1. sz. melléklet A Szent István Egyetem irattári terve I. Szervezeti - vezetési ügyek 1. Szervezeti változások (egységek létesítése, bővítése, átszervezése, megszüntetése, alapító okiratok, integráció) 2. Az Egyetem működésével kapcsolatos belső rendelkezések, egyetemi és kari szabályzatok, kollektív szerződés 3. A Szenátus, a kari tanácsok, a vezetői értekezletek, anyagai (tagok választása, jegyzőkönyvek, határozatok, döntések) 4. Egyetemi szintű bizottságok, tanácsok és egyéb testületek, szervezése és működése 5. Az intézmény, a karok, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízásával és felmentésével kapcsolatos pályázatok és iratok Megőrzési idő 6. Rektori és egyéb vezetői utasítások, körlevelek 7. Munkatervek és jelentések 8. MTA-val és egyéb felsőoktatási intézményekkel, külső cégekkel való együttműködésre vonatkozó elvi iratok 9. Szakhatóságokkal történő kapcsolattartás iratai 10. Az Egyetem működésére vonatkozó statisztikai összegzések 11. A felsőoktatás, illetve az Egyetem fejlesztésének általános kérdései, intézményfejlesztési tervek 12. Vezetői Irányítási Rendszerrel kapcsolatos iratok 13. Minőségbiztosítási ügyek 14. A szakszervezetek és a Közalkalmazotti Tanács, működésével kapcsolatos iratok. A hallgatói önkormányzatok (HÖK, kollégiumi diákbizottság) működésével kapcsolatos iratok 1
16. Egyetemi közoktatási intézmények elvi ügyei 17. Az egyetemmel kapcsolatban álló egyesületek (hallgatói szervezetek, klub), baráti körök, alapítványok működésével kapcsolatos iratok. 18. Belső ellenőrök iratai (jegyzőkönyvek) 19. Állami Számvevőszék, OKM, más külső vizsgálatok jegyzőkönyvei és egyéb iratanyagai 20. Bírósági és más hatósági (rendőrségi, ügyészségi, stb.) ügyek és eljárások nem 21. Belső informatikai rendszer 22. Informatika, rendszerfejlesztés 20-23 30. fenntartva II. Oktatási ügyek 31. Felvételi eljárás előkészítése, lebonyolítása 32. Képesítési követelmények 33. Szakalapítás, szakindítás, akkreditáció (alapképzés, mesterképzés, szakirányú továbbképzési szak, felsőfokú szakképzés) 34. Tantervek és elvi ügyeik 35. Kredit ügyek 36. Tanrendi ügyek, órarend, oktatási szünet 37. Tantárgyi programok, tantárgyi felelősök 38. Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítése, kiadása 39. Felnőtt képzéssel kapcsolatos ügyek 40. Oktatói munka hallgatói véleményezése 41. Idegen nyelvi képzés 42 45. fenntartva 2
III. Egyetemi doktori tanács szervezetével és működésével kapcsolatos ügyek 46. Tudományos fokozatokkal kapcsolatos felvilágosítások 47. Tiszteletbeli, kitüntetéses és rendes doktori avatások 48. Doktori iskola/program alapításával kapcsolatos iratok 49. Doktori képzés ügyei 50. PhD fokozatok szerzésével kapcsolatos iratok, igazolás kérés 51. Doktori diplomák kiállítása 52. Tudományos fokozatok honosítása 53. Habilitációs ügyek 54 59. fenntartva IV. Kutatással, fejlesztéssel, innovációval kapcsolatos ügyek 60. Tudományos munkatervek, beolók 61. A tudományos munkával kapcsolatos napi iratok, normatív kutatástámogatás, tudományos kiadványok iratai 62. Kutatócsoportokkal kapcsolatos iratok (projektek teamek) 63. Tudományos jellegű, kutatás-fejlesztés- innovációs, hallgatói tudományos pályázatok, pályázatokkal kapcsolatos szerződéskötések, szerződés módosítások, követelésegyeztetések, szakmai-, pénzügyi beolók, hiánypótlások 64. Tudományos pályázatokkal kapcsolatos adminisztráció, pénzügyi elolások iratai 65. Oktatók és kutatók belföldi, tudományos tanulmányútjai, az ezzel kapcsolatos jelentések, - 3
