A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR CSONGRÁD MEGYEI LEVÉLTÁRÁNAK MUNKABESZÁMOLÓJA

Átírás

1 A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR CSONGRÁD MEGYEI LEVÉLTÁRÁNAK MUNKABESZÁMOLÓJA A megyei tagintézmény/szervezeti egység neve: Magyar Nemzeti Levéltár Csongrád Megyei Levéltára A megyei tagintézmény igazgatója/a szervezeti egység vezetője: Dr. Biernacki Karol I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ I. 1. SZERVEZETI KERETEK, GAZDÁLKODÁS, SZEMÉLYI ÉS INFRASTRUKTURÁLIS ELLÁTOTTSÁG, MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A Magyar Nemzeti Levéltár Csongrád Megyei Levéltára a szegedi központon túl további négy fióklevéltárat működtet a megye területén, összesen kilenc raktárral. Levéltárunk évi gazdálkodása a következőképp alakult: Eredeti költségvetési előirányzat: e Ft Pályázati forrásaink: e Ft Személyi juttatás előirányzata: e Ft ennek járulékai: e Ft Dologi kiadás előirányzata: e Ft Személyi ellátottságunk terén nem történt érdemi változás, holott a évben is tapasztaltuk a munkaerőhiány hátrányait, amely mindenekelőtt Makó és Szentes vonatkozásában igaz. Két főállású és egy Prémium Évek Programban foglalkoztatott kolléga dolgozik a makói levéltárban (2,3 levéltáros státusszal rendelkezünk). Az igen sokrétű, összetett levéltári munka mindenképpen megkívánja ott legalább egy kezelői státusz létrehozását, amivel túlterheltségünk valamelyest csökkenne. A Csongrád megyében őrzött fm iratanyag kezelése, kutathatóvá tétele, a digitalizálási munkák, a kutatók, ügyfelek kiszolgálása fontos levéltári munkák, amelyek pontos és hatékony elvégzéséhez megfelelő számú munkatárs szükséges. Az infrastruktúra terén megoldásra váró probléma a raktározás kérdése, különösen Szegeden. Az elmúlt esztendőben történtek kísérletek egy korszerű és megfelelő méretű, felépítésű raktárépület megvásárlására. Annak ellenére nem jártunk sikerrel, hogy raktáraink többsége nem felel meg a szakmai kívánalmaknak. Az informatikai eszközpark bővítésére nem nyílt módunk, bár számítástechnikai téren meglehetős lemaradással küszködtünk. Elavult gépeink folyamatos karbantartást igényeltek, nem beszélve honlapunkról, amely mostanra elérhetetlen a kutatók számára. I. 2. SZAKMAI TEVÉKENYSÉG Az elmúlt évben számos szakmai kihívással, kisebb-nagyobb problémával kellett szembenéznünk. A fajsúlyos feladatok közé tartozott az egységes megyei E-Archívum rendszerének feltöltése, az egységesítés módjának kidolgozása. A nehézségek ellenére azonban sikerült megfelelően kezelni a helyzetet. A évben kiemelt feladattá vált az anyakönyvi utóbejegyzések rögzítése, illetve a lemaradások lefaragása. Ezen a téren is javulás tapasztalható, hiszen igen magas a pótolt bejegyzések száma. A múlt évben darab utóbejegyzés került bevezetésre. A megoldandó problémák között szerepel az iratok szakszerű tárolásának a megoldása. A körülmények 2013-ban sem javultak, a nedvesség, a pára, valamint a szélsőséges klimatikus viszonyok jelentősen rontják a dokumentumok állapotát. A 2013-ra tervezett rendezési munkák döntően megvalósultak. Szegeden a vállalt rendezési munkák befejeződtek. Csongrádon a tervbe vett rendezés, a tervezett 5 szervellenőrzés maradéktalanul megtörtént. Szentesi fióklevéltárunkban is sikerült teljesíteni a évi előirányzatot. Ez alól a 1

2 digitalizálás jelent kivételt, ugyanis eszköz hiányában ez a munkafolyamat elakadt. Makón rendben lezajlottak a szervellenőrzések, s a rendezési feladatok is teljesültek. Hódmezővásárhelyi kollégáink is tartották a tervet, a meghatározott munkákat elvégezték. II. MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A működési feltételek tekintetében jelentős változás az elmúlt évben nem történt. A személyi ellátottságunk nem változott, 2013-ban sem nyugdíjazás, sem felvétel nem volt. Gazdasági téren sikeresen zártuk az évet, hiszen kiadásaink nem haladták meg a költségvetésben tervezettet. Az infrastruktúra fejlesztése terén sem számolhatunk be jelentősebb beruházásokról. Eszközparkunk fejlesztésére, technikai korszerűsítésre nem volt lehetőségünk. A raktárkörülményeink a tavalyi évben is komoly fejtörést okoztak, azonban ezek megoldása ban is váratott magára. II. 1. KÖLTSÉGVETÉS, PÉNZÜGY eredeti költségvetési előirányzat: eft módosított előirányzat (dátum): Ft nem volt teljesítése (dátum): Ft - nem volt pályázati források: eft Kiadások: ( Ft): Jogcím Eredeti előirányzat Módosított előirányzat Teljesítés Személyi juttatások Munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó Dologi kiadások Egyéb működési célú támogatások, kiadások Felhalmozási kiadások Függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások Összesen Bevételek ( Ft): Jogcím Eredeti előirányzat Módosított előirányzat Teljesítés Intézményi működési bevétel Irányító szervtől kapott támogatás nincs adat nincs adat Támogatásértékű bevétel Pénzmaradvány nincs adat nincs adat Függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek nincs adat nincs adat Összesen

3 Kiadások és bevételek alakulásának indoklása A bevételek növekedése a szerződés szerinti mormon pénzekkel továbbra is számolhattunk, a Szegedi Tudományegyetem bérleti díjait 2011-ig visszamenően gyűjtöttük be. Bevételeink származnak még könyvkötészetünk tevékenységéből, saját kiadványaink értékesítéséből, valamint a kutatóknak nyújtott szolgáltatásaink bevételeiből. Gazdálkodási elvek és költségmegtakarítási intézkedések A Tisza Lajos körúti raktárunkban dolgozó kollégákat berendeltük a Dóm téri központunkba, ami rezsicsökkentést eredményezett ott, illetve a makói levéltárunk bérleti szerződését meg kellene vizsgálni, hogy állami intézményként ténylegesen kell-e fizetnünk az épület bérléséért. Szintén komoly, kb. 350 ezer forintos éves megtakarítást eredményezett, hogy vízórát szereltettünk be Honvéd téri raktárunkba, így a korábbi, jóval nagyobb összegű negyedéves átalánydíj fizetése helyett a tényleges fogyasztás szerinti havidíjat fizetjük. II. 2. SZEMÉLYZET Amit várunk: számszerűsíthető és szöveges adatok az alábbi témakörökben (az osztott munkakörök esetében az aránynak megfelelően kérjük feltüntetni az adatokat, a munkakörök szerint a teljes foglalkozás és részmunkaidőt is jelezni kell, munkaórában megadva) Szakmai tudományos munkakör (szöveges felsorolás, számadat a létszámra vonatkozóan, fő) igazgató/szervezeti egység vezetője: 1 helyettes: 1 fióklevéltár vezető/osztályvezető/főosztályvezető: 4 csoportvezető: 3 főlevéltáros: 1 levéltáros: 3 főrestaurátor, restaurátor: 0 felsőfokú végzettséggel és legalább három éves gyakorlattal rendelkező levéltári könyvtáros: 0 Szakmai munkakörök (fő) segédlevéltáros: 7 levéltári asszisztens: 0 levéltári segédrestaurátor: 0 levéltári könyvtári asszisztens: 1 levéltári kezelő: 6 levéltári fotós: 1 levéltári könyvkötő: 1 levéltári informatikus: 1 levéltári rendszerszervező: 0 levéltári adatrögzítő: 0 Gazdasági, ügyviteli és működést segítő műszaki alkalmazottak gazdasági, műszaki, igazgatási szakalkalmazott: 0 gazdasági, műszaki, igazgatási ügyintéző: 1 (gazdasági) ügyviteli alkalmazott: 1 műszaki, fenntartási, üzemviteli alkalmazott, szakmunkás, segédmunkás, kisegítő alkalmazott: 4 (takarítónők) Vezetők/nem vezetők aránya (%): 19 Szakmai és funkcionális alkalmazottak aránya (%): 6,6 engedélyezett létszám (fő): 32 soros előrelépők (fő): 13 részmunkaidős foglalkoztatott (négy-hatórás/fő): 2 (1 hétórás és 1 hatórás) 3

