SZAKMAI AJÁNLAT TIOP 2.2.4/09/

Átírás

1 SZAKMAI AJÁNLAT TIOP 2.2.4/09/

2 Tartalomjegyzék ALKALMAZOTT PROJEKT MÓDSZERTAN A PROJEKTMENEDZSMENT TERÜLETEI A TRADICIONÁLIS HÁRMAS KORLÁT PROJEKTMENEDZSMENT TEVÉKENYSÉGEK PROJEKTMENEDZSMENT FOLYAMATOK INDÍTÁSI FOLYAMATCSOPORT TERVEZÉSI FOLYAMATCSOPORT VÉGREHAJTÁSI, MONITORING ÉS KONTROLLING FOLYAMATCSOPORT ZÁRÁSI FOLYAMATCSOPORT MÓDSZERTAN ALKALMAZÁSÁNAK ELŐNYEI 23 2 PROJEKT SZERVEZET PROJEKT IRÁNYÍTÓ SZERVEZET (PISZ) PROJEKTMENEDZSER SZAKMAI VEZETŐ PÉNZÜGYI VEZETŐ PROJEKT ASSZISZTENS BELSŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÓ ÉPÍTÉSÜGYI SZAKÉRTŐ PROJEKTTAGOK 28 3 PROJEKT TERMÉKEI (DOKUMENTUMOK) VEZETŐI (IRÁNYÍTÁSI) DOKUMENTUMOK SZAKMAI DOKUMENTUMOK 31 4 PROJEKT SORÁN ALKALMAZOTT KOMMUNIKÁCIÓ, PROJEKTNYILVÁNTARTÁS, MONITORING ÉS JELENTÉSKÉSZÍTÉSI REND BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ TAGOK KOMMUNIKÁCIÓJA PROJEKTFÓRUMOK JELENTÉSKÉSZÍTÉSI REND HETI JELENTÉS ELŐREHALADÁSI JELENTÉS PEJ ÉS ZPEJ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI JELENTÉS PROJEKTDOKUMENTÁCIÓ TÁROLÁSA PROJEKTNYILVÁNTARTÓ RENDSZER PAPÍRALAPÚ DOKUMENTÁCIÓ PROJEKT MONITORING 38 5 KOCKÁZATKEZELÉS 39 6 ADMINISZTRATÍV FELADATOK ELLÁTÁSA A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS SORÁN 45 2 / 56

3 6.1 ERŐFORRÁS TERVEZÉS CASH-FLOW TERVEZÉS KÖLTSÉG TERVEZÉS MONITORING FOLYAMATOK A PROJEKTEN BELÜL PROJEKT KONTROLLING FOLYAMATOK A PROJEKTEN BELÜL PÉNZÜGYI ELŐREHALADÁS RENDJE JELENTÉSKÉSZÍTÉSI REND, DOKUMENTÁLÁS, KOMMUNIKÁCIÓ 49 3 / 56

4 Alkalmazott projekt módszertan 1969-ben alakult meg a Project Management Institute (PMI) abból a célból, hogy a projektmenedzsment iparág érdekeit szolgálja. A PMI alapfeltevése az volt, hogy a projektmenedzsment eszközök és technikák közösek még az olyan egymástól távol álló területek között is, mint a szoftver-fejlesztés vagy az építőipar ben a PMI vezető testülete jóváhagyta a később Projektmenedzsment Útmutató (The Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK) néven ismertté vált dokumentum kifejlesztését, amely tartalmazza a szakmában széleskörűen elfogadott szabványokat és gyakorlati útmutatókat. A projektmenedzsment szolgáltatások nyújtását az Ajánlattevő a nemzetközileg leginkább ismert és legelterjedtebben használt PMI PMBOK módszertan alapján kívánja végezni. A javasolt projektmenedzsment módszertan segíti a projektmenedzsment feladatok elvégzését, mivel támogatja a projektmenedzsment a projekttel kapcsolatos teendőkben. Jellemzője: felöleli a projekt teljes életciklusát (a projekt indításától a végrehajtáson keresztül a zárásig bezárólag) minden egyes projektszakaszhoz meghatározza az elvégzendő feladatokat, azok időszükségletét, a megvalósításhoz szükséges erőforrásokat; definiálja a projektmenedzsment feladatokat: o idő-, és erőforrás menedzsment o kockázatkezelés o változásmenedzsment o integráció o minőségmenedzsment o beszerzések, kivitelezések felügyelete o monitoring és kontrolling teendők ellátása o kommunikáció (megvalósításba bevont partnerekkel, illetve a megvalósításban érintett külső szereplőkkel való kapcsolattartás módja (formája, eszközei)) o projektnyilvántartás definiálja a projektszervezetet, a szervezetet alkotó tagok szerepét, feladatait, felelősségét, a helyettesítések rendjét; meghatározza a projekttel kapcsolatos kommunikációt és beszámoltatási rendszert, A módszertan gyakorlati alkalmazását egy magyar nyelvű elektronikus projektnyilvántartó rendszer is támogatja, melyet e projekt megvalósítása során az Ajánlattevő alkalmazni fog. 1.1 A projektmenedzsment területei A PMBOK szerint a projektmenedzsment alapvetően az alábbi kilenc területtel foglalkozik: 4 / 56

5 Integrációmenedzsment Terjedelem menedzsment Ütemezés menedzsment Költség menedzsment Minőségmenedzsment Emberi erőforrás menedzsment Kommunikációmenedzsment Kockázat menedzsment Beszerzés menedzsment Integráció menedzsment: A terület feladata a projekt különböző elemeinek összehangolása. A projektmenedzsment standardok segítik ennek a végrehajtását. Terjedelem menedzsment A projekt terjedelmének menedzsmentje biztosítja, hogy a kitűzött projektcélok (és csak azok) megvalósuljanak. Azonban ennek a területnek nem csak az eredeti cél szem előtt tartása a feladata, hanem az is, hogy a projekt végrehajtása során felmerülő új vagy megváltozó célokat azonosítsa, beépítse a projektbe, és a szükséges újratervezéseket elvégezze. Ütemezés menedzsment: A terület feladata az eredeti ütemezés betartása, melynek során kommunikációs eszközként a projekt ütemezését (projekttervet) használja. Költség menedzsment: A terület feladata a költségvetés keretein belül történő végrehajtás biztosítása, a költségtúllépés felismerése és az esetlegesen szükséges korrekciós tevékenységek végrehajtása. Minőségmenedzsment: A terület feladata, hogy biztosítsa a projekt eredményeinek az elvárt és specifikált paraméterekkel (minőséggel) történő leszállítását. Emberi erőforrás menedzsment: Ide tartozik az emberi erőforrásoknak a képesség és rendelkezésre állás figyelembevételével történő optimális felhasználása, beleértve az erőforrások képzését és fejlesztését is. Kommunikáció menedzsment: A terület feladata a projektben résztvevő összes érdekelt személy és szervezet megfelelő mennyiségű, minőségű és rendszerességű tájékoztatása. Kockázatmenedzsment: Ide tartozik a minőségi és mennyiségi kockázatelemzés, elkerülési és tartaléktervek kidolgozása Beszerzésmenedzsment: A terület feladata a beszállítókkal és partnerekkel történő együttműködés és integráció szabályozása A tradicionális hármas korlát A projektek végrehajtásának is vannak bizonyos korlátai. Három fő korlátot szoktak felsorolni: idő (a projekt végrehajtására rendelkezésre álló idő véges) költség (a projekt költségvetésében szereplő összeg véges) hatókör (a projekt által megvalósítandó feladatok végesek) 5 / 56

