EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM REKTOR

Átírás

1 EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM REKTOR 12/2013. (XII. 9.) számú rektori utasítás az Eötvös Loránd Tudományegyetem egységes irattári tervének kiadásáról Az Eötvös Loránd Tudományegyetem rektora az Eötvös Loránd Tudományegyetem Szervezeti és Működési Szabályzat I. kötete, Szervezeti és Működési Rend (a továbbiakban: SzMR) 78. (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján, figyelemmel az SzMR 9. számú melléklete, az Iratkezelési Szabályzat 9. (3) bekezdése rendelkezésére, az Egyetemi Levéltár igazgatójának előzetes egyetértésével, az alábbiakat rendeli el: 1. A rektor jelen utasítás mellékleteként kiadja a január 1. napja utáni időszakra vonatkozó egységes irattári tervet. 2. Jelen utasítás január 1. napján lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti az Eötvös Loránd Tudományegyetem egységes irattári tervének kiadásáról szóló 15/2009. (VII. 24.) számú rektori utasítás. Budapest, december 9. Dr. Mezey Barna rektor

2 Az Eötvös Loránd Tudományegyetem egységes irattári terve I. Vezetési ügyek 1 Levéltárba adás ideje 2 1. Szervezeti egységek létesítése, bővítése, átszervezése, megszüntetése, névváltozás 2. Az Egyetem, a karok, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízásával és felmentésével kapcsolatos pályázatok és 3. Egyetemi szintű bizottságok, tanácsok szervezése és működése 4. Állások szervezésével és megszüntetésével kapcsolatos általános Szervezeti reform, az Egyetem működésére vonatkozó statisztikai összegzések 6. A felsőoktatás szabályozásával kapcsolatos ügyek, felsőoktatási törvény 7. Munkatervek és jelentések az elvégzett munkáról 8. Egyetemi ünnepségek 9. A Szenátus, a kari tanácsok és az Egyetem egyéb testületei üléseinek meghívói, napirendjei, az ülésekről készült jegyzőkönyvek, mellékletek 10. Az MTA-val és felsőoktatási intézményekkel való együttműködésre vonatkozó, és az Egyetem képviselete külső bizottságokban 11. Állami díjakkal és más (pl. külföldi) kitüntetésekkel kapcsolatos ügyek 12. Tiszteletbeli doktori és professzori cím adományozása 13. Magántanári, címzetes egyetemi tanári és címzetes egyetemi docensi cím adományozása 14. Professor Emeritus cím adományozása 15. Dísz- (jubileumi) diplomák adományozása 16. Egyetemi, kari, intézményi szabályzatok 17. Testületek választásával 18. Bírósági eljárások, jogi ügyek 19. Rektori, dékáni, főigazgatói, főtitkári utasítások, körlevelek 20. Egyetemi alapítólevelek II. Az oktatók, tudományos kutatók, alkalmazottak, szerződéses és egyéb dolgozók ügyei Levéltárba adás ideje 21. Egyetemi tanári, docensi pályázatok 22. Munkaviszony létesítés, kinevezés, hosszabbítás, megszüntetés, nyugdíjazás 1 Megállapítva a közról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 3. j) pontja és 12. -a alapján. 2 Megállapítva a közról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 3. j) pontja és 12. -a alapján. 1

