SEGÉDLET A PÁRTOK MŰKÖDÉSÉT SEGÍTŐ ALAPÍTVÁNYOK GAZDÁLKODÁSA TÖRVÉNYESSÉGÉNEK ELLENŐRZÉSÉHEZ 2009.
3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság 3.1. Szabályszerűségi Ellenőrzési Főcsoport 1312. Közalapítványok és Alapítványok Ellenőrzési Osztálya Iktatószám: F-053-01/2010. A módszertani munkát felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató A végrehajtásáért felelős: Dr. Elek János általános főigazgató-helyettes A módszertani munkát vezette: Solymár Ágnes osztályvezető főtanácsos Az összeállítást készítették: Brebán Andrea számvevő tanácsos Kulcsár Lászlóné számvevő Az összeállításban közreműködtek: Brebán Andrea Robák Ferencné számvevő tanácsos Köllődné Gátai Mária számvevő számvevő tanácsos Kulcsár Lászlóné számvevő A kiadásért felel: Dr. Csapodi Pál főtitkár az ÁSZ Módszertani Kiadványok sorozat szerkesztője, a Módszertani Bizottság elnöke Kézirat lezárva: 2009. december 16.
ELŐSZÓ Az Országgyűlés a pártalapítványi törvény megalkotásával lehetővé tette, hogy a parlamenti pártok költségvetési támogatásra jogosult alapítványt hozzanak létre. Az alapítványok gazdálkodása törvényességét kétévenként az Állami Számvevőszék ellenőrzi. Az ellenőrzés egységes célrendszerének, ellenőrzési elveinek és eljárásainak rögzítése érdekében az Állami Számvevőszék a nemzetközi és a hazai standardok figyelembevételével a pártok működését segítő tudományos, ismeretterjesztő, kutatási, oktatási tevékenységet végző alapítványok gazdálkodása törvényességének ellenőrzéséhez készült segédletet módosította. A módosítás céljai: alkalmazkodni a 9/2008. sz. elnöki utasításában elfogadott Az Állami Számvevőszék Ellenőrzési Kézikönyve című kiadványban foglalt egységes ellenőrzési eljárásokhoz és követelményekhez; igazodni a Vizsgálati Dokumentációs Rendszer előírásaihoz; figyelembe venni a pártalapítványi törvény 2008. évi módosításait; biztosítani a számvevőszéki ellenőrzések és jelentések egységességét, szubjektív elemektől való mentességét, valamint a nyilvánosság egységes és objektív tájékoztatását; segíteni az ellenőrzési folyamat tervezését, illetve az ellenőrzés lefolytatását. A Segédletet a 2010. évtől kezdődően kell alkalmazni. Dr. Lóránt Zoltán főigazgató
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 9 1. AZ ELLENŐRZÉS ELŐKÉSZÍTÉSE 11 1.1. Az alapítvány céljainak és tevékenységének megismerése 11 1.1.1. A pártalapítvány jogszabályi környezete 12 1.1.2. A pártalapítvány alapító okirata 13 1.1.3. A pártalapítvány munkaszervezete 13 1.1.4. A belső szabályzatok és szabályozások 13 1.1.5. A kuratórium működése 13 1.1.6. A tevékenység megismerésének forrásai 14 1.2. A belső kontroll rendszer megismerése 14 1.2.1. A számviteli rendszer felmérése 14 1.2.2. A belső irányítási és ellenőrzési rendszer felmérése 16 1.3. A lényegességi szint meghatározása 16 1.4. Kockázatértékelés 18 1.4.1. Ellenőrzési kockázat összetevői 18 1.4.2. Eredendő kockázat 18 1.4.3. Belső kontroll kockázat 19 1.4.4. Feltárási kockázat 19 1.5. Az ellenőrzési eljárás meghatározása 20 1.5.1. Ellenőrzési megközelítések 20 1.5.2. Kiemelt ellenőrzési területek 20 1.5.3. Az ellenőrzési mintavétel 21 1.5.4. Az ellenőrzés ütemezése 23 1.6. Az ellenőrzési program összeállítása 23 2. A HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS ÉS DOKUMENTÁLÁS 24 2.1. Az ellenőrzés lefolytatása 24 2.2. Az ellenőrzési bizonyíték 24 2.3. Az ellenőrzés dokumentálása 25 2.4. Az ellenőrzési tapasztalatok írásba foglalása 28 3. MELLÉKLETEK 30
