E L S Z Á M O L Á S I S E G É D L E T. az Interreg Central Europe programban résztvevő magyar kedvezményezettek számára

Átírás

1 E L S Z Á M O L Á S I S E G É D L E T az Interreg Central Europe programban résztvevő magyar kedvezményezettek számára 2017

2 TARTALOM 1. Bevezető 3 2. Költségek elszámolhatóságára vonatkozó általános A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok A kedvezményezetti jelentés elkészítésének általános szabályai Hiánypótlások Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése Számlákkal kapcsolatos követelmények Árfolyam-átváltási módszer Közbeszerzések és egyéb beszerzések (piaci ár igazolása) Nem elszámolható költségek Költségtípusok és az elszámolásukhoz szükséges dokumentumok Személyi költségek (Staff costs) Irodai és adminisztratív költségek (Office and administrative expenditure) Utazás és szállásköltség (Travel and accommodation costs) Külső szakértői díjak és szolgáltatások (External expertise and services costs) Beszerzések (Equipment expenditure) Beruházások (Infrastructure and works expenditure) Előkészítési költségek (Preparation costs) Arculat Információ a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezetről 35

3 BEVEZETŐ 1. BEVEZETŐ A segédlet célja, hogy gyakorlati információkat nyújtson a projektrész végrehajtása során felmerült költségek elszámolásának feltételeiről és a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. (továbbiakban SZPI Nonprofit Kft.) által végzett hitelesítési tevékenységről az Interreg Central Europe programban vezető kedvezményezettként vagy projekt kedvezményezettként (a továbbiakban kedvezményezett) résztvevő hazai szervezetek számára, valamint kiegészítse az általános, programszintű útmutatót (Interreg Central Europe Programme Implementation Manual) a magyarországi speciális követelményekkel. Az elszámolási segédletet és az Interreg Central Europe Programme Implementation Manual dokumentumot együttesen kell a magyar kedvezményezetteknek figyelembe venni, ellentmondás esetén az utóbbi a mérvadó. A segédlet csak az Interreg Central Europe program keretében az Európai Regionális Fejlesztési Alapból (ERFA) támogatásban részesülő magyar kedvezményezettekre vonatkozik

4 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS 2. KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS 2.1 A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok A programmal kapcsolatos dokumentumok megtalálhatóak a program honlapján: A kedvezményezetti jelentés elkészítésének általános szabályai Minden kedvezményezett kedvezményezetti jelentést készít az adott beszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységekre, valamint az adott beszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségekre vonatkozóan. A beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. A KEDVEZMÉNYEZETTI JELENTÉS NYELVE ANGOL (az SZPI Nonprofit Kft-hez és a vezető kedvezményezettnek benyújtandó különböző jelentések és a párhuzamos munka elkerülése érdekében). A kedvezményezettek számára előírt kedvezményezetti jelentés formátuma a vezető kedvezményezett jelentésének szerkezetét követi. A pénzügyi jelentéshez az ellenőrző listában részletezett alátámasztó dokumentumokat kell csatolni. Javasolt, hogy a kedvezményezett saját maga is ellenőrizze az elszámoláshoz benyújtandó dokumentáció teljességét a kiadott ellenőrző lista alapján, mivel a tapasztalatok szerint a többszöri hiánypótlások nagymértékben lelassítják a hitelesítési nyilatkozat kiadásának időtartamát. Amennyiben a bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. A kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy minden információ és alátámasztó dokumentum a hitelesítést végző szervezet rendelkezésére álljon. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést az SZPI Nonprofit Kft. munkatársai és/vagy az SZPI Nonprofit Kft. által megbízott külső szakértők végzik

5 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS 2.3 Hiánypótlások Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, az SZPI Nonprofit Kft. projektfelelőse írásban ( ) felszólítja a kedvezményezettet a mulasztás(ok) pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Az üzenet (hiánypótlásra történő felszólítás) kézbesítésének visszaigazolása napjától számítva legfeljebb 5 naptári nap áll rendelkezésére a kedvezményezetti jelentés hiánypótlására. Hiánypótlás felszólításra összesen két alkalommal van lehetőség (kétszeri hiánypótlás esetén a hiánypótlás benyújtására rendelkezésre álló időtartam nem haladhatja meg a 10 naptári napot). A második sikertelen hiánypótlási felszólítás után a kedvezményezetti jelentés elutasításra kerülhet, vagy a kedvezményezettel történt egyeztetést követően a jelentés a nem megfelelően alátámasztott tételek levonása után kerül elfogadásra. Az SZPI Nonprofit Kft. megállapítja az adott projektrészre vonatkozó teljes elszámolható költségek összegét (a projektrészre jutó uniós támogatás, hazai társfinanszírozás, saját hozzájárulás) és kiadja a projektrészre vonatkozó Hitelesítési nyilatkozatot (Certificate of expenditure) a hazai kedvezményezettnek. 2.4 Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése A kedvezményezett köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni (hivatkozva a Tanács december 17-ei 1303/2013/EU rendelet 125. cikk (4) b) bekezdésére) annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, az alábbi feltételek szerint: az elkülönítést vagy külön munkaszámra történő könyveléssel célszerű megoldani, vagy ha a kedvezményezett számviteli nyilvántartási rendszere ezt nem teszi lehetővé, akkor a kedvezményezett szervezet számlatükre úgy kerüljön kialakításra, hogy a 6-os, 7-es számlaosztályban valósuljon meg az elkülönítettség; az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik; legyen lehetőség riportolni (számlalap/főkönyvi karton) az adott projektrésszel kapcsolatosan elszámolt költségekre; számviteli politikájában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja, mely helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerülhet

