Eltérés a pályázattól, szerződésmódosítás, változásbejelentés

Átírás

1 Tisztelt Kedvezményezett! A Dél-alföldi Regionális Fejlesztési Ügynökség Nonprofit Kft., mint a DAOP Közreműködő szervezete ezúton teszi közzé a megvalósítás és a helyszíni szemle során tapasztalt leggyakoribb hibákat, problémákat: Műszaki tapasztalatok: Eltérés a pályázattól, szerződésmódosítás, változásbejelentés elmulasztása Sok esetben fordul elő, hogy az eredeti projekttervben (pályázat) foglaltaktól eltérően valósítja meg a Kedvezményezett szervezet a projektet, többnyire külső, vagy előre nem látható tényezők felmerülése miatt. Ez nem biztos, hogy problémát jelent, azonban több esetben ennek megítélésére a Közreműködő Szervezetnek már csak a zárást követően volt lehetősége, mivel nem tudott a változásról. Számos esetben az ellenőrzés úgy ítélte meg, hogy a módosulás oly mértékű eltérést eredményezett a pályázathoz képest, hogy az nem lett volna támogatható, emiatt a támogatás csökkentéséről döntött. Ennek elkerülése érdekében, illetve azért, mert a változások jelentése a Támogatási Szerződések alapján Kedvezményezetti kötelezettség, az ilyen eseteket felmerülésük időpontjában jelezni kell a Közreműködő Szervezetnek, elkerülendő ezzel a későbbi pénzügyi kockázatokat. Átadás-átvételi dokumentáció hiánya, alacsony színvonala A több százmillió forint támogatásból megvalósított építési beruházást is tartalmazó projektek esetében az átadás-átvételi dokumentáció több esetben formális, nem tartalmaz hibajegyzéket. Ez a dokumentum gyakorlatilag a támogatási és a kivitelezői szerződésekben meghatározottak teljesítését alátámasztó dokumentáció, melynek hiányosságai hátráltatják, ellehetetlenítik az ellenőrzést a támogatás átutalásáról szóló döntés meghozatalában. Megvalósítási terv hiánya Szinte valamennyi támogatásból megvalósított építési beruházás esetén hiányzik a megvalósítási terv (D terv), mely a beruházás eredményének 1

2 tényleges és végleges állapotát mutatja. A D terv funkciója az eredeti tervekhez képest felmerült módosítások, változások nyomonkövethetősége. Ez a dokumentum a helyszíni ellenőrzéshez szükséges olyan információkat tartalmaz, melyek nélkül szinte lehetetlen megállapítani a támogatási szerződésben foglaltak Kedvezményezett/kivitelező általi teljesítését, illetve azt, hogy az ahhoz képest felmerült változások elfogadhatóak és támogathatóak, vagy sem. Építési napló hiánya, helytelen kitöltése Egyes beruházások esetében előfordult, hogy hiányzott az építési napló, melynek a folyamatban lévő beruházások esetében a nyomonkövetés miatt van jelentősége, másrészt ez is a teljesítés dokumentumának számít, melynek hiánya nehezíti, lehetetleníti a hitelesítési folyamatban a támogatói döntés meghozatalát. Pénzügyi tapasztalatok Záradékolás hiánya, másolaton történő záradékolás Számos alkalommal előfordul, hogy a kedvezményezett szervezet nem záradékolja a számlák, bizonylatok eredeti példányát. A záradékolás a többszörös finanszírozás kizárását szolgáló kontroll, attól tehát nincs lehetősége eltekinteni a támogatónak. Súlyosbítja a hibát, és megtévesztésének minősül, ha a számla másolati példányát záradékolják, azt lemásolják és a másolatra rávezetik, hogy az mindenben megegyezik az eredeti példánnyal. A záradékot a számla eredeti példányára kell felvezetni, emiatt a számla eredeti példányának hiánya is kizárja az adott tétel támogathatóságát. A fenti körbe tartozó szabálytalanságok az érintett számla elutasításán túl a megtévesztő magatartás miatt megalapozhatják a szerződés visszamenőleges hatályú felbontását, illetve súlyosabb esetben a támogatási rendszerből történő kizárást is. Elkülönített számviteli nyilvántartás hiánya Igen gyakran előforduló probléma, hogy a kedvezményezett szervezetek szemben a Számviteli törvényben, egyéb jogszabályokban, illetve a támogatási szerződésekben is megfogalmazottakkal számviteli nyilvántartásaikban nem különítik el a projekt gazdasági eseményeit. 2