beolók 66. zetközi projektek 67. Találmányok, szabadalmi-, újítási ügyek 68. Tudományos kiadványok és ezek iratai 69. Pályázathoz nem kapcsolódó, szakmai partnerekkel folytatott egyéb levelezés 70. Szaktanácsadás 71 74. fenntartva V. Egyetem külkapcsolati ügyei 75. Egyezmények és kapcsolatok külföldi egyetemekkel 76. Az oktatók külföldi tanulmányútjai, kiküldetései, nemzetközi konferenciákon való részvétel (jelentések, beolók) 77. Kiküldetéssel kapcsolatos nem elvi jelentőségű 5 - iratok 78. Oktatók és hallgatók külföldi utazásainak megszervezése (kivéve Mobilitas) 79. Külföldi látogatók, vendégek fogadása 80 84. fenntartva VI. Hallgatói ügyek/tanulmányi Hivatal ügyei 85. Hallgatói felvételek általános ügyei 3-86. Felvett, de hallgatói jogviszonyt nem létesített és 1 - fel nem vett jelentkezők ügyei 87. Hallgatói iratkozás lapok 88. Hallgatók személyi iratgyűjtője 89. Hallgatói névsorok 90. Hallgatói törzskönyv és névmutató 25 91. Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltoztatás 92. Más felsőoktatási intézménybe való áthelyezés 93. Áthallgatás, részképzés 10 4
94. Tantárgyi felmentések 95. Hallgatói jogviszony igazolás, diákigazolvány ügyek 96. Hallgatók passzív féléve 97. Hallgatói jogviszony megszűnése (tanulmányok sikeres befejezése előtt) 98. Hallgatók kizárása, elbocsátása, fegyelmi és kártérítési ügyei 99. Vizsgaügyek: végzettségek, jegyek, javítóvizsgák, felmentés vizsgakötelezettség alól 100. Szigorlati, záróvizsga, diploma védés jegyzőkönyvei, leckekönyvek 101. Záróvizsga szervezésére vonatkozó iratok 5-102. Szakdolgozatok 5-103. Oklevélügyek, oklevél másolat nyilvántartó 104. Tudományos diákkörök, TDK és OTDK konferenciák ügyei 105. Szakmai gyakorlatok, terepgyakorlatok 106. Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői 107. Hallgatói ösztöndíjakkal kapcsolatos ügyek 108. Költségtérítési díj, tandíj ügyek 109. Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei 110. Különeljárási díjak, vizsgadíjak 111. Diákhitel - 112. Hallgatók szociális támogatása, jutalmazása 113. Hallgatói munkavégzéssel kapcsolatos iratok 114. Oktatók és kutatók cseréje, az oktatók és kutatók külföldi egyetemeken folytatott oktató és kutató tevékenysége (külföldi ösztöndíjak) Mobilitas 1. NEPTUN működtetésével kapcsolatos ügyek iratai 116 120. fenntartva 5
