A JÁSZ-NAGYKUN-SZOLNOK MEGYEI LEVÉLTÁR KUTATÓTERMI SZABÁLYZATA

Átírás

1 A JÁSZ-NAGYKUN-SZOLNOK MEGYEI LEVÉLTÁR KUTATÓTERMI SZABÁLYZATA S Z O L N O K

2 2 BEVEZETÉS A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár Kutatótermi Szabályzata az évi LXVI. törvény alapján az évi LXIII. (személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló) törvény megfelelı paragrafusainak, valamint a nemzeti kulturális örökség minisztere 10/2002. sz. rendeletének figyelembevételével készült. Célja, hogy a levéltári anyag használata során a közérdekő adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes adatokhoz főzıdı alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg, egyben az államtitkot és a szolgálati titkot képezı adatok védelme érvényre juthasson. (1995. évi LXVI. törv. l.. c. és d. pontja.) A Levéltár irataiban végzett kutatás az alábbi jogszabályok és rendeletek alapján történik: a) az évi LXVI. törvény IV., a közlevéltár anyagának használatáról szóló fejezete b) az évi LXV., az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény c) az évi LXIII., a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló törvény (Avtv.) d) az évi XLVII., az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésérıl és védelmérıl szóló törvény e) az évi CXII., a hitelintézetekrıl és a pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény, VII., a titoktartásról szóló fejezete f) 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelete, a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerzıdés alapján történı továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról g) 6/2002. (II. 27.) NKÖM, a közlevéltárban folytatható kutatást engedélyezı kuratórium mőködésérıl szóló rendelete h) 13/2002. (I. 31.) Korm. Rendelet a Magyar Köztársaság Kormánya és Izrael Állam Kormánya között a magyarországi levéltárakban ırzött, védett személyes adatokat tartalmazó Holocaust-dokumentumok másolásának i) 10/2002. (IV. 13.) NKÖM, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggı szakmai követelményekrıl szóló rendeletének VI., a levéltári anyag használatáról szóló fejezete j) 8001/1999. (IK 6) IM tájékoztató a személyes adatok azonos védelmének megállapításához a külföldiek kutatása során k) évi CXL. törvény a kulturális javak védelmérıl és a muzeális intézményekrıl, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közmővelıdésrıl A fenti törvények figyelembevételével a levéltárban folytatható kutatást az alábbiak szerint szabályozzuk.

3 3 I. A LÁTOGATÓI JEGY KIADÁSA 1., A levéltárban ırzött, az május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétıl számított harminc éven túli, az május 2.-a elıtt keletkezett, a keletkezés naptári évétıl számított tizenöt éven túli levéltári anyagban a személyiségi jogokra vonatkozó törvény figyelembevételével, továbbá idıbeli korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetıleg, amelynek tartalmát az Adatvédelmi Törvény szerint mindenki megismerheti, kérelemre bármely természetes személy ingyenesen kutathat, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethet. 2., A kutatási kérelmet a levéltári anyagot ırzı közlevéltárhoz kell benyújtani. A kérelemben meg kell jelölni a kutatás célját, tárgyát és idıhatárát. 3., A látogatói jegyet a levéltár igazgatója jogosult kiadni. 4., A levéltár a kutatási kérelemrıl és a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet. 5, Látogatói jegyet kaphat az, aki a./ a kutatási kérelem, illetıleg a kutatói nyilatkozat aláírásával kötelezi magát a levéltári anyag kutatásához elıírt szabályok megtartására: b./ olyan iratanyagban kíván kutatómunkát végezni, mely az évi LXVI. törvény alapján kutatási korlátozás alá nem esik, illetıleg kutatási korlátozás alá vont anyag esetében a megfelelı elızetes engedéllyel rendelkezik. 6., A kutatási lehetıség megtagadása esetén a kérelmezı (jogorvoslatért) a bírósághoz fordulhat. 7., A benyújtott kutatási kérelem alapján a levéltár a kutató részére látogatói jegyet állít ki, amelynek iktatószáma az adott naptári évben elsı ízben benyújtott kutatási kérelem iktatószámával megegyezik. A látogatói jegy az iktatószámon kívül tartalmazza a kutató nevét, személyi igazolványának, vagy útlevelének számát, állandó lakcímét és a kiállítás keltét. A látogatói jegy a kutatóterem látogatására és a hatályos jogszabályok, elıírások keretein belüli kutatások végzésére jogosít fel. A látogatói jegyet a kutató köteles megırizni és a kutatóterem felügyelıjének kívánságára felmutatni. A látogatói jegy átruházása szigorúan tilos. A látogatói jegyek évente 1-el kezdıdı számsorrendben az erre a célra rendszeresített iktatókönyvben kerülnek iktatásra.