MELLÉKLETEK Az ellenőrzés előkészítési szakaszához tartozó mellékletek 1. Jegyzék az alapítvány gazdálkodásának felméréséhez bekért dokumentumokról (a teljes vizsgálati időszakot lefedően) 2. Feljegyzés az alapítvány.. évi gazdálkodásának törvényességi ellenőrzése előkészítéséről, a program-előkészítő dokumentumok átvételéről 3. Munkalap az alapítvány belső irányítási rendszerének ellenőrzéséhez 4. Munkalap az alapítvány számviteli szabályozási rendszerének felméréséhez 5. Munkalap az alapítvány éves jelentéseinek felméréséhez 6. Munkalap az alapítvány átfogó és a specifikus lényegességi küszöbének meghatározásához 7. Munkalap az alapítvány eredendő kockázatának minősítéséhez 8. Munkalap az alapítvány eredendő kockázatának felméréséhez 9. Munkalap az alapítvány belső kontroll kockázatának minősítéséhez 10. Munkalap az alapítvány feltárási kockázatának minősítéséhez 11. Munkalap az alapítvány számviteli beszámolójához/könyvvezetéséhez kapcsolódó ellenőrzési minta kiválasztásához 12. Ellenőrzési mintaprogram A helyszíni ellenőrzéshez kapcsolódó mellékletek 13. Vizsgálati lap az alapítvány gazdálkodása törvényességének ellenőrzéséhez 14. Vizsgálati lap az alapítvány által adott támogatások törvényességi ellenőrzéséhez 15. Vizsgálati lap az alapítvány kuratóriuma által nyújtott támogatások ellenőrzéséhez kiválasztott mintatételek dokumentálására 16. Vizsgálati lap az alapítvány számviteli beszámolójának ellenőrzéséhez 17. Vizsgálati lap az alapítvány könyvvezetésének ellenőrzéséhez 18. Vizsgálati lap az alapítvány számviteli beszámolójának és könyvvezetésének ellenőrzéséhez kiválasztott mintatételek dokumentálására 19. Vizsgálati lap az alapítvány ellenőrzési rendszerének ellenőrzéséhez 20. Vizsgálati lap az alapítvány által létrehozott szervezet ellenőrzéséhez 21. Teljességi nyilatkozat Az ellenőrzés kétszintű felülvizsgálatához kapcsolódó mellékletek 22. Az ellenőrzés előkészítése felülvizsgálatának általános szempontjai 23. Az ellenőrzési programtervezet felülvizsgálatának általános szempontjai 24. Az ellenőrzés végrehajtásának és a számvevői jelentéstervezet felülvizsgálatának általános szempontjai 25. A számvevőszéki jelentéstervezet felülvizsgálatának általános szempontjai
6
RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE ÁSZ Éves beszámoló FB Pártalapítványi törvény Párttörvény Ptk. SZMSZ Számviteli törvény Az alapítványok gazdálkodási rendjéről szóló kormányrendelet Az egyéb szervezetek beszámoló-készítési és könyvvezetési kötelezettségeiről szóló kormányrendelet Állami Számvevőszék Egyszerűsített éves beszámoló Felügyelő Bizottság A pártok működését segítő tudományos, ismeretterjesztő, kutatási, oktatási tevékenységet végző alapítványokról szóló 2003. évi XLVII. törvény A pártok működéséről és gazdálkodásáról szóló 1989. évi XXXIII. törvény Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény Szervezeti és Működési Szabályzat A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet Az alapítványok gazdálkodási rendjéről szóló 115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet
8
BEVEZETÉS A pártok az Alkotmányban biztosított, a népakarat kialakításában és kinyilvánításában történő közreműködésének elősegítése, az állampolgári tájékoztatás szélesítése, a politikai kultúra fejlesztése érdekében történő politikai képzés, kutatás, tudományos és ismeretterjesztő tevékenység támogatására a pártok működéséről és gazdálkodásáról szóló 1989. évi XXXIII. törvényben meghatározott költségvetési támogatásra jogosult alapítványt (a továbbiakban: alapítvány) hozhattak létre. A gazdálkodás törvényességét kétévenként az Állami Számvevőszék ellenőrzi. Az egységes célok, valamint az egységes ellenőrzési elvek, eljárások alkalmazása biztosítja a helyszíni ellenőrzések és a számvevői jelentések egységességét, összhangját. A törvényi rendelkezés alapján az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy: a kuratórium az induló vagyonnal, a központi költségvetési támogatással és az alapítvány egyéb bevételeivel, a párttörvénynek és a pártalapítványi törvénynek, valamint az alapító okiratban megjelölt céloknak megfelelően gazdálkodott-e; a pártalapítvány alapító okirata és belső szabályzatai megteremtették-e az induló vagyon és a központi költségvetési támogatás felhasználásának törvényes kereteit; a kuratórium biztosította-e az alapítvány könyvvezetésének és éves számviteli beszámolóinak megbízhatóságát. Jelen segédlet célja, hogy a pártalapítványok gazdálkodása törvényességének ellenőrzését az ÁSZ elnökének 9/2008. számú utasításával elfogadott az Állami Számvevőszék Ellenőrzési Kézikönyvében (továbbiakban ÁSZ kézikönyv) foglaltakhoz, a párttörvény és a pártalapítványi törvény 2008. év