6 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS 2.5 Számlákkal kapcsolatos követelmények Az SZPI Nonprofit Kft-hez ellenőrzésre benyújtott számlák az alábbi követelményeknek kell, hogy megfeleljenek: A számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények: 1. Belföldön (Magyarország területén) kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom feleljen meg a számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabályban foglaltaknak (ld évi CXXVII. Törvény). 2. Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlenül szerepelniük kell: a dokumentumon jelenjen meg a Számla megnevezés az adott ország előírásai szerint (pl.: Invoice, Factura ); számla sorszáma; számla kibocsátója; vevő megnevezése; termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése; számla összege; számla kibocsátásának és teljesítésének kelte. A számla megjelenési formája szerinti követelmények: 1. Papíron kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén a A számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények -nek kell megfelelni. A számlára a következő információkat kell felvezetni: A költség CE program által került finanszírozásra Projekt azonosítószáma és projekt acronym-ja Az érintett projektek közötti megosztás aránya 2. Elektronikus úton kibocsátott számla kizárólag akkor fogadható be, amennyiben az elektronikus számlán a számla kiállításakor a megjegyzés rovatba felvezetésre kerültek a papír alapon kiállított számla esetében felsorolt minimális információk. Ez alól az utazásról szóló elektronikus számlák (Pl.: repülőjegy) képezhetnek kivételt. Amennyiben egy számla több projekthez kapcsolódik, az összes projekt azonosítószámát és a projekt acronym-ját szerepeltetni kell a számlán

7 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS Az elektronikus számlákra vonatkozó további szabályok: a vonatkozó hatályos jogszabálynak (ld évi CXXVII. Törvény) megfelelően került kiállításra; a kedvezményezetti jelentésben elektronikusan is csatolásra került; A számviteli bizonylatokat záradékolni, majd hitelesíteni kell a következő módon: Záradékolás: Az eredeti számviteli bizonylaton szöveges formában fel kell tüntetni: The expenditure, co-financed by the Interreg Central Europe Programme, EUR is directly linked to (Project No.) (Acronym).. project. Hitelesítés: A záradékolt eredeti számviteli bizonylatot ezt követően le kell fénymásolni, majd a másolatra pecséttel vagy kék tollal rá kell vezetni, hogy A másolat az eredetivel mindenben megegyezik. (vagy ezzel megegyező tartalmú hitelesítési szöveg), ezután a fénymásolatot a képviselőnek vagy meghatalmazottnak kék tollal cégszerű aláírásával, bélyegzővel és dátummal kell ellátnia. 2.6 Árfolyam-átváltási módszer Mivel a támogatási szerződések euróban kerülnek megkötésre, a támogatási folyósítása is euróban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett, ezért a hazai kedvezményezetteknek az SZPI Nonprofit Kft-hez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket is euróban kell feltüntetniük. A SZPI Nonprofit Kft. az adott időszakban elszámolható költségekre euróban állítja ki a hitelesítési nyilatkozatot. A nem euróban felmerült költségek (forint és más külföldi pénznem) euróra történő átváltása egységesen került meghatározásra az Interreg Central Europe program területén. A nem euróban felmerült költségek euróra történő átváltására a jelentés benyújtásának havában érvényes, az Európai Bizottság által meghatározott ( havi átlagárfolyamot kell alkalmazni. A jelentés benyújtásának időpontja az a nap, amikor a kedvezményezetti jelentés először benyújtásra kerül online módon az electronic Monitoring System (továbbiakban ems) felületén. Az ems felületén a felmerült költségeket a kifizetésről kiállított bankbizonylaton/pénztárbizonylaton szereplő valutában kell felrögzíteni, amit a rendszer a jelentés benyújtásának havában érvényes árfolyammal átvált euróra

8 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS 2.7 Közbeszerzések és egyéb beszerzések (piaci ár igazolása) A projektrész végrehajtása során a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések esetén a kedvezményezett felelőssége betartani a törvény előírásait. A kedvezményezett a kedvezményezetti jelentés benyújtásával egyidejűleg minden olyan kifizetéshez kapcsolódóan, amelyet érintően közbeszerzési eljárás lefolytatására volt köteles, az általa lefolytatott közbeszerzési eljárás valamennyi dokumentumának, a szerződésnek és az esetleges szerződésmódosításnak egy másolati példányát a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet rendelkezésére bocsátja. Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatását alátámasztó dokumentumokat a kedvezményezett nem teljes körűen bocsátja rendelkezésre, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet hiánypótlási felhívást küld ki, vagy a rendelkezésre álló dokumentumok alapján dönt a költségek hitelesítéséről, illetve a jelentés jóváhagyásáról, illetve szabálytalansági eljárás lefolytatását kezdeményezheti, továbbá dönthet a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről. A Kbt. 5. (1) bekezdésének hatálya alá tartozó kedvezményezett köteles a projektrész megvalósítása során tervezett közbeszerzési eljárásait a közbeszerzési tervben rögzíteni, amely közbeszerzési tervet a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet jogosult akár a közbeszerzési eljárások ellenőrzése során, akár helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálni. A kedvezményezett valamennyi közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó számlát érintően, a számla benyújtásával egyidejűleg köteles nyilatkozni arról, hogy indult-e jogorvoslati eljárás a közbeszerzési eljárást vagy az annak alapján megkötött szerződést érintően, valamint, hogy az eljárás alapján megkötött szerződést módosította-e. Közbeszerzési értékhatár alatti, de nettó 5000 EUR feletti beszerzések A kedvezményezett felelőssége a piaci áraknak történő megfelelés biztosítása (piaci ár igazolás). A nettó euró feletti beszerzések esetében a piaci árnak való megfelelés igazolásához a kedvezményezettnek legalább 3 érvényes, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű írásos ajánlat alapján kell döntenie. Írásos ajánlatnak minősül eszközbeszerzés és szolgáltatás esetén a megbízott/vállalkozó árkatalógusa, hivatalos árlistája is, amennyiben az abban szereplő beszerezni kívánt termék vagy szolgáltatás összehasonlítható a piaci ár igazolásának alátámasztásra alkalmas többi írásos árajánlattal (a továbbiakban együttesen: ajánlat). Az ajánlatok a beszerzés eredményeképp létrejött megrendelő/szerződés dátumától számított 3 hónapnál nem lehetnek régebbiek. Az ajánlatok keltezésének, vagy benyújtásának időpontját kedvezményezett köteles a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére fax visszaigazolás, személyes átvétel igazolása, tértivevény, nyomtatott és dátumozott árkatalógus, hivatalos árlista stb. becsatolásával igazolni. A piaci ár igazolásához beszerzett legalább 3 ajánlatot a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére a kedvezményezetti jelentéssel együtt kell benyújtani

