HELYZETELEMZÉS

Átírás

1 HELYZETELEMZÉS Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala részére Komplex szervezetfejlesztési projekt megvalósítása Kerekegyháza Város Önkormányzatánál

2 2 / 64 Tartalomjegyzék 1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Előzmények Helyzetelemzési feladatok összefoglalása 3 2. KEREKEGYHÁZA POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETE A polgármesteri hivatal jogállása A polgármesteri hivatal szervezete A polgármesteri hivatal feladatai Szervezeti kultúra 7 3. FOLYAMATOK Ügyfélszolgálati folyamat felmérése 9 Az ügyfélszolgálati működés felmérését a szakértői interjú módszerével végeztük. A szakértői interjú egy asszisztált kutatási módszer, amelynek során egy előre megalkotott vezérfonál segítségével személyes beszélgetés keretében mérjük fel a Hivatal ügyfélfogadási gyakorlatát. Célunk Kérdőíves formában ügyfél elégedettségi vizsgálat eredménye Rendeletalkotási folyamat felmérése A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, koordináció felmérése A civil szervezetekkel történő információáramlás jelenlegi folyamatainak, eszközeinek, az információ átadási pontok felmérése A jelenlegi szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök működésének felmérése A kockázatkezelés jelenlegi működésének felmérése A költségvetés előkészítési folyamatának felmérése A stratégiai tervek jelenlegi gondozási folyamatának felmérése Információáramlás folyamatának felmérése (önkormányzat és intézmények között) A szervezet projektmenedzsment tudásának felmérése PROBLÉMALISTA 58 INTERJÚK 62 MELLÉKLETEK 63 JOGI FIGYELMEZTETÉS 64

3 3 / VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ 1.1 ELŐZMÉNYEK Az ÁROP-1.A.2/A pályázat Kerekegyháza Város Önkormányzata számára szervezetfejlesztési és átvilágítási tanácsadási munkák elkészíttetésére biztosít forrást, elsődlegesen a döntési folyamatok, utak és jogkörök újragondolására, a döntési kompetenciák feltárására, a döntési folyamatok szabályozott mederbe terelésére, a pénzügyi tervezés folyamatára és a partnerség erősítésére helyezve a hangsúlyt. A fenti szervezetfejlesztési célok megvalósítására a hivatal közbeszerzési eljárást indított Komplex szervezetfejlesztési projekt megvalósítása Kerekegyháza Város Önkormányzatánál címmel, mely pályázatot az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. (továbbiakban: AAM) nyerte el. Az ÁROP pályázat keretében finanszírozott szervezetfejlesztési projekt célja Kerekegyháza Város Önkormányzata szervezeti-működési hatékonyságának javítása annak érdekében, hogy a Hivatal hatékonyabban, eredményorientáltabban, eredményesebben és átláthatóbban működjön az állampolgárok, civil szervezetek, vállalkozások minél szélesebb körű és intenzívebb bevonásával. A Hivatal szervezetfejlesztési projektje az 1. számú ábrán bemutatott struktúra szerint épül fel. A továbbiakban az ábra egyes területeire visszahivatkozva mutatjuk be a Helyzetelemzési dokumentum egyes részeiben a hivatal jelenlegi helyzetét. 1.2 HELYZETELEMZÉSI FELADATOK ÖSSZEFOGLALÁSA A helyzetfelmérés és elemzés fázisában a szervezeti felépítés és a működés jelenlegi helyzetét, az esetleges hiányosságait mértük fel. Célunk az volt, hogy a későbbi fejlesztésekhez megfelelő alapot és struktúrát biztosítsunk. A fázis során azonosítottuk az érintett működési területeket, szervezeti egységeket. Megvizsgáltuk és elemeztük a projekthez kapcsolódó külső és belső szabályozási környezetet, valamint a program indításakor kapott valamennyi dokumentumot, háttéranyagot. A Hivatalvezetéssel, Hivatali dolgozókkal, Intézményvezetőkkel, és a helyi lakósokkal folytatott interjúk, kérdőíves felmérések segítségével pontosítottuk a jelenlegi működést, folyamatokat, kompetenciákat, a beszélgetések során kitértünk a problémás területek vizsgálatára és a jövőbeni működéssel kapcsolatos elvárások meghatározására is. A helyzetelemzésünk során az alábbi területeket vizsgáltuk: ügyfélszolgálat jelenlegi működése, rendeletalkotási folyamat, szervezeti egységek között fennálló munkakapcsolat, koordináció, külső partnerekkel való együttműködés, beazonosított civil szervezetekkel való jelenlegi együttműködés, jelenleg használt teljesítményértékelési és mérési megoldás, kockázatkezelés jelenlegi működése, jelenlegi közbeszerzési szabályzat a kockázatkezelés, együttműködés és koordináció szempontjából, éves költségvetés előkészítési folyamatának áttekintése és felmérése, stratégiai tervezés és éves költségvetés gondozásának jelenlegi folyamata, önkormányzati intézmények közötti információáramlás, szervezet projektmenedzsment tudása

4 4 / 64 Jelen helyzetelemzési dokumentumunk tartalmazza a helyzetfelmérési és elemzési fázis főbb eredményeit, a szervezet jelenlegi működését és a felmerült problémákat. Ezúton szeretnénk köszönetet mondani a hivatali vezetőknek, hivatali dolgozóknak, egyéb intézményvezetőknek, és a helyi lakósoknak a felmérésekben való közreműködésért, segítségért, rendelkezésre állásukért. Átfogó szervezetfejlesztési program Helyzetelemzés Szoftver beszerzés Tevékenységelemzés a hivatal valamennyi köztisztviselője vonatkozásában I. A döntési mechanizmus korszerűsítése Stratégiai menedzsment erősítése Belső folyamatok minőségében hatékonyságának javítása I.a Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében I.d Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása I.g Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, döntési jogosultságok átstrukturálása I.e A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása I.h Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe I.f A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése I.i Projektszemlélet megerősítése Közszolgáltatások minőségének javítása I.b A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében -Helyzetfelmérés I.j A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése I.c Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) I.k Szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetése II. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Költségvetési tervezés, pénzügyi és gazdasági átláthatóság, ellenőrizhetőség II.a Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása II.d A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata II.b Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása II.f Közbeszerzési eljárások lebonyolítása II.c Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között II.h Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása III. A partnerség erősítése Partnerek, civil szervezetek III.b A civil és a vállalkozói szférával kialakítható bevonása a kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa döntéshozatali folyamatba, kapcsolatfelvétel, hálózatos kapcsolat kialakítása III.c Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba III.d Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére 1. számú ábra Átfogó szervezetfejlesztési program

5 5 / KEREKEGYHÁZA POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETE 2.1 A POLGÁRMESTERI HIVATAL JOGÁLLÁSA A helyi önkormányzatiság legfontosabb jellemzője, hogy az önkormányzat önállóan alakítja ki szervezeti kereteit. A helyi önkormányzatok a képviselő-testület az működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására érdekében polgármesteri hivatalt hoz létre. A Polgármesteri Hivatal költségvetési szerv. Az önkormányzat költségvetése határozza meg a Polgármesteri Hivatal működéséhez szükséges előirányzatokat, működési, fenntartási költségeket. A Polgármesteri Hivatal belső tagozódását és létszámát is a Képviselőtestület határozza meg. A képviselő-testület hivatalát a jegyző vezeti. A hivatal belső szervezeti tagozódását, munkarendjét, valamint ügyfélfogadási rendjét a képviselő-testület határozza meg. A hivatal munkájáról a jegyző két évenként köteles beszámolni a Képviselőtestületnek. Kerekegyháza Önkormányzata 22/2007. (VIII. 15.) számú rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatáról rendelkezik a Polgármesteri Hivatalról. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát, ügyrendjét a Képviselőtestület a 181/2009. (IX.15.) sz. Kth. határozatával fogadta el. 2.2 A POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETE A polgármesteri hivatal szervezetét az alábbi ábra mutatja: 2. számú ábra Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti felépítése A polgármesteri hivatal belső szervezetét tekintve kiemeljük, hogy az egységes szakapparátusként működik, így a különböző szervezeti egységek az egységes polgármesteri hivatalt képviselik munkájuk során. Kerekegyháza Város Önkormányzata 2004 májusában alakította meg a Kerekegyházi Városgazdasági Kft t, kötelező önkormányzati feladatok ellátására (bérlakás és önkormányzati szolgálati lakások üzemeltetése,

6 6 / 64 intézményi épületek, berendezések karbantartása, útkezelői feladatok ellátása, közterület fenntartás, köztisztasági feladatok ellátására. Jelenlegi létszáma 12,5 fő. A Képviselőtestület 207/2009. (IX.29.) sz. Kth. határozatával döntött a Városgazdasági Kft átszervezéséről melynek értelmében a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló évi CV. törvény és, az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény alapján, július 1-től feladatait a Polgármesteri Hivatalon belül önálló szervezeti egységként, mint városüzemeltetési iroda látja el. A szervezetfejlesztés során e tényt szükséges figyelembe venni és kezelni. 2.3 A POLGÁRMESTERI HIVATAL FELADATAI A Polgármesteri Hivatal ellátja az önkormányzati döntések előkészítését, és azok végrehajtását a közgyűlés és szervei (a polgármester, a bizottságok) működésével kapcsolatos feladatokat, a jogszabályokban a közgyűlés, a polgármester, a jegyző részére előírt közigazgatási ügyek döntésre való előkészítését és végrehajtását, valamint az anyakönyvvezető, a gyámügyi és a szabálysértési ügyintéző részére előírt közigazgatási feladatokat. A Polgármesteri Hivatal 2008-ban megközelítőleg 7800 db főszámos és több mit 9000 db alszámos ügyiratot intézett. Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatala ügyiratforgalom 2008.

7 7 / 64 Lakosságszám: 6389 fő (2009.jan. 01-jén) 181,5 lakos/ Hivatali dolgozók száma Ügyiratszám: megközelítőleg db 485 ügyirat/ Hivatali dolgozók száma Személyi juttatások: Ft Ft/hó/Foglalkoztatott Foglalkoztatottak létszáma: Hivatali dolgozók száma: 177 fő 35 fő A fentiekből az állapítható meg, hogy a hivatal leterhelt. A hivatal valamennyi dolgozója így a Jegyző is - a napi ügyintézés mellett ügyfelet fogad. A Jegyző és az Aljegyző további feladata, hogy köteles jelezni a testületnek, a bizottságnak és a polgármesternek, ha a döntésüknél jogszabálysértést észlel. Tanácskozási joggal vesz/nek részt a testület, a testület bizottságainak ülésén. A törvényességi munka, valamint az ügyintézés és az ügyfélfogadás mellett a hivatalvezetői munka is feladatokat ró a vezetőkre. A hagyományos menedzsment tevékenységek (szervezés, vezetés, irányítás, koordináció) emiatt hátrányt szenvedhet. 2.4 SZERVEZETI KULTÚRA Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala szervezeti stratégiája szerint a szervezeti kultúrának biztosítani kell az ügyfélközpontú, szolgáltató típusú feladatellátást, ehhez meg kell teremteni a hivatal alkalmazottainak az elkötelezettségét, bevonását, azonosulását a szervezeti kultúra által továbbított üzenethez. A szervezeti struktúrának meg kell teremteni a belső koordinációt, kooperációt; a hatósági munka során lehetőség szerint az egyablakos ügyfélszolgálatot, a specializált feladatellátást, az ehhez szükséges döntési kompetenciák megfelelő helyre történő telepítését. A képviselő-testületi önkormányzati munka a döntés-előkészítés, és végrehajtás során biztosítani kell, hogy az irodák közötti munkamegosztás, információáramlás szervezetten, hatékonyan történjen, a végrehajtásért felelős személy a koordinációt is biztosítsa. Sorszám Azonosított problémák leírása 01 A Városgazdasági Kft július 1-től feladatait a Polgármesteri Hivatalon belül önálló szervezeti egységként, mint városüzemeltetési iroda látja el. A szervezetfejlesztés során e tényt szükséges figyelembe venni és kezelni.

8 8 / FOLYAMATOK A HELYZETELEMZÉS KÉSZÍTÉS FÁZISÁBAN VÉGREHAJTOTT FELADATOKAT AZ ALÁBBI LÉPÉSEKBEN TELJESÍTET- TÜK Azonosítottuk a pályázatban érintett működési területeket, szervezeti egységeket, érintett külső szereplőket. 1. Érintett működési terület azonosítása Megvizsgáltuk és elemeztük a projekthez kapcsolódó külső és belső szabályozási környezetet, valamint a projekt indításakor kapott valamennyi, a projektekhez kapcsolódó dokumentumot és háttéranyagot. 2. Külső és belső szabályozási környezet vizsgálata Interjúk segítségével pontosítottuk a megvizsgált dokumentumok alapján felvázolható jelenlegi működést. Az interjúk során kitértünk a problémás területek vizsgálatára és a jövőbeni működéssel kapcsolatos elvárások meghatározására is. 3.Interjúk Műhelymunkát tartottunk, melynek célja a munkakör elemzések előkészítése volt. 4. Műhelymunka A fenti lépések eredményei alapján készült jelen Helyzetelemzési dokumentum. A dokumentum tartalmazza helyzetfelmérési és elemzési fázis főbb eredményeit, azaz a projekthez kapcsolódóan az ÁROP pályázatban megjelölt egyes működési területek jelenlegi helyzetét (szabályozási környezet, 5. Helyzetelemzési dokumentum összeállítása szervezeti háttér, folyamatlista stb.), a felmerült problémákat, melyek az alapját képezik a következő fázisban előállítandó működésfejlesztési dokumentumoknak. A következőkben területenként részletesen bemutatjuk Kerekegyháza Polgármesteri Hivatalának jelenlegi helyzetét az egyes fejlesztési területeke, külön megjelölve a terület ÁROP pályázathoz való kapcsolódását és az azonosított problémás területeket.

