ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2011.

2 ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT (Elfogadva a Szenátus 53/2011. (IX.28.) sz. határozatával)

3 A számvitelről szóló évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) számú Korm. rendelet szerint az intézmény számviteli politikájának kötelező tartalmi eleme a pénz- és értékkezelési szabályzat. E szabályozási kötelezettségnek eleget téve az intézmény és a hozzátartozó, pénzkezeléssel is foglalkozó szervezetei házipénztári-, pénzkezelő-helyi pénzkezelését, valamint a bankszámlákon lebonyolított pénzforgalom kezelését az alábbi törvények, jogszabályok figyelembevételével kell szabályoznunk: - a számvitelről szóló többször módosított évi C. törvény, - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000. (XII.24.) számú Korm. rendelet, - az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. Törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet (Ámr), - a kincstári rendszer működésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások, teljesítésének rendjéről szóló többször módosított 46/2009. (XII.30.) PM rendelet, - az elektronikus aláírásról szóló többször módosított évi XXXV. Törvény. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. Az intézmény pénzforgalma bankszámlákon, házipénztárban és pénzkezelő-helyeken történik. 2. (1) A Magyar Államkincstárnál vezetett számlák: a) KESZ számla Számlaszám: Az intézmény előirányzatainak pénzforgalmi bonyolítására szolgál, a központi beruházás, a programfinanszírozás kivételével. b) Központi beruházási számla Számlaszám: A központi beruházások pénzügyi lebonyolítására szolgál c) EU programok célelszámolási számla Számlaszám: Az Európai Uniós pályázatokra kapott támogatások fogadására szolgál d) Feladatfinanszírozási számla e) Számlaszám: A feladatfinanszírozás körébe tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok lebonyolítási számlája f) Magyar Államkincstár devizaszámla A devizában történő jóváírásokra és terhelésekre szolgál. (pld. TEMPUS) 3

4 TEMPUS ERASMUS pályázat deviza számla HU g) Intézményi kártyafedezeti számla Számlaszám: Kisebb beszerzések lebonyolítására szolgáló számla h) VIP kártyafedezeti számla Számlaszám: Külföldi kiküldetések alkalmával történő készpénzkímélő fizetésekre szolgál i) Fedezetbiztosítási számla Számlaszám: Jelentős összegű kötelezettségvállalás, vagy jogszabályi előírás esetén a szerződéses partner fedezetbiztosítási igényének kielégítésére szolgáló számla. (2) Kereskedelmi banknál vezetett számlák: a) OTP lakásalap számla Számlaszám: A dolgozók lakásépítési támogatásának folyósítására és a törlesztések fogadására szolgáló számla (3) A bankszámla fölötti rendelkezési jogot banki aláírási bejelentőkön szabályoztuk. II. A PÉNZKEZELÉS LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJE Számlaforgalom lebonyolítása 3. (1) Az intézmény bankszámláira érkező befizetések jóváírása a) átutalási megbízás, b) készpénz átutalási megbízás (csekk) c) készpénz befizetés alapján történik. (2) Átutalással érkeznek az alábbi bevételek: a) állami költségvetési támogatás, b) normatív állami hozzájárulás, c) támogatásértékű és továbbadási célú bevételek d) egyéb különféle kiegészítések, támogatások, e) kiszámlázott termékek és szolgáltatások ellenértéke, f) átvett pénzeszközök. (3) Készpénz átutalás és befizetés alapján történik a jóváírás: a) Pénzkezelő-helyek által beszedett térítési díjaknál b) továbbadási célú bevételek c) esetleges egyéb eseti befizetésnél. (4) A készpénz átutalási megbízás postai átutalási nyomtatványon kerül átutalásra. Két részből áll: a) Feladóvevény b) Készpénz átutalási nyomtatvány. (5) A készpénz átutalási megbízásnak tartalmaznia kell a számlatulajdonos nevét és számlaszámát, a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. 4

5 (6) A befizetések egyértelmű beazonosíthatósága érdekében készpénz átutalási megbízás csak akkor adható ki ügyfélnek, ha azon előzetesen feltüntették a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. (7) A bankszámlák megterhelése és az onnét történő kifizetés: a) átutalási megbízással (papír alapú) b) direkt elektronikus GIRO rendszeren keresztül, (flopys, csoportos átutalás) c) készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal (készpénzcsekk), d) előzetes felhatalmazó levél alapján inkasszóval, történik. (8) Az átutalás formanyomtatványa szabvány nyomtatvány (PF.1.) Az átutalási formanyomtatvány kiállítása kézzel vagy írógéppel törtéhet, az érvényesített és utalványozott alapbizonylat alapján. Aláírására az érintett bankszámlától függően a 2. (3) pont alatt meghatározottak jogosultak. (9) Elektronikus utalás esetében az alapbizonylaton történő vezetői aláírás után az utalandó tételek gépi rögzítésre kerülnek. A rögzített tételekről a gép listát készít és a tételeket forint és tételszám szerint összesíti. A listát és a bizonylatokat a rögzítő ellenőrzés után aláírja. A bankba indítás előtt a titkosított jelszavakat ismerő munkatárs a gépen ellenőrzi az összegeket és a tételszámot és ezt aláírásával igazolja is a gépben, majd megadja a jelszót a banki kapcsolathoz. (10) A házipénztár kifizetések lebonyolításához szükséges készpénz felvétele a szigorú számadásúnak minősített készpénz felvételi utalvánnyal történik. Az utalványt a terhelendő számla felett rendelkezésre jogosultaknak kell aláírni. A készpénz felvételi utalványt aláírás után át kell adni annak a személynek, akit megbíztak a pénz szállításával a bank és a szervezet között. Bankszámla kivonat, kincstári értesítő 4. (1) A bank/kincstári számlákon történő jóváírások és terhelések napi forgalmának elszámolásáról és a kincstári számlák egyenlegéről a számlavezető pénzintézet számlakivonatot, értesítőt küld. (2) A számlakivonat, értesítő alapján a napi könyvelés megtörténtekor egyeztetni szükséges a bank/kincstári számla egyenlegét. Az egyező könyvelés után a számlakivonat sorszámának megfelelő sorrendben, a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni és tárolni. (3) Az alapbizonylatokat érvényteleníteni kell, és az alapbizonylatra rá kell vezetni a bankkivonat számát. Főkönyvi könyvelés 5. (1) A bank/kincstári számlákon, pénztárban lebonyolódó pénzforgalom főkönyvi könyvelése a TÜSZ elnevezésű számítógépes könyvelési program segítségével történik. 5

