rendeletalkotás folyamatfejlesztési workshop

Átírás

1 Kerekegyháza Város Önkormányzata rendeletalkotás folyamatfejlesztési workshop Dr. Peredi Katalin 2010.január 14-

2 Miről lesz szó? 2 Önkormányzati rendeletalkotás Folyamatfejlesztési alapok Lean folyamatfejlesztés Ishikawa elemzés módszertana 5 miért technika Stakeholder elemzés módszertana Folyamatfejlesztés

3 Önkormányzati rendeletalkotás 3 Mintegy 500 éves múlt Alkotmány JAT, Eitv., Ötv. SZMSZ Együttműködési megállapodás

4 Önkormányzati rendeletalkotás Rendeletalkotás: Törvény által nem szabályozott társadalmi viszonyok rendezésére Törvény felhatalmazása alapján, annak végrehajtására 4 Helyi jogalkotás menetének szabályozása Testület által szervezeti működési szabályzatban Visszaható hatály tilalma Jogszabály-szerkesztési követelmények betartása Minősített többség Kihirdetése helyben szokásos módon Hatálya Területi: önkormányzat illetékességi területe Személyi : illetékességi területén magánszemélyekre, jogi személyekre

5 Mi a folyamat? 5 Folyamat: Olyan egymással logikailag összefüggő tevékenységek sorozata, amelyek lefutása során egy vagy több bemenetből konkrét kimenet keletkezik, amely kimenet értéket teremt az intézmény, illetve az intézmény ügyfelei számára Bemenet Tevékenység(ek) Tevékenység(ek) Kimenet Érték

6 Folyamatok a közigazgatásban Hol találkozhatunk jelenleg a közigazgatásban folyamatokkal? 6 ISO 9001:2000 minőségirányítási rendszer: folyamatszemléletű megközelítést alkalmaz, kiemelt követelmény a folyamatok folyamatos, ügyféligények figyelembe vételével történő fejlesztése a hogyanról nem szól a szabvány! FEUVE szabályozás (ellenőrzési nyomvonalak): a folyamatokba épített előzetes és utólagos ellenőrzési pontok alkalmazása (a pénzügyminiszter 1/2009. (IX. 11.) PM irányelve az államháztartási belső kontroll standardokról) Iktatás, iktatórendszer.meg persze szinte mindenütt, csak sok esetben ez nem tudatosodik (pl. KET: hatósági ügyek)

7 Melyek a kiváló folyamat jellemzője 7 egyértelmű, hogy ki az ügyfél, és mi számára az érték egyértelműek a felelősségek minimális az értéket nem növelő tevékenység (minimális a feladat-megszakítás és szervezetek közötti feladatátadás) hatékony egyszerű és rugalmas világosak a kapcsolódásai más folyamatokkal mérhető

8 Lean folyamatfejlesztés 8 Toyota Gyártási Rendszer (TPS) 7 fő veszteség *lean (angol): szikár, sovány

9 9

10 Lean folyamatfejlesztés menete Ellenőrzés 4-Javítás 1-Definíció 2-Mérés 3- Elemzés Fázis Mit szeretnénk megtudni? D: definíció Ki az is ügyfél, és mit akar? Mi a cél, és mi a hiba? M: Adatgyűjtés, mérés A: Folyamat elemzés I: Folyamat fejlesztés Mi a jelenlegi állapot, avagy hol állunk most? Mi a hibák gyakorisága? Írjuk le adatokkal is a folyamatot! Hogyan és hol fordulnak elő a hibák? Előfeltétel: Döntés a folyamatfejlesztésről! C: Folyamat szabályozás, kontrolling Hogyan tudjuk a folyamatot javítani? Hogyan biztosítható, hogy a folyamat a javított állapotban maradjon?

