célszerű kezelése, folyamatok objektív értékelése a folyamathatásfok alapján

Átírás

1 ÁLTALÁNOS ÉS IRÁNYÍTÁSI KÉRDÉSEK Bonyolult vállalatszervezési hálózatok célszerű kezelése, folyamatok objektív értékelése a folyamathatásfok alapján Tárgyszavak: minőségbiztosítás; minőségfejlesztés; optimálás; költségcsökkentés; gazdaságosság; hatékonyság; vállalatszervezés; ; versenyképesség; stratégia; folyamathatásfok; minőséginformációs rendszer. A vállalatok versenyképességének fenntartását szolgáló stratégiák középpontjában a minőség és a költségcsökkentés áll. A bonyolult szervezetű vállalatok nagymértékben önálló egységekből épülnek fel, folyamataikat azonban gyakran egyszerűeknek tekintik, az elemzésekhez és az értékelésekhez túlnyomórészt egydimenziós mennyiségeket, átfutási időket, selejttel, utólagos megmunkálással kapcsolatos költségeket és hasonlókat használnak. Ezért a vállalat hatékonyságának növelésére alkalmazott eljárások eredményessége is csak egydimenziósan, pl. költségszámítással értékelhető. A szokásos, egydimenziós költség/haszon jellegű intézkedésekkel azonban összetett, a folyamattal kapcsolatos összefüggések csak részben ragadhatók meg, és hatásaik csak részlegesen értékelhetők. Ezt a problémát ismerte fel 1999-ben egy német gyermektápszergyártó vállalat (Milupa). A magas minőségkövetelmények miatt a minőséggel összefüggő, nagyon jelentős költségek a nemzetközi piacon rontották a vállalat versenyhelyzetét. E helyzet javítására végzett vizsgálatok során megkísérelték a minőséggel kapcsolatos (a hibák megelőzésének, a vizsgálati és a hibák által okozott) költségek elemzését és a költségek csökkentésének stratégiáját kidolgozni. Ez a megközelítés azonban a kölcsönös összefüggések bonyolultsága miatt nem volt eredményes. Az elemzés során nyilvánvalóvá vált, hogy nemcsak a minőséggel kapcsolatos költségeket kell csökkenteni, hanem a folyamattal összefüggő költségek összességét kell minimálisra leszorítani.

2 Mindenre kiterjedő folyamatköltség-számítás nem kerülhetett szóba, ezért a folyamathatásfokok elemzésének lehetőségét választották. Ez tulajdonképpen a minőséggel kapcsolatos költségek több dimenzióra kiterjesztett meghatározását jelenti, azonban teljes költségszámítás igénye nélkül. Az eljárás célja folyamatok objektív gazdasági értékelésének és irányításának megvalósítása. Egyúttal azonban különböző folyamatok hatékonyságának objektív összehasonlítását is lehetővé teszi ,97 hányad, % ,88 11,13 8,86 0 hasznos járulékos meddő teljesímény hibás 1. ábra Gyermektápszer palackozási folyamatának eloszlása A kísérleti projekt keretében először az időtartamok, a fellépő költségek alapján a ek hozzárendelését és a folyamathatásfokot számították. E szemlélet előnye a gyermektápszer-gyártás palackozási folyamatának példáján jól felismerhető. A nem hatékony ek legnagyobb részét a járulékos teszi ki (1. ábra). Az ezt követő elemzés kimutatja a folyamat költségstruktúráját (2. ábra). Ebben a folyamatban nem a minőség-ellenőrzés, hanem a termékváltáskor szükséges tisztítás okozza a legnagyobb költséget (1. táblázat). A bevezetendő intézkedések sorában a legnagyobb prioritást a hibás ek (selejt stb.) csökkentése kapta. Ezek ugyan kisebb költségeket okoztak a járulékos és a meddő eknél, azonban közvetlen módon hatottak a megrendelések átfutási idejére. A hibás elemzése (3. ábra) bizonyítja azt, hogy a zavaró tényezők és a teljes folyamatra gyakorolt hatásuk gyors felismerését, valamint az intézkedések, ill. beruházások eredményeinek hatásos és áttekinthető értékelését teszi

