KORTECH RT. BESZERZÉSI-PORTÁL PROJEKT ESETTANULMÁNY. Logikai rendszerterv v1.0. Schwarczenberger Istvánné dr február 14.

Átírás

1 KORTECH RT. BESZERZÉSI-PORTÁL PROJEKT ESETTANULMÁNY v1.0 Készítette: Véry Zoltán Schwarczenberger Istvánné dr február 14. P:\BMS_CM_Portál\very\BMS_rendszerterv_esettan_jav.doc

2 Tartalom 1. BEVEZETŐ A DEMO vállalat jellemzői A Beszerzési Portál (BeP) kiépítésének üzleti megfontolásai A KORTECH Beszerzési Portál (BeP) szoftverkörnyezete KORTECH PORTAL - SITE-STRUKTÚRA Portál főoldal (Home) Második szint Adminisztrátori funkciók BERUHÁZÁS-IGÉNYLÉSI FOLYAMATKEZELÉS JOB VIEW KORTECH IGÉNYLÉSI WORKFLOW Workflow 1. lépés Workflow 2. lépés Workflow 3. lépés Workflow 4. lépés Workflow 5. lépés Workflow 6. lépés Workflow 7. lépés ALKALMAZOTT WORKFLOW DOKUMENTUMOK SZEREPLŐK ÉS SZEREPOSZTÁS ALKALMAZOTT ŰRLAPOK Igény indítás Igény kezdeményezés Igény szerkesztés Igény véleményezés BMS Informatikai Kft. 2./ 41

3 6.5. Igény jóváhagyás Döntés az igény finanszírozásáról Igény archíválása JOB STÁTUSZ ÉRTÉKEK MAIL CARDS ( SABLONOK) DOKUMENTUMKEZELÉS Ügylet / Job dokumentumtár Archivált dokumentumok. DOKTÁR JELENTÉSKÉSZÍTÉS Jelentés-minták Funkciók Nézet-panel Üzenet- és Státusz-sor BMS KAPCSOLAT ÖSSZEFOGLALÓ BMS Informatikai Kft. 3./ 41

4 1. Bevezető A logikai rendszerterv célja, hogy alapul szolgáljon a BeP DEMO rendszer kivitelezéséhez, mellyel demonstrálni lehet a április 7-i Microsoft Fejlesztési-konferencián a MS SharePoint, az MS BizTalk és az Office 2003 (InfoPath) lehetőségeit üzleti szempontból A DEMO vállalat jellemzői A KORTECH Rt környezettechnikával és környezetvédelmi szolgáltatásokkal foglalkozó európai cég. Leányvállalatai Közép-Európában találhatók. A cég területileg és irányítási szempontból is tagolt. A leányvállalatok alapvetően azonos tevékenységeket végeznek. Az alábbi ábra jól szemlélteti azt a mátrix szervezetet, mely a funkcionális munkamegosztásból (hierarchia) és a projektmunkából (folyamatok) épül ki. KORTECH szervezet Törzskar Controller Beruházó Ügyvezető Jogász Biztonság Minőségbizt Pénzügy Technológia Beszerzés Logisztika Informatika Projekt-n Projekt-2 Projekt-1 A részvénytársaság központosított igénylési és beszerzési-portál kialakításával és üzemeltetésével kívánja a beszerzési-folyamatait integrálni, a beszerzési költségeket csökkenteni. Minden termelő vállalat hosszú távú, hatékony működésének meghatározó jelentőségű eleme a költséggazdálkodás folyamatainak javítása, melyet a költségcsökkentés lehetőségeinek feltárásával és megvalósításával tud elérni. A termelési folyamat költségét, melynek során az anyag-átalakítás végbemegy, alapvetően meghatározza a közvetlen anyagköltség, mégpedig annál nagyobb mértékben, minél anyagigényesebb a folyamat. A tágabb értelemben vett beszerzési költségek, amibe a közvetett anyagok, BMS Informatikai Kft. 4./ 41

5 karbantartások, beruházások, megvásárolt szolgáltatások költségeit is beleértjük a termelési költségek még nagyobb hányadát teszik ki. Ez nyilvánvalóvá teszi, hogy a beszerzési tevékenység illetve beszerzési folyamatok meghatározó jelentőségűek a vállalat eredményessége szempontjából. Ennek alátámasztására említjük azt a nemzetközi vizsgálatból ismert adatot, hogy a tágabb értelemben vett beszerzési költségekben realizált 5%-os megtakarítás közelítőleg akkora nyereségjavulást eredményez, mint változatlan költségek mellett az értékesítés 25%-os bővülése. Termelő vállalatnál a beszerzési tevékenység olyan belső-szolgáltatás, amelynek célja a megalapozott felhasználói igények magas szintű kielégítése. Ennek teljesítéséhez a beszerzők felkutatják a lehetséges külső és belső piacokat, ahol a minőség, szállítási határidő és ár szempontjából elérhető legjobb feltételekkel megvásárolja a termelési tevékenységhez, a vállalat működéséhez és fejlődéséhez szükséges eszközöket. Négy beszerzési főfolyamatot kell kezelnünk egyidejűleg: Anyagbeszerzés Eszközbeszerzés / Beruházás Szolgáltatás beszerzés Know How beszerzés A beszerzési folyamatok (workflows) típusai: 1. alapanyagok, segédanyagok és kellékek beszerzése, 2. tárgyi-eszközök beszerzése (beruházás), 3. szolgáltatások beszerzése (külső szolgáltatások vásárlása), 4. know how, technológiai dokumentumok, leírt tudás beszerzése, melyek több beszerzési-alfolyamat ( subprocess ), pl: 1. Eszköz- / beruházás igény feladása és jóváhagyása, 2. Eszköz megrendelés létrehozása, 3. Beszállító(k) kiválasztása, 4. Készpénzes beszerzés, 5. Import beszerzés, 6. Megrendelés visszaigazolása, 7. Teljesítés visszaigazolása, stb. kialakításával építhetők ki, valósíthatók meg az elektronikus üzletvitel során. BMS Informatikai Kft. 5./ 41

