III.14 Szállodák támogató részlegei

Átírás

1 1 Bevezetés a szállodák világába (Introduction to Hotels) III. Szállodák részlegei (Hotel Departments) III.14 Szállodák támogató részlegei (Support departments to hotels) Dr. Juhász László PhD 2013 Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

2 2 Vázlat Bevezetés a szállodák világába (Introduction to Hotels) I. Szállodaipar, története és piaci elemei (History of Accommodation) 1. Szállodaipar és története (History of Accommodation) 2. Szálloda piaci elemei (Elements of Hospitality Market) 3. Minőség szerepe a szállodákban (The role of quality in hotels) 4. Szállodai jogszabályok (Legal requirements of Hotel Operation) II. Szállodák koncepciója (Concept of Hotels) 5. Szállodák tevékenységei (Facilities of Hotels) 6. Szállodák csoportosítása (Grouping of Hotels) 7. Szállodák szolgáltatásai (Hotel Services) 8. Szállodák épülete és berendezései (Hotel Building and Equipments) III. Szállodák részlegei (Hotel Departments) 9. Szálloda piaci-gazdálkodás részlegei (Sales and Reservation Department) 10. Szálloda vendégfogadási részlege (Front Office Department) 11. Szállodaemelet részlege (Housekeeping Department) 12. Szállodai vendéglátás részlege (Hotel Food and Beverage Department) 13. Szállodai specializáció részlegei (Departments of Hotel Specialization) 14. Szállodák támogató részlegei (Support departments to hotels) 15. Bevezetés a szállodákba összegzés (Introduction to the word of hotel) Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

3 3 Tartalomjegyzék III.14. Szállodák támogató részlegei 4 1. Támogató, általános tevékenységek Értékesítés Értékesítési vezető FEOR Szálloda karbantartási részlege Karbantartás fogalma Karbantartás vezető FEOR Karbantartás feladatai Szállodai karbantartás trendjei Szállodák energiabiztosítása Energiaellátás és fogyasztás Energia volumen és foglaltság Szállodai adminisztráció Szállodaigazgató FEOR Humánpolitikai vezető FEOR Szállodák gazdasági szervezete Főkönyvelő, Gazdasági igazgató FEOR Kontroller FEOR Beszerzési vezető FEOR Számítógép-hálózatüzemeltető FEOR Szállodai tervek és szabályzatok Virtuális szálloda témaköre Ellenőrző kérdések 36 Összefoglaló 37 Szójegyzék 38 Referencia lista 41 Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

4 4 III.14. Szállodák támogató részlegei Cél, bemutatni a szállodák támogató részlegeit, azokat a tevékenységeket, amelyek nem képeznek direkt bevételt, de a tevékenységek ellátása nélkül a szálloda laptevékenységeit, bevételképző tevékenységeit nem tudja ellátni. A tevékenységek fejlődése, kiterjedése elér egy fejlettségi szintet, akkor az ellátására a szervezetek létrehozzák, a részlegeket. Ez a szerves fejődés elmélete. Az általános tevékenységek közül a piaci-gazdálkodással és az arra létrehozott értékesítési részleget egy korábbi fejezetben részletesen bemutatta a szerző. 1 Szállodák általános tevékenységek ellátására létrehozott támogató részlegek, Értékesítés, Karbantartás, Adminisztráció. 1. Támogató, általános tevékenységek 1.1 Értékesítés A szerves fejlődés első szakaszában az értékesítés részlege alakul ki, amikor egy tulajdonosi körhöz már több szálloda tartozik. Nincs, és nem lehet szabályt felállítani, hogy mit jelent a több. Alsó határ a szerző véleménye eszerint legalább három tíz szükséges, hogy indokolt legyen a részleg kialakítása. Vannak esetek, amikor már több tíz vagy akár harminc szálloda megléte sem adja a lehetőséget a funkcionális bürokrácia típusú szervezet kialakítására Értékesítési vezető FEOR Megtervezi, vezeti, koordinálja és ellenőrzi a vállalat vagy szálloda, értékesítési és marketing tevékenységét. Feladatai célok megvalósítása érdekében a megcélzott piaccal való kölcsönös kapcsolat kiépítésének és fenntartásának elemzése, tervezése, bevezetése; értékesítési és marketing programok tervezése és szervezése az értékesítési adatok és a piaci elemzések alapján; kereskedelmi koncepció kialakítása, árlisták, árengedmények és egyéb feltételek, eladás-ösztönző költségvetések, értékesítési módszerek, speciális ösztönzők és kampányok meghatározása; 1 Dr. Juhász László 2013, Bevezetés a szállodák világába - III. Szállodák részlegei (Hotel Departments) III.9. Szálloda piaci-gazdálkodás részlegei (Sales and Reservation Departments) 2 Egy gyermek esetében is járás kialakulása a hét és tizenhárom honapós korra tehető. Nem lehet és nem szokás sietetni, hogy minden gyerek nyolchónapos korában egyedül tudjon járni, az a gyermek, aki tizenhárom éves korábban indul el, lehet húszon éves korára olimpiai bajnok, futásban vagy gyaloglásban. Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

5 5 értékesítési és marketingtevékenységekkel kapcsolatos üzemeltetési és adminisztratív eljárások kialakítása és irányítása; értékesítési és marketingdolgozók munkájának irányítása és vezetése; költségvetések készítése és kezelése, kiadások ellenőrzése és az erőforrások hatékony felhasználásának biztosítása; szálloda vagy szervezet képviselete értékesítési és marketingkonferenciákon, kereskedelmi kiállításokon és más fórumokon; részleg működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítása. Jellemző munkakörök Category manager Értékesítés-fejlesztési vezető Értékesítési vezető kontroller Értékesítési és marketingigazgató Értékesítési és ügyfélkapcsolati osztályvezető Értékesítési igazgató Értékesítési osztályvezető Értékesítési vezető Kereskedelmi és marketingvezető Marketingkutató egység/szervezet vezetője Piac- és közvélemény-kutató egység/szervezet vezetője Piacfejlesztési igazgató Piackutatási vezető Piackutató-irodavezető Termékmarketing igazgató Trademarketing vezető Vállalatelemzési és módszertani osztályvezető Szállodák támogató részlegeit két szinten alakítjuk ki szállodai és szállodavállalati szinten. A szállodavállalatok irányító központjában kialakított funkcionális részlegeket nevezzük, támogató részlegeknek. 3 A szállodavállalatok központjaiban létrehozott részlegek megjelennek, letükröződnek a szállodákban. Szállodák támogató részleginek kialakítására hatással van, szervezet szerves fejlődési szintjével o egyszerű szervezet, o bürokratikus szervezet, o divízió rendszerű szervezet, tevékenységek kiterjedésével o konferencia, 3 Azért támogató, mert az alaptevékenységeket a szálláshely szolgáltatást, a vendéglátást (5610 Éttermi vendéglátás) és vagy egészségügyi járó betegellátást, rendezvényszervezést ellátását támogatja. A a funkcionális, támogató részlegek költségeit a számvitel közvetett költségnek nevezi, mert egy egy funkcionális tevékenység például értékesítés minden alaptevékenységet értékesít. Dr. Juhász László PhD. 5

6 6 o wellness, o gyógyászat, o sport. a szálloda tulajdonosi körével o családi-szálloda, o önálló-szálloda, o szállodalánc vállalathoz tartozó szálloda o szállodacsoport vállalathoz tartozó szálloda. Az üzemméret nincs közvetlen hatással a szállodai részlegekre például egy szállodalánchoz tartozó szálloda estében lehet az üzemméret alacsony akkor is jelen van az értékesítés és adminisztráció Kép Szállodák általános tevékenységei és tevékenysége Szerző szerkesztése KSH adatok alapján A melléklet diakép mutatja, hogy a tevékenységek kiterjedése és ellátása összefügg a szervezet szerves fejlődésének szintjével. A magyarországi szállodák közel háromnegyede (73%) kisebb 75 szobánál. Érdekesség, hogy a wellness-szállodák kétharmada (65%) és a négycsillagos szállodák közel fele (45%) is 75 szobásnál kisebb szálloda. Minél kisebb üzemméretű egy szálloda, annál nehezebb különböző tevékenységeket megfelelő színvonalon felvállalni és eredményesen üzemeltetni. Egyszerű szervezetek Azok a szervezetek, általában azok a szervezetek, amelyek nem régen alakultak meg és vannak jelen a piacon. Szállodák esetében alapvetően családi-szállodák és önálló- 4 Van, olyan szállodalánc vállalat ahol a szállodák átlagos üzemmérete 28 szoba, de a szervezet fejlődési szintje bürokratikus és így a funkcionális részlegek a vállalatközpontból leképződnek. Dr. Juhász László PhD. 6