folyamán megtörtént többszöri módosításához igazítsa. A segédlet az ÁSZ ellenőrzések alapvető követelményeivel összhangban a pénzügyi szabályszerűségi ellenőrzéseknél elfogadott 2%-os lényegességi küszöböt és 5%-os ellenőrzési kockázatot tart elfogadhatónak a pártalapítványok ellenőrzése során. E segédlet a hatályos nemzetközi standardok mellett a magyar nemzeti könyvvizsgálati standardokat és állásfoglalásokat is figyelembe veszi. A segédlet az ellenőrzési folyamat tervezéséhez, illetve a helyszíni ellenőrzés lefolytatásához nyújt segítséget, amely alapján a számvevő véleményt alkot a pártalapítvány gazdálkodásának törvényességéről, továbbá arról, hogy az éves számviteli beszámolót minden lényeges szempontból a vonatkozó beszámoló készítési elveknek megfelelően állították-e össze, az így összeállított éves számviteli beszámoló nem tartalmaz-e lényeges téves állításokat, hibákat. Az ellenőrzésről az ÁSZ jelentést készít, amelyet nyilvánosságra hoz.
A pártalapítvány ellenőrzésének folyamata ellenőrzött értesítése gazdálkodás, tevékenység megismerése céljából a szükséges dokumentumok bekérése előkészítési szakasz jogszabályi háttér megismerése lényegességi szintek meghatározása belső irányítási, ellenőrzési és számviteli rendszer felmérése kockázatbecslés elvégzése ellenőrzési célok súlypontjainak kialakítása, ellenőrzési eljárások és a mintavételi módszerek kidolgozása, más ellenőrzési megállapítások felhasználhatóságának mérlegelése ellenőrzési program elkészítése és felülvizsgálata felkészülés a helyszíni ellenőrzésre helyszíni ellenőrzés ellenőrzési bizonyítékok összegyűjtése ellenőrzési bizonyítékok elemzése számvevői jelentés elkészítése számvevői jelentés átadása kétszintű felülvizsgálatra számvevői jelentés egyeztetése az ellenőrzöttel számvevőszéki jelentéstervezet elkészítése számvevőszéki jelentéstervezet átadása kétszintű felülvizsgálatra jelentés elkészítése számvevőszéki jelentéstervezet egyeztetése a pártalapítvány kuratóriumi elnökével számvevőszéki jelentés elkészítése számvevőszéki jelentéstervezet egyeztetése szervezeten belül (társigazgatóság, Minőségbiztosítási Önálló Osztály, Jogi Osztály) számvevőszéki jelentés megküldése a Minőségbiztosítási Önálló Osztálynak minőségbiztosítási tanúsítvány kiadása céljából elnöki értekezlet számvevőszéki jelentés megküldése a pártalapítvány kuratóriumi elnökének számvevőszéki jelentés, válaszok, észrevételek nyilvánosságra hozatala 10
1. AZ ELLENŐRZÉS ELŐKÉSZÍTÉSE Az ÁSZ ellenőrzési tervének összeállítását és elfogadását követően, a meghatározott ütemezésnek megfelelően történhet a pártalapítványok gazdálkodása törvényessége ellenőrzésének előkészítése. Az előkészítési szakaszban, az ellenőrzési eljárások jellegének és terjedelmének meghatározásához, a számvevőknek kellő mélységben kell megismerni a pártalapítvány tevékenységének, és ezen belül gazdálkodási tevékenységének szabályozását, a belső kontroll rendszerek működését. Az ellenőrzési módszerek megválasztását nagymértékben befolyásolhatja a pénzügyi, számviteli információk feldolgozásának módszere, technikaiinformatikai támogatottsága, továbbá az alkalmazott és működő belső kontroll rendszer, a pártalapítványnál kialakított döntési rendszer, feladat és hatáskörök megosztásának rendje és szabályozottsága. Az előkészítés során: ki kell küldeni az ellenőrzés megkezdéséről szóló értesítő levelet; a pártalapítvány gazdálkodásának és tevékenységének megismerése céljából be kell kérni a szükséges dokumentumokat (visszatérő ellenőrzés esetében a korábbi ismereteket aktualizálni kell); a vonatkozó jogszabályokat össze kell gyűjteni; fel kell mérni a belső irányítási, ellenőrzési és számviteli rendszert; meg kell határozni a lényegességi szinteket; el kell végezni a kockázatbecslést; ki kell alakítani az ellenőrzési célok súlypontjait; meg kell határozni az ellenőrzési eljárásokat és a mintavételi módszereket; mérlegelni kell más ellenőrzési megállapítások felhasználhatóságát; el kell készíteni az ellenőrzési programot és azt jóváhagyás előtt felül kell vizsgálni. 