SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT JANUÁR

2 Tartalm 1. Preambulum Alapadatk Tevékenységek Szervezet Szervezeti egységek és feladataik Taggyűlés Vezetőség Felhívás Előkészítő Munkacsprt Helyi Bíráló Bizttság Munkaszervezet Tematikus munkacsprtk Vezető tisztségviselők és munkatársak Knzrciumvezető HBB elnök Munkaszervezeti vezető Munkaszervezet tagjai Működés A knzrcium működése A fő szervezeti egységek működése Vezetőség Helyi Bíráló Bizttság Felhívás Előkészítési Munkacsprt Munkaszervezet Tematikus munkacsprtk Fő működési flyamatleírásk Szervezeti dkumentumk elkészítése, módsítása Szervezeti egységek felállítása Technikai, adminisztratív feltételek biztsítása Helyi pályázati felhívásk és kapcslódó dkumentumk kidlgzása és megjelentetése Helyi pályázati felhívásk megjelentéséhez kapcslódó kmmunikációs és knzultációs feladatk Helyi pályázati felhívásk módsítása, felfüggesztése, lezárása Helyi pályázati felhívásk befgadása, pályázatkezelés és értékelés Döntés a helyi támgatási kérelmek támgathatóságáról

3 5.3.9 HKFS megvalósításának mnitringja Tvábbi tájékztatási és disszeminációs tevékenységek Mellékletek számú melléklet Szervezeti ábra számú melléklet A knzrciumi tagk alapadatai számú melléklet Szervezeti egységek tagjai számú melléklet HBB ügyrendje és mellékletei számú melléklet FEMCS ügyrendje és mellékletei számú melléklet Titktartási és összeférhetetlenségi nyilatkzat számú melléklet TOP CLLD helyi felhívás sabln számú melléklet TOP CLLD írásbeli szavazólap számú melléklet Értékelőlap minta a jgsult helyi támgatási kérelmek tartalmi értékelésére számú melléklet Helyi támgatási kérelem életút-lap számú melléklet Tisztázó kérdés levélsabln számú melléklet Hiánypótló levélsabln számú melléklet Érkeztetési levélsabln számú melléklet HACS nyilatkzatk levélsabln számú melléklet TOP CLLD helyi támgatási kérelem sabln

4 1. Preambulum Az Egri Helyi Közösség, mint helyi akciócsprt a TOP Kulturális és közösségi terek infrastrukturális fejlesztése és helyi közösségszervezés a vársi helyi fejlesztési stratégiáhz kapcslódva c. pályázati knstrukcióra benyújttt Helyi Közösségi Fejlesztési Stratégia (tvábbiakban HKFS) kidlgzására és megvalósítására jött létre 13 teljes jggal bíró alapító knzrciumi partnerrel. Az Egri Helyi Közösség által benyújttt TOP aznsítószámú pályázat támgatói döntésben részesült; a támgatási szerződés megkötésére én került sr. Az Egri Helyi Közösség célja a közösségvezérelt helyi közösségi fejlesztési stratégia szerinti műveletek végrehajtásának, a kulturális és közösségi terek infrastrukturális fejlesztésének, valamint a helyi közösségszervezési tevékenységek megvalósításának támgatása. A HKFS sikeres peratív megvalósítása érdekében a tagk jelen Szervezeti és Működési Szabályzatt (SZMSZ) dlgzták ki és fgadták el, mely Szabályzat tartalmazza a működés részletes szabályzását, eljárásrendjét, az egyes szervezeti egységek feladatait és felelősségi körét. Az Egri Helyi Közösség működésének alapdkumentumai, jgszabályi keretei: - TOP Kulturális és közösségi terek infrastrukturális fejlesztése és helyi közösségszervezés a vársi helyi fejlesztési stratégiáhz kapcslódva c. pályázat dkumentációja - Ez Egri Helyi Közösség elfgadtt Helyi Közösségi Fejlesztési Stratégiája - TOP CLLD Működési Kézkönyv helyi akciócsprt számára - Általáns Útmutató a TOP CLLD Helyi Felhíváskhz - Támgatási szerződés és mellékletei, különösen: - Jgszabályk: Knzrciumi együttműködési megállapdás TOP CLLD Együttműködési megállapdás 1303/2013/EU rendelet II. fejezet cikk 272/2014 (XI. 5.) Krm. rendelet Általáns pályázati útmutatók és szerződési feltételek Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat a fenti dkumentumkkal összhangban készült; e dkumentumkban történő váltzás esetén az azkban fglaltak a mérvadók. A TOP CLLD prgram szervezetileg hárm szintből épül fel: - I. A támgató intézményrendszert alktó szervezetek határzzák meg a TOP CLLD irányelveit és kereteit, nymn követik azk gyakrlati érvényesülését. Az EHK szrsan együttműködik a támgató intézményrendszerrel: Reginális Fejlesztési Operatív Prgramk Irányító Hatóságával (tvábbiakban IH) Reginális Fejlesztési Operatív Prgramk Közreműködő Szervezetével, a Magyar Államkincstárral (tvábbiakban KSZ) - II. A helyi akciócsprt felelős a HKFS-ek kidlgzásáért és megvalósításáért, a helyi partnerség biztsításáért, a helyi kiválasztási flyamat lebnylításáért. 3

5 - III. A HKFS által lefedett akcióterületen működő közszféra szervezetek, gazdasági, egyházi és civilszervezetek közül kerülhetnek ki a helyi támgatást igénylők és kedvezményezettek, akik a HKFS megvalósítását szlgáló helyi prjekteket készítik elő és hajtják végre. 2. Alapadatk Hivatals elnevezés: Egri Helyi Közösség Hivatals rövidítés: EHK Szervezeti frma: az Egri Helyi Közösség knzrciumi frmában működő szervezet Alapítás: létrehzásáról a XXXX-én kelt jegyzőkönyv alapján a knzrcium rendelkezett Székhely: 3300 Eger, Dbó István tér 2. Pstacím: 3300 Eger, Dbó István tér 2. I. em. 56. Képviselő: Eger MJV Önkrmányzata, mint knzrciumvezető nevében Habis László plgármester Munkaszervezet: Eger MJV Önkrmányzata 3. Tevékenységek Illetékességi terület Az EHK illetékességi területe Eger MJV teljes területe és lakssága. Tevékenységi körök Az Egri Helyi Közösség, mint akciócsprt fő tevékenységei: - HKFS előkészítése és megvalósítása a HKFS támgató intézményrendszer által meghatárztt frmai és tartalmi elvárásk szerint, a stratégiában fglalt pénzügyi terv és mérföldkövek mentén - Szervezetfejlesztés, azaz a knzrcium vezetőségének, egyéb szervezeti egységeinek (FEMCS, HBB, tematikus munkacsprtk) létrehzása és ügyrendjének meghatárzása, valamint a vezető tisztségviselők megválasztása - Szakmailag felkészült lebnylító munkaszervezet biztsítása, a szükséges technikai és humán feltételek megteremtésével - Helyi szereplők (a lehetséges végső kedvezményezettek) fejlesztési és végrehajtási kapacitásainak fejlesztése, helyi animációs tevékenység a HKFS céljainak megvalósítása érdekében: a ptenciális érintettek mbilizálása, képessé tétele fejlesztési elképzeléseik megvalósítására, a ptenciális kedvezményezettek támgatása a HKFS céljainak megvalósítása érdekében, illetve lyan tevékenységek kezdeményezése, amelyek későbbi együttműködéseket és prjekteket alapznak meg - A helyi közösségi fejlesztési stratégia megvalósítása srán a megjelentetésre kerülő helyi felhívásk közzététele, az azkra érkezett támgatási kérelmek befgadása, értékelése, rangsrlása - A partnerség képviselete, kapcslattartás külső szervezetekkel, ezáltal az EHK ismertségének, térségi beágyazttságának erősítése - Egyéb együttműködési tevékenységek végzése, kapcslat- és hálózatépítés, hazai és nemzetközi együttműködések előkészítése és megvalósítása 4

6 - Helyi kmpetenciák fejlesztése, közösségfejlesztés, -szervezés, stratégia tervezési és prjektfejlesztési/menedzsment témában - A HKFS-t alátámasztó elemzések, tanulmányk készítése - Mnitring tevékenység végzése az előrehaladás értékelésével, a stratégiáhz kapcslódó egyedi értékelési tevékenységek elvégzésével - Kifizetési kérelmek és féléves időközi beszámlók, éves előrehaladási jelentések elkészítése és benyújtása a támgató intézményrendszernek - Nyilvánsság és disszemináció biztsítása az előírtak szerint (ÁÚF 10. fejezet) - Esélyegyenlőség és fenntarthatóság követelményeinek maximális érvényre juttatása - Együttműködés és kapcslattartás a támgató intézményrendszerrel Tevékenységek frrásai Az Egri Helyi Közösség által elláttt tevékenység frrását a TOP aznsítószámú pályázat keretében megítélt támgatás biztsítja. Az EHK knzrciumi partnerei emellett tvábbi frráskat bevnásáról is dönthetnek. 4. Szervezet 4.1 Szervezeti egységek és feladataik Az EHK szervezeti felépítését az 1. számú melléklet tartalmazza Taggyűlés Az EHK Taggyűlését az Egri Helyi Közösség knzrciumi partnersége alktja (teljes jggal bíró knzrciumi partnerek). Alapításkri tagság (a tagk adatait az 2. számú melléklet tartalmazza): Szervezet Típus Hivatals képviselő Eger MJV Önkrmányzata helyi önkrmányzat Habis László, plgármester Eszterházy Kárly Egyetem állami szervezet Dr. habil Liptai Kálmán Csaba Egri Kulturális és Művészeti Közpnt önkrmányzati intézmény Kvács Katalin Egri Vagynkezelő Zrt. vállalkzás dr. Turcsányi Dániel Egri Vársfejlesztési Kft. vállalkzás dr. Kurucz András Bartakvics Béla Kulturális Szövetség civil szervezet Smdyné Jámbr Ildikó (Egyesület) Érseki Vagynkezelő Közpnt egyház Ficzek László Egri Szimfnikus Zenekar civil szervezet Gulyás László Pinceszínház Eger Művészeti Közhasznú civil szervezet Tatár Gabriella Egyesület Eger Vársi Turisztikai Nnprfit Kft. nnprfit vállalkzás Hegedűsné Majnár Márta Agria Adu Kft. vállalkzás Szakali Jáns AVENTICS Hungary Kft. vállalkzás Gödri István Egri Brút Egyesület civil szervezet dr. Lőrincz György Tagság váltzása A knzrcium tagsága létszáma és összetétele meghatárztt feltételek esetén váltzhat. A tagság feltétele a Knzrciumi Együttműködési Megállapdás (KEM) aláírása, így új tag felvétele, vagy meglévő tag kilépése / kizárása esetén a KEM-ben fglalt feltételek a mérvadók. Eszerint 5