3 (oktatók, tudományos kutatók) 23. Egyéb, nem főállású, részfoglalkozású alkalmazások (oktatók, tudományos kutatók) 24. Megbízási szerződések 25. Rendes, rendkívüli és fizetés nélküli szabadságok engedélyezése Egyetemen belüli áthelyezések Fizetések, bérek, besorolások Jutalmazások, túlóra, segélyek 29. Továbbtanulási, tanulmányi szerződések 30. A Szenátus, kari tanácsok üléseiről készített hangfelvételek Nem selejtezhető Egyetemvezetői anyagok, emlékeztetők 32. Az Egyetem és az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat (EHÖK), illetve az Egyetemi Doktorandusz Önkormányzat (EDÖK) kapcsolatára vonatkozó 33. Az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat (EHÖK), a kari Hallgatói Önkormányzatok, az Egyetemi Doktorandusz Önkormányzat (EDÖK) és a kari doktorandusz képviseletek vezetési és működési ügyeivel, a Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciájával (HÖOK) való kapcsolattartás 34. Jogi állásfoglalások, elvi jogi ügyek 35. Nyelvpótlék, kereset-, ill. illetménykiegészítés, többletfeladat 36. Egyetemi jubileumok 37. Közérdekű önkéntes szerződéssel foglalkoztatottak 30 [38. fenntartva] 39. Szolgálati idő beszámítása Kedvezmények, tiszteletdíjak, belföldi napidíjak 41. Lakásügyi kérdések 42. Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése 43. Nyugdíjasok ügyei Nem oktatói állások betöltése, megszüntetése Óraadói megbízásokkal 46. Oktatók, kutatók, egyéb alkalmazottak kártérítési ügyei 47. Az ELTE-n végzett közösségi szolgálattal (az érettségi előfeltételeként) 48. Szakszervezetekkel 49. Közalkalmazotti Tanács működésével 50. Temetési ügyek [ fenntartva] Ill. A tudományos munkával kapcsolatos Levéltárba adás ideje 56. ELTE stratégia és válságkezelés 57. Hosszú távú elvi jelentőségű tudományos munkatervek, beszámolók 58. Egyetemi szervezésű tudományos 2

4 rendezvények, ülésszakok 59. A tudományos munkával kapcsolatos napi, normatív kutatástámogatás 60. Kutatócsoportokkal 61. Tudományos pályázatok kiírásai, a pályázat leírása, a teljesítésről készített rész- és összefoglaló jelentések, pénzügyi adminisztráció 62. Felsőoktatási, K+F és egyéb kutatási pályázatok és szerződések 63. TÁMOP kutatási és oktatás-fejlesztési pályázatok, társadalmi egyeztetések 64. Fenntartható fejlődés fejlesztési projektekkel 65. Nemzetközi fejlesztési együttműködés 66. Innováció 67. Egyetemi tudományos kiadványok [68. fenntartva] 69. Magyarországi, nem nemzetközi tudományos rendezvények, konferenciák, szimpóziumok, workshopok iratai, belföldi kiküldetés anyagai 70. Kutatók Éjszakája 71. Magyar Tudomány Ünnepe 72. Szabadalmi bejelentésekkel/találmányokkal kapcsolatos ügyek 73. Találmányi Testület iratai [74. fenntartva] IV. Tudományos minősítéssel kapcsolatos Levéltárba adás ideje 75. Tudományos fokozatokkal kapcsolatos felvilágosítások 76. Tiszteletbeli doktori avatások 77. Kitüntetéses doktori avatások 78. Tudományos fokozatok honosítása 79. Habilitációs ügyek 80. Doktori (PhD) képzéssel és fokozatszerzéssel, igazoláskérés 81. Doktori iskola/program alapításával kapcsolatos (MAB) 82. Doktorrá (PhD) avatás 15 [ fenntartva] V. Oktató-nevelő munka Levéltárba adás ideje 88. Dékáni tanácsok, kari bizottságok működésével 89. Tantervek elvi ügyei 90. Mesterképzés elvi ügyei 91. Oktatással kapcsolatos munkatervek és beszámolók 92. Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítése 93. Tanrendi ügyek 94. Továbbképzéssel kapcsolatos ügyek, képzések 3