3 Teljesítménytípusok Minőségre vonatkoztatott, többdimenziós költségszámítás Az eljárás alapjai a folyamatra vonatkoztatott kritériumok és az η P folyamathatásfok. A folyamathatásfok folyamat pénzügyileg értékelt értéktermelésének és a folyamatban felhasznált összesített pénzügyi aránya: Hasznos ηp = ηi = Hasznos + Járulékos + Meddő + Hibás A tulajdonképpeni értéktermelés hatásfokának bevonása érdekében a gép η Gép hatásfokát is bevonjuk a számításba: η Gép Σ termelt egységek = Termelési idő Ütemszám Az η Pi részfolyamat-hatásfokokat η Pi =η i η Gép az η Piössz összesített folyamathatásfokká egyesítjük: η Pössz = η P1 η P2 η P3 Az értéktermelést hasznos nek nevezzük. Ez a termék előállításakor megmunkálási műveletek, szerelési folyamatok stb. során keletkezik. Ez a a -előállítási folyamat vizsgálata után optimálható. A járulékos nem járul hozzá közvetlenül a termék értéknövekedéséhez, azonban (mint például előkészítési műveletek vagy karbantartási tevékenységek elvégzésével) nélkülözhetetlen a hasznos előállításához. A hasznos hez hasonlóan optimálható. A meddő csoportjához tartoznak az olyan ráfordítások, amelyek nem szükségesek a megvalósításához, hanem az anyag- vagy az információáramlás fogyatékosságaiból adódnak (mint például hiányzó vagy nem megfelelő munkautasítások miatt várakozó dolgozók). A meddő hez hasonlóan a hibás t is el kell kerülni. Ide tartozik a fellépett hibák (termelési veszteség, utómunka stb.) által okozott minden költség. kritériumok tervezett nem tervezett értéknövelő nem értéknövelő nem értéknövelő hasznos járulékos meddő hibás optimálható elkerülhető 2. ábra Teljesítménytípusok és költségstruktúra lehetővé. A technikai zavarok rovat egy sor, különböző mértékű költségeket okozó zavarforrást tartalmaz. A legnagyobb tétel a Transnova csomagolórendszerrel kapcsolatos. A részletes elemzés szerint a hiba

4 oka a leszedőszerkezet nem megfelelő működése, a kartondobozok nem kielégítő elhelyezkedése a továbbítórendszerben, ez pedig a kivágógép pontatlan működésével volt magyarázható. A hiányosság megszüntetése, a kartonok pontosabb kivágására alkalmas, nagyobb beruházási költségű gép beszerzését is beleértve, költség/haszon elemzés szerint gazdasági előnnyel járt. A költségstruktúra elemzése 1. táblázat Hasznos Idő [min] Teljesítmény [%] Összesen [%] Költségek [EUR] Palackozás , ,00 Járulékos Idő [min] Teljesítmény [%] Összesen [%] Költségek [EUR] Előkészítés 350 7,90 1,02 590,63 Tisztítás ,17 3, ,50 Formátumváltás ,12 1, ,63 Termékváltás ,24 2, ,00 Görgőváltás ,54 2, ,38 Minőség-ellenőrzés ,04 1, ,00 A járulékos összege ,01 12, ,13 Meddő Idő [min] Teljesítmény [%] Összesen [%] Költségek [EUR] Nincs termék 60 1,57 0,17 101,25 Nincs csomagolóanyag 0 0,00 0,00 0,00 Nincs megrendelés ,43 10, ,88 A meddő összege ,00 11, ,13 Hibás Idő [min] Teljesítmény [%] Összesen [%] Költségek [EUR] Technikai zavar ,48 6, ,75 Leállás ,52 2, ,13 A hibás ek összege ,00 8, ,88 Teljes összeg , ,13 A kísérleti projekttel szerzett pozitív tapasztalatok alapján elemezték a termelés valamennyi alapvető folyamatát, és a folyamathatásfokot vezették be szabályozási mennyiségként. Így olyan eredményorientált jel-

5 zőszám állt rendelkezésre, amely az értéktermelés hatékonyságáról és ennek költségstruktúrájáról szolgáltat információt, és egyúttal a folyamatok közvetlen összehasonlítását is lehetővé teszi. Az adatok folyamatos összegyűjtése hetenkénti, ill. havonkénti értékelést tett lehetővé, és így zavaró hatásokra közvetlenül lehetett reagálni. A folyamatok és zavaró tényezőik áttekinthetősége lehetővé tette a folyamat felelőseivel közösen célmennyiségek meghatározását. Négy év alatt nyolc alapvető folyamat hatásfoka jelentősen nőtt (4. ábra). Ez azt is jelenti, hogy a minőséget állandó értéken tartva a költségek folyamatosan csökkentek ,6 költsége, euró , Transnova gép dobozkészítő gép 219,7 Pagomat gép 50,7 Rovema gép 3. ábra A 2000 szeptemberében fellépett műszaki zavar Feltűnik az egyes folyamatok jól felismerhetően eltérő, összesített hatásfoka (4. ábra). Az egyik csoport jóval 65% feletti hatásfokot ért el, mások ennél kisebbet. Az elemzés szerint mindenekelőtt a kis sorozatokat gyártó, nagy számú átállást igénylő folyamatok összesített hatásfoka bizonyult kisebbnek. E folyamatok járulékos ének hányada jelentősen megnőtt a hasznos hez viszonyítva, és ezzel rontotta az összesített hatásfokot. Az első években a hatásos optimálásával éppen a komplex kissorozatgyártásban sikerült a megrendelések kombinálásával aránytalanul nagy hatásfokjavulást elérni. Így az összesített hatásfok a gazdaságos sorozatnagysággal összehasonlítva a megrendeléseken alapuló kissorozatgyártás, a komplexitás tényező várható hatásainak becslésére is alkalmas.

