I. A levéltár anyagi ellátottsága, technikai fejlesztése

Átírás

1 I. A levéltár anyagi ellátottsága, technikai fejlesztése 2011-ben levéltárunk költségvetése az elmúlt évekhez hasonlóan nagyon szűkös volt. Továbbra is fennmaradt az a tendencia, hogy az összes bevétel mintegy 76,5%-át a személyi juttatásokra, illetve ezek járulékaira kell fordítanunk. Intézményünk működőképességének fenntartása csak az átvett pénzeszközök segítségével biztosítható. A Nemzeti Kulturális Alap és szponzori támogatások nélkül a levéltár tudományos, publikációs tevékenysége teljesen ellehetetlenült volna, hisz erre a szegmentumra költségvetési fedezetünk szinte egyáltalán nincs. Figyelembe véve az amortizációt a különböző technikai eszközök szinten tartása a fennálló költségvetési arányok mellett csak a sikeres pályázatokkal lehetséges. Sajnálatos módon azonban a pályázati lehetőségek is egyre inkább beszűkülnek. A dologi kiadások csekély volta az összes kiadásokhoz viszonyítva több évtizedes jelenség intézményünkben. Felújításra, illetve felhalmozásra sajnálatos módon szinte már évek óta egyetlen egy fillért sem tudunk költeni, így a szinten tartás is nagy nehézségekbe ütközik. Megjegyezzük, hogy 2008-ban az intézmény finanszírozása, illetve bevétele jelentősen több volt mint 2011-ben. Évek óta jelezzük, hogy számítástechnikai berendezéseink nagyobb része elavult; szükségesnek tartanánk folyamatos korszerűsítésüket. Már a évi tervjavaslatban is részletesen jeleztük a munkavégzéshez szükséges legsürgetőbb technikai igényeinket, de anyagiak hiányában ezekből sajnos csak igen kevés dolog valósult meg. A számítógépparkunk igen elavult. A szakmai kihívások egyre nagyobbak, és ennek elavult számítógépekkel egyre kevésbé lehetséges megfelelni. Pedig a szakmai színvonalunkból és kivívott rangunkból nem kívánunk engedni. Szegeden egyre inkább problémát jelent a raktározási kérdés megoldatlansága. Jelenleg a szegedi iratanyag négy helyen (Dóm tér; Tisza Lajos krt.; Honvéd tér; Tápé) található. A raktározási körülmények nem felelnek meg a kor követelményeinek ben az egész megyei hálózatban elkészült a Magyar Országos Levéltár április 22-én kiadott állományvédelmi ajánlása alapján a raktárak teljes körű felmérése, amely részletes adatokat tartalmaz a raktárak klímájára (hőmérséklet, relatív páratartalom, stb.) vonatkozóan is. Az adatok azt bizonyítják, hogy a raktárak többsége nem felelnek meg az elvárásoknak. A magas hőmérséklet és a nagy hőingadozás az iratanyag lassú károsodásához vezet. A raktárak emeletén tárolt levéltári anyag szárad, töredezik. Reméljük, hogy az évek óta tapasztalt és jelzett gondunk, a levéltári anyag nagyobb károsodása előtt megoldásra kerül.

2 Szegeden 2011 folyamán sikerült beszereznünk egy laptopot, valamint egy projektort. Ezek az eszközök nagymértékben elősegítik bemutatóink, előadásaink színvonalának emelését. Egyébként 2011 folyamán csupán apróbb anyagi és technikai fejlesztésekre volt lehetőségünk, ezek egy része is csak pályázati forrásból valósulhatott meg. Csongrádon egy kézi spirálozó, valamint a fűnyíráshoz egy 50 méteres hosszabbító megvásárlása, Hódmezővásárhelyen a levéltári épület utcafronti részének kisebb javítása, vagy éppen a 4 GB-os pendrive-ok vidéki szétosztása is már éppúgy sikerélményt jelentett, mint a folyamatos munkavégzéshez elengedhetetlen levéltári dobozok beszerzése. Makón az eszközpark egy síkágyas szkennerrel, egy külső merevlemezzel, valamint egy kézfertőtlenítő berendezéssel gyarapodott, miközben három újabb raktárban igyekeztek javítani a fényvédelmen sötétítő függönyökkel, azonban egyelőre így is csak raktárhelyiségeik harmadában tekinthető megoldottnak e probléma. Még 2010 októberében tartott a helyi tűzoltóság tűzvédelmi ellenőrzést a Csongrádi Levéltárban, melynek jegyzőkönyvében rögzítették, hogy kérik a villamos- és villámvédelmi berendezések időszakos tűzvédelmi felülvizsgálatának elvégeztetését, ami azonban 2011 folyamán elmaradt. Mint már említettük számítástechnikai berendezéseink zöme az egész hálózatban már évek óta nagyon elavult, a korszerűsítés elengedhetetlen lenne, lévén gyakran már a mindennapi munkavégzés válik e probléma miatt nehézkessé, vagy éppen lehetetlenné. Mivel egyre több digitalizált anyaggal és segédlettel rendelkezünk, szükséges lenne minden levéltárunkban megbízhatóan működő kutatótermi számítógép beállítása, ami Makón és Csongrádon már működik, Hódmezővásárhelyen és Szentesen azonban még nem. II. Személyi ellátottság, munkaszervezés és továbbképzés 2011 folyamán a levéltár szakmai státusz számában lényeges változás nem történt. Változás történt viszont a gazdasági és technikai dolgozók tekintetében április 1-jével ezeket a dolgozókat áthelyezték a Csongrád Megyei Önkormányzat berkein belül létrehozott Csongrád Megyei Gazdasági Központhoz. Kalmár Jenőné gazdasági igazgató-helyettes más munkahelyre távozott. Vidéki levéltáraink személyi ellátottságát is érintette a technikai dolgozók áthelyezése a Csongrád Megyei Gazdasági Központhoz: Hódmezővásárhelyen április 1-jével Nagy Jenőné 2