7 7 szállodák. Az egyszerű szervezetű szállodavállalatok nem mindig érkeznek el a szerves fejlődésnek, annak a fokára, hogy funkcionális bürokratikus szervezetek legyenek. Ehhez a szállodai szervezeteknek fejlődnie és növekednie kell, a szállodák pedig csak úgy tudnak növekedni, ha terjeszkednek, azaz újabb szállodákat nyit a tulajdonos. Minden szállodalánc vállalt így alakult ki. Ugyanakkor, ha a szálloda nem terjeszkedik, akkor nem alakul ki a funkcionális szervezeti forma, azaz a tevékenységet ellátják (sales, karbantartás, adminisztráció), de nem önálló szervezetekben, hanem az egyszerű szervezet rendszerében. Neme ritka, hogy az alaptevékenységek részlegei (vendégfogadás, gondnokság, vendéglátás) sem alakulnak ki. Az egyszerű szervezeteknél a könyvelés, bérszámfejtés, adózás tevékenységét alvállalkozóval látják el. A szállodában csak adatrendezési feladatokat látnak el. Funkcionális bürokratikus szervezetek Szállodalánc vállalatok esetében a szerves fejlődésnek arra szintjére került a vállalt, hogy ki alakítják az funkcionális, általános más szóval támogató részlegeket, mint (értékesítés, karbantartás, adminisztráció). A szállodák fejlődésével elérnek a szállodalánc vállalati szintre. A vállalatok központjában vannak a centralizált döntés hozatali szintek. Itt születnek a stratégai döntések a jövőkép alakítás, az árképzés. A szállodában csak adat rendezés van a központi elvárásoknak megfelelően. A mellékelt diakép szemlélteti a szállodák támogató tevékenységeit illetve a tevékenységek ellátásra létrehozható részlegeket. A fejezetben a karbantartás és az adminisztráció kerül bemutatásra. Divízió szervezetek 2. Kép Szállodák támogató részlegei. Szerző szerkesztése Dr. Juhász László PhD. 7

8 8 Szállodacsoport vállalatokra jellemző szervezeti forma és egyben a szerves fejlődés legmagasabb foka. Az amerikai terjeszkedésre volt jellemző, hogy egy adott szállodamárka csak egy egy szállodát hoz létre egy desztinációban. A szállodák ebben az esetben önálló vállalatok. A vállalatoknak van funkcionális bürokráciája, mert követik a központ anyavállalat rendszerét. Dr. Juhász László PhD. 8

9 9 2. Szálloda karbantartási részlege 2.1 Karbantartás fogalma Tekintsük be emlékeztetésül a Számvitel Tőrvény soraiba. Karbantartás a használatban lévő tárgyi eszköz folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetését szolgáló javítások, nagyjavítások, karbantartási tevékenység, tervszerű megelőző karbantartás. Szállodákban ezek még kiegészülnek kertészet, szemétszállítás, eszközpótlások kezelése, beruházások és felújítások lebonyolítása, biztonság (vagyonvédelem), biztonság-védelem (katasztrófa-, tűz-, munka-, környezet-védelem), energiabiztosítás. 3. Kép Szálloda karbantartási tevékenységei és részlegei. Szerző szerkesztése A melléklet diakép összevontan szemlélteti a szállodai karbantartás tevékenységeit és részlegeit. A szervezeti felépítés bemutatása a Számviteli Tőrvény értelmezésén és a szerző tapasztalatain alapul. A szállodák tevékenységeink további kiterjesztése újabb karbantartási tevékenységek és vagy alrészlegek kialakítását igényelheti. Ez megjelenik a Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

10 10 termál-szállodákban a medencegépészet üzemeltetésére vagy például a konferenciaszállodákban a gyengeáramú berendezések konferencia alatti felügyeletére. 5 Karbantartás, mindazon javítási, karbantartási tevékenység, amelyet a rendeltetésszerű használat érdekében el kell végezni és a folyamatos elhasználódás rendszeres helyreállítását eredményezi Karbantartás vezető FEOR Szálloda teljes épületének (közösségi terek, gazdasági terek, szociális terek) felügyeletéről, karbantartásáról és zökkenőmentes üzemeltetéséről gondoskodik. Feladatai szemétszállítás zavartalanságának biztosítása, lomtalanítási akciók szervezése; felvonó üzemképességének ellenőrzése; kazánok és bojlerek működésének felügyelete a hő- és melegvíz-szolgáltatás biztosítása érdekében; épület kezelőjének és tulajdonosának értesítése jelentősebb javítási igények felmerülése esetén; épületek bejárásával azok biztonságának ellenőrzése; 7 javítási és nagyjavítási munkák végzése és végeztetése az ingatlanra vonatkozó működési rend figyelembe vételével; megelőző karbantartási feladatok ellátása; idényjellegű karbantartói feladatok elvégzése, közlekedési utak tisztán tartása; szállodaépület fenntartásával, működtetésével kapcsolatos nyilvántartások vezetése. Szállodaigazgató a közvetlen felettese. A Műszaki Igazgató (Chief Rngineer) illetve Karbantartás Vezető vagy Karbantartási Igazgató megnevezés szerepelhet a munkaköri leírásban. Elsődleges célja, biztosítani a zökkenőmentes működést a szálloda minden területén. Főbb feladatai, karbantartási vezető a javításokat, nagyjavításokat, karbantartásokat és megelőző karbantartásokat szervezi, valamint üzemeltetési feladatokat lát el, ellenőrzi a külső vállalkozók munkáját, felügyeli a műszaki raktárt különösen annak készleteit. Részleg munkatársainak felvételére és elbocsátására javaslatot tesz. Közvetlen felettese a karbantartási részlegmunkatársainak beosztja, képezi és irányítja őket. 5 Gyengeáramú az a villamos berendezés, amely a villamos áramot nem munkavégzésre, hanem jelátvitelre használja. Gyengeáramú berendezések jellemző hálózata IT, telefon, hangszórók évi C. tőrvény a számvitelről értelmezése szerint 7 Javasolt legalább félévente egyszer, hogy a vezetés közösen bejárja a szálloda épületét pincétől a padlásig figyelve a munkavédelmi, tisztaság, környezetvédelmi és egyéb körülményeket. Dr. Juhász László PhD. 10

11 11 Általános elvárások, módszeres, gyakorlatorientált, jó szervezőképességű, felsőfokú villamos és vagy gépészmérnöki végzettséggel rendelkezik, valamint csapatirányításra alkalmas és rendelkezik vezetői gyakorlattal. Rendelkezzen jó kommunikációs és kapcsolattartó képességgel. Beosztott munkatársai Karbantartók általában szakmunkások (Trade People) villanyszerelői (Electricians), és vagy vízvezeték szerelői (Plumbers) szakképesítéssel. 8 Kiterjedt tevékenység estében lehet, műszakvezető munkakört beállítani (Shift Supervisor), nem jellemző a fűtés (Heating) és légkondicionáló szerelő (Air-conditioning) alkalmazása, mert a tervszerű, általány díjas szerződéssel szakcég látja el feladatot. Legtöbb esetben az a garancia feltétele. Kertész, tájépítő (Landscape Manager, Landscape Crew), általában a parkkal és stranddal rendelkező szállodák alkalmaznak, de gondoljunk csak a golf-szállodákra és az ottani föld és ápolt fűterületre. Beruházások, Beruházás Vezető, (Project Manager vagy Investments Manager) jellemzően szállodavállalatok központjában alkalmazott munkakörök, de csak olyan szállodavállalatok esetében, amelyek rendszeresen végeznek beruházásokat vagy felújításokat. Beruházás tárgyi eszköz beszerzése, létesítése, saját vállalkozásban történő előállítása. Valamint mindaz a tevékenység, amely a tárgyi eszköz beszerzéséhez hozzákapcsolható, ideértve a tervezést, az előkészítést, a lebonyolítást, a hiteligénybe vételt, a biztosítást). Beruházás a meglévő tárgyi eszköz bővítését, rendeltetésének megváltoztatását, átalakítását, élettartamának, teljesítőképességének közvetlen növelését eredményező tevékenység. A beruházás egyben a pénzeszközök konvertálása befektetett eszközöké. 9 Szállodákban a beruházásokat öt fő csoportba tudjuk sorolni az eszközérték és a cél alapján elkerülhetetlen, éves eszközpótló, stratégiai, eszközfejlesztés célú, ingatlan fejlesztés célú. A számviteli tőrvény elhatárolja a beruházás és felújítás fogalmát, mert a karbantartás, javítás és nagyjavítás nem értéknövelő. A számviteli tőrvény értelmezésében felújítás, az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga (kapacitása, pontossága) helyreállítását szolgáló, időszakonként visszatérő olyan tevékenység, amely mindenképpen azzal jár, hogy az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, teljesítőképessége megközelítően vagy teljesen visszaáll 8 Lehet például festő (Painters), aki tervszerűen festi a szállodahelyiségeit. Napjainkban már kárpitos, asztalos, (Carpenters), lakatos szakmunkások nem alkalmaz a szálloda, mert ezek a javítások nem rendszeresek és így külső vállalkozóval kötött szerződéssel elvégezhetőek a javítások évi C. tőrvény a számvitelről Dr. Juhász László PhD. 11