9 9 / ÜGYFÉLSZOLGÁLATI FOLYAMAT FELMÉRÉSE I.c Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) Az ügyfélszolgálati működés felmérését a szakértői interjú módszerével végeztük. A szakértői interjú egy asszisztált kutatási módszer, amelynek során egy előre megalkotott vezérfonál segítségével személyes beszélgetés keretében mérjük fel a Hivatal ügyfélfogadási gyakorlatát. Célunk Az interjúkat november 12-én végeztük el az alábbi szervezeti egységeknél: Igazgatási és Ügyviteli Iroda Műszaki és Városüzemeltetési Iroda Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda Okmányiroda Városi Gyámhivatal Az említett irodák mindegyike fogad ügyfeleket, a hét egy napján egész napos ügyfélfogadási renddel. Az ügyfélfogadási időpont egységes, amit az Önkormányzat SZMSZ-e tartalmaz az alábbiak szerint. hétfő kedd szerda csütörtök nincs ügyfélfogadás péntek Ez alól csak az Okmányiroda kivétel, mert itt eltérő félfogadás van. hétfő kedd szerda csütörtök nincs ügyfélfogadás péntek

10 10 / 64 A polgármester minden hónap 3. péntekén előzetes bejelentés alapján óráig tart ügyfélfogadást. A jegyző ügyfélfogadása megegyezik a Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendjével. Általános probléma, hogy az ügyfelek nem tartják be a félfogadási időt, ettől függetlenül a hivatal dolgozói segítőkészek, mindig segítik az ügyfeleket a problémáik megoldásában. Általános szabály, hogy ügyfelet nem küldenek el, ez gyakran azt eredményezi, hogy ügyfélfogadási időn kívül is fogadnak ügyfeleket, ami pedig az ügyintézést hátráltatja, határidő túllépéshez vezethet. Kerekegyháza Polgármesteri Hivatalában központi ügyfélfogadást végző szervezeti egységet nem alakítottak ki, az ügyfélfogadás az egyes irodákon történik, az ügyintézéssel azonos helyen. Az ügyfél gyakran csak általános információ után érdeklődik. Az információkérés és az ügyintézés nincs elkülönítve. Az információkérések nagy része a Polgármesteri titkárságon csapódik le, akik a bejárathoz való közelségük miatt ügyfél irányítási funkciót is ellátnak. Mivel porta rendszer nincs kiépítve, az ügyfelek néha bolyonganak a házban, ami biztonsági szempontból sem előnyös. Elektronikus sorszámrendszer nincs kiépítve. Az ügyfél elégedettségi vizsgálat (lásd következő fejezet) válaszaiból levonható az a következtetés, hogy az ügyfél tájékoztatási rendszert fejleszteni szükséges, a Polgármesteri Tikárság tehermentesítése érdekében. Szükséges lenne megvizsgálni egy központi (a jelentősebb ügyfélszolgálati tevékenységet ellátó irodákat kiszolgáló) ügyfélhívó, elektronikus sorszámrendszer felszerelését, közvetlenül a bejárattal szemben (pl. Q-MATIC rendszer)..valamennyi ügyintéző fogad ügyfeleket, a Gyámhivatalnál inkább az időpontra történő ügyfél berendelés jellemzőbb. Az ügyintézők saját maguk priorizálják feladataikat. A határidő tartására a saját maguk által kialakított módszerrel, (naptár, excel) történik. Külön, egységesen kialakított informatikai támogatás nincs erre a célra. A folyó ügyek szükséges anyagait a saját maguk (munkaasztalon vagy szekrényben) tárolják az ügyintézők, egészen az ügy lezárásáig. Vannak olyan helyiségek, ahol több iroda működik együtt. (pl. adó, a szociális iroda és a pénztár egy légtérben van. A szociális segélyek kifizetésekkor nagy a tömeg.) Elektronikus ügyintézésre egyelőre nincs lehetőség. Bizonyos formanyomtatványok letölthetők a város honlapjáról (pl. építésügyi nyomtatványok, adóügyi iroda nyomtatványai, bérlakásról nyomtatványok, stb.), ezek azonban elektronikusan nem kitölthetők és elektronikus úton nem küldhetők be az hivatalba. Vannak szervezeti egységek, ahol a technikai feltétel hiánya akadályozza az ügyintézést szekrények hiánya, lassú számítógép, csak 1 db mátrix nyomtató). Alapvetően az egy irodán belül dolgozók tudnak egymás ügyfeleiről. A helyettesítés megoldott, a jövő évtől kezdve az anyakönyvvezető helyettesítésére is lesz lehetőség. Várakozási helyek minősége, technika felszereltsége: A várakozási helyek minősége általánosan megfelelő, az ügyfeleknek székek vannak kihelyezve a folyosókra, viszont az első emeleten elhelyezett szervezeti egységek (pl. Gyámhivatal) is fogadnak ügyfelet, az emeletre történő feljutás nem akadálymentesített.

11 11 / 64 Sorszám Azonosított problémák leírása 02 Az ügyfélfogadási időn kívül is fogadnak ügyfeleket, ami az ügyintézést hátráltatja, határidő túllépéshez vezethet. 03 Ügyfél irányítási rendszer táblákkal megoldott, elektronikus sorszámrendszer nincs kiépítve. Szükséges lenne megvizsgálni egy központi (a jelentősebb ügyfélszolgálati tevékenységet ellátó irodákat kiszolgáló) ügyfélhívó, elektronikus sorszámrendszer felszerelését, közvetlenül a bejárattal szemben. 04 Központi ügyfélfogadást végző szervezeti egységet nem alakítottak ki, az információkérések nagy része a Polgármesteri titkárságon csapódik le, akik a bejárathoz való közelségük miatt ügyfél irányítási funkciót is ellátnak. 05 Porta rendszer (tájékoztató, eligazító, információs pont) nincs kiépítve, az ügyfelek néha bolyonganak a házban, ami biztonsági szempontból sem előnyös. 06 A határidő tartására az ügyintézők saját maguk által kialakított módszerrel, (naptár, excel) történik. Külön, egységesen kialakított informatikai támogatás nincs erre a célra. 07 Technikai feltételek hiánya: vannak olyan helyiségek, ahol több iroda működik együtt. (pl. adó, a szociális iroda és a pénztár egy légtérben van), ami szenzitív adatoknál nem megfelelő, technikai eszközök hiánya. 08 Elektronikus ügyintézésre egyelőre jelenleg nincs lehetőség. 09 Célszerű lenne megoldani, hogy a honlapon egységes és teljes körű ügyleírások legyenek, a nyomtatványok elektronikusan kitölthetők legyenek, akkor is, ha egyenlőre még elektronikusan nem küldhetők be a Hivatalba. 10 Az első emeleten elhelyezett szervezeti egységek (pl. Gyámhivatal) is fogadnak ügyfelet, az emeletre történő feljutás nem akadálymentesített.

12 12 / KÉRDŐÍVES FORMÁBAN ÜGYFÉL ELÉGEDETTSÉGI VIZSGÁLAT EREDMÉNYE Az ügyfélközpontú közigazgatás lényeges feltétele, hogy ismerjük az ügyfelek véleményét a Polgármesteri Hivatal által nyújtott szolgáltatásokról. Az ügyfél elégedettség mérés gyakran képezi részét más, átfogó menedzsment technikáknak, mint például a CAF-nak (Common Assessment Framework: Közös Értékelési Keretrendszer), vagy a teljes minőségmenedzsment (TQM: Total Quality Management) rendszereknek, esetleg a brit közigazgatásban kialakított ÁLLAMPOLGÁRI KARTA mozgalomnak vagy az Állampolgári Tanács működésének. Az ügyfél elégedettség fontos indikátora a közigazgatás teljesítményének, eredményességének, még akkor is, ha az ügyfelek véleménye nem mindig tükrözi vissza pontosan a tényleges teljesítményt. Az ügyfél elégedettség mérést az önkitöltéses adatfelvétel rendszerével végeztük, a kérdezett maga, más személy bevonása nélkül adja meg a feltett kérdésekre a válaszait. Az írásban megadott kérdésekre az ügyfél írásban, a megadott válaszalternatívák közül a megfelelő bekarikázásával, aláhúzásával, vagy válaszának leírásával adta meg a választ. Az ügyintézés végeztével az ügyintéző az ügyfélnek egy, az ügyintézésre vonatkozó KÉRDŐÍVET adott át, és megkérte, hogy azt töltse ki, és dobja be a Polgármesteri Hivatal bejáratánál található ládába. A kérdőívet a 1. számú mellékletként csatoltuk. Az ügyfél elégedettség mérést két alkalommal, most a szervezetfejlesztési projekt elején és a végén fogjuk elvégezni, a projekt során a Polgármesteri Hivatal módszertant kap a további rendszeres ügyfél elégedettség mérések érdekében. A vizsgálat minden olyan osztályra kiterjedt, mely ügyfélforgalmat bonyolít le. Az ügyfél elégedettség felmérés célja volt, az ügyfelek elégedettségének mérése a hivatali munka hatékonyabbá tétele érdekében. A vizsgálat az alábbi kérdéskörökre kereste a választ: mennyire elégedettek az ügyfelek a szolgáltatás körülményeivel, a szolgáltatás lefolyásával, eredményességével, lenne-e igényük az elektronikus ügyintézésre, hogyan látják a Polgármesteri Hivatal akadálymentesítését. A kérdőívek lekérdezésének ideje: december december 11. A vizsgálat során 37db kérdőív gyűlt össze, melyből egy sem volt értékelhetetlen. Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ügyfélszolgálati tevékenysége az előző fejezetben írt hátráltató körülmények ellenére kiemelkedő, eredményes, jó színvonalú. Munkájával az ügyfelek teljes mértékben elégedettek. A megkérdezett ügyfelek 100%-a szerint az ügyintézők nyitottak, kedvesek, udvariasak, előzékenyek és abszolút mértékben segítőkészek. 95%-uknak első próbálkozásra sikerült elintéznie azt az ügyét. A megkérdezettek túlnyomó többsége szerint (80%) az ügyfélfogadás színvonalas környezetben igényes technikai körülmények között zajlik. Az ügyfelek által kiállított kérdőívek zöme (74 %) az Okmányirodáról került ki. A válaszadók adatai: Az ügyfelek életkor szerinti megoszlása: A Hivatal ügyfeleinek többsége a fiatal és a középkorú korosztályból kerül ki, ők azok, akik az elektronikus ügyintézést igényelnék.

13 13 / nél idősebb 3% Ügyfél életkora % % % 3. számú ábra Ügyfél életkora Kerekegyháza és Kerekegyháza vonzáskörzetében lakó ügyfelek száma: Lakóhely szerinti megoszlás más településről érkezett 50% Kerekegyháza 50% 4. számú ábra Lakóhely szerinti megoszlás Az eredmény azt támasztja alá, hogy az Okmányiroda ügyintézése a környező településeket szolgálja ki kapacitásának a felével. Hivatal felkeresésének gyakorisága ritkábban 26% hetente 6% havonta 11% évente 57% 5. számú ábra Hivatal felkeresésének gyakorisága

14 14 / 64 Vélemények a hivatal ügyfélfogadási rendjével, technikai, környezeti feltételeivel kapcsolatban: több félfogadási időre lenne szükség 8% Ügyfélfogadási időre vonatkozó adatok alig veszi figyelembe az állampolgárok munkaidejét 3% egyáltalán nem veszi figyelembe az állampolgárok munkaidejét 0% elegendő és megfelelő elosztású az ügyintézési idő 89% 6. számú ábra Ügyfélfogadási időre vonatkozó adatok Hasonlóan kedvező az arány a környezeti, technikai feltételek vonatkozásában is. A többség szerint (80%) az ügyfélfogadás színvonalas környezetben igényes technikai körülmények között zajlik. Ügyfélfogadás technikai, környezetei feltételei rossz 3% elfogadható 17% színvonalas 80% 7. számú ábra Ügyfélfogadás technikai, környezeti feltételei A Műszaki és Városüzemeltetési Irodán 1 db kérdőívet töltöttek ki, feltehetően onnan származott a rossz megítélés, itt valóban szűkösebbek a fizikai feltételek. A tájékoztatással kapcsolatos elégedettség: A Hivatal tájékoztatása széles körű. Az ügyfelek több forrásból is informálódhatnak az Önkormányzaton történtekről. Arányaiban a legnagyobb (38 %) a Polgármesteri Hírlevél ismertsége.

15 15 / 64 helyi rádió 2% Tájékozódás az Önkormányzatnál történtekről helyi kábel TV 19% honlap 24% Petőfi Népe 17% Polgármesteri Hírlevél 38% 8. számú ábra Tájékozódás az Önkormányzatnál történtekről Arra a kérdésre, hogy honnan tájékozódik arról, hogy kihez kell fordulnia a Hivatalban, a válaszadók legnagyobb része (65%) a titkárságot jelölte meg. A honlapról, a megkérdezettek csak 15%-a tájékozódik, a maradék 20% pedig egyéb ismerős (pl. szomszéd) útján szerez tudomást, információt. A várakozással töltött idő: A kérdőívek összesítéséből kiderül, hogy a megkérdezett ügyfelek, ügyeiket azonnal, maximum 5 perc várakozással intézték el. Az ügyfelek 95%-nak első próbálkozásra sikerült elintézni azt az ügyet, amiért a Hivatalba érkezett, csupán 5%-nak kellett többször visszajönnie. Várakozással töltött idő csak 5 percet várakoztam 28% ügyemet azonnal sikerült elintéznem 72% 9. számú ábra Várakozással töltött idő A kitöltött kérdőívek eredménye alapján kiderül, hogy december 1- és 11-e között az ügyfelek 80%-a az Okmányirodát, 17%-uk az Igazgatási és Ügyviteli Irodát és 3%-uk a Műszaki és Városüzemeltetési osztályt kereste fel. Az ügyintéző magatartásának, szakszerűségének megítélése: Az ügyfelek legnagyobb része (81%-a) nagyon elégedett az ügyintézők munkájának szakszerűségével. Másik kérdésünkre, mely az ügyintéző magatartására vonatkozott a válaszadók egyöntetűen pozitív választ adtak. Véleményük szerint az ügyintézők nyitottak, kedvesek, udvariasak, előzékenyek és abszolút mértékben segítőkészek.

16 16 / 64 Ügyintéző magatartása nyitott, kedves, udvarias, előzékeny, segítőkész 100% 10. számú ábra Ügyintéző magatartása Honlappal, E-ügyintézéssel kapcsolatos megállapítások: A felmérésből kiderül, hogy a válaszadók viszonylag ritkán látogatják a város honlapját. 82%-uk csak időnként (havonta ritkábban), 15%-uk havi egyszer és csak 3%-uk heti rendszerességgel. A honlap tartalmával a válaszadók teljes mértékben elégedettek.. A megkérdezettek 59%-a intézné ügyét elektronikusan, amennyiben lehetősége lenne rá. Tekintettel arra, hogy az ügyfelek 65%-a a fiatal és középkorú korosztályhoz tartozik, megfontolásra kell javasolni az elektronikus ügyintézés mielőbbi bevezetését. Elektronikus ügyintézés igen 41% nem 59% 11 számú ábra Elektronikus ügyintézés Akadálymentesítés állapotának megítélése: Az ügyfelek (61%-a) gondolja úgy, hogy a Hivatalnál megoldott az akadálymentesítés, az mozgáskorlátozottak akadálymentesített környezetben tudnak ügyet intézni.

