elvek kompetenciacsoport

Átírás

1 Munkaszervezeti működési elvek kompetenciacsoport Kompetencia törzsanyag Társszerző: dr. Csikesz Tamás Együttműködő Partner:

2 Tartalom Bevezető A rendszer fogalma A cím magyarázata A munkaszervezeti működés kérdései A tíz alaptörvény

3 Bevezető Egy munkaszervezetben soha nem azt kell nézni, hogy hogyan működtek az innovatív cégek a múltban vagy a jelenben azt kell megnézni, hogy mi a jövő iránya, és ahhoz érdemes felzárkózni. A munkavégzés é 12 alaptörvénye egy szemléletmód, amellyel elősegíti a felzárkózást.

4 A rendszer fogalma A rendszer fogalma nem szinonim a szervezet fogalmával A rendszer egyenlő az emberek gondolkodásával dá á l Következésképpen, ha a munkatársak nem hajlandók tudatosan gondolkodni, nem lesz rendszer a munkaszervezetben

5 A rendszer fogalma Ahhoz, hogy rendszer legyen, két előfeltételnek kell teljesülnie: 1. a munkaszervezetben dolgozó emberek kivétel nélkül (vagy érdemi többségben) elkötelezett hívei a rendnek 2. ha megvan a munkatársakban a rend iránti vágy, akkor ehhez hozzá tudják rendelni a rend megteremtésére alkalmas eszközöket

6 A cím magyarázata Szemléletmód: nem egy szabály, amit minden helyzetben maradéktalanul be kell tartani, hanem egy szellemi zsinórmérték, aminek a mentén kell dolgozni Munkavégzés é során lehet a cselekvés előtt vagy a cselekvés után gondolkodni Uralni csak a gondolkodást lehet, a cselekvést nem

7 A cím magyarázata Fontos, hogy a munkaszervezeten belül minden dolgozó azonosulni tudjon a munkavégzés é alaptörvényeivel l Alaptörvény: egy rendszer olyan alapállítása, amely önmagában is igazolható kell legyen Nem elég elfogadni a 12 törvényt, konszenzusra kell jutni

8 A munkaszervezeti működés kérdései Az egyszerűsítés felé tartó munkaszervezetben mindig két kérdésre kell választ találni: 1. mit? 2. hogyan?

9 A munkaszervezeti működés kérdései Mit? Tisztában vagy-e a vízióval? Tudod-e d mi a rendelt dl fld feladat, amit el lkll kell látnod? (közszolgáltatások terén) Tudod-e mi a víziója a szervezetnek?

10 Vízió Az ötlet (üzleti életben) és az ötlet által megnyitott jövőkép A törvény által rendelt feladat (közszférában)

11 Vízió Egy távoli pont a jövőben, amely felé a munkaszervezet tart, t de soha nem éri el abban a formában, amelyben a szeme előtt lebeg A jelent összekötve a vízióval megkapom a stratégiát, azt az irányt, amelyet a munkaszervezet követ a vízió felé vezető úton.

12 A munkaszervezeti működés kérdései Hogyan? Ha az utolsó szegletéig tisztában vagyunk a mit kérdésre adott válasszal (mi a víziónk), akkor válaszoljunk arra, hogy ezt milyen működési rendszerben fogjuk megvalósítani A hogyan mindig a működési rendszer, a cselekvés lké kérdése kédé

13 A munkaszervezeti működés kérdései Hogyan? A hogyan oldal kiindulópontja az, hogy mit jelent a működési rendszer Rend: a rend irányába tartás, egyszerűsítés A vízió megvalósítási rendszere

14 Stratégia vs. taktika Stratégia: irány meghatározása: hol vagyunk, mi a víziónk, milyen irányba tartunk, hogyan megyünk a víziónk felé Taktika: azon cselekvések láncolata, amelyek minket ebbe az irányba visznek

15 Az értékesítői szemléletmód A marketing nem azonos az értékesítéssel, a marketing maga a teljes üzleti folyamat Önmagában a termékeknek nincs értéke, egy termék akkor válik értékessé, ha átkerül a vevőhöz értékesítés Az értékesítés a vevő vásárlói folyamatának uralása

16 1. A vizionális működés törvénye Minden szavunk, gondolatunk és cselekedetünk célja, hogy Ügyfeleink örökre az ügyfeleink maradjanak.