6 Ezeket a korlátozó tényezőket gyakran háromszögként szemléltetik (projektmenedzsment háromszög), ahol a háromszög egy-egy oldala a fent említett korlát egyike. A szemléltetés lényege, hogy lehetetlen megváltoztatni a háromszögnek csak az egyik oldalát: ha egyik oldal változik, az kihat a többire is. A szakterület eszköztárában szerepelnek azok a technikák és eszközök, amelyek lehetővé teszik a projektcsapatnak (és nem csak a projektvezetőnek), hogy úgy szervezzék a munkájukat, hogy az adott korlátokat ne lépjék át Idő A projekt teljes időszükséglete az elemi tevékenységek, feladatok időráfordításaiból számolható. Az elemi tevékenységek alatt olyan tevékenységeket értünk, amelyek erőforrás- és időszükséglete már jól becsülhető, végrehajtásuk jól követhető és ellenőrizhető és megfelelő terméket szolgáltatnak. A párhuzamosan végrehajtható tevékenységek miatt a teljes projekt végrehajtási ideje általában kisebb, mint a teljes ráfordított idő összege. Meg kell különböztetni a feladat végrehajtásának időtartamát, a feladat végrehajtásához szükséges időráfordítástól Költség A projekt végrehajtásának költsége több tényezőtől függ, mint például a munkaerő költsége, anyagköltségek, eszközök, épületek, berendezések bérlésének vagy megvásárlásának költségei, kockázati tartalékok, de tágabb értelemben ide számíthatók például a tőkelekötés (a projekt végrehajtást finanszírozó tőke) költségei is. A költségek lehetnek változó költségek, amikor is a költség az igénybevétel idejével vagy mennyiségével arányos, vagy lehetnek fixek (anyag-, vagy eszközköltség). A fix költség alatt olyan költségeket értenek, amelyek nagysága nem függ az igénybevétel idejétől, például egy, a projekt végrehajtásához szükséges eszköz beszerzési költsége gyakorlatilag nem időfüggő. A projekteknél értelmezhető az úgynevezett ROI (Return of Investment a befektetés megtérülése). Ezt a mutatót a projekt befejeződése után, egy megadott időben lehet meghatározni: amikor a projekt meghozta az eredményét. A mutatónak speciális projektektől eltekintve egynél mindenképpen nagyobbnak kell lennie: a projektnek legalább annyi eredményt kell hoznia, mint amennyibe került. Az eredmény ebben az esetben a projekt eredményeként előállt változás hozta eredmény, nem a projekt költsége. Elméletileg a megtérülési mutatónak jobbnak kell lennie (a projekt eredményeként keletkező haszonnak legalább akkorának kell lennie, mint a projekt költsége, ezen felül még gazdasági eredményt is kell hoznia), mintha a projekt bekerülési költségét banki betétbe fektetnék. Mivel a projekt ROI-ja -mint ahogyan a projekt indítási döntése- kívül esik a projekt hatáskörén, a projektvezető felelőssége a költségkeret betartásáig terjed csak Hatókör A hatókör határozza meg, hogy a projektnek mi a feladata, milyen végeredményeket kell a projektnek előállítania, beleértve a végeredmény minőségét is. A hatókör egyben kijelöli, hogy mivel nem kell a projektnek foglalkoznia, ezeket hatókörön kívül eső feladatoknak nevezik. A projekt hatóköre a körülmények változása, a kiindulási igények változása vagy egyéb, a tervezéskor nem látott, vagy várt események miatt változhat, viszont ez általában vagy a határidő, vagy a költségek módosulását vonja maga után. Lehetnek természetesen olyan hatókört érintő változások, amikor bizonyos feladatok kikerülnek a projekt hatóköréből, és mások pedig bekerülnek, és ez esetleg nem jár sem határidő-, sem pedig költségváltozással. A 6 / 56

7 hatókörrel kapcsolatos változások kezelésére szolgálnak a projektmenedzsment változás kezelési eljárásai Projektmenedzsment tevékenységek A projektmenedzsment számos különböző típusú tevékenységet foglal magába, többek között: a célok és/vagy a munkák megtervezése, a célok elemzése és meghatározása, kockázatok felmérése és elkerülése, erőforrás szükséglet becslése, erőforrások biztosítása, lekötése, a munka szervezése, az emberi- és más erőforrások beszerzése, feladatok kiosztása, vezetési tevékenységek ellátása, a projekt végrehajtásnak ellenőrzése, előrehaladás követési és jelentési feladatok ellátása, korrekciós akciók tervezése is végrehajtása, dokumentációs és kommunikációs tevékenységek ellátása. 1.2 Projektmenedzsment folyamatok A projektmenedzsment folyamatok indítási, tervezési, végrehajtási, kontroll valamint zárási folyamatcsoportokba sorolhatóak Indítási folyamatcsoport Ebbe a csoportba tartoznak azok a folyamatok, amelyek a projekt előkészítésével és megindításával kapcsolatosak. A projektmenedzsment feladatok ellátására irányuló közbeszerzési eljárás lezárását követő vállalkozási szerződés aláírása után azonnal megkezdődik a projekttel kapcsolatos menedzsment teendők ellátása A szakasz során végzendő projektmenedzsment feladatok Projektszervezet felállítása A projektmenedzsment feladatok ellátására az Ajánlati felhívásban előírt képzettségű és tapasztalatú munkatársak kerülnek be. Az Ajánlattevő a projektszervezetbe a következő tagokat delegálja a kórház által alkalmazott projektmenedzser mellé: 7 / 56

8 szakmai vezető pénzügyi vezető projekt asszisztens A projektszervezet szorosan együttműködik a projektmenedzserrel, valamint a Kedvezményezett vezetőivel és a Közreműködő Szervezet képviselőivel is Projektnyilvántartó rendszer beüzemelése A projektmenedzsment tevékenység elektronikus támogatását projektnyilvántartó rendszer alkalmazásával valósítja meg az Ajánlattevő. A projektnyilvántartó rendszer paraméterezése, és projektadatokkal való feltöltése a projekt indításakor történik meg. Feltöltendő adatok: projektszervezet, projekt nagyvonalú ütemezése (feladatok, határidők) a pályázati dokumentum részét képező ütemterv alapján, projekt pénzügyi adatai, ismert projekt kockázatok, erőforrás naptár Meglévő, projekttel kapcsolatos dokumentumok feldolgozása A projekttagok a projekt indítása során feldolgozzák a projekttel kapcsolatban rendelkezésre álló dokumentumokat (pl. Pályázati dokumentáció, Támogatási Szerződés, szabályzatok (SZMSZ, Ügykezelési (iktatási és archiválási), Közbeszerzési, Kötelezettségvállalási és utalványozási, Javadalmazási, informatikai), ISO dokumentáció, stb.) Projektindító megbeszélés lebonyolítása A projektben részt vevők számára kiemelten fontos és hasznos, ha a projekt kezdetekor megismerik egymást, valamint a projekt megvalósításának helyszínét. E célból a projekt asszisztens Projektindító megbeszélést szervez a következő személyek részvételével: az Önkormányzat, mint tulajdonos képviselői a Kórház felső vezetése (Főigazgató, Gazdasági Igazgató, Orvos Igazgató), projektmenedzser, szakmai vezető, pénzügyi vezető, minőségügyi szakember, építésügyi szakértő, projekt asszisztens. A projektindító megbeszélés alkalmas a projekttagok és a Kórház vezetőinek megismerkedésére, a projekt helyszínének megismerésére, a projektben elvégzendő feladatok és azok végrehajtásának ütemezésének, valamint a projekttel kapcsolatos célok és elvárások egyeztetésére, a projekt működési keretének, illetve a projektben alkalmazni kívánt kommunikációs megoldások meghatározására. A projektindító megbeszélésen elhangzottak, illetve az esetleges további egyeztetések képezik alapját a tervezési folyamatcsoport eredménytermékének, a projekt működését szabályozó Projekt Alapító Dokumentumnak (PAD). A PAD-ot a projekt asszisztens készíti el, az egyeztetés alapján. 8 / 56

