ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMKEZELÉS. Dokumentumkezelő rendszerek használata a vállalatok körében. GKIeNET Internetkutató és Tanácsadó Kft.

Átírás

1 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMKEZELÉS Dokumentumkezelő rendszerek használata a vállalatok körében GKIeNET Internetkutató és Tanácsadó Kft.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 A kutatásról Vezetői összefoglaló A vállalati felmérés eredményei Dokumentumkezelési gyakorlat Elektronikus dokumentumkezelés Szabályozás Biztonság Környezettudatosság Ábrák és táblázatok jegyzéke

3 1 A kutatásról A magyar közép- és nagyvállalatoknál rengeteg irat keletkezik, amiből adódóan meg is jelennek a tipikus problémák (nehéz visszakeresni az iratokat, körülményes a tárolás stb.). Erre megoldást jelenthet a dokumentumkezelés hatékonyabbá tétele az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (DMS) bevezetésével. Annak ellenére, hogy egy szoftver megoldaná a nehézségeket, a cégek többségénél még mindig Excel-táblában tartják nyilván a postai küldeményeket, ben küldözgetik egymásnak az iratokat, ami ráadásul még biztonsági kockázatot is jelent. A dokumentumkezelést érintő szabályozás követése is sokkal egyszerűbbé válhat, továbbá a nem megfelelő dokumentumkezelés miatti visszaélések, a dokumentumok elkeveredése, megrongálódása, valamint a környezettudatos működés révén a felesleges papírhasználat is elkerülhető DMS rendszerek használatával. Bár sok vállalatnál megjelent az igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére, a többség még nem gondolkodik DMS rendszer bevezetésében. A GKIeNET Kft. a netteam-dmsone Zrt. megbízásából 2012 április-májusában felmérést készített a közép- és nagyvállalatok körében, a kutatás a dokumentumkezelés jelenlegi helyzetét és az elektronikus dokumentumkezelés visszatartó tényezőit szándékozott feltérképezni. A felmérés fő célcsoportját a 2,5 milliárd Ft-nál nagyobb nettó árbevételt elérő vállalatok jelentették, de kis részben ennél alacsonyabb forgalmat bonyolító cégeket is bevontunk a kutatásba. A cégek megkereséséhez a számítógéppel támogatott telefonos interjúk (CATI) módszerét alkalmaztuk, a lekérdezéshez standard kérdőíveket használtunk. Az összesen 115 vállalat megkérdezésével készült kutatás eredményei a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű társas vállalkozásokra árbevétel-kategória szerint reprezentatívak. A fő témakörök az általános dokumentumkezelési gyakorlat, az elektronikus dokumentumkezelés, a szabályozás és biztonság, illetve a környezettudatos működés voltak. 1. TÁBLÁZAT A MINTA ÉS A SOKASÁG ÖSSZETÉTELE Súlyozatlanul Minta* Súlyozva Sokaság Darab % Darab % Darab % Gazdasági ágazat szerint Feldolgozóipar, energiaellátás Kereskedelem Egyéb ágazatok Értékesítés nettó árbevétele szerint 2,5 milliárd Ft alatt ,5-4,0 milliárd Ft ,0 milliárd Ft felett ÖSSZESEN *A százalékos adatok összege a kerekítések miatt eltérhet a 100-tól. A minta megoszlásánál mind az alapsokaság összetétele szerinti visszasúlyozás előtti, mind a súlyozás utáni értékeket feltüntettük. 2