7 knzrciumi tag cseréje, új knzrciumi tag bevnása, knzrciumi tag kilépése akkr engedélyezhető, ha - Nem váltzik a prjekt alapvető célja, - A tagcsere, illetve a tagk számának bővülése esetén az új tag is megfelel a felhívásban meghatárztt valamennyi feltételnek és benyújtásra kerülnek a prjektgazdák számára előírt dkumentumk, - A tagság összetétele tvábbra is jól reprezentálja a helyi társadalm skféleségét, a partnerek között a köz-, a magán- és a civil szektr képviselete kiegyensúlyztt marad (a döntéshzatal szintjén egyetlen érdekcsprt szavazati aránya sem haladhatja meg a 49%-t), - A tag kilépése esetén nem váltzik a knzrciumnak a HKFS javaslat benyújtására vnatkzó jgsultsága - ideértve a knzrciumvezetőre vnatkzó feltételeknek való megfelelést is -, kivéve, ha az új kedvezményezett jgszabályn alapuló kötelező jgutódlás következtében lép be a támgatási jgvisznyba, - Kizárás esetén a knzrciumvezető igazlja, hgy a tag tevékenysége, működése a prjekt megvalósítását pénzügyi, illetve szakmai szempntból veszélyezteti, - Tagcsere nélkül új tag bevnása indklt. Egy tag kizárásáhz, illetve felvételével a knzrcium egyhangú döntése szükséges. A kizárásról született íráss, a tagk által aláírt határzatt a Knzrciumvezető megküldi a támgató intézményrendszernek. A tagság váltzása esetén a KEM módsítása szükséges, a támgató intézményrendszer hzzájárulásával. A tagk jgai és kötelezettségei - KEM aláírása, az abban fglalt kötelezettségek betartása - A KEM aláírásával a knzrciumvezető meghatalmazása a knzrcium képviseletére - Együttműködés a KEM-ben, illetve az EHK támgatási kérelemben (HKFS-ben) vállalt kötelezettségeinek teljesítése érdekében a prjekt megvalósításának végéig, a végső kedvezményezettek helyi prjektjeinek zárásáig - A tagk nevére szóló benyújtandó dkumentumk megfelelő aláírása, a jgszabályban meghatárztt esetekben záradéklása - Az ügyek menetének megismerése, az ezekkel kapcslats iratkba, könyvekbe betekintés - Knzrciumvezető haladéktalan tájékztatása a Prjekt keretében általuk vállalt tevékenység megvalósításának esetleges akadályairól, meghiúsulásáról vagy késedelméről - Infrmációszlgáltatás a knzrciumvezető kérésének megfelelő tartalmmal és határidőre a tagk által végzett tevékenységekről A Taggyűlés fő feladatai, kmpetenciája - Tagsággal kapcslats kérdések: Új knzrciumi partnerek felvétele Knzrciumi partnerek kizárása Tanácskzási jggal bíró szervezetek bevnásának elfgadása, vagy kizárása - Személyzeti kérdések: Vezetőség tagjainak megválasztása, esetleges visszahívása Helyi Bíráló Bizttsági tagk megválasztása, esetleges visszahívása 6

8 Munkaszervezeti feladatkat ellátó knzrciumi tag megválasztása - Szervezeti kérdések: Együttműködési / knzrciumi megállapdásk és ezek módsításainak elfgadása Szervezeti frma módsításának kezdeményezése Knzrcium megszüntetése - Helyi felhívásk és más, stratégiai szintű szervezeti, működési dkumentumk elfgadása HKFS elfgadása Szervezeti és működési szabályzat elfgadása Egyéb működési dkumentumk elfgadása - Záró beszámló és mnitring jelentés, záró kifizetési kérelem elfgadása Tanácskzási jggal bíró tagság A Knzrcium, a Knzrciumvezető vagy a Munkaszervezeti vezető dönthet tanácskzási jggal bíró külső tagk meghívásáról is a taggyűlésbe. A tanácskzási jggal bíró tagk jgai és kötelezettségei: - Részt vehet a taggyűléseken - Véleményt frmálhat a taggyűlésen - Szavazati jggal nem rendelkezik semmilyen döntési kérdésben Tanácskzási jggal bíró külső tag megválasztásáhz nem szükséges az SZMSZ vagy más dkumentum módsítása Vezetőség A knzrcium Vezetőségét hárm, a teljes jgú knzrciumi partnerek közül kiválaszttt szervezet, illetve annak képviselője alktja. A szervezet képviseletére a Knzrciumvezető, akadályztatása esetén a knzrcium vezetőségi tagjai (meghatárztt srrendben) jgsultak: - Knzrciumvezető - 1. vezetőségi tag - 2. vezetőségi tag A vezetőségi tagság feltételei: - A Vezetőség tagjait a Taggyűlés választja ki, egyhangú döntéssel. - A Vezetőség egyetlen tagja sem lehet a HACS alkalmazttja. - A tagk kiválasztásakr alapelv, hgy a Vezetőség jól reprezentálja a HKFS kiemelt célcsprtjait, a helyi társadalm skféleségét. A Vezetőségi tagság váltzása: - Amennyiben a knzrcium vezetését ellátó szervezet a tvábbiakban nem tudja ellátni e tevékenységét, képviselője haladéktalanul értesíti a tagkat, és javaslatt tesz új vezető szervezetre. A knzrcium vezetője 10 munkanapn belül összehívja a knzrcium ülését, és a tagk új knzrciumi vezetőt jelölnek ki, melyről a döntést követően 5 munkanapn belül tájékztatják az IH-t. - Amennyiben az EHK tagjai 30 napn belül nem jelölnek ki új knzrciumvezetőt, az IH az Együttműködési Megállapdást megszünteti. A váltzás a knzrciumi szerződés módsításával és annak aláírásával válik hatályssá. 7

9 A Vezetőség fő feladatai, kmpetenciája: - EHK képviselete - Felelős a knzrcium jgi, pénzügyi működéséért, az peratív irányítási feladatk ellátásáért - Javaslattétel a Taggyűlés döntési hatáskörébe utalt feladatkra, kérdésekben (pl. új partnerek felvétele, munkaszervezet kinevezése) - A taggyűlési ülések összehívása, levezetése - A taggyűlés, a HBB és a FEMCS döntéseinek, javaslatainak ellenjegyzése - HBB által támgatásra javaslt támgatási kérelmek megküldése az Irányító Hatóságnak a támgathatóság végső ellenőrzése céljából - HKFS megvalósításának figyelemmel kísérése, felügyelete, a beszámlók, előrehaladási jelentések, mnitring jelentések és kifizetési kérelmek felterjesztése a Taggyűlésnek - Kapcslattartás a Munkaszervezettel, a Munkaszervezet munkájának irányítása, ellenőrzése - Szükség esetén külső szakértők, tanácsadók megbízása - A HACS szervezete, illetve munkaszervezete adataiban történő, valamint vezető tisztségviselőit érintő váltzásról az IH értesítése 10 napn belül A vezetőséget alktó tagk adatait a 3. számú melléklet tartalmazza Felhívás Előkészítő Munkacsprt A knzrcium tagsága Felhívás Előkészítő Munkacsprtt (tvábbiakban FEMCS) hz létre: a FEMCS a helyi felhívásk szakmai tartalmának meghatárzásában résztvevő szakmai-javaslattevő testület. A FEMCS tagság feltételei: - A FEMCS tagjai a knzrciumi tagságból, illetve meghívttakból kerülnek ki. - Bármely EHK-tag, illetve FEMCS-tag javaslhat tagt a FEMCS-be. - A FEMCS tagk körét a Vezetőség határzza meg. - A javaslatk alapján, a tagkat a Knzrciumvezető írásban kéri fel a FEMCS-ben való részvételre. A felkért személyek írásban jeleznek vissza a felkérés elfgadásáról vagy visszautasításáról (indklással). - A FEMCS állandó tagja a munkaszervezet képviselője. - A FEMCS állandó meghívtt tagja az IH képviselője, aki gndskdik a helyi felhívás szabálysságának felügyeletéről. - Az állandó tagk kötelesek a FEMCS ülésen részt venni, akadályztatásuk esetén az adtt szakmai álláspnt képviseletére felhatalmaztt személy részvételéről gndskdni és erről ben tájékztatni a munkaszervezetet legalább 1 munkanappal az ülés előtt. A FEMCS tagság váltzása: - Amennyiben a FEMCS tag a tvábbiakban nem tudja ellátni e tevékenységét, képviselője haladéktalanul értesíti a tagkat. A knzrcium vezetője 10 munkanapn belül új FEMCS tag felkéréséről dönthet. - A FEMCS tagság az utlsó helyi felhívás tervezet IH általi szabályssági nyilatkzatának kiállításáig tart. A FEMCS fő feladatai, kmpetenciája: - A FEMCS felelős valamennyi helyi felhívás előkészítéséért 8

10 - A helyi felhívásk elkészítésének szakmai támgatása A helyi felhívás szakmai tartalmáhz a rendelkezésére álló infrmáció megsztása A felhívás tervezetek véleményezése Javaslattétel a felhívás tervezet módsítására Minőségbiztsítás - Szükség esetén a helyi felhívástervezetek módsításának elrendelése - FEMCS ülések emlékeztetőinek véleményezése határidőre A FEMCS tagk adatait a 3. számú melléklet tartalmazza Helyi Bíráló Bizttság A knzrcium 5 fős Helyi Bíráló Bizttságt (tvábbiakban HBB) hz létre, amely a HKFS keretében meghirdetett helyi felhíváskra beérkező pályázatk döntéselőkészítését (rangsrlását) végzi. A HBB tagjai: - Elnök - Alelnök - HBB tagk - A HBB tanácskzási jggal rendelkező állandó meghívttja az IH képviselője - Szükség esetén külső szakértő bevnása (HBB elnökének felkérésével; szavazati jg nélkül, az összeférhetetlenségi és titktartási szabályk maradéktalan biztsításával) - Póttagk: a tagk szükség szerinti helyettesítésére (távllétükben, illetve összeférhetetlenség esetén) 1-1 póttagt választanak (a póttag csak a saját szektrába tartzó tagt helyettesíthet, annak érdekében, hgy a HBB-ben meghatárztt arányk ne módsuljanak). A HBB tag akadályztatása esetén a póttag helyettesíti a HBB tagt, azns feltételek és követelmények mellett (érdekszférák képviselete, knzrciumi tagság, titktartás és összeférhetetlenség biztsítása). - HBB titkára: a HBB titkársági feladatait a HACS munkaszervezetének képviselője látja el, aki részt vesz a HBB ülésein, de szavazati jggal nem rendelkezik. A HBB tagság feltételei: - A HBB tagjait a teljes jgú knzrciumi tagk közül kiválaszttt szervezetek alktják. - HBB tagnak a knzrcium bármely állandó, szavazati jggal bíró tagja javaslható. - A javaslatk alapján, a tagkat a Knzrciumvezető kéri fel írásban a HBB-ben való részvételre. A felkért személyek írásban jeleznek vissza a felkérés elfgadásáról vagy indklással történő visszautasításáról. - A HBB tagjait a HACS Taggyűlés választja egyszerű többséggel, nyílt szavazással. - A HBB szavazati jggal rendelkező tagjai közül a HBB tagsága egyszerű többséggel, nyílt szavazással választ elnököt és alelnököt az alakuló ülésen. - A tagk megválasztásakr alapelv, hgy Egyetlen érdekcsprt sem rendelkezhet a szavazatk 49%-t meghaladó hányadával. A HBB tagság jól reprezentálja a HKFS kiemelt célcsprtjait, a helyi társadalm skféleségét. 9

11 Az állami hatóságnak minősülő személyek tagsága a HBB-ben csak ebben a képviseleti minőségükben vehetők számba. Egy szervezet maximum egy, név szerint megnevezett képviselőt delegálhat a bizttságba. - A HBB tagjai az első, alakuló ülésen választják meg egyszerű szótöbbséggel, nyílt szavazással a HBB elnökét és alelnökét. HBB tagság váltzása: - Amennyiben a HBB tag a tvábbiakban nem tudja ellátni e tevékenységét, képviselője haladéktalanul értesíti a tagkat. - Bármely tag megbízatásának megszűnése esetén a taggyűlés a megszűnéstől számíttt legkésőbb 30 napn belül új tagt választ. - Az új HBB tagról a taggyűlés egyszerű szótöbbséggel, nyílt szavazással dönt. - A delegált bizttsági taggal kapcslats bármilyen váltztatásról a tagszervezet köteles írásban értesíteni a HBB elnökét. A HBB feladata javaslattétel a HACS vezetője számára a HACS munkaszervezete által a HBB elé terjesztett helyi támgatási kérelmek elutasítására vagy támgatására. A HBB fő feladatai, kmpetenciája: - A HBB ügyrendjének kialakítása és megküldése az IH-nak (a HBB saját, de az IH által jóváhagytt ügyrend szerint működik) - Beérkező, a munkaszervezet által elbírált helyi támgatási kérelmek, és a munkaszervezet által összeállíttt értékelések megismerése, megvitatása - A helyi támgatási kérelmek rangsrlása - Helyi felhívásra beérkező kérelmek felterjesztése támgatásra / elutasítás - Jegyzőkönyv hitelesítése - Szükség esetén külső szakértők, tanácsadók bevnása - Döntéshzatal nyilvánsságának biztsítása A HBB titkársági feladatait a munkaszervezet látja el. A HBB tagk adatait a 3. számú melléklet tartalmazza Munkaszervezet A Knzrcium munkaszervezetet jelöl ki a HKFS megvalósításának peratív jellegű feladatainak ellátására. A munkaszervezet a HACS ügyviteli, adminisztratív szervezeti egysége. E tevékenysége mellett a HACS munkaszervezete aktívan közreműködik a HACS térségi animációs és prjektfejlesztő munkájában. A munkaszervezettel kapcslats elvárásk: - A munkaszervezet egy, a knzrciumi partnerek közül kiválaszttt jgképes és cselekvőképes, nnprfit szervezet. - A munkaszervezetnek képesnek kell lennie a feladatk hatékny és eredményes lebnylítására: elvárás a feladatellátáshz szükséges szakértelem mellett a széles körű elfgadttság és a várs ismerete. - A munkaszervezetnek biztsítania kell a feladatk ellátásáhz szükséges humán és technikai feltételeket. 10