17 17 / 64 Ezzel szemben 26%-uk véleménye szerint, az akadálymentesítés még nagyon kezdetleges. Megállapítottuk, hogy a kérdőívet kitöltő kliensek teljes mértékben elégedettek a Hivatal ügyintézésének színvonalával. Az ügyintézés milyenségének javítására nem kaptunk javaslatot. Sorszám Azonosított problémák leírása 11 Elektronikus ügyintézés még nem valósult meg a hivatalban.

18 18 / RENDELETALKOTÁSI FOLYAMAT FELMÉRÉSE I.d Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása A SZABÁLYOZÁS ALAPJA A szabályozási jog, a rendelet- vagy statútum alkotás joga minden önkormányzat alapvető jogosultsága, az önkormányzás jogának legfőbb garanciája. Az önkormányzati rendeletalkotási eljárás szabályozása négyszintű: 1. A MAGYAR KÖZTÁRSASÁG Alkotmányáról szóló évi XX. törvény 44/A. (2) bekezdése szerint a helyi képviselőtestület a feladatkörében rendeletet alkothat, amely nem lehet ellentétes a magasabb szintű jogszabállyal. 2. A jogalkotásról szóló évi XI. törvény 12. (3) bekezdése szerint a jogszabály hatálybalépésének időpontját úgy kell meghatározni, hogy kellő idő maradjon a jogszabály alkalmazására való felkészülésre. A 18. (1) bekezdése szerint a jogszabály megalkotása előtt - a tudomány eredményeire támaszkodva - elemezni kell a szabályozni kívánt társadalmi-gazdasági viszonyokat, az állampolgári jogok és kötelességek érvényesülését, az érdek összeütközések feloldásának a lehetőségét, meg kell vizsgálni a szabályozás várható hatását és a végrehajtás feltételeit. Erről a jogalkotót tájékoztatni kell. A 19. szerint az állampolgárok - közvetlenül, illetőleg képviseleti szerveik útján - közreműködnek és életviszonyaikat érintő jogszabályok előkészítésében és megalkotásában. A 20. alapján pedig a jogalkalmazó szerveket, a társadalmi szervezeteket és az érdekképviseleti szerveket be kell vonni az olyan jogszabályok tervezetének elkészítésébe, amelyek az általuk képviselt és védett érdekeket, illetőleg társadalmi viszonyokat érintik. A 31. (1) és (2) bekezdése alapján a véleménynyilvánítás határidejét a tervezet előkészítőjének úgy kell megállapítania, hogy a véleményező megalapozott véleményt adhasson, és azt a tervezet elkészítésénél figyelembe lehessen venni. A határidő megállapításakor a jogszabálytervezet terjedelmére és a véleményező szerv testületi jellegére is tekintettel kell lenni. A 44. szerint a jogalkotó és a jogalkalmazó szerveknek figyelemmel kell kísérniük a jogszabályok alkalmazásának hatását, fel kell tárniuk az érvényre juttatásukat gátló körülményeket, és a tapasztalatokat a jogalkotásban is hasznosítani kell. Az elektronikus információszabadságról szóló évi XC. törvény (Eitv.) alapján, az önkormányzatokra ma még nem kötelezően, de az uniós elvárásoknak is megfelelően a jogszabályok előkészítése során - a jogi szabályozás sokoldalú megalapozása és ezzel összefüggésben az önkéntes jogkövetés elősegítése érdekében - a jogszabály előkészítője a biztosítja, hogy bárki véleményt nyilváníthasson, illetve javaslatokat tehessen a jogszabályok tervezetével kapcsolatban. A véleményezési határidő a tervezet közzétételétől számított legalább tizenöt nap, sürgős esetben azonos a közigazgatási egyeztetés során megállapított határidővel. A jogszabály előkészítője mérlegeli a véleményezők észrevételeit, és az észrevételekről, valamint az elutasított észrevételek esetében - a nyilvánvalóan alaptalan észrevételek kivételével - az elutasítás indokairól összefoglalót készít, amelyet honlapján közzétesz. Az előkészítőt egyedi válaszadási kötelezettség nem terheli. Az Eitv. 15.

19 19 / 64 (1) bekezdése szerint a helyi önkormányzat jegyzője az önkormányzat rendeletét annak kiadmányozását követően haladéktalanul, elektronikusan, a Kormány által rendeletben kijelölt szerven keresztül a helyi önkormányzatokért felelős miniszternek megküldi. Tekintettel arra, hogy ez a jogszabályi kötelezettség jogilag nem rendezett, ezért a jegyzők nem tudják hogyan teljesíteni a fenti kötelezettséget. A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 16. (1) bekezdése szerint a képviselőtestület a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján, annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. Az önkormányzat a törvény által kötelezően meghatározott feladat- és hatáskörében köteles eljárni, és ez vonatkozik jogalkotási kötelezettségére is. A rendeletalkotást a törvények és az SZMSZ rendelkezései alapján kell előkészíteni és végezni. A rendeletalkotás a képviselő-testület át nem ruházható hatásköre. A 18. (2) bekezdése szerint a képviselő-testület meghatározza azoknak a fórumoknak a rendjét (község-, várospolitikai fórum, városrész tanácskozás, falugyűlés stb.), amelyek a lakosság, a társadalmi szervezetek közvetlen tájékoztatását, a fontosabb döntések előkészítésébe való bevonását szolgálják. Ezek állásfoglalásáról és az ott felmerült kisebbségi véleményekről tájékoztatni kell a képviselő-testületet. A helyi rendelet megalkotása nyilvános ülésen, minősített többségű szavazással történik. Ezt támasztja alá az Alkotmánybíróság 17/1997. (II. 28.) AB határozata is. Az Alkotmánybíróság álláspontja szerint normatív tartalmú döntéstervezeteket megvitatni zárt ülésen nem lehet, mint ahogy a rendeletet sem lehet titkosítani vagy csak szűk körben ismertté tenni. Az önkormányzati rendeletet a képviselő-testület hivatalos lapjában, illetőleg a helyben szokásos - a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott - módon ki kell hirdetni. Az önkormányzati rendeletet a polgármester és a jegyző írja alá. Kihirdetéséről a jegyző gondoskodik. 3. Az önkormányzati rendelet előkészítésének, továbbá a rendelet megalkotásának helyi részletszabályait az Ötv. mellett az önkormányzat szervezeti és működési szabályzata (SZMSZ) valamint a Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési szabályzata tartalmazza. 4. Együttműködési megállapodás: a költségvetési rendeletek tekintetében van jelentősége. Mivel a helyi önkormányzat költségvetési rendeletébe a helyi kisebbségi önkormányzat költségvetése a helyi kisebbségi önkormányzat költségvetési határozata alapján elkülönítetten beépül, így a költségvetés tervezetének összeállítása és a költségvetési rendelet megalkotása során a helyi önkormányzat és a helyi kisebbségi önkormányzat(ok) együttműködésére vonatkozó részletes szabályokat és eljárási rendet külön kormányrendeletben foglaltak figyelembevételével a helyi önkormányzat és a helyi kisebbségi önkormányzat megállapodásban rögzíti. Az Európai Unió elvárása a hatástanulmányokkal megalapozott minőségi jogalkotás, a jogszabályelőkészítés teljes nyilvánosságának megteremtése és az állampolgárok interaktív és konzultációs bevonása a döntéshozatali folyamatokba. A fentiek alapján Kerekegyháza Város rendeletalkotási folyamatát az alábbiak szerint vizsgáltuk:

20 20 / 64 A rendeletalkotási folyamat főbb elemei 1. Kezdeményezésre jogosultak köre 2. Előkészítés folyamata a. előzetes hatásvizsgálat b. adminisztratív terhek csökkentése c. társadalmi véleményezés 3. A képviselőtestület elé terjesztés és elfogadás folyamata a. az előterjesztés törvényességének biztosítása b. módosító javaslatok megtételének lehetősége c. egyetértési jog 4. Kihirdetés 5. Hatálybalépés 6. Rendeletek felülvizsgálata a. utólagos hatásvizsgálat 1. KEZDEMÉNYEZÉS Kerekegyháza Város Önkormányzatánál önkormányzati rendelet alkotását kezdeményezhetik: Képviselők Önkormányzati bizottságok Polgármester Alpolgármester Jegyző Település társadalmi, érdekképviseleti és más civil szervezeteinek vezetői Kisebbségi szószóló A kezdeményezők köre az SZMSZ-ben van meg határozva, de a kezdeményezés részletes szabályai hiányoznak. A döntéshozatal folyamatáról az önkormányzat honlapja az SZMSZ közreadásával tájékoztat a jogszabály alkotási folyamat közérthető módon nem ismerhető meg.

21 21 / ELŐKÉSZÍTÉS A rendeletalkotás előkészítése alatt egy olyan munkafolyamatot értünk, amelynek célja a rendelettervezet elfogadásáról döntő képviselőtestület munkájához szükséges feltételek megteremtése, a tervezetnek a testületi tárgyalásra, majd döntésre érett anyaggá formálása. Az előkészítő szakasz így magába foglalja a rendelettervezet elkészítését és véleményezését is. A rendelettervezet szakmai előkészítéséről a jegyző gondoskodik. Kerekegyháza Város Önkormányzatánál a Polgármesteri Hivatal készíti elő szakmailag az önkormányzati rendelet-tervezeteket. A rendelet tárgya szerint érintett iroda munkatársa készíti elő a tervezetet, az illetékes bizottság véleményezi. Az önkormányzat külön rendeletalkotási tervet nem készít, az előre ismert rendeletalkotási igények a testület éves munkatervében szerepelnek. Rendelet-tervezetet tartalmazó előterjesztés csak írásban készülhet. A hivatalban az előterjesztések egységesítése érdekében előlapot alkalmaznak, melynek szerepe az utalás a törvényességi véleményezés és a bizottsági tárgyalás megtörténtére azonban az előlap használatával és a rendeletek előkészítésének egyes részletszabályainak kiegészíteni javasoljuk az ügyrendet (szabályozási koncepciókészítés, általános és részletes indokolási kötelezettség előírása, a tervezetbe beépített, illetve elvetett vélemények, javaslatok bemutatási kötelezettségének előírása). a. ELŐZETES HATÁSVIZSGÁLAT A szabályozási hatásvizsgálat a jogszabály megalkotása vagy változása esetén a fellépő valószínű hatások elemzésével, és a megvalósítási lehetőségek felvázolásával elősegíti a hatékony és felelős jogalkalmazást. Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatala előzetes hatásvizsgálatot csak néhány esetben és egyszerűsített formában végzett, többségében a pénzügyi hatások felmérésére, dokumentálására azonban nem került sor. Hatásvizsgálati lap nincs rendszeresítve a helyi rendeletek előkészítéséhez. b. ADMINISZTRATÍV TERHEK CSÖKKENTÉSE Az önkormányzati rendeletek a belső piaci szolgáltatásokról szóló 2006/123. EK irányelv rendelkezéseiből adódó átvilágítása a központilag meghatározott módszertan alapján megtörtént. Azonban a jövőben alkotandó rendeletek esetében célszerű lenne belső szabályokat kialakítani az adminisztratív terhet előzetes mérése érdekében. c. TÁRSADALMI RÉSZVÉTEL A RENDELETALKOTÁS FOLYAMATÁBAN Az önkormányzati rendeletek tényleges megalkotásában a választópolgárok közvetlen módon vagy társadalmi szervezetek, érdekképviseleti szervek útján is részt vehetnek (pl. lakossági véleményezés és ezzel kapcsolatban módosítás kezdeményezése). A lakossági véleményeztetés az alábbi módokon képzelhető el: a választópolgárok a rendelettervezetet tárgyalásakor a képviselőtestület ülésén jelen lehetnek a képviselőtestület előterjesztéseit - így a rendeletek tervezeteket is megismerhetik konkrét véleménykérés (pl. a gazdasági tárgyú előterjesztések tekintetében kötelező a területileg érintett gazdasági kamara véleményének kikérése)

22 22 / 64 közmeghallgatás szakmai vita lefolytatása képviselői fogadóóra helyi médiák a rendelettervezet közszemlére tétele (a rendelettervezeteket a költségvetési rendelet tervezete kivételével a képviselőtestületi tárgyalást megelőzően hét nappal ki kell függeszteni a polgármesteri hivatal ügyfélszolgálati irodáján és fórumládák kiállítása). Kerekegyháza Önkormányzata a nyilvános ülések biztosításával továbbá az előterjesztések, jegyzőkönyvek és rendelet honlapon történő utólagos közzétételével biztosítja a nyilvánosságot. A képviselők az ülés előtt 5 nappal kapják meg az előterjesztéseket, a honlapon azonban az előzetes közzétételt nem találtuk. A Képviselőtestület szükség szerint, de legalább évente egy esetben közmeghallgatást tart. A közmeghallgatás a képviselőtestületi ülés és a várospolitikai fórummal egybekötve is megtartható. A Képviselőtestület az általa meghatározott napirend(ek) megtárgyalására szükség szerint várospolitikai fórumot hívhat össze. Az önkormányzat várospolitikai fórumon tájékoztatja a lakosságot az önkormányzat éves és középtávú tervéről, az önkormányzat éves költségvetéséről, a Képviselőtestület munkájáról és a lakosságot érintő kérdésekről. Indokolt lehet az előzetes véleményezési lehetőséget szélesebb körben biztosítani az állampolgárok részére. 3. A RENDELETTERVEZET KÉPVISELŐTESTÜLET ELÉ TERJESZTÉSE ÉS ELFOGADÁSA a. AZ ELŐTERJESZTÉS TÖRVÉNYESSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA Kerekegyháza Önkormányzatánál a rendelet-tervezetet a polgármester az előkészítést és véleményezést követően indoklással együtt a Képviselőtestület elé terjeszti. Az előterjesztés tartalmazza az Ügyrendi Bizottság, valamint az előterjesztés tárgya szerinti bizottság és a Jegyző véleményét. A jegyző a képviselőtestületi ülésen jelen van. Az előterjesztések törvényességének vizsgálatához az önkormányzat előfizet a Complex Jogtár Plusz kiadványra, és a jövő évtől ingyenes internetes jogszabálytárat tervez igénybe venni. b. MÓDOSÍTÓ JAVASLATOK MEGTÉTELÉNEK LEHETŐSÉGE Az önkormányzati szervezetrendszeren belüli rendelettervezet véleményezők (bizottság, tanácsnok) általában írásbeli módosító javaslatot tehetnek a rendelettervezethez, amely értelemszerűen az előterjesztés részévé válik. A véleményüket a jegyző törvényességi szempontból megvizsgálja. A képviselők az ülésen szóban is tehetnek módosító javaslatot, ez azonban - tekintettel a törvényességi szempontból történő kötelező vizsgálatra növeli a jogszabálysértés kockázatát. c. EGYETÉRTÉSI JOG