3 takarítónő, majd november 28-án Bálint Hajnalka levéltári fotós került át a GK állományába. Ugyanakkor december 6. óta Hódmezővásárhelyen dolgozik Lőkös Györgyi, egyelőre három hónapos próbaidőn gyakornok levéltárosként. Szentesen április 10-ével felmondott a szülési szabadságon lévő Szénási Katalint helyettesítő Kovács Katalin, az így megüresedett hely betöltésére pedig nem volt lehetőség; e heti 20 órából 5 órát sikerült megmenteni Kis Tóth Tihamérné levéltári kezelő részmunkaidős szerződéses dolgozóként való alkalmazásával. Makón március 1-jével rendes (öregségi) nyugdíjba vonult Gilicze János, Vig Zoltán pedig a szentesi Labádi Lajoshoz hasonlóan a Prémium Évek Programban vesz részt (ez értelemszerűen igazgatóváltásokkal is együtt járt, január 1-jétől Tánczos Roland lett a szentesi, Urbancsok Zsolt pedig a makói igazgató), így heti munkaidejük 12 órára csökkent április 1-jével sikerült felvennünk makói levéltárunkba Szabó Ágnes levéltárost. Négy vidéki levéltárunkban 2011 végén összesen 12 főfoglalkozású teljes munkaidős, 4 főfoglalkozású részmunkaidős, 3 szerződéses teljes munkaidős és 1 szerződéses részmunkaidős kolléga dolgozik, miközben Makón és Szentesen elengedhetetlenül szükséges lenne új levéltári alkalmazottak munkába állítása. A Csongrád Megyei Levéltár személyi ellátottsága nem megfelelő. Lényegesen kevesebb munkatárssal rendelkezünk, mint azt az elvégezendő munka igényelné. Ezt az állítást a levéltári szakfelügyelői látogatások egyértelműen és tényszerűen bizonyítják. Idézünk néhány idevágó részletet a évi szakfelügyelői jelentésből: A levéltár létszáma 1995-től gyakorlatilag stagnál, noha ugyanezen időszak alatt az őrzött iratanyag jelentős mértékben növekedett A Csongrád Megyei Levéltár gyűjtőkörébe több mint 700 szerv tartozik, ezzel szemben a szervellenőrzések száma 2006-ban 65 volt (2007-ben, 2008-ban és 2009-ben hasonló volt a helyzet.). Hogy a 10/2002. sz. NKÖM rendeletnek megfelelően három, illetve ötévente sor kerülhessen minden gyűjtőkörbe tartozó szerv ellenőrzésére, ahhoz a létszámot emelni kellene. Emellett a 10/2002. sz. NKÖM rendelet által meghatározott szakmai követelményrendszer új feladatokat adott, az elektronikus nyilvántartási rendszer bevezetése ugyancsak gyarapította a kötelező alapfeladatok számát. Időközben napvilágot látott a kötelező állományvédelmi ajánlás, amely ismét bővítette a levéltárak tennivalóit. Ez utóbbi ajánlás állandó, raktárhelyiségekre lebontott méréseket, valamint a mért hő- és páratartalom eredményeinek naplózását rendelte el. A kutatást, digitalizálást lehetővé tevő pályázatokat a szakmai követelményrendszeren túli munkák vállalásával lehet megszerezni. A következő évtől EU-s pályázatok révén várható nagyobb digitalizálási lehetőség kihasználásának ugyancsak feltétele, hogy rendelkezésre álljon az iratok előkészítésére elegendő munkaerő. (A digitalizálásra való előkészítés 3

4 laponként történik, azaz igen sok időt igényel.) Az iratgyarapodás és az új típusú feladatok megjelenése által előállott munkatöbblet okozta gondokon a levéltár vezetése jó munkaszervezéssel, a különböző feladatok súlyozásával tud úrrá lenni. (Ez óhatatlanul azzal jár, hogy bizonyos munkák háttérbe szorulnak.) Hogy a szükségesnél alacsonyabb létszám nem okoz nagyobb nehézségeket, az nagyban köszönhető a levéltárosok szakmai elkötelezettségének. Az alkalmazotti gárda nagyobb része hosszú ideje az intézmény munkatársa, a tapasztalatok, a gyakorlat segít ellensúlyozni a hiányzó státusokból eredő problémákat... A Csongrád Megyei Levéltár létszámhelyzetének vizsgálata nyomán megállapíthatjuk, az intézmény létszámbővítésre szorulna, levéltárosra, kezelőre, levéltári adatrögzítőre, takarítókra egyaránt szükség lenne. A levéltárakkal szemben a kor követelménye támasztja azt az igényt, hogy a nyilvántartások, segédletek, egyes irat-együttesek, stb. digitalizált formában is elérhetők legyenek. Ha ezen új kihívásnak nem tudunk eleget tenni, kétségtelenül a hazai levéltárak sereghajtói közé sorolódunk. Varsányi Attila 2010-ben sikeresen elvégezte külső PhD-képzését és elkészítette diszszertációját. A disszertáció megvédésére 2011 márciusában került sor. Rotár Krisztina kolleganőnk a szegedi egyetemen külső PhD-képzésen vesz részt. Urbancsok Zsolt középfokú nyelvvizsgát szerzett eszperantó nyelvből, emellett részt vett a HDKE és a NKÖM Okta-TÁRS nemzetközi holokausztszakértő-képzés záró kurzusain és az MLE vándorgyűlésén. Szenti Csilla pedig a fővárosban végzi a levéltári kezelői tanfolyamot. Valamennyi munkatársunk részt vett a Csongrád Megyei Levéltári Napok októberi programsorozatán, valamint több kollegánk képviseltette magát a Magyar Levéltárosok Egyesülete országos vándorgyűlésén is. A létszámhiány miatt megnőtt feladataink ellátása mellett kollégáink tavaly is részt vettek levéltári továbbképzéseken, konferenciákon, tapasztalatcseréken Budapesten, Veszprémben és Kecskeméten Minden hónapban rendszeresen megtartottuk a vezetői értekezleteket. A 2011 folyamán felállított vidéki levéltári konzultáció keretében Varsányi Attila két alkalommal tartott megbeszélést szakmai kérdések megvitatása céljából a csongrádi, makói és szentesi igazgatókkal: tavasszal Csongrádon, ősszel pedig Makón. Georgiádes Ildikó főlevéltáros kollegánk két rangos kitüntetést vehetett át: október 3- án a Csongrád Megyei Levéltár által alapított Oltvai Ferenc-díjat, majd december a Csongrád Megye Közművelődéséért díjat. 4