12 - Az MSZ munkatársai pályázatírói és egyéb vállalkzói tevékenységet nem végezhetnek a HKFS pályázati felhívással érintett intézkedéseivel összefüggésben. Munkaszervezet váltzása: - Amennyiben a munkaszervezet munkájával kapcslatban tartósan súlys kifgásk merülnek fel az EHK részéről, úgy a taggyűlés dönt a munkaszervezet leváltásáról, és egyúttal javaslatt tesz új munkaszervezet kijelölésére, és erről haladéktalanul tájékztatja az Irányító Hatóságt. - A munkaszervezet visszahívását a Támgatási Szerződésben rögzített feltételek nem teljesítése esetén az IH is kezdeményezheti a Támgatási Szerződéstől való egyldalú elállással. A munkaszervezet támgatási szerződést köt az Irányító Hatósággal a közösségvezérelt HKFS megvalósításáhz szükséges működési, közösségszervezési (animációs) és kmmunikációs, tvábbá a prgram-mnitring feladatk ellátásának feladataira és költségeire. A munkaszervezet feladatait és finanszírzási frrásait, a frráskeret felhasználásának ütemezését, a tevékenységek mérföldköveit és a beszámlási kötelezettségeket részletesen a Támgatási Szerződés tartalmazza. MSZ fő feladatai, kmpetenciája: - HACS igazgatási és pénzügyi feladatainak ellátása (napi szintű peratív feladatvégzés): Humán kapacitásk biztsítása a munkaszervezeti feladatk ellátásáhz Legalább egy irdahelységből álló, legalább egy munkatárs munkaállmását biztsító irda fenntartása Legalább 3 nap, legalább napi 4 órában személyes ügyfélszlgálat biztsítása Ezen felül heti öt nap, napi hat órában telefns ügyfélszlgálat biztsítása, a beérkezett ekre egy munkanapn belül válaszadás Az EHK működésével és a helyi támgatási kérelmek kezelésével kapcslats nyilvántartásk vezetése, dkumentálása és a dkumentumk megőrzése december 31-ig: Az EHK működésével kapcslats dkumentációk: döntések, kifizetési kérelmek, jelentések dkumentációi A helyi felhívásk elkészítését végző FEMCS ülések dkumentációi A helyi támgatási kérelmek dkumentációja (érkeztetés, hiánypótlás, tisztázó kérdések, a támgatást igénylővel flytattt kmmunikáció) A bírálat dkumentációja (HBB elé terjesztett értékelőlap, HBB ülés dkumentációja, EHK döntése) - Titkársági feladatk ellátása a Vezetőség, a HBB, a FEMCS számára: Ülések összehívása, meghívó és helyi felhívás tervezetek kiküldése Jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb dkumentumk (pl. jelenléti ívek) készítése az ülésekről Ülések által meghatárztt tvábbi feladatk végrehajtásának biztsítása Dkumentumk megőrzése - Pályáztatási tevékenységek (272/2014. (XI. 5.) Krm. rendelet 72., 72/A és 72/B. -ai és az ÁÚHF szerint): 11

13 Pályázati felhívásk, útmutatók, kiválasztási szempntk, egyéb dkumentumk előkészítése A helyi felhívás előkészítő munkacsprt üléseinek előkészítése, összehívása és a titkársági teendők ellátása FEMCS javaslatk átvezetése A helyi felhívásk és mellékleteik IH-hz történő benyújtása szabályssági vizsgálatra Az IH észrevételek átvezetése Az IH által minőségellenőrzött, szabálysnak nyilváníttt, a knzrcium által jóváhagytt és a knzrciumvezető által ellenjegyzett helyi felhívásk közzététele (IH értesítést követő 10 napn belül a saját hnlapn történő megjelenítése, erről az IH értesítése írásban) A helyi felhívás és mellékletei közpntilag szabályztt részei (pl. ÁÚHF) váltzásainak IH iránymutatásai szerinti frissítése Segítségnyújtás a területén lévő ptenciális támgatást igénylőknek a prjektfejlesztésben, ez irányú knzultációk szervezése, ügyfélszlgálati tevékenység flytatása. A prjektfejlesztésben való segítségnyújtás nem tartalmazza a helyi támgatási kérelmeknek vagy azk részeinek megírását. A munkaszervezet a HKFS keretén belül meghirdetett helyi felhívásk vnatkzásában sem részben, sem egészben nem írhat helyi támgatási kérelmeket, csupán tanácskkal, infrmációkkal segítheti a támgatást igénylőjét a kérelme elkészítésében. A helyi támgatási kérelmek kezelésével kapcslats feladatk a HACS-hz történő benyújtását követően Helyi támgatási kérelmek érkeztetése, iktatása Jgsultsági és szakmai értékelés (de nincs döntési kmpetenciája a prjektek kiválasztásában) Hiánypótlás, tisztázó kérdések kiküldése, kezelése (1-1 alkalmmal), helyszíni szemle tartása A helyi támgatási kérelmek pntzáss értékelése, az értékelőlapk megküldése a HBB tagk számára HBB ülés előkészítése, összehívása és lebnylítása a titkársági feladatk ellátásával Amennyiben a HBB nem ért egyet a helyi támgatási kérelmek munkaszervezet által történt értékelésével, úgy az érintett helyi támgatási kérelm(ek)et visszaküldése újraértékelésre megfelelő szakértelemmel rendelkező értékelő személy bevnásával A támgatásra javaslt támgatást igénylők felszólítása támgatási kérelmük feltöltésére az IH infrmatikai felületére 30 napn belül HBB ülés jegyzőkönyvének megküldése a HBB tagknak és a IH-nak a támgatási / elutasítási javaslattal, összegző rangsrral A támgatást igénylővel flytattt kmmunikáció (értesítések kiküldése a támgatási kérelmek beérkezéséről, a kiválasztási flyamat megkezdéséről, hiánypótlási kötelezettségről, tisztázó kérdésekről, HBB döntési javaslatról) Segítségnyújtás a kedvezményezetteknek a kifizetési kérelmük összeállításában 12

14 Együttműködés az IH-val a támgattt helyi prjektek helyszíni ellenőrzései srán - Kmmunikációs tevékenység: Belső kmmunikáció biztsítása a knzrciumi partnerek, a szervezeti egységek között Tájékztatási-nyilvánssági, disszeminációs feladatk ellátása a HKFS kmmunikációs terve, valamint a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv KTK 2020 c. dkumentum szerint Az infrmációkhz való lehető legszélesebb körű hzzáférés és nyilvánsság biztsítása (az Általáns Útmutató a Helyi Felhíváskhz 10. fejezete alapján) Kedvezményezettekkel kapcslattartás - Mnitring feladatk, beszámlási kötelezettségek: Adatgyűjtési tevékenység: Kedvezményezettek jelentéstételi kötelezettségének nymnkövetése, kezelése, mnitringja, egyedi értékelések leflytatása szükség szerint, adatszlgáltatás az IH-nak Elszámlásk, előrehaladási jelentések készítése és megküldése az Irányító Hatóságnak (knzrciumvezető által aláírva) Minden év nvember 30-ig éves előrehaladási jelentés elkészítése és megküldése Félévente kifizetési kérelem és azzal egybekötött időközi beszámló elkészítése és megküldése - Térségi animáció, prjektfejlesztési tevékenységek támgatása (pályázók segítése, prjektfejlesztési tanácsadás, infrmációs napk szervezése, stb.) Prjekt hnlap és facebk ldal működtetése Helyi felhívásk meghirdetése, pályázathz kapcslódó dkumentumk (pályázati felhívás és útmutatók) közzététele a hnlapn Pályázati felhíváskhz kapcslódó kmmunikáció, knzultáció: Infrmációs napk, fórumk, tudástranszfer események szervezése a pályázati felhíváskról, követelményekről, haszns tudnivalókról (pl. prezentációk, jó példák bemutatása, közösségi tervezési módszertani előadás) Közvetlen elektrnikus kapcslatfelvétel lehetőségének biztsítása ( ), GYIK közzététele a hnlapn Egyéni knzultációs lehetőség biztsítása Ügyfélszlgálat működtetése A HACS hnlapján flyamatsan friss hírek, infrmációk megjelentetése az eredményekről, pályázati tevékenységekről Publikációk megjelentetése Eseményszervezés (pl. nyitóünnepség, sikeres prjekteket bemutató prgramk) - Hrizntális szempntk (esélyegyenlőség, környezeti fenntarthatóság) biztsítása, illetve ezek biztsításának felügyelete 13

15 4.1.6 Tematikus munkacsprtk A tematikus munkacsprtk infrmális jelleggel működő szervezeti egységek. A tervezett beavatkzásknak megfelelően 2 tematikus munkacsprt kialakítása célszerű: - Kulturális, közművelődési munkacsprt - Civil társadalmi-módszertani munkacsprt A tematikus munkacsprti tagság feltételei: - A tematikus munkacsprtkat a knzrciumi tagk, a tanácskzási jggal bíró szervezetek, valamint az állandó vagy eseti jelleggel meghívtt helyi szereplők, szakértők alkthatják. - A tagság önkéntes. A tematikus munkacsprtk tagságának váltzása dkumentálási kötelezettséggel nem jár. A tematikus munkacsprt fő feladatai, kmpetenciája: - Szakmai támgatás biztsítása adtt témáhz kötődő kérdésekben (pl. szakmai vélemény az értékelési szempntrendszer kialakításáhz, a pályázatk kiválasztásának véleményezése döntési kmpetencia nélkül). A tematikus munkacsprtt alktó tagk adatait a 3. számú melléklet tartalmazza. 4.2 Vezető tisztségviselők és munkatársak Knzrciumvezető Az EHK képviseletét a knzrciumvezető látja el: a knzrcium tagjai a knzrciumvezetőt a knzrcium teljes körű képviseletével hatalmazzák fel. A knzrciumvezető knzrcium nevében Együttműködési Megállapdást köt a támgatóval. A knzrciumvezető feladatait a Támgatási Szerződés, az Együttműködési Megállapdás és a Knzrciumi Együttműködési Megállapdás szerint végzi. A knzrciumvezető fő feladatai, kmpetenciája: - A knzrcium működésének krdinálása - Felelős a knzrcium jgi, pénzügyi működéséért, az peratív irányítási feladatk ellátásáért - Felelős a HKFS céljainak és tevékenységeinek megvalósításáért, a megítélt támgatás szabályszerű és szerződésszerű felhasználásáért - Felelős a helyi pályáztatás útján megítélt támgatás szabályszerű és szerződésszerű felhasználásáért - Javaslattétel a Taggyűlés döntési hatáskörébe utalt feladatkra, kérdésekben (pl. új partnerek felvétele, munkaszervezet kinevezése) - A taggyűlési ülések összehívása és levezetése, beszámlás a taggyűlésnek az elvégzett feladatkról - A taggyűlés, a HBB és a FEMCS döntéseinek ellenjegyzése - HBB által támgatásra javaslt támgatási kérelmek megküldése az Irányító Hatóságnak a támgathatóság végső ellenőrzése céljából - HKFS megvalósításának figyelemmel kísérése, felügyelete, a beszámlók, előrehaladási jelentések, mnitring jelentések és kifizetési kérelmek felterjesztése a Taggyűlésnek - Kapcslattartás a Munkaszervezettel, a Munkaszervezet munkájának ellenőrzése, a beszámlók ellenjegyzése 14