9 1.2.2 Tervezési folyamatcsoport Ebbe a csoportba tartoznak azok a folyamatok, amelyek a projekt céljainak pontosításával és a projekt célkitűzéseinek eléréséért végrehajtandó lépések megtervezésével függnek össze. A tervezési folyamatcsoportba tartozó főbb folyamatok: a hatókör (terjedelem) pontos meghatározása, a projekt részfeladatokra bontása, a részfeladatokhoz tartozó elvégzendő tevékenységek meghatározása, a közöttük levő összefüggések megtervezése, a tevékenységekhez tartozó erőforrás és időbecslések elkészítése, a fentiek alapján a projekt ütemtervének és költségvetésének megtervezése. Ide tartozik néhány fontos segédfolyamat, mint a kommunikációs, a kockázatkezelési, valamint a minőségbiztosítási terv elkészítése. A fenti tervezési folyamatok eredményeként előálló részterveket a PAD fogja össze, mely a projekt végrehajtási dokumentumának tekinthető A szakasz során végzendő projektmenedzsment feladatok Projekt Alapító Dokumentum elkészítése A projekt menedzsment az indítási fázisban végrehajtott, a projekttel kapcsolatos rendelkezésre álló dokumentumok feldolgozása, valamint a Kórház vezetésével és a projektben érintett szereplőkkel lefolytatott egyeztetések és a projektindító megbeszélésen elhangzottak alapján elkészíti a PAD-ot, amely definiálja: az üzleti igényeket, követelményeket és elvárásokat, projekt által elérendő célokat és a projekt végrehajtásának indokait, a projekttel szemben megfogalmazott sikerkritériumokat, a projektmenedzsmentet alkotó személyeket, feladataikat, felelősségeiket és a szervezet működésének határait, a projekt végrehajtásának költségvetését, nagyvonalú ütemezését, a projektben alkalmazott belső kommunikációs eszközöket, módszert, a projektben alkalmazott belső minőségbiztosítás metodológiáját, folyamatát, teendőit, a projekttel kapcsolatban jelenleg ismert kockázatokat, feltételezéseket és ismert korlátozó tényezőket. A PAD elkészítése során figyelembe vesszük a pályázati dokumentáció részét képező PAD tartalmát, és azt egészítjük ki, illetve aktualizáljuk. Az elfogadott PAD határozza meg a projekt működési rendjét, az abban foglaltakat a projektben érintetteknek el kell fogadniuk és be kell tartaniuk. A projektben kivitelezői oldalon résztvevő szereplőknek a PAD rájuk is vonatkozó részeit (ütemezés, projektszervezet, kommunikáció, kockázatkezelés, stb.) meg kell ismerniük, és a tevékenységüket ez alapján kell végezniük Végrehajtási, monitoring és kontrolling folyamatcsoport A végrehajtás fő feladata az elkészült tervek alapján a projekttevékenységek irányítása és összehangolása annak érdekében, hogy a projekt elérje célját. Ebbe a folyamatcsoportba tartoznak még a minőségbiztosítási folyamatok, a projektcsapat fejlesztésével és teljesítményértékelésével, az információ megfelelő elosztásával és a beszállítók kiválasztásával kapcsolatos folyamatok. 9 / 56

10 A monitoring és kontrolling folyamatcsoport a projekt tervezett végrehajtása és a tényleges végrehajtása közötti különbségek folyamatos ellenőrzésével foglalkozik, annak érdekében, hogy a projektmenedzsment az esetleges problémákat idejében észlelje, és megfelelően tudjon reagálni rá. Két fő folyamat tartozik ide: a projekt teljesítményével és működésével kapcsolatos információk összegyűjtése, feldolgozása és az információ eljuttatása az érdekeltekhez, az integrált változáskezelés. A két fő folyamatot szintén számos másik folyamat segíti, mint például az ütemezés, költségek és kockázatok kontrollálása, projekttermékek ellenőrzése, jelentések készítése, szerződésadminisztráció A szakasz során végzendő projektmenedzsment feladatok Köz-, és egyéb beszerzési eljárások lebonyolításának végrehajtása és felügyelete A projektmenedzsment feladatok közé tartozik a közbeszerzési eljárások lebonyolításának előkészítése és felügyelete. A köz-, és egyéb beszerzések lebonyolítása a Közbeszerzési terv alapján zajlik, összhangban a Támogatási Szerződéssel és a pályázati dokumentummal. Ehhez kapcsolódóan együtt kell működni a közbeszerzési szakértővel. Az előkészítés során elsősorban a pályázati dokumentuációban vállalt tevékenységek kibontása, a beszerzési eljárások szakmai tartalmának meghatározása a feladat. A felügyelet feladatai közé tartozik a köz-, és egyéb beszerzési eljárások lefolytatásának (ajánlatok kiértékelése, rangsorolás, döntéshozás, szerződéskötés) megfelelőségi vizsgálata. A projekt során a jelenleg rendelkezésre álló információk alapján a következő köz-, és egyéb beszerzések lebonyolításának szükségességét vélelmezzük: Engedélyezési terv készítő kiválasztása, Kiviteli terv készítő kiválasztása, Kivitelező kiválasztása, Tervellenőr kiválasztása, Műszaki ellenőr kiválasztása, Beruházás lebonyolító kiválasztása, Minőségbiztosító kiválasztása, Orvosi gép-műszer szállító kiválasztása, Mobília szállító kiválasztása, Kommunikációt biztosító külső szervezet kiválasztása, Könyvvizsgálatot lebonyolító külső szervezet kiválasztása, Informatikai eszközök és rendszerek szállítójának és bevezetőjének kiválasztása. Azzal a feltételezéssel élünk, hogy a közbeszerzési szakértő az egyéb beszerzések lebonyolításánál is segíti a Kedvezményezettet. A projektmenedzsment szervezet a nettó egymillió forint feletti beszerzéseknél vállalja, hogy a beszerzés tárgyát képező áru, szolgáltatás tartalmának meghatározásában segítséget nyújt a projektmenedzsernek és a Kórháznak, illetve a közbeszerzési szakértőnek. A vállalások közé az alábbiak tartoznak (nem teljes körű lista): 10 / 56

