5. MODUL ISKOLAI PR ÉS ARCULAT SZPONZORÁLÁS KÉSZÍTETTE: Hutflesz Mihály
1.1. Iskola és kommunikáció Miért fontos a PR értelmezése az iskolai környezetben? Kik az iskola belsı kommunikációs célcsoportjai? Kik az iskola külsı kommunikációs célcsoportjai? Mitıl meghatározó a személyes PR? Mik tartoznak az iskolai PR eszközrendszerébe? Hogyan építhetı iskolai imázs? Miért fontos a jó hírnév kialakítása? Miért nem mellızhetı az iskolaarculat? Hol segíthet a személyes kommunikáció? Milyen az igazi iskolakultúra? Hogyan segíthet az Internet az iskolakommunikációban? A PR a kommunikáció szervezése, tudatos és tartós fáradozás a kölcsönös bizalom és megértés érdekében, céltudatos közvélemény-formálás a szervezet/iskola elismerése érdekében. A PR funkciói: 1. Információszolgáltatás, információközvetítés 2. Image funkció, elképzelés, eszménykép formálása 3. Vezetési funkció, a környezet befolyásolása, hogy az iskola a piacon milyen helyet foglaljon el 4. Kommunikációs funkció, kontaktus a partnerek között 5. Egzisztenciális magatartás, bizalomépítés az iskola fele A PR segít a társadalmi környezet és iskola közötti kapcsolatépítést, a társadalommal meg kel ismertetnünk az iskola tevékenységét, ehhez színvonalas tájékoztatás, tudatos kapcsolatszervezés, kölcsönös megértés szükséges. Az iskola léte függhet a környezet, a fenntartóval való kapcsolattól, bizalmától. A PR kétoldalú kapcsolatépítést feltételez: 1. Aktív tájékoztatás: a nyilvánosság tájékoztatása, információ kiáramoltatása 2. Tájékozódás: a beérkezı információk, vélemények begyőjtése, feldolgozása, értékelése A PR mindig hosszú távra szól, a közvélemény széles bázisát célozza, fontos a hitelesség, az ıszinteség. A PR üzenetét minden személy, tárgy hordozza.
Szükségük van az iskoláknak egyáltalán PR-re? Nem elég csak a képzés minısége, a tanárok szakmai és szociális kompetenciája? Bizony napjainkban a verseny egyre élesebb az intézmények között. Az iskolák a közösségek nézıpontjában állnak. Az iskolai közönségkapcsolat a kommunikáció menedzselésébıl áll. Ennek alkalmazása többféle kommunikációs eszköz bevetését teszi lehetıvé: 1. Személyes kommunikáció - személyes beszélgetés a fontos célcsoporttal - az iskola minden tagjáról fontos az elsı benyomás: segítıkészség, udvariasság,türelem, megbízhatóság - közügyekben részvétel, társadalmi szervezetekkel kapcsolattartás, képviselet 2. Csoportkommunikáció - belsı tájékoztatás megszervezése (belsı újság, körlevél, évkönyv, rendszeres tájékoztatás, nyilvános elismerés) 3. Tömegkommunikáció - sajtókapcsolatok, a közérdekő mondanivaló publikálása, a közvélemény tájékoztatása - honlap Cél: minél több szállal kötödés a társadalmi környezethez, nyitottság 1.2. Az iskolai PR alakításának lépései 1. lépés: a kiindulási helyzet számbavétele, problémavizsgálat. Meg kell tudni, fel kell tárni, mi jelenti az intézményben a kommunikációs nehézséget? A tanulók számának csökkenése, imázsprobléma, alacsony ismertség, versenytársak, negatív hírek a médiában, stb. Természetesen a kiindulási helyzetnek nem kell törvényszerően negatívnak lennie. 2. lépés: állapotfelmérés. A jelen helyzet szisztematikus vizsgálatát jelenti. Minden fontos információt be kell győjteni az iskoláról és környezetérıl. Kisebb megkérdezéseket is végre lehet hajtani az iskola egyes célcsoportja körében. Az alábbiakban bemutatunk néhány tényezıt, amelyek kiemelkedıen fontosak az állapotfelmérésre vizsgálata során. a. Az iskola fontos célcsoportjainak definiálása. Kik ık? Mit gondolnak rólunk? Milyen érdekeik vannak? Vannak-e elıítéleteik? b. Az iskola imázsa. Milyen az intézmény ön- és idegen imázsa? c. Pozicionálás az iskolapiacon. Hol áll az iskola a piacon? Mit kínál ügyfeleinek? Kik a versenytársai? İk mit kínálnak?