16 - Kapcslattartás az IH-val - Adatváltzás esetén (pl. munkaszervezete adataiban történő, valamint vezető tisztségviselőit érintő váltzásról) az IH írásbeli értesítése 10 napn belül - Szükség esetén külső szakértők, tanácsadók megbízásának kezdeményezése A knzrciumvezető akadályztatása esetén az EHK képviseletét a vezetőségi tagk látják el. A knzrciumvezető adatait a 3. számú melléklet tartalmazza HBB elnök A HBB szavazati jggal rendelkező tagjai közül a HBB tagsága egyszerű többséggel, nyílt szavazással választ elnököt. A HBB elnökkel szemben támaszttt elvárásk: - A HBB elnöke nem lehet a HACS vezetője. - Az elnök akadályztatása esetén az alelnök jár el a HBB képviseletében. A HBB elnök fő feladatai, kmpetenciája: - Az elnök felel az eljárás átláthatóságáért, pártatlanságáért és az eljárási szabályk betartásáért. - Az elnök feladata az ülés levezetése, a helyi támgatási kérelmek előterjesztése, az üléseken született döntési javaslat és az ülésekről készült jegyzőkönyv ellenjegyzése. - Amennyiben a HBB működése srán eljárási szabálytalanság merül fel, az elnök intézkedik a HBB szabályszerű működésének helyreállításáról. A HBB elnök adatait a 3. számú melléklet tartalmazza Munkaszervezeti vezető A munkaszervezetet 1 fő munkaszervezeti vezető irányítja. A munkaszervezeti vezetővel szemben támaszttt elvárásk: - Felsőfkú végzettség - Legalább 10 éves szakmai tapasztalat - Legalább 5 éves vezetői tapasztalat - A várs ismerete - Társadalmi elfgadttság, kapcslatrendszer - Az MSZ vezetője nem lehet a HACS vezetője A munkaszervezeti vezető fő feladatai, kmpetenciája: - A munkaszervezet működéséhez szükséges technikai és humán feltételek biztsítása - Támgatási szerződésben fglalt kötelezettségek teljesítésének biztsítása, beleértve a szakmai beszámlási és a kifizetésekkel kapcslats tevékenységek irányítását és ellenőrzését, a szakmai előrehaladás biztsítását - Nyilvántartásk vezetése, dkumentációkezelés irányítása, ellenőrzése, mnitring feladatk ellátása 15

17 - A prjekt indikátrk teljesítésének nymn követése, ellenőrzése, a Támgatási Szerződésben fglaltaktól eltérő előrehaladás esetén a szükséges beavatkzásk megtétele, kckázatkezelés - Munkaszervezet működésének, tevékenységeinek szervezése, irányítása, ellenőrzése - Munkaszervezet humán erőfrrásainak irányítása, mtiválása, teljesítményértékelése, munkáltatói jgk gyakrlása a munkaszervezet dlgzói vnatkzásában - HKFS megvalósításának krdinálása a támgató intézményrendszer által meghatárztt frmai és tartalmi elvárásk szerint - HACS szervezeti egységek munkájának szakmai és adminisztratív támgatása (pl. ülések megszervezése, képzések szervezése) - Prjektfejlesztési és knzultációs feladatk irányítása, ellenőrzése - A helyi pályázati felhíváskra beérkező pályázatk frmai-jgsultsági ellenőrzésének irányítása, részvétel a helyi pályázati felhívásk döntéselőkészítő tevékenységében - A HACS szakmai képviselete - Operatív szintű kapcslattartás a közreműködő szervezettel, az irányító hatósággal (pl. szükséges dkumentumk megküldése az Irányító Hatóságnak) - Belső kmmunikáció biztsítása a knzrciumi partnerek, a HACS szervezeti egységek között - A Taggyűlés az Vezetőség által a munkaszervezeti vezető hatáskörébe utalt egyéb ügyek kezelése - Hrizntális szempntk (esélyegyenlőség, környezeti fenntarthatóság) biztsítása, illetve ezek biztsításának felügyelete - Beszámlási kötelezettség teljesítése A munkaszervezeti vezető feladatait a Támgatási Szerződés és a TOP CLLD Működési Kézikönyv előírásai szerint, a HKFS-ben fglalt célk elérése érdekében végzi Munkaszervezet tagjai A munkaszervezeti vezető mellett, a munkaszervezet feladatait az alábbi munkakörökben alkalmaztt munkatársak közreműködésével látja el: Pénzügyi vezető A HKFS megvalósításáhz kapcslódó pénzügyi feladatk ellátását (elszámlásk készítése, kifizetési kérelmek elkészítése), a helyi pályázati felhívásk kiírásáhz kapcslódó pénzügyi segítségnyújtást a pénzügyi vezető irányítja és ellenőrzi. A pénzügyi vezetővel szemben támaszttt elvárásk: - Felsőfkú szakirányú végzettség (közgazdasági, pénzügyi) - Legalább 5 éves szakmai tapasztalat pénzügyi ismeretek, adózási ismeretek, számvitel és elemzés, számviteli szervezési ismeretek, ellenőrzési ismeretek területeken - Legalább 2 Európai Uniós / nemzetközi pályázati prjekt pénzügyi lebnylítása - Felhasználói szintű számítógépes ismeretek A pénzügyi vezető fő feladatai, kmpetenciája: - Támgatási szerződésben fglalt kötelezettségek pénzügyi szempntú teljesítésének biztsítása, beleértve a kifizetésekkel kapcslats feladatk ellátását is 16

18 - A prjekt költségvetésének flyamats nymn követése, finanszírzási-likviditási egyensúly biztsítása - Számviteli és pénzügy műveletek megtervezése, biznylatlási rend kialakítása, pénzügyi nyilvántartásk készítésének, kifizetések nyilvántartásának, biznylatlásának irányítása, ellenőrzése - Részvétel a beszerzési eljárásk előkészítésében és lebnylításában (pénzügyi szempntból) - Részvétel a helyi pályázati felhívásk döntéselőkészítő tevékenységében - Közreműködés a prjekt előrehaladási jelentések, váltzás bejelentési kérelmek, szerződésmódsítási kérelmek összeállításában a pénzügyi vnatkzásk tekintetében - Időszaki és záró kifizetési kérelmek elkészítése az éves likviditási terv elkészítésével, szükség szerinti felülvizsgálatával - Kntrlling tevékenység biztsítása - Uniós szintű pénzügyi számviteli gazdálkdási eljárásk, vnatkzó közösségi jgszabályk flyamats figyelemmel kísérése és a prjekt eljárásrendjébe történő adaptálása - Beszámlási kötelezettség teljesítése a munkaszervezeti vezető felé - A pénzügyi vezető tevékenységét szakmai önállóság mellett, de a munkaszervezeti vezető irányítása alatt végzi A pénzügyi vezető feladatait a Támgatási Szerződés és a TOP CLLD Működési Kézikönyv előírásai szerint, a HKFS-ben fglalt célk elérése érdekében végzi. Pénzügyi asszisztens A pénzügyi asszisztens a pénzügyi vezető munkáját segíti, a HKFS megvalósításáhz kapcslódó adminisztratív és peratív jellegű pénzügyi feladatk ellátását végzi. A pénzügyi asszisztenssel szemben támaszttt elvárásk: - Legalább középfkú szakirányú végzettség (közgazdasági, pénzügyi, könyvelői) - Legalább 3 éves szakmai tapasztalat számvitel, pénzügyi, jgi ismeretek, elemzés és szervezés, ellenőrzés, adózási ismeretek területeken - Legalább 1 Európai Uniós / nemzetközi pályázati prjekt pénzügyi lebnylításában való részvétel - Felhasználói szintű számítógépes ismeretek A pénzügyi asszisztens fő feladatai, kmpetenciája: - A pénzügyi vezető munkájának támgatása, segítése - Pénzügyi nyilvántartásk készítése, kifizetések nyilvántartása, biznylatlása - Pénzügyi-számviteli dkumentumk tárlása az előírásk szerint - Részvétel a beszerzési eljárásk előkészítésében és lebnylításában (pénzügyi szempntból) - Részvétel a helyi pályázati felhívásk döntéselőkészítő tevékenységében - Közreműködés a prjekt előrehaladási jelentések, váltzás bejelentési kérelmek, szerződésmódsítási kérelmek összeállításában a pénzügyi vnatkzásk tekintetében - Időszaki és záró kifizetési kérelmek elkészítésében való részvétel - Egyéb adminisztratív feladatk ellátása - A pénzügyi asszisztens tevékenységét a pénzügyi vezető irányítása alatt végzi 17

19 A pénzügyi asszisztens feladatait a Támgatási Szerződés és a TOP CLLD Működési Kézikönyv előírásai szerint, a HKFS-ben fglalt célk elérése érdekében végzi. Pályázati animátr A pályázati animátr a HKFS megvalósításáhz kapcslódóan a pályázati feladatk ellátását, a helyi felhíváskkal kapcslats eljárásk előkészítését és megvalósítását végzi. A pályázati animátrral szemben támaszttt elvárásk: - Felsőfkú végzettség (előnyt jelent a jgi végzettség) - Legalább 5 éves szakmai tapasztalat (előnyt jelent az kiratkészítési, dkumentum előkészítési gyakrlat, tapasztalat) - Legalább 1 Európai Uniós / nemzetközi pályázati prjekt lebnylításában való részvétel - Felhasználói szintű számítógépes ismeretek A pályázati animátr fő feladatai, kmpetenciája: - Helyi pályázati felhívási dkumentációk előkészítésében való részvétel - Helyi pályázati felhívásk és pályázati útmutatók megküldése a FEMCS tagk részére, a FEMCS ülések meghirdetése és lebnylításának szakmai támgatása, jegyzőkönyvvezetés, a vélemények átvezetésének és a dkumentumk véglegesítésének biztsítása - Helyi pályázati felhívásk és pályázati útmutatók megküldése az Irányító Hatóság részére, a vélemények átvezetésének és a dkumentumk véglegesítésének biztsítása - Támgatási Kérelmek kiválasztási eljárásrendjének, frmai-jgsultsági és szakmai értékelési íveinek kidlgzásában való részvétel - Infrmációs napkn részvétel, előadásk a helyi felhívásk megismertetésére, a ptenciális pályázók tájékztatására - Pályázati felhíváskra beérkező pályázatk érkeztetése, iktatása, pályázatk adminisztratív kezelése - A pályázati felhíváskra beérkező pályázatk frmai-jgsultsági ellenőrzésének lebnylítása, hiánypótltatás és tisztázó kérdések kezelése - Szakmai értékelés előkészítésében való részvétel (Helyi Bíráló Bizttsági ülés előkészítése, jegyzőkönyv elkészítése, a bírálat dkumentációja, értesítések előkészítése) - HKFS megvalósítására vnatkzó beszámlók, előrehaladási jelentések, mnitring jelentések és kifizetési kérelmek kidlgzásában való részvétel - Pályázói aktivitás nymn követése, szükséges beavatkzásk meghatárzása - Kedvezményezettek jelentéstételi kötelezettségének nymnkövetése, a frrásfelhasználás mnitringja - A prjekt indikátrk teljesülésének nymnkövetésében való részvétel - Záró mnitring értékelés elvégzése, kimutatásk készítése - A pályázati animátr tevékenységét szakmai önállóság mellett, de a munkaszervezeti vezető irányítása alatt végzi A pályázati animátr feladatait a Támgatási Szerződés és a TOP CLLD Működési Kézikönyv előírásai szerint, a HKFS-ben fglalt célk elérése érdekében végzi. Ügyfélkapcslati asszisztens 18