5 III. A gyűjtőterület felügyelete 2011-re tervezett szervellenőrzéseink során továbbra is elsősorban a maradandó értékű iratok felmérését és levéltári átadásra való előkészítését tartottuk szem előtt, de lényeges feladatunk volt az adott szervekre vonatkozó szervdossziéink tartalmának kiegészítése és frissítése is. Azon iratképző szerveknél, melyek előre jelezték, hogy iratselejtezést végeznek, illetve levéltári átadásra készítenek elő anyagokat, igény szerint a helyszínen nyújtottunk segítséget, s ellenőriztük iratselejtezésüket. Szervellenőrzéseink általános tapasztalata, hogy a szerveknél évről-évre nő az iktatmányok száma, zsúfoltak az irattáraik, miközben az iratkezelést végző alkalmazottaik létszáma jobb esetben állandó marad, rosszabb esetben csökken. Így az iratselejtezésre, a maradandó értékű iratok levéltári átadásra történő előkészítésére egyre kevesebb idő marad, maga a munka pedig hosszabb ideig tart a korábban megszokottnál re a tervezett szervlátogatások száma az egész megyei hálózatban harminchét (Csongrád: 4; Hódmezővásárhely: 10; Makó: 3; Szentes: 5; Szeged: 15.) volt. Ezzel szemben megvalósult 58 szervlátogatás 63 alkalommal. Levéltár Szervek száma Ellenőrzések száma Csongrád 9 9 Hódmezővásárhely Makó 5 5 Szeged Szentes 6 6 Szervnyilvántartásunkat a levéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről kiadott 10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendeletben meghatározott feltételek szerint folyamatosan korszerűsítettük, és ezzel párhuzamosan teszteltük az egész hálózatban az e- Archívum szervnyilvántartó programját. Szegeden továbbra is nagy hangsúlyt fektettünk a jogszolgáltatási szervek (bíróság, ügyészség), valamint a községi önkormányzatok irattárainak ellenőrzésére. Ezek az ellenőrzések elsősorban a későbbi iratátvételeket készítették elő. E szerveknél igen nagy mennyiségű kintlévőség van, de a már említett raktár kapacitási gondok miatt az iratanyag teljes mennyiségét nem tudjuk átvenni. Csongrádon a város polgármesteri hivatalában, a városi ügyészségnél, a rendőrkapitányságnál és a városgondnokságnál végeztünk szervellenőrzést, Makón a városi ügyészségnél, a Návay Aranka Idősek Otthonában, a Nagylaki Határrendészeti Kirendeltségen és községi polgármesteri hivatalokban (Ambrózfalva, Csanádalberti, Csanádpalota, Nagyér, Pitva- 5

6 ros), Szentesen pedig a város polgármesteri hivatala mellett a Művelődési Központban és a Kenyérgyárban. Szervlátogatásaink tapasztalatai igen vegyesnek mondhatók. Néhány jellegzetes példát emelünk csak ki a tapasztalatokból. Az alsó fokú oktatási intézményekben lefolytatott szervellenőrzések igen lehangoló képet nyújtanak az egész megyében. Az iskolák többségében részben létszámhiány miatt nem tudnak megfelelő hangsúlyt fektetni az irattározásra. Több helyen nem lelhetők fel még a tantestületi értekezletek jegyzőkönyvei sem. Így az iratátvételek során csak az anyakönyveket tudjuk levéltári megőrzésre átvenni. Folyamatosan tapasztaljuk, hogy a privatizált gazdasági szervek régi iratanyagának megfelelő kezelése és ezek begyűjtése mind nagyobb nehézségekbe ütközik, mivel ezeken a helyeken általában romlottak az iratkezelés feltételei. A külön irattárosi státusz már a múlté. Ahol igény volt rá, ott szakmai segítséget nyújtottunk az iratképzőknek. Az önkormányzatoknál sem javult a helyzet 2011-ben. A jelenlegi közigazgatásban dolgozók csak az iratok ügyviteli értékét ismerik fel. Csak azok az iratok érdeklik őket, amelyek még ügyviteli szempontból használatosak. Tetézi még a bajt, hogy a gazdasági megszorításokat követően a hivatali dolgozók létszámának csökkenése miatt több helyen megszűnt a független iktató-irattáros munkakör. Az iratok nyilvántartását általában ügyintézők látják el kapcsolt munkakörben, aminek következményeként az irattári teendők elvégzésére sem idő, sem energia nem marad. Így természetesen továbbra is nagyon vontatottan halad az 1990 előtt keletkezett volt tanácsi iratanyag levéltári átadásának előkészítése. A községek többsége önállóan végzi a selejtezéseket, ezért helyszíni ellenőrzéseket kellett, illetve kell tartanunk, mert bár vállalták az aktaszintű selejtezést és útmutatásaink alapján a hibásan tételszámozott iratok visszaminősítését, a gyakorlatban azonban a munkát önállóan nem tudják elvégezni. Általános tapasztalatunk már évek óta, hogy a szabályzatok készítésére kötelezettek sem a kiadott minisztériumi minták, sem a levéltárunk által készített javaslatok alapján nem képesek önállóan, a saját helyi sajátosságaiknak megfelelő szabályzatok alkotására. Sajnos a szabályzatot készítő jegyzőknek, illetve jogászoknak alapvető ismereteik sincsenek a saját iratkezelésük rendjéről és rendszeréről. Tovább árnyalja a képet, hogy az önkormányzatok számára kiadott irattári terven módosítást, testre szabást nem is szabad végrehajtani. Ennek ellenére szükséges, hogy a levéltár jóváhagyja az irattári tervet. Ez az eljárás így teljes egészében formálissá vált. Lehetséges megoldásként felvetődött több helyen is, hogy sokat javítana a jelenlegi helyzeten, ha a levéltár átvállalhatna bizonyos feladatokat (iratkezelési szabályzatok elkészítése, az irattárak időszakonkénti közös rendbetételében való aktív közremű- 6