4 4 II. A LÁTOGATÓI JEGY KÉRÉSE 1., A látogatói jegyet a levéltár által erre a célra készített nyomtatvány kitöltése és aláírása után a levéltár igazgatójától kell kérni. 2., Abban az esetben, ha a kutató - tudományos célból - olyan anyagban kíván kutatást folytatni, amely a személyes adatok védelme miatt korlátozás alá esik, az erre a célra készült nyomtatvány aláírásával vállalnia kell, hogy a megismert és kigyőjtött adatokat az Adatvédelmi Törvény (1992. LXIII. törv.) 32. -ában meghatározott módon kezeli és használja fel. Továbbá írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét. 3., Ugyanakkor kutatási kérelméhez csatolnia kell a tudományos kutatást rendeltetésszerően végzı, közfeladatot ellátó szervnek - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását. III. A LEVÉLTÁRI ANYAG HASZNÁLATA, KUTATÁSI KORLÁTOZÁSOK 1., Az május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétıl számított harminc év lejárta elıtt a belsı használatra készült, valamint a döntés-elıkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot ırzı közlevéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszőnt szerv levéltári anyagában a kutatást ugyancsak a levéltári anyagot ırzı levéltár engedélyezi. 2., Az május 2-a elıtt keletkezett, a keletkezés naptári évétıl számított tizenöt éven belüli levéltári anyagban ideértve a belsı használatra készült, valamint döntéselıkészítést tartalmazó levéltári iratokat is a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a Budapesten mőködı Levéltári Kuratórium engedélyezi. Jogutód nélkül megszőnt szerv levéltári anyagában, továbbá az között mőködött Magyar Dolgozók Pártja (MDP) és a Magyar Szocialista Munkáspárt (MSZMP) szerveinek irataiban a kutatást szintén a Kuratórium engedélyezi. 3., A Kuratórium tagjai: a Magyar Országos Levéltár, a Politikatörténeti Intézet és az 1956-os Magyar Forradalom Történetének Dokumentációs és Kutató Intézete - közalapítvány által kijelölt egy-egy személy, továbbá a Magyar Tudományos Akadémia által kijelölt két személy. A levéltár a hozzá benyújtott és a Kuratórium engedélyezési jogkörébe tartozó kutatási kérelmet haladéktalanul megküldi a Kuratóriumnak, amely havonta egyszer ülésezik. 4., Ha a törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követı harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idı, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétıl számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás idıpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétıl számított hatvan év.

5 5 5., A védelmi idı lejárta elıtt is kutatható a személyes adatokat tartalmazó levéltári anyag ha: a) a kutatás a kérelmezı költségére anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy b) a kutatáshoz az érintett, illetıleg annak halálát követıen bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy c) a kutatásra tudományos célból van szükség - feltéve, hogy a harminc, illetıleg tizenöt év már eltelt - és a kutató az alábbi két pontban (5., 6.,) meghatározott követelményeknek eleget tesz. 6., A levéltár a tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerően végzı, közfeladatot ellátó szervnek - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását. 7., A kutatónak írásban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyőjtött személyes adatokat az általa aláírt nyilatkozatban meghatározott módon kezeli és használja fel. 8., Az államtitkot, szolgálati titkot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minısítı hozzájárulásával folytatható kutatás a minısítı által meghatározott érvényességi idı lejártáig. 9., Nem engedélyezhetı a kutatás - a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetıleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban a nemzetközi szerzıdésben, illetıleg az átadó által meghatározott ideig. - abban a köziratnak nem minısülı levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható. - ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmezı rendelkezésére, a közlevéltár - saját költségére - másolat készítésével teljesítheti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével. 10., A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a levéltár, illetıleg a Kuratórium köteles írásban megindokolni. IV. KUTATÁS A LETÉTBE HELYEZETT ANYAGBAN 1., Letétbe helyezett levéltári anyagban a letéti szerzıdés tiltó kikötései esetén kutatás nem, illetıleg csak a kikötésekkel összhangban engedélyezhetı. Ilyen kikötések hiányában, a letétben a kutatás a jelen kutatási szabályzatban foglaltaknak megfelelıen történik.