20 Az ügyfélkapcslati asszisztens a HKFS megvalósításáhz kapcslódó ügyfélkapcslati, ügyfélszlgálati feladatk ellátását végzi, a vársi animációs tevékenységeket biztsítja (ptenciális pályázók tájékztatása, segítése, kedvezményezettek segítése, vársi animációs tevékenységek). Az ügyfélkapcslati asszisztenssel szemben támaszttt elvárásk: - Felsőfkú szakirányú végzettség (kmmunikáció, PR, marketing, kultúraszervező és kapcslódó társadalmtudmányi szakterületek) - Legalább 5 éves szakmai tapasztalat (kulturális-közművelődési területeken) - Legalább 1 Európai Uniós / nemzetközi pályázati prjekt lebnylításában való részvétel - A várs ismerete - Széles helyi kapcslatrendszer és elfgadttság - Felhasználói szintű számítógépes ismeretek Az ügyfélkapcslati asszisztens fő feladatai, kmpetenciája: - Kötelező nyilvánssági feladatk előkészítése, lebnylítása és ellenőrzése a KTK2020 szerinti tartalmmal és frmában - HKFS-ben fglalt marketingfeladatk előkészítése, lebnylítása és ellenőrzése - Prjekt hnlap és közösségi média ldal működtetése, kezelése, flyamats frissítése, aktualizálása, GYIK funkció indítása és működtetése - Helyi felhívásk meghirdetése, pályázathz kapcslódó dkumentumk (pályázati felhívás és útmutatók) közzététele a hnlapn - Infrmációs napk, fórumk, tudástranszfer események szervezése a helyi felhívásk megismertetésére, a ptenciális pályázók támgatására (pl. jó példák bemutatása, közösségi tervezési módszertani előadásk szervezése) - Ügyfélszlgálat működtetése személyes ügyfélszlgálat biztsítása legalább heti 3 nap, napi 4 órában; ezen felül heti öt nap, napi hat órában telefnn az ügyfelek rendelkezésére áll és a beérkezett ekre egy munkanapn belül válaszl - Egyéni knzultációs lehetőség biztsítása, a pályázatk kidlgzásának szakmai támgatása, segítése - Vársi rendezvények, események szervezése a HKFS megvalósításáhz kapcslódóan - Események és eredmények kmmunikálása, disszeminációja (ftók közzététele, hírek és publikációk közzététele, kiadványk készítése, sajtóhírek kiküldése, stb.) - Kedvezményezettekkel kapcslattartás, Kedvezményezettek jelentéstételi kötelezettségének nymnkövetése - HKFS megvalósítására vnatkzó beszámlók, előrehaladási jelentések, mnitring jelentések és kifizetési kérelmek kidlgzásában való részvétel - Az ügyfélkapcslati asszisztens tevékenységét szakmai önállóság mellett, de a munkaszervezeti vezető irányítása alatt végzi Az ügyfélkapcslati asszisztens feladatait a Támgatási Szerződés és a TOP CLLD Működési Kézikönyv előírásai szerint, a HKFS-ben fglalt célk elérése érdekében végzi. Jgi munkatárs A jgi munkatárs a HKFS megvalósításáhz, a helyi pályázati felhíváskhz kapcslódó jgi feladatk ellátását végzi. 19

21 Az ügyfélkapcslati asszisztenssel szemben támaszttt elvárásk: - Felsőfkú szakirányú végzettség (jg) - Legalább 5 éves szakmai tapasztalat (jgi területen) - Felhasználói szintű számítógépes ismeretek A jgi munkatárs fő feladatai, kmpetenciája: - Jgi ismereteket, tájékzttságt igénylő feladatkban szakmai segítségnyújtás, tanácsadás a HACS szervezeti egységei, a munkaszervezeti vezető és munkatársak számára - Támgatási szerződéskötéssel, szerződésmódsítással, váltzásbejelentéssel kapcslats jgi feladatk ellátása - A Helyi Bíráló Bizttság ügyrendjének kidlgzásában való részvétel - Részvétel a helyi pályázati felhívásk döntéselőkészítő tevékenységében - Beszerzések előkészítésében és lebnylításában való részvétel, Ajánlattételi felhívásk elkészítése, eljárásk lebnylítása, szerződéskötések előkészítése - Jgi dkumentumk, kiratk (pl. szerződések, határzatk, jegyzőkönyvek, értesítések, nyilatkzatk) előkészítése, elkészítése, ellenőrzése, tárlása az előírásk szerint - Jgi nyilvántartásk vezetése, kezelése - Jgi szakmai feladatkhz kapcslódó ügyviteli flyamatk szervezése, irányítása, ellenőrzése - Jgi ügyek intézéséhez adat- és infrmációgyűjtés, -tárlás, -feldlgzás - Kapcslattartás hatóságkkal, egyéb szervekkel a jgi eljárásnak megfelelően - A HACS működésének jgi kereteinek figyelemmel kísérése a szervezeti és működési szabályzatknak és eljárásrendnek való megfelelés értékelésével, ellenőrzésével - A jgi munkatárs tevékenységét szakmai önállóság mellett, de a munkaszervezeti vezető irányítása alatt végzi A jgi munkatárs feladatait a Támgatási Szerződés és a TOP CLLD Működési Kézikönyv előírásai szerint, a HKFS-ben fglalt célk elérése érdekében végzi. A munkaszervezet munkatársainak váltzása esetén az új munkatársak önéletrajzát az EHK megküldi az IH-nak jóváhagyásra. 5. Működés 5.1 A knzrcium működése Az EHK knzrciumi frmában működik. A knzrciumi tagszervezetek képviselőik útján vesznek részt az együttműködésben. A képviselő nevéről, pstacíméről, telefnszámáról, elektrnikus levélcíméről a tagk a KEM aláírását követően öt munkanapn belül tájékztatják a knzrciumvezetőt és a kijelölt munkaszervezet vezetőjét. A knzrciumvezető a kapcslattartók nevéről és elérhetőségéről tájékztatja a tagkat. Minden tag jgsult az ügyek menetét megismerni, így különösen az ezekkel kapcslats iratkba, könyvekbe betekinteni. A knzrcium legfőbb döntéshzó szerve a taggyűlés, amely a knzrciumi tagk összességét jelentő testületként működik. A taggyűlés működésének fő szabályai: - A taggyűlést félévente legalább 1 alkalmmal össze kell hívni. 20

22 - Taggyűlés összehívása a taggyűlés kizárólags hatáskörébe utalt esetekben kötelező, emellett minden lyan esetben szükséges, amikr a Knzrcium érdeke azt megkívánja. A taggyűlés a HKFS elfgadását követő 6 hónapn belül tárgyal és elfgad legalábbi 1 helyi felhívás tervezetet. - A taggyűlések összehívását a Vezetőség kezdeményezheti. - A taggyűlési meghívók kiküldéséről és a szükséges technikai feltételek biztsításáról a munkaszervezet gndskdik. A taggyűlés helyéről és idejéről a tagkat írásbeli (levél, , fax) meghívó útján kell értesíteni. A meghívók elküldése és a taggyűlés napja között legalább 10 munkanapnak kell eltelnie. - A meghívó kötelező tartalmi eleme a napirendi pntk ismertetése. A tagk a taggyűlést megelőző 3. napig írásban kérhetik tvábbi napirendi pntk megtárgyalását. Önálló javaslattételre a taggyűlésen csak akkr van mód, ha valamennyi tag jelen van, és az ellen nem tiltakzik. - A taggyűlésen a tagk személyesen, vagy meghatalmaztt útján vehetnek részt: tag - távlléte esetén - közkiratba vagy teljes biznyító erejű magánkiratba fglalt meghatalmazással képviseltetheti magát a taggyűlésen. - A taggyűlést a Knzrciumvezető (akadályztatása esetén a vezetőségi tag) vezeti le. - A taggyűlésről jegyzőkönyv készül. Jegyzőkönyvvezetőt a Knzrciumvezető javasl, a taggyűlés egyszerű szótöbbséggel hagyja jóvá. A jegyzőkönyvet a Knzrciumvezető és a jegyzőkönyvvezető hitelesíti. - A taggyűlés határzatképes, ha a knzrciumi partnerek legalább 2/3-a jelen van. - Amennyiben a taggyűlés nem határzatképes, úgy új taggyűlés összehívása szükséges. Határzatképtelenség miatt megismételt taggyűlésen az eredeti napirenden szereplő ügyekben a megismételt közgyűlés a résztvevő tagk létszámától függetlenül határzatképes. - Valamennyi knzrciumi tag 1 szavazattal rendelkezik. A szavazás minden esetben nyílt. - A taggyűlés határzatait egyszerű szótöbbséggel hzza. Kivételt képeznek az alábbi esetek: Egyhangú döntés szükséges az alábbi esetekben: Tagk felvétele, illetve kizárása Együttműködési / knzrciumi megállapdásk elfgadása Szervezeti frma módsítása Minősített többség (jelenlévő tagk 2/3-a + 1 fő) szükséges az alábbi esetekben: Támgató szervezetek megválasztása, illetve kizárása Szervezeti és működési szabályzat elfgadása HKFS elfgadása Záró beszámló és mnitring jelentés, záró kifizetési kérelem elfgadása Más, stratégiai szintű szervezeti, működési dkumentumk elfgadása - A taggyűlésről jegyzőkönyv készül. - A taggyűlés döntéseit taggyűlési határzatba kell fglalni. A taggyűlés által hztt határzatkat a taggyűlésen résztvevő knzrciumi tagk aláírásukkal hitelesítik. - A taggyűlésről készült jegyzőkönyvet, valamint a határzatk máslati példányát valamennyi knzrciumi tag megkapja az ülést követő 10 napn belül, elektrnikus frmában. 21

23 - A taggyűléseken a támgató partnerek részt vehetnek, kifejthetik álláspntjukat, véleményüket, de nem szavazhatnak. 5.2 A fő szervezeti egységek működése Vezetőség A knzrciumt a Vezetőség vezeti. A Vezetőség tagjai képviselőik útján vesznek részt az együttműködésben. A képviselő nevéről, pstacíméről, telefnszámáról, elektrnikus levélcíméről a vezetőségi tagk tájékztatják a knzrciumvezetőt és a kijelölt munkaszervezet vezetőjét. A knzrciumvezető a kapcslattartók nevéről és elérhetőségéről tájékztatja a tagkat. A Vezetőség dönt minden lyan ügyben, amely nem tartzik a taggyűlés kizárólags hatáskörébe. A 3 tagú Vezetőség működését az alábbi szabályk szerint végzi: - A Vezetőség évente legalább 2 alkalmmal ülésezik. - A Vezetőség titkársági feladatait a munkaszervezet látja el. - Ülésének összehívását a Vezetőség bármely tagja kezdeményezheti. - A meghívók kiküldéséről és a szükséges technikai feltételek biztsításáról a munkaszervezet gndskdik. A vezetőségi ülés helyéről és idejéről a vezetőségi tagkat írásbeli (levél, , fax) meghívó útján kell értesíteni. A meghívók elküldése és a vezetőségi ülés napja között legalább 5 napnak kell eltelnie. - Az ülésen a tagk személyesen, vagy meghatalmaztt útján vehetnek részt: a tag távlléte esetén közkiratba vagy teljes biznyító erejű magánkiratba fglalt meghatalmazással képviseltetheti magát. - Az ülést a Knzrciumvezető vezeti. - Az ülésről jegyzőkönyv készül. Jegyzőkönyvvezetőt a Knzrciumvezető javasl, a tagk egyszerű szótöbbséggel hagyják jóvá. A jegyzőkönyvet a Knzrciumvezető és a jegyzőkönyvvezető hitelesíti. - Határzatképes, ha valamennyi tagja jelen van. - Valamennyi tag 1 szavazattal rendelkezik. A szavazás minden esetben nyílt. - Határzatait egyhangú döntéssel hzza. - A határzatnak tartalmaznia kell az alábbi kötelező elemeket: EHK és a HKFS megnevezését és az érintett helyi felhívás címét, A vezetőségi ülés helyét, idejét, A résztvevők nevét (jelenléti ív alapján), Az ülésen hztt döntést, állásfglalást, Az ülésen elfgadtt feladatkat a határidő és a felelős személy megjelölésével. - Az ülésről készült jegyzőkönyvet valamennyi knzrciumi tag megkapja, elektrnikus frmában. - A Vezetőség dönthet arról, hgy ülésére külső szakértőket, támgató partnereket hív meg (szavazati jggal nem rendelkeznek). 22