6 Ennek keretében nem a bank/kincstári-, hanem az ellenszámlákra történik a tételes könyvelés, melynek ellenértékét a program a kincstári számlákon írja jóvá, illetve terheli. (2) A főkönyvi könyvelés során a bank/kincstári számlát egyeztetni kell. Analitikus nyilvántartás 6. (1) Az alkalmazott bankszámlák többségéhez általában nem szükséges külön analitikus nyilvántartást vezetni. (2) Fentiektől eltérően külön analitikus nyilvántartás vezetése szükséges azoknál a szervezeteknél, ahol az alábbi számlák előfordulnak: a) letéti számla, b) lakásépítés és vásárlás munkáltatói támogatása számla (a kapcsolódó analitikus nyilvántartás vezetésével az OTP hitelintézetet bízta meg az államháztartás szervezete) c) devizaszámla, Házipénztár 7. (1) A házipénztár az intézmény feladatai ellátásához, valamint a szervezeti működéséhez szükséges a) készpénz és b) egyéb értékek megőrzésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó páncélszekrény van. A házipénztár ajtaját ráccsal kell ellátni és a helyiséget riasztóval is fel kell szerelni. (2) Nem tekinthető pénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányt kezelő pénzkezelő hely, a csak befizetést, illetve kizárólag kifizetést teljesítő pénzkezelő hely. (3) A készpénz napközben pénzkazettában, éjszaka páncélszekrénybe helyezett pénzkazettában kell tartani, a megőrzés biztonsága érdekében. (4) Kivételes esetben lehetőség van idegen értékek és pénzek házipénztárban való kezelésére is, ha az idegen értékek és pénzek átadás-átvétele megfelelően bizonylatolva van. Idegen pénzek, értékek átvételét csak a szervezet vezetője, vagy a gazdasági vezető engedélyezheti úgy, hogy a letéteknél használt pénztári bizonylatra rávezeti őrzése engedélyezve és aláírásával hitelesíti. (5) A saját házipénztári készlet és a megőrzésre átvett idegen pénzek és értékek között az elkülönítést biztosítani kell. 6

7 Pénzbeszedőhely 7. /A (1) A pénzbeszedőhely az intézmény egyes feladatai ellátásához szükséges a/ esetenként, vagy b/ ismétlődően felmerülő, személyes közreműködést igénylő készpénz befizetések lebonyolítására szolgáló helyiség, melyet e célra a főiskola gazdasági főigazgatója eseti, vagy tartós jelleggel jelöl ki az egységvezető javaslata alapján, a biztonsági feltételek betartásával: a/ Zárható helyiségben pénzkazetta biztosítása a beszedett pénz összegyűjtésére, valamint a tevékenység közben összegyűlt ,-Ft feletti összeg tárolására zárható másik kazetta, vagy szekrény biztosítása alkalmanként, legfeljebb a munkaidő végéig. b/ Biztonsági zárral zárható helyiség, melyet lehetőség szerint riasztóval is el kell látni. A helyiségben pénzkazetta biztosítása a beszedett pénz összegyűjtésére, valamint a napközbeni őrzés biztonsága érdekében tűzbiztos lemezszekrény, vagy bútorszéf a ,-Ft feletti összeg tárolására, legfeljebb a munkaidő végéig. (2) A pénzbeszedőhelyen éjszakára készpénz nem maradhat. A beszedett bevételt naponta a főiskola bankszámlájára a 3. (3) szerint be kell fizetni. (3) Kivételes esetben igazgatói/egységvezetői vagy igazgatóhelyettesi engedéllyel lehetőség van egyéb pénzek (osztálykiránduláshoz, táborokhoz, diákönkormányzathoz érkezett pénzek stb.) pénzbeszedő-helyen való átvételére az adott munkanap végéig (17 óráig), úgy hogy a letéteknél használt bizonylatra rá kell vezetni őrzésre engedélyezve és aláírással hitelesíteni kell. (4) A saját pénzbeszedőhelyi készlet és a továbbításra átvett idegen pénzek között az elkülönítést biztosítani kell. Házipénztár létesítése, kialakítása és működtetése 8. (1) A házipénztár létesítésének előírásait az átlagos napi készpénzforgalom alapján kell meghatározni pl. a) kisebb értékű készpénzforgalom napi ,- Ft-ig b) nagyobb értékű készpénzforgalom napi , ,- Ft-ig c) jelentős értékű készpénzforgalom napi , ,- Ft-ig d) különösen nagy értékű készpénzforgalom napi ,- Ft fölött. (2) A pénztárhelyiségen és berendezésen bárminemű változtatást végezni csak a gazdasági vezető elrendelésére, vagy előzetes engedélye alapján szabad. (3) A pénztárhelyiségbe a gazdasági vezető által állandó vagy eseti jelleggel felhatalmazott munkatársak kivételével, másnak belépni tilos. A belépésre jogosultak névjegyzékét a pénztárhelyiségben ki kell függeszteni, illetve e szabályzathoz mellékletként kell csatolni. (4) Házipénztár az alábbi helyen működik: Eszterházy Károly Főiskola 3300 Eger, Eszterházy tér 1. 7

8 Nyitvatartási idő: Csütörtök 12 órától - 15 óráig Pénzbeszedőhely kialakítása-működtetése 8. /A (1) A pénzbeszedőhely létesítésének előírásainál figyelembe kell venni, hogy ott alkalmanként, időlegesen, vagy tartósan, kisértékű, vagy jelentős, illetve különösen nagyértékű pénzforgalom zajlik. (2) A pénzbeszedőhelyiségen és berendezésein bárminemű változtatást végrehajtani csak az igazgató/egységvezető elrendelésére, vagy előzetes engedélye alapján szabad. (3) A pénzbeszedő-helyiségbe az igazgató/egységvezető által állandó, vagy eseti jelleggel felhatalmazott munkatársak kivételével másnak belépni tilos. A belépésre jogosultak névjegyzékét a pénzbeszedőhelyen ki kell függeszteni. (4) Pénzbeszedőhelyek a főiskolán: a/ Eszterházy Károly Gyakorlóiskola 3300 Eger, Bartók Béla tér 4., fsz. 31. Nyitvatartási ideje: A pénzbeszedés helyén kifüggesztve A tanév szorgalmi idejében, a tanév helyi rendjében meghatározott, térítési-, tan- és egyéb szolgáltatási díjak beszedésének az iskola honlapján és hirdető tábláján elhelyezett ütemezése szerint. (külön engedéllyel, továbbítási céllal DÖK, SZMK, alapítványi, stb pénzek átvétele) b/ Eszterházy Károly Főiskola épületeinek porta helyiségei, vagy arra kijelölt helyiségei ("A"Líceum, "B" épület, Almagyardombi, Sas úti kollégiumok, Hallgatói Centrum) Nyitvatartásuk: folyamatos A múzeumi-és szállásszolgáltatást igénybevevők helyszíni fizetési lehetőségének biztosítására, valamint a HC-ban a hallgatókat érintő egyszeri díjak beszedésére. III. A HÁZIPÉNZTÁR MŰKÖDÉSE A házipénztár pénzellátása 9. (1) A házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletezésű pénzeszköz folyamatos rendelkezésre állásáért a pénztáros felelős. A pénztárosnak kell gondoskodnia a készpénz igényléséről, hogy a kifizetés időpontjában biztosított legyen a megfelelő mennyiségű készpénz. (2) Amennyiben a kincstári számláról kell felvenni a készpénzt, úgy a pénztárosnak az alábbi feladatai vannak: a) az előző napi záró pénzkészlet és a várható kifizetések alapján felméri a várható készpénzigényt, b) a pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt, c) gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány aláírásáról az aláírásra jogosultság figyelembe vételével, 8