23 23 / 64 Az egyetértési jog lényege abban rejlik, hogy bizonyos szervek egyetértése, beleegyezése nélkül az elfogadott önkormányzati rendelet nem hirdethető ki. Az egyetértési jog megnyilvánulásának formája lehet az Ötv. alapján a (már elfogadott, de még ki nem hirdetett) rendelet megerősítésére kiírt helyi népszavazás is. Ennek eredménye ugyanis kötelező a képviselőtestületre nézve, így ha a polgárok nem támogatnak, elutasítanak egy rendelettervezetet, akkor azt nem lehet kihirdetni, nem válhat érvényes jogszabállyá. Terjedőben van az a gyakorlat, hogy az SZMSZ bizonyos társadalmi csoportoknak egyetértési jogot enged, egyes őket érintő rendelettárgyak vonatkozásában. Ennek megfontolását javasoljuk. 4. AZ ÖNKORMÁNYZATI RENDELETEK KIHIRDETÉSE Kerekegyháza Önkormányzatának SZMSZ-e szerint a rendelet elfogadását követően a polgármester és a jegyző írja alá a rendeletet. Az önkormányzati rendelet kihirdetéséről és a hatályos önkormányzati rendeletek naprakészen tartásáról a jegyző gondoskodik. Az önkormányzati rendelet kihirdetése a Polgármesteri Hivatal hirdetőtábláján való kifüggesztéssel történik, melynek felelőse a Jegyző. A rendelet alkalmazása szempontjából érintett szervekhez egy-egy példányt meg kell küldeni. Az elfogadott rendelet szövege a kihirdetés következtében válik megismerhetővé a település lakossága számára. Az SZMSZ-ben azonban nem határozták meg a kifüggesztés időtartamát, célszerű lenne kiegészíteni. A polgármesteri hivatal épületében lévő hirdetőtáblán való kifüggesztés mellet indokolt lenne megemlíteni az SZMSZ-ben a honlapon történő közzétételt is, mely jelenleg is megtörténik. 5. AZ ÖNKORMÁNYZATI RENDELET HATÁLYBALÉPÉSE A jogszabály kihirdetése és hatálybalépése közötti időtartam olyan felkészülési időszaknak minősül, amely alatt a jogszabály címzettjei még a korábbi rendelkezések szerint járhatnak el, továbbá felkészülhetnek az új szabályok alkalmazására. Az előterjesztésekben a hatálybaléptetés időpontjára vonatkozóan javaslatot vagy indokolás nem találtunk, célszerű lenne az előterjesztések tartalmi elemei közé felvenni. 6. RENDELETEK FELÜLVIZSGÁLATA Kerekegyháza Önkormányzata SZMSZ-e szerint azon önkormányzati rendeletek végrehajtásáról és hatályosulásáról, amelyeket jogszabály szerint nem tárgyal évenként visszatérő rendszerességgel a Képviselőtestület, a Polgármester kétévenként tájékoztatást ad a testületnek. A jelenleg állandóan változó jogszabályi környezet miatt általánosan elmondható, hogy a rendelet Jegyzői kezdeményezésre a fentieknél sűrűbben változnak. A jegyző rendszeres időközönként gondoskodik a rendeletek módosításokkal egységes szerkezetbe foglalásáról. a. UTÓLAGOS HATÁSVIZSGÁLAT Az utólagos hatásvizsgálat a magyar jogalkotási rendszerben ma még fehér hollónak számít. Az utólagos hatásvizsgálat már feltételezi a szabályozás meglétét. Az utólagos hatásvizsgálat során megvizsgálhatjuk, hogy egy adott szabályozásnak milyen hatásai vannak, milyen problémákat érzékelnek az érintettek, szükség van-e újraszabályozásra. A vizsgálat eredményeképp a szabályozást hatályon kívül helyezhetik, illetve

24 24 / 64 módosíthatják. Az adott szabályozás hatálybalépését követően megvizsgálhatjuk azt is, hogy az előzetes hatásvizsgálat során feltételezett hatások bekövetkeztek-e és olyan mértékben-e, mint ahogy azt feltételeztük. Kerekegyháza város önkormányzatánál egy estben történt részleges utólagos hatásvizsgálat a lakásbérleti díja mértékének vonatkozásában. Szükség esetére érdemes lenne az utólagos hatásvizsgálat egységes egyszerűsített módszertanát kialakítani a hivatalban. Kerekegyháza Önkormányzatának és Polgármesteri hivatalának rendelet alkotási és felülvizsgálati folyamatát a 12. és 13. számú ábra mutatja. Sorszám Azonosított problémák leírása 12 A rendeletalkotás kezdeményezésének részletes szabályai hiányoznak, az önkormányzat SZMSZ-ének kiegészítése javasolt. 13 A döntéshozatal folyamatáról az önkormányzat honlapja az SZMSZ közreadásával tájékoztat a jogszabály alkotási folyamat közérthető módon nem ismerhető meg. 14 Az előterjesztése előlapjának használatával és a rendeletek előkészítésének egyes részletszabályainak kiegészíteni javasoljuk az ügyrendet (szabályozási koncepciókészítés, általános és részletes indokolási kötelezettség előírása, a tervezetbe beépített, illetve elvetett vélemények, javaslatok bemutatási kötelezettségének előírása). 15 A helyi rendeletek megalkotása során előzetes hatásvizsgálatot csak néhány esetben és egyszerűsített formában végzett a Hivatal, többségében a pénzügyi hatások felmérésére, dokumentálására azonban nem került sor. Hatásvizsgálati lap nincs rendszeresítve a helyi rendeletek előkészítéséhez. 16 Nincsenek belső szabályok kialakítva a helyi rendeletek alkotása során az adminisztratív terhet előzetes elemzése, mérése érdekében. 17 A képviselők az ülés előtt 5 nappal kapják meg az előterjesztéseket, a honlapon azonban az előzetes közzétételt nem, csak az előterjesztés részeként történő közzétételt találtuk. 18 A helyi rendelettervezetek előzetes véleményezési lehetőséget szélesebb körben biztosítani az állampolgárok részére. 19 A képviselők az ülésen szóban is tehetnek módosító javaslatot, ez azonban - tekintettel a törvényességi szempontból történő kötelező vizsgálatra növeli a jogszabálysértés kockázatát. 20 Terjedőben van az a gyakorlat, hogy az SZMSZ bizonyos társadalmi csoportoknak egyetértési jogot enged, egyes őket érintő rendelettárgyak vonatkozásában. Ennek megfontolását javasoljuk. 21 Az önkormányzat SZMSZ-ében nem határozták meg a helyi rendeletek kifüggesztés időtartamát, célszerű lenne kiegészíteni 22 Az önkormányzat SZMSZ-e nem említi a helyi rendeletek honlapon történő közzétételét, annak ellenére, hogy jelenleg megtörténik, indokolt lenne kiegészíteni az SZMSZ-t. 23 Az előterjesztésekben a helyi rendelet hatálybaléptetésének időpontjára vonatkozóan javaslatot vagy indokolás nem találtunk, célszerű lenne az előterjesztések tartalmi elemei közé felvenni. 24 Szükség esetére érdemes lenne a helyi rendeletek utólagos hatásvizsgálatára egységes egyszerűsített módszertanát kialakítani a hivatalban.

25 Kerekegyháza Város Önkormányzata jelenlegi rendeletalkotási folyamata települési társadalmi, érdekképviseleti és más civil szervezeteinek vezetői Rendelet alkotás kezdeményezés e Társadalmi véleményezés Kisebbségi szószóló Rendelet alkotás kezdeményezés e Képviselőtesrület Képviselőtestületi tájékoztató elfogadása Tájékoztató elfogadás, testületi véleményezés Rendelet elfogadása Képviselők Rendelet alkotás kezdeményezés e Bizottság Rendelet alkotás kezdeményezés e Képviselőtestületi tájékoztató véleményezése Képviselőtestületi tájékoztató Bizottsági véleményezése Előterjesztés bizottsági véleményezése Polgármester Rendelet alkotás kezdeményezés e Rendelettervez et előterjesztése Rendelet aláírása Alpolgármester Rendelet alkotás kezdeményezés e Jegyző 1 Rendelet alkotás kezdeményezés e Előterjesztés törvényességi véleményezése Rendelet aláírása Rendelet kihirdetés e Törvényességi ellenőrzést ellátó osztály Képviselőtestületi tájékoztató törvényességi véleményezése Képviselőtestületi tájékoztató törvényességi véleményezése Előterjesztés törvényességi véleményezése Képviselőtestüle ti tájékoztató készítése Képviselőtestületi tájékoztató készítése, egyeztetés Vélemények beépítése Vélemények beépítése A rendelet tárgya szerint illetékes iroda Annak vizsgálata, hogy a rendelet törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszony szabályozására vagy törvény végrehajtására irányul? Nem Lehetséges a rendelet alkotás? Igen Szövegszerű javaslat elkészítése Igen Indokolt-e további egyeztetés? Nem Előterjesztés és indokolás elkészítése, megküldés véleményezésre Magyarázat Felelős Kiinduló vagy végpont Tevékenység Kezdeményező írat Döntés 12. számú ábra Kerekegyháza Város Önkormányzata jelenlegi rendeletalkotási folyamata

26 Kerekegyháza Város Önkormányzata rendeletek felülvizsgálatának jelenlegi folyamata települési társadalmi, érdekképviseleti és más civil szervezeteinek vezetői Civil kezdeményezés Képviselőtestület Képviselőtestületi tájékoztató elfogadása Rendelet elfogadása Bizottság Képviselőtestületi tájékoztató véleményezése Előterjesztés véleményezése Képviselők Polgármester Rendszeres felülvizsgálat kezdeményezése kétévente Képviselőtestületi tájékoztató előterjesztése Rendelettervezet előterjesztése Rendelet aláírása Alpolgármester Jegyző Jogszabályváltozá s miatt módosítás szükséges 1 Rendelet aláírása Rendelet kihirdetése Törvényességi ellenőrzést ellátó iroda Képviselőtestületi tájékoztató törvényességi ellenőrzése Rendelettervezet törvényességi véleményezése Rendelet tárgyal szerint illetékes iroda felülvizsgálat elvégzése Indokolt a rendelet hatályban tartása? Igen Nem Képviselőtestületi tájékoztató készítése Hatkh. előterjesztés készítése Szövegszerű javaslat elkészítése 12 Magyarázat Felelős Kiinduló vagy végpont Tevékenység Kezdeményező írat Döntés 13. számú ábra Kerekegyháza Város Önkormányzata rendeletek felülvizsgálatának jelenlegi folyamata

27 27 / A HIVATAL BELSŐ SZERVEZETI EGYSÉGEI KÖZÖTTI EGYÜTTMŰKÖDÉS, KOORDINÁCIÓ FELMÉRÉSE I.e A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása I.f A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése A Jegyző a hivatal vezetője, aki szakmailag felelős a hivatal működéséért, az ügyek operatív konkrét megoldásáért, szervezi a hivatal munkáját. A Jegyző a Polgármesteri Hivatalt, mint egységes hivatalt az irodavezetőkön keresztül irányítja. Az irodák egymással mellérendelt kapcsolatban állnak. Munkájuk során egymással együttműködnek. Az SZMSZ szerint a kapcsolattartás, adatszolgáltatás a hivatali út betartása mellett külön íven megfogalmazott átirat segítségével történik. Az irányítás, vezetés biztosítása érdekében hetenként irodavezetői értekezletre kerül sor. Ennek keretében a jegyző az irodavezetőket hetenként beszámoltatja a végzett munkáról és megtárgyalják a következő hét feladatait. Az irodavezetők az ügyrendben meghatározott feladataik mellett közvetlenül szervezik és irányítják az iroda dolgozóinak munkáját. Kötelesek a vezetői értekezleteken elhangzottakat az iroda dolgozóival megbeszélni és azokat munkájukban alkalmazni. Felelősek az irodán belüli hatékony és célszerű munkamegosztásért, a feladatok gyors, szakszerű és törvényes ellátásáért, az eredményes munkáért. A hivatalon belüli koordinációs eszközöket az alábbi bontás szerint vizsgáltuk: Koordinációs eszköz típusa Strukturális Technokratikus Személyorientált Koordinációs eszköz 1. Hierarchia (vertikális koordináció) 2. Szervezeti egységek közötti szakmai együttműködés, ad hoc team, projekt koordináció (horizontális koordináció) 3. Szabályzatok, utasítások, eljárások 4. Vezetői kontroll, értekezletek 5. Beszámolók 6. Információ és tudásmegosztás 7. Konfliktusfeloldás és problémamegoldás 8. Visszajelzés a teljesítményről 1. HIERARCHIA (VERTIKÁLIS KOORDINÁCIÓ): A Hivatal szervezete kiépült, a Képviselőtestület döntése alapján a Kerekegyházi Városgazdasági Kft július 1-től a Polgármesteri Hivatal intézményén belül önálló szervezeti egységként, mint városüzemeltetési iroda látja majd el a feladatait. E döntés szervezeti hatásait, mint azt már korábban megállapítottuk, a belső szabályozások kialakításakor figyelembe kell venni. A szervezeti egységek együttműködése a megkérdezettek többsége szerint gördülékeny, egymást segítő munkakapcsolatban dolgoznak, néhány szervezeti egység esetében azonban előfordulnak koordinációs diszfunkciók. (A VG Kft. és a Műszaki és Városüzemeltetési Osztály részére kiadott feladatok felelőssége nem minden esetben egyértelmű a két szervezeti egység szá-

28 28 / 64 mára. A szervezeti egységek elnevezésükben és feladatukban is vannak átfedések, ami a problémát okozhatja. Információink szerint ezeknél a feladatoknál van a legtöbb határidő tartási probléma) 2. SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI EGYÜTTMŰKÖDÉS, AD HOC TEAM, PROJEKT KO- ORDINÁCIÓ (HORIZONTÁLIS KOORDINÁCIÓ): Szervezeti egységek közötti szakmai együttműködés és az ad-hoc feladatokban történő együttműködés egymást segítő, problémamentes az irodák között, rendszerint a jegyző által esetileg kijelölt irodavezető koordinálja az adott feladat elvégzését. Diszfunkció a projektkoordináció területén fordul elő, melynek oka elsősorban a tudásmegosztás és információ megosztás elégtelen volta. 3. SZABÁLYZATOK, UTASÍTÁSOK, ELJÁRÁSOK: A szabályzatok, utasítások elkészültek, rendelkezésre állnak, azonban meglátásunk szerint nem kellő részletezettséggel szabályozzák a koordinációs tevékenységgel kapcsolatos felelősségeket valamint a koordinációs eszközök alkalmazását. a) A koordinációs értekezletek rendjének részletesebb szabályai b) A belső szervezeti egységek vezetői, a hivatali ügyintézők az önkormányzati intézményekkel, gazdasági társaságokkal kapcsolatos együttműködésének részletesebb szabályai. c) Az irodavezetők egyeztetési és tájékoztatási kötelezettségeinek szabályai. d) A koordinációs kapcsolatok zavara esetére történő szabályozás. 4. VEZETŐI KONTROLL, ÉRTEKEZLETEK: A jegyző hetente egy alkalommal irodavezető értekezletet tart, melynek célja a Képviselőtestületi ülés előkészítése, a feladatok kiosztása és koordinálása, a határidők számonkérése. A megbeszélésről emlékeztető készül határidőkkel, felelősökkel. Az ott elhangzott határidők követésére a Jegyző nagy gondot fordít, azonban e tevékenységében csupán a naptár használata támogatja. Az esetlegesen elmaradó feladatok elkerülése érdekében informatikai támogatottsággal kellene segíteni A képviselőtestületi határozatok és rendeletek megismerésére a közös meghajtóról van lehetőség, ami minden osztályvezetőnek kötelezettsége, mint ahogy az azokban foglalt határidők követése és a végrehajtásuk is. Ennek a szabályozása azonban hiányzik, pótolni javasoljuk. A közös meghajtó fájl struktúrája nem szabályozott, az ügyintézők egymás iratait nem találják, hiányos a szerződés nyilvántartás, a számlák többszöri másolása történik, jelenleg nem megoldott az iratok szkennelése és az archiválás. A kapcsolattartás a hivatalon belül főként szóban történik, de elterjedt a dolgozók mail-es kapcsolattartása is. Segítené a házon belüli koordinációt a Microsoft Office Outlook 2007 vagy hasonló program használatának intézményesítése. Mellyel a belső levelezés mellett naptár funkciójának segítségével a köztisztviselők megszervezhetik napirendjüket is, a határidő figyelést továbbá az egyes megbeszéléseket, értekezleteket.