11 Építészeti kivitelezés esetén: A projektmenedzsment szervezet szakmai vezetője a kiviteli terveknek megfelelően készülő közbeszerzési eljárás dokumentációját a fekvőbeteg-ellátó intézmények követelményeit meghatározó jogszabályok, ÁNTSZ rendelkezések alapján véleményezi, javaslatokat fogalmaz meg. A pályázatban foglaltatnak megfelelően az intézmény új épületét érintő ellátás szervezésében, a betegutak, a tiszta és szennyes útvonalak meghatározásában, illetve egyéb orvos-szakmai kérdésekben folyamatos támogatást nyújt. Az építésügyi szakértő a kiviteli tervek alapján támogatást nyújt a közbeszerzési szakértőnek a dokumentáció szakmai tartalmának kialakításában, az értékelési szempontok meghatározásában, a megfogalmazott műszaki, gazdasági alkalmassági szempontok meghatározásában. Orvosi gép-műszer beszerzése esetén: A projektmenedzsment szervezet szakmai vezetője az orvostechnológiai terveknek megfelelően a beszerzendő eszközök specifikációját a kiírás időpontjában hatályban lévő 60/2003 (X.20.) ESZCSM rendelet előírásai alapján meghatározza, illetve a beszerzésre kerülő eszközök minimumkövetelményeire vonatkozóan javaslatot fogalmaz meg a Kórháznak. Informatikai eszközök és rendszerek szállítójának és bevezetőjének kiválasztása esetén: Vélelmezhetően a pályázatban foglalt betegirányítás, illetve az új tömbépület munkaállomásai kerülnek beszerzésre, a projekt asszisztens segítséget nyújt az informatikai eszközök hardver és szoftverigényeinek meghatározásában, a közbeszerzési dokumentáció szakmai részének összeállításában. Egyéb beszerzések esetén a projektmenedzsment szervezet a Kórház és a projektmenedzser igényeinek megfelelően segítséget nyújt, hogy a megítélt pályázati forrás a pályázatban foglaltaknak és a valós igényeknek megfelelően kerüljön felhasználásra Beruházási és szolgáltatási feladatok lebonyolításának támogatása és felügyelete A Kivitelezés során a kivitelezési munkálatokat végző vállalkozó által végzett tevékenységek támogatását és felügyeletét látja el a projektmenedzsment, akik a külső minőségbiztosítóval, és építési feladat esetén a műszaki ellenőrrel, és a tervellenőrrel közösen ellenőrzik, hogy a kivitelezés során végzett szolgáltatások megfelelnek-e a kiviteli tervben, a közbeszerzési eljárás során adott ajánlatban, illetve a vállalkozási szerződésben előírtaknak, továbbá segítséget nyújtanak a felmerült problémák kezelésében. A beruházási és szolgáltatási feladatok felügyeleténél a projektmenedzsment szervezet elsősorban a pályázati dokumentációban foglaltaknak való megfelelést vizsgálja, illetve a beszerzések keretét adó szerződések tartalmának teljes körű és szerződés szerinti megvalósítását felügyeli. A felügyelet során az alábbi intézkedési javaslatokat fogalmazhatja meg a projektmenedzsment szervezet a projektmenedzser és a Kórház felé: 11 / 56

12 o o o Intézkedési terv elkészítését írja elő a beszállítónak, amelyben az észlelt hibák, hiányosságok javításának, pótlásának határideje kerül rögzítésre. Az intézkedés terv elfogadását, módosítását vagy elutasítását is kezdeményezheti a projektmenedzsment szervezet, kezdeményezheti a beszállítói szerződés módosítását, a költségek változtatását, végső esetben a szerződéstől való elállást, kezdeményezheti a szerződésben vállalt mellékkötelmek érvényesítését. Vizsgálat alá vont projektelemek: építési, felújítási tevékenységek, orvosi gép-műszer beszerzés, mobíliák beszerzése, informatikai eszközök és rendszerek beszerzése és a kapcsolódó szolgáltatások nyújtása, könyvvizsgálat ellenőrzése, nyilvánosság biztosításának ellenőrzése. A vizsgálat tárgya: építészeti kivitelezés, orvosi gép-műszer, mobília beszerzése esetén: o a szolgáltatás végrehajtása során végzett vállalkozói tevékenység összhangban van-e a közbeszerzési felhívással, illetve az arra adott ajánlattal, valamint a megkötött vállalkozási szerződéssel (a kivitelezés a kiviteli tervben leírtak szerint és a hatályos jogszabályok és előírások betartása mellett került megvalósításra, valamint a megfelelő minőségű, mennyiségű eszközök kerültek beszerzésre, beüzemelésre) o a megvalósítás a projekt ütemterv alapján határidőben megtörtént-e o a tevékenység ellátása során a kivitelezést végző vállalkozó biztosítja-e a szükséges technikai és humán erőforrást o az épület és a beszerzett eszközök valóban alkalmasak-e arra, hogy a Kórház a szükséges működési engedélyek megszerezze, a tárgyi feltételek maradéktalanul biztosítottak-e az ellátás megindításához. informatikai eszközök, rendszerek beszerzése és bevezetés esetén: o a szolgáltatás végrehajtása során végzett vállalkozói tevékenység összhangban van-e a közbeszerzési felhívással, illetve az arra adott ajánlattal, valamint a megkötött vállalkozási szerződéssel (megfelelő minőségű, mennyiségű eszközök kerültek beszerzésre, beüzemelésre) o a megvalósítás a projekt ütemterv alapján határidőben megvalósul-e o a tevékenység ellátása során a kivitelezést végző vállalkozó biztosítja-e a szükséges technikai és humán erőforrást o a rendszer fejlesztése, paraméterezése során a követelményspecifikációban foglaltak teljes körűen leképezésre kerültek-e o a rendszer oktatásához kapcsolódóan készül-e oktatási terv, oktatási anyag o az oktatás az oktatási terv alapján, teljes körűen megvalósul-e o az előzményadatok migrálására készül-e migrációs terv o a migráció a migrációs terv alapján valósul-e meg 12 / 56

13 o o o a rendszer tesztelése átfogóan megtörténik-e (a teszttervben leírtak alapján) a rendszer próbaüzeme zavartalanul megtörtént-e készül-e felhasználói, üzemeltetési kézikönyv egyéb szolgáltatás esetén: o a szolgáltatás végrehajtása során végzett vállalkozói tevékenység összhangban van-e a (köz)beszerzési felhívással, illetve az arra adott ajánlattal, valamint a megkötött vállalkozási szerződéssel o a megvalósítás a projekt ütemterv alapján határidőben megvalósul-e o a tevékenység ellátása során a kivitelezést végző vállalkozó biztosítja-e a szükséges technikai és humán erőforrást o az elvégzett tevékenységek és átadott eredménytermékek megfelelő minőségűek, elkészítésük során teljes körűen figyelembe vették-e a Kórház igényeit, elvárásait. Az elvégzett szolgáltatás ellenőrzésekor amennyiben a szolgáltató nem a kívánt és elvárt minőséget biztosítja, akkor a projektmenedzsment írásban jelzi a kivitelező számára az észlelt eltéréseket. A kivitelező az észrevételek alapján javítja a szolgáltatását és/vagy az általa készített terméket. Ha az észlelt probléma továbbra is fennáll, akkor a projektmenedzsment a szerződés adta lehetőségekkel (pl. kötbér alkalmazása, bankgarancia lehívása), tud élni Költözési terv elkészítése, költözések koordinálása A projekt során végrehajtandó építészeti beruházáshoz kapcsolódóan el kell készíteni a költözési tervet, amely azért szükséges, hogy az építési és felújítási munkálatok során zavartalan legyen az érintett kórházi osztályok betegellátó tevékenysége. A költözési terv elkészítéséért a szakmai vezető felel elsősorban. Feladata, hogy az illetékes kórházi vezetőkkel (pl. orvos igazgató, osztályvezetők, műszaki vezető) egyeztetve elkészítse az érintett osztályok költözési tervét. A költözési terv elkészítésébe be kell vonni a kivitelezést végző vállalkozó képviselőit, valamint az érintett hatóságokat (pl. ÁNTSZ, Tűzoltóság) is be kell vonni. A költözési terv javasolt adattartalma: Épület megnevezése Osztály megnevezése Jelenlegi állapot nettó m 2, aktív/krónikus ágyszám Honnan költözik? (Épület, szint megnevezése) Hová költözik? (Épület, szint megnevezése) Költözés dátuma Tervezett állapot nettó m 2, aktív/krónikus ágyszám Megjegyzés (pl. speciális kialakítás, műszerbeállítás, stb.) A költözési terv alapján valósul meg az egyes, költözésben érintett osztályok költözése a projekt kivitelezési szakaszában végrehajtott beruházások, átalakítások és felújítások kapcsán végzett tevékenységek végett. A költözést a szakmai vezető koordinálja a projekt asszisztenssel együttműködve, munkájukat támogatja a projektmenedzser, a Kórház vezetése és az érintett osztályok munkatársai. 13 / 56