12 12 az előállított termékek minősége vagy az adott eszköz használata jelentősen javul a felújítás pótlólagos ráfordításából a jövőben gazdasági előnyök származnak korszerűsítés, ha az a korszerű technika alkalmazásával a tárgyi eszköz egyes részeinek az eredetitől eltérő megoldásával vagy kicserélésével a tárgyi eszköz üzembiztonságát, teljesítőképességét, használhatóságát vagy gazdaságosságát növeli tárgyi eszközt akkor kell felújítani, amikor a folyamatosan, rendszeresen elvégzett karbantartás mellett a tárgyi eszköz oly mértékben elhasználódott (szerkezeti elemei elöregedtek), amely elhasználtság már a rendeltetésszerű használatot veszélyezteti nem felújítás az elmaradt és felhalmozódó karbantartás egyidőben való elvégzése, függetlenül a költségek nagyságától. Biztonság, az 1990-es évek elejéig a szállodáknak saját biztonsági részlegük volt. Napjainkban nagyon ritka már, hogy a szálloda saját biztonsági részleggel rendelkezik. Szállodák szakértő cégeket bíznak meg alvállalkozói szerződéssel a tevékenység ellátásra. A külsős céggel a karbantartási igazgató tarja napi szinten a munkakapcsolatot. Energiabiztosítás, csak tevékenység nincs a karbantartáson vagy a szállodán belül erre részleg kialakítva. A karbantartás munkatársai felügyelik, monitorozzák az energiamérőket és a felhasználásokat. Ugyanakkor a helyiségek, a hálózati meleg víz hőmérsékletének meghatározása a vezetés döntése. A karbantartó beállítja a megfelelő hőfokokat. A szolgáltatókkal kötött szerződések, sajnos nem nagyon változtathatóak, megbízhatóan. Biztonság-védelem, területének a felügyelete a karbantartás feladata, beleértve a katasztrófa 2.3 Karbantartás feladatai Karbantartás Hibaelhárítás eseti javítások kérésekre, a kéréseket a részlegek jelzik munkanaplóban vagy számítógépes rendszerben (HK, F&B, Thermal). Az egyedi javításoknak van anyagköltsége, amikor egy WC ülőkét, vagy izzókat cserélünk az karbantartási anyag költség. A szálloda karbantartási munkáját jellemzi az egyedi javítások, hibaelhárítások és megelőző karbantartás költségének aránya. Megelőző tervszerű karbantartás a munkatársak feladata. Azokat a gépeket, berendezéseket kell rendszeresen karbantartani a munkanapló szerint, amelyekre már nincs garancia illetve a személyzet képes ellátni a feladatot, ilyen lehet évente egyszer a legionárius protokoll elvégzése A hideg vizes berendezések, csövek, légkondicionáló berendezések átfolyatása forró vízzel, a baktériumok eltávolítása érdekében, ezek a baktériumok tüdőgyulladás szerű tünetekkel akár halálos is lehet. Dr. Juhász László PhD. 12

13 13 Általány díjas karbantartás Nagy értékű gépek, mint a kazán (fűtés és meleg-víz), légkondicionáló, lift és eltérő eszközcsoport televíziók, hűtő, medencegépészet általában garanciális eszközök. Ugyanakkor nem csak a garancia, hanem a javításhoz szükséges szakértelem miatt is szakcégekkel köt a szálloda általány díjas szerződést. Parkkarbantartás Kertészet és sportpályamunkások feladatai tartoznak ide. Hulladékgazdálkodás Környezetvédelmi szabályzat előírja a zsírfogók használatát és ezeket is karban kell tartani. A szelektív gyűjtés (zsír, étolaj, izzók, akkumulátorok, papír, moslék) felügyelete már alapelvárás és része a Zöld Szálloda minősítésnek. A hulladékok mennyiségét rendszeresen rögzíteni kell, mert ez lesz az alapja a környezetterhelési díjnak. Energiafelügyeleti program kezelése Épületfelügyeleti rendszer nagyon jó eszköz a takarékos és biztonságos energia felvételnek. Ésszerű takarékoskodás jó megoldás, de helyesen beállított gépek, hőmérsékletek több megtakarítást eredményezhetnek. A modern energiatechnológia drága befektetés, de olcsó üzemeltetés, ezért szükséges a tulajdonosi paradigmaváltás. Biztonság (Security) A biztonsági szolgálat kiterjed személyi biztonságra o vendégek, o személyzet. vagyonvédelemre o vendégek vagyontárgyai, o személyzet vagyontárgyai (utcai ruházat), o eszközvédelemre, befektetett eszköz, forgóeszköz, áru, pénz. Korábbi években közt a szálloda gazdasági és személyzeti bejáratánál napi 24 órában személyzeti portás tartózkodott, felügyelte a személyzet és szállítók mozgását. Napjainkban a személyzeti bejárat kártyás rendszerrel nyitható és ez egyben a jelenléti ív alapja is. A gazdasági fogadó terület, áruszállítás területei kamerarendszerrel védettek Ennek köszönhető, hogy előfordulhat, mint a szerzővel is egyszer, hogy a szállítók már nem is hozzák be a szállodába az árut, hanem egyenesen a másodlagos teszik le. A szálloda részéről leigazolásra kerül a teljes beérkezés. Dr. Juhász László PhD. 13

14 14 Vendégek, személyzet és tulajdonos vagyonának a védelmére alkalmazott élőmunka, folyamatszabályzás és technikai rendszerek lehetőségei lehetnek például kamararendszer, beléptető rendszer, napi ránézés, személyes jelenlétek, leltárak, gravírozások, hímzések. Biztonság (Risk Management vagy Safety Ez a terület komoly és eltérő szakterületi, szakértelmet igényel és rendkívüli esemény bekövetkezésekor nagy a kockázat. Ugyan akkor a szakértő személyes jelenléte nem indokolt. A szállodák erre specializálódott szakcégekkel kötnek alvállalkozói szerződést a tevékenység ellátására, amely a hatóságokkal való kapcsolattartást és az esetleges pénzbírságok átvállalását is magába foglalja. 12 Katasztrófa védelmi szabályzat, Tűzvédelmi szabályzat, kötelező tréning megtartása, a Fire Marshal 13 rendszer bevezetése. Munkavédelmi szabályzat, munkavédelem, munkaruha és védőruha szabályzat, kötelező tréningek megtartása és jegyzőkönyvezése. Egészségügy, minden dolgozónak munka alkalmassági vizsgálaton kell évente részt vennie, ezt a kötelezően az üzemorvos végzi el. A szállodák rendszeresen tartanak elsősegély tanfolyamokat. Vendéggel és élelmiszerrel érintkező munkatársaknak Egészségügyi könyv érvényes megléte kötelező. A szálloda rendszeresen tart egészségügyi és higiéniás (HACCP) tréningeket. Környezetvédelmi szabályzat, kitér a szelektív gyűjtésre, az ÁNTSZ jelentések elkészítésére, a kockázat értékelésekre és a kötelező tréningekre. Karbantartás adminisztrációs feladatai Minden részlegnek így a karbantartásnak is vannak adminisztrációs feladatai. Példa lehet a javítás naplók, nyilvántartások vezetése vagy az épületfelügyeleti rendszer adatinak rögzítése. A karbantartás anyagraktárának nyilvántartása alapján tudjuk, hogy mennyi és milyen anyagok hibásodnak gyakrabban. 12 Szálloda, amikor ezen a területen spórolni akart a leégett és a biztosító csak részben kifizetett káreseményt szenvedett el. 13 A Fire Marshal, Marsall lehet minden középvezető és azok a munkatársak, akik rendszeresen egyedül teljesítenek műszakot. Speciális tréningek vesznek rész és így magabiztosabban cselekszenek a rendkívüli eseményekkor. Dr. Juhász László PhD. 14