6 6 V. KUTATÓK SZÁMÁRA LEVÉLTÁRI ANYAG REPRODUKÁLÁSA 1., A kutató számára a kutatási kérelemben megjelölt témára vonatkozó levéltári anyagból az évi LXIII. /adatvédelmi/ törvény elıírásainak betartásával térítés ellenében reprodukálható mindaz, amelynek kutatására engedélyt kapott. 2., Állami anyakönyvekrıl a BM. 2003/6. sz. rendelet alapján reprodukció nem készíthetı. 3., A levéltárban elhelyezett letéti anyag akkor reprodukálható, ha a letéti szerzıdés másként rendelkezik. 4., Ha a levéltár a korlátozás alá vont levéltári anyag kutatásának engedélyezéséhez az illetékes szervtıl hozzájárulást kér, megkeresésében kitér a reprodukálási hozzájárulás kérdésére is. 5., A kutatók számára csak a levéltárban ırzött, illetve kutatási célból, más levéltárból kikölcsönzött iratanyagról és a levéltári könyvtár állományába tartozó könyvekrıl, újságokról és egyéb nyomtatványokról készíthetı másolat. A kutatók személyes tulajdonában lévı iratokról és könyvekrıl a levéltár nem vállalja másolatok készítését. 6., A kutató számára készített másolat reprodukálási költségét az érvényben lévı díjszabás szerint kell fizetni. 7., A másolatok elkészítésének határideje 100 lapig 3-5 nap, ennél nagyobb mennyiség esetében legfeljebb 1 hónap. 8., Térítésmentes szolgáltatások Díjtalan a tájékoztatás, ha - illetékköteles - az évi LXVI. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló törvény 3.. b. értelmében a közfeladatokat ellátó szerv kéri - a szóbeli tájékoztatás publikált vagy publikálási célból készült segédlet alapján megadható. Díjtalan: A tudományos kutatók, illetve a felsıfokú tanintézetek hallgatóinak tudományos jellegő (levéltári feltáró) tevékenységének támogatása. A honismereti mozgalom kutató-feltáró munkájának tanácsadással történı segítése. Az Oktatási és Kulturális Minisztérium által kiírt országos pályázatok támogatása. A levéltári kiállítások csoportos látogatása. A levéltári órák és egyéb foglalkozások tartása (általános és középiskolai, szakköri, fakultációs, felsıfokú tanintézeti foglalkozások, speciálkollégiumok, pedagógusok továbbképzése). A levéltári szabályzatok által elıírt valamennyi és a felügyeleti munkával kapcsolatos szolgáltatás. Az iratmásolás abban az esetben, ha arról jogszabály rendelkezik.

7 7 A közgyőjtemények közötti kölcsönzés, reprodukció a kölcsönösség elve alapján. VI. A LEVÉLTÁRI ANYAG KÖLCSÖNZÉSE 1., Levéltári anyagot a levéltáron kívüli használatra csak kölcsönzési eljárás útján lehet kiadni. 2., A kutatási célú kölcsönzés során az évi LXVI. törvény 28. -ban és a NKÖM 10/2002.sz. rendeletének ban foglalt szabályozási eljárás az irányadó. 3., Magánszemély részére levéltári anyagot közvetlenül kutatási célból sem szabad kikölcsönözni. 4., A levéltár az ırizetében lévı levéltári anyagot kutatási célból meghatározott személy használatára csak más általános levéltárnak, szaklevéltárnak kölcsönözheti ki. 5., A kutatási célra egy alkalommal kikölcsönözhetı levéltári anyag nem lehet több a kutatótermi használatra egy alkalommal kiadható mennyiségnél. Filmreprodukció esetén 5 normál filmtekercset lehet kölcsönözni. 6., A kölcsönzés idıtartama nem haladhatja meg a 90 napot. 7., A kölcsönzéssel megbízott személy a levéltári anyag átvételét aláírásával igazolja az átvételi elismervényen, amely tételesen feltünteti a kölcsönzött levéltári anyag jelzetét, évkörét és terjedelmét, valamint a kölcsönzés határidejét. A kölcsönzést az erre a célra rendszeresített kölcsönzési naplóban folyamatos sorszámozással a kutatótermi ügyeletes levéltáros jegyzi be. VII. KUTATÁS FELTÉTELEINEK BIZTOSÍTÁSA A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár a kutatás feltételeit az alábbiak szerint biztosítja: a./ A kutatás számára kutatótermet bocsát rendelkezésre. A kutatás a kutatóteremben a kutatótermi szolgálatot ellátó levéltáros felügyelete mellett történik. A kutatószolgálatot a levéltáros csoport munkatársai látják el, hetenkénti váltással. b./ A kutatóterem felügyelıje a kutatóval ismerteti a levéltár kutatótermi szabályzatát, gondoskodik a szükséges dokumentumok kitöltésérıl (kutatási kérelem, látogatójegy, kérılap, kísérılap, ırjegy, kutatótermi napló, könyvtári kérılap). A kutatás témájának ismeretében megadja a kutatónak az anyagra vonatkozó mindazon szakmai felvilágosítást, amely a kutatás megkezdésekor szükséges (segédletek, szakirodalom, stb.). A kutatótermi felügyelı biztosítja a kutatók munkájához szükséges szakmai tájékoztatást és a levéltári anyaggal