11 Filozófia 11 Ismerjük fel az Értéket Küszöböljük ki a Veszteségeket Tervezzük meg a Folyamatokat Alapozzuk meg az Elégedettséget

12 Értékteremtő folyamatok 12

13 Felesleges többletfeladatok (Több információ, mint amennyire szükség lenne, a félig kész határozat kinyomtatása, a szükségesnél több példány nyomtatása, szükségtelen jelentések cc mailek) Utómunkálatok, hibák (Adatbeviteli hibák, hiányzó információk, hibás határozat, új eljárás) A LEAN OFFICE fő célja a 7 pazarlás folyamatos figyelése, elemzése, megszüntetése HÉT MUDA Várakozás (Állásidő, amikor az információ nem áll rendelkezésre, rossz munkaütemezés, aláírásra, lassú számítógép, hiánypótlás ideje) Készletek (Feldolgozatlan információk, befejezetlen feladatok, felgyülemlett akták, olvasatlan ek) 13 Felesleges mozgás (Irodák közötti mozgás, Manuális adatbevitel megismétlése, többszöri Adatbevitel, keresni kell a dolgokat, összevissza mentett fájlok) Kihasználatlan emberek ( túlképzettek a feladathoz, nincs megfelelő hatáskörük, nem kapnak képzést a szoftver használathoz) Szállítás (a papír távol van a nyomtatótól, Illetékességi területen kívülre utazás, több helyre kell elvinni véleményezésre, mint szükséges)

14 Forrásigény Gyakorlati eszközrendszer a folyamatok javítására 14 Milyen eszközrendszer áll rendelkezésre a javításra? Szabályozás (sztenderdizálás) Szabályozás és kontroll növelése Ösztönzés, jutalmazás Munkavégrehajtás módjának, a kapcsolódó rutinok megváltoztatása (pl. rend és rendszerezettség növelése, folyamatban lévő ügyek számának csökkentése érdekében az érintettek időmenedzsmentjének javítása, stb.) Kompetencia fejlesztés (készség-fejlesztés, tudás-átadás) A tevékenység újraszervezése, újragondolása (munkaszervezés + informatika fejlesztés) Beruházás tárgyi eszközökbe, feltételek javítása, bővítése

15 Folyamattervezés 15

16 LEAN Office gyakorlati technikák a problémaelemzésre, megoldás keresésre

17 Ok-okozati elemzés, halszálka diagram, Ishikawa-ábra 17 Az ok-okozati elemzés célja: egy probléma vagy állapot (vagyis az okozat) összes lehetséges okának szisztematikus, növekvő részletességgel történő meghatározása és grafikus ábrázolása. OKOK OKOZAT Dr. Kaoru Ishikawa / /

18 Ok-okozati elemzés, halszálka diagram, Ishikawa-ábra 18 Gépek Ok Emberek Ok A pénteki csúcshoz túl kicsi a kemence Megrendelések rossz felvétele, nem pontosítják a címet Megbízhatatlan járművek A szállítónak csütörtökön kártyapartija van, ezért gyakran késik másnap a munkából Pénteken mindig késik Probléma a pizza szállító Péntekre rendszerint elfogynak a hozzávalók Módszerek Anyag

19 5 Miért technika Hogyan juthatunk el gyorsan a gyökér okokig? (1970-ben a Toyota gyár tette népszerűvé) 19 Miért nem elégedettek az ügyfeleink? Miért nem tudják igénybe venni a szolgáltatásainkat? Miért nem tartunk hosszabb ügyfélfogadást? Miért nem vezetünk be rugalmas munkaidőt? Mert nem tudják igénybe venni a szolgáltatásainkat. Mert ügyfélfogadási időben nem tudnak eljönni hozzánk. Mert a munkaidő 8-4-ig tart. Mert az SZMSZ nem teszi lehetővé. Miért nem változtatjuk meg az SZMSZ-t? Csak

20 5 S 20 Seiri válogatás, rendszerezés Seiton rendrakás Seiso takarítás Seiketsu standardizálás Shitsuke - elkötelezettség