9 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS Nem alkalmas a piaci ár igazolására az az ajánlat, amelyet olyan ajánlattevő adott, amelyben a kedvezményezettnek, vagy a kedvezményezett alapítójának, tagjának, felügyelőbizottsági tagjának, vezető tisztségviselőjének, vagy valamely munkavállalójának, vagy ez előzőekben felsorolt személyek Ptk. 8:1. (1) 1. pontja szerinti közeli hozzátartozójának tulajdoni részesedése van, vagy abban az előzőekben megjelölt személyek vagy azok Ptk. szerinti közeli hozzátartozója alapító, tag, felügyelőbizottsági tag, vezető tisztségviselő, vagy munkavállaló. A piaci ár igazolására nem alkalmas ajánlatot benyújtó ajánlattevőkkel kötött vállalkozási/megbízási szerződés, vagy a részükre megküldött megrendelés ellenértéke a támogatás terhére nem számolható el. A kedvezményezett egyebekben köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy biztosítsa az ajánlatok függetlenségét. A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezethez benyújtott legalább 3 ajánlatnak egymástól független szervezetektől kell származnia. Nem minősülnek függetlennek azoktól a szervezetektől származó ajánlatok, amely szervezetek között a Ptk. 8:2. -a szerinti többségi befolyás áll fenn, továbbá azok az ajánlatok sem, amelyeket olyan ajánlattevők adnak, akik alapítói, tagjai, felügyelőbizottsági tagjai, vagy vezető tisztségviselői között a 8:1. (1) 1. pontja szerinti közeli hozzátartozói viszony áll fenn. Nem igazolt a piaci ár abban az esetben sem, amikor a fentiekben részletezett összeférhetetlenségi esetek az ajánlatkérés időpontjától a szerződés megkötésének időpontjáig bármikor fennállnak. A kedvezményezett minden olyan esetben, amikor a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére piaci árat igazol, a benyújtott legalább 3 ajánlatot érintően köteles a nyilatkozat a piaci ár igazolására című dokumentum kitöltésére és annak benyújtására A rendelkezésre álló ajánlatok közül a kedvezményezett a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó, vagy a legjobb ár-érték arányt megjelenítő ajánlatot köteles elfogadni. A kedvezményezett a legjobb ár-érték arányt megjelenítő értékelési szempont esetében az árat köteles értékelni, az egyéb értékelési szempontokat pedig úgy köteles előírni, hogy biztosított legyen az ajánlatok objektív alapú összehasonlítható értékelése. A kedvezményezett minden esetben indokolni köteles az összességében legkedvezőbb ajánlat elfogadásának okait. A beszerzést az átláthatóság, a diszkrimináció tilalma és az egyenlő bánásmód elvének biztosítása mellett kell megvalósítani. Abban az esetben, ha a hitelesítésre kijelölt szervezet álláspontja szerint a kedvezményezett beszerzése szerinti szerződéses ár a jellemző piaci árnál bizonyíthatóan magasabb, akkor a beszerzés nem a kedvezményezett által benyújtott szerződéses áron, hanem az átlagos piaci áron kerül hitelesítésre. Abban az esetben, ha a piaci ár igazolása a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet felhívására sem történik meg, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet a költség hitelesítését elutasíthatja, megtagadhatja. A kiválasztás alátámasztásaként egy maximum egyoldalas bírálati összefoglaló benyújtása szükséges a következő minimális tartalommal: - ajánlattevők neve, - ajánlat tárgya, - termék/szolgáltatás ára, - 9 -

10 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS - bírálati szempontok, - döntés, - döntés indokolása. A nettó 5000 EUR alatti beszerzések esetében a piaci árat igazolni nem szükséges, azonban az összeférhetetlenségi szabályokat az 5000 EUR alatti beszerzések esetében is köteles a kedvezményezett alkalmazni. Az összeférhetetlenségi szabályok megsértésével megkötött szerződés ellenértéke el nem számolható költségnek minősül. A költségek elszámolhatóságának további feltételei: Minden beszerzés esetében a megfelelő nyomon követést és átláthatóságot biztosítani kell. A kedvezményezett felelőssége az ajánlattételi felhívás, a kiválasztási és a szerződéskötési eljárás, valamint az ajánlattevőktől beérkezett ajánlatok dokumentálása. Amennyiben a kedvezményezett rendelkezik már meglevő keretszerződéssel bizonyos áruk és/vagy szolgáltatások vonatkozásában, újabb beszerzési eljárást nem kell lefolytatni abban az esetben, ha a keretszerződés megkötése megfelel a fentiekben leírt előírásoknak vagy a keretszerződés közbeszerzési eljárás eredményeképpen került megkötésre. A kedvezményezett tudomásul veszi, hogy a Kbt. szerinti közbeszerzési kötelezettség alá nem tartozó valamennyi beszerzését a Kbt. 19. (2) pontja szerinti szabály alkalmazásával köteles egybeszámítani. Kedvezményezett minden olyan esetben, amikor az egybeszámítási szabályok alkalmazásával egybeszámított érték eléri vagy meghaladja a nettó 5000 EUR összeget köteles igazolni a piaci árnak való megfelelést (pl.: egybeszámítási kötelezettség alá eső 800 EUR értékű beszerzés esetén még nem szükséges piaci árat igazolni, azonban ha a következő egybeszámítási kötelezettség alá eső beszerzés értéke 4200 EUR, tehát az egybeszámított érték eléri a nettó 5000 EUR-t, a piaci árat igazolni szükséges). Partnerségen belül a kedvezményezettek és azok alkalmazottjai a projekten belüli feladatok ellátására egymással nem szerződhetnek. In-house beszerzés elszámolása esetében is a kiadásoknak valós költségeken kell alapulniuk (kivételt képzenek a flat rate szabályon alapuló költségek elszámolása). Az in-house beszerzés nem kizárólag csak külső szakértői soron kerül elszámolásra, hanem az in-house beszerzésben nyújtott szolgáltatásoknak megfelelően kell a beszerzést a költségsorok között megbontani az adott költségsorra vonatkozó szabályok figyelembevételével. A legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás vagy az összességében legkedvezőbb ajánlat elfogadása érdekében a közbeszerzési törvény hatálya alá nem eső szervezetek esetében is alkalmazandók a közbeszerzési törvény alapelvei. A közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó szervezetek esetében amennyiben nincs szigorúbb nemzeti szabályozás - az Interreg Central