29 29 / BESZÁMOLÓK: A hivatal a munkájáról kétévente a Hivatali beszámoló keretében számol be a képviselő testületnek. Beszámoló készül a lejárt határidejű határozatokról, a két ülés közötti tevékenységről, a helyi gyermekvédelmi rendszer működéséről. Nem rendszeresen, de a pályázati munkában érintett munkatársak tevékenységéről, a parlagfű elleni védekezésről is történt beszámolás. Szóban rendszeresen a Polgármesternek, esetenként írásban vagy tájékoztató formájában a testületnek. 6. INFORMÁCIÓ ÉS TUDÁSMEGOSZTÁS: A változásokhoz való alkalmazkodás során a másik tudásának megszerzése és a saját tudásunkhoz való hozzáadása szinte mindig gyorsabb és hatékonyabb, mint valamilyen merőben új megoldás kitalálása. A szervezeti teljesítmény fontos eleme a tudás szabad áramlása. A tudásmenedzsment stratégiai eszköz az önkormányzatok szempontjából is, a humántőke nem válik semmivé a dolgozó munkahelyváltásakor, hanem a szervezetnél marad, azonban szervezeti kultúraváltást igényel. Az ügyintézőknek meg kell ismerniük, hogy a szervezet milyen információkat, milyen struktúrában birtokol, ahhoz hogyan férhetnek hozzá. A hivatalon belüli információáramlás és koordináció gyenge pontja az információ és tudásmegosztás. Nem történik meg a képzési információk átadása a többi munkatárs számára, a közös meghajtón a pályázati anyagok nem mindegyike érhető el, a jogosultsági keretek betartása mellett szükséges az információk megosztása a kapcsolódó munkakörök között. Tipikus problémák a szerződések keresése, a számlák többszöri másolása. Fájl struktúra konvenciók bevezetése és használata, archiválás intézményesítése az uniós pályázatokkal kapcsolatban, szerződésmenedzsment kialakítása pilot jelleggel kedvezően hatna a működésre. Kerekegyháza Polgármesteri Hivatalában a műszaki lehetőség biztosított, a szervezett tudásmegosztás kialakítása azonban még nem valósult meg. Ennek oka feltehetően a túlterheltség és időhiány, néhol a szervezeti határok erős tartása. E területen diszfunkciókat jeleztek az adó és hagyatéki, gyermekvédelmi információk áramlásában, ezek az adatvédelmi kérdések függvényében kezelendők. 7. KONFLIKTUSFELOLDÁS ÉS PROBLÉMAMEGOLDÁS A hivatalon belül a konfliktusok vagy problémák megoldása, közvetlenül szóban, vagy mail-en történik, ezen felül a vezetői értekezletek adnak lehetőséget. 8. VISSZAJELZÉS A TELJESÍTMÉNYRŐL: A szervezeti teljesítmény növelésének egyik fontos eszköze a motiváció, azon belül is a teljesítmények viszszacsatolása. A teljesítményértékelés jogszabályban rendszeresített módján túl az informális teljesítményértékelést (szóbeli vagy iratra rájegyzett eseti teljesítményértékelés) is vizsgáltuk az együttműködési és koordinációs folyamatok részeként, tekintettel arra, hogy hagyományosan a közigazgatásban alig van gyakorlata annak ellenére, hogy jelentősen befolyásolja a szervezeti teljesítményt, az együttműködés és koordináció minőségét. Az önkormányzatok jelenlegi gazdasági helyzetében a köztisztviselők motiválásának egyéb eszközei kiegészí-

30 30 / 64 tésre szorulnak, szervezeti kultúra váltás szükséges az informális teljesítményértékelési eszközökkel történő motiváció fokozás terén. Az interjúk tapasztalata alapján Kerekegyháza Polgármesteri Hivatalának szervezetében nem ismeretlen az informális teljesítményértékelés, a Jegyző részéről gyakoribb, a közvetlenül szóban történő visszajelezés, a Polgármester részéről ritkábban, általában nyilvánosan történik. Az osztályvezetők esetében ez ritkább, hogy visszajelzéssel tudatosan motiválják a dolgozókat, ami talán a kisebb szervezeti egységeknek tudható be. Sorszám Azonosított problémák leírása 25 Vertikális koordináció diszfunkciói, konkrétan címzett feladatkiadás szükséges. 26 Kisebb diszfunkció a projektkoordináció területén, melynek oka elsősorban a tudásmegosztás és információ megosztás elégtelen volta. 27 A belső szabályzatok nem kellő részletezettséggel szabályozzák a koordinációs tevékenységgel kapcsolatos felelősségeket valamint a koordinációs eszközök alkalmazását. 28 Jegyzőt informatikai támogatottsággal indokolt segíteni az osztályvezetői értekezleten elhangzott határidők és feladatok nyomonkövetésében. 29 A képviselőtestületi határozatok és rendeletek megismerésére a közös meghajtóról van lehetőség, ami minden osztályvezetőnek kötelezettsége, mint ahogy az azokban foglalt határidők követése és a végrehajtásuk is, javasoljuk a kialakított gyakorlat ügyrendi szabályozását. 30 A közös meghajtó fájl struktúrája nem szabályozott, az ügyintézők egymás iratait nem találják, hiányos a szerződés nyilvántartás, a számlák többszöri másolása történik, jelenleg nem megoldott az iratok szkennelése és az archiválás. 31 Segítené a házon belüli koordinációt a Microsoft Office Outlook 2007 vagy hasonló program használatának intézményesítése. 32 A hivatalon belüli információáramlás és koordináció gyenge pontja az információ és tudásmegosztás. Nem történik meg a képzési információk átadása a többi munkatárs számára, a közös meghajtón a pályázati anyagok nem mindegyike érhető el, a jogosultsági keretek betartása mellett szükséges az információk megosztása a kapcsolódó munkakörök között. Tipikus problémák a szerződések keresése, a számlák többszöri másolása. Az egyes szervezeti egységek kapcsolatának intenzitását az alábbi kontext diagram mutatja.

31 Kerekegyháza Önkormányzata Polgármesteri Hivatala szervezeti kapcsolatai Polgármester Jegyző Aljegyző Kistérségi ügyintéző Igazgatási és Ügyviteli Iroda Okmányiroda Műszaki és Városüzemeltetési Iroda Gyámhivatal Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda Jegyző Aljegyző Kistérségi ügyintéző Igazgatási és Ügyviteli Iroda Okmányiroda Műszaki és Városüzemeltetési Iroda Napi, rendszeres Esetenkénti Ritka Gyámhivatal Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda 14. számú ábra Kerekegyháza Önkormányzata Polgármesteri Hivatala szervezeti kapcsolatai

32 32 / 64 HELYZETELEMZÉSI DOKUMENTUM 3.4 A CIVIL SZERVEZETEKKEL TÖRTÉNŐ INFORMÁCIÓÁRAMLÁS JELENLEGI FOLYAMATAI- NAK, ESZKÖZEINEK, AZ INFORMÁCIÓ ÁTADÁSI PONTOK FELMÉRÉSE III.b A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa III.c Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba III.d Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS ALAPJA A civil szervezetek a évi L. törvény 14. -a alapján továbbá az egyesülési jogról szóló évi II. törvény alapján alapított, jogi személyiséggel rendelkező társadalmi szervezetek, szövetségek a pártok, munkaadói és munkavállalói érdekképviseleti szervezetek, biztosító egyesületek és egyházak kivételével - valamint az évi IV. törvény alapján létrejött jogi személyiséggel rendelkező alapítványok (a közalapítványok kivételével). A civil szerveztetek főbb szerepei az önkormányzattal kapcsolatban: - közvetítés a közszféra és a magánszféra között, - a társadalmi kontroll biztosítása, - társadalmi, szakmai csoportosulások érdekképviselete, A közfeladatok ellátásában korábban többnyire kiegészítő szerepet töltöttek be a civil szervezetek. Az es évektől azonban szerepvállalásuk fokozatosan megnőtt. A civil szféra szerepvállalásának jelentőségét nem a pénzügyi hatékonyság adja. A szektor rugalmassága, innovatív jellege, a szolgáltatások hiánypótló jellege, valamint az önkormányzati feladatok racionalizálásának, kiszervezésének lehetősége, továbbá az, hogy az önkormányzat és a civil szféra együttműködése a demokrácia működésének fontos feltétele. Az önkormányzat és a civil szféra kapcsolódási pontjait az alábbi ábra mutatja.

33 33 / 64 Szerződéses feladatátadás Közös pályázatok Pénzügyi támogatás Önkormányzat Bevonás a döntéshozatalba Kapcsolattartás, információ csere Bevonás a döntés előkészítésbe 15. számú ábra Az Önkormányzat és a civil szféra kapcsolódási pontjai A fentiek alapján az alábbi táblázatban foglaltak szerint vizsgáltuk Kerekegyháza Önkormányzatának civil kapcsolatait: Együttműködési terület 1. Szerződéses feladatátadás 2. Pénzügyi támogatás 3. Kapcsolattartás, információcsere 4. Közös pályázatok 5. Bevonás a döntés előkészítésbe: 6. Bevonás a döntéshozatalba: Kerekegyháza Önkormányzata kiterjedt civil kapcsolatokkal rendelkezik, amit a 16. számú ábra mutat

34 16. számú ábra Önkormányzat civil kapcsolatai

35 35 / 64 HELYZETELEMZÉSI DOKUMENTUM Elsődleges vizsgálati célunk az volt, hogy feltérképezzük az önkormányzat és a civil szervezetek között jelenleg fennálló kapcsolatrendszert, együttműködést, a szervezetek közötti információáramlás folyamatát, eszközeit, illetve a jelenlegi információ átadási pontokat. A vizsgálatot az információk összegyűjtésének strukturált módszerével: kérdőíves felméréssel végeztük. Az önkormányzattól kapott szabályzatokból, SZMSZ-ből, illetve a kérdőívek összesítéséből az alábbi megállapításokat vontuk le: Jelenleg az Önkormányzat öt szervezeti egységén belül három szervezeti egység tart kapcsolatot valamilyen civil szférával. E három terület az Igazgatási és Ügyviteli Iroda, a Polgármesteri Hivatal Városi Gyámhivatala és a Pénzügyi Adó és Költségvetési Iroda. A Hivatalnak nincs központi adatbázisa a civil szervezetekről. A város honlapján megtalálhatók egyes társadalmi szervezetek, illetve egy hivatali szervezeti egységen belül papír alapú nyilvántartást vezetnek az érintett civil szervezetekről, de egyik részleges adattár sem teljes körű. A Hivatal részéről központi kapcsolattartó személy nincs kijelölve a feladatok koordinálására, menedzselésére. Az Önkormányzat sem határozatban sem rendeletben nem szabályozza a civil szervezetek működését. 1. SZERZŐDÉSES FELADATÁTADÁS: Az Önkormányzat és a civil szervezet közötti cselekvés egyik legintenzívebb formája lehet, amikor valamilyen önkormányzati kötelező feladat ellátása érdekében szerződéses kapcsolatba lép az Önkormányzat a civil szervezetekkel vagy saját maga hoz létre e célból közalapítványt. Kerekegyházán a Képviselőtestület alapította meg a Településünk Fejlődéséért Alapítványt. A civil szervezetek és az Önkormányzat között jelenleg szerződésben meghatározott feladatátadás nincs. A Kerekegyházi Kisállattartók Egyesülete és az Önkormányzat között működik szerződéses feladatátadás, az állathullák elszállítására vonatkozóan. 2. PÉNZÜGYI TÁMOGATÁS: Kerekegyháza honlapján közétett közérdekű adatokból kiderül, hogy az Önkormányzat szinte erején felül támogatja a városban működő civil szervezeteket, egyesületeket. E célra a 2008-ban több mint 15 millió forintot költött a város. A pénzbeli juttatások mértéke különböző. A civil szervezetek támogatását és annak mértékét a képviselő testület alkalmi jelleggel állapítja meg, a civil szervezeteknek a kapott támogatással el kell számolniuk. Bizonyos szervezetek (pl. Településünk Fejlődéséért Alapítvány) esetében az Önkormányzat költségvetésében előre meghatározott összeget különítenek el.