21 Még egy, a rendeletalkotási folyamatnál hasznos technika Stakeholder elemzés

22 Mi a Stakholder elemzés előnye? Szembe állítja egy helyzet pozitív és negatív erőit, így azok összehasonlíthatóvá válnak. világos kép alakul ki arról, hogy kik játszanak szerepet az adott rendeletalkotásban és kiket érint; tisztázhatók és így könnyebben kezelhetők az alkotandó rendelettel szembeni ellenállások; megvilágítja a megvalósítás főbb akadályait. 22 A stakeholder elemzés folyamata Érintettek azonosítása Információgyűjtés Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek viselkedésének elemzése Cselekvési terv kidolgozása

23 A Stakeholder csoportok leírása, azonosítása A Stakeholderek típusai: Belső érintettek: képviselők, tisztségviselők, köztisztviselők Külső érintettek: választópolgárok, civil szervezetek, más önkormányzatok, állami intézmények, helyi esetleg regionális közösségek. 23 Jelentőségük a helyi rendeletalkotás sikerét tekintve változó. Direkt, vagy indirekt módon befolyásolnak. Összekötő szerepet töltenek be (lobbizás) vagy csupán a folyamatot kísérik figyelemmel, de önkormányzati érdek jó véleményt kialakítani a külvilág.

24 Stakeholder térkép 24 A stakeholder elemzés folyamata Érintettek azonosítása Információgyűjtés Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek viselkedésének elemzése Cselekvési terv kidolgozása

25 Az érintettek céljainak azonosítása A stakeholder elemzés folyamata 25 Az érintettek céljainak azonosítása Érintettek azonosítása Információgyűjtés Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek viselkedésének elemzése Cselekvési terv kidolgozása Finanszírozás Költséghatékonyság Takarékosabb működés Pénz Elérhetőség, megközelíthetőség Jobb szolgáltatások Változással járó nehézségek kerülése Rendeletalkotás Szakmai, felügyeleti szervek előírásainak teljesítése Optimális méretek és módszerek kialakítása Kényelem Szakmai indokok Vezetői ambíciók

26 Az érintettek viselkedésének elemzése A stakeholder elemzés folyamata 26 Stakeholder elemző mátrix Érintettek azonosítása Információgyűjtés Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek viselkedésének elemzése Cselekvési terv kidolgozása Befolyásolási képesség Alacsony Közepes Magas Viszonyulás Támogató Semleges Blokkoló

27 Cselekvési terv kidolgozása Astakeholderelemzésfolyamata 27 É rin te tek azo n o sítása In fo rm áció - g yű jtés A z érin te tek céljain ak azo n o sítása A z érin te tek viselked ésé - n ek elem zése C selekvési terv kid o lg o zása Sorszám Érintett rendelet Kezelendő probléma leírása Feladat Felelős Határidő 01./2010./I../ XI.ÖK sz. rendelete a zaj- és rezgésvédelem helyi szabályozásáról A környezeti zajjal járó kivitelezési, építési, bontási tevékenység szabályozása ellen lobbiznak a beruházók, mert munkanapokon óra után nem végezhető majd bontási tevékenység Egyeztető megbeszélés szervezése Strobl Alajos osztályvezető

28 Rendeletalkotási folyamat felülvizsgálata

29 Folyamatfejlesztés menete 29 Folyamat tervezési szakasz Vizió megfogalmazása Probléma azonosítása Megoldási szakasz A lehetséges megoldások generálása Értékelése Döntés Bevezetési szakasz Érintettek tájékoztatása A megvalósulás nyomon követése