5 95. Oktatói munka hallgatói véleményezése 96. Képesítési követelmények 97. Szakalapítás, szakindítás, akkreditáció 98. Kredittel kapcsolatos elvi ügyek 99. Minőségbiztosítási ügyek 100. Idegen nyelvű képzés 101. Hallgatóknak nyújtott, nem az egyetemi képzéssel kapcsolatos tanfolyamok [ fenntartva] VI. Könyvtári, levéltári és múzeumi ügyek Levéltárba adás ideje 106. Az Egyetem könyvtári szervezetével és könyvtáraival 107. Könyv és folyóirat rendelések 108. Könyvtári állomány rendezése és megóvása 109. Kiadványok nemzetközi és hazai cseréje Integrált könyvtári rendszerrel kapcsolatos Olvasó, kutató, ügyfélszolgálati ügyek 112. Könyvtárközi és levéltárközi kapcsolatokra vonatkozó 113. Az Egyetem levéltári tevékenységével 114. Levéltári iratanyag átadás-átvételi jegyzőkönyvek 115. Az Egyetem muzeális tevékenységével [ fenntartva] VII. Az Egyetem külföldi kapcsolatai Levéltárba adás ideje 121. Kulturális egyezmények és kapcsolatok külországokkal 122. Külföldi egyetemekre kiutazó oktatók és kutatók cseréje 123. Beutazó külföldi oktatók és kutatók működése az itteni egyetemen, külföldi állampolgárságú lektorok 124. Az Egyetem oktatóinak és kutatóinak tanulmányútjaival kapcsolatos alapvető (kiutazási engedély, kiutazási határozat) 125. Külföldi ösztöndíj lehetőségek 126. Külföldi nemzetközi konferenciákon, kiállításokon való részvétel 127. Nemzetközi konferenciák rendezése Magyarországon 128. Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés 129. Nemzetközi projektek 130. Intézményi kapcsolatok külföldi egyetemekkel 131. Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb útjai Úti elszámolásokkal kapcsolatos dokumentáció 133. ERASMUS projektekkel kapcsolatos dokumentáció 134. CEEPUS projektekkel kapcsolatos 4

6 dokumentáció 135. Nyári egyetemekkel kapcsolatos dokumentáció 136. Külföldi pályázatok VIII. Hallgatói ügyek Levéltárba adás ideje 137. Hallgatói törzskönyv és névmutató Nem selejtezhető Tudományos diákköri munka összesítő jelentései, elvi ügyei (TDK) 139. Hallgatói tudományos pályázatokkal, összesítések 140. Kivételes tanulmányi rend, tutorálás, honorácior képzés 141. Felvétellel, átvétellel kapcsolatos ügyek 142. Beiratkozás, regisztráció, kurzusfelvétel, évhalasztás 143. Hallgatói, doktorandusz álláspályázatok, önéletrajzok, jelentkezések, munkaszerződések 144. Hallgatók személyi iratgyűjtője 145. Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltás, képzésváltás Párhuzamos képzés 147. Felsőoktatási információs rendszer (FIR) Nem selejtezhető 148. Hallgatók kizárása, eltiltása, elbocsátása 149. Törlés, szakleadás, tárgyfelmentés 150. Diplomák honosítása 151. Vizsgahalasztások, ismétlések, vizsgalapok Szigorlati jegyzőkönyv 153. Terepgyakorlatok Külföldi szakmai gyakorlatok Szakmai gyakorlatok 156. Záróvizsgára, érettségire, nyelvvizsgára és egyéb vizsgákra vonatkozó 157. Jegyzőkönyv diplomaterv megvédéséről Nem selejtezhető Záróvizsga jegyzőkönyv Nem selejtezhető Abszolutórium 160. Oklevélügyek, oklevélmásodlatok, oklevélmelléklet Nem selejtezhető Leckekönyvvel kapcsolatos kérelmek 162. Hallgatói jogviszony igazolása 163. Kreditelismertetés, felmentés 164. Hallgatói fegyelmi, etikai ügyek 165. Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői 166. Költségtérítés/önköltség, térítés és juttatás elvi ügyei 167. Költségtérítéssel/önköltséggel, térítési, szolgáltatási díjjal kapcsolatos adminisztráció 168. Egyetemi, kari elbírálású ösztöndíjak (pl. párhuzamos képzés kompenzációja, alaptámogatás, közéleti ösztöndíj, sport- és kulturális ösztöndíj, hallgatói jutalom, jó tanuló, jó sportoló hallgatói ösztöndíj, szociális támogatás, tanulmányi ösztöndíj) 169. Külső elbírálású ösztöndíjak (pl. BURSA Hungarica, köztársasági ösztöndíj, 5