4 2 Vezetői összefoglaló A GKIeNET Kft. a netteam-dmsone Zrt. megbízásából 2012 április-májusában felmérést készített a közép- és nagyvállalatok körében a dokumentumkezelés témakörében, amely annak jelenlegi helyzetét és az elektronikus dokumentumkezelés visszatartó tényezőit szándékozott feltérképezni. A vizsgált kör cégeinél hetente átlagosan 200 irat képződik, a cég méretének emelkedésével együtt nő a termelődő dokumentumok mennyisége is. A kezelendő dokumentumok száma a cégek bevallása szerint nem változott számottevően az elmúlt 10 évben. A cégek döntő többsége (62%-a) papír iktatókönyvben vagy táblázatkezelő programban (30%) tartja nyilván a beérkező dokumentumokat, a speciális szoftver alkalmazása még ritka (17%). A dokumentumok rögzítése, nyilvántartása, archiválása, tárolása és előkeresése egyáltalán nem jelent problémát a cégek számára. A dokumentumok megosztása többnyire fénymásolással vagy szkennelés és küldés ben módon történik, közös dokumentumkezelő rendszer használata a cégek mintegy egynegyedénél jellemző. A cégek közel kétharmada rendelkezik saját iratkezelési szabályzattal, egyharmadánál a szokásjog alapján, 3%-ánál pedig eseti módon működik a dokumentumok kezelése. A vállalatok 30%-ánál van igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére, a dokumentumkezelést az érintett cégek leginkább azért szeretnék hatékonyabbá tenni, mert ezzel felgyorsíthatók a folyamatok, kezelhetők a határidők (61%), illetve a megnövekedett mennyiségű dokumentumot már nehéz kezelni (58%). A cégek többsége tisztában van az elektronikus dokumentumkezelés fogalmával. A vállalatok 25%-a használ elektronikus dokumentumkezelő rendszert és további 17%-a tervezi ennek bevezetését a közeljövőben. A dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor a legfontosabb szempont a dokumentumok visszakereshetősége, ezt követi a magas szintű adatbiztonság, a jogszabályoknak való megfelelés, a gyors, megbízható működés, az egyszerű használhatóság, ergonómia és a vállalati munkafolyamatok hatékonyabbá tétele. A cégek átlagosan 300 ezer forintot lennének hajlandóak DMS rendszer bevezetésére fordítani. A cégek többségénél tisztában vannak az iratok megőrzésének időtartamával, ennek megfelelően a cégek több mint 90%-ának még nem adódott problémája a szabályozás nem megfelelő ismeretéből. A dokumentumokkal való visszaélés fontos biztonsági kérdés a dokumentumkezelés során, a cégek 18%-ánál veszett már el és 13%-ánál rongálódott meg irat. A dokumentumokhoz jogosultság szerint való hozzáférést a cégek legnagyobb részénél még mindig a zárható iratszekrény jelenti, emellett háromnegyedüknél a vállalati belső hálózaton már jogosultsági szintek alapján lehet elérni a dokumentumokat. 3

5 A vállalatok közel egyharmadánál működnek szervezett formában olyan programok, kezdeményezések, előírások, amelyek a környezeti terhelés csökkentését célozzák. A leggyakoribb környezeti terhelést csökkentő gyakorlat az asztali számítógépek és a stand-by üzemmódú készülékek kikapcsolása, ez az érintett cégek 80%-ánál jellemző. Az alacsony energiafelhasználású eszközök vásárlására a vállalatok 71%-a figyel, míg az eszközök környezetvédelmi minősítését a cégek fele veszi figyelembe a beszerzések során. A cégek közel 40%-ánál léteznek szervezett formában és tovább 40%-ánál eseti jelleggel olyan programok, kezdeményezések, előírások, amelyek a papírfelhasználás csökkentését célozzák. A leggyakoribb papírfelhasználást csökkentő gyakorlat a papírhasználat minimalizálása: csak a legszükségesebbek nyomtatása, illetve kétoldalas nyomtatás (73% és 51%). A cégek több mint egyharmada nyomon követi a nyomtatási teljesítmény és költség alakulását, ugyanakkor az eszköz szintjén való mérés még ritka. A vállalatok 55%-a csak irányelv szintjén törekszik a kevesebb nyomtatásra, amit az is jól mutat, hogy a vizsgált cégek hetente átlagosan több mint 1300 oldalt nyomtatnak ki. 4