15 Szállodai karbantartás trendjei Karbantartás területén egyre kevesebb az alkalmazott élőmunka, 14 o karbantartás vezető megszervezi minden részterületenként (gáz, víz, áram, szauna) azokat a külsős szakcégeket, akik meghibásodás esetén hívhatóak, o napközben egy karbantartó elvégzi a kisebb javításokat, o a személyzet ismeri a főcsapok (gáz, víz, áram) és részcsapok, kismegszakító helyét és elzárás lehetőségét, 15 o személyzet ismeri a liftből való kiszabadítás protokollját, 13 o személyzet ismeri a szakcégek kapcsolattartó személyeit, akiket meghibásodáskor értesítenek, 16 o személyzet képes és hajlandó egy WC ülőkét lecserélni vagy egy kiégett izzót kicserélni, egy lezáródott kismegszakított visszakattintani, 17 egyre több az általány díjas szerződésekkel történő tevékenység ellátás, o drága és összetett gépek berendezések, o garanciák feltétele, hogy kizárólagosan az adott szakcég javíthatja, o minden gép és eszközcsoportra azonos márkák beszerzése egyszerűsíti az általány díjas szerződés feltételeit, nem jellemző a karbantartás teljes kiszervezése o jó megoldás, ha legalább a karbantartás vezető ismeri a szálloda teljes műszaki állapotát. 14 A szerző volt igazgatója, olyan szállodának ahol az olajkazán 24 órás kötelező élőmunka felügyeletet igényelt és volt, hogy a karbantartó műhelyben igen komoly esztergagép volt beépítve. Az is előfordult, hogy a teljes karbantartást alvállalkozó végezte el általány díjas szerződéssel. 15 Rendszeres éves tréninggel megoldható feladata. 16 Lista a portán van, és a dolgozók tudják, mikor lehet t küldeni vagy telefonálni, mert előfordul, hogy lazán bedugott és így áramnélküli számítógéphez sürgősségi hívást kezdeményeztek a munkatársak. 17 Odahaza sem hívunk szerelőt egy olvasó lámpa izzójának cseréjéhez. Tudatosítani kell, hogy amennyiben, a legkisebb eltérést észlelik (beégés, nehezen csavarható ki az izzó) akkor karbantartót kell hívni. Természetesen a kültéri és hallban lévő magasan elhelyezett izzók cseréje már a karbantartás feladata. Dr. Juhász László PhD. 15

16 16 3. Szállodák energiabiztosítása Az energia felhasználás kihívás a szállodaüzemeltetésnek. A volumen visszaszorítása mellett is növekedik az energiaköltség. Az elmúlt tíz évben a gázenergia fogyasztói ára éves szinten, átlagosan 12%-al drágult; a gáz árának további változása a piaci elemzők véleménye szerint ennél kedvezőbb nem lesz. Az elektromos energia azonos időszakban éves szinten, átlagosan 7%-t drágult, a közeljövőben a trend valószínűsíthetően hasonló lesz. 18 Ugyanebben az időszakban a szállodák átlagára évente 2%-kal növekedett. 3.1 Energiaellátás és fogyasztás A szállodák vendégéjszakára, kiadott szobára és vagy vendégekre is kimutatják az átlagos volumeneket, köbméterben és KW-ban. Például az Accor évkönyve bemutatja környezettudatosságot eltérő szállodáknál az átlagos fogyasztások lapaján számítanak környezeti lábnyomokat. Szállodák a következő energiákat használják nagyságrend szerint áram, gáz és víz. áram o légkondicionáló és fűtés, modern technológiák a hűtést és fűtést egyben építve számítógépes szabályozással látják el. A szobákat és a helyiségeket meleg vagy hideg, tisztított, kezelt, beállított páratartamú levegő befúvással fűtik vagy hűtik központi és lokális szabályozási lehetőséggel. A légkondicionáló és fűtőberendezés a legnagyobb energia költség. 19 o szellőztetés, levegőcsere, a befújt levegőt a szobákból, különösen a fürdőszobából és például medenceterekből ki kell szívatni. Ez a két rendszer együttesen biztosítja a komfort és tisztaság érzést. Nagy teljesítményt vesz fel a medencetér párátlanítása illetve páratartalom 50-60%-on tartása. 20 o gépek, a szállodában sok nagy teljesítményű gép van és kiemelkedő az áramigényű a beindításkor. Gépek közül néhány kiemelve a teljesség igénye nélkül, liftek, porszívók, konyhai gépek streamer, mosogatógépek, elektromos főzőlap, élménymedence elemek nyakzuhany, szauna, mosó, szárító és vasalógépek. Egy gép energiaigénye eléri 2-5 KW-ot óránként. o világítás, egy szállodai szobában tíz izzó átlagosan 500 Watt energiát igényel óránként. Egy gép 20 szállodai szoba energia igényével azonos. Led izzók és mozgásérzékelő lámpák csökkentik a szálloda áramfogyasztását. Az áramdíjnál jellemző az alapdíj és lekötött KW díj, és amikor a szálloda 18 k%20az%20energia%c3%a1rak%20az%20elm%c3%balt%2010%20%c3%a9vben évek. 19 Az átlagos óránkénti fogyasztás 0,77 kw volt, ami napi 18,48 kw-nak felel meg egy 25 m2 szobában. Átlagos szobai fogyasztás óránként watt, ez 20 darab 60 W-os izzóval és egy átlagos porszívóval egyenértékű. Egy KW áram díja nettó 48,11 Ft, de a számlaértéken egy KW-ért nettó 198,- Ft fizetendő Előfordul családi-szállodák és panziók esetében, hogy a nem megfelelő szellőztető berendezés hiányában ételszag van a szállodában és a szobákban. Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

17 17 gáz víz túllépi a lekötött KW értéket, az felett fogyaszt, akkor ötszörös díjat számol fel a szolgáltató. Ennek megakadályozására kiváló eszköz az épületfelügyeleti rendszer. o fűtés, régebbi építésű szállodákban a fűtés gázkazánnal üzemelő melegvizes radiátoros fűtés. Ilyenkor télen magas a gázszámla, és ha van légkondicionáló, akkor nyáron az áramfogyasztás. Gázfogyasztásban a fűtés legnagyobb fogyasztó. Fontos annak ismerte, hogy hány fokos legyen a kazánban a meleg víz, ami kifolyik a radiátorokba, a beállításhoz mérjük a visszafolyó meleg víz hőmérsékletét. o meleg-víz ellátás, a hálózati meleg vizet a szállodában a szobák, szociális helyiségek és konyha használja. A karbantartás beállítja az optimális használati meleg víz hőmérsékletet. 21 o medencefűtés, nem termál és vagy gyógyvizes medence estében a normálvizet fel kell fűteni komfortos C o fokra. Ezt gázzal működő hőcserélővel érjük el. A medence felülete a Hotelstars EU Nemzeti Védjegy szerint legalább 40 négyzetméter ez pedig mintegy 60 köbméter vizet jelent. o konyha, a konyhai főzőlapok, gázzsámolyok, üstök gázfogyasztása nem meghatározó az összes gázfogyasztásban. o vendég vízfelhasználása, egy vendég egy napon, azaz egy vendégéjszakán általában egyszer megfürdik, kétszer használja a WC-t és négyszer a csapnál kezet vagy és fogat mos. 22 Amennyiben és ha egy vendég egy nap 225 liter használ, akkor egy 70 szobás szállodában a kiadható szoba. A szobakapacitás kihasználtsága 60%, akkor a kiadott szobák száma és 2,00 vendégéjszaka hányadossal, ez vendégéjszakát jelent. Ez pedig liter vízhasználatot jelent, ami mintegy 12 ezer köbméter és 11 millió forint víz költséget generál, ami havi ,- Ft átlagos vendég vízfelhasználást jelent. Egy kiadott szobára jutó vendégvízfelhasználás 800,- Ft. o kertlocsolás, azok szállodák ahol nagy parkok és strandok vannak a fűápolás miatt rendszeresen locsolnak. Vannak települések, ahol erre külön vízhálózat van. Esővíz ciszterna használata is kezd elterjedni. A kertészek 21 Amikor a víz nem elég meleg akkor csak azt használja a vendég, nem kever hozzá hidegvizet. Amikor, forró akkor kevesebb fogy, mert sok hidegvizet kell használni a keveréshez. Ilyenkor viszont magas a felfűtés energia igénye és fennáll annak veszélye, hogy a vendég megégeti magát. 22 Egy DRV településen a víz nettó 380,- Ft és ezzel egyen értékű csatornadíj 490,- Ft, összesen 870,- Ft egy köbméter vízdíja. A fürdés kádban 0,2-0,3 ( liter) köbméter vízfogyasztást jelent, ugyanakkor egy zuhanyzás liter (0,05 0,07 m3) vízzel megoldható. WC használat csak 7-10 liter (0,007-0,01 m3) alkalmanként, egy kéz illetve fogmosás 8-10 liter víz felhasználást jelent. Összesen mintegy 400 liter (0,4 m3) vízhasználatot jelent és ez nettó 348,- bruttó 442,- Ft költséget jelent. Ne feledjük, a vendég bár környezettudatos nem otthon van és a komfort érzetét növeli, ha nem kell takarékoskodnia, ezért ez a napi felhasználás ezt meghaladhatja. Kevés szálloda rendelkezik olyan vízórával, ami csak a szobai vízfogyasztást méri. A fürdőkádas szobákban potenciálisan háromszor nagyobb a vízfelhasználás egy fürdéskor a zuhanyzós szobákhoz képet. Luxust a nagy kád és kényelmes zuhany együttes jelenléte szinbolizálja. Dr. Juhász László PhD. 17