6 1.2. A Beszerzési Portál (BeP) kiépítésének üzleti megfontolásai A hagyományos beszerzési folyamat főbb jellemzői: többnyire papír-alapú az igénylők kizárólag a helyi ismeretek szerint állítják össze igényeiket az ajánlattevők (szállítók) ajánlatai nem ismertek széleskörűen a vállalatnál a szállítókkal faxon, -en és telefonon történik a kommunikáció az igények és beszerzések értékelése személyekhez (controller, Excel) kötődik a vállalati beszerzési-lánc szereplőinek együttműködése átláthatatlan nincs friss információnk mikor, hol és mi akadt el az ERP nem kezeli a beszerzési folyamatok dokumentumait, kötegeit Vállalati minták a beszerzési folyamatok fejlesztésében: A Boeing megnövelte a mennyiségi árkedvezményeket - 5% költségcsökkenés A Compaq Computer csökkentette a PO feldolgozási költségeket - 50% költségcsökkenés A UPS csökkentette a PO feldolgozási ciklusidőt az új átfutási idő a régi 75%-ra csökkent Az Ingersoll-Rand csökkentette a nem-termelési tétel költséget - 20% önköltség csökkentés / fedezet növekedés A Xerox csökkentette a tranzakciós költségeket és a ciklusidőt - új ciklusidő 80% Milyen lehetőségeket jelent mindez az üzlet számára? Mik lehetnek ez ügyben a céljaink? Fő célunk, hogy 10-20% megtakarítást érjünk el a teljes bekerülési költségen. Néhány lépés a megvalósítás felé: - Csökkenteni az erőforrás-feltárás költségeket - Csökkenteni a tétel költségeket (pl: beszerzési ár) - Csökkenteni az igénylés feldolgozási költségeit - Csökkenteni a fizetési (késedelmi) költségeket - Csökkenteni az együttműködési költségeket - Csökkenteni a tranzakció-feldolgozási ciklusidőt A Beszerzési Portál (BeP) Microsoft SharePoint Technológiára épülő megoldás, mely lehetővé teszi a vállalat számára: 1. Az igényléstől kifizetésig terjedő teljes folyamat automatizálását. 2. Legjobb beszerzési források alkalmazását. 3. A hatékonyság kiterjesztését szállítói együttműködéssel. 4. Megtakarítási és szállító fejlesztési lehetőségek azonosítását. Utólagos elemzését. Workflow vezérelt (automatizált) folyamatok lehetővé teszik: 1. Egyszerű testre szabás, fejlesztés nélkül 2. A teljes folyamat grafikus megjelenítése 3. Folyamatok változtatása az üzlet változásával 4. Beavatkozás a kivételüzenetek alapján 5. Folyamatos fejlesztés beépítése a folyamatba A BeP DEMO-ban a fentiek közül az eszközbeszerzés folyamatának előkészítési része kerül kibontásra. BMS Informatikai Kft. 6./ 41

7 1.3. A KORTECH Beszerzési Portál (BeP) szoftverkörnyezete A célkitűzésnek megfelelően elsősorban a Microsoft SharePoint, BizTalk és InfoPath-ra alapozva, lehetőleg minél kevesebb programozói munkával (.NET) kell a BeP DEMO-t kivitelezni. Üzleti elvárások a portállal szemben, melyek demonstrálása szükséges a konferencián: Portál struktúrák könnyű kialakítása, módosítása Személyes portálok kialakításának lehetősége Workflow komponensek kezelése, workflow-k felépítése Feladatok kiosztása, állapotváltozások követése Dokumentumkezelés, verziókezelés Hozzáférési jogosultság kezelése Active Directory szerkezetének kialakítása Szabványos back-end kapcsolatrendszer bemutatása Az MS Office kiterjesztése (hálózatossá tétele) Vezetői információk előállítása, jelentések készítése KORTECH Beszerzési-Portál Software Architektúrája Client MS Explorer 6 MS OFFICE 2003 Word, Excel, Powerpoint, InfoPath, Frontpage Plus: Scorecard Accelerator, XBRL WEB Application ServerFarm Internet Information Services 6 Mail Boxes Active Directory Content Database Config. Database Profile Database Service Database Analysis A fenti architektúra jól szemlélteti azt a szoftver választékot, mely szükséges a BeP kiépítéséhez, mind szerver, mind kliens vonatkozásában. Üzleti intelligencia (BI) szolgáltatások megvalósításához szükséges komponensek: 1. SQL Server 2000 Analysis Services (OLAP Services) 2. MS Office 2003 Pivot Table + Scorecard Accelerator BMS Informatikai Kft. 7./ 41

8 2. KORTECH PORTAL - Site-struktúra Az Eszközigénylés-engedélyezés folyamatának bemutatására háromszintű site-struktúra kialakítása szükséges. A jogosultságok a Site-okhoz köthetők. A háromszintű BeP site-struktúra Honlap szint 1.0 Elérhető bármely más web-oldalról Cég logo, Cég hírek, Kereső Miképp használja? Kapcsolódó dokumentumok Főcím tartalomjegyzék (tags) Főcím szint1 - Administrator Főcím szint2 - Igénylések Főcím szint3 Ig. nézetek Főcím szint4 Ig. Jelentések Cég Profile Szerepkörök, szereplők Szereposztás Form-ok, Dokumentumok Új Job indítása Job Nézetek Cikktörzs megtekintés Job list1 Job list2 Job list3 Keresés Jelentés1 Jelentés2 Jelentés3 Részlet szint1 Elérhető a főcím szintről Részlet szint1 Elérhető a főcím szintről Részlet szint1 Elérhető a főcím szintről Részlet szint1 Elérhető a főcím szintről BMS Informatikai Kft. 8./ 41