6 3 A vállalati felmérés eredményei 3.1 Dokumentumkezelési gyakorlat A vizsgált kör cégeinél hetente átlagosan 200 irat képződik, az alkalmazottak létszámnak és az árbevételnek az emelkedésével együtt nő a termelődő dokumentumok mennyisége is. Az ágazatok közül a kereskedelemben jön létre a legtöbb irat, a feldolgozóiparban átlagos, a többi ágazatban átlag alatti az előállított dokumentumok mennyisége. 1. ÁBRA HÁNY IRAT, DOKUMENTUM KÉPZŐDIK HETENTE AZ ÖNÖK CÉGÉNÉL? (átlagértékek és %-os megoszlás az összes cég körében, N=115) 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 1-50 db db db 200 db felett Iratok száma hetente A kezelendő dokumentumok száma a cégek bevallása szerint nem változott számottevően az elmúlt 10 évben, a kis- és középvállalatoknál nagyon enyhe emelkedés, a nagyvállalatoknál minimális csökkenés figyelhető meg. A kérdést egyenlegskála segítségével vizsgáltuk meg: a vállalatokat megkértük, osztályozzák 1-től 5- ig, hogy az elmúlt 1, 5, 10 évben, illetve a cég megalakulása óta miként változott a kezelendő dokumentumok mennyisége. A kapott válaszokat 0-tól 100-ig terjedő egyenlegskálára képeztük le, amelyen a 0 jelentése nagy mértékben csökkent, a 100 jelentése nagy mértékben növekedett, az 50 körüli értékek pedig stagnálást mutatnak. 5

7 2. ÁBRA HOGYAN VÁLTOZOTT A CÉGNÉL A KEZELENDŐ DOKUMENTUMOK SZÁMA? (egyenlegértékek 0-tól 100-ig, ahol a 0 jelentése nagy mértékben csökkent, a 100 jelentése pedig nagy mértékben növekedett, az összes cég körében, N=115) Kisvállalat Középvállalat Nagyvállalat Összesen Az elmúlt 1 évben Az elmúlt 5 évben Az elmúlt 10 évben A cég megalakulása óta A cégek döntő többsége (62%-a) papír iktatókönyvben vagy táblázatkezelő programban (30%) tartja nyilván a beérkező dokumentumokat. A speciális szoftver alkalmazása még ritka (17%), leginkább a feldolgozóiparban (25%) találkozhatunk ilyen megoldással. A cégek 3%-a egyáltalán nem tartja nyilván a bejövő iratokat, 4%-a pedig egyéb módon (pl. kockás füzetben) teszi ezt. 3. ÁBRA MILYEN MÓDON TARTJÁK NYILVÁN JELLEMZŐEN A BEÉRKEZŐ DOKUMENTUMOKAT? (a válaszok %-os aránya az összes cég körében, N=115) Feldolgozóipar Kereskedelem Egyéb ágazat Összesen Speciális szoftverrel Táblázatkezelő programban Papír iktatókönyvben Kockás füzetben Egyéb módon Nem tartjuk nyilván 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 6

8 A dokumentumok kezelésével kapcsolatos teendők által okozott nehézségeket is egyenlegskála segítségével elemeztük: a vállalatokat megkértük, osztályozzák 1-től 5-ig, hogy mennyire okoznak számukra gondot a dokumentumok kezelésével összefüggő feladatok. A kapott válaszokat 0-tól 100- ig terjedő egyenlegskálán értékeltük, amelyen a 0 jelentése egyáltalán nem okoz gondot, a 100 jelentése napi problémát jelent. Az így kapott 20 alatti értékek alapján kijelenthető, hogy a dokumentumok rögzítése, nyilvántartása, archiválása, tárolása és előkeresése ágazati hovatartozástól és mérettől függetlenül egyáltalán nem jelent problémát a cégek számára. A dokumentumok megosztása többnyire fénymásolással vagy szkennelés + küldés ben / intraneten módon történik. A közös dokumentumkezelő rendszer használata a cégek mintegy egynegyedénél jellemző, a webes felületen (cloud tárhelyen) való megosztás pedig még ennél is ritkább, a vállalatok nagyjából egytizedénél működik. 4. ÁBRA MIKÉNT OLDJÁK MEG A DOKUMENTUMOK MEGOSZTÁSÁT? (a válaszok %-os aránya az összes cég körében, N=115) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% A cégek közel kétharmada rendelkezik saját, írott és elfogadott iratkezelési szabályzattal, mintegy egyharmadánál a szokásjog alapján, 3%-ánál pedig eseti módon működik a dokumentumok kezelése. A kis- és középvállalatoknál 50-60% közötti, a nagyvállalatoknál viszont 90% az iratkezelési szabályzattal rendelkező cégek aránya. 3.2 Elektronikus dokumentumkezelés Feldolgozóipar Kereskedelem Egyéb ágazat Összesen A vizsgált vállalati kör 30%-ánál van igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére, a nagyvállalatoknál és a 4 Mrd Ft feletti árbevételű cégeknél 35% körüli ez az arány. 7

