ELO A Semigent Kereskedelmi Kft. Dkumentum Management Rendszere Semigent-ELO Knferencia Prezentáció a bevezetés előtti és a féléves használat utáni helyzetről Készítette: Lvas Gergely 2012 szeptember
Bemutatkzás A Semigent Kft. családi vállalkzás, 20 éve képvisel német és svájci iparvállalatkat, kereskedőházakat Magyarrszágn. Rézötvözetből, alumíniumötvözetből és acélból készült félgyártmányk behzatalával fglalkzunk, azaz minden lyan khászati késztermékkel, amelynek frmája szalag, lemez, rúd, cső, prfil vagy huzal. Főbb piaci területeink: energetika, technlógiai csőszerelés, fémfeldlgzás, pórusbetn-gyártás, kábelknfekcinálás, SMD frrasztás, nymdaipar, gumiipar, autmtive, reptéri fénytechnika Semigent-ELO Knferencia Termékpalettánkn található még: nymdaipari UV-lakk, adalékanyag műszaki gumikeverékhez, elektrnikai kábelcsatlakzó, kntaktus SMD frrasztáshz. Cégünk 6 fővel működik, ebből 5 fő a budai értékesítési irdánkban. Kb. 20 külföldi és 400 belföldi céggel tartunk kapcslatt, napi 10-20 ajánlatt teszünk, kezelnünk kell külföldi és belföldi szerződéseket, számlákat, vámkezelési papírkat, kalkulációkat, e-maileket, Excel táblázatkat, műszaki rajzkat, Wrd dkumentumkat. Egy év alatt kb. 15.000 fntsabb dkumentum keletkezik nálunk, nem beszélve a könyvelési papírkról. 2
Prbléma felvetés Semigent-ELO Knferencia A dmumentum menedzsmentet kiváltó kk: Rengeteg papír, festék fgyasztása, nymtató, máslógép kpás Lefűzés időigényessége Irattárzás helyigényes, ráfrdítás igényes, megőrzési kötelezettséggel terhes Dkumentumk visszakeresése időigényes Mindenki másképp csinálja, nincs egységes, jól áttekinthető rendszer Később jöttek csak lyan ötletek, hgy feladatmegsztás, wrkflw menedzsment 3
Miért van szükség dkumentumkezelő rendszerre? Semigent-ELO Knferencia Heti 1 csmag papír felhasználás x 50 = 50 csmag/év. Ez kb. évente 100 kg papír + a bejövő levelek = kb. 120 kg/év. Öt év alatt ez kb. 600 kg papír = kb. 120 db papírköteg Gyrsabb és pntsabb elmentés és visszakeresés = időmegtakarítás, hatéknyabb infrmációáramlás miatti minőségjavulás Wrkflwk bevezetése, ami által pntsabbá, személyre szabttá, és mindenek előtt követhetővé válnak a feladatk Kiadtt feladatk n-line követése, mnitrzása, gyrs implementáció, fejlesztés nélküli munkaflyamat kialakítás Új, eddig nem használt funkciók kiaknázása, pl. WORD krrektúra Ez idáig még fel nem ismert egyéb pzitív lehetőségek jövőbeni kiaknázása 4
Megvizsgált dkumentumkezelők Semigent-ELO Knferencia M-Files könnyen installálható, de a kezelői felület nem vlt szép, nem vlt kifrrtt DMS ONE - tetszett artoffice, artflow visznylag kevés referencia ELO sk referencia, skat tud, főleg a 2011-es verzió, igényes wrkflw grafika, elfgadható ár/teljesítmény hányads 5
Miért éppen az ELO? Semigent-ELO Knferencia Németrszágban több ezer nagy felhasználó Magyarrszágn több, mint ötszáz felhasználó Hálózats környezet, hatékny csapatmunka Közpnti szerveren található minden, egységes rendszer MS Office prgramkkal nagy fkú integráció Használhatónak tűnő leírásk, fejlesztési lehetőségek, de kevés gyakrlati példa 6