8 8 való folyamatos ellátást. c./ A kutatók telefonon, -ben vagy postai levélben tájékoztatást kérhetnek kutatásuk feltételeirıl és lehetıségeirıl. d./ A kutatótermi és bejárati ajtón feltünteti azokat az idıpontokat, amikor a kutatóteremben kutatás végezhetı. A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár a kutatási lehetıségeket a hét minden munkanapján a hivatalos idı egész tartama alatt hétfıtıl péntekig , pénteken 8-13,30 óráig biztosítja. e./ A levéltár magánszemélyek részére kutatást nem végez, de elégséges információk alapján ingyenes adatszolgáltatást nyújthat. f./ A kutatók levéltári kutatást csak a kutatóteremben végezhetnek. g./ A kutatóterembıl a kutatónak levéltári anyagot kivinni szigorúan tilos! h./ A kutatóterembe ételt, italt bevinni, valamint dohányozni, mobiltelefont használni vagy a többi kutatót bármi módon zavarni tilos! A Levéltár épületében dohányozni csak az erre a célra kijelölt helyiségben szabad. i./ A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történı jegyzetelés tilos! j./ Amennyiben a kutató a kutatóterem rendjét bármi módon megzavarja vagy a kutatott iratanyag állapotát veszélyezteti, és ezen tevékenységét a kutatótermi felügyelı felszólítására sem függeszti fel, a kutatóterem felügyelıje az iratanyagot visszaveheti és értesíti az igazgatót, aki végsı esetben a kutatási engedélyt visszavonhatja. VIII. KUTATNI KÍVÁNT ANYAG KÉRÉSE 1., A kutatóterem felügyeletével és a kutatószolgálat ellátásával megbízott levéltári munkatárs a kutatásra jelentkezı és személyazonosságát megfelelıen igazolni tartozó kutatóval a./ megismerteti a levéltár kutatási szabályzatát, majd kitölteti és aláíratja vele a kutatási kérelmet. b./ megadja a kutatónak az anyagra vonatkozó mindazon felvilágosításokat, amelyek a kutatás megkezdésekor szükségesek lehetnek. 2., A látogatói jeggyel rendelkezı kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelıtıl kérılap egyidejő kitöltésével és benyújtásával igényelheti. 3., A kérılap tartalmazza a kutató nevét, lakcímét, látogatói jegyének iktatószámát, a kutatási napló sorszámát, a kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, a kérılap beadásának és az anyag visszaadásának keltét, valamint a kutatótermi felügyelı aláírását. A személyes adatokat, a beadás dátumát és az anyag jelzetét a kutató, a többi bejegyzést a kutatótermi felügyelı vezeti rá a kérılapra. A kitöltött kérılapokat iktatószámuk rendjében, a kutató kutatási engedélyéhez csatolva a kutatás befejezésétıl számítva 15 évig megırzi a levéltár. 4., A kísérılapon a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzéseket: a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének dátumát, az anyag mennyiségére és fizikai állapotára vonatkozó megjegyzéseket kell feltüntetni. Szintén fel kell tüntetni, hogy a