14 Együttműködés a projektben érintett szereplőkkel A projektmenedzsment feladatai között fontos szerepet tölt be a projekt megvalósításában részt vevő szereplőkkel való folyamatos kapcsolattartás, a folyamatos és mindenre kiterjedő egyeztetés. A projekt megvalósításában a következő külső szereplőket vélelmezzük: hivatalos közbeszerzési szakértő, kiviteli terv készítő vállalkozó építészeti beruházást végző vállalkozó, beruházás bonyolító, orvosi gép-műszer szállító, mobília szállító, informatikai eszközök és rendszerek szállítója, tervellenőr, műszaki ellenőr, könyvvizsgáló, kommunikációért felelős vállalkozó, külső minőségbiztosító. A projekt a projekt ütemezés alapján kerül végrehajtásra, a projekt részletes ütemezése az adott szereplőkkel való egyeztetés alapján történik. A projektmenedzsment lehetőséget biztosít a projektben érintettek számára, hogy problémájukkal, kérdéseikkel megkeressék a projektmenedzsment tagokat (pl. projekt asszisztens, szakmai, pénzügyi vezetőt). Amennyiben olyan témát érint az egyeztetés, ami túlmutat a projektmenedzsment hatáskörén, akkor a PISZ ülésen kerül sor a téma egyeztetésére, illetve a szükséges döntés és a döntés végrehajtásához szükséges tevékenységek meghozatalára Projektkommunikáció biztosítása A projektkommunikáció célja, hogy a projekt megvalósításában részt vevő tagok mindegyikéhez időben és teljes körűen eljussanak a projekttel kapcsolatos információk, megalapozott döntések szülessenek, a beszámolási kötelezettségeknek eleget lehessen tenni. A belső kommunikáció, azaz a Kórház menedzsmentjével való folyamatos kapcsolattartás elengedhetetlen a projekt sikeres teljesítése szempontjából. A Kórház menedzsmentjét a projekt megvalósítása során állandóan tájékoztatni kell a projekt státuszáról, a megvalósítással kapcsolatos kockázatokról, a projekt előrehaladását bemutató PEJ és ZPEJ jelentéseket, valamint az egyéb jelentéseket részükre el kell juttatni, az általuk feltett kérdéseket meg kell válaszolni. Ezeket a feladatokat a projektmenedzsmentet alkotó tagok látják el (jellemzően a projekt asszisztens, de részt vehet benne a projektmenedzsment más tagja is). A külső projektkommunikáció célja a folyamatos kapcsolattartás a Közreműködő Szervezettel, valamint a támogatás biztosításában, felügyeletében érintett szervezetekkel. A kapcsolattartás kiterjed például többek között a PEJ, ZPEJ elkészítésével, a kifizetési kérelmekkel és bármilyen, a projekttel kapcsolatos információ megadására, telefonos és/vagy személyes egyeztetésre. Emellett a projekt megvalósítását esetlegesen ellenőrző monitoring vizsgálatokat lebonyolító monitoring szakértők helyszíni ellenőrzésének támogatása is kiemelt feladat. 14 / 56

15 Projektadminisztráció biztosítása A projekt végrehajtása során a projekt folyamatos adminisztrálása elengedhetetlen. A folyamatos adminisztrálás segíti a projektadatok (projektfeladatok, azok készültségi állapota, projektfeladathoz kapcsolódó dokumentumok (pl. PAD, szerződések, eredménytermékek, jegyzőkönyvek, átadás-átvételi dokumentumok, teljesítési igazolás, stb.), kockázatok, időráfordítással kapcsolatos adatok, különféle statisztikák) rögzítését, rendszerezését és az adatszolgáltatást a projektmenedzser, és a Kórház vezetése részére. Emellett a különféle riportokhoz, illetve a Közreműködő Szervezet felé benyújtandó PEJ-hez és ZPEJ-hez biztosítja a szükséges adatokat. A projekt asszisztens folyamatosan figyeli a projekttagok adminisztrációs feladatainak végrehajtását Átadás-átvételi folyamatok menedzselése A projekt végrehajtásakor a projektmenedzsment egyik kiemelkedő feladata a Kivitelező által elvégzett szolgáltatások, leszállított eszközök, elkészített termékek átvétele. A Kivitelező a vele megkötött szerződésben meghatározott ütemezés szerint, valamennyi teljesítéskor átadás-átvételi eljárást kezdeményez. Az egyes mérföldkövekhez kapcsolható átadás-átvételi eljárásra a belső minőségbiztosító jóváhagyásával kerül sor, amely során a PADban lefektetett eljárás szerint kell eljárni. Számla csak sikeres átadás-átvételi eljárás (Teljesítési igazolás) alapján, a pénzügyi teljesítési igazolás megszületését követően nyújtható be. A szolgáltatások szerződésszerű teljesítését a felek Teljesítési igazolásban rögzítik, melyben a Projektmenedzser igazolja az átvételt. Az átadás-átvételi eljárás két szakaszból áll, melyek: mennyiségi átvétel (eredménye: Átadás-átvételi jegyzőkönyv) és minőségi átvétel (eredménye: Teljesítési igazolás). A mennyiségi átvétel során a terméket, dokumentumokat átszámolva veszi át a projektmenedzser. Eltérés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni és az átvételt a hiánylistával együtt kell végrehajtani. A minőségi átvétel során, amennyiben a vállalkozó által az átvételre átadott termék, és/vagy az elvégzett szolgáltatás megfelelő minőségű (azaz a belső minőségbiztosító, műszaki ellenőr, tervellenőr és/vagy a projektmenedzsment tagok által jóvá lett hagyva), akkor Teljesítés igazolást kell kiállítani, ami alapján a vállalkozó jogosult a Teljesítési igazoláson szereplő összegnek megfelelő összegű számla benyújtására. Amennyiben az átadott termék és/vagy az elvégzett szolgáltatás minősége nem elfogadható (nem felel meg pl. a releváns jogszabályoknak, előírásoknak, a kivitelező ajánlatában vagy a vállalkozási szerződésben foglaltaknak), akkor a projektmenedzser megtagadhatja a teljesítés igazolását. Az eltérésről jegyzéket kell készíteni, ami tartalmazza a kifogásolt teljesítésű termék, szolgáltatás megnevezését, az indokot, a javítási határidőt. A javított termék vagy szolgáltatás esetén a javítási határidő leteltekor ismételten át kell adni a projektmenedzsment részére. Az átadás-átvétel folyamata során a projektmenedzsment a következő feladatokat látja el: Beruházások (építés, orvosi gép-műszer, mobília, informatikai eszközök) kapcsán: o a műszaki ellenőr, a minőségbiztosító és a projektmenedzser ellenőrzi a beruházás meglétét és megfelelőségét a kiviteli terv, közbeszerzési eljárás során adott ajánlat, valamint a vállalkozási szerződés alapján. 15 / 56