9 2.1. Portál főoldal (Home) A főoldal az elsődleges belépési pont a cég életébe, működésébe, vagy megismerése céljából. Ezért itt olyan általános jellegű információk elhelyezése szükséges, amelyen keresztül ezek megvalósíthatók. KORTECH Supply Portal Kortech Budapest Kortech Bratislava Kortech Praga KORTECH supply KORTECH logo Események Közlemények, határozatok Kapcsolódások Kereső Szervezeti felépítés Cég profile GIF / JPG állomány WSS Events Display WSS Announcement Display WSS Links Display WSS Searching (megtekintése) (megtekintése) 2.2. Második szint Adminisztrátori funkciók Ezen keresztül történik a portál karbantartása: Szervezet szervezeti felépítés szerkesztése, módosítása (VISIO ábra) Cég profile KORTECH Leányvállalatok / Divíziók (magyar, szlovák, cseh) bemutatása: al-site: egység (Divízió, Beruházási grémium, stb) egység logo (GIF) egység (Leányvállalat) bemutató szöveg szerepkörök szereplők (azonosító, név, mail cím, kép) BMS Informatikai Kft. 9./ 41

10 Jogosultságok kezelése Formok (InfoPath dokumentumok) BERUHÁZÁS-IGÉNYLÉSI FOLYAMATKEZELÉS Ez a fő-site, amelynek kibontása folyamat lépésenként történik. Roles Szereposztás kezelése Start Claim Igénylések indítása (Site) al-site: Wf lépésenkénti Site-Frame, a formátum (FORM) kezeléssel Ignylés Workflow ÚJ Job My Work -My Jobs -My Docs All Jobs -By Job Name - By Job Status -By Priority Search in the Jobs Process: Job Name: Priority: Comment: New JOB Workflow FORM(x) OK Cancel Ignylés Workflow My Work -My Jobs -My Docs All Jobs -By Job Name - By Job Status -By Priority Workflow FORM Search in the Jobs BMS Informatikai Kft. 10./ 41

11 JOB VIEW Ezen a Site-on az olvasási jogosultsággal rendelkezők (érintettek, vezetők, stb) kérdezhetnek le a futó Job-okról (monitoring). Igénylés Workflow (Job Lista) Job List Item All Jobs - By Job Name Job name Job owner Job Owner Oragni sation name Job create date Job status Job Priorty Job Delay - By Job Status -By Priority Search in the Jobs BMS Informatikai Kft. 11./ 41

12 3. KORTECH Igénylési Workflow A beszerzési-portál vállalati szinten összefogja azokat a beszerzést megelőző illetve beszerzést bonyolító folyamatokat melyek korábban az egyes divízióknál önállóan (leányvállalatoknál) működtek. A kiépített workflow alkalmazás elektronikus kényszerpályát valósít meg az eszközigénylések indításához, követéséhez és kezeléséhez. Szabályozza az eszközigénylésben résztvevők körét, szerepét, felelősségét illetve az alkalmazott űrlapok és dokumentumok formátumát. A folyamat több lépésből (steps) áll. Az egyes lépések köré szerveződnek mind a szereplők, mind a tevékenységek. KORTECH Igénylési Workflow lépések 1. Lépés Igénylés kezdeményezés 2. Lépés Igénylés szerkesztése 3. Lépés Igénylés véleményezése (1) 4. Lépés Igénylés véleményezése (2) 5. Lépés - Igénylés jóváhagyása 6. Lépés Döntés az igénylésről 7. Lépés Igénylés archiválása Ez a workflow soros áramlású, de az lépésekből a vezérlés az utolsó lépésre (7. lépés) mutathat, ha az adott lépésnél ez irányú döntés született. Visszaléptetést (back step) ez a workflow nem tartalmaz. Az egykörös illetve a kétkörös véleményezésre való igényt, az igénylés indításakor dönthetjük el. BMS Informatikai Kft. 12./ 41

13 3.1. Workflow 1. lépés Az első lépésben valósulhat meg az Igénylés kezdeményezése. A vállalatnál minden alkalmazott, aki Igénylés -t kíván indítani az anonymus hozzáférési jogosultsággal kezdeményezheti azt, melynek egyetlen feltétele, hogy vállalati címmel rendelkezzék. Minden Igénylés egy Job-nak (feladat) felel meg, melyet indításkor azonosítani és priorizálni szükséges. A START-lap adatok szerkesztése és a kezdeményezés folytatásának vezetői engedélyezése után továbbléptethetjük a második lépésre a folyamatot a Save & Complete funkciógombbal. Az adatszerkesztés felfüggesztése a Close funkciógombbal történhet, mely során mentés és kilépés hajtódik végre. Az űrlap lefoglalása (check out / kivétel) Claim & Edit funkciógombbal történik. A Print funkciógombbal kinyomtathatjuk az űrlap adatokat Workflow 2. lépés A második lépésben történik az Igénylés összeállítása (szerkesztése). Az IGÉNYLÉS-lap szolgál arra, hogy az igénylés kezdeményezője, a Job Owner összeállítsa a tételes igényt. Az igénylés többféle igénylés-űrlapból áll össze. Az egyes igénylési űrlapok más-más igénylési adatkört tartalmaznak és együttesen alkotják az igényt.. (Az űrlap kezelési funkciók azonosak a 3.1 pontban leírtakkal) 3.3. Workflow 3. lépés A harmadik lépésben történik az Igénylés véleményezése első körben. A VÉLEMÉNYEZŐ-lap szolgál arra, hogy az egyes véleményezők a véleményeket írásban rögzítsék. A véleményező lapra, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio dokumentumokat csatolhatnak be mellékletként. (Az űrlapkezelési funkciók azonosak a 3.1 pontban leírtakkal) 3.4. Workflow 4. lépés A negyedik lépés opcionális. Ebben a lépésben történik az Igénylés véleményezése második körben. A JÓVÁHAGYÓ-lap szolgál arra, hogy a jóváhagyó szereplő a véleményét és kommentárját írásban rögzítse. A második körös véleményezés épít az első körös véleményekre, azaz a dokumentumokra. Így elérhetővé kell tenni azokat a második körös szereplők számára. Az alkalmazott űrlap és funkciókör azonos az elsőkörös véleményezésnél leírtakkal. (Az űrlapkezelési funkciók azonosak a 3.1 pontban leírtakkal) 3.5. Workflow 5. lépés Az ötödik lépésben történik az Igénylés jóváhagyása (vagy elvetése). A JÓVÁHAGYÓ-lap szolgál arra, hogy a jóváhagyó szereplő a véleményét és kommentárját írásban rögzítse. A véleményező lapra, Microsoft Word, Excel, BMS Informatikai Kft. 13./ 41