9 9 levéltári anyag mely jelzeten volt megtalálható ill. nem volt megtalálható. A levéltári anyag visszaadásakor a visszavételt a kísérılapon a kutatótermi felügyelı igazolja. 5., Az ırjegyen a kutatásra kért raktári, vagy levéltári egység pontos jelzetét és a kérılap iktatószámát fel kell tüntetni. Az ırjegyre a kutatótermi felügyelı rávezeti az iratanyag kiemelésének és visszahelyezésének keltét, valamint a saját kézjegyét is. Minden egyes raktári, vagy levéltári egységrıl külön ırjegyet kell kiállítani, amelyet a kutatótermi felügyelı a kiemelt anyag helyére tesz. IX. KUTATÓ KISZOLGÁLÁSA 1., A kutató egyszerre legfeljebb négy kérılapot nyújthat be. Az egy kérılapra kiadható levéltári anyag mennyisége azonban nem haladhatja meg a raktári egységenként kikért iratanyag esetében az egy doboznyi, illetve csomónyi terjedelmet, kötetek esetében a tíz darabot, mikrofilm esetében az öt tekercset. Jelzetenként kikért iratokból legfeljebb tíz adható ki egy kérılapra. 2., A levéltár nem köteles az egyszerre kérhetı maximális mennyiségő anyag azonnali kiadására. Ha azonban a kutató érkezését a kutatni szándékolt anyag pontos jelzeteinek közlésével érkezése elıtt a levéltárhoz küldött levelében jelezte, és az anyagra vonatkozóan nem állnak fenn kutatási korlátozások, a kutatás megkezdésére azonnal jogosult. A levéltár minden esetben köteles gondoskodni arról, hogy a kutató levéltári anyaggal való folyamatos ellátása a levéltár más feladatainak ellátásával összhangban biztosítva legyen. 3., A kutatótermi felügyelı gondoskodik a kikészített anyag ellenırzését szolgáló paginázásról, az elıkészített anyagot átadja a kutatónak, majd a kutatás befejezése után visszaveszi, és visszavételkor ellenırzi az anyag rendjét, számát, állapotát. 4., Ha a kutató a számára kiadott levéltári anyagban a kutatást egy alkalommal nem fejezi be, kérésére a kutatótermi felügyelı az anyagot 14 napig a kutatóteremben visszatarthatja, de amennyiben a kutató a megkezdett kutatást a 14 nap elteltével sem folytatja, a kutatást befejezettnek lehet tekintetni, és az iratanyagot a raktárba vissza kell szállítani. 5., Országos tudományos kutatási tervben szereplı kutatás esetén a levéltár igazgatója a fenti korlátozások enyhítését engedélyezheti.

10 10 X. A LEVÉLTÁRI ANYAG KIADÁSÁNAK FELTÉTELEI 1., A kutatásra kiemelt levéltári anyag kiadása elıtt a kutatótermi felügyelınek mérlegelni kell, hogy az anyag fizikai állapota nem indokolja-e kutatásának korlátozását. 2., A levéltár igazgatója a kiadott kutatási engedély ellenére is megtagadhatja olyan levéltári anyag kiadását, amely a., annyira sérült vagy rongált állapotban van, hogy a kutatás során történı használata állapotának további jelentıs romlásához vezethet; b., olyan mértékben rendezetlen, hogy eredményes kutatása vagy mennyiségének bármilyen ellenırzése lehetetlennek bizonyul; c., filmen is kutatható és a levéltár megfelelı filmleolvasó készülékkel is rendelkezik; d., valamely, a levéltár munkatervében szereplı feldolgozás alatt áll. 3., Ha a kutatásra kikért anyagról másolati példány is rendelkezésre áll (mikrofilm, digitális változat), akkor a levéltár a kutatást a másolat kiadásával teszi lehetıvé. E szabály alól a kutatás témáját, különös szempontjait mérlegelve a levéltár vezetıje esetenként felmentést adhat. XI. KUTATÓK KÖTELESSÉGEI 1., A kutató a számára kutatásra kiadott levéltári anyagért büntetıjogilag felelıs. 2., A kutató a kutatótermi felügyelı által ellenırzött anyag átvételét a kutatási naplóban aláírásával ismeri el. 3., A kutatótermi felügyelı az anyag átadásakor felhívja a kutató figyelmét arra, hogy a., az átvett levéltári anyag mennyiségét, rendjét és épségét - saját érdekében - még a kutatás megkezdése elıtt ellenırizze: ennek elmulasztása esetén késıbbi észrevételeit figyelembe venni nem lehet, és a hiányosságokért felelısségre vonható; b., a kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét megbontani, azt bármi módon rongálni, egyes darabjaira jelet írni, szövegüket megváltoztatni, szövegrészeket aláhúzni, átrajzolni szigorúan tilos; c., az a., b., pontban foglalt elıírások megszegése esetén a kutató az okozott kárért büntetıjogilag és anyagilag felelısségre vonható.