11 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS Europe program az alábbi, áru- és szolgáltatás beszerzéssel kapcsolatos eljárási szabályokat írja elő: - Amennyiben a becsült érték meghaladja az uniós vagy nemzeti értékhatárt, az uniós és nemzeti közbeszerzési szabályoknak megfelelő, hasonló versenyképes eljárást kell lefolytatni. Nagymértékben ajánlott az uniós és nemzeti közbeszerzési törvény alapvető követelményeinek betartása (minimum számú árajánlat, kiválasztási kritériumok, nyilvánosság stb.), valamint minden esetben igazolni kell, hogy a lefolytatott eljárás eleget tesz a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és átláthatóság alapelveinek (lásd bővebben: Implementation Manual C fejezete). További információ megtalálható honlapon a Purchase form for the procurement of goods and services by beneficiaries not falling under the scope of the public procurement laws útmutatóban. - Amennyiben a becsült érték nem haladja meg az uniós vagy nemzeti értékhatárt, a beszerzésre vonatkozó programszabályokat kell alkalmazni. 2.8 Nem elszámolható költségek minden olyan költség, amely az uniós támogatási szerződés értelmében az elszámolhatósági időszakon és/vagy az elszámolhatóság területi hatályán kívül esik, kivéve a projekt előkészítés költségeit; harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelműen nem tulajdoníthatók a kedvezményezett általi kifizetésnek; olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitűzött alapelvekkel; olyan költségek, amik nincsenek közvetlen kapcsolatban a vezető kedvezményezettel / kedvezményezettel, nem kapcsolódnak közvetlenül a projekthez, illetve nem szerepelnek a jóváhagyott pályázatban; ki nem fizetett résszámla; a kettős finanszírozás minden formája (azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek); visszaigényelhető adók, valamint visszaigényelhető és levonható ÁFA (ÁFA nem számolható el, ha visszaigényelhető, vagy ha nem a kedvezményezettet terheli); bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek; hitelkamatok és hiteltúllépések költségei; földvásárlás későbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék);

12 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS banki és pénzügyi műveletek költségei (bankszámlákkal kapcsolatos költségek, banki műveletek költségei, stb.), kivétel azon bankszámla nyitásának és vezetésének díja, amelyiket a kedvezményezett a projekt lebonyolítására érdekében elkülönített alszámlaként tart nyilván; külföldi devizák árfolyam-ingadozásából fakadó költségek; bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése; részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítő értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek; átalányköltségek; lízing; 50 euró feletti reprezentációs célú beszerzések (pl.: virág, édesség, művészek); alkoholos italok mini-bár költségei; borravaló költségei természetbeni hozzájárulás költségei köztisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz. Főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat; rendezvényen való részvételért fizetett ellenszolgáltatás, honorárium; olyan alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét; az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerződésekre kifizetett költségek, amelyekkel kapcsolatban a szerződés a kifizetést a tevékenység összköltségének százalékos arányában határozza meg. kedvezményezettek között megosztott költségek (common cost) kedvezmények (ténylegesen kifizetett összeg számolható el) kedvezményezettek között kifizetett ellenszolgáltatások Kérjük, szíveskedjenek figyelembe venni, hogy a fentiekben részletezett nem elszámolható költségek listája a teljesség igénye nélkül készült. Önkormányzatok esetében, mivel a kedvezményezett a projektrészben vállalt egyes feladatait a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 41. (1) és (2) bekezdése,

13 KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS valamint az Áht. 6/C. (1) bekezdése alapján a hivatalán, mint szervén keresztül látja el, ezáltal a Támogató irányában elszámolhatók az önkormányzat hivatalánál (beleértve a polgármesteri hivatalt, a megyei önkormányzati hivatalt és a közös önkormányzati hivatalt) felmerülő költségek is amennyiben az erre való hivatkozás feltüntetésre került a projekt partnerségi megállapodásában

14 3. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK 3.1 Személyi költségek (Staff costs) Személyi költségek elszámolásának szabályai: A kedvezményezett közvetlen alkalmazásában álló, projektmenedzsment feladatokat végző (projektkoordinátor, projektmenedzser, asszisztens, pénzügyi menedzser) és / vagy projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az Interreg Central Europe programban. A bér jellegű költségek elszámolásának feltételei: Az elszámolt jövedelmeknek olyan tevékenységekhez kell kapcsolódniuk, amelyet egyébként nem látnának el a szervezetnél, ha nem vennének részt a projektben, továbbá rögzítve van a munkaszerződésben, kinevezésben (továbbiakban munkaügyi dokumentumokban) vagy jogszabályban, illetve kapcsolódik az adott munkavállalók munkaköri leírásában felsorolt tevékenységeihez/feladataihoz. Minden egyéb bér jellegű költség elszámolható, amely közvetlenül felmerült és kifizetésre került a kedvezményezettnél, többek közt a munkáltatói hozzájárulás (szociális hozzájárulási adó), társadalombiztosítási hozzájárulások (nyugdíjjárulék) az alábbi feltételek alapján: - Munkaügyi dokumentumokban vagy jogszabályban rögzített; - Nem visszatéríthető a munkáltató részére. A fenti előírásokon kívül elszámolhatóak még egyéb juttatások (amennyiben valósan felmerültek és kifizetésre kerültek a szervezet által) a havi bérköltségeken felül. A juttatásoknak kapcsolódniuk kell a bérhez és számszerűen szerepelniük kell a bérjegyzéken. Az ad-hoc jellegű juttatások, fizetés emelések vagy bónuszok nem elszámolhatók a projekt keretében. A túlóra csak abban az esetben számolható el, ha közvetlenül a projekttel kapcsolatosan merült fel, és a munkaügyi dokumentumokban szereplő túlóra elrendelés összhangban van a nemzeti jogszabályi előírásokkal, a szervezet belső működési szabályzatával és a munkaidő nyilvántartással. Részmunkaidős munkavállaló esetében a túlórát arányosan lehet elszámolni a projekt terhére. A személyi költségek megalapozottságát mindig biztosítani kell. Amennyiben az elszámolni kívánt személyi költségek minőségileg és mennyiségileg nem állnak összhangban a pályázatban feltüntetett projektrész teljesítésekkel és outputokkal, az arányosság elvét követve flat rate kiigazítás alkalmazható. A személyi költségek kiszámítását egyedileg kell meghatároznia az egyes munkavállalók esetében. A kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás elszámolási rendje:

15 A hazai kedvezményezett alkalmazásában álló személyeknek a projekt tevékenység végrehajtásával összefüggésben keletkezett átmeneti többletfeladat ellátása céljából megállapított kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás elszámolható költségnek minősül. Kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás kizárólag abban az esetben számolható el, ha az adott munkavállaló rendes munkaszerződése alapján járó alapbére (sem részben, sem egészben) nem kerül elszámolásra a projekt terhére. Kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás az alábbi feltételek együttes megléte mellett számolható el az Interreg Central Europe programban: - Az elszámolást munkavállalónként kell elkészíteni. - Az elszámoláshoz be kell mutatni a munkavállaló érvényes munkaszerződését. - Az első beszámolási időszakban választott elszámolási módszeren a projekt életciklusa során nincs lehetőség változtatni, tehát az elszámolás vagy az alapbér alapján vagy a kereset-kiegészítésben/célfeladat kiírásban megállapított összeg alapján lehetséges. - A kereset-kiegészítésben/célfeladat kiírásban meghatározott feladatokért járó óradíj mértéke nem haladhatja meg a rendes munkaszerződés szerinti óradíj mértékét. A kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás elszámolásának alapfeltétele, hogy az arról szóló (a munkaadó és a munkavállaló által aláírt) megállapodásban szerepeljenek az alábbi tartalmi elemek: - a projekt keretében elvégezendő feladatok; - a megállapított óradíj; - a kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás időtartama. Az Interreg Central Europe program keretében személyi költségek két módszerrel számolható el: 1) valós költségek alapján (munkaügyi dokumentumok és bérjegyzékek becsatolásával) 2) flat rate szabállyal legfeljebb a közvetlen költségek (személyi költségeket leszámítva minden egyéb költség ide tartozik) 20%-a. A benyújtott pályázatban minden kedvezményezettnek szerepeltetnie kellett az általa a fentiek közül kiválasztott opciót. A választott opciót nincs lehetőség megváltoztatni a projekt végrehajtása során

16 1) Személyi költségek elszámolása valós költségek alapján Az munkavállalók teljes munkaidőben (munkaidő 100%-ban) vagy részmunkaidőben működhetnek közre a projektben. Fontos: A projektekben részmunkaidőben közreműködő munkavállalók bérköltségei, az alábbi módszerek alapján számolhatók el: a. A munkavállaló a havi ledolgozható munkaidőből előre meghatározott (fix) arányban működik közre a projekten. b. A munkavállaló a ledolgozható munkaidőből hónapról hónapra változó óraszámmal működik közre a projekten. c. A munkavállaló óradíj alapján működik közre a projektben. Amennyiben a személyi költség valós költségek alapján kerül elszámolásra és a munkavállaló szerződésében változások állnak be, a módosítás befolyásolhatja a személyi költség kiszámításának módszerét. a. A projekten rész munkaidőben előre meghatározott (fix) arányban közreműködő munkavállalók esetében: A projektekre fordított munkaidő/ledolgozható munkaidő arányát minden érintett munkavállaló esetében rögzíteni kell a munkaügyi dokumentumokban. Az adott projekt óraszámain (arányain) kívül a további a projektek/feladatok arányait (valamint a program nevét, projekt nevét és a projekt acronym-ját) is szerepeltetni kell a munkaszerződésekben és munkaköri leírásokban. A projekt specifikus munkaköri leírásokban szereplő feladatoknak/kötelezettségeknek összhangban kell lenniük a munkacsomagokra felosztott munkaidővel. Nem szükséges külön munkaidő nyilvántartó (timesheet) vezetése. b. A projekten rész munkaidőben változó óraszámmal közreműködő munkavállalók esetében: A személyi költségek kiszámítását óradíj számítás alapján kell meghatározni úgy, hogy az utolsó igazolt éves jövedelmet elosztjuk órával, majd a kalkulált óradíjat megszorozzuk a projekten töltött havi óraszámmal. Az utolsó igazolt éves jövedelemnek nem kell igazodnia a naptári évhez, a legfrissebb rendelkezésre álló adatokat kell használni. Például ha a rendelkezésre álló legfrissebb adat június, akkor az éves bruttó foglalkoztatási költségek a július és június közötti időszakban felmerült jövedelmet takarják. Amennyiben az adott munkavállaló esetében az utolsó éves jövedelemhez az adatok nem állnak rendelkezésre (például a munkavállaló kevesebb, mint egy éve dolgozik a kedvezményezett szervezetnél), a személyi költségeket ezzel a módszerrel nem lehet kiszámítani. Amint rendelkezésre állnak az adatok, a módszert lehet alkalmazni

17 A képletben az óra nem változtatható, függetlenül a munkavállaló szerződésében rögzített óraszámától (például órát kell használni akkor is, ha az alkalmazott részmunkaidőben dolgozik a szervezetnél). A fentiek alapján kiszámított óradíj a projekt végrehajtási időszaka alatt nem változtatható (az először kiszámított óradíjat kell a projekt végrehajtása során végig használni). A munkavállaló által egy év alatt ledolgozott összes óraszám nem haladhatja meg az órát. A munkaidő 100%-át lefedő munkaidő nyilvántartó rendszer alkalmazása/vezetése kötelező. c. A projekten rész munkaidőben óradíj alapján közreműködő munkavállalók esetében: Olyan munkavállalók bére számolható el ebben az esetben, akiket a munkaszerződésük alapján óradíjasan foglalkoztatnak. A projekten töltött (timesheet-tel alátámasztott) munkaidő és a munkaszerződésben szereplő óradíj alapján számolható el a bérjellegű költség. A munkaidő 100%-át lefedő munkaidő nyilvántartó rendszer alkalmazása/vezetése kötelező. Példák a személyi költségek számítására Típus Teljes munkaidőben (munkaidő 100%-ban) közreműködő munkavállalók esetében Számítás A bruttó jövedelem 100%-a elszámolható a projekt terhére. Példa A kedvezményezett kijelöli a projektmenedzsert, aki a munkaideje 100%-ban az adott projekten fog dolgozni. A munkaszerződésben, munkaköri leírásban, kinevezésben stb. rögzítésre kerülnek a projekt keretében ellátandó feladatok/kötelezettségek. 6 havonta kell a költséget elszámolni a hitelesítésre kijelölt szervezet felé. A projektmenedzser elszámolható havi bére összesen Ft, amely tartalmazza a bruttó bért és a 27%-os szociális hozzájárulást, illetve 1,5%-os szakképzési hozzájárulást. Az elszámolt hónapokban a projekt menedzser kizárólag a projekttel kapcsolatos munkát végez A 6 havi elszámolási időszakot követően 6* Ft = Ft lesz az elszámolható összeg a projektmenedzser esetében. Nem szükséges külön munkaidő nyilvántartó (timesheet) vezetése. A projekteken rész munkaidőben közreműködő munkavállalók a. A projekten rész munkaidőben előre meghatározott (fix) arányban A projekten töltött munkaidő/ledolgozható munkaidő arányát (munkaszerződésnek, kinevezésnek tartalmaznia kell) megszorozzuk a teljes bruttó elszámolható havi bérrel. Példa:

18 esetén közreműködő munkavállalók esetében b. A projekten rész munkaidőben változó óraszámmal közreműködő munkavállalók esetében: c. A projekten rész munkaidőben óradíj alapján közreműködő munkavállalók esetében: A munkavállaló a rendes munkaidejének 50%-ban az adott projekttel kapcsolatos feladatokat lát el. A kedvezményezett kijelöli a pénzügyi menedzsert, aki a munkaideje 50%-ban az adott projekten fog dolgozni. A munkaszerződésben, munkaköri leírásban, kinevezésben stb. rögzítésre kerülnek a projekt keretében ellátandó feladatok/kötelezettségek. 6 havonta kell a költséget elszámolni a hitelesítésre kijelölt szervezet felé. A pénzügyi menedzser elszámolható havi bére összesen Ft, amely tartalmazza a bruttó bért és a 27%-os szociális hozzájárulást, illetve 1,5%-os szakképzési hozzájárulást. Az elszámolt hónapokban a pénzügyi menedzser valóban a munkaideje 50%-ban az adott projekttel kapcsolatos munkát végez el. A 6 havi elszámolási időszakot követően 6*( *0,5) Ft = Ft lesz az elszámolható összeg az adott pénzügyi menedzser esetében. Nem szükséges külön munkaidő nyilvántartó (timesheet) vezetése. A projekten töltött óraszámot megszorozzuk az előre kalkulált éves óradíjjal. óradíj = Az utolsó igazolt éves jövedelmet elosztjuk órával. Példa Az elmúlt év elszámolható bére összesen (bruttó bér+munkáltatói járulékok) Ft -> óradíj: /1720 = Ft a projekten töltött munkaidő 80 óra volt az adott hónapban a projektre elszámolható összeg 80* = Ft az adott hónapban A munkaidő 100%-át lefedő munkaidő nyilvántartó rendszer alkalmazása/vezetése kötelező. A projekten töltött munkaidőt megszorozzuk a munkaszerződésben szereplő óradíjjal Példa óradíj mértékének szerepelnie kell a munkaszerződésben, kinevezésben -> pl Ft/óra a projekten töltött munkaidő 80 óra volt az adott hónapban elszámolható összeg 80 * Ft = Ft +munkáltatói járulékok (ebben az esetben is elszámolható a szociális hozzájárulási adó szakképzési hozzájárulás) A munkaidő 100%-át lefedő munkaidő nyilvántartó rendszer alkalmazása/vezetése kötelező

19 Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: a. Lista a projektben résztvevők személyekről (projektben betöltött szerep szerint) b. Munkaszerződés vagy kinevezési okirat utolsó aktuális / módosított változata c. Munkaköri leírás (a projekttel kapcsolatos feladat meghatározása a projekt munkatárs munkaköri leírásában szerepel) vagy a munkáltató igazolása, hogy a munkavállaló az adott projekttel kapcsolatos feladatokat lát el. A munkaköri leírásoknak a következőket kell tartalmaznia: - a munkavállaló projekten töltött munkaidejének százalékos felosztását (100%, ha teljes munkaidőben közreműködik a munkavállaló) - amennyiben a munkavállaló részmunkaidőben dolgozik a projekten, és más EU-s és / vagy hazai társfinanszírozott projektben vesz részt, a program(ok) nevét, a projekt(ek) nevét, finanszírozási hivatkozási számát, valamint minden egyes projektre felosztott százalékos munkaidő megosztást - az adott munkavállaló munkaidejének munkacsomagonkénti megosztását, valamint az adott munkacsomagokon a munkavállaló meddig dolgozik. - egy leírást a munkavállaló által a projekt időtartam alatt elvégzendő feladatokról és elérendő eredményekről (beazonosítva a pályázatban feltüntetett feladatokkal és eredményekkel) d. A munkavállaló bérjegyzéke/bérszámfejtő lapja/fizetési jegyzéke e. SZPI által kiadott (a munkáltató és a munkavállaló által aláírt) munkaidő kimutatás, amely tartalmazza a projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat, valamint az elvégzett tevékenység leírását. Kérjük feltüntetni a hétvégéket, a munkaszüneti napokat, a fizetett és betegszabadságokat f. Időszakos személyi költség riport, mely munkacsomagonként valamint a projekt beszámolási időszak indikatív bontásában az adott munkavállaló projektben elvégzett feladatairól, elért eredményeiről egy összefoglaló dokumentum, amit a munkavállalónak, valamint a felettesének kell aláírnia g. Munkabér kifizetését igazoló bankszámlakivonat másolata (készpénzben történő fizetés esetén az átvételt igazoló pénztárbizonylat) h. Bankszámlakivonat a munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok átutalásáról, valamint a kedvezményezett képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket i. Személyi költségek számítási módszerének leírása és a számításokat tartalmazó részletes, SZPI által kiadott segédtábla j. Éves jövedelem igazolása (pl: a kedvezményezett számviteli rendszeréből lehúzott kivonat, adóhatóság által kiállított jövedelemigazolás, bankkivonatok) k. A kedvezményezett által kiadott dokumentum mely tartalmazza az utolsó éves jövedelemből számított óradíj kiszámítását