7 ködés, stb.). Ehhez azonban a megyei levéltár személyi (önálló, csak gyűjtőterületi munkával foglalkozó referenseink nincsenek) és dologi feltételeit kellene bővíteni. Iratkezelési szabályzatot és irattári tervet 21 esetben (Csongrádon 1, Hódmezővásárhelyen 1, Szegeden 17, Szentesen 2) hagytunk jóvá. A megyei hálózatban 80 szerv iratselejtezését ellenőriztük 38 szervtől. A selejtezéseket általában a kezdetüktől fogva figyelemmel kísértük, és menet közben érvényesítettük a levéltár elvárásait. Tapasztalatunk szerint a bejelentett iratselejtezések köre egyre inkább a közfeladatokat ellátó szervek kérelmeire szűkül le. (Ugyanakkor a jelentősebb gazdasági vállalkozások, az időközben privatizált és talpon maradt nagyvállalatok továbbra is végeznek szabályos iratselejtezést, és többségük részénél szakmai érdeklődés is mutatkozik az irattározás iránt. Az iratok levéltárba átadását azonban nem tervezik, mivel önálló levéltárat kívánnak felállítani, ami helyes elgondolás.) A selejtezést végző hivatalok, gazdasági cégek, oktatási intézmények, stb. minden esetben a levéltár folyamatos szakmai segítségére tartottak igényt. Sokszor erőn felül is végeznünk kellett ezt a munkát, mert több esetben a selejtezés befejeztével derült ki, hogy azt rosszul végezték el, a levéltári átadásra előkészített iratok, pedig összekeverve, hiányosan kerültek dobozba, illetve az iratátadási jegyzőkönyv nem fedte a valóságot. Sajnos több önkormányzat esetében azt tapasztaltuk, hogy a levéltári útmutatás ellenére a selejtezést mechanikusan hajtják végre. Ezek elkerülése miatt az iratselejtezési munkát a helyszínen kellene folyamatosan figyelemmel kísérnünk, de az állandó létszámhiány miatt egyre nehezebben tudunk megfelelni a szervellenőrzési feladatoknak. Az egész megyei hálózatban, 2011-ben, 222 felszámolási és végelszámolási eljárás megkezdéséről, illetve befejezéséről érkezett értesítés. Sajnálatos módon az el nem intézett ügyek száma nem csökkent. A felszámolások és végelszámolások változatlanul zömmel értékhatár alatti cégeket, szervezeteket érintenek, az általános iratkezelési morál szempontjából mégis aggasztó, hogy ebben az évben is utólag derült ki több cégről, hogy irataik eltűntek, azokat még a felszámolóknak (végelszámolóknak) sem adták át. Az értékhatár alatti cégek nyilvántartását nem lehet elhanyagolni, hisz térségünk jelenlegi gazdaságára még mindig a rövid életű kis vállalkozások a jellemzőek. A cégek felszámolásáról és megszűnéséről szóló bejelentéseket a cégbíróság általában elektronikus úton juttatja el levéltárunknak. A végelszámolás alá került cégeknek csak a megszűnésükről értesülünk, mivel a végelszámolók általában nem tesznek eleget bejelentési kötelezettségüknek. 7

8 Folyamatosan tapasztaljuk, hogy a privatizált gazdasági szervek régi iratanyagának megfelelő kezelése és ezzel begyűjtése is mind nagyobb nehézségekbe ütközik, mivel ezeken a helyeken általában romlottak az irattározás feltételei. A csődértesítéseket nyilvántartásba vesszük, a felszámolókat tájékoztatjuk az iratokkal kapcsolatos teendőikről. A felszámolókkal változatlanul nem sikerült megértetnünk, hogy munkájukban az iratokról való gondoskodást helyezzék előbbre. Gyűjtőterületünkhöz tartozó vállalatok, gazdasági szervek megszűnéséről sok esetben csak úgy szerezhetünk tudomást, ha folyamatosan figyeljük régiónk gazdasági életének változásait. IV. Anyaggyarapítás, anyagvédelem Iratátvétel Az iratképző szervek túlterheltsége miatt jellemző, hogy az iratátvételek egyre nehezebben tervezhetőek előre, a látogatási jegyzőkönyvekben meghatározott időpontok módosítását nem egy esetben kérvényezték az iratképzők, amit a további jó munkakapcsolat fenntartása érdekében el kellett fogadnunk és méltányolnunk kellett. Csongrádon az önkormányzat városgondnoksága kezelésében lévő maradandó értékű iratanyag átvételét kezdtük meg, magától az önkormányzattól pedig a képviselőtestületi jegyzőkönyvek kerültek be a levéltárba. Sorszám Fondszám Fond neve Terjedelem /fm/ 1. XV. 2. Csongrád Város Tervtára 3,12 2. XXIII Csongrád Városi Tanács Városgondnoksága iratai ,18 3. XXXVII Csongrád Város Önkormányzatának iratai ,28 Összesen: 5,58 Hódmezővásárhelyen 8 fondfőcsoportunk állománya gyarapodott, ami 12 szerv és 3 személy fondját érintette, ezek zöme már meglévő fond kiegészítése, csak kettő jelentkezik vadonatúj fondként. A vásárhelyi átvételek legnagyobb mennyiségét a városi ügyészségtől bekerült anyag képezi. Ugyanakkor az idei átvétellel teljes körűen begyűjtöttük az egykori Állami Térképészeti és Földmérési Hivatal Hódmezővásárhelyen működött megyei kirendeltségének fennmaradt iratait is. Többévi kutatás után sikerült fellelnünk a hódmezővásárhelyi központtal működött Csongrád Megyei Moziüzemi Vállalat iratait is, maradandó értékű anyagát immár át is vettük. 8