9 d) kiállítja a címletjegyzéket, e) az igénylést eljuttatja a hitelintézethez. (3) Az év utolsó munkanapjának záró pénzkészletét célszerű a bankszámlára befizetni, hogy a házipénztárban készpénz ne maradjon. Pénzbeszedőhely pénzellátása 9. /A (1) A pénzbeszedő váltópénzként ellátmányt nem kezel. A pénzbeszedőhelyen a pénzbeszedő pénzváltásra nem kötelezhető! Ezt a szabályt a pénzbeszedés helyszínén is ki kell függeszteni. A befizetést elrendelőnek előre tájékoztatnia kell a befizetőket erről a tényről, valamint a befizetendő pontos összegről. (2) A pénzbeszedőhelyen beszedett pénzeszközöket a pénzbeszedő köteles a beszedés napján a jogosult bankszámlára befizetni, úgy hogy a pénzbeszedőhelyen készpénz ne maradjon. A beszedett bevételből a pénzbeszedő helyen kiadást teljesíteni TILOS. A házipénztár készpénz értékhatára 10. A napi forgalom lebonyolítása és a napi zárás után a pénztárban maximum ,- Ft készpénzt tartható. Az ezen felüli összeget a napi pénztárzárlat előtt be kell fizetni a kincstári számlára. Házipénztári pénzmegőrzés és tárolás 11. (1) A házipénztárban a szervezet csak a saját pénzellátása céljára a kincstári számláról felvett, továbbá a napi készpénzbevételként bevételezett pénzösszeget tarthat. (2) A kincstári kör szervezetei a házipénztárba befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem használhatja fel, azt naponta készpénzben be kell fizetni a kincstári előirányzatfelhasználási keretszámlára. A pénztárhelyiség és a pénztári berendezések 12. (1) A pénztárhelyiség és a pénztári berendezések megfelelő, biztonságos zárását, nyitását a következők szerint kell elvégezni: a) a pénztárhelyiség kulcsát zárható szekrényben mely a pénzügyi csoporton van - a pénztáros kezeli. b) ha a pénztáros a munkahelyét a pénztári órák alatt akár csak rövid időre is elhagyja, köteles a pénzt elzárni és a pénztárhelyiség fizetőablakát, valamint ajtaját bezárni, 9

10 c) ha a páncélszekrény, vagy pénztárhelyiség kulcsa elveszett, vagy a zár elromlott, ezt azonnal jelenteni kell a gazdasági főigazgató-helyettesnek aki a szükséges intézkedést köteles azonnal megtenni. (2) Ha a pénztárhelyiség és a páncélszekrény kulcsait a pénztároson kívül más személy kezeli, jegyzőkönyvet kell készíteni, amiből kitűnik, hogy az egyes kulcsok, mikor és milyen célból, mely személyeknél vannak (pl. pénztárátadás, zárjavítás stb.). A kulcsok átvételét aláírással kell igazoltatni. Pénzbeszedő helyiség és berendezései 12. /A (1) A pénzbeszedő helyiség és berendezéseinek megfelelő biztonságos zárását és nyitását a következők szerint kell elvégezni: a) A gyakorlóiskolai pénzbeszedő helyiség kulcsát zárható szekrényben kell elhelyezni, mely az igazgatóhelyettesi irodában található és azt a pénzbeszedő kezeli. A HC pénzbeszedő helyiség kulcsát általánosan, nyitvatartási időn kívül az épület portáján kell őrizni, csakúgy mint a gondnokságok bevétel beszedésére kijelölt egységeinek helyiség kulcsait. (Ilyenkor a helyiségben pénz nem lehet!) b) ha a pénzbeszedő a munkahelyét a befizetési órák alatt - akárcsak rövid időre is - elhagyja, köteles a pénzt elzárni, valamint a befizető helyiség fizetőablakát, és ajtaját bezárni, c) ha a pénzkazetta, szekrény, bútorszéf, vagy a pénzbeszedő helyiség kulcsa elveszett, vagy a zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell az igazgatónak/egységvezetőnek, aki a szükséges intézkedést köteles azonnal megtenni. (2) Ha a pénzkazetta és a szekrény/bútorszéf kulcsait a pénztároson kívül más személy kezeli, jegyzőkönyvet kell készíteni, amiből kitűnik, hogy az egyes kulcsok mikor, és milyen célból, mely személyeknél vannak. A kulcsok átvételét aláírással kell igazolni. A készpénzszállítás szabályai 13. (1) A készpénz szállítása a számlavezető kincstári fióktól a pénztárig, valamint a pénzbeszedő helytől a befizetés helyéig (pl. posta) a jelen szabályzat alapján, a pénzfelvételre, beszedésre felhatalmazott személy, illetve személyek kötelessége. (2) A készpénz szállítása: a) ,- Ft-ig 1 fő pénzszállító vagy pénztáros, vagy pénzbeszedő b) ,- Ft felett 1 fő pénzszállító vagy pénztáros, vagy pénzbeszedő és 1 fő kísérő szükséges. (3) A pénz szállításával megbízott dolgozóknak a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül kell a pénztárba, vagy a befizetés helyére (pl. posta) szállítani és ott befizetni. A pénzszállítókat szállítás közben más feladattal megbízni nem szabad, de nem is vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket e feladat biztonságos végrehajtásában. 10

