia elkészítése rektor, általános rektorhelyettes Ftv., Fenntartói megállapodás, egyetemi célok, stratégia Intézményfejlesztési terv tervezete, humánpolitikai stratégiai tervezet Kari sajátosságok figyelembevételével a HR igények egyetemi szintű konkretizálása, a megoldások útjának kijelölése. A stratégia lebontása az oktatóikutatási minősítési rendszerbe be van építve. 1.5. Egyetemi szintű humánpolitikai stratégia elfogadása Szenátus Intézményfejlesztési terv tervezete, humánpolitikai stratégiai tervezet Intézményfejlesztési terv, humánpolitikai stratégiai terv 1.6. A stratégia megvalósulásának, felülvizsgálata, szükség szerint módosítás dékán stratégia, éves tervek tapasztalatai felülvizsgált, szükség szerint módosított kari humánpolitikai stratégia A stratégiát évente (. pont), illetve külső körülmények változása esetén kell felülvizsgálni. Módosítás esetén az 1.3. szerint jóváhagyás szükséges.
Oldalszám: 2/7 1.7. A humánpolitikai stratégia megvalósulásának, felülvizsgálata, szükség szerint módosítás rektor humánpolitikai stratégia, Ftv, Fenntartói megállapodás felülvizsgált, szükség A stratégia megvalósulásának szerint módosított évenkénti az intézményi önértékelés része, mely beme- egyetemi humánpolitikai stratégia nő t képez a vezetőségi átvizsgálás során (ME-01 A vezetés felelőssége). Az egyetemi humánpolitikai stratégiát évente, illetve külső körülmények (hallgatói létszám alakulása, finanszírozási, minisztériumi rendelkezések stb.) változása esetén át kell vizsgálni. Módosítás esetén az 1.5. szerint jóváhagyás szükséges. 2. HUMÁNPOLITIKAI OPERATÍV TERVEZÉS ÉS MEGVALÓSÍTÁS ELEMEI KARI SZINTEN 2.1. Intézeti/ tanszéki humánpolitikai tervezés 2.2. Éves terv összeállítása intézetvezető, dékán, kari HR felelős 2.3. Munkakörök betöltése dékán, rektor, intézet/ 2.4. Humánpolitikai terv megvalósulásának kari tanács stratégia, korfa, minősítettek adatai, intézeti humánpolitikai tervek, kari oktatási kapacitás kari, egyetemi humánpolitikai stratégia, intézeti/ tanszéki humánpolitikai tervek, korábbi év Beszámolóját terv terv, a megvalósulás tapasztalatai intézeti/ tanszéki humánpolitikai tervek terv átvezetés a létszámadatbázisban Beszámoló Az óraterhelések és a munkakörök összevetése alapján létszámigények megfogalmazása az intézetek, tanszékek által. A terv tartalmazza létszám és bérgazdálkodás tervét, a célértékeket, az oktatói minősítések tervét, dolgozói elégedettségmérés tervezését, a munkatársak továbbképzésének tervezését. Kari tanács elé beterjeszti a kari HR felelős a tervet és az elfogadott terv alapján elkészített éves beszámolót. A státusz betöltését az intézet/ kezdeményezi, vezetői engedélyezik. A munkakörök betöltésénél figyelembe kell venni az SZMSZ IV. melléklete: Az egyetem foglalkoztatási követelményrendszerében előírtakat. Módszeres a tervek végrehajtásának folyamatos ellenőrzése, a megvalósult eredmények, a még végrehajtás előtt álló feladatok áttekintése. A beszámoló az intézetekkel, együttműködve készül. A Beszámolók bemenő t képeznek a vezetőségi átvizsgáláshoz (ME-01 A vezetés felelőssége).