9 Sorszám Fond- Terjedelem Fond neve szám /fm/ 1. IV Hódmezővásárhely Város iparlajstromainak gyűjteménye ,1 2. XIV. 31. Szenti Tibor író, néprajzkutató iratai ,09 3. XIV. 56. Balogh Sándor állami tanító és felesége, Kardos Lídia városi tisztviselő iratai ,02 4. XIV. 57. Magyar János munkafelvigyázó iratai ,02 5. XXIII. Hódmezővásárhely Városi Tanács V. B. Igazgatási szakigazgatási 504. szervének iratai h/ Népszámlálási iratok ,72 6. XXIII Székkutas Község Tanácsának iratai ,36 7. XXIV. 41. Hódmezővásárhelyi Rendőrkapitányság iratai ,5 8. XXIV. Csongrád Megyei Katasztrófavédelmi Igazgatóság Hódmezővásárhelyi Polgári Védelmi Kirendeltségének iratai ,48 9. XXIV Hódmezővásárhelyi Körzeti Földhivatal iratai , XXIV. Állami Földmérési és Térképészeti Hivatal Hódmezővásárhelyi Kirendeltségének iratai , XXV. 23. Hódmezővásárhelyi Városi Bíróság iratai , XXV. 73. Hódmezővásárhelyi Városi Ügyészség iratai , XXVII. 71. Hódmezővásárhelyi Mámazugi Hegygazdaság iratai , XXIX. 4. Csongrád Megyei Moziüzemi Vállalat (Hódmezővásárhely) iratai , XXX. Hódmezővásárhelyi Földműves Szövetkezet iratai , XXX XXVI Fürst Sándor Mezőgazdasági Termelőszövetkezet (Mártély) iratai ,09 Erdélyi Miklós ügyvéd iratai ,6 Összesen: 35,2 Makón a városi tervtár átvétele képezi a legnagyobb mennyiséget, de komolyabb anyag került be az óföldeáki Szociális Otthonból is, miként gyarapodtak a levéltár személyi és családi fondjai is. Sorszám Fondszám Fond neve Terjedelem /fm/ 1. V. 84.c. Térkép II. világháborús épületkárok feltüntetése 1 db 2. VII Óföldeáki Szociális Otthon iratai ,56 3. XIII. 2. Kászonyi család iratai ,24 4. XIV. 16. Gilicze János iratai ,24 5. XV. 12. Makó Város Tervtára ,13 6. XV. 49.a. Anyakönyvek digitális másolatai jpg 7. XXV. 21. Makó Városi Bíróság iratai ,55 8. XXV. 71. Makó Városi Ügyészség iratai ,31 Összesen: 37,03 Szegeden 37,66 fm terjedelemben vettünk iratokat 2011 folyamán. Az átvett iratanyagok közül különösen értékesnek tűnik a Külföldi Magyar Cserkész Szövetség (XV. 25.) iratai. 9

10 Ezenkívül még átvételre került Szőreg és Tápé község iratanyaga is. E két fond már rendelkezett iratokkal levéltárunkban. Sorszám Fondszám Fond neve Terjedelem /fm/ 1. XV. 25. Külföldi Magyar Cserkész Szövetség iratai 17,16 2. XXIII Szőreg Tanács V. B. iratai 8,5 3. XXIII. Tápé Község Tanács V. B. iratai 12 Összesen: 37,66 Szentesen nagyobb mennyiséget adnak a város képviselőtestülete és bizottságai ülésein elhangzottakat rögzítő hangfelvételek, valamint Mindszent város polgármesteri hivatalának rendszerváltozás utáni első esztendeiben keletkezett iratai (5,8 fm). Összesen 121,27 fm irat, 2048 db kazetta, 24 db CD-lemez és 1 db térkép került ben átvétel révén levéltárunk őrizetébe (Csongrádon 5,58 fm irat és 881 db kazetta, Hódmezővásárhelyen 35,20 fm irat, Makón 37,03 fm irat és 1 db térkép, Szegeden 37,66 fm, Szentesen 5,8 fm irat, 1167 db kazetta és 24 db CD-lemez). Anyagvédelem Könyvkötészet: a Csongrád Megyei Levéltár könyvkötő műhelye továbbra is hódmezővásárhelyi intézményünkben működik, ahol folyamatosan végezzük a megrongálódott, elhasználódott kötetek és segédkönyvek, vagy éppen az újonnan beszerzett újságok, folyóiratok, közlönyök bekötését a teljes megyei levéltári hálózat részére folyamán elkészült a szegedi levéltárunk részére 6 db A4-es oklevéltartó díszkötése, 2 db A4-es álbordás bőrkötés tokkal, 1 db plakett-tartó díszdoboz, 3 db A4-es méretű folyóirat kötése és 100 db A4-es fűzős dosszié. A Csongrádi Levéltárnak elkészült 2 db A4-es oklevéltartó díszkötése és 28 db A2-es méretű iktatókönyv javítása és kötése. A Hódmezővásárhelyi Levéltár számára 8 db A4-es folyóirat bekötése, 6 db A4-es iskolai anyakönyv kötése, 1 db díszdosszié, 1 db A5-ös méretű könyv ragasztása, 5 db B3-as iktatókönyv kötése és javítása, 2 db A2-es mutatókönyv kötése, 26 db B4-es jegyzőkönyv javítása és félbőr-kötése, valamint 9 db A5-ös dokumentum restaurálása készült el. A könyvkötészeti kellékekre 2011-ben beadott pályázatunk sajnos sikertelen lett, így a legszükségesebb anyagokat egyéb forrásokból kellett beszereznünk. Digitalizálás: a Mormon Egyház részére 2011-ben is folytattuk az állami anyakönyvi másodpéldányok szerződés szerinti digitalizálási munkáit, amit Bálint Hajnalka levéltári fotós végzett el. A munka során előbb pótoltuk a 2010-ben digitalizált Csongrád megyei anyakönyvek hiányosságait, majd az év során a Hajdú-Bihar megyei anyakönyveket filmeztük, összesen felvétel készült el. A tavalyi és idei Csongrád megyei felvételek másolatait teljes egészükben Szegeden és Hódmezővásárhelyen őrizzük külső tárhelyeken, míg az adott levél- 10