17 1. A vizionális működés törvénye Vízió: természeténél lfogva nem lehet rövid távú Felelősséghez való viszony: aki hosszú távon gondolkodik, érti a felelősség fogalmát Aki vizionális működés szerint dolgozik, az felelősséget vállal

18 1. A vizionális működés törvénye Egyszerű működési logika: az ügyfélelégedettség g csak addig számít, amíg megállapodást nem kötünk az ügyféllel Vizionális i működés: célja az örök ök ügyfél (Vajon minden gondolatom, szavam, cselekedetem célja az örök ügyfél?)

19 1. A vizionális működés törvénye Gondolkodás Örök ügyfél Kommunikáció Cselekvés

20 1. A vizionális működés törvénye Extenzív logika Intenzív logika Maximálisan törekszik az ügyfél Hogyan lehet a jelenben cselekedni elégedettségre, egészen addig, úgy, hogy az a hosszú távú jövőre is amíg megállapodások köttetnek k kihasson. ÖRÖK ÜGYFÉL az ügyféllel. Ez után már nem legyen az összes ügyfelem. Ahogy lényeges yg az ügyfél. Nem látja be, gondolkodok, cselekszem, hogy a meglévő ügyfelet beszélek, kiolvasható legyen belőle könnyebb megtartani, mint újat a szándék az örök ügyfélre. szerezni, és olcsóbb is. Egymásból következő termékek rendszerének felépítése, amely támogatja az örök ügyfélt. Cross- selling; up-selling

21 1. A vizionális működés törvénye A két logika között meg lehet határozni, hogy hol helyezkedik el a cég. Nincs csak extenzív vagy csak intenzív logika alapján működő cég, de tartani kell az intenzív logika felé. Extenzív logika Intenzív logika

22 2. Eredményfelelősség törvénye (Menedzsmentrendszerek törvénye) Eredményeket akarunk elérni, nem pedig tevékenykedni, és felelősséggel akarunk dolgozni.

23 2. Eredményfelelősség törvénye (Menedzsmentrendszerek törvénye) Menedzser általános, lá köznyelvi meghatározása: á Vállalatnál szervezéssel, vezetési és irányítási teendőkkel foglalkozó, különleges képesítésű szakember Menedzsment általános, köznyelvi meghatározása: Ügyvitel, igazgatás, vezetés, vagy a vezetés maga

24 2. Eredményfelelősség törvénye (Menedzsmentrendszerek törvénye) Menedzsmentrendszer: Gondolkodásmód, dá mely hadat üzen a tevékenykedő munkaszervezetnek. Nem segítségekre épülő rendszer, nem szívességkultúra. Mérhetőség az előre definiált eredményhez képest.

25 2. Eredményfelelősség törvénye (Menedzsmentrendszerek törvénye) Tevékenykedő munkaszervezet Menedzsmentszervezet Szívességkultúra Világos célok minden munkafolyamatban Segítségkérés Kifogáskultúra Eredménykultúra, teljesítménykultúra, eredményfelelősség Szubjektív teljesítménymérce Öncélú dokumentálás Előzetes tudatos t tervezés Sikerkultúra Pozitivitás

26 2. Eredményfelelősség törvénye (Menedzsmentrendszerek törvénye) A menedzsmentrendszerek 5 ismérve: 1. Célok nélkül nem lehet hatékonyan dolgozni: minden munkatárs számára, minden munkafolyamata során legyen tiszta és világos a cél 2. Eredményorientált szervezetben akarok dolgozni: eredményfelelősség (felelősséget vállalok azért, hogy az eredmény bekövetkezzen) 3. Gyors, alapos, gyors és alapos egyszerre: a tudatos tervezés iránti szándék minden munkában

27 2. Eredményfelelősség törvénye (Menedzsmentrendszerek törvénye) Két szubjektív ismérv, amelyek a sikerre vinni szókapcsolatból vezethetők le: 4. Sikerkultusz: hiszünk abban, hogy sikereket fogunk elérni sikerbe vetett hit: Helyezd abba hited, hogy a dolgok neked sikerülnek! 5. Pozitivitás: olyan fontos, hogy külön alaptörvénybe van foglalva

28 3. Pozitivitás törvénye A cselekvő emberekben hiszünk, akik mindig a megoldásokat keresik.