3 Az elkülönítést sokféleképpen meg lehet tenni (főkönyvi alszámlára, munkaszámra, témaszámra, szakfeladatra, stb.), egyértelműen beazonosíthatóan a támogatási szerződés költségvetésében megjelölt főkönyvi számra került lekönyvelésre minden tétel (pl.: főkönyvi karton alapján), melyből a projekt gazdasági eseményei nyomon követhetőek. A nyilvántartás hiánypótolható dokumentum, a folyamatba épített ellenőrzések esetében azonban amellett, hogy nehezíti az ellenőrzést meghosszabbíthatja a kifizetés folyamatát, ennek megfelelően a kedvezményezett szervezetnek is érdeke, hogy azt elkészítse és naprakészen vezesse. Számla és szerződés, egyéb szakmai dokumentumok összhangjának hiánya Számos alkalommal tapasztalható, hogy a gazdasági események egyes szakaszaiban keletkező dokumentumok adatai ellentmondanak egymásnak. Sok esetben a kedvezményezett szervezet képviselői nem a tényleges teljesítés adatait szerepeltetik például a teljesítési igazolásokon, hanem automatikusan a szerződésben szereplő mennyiségeket. Ebből kifolyólag a szolgáltatást nyújtó szervezetek olyan tevékenységekről is kiállítanak számlát, melyek a valóságban még esetlegesen meg sem történtek. A fenti körbe tartozó dokumentumok tartalma nem valós (mind a számla, mind pedig a teljesítési igazolás), ami miatt a támogató akár el is állhat a szerződéstől. Beszerzések Beszerzések dokumentáltsága (átláthatóság) A Közbeszerzési törvény szerint a közbeszerzési eljárásnak átláthatónak, azaz minden mozzanatában dokumentáltnak kell lennie. Az átláthatóságnak elsősorban a piaci szereplők esélyegyenlősége miatt van jelentősége. Megfelelő közbeszerzési eljárás megválasztása Számos alkalommal fordult elő, hogy a kedvezményezett szervezet nem megfelelően határozta meg a közbeszerzés becsült értékét, és emiatt nem megfelelő beszerzési eljárást folytatott le, azaz nem biztosította a nyilvánosság kellő szintjét. A becsült érték a legmagasabb általában kért, 3

4 illetve kínált teljes összegű ellenszolgáltatás. A közbeszerzési szabályok ilyen típusú megsértése (tehát a nyilvánosság kellő szintjének hiánya) akár a teljes számlázott érték elutasítását is eredményezheti, sőt, a támogatási szerződésben foglaltaktól függően akár szerződéstől történő elállást is eredményezhet. Ebből kifolyólag érdemes a becsült értéket inkább feljebb, mint alulbecsülni. Pótmunkák Pótmunkaként csak olyan munkák költsége számolható el, amelyek nélkül a létesítmény rendeltetésszerűen nem használható, és amelyek az építési naplóban rögzítésre kerülnek. A pótmunka csak Kedvezményezett saját felelősségére vehető igénybe, a KSZ előzetes engedélyével számolható el, amennyiben az a támogatási szerződésben meghatározott műszaki tartalom módosulásával, ill. költségátcsoportosítással jár. Több esetben fordult elő, hogy a Közbeszerzési törvényben meghatározott feltételek fennállásának hiányában is módosították a közbeszerzési szerződéseket, eljárás lefolytatása nélkül. Nem terveztek például kerítést egy több százmillió forint támogatásból felépített létesítmény köré, amit azután szerződésmódosítás során rendeztek. Tekintve, hogy előre nem látható körülmény nem merült fel, kiegészítő eljárást kellett volna lefolytatni. Súlyosbítja a helyzetet, ha az eredeti és a módosított szerződés alapján más típusú közbeszerzési eljárást kellett volna a kedvezményezett szervezetnek lefolytatni. A beszerzési eljárás hibáiból adódóan a szakmai megvalósítás ellehetetlenülése Nem körültekintő beszerzési eljárás miatt előfordult, hogy a kedvezményezett szervezetnek ismételt eljárást kellett lefolytatnia. A két eljárás elhúzódása miatt a kivitelezésre a projektidőszakon belül már alig maradt idő, így a projektet csak komoly nehézségek és áldozatok árán lehetett megvalósítani. A Közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beszerzési eljárások hibái 4

