Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés ELNÖKÉTŐL 3525 MISKOLC, Városház tér 1. Telefon: (46) 517-700*, (46) 517-750, (46) 323-600 Telefax: (46) 320-601 http://www.baz.hu elnok@hivatal.baz.hu Iktatószám: III-1878-17/2015. ELŐTERJESZTÉS A BORSOD-ABAÚJ-ZEMPLÉN MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK 2015. NOVEMBER 26-AI ÜLÉSÉRE Tárgy: Javaslat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2016. évi belső i tervére Előterjesztő: Dr. Kovács János, a Közgyűlés főjegyzője előterjesztést készítette: Cseh Béla belső ellenőr
2 Tisztelt Közgyűlés! államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ber.) megfelelően a közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervek kötelesek belső i rendszert működtetni abból a célból, hogy a szervezet vezetője számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően. A Ber. 32. -a szerint a költségvetési szervek belső éről a következő évre vonatkozó - kockázatelemzésen alapuló - i terveket a belső ellenőr a tárgyévet megelőző év november 30-ig készíti el, amelyet a képviselő-testületnek december 31-ig kell jóváhagynia. A jegyző köteles gondoskodni továbbá a belső kontrollrendszeren belül a belső működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belsői standardok figyelembevételével. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2016. évi belső i tevékenysége az alábbi területekre terjed ki: - A tervjavaslat intézmények hiányában a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatalra, valamint azon gazdasági társaságokra terjed ki, melyek felett a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat alapítói és tulajdonosi jogokat gyakorol. - A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában a szervezeti struktúrában önálló munkakörrel megbízott belső ellenőr nem szerepel, így a belső ellenőri tevékenységet belső ellenőri regisztrációval rendelkező szerződéses jogviszonyban álló személlyel látja el a Hivatal. éves i tervnek a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. nem a bizalom hiánya, hanem a biztonság és a minőségi célok elérésének eszköze. A belső célja és feladata: A belső független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső az ellenőrzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve
3 fejleszti az ellenőrzött szerv kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll eljárásainak hatékonyságát. A belső feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső feladata annak vizsgálata és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is), valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; A költségvetési szerv munkafolyamataiban a (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; A rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ek megfelelő védelmet nyújtsanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel; adott költségvetési szervet érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a költségvetési szerv időben és megfelelően reagál. i terv összeállításánál kiemelt szempontként kezeltem a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokat. A hibák előfordulása szempontjából magas kockázatúnak ítélt területek ét ütemeztem be. éves i tervet úgy állítottam össze, hogy a soron kívül szükségessé váló i feladatok is végrehajthatók legyenek.
4 Kérem a T. Közgyűlést, hogy a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2016. évi belső i tervéről szóló előterjesztést megtárgyalni és a mellékelt határozati javaslatot elfogadni szíveskedjen. Miskolc, 2015. november
5 Határozati javaslat Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2016. évi belső i tervének elfogadása A Közgyűlés megtárgyalta a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2016. évi belső i tervére vonatkozó javaslatot, és az alábbi döntést hozza: 1. A Közgyűlés a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2016. évi belső i tervét a melléklet szerint jóváhagyja. Felelős: Török Dezső, a közgyűlés elnöke Határidő: értelem szerint 2. A Közgyűlés felhatalmazza Főjegyzőjét, hogy a 2016. évi belső i tervnek az év folyamán bekövetkező esetleges módosításait jóváhagyja. Felelős: Dr. Kovács János főjegyző Határidő: 2016. december 31.