Kiindulási helyzet Semigenten belül senki sem ismerte, meg kellett tanulni, mindennek magunknak kellett utánanézni, legfeljebb kérdezhettünk. Nincs IT szakemberünk. Magunknak kellett felismerni, hgy milyen flyamatkat szeretnénk megvalósítani, nem vlt igazából sabln vagy puska Semigent-ELO Knferencia Tudtuk, hgy menet közben majd módsítani kell egyet s mást, ha rájövünk, hgy nem megfelelően csináljuk Sk kísérletezgetés, energia kell a megtanulásáhz és a megszerzett tudás lyan mérvű átadásáhz, hgy a gyakrlatban jól lehessen használni Tvábbfejlesztése, prgramzása megldva, de a szftver tudását nem tudjuk induláskr teljesen kiaknázni 7
Mi váltzik az adminisztrációnkban? Nem kell semmit sem kinymtatni, máslni!!! Skkal többet kell scannelni Meg kell tanulni a WORD Krrektúra menü tudnivalóit Meg kell tanulni a PDF-TIFF knverziót Semigent-ELO Knferencia Az új flyamatkat rögtön, 2012.01-02-től alkalmazni kell!!! Ha elrmlana az ELO, akkr hagymánys műveletre térjünk át arra az időre Krábbi dkumentumkból biznysakat pótlólag is be kell vinni Minden menet közben felmerülő új prblémát az ügyvezetőnek jelezzenek, közpntilag hirdeti ki a megldást, (ha tudja). 8
Mit kell az ELO-ban tárlni? Semigent-ELO Knferencia Minden ajánlatt, legyen az Outlk, WORD, Excel vagy Pwer Pint, PDF, TIFF fájl, át kell emelni az ELO-ba Az ajánlatk fnts aktualizálásait, kiegészítéseit. Mindent, ami árinfóval, vagy ajánlatra adtt vevői reagálás, kmment Bejövő számlát, rajzt, vámkezelési papírt. Ami pstán, faxn jött, be kell először szkennelni Kimenő számlát, elszámlást, tárgyalás-jelentést, látgatási tervet, reklamációs dkumentumt, érdekes hnlapt Régebbről: BB-ket, árlistákat, keretszerződéseket A közpnti szerveren kell vezetni ezentúl az ajánlati számzási füzetet 2012/0001, 2012/0002 stb. frmátumban Mikr kell a dkumentumkat archiválni? Rögtön, az ellvasásukkal egy időben. Nem kell semmire sem várni vele. 9
ELO alapk Mindenki saját névvel és jelszóval lép be az ELO kliens prgramba. Minden reggel éppúgy meg kell nyitni, mint az Outlk-t Semigent-ELO Knferencia Amint ellvastunk egy-egy archiválandó Outlk üzenetet, vagy elküldtünk egyet, utána rögtön át kell tenni az ELO-ba! Ugyanez érvényes minden más frmátumú, archiválandó fájlra is (pl. Excel kalkuláció) Mindent először az ELO pstafiókba kell áttenni, nnan azután vagy besrlási sablnnal vagy kézzel tvábbítani kell az archívum megfelelő helyére és el kell látni metaadatkkal Minden egyes dkumentum típusra külön besrlási sabln készült. A leggyakribb az Ajánlatkezelés, a General Dcument és a Szkennelés. Ezekre nagyn dafigyelni! 10
ELO használati 1x1 Ha egymásnak akarunk fájlt megmutatni (láttamzás, krrekció végett), akkr át kell azt tenni az illető TODOs mappájába (áthelyezéssel). Irdalm: jelen prezentáció, ELO kisks, ELO Windws kliens kézikönyv és bátran kérdezzenek is! Semigent-ELO Knferencia Mindenki napnta átlagsan 10-30 bejegyzést kell tegyen az ELO-ba! És még ide kívánkzik sk más pnt is, etcetera, etcetera. 11
VÉGE Semigent-ELO Knferencia Köszönöm figyelmüket!!! Mst már csak CSINÁLNI, CSINÁLNI, CSINÁLNI!!! 12