1.1. Az alapítvány céljainak és tevékenységének megismerése Az Országgyűlés a pártok Alkotmányban biztosított, a népakarat kialakításában és kinyilvánításában történő közreműködésének elősegítése, az állampolgári tájékoztatás szélesítése, a politikai kultúra fejlesztése érdekében történő politikai képzés, kutatás, tudományos és ismeretterjesztő tevékenység támogatására a párttörvényben meghatározott költségvetési támogatásra jogosult alapítványt hozhatnak létre. A számvevőnek az ellenőrzött alapítványnál meg kell ismernie: a jogszabályi környezetet, az alapítvány alapító okiratát, az alapítvány kezelő- és munkaszervezetének működését, 11
a számviteli törvény és az alapító okirat által előírt szabályzatok meglétét és tartalmát, az éves jelentés az alapítványi törvény előírásának való megfelelését, a számviteli beszámoló meglétét és tartalmát alátámasztó főkönyvi kivonatot és főkönyvi számlákat, a kuratóriumi határozatok tartalmát, egyéb szabályzatokat. A számviteli beszámoló ellenőrzéséhez a számvevőnek olyan mélységű és mértékű ismeretekkel kell rendelkeznie az alapítványról, ezen belül a kezelő szerv (kuratórium) és a munkaszervezet tevékenységéről, amelyek segítségével be tudja azonosítani az éves számviteli beszámolóra, az ellenőrzésre, a megállapítások megtételére lényeges hatással bíró eseményeket, módszereket. A számvevő ezt az ismeretet használja fel az eredendő kockázat, részben pedig a belső kontroll kockázat megítéléséhez. 1.1.1. A pártalapítvány jogszabályi környezete A pártalapítványok működését és gazdálkodását meghatározó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei (Ptk.; párttörvény; pártalapítványi törvény; számviteli törvény; az alapítványok gazdálkodási rendjéről, valamint az egyéb szervezetek beszámoló-készítési és könyvvezetési kötelezettségeiről szóló kormányrendeletek) rendelkezései alapján elsősorban: a pártalapítványokat a pártok a politikai kultúra fejlesztése érdekében, tudományos, ismeretterjesztő, kutatási és oktatási tevékenységük elősegítése céljából hozzák létre; a párttörvény szabályozza, hogy mely pártok alapítványai kaphatnak költségvetési támogatást; a pártalapítványhoz bárki feltétel nélkül csatlakozhat, az alapító okirat azonban előírhatja, hogy a csatlakozás elfogadásához a kezelő szerv (kuratórium) jóváhagyása szükséges; a pártalapítvány támogatást csak egyértelműen azonosítható személytől fogadhat el. A támogatás az azt nyújtó személy pénzforgalmi számlájáról az pártalapítvány pénzforgalmi számlájára történő átutalással történik; a pártalapítvány számára támogatást nyújtó személy azonosításához szükséges adatok és a támogatás összege közérdekből nyilvános adatnak minősül, és azt a támogatás beérkezését követő harminc napon belül a pártalapítvány honlapján közzé kell tenni, ha a támogatás összege az ötszázezer forintot, vagy külföldről származó támogatás esetén a százezer forintnak megfelelő értéket meghaladja; a pártalapítvány kezelő szervének tagjait az alapító párt országgyűlési képviselőcsoportja nevében a képviselőcsoport vezetője, amennyiben nem rendelkezik országgyűlési képviselőcsoporttal, az alapító jelöli ki ötéves időtartamra; a pártalapítványok költségeinek csoportosítására, elkülönítési rendjére a 115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet előírásait kell alkalmazni; 12
a pártalapítvány mint alapítvány számviteli beszámoló-készítésének sajátosságait az számviteli törvény felhatalmazása alapján a 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet szabályozza. 1.1.2. A pártalapítvány alapító okirata A pártalapítványok működésének és az alapítványi vagyon felhasználásának megismerése keretében vizsgáljuk, hogy az alapító okirat tartalmazza-e: a pártalapítvány nevét, székhelyét és alapító által meghatározott céljait és ennek érdekében végzett tevékenységeit; a pártalapítvány céljára rendelt vagyont, és annak felhasználási módját (kereteit); a kezelő szerv összetételét, feladat és jogkörét; a képviseleti és bankszámla feletti rendelkezési jog gyakorlására vonatkozó előírásokat; az alapítványhoz való csatlakozás lehetőségét és feltételeit. 