14 PowerPoint, Visio dokumentumokat csatolhatnak be mellékletként. (Az űrlap kezelési funkciók azonosak a 3.1 pontban leírtakkal) 3.6. Workflow 6. lépés A hatodik lépésben történik a Döntéshozás az igényről. (vagy elvetése). A DÖNTÉSI-lap szolgál arra, hogy a döntéshozó szereplő a döntését (igen / nem) és kommentárját írásban rögzítse. A véleményező lapra, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio dokumentumokat csatolhatnak be mellékletként..(az űrlapkezelési funkciók azonosak a 3.1 pontban leírtakkal). Ez a döntés indítja el a tényleges beszerzési folyamatot, melynek lépéseit az ERPrendszerben rögzítik Workflow 7. lépés A hetedik lépésben történik az Igénylés archiválása. Ez manuálisan vagy automatikusan megtörténhet, a BeP Workflow Alkalmazás rendszergazda bevonásával. Az igénylések Job-onként kerülnek tárolásra a Job-hoz kapcsolódó összes űrlap és csatolmány együttes archiválásával. Archivált dokumentumokat kizárólag olvasásra lehet elérni. BMS Informatikai Kft. 14./ 41

15 Eszközigénylési folyamat 1. lépés Start Job Jobnév, prioritás Job kommentár 1.01 Eszközigénylés kezdeményezése S-lap kitöltése, nyomtatása S-lap 1.02 S-lap mentése, tárolása Shared Document 1.03 Vezető kiértesítése Mail Card Mail Card2 Eszközigényre reagálás, adatok kiegészítése Shared Document 1.05 Job Owner értesítése nem Folytatjuk? 1.06 igen Mail Card2 Job owner értesítése 9 2 BMS Informatikai Kft. 15./ 41

16 Eszközigénylési folyamat 2. lépés BMS Alkalmazás 2 BMS DB Eszközigénylés összeállítása I-lap kitöltése, nyomtatása I-lap I-lap mentése, tárolása Shared Document A Szereposztás táblázatban a "kisértékű" oszlopban levő szereplők 2.07 Tétel besz.ár > Ft? igen nem 2.06 Felkérés véleményezésre Mail Card3 Felkérés véleményezésre Mail Card3 3 3 BMS Informatikai Kft. 16./ 41

17 Eszközigénylési folyamat 3. lépés 3 Shared Document 3.01 Eszközigénylés I-lap megtekintése, nyomtatása I-lap 3.02 Véleményezés 1. kör V-lap kitöltése, nyomtatása V-lap 3.02 Shared Document V-lap mentése, tárolása és ellátása aláírással 3.03 Értesítés a vélemény elkészültéről és V-lap link Mail Card4 nem körös Véleményezés vége? 3.05 igen A véleménykérő tájékoztatása (full) Mail Card5 nem 3.06 Van 2. kör? igen 5 4 BMS Informatikai Kft. 17./ 41

18 Eszközigénylési folyamat 4. lépés 4 Felkérés véleményezésre Mail Card6 Shared Document 3.01 Eszközigénylés I-lap megtekintése, nyomtatása I-lap 3.02 Véleményezés 2. kör V-lap kitöltése, nyomtatása V-lap 3.02 Shared Document V-lap mentése, tárolása és ellátása aláírással 3.03 Értesítés a vélemény elkészültéről és V-lap link Mail Card7 nem körös Véleményezés vége? 3.05 igen A véleménykérő tájékoztatása (full) Mail Card8 nem 3.06 Van 2. kör? igen 5 4 BMS Informatikai Kft. 18./ 41

19 Eszközigénylési folyamat 5. lépés Felkérés jóváhagyásra Mail Card9 Shared Document 5.02 Eszközigénylés jóváhagyása I-lap megtekintése,nyomtatása I-lap 5.03 Jóváhagyás szerkesztése J-lap kitöltése, nyomtatása J-lap 5.04 Shared Document J-lap mentése, tárolása és ellátása aláírással 5.05 Értesítés a jóváhagyásról + V-lap link Mail Card10 6 BMS Informatikai Kft. 19./ 41

20 Eszközigénylési folyamat 6. lépés Felkérés döntéshozásra Mail Card11 Shared Document Shared Document 6.02 Eszközigénylés I-lap és V-lap megtekintése, nyomtatása A döntés szövszerkesztése D-lap kitöltése, nyomtatása D-lap mentése, tárolása és ellátása aláírással I-lap és V-lap D-lap 6.05 Az összes Job szereplő kiértesítése nem Döntés BMS ERP 6.06 igen Mail Card12 Job Owner és vezetőjének az értesítése Mail Car BMS Informatikai Kft. 20./ 41

21 Eszközigénylési folyamat 7. lépés Wf Document Library A Job munkaterület doksik átmásolása a DOC-archivumba Mentés CD lemezre 9.02 Az adott munkaterület felszabadítása vagy zárolása Shared Document 9.03 Értesítések kiküldése a Job archiválásáról Mail Card-15 End Job BMS Informatikai Kft. 21./ 41

22 4. Alkalmazott workflow dokumentumok Három kategóriába soroljuk illetve kezeljük a BeP Workflow-ban alkalmazott dokumentumokat: 1. WORKFLOW ÜRLAPOK (.xml) - Start-Lap - Igénylő-Lap - Véleményező-Lap - Jóváhagyó-Lap - Döntési-Lap - Válasz-Lap 2. WORKFLOW ÜZENETEK Részletes leírást lásd a 7. fejezetnél. - Mail Card1 - Mail Card2 - Mail Card3 - Mail Card4 - Mail Card5 - Mail Card6 - Mail Card7 - Mail Card8 - Mail Card9 - Mail Card10 - Mail Card11 - Mail Card12 - Mail Card13 - Mail Card14 3. WORKFLOW CSATOLMÁNYOK - MS Word dokumentum - MS Excel dokumentum - MS PowerPoint dokumentum - MS Visio dokumentum - MS Project dokumentum A Wf Job dokumentumok a Job futása során a Dokumentummunkaterületen (Shared Documents), míg a Job vége után a Dokumentumtárba (Archívumba) kerülnek. A dokumentumtárolás és dokumentumkezelés a MS SharePoint és MS Office 2003 technológiai lehetőségek és korlátok szerint érdemes tervezni és kialakítani. BMS Informatikai Kft. 22./ 41