36 36 / KAPCSOLATTARTÁS, INFORMÁCIÓCSERE Az Önkormányzat és a civil szervezetek kapcsolata kedvező a városban. A Polgármesteri Hivatal rengetek energiát fordít a szervezetekkel való kapcsolattartásra, a kapcsolatok ápolására. A civil szféra és az Önkormányzat kapcsolatrendszere többrétű. Az alábbi felsorolás azt mutatja, hogy az Önkormányzat több területen is lehetőséget biztosít a civil kezdeményezések befogadására illetve kapcsolatot biztosít a lakosság és a civil társadalom között. 1. Kerekegyháza Város Önkormányzata 13/2009 (IV. 30.) i rendeletében létrehozta a szociálpolitikai kerekasztalt. A kerekasztal tagjai: Kerekegyháza Város Önkormányzata részéről: mindenkori polgármester, az Egészségügyi, Szociális Bizottság Elnöke vagy a Bizottság Ügyrendjében a helyettesítésére kijelölt tag, a Humán Szolgáltató Központ vezetője vagy az általa megbízott intézményi munkatárs, az Igazgatási Iroda vezetője vagy az általa megbízott személy, A helyi szervezetek képviselői közül: a Római Katolikus Egyház és a Református Egyház részéről megbízott személyek, a Magyar Máltai Szeretetszolgálat Kecskeméti Szervezete vezetője által delegált képviselő, a Nyugdíjas Klub vezetője vagy az általa megbízott személy, a helyi kisebbségi önkormányzat elnöke, a kerekegyházi Mozgáskorlátozottak Egyesület elnöke vagy az általa delegált személy. A kerekasztal elnöke a mindenkori polgármester. A szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló évi III. törvényben előírtaknak megfelelően évente egyszer ülést tart a meghatározott feladatok ellátása érdekében. A civil szervezetek képviselői évente egy alkalommal (általában év végén) írásbeli beszámoló formájában adnak számot munkájukról, a kuratórium döntéseiről, adott évi célkitűzéseikről, valamint az Önkormányzattól kapott támogatás felhasználásáról. Ezen túlmenően nincs meghatározott forma a kommunikációra vonatkozóan. Szükség esetén mind a Hivatal, mind a civil szervezetek személyesen vagy elektronikusan keresik fel egymást az adott kérdéskör megvitatása érdekében. A fentiek mellett évente egy alkalommal a civil szervezetek képviselői a közmeghallgatás keretein belül közérdekű javaslatokat tehetnek az Önkormányzat vezetői felé. Álláspontjukat a várospolitikai fórumon is közzé tehetik. Az Önkormányzat nemcsak a település honlapján, hanem Polgármesteri Hírlevélben is tájékoztatja a lakosságot a civil szervezetek adószámáról, melyek részére az 1%-os nyilatkozatok megtehetők az év adott időszakában.

37 37 / KÖZÖS PÁLYÁZATOK: Az Európai Uniós csatlakozás eredményeképpen egyre gyakoribb a civil szervezetek és az önkormányzatok közötti közös pályázat. Az ilyen pályázatok nemcsak az általuk megszerzett pótlólagos források miatt hasznosak, hanem azért is, mert elkészítésük és a róluk folytatott viták során a felek megismerhetik egymás szempontjait. Ideális esetben egyetértésre juthatnak a közösség érdekeit szolgáló célok kitűzésében, és közös cselekvési programot dolgozhatnak ki. Felmérésünk eredménye alapján a Kerekegyházán működő civil szervezetek és a Hivatal szervezeti egységei között közös pályázati együttműködés nincs. 5. BEVONÁS A DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉSBE: Az Önkormányzat SZMSZ-e szerint nemcsak a jogszabályi előírásnak megfelelő szociális kerekasztal keretén belül fejtheti ki véleményét az érintett civil szféra, hanem lehetőségük van az Önkormányzat rendeletalkotási folyamatában is részt venni. A tervezetek előkészítésében saját szakembereik közreműködése is megengedett. Az Önkormányzat SZMSZ-nek a tartalmazza a fent leírtakat: Önkormányzati rendelet alkotását kezdeményezhetik: képviselők, önkormányzati bizottságok, polgármester, alpolgármester, jegyző, település társadalmi, érdekképviseleti és más civil szervezeteinek vezetői, kisebbségi szószóló. A rendelet tervezetét a Polgármesteri Hivatal tárgy szerint érintett munkatársa készíti elő. A tervezetet a rendelet tárgya szerint illetékes bizottság szükség szerint megtárgyalja. A helyi rendelettervezet elkészítésébe külső szakemberek is bevonhatók. A megkérdezett civil szervezetek nem vesznek részt a döntés előkészítésének folyamatában. 6. BEVONÁS A DÖNTÉSHOZATALBA: Míg a döntéshozatal előkészítésébe lehetősége van a civil társadalomnak véleménye, javaslatai kifejtésére, addig a kérdőíves felmérések eredménye alapján azt állapítottuk meg, hogy magába a döntéshozatalba már nem vesznek részt a civil szervezetek, leszámítva azon képviselőket és bizottsági tagokat, akik tagjai valamilyen civil szervezetnek is. Sorszám Azonosított problémák leírása 33 A Hivatalnak nincs központi adatbázisa a civil szervezetekről. 34 A Hivatal részéről központi kapcsolattartó személy nincs kijelölve a civil szervezetekkel kapcsolatos feladatok koordinálására, menedzselésére.

38 38 / A JELENLEGI SZERVEZETI SZINTŰ TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉSI ÉS MÉRÉSI ESZKÖZÖK MŰKÖDÉSÉNEK FELMÉRÉSE I.k Szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetése I.j A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése A teljesítményértékelés vizsgálatát a szakmai interjú módszerével végeztük el, melynek során irányított kérdéseket tettünk fel az adott témában. Az interjú eredményeképpen a következő megállapításokat vontuk le: A Polgármesteri Hivatalban a jogszabályban leírtak szerint végzik a köztisztviselők teljesítményének értékelését. A köztisztviselők munkájának megítélése kapcsán két különböző visszacsatolási rendszerről beszélünk: teljesítményértékelés és minősítés. A köztisztviselők jogállásáról szóló XXIII. törvény kimondja, hogy a köztisztviselők munkateljesítményét munkakörének és a közigazgatási szerv kiemelt céljainak figyelembevételével meghatározott teljesítménykövetelmények alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója évente mérlegelési jogkörében eljárva írásban értékeli. A köztisztviselők jogállásáról szóló XXIII. törvény július 1-től hatályos átfogó módosítása a köztisztviselői életpálya programban meghatározott elvek és szempontok figyelembevételével új jogintézményként bevezette a köztisztviselők munkateljesítménye értékelésének rendszerét. A köztisztviselőt előmeneteli pályáján - a reá irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését megelőző öt év kivételével - legalább négyévente és minden magasabb besorolási fokozatba sorolása előtt, vagy a köztisztviselő írásbeli kérelmére, ha az utolsó minősítése óta két év már eltelt - a teljesítményértékeléseket is figyelembe véve - minősíteni kell, feltéve, hogy a minősítési időszakban a köztisztviselő legalább egy évig a minősítő irányítása alatt dolgozott. A minősítés a munkáltatói jogkör gyakorlójának feladata. Ha a hivatali szervezet vezetője e jogát átruházta, a minősítő a minősítést közvetlen felettesének - a köztisztviselővel történő ismertetése előtt - bemutatja. A minősítés célja a köztisztviselők szakmai teljesítményének megítélése, a teljesítményt befolyásoló ismeretek, képességek, személyiségjegyek értékelése, valamint a szakmai fejlődés elősegítése. A minősítés az egyéni képességek, készségek, személyiségjegyek komplex értékelését is magába foglalja. Mindaddig a köztisztviselő teljesítményértékelése a teljesítménykövetelmények alapján történik. A jogszabály szerint, míg a minősítést minimum négyévente kötelező elvégezni, addig a teljesítményértékelést évenkénti gyakorisággal kell teljesíteni. A minősítést és a teljesítményértékelést a jogszabálynak megfelelően külön végzi a Hivatal. Kerekegyháza Város Önkormányzat képviselő-testülete minden évben határozatba foglalja a köztisztviselők teljesítményértékeléséhez kapcsolódó kiemelt, átfogó célokat. A köztisztviselő munkateljesítményét munka-

39 39 / 64 körének és a közigazgatási szerv kiemelt céljainak figyelembevételével meghatározott teljesítménykövetelmények alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója évente mérlegelési jogkörében eljárva írásban értékeli. A teljesítményértékelést a Teljesítménykövetelmények meghatározása c. sablonban dokumentálják. A teljesítménykövetelmények alapját képező kiemelt célokról a képviselő testület dönt. A folyamat során a dolgozói követelmények meghatározására a jegyző javaslatot tesz, melyet a képviselő testület alapján elfogad. A jegyző teljesítménykövetelményét a polgármester képviselő testület felhatalmazása alapján tűzi ki. Adott évhez kapcsolódóan a fontosabb események figyelembe vételével állítják össze a köztisztviselő teljesítménykövetelményét ben ilyen fontosabb esemény volt pl. az európai parlamenti választás, ÁSZ jelentés. Az értékelési űrlap főbb részei: köztisztviselő személyes adatai, köztisztviselő munkaköre, célok (általános célok, teljesítménykövetelmények), tájékoztatás, átadás-átvétel igazolása A követelmény és értékelés szabályai: A táblázatban előre rögzítve vannak a köztisztviselővel szemben megfogalmazott követelmények. Átadáskor a dolgozó kitölti az önértékelésre vonatkozó mezőket (az értékek 1-5-ig terjedhetnek, ahol a magas szintű értékelést a magasabb pontszám jelenti), majd a munkáltató a munkáltatói értékelés (1-5-ig terjedő skálán) és észrevétel, indoklás mezőket tölti ki. Az értékeléseket írásban, majd azt követően pedig szóban a mindenkori jegyző végzi. Az teljesítményértékelési lapok kitöltését irodavezetők esetében a jegyző, irodában dolgozó köztisztviselők esetében az osztályvezetők végzik. Szóbeli értékelés irodavezetők esetében négyszemközt zajlik a jegyző és vezető között, az irodában dolgozóknál az irodavezető is jelen lehet a megbeszéléseken. A jogszabály szerint a teljesítménykövetelmények megállapításának és a tárgyévi értékeléseknek egy időben kellene történnie. Ez a Hivatal esetében a gyakorlatban nem valósul meg. Végső határideje március hónap lenne, de a szervezet gyakran nem tudja tartani a határidőt. A Polgármesteri Hivatalnál két olyan kolléga is dolgozik, akik a Munka Törvényköve alapján állnak munkaviszonyba az említett szervezettel. Rájuk nem alkalmazzák a teljesítményértékelést és minősítést sem, pedig igényük lenne a visszacsatolásra. Összességében elmondható, hogy a teljesítményértékelés a jogszabályban előírtaknak megfelelően működik, azonban csak egy formális teljesítményértékelésről van szó. A teljesítményértékelés alapvető és fő célja a köztisztviselő egyéni munkateljesítményének javulása lenne, ezáltal hozzájárulva a szervezeti teljesítmény javulásához. Ezt a célt nem éri el a Hivatal. Bár a tavalyi évben 10%-os béreltérítést is tudtak adni a köztisztviselőknek a teljesítményük értékelés alapján, mely motiválóként hatott a dolgozókra. Sajnos a gazdasági válság hatására a megszorítások miatt ez évben nem tudja biztosítani a Hivatal az ilyen irányú anyagi többletet.

40 40 / 64 Sajnos a Polgármesteri hivatal kezében egyelőre nincs más motivációs eszköz és elegendő időráfordítás sem ahhoz, hogy a szervezeti teljesítményjavulást figyelembe véve igazságos és jól működő teljesítményértékelési rendszert dolgozzon ki. Sorszám Azonosított problémák leírása 35 A működtetett teljesítményértékelési rendszer a jogszabályban előírtaknak megfelelő, azonban csak egy formális teljesítményértékelés. 36 Hiányzik az objektivitást biztosító teljesítményértékelési és azon alapuló motivációs (jutalom, cafetéria) rendszer kialakítása

41 41 / A KOCKÁZATKEZELÉS JELENLEGI MŰKÖDÉSÉNEK FELMÉRÉSE II. h Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása A SZABÁLYOZÁS ALAPJA A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás során. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beágyazzák, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét. A kockázatkezelés szabályozása négyszintű: az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény 120/B. (1) bekezdése szerint a belső kontrollrendszer a költségvetési szerv által a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat: a) a tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség) összhangban hajtsa végre; b) teljesítse az elszámolási kötelezettségeket; c) megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól. A költségvetési szerv belső kontrollrendszeréért a költségvetési szerv vezetője felelős, aki köteles - a szervezet minden szintjén érvényesülő - megfelelő a) kontrollkörnyezetet, b) kockázatkezelési rendszert, c) kontrolltevékenységeket, d) információs és kommunikációs rendszert, e) monitoringrendszert kialakítani és működtetni. az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/C. -a szerint a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján. az államháztartási belső kontroll standardokról szóló 1/2009. (IX. 11.) PM irányelv szerint gondoskodni kell a költségvetési szerv tevékenységeivel kapcsolatos kockázatok felméréséről, illetve öszszegyűjtéséről. Célszerű a beazonosított kockázati tényezők egy erre a célra kialakított adatbázisban történő rögzítése. Minden egyes beazonosított kockázati tényező vonatkozásában fontos a bekövetkezése valószínűségének és a költségvetési szervre gyakorolt hatásának meghatározása. Célszerű a kockázatokhoz rendelt értékek írásos vagy elektronikus formában történő rögzítése. A kockázati

42 42 / 64 tényezők hatásának és bekövetkezésük valószínűségének figyelembevételével célszerű meghatározni azokat a kockázati tényezőket, amelyek a költségvetési szerv kockázati tűréshatárai (szervezeti egység, illetve szervezeti szinten vagy egyes folyamatokra vonatkozóan) alatt, illetve felett helyezkednek el. A kockázatok kezelésének módját (elfogadás, áthárítás, megszüntetés, kezelés) minden egyes kockázat esetében külön kell meghatározni. Fontos, hogy az egyes kockázatokra adott válaszlépések kidolgozásáért és végrehajtásáért felelős személyek rendelkezzenek a feladat ellátásához szükséges eszközökkel és a megfelelő szaktudással. A szabályszerű és hatékony működés érdekében a jogszabályoknak nem megfelelő működés kiváltó okait meg kell szüntetni, illetve ki kell dolgozni intézkedéseket az előirányzatokkal, vagyonnal való gazdálkodás jogszabályokkal való összhang biztosítása érdekében. Gondoskodni kell az egyes kockázati tényezők csökkentése érdekében hozott intézkedések megvalósításának nyomon követéséről. Célszerű a kockázatkezelési folyamat minden egyes elemének (kockázatok felmérése, elemzése, kezelése) legalább évenkénti teljes felülvizsgálata. Kiemelt figyelmet kell fordítani a költségvetési szerven belül a súlyosabb szabálytalanságok (csalás, illetve korrupció) mint kiemelt kockázatok kezelésére. A Pénzügyminisztérium Útmutatót is adott ki a kockázatkezelés kialakításához. a helyi szinten kialakított kockázatkezelési szabályzat A fenti szabályozási környezet alapján Kerekegyháza Város kockázatkezelési folyamatát az alábbiak szerint vizsgáltuk: A kockázatkezelési folyamat főbb elemei 2. Kockázatok azonítása 3. Kockázatkezelés felelősei 4. Kockázatok értékelése 5. Kockázatkezelés kiterjesztése a. uniós pályázatok b. közbeszerzések c. intézmények d. többségi tulajdonú gazdasági társaságok 6. Kockázat nyilvántartás 7. Kockázatok felülvizsgálata, Kockázat monitoring Kockázatkezelés- jelenleg nincs kiterjesztve az intézményekre, be kell vonni őket. 1. KOCKÁZATOK AZONÍTÁSA A kockázatkezelés vizsgálatát a szakmai interjú módszerével végeztük el, melynek során irányított kérdéseket tettünk fel az adott témában.