16 Szolgáltatások (közbeszerzések lebonyolítása, kiviteli terv készítése, tervellenőri feladatok, műszaki ellenőri feladatok, beruházás lebonyolító feladatok, informatikai rendszerek kialakításával és bevezetésével kapcsolatos feladatok, nyilvánosság biztosításával kapcsolatos feladatok, könyvvizsgálói feladatok) ellátása és azokhoz kapcsolódó eredménytermékek elkészítése kapcsán: o a projektmenedzsment ellenőrzi, hogy a vállalkozók által végrehajtott tevékenység és/vagy elkészített termék mindenben megfelel a közbeszerzési vagy beszerzési eljárás során adott ajánlatban, valamint a vállalkozási szerződésben foglaltaknak Kockázatkezelés A projekt végrehajtása során kiemelkedően fontos a projektet érintő kockázatok folyamatos, teljes körű azonosítása, besorolása, a kockázatok csökkentésére vonatkozó intézkedések meghatározása, majd az intézkedések végrehajtásának eredményességének mérése, kiértékelése és visszacsatolása. A kockázatkezelés során a következő teendők vannak: ismert kockázatok átnézése, új kockázatok összegyűjtése, kockázatok be-, vagy átsorolása, kockázat bekövetkezéséhez kapcsolódó valószínűség meghatározása (kis, közepes, nagy), kockázat bekövetkezéséhez kapcsolódó hatás meghatározása (kis, közepes, nagy), kockázatok bekövetkezési valószínűségét csökkentő tevékenységek meghatározása, a kockázatcsökkentő intézkedések végrehajtásának ellenőrzése, a kockázatcsökkentő intézkedések eredményének mérése, visszacsatolás Támogatási Szerződés kezelése A projektmenedzsment szervezet feladata, hogy a projekt életciklusa alatt a Kórház és a Közreműködő Szervezet között létrejött Támogatási Szerződés és mellékletei a pályázatban foglalt vállalásokhoz igazodjon. A projekt megvalósítása során felmerülő, Támogatási Szerződést érintő módosításokat ún. változásbejelentővel vagy Támogatási Szerződés módosító kérelemmel kell kezelni, ezek elkészítését szintén vállalja a projektmenedzsment szervezet. A projektmenedzsment szervezet a projektnyilvántartó rendszerben tárolja az aktuális Támogatási Szerződést és annak mellékleteit. Egyszerű változásbejelentő és Támogatási Szerződés módosítása A projektmenedzsment feladata annak vizsgálata, hogy a projektben bekövetkezett bárminemű változás érinti-e a Támogatási Szerződést, illetve hogy a változás milyen mértékű. Ennek alapján kerül meghatározásra az alkalmazandó eljárásrend (változásbejelentés vagy a Támogatási Szerződés módosítása). felel azért, hogy a vonatkozó jogszabályok előírásainak megfelelően a változásbejelentőt/szerződésmódosítást annak mellékleteivel és alátámasztó dokumentumokkal előkészítse jóváhagyásra. Projektmenedzser felelős a változásbejelentő/szerződésmódosító 16 / 56

17 dokumentum Közreműködő Szervezet felé továbbításáért, az esetleges hiánypótlás és tisztázó kérdések megválaszolása szintén a projekt asszisztens feladata Projekt Előrehaladási Jelentés készítéséhez kapcsolódó teendők ellátása és felügyelete A Pályázati kiírásban foglaltak alapján a projekt megvalósítása során (a Támogatási Szerződés aláírását követően) a Kedvezményezettnek 6 havonta kell Projekt Előrehaladási Jelentést (PEJ) készítenie. A projekt végén Záró Projekt Előrehaladási Jelentést kell készíteni (részletesen ld. a Záró Projekt Előrehaladási Jelentés elkészítése fejezetben) A PEJ-t (sablon alapján) a kötelező adattartalommal az EMIR rendszerben kell rögzíteni elektronikusan, illetve abból kell generálni. A projekt asszisztens felel azért, hogy a projektmenedzsment tagok minden rendelkezésre álló információt határidőre megadjanak a PEJ elkészítéséhez, és ő felelőssége a PEJ határidőre való elkészítése. Az elkészült PEJ adattartalmát ellenőrzi, és átadja a projektmenedzsernek, aki átnézi és szükség esetén a PISZ-t is bevonja az elkészült PEJ jóváhagyási procedúrájába. A projekt előrehaladási jelentések összeállításánál mind a szakmai vezető, mind a pénzügyi vezető a szakterületéhez illeszkedően készíti el a jelentés időszakában elvégzett feladatokról az összefoglalót, a projekt asszisztens a PEJ nyilvánosságra, a közbeszerzésekre és a horizontális vállalásokra vonatkozó részt készíti el. 1. Közbeszerzések A közbeszerzési eljárások nyomon követése egyrészt a Támogatási Szerződés mellékleteként kitöltött közbeszerzési terv és GANTT diagram, másrészt az ún. nyomonkövetési táblázat aktualizásával érhető el. A fenti dokumentumok szakmai tartalmáért a projektmenedzsment szervezeten kívüli közbeszerzési szakértő felel, a megfelelő dátummal és verziószámmal ellátott dokumentumok kitöltéséért a projekt asszisztens. 2. Nyilvánosság A kommukációs terv szakmai tartalmáért, az abban foglaltak megvalósulásáért a projekt kommunikációját ellátó külső szervezet felelős, a pályázatban foglalt kommunikációs elemek terv szerinti ütemezése, a rendezvények dokumentációjának összeállításában és a szervezésben a projekt asszisztens nyújt segítséget. 3. Horizontális vállalások A pályázatban vállalt esélyegyenlőségi és fenntarthatósági vállalások maradéktalan teljesüléséért a külső projektmenedzsment szervezet felelős. Tekintettel arra, hogy a pályázó által rögzített vállalások nem ismertek, a nyomon követés részletei a szerződés aláírását követően kerülnek részletezésre. A horizontális vállalások bázisadatainak alátámasztása a pályázó, illetve a belső projektmenedzser feladata, a célértékek teljesülését pedig a projekt asszisztens felügyeli. 17 / 56