1.1.3. A pártalapítvány munkaszervezete A munkaszervezetre vonatkozóan a számvevőnek meg kell ismernie az alapító okirat és az SZMSZ munkaszervezetre vonatkozó rendelkezéseit (a szervezet működésének szabályozottsága, a pártalapítványhoz kapcsolódó feladatok és hatáskörök, ellenőrzési feladatok és hatáskörök). 1.1.4. A belső szabályzatok és szabályozások A számviteli törvény és az alapító okirat által előírt, és egyéb belső szabályzatokkal (szabályozásokkal) kapcsolatban az előkészítés fázisában meg kell győződni az alábbiakról: a pártalapítvány rendelkezik-e jogszabályban, illetve az alapító okirat által előírt szabályzatokkal, a szabályzatokat a kuratórium jóváhagyta-e, a szabályzatok tartalma megfelel-e a vonatkozó jogszabályi/alapító okiratbeli előírásoknak, a szabályzatok tartalmazzák-e a pártalapítványok sajátosságait, a támogatás folyamatának szabályozottságáról, a szervezet által végzett célszerinti tevékenységek szabályozottságáról, befektetési tevékenység szabályozottságáról, a vállalkozási tevékenység szabályozottságáról. 1.1.5. A kuratórium működése A kuratórium működésére vonatkozóan meg kell állapítani, hogy: 13
a kuratórium határozatairól vezetnek-e nyilvántartást, a kuratórium a határozatait határozatképes ülésen hozta-e, a kuratórium a szabályzatokban előírt szavazataránnyal fogadta-e el határozatait. 1.1.6. A tevékenység megismerésének forrásai A pártalapítvány gazdálkodását érintő jogszabályok, alapító okirat; a pártalapítvánnyal kapcsolatos dokumentumok, az ellenőrzött időszak jelentései és számviteli beszámolói, kuratóriumi határozatok, a belső szabályzatok (SZMSZ, számviteli politika és a számviteli törvény szerinti szabályzatok, valamint egyéb szabályzat), könyvelési dokumentumok; korábbi ellenőrzések (külső és belső) jelentései; a kuratórium tagjaival és a pártalapítvány munkatársaival készített interjúk. A pártalapítvány működése és gazdálkodása megismeréséhez bekérendő dokumentumok listáját az 1. számú melléklet tartalmazza, az ellenőrzés előkészítését szolgálják még a 2-5. számú mellékletek. 1.2. A belső kontroll rendszer megismerése Az ellenőrzés előkészítésének szakaszában a feltárási kockázat becslése érdekében a számvevőnek meg kell ismernie a pártalapítvány belső irányítási, ellenőrzési és könyvvezetési rendszerének szabályozását, értékelni kell a szabályozás összhangját a vonatkozó törvényi előírásokkal, a szabályzatok közti összhangot, az alapítványi sajátosságok érvényesítését és állandóságát. A belső kontroll rendszerek működése eredményességének megítélésénél a számvevőnek fel kell mérnie a pártalapítvány számviteli rendszerét és belső irányítási és ellenőrzési rendszerét. 1.2.1. A számviteli rendszer felmérése Az előkészítés folyamatában a számvevőnek meg kell ismerni a pártalapítvány pénzügyi, számviteli folyamatait, a könyvvezetés rendszerét és a kapcsolódó vezetői információs rendszert. A hatályos szabályozás ellenőrzése keretében a számvevőnek értékelnie kell: a számviteli törvény szerint kötelezően elkészítendő szabályzatok (számviteli politika, leltárkészítési és leltározási, az eszközök és források értékelési, a pénzkezelési szabályzat, valamint a számlarend) törvényi megfelelését; a szabályozásokban a pártalapítványra jellemző gazdálkodási sajátosságok figyelembevételét, ezen belül: a számviteli beszámoló formájának megválasztását (a 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet), a kapott és nyújtott támogatásokra vonatkozó szabályozást, 14
a költségek elkülönítésének szabályozását (115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet); a pártalapítvány gazdálkodásával kapcsolatos alapvető fontosságú pénzügyi folyamatok rendszerét (pl. eszközvásárlás, támogatások elszámolása, pénzeszköz befektetés, költségvetési támogatás és adományok nyilvántartása); a számviteli beszámolót alátámasztó számviteli nyilvántartási rendszert (pl. a pártalapítvány analitikus nyilvántartásának helyét, rendszerét, kapcsolódását a főkönyvi könyveléshez, a vezetői információs rendszerhez); az éves számviteli beszámoló készítés rendjét; a pártalapítvány, vagy az általa megbízott