43 43 / 64 A Polgármesteri Hivatal SZMSZ-nek III. fejezete tartalmazza az Intézmény Kockázatkezelési Szabályzatát. A Kockázatkezelési szabályzat 2009-ben készült el. Hivatal vezetői szintjén megtörtént a kockázatok azonosítása, azok azonban nem az önkormányzatra szabottak. A vezetők az éves munkatervek elkészítése során azonosították, értékelték a célkitűzések végrehajtását akadályozó kockázatokat és azok kezelési módját. A Hivatalban dolgozó valamennyi kulcsmunkatárs azonban nem vesz- részt a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. A kockázatvizsgálatot a Polgármesteri Hivatal valamennyi fő folyamata vonatkozásában nem végezték el. 2. KOCKÁZATKEZELÉS FELELŐSEI A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározottak szerint a Polgármesteri Hivatalban a vezetők felelősek az általuk irányított területeken felmerülő kockázatok felméréséért, kezeléséért. Az Önkormányzat Jegyzőjének kötelessége és felelőssége a kockázati tényezők azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A szervezeti vezetők írásbeli tájékoztatást nyújtanak az általuk vezetett szervezeti egységek kockázati helyzetéről a Jegyző részére. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a Jegyző vagy Belső ellenőrzési vezető folyamatos jelentést, beszámolót kér, vagy helyszíni vizsgálatot tart. Az interjú során megállapítottuk, hogy a kockázatkezelés, mely a belső ellenőrzés keretén belül működik, legnagyobb részben csak a pénzügyi kockázatokat fedi le, egyéb területeken nem működik. 3. KOCKÁZATOK ÉRTÉKELÉSE A kockázatok értékelése megtörténik a Hivatalban. A Hivatalban bonyolult kockázatértékelés rendet alakítottak ki, talán ennek is köszönhető, hogy az értékelés során konkrét mérőszámokat nem használnak a vezetők, a kockázati tényezőket alacsony, közepes, és magas kategóriába sorolják. A kockázatokkal kapcsolatos belső információáramlás teljes egészéről elmondható, hogy változóan működik. Az információáramlás irodai szinten megfelelő, viszont szervezeti egységeken belül és a szervezeti egységek között lehetne hatékonyabb. A kockázati jelentések nem a belső információs rendszer részeként működnek. A felmerült kockázatok kezelésére igyekszik a Hivatal időben reagálni. 4. KOCKÁZATKEZELÉS KITERJESZTÉSE a) UNIÓS PÁLYÁZATOK Uniós forrással támogatott projektekre kiterjed a kockázatkezelés. Ezt az Önkormányzat belső ellenőrzése is, vizsgálta. b) KÖZBESZERZÉSEK Annak ellenére, hogy a szabályzat célja az önkormányzat tevékenységében rejlő kockázatok azonosítása és kezelése a kockázatelemzést nem terjesztették ki a közbeszerzési eljárások lebonyolítására.

44 44 / 64 c) INTÉZMÉNYEK Annak ellenére, hogy a kockázatkezelési szabályzat szerint az intézmények vezetői felelősek az általuk irányított egységekben a kockázatok felismeréséért, kezeléséért, az intézményeknél a kockázatkezelés nem működik. d) TÖBBSÉGI TULAJDONÚ GAZDASÁGI TÁRSASÁGOK A kockázatelemzést nem terjesztették ki az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságai működésre, ennek oka lehet a társaság jövőbeni megszüntetése, illetve működtetésbe adás. Jelenleg két többségi tulajdonú gazdasági társaság működik Kerekegyházán: Kábel TV Kft. és a Városgazdasági Kft. 5. KOCKÁZAT NYILVÁNTARTÁS A kockázatokról nincs egységes nyilvántartása a Hivatalnak A szükséges nyomtatványok elérhetők a dolgozók részére. 6. KOCKÁZATOK FELÜLVIZSGÁLATA, KOCKÁZAT MONITORING Az ellenőrzések során a Hivatal folyamatosan figyelemmel kíséri a kockázatkezelési intézkedéseket, akció esetén megtörténik a döntés a kockázatcsökkentésre. A megszületett határozatról a dolgozókat értesítik. Ez évben az Állami számvevőszék vizsgálta az önkormányzat kockázatkezelését. A kockázatok felülvizsgálatára az alábbiak miatt még nem kerülhetett sor: a Hivatalban dolgozó valamennyi kulcsmunkatárs nem vesz részt a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában, a kockázatvizsgálatot a Polgármesteri Hivatal valamennyi fő folyamata vonatkozásában nem végezték el. Tekintettel arra, hogy a kockázatelemzés eredménye információval szolgálna a stratégiai ellenőrzési terv elkészítéséhez, kiemelkedően fontos lenne a rendszer tényleges működtetése.

45 45 / 64 Sorszám Azonosított problémák leírása 37 Hivatal vezetői szintjén megtörtént a kockázatok azonosítása, azok azonban nem az önkormányzatra szabottak. 38 A Hivatalban dolgozó valamennyi kulcsmunkatárs nem vesz- részt a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. 39 A kockázatvizsgálatot a Polgármesteri Hivatal valamennyi fő folyamata vonatkozásában nem végezték el. csak kockázatkezelés csak a pénzügyi kockázatokat fedi le. 40. A kockázatokról nincs egységes nyilvántartása a Hivatalnak. 41 A Hivatalban bonyolult kockázatértékelés rendet alakítottak ki, ennek is köszönhető, hogy az értékelés során konkrét mérőszámokat nem használnak a vezetők 42 A kockázatelemzést nem terjesztették ki a közbeszerzési eljárások lebonyolítására 43 Az intézményeknél a kockázatkezelés nem működik

46 46 / A KÖLTSÉGVETÉS ELŐKÉSZÍTÉSI FOLYAMATÁNAK FELMÉRÉSE II.b Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása II.d A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Az önkormányzati költségvetés összeállításának a részletes szabályait az államháztartásról szóló törvény határozza meg. A helyi önkormányzat költségvetésének tervezetét a PM általrendelkezésre bocsátott költségvetési irányelvek, az állami költségvetés tervezete és az önkormányzati pénzügyi szabályozás előzetes elgondolásai figyelembevételével állítja össze. Ezek az önkormányzat hosszabb távra szóló gazdasági programja, a több éves kihatással járó önkormányzati döntések. Az önkormányzati költségvetés koncepcióját a rendelkezésre bocsátott központi információk, a helyben képződő bevételek és az ismert kötelezettségek figyelembevételével kell összeállítani. A jegyző az önkormányzati intézmények vezetőivel áttekinti a következő évre vonatkozó szakmai feladatokat, elképzeléseket. Rangsorolják azokat és megállapítják a megvalósításhoz szükséges pénzeszközök nagyságát, ütemezését. A koncepciót, illetve a szakmai feladatok rangsorolását az önkormányzat bizottságainak véleményezniük kell. A jegyző által elkészített költség-vetési koncepciót a polgármester november 30-ig - a helyi önkormányzati képviselő-testület tagjai általános választásának évében legkésőbb december 15 -ig - benyújtja a képviselőtestületnek, bemutatva az előzetesen lefolytatott bizottsági viták tapasztalatait, a bizottságok döntéseit is. A képviselő-testület a koncepcióról határozatot hoz, amelyben meghatározza a költségvetés tervezésének rendjét, folyamatát, rangsorolja a szakmai feladatokat, elképzeléseket és meghatározza a tervezés további menetét. Ezt követően a jegyző elkészíti a költségvetési rendelet-tervezetét, amit a polgármester február 15-éig nyújt be a képviselő-testületnek. A polgármester köteles a költségvetési rendelet-tervezet benyújtásakor bemutatni azokat a rendeletmódosításokat is, amelyek a javasolt előirányzatokat megalapozzák, bemutatva a többéves elkötelezettséggel járó kiadási tételek későbbi évekre vonatkozó kihatásait is. Be kell mutatni a költségvetési évet követő két év várható előirányzatait is. A helyi önkormányzat az elfogadott költségvetésről a költségvetési rendelet-tervezet benyújtási határidejétől számított harminc napon belül - az államháztartási információs és mérlegrendszernek megfelelően - tájékoztatja a kormányt. A költségvetési rendelet előkészítésébe, tekintettel arra, hogy az közpénzek felhasználásáról rendelkezik célszerű bevonni a civil szervezeteket, a tervezett tárgyaló testületi ülés ugyanezen okból nyilvános, így a választópolgárok közvetlenül is tájékozódhatnak. A költségvetésről készült rendeletet a helyben szokásos módon közzé kell tenni, ki kell hirdetni. Az intézmények vezetőit költségvetéseik jóváhagyásával kell értesíteni arról, hogy szakmai feladataikat milyen költségvetési keretek között kell megvalósítaniuk. Kerekegyháza Város Önkormányzatának költségvetés tervezési folyamatát a számú ábrák mutatják. A koncepcióhoz egyeztetett szempontok alapján, tervezőtábla segítségével adják meg az adatokat az intézmények Problémát okoz, hogy a tervező tábla szerkezet nem olyan bontású, mint a végleges költségvetés ezért nehezen tudják követni, hogy mi került bele a költségvetésbe. Két alkalommal történik egyeztetés az intézményvezetőkkel, előtte a szempontokról, utána pedig a kitöltésről.

47 47 / 64 Sorszám Azonosított problémák leírása 44 A költségvetési koncepcióhoz egyeztetett szempontok alapján, tervezőtábla segítségével adják meg az adatokat az intézmények Problémát okoz, hogy a tervező tábla szerkezet nem olyan bontású, mint a végleges költségvetés ezért nehezen tudják követni, hogy mi került bele a költségvetésbe. 45 A költségvetési rendelet előkészítésébe, tekintettel arra, hogy az közpénzek felhasználásáról rendelkezik célszerű bevonni a civil szervezeteket

48 Kerekegyháza Város Önkormányzata költségvetési koncepció készítés folyamata Civil szervezetek (támogatás,feladat átvétel) Adatszolgáltatás elkészítése Egyeztetés Intézmények Adatszolgáltatás elkészítése Egyeztetés Könyvvizsgáló Érdekegyeztető tanács Képviselőtestület Koncepció jóváhagyása határozattal Bizottágok Javaslatok, adatok megtétele Előterjesztés véleményezése Polgármester Előterjesztés aláírása Egyeztetés Jegyző Törvényességi véleményezés Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda PM premisszák és állami költségvetés tervezete Adatkérés a költségvetéshez Adatok fogadása Egyeztetés kezdeményezése Koncepció javaslat elkészítése egyeztetése Koncepció elkészítése Osztályok Adatszolgáltatás elkészítése Egyeztetés Magyarázat Felelős Kiinduló vagy végpont Tevékenység Kezdeményező írat 17. ábra Kerekegyháza Város Önkormányzata költségvetési koncepció készítés folyamata

49 49 / 64 Kerekegyháza Város Önkormányzatának költségvetési készítési folyamata Civil szervezetek (támogatás,feladat átvétel) Intézmények Módosított adatszolgáltatás elkészítése Könyvvizsgáló Véleményezés Érdekegyeztető tanács Egyeztetés Képviselőtestület Rendelet elfogadása Bizottágok Előterjesztés bizottsági véleményezése Polgármester Egyeztetés Előterjesztés aláírása Rendelet aláírása Jegyző Előterjesztés törvényességi véleményezése Rendelet aláírása Rendelet kihirdetése Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda Állami költségvetés, egyéb jogszabályok, MÁK űrlapgarnitúra, költségvetési koncepció Intézményi adatok felülvizsgálata Adatok fogadása Sajátbevételek megalapozottságának, helyi rendelet összhangjának ellenőrzése Előterjesztés és táblák elkészítése Előterjesztés és táblák módosítása Könyvvizsgáló vélemény kérés Vélemény beépítése Érdekképviseleti egyeztetés Végleges előterjesztés összeállítása Osztályok Módosított adatszolgáltatás készítése Magyarázat Felelős Kiinduló vagy végpont Tevékenység Kezdeményező írat 18. ábra Kerekegyháza Város Önkormányzatának költségvetési készítésének folyamata

50 50 / A STRATÉGIAI TERVEK JELENLEGI GONDOZÁSI FOLYAMATÁNAK FELMÉRÉSE II.c Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között A korszerű költségvetési gazdálkodás elképzelhetetlen stratégiai terv/tervek és a különböző időhorizontú tervek összhangja és figyelembe vétele nélkül. A stratégiai tervezési modell az önkormányzat küldetéséből kiindulva számos ágazati terven keresztül jut el az éves költségvetési terv elkészítéséig. Az önkormányzat küldetése rendszerint a Szervezeti és Működési Szabályzatokban kerül megfogalmazásra. Az önkormányzat stratégiai terve a Gazdasági Program vagy Ciklus Program, mely tartalmazza az önkormányzat alapvető értékeit, vezetési filozófiáját, lehetséges fejlődési irányokat az időhorizonton belül és a stratégiai célokat. Kerekegyháza Város Önkormányzata 4/2008. ( I.30.) sz. Kth. határozatával fogadta el a Gazdasági Programot évekre. A 2009.évi költségvetés nevesítve tartalmazza a Gazdasági program tárgyévi célkitűzéseit: Intézmények akadálymentesítése: INO, Egészségház DAOP városi örökség pályázat Óvoda, bölcsőde beruházás Úthálózat felújítás, bővítés Ipari park kialakítása Lakótelkek kialakítása Közösségi közlekedés fejlesztése Közösségi tér fejlesztése A költségvetés tervezése során tehát az önkormányzat a Gazdasági Program célkitűzéseiből indul ki. Nehezíti a tervező munkát, hogy az elfogadott Gazdasági Program vegyesen tartalmaz stratégiai célkitűzéseket, taktikai célkitűzéseket és konkrét feladatokat/tevékenységeket is, melyek nehezen különíthetők el egymástól. Hiányossága azonban a Gazdasági Programnak, hogy nem tartalmazza a konkrét feladatok ütemezését (ami lehetővé teszi az adott évi tervezést) és azt sem hogy az egyes célok megvalósítása milyen indikátorokkal, milyen módon mérhető, annak érdekében, hogy egy tervezési ciklus végén mérleget lehessen vonni. A stratégiai célok lebontása taktikai/ágazatai programokra az önkormányzatnál a következők szerint történt: Turizmusfejlesztési Koncepció és cselekvési terv (hiányossága, hogy nem lehet megállapítani milyen időtávra vonatkozik, nem tartalmaz ütemezést, 2005-ben született és azóta az aktualizálása nem történt meg) Kistérségi sport stratégia (hosszú távú stratégia 2020-ig, több rendelkezést tartalmaz az önkormányzatra, így a költségvetés tervezés során a kistérségi stratégiát kell figyelembe venni) Kerekegyháza hosszú távú sport- és szabadidős stratégiája Kerekegyháza Város Önkormányzat Bűnmegelőzési Koncepciója (hiányossága, hogy nem lehet megállapítani milyen időtávra vonatkozik, vannak kapcsolódásai a Gazdasági Programhoz, de ezek egyértelműen nem állapíthatók meg, tartalmaz taktikai elemeket és konkrét feladatokat is az ütemezés megjelölése nélkül, melyeket a költségvetés tervezés során figyelembe kellene venni.) Kerekegyháza Város Középtávú Ifjúságpolitikai Koncepciója- feltehetően 2004-ben születhetett és azóta az aktualizálása elmaradt, a benne foglalt feladatokat szükséges lenne felülvizsgálni.