Oldalszám: 3/7 2.5. Szükség szerint a célok és a helyzet szerinti beavatkozás dékán Beszámoló, létszámadatbázis, terv, célok dékáni hatáskörű intézkedések dokumentumai A dékán a kar működésének biztosítása érdekében kezdeményezi a munkakörök aktualizálását. Felügyeli az oktatók és a kutatók elvárható tényleges terhelését. 3. A MUNKAKÖRÖKHÖZ ELŐÍRT KÖVETELMÉNYEK MEGHATÁROZÁSA, MUNKAKÖRÖK BETÖLTÉSE, A MUNKAKÖRI FELADATOK FOLYAMATOS KARBANTARTÁSA 3.1. Munkaköri követelmények meghatározása 3.2. Kiemelt vezetői, oktatói munkakörök pályáztatása 3.3. Pályázati kiírás konkrét munkakörökhöz 3.4. Beérkező pályázatok elbírálása 3.5. Oktatói kinevezések véleményezése rektor felsőoktatási törvény dékán, rektor dékán, személyzeti munkatárs kari tanács intézeti/ tanács, kari tanács és szenátus, vezető oktatói tanácsadó testület kinevezési rend és munkáltatói jogkör gyakorlása, Foglalkoztatási követelményrendszer Pályázati dokumentumok, előzetes bizottsági értékelés jegyzőkönyve oktatói kinevezési javaslat 3.6. Jogviszony létesítés rektor/ dékán pályázati kiírás pályázati kiírás Kari tanácsi jegyzőkönyv a döntésről jóváhagyott oktatói kinevezési javaslat kinevezés/ kinevezés módosítás Az egyetemen létesíthető munkaköröket, és a munkáltatói jogkörök meghatározását Az egyetem foglalkoztatási követelményrendszere tartalmazza. Az egyetemi (kari, intézeti, stb.) vezető testületek jogkörüket személyi kérdésekben az ESZMSZ, illetve a kari, (intézeti, tanszéki), valamint a területi szabályzatok rendelkezései szerint gyakorolják. A módosítását a szenátus hagyja jóvá. SZMSZ IV. melléklete: Az egyetem foglalkoztatási követelményrendszere szerint. A törvényben és SZMSZben meghatározott esetekben és rend szerint. SZMSZ IV. melléklete: Az egyetem foglalkoztatási követelményrendszere szerint az előírt nyilvános felületeken a pályázati kiírás megjelentetése szükséges. A beérkező pályázatokat a személyügyi referens tartalmi és formai szempontok alapján előzetesen értékeli. Az SZMSZ IV. melléklet szerinti bíráló bizottság véleményezi az oktatói, kutatói, vezetői pályázatokat. Szenátusi döntés a vezetői kinevezésekhez szükséges. Az oktatói és kutatói munkakörök esetében a pályázatot kiíró tanszék/intézet dönt. A véleményező testület szintjét a rögzíti. munkakörökhöz kapcsolódó alkalmazási követelmények
Oldalszám: 4/7 3.7. Felvétel adminisztratív ügyintézése 3.8. Munkaköri követelmények személyre szabott rögzítése 3.9. Többletmunka feladatok meghatározása, engedélyezése 3.10. Munkaviszony megszűntetése, felmentés 3.11. Szervezeti egység működésének meghatározása, tanszéki feladatok kiosztása 3.12. Tanszéki SZMSZ jóváhagyása 3.13. Munkatársak tájékoztatása a tanszéki feladatokról összdolgozói értekezlet keretében GH gazdasági és munkaügyi előadók, intézeti adminisztrátor dékán, GH vezető egységvezető/ dékán a munkáltatói jogokat gyakorló Kari tanács kinevezés/ kinevezés módosítás Munkaköri leírás formanyomtatvány többletmunkaigény felmondás, fegyelmi határozat a tanszék által ellátandó feladatok, egyetemi és kari szabályzatok tanszéki SZMSZ tervezet jóváhagyott tanszéki SZMSZ 4. RÉSZFOGLALKOZTATÁSÚ ÉS ÓRAADÓ MUNKATÁRSAK Felvételi adatlap, Belépő lap, Nyilatkozat személyes adatkezeléshez, Közalkalmazotti jogviszony beszámítása, Titoktartás nyilatkozat Pályázati anyag, munkakör betöltéséhez szükséges iratok másolata (minősítés, diploma, nyelvvizsgák,) Oktatói adatlap (személyi/tudományos), Neptunba történő felvitel Munkaköri leírás Többletmunka elrendelés, A munkaviszonyt lezáró dokumentumok a jogszabályi előírások szerint Intézeti SZMSZ tervezet jóváhagyott tanszéki SZMSZ jegyzőkönyv. A Munkaköri leírás rögzíti a kötelező óraterheléseket, munkaidőkedvezményeket. A munkaköri leírásokat évente felülvizsgálja a munkahelyi vezető (5.5. pont). Eseti megbízások konkrét feladatokra, rendszeres elismerés egyes teljesítményekre (jegyzetírás stb.) 43. Közös megegyezéssel, felmondással, vagy fegyelmi úton 46-48.. szabályozza Az Intézeti SZMSZ-ek rögzítik az intézeti munka kereteit, a tanszéken belüli feladatkiosztásokat, elszámolások, beszámolók rendjét, belső együttműködést és a karral, egyetemmel való együttdolgozást. Távozó, illetve új munkatárs esetén a Tanszéki SZMSZ-t felül kell vizsgálni és szükség szerint módosítani kell. 4.1. Külső óraadó igények meghatározása aktuális óraterhelés, kiadandó órakeret oktatási kapacitás nyilvántartás Csak indokolt esetben alkalmazható.
Oldalszám: 5/7 4.2. Külső óraadók kiválasztása programfelelős/, óraadó jelölt szakmai életrajza jelöltlista A külső óraadóknak az oktatói elvárásokat kell teljesíteni. 4.3. Külső óraadók jóváhagyása oktatási dékánhelyettes külső óraadói jelöltlista jóváhagyott külső óraadói lista Az oktatási dékánhelyettes döntésénél gazdasági szempontokat is mérlegel. 4.4. Külső óraadók megbízása dékán,., kari gazdasági felelős rektori utasítás az óradíjakról megbízási szerződés 4.5. Külső óraadók teljesítményének rendszeres 4.6. Döntés a külső óraadó további alkalmazhatóságáról, tárgyfelelős oktatók hallgatói visszajelzések, oktatói tapasztalatok jegyzőkönyv (külső óraadók értékelésével) jegyzőkönyv (külső óraadók értékelésével) jegyzőkönyv (döntés külső óraadók alkalmazásáról) Az értékelés főbb szempontjai: az órák teljesítése, rendelkezésre állás, problémára való reagálás, rugalmasság, hallgatói visszajelzések, k (oktatók hallgatói véleményezése), a külső óraadók bevonása az adott tantárgyfejlesztési tevékenységbe, az együttműködési hajlandóság. Negatív megítélés esetén a külső óraadó a továbbiakban nem alkalmazható külön engedély nélkül. 5. MUNKATÁRSAK FOLYAMATOS FEJLESZTÉSE 5.1. Oktatói tevékenység hallgatói véleményezése oktatási dékánhelyettes oktatói értékelési adatok vélemények ki, fejlesztési javaslatok Féléves gyakorisággal történik. A felmérés jellemzőit az ME-14 Mérés, elemzés és fejlesztés eljárás szabályozza. 5.2. Teljesítményértékelés tanszék/ intézetvezető, tárgyfelelős oktatók objektív teljesítményadatok a teljesítményértékelő lapon, hallgatói k adatai teljesítményértékelő lap Meghatározott oktatói teljesítmények és vezetői értékelés. Oktatók hallgatói véleményezése (bemenet a teljesítményértékeléshez): mindenki látja a saját minősítését. 5.3. Oktatók, kutatók (közalkalmazottak) minősítése / dékán (munkáltatói jogkör gyakorlója) folyamatos alkalmazás követelményei, minősítési szempontrendszer minősítési lap Írásos dokumentum a törvényben meghatározott munkatársak értékeléséről 59-61.& szerint kell eljárni. 5.4. Munkatársak elégedettségének Egyetemi minőségirányítási központ vezetője Elégedettségi kérdőív (formanyomtatvány) Kitöltött elégedettségmérő lapok (informatikai felületen) A felmérés jellemzőit az ME-14 Mérés, elemzés és fejlesztés eljárás szabályozza.