6 Hesser A Hesser B Hesser C Rovema C Hesser 4 Rovema A+B MKA Rundo Höller Höller % 4. ábra Különféle gyártási folyamatok hatásfokának változása az idő függvényében A részfolyamatok hatásfokait egymással összekapcsolva összesített hatásfok adódik, és így a részfolyamatok optimálása a fölérendelt folyamat ére, mint például az anyaggazdálkodás és a termelés

7 közötti anyaggazdálkodási láncra is átvihető. Így a dimenzió nélküli folyamathatásfok jelzőszám segítségével különböző követelményekkel és felszerelésekkel jellemezhető, üzemen belüli vagy más telephelyű folyamatok is összehasonlíthatók. A folyamathatásfok átfogó jellegű szabályozó célmennyiségként szolgál a tökéletesítési folyamatban. A folyamathatásfok bevezetésének előfeltételei a folyamatok és kapcsolódási pontjaik egyértelmű definíciója, adatforrások (műszaknaplók, hibajegyzékek stb.) elemzése, a megfelelő adatok feldolgozása, értékelése, hozzáférhetővé tétele a felelősök számára. Az ellenőrzéssel összhangban, a típusok általános definíciójának megfelelően meg kell határozni a költségtételeket, a költségtípusokat, az időket stb., hogy így minden folyamat vezetője saját hatáskörében maga is meghatározhassa és irányíthassa a folyamat hatásfokát. A folyamathatásfok bevezetéséhez szükséges műszaki szervezési ráfordítás nagy mértékben függ a munkatársak fogadókészségétől. A projekt kezdeti szakaszában mutatkozó elutasító magatartás csak az események alaposabb megismerésével és megértésével, a várható előnyök felismerése után szűnt meg. Az áttekinthetőség érthetővé tette a felesleges tevékenységek megszüntetésének, a hibák elkerülésének lehetőségét, és az előnyök elfogadását nemcsak a belátás, hanem a közvetlen anyagi előny is motiválta. Az érvek költségalapú háttér előtt jelentek meg, és a folyamat jellegzetességeit közvetlenül tapasztalni lehetett. Az idő múlásával a legnagyobb hatásfok elérését megcélzó versenyszellem alakult ki. Így például dolgozók által indított projekt keretében a felkészülési időt 125 percről 56 percre sikerült csökkenteni. Az eredmények bizonyították azt, hogy a folyamathatásfok egyúttal a munkatársak együttműködési készségének, motivációjának, felelősségérzetének minősítésére is alkalmas mérőszám. A projekt bevezetése előtt az üzemi tanács tagjait is meg kellett győzni, és csak a munkatársak támogató álláspontjának kialakulása után ismerték fel a módszer lehetőségeit. A dimenzió nélküli folyamathatásfok mint mérőszám bevezetése a Milupa vállalatnál ma lehetővé teszi a folyamatok összehasonlítását, minősítését valamennyi befolyásoló tényező figyelembevételével (5. ábra). A tapasztalatok szerint a folyamathatásfok fogalma a részfolyamatoktól kiindulva a folyamatköltségekig bezárólag fokozatosan is bevezethető. Ilyen módon a minőséggel kapcsolatos költségek (pl. a pótlólag végzett munkák költségei, a reklamációkkal kapcsolatos költségek stb.) is értékelhetők a folyamatoptimálás keretében anélkül, hogy a költségszámítási rendszert módosítani kellene.

8 ember vezetés módszer η p gépek anyag mérhetőség 5. ábra A folyamatokat befolyásoló tényezők a Milupa vállalatnál A tevékenységi üzleti folyamatok objektív értékelése A Milupa vállalat későbbi fázisokban a hatásos t megfelelő módon definiálva a folyamathatásfokot tevékenységi üzleti folyamatokra is alkalmazta. A definíció és az eljárás előnyei: a mutatószám nem egydimenziósan eredményorientált (mint például az átfutási idő, a kibocsátás), a jellemző mennyiség függő, minden befolyás pénzügyi értékelése, ugyanaz a mennyiség több részfolyamat összehasonlítását teszi lehetővé, a folyamatláncokon belüli változásoktól való függés ábrázolhatóvá válik, célok előírása és pénzügyileg értékelhető elemzések válnak lehetővé, a bevezetés megköveteli a résztvevők szoros együttműködését, valamennyi, a folyamatokra hatással levő tényezők áttekinthetősége előmozdítja a folyamatok tulajdonosainak felelős, önálló döntéseit, hosszabb távon valamennyi résztvevő elfogadja a rendszert. Összeállította: Pálinkás János Benes, G.; Schrödter, R.: Komplexität beherrschen ist kein Kinderspiel. Mit dem Prozesswirkungsgrad Prozesse objektiv bewerten. = Qualität und Zuverlässigkeit, 50. k. 12. sz p Schindler, B.; Freisl, J.: Für klare Resultate. = Qualität und Zuverlässigkeit, 51. k. 3. sz p