30 A folyamatfejlesztés 10 fő alapelve 1. Nem a felelősségre vonás, hanem a probléma azonosítás és a megfelelő megoldás megtalálása a cél 2. Az érintett ügyfelek igényeiből induljunk ki 3. Értsük meg alaposan a problémát és a megoldás keresés során a lényeges okokra fókuszáljunk 4. Tényeken, ne feltételezéseken alapuljon a döntéshozatal 5. Csapatban, az érintettek bevonásával hajtsuk végre a fejlesztést (de legyen egy kijelölt felelős) 6. Biztosítani kell a folyamatos vezetői támogatást 7. Pénzügyi következményekre is legyünk figyelemmel 8. Előretekintő, problémamegoldó legyen a hozzáállás 9. Kívül-belül folyamatosan keressünk és építsük be a legjobb gyakorlatokat 10. Legyünk proaktívak és kezdeményezők ne mástól várjuk a problémáink megoldását 30

31 A rendeletalkotás jelenlegi folyamata 31

32 A rendeletalkotás jelenlegi folyamata 32

33 Kerekegyháza Város önkormányzatának rendeletalkotási folyamatának felülvizsgálata során Vízió 33 az Európai Unió elvárásai hoz igazítva hatástanulmányokkal megalapozott minőségi jogalkotást szeretnénk megvalósítani mely folyamatban törekszünk a jogszabály előkészítés minél szélesebb körű nyilvánosságának biztosítására és az állampolgárok interaktív és konzultációs bevonására a döntés hozatali folyamatokba

34 Helyzetelemzés 34 A rendeletalkotási folyamat főbb elemei 1. Kezdeményezésre jogosultak köre 2. Előkészítés folyamata 1. előzetes hatásvizsgálat 2. adminisztratív terhek csökkentése 3. társadalmi véleményezés 3. Elfogadás folyamata 1. előterjesztés törvényességének biztosítása 2. módosító javaslatok lehetősége 3. a folyamat nyilvánosságának biztosítása 4. Kihirdetés 5. Hatálybalépés 6. Rendeletek felülvizsgálata 1. utólagos hatásvizsgálat

35 Probléma azonosítása, a Helyzetelemzés megállapításai 35 Sorszám Azonosított problémák leírása 1 A rendeletalkotás kezdeményezésének részletes szabályai hiányoznak, az önkormányzat SZMSZ-ének kiegészítése javasolt. 2 A döntéshozatal folyamatáról az önkormányzat honlapja az SZMSZ közreadásával tájékoztat a jogszabály alkotási folyamat közérthető módon nem ismerhető meg. 3 Az előterjesztése előlapjának használatával és a rendeletek előkészítésének egyes részletszabályainak kiegészíteni javasoljuk az ügyrendet (szabályozási koncepciókészítés, általános és részletes indokolási kötelezettség előírása, a tervezetbe beépített, illetve elvetett vélemények, javaslatok bemutatási kötelezettségének előírása). 4 A helyi rendeletek megalkotása során előzetes hatásvizsgálatot csak néhány esetben és egyszerűsített formában végzett a Hivatal, többségében a pénzügyi hatások felmérésére, dokumentálására azonban nem került sor. Hatásvizsgálati lap nincs rendszeresítve a helyi rendeletek előkészítéséhez. 5 Nincsenek belső szabályok kialakítva a helyi rendeletek alkotása során az adminisztratív terhek előzetes elemzése, mérése érdekében. 6 A képviselők az ülés előtt 5 nappal kapják meg az előterjesztéseket, a honlapon azonban az előzetes közzétételt nem, csak az előterjesztés részeként történő közzétételt találtuk. 7 A helyi rendelettervezetek előzetes véleményezési lehetőséget szélesebb körben biztosítani az állampolgárok részére. 8 A képviselők az ülésen szóban is tehetnek módosító javaslatot, ez azonban - tekintettel a törvényességi szempontból történő kötelező vizsgálatra növeli a jogszabálysértés kockázatát. 9 Terjedőben van az a gyakorlat, hogy az SZMSZ bizonyos társadalmi csoportoknak egyetértési jogot enged, egyes őket érintő rendelettárgyak vonatkozásában. Ennek megfontolását javasoljuk. 10 Az önkormányzat SZMSZ-ében nem határozták meg a helyi rendeletek kifüggesztés időtartamát, célszerű lenne kiegészíteni 11 Az önkormányzat SZMSZ-e nem említi a helyi rendeletek honlapon történő közzétételét, annak ellenére, hogy jelenleg megtörténik, indokolt lenne kiegészíteni az SZMSZ-t. 12 Az előterjesztésekben a helyi rendelet hatálybaléptetésének időpontjára vonatkozóan javaslatot vagy indokolás nem találtunk, célszerű lenne az előterjesztések tartalmi elemei közé felvenni. 13 Szükség esetére érdemes lenne a helyi rendeletek utólagos hatásvizsgálatára egységes egyszerűsített módszertanát kialakítani a hivatalban.