VII. Kollégiumi ügyek 121. Kollégium vezetési és elvi ügyei 122. Kollégiumi szabályzatok 123. Kollégiumi felvételi kérelmek, fellebbezések, kizárások 124. Kollégium gazdasági ügyei, térítések 125 130. fenntartva VIII. Könyvtári, levéltári és múzeumi ügyek 131. Az egyetem könyvtári szervezetével és könyvtáraival kapcsolatos iratok 132. Könyvtári állomány gyarapítása (könyv, időszaki kiadvány, nem hagyományos dokumentum) Hazai- és nemzetközi vétel, csere, ajándék 133. Könyvtári állomány nyilvántartása, rendezése, ellenőrzése, megóvása (leltári iratok) 134. Olvasói, kutatói, ügyfélszolgálati, könyvtárközi kölcsönzési, tájékoztatási ügyek iratai 135. Oktatás/Felhasználóképzés iratai 136. Közgyűjtemények elektronikus szolgáltatásai 137. Közgyűjtemények pályázati iratai 138. Az intézmény levéltári tevékenységével kapcsolatos ügyek 139. Az egyetem muzeális tevékenységével kapcsolatos iratok 140 144. fenntartva 6
IX. PR, kulturális és sport ügyek 145. Arculatformálás, egyetemi honlap (WEB) ügyei 146. Tájékoztató jellegű egyetemi kiadványok 147. Egyetemi kommunikációval, PR-al kapcsolatos elvi jelentőségű iratok 148. Kommunikációs-, PR- munka szervezésével kapcsolatos gyakorlati intézkedések iratai 149. Egyetemi ünnepségek rendezése 0. Egyetemi rendezvények szervezése (oktatási, hazai és nemzetközi tudományos konferenciák, kongresszusok) 1. Az egyetemi sport-, kulturális és művészeti élettel kapcsolatos iratok 2. Közművelődés elvi ügyek 3 5. fenntartva X. Humánerőforrás gazdálkodási ügyek 6. Egyetemi tanári, docensi pályázatok, meghívások nem 7. Közalkalmazotti jogviszony létesítés, módosítás, 50 - hosszabbítás, megszüntetés, nyugdíjazás 8. oktatói állások betöltése, pályázatok nem 9. További jogviszonyban állók alkalmazása - 160. Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak működése az egyetemen, külföldi állampolgárságú lektorok 161. Egyetemen belüli áthelyezések 20-162. Óraadói megbízások, külső előadók óradíjai 50-7
163. Egyéb megbízási szerződések - 164. Munkaköri leírások 165. Teljesítményértékelés, minősítés 166. Kereset kiegészítés, többletfeladat megállapítása 50-167. Jutalmazások, jubileumi jutalmak, segélyek 5-168. Kedvezmények, tiszteletdíjak, napidíjak 169. Állami, egyetemi, kari kitüntetések adományozása 170. Tiszteletbeli professzori cím adományozása 171. Magántanári, címzetes egyetemi tanári és docensi cím adományozása 172. Professor Emeritus, Rector Emeritus cím adományozása 173. Jubileumi diplomák, díszoklevelek adományozása 174. Kutatói (dolgozói) ösztöndíjak 175. Tanulmányi (dolgozói) szerződések, tanulmányi szabadság ügyei 176. Szolgálati idő megkérése, beítása 50-177. Társadalombiztosítási, egészségbiztosítási ügyek 50 - okmányai 178. Létgazdálkodással kapcsolatos iratok 179. Munkáltatói kölcsön ügyek 30-180. Alkalmazottak fegyelmi és kártérítési ügyei 181. Temetési ügyek, egyetem saját halottja 182. Dolgozók illetménnyel kapcsolatos személyi 30 anyagai 183. Bérkartonok 50 184. Bérjegyzékek, bértablók, túlóra elolás 50 185. Társadalombiztosítási egyéni nyilvántartó lapok 50 186. Járulék lapok 50 187. Táppénzes tasakok 50-188. Levonásokkal kapcsolatos nyilvántartás, táppénz és 50 - családi pótlék kifizetése, jutalmazás pénzügyi lebonyolítása 189. Adó, TB bevallások 190. Adóigazolások, nyilatkozatok 191. Bérfeladások, bérösszesítők, bérstatisztikák 192. Távolléti és munkába állási jelentés 5-193. Szabadság nyilvántartó lapok 8-194. Szabadságkérelmek, nyilvántartás 3-195. Családi pótlék folyósításával kapcsolatos ügyek és 8