23 5. Szereplők és szereposztás A Workflow eredmények több szereplős csoportmunka során keletkeznek. Az egyes igénylésekhez kiválasztható és hozzárendelhető a szereposztás. Az, hogy ki mit tesz és miért lehet felelős a folyamatban az alábbi táblázat foglalja össze. Divizió: KORTECH Budapest Szereposztás Szervezeti szerepkör Workflow Beruházás-igénylés szerep Kisértékű eszk Nagyértékű eszk Beszerzési vezető beszerző Beszerző-1 (gépészeti-műszaki) beszerző Beszerző-2 (biológiai) beszerző Beszerző-3 (számítástechnikai) beszerző Biztonságtechnikus véleményező Step 2.06 Biztech. Vezető véleményező Technológia-tervező véleményező Technológus-1 véleményező Technológus-2 véleményező Technológiai vezető véleményező Jogász véleményező Step 2.06 Iparjogász véleményező Jogi vezető véleményező Rakáros-1 véleményező Step 2.07 Rakáros-2 véleményező Step 2.07 Készletgazdálkodási-vezető véleményező Step 2.07 Szállítás ügyintéző véleményező Szállítási-vezető véleményező Ügyvezető (Leányvállalati) véleményező Controller véleményező Step 2.06 Controller asszisztens véleményező Számviteli-vezető véleményező Könyvelő-1 véleményező Könyvelő-2 véleményező Pénzügyi-vezető véleményező Pénzügyi munkatárs-1 véleményező Pénzügyi munkatárs-2 véleményező Informatikai szakértő-1 (Hw) véleményező Step 2.06 Informatikai szakértő-2 (Sw) véleményező Step 2.06 Informatikai szakértő-3 (Ow) véleményező Informatikai vezető (CIO) jóváhagyó Step 5.01 Ügyvezető (Leányvállalati) jóváhagyó Step 5.01 Pénzügyi vezető (Leányvállalati) jóváhagyó Beruházási vezető (Leányvállalatjóváhagyó Beruházási Tanács (tag1) döntéshozó Step 6.01 Beruházási Tanács (tag1) döntéshozó Step 6.01 Beruházási Tanács (tag1) döntéshozó Step 6.01 Beszerzési-workflow üzemeltető rendszergazda Step 7.01 BMS Informatikai Kft. 23./ 41

24 6. Alkalmazott űrlapok Az Igénylési Workflow egyes lépései (Steps) során különböző ŰRLAPOK-at használunk az adatkezeléshez Igény indítás Új JOB Folyamat: Job Név: Prioritás: OK Cancel Komment: 6.2. Igény kezdeményezés Start-LAP Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés START-LAP Job Owner: Varga László Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: Tárgy: Szöveg: cím: pal.kovacs@kortech.com JOB Becsült érték: Ft Csak azért van itt így mert válaszolhat a vezető helyettese is Tárgy: Szöveg: Cím: antal.smidt@kortech.com Folyatatja? Csatolt File Igen Nem Költséghely: Szerep lista: Érkezett: Elküldve: Módosító: Status esigno: BMS Informatikai Kft. 24./ 41

25 6.3. Igény szerkesztés Igénylő-LAP Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés Igénylő-LAP Job Owner: Varga László Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: Összegés List-1 List-2 Kommentár < fejezetnév1 > < fejezetnév2 > Érték (Ft) Ft Ft Érték (deviza) Ft Ft < fejezetnév3 > < fejezetnév4 > Ft Ft Ft Ft Fejezetek összesen: Ft Ft ÁFA: Ft Ft Mindösszesen: Ft Ft Csatolt File Status Igénylő-LAP esigno: Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés Igénylő-LAP Job Owner: Varga László lvarga@kortech.com Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: Összegzés List List-2 Kommentár Item Item text Me Ár Mennyiség Érték < fejezetnév > <CIKKSZÁM> Csatolt File Összesen: Status esigno: BMS Informatikai Kft. 25./ 41

26 A tételek kiválasztása a BMS (ERP) cikktörzséből történik. Lekérdezés cikkszám, megnevezés, vagy cikkcsoport szerint. Igénylő-LAP Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés Igénylő-LAP Job Owner: Varga László lvarga@kortech.com Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: Összegző List-1 List-2 Kommentár < szövegrész > Csatolt File Status esigno: 6.4. Igény véleményezés Véleményező-LAP Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés Véleményező-LAP Job Owner: Varga László lvarga@kortech.com Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: L.Vállalat: Szerv: Határidő: Személy: < expert name > < beosztás > simonffy@kortech.com < text > Véleményezés 1. Körös vagy 2. Körös FORM Csatolt File Status esigno: BMS Informatikai Kft. 26./ 41

27 6.5. Igény jóváhagyás Jóváhagyó-LAP Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés Jóváhagyó-LAP Job Owner: Varga László Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: L.Vállalat: Szerv: Határidő: Személy: < expert name > < beosztás > simonffy@kortech.com < szövegrész > Input adatok: Jóváhagyás: Csatolt File YES NO Költséghely: Költs.viselő: Érkezett: Elküldve: Módosító: Status esigno: 6.6. Döntés az igény finanszírozásáról Döntést regisztráló-lap Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés Döntés-LAP Job Owner: Varga László lvarga@kortech.com Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: L.Vállalat: Szerv: Határidő: Személy: < expert name > < beosztás > simonffy@kortech.com < text > Döntés: Attach File YES NO Érkezett: Elküldve: Módosító: Status esigno: BMS Informatikai Kft. 27./ 41