9 5. ÁBRA VAN ÖNÖKNÉL IGÉNY A DOKUMENTUMKEZELÉS HATÉKONYABBÁ TÉTELÉRE? (a válaszok %-os aránya az összes cég körében, N=115) 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% A dokumentumkezelést az érintett cégek azért szeretnék hatékonyabbá tenni, mert: ezzel felgyorsíthatók a folyamatok, kezelhetők a határidők 61%; a megnövekedett mennyiségű dokumentumot már nehéz kezelni 58%; így megoldható a kritikus adatok biztonságos tárolása 32%; így csökkenthetők a dokumentumkezelés költségei 25%; így meg tudnak felelni a jogszabályi előírásoknak 14%; egyéb okból (visszakereshetők, nyomon követhetők a dokumentumok) 13%. Az elektronikus dokumentumkezelés mibenlétével kapcsolatos ismeretek felderítése érdekében a vállalatokat megkértük, osztályozzák 1-től 5-ig, hogy mennyire értenek egyet az elektronikus dokumentumkezeléssel összefüggésben megfogalmazott állításokkal. A kapott válaszokat 0-tól 100-ig terjedő egyenlegskálán értékeltük, amelyen a 0 jelentése egyáltalán nem értek egyet, a 100 jelentése teljes mértékben egyetértek. A cégek számára 6 állítást fogalmaztunk meg, ebből az első 3 egyértelműen igaz, a második 3 viszont megtévesztő vagy csak részben érvényes az elektronikus dokumentumkezelésre vonatkozóan: Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszik a különböző működési területen és telephelyen dolgozók közötti hatékony és gyors kommunikációt. (85) A dokumentumkezelés olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejártuk után megsemmisítik dokumentumaikat. (80) 8

10 A dokumentumkezelés segítségével jogosultságalapú hozzáférés biztosítható, könnyen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat. (76) A dokumentumkezelés egyszerűen az információ elektronikus úton történő iktatása. (52) A dokumentumkezelés a vállalatirányítási rendszer számlakezelő része. (48) A dokumentumkezelés a céges minőségirányítási iratok megfelelő kezelését jelenti. (48) Az eredmények alapján kijelenthető, hogy a cégek többsége tisztában van az elektronikus dokumentumkezelés fogalmával, mérettől és tevékenységi területtől függetlenül. A vállalatok 25%-a használ elektronikus dokumentumkezelő rendszert és további 17%-a tervezi ennek bevezetését a közeljövőben. A dokumentumkezelő rendszerek használatát jól jellemzi, hogy a szoftvert konkrétan megnevezők válaszai között nem akadt két egyforma. 6. ÁBRA HASZNÁLNAK-E ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZERT? (a válaszok %-os aránya az összes cég körében, N=115) 60 % 55 % 50 % 45 % 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % Igen Nem, de tervezzük A dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor a legfontosabb szempont a dokumentumok visszakereshetősége, ezt követi a magas szintű adatbiztonság, a jogszabályoknak való megfelelés, a gyors, megbízható működés, az egyszerű használhatóság, ergonómia és a vállalati munkafolyamatok hatékonyabbá tétele. Egy 0-tól 100-ig terjedő skálán az általunk felsorolt 15 szempontból további 6 darabot 75 feletti fontosságúnak ítéltek a vállalatok. A legkevésbé lényeges tényezőnek a minőségbiztosítással kapcsolatos iratok kezelése és a más rendszerekkel való integrálhatóság bizonyult. 9

11 7. ÁBRA HASZNÁLNAK-E ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZERT? (egyenlegértékek 0-tól 100-ig, ahol a 0 jelentése egyáltalán nem fontos, a 100 jelentése nagyon fontos, az összes cég körében, N=115) dokumentumok visszakereshetősége magas szintű adatbiztonság jogszabályoknak való megfelelés gyors, megbízható működés egyszerű használhatóság, ergonómia vállalati munkafolyamatok hatékonyabbá tétele könnyű fenntarthatóság, karbantarthatóság dokumentumkezelés költségeinek csökkentése hozzáférési jogosultságok kezelhetősége határidők automatikus kezelése automatikus rendszerfrissítés tetszőleges fájltípusok kezelhetősége minőségbiztosítással kapcsolatos iratok kezelése integrálhatóság más rendszerekkel A cégek átlagosan mintegy 300 ezer forintot lennének hajlandóak DMS rendszer bevezetésére fordítani. A bizonytalanságot jól mutatja, hogy a vállalatok fele nem tudott érdemben válaszolni. 8. ÁBRA MENNYIT LENNE HAJLANDÓ AZ ÖN CÉGE EGY ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER BEVEZETÉSÉRE FORDÍTANI? (átlagértékek és %-os megoszlás az összes cég körében, N=115) Kisvállalat Középvállalat Nagyvállalat Összesen 110 % 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Semennyit e Ft 200 e Ft-nál többet Válaszhiány Átlagosan 10