11 tárak gyűjtőkörére vonatkozó képfájlokat külső tárhelyeken eljuttattuk csongrádi, makói és szentesi levéltárainkba is. A mormon munkán kívül Csongrádon zajlott még digitalizálás: a plakátgyűjtemény darabszintű leírása adatbázisban (372 db plakát digitalizálása és szerkesztése), a rendezések során újonnan előkerült csongrádi, csanyteleki, felgyői és tömörkényi pecsétek (30 db) digitalizálása, a levéltár rendezvényeiről készült videofelvételek digitalizálása és fényképezése. Emellett elkészült az ajándékként 2010-ben a Csongrádi Levéltár őrizetébe került 12 tekercsnyi hanganyag külső digitalizálása is: a csongrádi Ifjúsági Ház stúdiójában készült felvételeket Gál Zoltán, az Operaház hangmérnöke digitalizálta, s az anyagot DVD-n bocsátotta levéltárunk rendelkezésére. V. Iratrendezés Alapszintű rendezés Makón a levéltár remélt költözése kapcsán folytatódott az addig csomókban és kötegekben található iratok alapszintű rendezése és dobozolása, esetlegesen reponálása, de zajlott ellenőrző rendezés és fondfőcsoport-összevonás (IV XXI) is, mindez együttesen 41,93 fm iratanyagot érintett. Szegeden a 2011 folyamán átvett és már fentebb felsorolt fondokat rendeztük alapszinten 37,66 fm terjedelemben. Középszintű rendezés Csongrádon a VIII., X. és XV., Hódmezővásárhelyen a IV., VIII., X., XXIII., XXIV., XXV. és XXVI, Makón a XXIII., Szegeden a VII., XXIII., XXV. és XXIX.,Szentesen pedig a VIII. és XXVI. fondfőcsoportokat érintette a középszintű rendezés. A középszintre rendezett anyag összterjedelme az egész megyei hálózatban 160,68 fm (Csongrádon 3,92 fm, Hódmezővásárhelyen 40,24 fm, Makón 17,88 fm, Szegeden 96,6 fm, Szentesen 6,70 fm). Darabszintű rendezés Csongrádon az iskolaszéki (iskolai gondnoksági) iratanyag darabszintű rendezése kezdődött meg, 2011-ben az 1869 és 1888 közti iratokkal készültünk el, valamint folytatódott és 6 évnyi munkát követően immár be is fejeződött a levéltár fényképgyűjteményéből a 11

12 csongrádi rendezvényeket megörökítő képek darabszintű rendezése, annotálása és leltározása, ez összesen kép leltárba vételét jelentette. Makón a darabszintű rendezés a zsidóüldözés kiemelt iratait, valamint az iskolai értesítők, évkönyvek és bizonyítványok gyűjteményét érintette. Szegeden tovább folytattuk (VI. 504.) Csongrád Vármegye és Szeged thj. Város Tanfelügyelőségi iratainak darabszintű rendezését 0,96 fm terjedelemben, valamint elkezdtük Szeged Város Községi Iskolaszékének (IV. B b., c.) darabszintű rendezését is 5,74 terjedelemben. A XXIII. fondfőcsoportból 14,77 fm-t rendeztünk darabszinten. 9 fm terjedelemben került darabszintű rendezésre a DÉLTERV iratanyaga. Ez összesen darab pausz feldolgozását és állagmegóvási feladatokat jelentette. Szentesen a fotótár leltározatlan darabjainak rendezése folytatódott, valamint a nyomtatványok gyűjteményébe érkező meghívók bevételezése. Darabszintű rendezéseink összterjedelme 2011-ben az egész megyei hálózatban 31,69 fm irat és 1438 db fényképfelvétel (Csongrádon 0,74 fm irat és 266 db fotó, Makón 0,48 fm irat, Szegeden 30,47, Szentesen 1172 db fotó). V/a. Raktárrendezés Csongrádon a VIII. és XXVI. fondfőcsoportok összevonása kapcsán raktárrendezésre került sor, melynek során 60 fm iratanyag megmozgatását végezték el. VI. Iratselejtezés Iratselejtezésre 2011 folyamán levéltárainkban nem került sor. VII. Segédletkészítés Nyilvántartási segédletek Levéltáraink határidőre elkészítették éves statisztikai jelentéseiket. Rendezésre került anyagainkhoz folyamatosan elkészítettük a fondtörténeteket és a raktári jegyzékeket, Makón a folyamatban lévő rendezések miatt egyelőre ideiglenes raktári jegyzékek készültek. 12