20 Összefoglaló tábla az elszámoláshoz szükséges dokumentumokról: Dokumentum Teljes munkaidő esetén Rész munkaidő esetében Fix arány 1720 óra Óradíj Munkaszerződés Igen Igen (Igen)* Igen Munkaköri leírás Igen Igen (Igen)* Igen Éves jövedelemigazolás Óradíj kiszámítását tartalmazó dokumentum Nem Nem (Igen)* Nem Nem Nem (Igen)* Nem Időszakos személyi riport költség (Igen)** (Igen)** Igen Igen Timesheet Nem Nem Igen Igen Bérjegyzék Igen Igen Nem Igen Lista a projektben résztvevők személyekről SZPI által kiadott segédtábla Igen Igen Igen Igen Igen Igen Igen Igen * Amennyiben az adott munkavállaló költségeinek elszámolása során az 1720 órás verzió kerül kiválasztásra a *-gal jelölt dokumentumokat az első jelentéstétel során kell csak benyújtani az SZPI részére. ** Amennyiben az adott munkavállaló teljes munkaidőben, vagy fix arányban meghatározott munkaidőben dolgozik a projekten az időszakos személyi költség riportnak tartalmaznia kell a munkacsomagonként valamint a projekt beszámolási időszak indikatív bontásában az adott munkavállaló projektben elvégzett feladatait, elért eredményeit, továbbá az adott időszak alatti kiküldetéseket. 2) Személyi költségek elszámolása flat rate szabály alapján Az elszámolható személyi költségek a flat rate szabály alapján nem haladhatják meg a közvetlen költségek (személyi költségeket leszámítva minden egyéb költség ide tartozik) 20%-át

21 Az elszámolható közvetlen költségek közé tartoznak az utazási (BL3), külső szakértői (BL4), eszközök (BL5) és beruházás (BL6) költség sorra tervezett kiadások. A flate rate elszámolás alkalmazása esetén nem szükséges alátámasztó dokumentumokat becsatolni a kedvezményezettnek a hitelesítésre kijelölt szervezet felé. Azonban a kedvezményezettnek bizonyítania kell, hogy rendelkezik legalább egy alkalmazottal, aki részt vesz a projektben. A kedvezményezett jogi képviselője (vagy megbízott személy) egy nyilatkozattal igazolja, hogy a kedvezményezett szervezet legalább egy alkalmazottja az érintett beszámolási időszakban a projekten dolgozott. Kisvállalkozások esetében, ahol nincs alkalmazott, és a munkát a vállalat tulajdonosa(i) látják el, a jogi képviselő egy önbevallással igazolja, hogy a tulajdonos(ok) az érintett beszámolási időszakban közvetlenül a projekten dolgoztak. Amennyiben a kedvezményezett nem tudja bizonyítani a fentieket, személyi költség nem elszámolható. A költségek elszámolhatóságának további feltételei: Azon kedvezményezettek, akik a pályázatban a flat rate elszámolást választották minden jelentési időszakban csak ezzel a módszerrel számolhatnak el személyi költségeket. Flat rate szabály alkalmazása esetén további személyi költség (valósan felmerülő) nem számolható el egyik költség soron sem. Amennyiben egy adott kedvezményezettnél nem elszámolható személyi költség a nemzeti szabályok alapján, akkor flate rate szabály alapján sem lehet jelenteni a hitelesítésre kijelölt szervezet felé (a költségek jogossága nem függ az elszámolás formájától) A költségvetési módosítások (csökkenés, növekedés) kihatnak a közvetlen költségek nagyságára, ezért a személyi költségek számításánál (flat rate szabály alkalmazása esetén) figyelembe kell venni a fenti változásokat. 3.2 Irodai és adminisztratív költségek (Office and administrative expenditure) Irodai és adminisztratív költségek az Interreg Central Europe programban flat rate szabály alapján számolhatók el, a flat rate mértéke a projektben elszámolt személyi költségek 15%-a. Ezt a kalkulációt nem befolyásolja, hogy a személyi költségek valósan felmerülő költségek vagy flat rate szabály alapján kerültek elszámolásra. Irodai és adminisztratív költségek elszámolásához nem szükséges alátámasztó dokumentumokat becsatolni a kedvezményezettnek a hitelesítésre kijelölt szervezet felé. Irodai és adminisztratív költségeket közvetlen költségként nem lehet más költségvetési soron elszámolni

22 Ezen a költségvetési soron az alábbi adminisztratív típusú költségek számolhatók el (teljes lista): Irodabérlet Ingatlanbiztosítások (tűz, betörés, stb.), ingatlanadók, azon ingatlanok esetében, amelyekben a projekttel kapcsolatos munkavégzés folyik és ahol az eszközök, berendezések rendelkezésre állnak Rezsiköltségek (áram, fűtés, víz-csatorna, stb.) Irodaszerek Könyvelés (kedvezményezett működésével kapcsolatosan) Archiválás Karbantartási költségek (takarítás, szerelés-javítás) Biztonsági szolgálat Back office-t segítő IT rendszerek (telekommunikációs és számítógépes) Kommunikációs költségek (telefon, fax, internet, postai szolgáltatások, névjegykártyák) Banki költségek (számlanyitás és számlavezetés, azokban az esetekben, ahol a projekt menedzselése szükségessé teszi külön számla nyitását) Nemzetközi banki utalások díjai A költségek elszámolhatóságának további feltételei: A 15%-os flat rate szabály automatikusan alkalmazandó minden kedvezményezett esetében a jelentések benyújtásakor. Amennyiben a kedvezményezett nem számol el személyi költséget az adott elszámolási időszakban, akkor adminisztratív költség sem számolható el. Adminisztratív költség elszámolható abban az esetben is, ha a személyi költségek flat rate szabály alapján kerülnek elszámolásra Amennyiben egy adott kedvezményezettnél nem elszámolható személyi költség a nemzeti szabályok alapján, akkor adminisztratív költség sem számolható el a projekt terhére (ezeknek a szervezeteknek a személyi költségeken túl az adminisztratív költségeket is finanszírozniuk kell). A költségvetési módosítások (csökkenés, növekedés) kihathatnak a közvetlen személyi költségek nagyságára is, ezért az adminisztratív költségek számításánál (15 %-os flat rate szabály) figyelembe kell venni a fenti változásokat. 3.3 Utazás és szállásköltség (Travel and accommodation costs) Kizárólag azon személyiek utazási költségei számolhatóak el, akik a program jogosult területén a projekttevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végeznek