külső szervezet által alkalmazott információs rendszereket. Az ellenőrzött időszak éves jelentései alapján kell értékelni: a pártalapítvány éves jelentésének megfelelését a pártalapítványi törvénynek, a pártalapítvány éves jelentésének keretében az éves számviteli beszámolók megfelelését a számviteli politika előírásának; az éves számviteli beszámolók aláírását; az éves számviteli beszámolók könyvvizsgálói hitelesítését; az éves számviteli beszámolók kuratóriumi elfogadását megelőző FB általi véleményezését; az éves jelentés és számviteli beszámoló kuratórium általi elfogadását; a mérleg és eredmény-kimutatás sorainak főkönyvi kivonattal való számszaki egyezőségét; az éves számviteli beszámolók számviteli politikában rögzített közzétételi kötelezettség teljesítését; alapítványi éves jelentés közzétételi kötelezettségének teljesítését. Az előző ellenőrzés megállapításai alapján kell valószínűsíteni: a bizonylati rend és okmányfegyelem érvényesülést; a leltározási kötelezettség teljesítését; a pénzkezelésre vonatkozó szabályok betartását. Az elvégzett felmérés dokumentálása a 3-5. számú mellékletek kitöltésével történik. A munkalapokat a számvevő tölti ki, az egyes kérdésekre igen/nem/részben választ kell adni, amennyiben a válasz részben, úgy megjegyzésként fel kell tüntetni a hiányosságot. 15
1.2.2. A belső irányítási és ellenőrzési rendszer felmérése A pártalapítvány gazdálkodásának törvényessége keretében fel kell mérni a belső irányítási és ellenőrzési rendszert, ezen belül a számvevőnek meg kell ismerni: a pártalapítvány szervezeti struktúráját, döntési rendszerét; a kuratóriumi tagok, valamint a munkaszervezet vezetőjének feladat és hatáskörét, azok esetleges átruházásának körülményeit; a munkaszervezet alapítványi területen szerzett tapasztalatait, a könyvvezetést végző jogszabályban megkövetelt végzettségét; a vezetői és a munkafolyamatba épített ellenőrzés szabályozását; a belső ellenőrzés dokumentálásának módját; az alapító okirat felügyelő bizottság (FB) létrehozására vonatkozó előírásait, FB kijelölése esetén, annak feladatait és hatáskörét; az FB által végzett ellenőrzések és megállapítások, javaslatok tartalmát; a pártalapítvány éves számviteli beszámolójának ellenőrzési rendszerét (FB általi véleményezését, könyvvizsgáló általi hitelesítését, függetlenített belső ellenőr általi ellenőrzését); a gazdálkodás operatív feladatainak külső szervezettel történő végzése esetén a pártalapítvány ellenőrzési feladatainak szerződésben történő rögzítését. A rendszer megismeréséhez szükséges információk megszerezhetők: a pártalapítvány dokumentumaiból (alapító okirat, szervezetei és működési szabályzat, egyéb belső szabályzatok, kuratóriumi jegyzőkönyvek és határozatok, éves jelentések és számviteli beszámolók, könyvvizsgálói jelentések, FB ügyrend, ülések jegyzőkönyvei, ellenőrzésről készített jelentések, belső ellenőrzés jelentései, munkaszervezet vezetőjének beszámolója); a pártalapítvány vezető tisztségviselőivel (kuratóriumi tagok, munkaszervezet vezetője) folytatott beszélgetésekből. A belső irányítási és ellenőrzési rendszer működésének felmérésére és minősítésére a 3. számú melléklet szolgál. A munkalapokat a számvevő tölti ki, a fő kérdésekre csak igen vagy nem válasz adható, igen válasz esetén kell a további alkérdésekre igen/ nem/ részben választ adni. 1.3. A lényegességi szint meghatározása Egy információt, adatot lényegesnek kell tekinteni, ha hiánya vagy téves állítása hatást gyakorolhat az ellenőrzött szervezet gazdálkodásának törvényességére és éves számviteli beszámolóinak megbízhatóságára. A lényegesség a téves vagy hiányzó információ, adat értékének nagyságától, jellegétől, összefüggéseitől függ. A lényegességi szint mértéke hatással van az elvégzendő ellenőrzési munka mennyiségére. Minél alacsonyabb a lényegességi szint, annál nagyobb ellenőrzési bizonyosság megszerzése szükséges a helyszíni ellenőrzés során. 16