Melléklet a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének.../2015. (XI. ) határozatához Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2016. évi belső i terve
A 2016. évi belső i terv a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 31. (4) bekezdése szerinti tartalommal került összeállításra. A 2016. évi belső i terv - a Nemzetgazdasági Minisztérium Útmutatójának figyelembevételével - tartalmazza a kockázatelemzés lépéseit, a kockázatelemzés módszerét, a kockázatelemzés eredményének bemutatását és a tervezett ek felsorolását. A tervezett ek táblázatos formában kerültek bemutatásra. A táblázatok tartalmazzák a tervezett ek tárgyát, az ek célját, az ellenőrizendő időszakot, a szükséges ellenőri kapacitás meghatározását, az ek típusát és módszereit, az ek ütemezését és az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, továbbá az azonosított kockázati tényezőket. i tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása: kockázati tényezők feltárása és értékelése A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatal belső i terv készítésekor meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek az Önkormányzat Hivatalának működésére. A veszélyt jelentő kockázatok a következők: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerőforrás. Ellenőrzési Tervben rögzítésre kerültek a stratégiai célok megvalósítását segítő ek, amelyek a következők: A közfeladat ellátáshoz szükséges költségvetési előirányzatok tervezése, kezelése, felhasználása, beszámolás; Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, vagyonértékelés, szerződések, önköltség számítás szabályainak meghatározása; A feladatellátás teljesítmény ; A normatív állami támogatások igénylése, elszámolása; A belső kontroll rendszer működtetése A kockázatos területek e "téma", vagy "cél" formájában. A 2016. éves belső feladatainak tervezést a következő prioritások határozták meg: - az önkormányzati feladatok átrendeződése, - a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége, - belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás)
A kockázati pontok meghatározása az alábbi egységes szempont rendszer szerint történt. Közvetlenül pénzben mérhető hatás. A folyamat/ tevékenység korábbi e. Szabályok/működés összetettsége/változása. Súlyok (hatás) Valószínűség 5 1-5 3 1-5 5 1-5 Szervezeti változás. 6 1-5 Kontrollok megbízhatósága. 5 1-5 Súlyok összesen: 21 A kockázati szempontokhoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelően ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A kockázatok előfordulásának valószínűsége 1-től 5-ig került meghatározásra ("1" alacsony, "3" közepes, "5" magas). Kockázati pontok= Súlyok mérőszám X a kockázat előfordulásának valószínűsége. Elérhető minimum pont: 21 Elérhető maximum pont: 105 Alacsonynak minősíthető a kockázat 50 pontig. Közepesnek minősíthető a kockázat 80 pontig. Magasnak minősíthető a kockázat 80 pont fölött. A kiválasztott folyamatok közül a következők magas kockázati pontot értek el: - Jogszabályi változások - Kötelezettségvállalások - Gazdasági események elszámolása - Pénzkezelés - Utalványok és értékpapírok kezelése - Vagyonkezelés, vagyongazdálkodás - Szerződéskötések - Anyag és eszközbeszerzések, kiadások
4 2016. évi tervezett ek: Sorszám tárgya célja, módszerei, ellenőrizendő időszak onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) típusa ellenőrzött szerv, szervezeti egység tervezett ütemezése re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 A pénzkezelési tevékenység e Annak megállapítása, hogy az Önkormányzati Hivatalnál a pénzkezelési tevékenység a jogszabályi előírásoknak, illetve a hatályban lévő pénzkezelési szabályzatnak megfelelően történik e. Biztosított- e a tulajdon védelme, érvényesül e a bizonylati rend és okmányfegyelem. Pénzkezelés Jogszabályi változások ellenőrzött időszakot illető teljes körű, tételes Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály 2016. 04. hó 1nap 2016. 02. hó
Sorszám 2 tárgya Bizonylati rend, okmányfegyelem e célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy a banki pénzforgalom bonyolított kiadások, bevételek bizonylatolása során betartásra kerülnek e a számviteli törvény valamint annak költségvetési szervekre vonatkozó kormányrendelete, illetve az ÁHT és végrehajtási rendeleteinek előírásai. A kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés és a szakmai teljesítés igazolása megtalálható-e a bizonylatokon. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 3 időszakból vett mintavételes ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály tervezett ütemezése 2016. 11. hó re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2016. 01-10. hó
Sorszám 3 tárgya i nyomvonalak alkalmazhatóságának e célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A szervezeti egységek i nyomvonalai biztosítják-e az irányítási és i folyamatok nyomon követését és a folyamatok utólagos ét? onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Önkormányzati feladatok átrendeződése típusa Dokumentumok, nyilvántartások e, helyszíni ellenőrzött szerv, szervezeti egység Önkormányzati Hivatal valamennyi szervezeti egysége tervezett ütemezése 2016. III. negyedév re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2016. 04-06. hó Miskolc, 2015. november