4 betöltetlen álláshelyek (fő, munkakör): 0 új belépők (fő, munkakör): 0 GYES-en, GYED-en lévő (fő, munkakör): 0 tartós táppénzen lévő (fő, munkakör): 0 megváltozott munkaképességű foglalkoztatott (fő): 1 közmunkaprogramban foglalkoztatott (fő, munkafeladat: 2, adatrögzítés, szállításokban való részvétel, anyagmozgatás szakmai továbbképzésben résztvevők (létszám, képzés megnevezése [szigorúan szakmai, végzettséget adó továbbképzés]): 0 nyelvi továbbképzésben résztvevők (létszám, nyelv meghatározása): 0 egyéb képzés: 1 tanulmányi szerződések és azok kondíciói: 1 (2010-ben kelt tanulmányi szerződés, 3 éves képzés időtartamára, az alapképzés júliusi befejezéséig félévente 80 ezer Ft tandíj, oktatási költség kifizetését tartalmazta) futó álláspályázatok (száma, munkakör): 0 megjegyzés (max karakter): II. 3. ÉPÜLETEK, RAKTÁRAK, INFOKOMMUNIKÁCIÓS ESZKÖZÖK, MÁS TECHNIKAI FELSZERELÉSEK Amit várunk: rövid számszerűsíthető és szöveges összefoglalás, a legfontosabb problémák, megoldandó feladatok a működés terén Irodaépületek Pontos cím, levelezési cím, elérhetőség (tel., fax., , honlap) épület adatok (alapterület, irodák száma, fűtés, világítás, vízellátás) 6720 Szeged, Dóm tér 1 2. Levelezési cím: 6701 Szeged, Pf.: 460. Tel./fax: , csml@csml.hu, honlap: (irodaépület és raktár egyben, a Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtárral közös épület első és negyedik emeletén, az épület tulajdonosa Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala m² alapterület, 9 iroda, a negyedik emeleti raktár kapacitása 1370 fm. Központi fűtés, neoncsöves és energiatakarékos világítás, hideg-meleg vízellátás) Fióklevéltárak Pontos cím, elérhetőség (tel., fax., , honlap), épület adatok (alapterület, irodák száma, fűtés, világítás, vízellátás) 6640 Csongrád, Gyöngyvirág u. 7/a. Tel.: , csml@csongrad.hu (irodaépület és raktár egyben, tulajdonosa a Csongrád Megyei Önkormányzat. 367 m² alapterület, 3 iroda a legjobb műszaki állapotban lévő épületünk, egyedi központi gázfűtéssel, korszerű villany- és vízellátással) 6800 Hódmezővásárhely, Bajcsy-Zs. u. 25. Tel./fax: , hodlevel@csml.hu (irodaépület és raktár egyben, tulajdonosa a Csongrád Megyei Önkormányzat m² telken 340 m² alapterület, 2 iroda az iratok elhelyezése megfelelő körülmények közepette történik) 6900 Makó, Széchenyi tér 6. Tel: , csmlmako@csml.hu (irodaépület és raktár egyben, tulajdonosa Makó Város Polgármesteri Hivatala. 483,52 m² alapterület, ebből 320 m² térítésmentes használatban, 2 iroda további elhelyezésünk az épület tulajdonosa, Makó város további terveitől függ. A fűtés az ingatlant használó egyéb intézményekkel közös központi gázfűtés, átalánydíjat fizetünk. Ugyanez a helyzet a villannyal, valamint a hideg-melegvíz ellátással is) 6600 Szentes, Kossuth tér 1. Levelezési cím: 6601 Szentes, Pf.: 46. Tel./fax: , , leveltar@szentes.hu (irodaépület: 172 m², raktár: 1295 m², 4 iroda, tulajdonosa Szentes Város Polgármesteri Hivatala elhelyezésünk megfelelő, ugyanakkor az épület sajátosságai miatt fenntartási költségei igen magasak) Raktárak Pontos cím, elérhetőség (tel., fax., , honlap), épület adatok (alapterület, kapacitás ifm, őrzött iratanyag mennyisége ifm, szabad kapacitás ifm, fűtés, világítás, vízellátás) 4

5 Szeged, Tisza Lajos krt (tulajdonosa a Csongrád Megyei Önkormányzat, 542 m² alapterület, kapacitása 3300 fm) Szeged, Honvéd tér 5 6. (tulajdonosa a Csongrád Megyei Önkormányzat, 482 m² alapterület lakásokból átalakított raktárak, kapacitása 2450 fm) Szeged-Tápé, Honfoglalás u. 67. (tulajdonosa Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala, 275 m² alapterület, kapacitása 870 fm) Hódmezővásárhely, Bajcsy-Zs. u m² alapterület, kapacitás: 2907 fm, őrzött anyag: 2458,54 fm. 5. Makó, 1. emeleti raktár: 6900 Makó, Széchenyi tér 6. Épületadatok: alapterület: m² kapacitás: 240 ifm őrzött anyag mennyisége: 120 ifm fűtés: van, megfelelő világítás: van, megfelelő vízellátás: van, megfelelő 6. Makó, 2. emeleti raktár: 6900 Makó, Széchenyi tér 6. Épületadatok: alapterület: m² kapacitás: 480 ifm őrzött anyag mennyisége: 390 ifm fűtés: van, megfelelő világítás: van, megfelelő vízellátás: van, megfelelő 7. Makó, félpadlástéri raktár: 6900 Makó, Széchenyi tér 6. Épületadatok: alapterület: m² kapacitás: 480 ifm őrzött anyag mennyisége: 390 ifm fűtés: csak temperáló fűtés világítás: van, megfelelő vízellátás: van, megfelelő Kutatóterem Cím, nyitva tartás, férőhely, elérhetőség (tel., fax., , honlap), technikai ellátottság pl. számítógép (internettel rendelkezik, belső hálózat elérhető-e), mikrofilm olvasó db 6726 Szeged, Dóm tér 1 2. Nyitva: hétfő-csütörtök: , péntek: Férőhely: 5. Tel.: , csml@csml.hu, 1 számítógéppel, internettel rendelkezik, a belső hálózat is elérhető, mikrofilmolvasó: 3 db Csongrád, Gyöngyvirág u. 7/a. Nyitva: hétfő-csütörtök: , péntek: Férőhely: 10. Elérhetőség: Tel.: , csml@csongrad.hu, 1 számítógép áll a kutatók rendelkezésére, de az nem rendelkezik hozzáféréssel sem az internethez, sem a belső hálózathoz. Mikrofilmolvasó: 2 db Hódmezővásárhely, Bajcsy-Zs. u. 25. Nyitva: hétfő-csütörtök: , péntek: Férőhely: 5. Tel.: , hodlevel@csml.hu. 2 db dolgozói számítógép található a kutatóteremben internet-hozzáféréssel, melyek igény szerint a kutatók által is használhatóak. Mikrofilmolvasó: Makó, Széchenyi tér 6. Nyitva: hétfő, szerda, csütörtök: , péntek: , kedd: zárva. Férőhely: 6. Elérhetőség: Tel.: , , csmlmako@csml.hu, technikai ellátottság: 1 számítógép internetkapcsolattal, 1 fénymásoló, 1 5

6 mikrofilmolvasó 6600 Szentes, Kossuth tér 1. Nyitva: kedd-csütörtök: , péntek: , hétfő: zárva. Férőhely: 12. Tel.: , , Kutatótermi számítógép nincs, mikrofilmolvasó: 1 db. Vendégszoba Pontos cím, elérhetőség (tel., fax., , honlap), épület adatok (alapterület, szobák száma, fűtés, világítás, vízellátás) 6722 Szeged, Honvéd tér 5/a. Tel.: (30 m² alapterület, 4 helyiség, ebből 1 szoba, fűtés gázkonvektorral, a világítás fénycsövekkel, hideg, meleg víz van) Infokommunikációs eszközök munkaállomások 40 központosított hálózat 1 szerverek 2 szolgáltatások: 5 levéltárunkban 3 internet-szolgáltató van, amit egységesíteni kellene vírusirtó: van szoftverek: vannak, de elavultak egyéb: fontos lenne a fióklevéltárak összekapcsolása a szegedi szerverrel feladatok: számítógépek, nyomtatók, szkennerek beszerzése, jogtiszta szoftverek új verzióinak megvásárlása Levéltár honlapjának szolgáltatásai (i/n) alapadatok feltöltése: igen - cím, elérhetőség, megközelítés: igen - munkatársak, elérhetőségek ( , telefon): igen - munkatársak publikációi: igen, részben nyitva tartás: igen kutatók, ügyfelek tájékoztatása: igen - kutatási kérelem elektronikusan: nem - ügyfélszolgálati kérelem elektronikusan: nem - kutatótermi szabályzat: igen - támogató nyilatkozat: igen szervellenőrzés kérdőíve: igen szervek munkáját meghatározó jogszabályok gyűjteménye: igen közérdekű adatok feltöltése: igen raktárjegyzék: nem fond- és állagjegyzék: igen adatbázisok: igen hírek: igen facebook: nem Technikai felszerelések Gépjármű (típus, évjárat, futott km, műszaki vizsga érvényessége) Volkswagen Transporter kisbusz, 2009, futott km, ig érvényes műszaki Iroda- és raktártakarítás (saját munkaerő, külső cég) 4 fő saját munkaerő Szegeden, Csongrádon, Hódmezővásárhelyen és Szentesen, kivéve Makón, ahol külső cég végzi: Honcz és Medvegy Kft., 5600 Békéscsaba, Kazinczy u. 31/B. Távfelügyelet (ellátottság i/n, típusa): egyedül a Csongrádi Levéltárban van, a Tűzoltóság és a Katasztrófavédelem felé Tűzoltó berendezések (elektronikus tűzjelző rendszer i/n, tűzoltó készülékek típusa, száma, felülvizsgálata): elektronikus tűzjelző rendszer Szentesen és Csongrádon van Közüzemi mérőórák száma, állása típusonként, fogyasztási helyenként (éves fogyasztás) gáz, villany, víz Szelektív hulladékgyűjtés (i/n) nem 6