A lényegességi szint meghatározásával az a cél, hogy az segítse a számvevőt az ellenőrzési eljárások és módszerek megtervezésekor, az ellenőrzés mélységének és súlypontjainak kialakításában. A pártalapítványok körében végzett szabályszerűségi ellenőrzéseknél egy érték szerinti átfogó és jelleg szerint több specifikus lényegességi szint meghatározására van szükség. A pártalapítványok törvényes működése és gazdálkodása érzékeny terület a jelentős parlamenti, társadalmi, továbbá a pártalapítványok egymás iránti kölcsönös érdeklődése miatt. A pártalapítványok eszközállománya változó mértékű, a cél szerinti feladataikat döntően a költségvetési törvény által biztosított támogatásból finanszírozzák. A költségvetési támogatás jelentős, akár tízszeres különbsége, de a célok és feladatok azonos jellege miatt a kuratóriumok döntésétől függően az alapítványok a forrásaik felhasználásában eltérő stratégiát követnek. Az alapítványok közül van, aki főleg a céljaihoz igazodó szervezetek támogatásával látja el tevékenységét és saját körben végzett tevékenységét eltérő helyszíneken végzi, van aki az alapítványi tevékenységet főleg saját körben látja el és ezért a tevékenységéhez szükséges helyiségeket (lakás, házrész, ház) megvásárolja, van aki tevékenységének végzéséhez szervezetet hoz létre (alapítvány, non profit kft.) és számára biztosít jelentős forrásokat. A pártalapítványok gazdálkodásának forrásául elsőssorban a költségvetési bevételek szolgálnak, ezért a pártalapítványok gazdálkodása törvényességi ellenőrzése esetében az átfogó lényegességi küszöböt az ellenőrzött alapítvány éves eredmény-kimutatás szerinti bevételének 2 %-ában kell meghatározni Az Állami Számvevőszék Ellenőrzési Kézikönyve című kiadványban foglaltakkal összhangban. Nem nevezhetjük a pártalapítvány működését törvényesnek, ha a kuratóriumi határozatok meghozatala, a képviseleti és bankszámla feletti rendelkezési jog gyakorlása során, a törvény, az alapító okirat és a belső szabályzatok előírásait megsértő gyakorlatból adódó eltérés meghaladja az eredmény-kimutatásban kimutatott bevételek 2 %-át. Specifikus lényegességi szintek meghatározása szükséges a pártalapítványokhoz csatlakozóktól (magán- és jogi személyektől) kapott támogatásokra vonatkozóan, mivel azokra a pártalapítványi törvény szigorú előírásokat fogalmaz meg (csak azonosítható személytől és csak pénzforgalmi számláról történő utalással fogadható el a hozzájárulás), ezért ezeknél a törvényi követelmény sérülése lényeges hiba, ennek megfelelően a munkalap a támogatás törvényben megjelölt értékhatárait jelöli meg. Amennyiben a pártalapítványok a költségvetési támogatást nem a pártalapítványi törvényben megfogalmazott célokra fordítják, az minden esetben lényegességi szintet érintő hibának tekintendő. A pártalapítványok éves számviteli beszámolói és könyvvezetése értékelésénél a lényegességi küszöböt a hatályos számviteli törvény értelmező rendelkezések, fogalmak rész 3. (3) bekezdés 3. pontjában előírtakkal megegyezően kell meghatározni. Nem megbízható a pártalapítvány éves számviteli beszámolója, ha a hatályos számviteli törvény értelmező rendelkezések, fogalmak rész 3. (3) bekezdés 5. pontjában előírtaknak felel meg a hiba mértéke. Az átfogó és specifikus lényegességi szintek viszonyítási alapjának és mértékének meghatározását a 6. számú melléklet munkalapja tartalmazza. 17
1.4. Kockázatértékelés A kockázatértékelés célja az ellenőrzési kockázat ÁSZ követelményének megfelelő 5%-os szinten tartása. 1.4.1. Ellenőrzési kockázat összetevői Az ellenőrzés kockázatát az ellenőrzött eredendő kockázatai (IR), a belső kontroll kockázatai (CR), valamint a számvevő feltárási kockázata (DR) három független kockázati elem együttesen határozza meg. A három tényező határozza meg annak a lehetőségét, hogy az ellenőrzés elvégzése után az ellenőrzött információ nem tartalmaz lényeges hibát. A kockázati tényezők egymáshoz való viszonyát az ellenőrzési kockázat (AR) matematikai modellje az alábbi összefüggéssel határozza meg: AR=IR*CR*DR A modell alapján a három kockázati elem mértéke különböző lehet, miközben az ellenőrzés kockázata állandó szinten tartható. 