23 Elszámolható költségek köre: Az utazási költségek között a projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási költségek számolhatóak el az alábbiak szerint: - Közlekedési jegyek (busz és vonatjegyek, repülőjegy költsége beleértve a szén-dioxidkibocsátás díját) - Utas- és gépjármű biztosítás - Benzin, gépkocsi elszámolás - Autópálya díj, parkolási díj - Taxi költség, autóbérlés költsége Étkezési költségek Szállás költségek Vízum Napidíj A költségek elszámolhatóságának további feltételei: Az utazási és szállásköltségek között azok a projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási költségek számolhatók el, amelyek a pályázatban feltüntetett és a kedvezményezett alkalmazásában álló személyek (projekt személyzet, projekt résztvevők) találkozókon, rendezvényeken, konferenciákon való részvételéhez kapcsolódnak. Általános szabályként érvényes, hogy az utazás időtartama meg kell, hogy egyezzen a rendezvénnyel érintett napok számával. További, kiküldetésben eltöltött éjszakával kapcsolatosan felmerült költségek (extra szállás költség, extra napidíj, többlet személyi költség) nem számolhatóak el alapos indoklás nélkül. Kizárólag a kedvezményezett által kifizetett költségek számolhatóak el. Abban az esetben, amikor a projekt tevékenységet ellátó személyek az utazás során maguk fizetik a kiadásaikat, a költségeik elszámolásának feltétele a költségek munkáltató általi kifizetésének a bizonyítása. Ha az utazáson külső szakértő és / vagy ASP partner is részt vesz, akkor a szakértő utazási költségeit a Külső szakértők és szolgáltatások költségsoron kell elszámolni, azonban az utazási költségsorra vonatkozó elszámolási szabályoknak megfelelően. A külső szakértők utazási és szállás költségeit a megbízási/vállalkozói szerződéseknek kell tartalmaznia. Ezen felül semmilyen további költség (fogyasztásról szóló számlák, napidíjak, utazási költségek) nem számolható el. A program területén kívül felmerült utazási és szállásköltségek abban az esetben számolhatók el, ha azok összhangban vannak az Implementation Manual C.3.3 fejezet általános rendelkezéseivel, valamint ha korábban már a CE irányító hatóság és közös titkárság által engedélyezésre került (kivéve ha már szerepel a jóváhagyott pályázatban)

24 Napidíjakat azon projekt személyzet, projekt résztvevők számára lehet elszámolni, akik a projekt érdekében külföldre utaznak. Napidíjak nemzeti szabályozás szerint vagy a kedvezményezett belső szabályozása szerint kerülhetnek kifizetésre. Amennyiben nem áll rendelkezésre napi díjat szabályozó belső dokumentum az elszámoláshoz, az Európai Tanács 337/2007/EK számú rendelete az irányadó (lásd: A nemzeti szabályozással összhangban napidíjon felül a kapcsolódó járulékok és adók is elszámolható költségnek minősülnek. Napidíj esetén az elszámolható napok száma a konferencia/találkozó/rendezvény, stb. (továbbiakban esemény ) napok számával megegyező lehet, kiegészítve az esemény előtti és utáni 1-1 nappal (kivéve, ha költséghatékonyság miatt volt szükséges elszámolni hosszabb időszakot). Amennyiben a költségeket harmadik fél állja (Pl. a szálloda díja tartalmazza a reggeli árát, vagy az ebédet/vacsorát a találkozó/rendezvény szervezője fizeti), a napidíj összegét csökkenteni kell. Szállásdíj nem haladhatja meg az Európai Tanács 337/2007/EK számú rendeletében az országonként meghatározott díjakat (lásd: Ettől eltérni csak kivételes esetben, részletes és alapos indoklás mellett lehetséges. Az utazásoknál mindig a költséghatékonyabb megoldást kell választani. Repülőjegyek esetén a turista osztályú jegyek számolhatók el. Magasabb foglalási osztályú repülőjegy kivételes esetben fogadható el, külön indoklás kíséretében. Taxi költség (repülőtér és a hotel/rendezvény helyszín viszonylatában) részletes és alapos indoklás mellett (pl. ha tömeg közlekedési eszköz igénybevételére nem volt lehetőség) kivételes esetben számolható el. Autóbérlés költsége kivételes esetben (pl. ha tömegközlekedési eszközzel nem volt lehetőség megközelíteni a rendezvény helyszínét, az utazó személyen kívül álló körülmények miatt hiúsul meg a tömegközlekedés igénybevétele, az utazók száma miatt az autókölcsönzés költséghatékony megoldásnak bizonyul) kizárólag részletes és alapos indoklás mellett számolható el. A fel nem használt menetjegyek nem elszámolhatóak, függetlenül attól, hogy az az utazás nem valósult meg. Az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/utazásonként kell feltüntetni. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Lista a projekten dolgozó személyekről Úti jelentés a projektmenedzser által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is csatolni kell). Az úti jelentés tartalma:

25 - a projekt céljából utazó személyek megnevezése - az utazás időtartama (kezdő dátum - befejezés dátuma) - az utazás tervezett célja, és elért eredmények A kint tartózkodás egyéb bizonylatai (Pl. meghívók, napirend, emlékeztetők stb.) Kiküldetési rendelvény - Kiküldetési rendelvény, mely tartalmazza az kinn tartózkodásra elszámolt napidíjak összegét A napidíj elszámolásához kapcsolódó dokumentumok: - A napidíj számfejtését igazoló dokumentum; - A kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztári kifizetés bizonylata stb.) - A közterhek befizetését igazoló bankszámlakivonat, valamint a kedvezményezett képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket. Eredeti számlák és a kifizetések bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztári kifizetés bizonylata) Gépkocsi használat esetén: gépkocsi elszámolás (a kedvezményezett szervezetének szabályozása szerint) Amennyiben magánjárművet használtak, a költségtérítésre irányuló kérelmek az utazásra vonatkozó űrlappal, a hazai jogszabályokkal és a megállapodás szerinti tételekkel összhangban adandók le. Gépkocsi elszámolás esetén, az elszámolható összeg nem haladhatja meg az NAV üzemanyagár szerinti elszámolható összeget. Vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya, stb. 3.4 Külső szakértői díjak és szolgáltatások (External expertise and services costs) Külső szakértők és szolgáltatások költségsoron a projektek költségvetésének terhére, külső féltől (a partnerségben nem résztvevő költségvetési szervek, gazdálkodó szervezetek, magánszemélyek) megrendelt és általa teljesített, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költségei számolhatók el. Külső szakértők és szolgáltatások költségsoron kizárólag az alábbi tevékenységek költségei számolhatók el: Tanulmányok, kutatások (pl: értékelések, stratégiák, ötlet tervek, kiviteli tervek, kézi könyvek) Képzés Fordítás IT rendszerek és web oldalak, azok módosításainak és frissítéseinek a költsége Promóciók, kommunikáció, nyilvánosság és tájékoztatás költségei Pénzügyi menedzseri feladatok költségei