7 Műszaki felülvizsgálatok határidőre megtörténtek (i/n) (érintésvédelem, stb. azok esedékessége) igen Munka- és tűzvédelmi oktatás megtörtént (i/n) igen Üzemorvosi vizsgálatok megtörténtek (i/n) igen Felújítási, karbantartási tények/igények (max karakter, becsült költség ezer Ft) Szegedi, Dóm téri központunkban a raktárhelyiség nem légkondicionált, a nagyméretű ablakok miatt az iratanyag folyamatosan rongálódik, az elektromos hálózat felújításra szorul az informatikai eszközök mennyisége miatt. A szegedi, Tisza Lajos körúti raktárépületünk fűtési rendszere elavult, szigetelése nem megfelelő, fűtési szezonban emberi tartózkodásra, munkára nem alkalmas, tűzfala omlik, balesetveszélyes. A szegedi, Honvéd téri raktár közművei elavultak, a falak mozognak és repedeznek, a vakolat omlik, festésre szorul az épület. A tápéi raktár nem felel meg semmilyen szempontból sem a követelményeknek, fűtés nincs, a régi épület udvari tűzoltóraktárában is tárolunk iratokat. Csongrádon a balesetveszélyessé vált padlószőnyeg cseréje lenne indokolt. Hódmezővásárhelyen a könyvkötő-műhely felújításra szorul, a fűtést biztosító 2 db kazán cseréje indokolt, a következő fűtési szezont már nem javasolják velük a szakemberek. Beruházási tények/igények (max karakter, becsült költség ezer Ft) Szegedi raktározási gondjainkra a megoldást egy új raktárépület megvásárlása jelentené, ahol megfelelő körülmények között tárolhatnánk iratainkat, melyek jelenleg Szegeden négy raktárban vannak elhelyezve, nem egy esetben borzalmas körülmények közepette. Szintén kérdéses a makói levéltárunk tartós elhelyezésének ügye. III. SZAKMAI TEVÉKENYSÉG III. 1. AZ ILLETÉKESSÉGI TERÜLET FELÜGYELETE Ellenőrzött szervek száma (terv/megvalósulás db): 51/50 (Szeged 18/22, Csongrád 4/5, Hódmezővásárhely 10/7, Makó 15/14, Szentes 4/2) Ellenőrzési alkalmak száma: 59 (Szeged 27, Csongrád 5, Hódmezővásárhely 10, Makó 14, Szentes 3) Ellenőrzött szervek fondfőcsoportjai: VIII. 8 szerv/10 alkalom, XII. 1/2, XVII. 1/2, XXIV. 18/19, XXV. 4/6, XXX. 2/2, XXXVII. 16/18 (Szeged XVII. 1 szerv/2 alkalom, XXIV. 14/15, XXV. 3/5, XXXVII. 4/5; Csongrád XXIV. 2/2, XXX. 1/1, XXXVII. 2/2; Hódmezővásárhely VIII. 2/3, XII. 1/2, XXIV. 1/1, XXV. 1/1, XXX. 1/1, XXXVII. 1/2; Makó VIII. 5/5 XXIV. 1/1, XXXVII. 8/8; Szentes VIII. 1/2, XXXVII. 1/1). Ellenőrzés témakörei (iratkezelés, irattárazás, problémák) Az iratkezelési szabályzatok, tervek jóváhagyása sokszor csak formálisnak tekinthető, mivel az iratkezelési szabályzatokat, terveket központilag adják ki, amitől nem lehet eltérni az adott intézményeknek. Problémaként jelentkezik, hogy az általunk ellenőrzött szervéknél viszonylag nagy a fluktuáció. Az iratkezelési tevékenységet sok esetben nem tekintik elsődleges feladatként. Az irattárak kialakítása, felszereltsége sok esetben nem felel meg a követelményeknek. Előfordul, hogy az iratokat nem Szegeden tárolják, így az irattár ellenőrzése sokszor problémát okoz ban elsősorban azon iratképző szervek jogutódait terveztük meglátogatni, melyek átszervezés, illetve átalakulás miatt más iratképzők irattárainak kezelését is feladatul kapták. Az iratanyag felmérése mellett igyekeztünk elérni, hogy az anyag selejtezése, a maradandó értékű iratok levéltári átadásra történő előkészítése és átadása megtörténjen, de legalábbis elkezdődjön a munka. A szervellenőrzések során a maradandó értékű iratok felmérése, levéltári átadásra történő előkészíttetése mellett lényeges feladat volt az adott szervre vonatkozó szervdosszié tartalmának kiegészítése, frissítése, a maradandó értékű iratanyag használhatóságát és fennmaradását biztosító iratkezelés megvalósításának ellenőrzése. A csongrádi levéltár gyűjtőkörébe tartozó polgármesteri hivatalok kezelésében lévő maradandó 7

8 értékű tanácsi iratanyag levéltári átadása a 90-es évek közepén befejeződött. Az irattárukban maradt magas őrzési idejű anyag selejtezése, esetlegesen még előkerülő maradandó értékű tanácsi anyag, levéltári átadásra történő előkészítése 2012-ben elkezdődött, amit 2013-ban is folytattak a polgármesteri hivatalokban. Az elmúlt évben is figyelemmel kísértük a levéltár vonzáskörzetébe tartozó felszámolás, végelszámolás alatt álló gazdasági szervek történeti értékű iratainak sorsát, különösen a már levéltári fonddal rendelkező gazdasági szervek történeti értékű iratainak megmentése érdekében. Ezek közé tartozott a nagy múltú, Csongrád és Vidéke Általános Fogyasztási és Értékesítő Szövetkezet is, mely 2012-ben került végelszámolás alá. A szerv már rendelkezik levéltári fonddal, így a végelszámoló által kért helyszíni ellenőrzés mindenképpen szükséges volt. Szervdossziék vezetése (hagyományos formában, elektronikusan): A szervdossziékat jellemzően hagyományos módon vezetjük a 10/2002. NKÖM rendelet előírásainak megfelelően, egyedül Makói Fióklevéltárunkban vezetjük elektronikusan december elején Sárközi János szakfelügyelő úr szervellenőrzéssel kapcsolatos ellenőrzést hajtott végre az egész megyei hálózatban, ennek megállapításai értelmében 2014-ben tervezzük az elektronikus rendszer teljes körű bevezetését levéltárainkban. Iratkezelési szabályzat/irattári terv jóváhagyása (alkalom): 14 (Szeged 9, Csongrád 0, Hódmezővásárhely 0, Makó 5, Szentes 0). Selejtezés jóváhagyása (darab): 109 (Szeged 68, Csongrád 9, Hódmezővásárhely 11, Makó 10, Szentes 11). Ellenőrzésben résztvevők száma (fő): 7 (Szeged 2, Csongrád 1, Hódmezővásárhely 1, Makó 2, Szentes 1). Saját gépkocsi igénybe vétele (alkalom): 9 (Szeged 4, Csongrád 0, Hódmezővásárhely 0, Makó 2, Szentes 3). III. 2. ÁLLOMÁNYGYARAPODÁS Illetékességi területről állományba vett iratanyag/dokumentum mennyisége (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás, ifm, db, típusa): mindösszesen: 163,67 fm db hanghordozó Szeged: VIII. 66. A Katedra Alapítványi Szakképző Iskola iratai, , 1,20 fm XXV. 15. A Szegedi Katonai Ügyészség iratai, , 67,72 fm XXX A Szegedi Tervező Szövetkezet iratai, 23,76 fm Szeged összesen: 92,68 fm Csongrád: XXX A Csongrád és Vidéke Általános Fogyasztási és Értékesítő Szövetkezet iratai, , 15,79 fm XXXVII Csongrád Város Önkormányzatának iratai, , 0,37 fm XXXVII Csanytelek község iratai (képviselőtestületi ülések hanganyaga) , 337 db hanghordozó Csongrád összesen: 16,16 fm db hanghordozó Hódmezővásárhely: VIII A Hódmezővásárhelyi Központi Általános Iskola iratai, , 0,84 fm XXIV. 41. A Hódmezővásárhelyi Rendőrkapitányság iratai, , 0,36 fm XXIV. 81. A Hódmezővásárhelyi Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság iratai, , 0,05 fm XXIV. 93. A Csongrád Megyei Katasztrófavédelmi Igazgatóság Hódmezővásárhelyi Polgári Védelmi Kirendeltségének iratai, 2011, 0,08 fm XXVI A Hódmezővásárhelyi Petőfi Sándor Általános Iskola iratai, , 0,05 fm XXVI A Hódmezővásárhelyi Kalmár Zsigmond Szakmunkásképző Intézet iratai, , 4,68 fm XXIX A Hódmezővásárhelyi Gallyas Mérlegüzemek Rt. iratai, , 0,24 fm 8