nyilvántartások 196. GYED, GYES igazolások 5-197. Emberi Erőforrás Központtal folytatott egyéb 5 - levelezés, ügyintézés 198. Jelenléti ívek 5-199. 50%-os kedvezményű közalkalmazotti utazási 5 - utalványok nyilvántartása 200. Ebédjegyigénylés 5-201 204. fenntartva XI. Pénzügyek és gazdasági vonatkozású ügyek 205. Gazdasági ügyrendek, szabályzatok, utasítások 206. Éves és távlati költségvetés, a gazdálkodó egységek költségvetése és azzal kapcsolatos kiegészítő mellékletek, táblázatok, előirányzatok 207. Éves beoló jelentés és azzal kapcsolatos mellékletek 208. Pénzügyi, gazdasági ellenőrzésre vonatkozó iratok (belső, külső ellenőrzés) 209. Beruházások, felújítások (épület, épület és berendezés átalakításra vonatkozó tervek, tervrajzok, kivitelezési szerződések) 210. Beruházások, felújítások pénzügyi lebonyolítása, elolással kapcsolatos levelezés 211. Telekügyek, ingatlan, vagyonkezelés ügyei 212. Hitelekkel és póthitelekkel kapcsolatos elvi jelentőségű iratok, hitelfelvétellel kapcsolatos iratok 213. Központosított közbeszerzés körébe tartozó beruházások, szolgáltatások, beszerzések iratai 214. Külföldről támogatott (EU) pályázatok pénzügyi lebonyolítása 2. Belföldi pályázatok elolásai 216. Támogatási, vállalkozói, bérleti és egyéb 20 - szerződések, megállapodások 217. Pénztári ügyek (pénztárnapló, pénztárbizonylat, 5 - jegyzőkönyvek) 218. Pénzforgalmi kartonok 219. Banki levelezés, bizonylatok 220. Számviteli bizonylatok, főkönyvi kivonat, főkönyvi 9
lák, egyéb bizonylatok 221. Anyagkönyvelési naplók, lalapok és 5 - bizonylatok 222. Folyóla nyilvántartás 223. Nagy értékű tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása 224. Kis értékű tárgyi eszközök beszerzése, 20 - nyilvántartása 225. Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése, elolása 226. Anyagbeszerzések, anyagigénylések, 5 - fogyóeszközök megrendelése, javítása, karbantartása, raktári ki- és bevételezési bizonylatok 227. Gépjárművek vásárlásával, használatával, 5 - értékesítésével kapcsolatos ügyek, utazási költségtérítés, utazási utalvány 228. Egyetemi üdülővel kapcsolatos tervek, rendelkezések iratai 229. Szolgálati és bérlakásügyek 230. Reprezentációs keret és a vele kapcsolatos ügyek 231. Leltári és raktárügyek 232. Magyar Államkincstár, TÁH ügyiratai 233. Adóbevallások és adófizetéssel kapcsolatos ügyiratok, bizonylatok 234. Vámkezelési ügyek 5 235. Biztosítási ügyek 5-236. Gondnoksági ügyek 237. Helyiség gazdálkodási ügyek 5-238. Létesítmény üzemeltetés (takarítás, karbantartás, stb.) 239. Vagyonvédelem 30-240. Tűzvédelem 30-241. Munkavédelem 30-242. Polgári védelem, környezetvédelem 30-243. Energiagazdálkodás (áramszolgáltatás, víz, fűtés, 5 - gáz) 244. Postaköltség elolás, telefondíjak, fiókbérletek, 5 - hírlap előfizetések 245. TÜSZ és NEXON működtetésével kapcsolatos 5 - ügyek 246 249. fenntartva XII. Adminisztratív és egyéb ügyek 10
250. Orvosi rendelők, egészségügy 251. Iratnyilvántartók, iktatókönyvek, selejtezési, átadás-átvételi jegyzőkönyvek 252. Egyetemi név-, címer- és bélyegző használattal kapcsolatos ügyek 253 - fenntartva 11