24 5.2.2 Helyi Bíráló Bizttság A helyi felhíváskra beérkező pályázatk rangsrlását a Helyi Bíráló Bizttság végzi. A HBB tagja csak knzrciumi tag lehet. A HBB tagjai képviselőik útján vesznek részt az együttműködésben. A képviselő nevéről, pstacíméről, telefnszámáról, elektrnikus levélcíméről a tagk tájékztatják a knzrciumvezetőt és a kijelölt munkaszervezet vezetőjét. A knzrciumvezető a kapcslattartók nevéről és elérhetőségéről tájékztatja a knzrciumi tagkat. Az 5 fős HBB működését az alábbi fő szabályk szerint végzi: - A HBB ügyrendjét a szavazati jggal rendelkező tagk az alakuló ülésen fgadják el. - A HBB a helyi felhívásk megjelenéséhez illeszkedő módn ülésezik. - A HBB üléseit a helyi támgatási kérelem beadási szakaszának lezárását követően legalább 30, de legfeljebb 90 napn belüli időpntra kell összehívni. - A HBB döntéselőkészítő üléseit a HBB Elnöke, akadályztatása esetén az Alelnök hívja össze. - A HBB titkársági feladatait a munkaszervezet látja el (HBB ülések összehívása, meghívók kiküldése, titktartási és összeférhetetlenségi nyilatkzatk kitöltetése, ülés jegyzőkönyvének elkészítése, megküldése az IH-nak és a HBB tagjainak, pályázók tájékztatása). - A döntéselőkészítési ülés előtt, a HBB tagk írásban megkapják a helyi felhíváskra beérkező pályázati dkumentációt (a hiánypótlással, tisztázó kérdésekkel és válaszkkal együtt), valamint a munkaszervezet általi értékelés jegyzőkönyvét, áttekintésre, legalább az ülés előtt 7 munkanappal. - A meghívók kiküldéséről és a szükséges technikai feltételek biztsításáról, valamint az ülés levezetéséről a munkaszervezet gndskdik. A HBB ülés helyéről és idejéről a HBB tagkat írásbeli (levél, , fax) meghívó útján kell értesíteni. A meghívók elküldése és a HBB ülés napja között legalább 7 munkanapnak kell eltelnie. - A HBB tag személyesen jelenik meg a HBB rendes ülésén, meghatalmaztt útján történő képviseletre nincs lehetőség. A szavazati jggal rendelkező tag távlmaradásáról köteles előzetesen, legkésőbb az ülést megelőző 5. munkanapig értesíteni a HBB titkárt (munkaszervezeti vezetőt). Akadályztatás esetén a póttag vesz részt az ülésen. - A HBB ülésén a munkaszervezeti vezető és a knzrciumvezető (amennyiben nem HBB tag) tanácskzási jggal vehet részt. - A HBB ülése zárt. - A HBB határzatképes, ha a szavazati jggal rendelkező tagk (szükség esetén póttag) legalább 50%-a együttesen jelen van az ülés teljes időtartama alatt. A jelen lévő, szavazati jggal rendelkező tagjai vnatkzásában sem a közszféra, sem egyetlen más érdekcsprt (civil és vállalkzói szektr) nem rendelkezhet a szavazati jgk 49%-át meghaladó hányadával. Közszférában munkavisznnyal rendelkező személyek tagsága a HBB-ben csak ebben a képviseleti minőségükben vehető számba. Akadályztatás esetén a póttag helyettesíti a HBB tagt, azns feltételek teljesítése mellett (érdekszférák képviselete, knzrciumi tagság, titktartás és összeférhetetlenség biztsítása). - A HBB határzatképességét az ülés teljes időtartama alatt fenn kell tartani. Amennyiben a HBB nem határzatképes, új időpnt kitűzésére van szükség. - Az összeférhetetlenséget minden esetben szigrúan biztsítani kell: a HBB tagja csak lyan pályázat értékelésében vesz részt, amellyel kapcslatban a HBB tag pártatlan és bjektív közreműködése biztsítható (a 272/2014. (XI. 5.) Krm. rendelet 39. (1) bek. figyelembevételével). Ezt teljes biznyító erejű magánkiratban tett nyilatkzattal kell 23

25 biztsítani. A támgatásra vnatkzó döntés meghzatalában nem vehet részt az a személy vagy szervezet, aki vagy amely esetében az összeférhetetlenségi kritériumk fennállnak. - Amennyiben a HBB elnöke a döntés meghzataláhz szükséges feltételeket biztsítttnak látja, írásbeli szavazást is kezdeményezhet, a mellékelt TOP CLLD írásbeli szavazólap sabln alkalmazásával. - Minden HBB tag 1 szavazattal rendelkezik. - A HBB az üléseken részletesen megvitatja a helyi támgatási kérelmek értékelésével kapcslats álláspntját és javaslatát a pntzáss rangsr alapján. Az elutasítást javasló HBB tagnak döntését részletesen meg kell indklnia, amelyet a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell. - Amennyiben a HBB nem ért egyet a helyi támgatási kérelmek munkaszervezet által történt értékelésével, úgy az érintett helyi támgatási kérelm(ek)et indklással ellátva legfeljebb egy alkalmmal visszaküldi újraértékelésre, amelyet a krábbi értékelőktől eltérő, a felhívás vnatkzásában elvárt releváns szakértelemmel rendelkező harmadik személynek kell elvégeznie. - A HBB az üléseken minden előterjesztett helyi támgatási kérelemmel kapcslatsan egyenként fgalmazza meg döntési javaslatát, beleértve a HACS munkaszervezete által jgsulatlanság miatt elutasításra javaslt kérelmeket, részletes indklással. A döntés lehet: Javaslat elutasításra Javaslat elfgadásra Javaslat tartaléklistára A HBB feltétellel vagy csökkentett összeggel való támgatásra irányuló döntési javaslatt nem adhat. - A HBB határzatait egyszerű többséggel, a kulcsprjektek esetében pedig minősített többségi döntéssel (szavazatk 2/3-a +1 szavazat) hzza. - A HBB döntését a titkársági feladatait ellátó munkaszervezet jegyzőkönyvbe fglalja (ld. csatlt melléklet sabln), a határzatt a HBB elnöke és a bizttság egy tvábbi, előzetesen kijelölt, állandó tagja aláírásával hitelesíti. A jegyzőkönyv az alábbi kötelező elemeket kell, hgy tartalmazza: EHK és a HKFS megnevezése és az érintett helyi felhívás címe A HBB ülés helye, ideje A résztvevők neve (jelenléti ív alapján) Az ülésen hztt döntés, állásfglalás Az ülésen elfgadtt feladatk a határidő és a felelős személy megjelölésével - A hitelesített jegyzőkönyvet a Knzrciumvezető ellenjegyzi, majd a munkaszervezet megküldi az IH-nak a támgathatóság végső ellenőrzésére, az ülés megtartását követő 30 napn belül. - A HBB munkájában tanácskzási jggal részt vehetnek a tvábbi knzrciumi tagk, valamint a véleményezési jggal rendelkező partnerek, szükség esetén külső tanácsadó is bevnható. - A HBB az átláthatóságt és a diszkriminációmentességet minden esetben biztsítja az értékelés és döntéshzatal srán. - Az értékelésben és a támgatási döntés előkészítésében résztvevőket a támgatást igénylő támgatási döntésről történő tájékztatása időpntjáig titktartási kötelezettség terheli. A 24

26 titktartási kötelezettség nem terjed ki a benyújttt támgatási kérelemnek a prjektkiválasztási eljárásban történő előrehaladásáról történő tájékztatásra. - A HBB működése srán keletkezett iratk megőrzéséről a munkaszervezet gndskdik. A HBB működését a mellékletként csatlt A Helyi Bíráló Bizttság ügyrendje c. dkumentum és mellékletei részletezik Felhívás Előkészítési Munkacsprt A FEMCS a munkaszervezet által készített helyi felhívásk véleményezését és jóváhagyását végző szakmai javaslattevő testület. A FEMCS tagk képviselőik útján vesznek részt az együttműködésben. A képviselő nevéről, pstacíméről, telefnszámáról, elektrnikus levélcíméről a tagk tájékztatják a knzrciumvezetőt és a kijelölt munkaszervezet vezetőjét. A knzrciumvezető a kapcslattartók nevéről és elérhetőségéről tájékztatja a tagkat. A FEMCS működését az alábbi fő szabályk szerint végzi: - A FEMCS a helyi felhívásk megjelenéséhez illeszkedő módn ülésezik. - A FEMCS titkársági feladatait a munkaszervezet látja el (ülések összehívása, meghívók és helyi felhívás tervezet kiküldése, emlékeztető készítése, javaslatk átvezetése, dkumentumk véglegesítése és megküldése az IH-nak szabályssági vizsgálatra). - A FEMCS ülés előtt, a tagk írásban megkapják a helyi felhívás tervezete(ke)t. A tervezet(ek) áttekintésére legalább 5 nap biztsítandó a tagknak. A FEMCS tagk a helyi felhívás tervezet(ek) véleményezését a HKFS, valamint a működési kézikönyv és annak mellékletei alapján kell, hgy végezzék. - A FEMCS üléseit a munkaszervezeti vezető hívja össze. A meghívók kiküldéséről és a szükséges technikai feltételek biztsításáról a munkaszervezet gndskdik. A FEMCS ülés helyéről és idejéről a tagkat írásbeli (levél, ) meghívó útján kell értesíteni. A meghívók elküldése és a FEMCS ülés napja között legalább 5 napnak kell eltelnie. - A FEMCS működésével kapcslats krdinációs és titkári teendőket a munkaszervezet látja el. A FEMCS üléseit a munkaszervezet vezeti le. - A FEMCS az ülésen megvitatja a helyi felhívás tervezetet, illetve a javaslatkat annak módsítására, kiegészítésére vnatkzóan. A FEMCS az alábbi döntéseket hzhatja: Helyi felhívás tervezet elfgadása, javaslat annak megküldésére az IH-nak Helyi felhívás tervezet elfgadása feltételekkel, javaslat a feltételek szerint módsíttt tervezet megküldésére az IH-nak Helyi felhívás tervezet elutasítása és visszaadása átdlgzásra, részletes indklással, az újbóli véleményezés szükségességének kikötésével - Az üléseken elhangzttakról emlékeztető készül, az emlékeztetőt a munkaszervezet készíti, a fenti döntés beemelésével. Az elhangzttak alapján a munkaszervezet gndskdik a helyi felhívás tervezet módsításáról. - A FEMCS által jóváhagytt felhívás tervezetet a Vezetőség ellenjegyzi és a munkaszervezet megküldi az IH-nak szabályssági vizsgálatra. - Az IH észrevételeinek átvezetését követően, a munkaszervezet a módsíttt helyi felhívás tervezetet elektrnikus frmában megküldi a FEMCS tagknak. A FEMCS tagk 5 nap alatt véleményezik a módsíttt felhívás tervezetet, írásban. Amennyiben 5 napn belül nem érkezik be módsítási javaslat, a helyi felhívás tervezet elfgadttnak tekintendő. A FEMCS tagk írásbeli kérésére újbóli FEMCS ülés összehívására kerülhet sr. 25