51 Középtávú ( ) Informatikai Stratégia és Informatikai fejlesztési terv (részben illeszkedik a Gazdasági Programhoz, de nem tartalmaz ütemezést októberében jelentős jogszabályváltozást történt e területen, célszerű lenne aktualizálni) MÓRA FERENC ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ALAPFOKÚ MŰVÉSZETOKTATÁSI INTÉZMÉNY MINŐSÉGIRÁ- NYÍTÁSI PROGRAMJA Közoktatási esélyegyenlőségi helyzetelemzés és program (valójában csak helyzetelemzés) Kerekegyháza Város Önkormányzatának Közoktatási feladat ellátási, intézményhálózat- működtetési és fejlesztési terve ( ) (Bár meghivatkozva nincs, de erős kötődést mutat a Gazdasági Programhoz, sok ütemezett feladatot tartalmaz, melyeket az éves munkatervek összeállítása és a költségvetés tervezés során figyelembe kell venni.) Kerekegyháza Város Önkormányzata Óvodájának Minőségirányítási programja Polgármesteri Hivatal Esélyegyenlőségi Terve január 1-étől december 31-éig tartó időszakra (a benne foglalt feladatokat érdemes lenne ütemezni a tervezhetőség érdekében) Önkormányzati Közoktatási Minőségirányítási Program Jelenleg Kerekegyháza Város Önkormányzatának a többi ügyfélszolgálathoz hasonlóan nincs kialakított stratégiaalkotási folyamata, továbbá nincs kialakított folyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolásának bár a tervezés folyamán ez megvalósul, mint ahogy nincs kialakított folyamata az önkormányzat által jogszabályi kötelmek, vagy egyéb megfontolás alapján - elkészített vagy elkészítendő, különböző szakterületekhez tartozó szakmai koncepciók Gazdasági Programhoz és egymáshoz történő hangolásához sem. Az önkormányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálatának - a megvalósíthatóság, az önkormányzat erőforrásainak és a változó környezeti feltételek tükrében történő aktualizálás - folyamata sem kialakított jelenleg. Sorszám Azonosított problémák leírása 46 Nincs kialakított stratégiaalkotási folyamat 47 Nincs kialakított folyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolásának, egymásra történő hivatkozásának 48 Nincs kialakított folyamata a különböző szakterületekhez tartozó szakmai koncepciók Gazdasági Programhoz és egymáshoz történő hangolásához 49 Az önkormányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálati folyamata sem kialakított jelenleg

52 3.9 INFORMÁCIÓÁRAMLÁS FOLYAMATÁNAK FELMÉRÉSE (ÖNKORMÁNYZAT ÉS INTÉZMÉ- NYEK KÖZÖTT) I.g Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, döntési jogosultságok átstrukturálása I.h Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe Kerekegyháza Város Önkormányzata kötelező és önként vállalt feladatai ellátására intézményeket működtet. Az intézmények alapításáról a Képviselőtestület dönt. Kerekegyháza Város Önkormányzata az oktatás, a kultúra és a szociális ellátás területén működtet intézményeket. Az önkormányzat által alapított intézményeket az alábbi táblázat mutatja: Intézmény neve Intézményvezető neve Intézmény jogállása Móra Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Napközi Otthonos Óvoda Katona József Művelődési Ház és Könyvtár Humán Szolgáltató Központ Gyurkovics Balázsné Hallainé Kis Mária Dubecz Mihályné Németh Mariann részben önálló költségvetési szerv részben önálló költségvetési szerv részben önálló költségvetési szerv részben önálló költségvetési szerv A hivatal és az intézmények közötti információáramlást és koordinációt az alábbi bontás szerint vizsgáltuk: Koordinációs eszköz típusa Koordinációs eszköz Strukturális 1. Hierarchia (vertikális koordináció) 2. Intézmények közötti szakmai együttműködés, ad hoc team, projekt koordináció (horizontális koordináció) Technokratikus 3. Szabályzatok, utasítások, eljárások 4. Vezetői kontroll, értekezletek 5. Beszámolók 6. Információ és tudásmegosztás Személyorientált 7. Konfliktusfeloldás és problémamegoldás 8. Visszajelzés a teljesítményről

53 1. HIERARCHIA (VERTIKÁLIS KOORDINÁCIÓ) Az önkormány SZMSZ-e szerint az intézményvezetők munkáltatói jogát a Képviselőtestület gyakorolja, az egyéb munkáltató jogokat a Polgármester, akinek feladata az önkormányzati saját intézmények működésének ellenőrzése és segítése is. 2. INTÉZMÉNYEK KÖZÖTTI SZAKMAI EGYÜTTMŰKÖDÉS, AD HOC TEAM, PROJEKT KO- ORDINÁCIÓ Gyakori az intézmények közötti együttműködés közös rendezvények, programok kapcsán, az intézményvezetők szerint egyöntetűen problémamentes a kapcsolat. 3. SZABÁLYZATOK, UTASÍTÁSOK, ELJÁRÁSOK A jogszabályváltozásokról a Jegyző rendszeresen értesíti az érintett intézményeket. Az intézményvezetők a testületi ülésről ben, a meghívó és a napirendek megküldésével értesülnek. Néhány esetben maguk készítik el az előterjesztést is. Az intézményvezetők részt vesznek a képviselőtestület ülésén így közvetlenül értesülnek a meghozott döntésekről. A határozatokat papír alapon is megkapják, de rendszerint késve. Az intézmények vonatkozásában a legjelentősebb képviselőtestületi rendelkezés az adott éves költségvetési rendelet. Eszerint a jóváhagyott bevételi előirányzatokon felüli többletbevételüket és pénzmaradványukat a kizárólag a Képviselő-testület jóváhagyásával használhatják fel. Az intézmények a részükre jóváhagyott, illetve év közben módosított kiemelt előirányzataikat nem léphetik túl. Az előirányzat túllépés fegyelmi felelősséget von maga után. Indokolt esetben kérhetik a kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosítást. Az intézmények kizárólag a Képviselő-testület előzetes jóváhagyásával nyújthatnak be olyan szakmai pályázatokat, amely költségvetési többlettámogatást igényel. Egyéb esetben az intézmény a pályázat benyújtásáról egyidejűleg tájékoztatja a Pénzügyi, Adó és Költségvetési Irodát. A benyújtandó pályázatot a Polgármesteri Hivatal pályázati referense tekinti át, hogy az megfelel-e pályázati előírásokban foglaltaknak. 4. VEZETŐI KONTROLL, ÉRTEKEZLETEK A Jegyző havonta intézményvezetői értekezletet tartott az elmúlt években, az Aljegyző és a Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda vezetője részvételével, melynek célja az aktualitások, feladatok megbeszélése, figyelemfelhívás. Szeretik és igénylik az intézményvezetők ezt a fórumot, az elmúlt időszakban ritkábban került rá sor, indokolt lenne visszaállítani a rendszeres megbeszéléseket. Az értekezleteken a problémákat is felvethették, könnyebben megoldható volt, mint egy esetleges időpont egyeztetés. Egyes intézmények éves munkatervet is készítenek, ezt azonban nem kéri az önkormányzat így nem küldik meg. Igényelnék a költségvetés számára benyújtott adatokról és egyes pályázatokról az időközi visszajelzést. Jelenleg csak akkor kapnak visszajelzést, ha probléma van egyébként nem. 5. BESZÁMOLÓK

54 Az intézmények évente beszámolnak tevékenységükről a Képviselőtestületnek. A testület jóváhagyja a pedagógiai programot, meghatározza az óvodai csoportszámot és az iskolai osztályszámot, jóváhagyja az oktatási intézmények minőségirányítási programját. 6. INFORMÁCIÓ ÉS TUDÁSMEGOSZTÁS Alapvetően az intézmények a működésükhöz szükséges információkat megkapják. Az önkormányzatnál felhalmozódott tudás elérése azonban nem biztosított a számukra és saját felhalmozott tudásukat sem tudják megosztani a hivatal dolgozóival kialakított lehetőség hiányában. Az ben történő kapcsolattartás űrlapok használatával való egyszerűsítését a jogi problémák kezelése, pályázatok és a karbantartás megrendelése esetén tudnák elképzelni az intézményvezetők. 7. KONFLIKTUSFELOLDÁS ÉS PROBLÉMAMEGOLDÁS Problémák közlése személyesen történik esetenként, ha szükséges lel erősítik meg. 8. VISSZAJELZÉS A TELJESÍTMÉNYRŐL Az intézményvezetők teljesítményértékelése jogszabály hiányában - a közoktatás kivételével ma megoldatlan. A képviselőtestületek nem tűznek ki minőségcélokat az intézményvezetőknek és évente nem értékelik azt. Kerekegyháza önkormányzatánál az oktatási intézmények minőségirányítási programjaiban eltérő tartalommal hagyta jóvá az intézményvezetők teljesítmény követelményeinek kialakítását és értékelését. Van ahol a fenntartó részt vesz a folyamatban, van ahol nem. Mivel jelenleg az önkormányzat közvetlenül, konkrét vezetői elvárások megfogalmazásával nem él, nagy jelentősége van a szóbeli értékelésnek, melyre azonban csak rendszerint csak az intézmény munkájával kapcsolatban sor kerül alkalmanként pld. pedagógus nap. Sorszám Azonosított problémák leírása 50 A Jegyző által korábban havonta tartott intézményvezető értekezleteket szeretik és igénylik az intézményvezetők, indokolt lenne visszaállítani a rendszeres megbeszéléseket. 51 Egyes intézmények éves munkatervet is készítenek, ezt azonban nem kéri az önkormányzat így nem küldik meg. 52 Az önkormányzatnál felhalmozódott tudás elérése nem biztosított az intézmények számára és saját felhalmozott tudásukat sem tudják megosztani a hivatal dolgozóival kialakított lehetőség hiányában. 53 Az ben történő kapcsolattartás űrlapok használatával való egyszerűsítését a jogi problémák kezelése, pályázatok és a karbantartás megrendelése esetén tudnák elképzelni az intézményvezetők. 54 Az intézményvezetők teljesítmény kitűzése és értékelése formáit meg kell találni.

55 3.10A SZERVEZET PROJEKTMENEDZSMENT TUDÁSÁNAK FELMÉRÉSE I.i Projektszemlélet megerősítése Az eredményközpontúság és a működési hatékonyság globális kényszere a projektmenedzsment tudást - egyfajta sajátos "vállalkozási típusú" feladatok irányítására szakosodott speciális vezetői tevékenységből - napjainkra a közigazgatási szervezetek szükséges képességévé tette. A projektmenedzsment a komplex feladatok végrehajtásának, a szervezeti stratégiák megvalósításának és a pályázatok megvalósításának alapvető eszközrendszere. A program és projektmenedzsment célja, hogy az indítandó projekt esetében olyan működési keretet hozzon létre, mely lehetővé teszi, hogy az hatékony és kontrollálható folyamatok mentén működjön, és a kitűzött határidőre, az előirányzott költségkereten belül érje el a céljait. A projektmenedzsment kompetencia vizsgálatát az információk összegyűjtésének strukturált módszerével: kérdőíves felméréssel végeztük. A felmérés során az alábbi megállapításokat tettük: A kerekegyházi Polgármesteri Hivatalban dolgozó köztisztviselők többsége (74%) a hivatalon belül nem végez projekt, vagy projektszerű tevékenységet. Ennek indoka, hogy a hatósági ügyeknél a KET szigorú eljárási szabályokat határoz meg, azonban a vezetési ismeretek, idő és költségtervezés, kockázatkezelés e területeken is felhasználható lenne. Részvétel projektszerű tevékenységben Igen 26% Nem 74% 19. ábra Részvétel projektszerű tevékenységben Pozitív képet mutat, hogy projektmenedzsment oktatáson, képzésen a megkérdezett dolgozók körülbelül fele részt vett már.

56 Projektmenedzsment oktatáson, tréningszerű képzésen részt vett dolgozók aránya Nem 52% Igen 48% 20. számú ábra Projektmenedzsment oktatáson, tréningszerű képzésen részt vett dolgozók száma Azonban a PM alapelveivel: definiálás, tervezés, szervezet és szervezés, adminisztráció, kontroll, kommunikáció a dolgozók többsége nincs tisztában. A válaszadók 66%-a elmondása szerint, nem részesült ilyen típusú oktatásban. Szerény a részvételi arány a vezetési ismeretek: csapatépítés, csoport-dinamika, moderáció, motiváció, konfliktuskezelés tréningeken is. A megkérdezett köztisztviselők 68%-a nem, 32%-a pedig részt vett vezetési ismeretek témában képzésen. Nem sokan ismerik a változásmenedzsment, kockázatmenedzsment, költség és időtervezés valamint projekt minőségbiztosítás projektmenedzsment eszközöket. Ennek arányát az alábbi diagram mutatja: 87% 74% 73% 90% 13% 26% 27% 10% Igen Nem 21. számú ábra Projektmenedzsment főbb területeinek ismerete