18 18 pontosan tudják, mikor mennyi vizet kell kilocsolni, hogy a fű szép legyen és a vízfelhasználás pedig relatív alacsony. o konyha, a konyha a mosogatáshoz, 23 főzéshez használ vizet. o mosoda, amennyiben a szállodának van, saját mosodája akkor a gépeknek van áram és vízigénye. 24 o medence, párolgás miatt van vízveszteség, amit pótolni kell. 25 A 60 m3 medencét csak évente egyszer kell leengedni és tisztítani ez a már ismert adatokkal ,- Ft költséget jelent. A gyógy-vizek esetében egy m3 víz, hasonló értéken van, mint az ivóvíz. A napi töltés és ürítés annyi költséget jelent, mint a klóros vizű medencénél az éves költség. egyéb energiák o olaj, gáztartály, táv-hő, geotermikus, szél, nap, o nem jellemző, hogy a szállodai befektetők a különösen előtérbe helyeznék a zöldenergia megoldásokat, mert nagyon megnöveli a beruházások öszegét. 3.2 Energia volumen és foglaltság 4. Kép Energia és foglaltság. Szerző szerkesztése Volumen és energia (víz, gáz, áram, gyógyvíz) kapcsolatát szemlélteti a mellékelt diakép. Az éves átlagoktól való havi eltéréseket mutatja a diagram. 23 Egy ipari mosogatógép átlagosan 75 liter / óra vizet használ fel és ez kevesebb, mint a kézi (fekete) mosogatásnál a három fázis liter / óra vízigénye. 24 Egy kg textíliamosáshoz átlagosan 15 liter víz és egy mosási ciklushoz 3,4 kwh áramra van szükség, vegyük figyelembe a szárító (3,9 kwh) és vasalógépek (3,1 kwh) energia igényét is Egy 24 m2 medencetérben bizonyítottan víz és levegő 26/28 C 0 fokon 2,1 liter per óra párolgást mértek. Dr. Juhász László PhD. 18

19 19 Gáz, látható, hogy gázüzemű kazánnal fűt a szálloda, mert bár a foglaltság az éves átlagtól mínusz öt százalékponttal eltér januárban és februárban a havi átlagos gázfogyasztás ezekben a hónapokban az átlagtól 130%-kal tér el felfelé. Nincs meghatározó összefüggés a vendégéjszaka szám és gáz köbméter felhasználás közt, még akkor sem amikor fűtésra használjuk a gázt. Áram, az áram felvétele a szállodának kissé tér el lefelé mínusz két százalékponttal az első negyedévben és felfelé júliusban tíz százalékponttal. A foglaltság augusztusban és szeptemberben tér ki felfelé plusz ötven százalékponttal és lefelé az első negyedévben öt százalékponttal. Van, de nagyon alacsony az összefüggés az áram felvétel és vendégszám közt. Amikor a legmagasabb az áramenergia felvétel június és július, akkor a foglaltság átlagos. Víz, meghatározó összefüggés van a vendégszám és vízfelhasználás közt. A szálloda vízfelhasználása egy két százalékponttal tér el az éves átlagtól és azt akkor, amikor a foglaltság is eltér. Szállodavezetés feladat, hogy a fenntartható gazdálkodás szelemében a környezeti lábnyom lehető legkisebbre csökkentése. Ennek érdekében a meg kell oldani a lehető leghatékonyabb monitorozást. A szálloda karbantartási vezetőjének és igazgatójának ismernie kell az összefüggéseket és energiaértékeket Olyanokat, mint a használati meleg víz hőmérséklete és energiaigény, vagy mint szoba és közös terek hőmérséklete télen és nyáron és az energiaigény nagysága. Értékelni kell vendégkomfort érzetét és a felhasznált energiát és annak költségét. Dr. Juhász László PhD. 19

20 20 4. Szállodai adminisztráció Értékesítés élő és holtmunka igénye a tevékenységek kiterjedési szintjével van szoros összefüggésben. Energia felhasználás a közösségi terek nagyságával (medencetér, konferenciatermek), a luxussal (tágas terek) és kisebb mértékben a vendégéjszakák mértékével függ össze. Adminisztráció költségét sokkal nehezebb tervezni illetve benchmark értéként felhasználni. Az élőmunka és holtmunka igény egyértelműen a szálloda szerves fejlődési szintjével függ össze Kép Szállodák támogató részlegei. Szerző szerkesztése A mellékelt diakép mutatja a szálloda Igazgatás illetve Adminisztrációs tevékenységeit és részlegeit. A szállodák eltérő szervezeti részlegeket alakítanak ki a szállodavezetés integrációs elemeinek felhasználásával Szállodaigazgató FEOR Szállodaigazgató, és ha van helyettese, valamint az szállodaigazgató-asszisztens az adminisztrációs részleghez vannak sorolva, mint költséghelyhez. Szálláshely-szolgáltatási tevékenységet folytató egység vezetőjének FEOR-kódja Az egyszerű, a funkcionális bürokrácia és divízió szintek elérése hatással van a részlegek kialakítására. 28 Dr. Juhász László PhD Szállodavezetés és gazdálkodás, Szállodaüzemeltetés elméleti alapjai, I.1. Szállodavezetés integrációja, Budapest, 29 Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszere (FEOR 08) Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

21 21 Tervezi és szervezi a szállodai vállalkozás tevékenységeit, illetve kialakítja termékeit, szolgáltatásait és egyedi kínálati elemeit. Turisztikai elemző, szakmai kommunikációs tevékenységet végez, és szolgáltatói, rendezvényszervezői feladatokat lát el. Megtervezi, vezeti, koordinálja és ellenőrzi a szálloda működését, amely szállást és egyéb szolgáltatásokat nyújt a vendégeknek. Szállodaigazgató jellemző tevékenységei részt vesz a kínálat kialakításában, fejlesztésében, a költségvetés, tervek kialakításában (Szeptember november hóapokban), operatív irányítói, végrehajtói és ellenőrzési feladatokat lát el a szálláshely szolgáltatás különböző munkaköreiben, főfolyamataiban, beszerzési forrásokat kutat fel és kapcsolatokat tart a beszállító partnerekkel, biztosítja az egység működésének műszaki és tárgyi feltételeit, beszerzi a szükséges szakhatósági engedélyeket, megtervezi a szálloda jövőképét, misszióját, stratégiáját és tevékenységeit, vezeti és ellenőrzi a tevékenységeket és a részlegeket, közreműködik a beutaztató, kiutaztató programok összeállításában, szervezésében, különböző rendezvények lebonyolítását tervezi, szervezi, irányítja, elő és utókalkulációját elkészíti, gasztronómiai ismeretei felhasználásával összeállítja és rendszeresen megújítja, fejleszti az egység étel- és italkínálatát, ápolja a gasztronómiai hagyományokat gondoskodik a szeszes itallal, szerencsejátékkal, egészségüggyel kapcsolatos törvények és szabályozások betartásáról, helyi turisztikai információkat nyújt, szabadidős programokat, kirándulásokat és transzfereket szervez a vendégeknek kiválasztja a munkatársait, megszervezi tréningjüket és felügyeli tevékenységüket, felügyeli a könyvelési és beszerzési tevékenységeket, a biztonsági intézkedéseket, idegen nyelvek, és interkultúrális ismereteit felhasználva tárgyal, kommunikál irányítja és ellenőrzi a vállalkozásra vonatkozó speciális minősítési és minőségbiztosítási rendszerek kialakítását, betartását, ellenőrzi a fogyasztóvédelmi előírások következetes végrehajtását, szervezeti részlegek koordinálása beruházások, beszerzések, üzemeltetési eszközpótlás felügyelete, követi a vendégkapcsolat alakulását, felméri az ügyfelek elégedettségét, kezeli a törzsvendégprogramot. 30 Szállodaigazgató munkavégzésének feltételei Jellemzően belső helyszínen, többnyire az adott szállodában végzi tevékenységét. Elenyésző fizikai megterheléssel járó, jellemzően szellemi erőfeszítést igénylő munka a 1331 FEOR kód, olyan pontosan határozza meg az elvárt tevékenységeket, hogy a szerző nem tesz hozzá megjegyzéseket. Dr. Juhász László PhD. 21