11 (4) A pénz szállításával megbízott dolgozók felelősek az átvett pénzösszegért. Pénztári tájékoztatók 14. (1) Az ügyfelek tájékoztatása érdekében a pénztárhelyiség ajtajára vagy egyéb jól látható helyre ki kell függeszteni a) a házipénztári órákat (nyitvatartási rendet), valamint b) az utalványozó, érvényesítő, ellenjegyző és a pénztáros, pénztárellenőr aláírását. (2) Ügyelni kell arra, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerüljenek az ügyféltájékoztatón, hogy az mindig aktuális információt szolgáltasson. Pénzbeszedőhelyi tájékoztatók 14. /A (1) A befizetők tájékoztatása érdekében az épületek hirdetőtábláin, valamint a főiskola érintett egységeinek honlapján közzé kell tenni az aktuális időszakra vonatkozó befizetőhelyi nyitva tartási rendet. IV PÉNZKEZELÉSI MUNKAKÖRÖK ÉS FELADATOK Pénzkezelési munkakörök 15. (1) Az államháztartási szervezet készpénzkezelését, a házipénztár zavartalan és biztonságos működését az alábbi feladatkörök ellátásával megbízott személyek útján a gazdasági vezető köteles biztosítani: a) pénztáros, b) pénztáros helyettes, c) pénztárellenőr, d) pénztárellenőr helyettes, e) érvényesítők, f) utalványozók, g) ellenjegyzők. (2) Az érvényesítő és a pénztárellenőr nem lehet ugyanaz a személy. (3) Egy munkanapon nem lehet azonos személy az ellenjegyző és a pénztárellenőr, illetve az utalványozó és ellenjegyző. (4) A felsorolt munkakörökre kijelölt személyek részére a megbízást a munkaköri leírásban kell kiadni. E megbízást a gazdasági főigazgató adja ki. (5) A munkaköri leírás egy példányát a feladattal megbízott személy részére kell átadni, egy példányát pedig a Gazdasági Főigazgatóságon kell megőrizni. 11

12 Pénztáros 16. (1) A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. (2) A pénztárosnak, a pénztárkezeléssel megbízott személynek a feladatokat egyéb munkakörhöz kapcsoltan kell ellátnia. (3) A pénztárosi munkakört az idevonatkozó rendelet értelmében csak e feladatok ellátására alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal, büntetlen előéletet igazoló, a főiskola alkalmazásában álló személy tölthet be. (4) A pénztárosi munkakört ezen felül nem töltheti be az, aki összeférhetetlenség címén a) a bankszámlák felett aláírási joggal vagy utalványozási joggal rendelkezik, b) a főkönyvi könyvelési feladatokat ellátó, c) bérelszámolási munkakört betöltő dolgozó. (5) A pénztárosnak kinevezésekor (megbízásakor) a 2. számú melléklet szerinti, 3 példányban készített írásbeli nyilatkozatot kell adnia, melyben elismeri, hogy a pénztárt elszámolási kötelezettséggel, teljes anyagi felelősséggel kezeli (1 példányt a vezetőnek kell megőrizni, 1 példányt a pénztárosnak, a 3. példány a pénzkezelési szabályzat mellékletét képezi). (6) A felelősségvállaló nyilatkozat mintáját e szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. (7) A pénztáros a rábízott készpénzt és értékeket vaskazettában, a rábízott egyéb értékeket (bankkártyákat) fajtánként elkülönítve kizárólag erre a célra használt nappal is zárva tartott, biztonsági zárral ellátott páncélszekrényben köteles tartani. (8) A páncélszekrény kulcsát a pénztáros kezeli. Tilos a páncélszekrény eredeti vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol az illetéktelen személy megtalálhatja. (9) A készpénz őrzéséről az alábbiak szerint kell a pénztárosnak gondoskodnia: a) ha a pénztáros munkahelyét akár csak rövid időre is elhagyja, köteles a páncélszekrényt bezárni, az elkülönített helyiségrész ajtaját bezárni, b) a házipénztárban levő készpénz és egyéb értékek megóvása érdekében gondoskodni kell a házipénztár tűz- és betörés elleni védelméről. (10) A pénztárkulcs elvesztését, eltörését, a zárak elromlását a pénztáros azonnal köteles jelenteni a felettesének a szükséges intézkedések megtétele végett. (11) A pénztáros akadályoztatása esetén a pénztár kezelését a pénztáros-helyettes veszi át. Pénz átvételére és kifizetések teljesítésére csak a pénztáros vagy az őt helyettesítő személy jogosult. (12) A pénztáros fő feladata a) a készpénz szükséglet felmérése és a készpénz igénylése, 12

13 b) a pénztárban tartott készpénz és a rábízott egyéb anyagi értékek kezelése, őrzése, c) a befizetett készpénz átvétele, d) az alapbizonylatok alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, e) az utalványozott kifizetések teljesítése, f) a pénztárral kapcsolatos bizonylatok kiállítása, nyilvántartások, elszámolások vezetése, g) a beszedett bevétel bizonylatolása és befizetése a Kincstári számlákra, h) utólagos elszámolásra felvett előlegek és azok elszámolásának nyilvántartása. (13) A pénztáros köteles gondoskodni a várható kifizetéseknek megfelelő mennyiségű és címletű készpénz biztosításáról. (14) A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, kivéve, ha az még teljes értékben beváltható. Nem fogadható el olyan bankjegy, illetve érme, amelynél nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban, természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl.. szándékos rongálás) vesztett állagából, vagy sérült meg. (15) Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt a befizetés céljára nem fogadhatja el. A hamis, vagy a hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) vissza kell tartania és az eredetéről a befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatnia. A jegyzőkönyv felvételénél a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell, hogy a befizető a hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) kitől és mikor kapta. (16) Rögzíteni kell a hamis pénzzel rendelkező ügyfél nevét, lakcímét, személyi igazolvány számát, foglalkozását is. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ügyféllel. Az aláírás esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. A hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyről (érméről) elismervényt kell adni a befizető részére. Az elismervényen fel kell tűntetni a bankjegy sorozat- és sorszámát. A hamis, vagy hamisnak látszó pénz és az átvételről készült jegyzőkönyvet további intézkedésre a gazdasági vezetőknek kell átadni (3. számú melléklet. JEGYZŐKÖNYV hamis pénz befizetésének esetére). (17) A készpénzen kívül a pénztáros kezeli: a) készpénzfelvételi utalványt, b) a pénztárjelentést, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokat, c) őrzi a pénztárban elhelyezett értékeket, kincstári kártyákat és a tulajdonosnak történő átadásig a PIN borítékokat, d) gondoskodik a kártyák és PIN borítékok átadásáról. (18) Az újonnan felvett pénztáros egyéb feladatokat csak a gazdasági vezető előzetes írásbeli megbízása alapján végezhet. Nem láthat el azonban a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen teendőket. 13