27 - A FEMCS tagjait a helyi felhívás megjelenése előtt titktartási kötelezettség terheli a támgatást igénylők esélyegyenlősége érdekében. - A FEMCS munkájában tanácskzási jggal részt vehetnek a tvábbi knzrciumi tagk, valamint a véleményezési jggal rendelkező partnerek, szükség esetén külső tanácsadó is bevnható. A FEMCS működését a mellékletként csatlt A FEMCS ügyrendje c. dkumentum és mellékletei részletezik Munkaszervezet A munkaszervezet a HKFS megvalósításának peratív feladatait végzi. A munkaszervezet munkáját a munkaszervezeti vezető irányítása, krdinációja és ellenőrzése mellett végzi. A munkaszervezet működéséhez az EHK knzrciumvezetője biztsítja a szükséges technikai, humán feltételeket és ellenőrzi a pályázati felhívásnak és útmutatóknak megfelelő működést. A munkaszervezet ügyrendje: - A munkaszervezet napi szinten biztsítja a HKFS megvalósításával kapcslats feladatk elvégzését. - A munkaszervezet gndskdik a pályázati, valamint a vársi animációs és prjektfejlesztést támgató tevékenységek végrehajtásáról. - A munkaszervezet legalább egy irdahelységből álló, legalább egy munkatárs munkaállmását biztsító irdát tart fenn az EHK működési területén; az irdában a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv KTK 2020 c. dkumentum szerinti kötelező arculati elemeit használja. - A munkaszervezet ügyfélszlgálatt működtet: Személyes ügyfélszlgálat biztsítása legalább heti 3 nap, napi 4 órában; Heti 5 nap, napi 6 órában telefnn az ügyfelek rendelkezésére áll; A beérkezett ekre egy munkanapn belül válaszl. - A munkaszervezet munkáját a knzrcium a pályázati támgatás terhére megbízási díj keretében ellentételezi. - A munkaszervezeti feladatkat ellátó tag ügyviteli intézkedése ellen bármelyik knzrciumi tag felszólalhat, íráss ellentmndással élhet a HACS vezetősége felé. Az ellentmndást, felszólalást minden esetben részletesen indklni szükséges. Az ellentmndásról a tagk együttesen döntenek. Amennyiben a tagk az ellentmndásnak helyt adnak, a munkaszervezetnek más döntést kell hznia. A tervezett intézkedés a tagk döntésének meghzataláig nem hajtható végre. - Az ügyvitelre feljgsíttt tagtól az ügyvitel jgát a többi tag egyhangú döntéssel megvnhatja; ilyenkr az ügyek tvábbi vitelének módjáról a tagk döntenek. - Amennyiben a HACS munkaszervezetének támgatási szerződése bármilyen kból megszűnik - a szabályszerű teljesítés miatti megszűnés kivételével - a HACS köteles 15 napn belül új munkaszervezetet kijelölni. A HACS az új munkaszervezetről és adatairól az IH-t írásban értesíti. - Amennyiben a munkaszervezeti feladatkat ellátó tag knzrciumi tagsága bármilyen kból megszűnik, köteles a HACS felé részletes elszámlást készíteni, azt biznylatkkal alátámasztani, a megvalósult eredményeket teljes körűen bemutatni és az iratkat tételesen átadni. A HACS köteles 15 napn belül új munkaszervezetet kijelölni. A HACS az új munkaszervezetről és adatairól az IH-t írásban értesíti. 26

28 - A munkaszervezeti feladatkat ellátó tag képviselője tudmásul veszi, hgy tevékenységével, annak szándéks, vagy gndatlan elmulasztásával kztt kárkért a szerződés többi aláírójával szemben a Ptk. kártérítési szabályai szerint felel. - A munkaszervezet dönthet arról, hgy a HKFS megvalósításába külső szakértőt vn be, a belső munkatársak által le nem fedett szakmai kmpetenciák biztsítása érdekében Tematikus munkacsprtk A tematikus munkacsprtk szakmai javaslattevő szervezetként működnek. A tematikus munkacsprtk ügyrendje: - A tematikus munkacsprtk eseti jelleggel gyűlnek össze. - Összehívásukat valamennyi érintett tag, tvábbá a HBB és a Vezetőség kezdeményezheti. - Üléseit a munkaszervezeti vezető hívja össze. A meghívók kiküldéséről és a szükséges technikai feltételek biztsításáról a munkaszervezet gndskdik. Az ülés helyéről és idejéről a tagkat írásbeli (levél, , fax) meghívó útján kell értesíteni. A meghívók elküldése és az ülés napja között legalább öt napnak kell eltelnie. - A munkacsprt üléseit a munkaszervezeti vezető vezeti le. Az ülésről emlékeztető készül, melyet valamennyi knzrciumi tag elektrnikus frmában megkap. 5.3 Fő működési flyamatleírásk A HACS működésének fő célja a HKFS keretében tervezett feladatk ellátása a rendelkezésre álló frrásk hatékny és célszerű felhasználásának biztsításával. A működés fő flyamatleírásait az alábbi alfejezetek tartalmazzák Szervezeti dkumentumk elkészítése, módsítása - Támgatási szerződés megkötése az Irányító Hatóság és az EHK munkaszervezete között a HKFS lebnylításának adminisztratív és menedzsment feladataira, Vezetőség (knzrciumvezető által aláírva) - Támgatási szerződés módsítása, váltzásbejelentés az elektrnikus pályázói felületen keresztül Váltzásbejelentés, Vezetőség (knzrciumvezető által aláírva) Támgatási Szerződés módsítása, Vezetőség (knzrciumvezető által aláírva) - Együttműködési megállapdás megkötése az Irányító Hatóság és a Knzrcium között a HKFS megvalósítására felhasználható támgatási keretösszegre Felelős: Vezetőség (knzrciumvezető által aláírva) - HKFS módsítása maximum 4 alkalmmal a prjekt futamideje alatt HKFS módsításának kezdeményezése Felelős: Knzrciumvezető HKFS módsításának elvégzése Módsíttt HKFS benyújtása az IH-nak 27

29 - SZMSZ és ügyrendek kidlgzása taggyűlési határzattal, Taggyűlés Szervezeti egységek felállítása - Munkaszervezet felállítása - FEMCS felállítása - HBB felállítása Munkaszervezeti feladatkat ellátó knzrciumi tag megválasztása Felelős: Taggyűlés Munkaszervezeti vezető kiválasztása (önéletrajz megküldése az IH-nak), megbízási szerződések megkötése jóváhagyás esetén Munkaszervezet munkatársainak kiválasztása (önéletrajzk megküldése az IH-nak), megbízási szerződések megkötése jóváhagyás esetén FEMCS felkérőlevél kiküldése a FEMCS ügyrenddel együtt, a Knzrciumvezető aláírásával FEMCS tagság elfgadása vagy visszautasítása írásban, indklással Felelős: knzrciumi tagk, szakértők FEMCS tagk elérhetőségeinek megküldése a knzrciumi tagknak tájékztatásul HBB felkérőlevél kiküldése a HBB ügyrend tervezettel együtt, a Knzrciumvezető aláírásával HBB tagság elfgadása vagy visszautasítása írásban, indklással Felelős: tagk HBB tagság jóváhagyására taggyűlés összehívása HBB tagság jóváhagyása Felelős: Taggyűlés HBB alakuló ülés összehívása, levezetése (jegyzőkönyv vezetéssel) HBB alakuló ülésen a HBB ügyrend elfgadása, a HBB Elnök, alelnök megválasztása, póttagk kijelölése Felelős: HBB HBB tagk elérhetőségeinek megküldése a knzrciumi tagknak tájékztatásul 28

30 - Tematikus munkacsprtk felállítása Tematikus munkacsprtk tagkra jelölések, ajánlásk leadása írásban a Munkaszervezetnek Felelős: knzrciumi tagk Tematikus munkacsprtk felállítása Technikai, adminisztratív feltételek biztsítása - Munkaszervezeti irda kialakítása (KTK arculati elemek szerint C típusú tájékzzató tábla kihelyezésével) - Munkaszervezeti ügyfélszlgálat biztsítása - Iratk kezelése Iratk átvétele az adatk, a csmag sértetlenségének ellenőrzésével, átvételi elismervény kiállításával Iratk nyilvántartásba vétele, iktatása (iktatószám hzzáadásával, srszáms iktatási rendszer) és ügyintézésre történő tvábbítása, helyi támgatási kérelem dsszié létrehzása és a helyi támgatási kérelem életút-lap sabln vezetése (10. számú melléklet) Iratk pstázása tértivevényes ajánltt küldeményként Elektrnikus dkumentumtárlás srszáms iktatási rendszerben, hetente biztnsági mentéssel Tvábbi dkumentumk tárlása elkülönített prjektdssziéban Helyi pályázati felhívásk és kapcslódó dkumentumk kidlgzása és megjelentetése - Helyi pályázati felhívásk tervezetének kidlgzása a TOP CLLD helyi pályázati sabln alkalmazásával (7. számú melléklet), az ÁLTALÁNOS ÚTMUTATÓ A TOP CLLD HELYI FELHÍVÁSOKHOZ c. dkumentum szerint - Helyi pályázati felhívásk és pályázati útmutatók véleményezése, minőségbiztsítása FEMCS ülés összehívása meghívó és az ülés tárgyáhz kapcslódó dkumentumk (helyi felhívás tervezet, útmutató, titktartási nyilatkzat) küldése a tagk részére legalább 5 nappal az ülést megelőzően FEMCS ülés levezetése 29

31 A FEMCS ülésen a helyi felhívás tervezet megvitatása, véleményezése, módsítási indítványk megtétele Felelős: FEMCS FEMCS ülésről jelenléti ív és emlékeztető készítése, az alábbi tartalmi elemekkel: a HACS és a HKFS megnevezése és az érintett helyi felhívás címe az ülés helye, ideje a résztvevők neve (jelenléti ív alapján az ülésen hztt döntések, állásfglalásk az eltérő vélemények, illetőleg tiltakzás az ülésen elfgadtt feladatk a határidő és a felelős személy megjelölésével A helyi felhívással kapcslats FEMCS javaslatk átvezetése Az emlékeztető és a FEMCS javaslataival átdlgztt felhívás tervezet visszamutatása a FEMCS-tagknak az ülést követő 10 napn belül, elektrnikus frmában Az átdlgztt helyi felhívás tervezet utólags véleményezése, írásban, a kiküldéstől számíttt 5 napn belül Felelős: FEMCS A FEMCS tagk által elfgadtt helyi felhívás tervezet megküldése a Knzrciumvezetőnek ellenjegyzésre A FEMCS tagk által elfgadtt helyi felhívás tervezet ellenjegyzése Felelős: Knzrciumvezető A helyi felhívásk és mellékleteinek benyújtása az IH-hz szabályssági vizsgálat céljából (Knzrciumvezető által ellenjegyezve) - Helyi pályázati felhívásk és pályázati útmutatók véglegesítése Az IH szabályssági eljárás srán tett észrevételeinek átvezetése, szükség esetén egyeztetés az IH-val és a FEMCS-csel, írásban, indklt esetben új FEMCS ülés összehívásával A módsíttt helyi felhívás tervezet és dkumentumainak jóváhagyása Felelős: Knzrciumvezető A módsíttt helyi felhívás tervezet és dkumentumainak megküldése az IH-nak ismételt szabályssági vizsgálatra az átdlgzás szükségességét tartalmazó értesítés kézhezvételétől számíttt legfeljebb 10 napn belül 30