1.4.2. Eredendő kockázat Az eredendő kockázat az ellenőrzött szervezet belső tulajdonságaival összefüggő, abból eredő lényeges hiba, szabálytalanság, nem megfelelő működés vagy félrevezető állítás kockázata. Az eredendő kockázat szintjét emeli a pártalapítványok esetében: jogszabályi környezet változása, a belső gazdálkodási és számviteli szabályzatok változása, a döntéshozó szerv (kuratórium) személyi összetételének változása, a munkaszervezet felkészültsége a megfelelő döntés előkészítés elvégzésére, a munkaszervezet és a gazdálkodás operatív feladatiban részvevő megbízott személyek, szervezetek változása, a gazdálkodási és számviteli terület ellátottsága informatika eszközökkel, az alkalmazott szoftverek változása, összetett tevékenység végzése (a végzett tevékenységek száma több mint a munkaszervezet átlaglétszámának kétszerese), a könyvelési tételek számának 10 %-ot meghaladó változása, a tevékenység szerkezetének változása, nagy értékű eszközbeszerzések (nagy értékű az egyedi eszközbeszerzés, ha az éves költség, ráfordítás 10%-át meghaladta a beszerzett eszköz értéke), szerződések nagy száma (a szerződések száma több mint a munkaszervezet átlaglétszámának ötvenszerese), a szerződések átlagos értékének 10 %-ot meghaladó növekedése. 18
A pártalapítvány ellenőrzése során az eredendő kockázatot mindig kockázatbecslés alapján kell minősíteni. Az eredendő kockázat szintjének meghatározását a 7. számú melléklet (a kapcsolódó 8. számú mellékletek alapján) tartalmazza, amelyet a számvevő tölt ki. 1.4.3. Belső kontroll kockázat A belső kontroll kockázat a belső irányítás, szabályozás kockázata, azaz, hogy az ellenőrzött egység, szervezet belső kontroll rendszere nem alkalmas megelőzni, jelezni és kijavítani a lényeges szabálytalanságot, vagy félrevezető állítást. A belső kontroll kockázat az ellenőrzött szervezet tevékenységével összefüggő belső kockázati elem. A belső kontroll rendszer ellenőrzésének céljai: az ellenőrzött szerv működése a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően valósult-e meg, az ellenőrzött szervezet belső kontrollrendszerének (szabályozottsága és működése) minősítése. A belső kontroll szabályozottságát a pártalapítvány szabályzatainak, a dolgozók munkaköri leírásának, a megbízottak szerződéseinek vizsgálatával kell felmérni. Vizsgálni kell, hogy az alapító előírt-e a vagyonkezelés ellenőrzésére, az éves számviteli beszámoló ellenőrzésére feladatokat, az ellenőrzési feladathoz szervezet létrehozását vagy szervezet, személy megbízását. A szabályozások tartalmaznak-e a pártalapítvány működésének és gazdálkodásának minden területére ellenőrzési feladatokat, jogköröket, megnevezik-e annak felelőseit. Az ellenőrzéssel megbízottak szerződései és munkaköri leírásai tartalmazzák-e a feladatot, és az összhangban van-e a szabályzatokkal. A belső kontrollrendszer működésének felmérésekor vizsgálni kell, hogy az ellenőrzési feladatot végrehajtották-e, azt dokumentálták-e, megtörtént-e az ellenőrzések eredményének kiértékelése és a kiértékelés alapján az intézkedések elrendelése és végrehajtása. A szervezet céljának megfelelően kialakított, jól működő kontrollrendszer lehetővé teszi az ellenőrzési eljárások mennyiségének csökkentését, az ellenőrzés átfogó kockázati szintjének romlása nélkül. Abban az esetben, ha a szervezet belső szabályzatai nem határoztak meg a belső kontrollrendszer elemeket, vagy az a megfelelő szabályozás ellenére nem működött, a számvevő nem minősítheti a belső kontroll kockázat szintjét alacsonynak. Az alapítvány ellenőrzése során a belső kontroll kockázatot mindig kockázatbecslés alapján kell minősíteni. A belső kontroll kockázat szintjének meghatározását a 9. számú melléklet tartalmazza, amelyet a számvevő tölt ki. 1.4.4. Feltárási kockázat A feltárási kockázat az, hogy bármely szabálytalanságot vagy félrevezető állítást, amelyet a szervezet belső kontroll rendszere nem korrigált, a számvevő nem fogja észlelni (feltárni), tehát a számvevő külső ellenőrzés kockázata. Ez a kockázat jellemzően mintavételi kockázatként jelenik meg, továbbá az ellenőrzési munka elvégzésének gondosságával, a vizsgálati eljárások kiválasztásával és végrehajtásával kapcsolatos. 19