14 Pénzbeszedő munkaköri feladatai 16. /A (1) A pénzbeszedőhelyet a pénzbeszedő önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. (2) A pénzbeszedői munkakört csak e feladatok ellátására alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazoló, a főiskola alkalmazásában álló egyén tölthet be. (3) A pénzbeszedő megbízásakor a 2. sz. melléklet szerint, 3 példányban készített, írásbeli nyilatkozatot kell adnia, melyben elismeri, hogy a pénzbeszedőhelyet elszámolási kötelezettséggel, teljes anyagi felelősséggel kezeli. (4) A pénzbeszedő a beszedett, illetve a rábízott készpénzt kizárólag az erre a célra használt, nappal is zárva tartott, biztonsági zárral ellátott tűzbiztos szekrényben, vagy bútorszéfben köteles tartani. (5) A szekrény, vagy bútorszéf kulcsát a pénzbeszedő kezeli. Tilos a szekrény, vagy bútorszéf eredeti, vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol azt illetéktelen személy megtalálhatja. (6) A készpénz őrzéséről az alábbiak szerint kell a pénzbeszedőnek gondoskodnia: a) ha a pénzbeszedő a munkahelyét akár csak rövid időre is elhagyja, köteles a pénzkazettát bezárva a szekrénybe/bútorszéfbe helyezni és azt, valamint a beszedő helyiség ajtaját bezárni, b) a beszedő helyen lévő készpénz megóvása érdekében gondoskodni kell a pénzbeszedőhely tűz- és betörés elleni védelméről. (7) A pénzbeszedőhely kulcsának elvesztését, eltörését, a zárak elromlását a pénzbeszedő azonnal köteles az igazgatónak/egységvezetőnek jelenteni a szükséges intézkedések megtétele végett. (8) A pénzbeszedő akadályoztatása esetén a beszedő hely kezelését a pénzbeszedő-helyettes veszi át. (9) A pénzbeszedő fő feladata: a) a befizetett készpénz átvétele bizonylat ellenében, b) a beszedett bevételek bizonylatolása, összesítők, zárlat készítése a készpénz címletek szerinti összesítésével és a pénz befizetése a kincstári, egyéb engedélyezett befizetések esetén DÖK, SZMK stb. számlára. c) Befizetés elszámolása a gazdasági főigazgatósággal a befizetések összegével megegyező összesítők és ahhoz kapcsolódó bizonylatok 3 napon belüli leadásával. (egyéb engedélyezett befizetések esetén DÖK, SZMK stb) (10) A pénzbeszedő csak valódi és forgalomban lévő pénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, érme, kivéve, ha az még teljes értékben beváltható. 14

15 (11) Ha a pénzbeszedő a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó érmét talál, azt befizetés céljára nem fogadhatja el, vissza kell tartania, és az eredetéről a befizetőt - jegyzőkönyv felvétele mellett - meg kell hallgatnia. A jegyzőkönyv felvételénél az iskola egy magasabb vezetőjének is jelen kell lennie. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell, hogy a befizető a hamis vagy hamisnak tűnő bankjegyet, érmét kitől, mikor kapta, továbbá az ügyfél nevét, lakcímét, személyigazolvány számát, és foglalkozását is. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ügyféllel. Az aláírás esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. Az átvételről készült jegyzőkönyvet további intézkedésre az igazgatónak, vagy helyettesének kell átadni. A jegyzőkönyv mintáját a jelen szabályzat 3. sz. melléklete tartalmazza. Pénztáros helyettes 17. (1) A pénztáros helyettese a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. A pénztáros helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. (2) A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénztárosra előírtakkal. (3) A pénztár átadásnál jelen kell lennie: a) az átadónak (pénztárosnak, vagy akadályoztatása esetén a közvetlen vezetőjének), b) az átvevő pénztáros helyettesnek, c) az érvényesítőnek, d) a pénztárellenőrnek. (4) A pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, pénztárzárlatot kell készíteni. (5) A pénzen kívül a kulcsokat, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. (6) A pénztárosi munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadásnál jelenlévők kötelesek aláírni. (4. számú melléklet: Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv) (7) Így kell eljárni abban az esetben is, ha a pénztáros valamilyen ok miatt nem jelenik meg a munkahelyén. A pénztáros helyett ekkor a hivatalból jelenlévő felettes írja alá a jegyzőkönyvet. Pénzbeszedő-helyettes 17. /A (1) A pénzbeszedő-helyettes a pénzbeszedőhely kezelését akkor veszi át, amikor a pénzbeszedő valamely oknál fogna munkakörét nem tudja ellátni. A pénzbeszedőhelyettes megbízásának feltételei azonosak a pénzbeszedőével. 15

16 (2) A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénzbeszedőre előírtakkal. (3) A pénzbeszedőhely átadásánál jelen kell lennie: a) a pénzbeszedőnek, vagy akadályoztatása esetén a közvetlen vezetőjének, b) a pénzbeszedő-helyettesnek, c) az igazgatónak/egységvezetőnek, vagy helyettesének. (4) A beszedőhely átadás-átvétele előtt - amennyiben az pénzbeszedés közben történik - a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, beszedőhelyi zárlatot kell készíteni, mely során a készpénzt címletenként is összesíteni kell. (Alap esetben ezek előző nap megtörténtek) (5) A pénzen kívül a kulcsokat, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni azok helyességéről. (6) A pénzbeszedő munkakör átadás-átvételéről (4/a sz. melléklet) pénzbeszedőhely átadásátvételi jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadásnál jelen lévők kötelesek aláírni. Pénztárellenőr 18. (1) A pénztárellenőr feladata: a) a pénztári bizonylatok előzetes (kifizetés előtti) ellenőrzése, valamint b) a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének utólagos ellenőrzése c) a pénztárban szabályszerűen kezelt anyagi értékek, szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének és a vezetett nyilvántartások rendszeres (utólagos) ellenőrzése. (2) A kiállított pénztári bizonylatokat a kifizetés megtörténte előtt alakilag (helyes bizonylat, szükséges adatokat kitöltötték-e) és tartalmilag a pénztárellenőr köteles ellenőrizni. Meg kell győződnie arról, hogy a pénztárbizonylathoz mellékelték-e az alapbizonylatokat, s az arra jogosult által megtörtént-e az érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés. (3) A pénztárjelentést utólag a napi záráskor érdemben és tételesen kell ellenőrizni. Ennek során meg kell győződni arról, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekhez kapcsolódó pénztári bizonylatok és alapbizonylatok meg vannak-e. Ellenőrizni kell továbbá a kimutatott pénzkészlet helyességét és meglétét, a záró egyenleggel való egyezőségét. (4) A pénztárellenőr kézjegyével köteles ellátni az ellenőrzött okmányokat. (5) A pénztárban kezelt egyéb értékeket negyedévente köteles ellenőrizni. (6) Amennyiben a pénztárellenőr a házipénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot, vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezéssel ellentétes eljárást tapasztal, erről jegyzőkönyvet kell felvennie, és azt a pénztárossal, illetve a szabálytalanságot előidéző 16