18 A projekt asszisztens feladata továbbá a projektmenedzsment kívüli külső szereplők (kivitelező, beszállító) határidőre történő adatszolgáltatásának biztosítása. A projektmenedzser a jóváhagyott PEJ-t elektronikusan és papír alapon is eljuttatja a Közreműködő Szervezet (KSZ) felé. Amennyiben a PEJ adattartalmával kapcsolatban a KSZ tisztázó kérdéseket tesz fel, vagy esetlegesen hiánypótlást ír elő, akkor azok határidőn belüli megválaszolásának menedzselése a projekt asszisztens feladata Kifizetési kérelmek menedzselése A projekt megvalósításához kapcsolódik a KSZ felé benyújtott kifizetési kérelmek menedzselése. Ez a következőket foglalja magába: projekttel kapcsolatos számlák -formai és tartalmi- ellenőrzése, aláírása, kifizetési kérelem előállítása (összhangban a kifizetési kérelem elkészítésére kiadott útmutató leírásával): o adatok rögzítése az EMIR rendszerben, o számlák, termékek és a kifizetési tételekhez kapcsolódó egyéb, alátámasztó dokumentumok hitelesítése o kifizetési kérelem generálása kifizetési kérelem aláíratása az aláírásra jogosult(ak) által, kifizetési kérelem postázása a KSZ számára. A kifizetési kérelmeket a projekt futamideje alatt a projektmenedzsment lehetőség szerint havonta tervezi elkészíteni és benyújtani a KSZ felé. Amennyiben a beadott kifizetési kérelemmel kapcsolatban tisztázó kérdéseket tesz fel a KSZ, akkor a projekt asszisztens feladata a kérdésekre adott válaszok, a kért dokumentumok teljes körű és határidőre történő összeállítása, aláíratása és megküldése a Közreműködő Szervezetnek. A projekt zárásakor záró kifizetési kérelmet kell elkészíteni és benyújtani (részletesen ld. a Záró Projekt Előrehaladási Jelentés című fejezetben) Projekt támogatás és tartalékkeret felhasználása, a cash-flow menedzselése A projekt költségvetéséhez tartozó pénzügyi feltételek biztosítása során figyelembe vesszük egyrészt a pályázati útmutató és releváns mellékleteiben foglaltakat, másrészt a releváns jogszabályokat, mint pl. 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról. 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet a időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól. A támogatás felhasználás során a projektmenedzsment szervezet számára elsődleges szempont ellenőrizni azt, hogy a megvalósítás során felmerülő költségek támogatható tevékenységekhez 18 / 56

19 kapcsolódnak, közvetlenül a projekthez kapcsolódnak és szolgálják annak céljait, továbbá a költségek reális piaci értéket mutatnak. A projektmenedzsment szervezet szintén felügyeli a megvalósítás során, hogy az egyes költség típusokra meghatározott maximum értékek ne kerüljenek átlépésre. A projekt keretében kötelező a tartalékkeret képzése az elszámolható költségek 5%-ig. A megvalósítás során tervezett tartalék kizárólag az előre nem látható, nem tervezhető, de elszámolható költséget jelentő kiadások fedezetére használható fel. A projekt likviditásának fenntartása kiemelkedő jelentőségű abból a szempontból, hogy elkerüljük azokat a helyzeteket, amikor elfogy a készpénz és haladékot kell kérni a szállítóktól. Ennek a leghatékonyabb eszköze a megfelelő cash-flow és likviditási terv elkészítése és folyamatos nyomon követése, amelynek lépéseit egy későbbi fejezet részletezi Minőségbiztosítás A projekt során a belső minőségbiztosító folyamatosan segíti a projektmenedzsment munkáját azzal, hogy a projekt kezdetétől (pl. projektindítás, közbeszerzési eljárások lebonyolítása, kivitelezés, átadás-átvétel, kapcsolattartás a projekt külső és belső szereplőivel, projektadminisztráció, jelentések (PEJ és egyéb, belső jelentések) készítése, stb.) egészen a végéig (projekt zárás, projekt ZPEJ készítés) figyelemmel kíséri a projektet, a minőségbiztosítási terv alapján ellenőrzi az elvégzett tevékenységeket, az elkészült beruházásokat, szakmai terveket. Folyamatosan kapcsolatban áll a projekt kivitelezési feladatait ellátó Vállalkozó képviselőivel, valamint a projektmenedzsment tagjaival. A folyamatos minőségbiztosítás célja, hogy minél korábban jelezze a minőségi céloktól való eltérést a projektmenedzsment számára, illetve eltérés esetén meghatározhatók legyenek azok az intézkedések, melyekkel a hibák kiküszöbölhetők. A projekt során állandó belső minőségbiztosítást hajtunk végre a célból, hogy a projektmenedzsment megfelelőképpen tudja irányítani a projektet. A belső minőségbiztosító folyamatos kapcsolatban áll egyrészt a projektmenedzsment többi tagjával, másrészt a projekt külső minőségbiztosítójával. A belső minőségbiztosító szükség esetén egyeztet a projektben érintettekkel. Minőségbiztosítási célok a projekt indítási fázisára: a szerződések, a PAD, az ütemterv elkészítése során legyen figyelembe véve az ajánlati dokumentáció, a beadott pályázat tartalma, a projektszervezet felállítása során törekedni kell arra, hogy kellő számú és megfelelő szakértelemmel bíró munkaerőt alkalmazza a projekt során elvégzendő feladatokra, a projektszervezet tagjainak feladatai és felelősségei legyenek egyértelműen meghatározva, a projekten belüli kommunikáció rendje (pl. eszkalációs útvonalak, eseti és rendszeres megbeszélések, projekt előrehaladási jelentések) legyen definiálva, a projekt dokumentációs rendje legyen megtervezve és kialakítva, legyen megfelelő munkakörnyezet (pl. projektszoba) kialakítva a projekttagok számára, legyen kialakítva és bevezetve közös projekt dokumentumkezelő rendszer a projekttagok számára (megfelelő hozzáférési szintekkel), készüljön az egyes termékek elfogadását szabályozó rend, a projekt megvalósításába bevont tagok egy közös, projektindító megbeszélésen vegyenek részt, ismerjék meg egymást. 19 / 56

20 Minőségbiztosítási célok a tervezési fázisra: a projekthez kapcsolódó leszállítandó rendszerek, eszközök és végrehajtandó beruházások beszerzése legyen megtervezve, a közbeszerzések dokumentációja legyen ellenőrizve, az egyeztetésekről, megbeszélésekről készüljenek írásos emlékeztetők (a dokumentációs rendnek megfelelően), az informatikai fejlesztések során elkészültek-e a rendszertervek, a rendszertervekben az igények teljes körűen leképezésre kerültek-e, a kiviteli tervek az építési engedélyes tervdokumentáció alapján készültek-e. Minőségbiztosítási célok a végrehajtási fázisra: a leszállított termékek, eszközök, rendszerek megfelelnek az előírtaknak (mennyiség és minőségi megfelelés), a beruházások a kiviteli terveknek megfelelően valósulnak-e meg, szükséges rendszerkörnyezetek (Éles üzemi, Teszt, Oktató) kialakításra kerültek-e, a tervezési fázisban definiáltak kerültek-e megvalósításra, a tesztelés során felmerült hibák nyilvántartása, kezelése a hibabejelentő rendszerben valósuljon meg teljes körűen, a felhasználói (funkcionális, modul és integrációs) teszt végrehajtásához álljanak elő a tesztelési dokumentumok (tesztelési terv, tesztforgatókönyvek). az oktatási infrastruktúra legyen kialakítva az oktatások az oktatási tervben leírtaknak megfelelően, oktatási dokumentáció (oktatási terv, oktatási anyag, felhasználói és üzemeltetési kézikönyvek) biztosításával legyenek megtartva, oktatások kiértékelése történjen meg, az átadás-átvételi (funkcionális, integrációs, teljesítmény, stressz, üzemfolytonossági és biztonsági) tesztek végrehajtása, illetve rendszer próbán (pl. integrációs, terheléses) való részvétel során a Kivitelező álljon rendelkezésre és - szükség esetén - támogassa a Kótházat a tesztek lebonyolításában, az átadás-átvételi tesztek és próbák során feltárt hibák legyenek rögzítve, és a hibák legyenek kijavítva, Minőségbiztosítási célok a teljes projektre vonatkozóan: a projekt a tervezett pénzügyi és humán erőforrás keretek között valósuljon meg, biztosított-e a projektben érdemi döntések meghozatalában kompetens személyek rendelkezésre állása, a projekt megvalósításához szükséges információk, adatok és dokumentumok határidőre történő átadása, az elkészített termékeknek a PAD-ban, illetve a szerződésben előírt határidőn belül történő-véleményezése, a projekt során keletkező dokumentumok és termékek kerüljenek bele a közös projektnyilvántartó rendszerbe, a projektben érintettek között a folyamatos és teljes körű kommunikáció ellenőrzése megtörténik-e, 20 / 56