32 FEMCS munkája srán keletkezett iratk megőrzése Helyi pályázati felhívásk megjelentéséhez kapcslódó kmmunikációs és knzultációs feladatk - Prjekt hnlap és közösségi ldal létrehzása, működtetése (aktuális tartalmakkal, KTK arculati követelmények szerint) - Pályázati infrmációk közzététele Az IH szabályssági nyilatkzata alapján a helyi felhívásk és dkumentumainak (útmutató, támgatási kérelem sabln) megjelentetése az EHK hnlapján az IH értesítést követő 10 napn belül, valamint az IH írásban történő értesítése a pályázat megjelentetéséről A helyi felhívás aktuális verziójának elérhetőségének biztsítása a prjekt hnlapn a helyi felhívás felfüggesztésének vagy lezárásának időpntjáig - Kérdések megválaszlása Helyi felhíváskhz kapcslódó írásbeli kérdések megválaszlása (beérkezéstől számíttt 7 naptári napn belül) Telefns és személyes ügyfélszlgálat biztsítása, pályázók segítése a helyi támgatási kérelmek összeállításában (kivéve a támgatási kérelmek megírása) GYIK rvat indítása az EHK hnlapján a gyakran ismételt kérdésekről - Infrmációs napk, fórumk szervezése A helyi felhívásk megjelenését megelőzően és/vagy a benyújtási időszak alatt felhívásnként legalább 1 db tájékztató fórum szervezése A szervezett események, fórumk meghívóinak közzététele az EHK hnlapján, közösségi ldalán legalább 10 nappal a megrendezés előtt Infrmációs nap, fórum dkumentálása a meghívóval, jelenléti ívvel, legalább 3 db ftóval és rövid összegző emlékeztetővel Hirdetések megjelenítése a pályázati felhíváskról, eseményekről Interaktív wrkshpk, tudástranszfer események szervezése és lebnylítása 31

33 A HACS felhívásaira pályázók és a pályázatban feltüntetett kapcslattartók címeiből levelező lista létrehzása, hírlevelek kiküldése Helyi pályázati felhívásk módsítása, felfüggesztése, lezárása - Helyi pályázati felhívásk módsítása Módsíttt helyi felhívás tervezet elkészítése A módsíttt helyi felhívás tervezet és dkumentumainak jóváhagyása Felelős: Knzrciumvezető A módsíttt helyi felhívás tervezet és dkumentumainak megküldése az IH-nak szabályssági vizsgálatra (módsítási igény esetén átdlgzás, majd újbóli megküldés) Módsíttt felhívás tervezet és dkumentumainak közzététele az EHK hnlapján (a módsíttt felhívás közzétételét követően legalább 8 napig biztsítani kell a helyi támgatási kérelem benyújtásának lehetőségét) - Helyi pályázati felhívásk és útmutatóik felfüggesztése Felfüggesztésről szóló tájékztatás közzététele az EHK hnlapján, valamint megküldése az IH-nak (szakaszs elbírálás alkalmazása esetén a benyújtási lehetőség felfüggesztése csak a felhívásban rögzített szakasz zárásának időpntját követő naptól, az erről szóló döntés közzétételét követő 8. naptól lehetséges; flyamats elbírálás alkalmazása esetén a benyújtási lehetőség felfüggesztése csak az erről szóló döntés közzétételét követő 3. naptól lehetséges) A felfüggesztés megszüntetése esetén új benyújtási határidő meghatárzása és ennek közzététele az EHK hnlapján - Helyi pályázati felhívásk és útmutatóik lezárása Lezárásról szóló tájékztatás közzététele az EHK hnlapján, valamint megküldése az IH-nak (szakaszs elbírálás alkalmazása esetén a felhívás lezárása csak a felhívásban rögzített szakasz zárásának időpntját követő naptól, az erről szóló döntés közzétételét követő 8. naptól lehetséges; flyamats elbírálás alkalmazása esetén a felhívás lezárása csak az erről szóló döntés közzétételét követő 3. naptól lehetséges) A lezárás megszüntetése esetén új felhívás közzététele (taggyűlési döntést és IH szabályssági vizsgálatt követően) Helyi pályázati felhívásk befgadása, pályázatkezelés és értékelés - Helyi támgatási kérelmek átvétele, iktatása (a helyi támgatási kérelmek benyújtására a pályázati felhívás meghirdetését követő 30. nap után van csak lehetőség) 32

34 Helyi támgatási kérelmek átvétele, iktatása (személyesen átvételi elismervény ellenében vagy tértivevényes pstai küldeményként 1 elektrnikus adathrdzón és 1 eredeti papír alapú példányban) Támgatást igénylő értesítése a helyi támgatási kérelmének beérkezéséről (13. számú melléklet) 5 napn belül (átvételi elismervény ill. hivatals tértivevény) - Támgatási kérelmek ellenőrzése Támgatási kérelmek nem hiánypótltatható jgsultsági ellenőrzése a helyi felhívásban rögzített kritériumk alapján (helyi felhívásban rögzített szakasz zárását vagy beadási határnapját követő 10 napn belül) Támgatási kérelmek hiánypótltatható jgsultsági ellenőrzése a helyi felhívásban rögzített kritériumk alapján Szükség esetén hiánypótlási felszólítás megküldése (12. számú melléklet) egy alkalmmal a támgatást igénylőnek a hiányk, hibák megjelölésével legalább 5, legfeljebb 15 naps határidő kitűzésével, pstai vagy elektrnikus útn, a hiánypótlási felszólítás iktatásával Beérkezett hiánypótlás iktatása, ellenőrzése - Támgatási kérelmek értékelés Az értékelés megkezdéséről a támgatás igénylő értesítése pstai vagy elektrnikus útn Támgatási kérelmek tartalmi értékelésére legalább két, egymástól független szakértő bevnása (munkaszervezet tagja, vagy külső megbíztt értékelők); a mellékletként csatlt összeférhetetlenségi és titktartási nyilatkzat aláíratásával Felelős: szakmai értékelők Támgatási kérelmek tartalmi értékelése a helyi felhívásban rögzített kiválasztási kritériumk alapján, az értékelőlap kitöltésével (9. számú melléklet), illetve kulcsprjekt esetén a helyi felhívásban szereplő kritériumknak, szakmai feltételeknek való megfelelés ellenőrzésével (megfelelt/nem felelt meg/részben megfelelt/nem releváns) Felelős: szakmai értékelők Szükség esetén tisztázó kérdés megküldése a támgatást igénylőnek írásban (11. számú melléklet), egy alkalmmal, legalább 3, legfeljebb 15 naps határidő kitűzésével, a beérkezett válaszk iktatása, feldlgzása A két értékelési eredmény közötti 30%-nál nagybb eltérés esetén harmadik független értékelő bevnása az újraértékelésre 33

35 Helyszíni szemle elrendelése (az értékelés felfüggesztésével, szükség esetén) Felelős: Vezetőség / HBB Elnök Helyszíni szemléről a támgatást igénylő tájékztatása, legalább öt nappal a szemle időpntja előtt Helyszíni szemle lebnylítása (titktartási és összeférhetetlenségi nyilatkzat aláírásával, jegyzőkönyv vezetésével és az értékelők rendelkezésre bcsátásával) Felelős: szemlét végzők Döntés a helyi támgatási kérelmek támgathatóságáról - HBB ülés megszervezése Javaslattétel a HBB ülésének időpntjára (a helyi támgatási kérelem beadási szakaszának lezárását követően legalább 30, de legfeljebb 90 napn belül) HBB ülés összehívása Felelős: HBB Elnök Helyi támgatási kérelmek és a munkaszervezet által készített helyi támgatási kérelmek értékelésének és az értékelések összesítését tartalmazó felterjesztési listának, titktartási és összeférhetetlenségi nyilatkzat frmanymtatványnak (6. számú melléklet), valamint a HBB ülés meghívójának megküldése a HBB tagk részére, elektrnikus frmában, legalább az ülés előtt 7 munkanappal HBB ülés előkészítése, megszervezése (technikai feltételek biztsításával), HBB ülésen résztvevő személyek titktartási és összeférhetetlenségi nyilatkzatainak begyűjtése, iktatása (póttag ellenőrzésével együtt) - HBB ülés lebnylítása Határzatképesség és összeférhetetlenség ellenőrzése, hitelesítő tag kiválasztásának levezénylése, az ülés levezetése Felelős: HBB Elnök Értékelések megvitatása, döntés a támgatási javaslatról, rangsrlás (minden előterjesztett helyi támgatási kérelemmel kapcslatsan egyenként megfgalmazva a döntési javaslatt) - HBB meghatárzza támgatásra javaslt helyi támgatási kérelmek körét, melyet szakmai indklással és a megállapíttt pntszámmal lát el Amennyiben a HBB nem ért egyet az előterjesztésben szereplő jgsultsági ellenőrzés és / vagy tartalmi értékelés eredményével, minőségbiztsítás keretén belül, részletes indklással ellátva legfeljebb egy alkalmmal visszaküldi az adtt kérelmet a jgsultság újbóli ellenőrzésére, illetve tartalmi újraértékelésre. Tartaléklista is kialakítható. Felelős: HBB tagság HBB ülés jegyzőkönyvének és jelenléti ívének elkészítése 34

36 HBB ülés jegyzőkönyvének hitelesítése Felelős: HBB Elnök, 1 tvábbi HBB tag HBB ülés jegyzőkönyvének megküldése a Knzrciumvezetőnek ellenjegyzésre (HBB ülést követő 3 napn belül) Felelős: Knzrciumvezető HBB ülés jegyzőkönyvének ellenjegyzése Felelős: Knzrciumvezető (Megfelelő feltételek esetén, a HBB Elnök kezdeményezésére, a munkaszervezet lebnylításában a HBB szavazás írásban is történet ld. 4. számú melléklet, illetve 8. számú melléklet.) - HBB döntés jgsultsági vizsgálata - Pályázók értesítése HBB ülés jegyzőkönyvének megküldése a HBB tagknak betekintésre, valamint az IHnak jgsultsági vizsgálatra, legkésőbb a HBB ülést követő 30 napn belül HBB munkája srán keletkezett iratk megőrzése Pályázók értesítése a döntésről (14. számú melléklet), nyertes prjektek közzététele a hnlapn A támgatást igénylők felszólítása a támgatási kérelmük feltöltésére az IH által előírt egységes infrmatikai rendszerbe 30 napn belül - Tartaléklista kezelése Döntés a tartaléklistás támgatási kérelmek támgatásáról / tartaléklista megszüntetéséről a megszüntetéstől számíttt 10 naptári napn belül Felelős: Knzrciumvezető Tartaléklistás támgatási igénylők értesítése, a támgatást igénylők felszólítása a támgatási kérelmük feltöltésére az IH által előírt egységes infrmatikai rendszerbe 30 napn belül HKFS megvalósításának mnitringja - Éves előrehaladási jelentés készítése A kötelező és önként vállalt utputindikátrk célértékeinek teljesülésének nymn követése, adatbekérő levél kiküldésével a kedvezményezetteknek A kötelező eredményindikátrk aktuális értékeinek meghatárzása az IH által megadtt módszertan szerint lebnylíttt primer adatgyűjtéssel, az adatk összegzésével 35

37 Az önként vállalt eredményindikátrk adatgyűjtési és számítási módszertanának meghatárzása, az adatgyűjtés elvégzése Éves előrehaladási jelentés elkészítése minden év nvember 30-ig, az IH által rendelkezésre bcsáttt sabln alapján - Értékelések elvégzése Értékelési módszertan kidlgzása Értékelés elvégzése 1 alkalmmal, a prjektzárás előtt - Helyszíni ellenőrzés IH figyelmének felhívása adtt fejlesztés helyszíni ellenőrzésének szükségességére Részvétel az IH által végzett helyszíni ellenőrzésen (igény esetén) Munkaszervezet működésének ellenőrzése srán együttműködés a támgató intézményrendszerrel Tvábbi tájékztatási és disszeminációs tevékenységek - Prjekt hnlap és közösségi média ldal flyamats üzemeltetése és frissítése, videók közzététele és megsztása, tvábbi közösségi médiumk használata. - A sajtó tájékztatására helyi és térségi sajtómunkatársak kntaktlistájának összeállítása, sajtómegjelenések gyűjtése, sajtóközlemények kiküldése - A prjektek előrehaladásáról, eredményéről min. 25 db jó minőségű, nymdai felhasználásra alkalmas ftódkumentáció készíttetése - A prjekt megvalósításának legfntsabb eseményeiről sajtónyilváns és tájékztató rendezvényeket szervezése - Tájékztató anyagk készítése a laksság és a speciális célcsprtk tájékztatása érdekében a prjekt eredményeiről, előrehaladásáról - Nymtattt prmóciós anyagk készítése 36

38 - A prjektek lezárásakr a közpnti TÉRKÉPTÉR feltöltése 6. Mellékletek 1. számú melléklet Szervezeti ábra 37