9 XXIX A Hódmezővásárhelyi Mezőgazdasági Technikum Tangazdaságának iratai, , 0,64 fm XXIX A Barattyosi Állami Gazdaság iratai, , 0,15 fm XXIX A Kutasi úti Állami Gazdaság iratai, , 0,30 fm XXIX A Kopáncsi Állami Gazdaság iratai, , 0,72 fm XXIX A Székkutasi Állami Gazdaság iratai, , 0,21 fm XXIX A Hódmezővásárhelyi Állami Gazdaság, 1979-től Állatorvostudományi Egyetemi Tangazdaság iratai, , 3,82 fm XXX A Hódmezővásárhelyi Kisállattenyésztő ÁFÉSZ iratai, , 0,12 fm XXXVII. 1. Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Önkormányzatának iratai, , 1,56 fm XXXVII. 2. Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának iratai, , 31,56 fm Hódmezővásárhely összesen: 45,38 fm Makó: VIII A Kiszombori Elemi Népiskola iratai, , 0,10 fm VIII A Ferencszállási Általános Iskola iratai, , 0,05 fm XV. 14. A makói régi tervek gyűjteménye, , 0,59 fm XXIII A Makói Járási Tanács iratai, , 4,08 fm XXV. 21. A Makói Járásbíróság iratai, (1967) , 1,30 fm Makó összesen: 6,12 fm Szentes: VIII A Szentesi Petőfi Sándor Általános Iskola iratai, 0,88 fm XXIII Szentes Város Tanácsának iratai, 0,32 fm XXIV. 5. A Szentesi Rendőrkapitányság iratai, 0,02 fm XXV. 73. A Szentesi Városi Ügyészség iratai, 2,11 fm Szentes összesen: 3,33 fm Gyűjtőkörből származó gyarapodás: mindösszesen: Csongrád: XIV. 3. Dudás Lajos tanár, helytörténész iratai, , 2,12 fm Hódmezővásárhely: XIV. 31. Szenti Tibor író, néprajzkutató iratai, , 0,36 fm XIV. 68. Béky Gellért jezsuita szerzetes iratai, , 0,24 fm XIV. 70. Szolyák Ferenc és családja iratai, , 0,05 fm XIV. 71. Ugrai László református tanító iratai, , 0,12 fm Hódmezővásárhely összesen: 0,77 fm Makó: XV. 28. Delegációs zászlók gyűjteménye, 1970-es évek, 8 db zászló XV. 34. Macsán László és Takács József fotóhagyatékai, század, 523 db fénykép XXX ÁFÉSZ-tervek, , 0,36 fm Makó összesen: 0,36 fm db fénykép + 8 db zászló Szentes: XIV. 42. Kruzslicz Pál népművelő iratai, 0,12 ifm Iratvásárlás (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás, mennyisége ifm, vásárlás összege ezer Ft) nem volt Ajándékozás (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás, mennyisége ifm) Makó: XV. 28. Delegációs zászlók, 1970-es évek, 8 db zászló XV. 34. Macsán László és Takács József fotóhagyatéka, század, 523 db fénykép XXX ÁFÉSZ-tervek, 0.36 fm Letét (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás,mennyisége ifm) nem volt Átvétel tagintézményeken/szervezeti egységeken belül: nem volt 9

10 Állományba vett filmtári másolatok: nem volt MNL-ben készült (OL filmek) Máshol készült (Külső anyag, filmcsere-egyezmények) Állományba vett digitális másolatok: nem volt MNL-ben készült (OL másolatok) Máshol készült (Külső anyag, csereegyezmények) Fogyás Tagintézményen/szervezeti egységen kívüli: Szeged: XII. 8. A Szegedi Piarista Rend iratai, , 0,52 fm Tagintézmények/szervezeti egységeken belül: nem volt Bértárolt iratanyag mennyisége (ifm): bértárolással raktári kapacitás hiánya miatt nem foglalkozunk Tárgyévben átvett bértárolt iratanyag mennyisége (ifm): A bértárolt iratanyagban folyik-e selejtezés (i/n) - Selejtezett iratanyag mennyisége (ifm): A bértárolt iratanyaggal kapcsolatos munkákban résztvevők száma (fő): Ráfordított munkanapok száma (nap): Megjegyzés Szegeden a Katedra Alapítványi Szakképző Iskola 2013-ban felszámolás alá került. Az iratokat iratmentésként vettük át. Az iratanyag elsősorban a végzett tanulók törzsanyagát és a képesítésükről kiadott bizonyítványokat tartalmazza. Csongrádon az iratképző szervek túlterheltsége miatt iratátvételt pontosan tervezni nem lehetett. A látogatási jegyzőkönyvekben meghatározott iratátadásra vonatkozó időpontok módosítását több alkalommal kérték. A további jó munkakapcsolat érdekében az indokolt határidő módosításokat el kellett, hogy fogadja intézményünk. Általában elmondható, hogy a polgármesteri hivatalok irattárai zsúfoltak. A járási hivatalok felállítása a gyűjtőkörünkbe tartozó polgármesteri hivatalok iktatóirodáinak feladat átcsoportosítását tette szükségessé, így a tervezett iratátadások időpontját részben módosítottuk ban képviselő-testületi ülések hanganyagai kerültek levéltárba. Több hónapos küzdelem után a végelszámolás alatt álló Csongrád és Vidéke Általános Értékesítő és Fogyasztási Szövetkezet maradandó értékű iratai is intézményünkbe kerültek. Dudás Lajos tanár, helytörténész iratai 2005-ben kerültek levéltárunkba. A középszinten rendezett anyag, azóta megkerülhetetlen forrás a helytörténet kutatásával foglalkozók számára. Özvegye 2012-ben hunyt el. Az örökösök jelezték intézményünknek, hogy a még tulajdonukban lévő hanganyagokat, feltáró cédulákat, kéziratokat, fényképeket, könyveket, stb. levéltárunknak kívánják ajándékozni, kiegészítve a már kezelésünkben lévő személyi fondot. Az ajándékozásra szánt dokumentumok átadására sor került, az iratanyag középszintű rendezése is elkészült. III. 3. ÁLLOMÁNYVÉDELEM, REPROGRÁFIA Raktárak állapota (átlagos középhőmérséklet C, hőingadozás C, min/max hőmérséklet o C, min/max páratartalom %, átlagos páratartalom %, páratartalom ingadozás, szellőztetés, fényviszonyok (ablakok tájolása), árnyékolás) Raktárak: Szeged, Dóm tér 1-2. Az épület nem légkondicionált, az éves hőmérsékleti szélsőértékek közötti különbség magas, 21,8 C 0. A páratartalom legnagyobb ingadozása 18,2%. A páratartalom legnagyobb napi ingadozása 12,7 %. A raktárban elhelyezett iratokat mesterséges és természetes fény egyaránt érinti. A fényvédelem nem megoldott. A raktár szellőztetése az utcáról történik. Szeged, Honvéd tér 5-6. /1-7 raktár/ A raktárak az 1896-ban épült volt huszárlaktanya földszintjén helyezkednek el. A raktárak padlózata viszonylag száraz, a falak helyenként nedvesek, néhol salétromosodás tapasztalható. A 10

11 levéltár által használt épületrészben nincs fűtés. Téli időben állandó munkavégzésre alkalmatlan. A raktárban elhelyezett iratokat mesterséges és természetes fény egyaránt érinti. A fényvédelem nem megoldott. A raktár szellőztetése az utcáról történik. Szeged, Tisza Lajos krt /Volt nyomdaépület/ A raktárak az épület alagsorában, földszintjén és első emeletén helyezkednek el. A raktárak fűtését gázkazánról üzemelő szabályozható központi fűtés biztosítaná, de a levéltár évek óta anyagi okok miatt nem tudja biztosítani a fűtést. A raktárban elhelyezett iratokat mesterséges és természetes fény egyaránt érinti. A fényvédelem nem megoldott. A raktár szellőztetése az utcáról történik. Szeged-Tápé, Honfoglalás u. 67. /Gazdasági raktár, volt tűzoltó szertár, további 1-4. raktár/ A raktárakban évek óta nincs fűtés, ami hosszabb távon veszélyezteti a maradandó értékű iratok fennmaradását. Az épület községházának épült az 1890-es években. A raktárak padlózata viszonylag száraz, de nagyobb esőzések alkalmával néhány helyen beázik az épület. A nyílászárók is nagyon elöregedtek. A villanyvilágítás nagyon gyenge, sőt az ún. tűzoltó raktárban világítás sincs. A raktárban elhelyezett iratokat mesterséges és természetes fény egyaránt érinti. A fényvédelem nem megoldott. A raktár szellőztetése az utcáról és az udvarról történik. Csongrád, I. raktár Hőmérséklet-adatok: Átlagos középhőmérséklet: 16,29 C Hőingadozás: 0,81 C Minimum hőmérséklet: 11,10 C Mérés dátuma: december 26. Maximum hőmérséklet: 24,90 C Mérés dátuma: augusztus 9. Páratartalom-adatok: Átlagos páratartalom: 59,95 % Páratartalom ingadozása: 1,39 % Minimum páratartalom: 48,30 % Mérés dátuma: január 2. Maximum páratartalom: 73,40 % Mérés dátuma: június 14. Csongrád, II. raktár Hőmérséklet-adatok: Átlagos középhőmérséklet: 15,76 C Hőingadozás: 1,15 C Minimum hőmérséklet: 8,20 C Mérés dátuma: december 20., 21., 22., 25. Maximum hőmérséklet: 28,40 C Mérés dátuma: augusztus 7. Páratartalom-adatok: Átlagos páratartalom: 61,75 % Páratartalom ingadozása: 1,52 % Minimum páratartalom: 52,00 % Mérés dátuma: március 21. Maximum páratartalom: 66,70 % Mérés dátuma: június 12. Hódmezővásárhely: A Csongrád Megyei Levéltár Hódmezővásárhelyi Fióklevéltárának raktára egy levéltári célra átalakított és kibővített egykori gazdaházban helyezkedik el. A padló és a falak egyaránt szárazak. A raktár hőmérsékletét szabályozható központi fűtésrendszer biztosítja. Tekintve, hogy az épület nem légkondicionált az éves hőmérsékleti szélsőértékek közötti különbség magas, 20,6 C. A páratartalom legnagyobb ingadozása 26,5%. A raktárakban elhelyezett iratokat természetes és mestersége fény egyaránt éri. Az épületben lévő raktárak ablakai ráccsal védettek. A raktárakba poroltó készülékeket helyeztek el. A raktár állítható fémpolcokkal felszerelt. A polcok egymástól, padlózattól való távolsága megfelelő. A raktár jól áttekinthető, a közlekedés, iratmozgatás biztonságos. A raktárhelyiségeken víz-, villany- és gázvezeték megy keresztül. Ezek ellenőrzése állandó. Makó: Itteni raktárainkban klímaberendezéssel, valamint kalibrált hő- és páratartalom-mérő eszközökkel nem rendelkezünk. A raktárak szellőztetése az utcára és a folyosóra történik. Szentes: 11