17 dolgozóval alá kell íratnia. A jegyzőkönyvet az intézkedésre jogosult gazdasági főigazgatónak kell átadnia. V. ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS, ELLENJEGYZÉS Érvényesítő feladata 19. (1) Az érvényesítő a gazdasági eseményt igazoló okmányokat, elszámolásokat alaki, tartalmi és számszaki szempontból köteles ellenőrizni, majd az ellenőrzés megtörténte után az Utalványrendeletet kiállítani. (2) Az érvényesítés során meg kell vizsgálni az alapbizonylatokat abból a szempontból, hogy az előírásoknak megfelelnek-e (pl. az arra illetékes szervezet vagy személy állította-e ki, a számítások helyek-e stb.) Amennyiben a kifizetés alapját képező bizonylat anyag- vagy eszközvásárlásra, illetve szolgáltatás nyújtás igénybevételére vonatkozik, úgy az arra kijelölt a teljesítés igazolásául záradékolásra jogosult személy záradékától nem lehet eltekinteni. (3) Érvényesítő egyidejűleg nem végezhet pénztárosi, pénztárellenőri vagy utalványozói feladatot. (4) Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet (Ámr), előírásai szerinti szakképesítésű dolgozó végezhet. Utalványozó feladata 20. (1) Az utalványozásra jogosultak körét az államháztartás szervezetének vezetője határozza meg. (2) Utalványozók azok a személyek, akik felhatalmazás alapján a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. (3) Az utalványozásra jogosult személy az utalványozáskor köteles megvizsgálni, hogy. a) a bizonylat tartalmazza-e a szükséges adatokat, számszakilag helyes-e, b) a bizonylatot az arra jogosult állította-e ki, a kiállítás jogos-e, c) csatolva vannak-e a szükséges mellékletek, d) a bizonylatban szereplő kifizetést utasítást, egyéb jogszabály nem tiltja, illetve nem ütközik büntetőjogi rendelkezésbe. (4) Utalványozó nem lehet pénztáros, pénztárellenőr, ellenjegyző és érvényesítő sem. 17

18 Ellenjegyző feladata 21. (1) Az ellenjegyzésre jogosultak körét 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet (Ámr), határozza meg, a feladatukat munkaköri leírás rögzíti. (2) Az ellenjegyző feladata, hogy biztosítsa a jogszabályi előírások és a belső utasítások maradéktalan betartását. (3) Az ellenjegyző az aláírást megelőzően köteles ellenőrizni, hogy a) az utalványozó az arra jogosult személy volt-e, b) a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e, c) a vonatkozó jogszabályokat, belső utasításokat betartották-e. (4) Amennyiben az ellenjegyző az utalványozással nem ért egyet, a bizonylatot a következő záradékkal kell ellátni: Az ellenjegyzés utasításra történt. Az utasításra történt ellenjegyzésről 8 napon belül értesíteni kell a felügyeleti szervet. (5) Az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozó azonos személy nem lehet. (6) Ellenjegyzési feladattal csak az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet (Ámr), előírásainak megfelelő végzettségű személyt lehet megbízni. (7) Az utalványozó, az ellenjegyző és érvényesítő nevét és beosztását a rektori utasítás tartalmazza. Vezetői ellenőrzés 22. (1) A gazdasági főigazgató-helyettes negyedévenként köteles a házipénztár és a pénzbeszedő-helyek rendjét szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Az ellenőrzés megtörténtét a napi pénztárjelentésen aláírásával kell igazolnia, rögzítve azt, hogy az ellenőrzés mire terjedt ki. Pénzbeszedő-helyi ellenőrzés tényét és tapasztalatait feljegyzésben rögzíti. (2) A vezetői ellenőrzésnek ki kell terjednie: a) a pénzállománynak és egyéb értékeknek a nyilvántartással való egyezőségére, b) a pénz- és értékkezelés szabályszerűségére c) a bizonylatok szabályszerűségére, valamint d) a pénz- és egyéb értékek őrzésének biztonságára. (3) A pénzbeszedő-helyek vezetői ellenőrzését az egységvezetőknek havonta személyesen kell elvégezni, melyről feljegyzést kell készíteni. A (2) pont szerinti tartalmon kívül ellenőrizni kell a beszedett összegek naponkénti befizetésének megtörténtét, annak a bizonylatokkal való egyezőségét is. 18

19 VI. A PÉNZKEZELÉS BIZONYLATAI Pénztári bizonylatok 23. (1) A kincstári számláról készpénzt felvenni csak a pénzintézetnél bejelentett személy aláírásával ellátott készpénzfelvételi utalvány használatával. (2) A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatvány, felhasználásáról utalványonként (nem tömbönként) naprakész nyilvántartást kell vezetni. (3) A pénztárosnak a pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. (4) A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó alapokmányokat. (5) Pénztári alapokmány lehet: a) a számla, b) a készpénzfizetési számla, c) kivételes esetben az illetmény kifizetési jegyzék, d) a menetlevél, kiküldetési rendelvény, e) előleg igénylés utólagos elszámolásra f) a ki-, vagy befizetéseket elrendelő egyéb okmányok Pénzbeszedőhelyek bizonylatai 23. /A (1) A pénz beszedését elrendelő bizonylatnak tartalmaznia kell a fizetésre kötelezett neve, azonosítói mellett az elrendelő személyét, az elrendelés okát, a befizetés jogcímét/eit, összegét/eit, a fizetési határidőt/ket, azt az időszakot amire a térítés vonatkozik (ha releváns). (2) A befizetésekről a pénzbeszedő a gazdasági főigazgatóság által külön mellékletben meghatározott, sorszámozott, a befizetések jogcíméhez igazodó bizonylatot állít ki az ott meghatározott példányban. Ezek a bizonylatok szigorú számadású nyomtatványok és használatuk a főiskolai bevételeket képező befizetéseknél kötelező, viszont nem használhatóak az idegen számlákra kerülő - külön engedéllyel beszedett - összegek bizonylatolására. A pénztári bevételek bizonylatolása 24. (1) A bevételi pénztárbizonylatot átírással, három példányban kell kiállítani. (2) Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat Melléklet rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. 19