12 3.3 Szabályozás A cégek iratkezeléssel kapcsolatos szabályozási ismereteit is górcső alá vettük, megkérdeztük a vállalatokat, hogy tudomásuk szerint mennyi ideig kell megőrizni a számlákat, szerződéseket és az egyéb bizonylatokat. A cégek többségénél tisztában vannak az iratok megőrzésének időtartamával, a két véglethez tartozó 1 éves és 2 éves, illetve a szerződések kivételével a 15 éves vagy annál hosszabb időszakot csak kevesen jelölték be. 9. ÁBRA TUDOMÁSA SZERINT MENNYI IDEIG KELL MEGŐRIZNI AZ ALÁBBI DOKUMENTUMOKAT? (a válaszok %-os megoszlás az összes cég körében, N=115) Egyéb bizonylatok Számlák Szerződések 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 1 évig 2 évig 5 évig 8 évig 10 évig 15 évig Több mint 15 évig Válaszhiány Az előzőeknek megfelelően a cégek több mint 90%-ának még nem adódott eddig problémája a szabályozás nem megfelelő ismeretéből. 10. ÁBRA ADÓDOTT-E MÁR PROBLÉMA A CÉG ÉLETÉBEN A SZABÁLYOZÁS NEM MEGFELELŐ ISMERETÉBŐL? (a válaszok %-os megoszlása az összes cég körében, N=115) Összesen 4,0 Mrd Ft felett 2,5-4,0 Mrd Ft 2,5 Mrd Ft alatt 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Nem, pontosan ismerjük és betartjuk a szabályozást Nem, ebből még nem volt probléma Igen, de nem kaptunk büntetést Válaszhiány 11

13 3.4 Biztonság A dokumentumokkal való visszaélés fontos biztonsági kérdés a dokumentumkezelés során, a cégek 18%-ánál veszett már el és 13%-ánál rongálódott meg irat. Nem megfelelően aláírt, illetve hibásan dátumozott dokumentum a cégek 8%-ánál és 3%-ánál fordult elő, míg nem megfelelő rögzítés, archiválás 2%-ánál történt eddig. 11. ÁBRA TÖRTÉNT-E MÁR VISSZAÉLÉS ÖNÖKNÉL A DOKUMENTUMOKKAL KAPCSOLATBAN? Dokumentum elveszett Dokumentum megrongálódott Dokumentum nem volt megfelelően aláírva Dokumentum nem volt megfelelően dátumozva Dokumentum nem volt megfelelően rögzítve, archiválva (a válaszok %-os aránya az összes cég körében, N=115) Kisvállalat Középvállalat Nagyvállalat Összesen 30% 27% 24% 21% 18% 15% 12% 9% 6% 3% 0% A dokumentumokhoz jogosultság szerint való hozzáférést a cégek legnagyobb részénél még mindig a zárható iratszekrény jelenti, emellett háromnegyedüknél a vállalati belső hálózaton már jogosultsági szintek alapján lehet elérni a dokumentumokat. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer hozzáférési szintekkel ahogy fentebb is láttuk még csak a cégek egynegyedénél található. 12. ÁBRA MIKÉNT OLDJÁK MEG, HOGY A DOKUMENTUMOKHOZ CSAK AZ ARRA JOGOSULTAK FÉRHESSENEK HOZZÁ? (a válaszok %-os aránya az összes cég körében, N=115) zárható szekrények 100% 90% 80% jogosultsági szintek a céges belső hálózaton 70% 60% 50% elektronikus dokumentumkezelő rendszer hozzáférési szintekkel egyéb 40% 30% 20% 10% 0% Kisvállalat Középvállalat Nagyvállalat Összesen 12