12 A raktáraink többsége megfelelő, jó állapotú, köszönhetően a 2006-ban befejeződött általános felújításnak. Egyedül a városházi raktár szorul felújításra, ahol a fal salétromos, a cementes járószint porlik, éve nem volt festve, meszelve. Az ablakok tájolása: K, D, Ny. Az árnyékolás spalettával illetve reluxa redőnnyel megoldott. Raktárainkban nincsenek mérőeszközök, így hőmérsékleti és páratartalommal kapcsolatos adatokat nem tudunk megadni. Raktárklimatizálás nincs. A szellőztetés utcára, udvarra, folyosóra egyaránt történik. Megjegyzés Szegeden egyre inkább problémát jelent a raktározási kérdés megoldatlansága. Jelenleg a szegedi iratanyag négy helyen (Dóm tér, Tisza Lajos krt., Honvéd tér, Tápé) található. A raktározási körülmények nem felelnek meg a kor követelményeinek ben az egész megyei hálózatban elkészült a Magyar Országos Levéltár április 22-én kiadott állományvédelmi ajánlása alapján a raktárak teljes körű felmérése, amely részletes adatokat tartalmaz a raktárak klímájára (hőmérséklet, relatív páratartalom, stb.) vonatkozóan is. Az adatok azt bizonyítják, hogy a raktárak többsége nem felel meg az elvárásoknak. A magas hőmérséklet és a nagy hőingadozás az iratanyag lassú károsodásához vezet. A raktárak emeletén tárolt levéltári anyag szárad, töredezik. Reméljük, hogy az évek óta tapasztalt és jelzett gondunk, a levéltári anyag nagyobb károsodása előtt megoldásra kerül. Csongrádon a levéltár épületében teljes lefedettséggel tűz- és vagyonvédelmi rendszer működik. Az év folyamán a rendszervizsgálat folyamatos volt az üzemeltető részéről. A tűzjelzés kiépítésének jogszabályi előírása megváltozott (9/2008. (II.22) ÖTM rendelet), ez teszi szükségessé a fenntartó részéről a Tűzvédelmi Szabályzat és a tűzjelző berendezéseket működtetővel kötött szerződés módosítását. A tűzoltó készülékek ellenőrzése is megtörtént. Georgiádes Ildikó és Kálmánné Juhász Éva elkészítette a évi raktárminősítést. A mérőműszerek kalibráltsága nem dokumentált, ennek okán a raktárminősítés csak elfogadható szinten elvégzett. A műszerek kalibrálását követően megfelelő raktárminősítést készíthetünk. Klímaberendezéssel nem rendelkezünk. A raktárak szellőztetése a kert felé történik. A páraérték azonnal leolvasható a mérőműszerről, így a szellőztetéssel azonnal korrigálható a raktár páratartalma. Az ablakok tájolása K és NY. A levéltári anyagot a közvetlen napfénytől a hátsó feltöltő ajtó esetében reluxával, a raktárak ablakain beáramló fénytől sötétítő függönnyel védjük. A téli időszakban heti egy alkalommal történt a raktárak alsó és felső szintjének száraz portalanítása. A raktárak dexion állványzatának portalanítása, az iratok lepakolása nélkül, egy alkalommal történt meg. A könyvkötő műhelyünkben tervszerűen végeztetjük a rossz állapotban lévő könyvek köttetését. Nem készült fénymásolat rossz állapotban lévő dokumentumról. Kutatási célra amennyiben rendelkezésre állt, a digitális másolatot adtuk ki. Hódmezővásárhelyen évek óta visszatérő gond a raktár számtalan hiányossága. Az előírásoknak megfelelően szigetelni kéne az ajtókat, de hiányoznak a füstérzékelők és a biztonsági riasztó is. Ezeket a gondokat a tűzoltóság, illetve az érintésvédelmet végzők mindig szóvá teszik. Az emeleti ablakok elsötétítése megoldatlan, különösen a nyári időszakban erősen betűz a nap. A problémát átmenetileg otthonról hozott használt függöny felhelyezésével oldottuk meg, ám az előírásoknak megfelelő megoldás lenne kívánatos. Központi légkondicionáló berendezés híján a megfelelő relatív páratartalmat és hőmérsékletet az udvarra történő rendszeres szellőztetéssel igyekszünk megteremteni. A mérőeszközök kalibrálása tavaly is elmaradt. Ez igen nagy gondot jelent, ugyanis a Budapestről érkezett állományvédelmi szakember megállapította, hogy a mérőműszerünk és a valóságos érték között igen jelentős az eltérés, a műszerünk fokokkal magasabb értéket mutat. Az említett hiányosságok miatt a 2013-as raktárminősítés során raktárunk a klimatikai értékek alapján csupán szükségraktár minősítést kapott. A szakfelügyelői minősítés a mellékletben található. A rendezések során az iratokat szükség szerint portalanítottuk, eltávolítottuk a károsító anyagokat (fém, műanyag, savas papír, stb.). A gyűrődéseket szakszerűen kisimítottuk. Az egyes iratok elkülönítésére palliumot, vagy kötöző zsinórt használtunk. Megfelelő méretű dobozokba téve helyeztük el őket a raktárban, melynek minőségét a lehetőségeinkhez képest igyekeztünk biztosítani. Hő- és páratartalom ingadozása esetében kérjük megadni, hogy azok napi vagy heti 12

13 vonatkozásban kerültek megállapításra. A hő- és páratartalom ingadozás napi vonatkozásban került megállapításra. Az átlagos hőmérséklet és páratartalom adatai, valamint az ingadozás mellett nagyon fontos a szélső adatok ismerete, tehát a min. és max. előforduló értékek az adott időszakban, továbbá azok dátuma. Elektronikus hőmérséklet/páratartalom mérés (i/n) (eszköz típusa, adatgyűjtős-e, hordozható vagy rögzített, darabszám) Csongrádon van egyedül ilyen eszköz, a raktárak hőmérsékletét és relatív légnedvességét az I. és II. raktárban Testo 175 márkajelzésű termohigrométer rögzíti. A készülék két csatornás adatgyűjtős, rögzített. A műszerek elemcseréje megtörtént. A mérési eredményeket számítógépen, táblázatos formában rögzítettük. Raktárklimatizálás (i/n) Nincs - Raktári klímaberendezés üzemeltetése folyamatos (i/n) - Ha nem, akkor ez pontosan mit jelent? (szöveges kiegészítés max. 300 karakter) Raktárak szellőztetése (i/n) A szellőztetés raktárainkban jellemzően utcára, udvarra vagy folyosóra történik Önálló restaurátor műhellyel rendelkezik-e (i/n) Nem. Szakképzett restaurátor munkatárs (i/n) Nem. Önálló könyvkötő műhellyel rendelkezik (i/n) Igen. Szakképzett kézikönyvkötő munkatárs (i/n) Igen. A restaurálásra került irategyüttesek (típusa, jelzete, mennyisége) Nem volt. Dokumentumtípus Jelzet Mennyiség Irat, missilis, nyomtatvány, könyvlap Oklevél, kódexlap Címerkép Címereslevél Pecsét Tervrajz Térkép Családfa Plakát, képeslap, rajz, fotó Nyomólemez, plakett Pecsétmásolat Saját műhelyben Egyéb helyen Az elvégzett kezelések típusa (aláhúzandó): (száraz tisztítás, nedves tisztítás, fertőtlenítés, savtalanítás, szakadások ragasztása, hiányok pótlása, papír anyagának megerősítése, könyvkötés-javítás). ) A munkafolyamatok jellege miatt ezek külön nem számolhatók, mivel egy-egy dokumentumon több különböző kezelést végzünk. Ami összesíthető: Az elvégzett kezelések típusa: restaurálás, konzerválás (savtalanítás, tintamarás kezelése), fertőtlenítés, könyvkötés-javítás, új könyvkötés készítése, egyedi tárolóeszközök készítése (palliumvágás, mappák, tokok, dobozok készítése) 13