29 3. Pozitivitás törvénye Szintén a sikerre vinni szókapcsolatból következik Pozitív: latin szó, jelentése van A van kultusza: a pozitív ember tisztában akar lenni azzal, hogy milyen helyzetben van, legyen az jó vagy rossz Reális helyzetelemző képességgel rendelkező józanság

30 3. Pozitivitás törvénye Pozitívan gondolkodó ember: a legrosszabb helyzetben is azt keresi, mi az a cselekvés amit tehet ellene, a legjobb helyzetben azt keresi, hogyan lehetne még jobb Cselekvőképességét nehéz helyzetekben sem veszti el

31 4. Maximalizmus törvénye Aki szabad akaratából úgy dönt, hogy dolgozik, nem érdemes azt rosszabbul tennie, mint a legjobb tudása szerint.

32 4. Maximalizmus törvénye A maximalista ember nem dolgozik rosszabbul, mint legjobb tudása szerint teheti Az, hogy jobban dolgozik nem pénz kérdése, hanem szemléletmód kérdése Proaktivitás

33 4. Maximalizmus törvénye A maximalista nem engedi meg magának, hogy csak alulról súrolja a teljesítményszintet A maximalistának van saját belső mértéke, önmagát önmagához méri A maximalista nem adja nevét akármihez, pont ezért mindig a legjobb tudása szerint dolgozik

34 5. A minőség törvénye Minőség az, amiben az ügyféllel megállapodtunk, de a jobb szállító szerepének felvételére törekszünk.

35 5. A minőség törvénye Nem csak az axiómája, hanem a lényegi rendszere is megegyezik a Kotleri marketingnek és a modern minőségmenedzsmentnek. Az emberek többsége elégedettségre törekszik. Ha ez nem igaz, akkor a minőségrendszerek és marketingrendszerek hamisak.

36 5. A minőség törvénye Mi a minőség? Szakmai meghatározás: Az ügyfél elvárásainak összessége egy konkrét munkafolyamatban. Minőség az, amiben megállapodtunk. Relatív megközelítés: Minőség az, amit az ügyfél minőségnek tart. Dolgozzak úgy, hogy az ügyfelem elégedett legyen velem, akár belső, akár külső ügyfélről van szó. Abszolút megközelítés: (Minőségsztenderd) Megfeleljek az előírásoknak, külső és belső szabályoknak. Sztenderdek szülessenek.

37 5. A minőség törvénye Minőségsztenderd: rögzített minőségszint. A működés állandósítása á akkor teljesülhet, lh ha képesek vagyunk a rendszerünket gondolkodásvezéreltté dá l é tenni utólagos ellenőrzéssel: cselekvések utáni gondolkodással, előzetes biztosítással: cselekvések előtti gondolkodással.

38 5. A minőség törvénye Minőségrendszer ismérvei: 1. Ügyfélkultusz: ügyfélközpontúság g mindenhatósága az ügyfél által meghatározott eredmény lesz a munkafolyamatok mércéje

39 5. A minőség törvénye 2. Robusztusság: kiegyensúlyozottság, kibillenthetetlenség, kiszámíthatóság Robusztusság nem egyenlő hibamentesség Robusztusság azt jelenti, hogy lesz hiba a rendszerben, de megvan az önkorrekció arra, hogy visszabillenjen egyensúlyba

40 6. Transzparencia törvénye Minden, amit láthatóvá teszünk, tisztul, fejlődik, és átláthatóvá válik.

41 6. Transzparencia törvénye Minden, amit láthatóvá teszünk, tisztul, fejlődik, és átláthatóvá válik. Transzparencia: 1. láthatóság á 2. a részeken túl (trans parens) Transzparencia a minőségrendszerekben: átláthatóság, áttekinthetőség; valami, ami a rendbe akar tartani Nem csak az eredményt, hanem az eredményhez vezető folyamatot akarjuk átláthatóvá tenni

42 6. Transzparencia törvénye Elsődleges jelentése: láthatóság, láthatóvá tétel Jelentése, 3 lépcsős folyamatban: 1) Tegyél láthatóvá mindent: (immateriális dolgokra vonatkozik) alapvetően minden látható, de van ami nem Tágabb társadalmi környezet Aláth láthatóság tó á köre Ügyfelek Team tagok Cég nevében fellépők Cégnél él dolgozók

43 6. Transzparencia törvénye 2) Ami a láthatóság égövébe kerül, elkezd jobbá válni, fejlődni 3) A transzparencia jelentése átalakul: átláthatósággá, áttekinthetőséggé Gondolkodjuk, beszéljünk, cselekedjünk mindenki számára látható módon. A transzparencia egy lámpa, ami megvilágít g mindent.