36 Rendelet alkotási folyamat javítása Rendeletalkotási folyamat hibáinak 36 elemzése OKOK 1. Gépek 2. Emberek 3. Szabályozás OKOZAT a z informatikai támogatás nem megoldott a képviselők az ülésen szóban is tehetnek módosító javaslatot a rendeletek kifüggesztési időtartama nem szabályozott a kezdeményezés részletes szabályai hiányoznak a rendeletek előkészítésének egyes részletszabályai hiányoznak egyetértési jog hiányzik közzététel szabályozása a honlapon is az előterjesztésben a hatálybaléptetés időpontjára nincs javaslat vagy indokolás hiányzik az utólagos hatásvizsgálat módszertana hatásvizsgálati lap nincs nem megoldott az adminisztratív terhek mérése 4. Módszerek 5. Anyag 6. Tájékoztatás előzetes véleményezés lehetne szélesebb körű a folyamat közérthető módon nem ismerhető meg

37 Fontosság besorolásánál: Fontosság-sürgősség mátrix Nagyon a legnagyobb befolyásolása van a cél elérésére Közepesen nagy befolyása van, de hátrasorolható különböző feltételek hiánya esetén Kevésbé kis befolyása van és különböző feltételek teljes hiánya esetén teljesen elhagyható Sürgősség besorolásánál: Azonnal Középtáv Hosszabbtáv Cselekvési sorrend: vagy természetes sorrendet követ le, vagy pedig figyelembe vettük a fontosság-sürgősség besorolás együttes értékét. 37

38 Fontosság Kevésbé Közepesen Nagyon Fontosság-sürgősség mátrix Sürgősség Azonnal Középtáv Hosszútáv

39 Akcióterv kidolgozása 39 Sorszám Kezelendő probléma leírása Feladat Felelős Határidő A folyamat közérthető módon nem ismerhető meg A rendeletek előkészítésének egyes részletszabályai hiányoznak A rendeletalkotás informatikai támogatása nem megoldott. A honlapra fel kell tenni a rendeletalkotási folyamatábrát Informatikus Középtávú stratégiába beépíteni jegyző

40 Rendeletalkotási folyamat Felülvizsgálati folyamat KPI (kulcs teljesítménymutatók meghatározása) A KPI-hez célértékek meghatározása KPI 40 Előkészítetlenség okán a képviselő-testület levette a rendelettervezet napirendjéről Célérték:0 A jogszabályban leírt kötelezően véleményező szervezet véleményezése hiányzik a benyújtott tervezetből Célérték:0 Az Alkotmánybíróság hatályon kívül helyezte a rendeletet vagy annak egyes részét Célérték: 0 Előkészítetlenség okán a képviselő-testület levette a rendelettervezet napirendjéről Célérték:0 A kétévenkénti felülvizsgálatból kimaradt rendeletek száma Célérték: 0 Az Alkotmánybíróság hatályon kívül helyezte a rendeletet vagy annak egyes részét Célérték: 0

41 Köszönöm a figyelmet!