13 Csongrádon a VIII. és XXVI. fondfőcsoportok összevonásával párhuzamosan a dobozokon és a fonddossziékon is javítottuk a fondszámokat, s ennek megfelelően módosítottuk fond- és állagjegyzéküket is ben is folytattuk a csongrádi Vörös Csillag Mgtsz bér- és munkaviszonyt igazoló kartonjairól készült számítógépes nyilvántartást, ugyanez elkészült a csongrádi Ruházati Ipari Szövetkezet kartonjairól is. Makón új, a szakfelügyelet által javasolt jelzőszámos rendszert és fondfőcsoportösszevonásokat is figyelembe vevő új fond- és állagjegyzék készült 2011 folyamán, amely egyben konkordancia-jegyzékként is használható a megszűnt fondszámok vonatkozásában. Szegeden a darabszinten rendezett fondokhoz áttekintő raktári jegyzékek készültek. A szakfelügyelet által hangsúlyosan előírt e-archívum számítógépes program használata folyamatos az egész megyei hálózatban, amennyiben eltekintünk annak különböző technikai és telepítési problémáitól. Kutatási segédletek Az egész megyei hálózatban az eddigi gyakorlatot folytatva a rendezésre kerülő fondok iratairól feltáró cédulák készültek és bekerültek a számítógépes nyilvántartásba. Folytattuk a Csongrád megye térségéhez tartozó iskolákban tanító tanítók és tanárok névsorának adatbázisba történő felvitelét. Csongrádon elkészült a darabszinten rendezett fényképek leírásának számítógépes nyilvántartása (elektronikus leltárkönyv), amely kutatási segédletként is szolgál. Az iskolai fondok darabszintű feldolgozásához készítendő adatbázis felépítéséhez elkészült a munkautasítás, amit az év folyamán folyamatosan egészítettünk ki és pontosítottunk a gyakorlati észrevételek alapján. A darabszintű rendezésre felvett iskolaszéki fond iratanyaga ezáltal a munkautasításnak megfelelő űrlapon számítógépre kerül, amely egyúttal nyilvántartási segédletként is szolgál majd. Csongrádon a külterületi anyag bevitelével folytattuk a nyilvántartási és kutatási segédletként is funkcionáló lakóház-nyilvántartás feltöltését, miközben megkezdtük a Csongrád c. hetilap hasábjain megjelent helytörténeti írások cikkbibliográfiájának összeállítását, melynek eddig elkészült anyaga ( ) a kutatói gépen már az érdeklődők rendelkezésére áll. Makón, a darabszinten rendezett anyagokhoz készült lajstromok digitális formátumban jöttek létre, melyek a kutatók számára külön számítógépen is rendelkezésre állnak. Makón megkezdődött a Városi Tanács iratanyagához készült feltárócédulák adatbázisba töltése, eddig 1162 rekord, azaz mintegy 9000 egyedi adat bevitele történt meg. 13

14 Szegeden a fentebb említett darabszintű rendezések anyaga egyben kutatási segédletül /adatbázis/ is szolgálnak. Szentesen számítógépes adatbázis készült a képviselő-testületi és bizottsági hangfelvételek anyagáról, valamint elkészült Szegvár község régi felekezeti anyakönyveinek betűsoros névmutatója, miközben folyamatosan zajlik a fond- és állagjegyzék fondfőcsoportösszevonásokkal párhuzamosan szükségessé vált frissítése. VIII. Kutató- és ügyfélszolgálat Kutatószolgálat Levéltárunkban 2011 folyamán is a kutatók és ügyfelek gyors, pontos és udvarias kiszolgálása volt az elsődleges szempont. Az egész megyei hálózatban a kutatók száma 494 volt (Csongrádon 29, Hódmezővásárhelyen 112, Makón 38, Szegeden 231, Szentesen 84), a kutatási esetek száma pedig 2088 (Csongrádon 344, Hódmezővásárhelyen 902, Makón 233, Szegeden 976, Szentesen 233). Kutatási, kiállítási és kiadványi célú iratkölcsönzésre Makón 14 esetben került sor, Csongrádon pedig három kiállítás és egy újság lapszáma részére válogattunk anyagokat a levéltár irataiból. A kutatók elsősorban jog-, közigazgatás-, építés-, oktatás-, család- és egyéb helytörténeti jellegű témákra adtak be kutatási kérelmet. Ügyfélszolgálat 2011-ben 1008 ügyfél kereste fel személyesen, illetve írásban levéltárunkat. Az ügyintézés rendje az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló jogszabály alapján történik. A levéltárhoz forduló ügyfelek ügyük továbbviteléhez megfelelő útmutatást kapnak. Általános tapasztalat, hogy az ügyfelek megelégedéssel veszik tudomásul a kapott információkat. Az ügyintézési határidő lecsökkent 15 napra. Legtöbb megkeresés nyugdíjügyben érkezett levéltárunkhoz. Az építési tervek kiszolgálása is egyre több feladatot ró munkatársainkra. Igen sok ügyfél kereste fel intézményünket iskolalátogatási bizonyítványok kiadása tárgyában is. 14