28 6.7. Igény archíválása Válasz-LAP Close Claim & Edit Save & Complete View Jobs Search Jobs Print Igénylés Válasz-LAP Job Owner: Varga László Folyamat: Job Név: Prioritás: L.Vállalat: Szervezet: Project N o : Érkezett: Elküldve: Módosító: L.Vállalat: Szerv: Határidő: Személy: < expert name > < beosztás > simonffy@kortech.com < szövegrész > Job érkeztetés: Csatolt File YES NO Status esigno: Az ŰRLAP-ok elkészítésére célszerű az Office 2003 InfoPath eszközt használni, melyet kimondottan ilyen jellegű és célú feladatokra szántak. Ez a technológia biztosítja azt a rugalmasságot, mely biztosítására az alkalmazásnak és a cégnek szüksége van. Az InfoPath az adatgyűjtés és adatszállítás eszköze, melyet az alkalmazott XML technológia is erősít. Az ÜRLAPOK (-LAPok) olyan dokumentumok is egyben, melyek az alkalmazott XML technológia által, strukturált adat-együtteseket hordoznak. Az ÜRLAP dokumentumhoz csatolhatók be, további dokumentumok is. (lásd: csatolt file) BMS Informatikai Kft. 28./ 41

29 7. JOB Státusz értékek NEW ÚJ Job azonosító, prioritás, process, comment adatok vannak csak rögzítve. INITIATED ELKEZDETT Az 1.lépésnél áll a Wf, azaz az S-lap szerkesztés alatt áll. IN PROGRESS FOLYAMATBAN Az első lépésen túl és nem értünk a végsőhöz OVERDUE LEJÁRT Az előző kettővel együtt használandó, amikor lejárt egy határidő CANCELED TÖRÖLT A Job Owner vagy az Adminisztrátor = törölt egy Job-t (logikailag) COMPLETED KOMPLETT Lefutott a JOB és még nem archivált ARCHIVED ARCHÍVÁLT Lefutott a JOB és archivált BMS Informatikai Kft. 29./ 41

30 8. MAIL CARDS ( sablonok) A workflow lépések végrehajtásakor az alábbi -ek elküldése automatikusan történik: Step 1.03 Címzett: <vezető Név> Küldő: <kezdeményező Név> Tárgy: Eszközigénylés kezdeményezése Szöveg1: Tisztelt <Címzett Név>! Értesítem, hogy elindítottam egy eszközigénylést a <URL> címen található Start-lapon: <Inzert START-Form felső 1/3 rész> Kérem, a további adatok kitöltésével az igény elbírálási folyamatot elindítani szíveskedjék. Prioritás: sürgős/normál. Köszönettel: <Küldő Név> Step 1.05 Címzett: <kezdeményező Név> Küldő: <vezető Név> Tárgy: Eszközigénylés kezdeményezése Szöveg2: Tisztelt <Címzett Név>! Értesítem, hogy eszközigénylés kezdeményezését nem támogatom. < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Részletek a <URL> címen található Start-lapon. Üdvözlettel: <Küldő Név> Step 2.03 Címzett: <1. körös véleményezők Neve> Küldő: <kezdeményező Név> Tárgy: Eszközigénylés véleményezése (1.kör) Szöveg3: Tisztelt <Címzett Név>! Felkérem eszközigénylés véleményezésére, melynek határideje: < dátum > (ha sürgős, 2 munkanap, ha normál 1 hét) < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Részletek a <URL> címen található Start-lapon és <URL> címen található I-lapon. Köszönettel: <Küldő Név> Step 3.03 Címzett: <kezdeményező Név> Küldő: <1. körös véleményező név> Tárgy: Eszközigénylés vélemény megküldése (1.kör) Szöveg4: Tisztelt <Címzett Név>! Kérésére véleményeztem eszközigénylését: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Az igény elbírálás folytatását javasolom / nem javasolom. BMS Informatikai Kft. 30./ 41

31 Részletek a <URL> címen található V-lapon megtekinthetők. Üdvözlettel: <Küldő Név> Step 3.05 Címzett: <kezdeményező Név> Küldő: WSS Tárgy: Eszközigénylés véleményezés teljes (1.kör) Szöveg5: Tisztelt <Címzett Név>! Értesítem, hogy a: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> eszközigényléssel kapcsolatos valamennyi vélemény beérkezett. Az igény elbírálás folytatását javasolja:.. fő, nem javasolja:.. fő (V-lapok alapján) Üdvözlettel: WSS Step 2.03 Címzett: <2. körös véleményezők Neve> Küldő: <kezdeményező Név> Tárgy: Eszközigénylés véleményezése (2.kör) Szöveg6: Tisztelt <Címzett Név>! Felkérem a következő eszközigénylés véleményezésére: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> melynek határideje: <dátum> (ha sürgős, 2 munkanap, ha normál 1 hét) Részletek a <URL> címen található Start-lapon és <URL> címen található I-lapon és az első körös V-lapokon. Köszönettel: <Küldő Név> Step 3.03 Címzett: <kezdeményező Név> Küldő: <2. körös véleményező név> Tárgy: Eszközigénylés vélemény megküldése (2.kör) Szöveg7: Tisztelt <Címzett Név>! Kérésére véleményeztem eszközigénylését: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Az igény elbírálás folytatását javasolom / nem javasolom. Részletek a <URL> címen található V-lapon megtekinthetők. Üdvözlettel: <Küldő Név> Step 3.05 Címzett: <kezdeményező Név> Küldő: WSS Tárgy: Eszközigénylés véleményezés teljes (2.kör) Szöveg8: Tisztelt <Címzett Név>! Értesítem, hogy a <URL> címen található eszközigényléssel kapcsolatos valamennyi 2. körös vélemény beérkezett. < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Az igény elbírálás folytatását javasolja:.. fő, nem javasolja:.. fő (V-lapok alapján) Üdvözlettel: WSS BMS Informatikai Kft. 31./ 41