14 Állományvédelmi és kutatói megrendelésre végzett reprográfiai munkák, biztonsági másolatok készítése (digitalizálás, fotózás, mikrofilmezés, felvételek/másolatok száma ) mikrofilmezés felvételszám (nem tekercsszám) (darab) Nem történt. egyedi digitalizálás (fotózás) felvételszám (darab) Hódmezővásárhelyi levéltárunkban szerződés szerint továbbra is végezzük a Mormon Egyház részére az állami anyakönyvi másodpéldányok digitális fényképezését, 2013-ban felvétel készült el. tömeges digitalizálás (szkennelés) felvételszám (darab) Makói levéltárunkban összesen 279 db: XV Macsán László fotóinak szkennelése 11 db XV Pecsétnyomatok (Makó, Csanád megye) db XV Héber iratok szkennelése 108 db Dobozolás a mennyiségi adatok részletes megjelölésével raktári egységben: Makói levéltárunkban 600 db 0,12 cm-es, 100 db 0,13 cm-es savmentes tároló doboz; Szentesen két raktári egységben történt dobozolás. ifm: Makói levéltárunkban 85 fm, szentesi levéltárunkban 17,4 fm. Konzerválásra, restaurálásra történő előkészítés (megnevezés és ifm vagy db) Nem volt Megjegyzés (max karakter) III. 4. LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSA Amit várunk: számszerűsíthető és szöveges adatok az alábbi témakörökben: Őrzött iratanyag mennyisége tárgyév elején/végén (ifm/darab) Tárgyév elején: ,32 fm (Szeged: 8088,14 fm, Csongrád: 1223,32 fm, Hódmezővásárhely: 2458,78 fm, Makó: 1850 fm, Szentes: 3441,08 fm) Tárgyév végén: ,84 fm (Szeged: 8180,30 fm, Csongrád: 1241,60 fm, Hódmezővásárhely: 2504,93 fm, Makó: 1856,48 fm, Szentes: 3444,53 fm) Nyilvántartás jellege hagyományos/elektronikus: elektronikus Elektronikus nyilvántartóprogram vezetése folyamatos (i/n) igen Feltöltöttség mértéke (fondtörzskönyv alapadatok, raktári hely) fondtörzskönyv, alapadatok Fondtörzskönyv alapján aktuális fond- és állagjegyzék nyomtatható (i/n) levéltáranként igen, egységes csak az egységes fondszámrendszer bevezetését követően Naplók vezetése (gyarapodási, fogyatéki, letéti) folyamatos (i/n) igen Raktári jegyzékek (iratanyag megnevezése/ifm vagy db) az összes rendezett fondhoz van Fondleírások javítása, újak készítése (iratanyag megnevezése/ifm vagy db) amennyiben új anyagot veszünk át már rendezett fondhoz, abban az esetben javítjuk a fondtörténeteket és a raktári jegyzékeket is Fonddossziék (pótlása) (iratanyag megnevezése/ifm vagy db) Megjegyzés (max. 500 karakter) III. 5. RENDSZEREZÉS, RENDEZÉS Alapszintű rendezés (törzsszám, rendezett mennyiség ifm) Alapszintű rendezés nem történt. Középszintű rendezés (fondfőcsoport, fondképző száma, rendezett mennyiség ifm) Szeged (összesen: 146,41 fm) VII. 2. A Szegedi Cégbíróság iratai, , 67,92 fm VII. 5. A Szegedi Járásbíróság iratai, , 13,56 fm XXIII c. A Szeged II. kerületi Tanács VB Titkárságának iratai Választási iratok, , 1,56 fm 14

15 XXIII A Szeged III. kerületi Tanács VB Titkárságának iratai, , 6,58 ifm XXIII A Szeged III. kerületi Tanács VB Igazgatási Osztályának iratai, , 32,71 fm XXIII A Szeged III. kerületi Tanács VB Pénzügyi Osztályának iratai, , 14,52 fm XXIII A Szeged III. kerületi Tanács VB Ipari és Kereskedelmi Osztályának iratai, , 0,12 fm XXIII A Szeged III. kerületi Tanács VB Mezőgazdasági Osztályának iratai, , 0,76 fm XXIII A Szeged III. kerületi Tanács VB Építési és Közlekedési, 1974-től Műszaki Osztályának iratai, , 2,28 fm XXIII A Szeged III. kerületi Tanács VB Egészségügyi Csoportjának iratai, , 6,40 fm Csongrád (összesen: 5,29 fm) X. 4. A Csongrád Megyei Úttörőszövetség Csongrád Városi Elnökségének iratai, , 0,22 fm X. 6. Magyar Kommunista Ifjúsági Szövetség Csongrád Városi Bizottsága iratai, (1973) , 0,07 fm XIV. 3. Dudás Lajos tanár, helytörténész iratai, , 2,12 fm XV. 82. Csongrádi úttörőcsapatok iratai, (1946) , 2,88 fm Hódmezővásárhely (összesen: 23,98 fm) IV. B Hódmezővásárhely Város Adóhivatalának iratai, , 0,74 fm IV. B Hódmezővásárhely Város Anyakönyvi Hivatalának iratai, , 0,22 fm IV. B Hódmezővásárhely Város Községi Iskolaszékének iratai, 1919, 0,12 fm VII. 11. e. A Hódmezővásárhelyi Járásbíróság iratai Telekkönyvi iratok, , 0,90 fm VIII A Hódmezővásárhelyi Malom utcai (Tarjáni) Ref. Elemi Népiskola iratai, , 0,02 fm XV. 36. Számlák, nyugták gyűjteménye, , 0,73 fm XV. 50. A világháborúk hódmezővásárhelyi katonáira és áldozataira vonatkozó iratok gyűjteménye, , 1,96 fm XV. 52. Másolatok gyűjteménye, , 0,99 fm XXI Hódmezővásárhely Város Adóhivatalának iratai, , 2,26 fm XXI b. Hódmezővásárhely Város Számvevőségének iratai Általános iratok, , 0,04 fm XXI a. Hódmezővásárhely Város Vásárhelykutasi Közigazgatási Kirendeltségének iratai Közigazgatási iratok, , 0,01 fm XXIII f. A Hódmezővásárhely Városi Tanács VB igazgatási szakigazgatási szervének iratai Hatósági bizonyítványok, , 0,03 fm XXIII A Hódmezővásárhely Városi Tanács VB pénzügyi szakigazgatási szervének iratai, , 15,96 fm Makó (összesen: 32,63 fm) XXIII A Makói Járási Tanács VB iratai, 1,20 fm XXIII A Makói Járási Tanács Építési, Közlekedési Osztályának iratai, 1,90 fm XXIII A Makói Járási Tanács VB Ipari Csoportjának iratai, 2,78 fm XXIII A Makói Járási Tanács Művelődési Osztályának iratai, 3,12 fm XXIII A Makói Járási Hivatal iratai, 23,63 fm Szentes (összesen: 1,19 fm) XIV. 1. Vosits Ferenc ügyvéd iratai (peres iratok), , 0,24 fm XIV. 3. Pázmány Dániel levéltárnok után maradt iratok, , 0,06 fm XIV. 4. Bugyi Antal katolikus iskolai néptanító iratai, , 0,12 fm XIV. 7. Klein Károly iratai, , 0,02 fm XIV. 10. Kis Imre építőmester iratai, , 0,02 fm XIV. 14. Panyik Tóth Demeter tisztviselő iratai, , 0,06 fm XIV. 20. Czakó János kőművesmester iratai, , 0,02 fm 15