7 IX. Kollégiumok Levéltárba adás ideje 188. A kollégiumi és diákotthoni szabályzatok, gazdálkodásuk és helyzetük 189. Kollégiumok és diákotthonok vezetése 190. Kollégiumi Hallgatói Önkormányzat 191. Kollégiumi és diákotthoni felvételek, kizárások 192. A kollégiumok és diákotthonok gazdasági ügyei, térítések [ fenntartva] önkormányzati ösztöndíjak, minisztériumi ösztöndíjak, MÖB) 170. Különeljárási díjak és költségek elszámolása, iratai Hallgatói adóügyek (pl.: jövedelemigazolás) Diákhitel Külföldi hallgatók ösztöndíja és egyéb ügyei, információkérés 174. Vendéghallgatók, látogatási igazolványok Az ELTE hallgatói által végzett közérdekű önkéntes tevékenység Költségtérítés-mentességi ügyek (pl. GYES- GYED, közismereti) 177. Fogyatékossággal élő hallgatókkal kapcsolatos ügyek 178. Diákigazolvánnyal kapcsolatos ügyek 179. Hallgatói Jogorvoslati Bizottsággal kapcsolatos ügyek 180. Kérelmek, panaszok elbírálása (pl. méltányossági kérvény) 181. Köznevelési ügyek 15 [182. fenntartva] 183. Elektronikus Tanulmányi Rendszer (NEPTUN) 184. Tanulmányi verseny Volt hallgatók ügyei [ fenntartva] X. PR, kulturális és sport ügyek Levéltárba adás ideje 200. Kulturális, közművelődési bizottságok ügyei 201. Az Egyetem kulturális, művészeti együtteseivel 202. A Tanári Klubbal, az Aulával, az Aula Magnával, a Harmónia teremmel kapcsolatos 203. Az egyetemi/kari sporttal, kultúrával, hallgatók sport- és kulturális pályázatával kapcsolatos 204. BEAC-cal 205. Egyetemi/kari kulturális és egyéb rendezvényekkel 206. Egyetemi kommunikációval, PR-ral kapcsolatos elvi jelentőségű 207. Gyakorlati kommunikációs, PR munka 6

8 (középiskolai programok szervezése) 208. Alumni szervezet [ fenntartva] XI. Pénzügyi vonatkozású Levéltárba adás ideje 212. Minisztériumi támogatások 213. Éves és távlati költségvetés, a gazdálkodó egységek költségvetése, előirányzatok 214. Beszámolók, jelentések, adatszolgáltatások és azzal kapcsolatos kiegészítő mellékletek, oktatói nyilatkozatok (felügyeleti szerv részére) 215. Beruházási és fejlesztési tervek, új létesítmények, létesítmény fenntartásával kapcsolatos ügyek 216. Központosított közbeszerzések körébe tartozó beruházások, szolgáltatások, beszerzések iratai 217. Az Egyetem által lebonyolított közbeszerzések iratai Informatika, rendszerfejlesztés, honlapfejlesztés 20 [219. fenntartva] 220. Telekügyek, ingatlanügyek 221. Ingatlanok bérbeadása (pl. szerződés, számla, számlakérés) 222. Infrastruktúra fejlesztése (gépek, műszerek, bútorok és irodagépek beszerzése, műszerkataszter, műszerkölcsönzés és 20 nagyműszerek ügyei) 223. Külföldről támogatott pályázatok pénzügyi lebonyolítása 224. Nagy értékű tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása 225. Kis értékű tárgyi eszközök (irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök) beszerzése, elszámolása 226. Leltározási szabályzatok, ütemtervek, leltározás végrehajtását igazoló bizonylatok, jegyzőkönyvek és mellékletei, leltári összesítők, 15 ügy 227. Hitelekkel és póthitelekkel kapcsolatos elvi jelentőségű, hitelfelvétellel kapcsolatos 228. Felújítási, tatarozási, karbantartási ügyek 229. Magyar Államkincstár, TÁH ügyiratai 230. Főkönyvi számlák, kivonatok, könyvelési bizonylatok Az Egyetem számára végzett szolgáltatások (kötelezettségvállalások, szerződések, megrendelések, számlák, fizetési felszólítások, teljesítésigazolások, utalványrendeletek stb.) 232. Reprezentációs keret és az azzal kapcsolatos ügyek 233. Adóügyek (nem hallgatói) 234. Belső ellenőrzések ügyei 235. Külső ellenőrzések ügyei 7