32 Step 5.01 Címzett: <jóváhagyó Név> Küldő: <kezdeményező Név> Tárgy: Eszközigénylés jóváhagyása - felkérés Szöveg9: Tisztelt <Címzett Név>! Felkérem az alábbi eszközigénylés jóváhagyására: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> melynek határideje: < dátum > (ha sürgős, 2 munkanap, ha normál 1 hét) Részletek a <URL> címen található Start-lapon és <URL> címen található I-lapon és a V- lapokon. Köszönettel: <Küldő Név> Step 5.05 Címzett: <kezdeményező Név> Küldő: <jóváhagyó név> Tárgy: Eszközigénylés jóváhagyása Szöveg10: Tisztelt <Címzett Név>! Kérésére véleményeztem eszközigénylését: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Részletek a <URL> címen található J-lapon megtekinthetők. Az igény elbírálás folytatását javasolom / nem javasolom. (J-lap szerint) Üdvözlettel: <Küldő Név> Step 6.01 Címzett: <döntéshozó Név> Küldő: <kezdeményező Név> Tárgy: Eszközigénylés elbírálása - felkérés Szöveg11: Tisztelt <Címzett Név>! Felkérem az alábbi eszközigénylés elbírálására: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> melynek határideje: < dátum > (ha sürgős, 2 munkanap, ha normál 1 hét) Részletek a <URL> címen található Start-lapon és <URL> címen található I-lapon és a V- lapokon. Köszönettel: <Küldő Név> Step 6.05 Címzett: <kezdeményező Név> <beszerző Név> (ha jóváhagyta) Küldő: <döntéshozó név> Tárgy: Eszközigénylés elbírálása Szöveg12: Tisztelt <Címzett Név>! Az alábbi eszközigénylést elbíráltam: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Az igényt jóváhagyom / elutasítom. (D-lap szerint) Részletek a <URL> címen található D-lapon megtekinthetők. Üdvözlettel: <Küldő Név> BMS Informatikai Kft. 32./ 41

33 Step 9.01 Címzett: <rendszeradminisztrátor Név> Küldő: <kezdeményező Név> Tárgy: Felkérés eszközigénylés archíválására Szöveg13: Tisztelt <Címzett Név>! Felkérem az alábbi eszközigénylés srchíválására: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Köszönettel: <Küldő Név> Step 9.05 Címzett: <kezdeményező Név> Küldő: < rendszeradminisztrátor Név> Tárgy: Eszközigénylés archíválása Szöveg14: Tisztelt <Címzett Név>! Kérésére az alábbi eszközigénylést archíváltam: < Inzert START-Form felső 1/3 rész> Üdvözlettel: <Küldő Név> BMS Informatikai Kft. 33./ 41

34 9. Dokumentumkezelés Minden Igényléshez (Ügylet/Job) több űrlap, több és többféle (.doc,.xls,.ppt,.vsd,.mpp,.xss,.gif,.jpg, html,.xml stb) csatolt dokumentum illetve több üzenet (mail card) tartozhat. Ezek az egyes igénylések dokumentumai a Job futása alatt a Jobhoz tartozó megosztott dokumentumtárban kerülnek elhelyezésre, mely a közös dokumentumkezelést (Documentum-Workspace / Shared Documents) támogatják. A Job dokumentum-tár a hagyományos hierarchikus folder-struktúrával építkezik. A Job folder további dokumentum-típus foldereket tartalmaz, melyben az egyes Wf űrlapok és csatolmányaik nyernek elhelyezést Ügylet / Job dokumentumtár Minta: Archívum Job1 Job2 Kisteleki Kálmán Nagykálnai Imre Informatikai beruházás (első szakasz) Job3 Job4 Job5 Vilem Flusser Vladislav Minka Varga Mihály 9.2. Archivált dokumentumok. DOKTÁR. A Job a futása végén illetve a futás végére való irányításával az összes Job dokumentumot áthelyezi a csak olvasható DOKTÁR-ba. Ebben a dokumentum tárolóban (archívumban) a dokumentumok rendszerezése dokumentum-fajtánként, azon belül ügyletenként (Job-onként) történhet. BMS Informatikai Kft. 34./ 41

35 10. Jelentéskészítés A Wf alkalmazás szívében a MS SQL Server 2000 adatbázis-kezelő áll, mely tartalmaz minden felvitt űrlap-adatot, mail-card dokumentumot illetve az öszszes SharePoint dokumentumot. A jelentések elkészítéséhez MS SQL Server Reporting Services komponenseket használjunk. BMS Informatikai Kft. 35./ 41

36 10.1. Jelentés-minták A jelentéskészítés a Szelekciós-panel tól-ig mezők kitöltésével indul (lásd a jelentésképek felett) és a jelentések adatai egyelőre képernyőre íródnak. Igénylések listája Időszak: Kelt: Rendezettség: Idősoros / Szervezetenként / Igénylőnként Szelekció: Időszak: -tól -ig Leányvállalat, szervezet: Igénylő: - - Szűrés: Státusz / Nincs szűrés Job Igénylő neve Igénylő Divízió Igénylő Szerv Start kelte Wf átf.idő (nap) Projektszám Job Státusz Listázott tétel: xxxxx Az igénylések átfutási idejének alakulása Időszak: Kelt: Rendezettség: Idősoros / Szervezetenként / Igénylőnként Szelekció: Időszak: -tól -ig Leányvállalat, szervezet: Igénylő: - - Szűrés: Státusz / Nincs szűrés Job Igénylő neve Start dátum Igény-szerk Véleményez1 Véleményez2 Jóváhagyás Döntés Össz nap 1:10:56 2 nap 1:10:56 1 nap 1:10:56 0 nap 1:10:56 0 nap 1:10:56 21 Listázott tétel: xxxxx BMS Informatikai Kft. 36./ 41

37 Elfogadott igények szervezetenként Időszak: Kelt: Rendezettség: Szervezet és Job Start kelt Szelekció: Időszak: -tól -ig Leányvállalat, szervezet: Szűrés: Státusz = Eldöntött Kumuláció: Tételes / Összegsoros - Job Igénylő neve Igénylő Divízió Igénylő Szerv Költséghely Projektszám Nettó érték Bruttó érték Leányvállalat: Szervezet: XXXXX Tétel Igény összértéke: [bruttó] Leányvállalat: Szervezet: XXXXX Tétel Igény összértéke: [bruttó] Listázott össz tétel: xxxxx BMS Informatikai Kft. 37./ 41