15 IX. Kiadványkészítés 2011-ben elsősorban pályázati, illetve szponzori pénzeszközök felhasználásával intézményi kiadásban három kötet látott napvilágot. (Molnár Tibor: A Zentai Városparancsnokság válogatott iratai ; Honismeret Csongrád megyében ; Historia mezején: A 19. század emlékezete: Pajkossy Gábor tiszteletére) év újdonsága, hogy levéltárunk új sorozatot indított a Zentai Történelmi Levéltárral közösen A Titói Jugoszlávia levéltári forrásai címmel. Ez a kötet szerb és magyar nyelvű kiadás. Levéltárunk munkatársai továbbra is aktívan részt vesznek helyi közösségük mindennapi életében, ami a helytörténeti kiadványkészítés mindennapjaiban is megnyilvánul. Bagi Zoltán kollegánk A császári-királyi mezei hadsereg a tizenöt éves háborúban. Hadszervezet, érdekérvényesítés, reformkísérletek címmel önálló kötetet jelentett meg. Ezenkívül még számos tanulmányt is publikált. Az NKA támogatásának köszönhetően 2011 februárjában végre megjelenhetett Katona Imre csongrádi mesegyűjtésének kötete, a Tengöri Hereberi atyámuram c. kötet. Magánszemélyek anyagi támogatásának köszönhetően látott napvilágot az Oppidum Csongrád Alapítvány kiadásában Licsicsányi István: Csongrád város kronológiája c. könyve. Mindkét műnek Georgiádes Ildikó a társszerkesztője, Kálmánné Juhász Éva pedig a műszaki szerkesztője. Az Oppidum Csongrád Alapítvány támogatóinak köszönhetően 2011-ben is megjelenhetett az Oppidum Csongrád c. helytörténeti periodika. Hódmezővásárhelyen, 2011 nyarán jelent meg a Szeremlei Társaság évi évkönyve, melynek szerzői között megtalálható Makó Imre és Presztóczki Zoltán is. Makón Urbancsok Zsolt és Szabó Ágnes majdani kiadványokhoz gyűjt anyagot. Szentesen Labádi Lajos tanulmányt készített a Csongrád Megyei Levéltár és a Zentai Történelmi Levéltár kapcsolatáról, amely a BFL által kiadott, Tanulmányok a 60 éves Fodor István tiszteletére c. tanulmánykötetben jelent meg. Emellett Labádi Lajos folytatta cikksorozatát az Oppidum Csongrád c. kiadványban, továbbá szerkesztőként, Szeri László pedig műszaki szerkesztőként vett részt Balázs György: A szentesi evangélikus egyház története ( ) c. kötet összeállításában. Georgiádes Ildikó és Labádi Lajos is publikált a 2011 tavaszán megjelent Honismeret Csongrád megyében ( ) c. kötetbe. 15

16 X. Közművelődés 1978-tól folytatjuk azt a tradíciót, hogy minden évben megrendezzük a megyei levéltári napokat októberében immár harmincnegyedik alkalommal került sor e rendezvénysorozatra. A Csongrád Megyei Levéltári Napok október eleji háromnapos előadássorozatának első helyszíne Csongrád volt, ahol Katona Imre néprajztudósról hangzottak el előadások, valamint bemutatásra került Katona Imre csongrádi mesegyűjtésének kötete, a Tengöri Hereberi atyámuram c. kötet is. A csongrádi naphoz emlékjelavatás és kiállítás-megnyitó, másnap pedig óvodai bemutató és foglalkozás is társult. A második napon Makón tartottunk konferenciát Egyetem a Tisza partján címmel és végül Újszegeden zártuk a levéltári rendezvényünket egy helytörténeti matinéval. Minden levéltárunk igyekszik rendszeresen részt venni városa közművelődési életében. Csongrádon a levéltár Várostörténet az évfordulók tükrében c. előadássorozata keretében május 12-én Mód László adott elő Fejezetek a csongrádi szőlő- és borkultúra történetéből címmel, mely rendezvényt a Csongrádi Kertbarát Klub is támogatta. Őszi rendezvényük előadója Kovácsik Antal volt, aki a 100 éve elhunyt Porubszky József csongrádi plébánosról emlékezett meg. Levéltári ismertető órákat tartottunk Csongrádon két szakközépiskolás és egy általános iskolai osztály számára, de Csongrádon nyári táborozók is jártak a levéltárban. Továbbra is a levéltár biztosítja a helyet Csongrádon a Csongrádi Helytörténészek Baráti Köre, Hódmezővásárhelyen pedig a Szeremlei Társaság összejöveteleihez. Csongrádon a levéltár támogatta az Oppidum Csongrád évi számának rendhagyó könyvbemutatóját (2011. február 2.), valamint a Csongrád Megyei Honismereti Egyesület megyei honismereti versenyét. Hódmezővásárhelyen június 9-én a levéltár rendezte meg a Vásárhelyi Látóhatár c. folyóirat aktuális számának bemutatóját, mely lapban Szenti Csillának és Presztóczki Zoltánnak jelennek meg rendszeresen írásai. Makón alsó tagozatos iskolások részére 2 levéltári órát tartottunk, emellett 5 előadásra és 3 könyvbemutatóra is sor került. Szentesen 4 kiállítás és 3 előadás zajlott a levéltár támogatásával és kollégáink részvételével, emellett Labádi Lajos írásaival és hozzászólásaival rendszeres résztvevője a helyi médiának. A Szentesi Levéltárban 2011 folyamán 4 iskolai csoport járt látogatáson. 16

17 XI. A szakkönyvtár kezelése A levéltárunk könyvtára számára vásárolt és ajándékba kapott könyvek, valamint folyóiratok számítógépes katalogizálása megtörtént. Levéltáraink szakkönyvtár-fejlesztéséhez komoly segítséget jelentett 2011 folyamán a könyvtárfejlesztésre benyújtott sikeres levéltári pályázatunk, melynek keretében évek óta először volt lehetőség az egyébként jellemzően csak ajándékkönyvekkel gyarapodó szakkönyvtárak vásárlással történő komolyabb bővítésére. Szentes és Hódmezővásárhely kivételével levéltárunk kötettel rendelkezik, melyből 1833 folyóirat van. A hálózat könyvtári munkájának irányítását és koordinálását Szabadvári Tünde végezte. XII. Anyakönyvi másodpéldányok kezelése Anyakönyvi másodpéldányok kezelésével kapcsolatos feladatokat csak Szegeden végzünk. Amint ezt minden évben leírjuk az utólagos bejegyzések sok éves elmaradását 2011-ben sem tudtuk feldolgozni, mivel ezt a feladatot csak egy ember végzi töredék munkaidőben. XIII. Nemzetközi kapcsolatok 2011 ősszén részt vettünk a Szabadkai Levéltár harmadik levéltári napján, ahol Varsányi Attila a levéltár közművelődésével kapcsolatban előadást tartott. A Zentai Történelmi Levéltárral a kapcsolatunk élő. Ezt bizonyítja a 2011-ben közösen megjelentetett kötetünk is. Rendezvényeinken rendszeresen részt vesznek a zentai, szabadkai illetve a nagybecskereki levéltáros kollegák is. Szeged, január 27. Dr. Biernacki Karol levéltárigazgató 17