Oldalszám: 6/7 5.5. Munkatársak vezetői, karriertervezés Az elmúlt időszak értékelését és a következő időszak tervezését legalább éves gyakorisággal el kell végezni. 5.6. Tájékoztatás továbbképzési lehetőségekről 5.7. Munkatársak önfejlesztése, továbbképzések, közvetlen munkahelyi vezető oktatási dékánhelyettes, intézetigazgató, v. minősítés, kitöltött elégedettségmérő lapok, munkaköri leírás terv, továbbképzési lehetőségek személyi munkaterv körlevél munkatárs munkaköri leírás Tanulmányi szerződés, oklevél, részvétel igazolás A tervezett feladatok megvalósulásának, tennivalók meghatározása. A személyi munkaterv kerülnek be a következő évre vonatkozó elvárások, tervezett továbbképzések, publikálási teljesítmény, stb. Amennyiben betöltött státuszok esetén a követelményekhez képest eltérés tapasztalható, annak pótlására vonatkozó követelményt, intézkedést a személyi munkatervben rögzíteni kell. A minősítés alapján a munkatárs és a munkahelyi vezető által meghatározott önfejlesztések ütemezett végrehajtása. Egyes elemeket a szabályozottan, vagy méltányossági alapon támogat. Az elvégzett képzéseket a Bér és munkaügyre Gazdasági Hivatalnál be kell jelenteni. 6. TELJESÍTMÉNYEK ELISMERÉSE, MOTIVÁCIÓ 6.1. Felterjesztések kari elismerésekre 6.2. Felterjesztések egyetemi, és egyéb elismerésekre dékán/ Intézetigazgató, v. k dékán, szervezeti egységek vezetői adományozható munkaköri és egyéb címek, teljesítmények vezetői javaslattételek 68.& tartalmazza az eljárásrendet és az adományozható díjakat a foglalkoztatottak és a közalkalmazotti jogviszonyban nem állók részére. javaslattételek Felterjesztési terv ben meghatározott illetékes testület döntése, valamint Az egyetemi címek, az állami kitüntetések adományozásának, illetve az ezekre való javaslattételnek egyetemi ügyrendje (SZMSZ 8. sz. melléklete) szerint. 6.3. Felterjesztések jóváhagyása kari tanács Felterjesztési terv Jóváhagyott felterjesztési terv Az éves kitüntetési javaslatot minden év október 31-ig kell elkészíteni a szervezeti egységvezetőknek. 6.4. Kari javaslatok összesítése Főtitkári Hivatal, Emberi Erőforrás Központ Kari Felterjesztési tervek Éves kitüntetési terv
Oldalszám: 7/7 6.5. Éves kitüntetési terv jóváhagyása Egyetemi Vezetői Kollégium, szenátus Éves kitüntetési terv jóváhagyott Éves kitüntetési terv 6.6. Jutalmazás, elismerés rektor, dékán munkahelyi vezető, javaslata Elismerő dokumentum, Hírlevél 6.7. Az ösztönzés hatásának hoszszú távú rektor, dékán Jutalmazások, motivációk kimutatása Értékelés 7. BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A felső vezetésnek egyetemi és kari szinten gondoskodnia kell megfelelő kommunikációs folyamatok létrehozásáról a szervezeten belül, és arról, hogy a kommunikáció megvalósuljon a minőségirányítási rendszer eredményessége tekintetében. A SZIE ESzMSZ részletes előírásokat tartalmaz a testületek, fórumok működésére vonatkozóan. Az egyetemi, kari előírások, Intézeti ügyrendek meghatározzák a működési rendet, az ülések gyakoriságát, a határozathozatalok rendjét és azok eljuttatását az érintettek részére. III. MELLÉKLET - IV. MÓDOSÍTÁSOK NYILVÁNTARTÁSA Kiadás dátuma Verzió szám Készítette / módosította 2012.05.21. V0 Quali-Társ Bt. Első kiadás Változás rövid leírása 2012.06.15. V1 Quali-Társ Bt. A belső auditok alapján pontosított változat (dokumentum elnevezések), pályázati logók elhelyezése