20 (3) A második Nyugta példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. Abban az esetben, ha a befizető részére bármely ok miatt nem került átadásra a Nyugta példány, azt érvényteleníteni kell és a bizonylattömbben kell megőrizni. (4) A harmadik példány lefűzésre kerül a napi pénztárjelentéshez. Pénzbeszedőhelyek bizonylatolása 24. /A (1) A pénzbeszedő helyen a pénzbeszedő az átvett pénz összegéről bizonylatot köteles kiállítani a 23. /A zerint meghatározottak figyelembevételével. (2) Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a befizetést elrendelő alapbizonylatot, majd együtt kell csatolni a nap végén elkészülő befizetés összesítőhöz, ami a gazdasági főigazgatóság könyvelésére kerül feldolgozásra. Kivéve egyszerűsített (készpénzes) számla kiállítására jogosított befizetőhelyeknél, ahol a számla 1. Eredeti példánya lesz a befizető példánya. (3) A második Nyugta példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni - kivéve készpénzfizetési számla, ahol a 2. Példány lesz a könyvelés példánya -. Abban az esetben, ha a befizető részére bármely ok miatt nem került átadásra a 2. Nyugta példány, azt érvényteleníteni kell, és a bizonylattömbben kell megőrizni. (4) A harmadik példány lefűzésre kerül a napi pénzbeszedőhelyi dokumentációban. A pénztári kifizetések bizonylatolása 25. (1) A pénztárosnak minden pénztári kifizetésről a vonatkozó okmánnyal egyezően kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. (2) A pénztáros kifizetést csak szabályszerűen kiállított, ellenőrzött, érvényesített és a jogosult személy utalványozásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján teljesíthet. (Az érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés a pénztárbizonylathoz tűzött alapokmányon is történhet.) (3) A pénztáros utalvány nélkül, vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (bon) alapján kifizetést nem teljesíthet. (4) A pénztárosnak kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás (Sz.ny ) ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. 20

21 (5) Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél az esetenkénti meghatalmazás helyett, visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni és a kiadási bizonylat szöveg rovatában mivel a meghatalmazás ez esetben nem csatolható hivatkozni kell a nyilvántartási számra (5. számú melléklet: Kimutatás a visszavonásig érvényes meghatalmazásról) (6) Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Egy bizonylattal több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha valamennyi érdekelt ugyanazon a napon veszi fel járandóságát. A pénzfelvétel igazolása ebben az esetben az átvevők aláírásával az alapokmányon történik. (7) A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolni. A pénz átvételét az átvevőnek (nem személyes megjelenés esetén a meghatalmazottnak) a kiadási pénztárbizonylaton aláírásával kell elismernie. (8) Ha az átvevő nem a szervezet dolgozója, a kiadási pénztárbizonylaton (pénztári alapokmányon) az átvevő személyi igazolvány számát is fel kell tüntetni. (9) A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak is (kifizető) alá kell írnia. (10) A kiadási pénztárbizonylatot átírással, két példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat Melléklet rovatában fel kell tüntetni). A második példány lefűzésre kerül a napi pénztárjelentéshez. Pénztárjelentés 26. (1) A pénzforgalmat a pénztárosnak minden pénztári be- és kifizetés a teljesítését megelőzően, vagy azt követően azonnal a felmerülés sorrendjében kell feljegyeznie a napi (TÜSZ) vagy az időszaki pénztárjelentésre. (2) A pénztáros naponta köteles pénztárzárlatot készíteni. (3) Pénztárzárlatkor a pénztárosnak: a) meg kell állapítania a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, b) a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások végösszegét, majd az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, c) a pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzmaradvánnyal, d) az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen, illetve a pénztárzárlaton, ha ez külön készül. (4) A pénztár ellenőr az ellenőrzés elvégzését köteles aláírásával igazolni. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján ki kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről 21

22 jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztárellenőrnek és a vezetőnek is alá kell írnia. (6.sz. melléklet: Jegyzőkönyv pénztári eltérés esetére) (5) A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, az esetleges hiányt a pénztárosnak be kell fizetnie. Napi pénzbeszedőhelyi jelentés 26. /A (1) A pénzbeszedőnek minden pénztári befizetést - teljesítését megelőzően, vagy azt követően azonnal a felmerülés sorrendjében kell feljegyeznie a Napi pénzbeszedőhelyi jelentésre. (2) A pénzbeszedő naponta köteles pénzbeszedőhelyi zárlatot készíteni. (3) Pénzbeszedőhelyi zárlatkor a pénzbeszedőnek a) meg kell állapítania a beszedő helyen lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, b) a folyamatosan vezetett pénzbeszedőhelyi jelentés napi záró egyenlegét megállapítja (befizetés mindösszesen rovata) c) a megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzmaradvánnyal, e) az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a Napi pénzbeszedőhelyi jelentésen. f) Ezt követően a Napi pénzbeszedőhelyi jelentésből Befizetési jegyzékeket készít befizetési jogcímek szerint, melyek végösszegeiről külön-külön kódozott készpénzbefizetési csekket állít ki, amit a munkanap végén a postán felad, a befizetési jegyzékeket pedig az alapbizonylatokkal és a pénz átvételét igazoló bizonylatokkal együtt 3 napon belül eljuttatja a főiskola gazdasági igazgatóságának könyvelésére. g) Ha a zárlatkor a bizonylatok és a készpénz összege között eltérés mutatkozik, erről jegyzőkönyvet kell felvenni a követlen vezető közreműködésével. A hiányt a pénzbeszedőnek a kasszába be kell tennie és a napi befizetést a bankszámlára így kell megtenni. Többlet esetén - amennyiben annak oka nem derül ki - külön csekken "napi többlet" megjelöléssel kell befizetni a bankszámlára. Mindezeket a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell. VII. PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB SZABÁLYOK Illetmények 27. (1) A közalkalmazottak és köztisztviselők jogállásáról szóló törvények szerint az államháztartási szervezet alkalmazottait megillető illetmények kifizetését a dolgozó által választott pénzintézetnél nyitott bankszámlára történő GIRO rendszerben átutalással, ennek hiányában postai úton történő átutalással kell teljesíteni. (2) Fentiek miatt bérkifizetésre pénztárból nem kerül sor. Kivételt képeznek az eseti kifizetések (pl. megbízási díj). Eseti jellege miatt külön szabályozást nem igényel, kifizetése a pénztári kifizetések bizonylatolása szerint történik. 22