22 22 Fontos a tiszta, ápolt megjelenés, illetve jellemző a munkahely profiljától függő munkaruha viselése, a higiénikus, minőségi munkakörnyezet. Munkakör általában több műszakos munkaidő beosztással jár, hétvégeken valamint ünnepeken. Az Hotel Manager irodája közel van a Front Office irodához, megközelíthető a hallból, előtere az Asszisztensi Iroda. Legyen benne tárgyaló. Legyen harmóniában a szálloda helyszínével, kategóriájával, specializációjával. 6. Kép Afamia Hotel manager Office Gallery neb-sy.com Egészségügyi tényezők álló és ülő testhelyzetben végezhető, gyakori helyváltoztatással járó feladatkör, az ép beszédkészség és a látás elengedhetetlen, változatos, pörgős munka, ami túlhajszoltsághoz vezethet, az élelmiszerrel és a vendégekkel való érintkezés miatt, a fertőző betegségek kizáró okot jelentenek. Pszichikai tényezők a vezetői tevékenység, az ügyfelekkel és beosztottakkal való folyamatos kapcsolattartás türelmet és együttműködést követel a problémakezelés során előnyös, illetve szükséges a gyors reagálás mások irányításával járó munkaterület, ami stresszhelyzetekkel járhat gyakran kell önálló döntéseket hoznia, amelyek következményeiért vállalnia kell a felelősséget fontos a csapatban végzett munka elfogadása csúcsidőszakokban a munka nagy stresszel, feszültséggel, pszichés terheléssel jár a higgadt, udvarias, előzékeny magatartás alapkövetelmény gyakran kötelező elvárás a túlóra, és hétvégén, ünnepnapokon is dolgozni kell. Várható változások Piac telítődik ami, egyre jobban kiélezi a versenyhelyzetet a szállodák között és mivel egyre több vendég érkezik a szomszédos országokból, ezért a külföldi és belföldi egységek közötti versengés is egyre jelentősebb lesz. A szolgáltatások komplexitása és a fogyasztói igények folyamatosan nőnek, egyre tudatosabb fogyasztói magatartás alakul ki, fontosabbá válik az egyéni igények kielégítése. A környezetvédelmi előírások szigorodnak, ami a környezettudatosság fokozódását, a zöld szállodák számának emelkedését is maga után vonja. Elterjednek az egyénileg szervezett utak és az olcsóbb közlekedési eszközök használata, illetve a belföldi turizmus teret nyer a különböző juttatások segítségével. Dr. Juhász László PhD. 22

23 23 Növekszik az igény a specializálódott szolgáltatásokra, a helyi specialitások és kultúrák, szokások megismerésére. Képességek szükségessége Kiemelkedően fontos képességek o alkalmazkodóképesség o együttműködő képesség o felelősségvállalás o kommunikációs készség o önállóság o problémamegoldás o stressz tolerancia o szervezőkészség Fontos képességek o empátia o figyelem koncentráció o kreativitás o matematikai képesség o pontosság, precizitás o térbeli tájékozódás Kevésbé fontos képesség o manuális képesség. 31 Szállodaigazgató napi munkájának megoszlása tapasztalati tényezők alapján, a gazdálkodás esszenciális területein - 40% élőmunka gazdálkodás, igényfelmérés, felvétel, motiválás, értékelés, kommunikáció, - 30% piaci-gazdálkodás és bevétel-gazdálkodás, kapcsolattartás vendéggel, partnerekkel, vendégpanaszok kezelése válaszok megírása, blogolás - 10% szolgáltatások, munkafolyamatok szervezése, jövedelemgazdálkodás, értékesítés, szobakiadás, vendéglátás, specializáció - 5% vezetés és igazgatás, célok meghatározása, tervkészítés, monitorozás, elemzés, könyvelés, pénzgazdálkodás - 5% Eszközgazdálkodás, eszközpótlás, készletgazdálkodás, beszerzés, karbantartás - 5% Biztonságvédelem, biztonsági előírások betartása, Fogyasztóvédelem, Munka-, Tűz-, Katasztrófa, Egészség-védelem, HACCP - 5% egyéb tevékenységek. Szállodaigazgató az adminisztrációs tevékenységek közül közvetlenül irányítja Igazgatói asszisztensi tevékenységet, 31 a FEOR kód, olyan jól fogalmazza meg az Dr. Juhász László PhD. 23

24 24 Humán Erőforrás tevékenységet vagy, ha van részleget. Jellemző munkakörök ezen a szinten Kollégiumigazgató Motelvezető Panzióvezető Recepcióvezető (szállodai) Szállodavezető Turistaszálló-vezető (Közösségi szálláshelyvezető) Üdülővezető Vendéglátó egység vagy szervezet vezetője Néhány kapcsolódó, de máshová sorolt foglalkozás 1210 Gazdasági, költségvetési szervezet vezetője (igazgató, elnök, ügyvezető igazgató) 1332 Vendéglátó tevékenységet folytató egység vezetője 4.2 Humánpolitikai vezető FEOR Megtervezi, vezeti, koordinálja és ellenőrzi a vállalat vagy szervezet humánpolitikai tevékenységét, személyzeti munkáját. 32 Szállodai HR vezető feladatai emberi erőforrásokkal való gazdálkodás tervezése, szervezése, irányítása, koordinálása és ellenőrzése, az üzleti tervhez illeszkedő emberi-erőforrásfejlesztés (humán stratégia) kidolgozása és megvalósítása; programok kidolgozása az emberi-erőforrással való gazdálkodásra, a munka megszervezésére, a munkakapcsolatok kezelésére, a bér- és jövedelemgazdálkodásra; tervek és programok készítése a dolgozók ismereteinek továbbfejlesztésére, képzésére, átképzésére, a meglévő munkaerő megőrzésére; részvétel kollektív tárgyalásokon, munkaügyi alkukban és szerződéskötésekben; munka- és egészségvédelmi programok felügyelete; gazdasági szervezet érdekeltségi rendszerének és a munkavállalók egyéb ösztönzési formáinak kialakítása; szervezeti egységének (munkaügy, tréning, bérszámfejtés) vezetése és annak tevékenységére vonatkozóan az egységes szakmai elvek meghatározása; az egység működéséhez a személyi és tárgyi feltételek biztosítása; képviselet a gazdasági szervezet más részlegei és külső szervezetek előtt (a munkaerő-közvetítő irodákkal, munkaerő-kölcsönző irodákkal, képző és átképző intézményekkel); költségvetések készítése és kezelése, költségek ellenőrzése és az erőforrások hatékony felhasználásának a biztosítása; 32 Dr. Juhász László PhD. 24

25 25 vezetői információs rendszerek fejlesztésének és megvalósításának felügyelete; a munkavállalók jogaival, egészségével, biztonságával, esélyegyenlőségével, egyenlő lehetőségeivel és egyéb ügyeivel kapcsolatos szabványok és törvények betartásának biztosítása. Jellemző munkakörök Foglalkoztatási osztályvezető Humán erőforrás fejlesztési igazgató Humán erőforrás fejlesztési osztályvezető Humán erőforrás gazdálkodási igazgató Humán erőforrás tervezési és gazdálkodási osztályvezető Humán erőforrás vezérigazgató-helyettes Humánpolitikai egység vezetője Humánpolitikai osztály vezetője Munkaerő-piaci igazgató Munkaügyi osztály vezetője Munkaügyi vezető Oktatás-fejlesztési és koordinációs osztályvezető Oktatási osztály vezetője Személyzeti és munkaügyi főosztály vezetője Személyzeti felügyelő Személyzeti igazgató Személyzeti osztályvezető Személyzeti vezető Szállodavállalatokhoz tartózó szállodák esetében a központban van a HR igazgatóság, a szállodákban HR koordinátor tartja a kapcsolatot a vállalti központ és a szálloda közt. Családi-szállodák és önálló-szállodáknál az emberi erőforrás tevékenységet a tulajdonosok és szállodavezetés látja el (felvétel, motiválás, tréning, elbocsátás). A szakértelmet igénylő feladatokat (munkaszerződés, bérszámfejtés, 33 egészség-védelem) 34 alvállalkozói szerződéssel szakértő cégek látják el. 33 Bérszámfejtés díja Ft és Ft per fő áron elérhetőek /1995. (VII. 14.) Korm. rendelet a foglalkozásegészségügyi. alapján, eltérő kategóriákban az éves díj Ft/fő és 6 600Ft/fő közt változik. Kategóriát a munkakör határozza meg. Dr. Juhász László PhD. 25