9 236. FEUVE, kontrolling 237. Anyagkönyvelési naplók és számlalapok, bizonylatok 238. Egyetemi bélyegzőkkel kapcsolatos ügyek 239. Külkereskedelmi beszerzések, valuta- és devizaügyek, vámügyek Banki levelezések 241. Egyesületi, szövetségi tagsággal kapcsolatos pénzügyi (Rektori Konferencia, Gazdasági Főigazgatói Kollégium, nemzetközi szövetség stb.) 242. Fejlesztési megállapodások, együttműködési megállapodások, támogatási szerződések, keretszerződések külső partnerekkel 243. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség és vagyonnyilatkozatok Nem selejtezhető Nem kerül levéltárba 244. Keretátadások/keretátvezetések (keret módosítás, könyvelési utalvány) 245. Pénzgazdálkodási hatáskörök kiadása, visszavonása 246. Munkaszámok kérése, körzetszám igénylés [247. fenntartva] Xll. Gazdasági ügyek Autóbuszok, autók használatának engedélyezése, taxicsekk, munkába járással/hazautazás kapcsolatos utazási költségtérítés (bérlet, jegy), parkolás, garázs ügyek Egyetemi vendégházzal, üdülővel kapcsolatos tervek, rendelkezések iratai Levéltárba adás ideje Egyetemi vendégház, üdülő nyilvántartásai Leltári, raktári és selejtezési (tárgyi eszköz, készlet) ügyek, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, kiviteli engedélyek, nyilvántartások, eszközhasználati engedély 252. Tantermek, termek igénylése és kiutalása Energiagazdálkodás (áramszolgáltatás, víz, fűtés, gáz stb.) Postaköltségek elszámolása, telefondíjak, fiókbérletek, meghatalmazások, hírlap előfizetések Gondnoksági ügyek 256. Beléptető kártyák, kulcsok használatával Biztosítás, biztosítási káresemény Az Egyetem által végzett szolgáltatások (szerződés, számla, árajánlat, teljesítési igazolás stb.) 259. Egyéb szerződések 260. Az Egyetem által alapított társaságok (Kft.) 261. Az Egyetem alapítványaival (Peregrinatio II.) [ fenntartva] 8

10 XIII. Munkaügy (bér, TB) Levéltárba adás ideje 265. Dolgozók munkaviszonnyal, bérrel, jutalmazással kapcsolatos személyi anyagai Nem selejtezhető Bérkartonok Nem selejtezhető Bérjegyzékek, bértablók, túlóra elszámolás Nem selejtezhető Társadalombiztosítási, egészségügyi ügyek okmányai Nem selejtezhető Járulék lapok Nem selejtezhető Oktatói, kutatói ösztöndíjak kifizetésével 271. Táppénzes tasakok Levonásokkal kapcsolatos nyilvántartás, táppénz és családi pótlék kifizetése, jutalmazás pénzügyi lebonyolítása Adó-, TB bevallások 274. Adóigazolások, -nyilatkozatok 275. Bérfeladások, bérösszesítők, bérstatisztikák 276. Létszámgazdálkodással 277. Távolléti és munkába állási jelentés Szabadság nyilvántartó lapok Szabadságkérelmek, -nyilvántartás Családi pótlék folyósításával kapcsolatos ügyek és nyilvántartások 281. GYED, GYES igazolások Kötelező orvosi vizsgálat 283. Munkaköri leírások 284. Egyéb leadott külsős szakmai önéletrajzok Megszerzett tudományos fokozat beküldése Emberi-erőforrás Gazdálkodási Főosztállyal történő egyéb levelezés, ügyintézés Étkezési hozzájárulással kapcsolatos ügyintézés 5 [ fenntartva] XIV. Adminisztratív és egyéb ügyek Levéltárba adás ideje 293. Vagyonvédelem Tűzvédelem Munkavédelem (baleseti jegyzőkönyvek stb.) Polgári védelem Orvosi rendelők, egészségügy, pszichológusi tanácsadói nyilvántartások 298. Iratnyilvántartók, iktatókönyvek, iratselejtezés, elektronikus iktatással (KIR) kapcsolatos levelezés 299. Székhely biztosítása Katasztrófavédelem 301. Veszélyes hulladékokkal Érintésvédelem Közérdekű adat megismerése iránti igény Adatszolgáltatás (nem felügyeleti szerv felé pl.: bíróság, rendőrség) 15 9