44 7. Folyamatminőség törvénye Nem csak az eredmény, hanem az eredményhez vezető folyamat minőségét is biztosítani akarjuk.

45 7. Folyamatminőség törvénye Folyamatokban kell gondolkodni Szereplők, akiknek kiemelten fontos hogy a munkatársak folyamatokban gondolkodjanak: dj k 1. Tulajdonos: neki nem mindegy, mennyi az egyezőség ára 2. Külső ügyfél 3. Folyamatgazda, aki saját magával szemben akar elszámolni, akinek önérzete és önbecsülése miatt nem mindegy, hogyan dolgozik

46 7. Folyamatminőség törvénye Általános gyakorlat: Cselekednek, megérkeznek az eredményhez, ellenőrzési pontokat iktatnak be, ha szükséges, hibákat javítanak, majd megérkeznek a végeredményhez. A transzparencia lámpája csak a végeredményt világítja meg. Az eredmény minőségi végül, de a folyamat nem. A transzparencia lényege azonban az, hogy a lámpát átfordítom, és a folyamatot világítom meg. A cselekvések k előtt kell gondolkodnom, d kontrollpontokat beiktatni, mert ha nem, akkor nem lesz minőségi a folyamat és így az eredmény sem.

47 7. Folyamatminőség törvénye Uralni csak a gondolkodást lehet Aki a cselekvést próbálja meg uralni, tulajdonképpen a szerencsére bízza magát A cselekvéshez képest két ponton lehet gondolkodni: előtte vagy utána; ezeket a gondolkodási pontokat kontrollpontoknak nevezzük Az egyszerűsítés kedvéért a cselekvés előtti fixált gondolkodási pontot kontrollpontnak, míg a cselekvés utáni fixált gondolkodási pontot ellenőrzési pontnak nevezzükezzük

48 7. Folyamatminőség törvénye Kontrollpont Ellenőrzési pont CSELEKVÉS

49 8. Együttműködés törvénye Mindig, minden körülmények között együttműködők vagyunk egymással, rangra, nemre, korra és beosztásra való tekintet nélkül.

50 8. Együttműködés törvénye A hatékonyan működő munkaszervezet feltétel nélküli, maradéktalan együttműködést vár mindenkitől, mindenkivel szemben. Önös érdekek k mellett a céges érdekek k kell, hogy előtérbe kerüljenek. Személyes kapcsolatokat ápolni kell.

51 8. Együttműködés törvénye Mindig együttműködőnek lenni, mert hosszútávon ez a megtérülő. Szinergia: Energiák összhangja ennek megteremtése egyén, vagy közösség szintjén. Szinergia hatás: A részek közötti kapcsolat javítása révén többleteredmény elérése.

52 8. Együttműködés törvénye Alapprobléma: Mindenki nagyobb tortaszeletet akar. Kompromisszumos megoldás: van aki lemond a saját szeletéről. Konszenzusos megoldás: Nem egymástól kell elvenni a tortából, hanem nagyobb torta kell. Így mindenkinek nagyobb szelet jut.

53 9. Konszenzuális működés törvénye Arra az emberi humánumra van szükségünk, akinek a célja magával és mások ügyeivel szemben nem az elfogadás (kompromisszum), hanem az egyetértés (konszenzus).

54 9. Konszenzuális működés törvénye A kompromisszumos megoldások legnagyobb hiányossága, hogy ilyen esetben mindenkinek engednie kell A konszenzuális megoldások nagy A konszenzuális megoldások nagy előnye, hogy erősítik a munkatársak azonosulását a munkaszervezet közös érdekéért

55 10. Rend és rendszer törvénye A rend iránti emberi hajlamban hiszünk, és az ezt megteremteni képes eszközökben, így születik a rendszer.