38 10.2. Funkciók A Workflow alkalmazás a következő funkciókörrel dolgozzon: Funkció Workflow funkciók: Document Link (icon) Edit Document (menü) Close CheckOut Save & Complete Nyomtatás Attach File Általános funkciók: New Job Start Form Review Form Opinion Form Approval Form Decision Form Response Form View Jobs Go to View Leírás Kapcsolódás mail-ből a Wf alkalmazáshoz. Az aktív dokumentum szerkesztő módba kapcsolása. Az aktív dokumentum bezárása és az adatok mentése. Az aktív dokumentum lefoglalása szerkesztéshez. Az aktív dokumentum. mentése és továbbítása a következő lépéshez. Dokumentum nyomtatás. (A Munkaindító lap nyomtatása) Állomány csatolása a dokumentumhoz Új munkafeladat készítése. Új Start-lap adatfelvitele Kapcsolódás a munkaindító laphoz. A véleményező lap megnyitása. A jóváhagyó lap megnyitása. A döntés lap megnyitása. Témaszám felvitele és felírása A Job állapotának a megtekintése Váltás a nézetre Nézet-panel Az alkalmazás egyes lépéseinél a képernyő bal oldalán található kék sávú mező, mely az alapvető navigációs funkciókat tartalmaz, mint pl: My Work, All Jobs, Search in the Jobs Üzenet- és Státusz-sor A Wf adatkezelési képernyő alsó sora, mely üzeneteket és állapotokat tartalmaz a kommunikációhoz, pl: Foglalt (CheckOut), esigno = 1Mn , stb. BMS Informatikai Kft. 38./ 41

39 11. BMS kapcsolat A KORTECH BeP-pel a BMS a cikktörzs lekérdezésen keresztül kapcsolódik az igénylés összeállításakor. A bemenő paraméterek között a header-t nem kötelező kitölteni. A CikkcsoportPB-ben adható meg a cikkcsoport szűrés (üresre mindent hoz) és az XMLPK paraméterben érkezik az eredményhalmaz. <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <definitions targetnamespace="urn:magic. xmlns=" xmlns:xsi=" xmlns:xsd=" xmlns:soap=" xmlns:xsdheader="urn:magic. xmlns:tns="urn:magic. <documentation>wsdl Builder (Magic edeveloper v9.4) Created by : PETI---PP Created Date : 2005/03/16 Time :11:48:07</documentation> - <types> - <schema targetnamespace="urn:magic. xsd" xmlns:headerns="urn:magic. sd" xmlns=" - <complextype name="magicheader"> - <sequence> <element name="username" type="xsd:string" /> <element name="password" type="xsd:string" /> </sequence> </complextype> <element name="magicheader" type="headerns:magicheader" /> </schema> </types> - <message name="magicheader"> <part name="magicheader" type="xsdheader:magicheader" /> </message> - <message name="kortechcikkek"> <part name="cikkcsoportpb" type="xsd:string" /> </message> - <message name="kortechcikkekresponse"> <part name="xmlpk" type="xsd:string" /> </message> - <porttype name="kortechcikkekporttype"> - <operation name="kortechcikkek" parameterorder="cikkcsoportpb XMLPK"> <input message="tns:kortechcikkek" /> <output message="tns:kortechcikkekresponse" /> </operation> BMS Informatikai Kft. 39./ 41

40 </porttype> - <binding name="kortechcikkekbinding" type="tns:kortechcikkekporttype"> <soap:binding transport=" /> - <operation name="kortechcikkek"> <documentation /> <soap:operation style="rpc" soapaction="23f2d2f24584a " /> - <input> <soap:body use="encoded" namespace="urn:magic. encodingstyle=" coding/" /> <soap:header message="tns:magicheader" part="magicheader" use="encoded" encodingstyle=" coding/" /> </input> - <output> <soap:body use="encoded" namespace="urn:magic. encodingstyle=" coding/" /> </output> </operation> </binding> - <service name="kortechcikkek"> <documentation>koretechcikkek</documentation> - <port name="tns:kortechcikkekporttype" binding="tns:kortechcikkekbinding"> <soap:address location=" ripts/mgrqispi94.dll" /> BMS Informatikai Kft. 40./ 41

41 12. Összefoglaló Mi a BeP üzleti intelligenciájának szerepe? Tudjuk, hogy a szállítók megfelelnek-e a várakozásainknak. Tudjuk, kik a legfontosabb beszállítóink. Meg tudjuk mondani, hogy a beszerzések mely részét fedik le a szerződéseink. Lekérdezhetjük, hogy termék kategóriánként hogyan alakultak a beszerzések az utóbbi negyedévben, az előző év hasonló időszakához viszonyítva. Ha folytatódnak a tendenciák, prognosztizálhatjuk, hogyan fog alakulni a következő negyedév egy termékcsoportra vonatkoztatva. Elemzések végezhetők, pl. hogyan alakult a papírbeszerzés egy irodai dolgozóra vetítve az utóbbi 3 évben? BeP továbbfejlesztési lehetőségek: Áttekintő jellegű jelentések: I. Beszerzések elemzése, tervezése II. Vezetői jelentések bővítése Beszerzési áttekintés (Spending Overview Report) Beszerzések szállítónként (Spending by Supplier Report) Tételek részletei (Item Detail Report) Szállítók rangsora szervezeti egységenként(top Suppliers/Plant Report) Szállítók rangsora/kategória szerint (Top Suppliers/Commodity Report) Beszerzési trendek (Spending Trends Bar Chart) Lefúrható (drill down) jelentések: Vállalati beszerzés (Enterprise Spending Report) Vállalati beszerzés 2 (Enterprise Spending 2 Report) Beszerzés áttekintés (Spend Review Report) Beszerzési jelentés szervezeti egységenként (Plant Spend Analysis Report) Beszerzés elemzés (Supply Analysis): Beszerzési trendek (Spending Trends Bar Chart) Beszerzési előrejelzés (Spending Forecast (Line Graph)) Részleg szintű beszerzés (Business Unit Spend Report) Beszerzési jelentés tétel kategóriánként Kategória elemzés (Category Analysis Pie Chart) Analyze Global Spend Spend Analysis Spend Analysis Supplier --- dokumentum vége ---- BMS Informatikai Kft. 41./ 41