16 XIV. 25. Téli Lajos szentesi földmunkás iratai, , 0,12 fm XIV. 30. Ibolya Károly kovácsmester iratai, , 0,02 fm XIV. 36. Pusztai János szegvári iskolaigazgató hagyatéka, , 0,48 fm XIV. 39. Virágos Bálint után maradt iratok, , 0,03 fm Darabszintű rendezés (fondfőcsoport, fondképző száma, rendezett mennyiség ifm) Szeged (összesen: 32,16 fm) IV. B a. Szeged Város Községi Iskolaszékének jegyzőkönyvei, , 0,50 fm VI Csongrád Vármegye és Szeged Város Tanfelügyelőségének iratai, 1949, 1,08 fm VII. 5. A Szegedi Járásbíróság iratai, , 13,56 fm XV. 1. Térképtár, 3,18 fm XV. 4. Plakátgyűjtemény, 0,24 fm XXIX A DÉLTERV Vállalat iratai, 10 fm XXX A Szegedi TERVSZÖV iratai, 3,60 fm Csongrád (összesen: 0,78 fm db képeslap, plakát, hanglemez, fénykép) V. B. 73. e. Csongrád város, ig nagyközség polgármesterének, ill. főbírájának iratai Építési iratok, , 0,42 fm V. B. 79. Csongrád Város, ig és ig Nagyközség Községi Iskolaszékének, 1897-től Állami Elemi és Polgári Iskolai Gondnokságának iratai, 0,36 fm XV. 24. Képeslapok gyűjteménye, 22 db XV. 25. Plakátok gyűjteménye, 161 db XV. 41. Hanglemezek gyűjteménye, 39 db XV. 52. Fotók gyűjteménye, 323 db Hódmezővásárhely: Nem volt. Makó (összesen: 2,87 fm) XII. 2. A Csanádi Püspökség Makói Uradalmának iratai, , 1,40 fm XIV. 11. Nagy István országgyűlési gyűjteménye, , 0,36 fm XV. 48. Napilapok, folyóiratok gyűjteménye, , 0,63 fm XV. 55. Dokumentumtár, század, 0,48 fm Szentes: Nem volt. Ellenőrző rendezés (fondfőcsoport, fondképző száma, rendezett mennyiség ifm) Szeged (összesen: 0,52 fm) XII. 4. A Szegedi Piarista Rend iratai, , 0,52 fm Csongrád (összesen: 7,66 fm) XIV. 3. Dudás Lajos tanár, helytörténész iratai, , 7,66 fm Hódmezővásárhely (összesen: 0,84 fm) XV. 33. Plakátok gyűjteménye, 0,84 fm Makó: Nem volt. Szentes: Nem volt. Raktári rendezés (mintaállványozás, jelzetelés, átrendezés) Csongrád: Az iratátvétel tette szükségessé az eddig I raktárban elhelyezett fond áttelepítését (9,35 fm). A polgármesteri iratokhoz tartozó újrakötött iktatókönyvek és a rendezett fondok mintaállványozását Kálmánné Juhász Éva végezte. Makó: 2013-ban folytattuk a levéltári anyag előkészítését a költözésre. Az iratanyag a raktárhelyiségekben mozaikszerűen van elhelyezve. Az összetartozó, de más-más helyen lévő fondok megjelölését megkezdtük. Helyreállítjuk a raktári egységek sorrendjét, reponálunk, 16

17 dobozokba tesszük a még csomóban vagy kötegelten tárolt iratanyagot. Kötegelt iratok dobozolása ifm Jelzetelés (címkézés) ifm Mintaállványozás fm Raktári rendezés összesen (Makó): fm Megjegyzés Szeged: A darabszintű rendezéseket elsősorban azért preferáljuk, mert a nagymennyiségű iratanyag elkészülte után a kutatók jobb kiszolgálása érdekében a világhálón adatbázisként meg kívánjuk jelentetni. Az ellenőrző rendezés alá vett iratokat átadtuk a Piarista Rend Levéltárának, de átadás előtt az anyagot ellenőrző rendezés alá vettük, valamint az iratokat digitalizáltuk /szkennelés/ így a fond továbbra is a kutatók rendelkezésére áll. Csongrád: 2010 óta a levéltárban rendezetlen irategyüttes nincs. A középszintű rendezési feladatok tervezésekor elsősorban a már lezárt fondok, a darabszintű rendezések esetében a már megkezdett fondok rendezését folytattuk. A rendezési munka tervezésekor fontos volt számunkra, hogy az eddigi tapasztalatok alapján, a kutatottabb, segédletekkel nem rendelkező fondok rendezésére fordítsunk nagyobb figyelmet. Az építési iratok darabszintű rendezése egyben előkészítő munka is az ingatlan nyilvántartó adatbázis építéséhez. Dudás Lajos tanár, helytörténész hagyatékából ban levéltárunknak ajándékozott iratainak középszintű rendezése is elkészült. A hagyatékkal magnószalagok és kazetták is kerültek levéltárunkba. A magnószalagokat és kazettákat, a meghallgatást követően jegyzékeltük. A jegyzéket Szabóné Németh Mária készítette. Befejeződött a gondnoksági anyag darabszintű rendezése és elkezdődött Csongrád város polgármesterének iratai közül a segédlettel nem rendelkező építési iratokat tartalmazó állagból, a magánépítkezések iratainak darabszintű rendezése. A fotótári anyag leltározását a Kalmár Margit által készített, a Tiszai Mária Napok és a Nagyboldogasszony-templom felújítását ábrázoló fényképek darabszintű rendezésével folytattuk. Dudás Lajos tanár, helytörténész iratai már középszinten rendezett fond volt. Az ajándékozással átvett anyag a már középszinten rendezett fondba került, melynek így ellenőrző rendezése vált szükségessé. Makón folytattuk a Makó Járási Tanács és a Makó Járási Hivatal több mint 150 fm iratanyagának középszintre rendezését. A darabszintű rendezéseknél elsőbbséget élvez Makó város régi iratainak és a Csanádi Püspökség Makói Uradalma feudális kori iratainak darabszintű rendezése. III. 6. SELEJTEZÉS A rendezés során végrehajtott selejtezés: Selejtezés alá vont iratanyag típusa, mennyisége (fondfőcsoport, fond, ifm) Selejt mennyisége (ifm) Selejtezés jóváhagyása (megtörtént, folyamatban) 2013 folyamán a Csongrád Megyei Levéltárban selejtezésre nem került sor. III. 7. SEGÉDLETKÉSZÍTÉS Amit várunk: számszerűsíthető és szöveges adatok az alábbi témakörökben: Adatbázis (fondfőcsoport, fond, mennyiség ifm) Csongrád: Az adatbázis építés 1999-ben kezdődött levéltárunkban. A munka a gyűjteményes fondok feldolgozásával indult. Anyagi okok miatt nem saját fejlesztésű programok használatával dolgoztunk, dolgozunk, hanem az MS Access program felhasználásával, amit a szakma is elfogadott, és az abban lévő adatokat, mint később saját készítésű adatbázisba konvertálható anyagot felhasználhatónak ítélt ban folytattuk a már meglévő adatbázisok feltöltését, illetve adatbázis építéshez szükséges előkészítő munkát, a meglévő adatbázisok használhatóság, feltöltöttségi szint stb. szempontból történő tesztelését. István Ferenc nyugalmazott ingatlan nyilvántartási főmunkatárs, a csongrádi levéltár kutatója, 2009 óta a levéltár kérésére folyamatosan dolgozza fel Csongrád bel- és külterületi ingatlanainak nyilvántartását. A 2010-ben létrehozott adatbázis feltöltése a már eddig elkészült munkarészek adataival, folyamatosan halad. Eddig

18 rekordot tartalmaz, mely a papíralapon már meglévő anyag feldolgozottságának 100%-át jelenti ban a bokrosi tanyákat feldolgozott munkarészek bevitele befejeződött ban 523 rekord bevitele történt meg. Az adatbázisaink csak offline kutathatóak. A beleltározott fényképek digitális nyilvántartása a megfelelő leválogatást követően felkerült a kutatói gépre. Interneten elérhető (i/n) nem Tematikus segédlet (fondfőcsoport, fond, mennyiség ifm) Raktárjegyzék (fondfőcsoport, fond, mennyiség ifm A fentebb felsorolt, középszinten rendezett fondokhoz áttekintő és részletes raktárjegyzék készült. Ideiglenes raktárjegyzék készült két alapszinten rendezett fondhoz. Az elkészült raktárjegyzékek digitális formában is a kutatók rendelkezésére állnak. Regeszta (fondfőcsoport, fond, mennyiség ifm) Hódmezővásárhely: XXIII a. Tanácsülési jegyzőkönyvek, , 0,08 fm Lajstrom (fondfőcsoport, fond, mennyiség ifm) A fent felsorolt darabszintű rendezéseink mindegyikéhez készült lajstrom. Repertórium (fondfőcsoport, fond, mennyiség ifm) Makó: Erdélyi fondjegyzék készítése Csanád Vármegye Nemesi Közgyűlésének iratai, , 106,55 fm III. 8. KUTATÓ- ÉS ÜGYFÉLSZOLGÁLAT Amit várunk: számszerűsíthető és szöveges adatok az alábbi témakörökben: Regisztrált kutatók száma (fő) 419 (Szeged 196, Csongrád 25, Hódmezővásárhely 93, Makó 34, Szentes 71) Külföldi kutatók száma (fő) 9 (Szeged 6, Csongrád 0, Hódmezővásárhely 1, Makó 2, Szentes 0) Tudományos kutatók száma (fő) 46 (Szeged 35, Csongrád 1, Hódmezővásárhely 4, Makó 6, Szentes 0) Kutatási esetek száma (db) 2891 (Szeged 1460, Csongrád 226, Hódmezővásárhely 436, Makó 472, Szentes 297) Kutatási kérelmek száma (db) 425 (Szeged 201, Csongrád 27, Hódmezővásárhely 92, Makó 34, Szentes 71) Leadott kérőlapok száma (db) 2019 (Szeged 588, Csongrád 226, Hódmezővásárhely 436, Makó 472, Szentes 297) Nyilvános, illetve kutatótermekben hozzáférhető adatbázisok látogatóinak száma, keresések száma adatbázisonként 164 (Csongrád 94, Makó 70) Iratőrző szervezeti egységek kutatószolgálati tevékenysége (kérőlapok/őrjegyek száma) 588/1193 (Szeged 588/1193) Kutatók tájékoztatása (db) 730 (Szeged 345, Csongrád 40, Hódmezővásárhely 140, Makó 107, Szentes 98) Hagyományos tájékoztatás (levélben) 29 (Szeged 21, Csongrád 0, Hódmezővásárhely 4, Makó 3, Szentes 1) Személyes tájékoztatás 564 (Szeged 245, Csongrád 35, Hódmezővásárhely 124, Makó 80, Szentes 80) Elektronikus levélben tájékoztatás 137 (Szeged 79, Csongrád 5, Hódmezővásárhely 12, Makó 24, Szentes 17) Kutatók tájékoztatásának nyelve (magyar, angol, német, egyéb): magyar, angol, német Ügyfelek hivatalos tájékoztatása (db) 247 (Szeged 96, Csongrád 51, Hódmezővásárhely 41, Makó 56, Szentes 3) Ügyek típusai (szöveges) (pl. építési, földhivatali, jogszolgáltatási, TB, munkaviszony, egyéb) Munkaviszony-igazolás, bizonyítványmásolatok kikérése, ingatlanügyek (építési, földhivatali) Ügyfelek tájékoztatásának nyelve (magyar, angol, német, egyéb) magyar, lengyel Hivatalos szervek tájékoztatása/kutatási ügyei (db) 53 (Szeged 4, Csongrád 0, 18