26 26 5. Szállodák gazdasági szervezete 5.1 Főkönyvelő, Gazdasági igazgató FEOR 1210 A gazdasági vezető, Főkönyvelő felügyeli a könyvelés, pénzügy, bérszámfejtés, Kontroller IT és jogi képviseli területeket. Megtervezi, vezeti, koordinálja és ellenőrzi az általa vezetett szervezet tevékenységét a tulajdonosi, illetve irányító szerv (igazgatótanács, közgyűlés, taggyűlés, felsőbb szervek) által megszabott irányelveknek megfelelően. Feladatai gazdasági szervezet ügyeinek intézése, a szervezet képviselete; gazdasági szervezet működési körének, céljainak és a célok elérésének a meghatározása és megvalósítása, figyelembe véve a tulajdonosi és vezetői érdekeket, valamint a környezeti feltételeket; munkaszervezet kialakítása, a belső munka- és hatáskörmegosztás szabályozása; beosztott vezetők közreműködésével a szervezet tevékenységének tervezése, szervezése és irányítása, a szervezeti részlegek munkájának összehangolása; hatékony működés biztosítása, a tőkéhez jutás és annak hatékony működtetése a szabályozási környezetnek megfelelően; anyagi, emberi és pénzügyi források biztosítása a gazdasági szervezet céljainak és programjainak megvalósítása érdekében; 35 gazdasági szervezet üzleti könyveinek szabályszerű vezetéséről való gondoskodás; társasági mérleg- és a vagyonkimutatás elkészítése, illetve elkészíttetése; tulajdonosi (vezetői) testület összehívása és beszámolás a tevékenységéről, valamint a gazdasági szervezet működéséről, a gazdasági szervezet képviselete más szervezetek előtt; munkáltatói jogok gyakorlása, dolgozók képzésének és teljesítményének ellenőrzése és felügyelete. 36 Könyvelés és Pénzügy Számlák, kifizetések, kétes követelések, cash flow, pénzeszközök és likviditás biztosítása. Szállodavállalatok központjában van egy Gazdasági Igazgatóság, 37 amely ellátja a feladatokat és kezelik a saját rendszereiket, mint vevői, szállítói és eszközkönyvelés. Szállodában vagy egy Gazdasági Koordinátor, vagy egyes rendszerekkel kapcsolatban több felelős, könyvelés, pénzügy. Családi-szállodák és önálló-szállodák általában azt a módszert alkalmazzák, hogy könyvelés céggel kötnek szerződést. 35 Érdekes, de a FEOR szerint a gazdasági igazgató felel a pénzeszközök biztosításáért, a szerző véleménye eszerint ez a tulajdonos feladata Gazdasági Igazgató általában a vállalat Vezérigazgató helyettese. Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

27 Kontroller FEOR Pénzügyi és vagy üzemeltetési kritikus üzleti pontok feltárása, normásítások, egységesítések készítése, koordinációs tevékenység a tervezésben és monitorozásban. Stratégiai és operatív céloknak megfelelő irányítási, szabályozási és felügyeleti tevékenységet végez, a vezetőség mellett belső tanácsadói szerepet tölt be. Kontroller feladatai szervezeti folyamatokban a mérési pontok kijelölése, a mérési módszerek és azok eszközeinek meghatározása mérési módszerek megfelelőségének, pontosságának ellenőrzése, számviteli szakemberekkel együtt részvétel a számviteli rendszer kialakításában, irányításában, a folyamatok ellenőrzésében és elemzésében, amelyek a vezetői számvitel céljait szolgálják, beruházás-előkészítő, beszerzés-, ár-, volumen-, összetétel, vagyon-, pénzáram-, költség-, eredmény-, fedezet-, illetve eltéréselemzések és értékelések végzése, elemzések, értékelések alapján kapott következtetések beépítése a beszámolókba, jelentésekbe, vezetői jelentések készítése, kockázatelemzés végzése, vezetők és a tervkészítők munkájának összehangolása. Szállodavállalatok központjában van egy Controlling Igazgatóság, amely ellátja a feladatokat és kezelik a saját rendszereiket, mint tervezési és ellenőrzési. Szállodában vagy egy Kontroller Koordinátor, akinek lehet más munkaköre ez mellett. Családi-szállodák és önálló-szállodák általában nem alkalmazzák, a gazdálkodási kockázat csökkentésének ezt a módszerét. Jellemző munkakörök Belső ellenőr Creditkontroller Elemzési kontroller Költség-elszámolási kontroller Könyvelési ellenőr Okleveles pénzügyi revizor Pénzügyi ellenőr Pénzügyi folyamatkontroller Revizor Vállalati ellenőr Néhány kapcsolódó, de máshová sorolt foglalkozás 2511 Pénzügyi elemző és befektetési tanácsadó 2512 Adótanácsadó, adószakértő 2513 Könyvvizsgáló, könyvelő, könyvszakértő 2624 Elemző közgazdász Dr. Juhász László PhD. 27

28 Számviteli ügyintéző 5.3 Beszerzési vezető FEOR Beszerzési vezető, anyaggazdálkodó, feladata a kínálat kiválasztása, beszállítók, beszerzési szerződések, rendelések, átvételek, áruk tárolása, áruk kezelése, kiadása, felhasználása, leltározása, könyvelése, értékelése. Szállítási, logisztikai és raktározási tevékenységet folytató egység, részleg vezetője. Megtervezi, vezeti, koordinálja és ellenőrzi az áruk szállítását, tárolását és elosztását. Feladatai szállításra és raktározásra vonatkozó szabályok betartásának biztosítása; beszerzési és anyaggazdálkodási feladatok tervezése, vezetése; termelési és szolgáltatási tevékenységek végzése, a szükséges anyagi erőforrások biztosításának tervezése, koordinálása és ellenőrzése; szállítási, szállítmányozási, beszerzési stratégia és a beszerzési marketing kialakítása; rakománykezelés, a raktározási és készlet-nyilvántartási folyamatok tervezése, vezetése, irányítása, koordinálása és ellenőrzése; anyagkészletekkel összefüggő gazdálkodási feladatok ellátásának, biztosítása; beszerzési részleg vezetése és annak tevékenységére vonatkozóan az egységes szakmai elvek meghatározása; részleg működéséhez a személyi és tárgyi feltételek biztosítása; szálloda képviselete a szervezet más részlegei és külső szervezetek előtt. Jellemző munkakörök Áruraktár igazgatója Beszerzési vezető Ellátási és elosztási tevékenységet folytató részegység vezetője Készletgazdálkodási vezető Logisztikai igazgató Raktárház-vezető Raktározási egység vagy szervezet vezetője Raktározási vezető Beszerző FEOR Árukat és szolgáltatásokat vásárol, nyersanyagok, berendezések, eszközök beszerzését, elosztását tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi saját szervezetének, illetve viszonteladás céljából. Feladatai beérkező igények összegzése, információszerzés a követelményekről, a készletről; Dr. Juhász László PhD. 28

29 29 aktuális beszerzések időrendjének megtervezése, a követelményeknek megfelelő termékek és szolgáltatások kiválasztása; megrendelések továbbítása, szerződési feltételek meghatározása; áru szabályszerű átvétele; kapcsolattartás a beszállítókkal, tenderkiírások, ajánlatok áttekintése; részlegek igényeinek egyeztetése, határidők egyeztetése; megrendelő igényeinek képviselete; részlegek által igényelt anyagok biztosítása; új beszerzési források felkutatása; piaci jelentések, kereskedelmi értékesítést ösztönző anyagok tanulmányozása, kereskedelmi rendezvények látogatása. Szállodavállalatok központjában van egy IT Igazgatóság, amely ellátja a feladatokat és kezelik a saját rendszereiket, mint Intranet (belső kommunikációs rendszer) benne például job online, vállalati honlap, központi foglalási rendszer (saját fejlesztés és tulajdon CRS). Szállodában vagy egy IT Koordinátor van, vagy egyes rendszerekkel kapcsolatban több Rendszerfelelős. Családi-szállodák és önálló-szállodák általában azt a módszert alkalmazzák, hogy a egyes szerverekhez (internet kapcsolat és levelező, vendégfogadási, könyvelési, bérszámfejtési) kötődve írnak alá rendszergazda szerződéseket. 5.4 Számítógép-hálózatüzemeltető FEOR A hálózati architektúrára vonatkozó stratégiákat elemzi és ezzel kapcsolatos javaslatokat tesz, továbbá hálózati hardver és szoftver fejlesztését, bevezetését, kezelését, karbantartását és konfigurálását, illetve a hálózati teljesítmény ellenőrzését, hibajavítását és optimalizálását végzi. 38 Feladatai összetett rendszerek felépítésének és architektúrájának, fejlesztés alatt lévő adatmodellek és diagramok, valamint számítógépes rendszerek konfigurációjának és integrációjának elemzése, fejlesztése, értelmezése és értékelése; hálózati infrastruktúra kutatása, elemzése, értékelése és ellenőrzése annak érdekében, hogy a hálózat konfigurációja optimális teljesítményt tegyen lehetővé; hálózati műveletek és az integrált hardver-, szoftver-, kommunikációs és operációs rendszerek értékelése, és javaslattétel azok fejlesztésére; támogatás és hibakeresés hálózati problémák és rendkívüli helyzetek esetén; új és továbbfejlesztett hálózatok, szoftveradatbázis-alkalmazások, szerverek és munkaállomások telepítése, konfigurálása, tesztelése, karbantartása és felügyelete; hálózati leltárral kapcsolatos eljárások és dokumentáció előkészítése és karbantartása, valamint a hálózati hibák diagnosztikájának és megoldásának, a 38 Dr. Juhász László PhD. 29