56 10. Rend és rendszer törvénye Káosz bonyolult rendetlenség Kozmosz egyszerű rend 2 féle ember létezik: aki a kozmoszba tart és aki a káoszba tart A munkaszervezet, amelyben nem szeretik a káoszt, a kozmosz irányába tart. Az kozmosz szó az ógörög nyelvből ered, jelentése rend és egyszerűség. Ennek értelmében aki rendet akar teremteni, annak egyszerűségre kell törekednie. A rendet nem kell magyarázni, mert ha rend van az látszik magától.

57 10. Rend és rendszer törvénye Rendszer és rend vs. Rend és rendszer Vezessünk be rendszereket és azok majd megteremtik a rendet hibás gondolkodás A rendszerépítés a rend megtalálásával kezdődik! Minden rendszer alappontja, hogy az ember felismeri magában a rend alapját, azt, hogy a rend fontos. Ennek megteremtéséhez eszközöket rendel. A rend iránti vágy és az ehhez rendelt eszközök teremtik meg a rendet.

58 10. Rend és rendszer törvénye 1. Olyan folyamatgazdákra van szükség, akiknek megkérdőjelezhetetlen hajlama van a rendre. 2. A rendet megteremteni képes eszköz: a rendszer.

59 11. Állandó Jobbítás törvénye Nem jól, hanem jobban akarunk dolgozni, ezért nem elérni, hanem meghaladni akarjuk a külső és belső ügyfelek által meghatározott teljesítményszintet.

60 11. Állandó Jobbítás törvénye Best practice: Legjobb gyakorlat Kai Zen: Csináld jobban 1. Átvenni más jó példáját 2. Rendszerré és vezetésfilozófiává alakítani az átvett részeket 3. Szemléletmóddá alakítani: nem elérni, hanem meghaladni a teljesítményszintet

61 11. Állandó Jobbítás törvénye Nem jól, hanem jobban akarunk dolgozni Benchmarking: lehetőség és veszély egyben Legjobb kipróbált gyakorlat Infláció: aki csak jól végzi el a munkáját, saját magát inflálja Állandó jobbítás: a változás állandósága

62 11. Állandó Jobbítás törvénye Best practice: Kipróbált, bevált gyakorlat Az összemérés szempontjai szerint a legjobb eredményeket hozza A legjobb gyakorlat, a benchmark teljesítmény mögötti folyamatot, eljárást, működési módot jelöli, aminek segítségével sikerült elérni a benchmark teljesítményt. t A benchmark keresése során arra a kérdésre keressük a választ, hogy mi a jelenlegi legjobb elért teljesítmény és hogyan viszonyul ehhez a saját teljesítményünk.

63 11. Állandó Jobbítás törvénye 1) Legjobb gyakorlat valamiben. (Technológia, szabvány) mintaátvételi 2) Vezető által vezényelt vagy irányított tudatos fejlődési folyamat egy munkaszervezetben. A cég pályája egy lépcsőre hasonlít állandóság és változás. Kiindulópontja, hogy állandóan mér és nyitott a külvilágra, a környezetre. a. Nyitottság b. Külvilág c. Van benne fejlődési vágy d. Mércéket keres magának: benchmark e. Van benne tanulási vágy

64 11. Állandó Jobbítás törvénye 3) Hibás a második fogalom azért, mert nem a teljesítményszint elérése a cél, hanem a meghaladása. Állandó jobbítási vágy szinonimája. Akitől átvesszük a gyakorlatot: Tematizátor

65 12. Misszió törvénye Személyes elkötelezettségünk van a munkaszervezet sikeres működésében és munkafolyamatainkban, amiket végzünk.

66 12. Misszió törvénye Személyes elkötelezettség, szakmai elhivatottság, cég iránti elhivatottság Mindig határhelyzetekben h derül ki, van-e a munkatársnak missziója

67 12. Misszió törvénye A vízió szükségszerű kelléke a működésnek. k Olyan jövőkép, ami fele tartok, de soha sem érem el. Kisebb etapokban haladok felé, de tolódik tovább a vízió. (Projekció - kivetítődés) A misszió a külső környezettel szembeni vállalások összessége. Elhivatottság abban amit végzünk. Saját emberi elhivatottságunkat tükröződni látjuk abban a munkaszervezetben, ahol dolgozunk. Morális és értékalapú szemszögből a vízió sokféle lehet, a misszió csak egyféle.

68 Ha a munkaszervezet egy emberi test, akkor a vízió a körvonala, hogy láthatóvá váljon, és a misszió a gerince, hogy egyenesen álljon.