21 a projektet érintő problémák, illetve kockázatok összegyűjtése, valamint ezek elhárítására különböző akciótervek készítése megtörténik-e, a kockázat csökkentése érdekében tett intézkedéseket végrehajtották-e, a végrehajtás eredményét mérték és dokumentálták-e, a projekt előrehaladási jelentések határidőre és megfelelő adattartalommal elkészüljenek, a projekt ütemterve folyamatosan legyen aktualizálva, illetve az egyes fázisokra készüljön részletes ütemterv. A minőségbiztosítás alapvető módja a projektszervezet működése során végzett tevékenységek és a keletkező különböző dokumentációk (pl. megrendelői követelmények, tervek) vizsgálata, a vizsgálat kiértékelése, a vizsgálat eredménye alapján szükség szerint - beavatkozások elrendelése, a vizsgálat eredményének dokumentálása. A minőségellenőrzés a projekt folyamataitól kap inputokat, és eredményei visszacsatolást adnak, adott esetben változásokat indítanak el a vizsgált folyamatban vagy a termék kialakításában (pl. egy minőségellenőrzés következtében az informatikai rendszer követelményeit kell módosítani). A projekt minőségbiztosítása során a minőségbiztosítást végző szakértő - a projekt tagjaként, de mégis külső szemmel - eseti és rendszeres vizsgálatot tart, - szükség esetén - részt vesz a projektvezetői, az egyes munkacsoportokat érintő, illetve egyéb megbeszéléseken, és a vizsgálat eredményéről jelentéseket ír. A vizsgálati jelentésnek több fajtája lehet: Eseti jelentés: egy adott folyamat, termék, szolgáltatás eseti jellegű vizsgálatának eredményét tartalmazza, Periodikus jelentés: a projekt előrehaladásának bizonyos időszakonként történő ellenőrzésének eredményét tartalmazza, A minőségbiztosítási vizsgálati jelentésnek minimálisan a következőket kell tartalmaznia: a vizsgálat célja, terjedelme, gyakorisága és mélysége, a vizsgálat során alkalmazott módszerek, a vizsgálat szempontjai (pl. szabványok, előírások, melyeket a fejlesztés során be kell tartani), a megállapítások hátterének leírása (ez biztosítja, hogy azok ellenőrizhetők és megismételhetők legyenek), a vizsgálathoz felhasznált információforrások (bemenetek), a vizsgálat tárgya, a bemeneti dokumentumok vizsgált tartalmi elemei, a tartalmi szempontból nem vizsgált elemek, ennek indoklása, minőségbiztosítási megállapítások, eltérések (nem megfelelőségek) és javaslatok: a javasolt korrekciós tevékenységek a feltárt minőségi problémák megoldásához (feladatok, határidők, felelősök definiálása), a vizsgálat kiértékelése alapján a felülvizsgálati időpont(ok) és az elvárt eredmények meghatározása, az ellenőrzés során feltárt kockázatok, valamint azok bekövetkezési valószínűségének csökkentésére és a problémák bekövetkezéséből eredő károk kezelésére javasolt akciótervek. A minőségbiztosítási jelentések elsősorban a projektmenedzsment, illetve a PISZ tagok számára készülnek, de szükség esetén a vizsgálatban érintett projekttagok is hozzáférhetnek. A 21 / 56

22 minőségbiztosítási jelentésekre ugyanúgy vonatkozik a projekt során előállított dokumentumok elnevezésére, illetve tárolására bevezetett dokumentálási és verziókezelési rend Zárási folyamatcsoport A zárás magában foglalja a projekt adminisztratív és pénzügyi lezárását: projektzáró megbeszélés és sajtótájékoztató megtartását, a függő kifizetések elrendezését, szerződések lezárását, a szükséges dokumentumok archiválását, a résztvevők megfelelő helyekre történő visszairányítását A szakasz során végzendő projektmenedzsment feladatok Projektzárás, projektzáró megbeszélések, sajtótájékoztató tartása A projekt lezárásakor egyrészt megtörténik a projekt adminisztrációs rendszerének lezárása (projekttel kapcsolatos dokumentumok feltöltése, a kockázatok, egyéb adminisztratív teendők, stb.), másrészt a projektmenedzsment tagok projektzáró megbeszélést tartanak. A megbeszélésen részt vesznek a PISZ tagok, a projekttagok, a minőségbiztosító is. A projektzáró megbeszélésen megtörténik a projekt megvalósítása során szerzett tapasztalatok átbeszélése, a projekt kiértékelése. A projekt projektzáró sajtótájékoztatóval fejeződik be, melynek megszervezés a kommunikációs feladatokat ellátó vállalkozó feladata, de a kommunikációs tevékenység megfelelő elvégzésének menedzselése a projektmenedzser hatáskörébe tartozik. A projektmenedzser egyrészt felügyeli a sajtótájékoztató megszervezését, a sajtótájékoztató kommunikációs anyagainak elkészítését, a sajtótájékoztató lebonyolítását Záró Projekt Előrehaladási Jelentés elkészítése A projekt zárásaként el kell készíteni a Záró Projekt Előrehaladási Jelentést (ZPEJ), amelynek elkészültéért a projektmenedzser felelős. A ZPEJ-t a záró kifizetési kérelemmel együtt kell benyújtani a KSZ felé. A ZPEJ elkészítését szintén az EMIR rendszerben kell elkészíteni és generálni, a feladatok tekintetében megegyezik a projekt előrehaladási jelentések részben taglaltakkal. A ZPEJ adattartalma: összefoglaló a projekt szakmai megvalósulásáról, projekt megvalósításának lépései (elvégzett tevékenységek bemutatása (kezdésbefejezés)), Indikátorok teljesülésének bemutatása, projekttel kapcsolatos közbeszerzések bemutatása, tájékoztatás és nyilvánosság bemutatása, esélyegyenlőség bemutatása, környezeti fenntarthatóság bemutatása, esetleges helyszíni ellenőrzésekkel kapcsolatban megtett intézkedések bemutatás, előrehaladást igazoló dokumentumok listája. 22 / 56