30 30 hálózatok bővítésének és módosításainak, illetve a karbantartási utasítások nyilvántartása; hálózaton futó forgalom és aktivitás, a hálózat kapacitásának és kihasználásának felügyelete a hálózat folyamatos zavartalan működésének és optimális teljesítményének biztosítása érdekében. számítógépek és rendszerek zökkenőmentes működésének biztosítása (számítógépek, nyomtatók, telefonok, fénymásolók, telefaxok, szkennerek, programok). Keresi az új innovációkat, hatékonyság és költségek csökkentését. Biztosítja, hogy elegendő kapacitás, sebesség, sáv legyen az internet eléréshez (WIFI vagy kábeles). Támogatja valamennyi szervezeti részleg IT munkáját. Szállodavállalatok központjában van egy IT Igazgatóság, amely ellátja a feladatokat és kezelik a saját rendszereiket, mint Intranet (belső kommunikációs rendszer) benne például job online, vállalati honlap, központi foglalási rendszer (saját fejlesztés és tulajdon CRS). Szállodában vagy egy IT Koordinátor, vagy egyes rendszerekkel kapcsolatban több Rendszerfelelős. Családi-szállodák és önálló-szállodák általában azt a módszert alkalmazzák, hogy a egyes szerverekhez (internet kapcsolat és levelező, vendégfogadási, könyvelési, bérszámfejtési) kötődve írnak alá rendszergazda szerződéseket. 5.5 Szállodai tervek és szabályzatok A szállodákban a következő tervek és szabályzatok elkészítése szokásos. Gazdálkodás esszenciális területei és részlegek szerinti összefoglaló. Piaci-gazdálkodás, o Értékesítés Marketingterv Hitelezési Politika szabályzata Bevétel-gazdálkodás o Szobakiadás, Vendéglátás, Specializáció Bevételi tervek Elszámolási szabályzat HACCP szabályzat Minőségbiztosítási szabályzat Takarítási Rend Talált tárgyak kezelési szabályzata Üzemeltetési rend forgatókönyv Emberi erőforrás-gazdálkodás o HR részleg Emberi erőforrás terv Cafetéria szabályzat Etikai kódex Gépkocsi használat rendje Kiküldetési szabályzat Dr. Juhász László PhD. 30

31 31 Mobil telefon használat szabályzata Munkarend Munkaügyi szabályzat Eszköz-gazdálkodás o Karbantartás Eszközpótlási terv Katasztrófa-védelmi szabályzat Kockázat értékelési szabályzat Környezetvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat Vagyonvédelmi szabályzat Pénz-gazdálkodás o Igazgatás, adminisztráció Pénzügyi terv Adatkezelési szabályzat Beszerzési Szabályzat Bizonylati rend szabályzat Értékelési Szabályzat Iratkezelési szabályzat Leltározási Szabályzat Önköltség számítási rend belső szabályzat Önköltség számítási szabályzat Pénzkezelési Szabályzat Pénzmosási Szabályzat Selejtezési Szabályzat Számlarend Számviteli Politika Számviteli Politika Szervezeti és működési szabályzat (Társaság adatai, szervezete, feladatok, jogkörök, tulajdonos, ügyvezető, alkalmazott, munkaszervezés, Ügyviteli rend, szabályzat Dr. Juhász László PhD. 31

32 32 6. Virtuális szálloda témaköre Az elméletet, a gyakorlati alkalmazás lehetőségében igyekszik, megjeleníti a szerző. Ennek módszere, hogy egy virtuális szálloda példáján keresztül bemutatva érzékelteti az elméletet. Feladat Korábbi fejezetekben elkezdett kisesszé sorozat folytatása. A szálloda általános tevékenységeit ellátó, funkcionális, támogató részlegeinek feltáró, több szempontú bemutató elemzése és értékelése. Gyakoroljuk az akadémiai írást és készítsünk egy szavas, hat oldalas kisesszét. Használjunk diagramot, tegyük érdekessé az esszét képekkel, de ezek nem számítanak bele, az oldalszáma ezért kell szavas esszét írni. Kövessük az itt bemutatott struktúrát. 1. Bevezetés A vizsgált szálloda rövid bemutatása, itt a fókuszt helyezzük a funkcionális tevékenységekre és az általános tevékenységeket befolyásoló tényezők bemutatására. A szegmenseknek eltérő a ciklikussága hatással van a szálloda éves, havi, heti, napi feladatokra, ez pedig befolyásolja a részleg munkaintenzitását, leterheltségét. 2. Funkcionális részlegek bemutatása Kezdjük, az interjúalanyok bemutatásával, mert a velük beszélgetett a kutató és velük készített interjút. A részlegek (karbantartás, adminisztráció) szervezeti felépítését szemléltessük diagram felhasználásával. A szervezeti egységeket jelölő téglalapokba írjuk be a vendégfogadási részlegben dolgozó munkatársak munkaköreit és létszámait. 3. Vizsgált részlegek tevékenységei A részlegek tevékenységeit és feladatait ismertessük, kiemelve az egyedi sajátosságokat, amelyek hatással vannak az élőmunka igényre. A feladat ellátása szállodán belül vagy szakértő céggel történik illetve a szállodavállalat központjában. 4. Munkakörök ismertetése A szolgáltatások feladatokba rendezhető és feladatok ellátására alakítjuk ki a munkaköröket. Egyes munkakörök feladatainak felsorolásával folytassuk a leírást. Amennyiben van rá lehetőség elemezzük a munkaköri leírás tartalmát, feleltessük meg a minta és FEOR leírásokkal. Kérdezünk rá a létszám ismeretében a munkarendre, és a munkaidőkre. Mindenképen tisztázzuk, hogy egy egy műszakban hányan vannak műszakban Emberierőforrás-gazdálkodás 39 A két részleget különítsük el a jobb átláthatóság érdekében. Dr. Juhász László PhD III.14 Szállodák támogató részlegei

33 33 Kérdezzük meg, hogy ki készíti el az éves szabadságtervet, a heti beosztás előre egy hétre és hogy a jelenléti ívet ki tárolja. Érdekes lehet rákérdezni a díjazásra, az alapbérek nagyságára, de azt általában még nagyságrendileg sem adják meg a szállodák. A szállodák egyik versenyképességi indikátora az egy munkatársara jutó éves tréningórák száma. Milyen tréningek vannak, mikor tarják, milyen gyakran kell részt venni a tréningeken és mi a tréningek témája. A részlegen egy műszakban relatíve kevesen vannak bent, ezt figyelembe véve, hogy oldják meg a belső információáramlást, milyen gyakran vannak értekezletek. Mikor tartják az értekezleteket a hét melyik napján, általában hány órakor és kik vesznek részt rajta. Kommunikáció más részlegekkel, mutassuk be a belsőkommunikációs eszközöket, az információáramlás irányait és tartalmát. 6. Összegzés Zárjuk le a fejezetet emeljük ki az adott szállodára vonatkozó legfontosabb megállapításokat. Használjunk bullet felsorolást. Virtuális szálloda anyag bemutatása Korábban már leírtuk a Virtuális szállodánk koncepcióját, helyszín, név, specializáció, tematizáció, üzemméret, megcélzott prior vendégszegmensek. Vendégigények meghatározása Először határozzuk meg a szálloda volumen összetételét alkotó prior szegmenseket, mint a felvezetett példák - butik-szállodára egyéni üzleti utazó, felsőkategóriás 10% egyéni üzleti corporate 25% egyéni városnéző turista, felsőkategóriás 40% kisebb presztízs rendezvények 5% hétvége 10% egyéb 10% - városi-szállodára egyéni üzleti utazó, közép kategóriás 10% egyéni corporate 15% nagyobb létszámú rendezvények 20% egyéni városnéző turista, középkategóriás 20% hétvége, párok 10% turistacsoport 20% egyéb 5% - gyógy-szállodára gyógyászati 30% Dr. Juhász László PhD. 33

34 34 üdülő, nyaraló idősebb párok 30% hétvégi párok 10% nagyobb létszámú rendezvények 10% turistacsoport 10% egyéb 10%. 7. Kép Vendégigény, szegmensek, specializációk Szerző szerkesztése 2005 A melléket diakép összefogottan jellemzi a lehetséges prior szegmensek összetételét. Természetesen ezek benchmark értékek. Egy adott szálloda priorszegmensei ettől eltérnek. Írjuk le a szegmensekhez, hogy mit gondolunk, milyen igényeket támasztanak a szálloda felé. Lehet az termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó igény. Az igények alapján vállaljuk fel a tevékenységeket és hozzunk létre, vendégigényekre alapuló szolgáltatásokat. Szolgáltatások A-Z Az elképzelt szállodánk rövid felvezetése után mutassuk be, a szálloda lehetséges szolgáltatásait A-Z rendszerben. Ne arra törekedjünk, hogy minden szolgáltatást felsoroljunk, hanem arra, hogy a szálloda integrációs elméletének megfelelően az elképzelt szolgáltatásokat soroljuk fel. Szállodai szoba Röviden ismertesük a virtuális szállodánk szoba berendezését. Vegyük figyelembe az előbbiekben meghatározott vendégigényeket, de használhatunk képeket más szállodák szobáiról, de mindig jelöljük meg a forrást, a szálloda nevével. Legyünk kreatívak, innovatívak, bátrak az új megoldások bemutatásában. Térjünk ki a szoba elrendezésére, előtér, fürdőszoba, szoba erkély, Dr. Juhász László PhD. 34