d. Az iskola szolgáltatásai. Mit kell kínálnia az intézménynek? Minek van súlypontja? Megfelel ez a társadalom mai elvárásainak? e. Az elvárható trend. Milyen fejlıdés mutatkozik? Az iskolai képzés megfelel a jövı elvárásainak? Megfigyelhetı-e egy értékváltozás és ez milyen kihatással bír az iskolára? f. Az iskola fizikai állapota. Mennyire modern és fejlett a felszerelése? Az oktatótermek színvonala megfelelı-e? g. Az iskola atmoszférája. Hogy érzik magukat a tanárok, diákok? Milyen klíma uralkodik az intézményben? Milyenen az egymás közötti viszonyok? h. A tanárok és a diákok elkötelezettsége. Milyen értelemben elkötelezettek? Hogyan motiválhatóak? Milyen különleges teljesítmények vannak? i. Az iskola közönségkapcsolata. Mi történt eddig ebben a vonatkozásban? Milyen kommunikációs eszközök állnak rendelkezésre? Hol, milyen területen van kommunikációs deficit?,mely médiumok tudósítanak az intézményrıl és milyen formában? j. Iskolaprogram és stratégia. Vannak már az iskolai kommunikációnak vezérvonalai? k. Az iskola környezete. Milyen közlekedési eszközökkel érhetı el az intézmény? Milyen biztonságos az iskolába vezetı útvonal? 3. Lépés: helyzetelemzés. A már korábban bemutatott SWOT elemzés elvégzése. 4. Lépés: stratégia készítés. Bármely koncepció központi eleme a stratégia. Hogyan lehetséges a terveket a gyakorlatban megvalósítani? A stratégia kialakítása négy alaplépésbıl áll: a. Célok meghatározása. b. Célcsoportok számbavétele. c. Üzenetek megtervezése. d. Stratégiai alternatívák kidolgozása. 5. Lépés: taktikai és végrehajtási intézkedések meghozatala. Ez a lépés a stratégiát konkrét PR intézkedéssé alakítja át. Az alábbi kérdéseket mindenképpen fel kell tenni: Mi, hol, hogyan milyen gyakran lesz végrehajtva? Ki ezért a felelıs? Mennyibe kerül ez? 6. lépés: Végrehajtás. Nem kell mindent az iskolának végeznie! Szakértıket is igénybe lehet venni az egyes részfeladatok elvégzéséhez. Fontos, hogy a PR munka is mérhetı legyen valamilyen módon. Az eredményesség csak így követhetı nyomon. Az iskolának nem csak kifelé, hanem befelé is kommunikálnia kell. A belsı kommunikáció lehetséges eszközei:
- konferenciák - ünnepségek - intranet - közös kirándulások - kiadványok - projekttáblák - protokoll 2. ARCULAT Az arculat, vagyis Corporate Identity az iskola kifele és befele irányuló megjelenése, ábrázolása. Az arculaton a tudatosan, tervezetten és folyamatosan használt tartalmi és formai jegyek összességét értjük. Mi az arculat jelentısége? azonosít és megkülönböztet minısít állandóságot sugall eszmei értéke a vezetési rendszer eszköze Az arculat összetevıi: 1. Az iskola filozófiája, kultúrája Az iskola önmagáról kialakított elképzelések (kik vagyunk?) összessége, az iskolai küldetés megfogalmazása. Az iskola kultúrája: hagyományok, szokások, értékek összessége. Ezek a tételeket az iskolai pedagógiai program, minıségbiztosítási program tartalmazza, a lényeg azonban az, hogy ezek ne az asztalfióknak készüljenek, hanem a mindennapi gyakorlatban tudatosan használt elemek legyenek. Az iskola minden tagja tudja megfogalmazni, hogy mi az iskola küldetése, milyen értékeket képvisel, és ezek mentén cselekedjen. 2. Vizuális jegyek Az azonosítás jegyei, azok a külsı formai elemek, amely alapján megkülönböztethetı lesz iskolánk. Fontos az egyediség, egyszerőség, hogy széles körben alkalmazható legyen és igazodjon az iskola filozófiájához, kultúrájához. Pl. logo, betőtípus, színvilág, nyomtatványok, formaruha, egységesség
3. Kommunikáció Stílus, szlogen, szignál 4. Magatartás Az iskolai magatartás elıírások, viselkedés. Az iskolát képviselı személyek viselkedése. 3.1. Szponzorálás és reklám. 3. PÉNZFORRÁS ISKOLA - SZPONZORÁCIÓ Az iskolaszponzorálás a különbözı intézkedéseknek a: - tervezése, szervezése, végrehajtása és ellenırzése, - ami az iskola számára pénzt, tárgyi eszközöket, szolgáltatásokat biztosít a vállalkozói szektor részérıl, - és ezáltal támogatás jön létre a két fél között, - mert ezzel egyidejőleg a vállalkozások is elérik kommunikációs részcéljaikat. 3.2. Iskolák lehetséges szponzorai: Autószalonok, bankok, építıipari vállalkozások, autósiskolák, PC cégek, élelmiszerüzletek, fitneszközpontok, kamarák, ipari vállalatok, másolócégek, biztosítók, felnıttképzési vállalkozások, stb. Milyen célokat akarnak a cégek a szponzorálással elérni? A vállalkozás termékeinek vagy szervezetének ismertségi fokának növelése. A termék vagy vállalati imázs javítása. A termék, szolgáltatás a piacon való bevezetése. Érdeklıdés kiváltása szolgáltatások iránt. Kapcsolatok gyerekekkel, tanárokkal, szülıkkel. Milyen ellenszolgáltatással élhetnek az iskolák? - A cég nevének megnevezése (újságban, tájékoztatón, programokon, eseményeken, TV tudósításokban, rádiómősorokban, prezentációs mappák összeállítása). - A cég logójának elhelyezése az iskolaújságban, rendezvényen, plakáton, pólókon, transzparenseken. - Hirdetések az iskolai kiadványokban. - Termékbemutatók és prezentációs standok az iskolai rendezvényeken. - Reklámfelületek biztosítása különbözı helyeken. - Szalagreklám a sportrendezvényeken. - Mint hivatalos támogató kiemelése az eseményeken, kiadványokban.
3.3. Szponzorálási terv lépései A szponzorálási koncepció az alábbiakat kell tartalmazza: - projektleírás, ötlet - idıpontok, határidık - a kívánt szolgáltatás leírása, értelmezése - mely célcsoportot kívánja az iskola megszólítani - a szponzoroknak nyújtandó ellenszolgáltatás pontosítása - felelısök megnevezése - címek, telefonszámok, elérhetıségek - mellékletek: PR anyagok, tájékoztatók az iskoláról, intézményrıl.