19 Hódmezővásárhely 16, Makó 10, Szentes 23) Kölcsönzések száma (eset/db) 67/125 az ügyviteli célú kölcsönzés, 17/17 (Szeged 5/5, Csongrád 1/1, Hódmezővásárhely 11/11) a kutatási célú kölcsönzés, 43/99 (Szeged 3/3, Hódmezővásárhely 26/48, Szentes 14/48) a kiállítási célú kölcsönzés, 7/9 (Szeged 3/3, Csongrád 2/2, Hódmezővásárhely 2/4) a levéltári működési célú kölcsönzés, nem volt Kiadott fotójegyek száma (db) 61 (Szeged 57, Hódmezővásárhely 4) Kutatói megrendelésre készített fénymásolatok száma (db) 1304 (Szeged 1232, Csongrád 52, Hódmezővásárhely 20) Egyéb (diákok, hallgatók munkájának segítése db) 170 (Szeged 167, Makó 3) III. 9. TUDOMÁNYOS MUNKA, KONFERENCIÁK, KIADVÁNYKÉSZÍTÉS, KIADÓI TEVÉKENYSÉG Amit várunk: számszerűsíthető és szöveges adatok az alábbi témakörökben: Tudományos munkát végző munkatársak száma (fő): 14 (Szeged 6, Hódmezővásárhely 3, Makó 3, Szentes 2) Tudományos fokozattal rendelkezők száma (fő): 5 (Szeged 5) Fokozatszerzési eljárásban résztvevők száma (fő): 1 (Szeged 1) Kutató napot igénybe vevők száma (fő): 8 (Szeged 3, Hódmezővásárhely 3, Makó 2) A tudományos munkát végző munkatársak publikációs listája frissítve és elérhetősége (i/n) igen, és A tagintézmény gondozásában megjelenő kiadványok száma: 8 Önálló kötet/monográfia (db): 2 (Szentes 2) Segédlet, fondjegyzék (db): 0 Évkönyv, periodika (db, megjelenés gyakorisága, kötet oldalszáma): 6 (Szeged 5, Szentes 1 Dél-alföldi évszázadok, évente 1 2 kötet, 500 oldal); Tanulmányok Csongrád megye történetéből, évente 1 2 kötet, oldal; A Titói Jugoszlávia levéltári forrásai, évente 2 3 kötet, oldal, Szentes: A történelem sodrában, évente 1, 100 oldal) Digitális kiadvány (DVD, CD Rom) (db): 0 Online megjelenés (megjelenés jellege: adatbázis, segédlet, egyéb) (db): 0 A tagintézmény munkatársai által megjelentetett publikációk (db): 35 (Szeged 22, Csongrád 1, Hódmezővásárhely 2, Makó 6, Szentes 4) - Önálló kötet: 5 (Szeged 3, Szentes 2) - Tanulmány: 20 (Szeged 10, Csongrád 1, Hódmezővásárhely 2, Makó 6, Szentes 1) - Forrásközlemény: 5 (Szeged 4, Szentes 1) - Recenzió: 5 (Szeged 5) Az intézmény által/közreműködésével szervezett konferenciák (db) 3 (Szeged 3) - Szakmai konferencia/levéltári Nap 2 (Szeged/Makó 2) - Tudományos-ismeretterjesztő rendezvény 2 (Szeged 1, Makó 1) - Az intézmény munkatársai által tartott konferencia előadások 19 (Szeged 18, Makó 1) III. 10. KÖZMŰVELŐDÉS, OKTATÁS SEGÍTÉSE, PR-TEVÉKENYSÉG Amit várunk: számszerűsíthető és rövid szöveges adatok az alábbi témakörökben: A levéltár által megvalósított kiállítások megnevezése, helyszíne, száma, jellege (időszaki, állandó) Szeged: Teleki Pál Magyarországa és a lengyel kapcsolat (magyar és lengyel nyelvű), 2 helyszínen: Tarnów (2013. március) és Budapest (2013. november), időszaki Csongrád: 19

20 Üdvözlet Csongrádról. Képeslapok a levéltár gyűjteményéből, Csongrádi Városi Galéria, időszaki Szentes: Nézzétek, az álmot játszom! Tóth József színművész élete és munkássága ( ); A szentesi Tóth József Színházterem avatása és működése ( ), Szentes, Művelődési és Ifjúsági Ház, időszaki 130 éves a megyeháza és a levéltár, Szentes, Koszta József Múzeum, időszaki Látogatók száma (fő): 5540 (Tarnów: 3100, Budapest: 1860, Csongrád: 160, Szentes 420) A levéltár által megvalósított közművelődési rendezvények megnevezése, helyszíne, száma, jellege (könyvbemutató, előadás, stb.): Szeged: Tisza, föld, ember c. konferenciakötet bemutatása (IPA-pályázat), Szegedi Délvidék-Ház Csapody Miklós: Bálint Sándor c. életrajzának könyvbemutatója, Szeged, Somogyikönyvtár Csongrád: Pelyach István: Március idusa a nemzet emlékezetében, előadás, Csongrád, Batsányi János Gimnázium és Szakközépiskola Kedves Gyula: 48 hősei az egykori Aradi Ereklyemúzeumból megmaradt relikviák tükrében, előadás, Csongrád, Művelődési Központ Oppidum Csongrád 2012, könyvbemutató, Csongrád, Gr. Széchenyi István Általános Iskola Makó: Gilicze János Marosvári Attila: A kiszombori Rónay család története, könyvbemutató, Budapest, Magyar Országos Levéltár Külső előadók, felkértek száma (fő): 12 (IPA 4, Csapody 2, Csongrád 4, Makó 2) Látogatók, résztvevők száma (fő): 437 (IPA 80, Csapody 32, Csongrád 295, Makó 30) A tagintézmény részt vesz a Múzeumok éjszakája programban (i/n) nem Résztvevők száma (fő): Tanórán kívüli oktatási feladat (i/n) igen Csoportok, iskolák száma: 45/20 (Szeged 11 csoport/7 iskola, Csongrád 5/5, Hódmezővásárhely 24/4, Makó 3/3, Szentes 2/1) Résztvevők száma: 723 (Szeged 79, Csongrád 67, Hódmezővásárhely 473, Makó 48, Szentes 56) A tagintézmény munkatársainak egyéb közművelődési tevékenysége (alkalom): 30 (Szeged 4, Csongrád 6, Hódmezővásárhely 11, Makó 2, Szentes 7) Online közművelődési/oktatási tevékenység (i/n) nem Honlapon rendszeres közzététel (virtuális kiállítás, dokumentumok bemutatása, stb.) (alkalom): PR-tevékenység: Intézményi honlapon hírek elhelyezése (hetente, havonta frissítve) (i/n) igen, hetente Intézménnyel, munkatársakkal kapcsolatos sajtómegjelenés - nyomtatott országos sajtó (db): 4 (Szeged 3, Szentes 1) - nyomtatott helyi sajtó (db): 19 (Szeged 10, Csongrád 1, Hódmezővásárhely 1, Makó 2, Szentes 5) - elektronikus országos sajtó (db): 0 - elektronikus helyi sajtó (db): 22 (Szeged 7, Csongrád 5, Hódmezővásárhely 6, Szentes 4) - szolgáltatást, tevékenységet méltató visszajelzés (db): 6 (Szeged 4, Hódmezővásárhely 2) III. 11. KÖNYVTÁRI MUNKA Amit várunk: számszerűsíthető és rövid szöveges adatok az alábbi témakörökben: 20