5 Az ÚMFT, ÚSZT programjaiban a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések eljárási szabályait, elveit a pályázati útmutatókban kell meghatározni. Az ÚMFT-től, ÚSZT-től eltérő szabályozási környezetben több esetben fordult elő, hogy a kedvezményezett a szerződésben foglaltakkal ellentétben, illetve saját pályázatában meghatározottakkal szemben semmilyen beszerzési eljárást nem folytatott le, a szolgáltatók kiválasztása rendszerint ismeretségi alapon történt. Ezen eseteket súlyosbítja, ha a kedvezményezett szervezet, illetve annak valamely képviselője vonatkozásában a szolgáltatóval, vagy az ajánlattevőkkel tulajdonosi, vezető tisztségviselői téren összefonódások tapasztalhatók. Egyéb területek Indikátorok teljesítésének nem megfelelő dokumentálása Mindamellett, hogy a kedvezményezett szervezetek többsége kifogástalanul hajtja végre a projekteket szakmai szempontból, legalább ekkora hányada nem fordít kellő figyelmet a dokumentálásra. Tekintve, hogy az ESZA típusú projektek ellenőrzése utólagosan kizárólag dokumentumok alapján lehetséges, a dokumentálásnak kiemelt jelentősége van. Emiatt fordulhatott elő a Nemzeti Fejlesztési Terv számos projektje esetében, hogy a szakmailag nem kifogásolt projektek eredményeit (képzettséget szerzett személyek száma, foglakoztatásba vont személyek száma, stb.) a kedvezményezett nem volt képes alátámasztani, így a végső elszámolás során csökkentett támogatás került csak jóváhagyásra. Pályázatban foglalt kommunikációs tervtől való eltérés, arculati elemek nem megfelelő alkalmazása Az arculati kézikönyvekben, illetve a szerződésekben meghatározott kapcsolódó rendelkezések be nem tartása súlyos következményekkel járhat. Ezen kötelezettségek be nem tartása számlaelutasítást, a támogatás arányos csökkentését is eredményezheti, amennyiben korrekcióra, hiánypótlásra nincs mód. Dokumentum-megőrzési kötelezettség A projektdokumentáció hiánya, hiányossága számos alkalommal előfordult. A hiányzó dokumentum jellegétől, lényegességétől függően a probléma számos következménnyel járhat: 5

6 Konzorciumi keretek közötti megvalósítás problémái Azon projektek, melyek megvalósítása több jogi személy által történik, számos kockázatot hordoz magában. Számos alkalommal tapasztaltuk, hogy a kedvezményezett szervezetek annak érdekében hoztak létre konzorciumot, hogy nyerési esélyeiket növeljék, azonban a pozitív támogatói döntést követően a szervezetek közötti együttműködés nem a megfelelő szinten működött. Előfordult, hogy a főkedvezményezett nem tájékoztatta a partnerszervezeteket, hogy a helyszíni ellenőrzés során az általuk tárolt dokumentumokat is a helyszíni ellenőrzés helyszínére kell szállítani, ami bonyolította a vizsgálatokat, utólagos hiánypótlásokat, a kifizetések elhúzódását eredményezte. A dokumentumban szereplő szempontok, módszerek tájékoztató jellegűek, a közreműködő szervezet ezektől eltérő szempontok és dokumentumok alapján is lefolytathat ellenőrzéseket. 6