11 11 XII. KUTATÁS BEFEJEZÉSE, A KUTATÓ ÁLTAL ELKÖVETETT SZABÁLYTALANSÁGOK ESETÉN KÖVETENDİ ELJÁRÁS 1., A kutatás befejezésekor a kutatótermi felügyelı a visszaadott levéltári anyag teljességét a kérılapok alapján ellenırzi, annak épségét és rendjét felülvizsgálja. A visszavételt és az eredeti helyére történı visszahelyezést a kérılapon feltünteti. 2., Szabálytalanság esetén fel kell hívni a kutató figyelmét a kiadott levéltári anyag mennyiségében, épségében és rendjében a kutatás idıtartama alatt bekövetkezett hiányosságokra, illetıleg károsodásokra, és fel kell szólítani a kutatót azok haladéktalan kiküszöbölésére. Ennek megtörténtéig a visszavételt a kutatótermi felügyelı nem igazolhatja, a kutató felelıssége pedig változatlanul fennáll. 3., Súlyosabb vagy a kutató által el nem ismert hiányosságok és károsodások esetén a kutatótermi felügyelı 2 példányban jegyzıkönyvet tartozik felvenni, amelyet ı maga és a kutató, illetve ha az utóbbi az aláírást megtagadná két levéltári dolgozó ír alá. A jegyzıkönyv egyik példányát a kutatónak kell átadni (postán kézbesíttetni), a másik pedig a levéltári irattárban elhelyezve, a szükséges további intézkedések (látogatói jegy visszavonása, bőnvádi feljelentés) alapjául szolgál. 4., A 3. bekezdésben meghatározott módon kell eljárni az olyan hiányosságok és károsodások megállapításánál is, amelyeket a kutató távollétében a raktárba visszaállított anyag visszahelyezését megelızı ellenırzéskor észleltek. A jegyzıkönyvet ez esetben a kutatótermi felügyelın kívül két levéltári dolgozó írja alá. XIII. KUTATÓNAPLÓ VEZETÉSE 1., A kutatószolgálat menetének áttekintése és ellenırzése érdekében a kutatóteremben kutatónaplót kell vezetni. Ennek vezetéséért a kutatóterem mindenkori felügyeletét ellátó dolgozó felelıs. 2., A kutatónapló tartalmazza a kutatási eset sorszámát, keltét, a látogatói jegy iktatószámát, a levéltári anyagot igénylı kérılap sorszámát, a kutató nevét, a levéltári anyag kiadójának és a kutatónak az aláírását. 3., Év végén a kutatónaplót le kell zárni, az év kezdetén pedig 1-gyel kezdıdı, új számsorral kell megnyitni.

12 12 XIV. A LEVÉLTÁRI KÖNYVTÁR HASZNÁLATA 1., A levéltári könyvtár tudományos szakkönyvtár, melynek feladata, hogy könyvtári anyaggal segítséget adjon a levéltári anyaggal kapcsolatos elméleti és gyakorlati munkához. A levéltári könyvtár mőködését részletesen a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár Könyvtárának Szervezeti és Mőködési Szabályzata írja elı. 2., A könyvtár zártforgalmú kézikönyvtár: kutató csak helyben olvasással a levéltár olvasótermében használhatja. A könyvek átvételét a kutató a könyvtári kutatási naplóban aláírásával igazolja. 3., A használat alatt megrongált kiadványt az olvasó vagy eredetiben pótolja, vagy forgalmi értékét megtéríti. Szolnok, augusztus 1. Dr. Fülöp Tamás PhD levéltár-igazgató