14 A vállalatokon belül a különböző rendszerek használatát, illetve a dokumentumok, fájlok elérését illetően jellemzően 3-4 jogosultsági szint működik. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek esetében is hasonló a helyzet, a vállalat méretétől, tevékenységétől, belső IT szabályzatától, a használt DMS szoftvertől függően itt is általában 3-5 hozzáférési szint található. 3.5 Környezettudatosság Az elektronikus dokumentumkezelés fontos hozadéka a környezetkímélő működés: a vizsgált kör vállalatainak közel egyharmadánál működnek szervezett formában olyan programok, kezdeményezések, előírások, amelyek a környezeti terhelés csökkentését célozzák. A cégek további egyharmada szintén odafigyel a környezetbarát működésre, de itt már csak eseti jelleggel végrehajtott intézkedések történnek, valamint 10%-a tervez a jövőben bevezetni ilyen jellegű rendelkezéseket. A cégméret növekedésével párhuzamosan egyértelműen erősödik a környezettudatosság. 13. ÁBRA VANNAK-E AZ ÖNÖK CÉGÉNÉL OLYAN PROGRAMOK, KEZDEMÉNYEZÉSEK, ELŐÍRÁSOK, AMELYEK A KÖRNYEZETI TERHELÉS CSÖKKENTÉSÉT CÉLOZZÁK? (a válaszok %-os megoszlása az összes cég körében, N=115) Összesen 4,0 Mrd Ft felett 2,5-4,0 Mrd Ft 2,5 Mrd Ft alatt 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Igen, szervezett formában Igen, de csak eseti jelleggel Nincs, de tervezzük Nincs, és nem is tervezzük Válaszhiány A leggyakoribb környezeti terhelést csökkentő gyakorlat az asztali számítógépek és a stand-by üzemmódú készülékek kikapcsolása, ez az érintett cégek 80%-ánál jellemző. Az alacsony energiafelhasználású eszközök vásárlása szintén gyakori, a vállalatok 71%-a odafigyel erre, míg az eszközök környezetvédelmi minősítését a cégek fele veszi figyelembe a beszerzések során. Az IT eszközök leselejtezésére vonatkozó előírások, illetve a szerverek esetében konszolidáció, virtualizáció megvalósítása már inkább csak a nagyvállalatoknál jellemző (összességében 27% és 20%). Az egyéb kategóriában az újrafelhasznált papírt, a szelektív hulladékgyűjtést és az elektronikus számlázást említették a cégek. 13

15 14. ÁBRA MELYEK EZEK A KÖRNYEZETI TERHELÉST CSÖKKENTŐ PROGRAMOK, KEZDEMÉNYEZÉSEK? (a válaszok %-os aránya a környezeti terhelés csökkentésére odafigyelő cégek körében, N=69) Asztali számítógépek és stand-by üzemmódú készülékek kikapcsolása Csak alacsony energiafelhasználású eszközöket vásárolunk IT eszközök beszerzésénél a környezetvédelmi minősítés figyelembe vétele Előírások az IT eszközök leselejtezésére vonatkozóan Szerverek esetében konszolidáció / virtualizáció megvalósítása Egyéb 2,5 Mrd Ft alatt 2,5-4,0 Mrd Ft 4,0 Mrd Ft felett Összesen 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Az elektronikus dokumentumkezelés lényeges velejárója a környezetkímélő papírfelhasználás: a vizsgált kör vállalatainak közel 40%-ánál léteznek szervezett formában és tovább 40%-ánál eseti jelleggel olyan programok, kezdeményezések, előírások, amelyek a papírfelhasználás csökkentését célozzák. A cégek további 5%-a tervezi a papírmennyiség mérséklését a jövőben. Az előzőhöz hasonlóan a vállalatméret növekedésével erősödik a környezettudatosság. 15. ÁBRA LÉTEZNEK-E AZ ÖNÖK CÉGÉNÉL OLYAN PROGRAMOK, KEZDEMÉNYEZÉSEK, ELŐÍRÁSOK, AMELYEK A PAPÍRFELHASZNÁLÁS CSÖKKENTÉSÉT CÉLOZZÁK? (a válaszok %-os megoszlása az összes cég körében, N=115) Összesen 4,0 Mrd Ft felett 2,5-4,0 Mrd Ft 2,5 Mrd Ft alatt 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Igen, szervezett formában Igen, de csak eseti jelleggel Nincs, de tervezzük Nincs, és nem is tervezzük Válaszhiány A leggyakoribb papírfelhasználást csökkentő gyakorlat a papírhasználat minimalizálása: csak a legszükségesebbek nyomtatása, illetve kétoldalas nyomtatás (73% és 51%). Az összes dokumentum lehetőség szerint elektronikus kezelése még csak a cégek 30%-ánál működik irányelvként, a több oldal egy lapon típusú nyomtatás egyötödénél, a nyomtatási / információmegosztási szabályzat pedig 14