23 Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 28. (1) Pénzt elszámolásra kiadni kihelyezett (ellátmánnyal gazdálkodó) pénztárakon kívül csak az alábbi célokra lehet: h) beszerzésre (vásárlásra) a) kiküldetési kiadásokra, b) kis kiadásokra (reprezentáció, postaköltség, stb.). (2) Elszámolásra pénzt kiadni csak személyre szólóan, az e célra rendszeresített nyomtatvány kitöltésével és az erre jogosult személyek utalványozása alapján szabad. A pénztáros az elszámolásra kiadott összegekről a melléklet szerinti naprakész nyilvántartást köteles vezetni. (3) Az elszámolásra kiadott összeg a rendszeres és jelen szabályzatban rögzített esetektől eltekintve, nem haladhatja meg a cél eléréséhez szükséges mértéket. (4) Az elszámolásra kiadott előlegek, illetve az ellátmányt kezelő pénztárak ellátmány felvételéhez a SZ. ny számú bizonylatot kell kiállítani. Az előleget, ellátmányt csak az erre jogosultak utalványozása, ellenjegyzése alapján szabad kifizetni. A nyomtatványon fel kell tüntetni az összeg felvételére jogosult nevét, a felvétel jogcímét és az elszámolás határidejét. (5) A könyvből kitépett első példányra fel kell jegyezni az igényelt összeg kifizetését tanúsító pénztárbizonylat számát, majd annak mellékleteként, mint alapbizonylatot kell megőrizni. (6) Ha az igénylést nem teljesítik, a nyomtatvány első példányát vissza kell küldeni az igénylő szervezeti egységhez és a többen maradt tőpéldányhoz tűzve Rontott -ként kell megőrizni. (7) A felvett útielőleggel a kiküldetés befejeztével, de legkésőbb a kiküldetési rendelvényen megjelölt határidőig el kell számolni. (8) Ha a kiküldetés nem valósul meg, az összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. (9) Ha az elszámolásra kötelezett az előírt határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor azt a pénztáros köteles a vezetője részére jelenteni. Amennyiben a vezető felszólítása is eredménytelen, akkor a szervezet vezetőjének kell jelentést tenni. (7. számú melléklet: Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról) Szigorú számadás alá vont nyomtatványok 29. (1) A számviteli törvényben foglalt előírások szerint szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni: a) a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat, továbbá 23

24 b) minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy c) az olyan nyomtatványt, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésére adhat alkalmat. (2) Az alábbi nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni: Fajtája Nyilvántartása a) időszaki pénztárjelentés b) bevételi pénztárbizonylat TÜSZ c) kiadási pénztárbizonylat d) készpénzfelvételi utalvány utalványonként e) készpénzfizetési számla TÜSZ és tömbönként f) készpénzigénylés elszámolásra tömbönként g) befizetési jegyzék MÁK-os Word dokumentum h) számla, egyszerűsített számla TÜSZ i) nyugta tömbönként j) napi pénzbeszedőhelyi jelentés laponként k) pénzbefizető-helyi bizonylatok a gazdasági főigazgató által szabályozott rend szerint VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 30. (1) Jelen Pénz- és értékkelezési szabályzatot a Szenátus 53/2011. (IX.28.) sz. határozatával elfogadta. A szabályzat október 1-jén lép hatályba és visszavonásig érvényes. (2) Az érvényes Pénz- és értékkezelési szabályzat előírásait valamennyi érintettnek be kell tartani. (3) Jelen szabályzat hatályba lépésének napján a november 5-én elfogadott Pénz- és értékkezelési szabályzat hatályát veszti. Eger, szeptember 28. Dr. Hauser Zoltán rektor 24

25 1.sz. melléklet Pénztárkazetta/lemezszekrény/ kulcsának nyilvántartása sorszám kulcs megnevezése kulcs átadójának neve kulcs átvevőjének neve kulcs átvételének oka kulcs átvételének ideje/nap,óra,perc/ átvétel igazolása/gazd.vez., pénztárell./ 25

26 2.sz. melléklet Felelősségvállaló nyilatkozat Alulírott.. tudomásul veszem, hogy a kezelésemre bízott pénzt tekintetében teljes anyagi felelősség terhel.., 200.év hó..nap.. aláírás. Lakhely szem.ig.szám Tanú 1. Név:. Lakhely:.. Szem.ig.szám:. Tanú 2. Név:. Lakhely:.. Szem.ig.szám:. 26

27 3.sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV (hamis pénz befizetésének esetére) Felvéve: 200 év.hó.napján a a házipénztár helyiségében. Jelen vannak: befizető... pénztáros ellenőr Tárgy: Hamis, ill. hamisítványnak látszó bankjegy/érme/ visszatartása. A mai napon megjelent pénztárunknál../név/ foglalkozása: / lakcíme: / szem.ig.sz.: / hogy pénzbefizetést teljesítsen. A pénztárosnak feltűnt, hogy a.. Ft címletű.. sorszámú Bankjegy/érme hamis, hamisítványnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet/érmét/ 200.év hó.nap..nevű egyéntől kapta,../városban. A fenti bankjegyet/érmét/ visszatartottuk, melynek átvételét elismerjük és jegyzőkönyv egy példányának a befizető részére történő átadásával igazoljuk. Kmf... pénztáros pénztárellenőr.. befizető 27

28 4.sz. melléklet Pénztár átadás-átvételi jegyzőkönyv Készült: 200.év hó.. napján a főiskola pénztárhelyiségében. Jelen vannak:.. átadó.. átvevő... pénztárellenőr Jelenlévők megállapítják, hogy átadáskor az alábbi pénzeszközök találhatók a pénztárban: Címletek: db ,-Ft összesen:.ft db ,-Ft összesen:.ft db 5.000,-Ft összesen:.ft db 2.000,-Ft összesen:.ft db 1.000,-Ft összesen:.ft db 500,-Ft összesen:.ft db 200,-Ft összesen:.ft db 100,-Ft összesen:.ft db 50,-Ft összesen:.ft db 20,-Ft összesen:.ft db 10,-Ft összesen:.ft db 5,-Ft összesen:.ft Összesen: Ft azaz...ft. Átadásra kerülő bizonylatok: - kiadási pénztárbizonylat sorszáma:.. - bevételi pénztárbizonylat sorszáma: - készpénzfelvételi utalvány sorszáma:.. - készpénzigénylés elszámolásra sorsz.:. -. sorszáma: -. sorszáma: -. sorszáma: Az átvevő igazolja, hogy a kezelésére átvett szigorú számadású nyomtatványok a szintén átvett analitikus nyilvántartással megegyeznek. A jelenlévők megállapítják, hogy a pénztárban található készpénzmennyiség Ft a pénztár jelentésben/címletenként felsorolt/ egyenleggel megegyezik. Átvevő nevű pénztáros a jegyzőkönyv alapján a mai naptól a pénztári tevékenységet teljes anyagi felelősséggel átveszi. 28