16 egytizedénél bevett gyakorlat, utóbbi szinte csak a nagyobb vállalatoknál található meg. Az egyéb kategóriában az elektronikus számlázást és a firkapapírt említették a válaszolók. 16. ÁBRA MELYEK EZEK A PAPÍRFELHASZNÁLÁST CSÖKKENTŐ PROGRAMOK, KEZDEMÉNYEZÉSEK? (a válaszok %-os aránya a papírfelhasználás csökkentésére odafigyelő cégek körében, N=87) Papírfelhasználás minimalizálása: csak a legszükségesebbek nyomtatása 100% 90% Csak kétoldalas nyomtatás 80% 70% Lehetőség szerint az összes dokumentum elektronikus kezelése 60% 50% Több oldal egy lapon típusú nyomtatás 40% 30% Nyomtatási / információmegosztási szabályzat 20% 10% Egyéb 2,5 Mrd Ft alatt 2,5-4,0 Mrd Ft 4,0 Mrd Ft felett Összesen 0% A cégek több mint egyharmada nyomon követi a nyomtatási teljesítmény és költség alakulását, ugyanakkor az eszköz / alkalmazott szintjén való mérés még ritka. A vállalatok 55%-a csak irányelv szintjén törekszik a minél kevesebb nyomtatásra, amit az is jól mutat, hogy az érdemben válaszolók becslésük szerint hetente átlagosan több mint 1300 oldalt nyomtatnak ki. 17. ÁBRA FIGYELEMMEL KÍSÉRIK-E AZ ÖNÖK VÁLLALATÁNÁL A NYOMTATÁSI TELJESÍTMÉNYT? (a válaszok %-os megoszlása az összes cég körében, N=115) Összesen 4,0 Mrd Ft felett 2,5-4,0 Mrd Ft 2,5 Mrd Ft alatt 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Számszerű mérés nincs, de irányelv szintjén törekszünk arra, hogy minél kevesebbet nyomtassunk Nyomon követjük a teljes nyomtatási mennyiségünk és költségünk alakulását Eszközök / alkalmazottak szintjén figyeljük a nyomtatási teljesítményt és a költségeket Válaszhiány 15

17 4 Ábrák és táblázatok jegyzéke 1. táblázat A minta és a sokaság összetétele ábra Hány irat, dokumentum képződik hetente az Önök cégénél? ábra Hogyan változott a cégnél a kezelendő dokumentumok száma? ábra Milyen módon tartják nyilván jellemzően a beérkező dokumentumokat? ábra Miként oldják meg a dokumentumok megosztását? ábra Van Önöknél igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére? ábra Használnak-e elektronikus dokumentumkezelő rendszert? ábra Használnak-e elektronikus dokumentumkezelő rendszert? ábra Mennyit lenne hajlandó az Ön cége egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére fordítani? ábra Tudomása szerint mennyi ideig kell megőrizni az alábbi dokumentumokat? ábra Adódott-e már probléma a cég életében a szabályozás nem megfelelő ismeretéből? ábra Történt-e már visszaélés Önöknél a dokumentumokkal kapcsolatban? ábra Miként oldják meg, hogy a dokumentumokhoz csak az arra jogosultak férhessenek hozzá? ábra Vannak-e az Önök cégénél olyan programok, kezdeményezések, előírások, amelyek a környezeti terhelés csökkentését célozzák? ábra Melyek ezek a környezeti terhelést csökkentő programok, kezdeményezések? ábra Léteznek-e az Önök cégénél olyan programok, kezdeményezések, előírások, amelyek a papírfelhasználás csökkentését célozzák? ábra Melyek ezek a papírfelhasználást csökkentő programok, kezdeményezések? ábra Figyelemmel kísérik-e az Önök vállalatánál a nyomtatási teljesítményt?